第一篇：2014年版物業(yè)管理實務(wù)課后習題-第十三章 檔案管理與文書

2014年版物業(yè)管理實務(wù)（自己做的，不保證100%正確，請大家一起來糾錯）

第十三章 檔案管理與文書

一.簡述物業(yè)管理檔案的概念與分類？

答：物業(yè)管理檔案是指在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的作為原始記錄保存起來以備考查的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。物業(yè)管理檔案分類有四種：1.年度分類法。2.組織機構(gòu)分類法。3.事件分類法。4.流程分類法。

二.簡述物業(yè)管理檔案收集的主要內(nèi)容？

答：物業(yè)管理檔案管理收集主要內(nèi)容：物業(yè)承接查驗期檔案、物業(yè)入住期檔案和物業(yè)日常管理期檔案等的收集。

三.簡述物業(yè)管理檔案的檢索利用和保存？

答：物業(yè)管理檔案的檢索利用通常分為紙介質(zhì)和電子媒體形式兩大類。

（一）物業(yè)管理檔案的檢索利用

1.質(zhì)檔案檢索常用有：目錄、薄式索引、指南、卡片式檢索工具等

2.電子媒體檔案檢索，一類是保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料，一般以數(shù)字形式存儲。另一類是閉路電視視頻監(jiān)控設(shè)備產(chǎn)生的錄像資料，一般以模擬形式存儲在錄像帶中。

（二）物業(yè)管理檔案保存工作

1.所有檔案必須妥善保管，定期檢查，確保長期可讀。

2.文檔資料需要編制部門全部文件清單，并明確文件歸檔的范圍和保管期限、密級，各部門新增加的文件條目，必須及時列入文件清單內(nèi)。

3.文件的分發(fā)由專人集中管理，按照管理要求，根據(jù)文件的密級采用標準分發(fā)與非標準分發(fā)相結(jié)合的方式，保證有關(guān)人員能夠及時使用最新版本的文件。

4.開展傳統(tǒng)介質(zhì)檔案長期永久保存研究及相關(guān)工作

5.開展以檔案實體為核心的延緩性保護工作。

6.開展以檔案內(nèi)容信息為核心的再生性工作。

7.開展特種介質(zhì)檔案長期永久保存研究及相關(guān)工作。

四.物業(yè)管理檔案管理的主要內(nèi)容包括那些？

答：物業(yè)管理檔案管理主要內(nèi)容：

（一）物業(yè)管理檔案的歸檔整理。

（二）物業(yè)管理檔案的使用管理。

（三）物業(yè)管理檔案的保管和安全。

（四）物業(yè)管理檔案信息化建設(shè)。

物業(yè)管理檔案管理是指物業(yè)服務(wù)企業(yè)在物業(yè)管理活動中，對物業(yè)原始記錄進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料。

五.物業(yè)管理檔案管理注意事項有哪些？

答：物業(yè)管理檔案管理注意事項有：1.專人負責檔案保管。2.檔案的鑒定必須由物業(yè)經(jīng)理或指定人員負責。3.員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)辦理登記手續(xù)，并規(guī)定期限。4.貫徹執(zhí)行國家保密法，分為絕密、機密、秘密三級。5.物業(yè)管理檔案管理工作是一項動態(tài)性較強的管理工作，要求做到規(guī)范化、科學化、經(jīng)常化。

六.應(yīng)用文書分為那幾類？

答：應(yīng)用文書分行政公文、事務(wù)公文、會議公文、制度公文、禮儀文書、經(jīng)濟公文、其他日常文書、司法公文等八大類。

七.公文式標題的構(gòu)成要素和構(gòu)成模式是什么？

答：公文標題構(gòu)成要素有：1.單位。2.區(qū)域（范圍）。3.時間。4.事由（內(nèi)容）。5.性質(zhì)和文種。其中事由和文種是基本的要素，選擇那些要素來構(gòu)成標題，一要考慮文種的寫作習慣和約定俗成的規(guī)定性；二要考慮寫作的實際需要。

公文構(gòu)成模式，從構(gòu)成形式來看，文章式標題可以有單標題和雙標題，主標題一旦概括到某種程度，不能概括和反映需要傳達的含義，就必須用副標題來做具體說明。

