第一篇：電子文件管理講稿修改版

緒

論

? ★課程的性質、目的和任務 ? 性質：必修的重要專業課程。

? 目的和任務：通過本課程的學習，使學生了解電子文件和電子文件管理的一般理論，引導學生以完整的“電子文件觀” 來理解、思考和把握電子文件及其管理問題，學會用對比的方法來分析和掌握電子文件與傳統紙質文件的不同特點，以及與二者相適應的管理理論和管理模式，最終使學生達到系統地掌握電子文件管理的基本理論和實踐方法。? ★教學方式、課程考核方法

? 教學方式： 講授、案例、討論

? 考核方式：閉卷考試

總學時數：64

學分：4 ? 成績評定：

? 總評成績構成：平時考核（30）％；結課考核（70）％

?平時成績構成：考勤考紀（10）分；作業（15）分；課堂提問（5）分

★教材及參考資料 ? 建議教材：

? 《電子文件管理基礎教程》丁海斌、卞昭玲主編，遼寧大學出版社，2011.9 ? 參考資料： ? 1．《電子文件管理教程》，馮惠玲主編，中國人民大學出版社，2001年版 ? 2．《電子文件管理理論與實踐》，劉家真主編，科學出版社，2003年版 ? 3．《拯救數字信息—數據安全存儲與讀取策略研究》，劉家真等著，科學出版社，2004年版 ? 4．《電子文件管理學》，金波、丁華東編著，上海大學出版社，2010年版 ? 5．《電子證據―當代機構文件管理戰略》，戴維?比爾曼著，中國人大出版社，2000年版

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一、檔案技術工具的演進

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檔案技術工具，主要包括檔案物質載體工具、檔案信息記錄符號工具、檔案信息傳播工具等。

檔案物質載體工具：

甲骨、青銅、竹木簡、紙張、膠片、磁盤、光盤等

檔案信息記錄符號工具：口口相傳、圖畫、文字、數碼

檔案信息傳播工具：網絡、書籍等 ?

（一）無技術工具時代暨無檔案時代

口語時代：口頭語言所創造的“語義世界”是非固化的，它的記錄與傳播方式是從人體到人體。這種記錄與傳播方式具有即時性、狹窄性、不準確性。同樣也沒有任何物質工具參與信息的存儲與傳遞過程。

示現時代：信息管理與傳播的無物質工具時代，是指人們面對面傳遞信息時代，也就是人類的無檔案時代。示現時代使用的信息媒介是示現媒介，示現媒介主要指人類的口語，也包括表情、動作、眼神等非語言符號（即身體語言），它們是由人體的感觀或器官本身來執行功能的媒介系統，沒有任何物質工具參與信息的存儲與傳遞過程。

（二）單一再現技術工具時代

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單一再現技術工具時代的信息記錄與傳播工具包括文字、印刷、攝影及相關載體等。其基本特點如下：

其所采用的基本檔案載體的單一性比較強。

記錄手段也具有單一性。? 在這一類系統中，信息記錄與信息接收所面對的是單一層次的技術工具，其操作模式是：人→工具→人。

文件與檔案產生于人類野蠻時代向文明時代過渡階段，必須具備以下三個條件：

隨著農業種植技術的產生，人類逐漸從食不飽腹到產生剩余產品，使人們有時間從事單純的為獲取食物進行的生產活動之外的其他活動，特別是精神的知識的保存與生產活動。

人類必須發明通用性、形式化的信息表現技術——書面記錄符號，如地圖、文字等。

人類必須掌握簡單的文獻載體加工技術，如紙草、甲骨等。?

1.手抄時期的檔案工作

(1)概況：

在文字產生之后、印刷術產生之前（公元前3000年至約公元1045年），檔案文獻記錄經歷了一個手抄時期。手抄檔案效率低、規模小、成本高。

(2)粗載體階段是手抄時代的主體階段

其特點：

第一，由于工藝技術水平有限，檔案所使用的載體只是經過初步加工的自然物，如甲骨、紙草、簡牘、金石等。

第二，由于手抄檔案效率低，當時的文檔工作機構相對比較龐大。

第三，文件、檔案的產生、保管和利用的范圍很窄，主要局限于王室范圍內。

第四，這一時期開始有了專門的檔案庫房和初級的檔案管理。

第五，手抄時期，檔案作為原始文獻始終占據書面信息記錄的主導地位。

(3)手抄時代檔案文獻的主導地位主要表現在：

首先，文件和檔案的產生有利于人們對知識和經驗的積累，對文明發展起到了重要的基礎作用。

其次，作為一種書面傳播工具，文件和檔案對社會發展起著重要的知識傳播作用。?

2.印刷時代的檔案工作

(1)概況：

印刷術發明之后，人類掌握了對文獻型信息進行批量生產的能力。紙張和印刷術的廣泛使用，使檔案工作產生一些新特點： ? 促進了檔案數量的增長。

? 促使人們具有了專業的檔案架閣庫的概念。? 促使人們對檔案分類屬性和管理方法的研究。? 促使人們建立專門的專業教育系統。?

(2)印刷時代檔案文獻的地位：

首先，檔案傳播知識主角的地位逐漸讓位于圖書。

紙張特別是印刷術發明之后，由于圖書、雜志等出版物在數量上可大量重復，所承載的知識體系較完整、綜合，其作用尤其是傳播知識、宣傳教育等方面的作用逐漸突出。

其次，在紙張時代，檔案扮演的社會角色主要是社會記憶、國家與社會管理工具的角色。

總之，印刷術發明之后，檔案的憑證價值是其價值的主要方面，其情報（參考）價值是次要方面。

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（三）迭加技術工具時代

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迭加技術工具時代，亦稱機器時代，這些機器包括電信、電話、唱片、電影、廣播、電視、計算機網絡系統等等。在微觀意義上，機器時代主要指計算機時代。其基本特點：

1.信息記錄與傳播依賴于機器。

2.在繪畫、文字、聲像等記錄工具之上，又有了迭加工具數字，且數字化實現了傳統工具的集合－－多媒體。

3.載體可以有多種選擇，可以是磁性載體，也可以是光學性載體。?

迭加技術給檔案和檔案工作帶來的變化：

1.檔案自身存在形態發生根本性變化。紙質檔案時代，檔案是半虛擬化的。電子檔案時代，數字化、電子化使檔案存在形態完全虛擬化－－符號與載體都是虛擬化的。

2.檔案管理實現了從物理管理為主向邏輯管理為主的轉變。

3.文檔一體化與數字檔案資源全球化。

4.檔案工作由邊緣回到核心。

二、信息技術的發展對檔案工作的影響

1、計算機在檔案管理中的廣泛應用，改變著人們管理檔案的方式和手段。

2、為檔案工作提供了新的管理對象------電子文件

3、對檔案學理論提出新的挑戰

（1）一些基本概念失去了傳統的內涵

（2）檔案學的一些基本理論和原則需要重新認識

（3）電子文件的管理理論、方法和管理體制需要全面建立

（4）隨著電子文件與檔案理論研究的深入，檔案學者提出了一些新的理論觀點。

三、創建電子文件管理學的必要性和可行性

（一）建立電子文件管理學的必要性

1、是檔案學專業人才培養的時代要求

2、保護電子記憶，是檔案工作的歷史使命

3、是檔案學理論和學科建設的內在需要

（二）建立電子文件管理學的可行性

1、有大量的電子文件管理研究文獻和較為成熟的理論為基礎

2、有我國電子文件管理實踐的支持

3、可以借鑒國際上相關的管理理論、經驗和方法

四、電子文件管理學的研究對象和任務

（一）電子文件管理學的研究對象

電子文件和電子文件管理

（二）電子文件管理學研究的任務

在研究電子文件的形成、特點和價值的基礎上，依據和利用現代信息技術環境，總結電子文件管理工作實踐經驗，探索電子文件管理規律，建立電子文件管理的基本理論和基本方法，建構電子文件管理學理論體系，指導電子文件管理工作實踐，從而保證歸檔電子文件的真實性、完整性和有效性，最大限度地發揮電子文件的作用。

五、電子文件管理學的學科性質

1、電子文件管理學是檔案學的一門分支學科

2、電子文件管理學是一門綜合性學科

3、電子文件管理學屬于應用學科，具有較強的實踐性

六、電子文件管理學的研究方法

1、馬克思主義唯物辯證法是電子文件管理學研究的方法論準則

2、繼承與創新相結合的方法

3、吸收、借鑒科學研究的一般方法

4、引進移植的方法 ? 思考與練習題：

1.名詞：檔案技術工具

2.論述檔案技術工具的演進及其對檔案工作的影響

3.分析檔案載體演變的歷史過程 第一章 電子文件概述

第一節 電子文件的形成

*

一、無紙時代的歷史必然性 *

1、“無紙時代”的概念 *

2、“無紙時代”到來的必然性依據

*

3、“無紙時代”到來是一個過程，并需要有一個 判斷標準

* 無紙時代：是指在我們的現實工作與生活中，紙張已不再是我們的書寫工具，取而代之的是計算機、網絡、磁載體和光載體等基本工具。* 歷史上記錄方式的變革大約經歷了四個階段： * 第一階段：原始材料的直接利用階段。* 第二階段：原始材料的粗加工階段。* 第三階段：紙質文件階段。* 第四階段：電子文件階段。*

二、電子文件的發展歷程

* 電子文件發展要經歷四個階段： * 第一階段：過程階段。

* 第二階段：輔助性電子文件階段。* 第三階段：電子文件階段。* 第四階段：無紙階段。*

三、電子文件生成途徑

* 目前，電子文件的生成途徑主要有兩種：直接生成和模數轉換。直接生成的電子文件稱為原生性電子文件，經過模數轉換生成的電子文件稱為再生性電子文件。*

（一）直接生成

* 是指文件初次形成即直接在各種數字技術環境中以數字形態產生，或通過各種數字技術設備直接對各種事物的特征、聲音和圖像等多媒體信息接收、采集而成。*

1、辦公自動化 * 辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是指對辦公信息進行自動操作（如文字處理、文檔管理）的數據處理系統。它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動逐步由各種設備、各種人—機信息系統來協助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。

OA在我國自20世紀70年代開始發展，到20世紀90年代中期大致經歷了三個階段：

第一個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用現代辦公設備，如傳真機、打字機、復印機等；以單機為主、以實現個人事務處理為目的。

第二個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理，表格處理、文件排版輸出和進行人事財務等信息的管理等；

第三個階段的主要標志是辦公過程中網絡技術的普遍使用，這一階段在辦公過程中通過使用網絡，實現了文件共享，網絡打印共享，網絡數據庫管理等工作。* 一般OA系統的基本模塊 *（1）工作流處理

*

利用計算機技術將手工作業程序計算機化，包括系統設備、工作流程設計、工作流監控。生成的電子文件包括在設計、維護、監控過程中的各類記錄。*（2）收文管理

* 包括收文登記、擬辦、圖像及文本自動傳閱、分發批辦、接收清退、檢索利用等。生成的電子文件包括所收文件、登記信息、擬辦批辦意見、傳閱信息、利用登記等。

*（3）發文管理

（4）辦件管理*

（5）會議管理

（6）視頻會議 *（7）領導辦公

（8）公共信息欄*

（9）電子論壇

（10）電子郵件 *（11）自動傳真

（12）個人事務處理*（13）文檔管理

（14）系統配置 *（15）個人工作臺

（16）人事檔案管理 *

案例1

案例2 *(2)數碼相機

Digital Camera(DC)，是一種利用電子傳感器把光學影像轉換成電子數據的照相機。? 數碼相機廣泛應用于各個領域：印刷業、醫療衛生、建筑監理、保險備案、軍事偵察、廣告、日常生活等

*(3)集成制造系統（CIMS）—— Computer integrated manufacturing system * CIMS是通過計算機硬軟件。并綜合運用現代管理技術、制造技術、信息技術、自動化技術、系統工程技術。將企業生產全部過程中有關的人、技術、經營管理三要素及其信息與物流有機集成并優化運行的復雜的大系統。

其核心內容主要由三部分組成：計算機輔助設計、制造與產品數據管理（CAD/CAM/PDM）

* CAD(Computer Aided Design): * 利用計算機及其圖形設備幫助設計人員進行設計工作。在工程和產品設計中，計算機可以幫助設計人員擔負計算、信息存儲和制圖等項工作。* CAM(computer Aided Manufacturing）：

*（計算機輔助制造)的核心是計算機數值控制（簡稱數控），是將計算機應用于制造生產過程的過程或系統。

* PDM（Product Data Management）產品數據管理

* PDM是一門用來管理所有與產品相關信息（包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結構、權限信息等）和所有與產品相關過程（包括過程定義和管理）的技術。*(4)遙感技術

