第一篇：畢業(yè)生檔案管理及轉寄說明

畢業(yè)生檔案整理及轉寄說明

一、檔案整理：

1、畢業(yè)生檔案的材料包括：新生錄取材料、畢業(yè)生登記表、學業(yè)成績報告單、實踐學習登記表、獎勵處分證明、入黨（團）志愿書、學位授予證明和體檢證明等。

2、通過畢業(yè)生資格審查后，畢業(yè)生檔案由所在院（系）整理、核對、造冊、封簽，統(tǒng)一交學校招生就業(yè)處在封簽上蓋章后根據(jù)不同就業(yè)形式轉遞或留存。

二、檔案轉遞

省內(nèi)：省內(nèi)畢業(yè)生檔案詳細地址

1、已通過簽定就業(yè)協(xié)議書落實用人單位，畢業(yè)生檔案轉寄至報到證所注單位。

2、已通過簽訂其他就業(yè)文本落實用人單位，畢業(yè)生檔案轉寄至生源地盟市教育局。

3、未落實就業(yè)單位的畢業(yè)生檔案轉寄至生源地盟市教育局。

4、不愿在生源地盟市教育局落檔，根據(jù)本人意愿到當?shù)馗咝氯瞬攀袌鲩_具調(diào)檔函，院系憑調(diào)檔函就業(yè)指導中心統(tǒng)一辦理人才交流中心畢業(yè)生檔案轉寄手續(xù)。

5、三支一扶、西部計劃檔案回盟市教育局。不愿回生源地由本人去高新市場開調(diào)檔函保留在。

省外：省外畢業(yè)生檔案詳細地址

1.已通過簽定就業(yè)協(xié)議書落實用人單位，畢業(yè)生檔案轉寄至報到證所注單位。

2、已通過簽訂其他就業(yè)文本落實用人單位，畢業(yè)生檔案轉寄至生源地省主管部門。北京市：北京市人事局大中專畢業(yè)生就業(yè)處

安徽省：安徽省大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心

福建省：（師范類）福建省教育人才服務中心（非師范）福建省公務員局

甘肅省：甘肅省大中專畢業(yè)生擇業(yè)指導中心

河北省：（師范類）河北省教育廳學生處（非師范）河北省人事廳人才流動開發(fā)處 河南省：河南省大中專學校學生信息咨詢與就業(yè)指導服務中心

湖南省：湖南省大中專學校學生信息咨詢與就業(yè)指導中心

吉林省：吉林高等學校畢業(yè)生就業(yè)指導中心

遼寧省：遼寧省高等學校畢業(yè)生就業(yè)指導中心

山東省：山東省教育廳學生處

山西省：山西省高校畢業(yè)生就業(yè)指導中心

陜西省：陜西省高校畢業(yè)生就業(yè)服務中心

四川省：四川省普通高等學校學生信息咨詢與就業(yè)指導服務中心

云南省：云南省教育廳學生工作處

江西省：江西省高等院校畢業(yè)生就業(yè)工作辦公室

浙江省：浙江省高校畢業(yè)生就業(yè)指導服務中心

貴州省：貴州省大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心

廣西區(qū)：廣西大學生就業(yè)服務中心

湖北省：湖北省高等學校畢業(yè)生就業(yè)指導服務中心

黑龍江：黑龍江省教育廳學生處

重慶市：重慶市大學中專畢業(yè)生就業(yè)指導服務中心

青海省：青海省大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心

第二篇：畢業(yè)生檔案管理說明1

畢業(yè)生檔案管理說明

各畢業(yè)生：

人事檔案與人事調(diào)動、職業(yè)發(fā)展和維權等息息相關，主要用于確定工齡、學歷、工資等。畢業(yè)生個人檔案是人事檔案的重要組成部分，主要材料包括：畢業(yè)生讀大學之前中學時期的有關材料、大學入學或學籍證明材料、畢業(yè)生登記表、黨群關系材料、入學及畢業(yè)體格檢查表、大學學習成績單、《報到證》存根等。

人事檔案是個人的重要資料，應遵守有關規(guī)定妥善保管。一般來說畢業(yè)生的檔案會保存在用人單位，但目前私營單位并沒有專門保管的部門，故大多數(shù)畢業(yè)生會選擇在人才交流中心托管。