八.簡述應(yīng)用文書寫作的行款格式規(guī)則？

答：應(yīng)用文書寫作行款格式包括：標題、署名、分段、引文和序碼。

第二篇：物業(yè)管理實務(wù)十五物業(yè)管理應(yīng)用文書習題答案

物業(yè)管理實務(wù)第十五章：物業(yè)管理應(yīng)用文書習題

參考答案

一、單項選擇題

1、（B）是物業(yè)管理公司表述工作事務(wù)所用的書面文書。

A、行政公文B、事務(wù)文書C、制度文書D、禮儀文書

2、物業(yè)管理應(yīng)用文書的類型有行政公文、事務(wù)文書、制度文書、禮儀文書和

（D）。

A、條據(jù)類文書B、告啟類文書C、告知類文書D、其他日常文書

3、物業(yè)管理應(yīng)用文書文章式標題可以有（A）。

A、單標題和雙標題B、單標題和副標題

C、主標題和雙標題D、單標題和復標題

4、按照應(yīng)用文書的類型，物業(yè)管理應(yīng)用文書的寫作要領(lǐng)包括行政公文的寫作要

領(lǐng)、事務(wù)文書的寫作要領(lǐng)、制度文書的寫作要領(lǐng)、禮儀文書的寫作要領(lǐng)和（B）文書的寫作要領(lǐng)等。

A、條據(jù)類B、告啟類C、告知類D、其他日常文書

5、下列行政公文屬于外行文的是：（B）

A、決定B、函C、通知D、報告

6、下列不屬于事務(wù)文書的是：（D）

A、總結(jié)B、大事記C、倡議書D、管理辦法

7、物業(yè)管理行政公文中，（C）是惟一不受內(nèi)外、上下、用印等規(guī)范限制的文

種。

A、函B、意見C、會議紀要D、通報

8、標點符號的作用，大體上有三個方面，以下（C）不屬標點符號的一般作

用。

A、表示停頓B、表示語氣

C、標示句子中某些詞句的特點D、標示句子中某些詞句的性質(zhì)