* 遙感是指非接觸的，遠距離的探測技術。一般指運用傳感器/遙感器對物體的電磁波的輻射、反射特性的探測，并根據其特性對物體的性質、特征和狀態進行分析的理論、方法和應用的科學技術。

* 遙感技術廣泛用于軍事偵察、導彈預警、軍事測繪、海洋監 視、氣象觀測和互劑偵檢等。在民用方面,遙感技術廣泛用于地球資源普查、植被分類、土地利用規劃、農作物病蟲害和作物產量調查、環境污染監測、海洋研制、地震監測等方面。

*（5）地理信息系統（Geographic Information System, 簡稱 GIS）

*

地理信息系統廣泛應用于資源調查、環境評估、災害預測、國土管理、城市規劃、郵電通訊、交通運輸、軍事公安、水利電力、公共設施管理、農林牧業、統計、商業金融等幾乎所有領域。

*(6)衛星系統

* 人造衛星通常指環繞地球飛行的無人航天器。“九五”以來，我國先后成功發射氣象衛星、通信廣播衛星、資源衛星、“北斗”導航衛星等多種類型的衛星。*(二)模數轉換

* 模數轉換是指將模擬信息轉換成數字信息，以便計算機處理的過程。

* 模擬信號指用連續變化的物理量表示的信息。其信號的幅度、頻率或相位隨時間做連續變化，如傳統廣播電視的聲音或圖像信號。

*

數字信號是人為地抽象出來的在時間上不連續的信號，如一系列斷續變化的電壓脈沖、光脈沖等。

* 進行模數轉換需要利用一定的輸入設備和技術，主要包括：

*

1、鍵盤

2、筆繪版

3、手寫字

4、語音輸入和聲控

5、掃描儀

6、條碼技術

*

四、電子文件來源途徑

*

（一）電子政務【中國電子政務網：http://www.tmdps.cn

作業：通過搜索引擎查找幾個電子商務網站，并從中選擇一個，分析它在進行商務活動中可能產生的電子文件及其類型。第三節

電子文件的特點和作用 *

一、電子文件的特點

*

（一）信息的非人工直接識讀性 *

1.人與信息之間關系發展的三個階段

第一階段，口口相傳

第二階段，人—信息工具—人

第三階段，人—工具—工具之工具—人

★2.科學地客觀得認識“非人工直接識讀性”

思考： 一份數字文件的讀者是程序。——杰夫?羅森伯格 *

（二）對計算機系統的依賴性 * 依賴的兩層含義：

一是文件管理活動必須借助于計算機系統才能實現。這是電子文件永恒的特點。

二是計算機系統的不兼容問題。這一問題隨著電子計算機技術的發展將逐漸得到解決。* 電子文件的系統依賴性在近期有礙于它的使用和發展，但從發展的眼光看，是實現自動化管理的必要條件，是電子文件先進性的表現之一。*

（三）信息與特定記錄載體之間的可分離性

* 信息不再具有固定的物理位置，也不再對特定記錄載體“從一而終”，可以根據需要隨時擴展、縮小或改變存儲空間，在不同存儲介質之間轉換。*

（四）信息存儲的高密度性

電子文件信息的存儲密度大大高于以往各種信息存儲介質。而且，隨著計算機技術的不斷進步，電子介質的存儲密度還在以難以想象的高速度繼續加大。把一個檔案館的全部檔案、一個機關的去文件放在一張光盤里，已不再是神話。*

（五）多種信息媒體的集成性

* 電子文件是多媒體的，是立體的，是一種全方位的記憶和再現，實現了文件功能的革命性變化。

* “多媒體即是本質上互動的媒體”。用戶可以與計算機上的“多媒體文件”發生互動，有了更大的參與性和選擇性。這無疑是電子文件在表現功能和輸出功能兩個方面實現了巨大的飛躍。

*

（六）文件形成與更改的可操作性 *

1.“隨心所欲”的文件制作與利用 *

2.可變性可能帶來的負面影響

電子文件的可操作性有時會表現為可變性。這種可變性會使人們對電子文件的真實性產生懷疑，懷疑它具有某種與文件和檔案屬性不符的特點。在辦公自動化系統中，這種可變性往往被設定的固定程序所預防，一般不易發生。*

討論：信息與載體的可分離性

*

傳統紙質文件時代，文件信息也可以通過手抄或復制等方式，使其脫離原載體，進行信息轉移、傳播，這是否也屬于信息與載體的可分離性？ *

討論：電子文件的虛擬性

《漢語大詞典》中“虛擬”的含義主要是“虛構”、“設想”； “非物質的”、“非實體的”

陳志良：廣義的虛擬是指規則文明或符號文明，是人類對各種規則的合成、選擇及其演化。

狹義的虛擬是指當代的數字化的表達方式和構成方式、實踐方式和創造方式。

*

二、電子文件的作用

*

（一）可以改變辦公方式、提高辦公效率*

（二）有利于文檔一體化的實現 *(三)可以充分發揮信息資源共享的優勢*(四)電子文件能集成多元化信息 * 第四節

電子文件的形成規律和生命周期 *

一、電子文件形成規律

* 指電子文件從制作到生成的過程中所表現出來的種種內在規律性。作為電子文件管理方法的一句，電子文件形成規律的研究具有十分重要的意義。* 1.電子文件的形成與業務活動的開展同步進行 * 2.電子文件的形成依賴于系統 * 3.電子文件信息形成與存儲分散化 * 4.數據類型與文件格式多樣化 * 5.電子文件信息生成的動態性 *

二、電子文件生命周期

*

（一）國際檔案理事會對電子文件生命周期階段的劃分 *

概念階段*

產生階段*

維護階段 *

（二）何嘉蓀對電子文件運動階段的闡釋

* 第一階段：文件的孕育形成階段* 第二階段：文件的現實使用階段

* 第三階段：文件的暫時保存階段* 第四階段：文件的保存階段或歷史階段

（三）佛蘭克?厄普沃德的“循環周期論”

* “往復運動于生成到處置的連續體中的一個過程”。*

三、文件連續體理論

* 20世紀80年代，澳大利亞檔案學者提出的一種新型文件管理理論或概念模型 閱讀資料：

1.文件連續體理論的借鑒與反思，吳品才，檔案學通訊，2009（6）

2.文件生命周期理論與文件連續體理論關系研究述評，朱慧鈺，北京檔案，2006（1）* 第五節

電子文件的原始性與法律證據性 *

一、電子文件的原始性 *

（一）傳統文件的原始性

*

（二）電子文件原始性認定的困難 *

（三）重新界定“原始性”

*

（四）國外對電子文件原始性（或原件）問題的確認方法

閱讀資料：電子文件原始性的認定與維護 : http://www.tmdps.cn/view.asp?id=865 討論：電子文件是否具有法律證據性 *

二、電子文件的法律證據性 * ＠電子文件的法律證據效力

* 法律證據效力：指一種證據它是否具有證據價值，是否被法律認可，以及它在作為法律證據使用時證明力度的大小等一系列的問題。* 1.電子文件法律證據價值 *

體現：（1）電子文件具有憑證作用*

（2）電子文件具有人可讀形式 *

（3）電子文件具有多種信息媒體集成性 * 2.電子文件的證據能力

* 證據能力：又稱證據的可采性，是指證據資料在法律上允許其作為證據的資格。*（1）世界各國關于電子文件證據能力的規定 * ①證據規則模式

* 一般不具體規定哪種形式的證據資料可以為法律所接受，而是靠確立一系列的證據規則來確定證據的可采性。* A：傳聞證據排除規則

* 英美法系國家所確立的一項證據規則，是指傳聞證據不具有證據可采性，在法院審判中不能作為證據使用

* B：最佳證據規則 * 英美法系國家的一條重要證據規則，指只有文書的原件才能作為證明文件內容的證據被采納。

* ②自由證據模式

* 大陸法系國家通常不對證據的可采性問題做硬性規定，而是允許自由提出所有與案件有關的證據材料，而不論其表現形式如何。* ③證據清單模式

* 一般是開立一份關于可接受的證據的清單,如果某一證據材料可劃歸為證據清單中的某類證據，它就具有證據能力。

（2）我國法律關于電子文件證據能力的規定

散見于三大訴訟法之中

（3）國際組織關于電子文件證據能力的規定

國際商會、聯合國國際貿易法委員會 *

3.電子文件的證明力

*（1）電子文件具有證明力的基本條件

* A.電子文件必須具備證據客觀性* B.電子文件必須具備證據關聯性 * C.電子文件必須具備證據合法性 *(2)保證電子文件證明力的基本措施

* A.保證所輸入數據的來源及將文件轉換成機讀格式的過程是真實的。* B.保證電子文件形成、管理的系統具有可靠性 * C.應將文件的毀壞、非故意或惡意修改文件的事故，控制到最小程度，并提供發現機制。* D.電子文件必須保留背景文件。

* E.保證電子文件證據的收集程序符合法律規定 * ＠電子文件管理與版權保護

*

（一）電子文件管理中的版權認定與保護 *

1、電子文件管理中的版權認定

* 版權又稱著作權：是指作者及其他版權人對文學、藝術、科學作品依法享有的各項專有權利。版權認定包括三方面內容：

* A：客體認定：認定哪些電子文件受版權保護 * B：主體認定：認定誰擁有這些電子文件版權 * C：權利內容認定：認定版權人具體享有哪些權利 *（1）電子文件作品的認定 * 實質要件：

* ①作品的獨創性：指作品由作者獨立構思而成的，作品表現形式或內容完全不是或者基本上不是同他人的作品相同，即不是抄襲、剽竊、篡改他人的作品。* ②具有固定性和可復制性

* ③具有合法性：內容合法 * 形式要件

* ①表現形式： 傳統作品的數字化形式；

新型的電子作品 * ②時間形式： 著作人身權的保護期*

著作財產權的保護期 *（2）電子作品版權權屬的認定 * ①版權主體的種類：* 創作作品的公民* 法人和非法人組織 * ②特殊電子作品版權歸屬：* 職務電子作品* 電子數據庫作品* 計算機軟件 *（3）電子作品版權權利內容的認定

* ①發表權:決定作品是否公之于眾的權利。

* ②署名權：表明作者身份，在作品上署名的權利 * ③復制權：以印刷、復印、拓印、錄音、錄像、翻錄、翻拍等方式將作品制作一份或多份的權利

* ④信息網絡傳播權：以有線或無線方式向公眾提供作品，使公眾可以在其個人選定的時間和地點獲得作品的權利。

* ⑤攝制權：以攝制電影或者類似攝制電影的方法將作品固定在載體上的權利。*

2、電子文件管理中的版權保護 *（1）對他人版權的保護

* A：直接與版權人簽訂著作權許可使用合同 * B：通過版權集體管理組織獲得權利許可 *（2）對自己版權的保護

* A：對作品采取技術保護措施* B：在電子作品中加入版權管理信息 * C：依法提起訴訟，維護自身合法權益

*

（二）網絡環境下電子文件管理涉及的版權問題 *

1、網頁內容的版權問題 *

2、網絡鏈接的版權問題

* 1）鏈接的分類* 2）鏈接的版權問題 * ＠電子文件管理與隱私權保護 *

（一）個人資料與隱私權法律保護

* 隱私權：是指個人信息不被非法獲悉和公開、個人生活不受外界非法侵擾、個人私事的決定不受干涉的一項獨立的人格權。

* 個人資料：國外法律中使用的一個法律術語。是公民個人隱私信息主要的外在表現形式。

*

（二）電子文件管理中侵犯公民隱私權的行為 *

1、不合理的收集個人資料

*

2、對個人資料不合理的利用 *

3、對個人資料質量的侵害

*

4、對個人資料安全的侵害 *

（三）電子文件管理中公民隱私權的保護 *

1、個人資料收集行為的依據

*

2、個人資料收集的過程 *

3、個人資料的持有

*

4、個人資料的披露和公開 雙語教學詞匯

* OA 辦公自動化*

CAD 計算機輔助設計*

CAM計算機輔助制造

* E-Government 電子政府

E-GOV

電子政務

Electronic records 電子文件

*

Digital text 數字文本* Digital graphic 數字圖形

Digital image 數字影像

Digital voice 數字語音

*Digital video 數字視頻 * Life cycle of electronic records 電子文件生命周期

The Records Continuum 文件連續體 思考與練習題：

名詞：電子文件

文件連續體理論

電子文件生命周期

系統依賴性 電子文件法律證據效力

電子文件的證據能力

電子文件的證明力 1.分析電子文件的生成途徑和來源途徑。2.你認為哪些技術環境可以生成電子文件？ 3.為什么要對電子文件進行不同的分類？ 4.如何理解“無紙時代”？

5.簡述電子文件的發展歷程

6.什么是電子文？如何理解電子文件的基本特征？ 7.如何理解電子文件是由內容、結構和背景信息組成的？結合具體類型電子文件進行分析？ 8.你對電子文件的哪種特點感受最深？請結合個人實際談一談。

9.結合電子文件管理中所遇到的問題，談談對文件連續體理論的認識。10.如何保證電子文件的證明力? ? 第二章? 電子文件管理 ? 第一節?電子文件管理內容 ?