我校為畢業(yè)生的檔案管理推薦三種方式，請畢業(yè)生根據(jù)個人情況自行選擇：

1．學校代管。即學校為所有畢業(yè)生代管檔案。畢業(yè)生離校后一年內(nèi)檔案由招生就業(yè)處管理，一年后轉入學校檔案室管理，暫不收取管理服務費。畢業(yè)生憑單位出具的接收檔案證明到學校辦理調(diào)檔手續(xù)。檔案在學校管理期間，所有的轉正定級、工齡核定與計算和檔案工資調(diào)整手續(xù)等都不能啟動。

★畢業(yè)生沒有選擇人事代理，即默認為由學校代管。

2．省人事廳人才中心人事代理。我校畢業(yè)生在畢業(yè)離校時暫未落實工作單位，或已落實工作單位但用人單位暫時無法接收畢業(yè)生戶口、檔案等關系的，根據(jù)本人向人才中心申請，可將戶口、檔案、組織關系等轉入省人事廳人才中心管理。人事代理可提供人事管理相關服務,即辦理轉正定級、工齡計算、考評技術職稱、辦理在職流動人員關系接轉手續(xù)、代辦員工社會保險及住房公積金、調(diào)整檔案工資等。省人事廳人才中心是我省人事代理的主要機構之一，畢業(yè)生如選擇省人事廳人才中心人事代理，則需服務費240元/人〃年。

★辦理畢業(yè)生離校手續(xù)期間，省人事廳人才中心會在招生就業(yè)處現(xiàn)場辦理相關手續(xù)，畢業(yè)生可現(xiàn)場咨詢。

3．省教育廳大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心托管。省就業(yè)指導中心可為畢業(yè)生辦理兩年免費的檔案托管服務。兩年后，省就業(yè)指導中心不再免費托管檔案，畢業(yè)生必須選擇與湖南省人才流動服務中心簽訂《人事代理合同書》或按照檔案調(diào)遣原則調(diào)離檔案。如選擇人事代理，代理檔案一項收費為120元/年，檔案、戶籍一并代理收費為240元/年。（注：可單獨辦理檔案托管，但不能單獨辦理戶籍托管。）

★畢業(yè)生可在學校招生就業(yè)處咨詢，并一并辦理登記手續(xù)。涉及到檔案管理轉段的問題，務必牢記免費管理為兩年，到時需與省教育廳大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心再次簽訂代管協(xié)議。

招生就業(yè)處

2012年6月

第三篇：畢業(yè)生檔案轉寄地址的填寫說明和常見問題解答

【轉帖】畢業(yè)生檔案郵寄地址的填寫注意事項和常見問題解答 離校前，作為記錄人生經(jīng)歷的重要證明材料---個人人事檔案也應隨你一同轉走，對于就業(yè)在不同行業(yè)、不同單位的畢業(yè)生，檔案郵寄地址都應該怎樣填寫、有哪些注意事項呢？如何保證個人檔案及時、準確、安全的郵寄到接收地呢？我們針對同學們的疑惑，匯總成以下材料，請畢業(yè)生認真閱讀，參照說明準確確定檔案郵寄地址。

一、檔案郵寄地址的分類

檔案郵寄地址一般分為以下六類：

1、國營企業(yè)、國營股份制改造企業(yè)、國營股份制上市公司。一般設有獨立的人事部門，可接收管理檔案，也有因體制緣故，由上一級單位人事部門接收。

2、黨政機關國家公務員系列。檔案由所屬縣及縣以上組織人事部門接收。

3、解放軍、武警部隊。由部隊團以上組織部門接收。

4、文教衛(wèi)（公立中小學除外）、設計科研等事業(yè)單位及原事業(yè)單位改制的股份制集團公司。一般由這些單位的人事部門接收，隨著事業(yè)單位機構改革，也有指定人事代理機構接收的。

5、民營私企。原則上不管理檔案，但其中比較大的或著名的上市公司可以接收檔案，由他們再轉交到相應的人事代理機構；絕大部分小的私企沒有管理接收檔案的職能，在那工作的畢業(yè)生檔案要委托當?shù)厝耸麓頇C構管理。