一、電子文件管理的基本內容 ?

（一）電子文件的微觀管理

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電子文件的微觀管理指文件和檔案管理人員以電子文件為客體對象，運用一定的技術、方法對其加以組織和控制，形成有序、系統的電子文件信息資源，維護電子文件信息的真實性、完整性、有效性，并向社會提供利用服務。

? 電子文件的微觀管理的環節與傳統文件、檔案的不同： ? 1.順序上的不同? 2.內容和形式的不同? 3.技術上的不同 ?

（二）電子文件的宏觀管理

?

指文件和檔案的行政與業務管理部門以電子文件管理為客體對象，運用法律法規、制度辦法、規劃標準等對電子文件管理工作中的組織和人員加以指導和控制，并提供相應的技術和條件支持，以形成有效地運作機制和管理機制，使電子文件微觀管理工作規范化和制度化，確保電子文件完整保存的歷史責任得以實現。? 1.電子文件宏觀管理原則

? 1）應納入國家檔案事業管理體系之中 ? 2）要有超前性和預見性

? 3）應兼及電子文件和電子檔案兩個階段，貫徹文檔一體化原則 ? 2.電子文件管理規劃

? 是指以可靠的文件檔案管理理論及其實踐經驗為基礎，運用專業管理、行政管理和財務管理等相關管理方法與手段，制定電子文件管理目標、任務和實施方案，保證電子文件管理質量，提高電子文件管理效率，為電子文件形成者、用戶和社會提供服務。包括國家層面至機構層面不同層次的規劃

? 1）戴維?比爾曼的電子文件管理規劃思想 ? 管理目標——為機構的職能活動提供證據 ? 戰略重點——應用系統 ? 實施策略——系統管理

? 管理對象——文件內容和背景信息 ? 工作方法——文件著錄 ? 智力投資——人員培訓 ? 倡導電子文件文化

? 2）我國電子文件管理規劃

? 我國至今未制定一部完整的、單項的電子文件管理規劃，但在許多政策性、計劃性文件中，充分考慮到對電子文件管理的發展和規劃問題。

? 如2006年頒布的《檔案事業發展“十一五”規劃》其中之一是：進一步加強檔案信息化建設，促進檔案信息資源共享。? 3.電子文件管理的法制化建設 ? 1）必要性

? 是檔案工作法制建設的需要

? 是新技術條件下電子文件管理工作理論與實踐發展的需要 ? 是檔案工作現代化管理、檔案事業進一步發展的需要 ? 2）我國電子文件管理法制建設存在的問題 ? 電子文件法律地位遲遲不能確立

? 電子文件宏觀管理不夠，工作體系不明確 ? 人員經費和技術條件的限制 ?

二、電子文件管理流程

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（一）電子文件管理環節總況 ? 新增環節：

? 1.參與電子文件的形成

? 2.建立電子文件信息數據庫 ? 3.電子文件長期保存

?

（一）電子文件管理流程的變化 ? 1.時間上的變化——提前和延長 ? 2.內容上的變化——復雜化、集成化 ? 3.順序上的變化——有串行向并行發展 ? 閱讀資料：劉越男《電子文件管理流程的變化及其引發的思考》，《中國檔案》，2002（9），41－44頁

?

（三）電子文件管理“業務流程重組” ? 閱讀資料：

? 1.王曉坤等《試論電子文件管理流程的變化及重組》，《山東檔案》，2004（1）? 2.周毅《信息技術運用與文件管理流程的重組》，《檔案學通訊》，2001（1）?第二節 電子文件管理的指導思想和原則 ?

一、電子文件管理的指導思想

?

（一）辯證唯物主義是電子文件管理的根本指導思想 ?

（二）電子文件與傳統文件管理共存與互動的思想 ?

（三）注意防止兩種傾向 ?

二、電子文件管理的目標

?

管理目標是確定管理原則、管理方法和管理行為的基礎，電子文件管理與紙質文件管理的目標有許多共同之處，由于電子文件自身的特點，其管理有一些特定的取向。?

（一）電子文件的真實性

是指文件內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時的原始狀態一致。

?

文件的真實性表現：

?

1.文件在產生過程中的真實，即某一份文件客觀反映和真實記錄了機構業務活動。?

2.文件在產生之后的真實，表現為在整個生命周期里未被更改，仍然保持其在產生時的本來面貌

?

真實性是保證電子文件行政有效性和法律證據性的基礎，是電子文件反映歷史面貌，得以作為社會記憶長久保存的前提。

?

保證電子文件真實性困難的原因： ?

一是電子文件信息的易更改性； ?

二是電子文件信息的軟硬件依賴性 閱讀資料：【加】露西安娜?杜蘭蒂《如何長期保證電子文件的真實性？》中國檔案，2000（3）

（二）電子文件的完整性

是指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等沒有缺損。

電子文件的完整性包括兩方面的含義：

一是作為記錄社會活動真實面貌的具有有機聯系的電子文件及其他形式的相關文件完整齊全；（對一般文件管理的要求）

二是每一份電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等沒有缺損。（對電子文件的特殊要求）

? 電子文件構成要素

載體

medium 承載信息、具有實體形態的介質 內容

content 文件記載的信息。

物理和智能格式physical form & intellectual form 物理格式指決定文件外觀及存儲狀況的一組屬性。

智力格式指表示文件生成活動、文件編制及管理背景的所有屬性 活動

action 簽發文件的活動等，即以文件為手段，創建、維護、改變、結束某項工作的行為。人員

persons 利用文件開展工作的人或團體

檔案鏈 archival bond 同一業務活動所形成的所有文件之間的聯系 背景

context 文件產生的司法、行政、業務活動以及技術環境等

（三）電子文件的有效性

是指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可讀性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

有效性保障的目的是使文件經過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉換、技術遷移、設備更新等處理后能夠以人可以識讀、可以理解的方式輸出，并加以利用。（可讀性）

思考：造成電子文件不可識讀的原因？

（四）促進工作效率的提高

電子文件是在各種社會活動中產生的，其基本職能是支持各種職能活動的開展。因此電子文件管理應以提高工作效率為目標。

（五）方便查詢和利用

查詢和利用的過程是實現電子文件信息價值的過程。

具體目標：

1.廣泛，即拓寬利用范圍

2.高質，對相關內容深度整理和挖掘

3.及時，在第一時間實時提供利用

4.合理，保護信息安全

?

三、電子文件管理的基本原則

?

為了在復雜多樣的電子文件生成、運行環境中選擇和實施有效的管理，全面實現其管理目標，必須遵循一定的管理原則。

（一）全程管理原則

根據電子文件的特點和管理要求，建立一個完整的管理體系，對電子文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理與監控。?

電子文件全程管理的深刻涵義：

?

1.是一種全面的管理? 2.是一種系統的管理? 3.是一種過程管理

（二）前端控制原則

指針對電子文件的管理，從文件形成之時甚至形成之前（即電子文件管理系統設計階段）一直到歸檔整個過程給予全盤規劃，把可能預先設定的管理功能納入系統之中，并在文件形成和維護階段進行監督。

其內涵包括兩個方面：

1.整體規劃

2.業務環節提前

前端控制原則是現代文件、檔案管理理念的重要內容，其必要性主要體現在以下兩個方面：

第一，前端控制是確保電子文件真實可靠、完整完全、長期可讀的有效策略。

第二，前端控制是優化管理功能，高管理效率的科學理念。

（三）動態管理原則

是指對電子文件全程加以監控，以動態適應性管理措施實時應對電子文件生成、運轉、利用過程中發生的變化和對管理工作提出的新要求，以保證管理目標的實現。

? 第三節? 電子文件的管理模式 ?

一、機構內部電子文件管理模式 ?

由于職能領域、電子文件種類和內容的差異，不同機構電子文件的具體管理模式不盡相同。? 應注意的問題：

1.對電子文件實行統一管理

《電子文件歸檔與管理規范》規定：文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。

2.實行文件檔案一體化管理

電子文件、檔案一體化管理的最佳實現方式是建立功能涵蓋電子文件生命周期全部管理活動的電子文件管理系統。

?

二、檔案館電子文件的管理模式 ?

1.分布式保管模式

?

是指政府機構以及各種社會組織產生的電子文件不集中在各級檔案館保存，而采取分布式管理方法，將其保存在產生這些文件的機構內，由檔案館對電子文件信息加以控制，并對其保管加以指導。

?

實踐這種方案的國家有澳大利亞、德國、俄羅斯等。

2.集中式保管模式

?

是指將具有永久價值的電子文件傳送到檔案館集中保存，即對電子文件實體和信息實行雙重控制。

實踐這種方案的國家有美國、英國、瑞士、法國等一些國家。?

實行集中保管是基于以下方面考慮：

? 1.電子文件生成機關不具有保管電子文件的法律責任，容易造成電子文件的損毀。? 2.從文件生命周期理論來說，電子文件理應由檔案館集中管理。

? 3.從組織機構和人員的穩定性來說，形成機關分別管理會影響到檔案管理長期政策的制定。

三、國家電子文件管理體制

?

集中統一的檔案管理體制。就是全國檔案工作實行統一領導、分級管理的體制。其具體內容主要包括三個方面：

1.國家電子文件與電子檔案也應該按規定分別由各級、各類檔案保管機構集中管理。

?

注意以下三方面的問題：

（1）電子文件與電子檔案“由誰來管”的問題。

（2）電子文件與電子檔案“怎樣集中”保管的問題。

（3）文檔一體化的問題。

2.全國電子檔案工作在各級人民政府領導下，由各級檔案行政管理機構統一、分級、分專業管理。

?

所謂統一管理，是指國家檔案行政管理機關主管全國電子文件與電子檔案工作，對全國檔案電子文件與電子檔案工作實施全面規劃和統籌安排，制定統一的法規和業務標準，提出統一的方針政策，進行業務指導和監督。

所謂分級管理，指縣級以上各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的電子文件與電子檔案工作，可按照國家有關電子文件與電子檔案工作的統一規定和要求，結合本地區的情況，制定本地區的電子文件與電子檔案工作規劃、制度和辦法，并對本地區內機關、團體、企業、事業單位和其他組織的電子文件與電子檔案工作實行指導和監督。

所謂分專業管理，是指中央各專業主管機關在國家檔案行政管理機關的知道下，針對本專業系統的特點，制定本專業系統電子文件與電子檔案工作的規劃、制度和辦法，對本系統的電子文件與電子檔案工作進行指導和監督，保證國家有關電子文件與電子檔案工作的方針政策在本專業系統的貫徹和執行。

3.對黨政電子文件工作實行統一管理。

?

四、機構內部電子文件的管理體制

?

（一）機構內部電子文件管理的組織體制

由于電子文件產生時間較短，目前社會上對“電子文件保管者”問題還沒有形成統一的明確的認識和規定。目前，在電子文件保管者問題上有三種情況：由文件形成部門保管；由計算機站、信息中心等專業技術機構保管；由檔案部門保管。?

（二）機構內部電子文檔管理的技術機制

? 從技術形態上看，目前在基層單位存在著單機管理與網絡管理兩種基本形態。閱讀資料：

1.后保管模式的理論與實踐，趙彥昌，湖北檔案，2007（7）

2.檔案學的想象力——評特里·庫克的后保管模式，湯黎華，山西檔案，2011（1）閱讀資料：劉宏偉：《“雙套制”與“雙軌制”對電子文件管理的影響》檔案管理2011（5）

? 第四節

電子文件管理現狀

一、電子文件工作在我國發展的現狀

?

（一）大部分單位進入電子文件工作的第一、第二階段

現階段實行雙套制的機關的做法：

1、歸檔紙質文件，電子文件由形成者自行處置。

2、將電子文件和紙質文件分別集中保管于信息技術部門和檔案部門，紙質文件獲得“檔案”身份，電子文件則成為“資料”。

3、將兩種文件雙雙歸檔，形成兩種介質和兩種檔案。

雙套制的成因大體有兩種情況：

一是將生成的電子文件轉換成紙質文件，用以“生效”、“憑證”，履行文件功能有僅僅是用于保存。

二是為現有的一些紙質檔案制作數字化副本，主要目的在于改進利用和完善保護。

討論：電子文件雙套制與雙軌制的關系

（二）少數行業進入第三階段

?