6、中外合資、外商獨資。中外合資有中方出資方人事部門接收的，也有委托當?shù)厝耸麓頇C構管理接收的；外商獨資多為委托當?shù)厝耸麓頇C構管理接收。

單位是否能接收檔案，檔案具體寄送的地址，請同學們一定要和單位的人事部門確認，明確正確的轉寄地址。

二、檔案郵寄地址的寫法

（一）規(guī)范寫法

1、有接收檔案權限的黨政軍等國家機關單位、企業(yè)、公司，如國有大型企業(yè)、國有大型公司，郵寄地址規(guī)范：

**省**市（縣）**區(qū)**路**號**單位（全稱）人事處或人力資源部

2、無接收檔案權限的企業(yè)、公司，如外企、合資公司、私營公司、一般公司，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級單位、企業(yè)、工廠、公司等單位，郵寄地址規(guī)范：

**省**市（縣）**區(qū)**路**號**人才交流服務中心收或 省高校畢業(yè)生就業(yè)指導服務中心

3、考上研究生的畢業(yè)生檔案郵寄地址規(guī)范：

**省**市**路**號**研究所（全稱）人事處（或人教處）

**省**市**路**號**大學**學院黨委（或研招辦）

4、有的畢業(yè)生檔案由畢業(yè)生工作單位的上級單位接收管理，如 ** 中學、** 派出所、** 工廠、** 分公司、** 郵政所、** 地質(zhì)隊、** 勘測隊、** 油田等，檔案郵寄地址規(guī)范：

**省**市（縣）**區(qū)**路**號**單位（其上級單位全稱）人事處（科）

如： 湖北省武漢市洪山區(qū)教育局人事處收（洪山中學）

湖北省武漢市江岸區(qū)公安分局干部科收（**派出所）

湖北省武漢市漢岸區(qū)中國移動武漢分公司人力資源部收（武漢移動江岸分公司）

以上為畢業(yè)生檔案轉寄地址的常規(guī)寫法，為了保證檔案的安全、轉寄的準確，建議畢業(yè)生一定提前與用人單位溝通。概括來說，地址一定要省、市（縣）、區(qū)、路、號齊全。

（二）幾種錯誤的寫法

1、不能用郵政信箱或街道門牌號碼代替收取檔案單位名稱

如： ** 省 ** 市 ** 路 56 號信箱人事處收

** 省 ** 市 ** 街 38 號（沒有具體單位）人事處收

2、收件單位不清、書寫格式混亂

如：廣東省 廣州市梧城市 人才中心

3、省級市級單位不清

如：浙江省杭州市（要區(qū)分是浙江省還是杭州市的人才中心）人才中心

4、單位不能寫簡稱。

如:“邯鄲鋼鐵”不能寫成“邯鋼”

三、常見問題解答

1、問：畢業(yè)生檔案是否能自己拿回家保管？

答：不能自己拿回家保管。高校畢業(yè)生檔案屬于干部人事檔案，應由有關人事檔案管理部門或人事代理機構管理（視工作單位性質(zhì)）。定級、職稱評定、行業(yè)資格認證等都需要檔案及檔案管理機構辦理；檔案轉遞的過程是嚴格、嚴肅的，需貼封條、蓋專用印章，由檔案管理人員啟封，他人不能隨便動用。

2、問：檔案委托管理能否與就業(yè)用人單位不在一個地區(qū)？

答：可以。譬如，工作在深圳，檔案由河北省人才開發(fā)交流中心委托管理。

此類情況較少，且多為在民營企業(yè)就業(yè)的。國家公務員、部隊、管理規(guī)范的國營、事業(yè)單位及改制的股份制集團公司通常要求集中指定管理。

3、問：由于各種原因，我沒有考上研究生也沒有具體的工作單位，我的檔案會發(fā)往哪里？

答：建議未就業(yè)的學生主動與擬掛靠的人才交流中心取得聯(lián)系，簽訂協(xié)議，依據(jù)協(xié)議書明確檔案轉寄地址，將檔案掛靠在人才交流中心，為自己的將來辦理戶口、轉正定級、計算工齡、認證身份、繳納社會保險（養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、住房公積金等）、專業(yè)技術職稱申報與評審、研究生報考、婚育證明等提供方便。