我國有些行業，如金融、對外貿易、稅務等，已經部分地進入了電子文件工作發展的第三階段。由于國內相關的部門與行業為了與其接軌，在電子文件工作上，發展步伐快于其他行業。

二、檔案界等的努力與進展 ? 1.國外的工作與進展 ? 2.國內的工作與進展 ?

三、目前電子文件工作發展中存在的主要問題 ? 1.思想意識與知識準備? 2.法規與制度建設 ? 3.管理模式的轉化 ?? 4.技術問題

5.亟需解決的一些具體業務問題 ? 第五節? 電子文件管理系統 ?

一、電子文件管理系統的含義

?

宏觀層次的電子文件管理系統（Electronic Records Keeping System），是以保證電子文件的科學管理和高效利用為目的的技術設備、管理、法律、標準、人員等所有相關因素組成的信息系統;? 中觀層次的電子文件管理系統是指與電子文件管理相關的計算機軟、硬件系統；

微觀層次的電子文件管理系統是電子文件管理系統的軟件系統,它由一組軟件程序組成,共同對機構產生的電子文件進行管理。?

二、開發電子文件管理系統的必要性

? 1.電子文件管理系統是電子文件的生存環境。

? 2.良好的電子文件管理系統能夠確保機構職能活動的順利開展，并提供機構職能活動的證據。

? 3.電子文件管理系統是具有行政有效性和法律證據性文件的“聚集地”，在為機構提供業務活動的證據過程中發揮著至關重要的作用。?

三、電子文件管理系統的特點

? 1.系統中的電子文件具有行政有效性和法律證據性

? 2.系統中的電子文件由文件內容、背景信息和結構等構成 ? 3.是執行業務活動的輔助系統 ? 4.種類繁多

? 5.具有獨特的技術思路

?

四、電子文件管理系統的功能需求

基本功能：

? 1.綜合管理文件? 2.系統配置? 3.實時收集? 4.實時鑒定?5.記錄和維護元數據? 6.日志管理?

7.工作流程管理? 8.互聯網文件發布和訪問互聯網 ? 9.多樣化檢索? 10.多樣化提供利用? 11.數據遷移和轉載

拓展功能：

1.知識收集功能

2.深度挖掘信息內容功能

3.主動提供利用功能 ?

五、電子文件管理系統的開發過程

? 1.現制調查階段? 2.用戶需求調查階段? 3.系統分析階段? 4.系統設計階段

? 5.程序設計階段 ? 6.系統測試與新系統轉換階段? 7.系統運行維護、評價階段 ? 電子文件管理系統示例——中百網絡辦公自動化系統 閱讀資料：

1.于麗娟《電子文件管理通用需求——MoReq》檔案學通訊，2003（6）

2.英國國家檔案館.電子文件管理系統功能需求規范（Public Record Office:Functional Requirement for Electronic Records Management Systems）.http://www.tmdps.cn/structure/xxgk/zbf

2.新疆昌吉州政府發文查閱系統http://www.tmdps.cn/structure/xxgk/zfw

作業: 查閱國內外電子文件網絡檢索系統的情況并給與分析。

雙語教學詞匯

? 檢索

retrieval ? 檢索工具

finding aid? 著錄

description

思考與練習題

名詞：電子文件著錄

電子文件標引

電子文件檢索

1.著錄為何能夠維護電子文件的真實性和完整性？

2.元數據在電子文件著錄中的作用

3.電子文件著錄的特點

4.電子文件檢索與檔案計算機輔助管理中的檢索自動化的關系

5.請分析如何評價電子文件網絡檢索系統。

6.試述電子文件檢索的特點。

7.試述電子文件的著錄項目主要有哪些？

8.請分析電子文件檢索系統應滿足哪些功能要求？

第六章

電子文件的保護

? 第一節 電子文件保護概述 ?

一、電子文件保護的內容

（一）電子文件內容信息的保護 ?

（二）電子文件物理載體的保護 ?

二、電子文件護的特點

? 1.電子文件的保護貫穿于電子文件整個生命周期? 2.電子的保護技術要求高，難度大 ? 3.結構的復雜性影響電子文件的真實性、完整性、有效性

? 4.電子文件的內容信息安全是其保護的重要內容? 5.電子文件保護的成本增加 ? 第二節 電子文件內容信息保護 ?

一、影響電子文件信息安全的因素

（一）內在因素

1.電子文件的不穩定性

一是電子文件信息與特定載體的可分離性

二是電子文件信息的易操作性

2.電子文件系統的依賴性 ?

（二）外在因素

1.自然災害和意外災禍

3.管理疏漏

2.技術障礙：黑客攻擊、計算機病毒、設備故障和失效、計算機操作平臺漏洞

案例：美國Ontrack數據恢復公司一項數據丟失原因調查 數據丟失的主要原因與后果 故障種類 故障原因 后果 電源故障 臨時斷電、電源電壓波動 分區表丟失；數據丟失；可能損壞硬件 硬件故障 硬盤劃傷，磁盤變形；硬盤電路部分的元器件損壞；盤體內磁頭松動或脫落；磁介質損毀；芯片和主板故障、存儲器故障等 找不到硬盤；讀寫錯誤與數據丟失 網絡故障 連接機器設備的線纜受到干擾或物理損傷；網絡服務器接口發生故障；網絡布線設計不正確 文件損壞；操作阻塞、數據丟失；網絡障礙與數據錯誤 軟件故障 感染病毒、誤格式化或誤分區、誤操作；磁盤邏輯鎖（是DOS啟動時的一個錯誤造成的）分區表被誤刪除或被破壞；磁盤誤格式化、文件被刪除；文件不明原因丟失；文件打不開、亂碼與讀取錯誤 系統故障 電路損壞、控制器損壞與系統崩潰 剛讀過的數據找不到；電腦停止工作；內存中數據丟失 邏輯問題 軟件錯誤、數據文件錯誤、容量錯誤、軟件被更改及系統錯誤 文件錯誤、損壞、產生錯誤數據；產生錯誤信息；造成數據錯誤；數據被破壞 人為因素 意外事故、管理員出錯或蓄意破壞 數據丟失或被破壞 災禍 雷電、水和火災、風暴、工業事故、恐怖活動 存儲介質、軟硬件徹底損毀

二、電子文件內容信息保護的技術措施 ?

（一）密碼技術 ? 加密技術：簡單地說就是利用各種技術手段把數據變成亂碼傳送，到達目的地之后使用對應技術進行還原。

? 在科學領域，保持信息安全的技術稱為密碼術；破解密文的技術稱為密碼分析。? 對稱加密技術和非對稱加密技術

? 1.對稱加密技術：也稱私鑰技術，使用單個密鑰對數據進行加密或解密，計算量小、加密效率高。

? 加密傳輸過程：雙方協商共有密鑰、妥善保管—發方加密后傳送—接收方用共有密鑰解密，得到明文。

? 2.非對稱加密技術：也叫公鑰技術，1976年美國學者提出的，允許在不安全的媒體上通信雙方交換信息。這種技術兩個密鑰即公開密鑰和私有密鑰，二者搭配使用才能完成加密和解密的全過程。

（二）防火墻技術

? 防火墻：是指設置在被保護網絡（內聯子網和局域網）與公共網絡（如因特網）或其他網絡之間，并位于被保護網絡邊界的，對進出被保護網絡信息實施“通過/阻斷/丟棄”控制的硬件、軟件部件或系統。

? 主要有：網絡級防火墻

應用級防火墻

監測型防火墻 ?

（三）數字簽名技術

對于接收的電子文件要驗證信息的真實性、完整性，以確定文件的制作者和法律價值。? 數字簽名技術：數字簽名是一種用一組字符串來代替書寫簽名或印章，起到與書寫簽名或印章的同等法律效用的安全技術，實質上是公鑰加密算法的一種。?

（四）計算機病毒防治技術

計算機病毒的特征：

攻擊性

傳染性

隱蔽性 ? 計算機病毒的防治措施：

? 1.樹立“預防為主,防治結合”的觀念。

? 2.管理上制定嚴格的規章制度，貫徹防毒原則 ? 3.要靈活運用各種軟硬件技術，確定查殺方案

（五）入侵檢測技術 ? 入侵檢測是指“通過對行為、安全日志或審計數據或其它網絡上可以獲得的信息進行操作，檢測到對系統的闖入或闖入的企圖”。? 常見的漏洞：

? 1.設計上的缺陷

2.操作系統的漏洞

3.軟件的錯誤、缺陷和漏洞 ? 4.數據庫的安全漏洞 5.用戶的管理漏洞 ?

（六）長期可存取技術 ?

（七）信息備份技術

? 備份，簡單說，就是保留一套后備系統。這套后備系統或者是與現有系統一模一樣，或者是能夠替代現有系統的功能。備份是一種數據安全策略。? 1.備份應注意的問題

⑴備份≠拷貝。管理也是備份的重要組成部分，因此，備份＝拷貝＋管理。

⑵硬件備份≠數據備份。硬件備份不能從根本上保證數據安全，只有數據備份才能為我們提供百分之百的數據保護，所以，備份＝數據備份。

⑶備份≠數據文件的備份。最有效的備份是用一種容量大的設備對數個網絡系統進行備份，無論系統遭到什么程度的破壞，都可以很方便的將原來的系統恢復起來，所以，備份＝網絡系統備份。? 2.備份的類型

備份類型分為三類：

硬件級在機備份、軟件級脫機備份和人工級手工備份.? 3.備份的方式

? 1）全備份（full backup）:用一盤磁帶對整個系統進行包括系統和數據的完全備份。? 優點：很直觀，容易被人理解。

? 缺點： ①每天都對系統進行完全備份，備份數據有大量的內容重復 ?

②需要備份的數據量大，備份所需時間較長 ? 2）增量備份(incremental backup)：

? 每次備份的數據只是相當于上一次備份后增加的和修改過的數據。? 優點：沒有重復的備份數據，節省磁盤空間，縮短了備份時間。? 缺點：當災難發生時，恢復數據比較麻煩 ? 3）差備份(differential backup): ? 每次備份的數據是相對于上一次全備份之后新增加的和修改過的數據。管理員先在星期一進行一次系統全備份，然后接下來的幾天里，再將當天所有與星期一不同的數據備份到磁帶上。

? 差備份無需每天都做系統全備份，備份所需時間短，節省磁盤空間，災難恢復方便，即管理員只需系統全備份磁帶和發生災難前一天的備份磁帶。? 正常備份、增量備份和差異備份的區別

? A.正常備份用于復制所有選定的文件，并且在備份后標記每個文件（換言之，清除存檔屬性）。也就是說，正常備份是復制所有要備份的文件，并且在備份后清除所有文檔的“存檔”屬性，這樣在下次備份時，軟件會認為這些文件都還沒有被備份。

? B.增量備份則是，僅備份自上次正常或增量備份以來創建或更改的文件，并且將這些文件標記為已經備份。舉例來說，當你第一次進行正常備份后，所有文檔的“存檔”屬性被清除，而在你新建或修改這些文件后，文件重新被加上“存檔”屬性，增量備份就是備份這些文件，并且在備份后將這些文件的“存檔”屬性清除，以保證下次不再備份這些文件。?

C.差異備份用于復制自上次正常或增量備份以來所創建或更改的文件。它不將文件標記為已經備份（換句話說，沒有清除存檔屬性）。這就是說，正常或增量備份去掉了文件的“存檔”屬性，在新文件創建或舊文件被修改后，文件重新被加上了“存檔”屬性，差異備份就是備份這類文件。在備份完畢后，差異備份并不會清除這類文件的“存檔”屬性，這樣的話，在下次運行差異備份的時候，只要在此期間上次差異備份的文件沒有被更改，則它們還會包含在備份集中，將被再次備份。

? 存檔屬性

? 文件系統給每個文件設立一個標志記錄文件是否需要備份（或者說存檔），正規的備份程序都會使用這個屬性。一個文件被建立或修改時操作系統設置文件的存檔屬性，表明文件需要備份，備份程序備份過文件后清除存檔屬性（一般是普通備份和增量備份），表明文件已經備份。這個屬性用戶是可以操作的，不過最好還是留給備份程序去處理。? 不同備份類型可以存在一定組合 ? 完全備份和差異備份 ? 在星期一進行完全備份，在星期二至星期五進行差異備份。如果在星期五數據被破壞了，則你只需要還原星期一完全的備份和星期四的差異備份。這種策略備份數據需要較多的時間，但還原數據使用較少的時間。? 完全備份和增量備份 ? 在星期一進行完全備份，在星期二至星期五進行增量備份。如果在星期五數據被破壞了，則你需要還原星期一正常的備份和從星期二至星期五的所有增量備份。這種策略備份數據需要較少的時間，但還原數據使用較多的時間。? 4.幾個可行的實用備份方案

? 1)遠程集中式備份方案（硬盤異地鏡像）

系統管理員將磁帶機連接在總部中心備份服務器上，通過網絡將總部及地方數據備份到這些磁帶機上。

? 優點：備份和災難恢復工作由中心系統管理員完成，減少地方人員介入，降低人為錯誤發生概率，提高備份數據可靠性。

? 缺點：網絡系統數據量龐大，網絡帶寬出現瓶頸，易出現噪音干擾或意外傳輸中斷，磁帶設備要求大容量和高速傳輸率，投入較大。? 2)本地網絡備份方案

? 系統管理員將磁帶機連接在本地備份服務器上，只對本地網絡數據進行系統備份。? 優點：只對本地服務器進行備份，對網絡本身性能要求不是太高，數據量大小與磁帶機存儲容量相適應，節省設備投資，降低總體成本。

? 要求：管理員對備份操作很熟悉，還需進行科學化、制度化管理，以防人為錯誤發生和磁帶管理混亂。

? 3)網絡備份自動化解決方案 ? 是一種理想的備份方案，能夠提供無人值守的自動化備份，無需網絡管理員進行任何干涉。其包括三個主要組成部分：

? 良好的備份策略? 自動化存儲設備? 優秀的備份管理軟件 ? 5.電子文件備份策略選擇

? 1)不常用的文件——優質磁帶機 ? 磁帶機是將數據以線性方式存儲，必須倒帶才能找到要讀取的數據，數據傳輸速度較慢，不適于實時讀文件；但磁帶經久耐用，技術壽命長久，價格較低，成為歸檔文件進行備份的最佳選擇。

? 2)日益膨脹的數據庫——CD-ROM光盤鏡像服務

? 用戶在網上既可以共享數據庫又不占用大量服務器的存儲空間 ? 3)既要進行實時讀取又要保證安全的數據——RAID磁盤陣列

? RAID（廉價磁盤冗余陣列）將服務器上所有的可用磁盤空間組織成一個超級磁盤，使用戶以快速、準確和安全的方式來讀寫磁盤數據。

? 廉價磁盤冗余(RAID)是一個驅動器陣列，作為一個單驅動器使用。數據通過一種“分拆”技術均勻地寫在每一個驅動器上，分拆技術把數據分別放在兩個或多個驅動器上。數據分拆可在位級或扇區級進行，一個扇區是一個磁盤數據塊。分拆提高了吞吐量并且提供了一種冗余的形式，可以保證磁盤陣列中一個磁盤出現故障時不影響系統正常工作，這是通過把分散的數據編碼到一個稱為奇偶驅動器的備份驅動器來實現的。?

三、電子文件內容信息保護的管理措施 ?

（一）加強安全意識和保密意識 ?

（二）建立健全電子文件管理制度

（三）完善電子文件信息安全的法律法規體系

第三節

電子文件的物理載體保護 ?

一、電子文件載體的種類 ?

（一）磁性載體

? 1.軟磁盤 2.硬磁盤

3.磁帶 ?

（二）光學載體

? 1.只讀型光盤

2.一次寫入型光盤

3.可擦寫型光盤 ?

（三）閃存盤

? 1.啟動型閃存盤

2.無驅型閃盤

3.加密型閃盤 ? 4.隨身數據管理型閃盤

5.特定功能型閃盤

二、電子文件載體的選擇

（一）載體選擇的原則

1.存儲介質選用的衡量因素

? 1】存儲數據的類別

2】數據擬保存的時間長短 ? 3】本部門所管理的信息量大小

4】存儲數據的成本

5】綜合性考慮

2.電子文件存儲介質選擇原則：

? 1】數據的不可更改性

2】存儲介質保全數據能力強

? 3】存儲介質的技術壽命

4】有穩定的市場支持 5】應使用離線存儲介質

3.電子文件載體的選擇依據：

⑴盡量選擇有國際和國家標準的載體；

⑵選擇有發展前途的，其使用的軟件應有多個供應渠道;

⑶載體內在性能穩定，耐久性得到公認； ? ⑷能較方便地進行保護;? ⑸載體及其記錄所必備的軟硬件，價格便宜并為用戶所能接受；

? ⑹能較容易地檢測出載體的質變現象，以便在載體變化之前將文檔復制到新的載體上。?

（二）幾種存儲方式的比較 ?

二、電子文件載體保護 ? 1.控制適宜的溫濕度

? 溫濕度變化導致的物理變化和水解反應可能引起磁性載體黏合層脫落。長期放置在高溫下，會使磁性載體和光盤變形；長期處于低溫中，會使電子文件載體變脆易裂；相對濕度過大，會使磁性載體記錄的信息丟失甚至材料變質，永遠失去使用價值；相對濕度過低。磁性載體和光盤都容易產生靜電，吸附更多的灰塵，使讀出錯誤率增加。? 根據《磁性載體檔案管理與保護規范》規定，溫度在15 ℃-27℃、相對濕度40%-60%范圍內選定一組值，推薦最佳保管溫度為18 ℃，相對濕度為40%，選定之后，在24小時內溫度變化不得超過3 ℃，相對濕度變化不得超過5%.另外，磁性載體文件使用場所的溫度、濕度與庫房溫度、濕度的相差范圍分別為±3 ℃、± 5%，否則應該在使用前，將磁性載體在使用環境中平衡3天以上。? 2.防止灰塵

? 灰塵的影響對電子文件載體危害極大，可以造成電子文件載體的物理損傷、化學損傷和生物損傷。灰塵污染或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，會造成其物理損傷，引起記錄信息的損失；灰塵中所含的化學成分，會不同程度的引起磁盤、磁帶、光盤的腐蝕、降解等化學作用而毀壞；灰塵落到電子文件上，在一定條件下霉菌就會滋長，霉菌分泌的有機酸和酶會損壞磁性和光盤，載體發霉后，不僅會使數據丟失，而且會污染驅動器讀寫磁頭，甚至傳染給其它載體。

? 做好防塵工作，保持環境衛生。要創造減少空氣中含灰塵量的條件，保證機器清潔；不能用手直接接觸光盤的信息部，使用后應放在盤盒中儲存，不應隨處存放。? 3.防止外來的磁場

? 外來磁場作用于磁性載體上，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。當強磁場與磁記錄距離很近時，就會改變其磁道的磁化方向，破壞磁粉按錄入的信號排列，改變原有磁記錄的狀態，從而導致信息丟失。? 在電子文件保存和使用中，一定要遠離強磁場，確保不受磁場的破壞。按規定，磁性載體與磁場源（永久磁鐵、馬達、變壓器等）之間的距離不得少于76mm；可使用軟磁物質（軟鐵、鎳鐵合金等）制成箱柜，對磁場進行屏蔽；在存有重要電子文件的庫區設置測磁設備，以檢測隱蔽的磁場。? 4.防止機械震動

? 機械磨損和強烈的震動可以對電子文件產生破壞。磁盤、磁帶在驅動器內高速運行，長期使用會使他們摩擦損傷，使記錄信息丟失。在保存和傳遞過程中，也會因摩擦、劃傷、彎折等現象而引起磁記錄和光盤記錄的信息損壞；強烈的震動，會影響磁性載體材料中的磁物質內部磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，破壞已記錄信號。

? 做好減震防沖工作。硬盤驅動器應平放固定，防止發生震動、硬盤驅動器讀寫操作時，不要移動或碰撞工作臺，以免磁頭劃傷盤片，造成盤片上的讀寫錯誤。? 5.防止光線和有害氣體 ? 有害氣體和光線（特別是紫外線）對電子文件載體危害極大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等，具有酸性和氧化性，在一定條件下，可沉積和吸附在其載體表面，分解出酸性化合物等有害物質，腐蝕、破壞載體，致使盤基、帶基老化變質，磁粉脫落，還可能產生各種色斑，造成文件信息丟失。紫外線能與電子文件制成材料發生氧化反應，使磁盤、磁帶、光盤的盤基、帶基老化，脆性增大，強度下降；同時，紫外線的能量可以破壞磁性載體的剩磁的穩定性，導致信號衰減，影響磁記錄信息的讀寫效果。? 因此，要嚴防強光的影響，不讓室外光線直接照射在磁帶、磁盤上。? 6.加強日常管理和維護

? 1】存放：磁帶、光盤等載體要垂直放置，以防變形和重物擠壓，不能用手直接觸摸載體；嚴禁用橡皮筋、繩子、曲別針來固定載體，以免造成介質損壞和變形。

? 2】做好整理工作：磁盤上標簽寫好后貼上，不能用硬筆在盤上直接書寫、修改，防止劃傷。要定期對磁帶進行倒帶，緩解磁帶的卷繞張力，防復印效應，也能避免磁帶發霉。? 3】加強清潔維護：不得隨意擦拭或清洗盤片，如果出現發霉現象，要用干凈的藥棉蘸高純度的酒精擦洗，然后放置在清潔的環境中讓酒精揮發干燥后在使用。? 復印效應是磁帶記錄的一種特有現象。是指錄制好信號的磁帶纏繞在一起時，某一層的信號場強感應到相鄰層上，從而引起回聲效應，導致磁帶在信息回放過程中出現回聲和串雜波干擾等現象。? 雙語教學詞匯

? 備份 backup 保管 custody

副本

counterpart 正本

principal edition ? 草稿

rough draft

仿真

emulation

遷移

migration ? 思考與練習題

? 1．闡述電子文件的信息保護和物理保護。? 2．簡述電子文件保護的特點。

? 3．淺述危害電子文件信息安全的因素及其處理措施。

4.電子文件信息保護的核心技術有哪些？

5.電子文件載體的選擇依據

6.結合實際談談電子文件備份策略的選擇。第七章 電子文件的利用 ? 第一節? 電子文件利用概述 ?

一、電子文件利用的含義

? 電子文件的利用：采用多種有效的方式、方法，將電子文件的信息以適當的方式及時、準確地提供給最終用戶，滿足用戶的利用需求。

二、電子文件利用的特點

?良好的共享性

良好的復用性

良好交互性

超地域限制性

超時間限制性

三、電子文件利用系統的構成要素

? 電子文件利用系統是指將電子文件利用的各種要素結合在一起，所形成的有機整體。? 構成電子文件利用系統的要素有：法律法規要素、信息要素、檢索系統要素、用戶要素、利用安全防范要素。

?

（一）法律法規要素（保障要素）

? 1.對電子文件信息而言? 2.對電子文件用戶而言? 3.對電子文件的利用行為而言 ?

（二）信息要素（核心、基本要素）? 1.電子文件信息的質量 ? 2.電子文件信息的數量

? 1）信息的總量? 2）信息的完整性 ?

（三）檢索系統要素（技術要素）

? 1.電子文件的著錄標引? 2.電子文件的檢索 ?

（四）用戶要素（智力要素）

? 1.用戶的利用需求? 2.用戶的利用行為 ?

（五）安全防范要素（保障要素）

? 1.計算機及計算機網絡安全? 2.保密安全 ? ? 第二節 ? 電子文件利用的方式

一、電子文件的非在線利用

非在線利用的具體方法：

? 1.集中閱覽：指開辟閱覽室，供利用者直接查閱利用電子文件。

? 就機構而言，適用于文件和用戶較多、用房條件較好、計算機設備較多的機構，如檔案館、大型政府部門等。

? 就文件資源而言，適合那些尚未上網或不方便、不適宜、不必要上網的材料，如限制使用的機密性材料、某些CD-ROM等。

? 2.提供電子文件拷貝：檔案部門向利用者提供記錄在特定載體上的電子文件。

? 一般情況下，使用大型計算機設備的利用者，以提供磁帶或硬磁盤為宜；一般的微型計算機使用者，如果電子文件數量較小且用于一般用途，可用U盤或軟盤，若是大批量的電子文件，可用只讀光盤或一次寫光盤。

? 拷貝時應注意：

?（1）應將電子文件轉換成通用的、標準的存儲格式 ?（2）根據利用者的需要進行復制

?（3）盡量為利用者提供無法進行復制的電子文件拷貝件

? 3.縮微閱讀：是利用COM（Computer Output Microfilm）技術將轉化為直讀信息的電子文件內容記錄在感光膠片上，形成拷貝件后再利用縮微閱讀機進行閱覽。?

二、電子文件的在線利用

? 1.計算機網上閱覽? 2.網上復制? 3.網上咨詢 ? 第三節? 電子文件利用的管理

一、建立新的“利用規則”

（一）建立多套備份制度

（二）采用適當的控制技術

A、在整個利用系統功能的使用上，要進行使用權限的認定。

B、在電子文件存儲載體的使用上，要確定其使用控制程度。

C、建立的規章制度應注意有效性與可行性。

（三）限制利用方式，確保電子文件安全

（四）最大限度地發揮電子文件的優越性。?