4、問：為什么還要畢業(yè)生本人到系里簽字確認檔案郵寄地址？

答：學校將按照系里提供的檔案郵寄地址發(fā)送學生檔案；

為了避免檔案郵寄地址錯誤或是郵寄地址發(fā)生變更沒有及時和系里取得聯(lián)系，造成檔案錯發(fā)。

系里匯總完全系畢業(yè)生的檔案郵寄地址后，將通知畢業(yè)生本人到系里簽字確認。

5、問:畢業(yè)生的檔案通過什么途徑發(fā)出？

答：一般三個方式。

A.機要郵寄。機要通信局是郵政局轄屬的處理特殊文件的部門。通過機要郵寄是最安全的郵寄方式，絕大多數(shù)畢業(yè)生的檔案通過此種方式發(fā)出。

B.學校直接送。人才交流中心接收我校畢業(yè)生檔案數(shù)量較多，類似這樣的檔案接收單位我們可以直接上門轉交。

C.有接收管理檔案資格的單位派專人來學校取。

6、問:我校畢業(yè)生檔案的郵寄時間？單位何時能夠收到？

答：根據(jù)各系畢業(yè)生材料的歸檔時間和學校的檔案工作進程，畢業(yè)生檔案將于七月中旬前寄出，機要郵寄時間為半個月到一個月，偶爾也有幾個月時間才能收到的事例。

7、問：怎樣得知自己的檔案已經(jīng)轉遞？轉遞時間？發(fā)往何地、何單位？

答：畢業(yè)生檔案郵寄完畢后，學校將畢業(yè)生檔案的去向、何時發(fā)出、機要號等資料全部返給系里。如果咨詢檔案郵寄的詳細情況應在秋季開學后，直接詢問畢業(yè)時所在系的學生辦公室的輔導員老師。

第四篇：學校檔案管理說明范文

學校檔案管理說明

一．學校檔案分類

1．文書檔案——分黨支部、工會、辦公室、教導處、總務處、團委；

2．教學和教師業(yè)績檔案——分學籍檔案（按分類）和教師業(yè)績檔案；

3．基建、設備檔案——按建設項目、設備型號分類；

4．會計檔案——按分類；

5．聲像、實物檔案——按分類。

二．文件材料的形成與歸檔

1．凡是在學校各項工作、活動中形成的具有查考利用價值的各種文件材料均應歸檔，歸檔范圍（見附件）。

2．歸檔的文件材料應當字跡清楚，書寫工整，簽署完備。禁用鉛筆、圓珠筆、純蘭、紅墨水、復寫紙書寫、審批公文。3．歸檔的文件材料力求完整齊全，按照規(guī)范要求，整理立卷，做到分類清楚、組卷合理、保管期限準確、標題簡明確切、結構完整、排列系統(tǒng)、編目清晰、裝訂結實，便于保管和利用。

三．各類檔案的歸檔時間

l．文書檔案于次年6月底前歸檔；

2．教學檔案和教師業(yè)績檔案于本學結束后歸檔；

3．基建、設備檔案于項目（成果）鑒定后3個月內(nèi)歸檔； 4．會計檔案立卷后暫由財務部門保管一年后歸檔；

5．聲像、實物檔案于制作（獲得）后3個月內(nèi)歸檔。

四．檔案的管理與提供利用

1．學校檔案室應當制定檔案分類方案和編號辦法，做好檔案的接收、排架工作。

2．資料管理員應確保檔案安全，并定期檢查檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

3．學校成立檔案鑒定小組，做好檔案鑒定工作，嚴格檔案銷毀制度。

4．各處室應協(xié)助做好檔案統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)力求準確、可靠。

5．資料管理員變動時，必須做好檔案移交工作，辦理檔案交接手續(xù)。

6．資料管理員應熟悉檔案庫存情況，根據(jù)工作需要編制檔案檢索工具，編寫檔案參考資料，積極、主動地開發(fā)利用檔案信息，為學校各項工作服務。

附件：學校文件材料歸檔范圍及保管期限表

類別序號歸檔范圍保管期限

文

書

檔

案 1 上級機關（含業(yè)務主管部門）下發(fā)的需要學校貫徹執(zhí)行的各項工作的決定、條例、辦法、規(guī)定、指示、批復、通知、會議主要文件等 針對本校的 永久 業(yè)務指導的 長期 一般的 短期 本校黨、工、團組織工作計劃、總結和重要會議的工作報告、匯報等文件材料 永久或長期 本校黨支部發(fā)展黨員、評優(yōu)等工作意見、結果、批復及黨、團、工干部名冊，會議記錄等文件材料 永久

本校在各項工作中形成的決議、決定、工作計劃、總結、重要的工作報告、匯報，請示、批復 永久或長期 5 本校制定的黨務、行政管理制度、崗位責任制等文件材料 長期 本校行政會議或校長會議記錄 永久 本校重大活動(運動會、聯(lián)歡會等)材料 永久或長期 8 上級領導來校視察，檢查工作中形成的材料、照片及本校專項工作的調(diào)查、檢查、普查材料 永久或長期 本校外事活動中形成的有關材料(包括合同、協(xié)議書、照片等)長期 各類報刊登載有關本校情況的通報、報道等 長期 11 本校安全、保衛(wèi)工作及重大事故的處理情況等有關材料 長期 本校評選各種先進集體、先進個人等材料 永久 13 反映本校成績的榮譽證書，有紀念憑證作用的實 物，校刊及學校等級認定等材料 永久 本校關于機構設置、撤并、名稱更改、人員編制、干部任免、啟用印章等請示、批復和報告 永久 本校教職工錄用、轉正、定級、調(diào)資、職稱評定的報告、批復、通知 長期 本校教職工名冊、履歷表及勞工報表 永久 本校人員調(diào)動、離退休、傷亡、撫恤，勞保福利報告、批復、通知 長期 本校離退休人員名冊、改變待遇審批表本校人員調(diào)動、離退休、傷亡、撫恤，勞保福利報告、批復、通知 長期 19 本校教職工申請離職、辭職等材料 長期 本校征地、房地產(chǎn)權、界址、協(xié)議書、批復、契約等 永久本校財產(chǎn)物資等清單、移交清冊及其有關的協(xié)議合同等憑證 永久 本校財產(chǎn)物資等公物管理、使用制度辦法等文件材料 長期 上級教育、財政部門下達本校的經(jīng)費、基建指標等文件 永久 24 本校財務管理制度、辦法等文件材料 長期 25 本校教職工工資花名冊 長期 本校開展勤工儉學、實踐基地等文件材料 長期 27 本校接受群眾來信、來訪及處理情況 短期

教

學

及

教

師

業(yè)

績

檔

案 1 上級教育主管部門下達的教學任務、課程設置、教學安排、教學管理、政治思想工作等文件材料 針對本校的 永久 一般參考性的 短期 本校教學質(zhì)量評估結論、教學計劃、總結、課程總表、教研活動安排表等 永久 本校教改方案、觀摩教學教案、教師備課方案 短期 4 本校制定的各種教學制度、辦法、規(guī)定、校歷及教育管理辦法 長期 本校自編校本教材、講義、典型教案、習題集等 長期 6 本校各科試卷(空白)及答案、評分標準、試卷分析、學科考試成績統(tǒng)計及成績分析 長期 本校新生入學成績統(tǒng)計表、期末檢測考、中考成績統(tǒng)計表、成績匯總表 長期

本校學生開展社會調(diào)查、義務勞動、夏令營等活動的通知、安排、總結 短期 本校學生體育達標、體質(zhì)健康的綜合材料，參加各級體育比賽成績、獎杯、獎旗、獎狀、證書 長期 本校學生參加社會上組織的各種競賽活動的獲獎名單及獲獎作品 長期 本校三好生、優(yōu)秀班干、團干部、先進集體及各方面獲獎名單及典型材料 長期 本校畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查、信息反饋的材料 長期 13 本校教師基本情況登記，鑒定、教師考勤、任課等匯總材料 長期