二、電子文件利用的管理 ?

（一）使用權限審核

?

（二）提供利用拷貝的回收 ?

（三）利用中的安全措施

1.采用合理的利用方式，不能無原則地向所有利用者提供全部的利用方式。

2.依據電子文件內容的密級層次，進行有效地管理。

3.采用通訊傳輸或直接利用時，必須對信息內容加密處理。

4.對利用的過程進行跟蹤監控，并進行相關的記錄。

5.利用系統應有較強的容錯能力，避免誤操作帶來的不可挽回損失。

三、電子文件的利用統計

電子文件的利用統計：就是通過采集電子文件利用工作過程中的各種數據并進行量化分析，客觀準確科學地提示電子文檔利用工作中的特點和規律從而指導電子文件利用工作，提高電子文件利用工作水平。

四、電子文件利用中的障礙

心理問題

技術問題

資金問題

法律問題

資源問題 第四節 ? 電子文件信息的開發利用與編研

? 全國檔案信息資源開發利用試點工作由國家檔案局和國務院信息化工作辦公室于2006年9月共同啟動（為期1年），包括省以上檔案館、中央國家機關和中央企業檔案部門（寶鋼、中石化及西安飛機工業公司）在內的16個單位作為試點。對傳統載體檔案數字化、政務信息資源管理、已公開現行文件利用、企業檔案信息資源開發利用、公共文獻基礎數據庫建設和檔案信息資源社會化服務進行探索。?

一、電子文件開發的基本內容

? 開發利用工作的基本任務：就是解決文件形成無序和利用有序的矛盾。

? 電子文件的開發與利用：就是揭示在社會活動中形成的電子文件信息的各種使用價值，并通過各種科學有效的方法，使之有效地為社會提供利用開發的過程。? 電子文件開發：就是對電子文件信息有序化組織和加工的過程，目的在于為最終用戶提供更合理的信息結構、更多樣化的信息產品。? 電子文件的開發與利用的關系：

? 二者相互銜接、相互促進，是電子文件開發利用活動過程不可分割的兩個方面，開發工作是利用服務的基礎和前提條件，利用服務是開發的后續性工作，其成效體現著開發工作的成果。

? 電子文件本身是一次信息，開發的成果是有序化的一次信息、二次信息和三次信息，形成 有序化的一次信息主要工作是分類；形成二次信息的主要工作包括著錄、標引、編制檢索工具等；形成三次信息主要工作是編研。? 分類是文件信息組織的重要內容。

? 電子文件的分類分為實體分類和信息分類。

? 實體分類：對保存文件的脫機介質分類，如果介質數量少，一般按介質的不同簡單分類即可;如果介質較多，可以結合文件的內容、時間進行細致的分類。

? 信息分類：對電子文件信息的邏輯分類，這種分類與其存儲位置無關。信息分類角度有多個，包括職能活動、時間、形成部門、文種、數據格式、保管期限。?

二、電子文件信息開發的方式

? 1.自行開發，面向最終用戶直接提供服務

即機構和各類檔案館直接為最終用戶提供信息產品和服務的方式，具體服務項目把包括建設檢索系統，提供各種檢索服務。

? 2.自行加工信息產品，提供給中間服務商

該種方式可以增加電子文件信息資源傳播的途徑，擴大大影響力。? 3.與其它部門合作開發電子文件信息資源

合作對象包括Web站點，數據庫生產者，圖書、音像出版社 ?

三、電子文件開發的原則 ?

（一）系統合法原則?

（二）創造性原則?

（三）存真原則?

（四）實用效益原則 ?

四、檔案館電子文件開發工作的程序

?

1、確定電子文件研究開發成品選題和選型?

2、對開發產品的素材進行選擇與核實 ?

3、對電子文件進行形式加工?

4、編制電子文件產品

?

5、對電子文件產品進行校核與審定?

6、推廣交流電子文件產品 ?

五、電子文件開發的類型

? 1.按電子文件產品的作用、性質與范圍分類

? 簡介型：簡略報道和簡要介紹某項活動的基本情況和某項事務的扼要概況的信息產品。如產品介紹、科研成果簡介。

? 資料型：以電子文件的原始信息為基礎，滿足利用者直接進行分析、研究、參考、借鑒需求的信息產品。如醫療事故處置匯集。

? 綜合型：較全面反映某一學科領域，某個專業或某一單位活動面貌的信息產品。如勞動保障制度匯編。

? 專題型：集中反映特定課題或特定科技生產活動的信息產品。如ⅹⅹ述評

? 系列型：由若干具有內在聯系的獨立的信息產品，組成的共同反映更廣泛主題或對象信息產品。

? 2.按不同的服務目的和對象分類

? 政策法規型：十一屆三中全會以來政策匯編、農田基本建設規劃選編

? 管理型：某廠基礎數據匯編

? 技術型： ⅹⅹ技術要覽 ? 產品型： 某產品零部件手冊、設備使用手冊 ? 市場型：產品營銷指南、市場動態分析

? 史料型：年鑒、史料

? 文化型： ⅹⅹ專題片、城市老照片選集 ?

六、電子文件的編研

? 電子文件的編研：指根據客觀需要，對文件內容進行分析研究，按照一定的題目，將相關文件信息加工、編輯成各種形式的電子文件編研成品的業務工作。? 電子文件編研的特點：

? 1.編研時間大大縮短? 2.編研成品內容更為豐富? 3.編研成品的形式更為多樣化

? 4.編研成品的傳播更為方便快捷5.編研工作者的組成更為復雜?6.注意知識產權的保護 ? 第五節? 電子文件用戶教育

? 電子文件用戶教育：或稱電子文件用戶培訓，指檔案機構開展的培養用戶（包括現實用戶與潛在用戶）的檔案信息意識，提高用戶利用電子文件能力的教育。? 具體指檔案機構有計劃、有安排地向用戶傳授電子文件的知識，幫助用戶熟悉電子文件信息資源的分布與利用線索，改進用戶利用電子文件的方式和方法，提高電子文件開發與利用效率的一系列活動。

?

一、電子文件用戶教育的意義 ?

1、從電子文件信息資源角度看 ?

2、從電子文件用戶角度看 ?

3、從檔案機構角度看

?

二、電子文件用戶教育的原則

?

1、系統性原則?

2、普及性原則 ?

3、針對性原則?

4、靈活性原則 ?

三、電子文件用戶教育的內容 ?

1、用戶意識的培養

? 1）培養電子文件用戶的信息意識 ? 2）培養電子文件用戶的法律意識

? 3）培養電子文件用戶知識產權保護的意識 ?

2、用戶能力的提高

? 1）提高電子文件用戶認識電子文件信息資源分布的能力 ? 2）提高電子文件用戶檢索電子文件的能力

? 3）提高電子文件用戶識別與選擇電子文件的能力

思考與練習題

名詞：電子文件的利用

電子文件的編研

電子文件的開發

電子文件的利用統計

電子文件用戶教育 1.簡述電子文件利用的方式。2.談一談電子文件利用的特點。3.談一談電子文件利用工作的原則。4.簡述電子文件利用工作中的障礙。

5.闡述電子文件編研與傳統文件編研的不同。6.結合實際分析電子文件信息開發的方式有哪些？ 7.闡述電子文件的開發與利用的關系。8.簡述電子文件用戶教育的原則。9.簡述電子文件用戶教育的內容。

10.試分析如何做好電子文件的利用管理。11.簡述檔案館電子文件開發工作的程序。

第八章

數字檔案館

第一節

數字檔案館概述

一、數字檔案館的概念

（一）數字檔案館概念的起源

（二）數字檔案館的定義

關于數字檔案館的概念，目前還存在多種不同的看法，歸納起來主要有兩種：

一是認為數字檔案館是一種實體概念、機構概念，是一種新的檔案館形態。即依賴數字化技術，對傳統檔案館館藏文字、聲音、圖像等進行數字化，并對這些數字化檔案信息進行存儲、傳輸和處理，在網絡化環境中被本地和遠程用戶存取的一種新型檔案館。

二是認為數字檔案館是一種技術模式，是一個數字化的信息系統，是以文件和檔案信息為特定對象的有序的信息空間和開放的信息環境它可以將分散于不同載體、不同地理位置的信息資源通過網絡相互連接，向用戶提供方便快捷的在線服務。?

（三）數字檔案館的特征

1.檔案館管理高度自動化

2.檔案信息資源數字化

3.檔案信息標準化

4.檔案信息傳輸網絡化

5.以用戶為中心的在線服務模式

6.綜合使用諸多高新技術 ?

二、數字檔案館的主要功能

三、數字檔案館與傳統檔案館的比較 ?

（一）區別

? 1.從以檔案館為中心到以用戶為中心

? 2.從以檔案文獻實體為中心到以數字化檔案信息為中心 ? 3.從以“擁有”為中心到以“存取”為中心 ?

（二）數字檔案館對傳統檔案館的影響

1.館藏的影響?

2.技術服務的影響?

3.人員的影響 ? 數字檔案館與傳統檔案館主要業務活動比較：

◆館藏與管理

◆編目

◆標引

◆目錄

◆利用服務

◆統計

◆鑒定

由此可見主要變化有：

1、館藏內涵的變化

2、技術服務的變化

3、員工角色的變化

數字檔案館與傳統檔案館最大的區別是技術層面上的。

四、數字檔案館與數字圖書館的比較

（一）數字檔案館與數字圖書館的共同點

1.建設目標上具有相似性

2.工作原理上具有相同性

3.采用技術上具有相關性

（二）數字檔案館與數字圖書館的不同點

1.信息資源方面

2.服務方面

3.應用技術方面

4.管理方式方面

5.建設成本方面

6.信息安全與保密方面 第二節

數字檔案館的建設

一、數字檔案館的構建與運作

（一）數字檔案館構建與運作的相關要素

1.人才是關鍵

數字檔案館建設應由以下幾類人才構成：

◆管理人才

◆檔案館工作人員

◆技術人才

◆法律人才

2.技術是基礎

相關技術可歸為五類：

◆內容的創建與獲取

◆存儲和管理

◆檢索

◆內容發布

◆安全控制

3.標準是命脈

◆字符內部編碼標準。

◆數據格式標準。

◆信息輸出格式標準。

◆數據交換標準和網絡通信協議標準。

4.制度是保障

包含：國家的宏觀調控

檔案管理規范

法律保障

（二）數字檔案館建設遇到的問題

第一，基礎理論研究方面。

第二，數字信息資源建設方面。第三，技術標準方面。

第四，法律法規方面。

第五，人才建設方面

第六，與外界協作方面

（三）數字檔案館館藏建設

第一，通過“介質接收”（物理接收）和“在線接收”（邏輯接收）將分散在各機構的電子文件集中起來。

第二，通過網絡將不同機構的文件信息系統連接起來。

第三，通過網絡連接不同的數字檔案館數字化館藏。

第四，將本館傳統檔案信息數字化。

? 1.館藏珍貴檔案數字化；?

2.具有長遠使用價值的檔案數字化； ? 3.有經濟、科技、文化價值的檔案數字化；? 4.具有地方特色的檔案數字化； ? 5.利用率高、需求大的檔案數字化；?

6.開放的檔案數字化。

第三節

我國數字檔案館簡介 ?

一、我國數字檔案館建設現狀 ?

二、數字檔案館建設實例

? 作業：分析數字檔案館與傳統檔案館的關系。

思考與練習題

名詞：數字檔案館

1.簡述數字檔案館的特征。2.闡述數字檔案館的主要功能有哪些？

3.談談數字檔案館與傳統檔案館的比較。4.結合實際談談數字檔案館對傳統檔案館的影響。5.結合實際談談數字檔案館與數字圖書館的比較。

6.簡述數字檔案館構建與運作的相關要素。

7.簡述如何豐富數字檔案館館藏？ 8.結合實際談目前應選擇哪些傳統檔案進行數字化？ 9.結合實際分析數字檔案館建設中會遇到哪些問題？ 第九章

電子郵件管理 ? 第一節? 電子郵件概述 ?

一、電子郵件的概念

? 指借助于電子計算機生成、處理，通過電子郵件系統經由網絡傳遞的電子信息。?

二、電子郵件的應用特性

? 1.便捷性? 2.經濟性? 3.可靠性? 4.廣泛性 ? 電子郵件與普通郵件、電話的性能比較： ?

三、電子郵件的種類

?

（一）根據郵件生成領域劃分

? 1.公務郵件：在公務活動中制發或收到的電子郵件。包括政務郵件和商務郵件等。? 2.私人郵件：在私人活動中形成或收到的電子郵件。?