本校教師培訓，進修、專業(yè)考核、考試以及外出講學、參加學術活動等材料 長期 教師講授公開課、觀摩課的教案、自編講義、教材或典型教案教材 長期 教師業(yè)務工作材料及個人教學經(jīng)驗總結等材料 長期 17 教師個人教改科研內(nèi)容及其成果、教學成果等材料 長期 教師專業(yè)技術職務評定等材料 永久 教師受表彰、獎勵、處分等材料 永久 20 教師在各種刊物和學術會上發(fā)表、翻譯的論文、文章、論著、作品及有關專家評價材料 長期 本校新生報到注冊名冊、學生花名冊、學生人數(shù)統(tǒng)計表、成績冊、學籍卡 長期 本校學生學籍變動：休學、退學、留級、復學、轉學、輟學、開除學籍等材料 長期

本校學生畢業(yè)名冊、統(tǒng)計表、畢業(yè)證、結業(yè)證存根、歷屆同學錄及照片 永久

學生個人檔案 永久

基建、設備 檔 案

本校負責組織的科研課題(項目)活動所產(chǎn)生的成果材料、證書 永久 本校基建平面圖、規(guī)劃圖、紅線圖、建筑物地上、地下管道設計、施工、竣工驗收的文字材料、圖紙、工程概、預決算 永久 本校各種貴重教學儀器、模型的說明書、圖紙、合格證書、操作規(guī)程、安裝調(diào)試報告、維修記錄、預、決算 長期 4 本校校辦農(nóng)場的土壤分析、品種栽培試驗、田問管理記錄、動、植物保護的圖表、標本等技術文件材料 長期

會 計 檔 案本校決算報表 永久 本校預算會計年報表、會計憑證 15年現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳 25年總賬、分類賬、明細賬 15年 工資清冊、獎學金、助學金等材料 長期會計移交清冊 15年會計檔案銷毀清冊 永久

聲像 檔案 本校在教學、科研等活動中產(chǎn)生的照片、錄音帶錄像帶、幻燈片 長期學校歷年榮獲的各種獎狀、獎旗、獎牌、獎杯、證書等照片本校在黨政管理活動中產(chǎn)生的聲像材料.

第五篇：關于輸入畢業(yè)生檔案轉寄地址的注意事項

關于輸入畢業(yè)生檔案轉寄地址的注意事項

為了搞好畢業(yè)生檔案轉遞工作，確保畢業(yè)生檔案準確、順利地轉入用人單位，在報檔案轉遞地址時請注意如下事項：

一、收檔單位地址一欄請輸入《就業(yè)協(xié)議書》中的<檔案轉寄詳細地址>中的地址，輸入格式，如：

（1）、XX省XX市XX路(街)XX號及收檔單位全稱

收檔單位地址及單位名稱：江蘇省吳江市江陵南路82號：吳江市人才服務中心 收檔部門：人事代理部

收檔單位郵編：215200

（2）、收檔單位地址及單位名稱：廣東省廣州市工業(yè)大道中廣紙路40號：廣州

造紙股份有限公司

收檔部門：人力資源部(人事處)

收檔單位郵編：510000

（3）、收檔單位地址及單位名稱：湖北省武漢市武昌珞珈山武漢大學收檔部門：土木建筑工程學院學工處焦麗老師

收檔單位郵編：430072

三、畢業(yè)生檔案采用兩種方式轉遞：

1、特快傳遞（ESM）；

2、通過郵政局采用機要方式轉遞，機要轉遞收件單位必須是縣級以上國營企、事業(yè)單位或人才交流中心。私企或外企不能接收機要文件，寄出去也會退回，到這些單位就業(yè)的畢業(yè)生請與用人單位聯(lián)系準確的存放檔案地址，以免影響報到。

四、特快傳遞和機要轉遞查詢期限為一年，畢業(yè)生可根據(jù)自己所填的收檔單位在期限內(nèi)查詢自己的檔案是否收到，過期不辦理查詢，也可以通過校園網(wǎng)查詢檔案去向(網(wǎng)址：http:///)。

畢業(yè)生檔案轉寄名單數(shù)據(jù)請在6月10日前交學生檔案室。