（二）根據郵件內容劃分（以公務活動為例）

? 1.業務性郵件：如發布業務規章的郵件? 2.事務性郵件：如發送打掃衛生的通知 ?

（三）根據編碼形式劃分

? 1.文本郵件? 2.圖形郵件?3.圖像郵件?4.聲音郵件

5.影像郵件?

6.多媒體郵件

?

四、電子郵件的功能

?

1.電子郵件是承載信息的電子媒介?

2.電子郵件是傳遞信息的數字化手段

?

發揮第一作用時，電子郵件被視為電子信息；發揮第二作用時，電子郵件實際上是指電子郵件系統。? 第二節? 電子郵件在公務活動中的應用 ?

一、應用范疇

?

1.快速傳遞電子文件和其他公務信息 ?

2.高效處理電子文件和其他公務信息

?

包括起草編輯文件；發送文件；收文顯示；讀取、檢索文件信息；恢復轉發文件信息；退文說明；對文件實施有效管理 ?

二、工作原理

?

電子郵件的工作過程遵循客戶-服務器模式。每份電子郵件的發送都要涉及到發送方與接收方，發送方構成客戶端，而接收方構成服務器。?

三、電子郵件的使用方法 ?

（一）設置電子郵件賬號：

1.設置名稱2.設置電子郵件地址 3.設置郵件服務器 4.設置帳號和密碼

?

（二）發送郵件

電子郵件的結構主要包括：頁眉、信體、附件三部分。

⑴ 打開新郵件窗口

⑵ 選擇發送郵件的帳號

⑶ 選擇發送郵件的格式

⑷ 對郵件進行檢查

⑸ 進行數字簽名 ?

（三）接收郵件

?

在默認情況下，啟動0utlook Express時會自動和郵件服務器連接并檢查服務器上是否有發送給用戶的新郵件。如果有新郵件，會自動接收新郵件，并在窗口底部的狀態欄上顯示“接收新郵件”。新郵件接收完成后，狀態欄上會顯示用戶有幾封新郵件。?

（四）安全電子郵件

使用Outlook Express中的安全電子郵件，需要數字標識。數字標識(即數字證書)提供了一種在Internet上驗證身份的方式。這里所說的數字標識即公開密鑰PK和秘密密鑰SK。

數字標識允許規定的人的電子郵件簽名，真正的收件人可確保該郵件來源并沒有受損，如果來源不正確，或者中途被人截獲、篡改，數字證書就會提示錯誤。數字標識的另一個作用是其他人發送給數字證書持有者加密郵件。?

（五）郵件規則

? 用戶可以在Outlook Express中使用規則，從而將接收到的郵件自動分類并放入不同的文件夾中，或者以 彩色突出顯示特定的郵件、自動回復或轉發特定的郵件等。? 第三節? 電子公務郵件的性質和特點 ?

一、電子公務郵件的性質

? 1.從內容角度看，具有行政有效性? 2.從工作方式看，具有傳遞性 ? 3.從技術途徑和工作狀態看，具有流動性 ?

二、電子公務郵件的特點

1.集機構活動的工具與證據為一身?

2.正式文件與非正式文件共存 ? 3.公務文件與私人文件交織 ? 第四節? 電子公務郵件的管理 ?

一、電子公務郵件管理的難點

1.使用量急劇增長，文件管理面臨“電子郵件文山”

2.電子公務郵件的“身份”難以準確鑒別?3.電子公務郵件中的秘密或隱私的保護面臨困擾 4.電子公務郵件的安全性令人擔憂? 5.電子公務郵件的可靠性與真實性莫衷一是 ?

二、電子公務郵件管理要則 ?

（一）社會環境中的管理準則

? 1.建立健全法律法規? 2.完善標準體系? 3.遵循網絡規范 ?

（二）機構環境中的管理規則

? 1.機構必須履行管理電子公務郵件的職責

? 2.機構必須明確電子公務郵件管理的職責劃分? 3.機構必須承擔培訓工作人員的職責

?

（三）電子公務郵件系統的內部環境管理原則

? 1.電子公務郵件系統的生成、捕獲過程控制? 2.電子公務郵件傳遞過程控制 ? 3.電子公務郵件的處置過程控制? 4.電子公務郵件系統的開發、設計過程控制 ? 雙語教學詞匯

? 數字簽名

digital signature? 公用密鑰 public key ? 私密密鑰

privacy key 思考與練習題

1.簡述電子郵件的種類。2.數字標識的申請和使用。3.簡述電子公務郵件管理要則。第十章 電子文件管理實踐 ? 第一節? 電子文件管理理論與方法探索 ?

一、國外電子文件管理理論與方法的探索 ? @1965年，倫敦 第九次國際檔案圓桌會議 ? @1968年，第六屆馬德里國際檔案大會 ? @1971年，第十三次國際檔案圓桌會議 ? @1988年，第十一屆巴黎國際檔案大會

? @1992年，國際檔案理事會成立電子文件委員會 ?

二、國內電子文件管理理論與方法的探索 ? @20世紀80年代初 ? @1989年，《檔案管理學》增設“機讀檔案”一章

? @1996年，電子文件歸檔與電子檔案管理研究領導小組 ? @1996年，第十三屆北京國際檔案大會 ? 第二節? 國內電子文件管理實踐

?

我國第一次發表有關電子文件的文章是《檔案學通訊》1988年第1期《電子文件管理——即將來臨的文件管理革命》。20多年來我國電子文件管理的實踐探索與理論研究雖然一直成為檔案學界的熱點，且高潮迭起，成果豐碩，然而電子文件管理始終難題相伴，困境煩擾。? 我國20多年來電子文件管理的實踐探索與理論研究大致可分為四個階段： ?

一、1988～1996年——電子文件開始產生和電子文件管理起步的階段

? 1994年，中國作為第71個國家級網加入Internet，隨后中國政府實施了“金橋”、“金卡”、“金關”等信息網絡工程。

? 1996年9月在北京召開第十三屆國際檔案大會。

? 1996年國家檔案局成立了電子文件歸檔與檔案管理研究領導小組。從此拉開了中國電子文件管理的實踐探索與理論研究序幕。

? 這一時期在理論上對電子文件的研究剛剛處于起步階段，關于電子文件管理的研究文章還是比較少，約有20篇相關論文。對電子文件認識還比較模糊，研究的內容主要是圍繞電子文件給實際工作帶來的影響以及由電子文件引起的理論困惑和電子文檔系統設計進行探索，主要借鑒美國和新加坡等國的經驗。相關的研究人員除了檔案界外，還有圖書館、計算機等領域的人員。? 因此，對電子文件管理的探討主要來源于實際工作所面臨的問題與困惑。雖然起步很晚，但檔案界已經意識到我們在電子文件管理的實踐探索與理論研究方面和發達國家的差距，有了奮起直追的決心。

?

二、1997～2005年——電子文件管理的發展階段

? 從1999年起，國家檔案局開始將電子文件的歸檔管理作為工作重點。

? 2000年，王剛同志提出了全國檔案信息化建設任務的要求，隨后國家檔案局組織有關部門對檔案信息化建設開展研究，提出了全面推進檔案信息化建設戰略部署，全國檔案信息化工作全面啟動。

? 2002年，國家檔案局發布《全國檔案信息化建設實施綱要》，開通了國家檔案局網站，并在深圳召開了數字檔案館建設現場演示會，全國檔案信息化建設進入全面推進階段。? 2005年4月1日實施的《中華人民共和國電子簽名法》 ? 2005年10月在杭州召開的“數字檔案館國際研討會” ? 這一時期關于電子文件管理的理論研究升溫很快，發表的論文不少。通過對中國期刊網上的搜索，發現從1997~2005年發表有關電子文件的文章1384篇，其中2002~2005年處于爆發期，有917篇，可見這一時期中國檔案研究者對電子文件的理論研究開始重視。? 這一時期雖然對電子文件管理的實踐探索與理論研究都取得了令人矚目的成績，但電子文件管理在實踐上和理論上都暴露出了不少問題。同時也說明我國電子文件管理的理論研究還不夠成熟和深入，滯后于實體管理，有待進一步發展 ?

三、2006年以來——電子文件管理的日趨理性化階段

? “十一五”期間，我國組織或參與的國際檔案前沿學術交流活動頻繁，涉及檔案信息化方面的內容日趨廣泛和深入。?

2009年6月和2010年4月，中國人民大學先后組織了“電子文件管理國家戰略”和“電子文件國際前沿管理成果”國際學術研討會。

? 2004年以來安徽、江蘇、廣西等地已經開展了電子文件中心的建設，開始了中觀層次統一管理的步伐。

? 2007年中共中央政治局候補委員、中央書記處書記、中央辦公廳主任王剛同志指出：“??面對新形勢新任務，國家檔案局要求有關部門深入研究，全面規劃，積極推動電子文件管理規范化、法制化進程，努力建立有中國特色的電子文件管理體系??”王剛同志的重要批示標志著我國電子文件管理研究將開始由機構層面向國家層面的轉變。

? 2009年底，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發電子文件管理暫行辦法，作為中央的規范性文件，該辦法兼具政策與法規的雙重屬性，首次在中央文件中確立了電子文件全程管理原則，并從信息化、檔案、保密等多個業務角度對電子文件管理過程予以規范，是中國電子文件管理國家戰略邁入起步階段的標志性事件。

? 這一時期檔案界頂級學者們關于電子文件管理的研究最大特點是關注電子文件實踐并進行理性思考，為我國電子文件管理國家戰略的實施積極出謀劃策做出了重大貢獻。? 第三節

國外電子文件管理實踐

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一、依附于紙質文件管理的起步階段（1945年——1989年）?

（一）歷史背景

? 20世紀40～50年代，計算機技術在檔案部門開始應用

? 50年代末，美國檔案部門最早開始嘗試應用計算機技術管理檔案。60年代，電子文件這一新的文件類型開始在政府內產生。

? 20世紀70年代，電子文件管理者，首先將有關的檔案原理和傳統方法應用到新類型文件領域。

? 1988年美國國家檔案與文件管理局建立了電子文件中心。?

（二）主要工作和特點 ? 1.理論成就

?（1）來源原則的質疑和重新重視?（2）后保管模式 ? 2.檔案、圖書、情報一體化管理

?

二、與紙質文件管理并重的確立階段（1990年——1999年）?

（一）歷史背景

? 電子文件管理的確立階段為20世紀的最后10年。其標志是電子文件和電子文件時代下，各國電子文件長久存取和數字信息保護策略的明確。? 20世紀90年代以來，“電子文件時代”成為國際檔案界普遍接受的一個概念，標志就是“電子文件”取代了“機讀文件”并得到廣泛采用。?

（二）主要工作和特點

? 1.理論成就——電子文件生命周期理論 ? 2.國際檔案信息一體化網絡形成及發展

?（1）美國檔案信息一體化網絡?（2）加拿大檔案信息一體化網絡 ?（3）英國檔案信息一體化網絡?（4）歐盟檔案信息一體化網絡 ? 3.電子文件長期保存的實施

?

三、電子文件管理國家戰略發展階段（2000年以來）?

（一）歷史背景

? 2005年出版的《電子文件管理工作手冊》中明確提出要“從戰略角度影響電子文件管理實踐”

? 澳大利亞、英國、丹麥等國家也先后將電子文件管理作為信息時代政府治理與政府責任的重要內容，納入國家電子政務建設之中，并開展了電子文件管理戰略研究項目 ?

（二）主要工作和特點

? 1.理論成就：文件生命周期理論在電子文件時代的補充——文件連續體理論的提出 ? 2.電子文件管理機構 ? 第四節? 電子文件管理的國際合作 ?

一、國際檔案大會對電子文件管理的關注 ?

二、國際檔案理事會對電子文件管理的規劃

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三、國際檔案界電子文件管理合作項目——Inter PARES國際研究項目 思考與練習題：

1.研讀我國早期的電子文件管理的理論著作，比較今天的相關論述，體會理論的更新與發展？ 2.為什么我國電子文件管理國家戰略的制定與實施迫在眉睫？ 3.比較美國和澳大利亞的電子文件管理。4.試述國外電子文件管理各階段的理論成就。

5.分析我國和發達國家電子文件管理發展歷程的不同點。

第二篇：電子文件管理目標

電子文件管理目標

管理目標是確定管理原則、管理方法呵管理行為的基礎，對政府電子文件的管理同樣如此。

1、保證電子文件的真實性

電子文件的真實性是指文件內容、邏輯結構和背景信息經過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時的原始狀態一致。真實性是保證電子文件業務有效性和法律證據性的基礎，是實現無紙化業務活動順利開展、實現信息化的先決條件，是電子文件反映和證實機構歷史真實面貌，構成社會價值，得以作為社會記憶長久保存的前提。

2、保證電子文件的完整性

完整性是實現電子文件證據價值、情報價值和長期可讀的重要保障，不完整的電子文件往往不能證實自身的真實性，也不能如實反映機構活動的真實面貌。

3、保證電子文件的長期可讀性

電子文件的可讀性是指文件經過存儲、傳輸、壓縮、解壓縮、加密、解密、載體轉換、系統遷移等處理后能夠以人可以識讀，可以理解的方式輸出，并保持其內容的真實性。電子文件的可讀性是其存在和價值的基礎，如果文件不能順利讀出，文件中的信息便成為了“死信息”，再有價值的東西也失去了存在的意義。保證電子文件可讀性的措施應該貫穿于全部管理工作的始終。

4、促進工作效率的提高

電子文件是為了執行業務和管理活動而產生的，其基本職能是支持機構職能活動的開展。電子文件的管理應該和電子文件的產生、應用一樣，繼續服務于機構提高業務效率的目標。科學的電子文件管理應該具有發揮電子文件現行作用和保持其歷史價值的雙重功能，而這不可偏廢，管理活動務必在二者間尋找平衡點，保持二者的高度統一。

5、方便查詢和利用

電子文件管理系統和管理者是文件和文件利用者之間的中介，理應為利用者提高高質量的文件信息。查詢和利用的過程正是實現電子文件信息價值的過程，因此，方便查詢和利用是電子文件管理的重要目標。

第三篇：電子文件命名及管理【原創】

電子文件命名及管理

一、電子文件的命名 1.為何要規范文件命名

? 溝通需要：讓接收方一眼明白文件的主題 ? 檢索需要：方便快速檢索到所需要的文件 ? 回溯需要：區分版本并回溯以前版本 2.詳略命名方式舉例 月總.doc 四月月總.doc 張三月總.doc 人事部張三2017年4月月總.doc 3.規范的命名方式

文件主題、歸屬部門、文件作者、歸屬時間或版本號

二、電子文件的有效管理

1.對文件夾的總體結構和層次進行設計，根據日常使用習慣分類管理，并設置詳細的子文件夾。

2.對文件夾命名時要注意兩點：

? 文件夾名稱明確，符合一般搜索的關鍵字習慣 ? 給文件夾編序號，例如01,02...? 常用的文檔編號小，排列在前面

3.文件夾命名時，如果和時間有關，可以加上時間作為前綴或者后綴。

4.給文件命名時和文件夾命名類似，要明確。如果是“日期+文件名”的方式，可以在日期和名稱之間用下劃線或者“-”來分隔。日期的書寫方式推薦yyyy.mm.dd方式。

三、使用技巧

? 善用Windows的搜索功能，注意使用通配符或者連續關鍵字查詢的方法和技巧。另外，如果明確文件在某個文件夾下就不要全盤搜索，節省時間。? 善用Windows的資源管理器。通過資源管理器左面的樹形結構可以方便的展開和關閉文件夾，可以快速的復制和刪除文件或文件夾。

第四篇：〈電子文件管理暫行辦法〉(39號文)

電子文件管理暫行辦法

（2010-07-28）

（中辦國辦廳字〔2009〕39號）

第一章 總則

第一條 為規范電子文件管理，確保電子文件的真實、完整、可用和安全，保存國家歷史記錄，促進信息資源開發利用，推動國家信息化健康發展，按照國家有關法律法規，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱電子文件，是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

第三條 電子文件管理應當遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規律，堅持下列基本原則：

（一）統一管理。對電子文件管理工作實行統籌規劃，統一管理制度，對具有保存價值的電子文件實行集中管理。

（二）全程管理。對電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過程管理，確保電子文件始終處于受控狀態。

（三）規范標準。制定統一標準和規范，對電子文件實行規范化管理。

（四）便于利用。發揮電子文件高效、便捷的優勢，對有價值的電子文件提供分層次、分類別共享應用。

（五）安全保密。按照國家有關法律法規和規范標準的要求，采取有效技術手段和管理措施，確保電子文件信息安全。

第二章 電子文件管理機構及職責

第四條 建立國家電子文件管理部際聯系會議制度，由中共中央辦公廳牽頭，國務院辦公廳、國家發展和改革委員會、工業和信息化部、財政部、國家檔案局、國家保密局、國家密碼管理局、國家標準化管理委員會等相關部門為成員單位，負責組織協調全國電子文件管理工作。國家電子文件管理部際聯席會議的主要職責是：

（一）負責統籌規劃和組織協調全國電子文件管理工作;

（二）研究制定電子文件管理方針政策；

（三）審定電子文件管理規章制度、重要規劃、重大項目方案；

（四）組織起草相關標準；

（五）研究解決全國電子文件管理中的其他重大問題。

第五條 國家電子文件管理部際聯席會議日常工作由中共中央辦公廳承擔。第六條 縣以上黨委、政府要結合實際，明確負責電子文件管理部門，承擔本地區電子文件管理工作的組織協調和監督檢查。第七條 各有關部門應當為電子文件管理提供必要的保障措施。

各級信息化行政管理部門應當將電子文件管理工作納入信息化發展規劃，為電子文件管理工作提供信息化保障。各級發展改革、機構編制等部門負責為電子文件管理工作提供政策保障各級財政部門應當為電子文件管理工作提供資金保障。

第八條 電子文件形成單位應當對本單位電子文件管理工作進行統籌規劃，建立管理制度，明確管理職責，規范工作流程，落實保障措施。各單位文秘和業務部門負責電子文件日常處理；檔案部門負責歸檔電子文件管理；信息化部門負責為電子文件管理提供信息化支持；保密部門負責涉密電子文件的保密監督管理。

第九條 各級國家綜合檔案館負責接收和保管本館接收范圍內各單位形成的具有永久保存價值的電子文件，并依法提供利用；有條件的應當根據國家災害備份的要求，建立本機電子文件備份中心或者異地備份庫。

第三章 電子文件的形成與辦理

第十條 電子文件形成單位在建立和完善信息系統時，應當組織文秘、業務、檔案、信息化、保密等部門提出電子文件管理的功能需求。

第十一條 電子文件在形成和辦理過程中，應當具備國家法律法規規定的原件形式，并符合下列要求：

（一）能夠有效表現所載內容并可供調取查用；

（二）能夠保證電子文件及其元數據自形成起完整無缺、來源可靠，未被非法更改；

（三）在信息交換、存儲和顯示過程中發生的形式變化不影響電子文件內容真實、完整。涉密電子文件的原件形式應當符合國家有關保密法律法規的規定。

第十二條 電子文件應當采用符合國家標準的文件存儲格式，確保能夠長期有效讀取。第十三條 電子文件形成單位應當對電子文件形成的過程稿及其相關信息的留存和安全保密等作出明確規定。

第十四條 在電子文件傳輸、交換時，應當遵循相關要求，對傳輸、交換過程予以記錄。

第四章 電子文件的歸檔與移交

第十五條 電子文件形成單位應當根據國家有關規定明確電子文件歸檔范圍和保管期限，并對具有保存價值的電子文件及時進行歸檔，由本單位檔案部門負責管理。

第十六條 電子文件歸檔應當符合下列要求：

（一）電子文件應當在辦理完畢后實時或定期歸檔，定期歸檔應當在第二年6月底前完成；

（二）歸檔電子文件的保管期限劃分準確；

（三）電子文件及其元數據應當同時歸檔；

（四）電子文件歸檔時，應當進行真實、完整、可用方面的鑒定、檢測，并由相關責任人確認；

（五）電子文件應當以國家規定的標準存儲格式進行歸檔，屬于國家秘密的電子文件應當使用專用保密存儲介質存儲，并按保密規定辦理歸檔手續；

（六）具有永久保存價值或者其他重要價值的電子文件，應當轉換為紙質文件或者縮微膠卷同時歸檔。第十七條 歸檔電子文件應當按照相關管理要求進行分類和整理。

第十八條 屬于國家綜合檔案館接受范圍的電子文件，應當按照規定時限向同級國家綜合檔案館移交。已建立電子文件備份中心的，應當按照其要求進行移交。

第五章 電子文件的保管和利用

第十九條 電子文件形成單位和各級國家綜合檔案館應當配備電子文件管理、利用的設施設備。

第二十條 電子文件保管應當符合下列要求：

（一）按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統分級保護管理規定建立電子文件管理系統和信息內容安全保密防護體系，執行嚴格的安全保密管理制度；

（二）定期對電子文件的保管情況、可讀取狀況等進行測試、檢查，發現問題及時處理；

（三）電子文件運行的軟硬件環境、存儲載體等發生變化時，應當將其及時遷移、轉換；

（四）電子文件應當實行備份制度；

（五）根據電子文件不同載體保管環境的要求，選擇適宜的保管條件。第二十一條 反映電子文件保管、利用過程的相關信息應當記錄和保存。

第二十二條 加強電子文件利用基礎設施建設，建立健全相關制度，采取有效措施促進信息資源共享，保證電子文件在規定時間、地域、機構、人員范圍內得到方便快捷的利用。

第二十三條 屬于信息公開范圍的電子文件的利用，應當按照國家有關規定執行；不屬于信息公開范圍的電子文件，按照國家有關檔案、保密、信息安全、知識產權保護等方面法律法規的要求，可在規定范圍內提供利用。

第二十四條 應當為利用者提供真實、可靠的電子文件，并采取有效措施確保電子文件不受損害。

第二十五條 電子文件的銷毀應當履行有關審批手續；涉密電子文件的銷毀應當按照國家保密法律法規的規定處理。

第六章 獎勵與懲處

第二十六條 負責電子文件管理的部門和電子文件形成單位對在電子文件管理工作中取得突出成績的單位或者個人，應當給予表彰或者獎勵。

第二十七條 有下列情形之一的，由縣級以上負責電子文件管理的部門責令限期整改；情節嚴重的，由有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他責任人員按照有關規定給予相應的處分：

（一）電子文件管理不符合真實、完整、可用和安全保密要求的；

（二）不按照規定移交或者接收電子文件的；

（三）不按照規定提供電子文件的；

（四）損毀、丟失、篡改、偽造電子文件的；

（五）擅自提供、復制、公布、銷毀電子文件的；

（六）擅自出賣電子文件的；

（七）玩忽職守，造成電子文件損失的。

有前款第四、五、六、七項情形，涉嫌犯罪的，要依法追究其刑事責任。

第七章 附則

第二十八條 本辦法所稱元數據，是指描述電子文件內容、結構、背景和管理過程的數據。第二十九條 軍隊系統的電子文件管理參照本辦法執行。第三十條 本辦法由中共中央辦公廳負責解釋。第三十一條 本辦法自印發之日起施行。

第五篇：文件 電子稿

獲得榮譽

1990年以來，該鎮農村經濟總收入位次由全市鄉鎮第二名升為第一名。全鎮獲得的榮譽稱號主要有： 首屆中國鄉鎮投資環境100強、國家農業示范基地、中國板栗之鄉、山東省雙文明明星鄉鎮、山東省農村經濟前200名鄉鎮、山東省小康鄉鎮、山東省中心鎮、山東省鄉鎮企業示范區、齊魯鄉鎮之星、山東省旅游強鄉鎮、濰坊市農村工作模范鄉鎮、濰坊市村鎮建設新型鄉鎮、濰坊市擁軍優屬模范單位、濰坊市鄉鎮企業十強鄉鎮、濰坊市農村工作先進鄉鎮、濰坊市先進科普示范基地、濰坊市先進基層黨組織、濰坊市小城鎮建設先進鎮、濰坊市科技興農先進單位。

第一產業

1947年春，昌城實行土地改革，1949年糧食畝產僅59公斤左右，總產僅354萬公斤。1978年糧食畝產達到329.5公斤，總產達到2538.4萬公斤。

1990年以來，全鎮實行農業結構調整。共建冬暖式大棚5000多個，小拱棚1500個，主要種植韭菜、黃瓜、豆莢、芹菜、葡萄、西紅柿、茄子等蔬菜瓜果。2000年，與諸城市園藝一場合作，采取“反租倒包”的形式，建立了6000畝無公害蔬菜生產基地，產品全部出口，畝收入高達2000多元。

該鎮重視植樹造林，保護生態環境。近幾年，共投資500多萬元，建設苗木繁育基地5000余畝，成材林5760畝，立木蓄積量2.3萬立方米，全鎮林木覆蓋率達30%以上。農田全部實現林網化，促進了農作物的增產增收，取得了較大的社會效益、生態效益和經濟效益。

2000年底，全鎮實現農村經濟總收入29.9億元，其中種植業2.4億元，林果業2400多萬元，畜收業4.3億元。