9、國家標準《標點符號用法》中共有常用的標點符號十六種，分點號和標號兩

大類。其中（B）。

A、點號九種，標號七種B、點號七種，標號九種

C、點號八種，標號八種D、點號十種，標號六種

10、點號又分（B）。

A、句前點號，句中點號B、句中點號，句末點號

C、句前點號，句末點號D、句前點號，句中點號，句末點號

11、決定是（B）。

A、后行文或下行文B、內(nèi)行文或下行文

C、內(nèi)行文或平行文D、前行文或下行文

12、單位舉行體育比賽，任命某人為物業(yè)管理項目經(jīng)理等事項，一般采用（B）。

A、決定B、通知C、公告D、意見

13、任免人員，設(shè)置、撤銷或合并機構(gòu)，啟用或更換印章、地址、召開會議等，一般屬于（B）。

A、指示性通知B、周知性通知C、轉(zhuǎn)發(fā)性通知D、綜合性通知

14、請示是（D）。

A、內(nèi)行文或后行文B、上行文或平行文

C、內(nèi)行文或平行文D、上行文或前行文

15、當A物業(yè)公司想去B物業(yè)公司參觀學習，要用書面形式表明，一般就用（D）

A、請示B、報告C、通知D、函

16、當物業(yè)管理公司記載會議情況和議定事項時，或物業(yè)公司與其它有關(guān)組織通

過會議形式達成有關(guān)意見，都要用（C）這個文種。

A、會議記錄B、會議意見C、會議紀要D、會議通報

17、在一定的物業(yè)范圍內(nèi)，當大多數(shù)業(yè)主共同商定遵守的道德規(guī)范和行為準則需

要形成條文時，要用（D）這種文書。

A、制度B、辦法C、守則D、公約

18、當物業(yè)管理公司要求組織內(nèi)部全體人員共同遵守的道德規(guī)范與行為準則需要

形成條文時，要用（B）這種文書。

A、公約B、守則C、制度D、辦法

19、條據(jù)類應(yīng)用文書和告啟類應(yīng)用文書屬于（D）。

A、禮儀文書B、制度文書C、事務(wù)文書D、其他日常文書

20、行政公文一般由秘密等級、保密期限等（C）個部分組成。

A、14B、16C、18D、2021、組成公文式標題的要素主要包括單位、區(qū)域、時間、事由、性質(zhì)和文種等，其中（B）是最基本的要素。

A、單位和事由B、事由和文種C、單位和文種D、性質(zhì)和文種

22、公文式標題的全要素形式是（D）。

A、區(qū)域+時間+事由+文種B、時間+單位+事由+文種

C、單位+事由+時間+文種D、單位+時間+事由+文種

23、以下（A）一般不是通報的正文主體部分。

A、個人意見B、事實與評析C、決定D、結(jié)語

24、以下（D）一般不是報告常見的錯誤。

A、當作前行文使用B、當作外行文使用

C、與請示文種混用D、當作上行文使用

25、意見在正式公文中，主要用于（B）。

A、平行單位和對上級單位B、平行單位和對下級單位

C、上級單位和對下級單位D、各類不同單位

二、多項選擇題

１、應(yīng)用文書的基礎(chǔ)知識包括：正確使用漢字（ABDE）等。

A、正確使用標點符號B、表達要符合規(guī)范

C、表達要符合領(lǐng)導意圖D、了解相關(guān)術(shù)語

E、準確使用詞語

2、事務(wù)文書主要包括（ABD）等。

A、計劃B、總結(jié)C、批復D、倡議書E、守則

3、物業(yè)管理的制度文書主要有（BCD）等。

A、決定B、辦法C、守則D、公約E、計劃

4、物業(yè)管理經(jīng)常使用到的禮儀文書主要有（ACD E）等。

A、邀請書B、倡議書C、感謝信D、賀信E、請柬

5、下列物業(yè)管理的行政公文屬于上行文的有：（CD）

A、決定B、通知C、報告D、請示E、通報

6、下列物業(yè)管理的應(yīng)用文書標題使用正確的有：（BD）

A、某某公司《關(guān)于下發(fā)2007培訓計劃的報告》

B、某某公司《關(guān)于表彰2006先進分子的決定》

C、長沙分公司《關(guān)于設(shè)立綜合部和品質(zhì)部的請示報告》

D、某管理處對業(yè)主委員提交了一份《關(guān)于協(xié)助督促部分欠費業(yè)主盡快交納物業(yè)

服務(wù)費的函》

E、某管理處對公司提交了一份《關(guān)于購買電腦的通知》

7、應(yīng)用文書是一種（ACDE）的實用性文書。

A、與日常生活聯(lián)系密切B、有基本格式無固定程序

C、文字通俗D、帶有交際性質(zhì)

E、有固定程序

8、標號包括（BCE）。

A、嘆號B、引號C、省略號D、問號E、間隔號

9、說話寫作要符合語法規(guī)范。常見的語法錯誤有（ABCDE）

A、搭配不當B、虛詞使用不當C、指代不明D、語序不當E、贅余

10、物業(yè)管理常用行政公文包括（BD）。

A、請示報告B、意見C、會議記錄D、通知E、計劃

11、通知大體上可分為（BCD）。

A、指導性通知B、周知性通知C、指示性通知

D、轉(zhuǎn)發(fā)性通知E、傳達性通知

12、通報大體上可分為（ABDE）

A、表彰性通報B、批評性通報C、建議性通報

D、情況通報E、專題通報

13、報告按其內(nèi)容不同，大體可分為（ABD）幾類。

A、工作報告B、情況報告C、請示報告

D、回復報告E、傳達報告

14、意見大體上可分為（ABCE）幾類。

A、建議性意見B、定性意見C、指導性意見

D、原則性意見E、工作部署性意見

15、函可分為以下（ABCD）等種類。

A、告知函B、商洽函C、詢問函

D、答復函E、請求擬準函

16、事務(wù)文書（BC）。

A、權(quán)威性、約束力與行政公文相同 B、權(quán)威性、約束力不如行政公文相同

C、同樣具有很強的政策性和指導性 D、不具有很強的政策性和指導性

E、主要包括計劃、匯報、總結(jié)、年鑒等

17、禮儀文書主要有（ACD）。

A、邀請書B、溫馨提示C、請柬

D、感謝信E、倡議書

18、告啟類應(yīng)用文書主要有（ACDE）

A、溫馨提示B、啟示C、標語D、好消息E、海報

19、應(yīng)用文書行款格式的基本內(nèi)容包括（ABCDE）。

A、標題B、署名C、分段D、引文E、序碼

20、決定的正文一般由（BCD）組成。

A、稱謂B、緣由C、意義D、事項E、署名

21、應(yīng)用文書文章大標題書寫的基本規(guī)則是（ACE）

A、居中排列

B、字號應(yīng)大于或等于正文

C、字體也應(yīng)與正文相區(qū)別，并且上下各空一行

D、副標題應(yīng)緊靠大標題下，中間空行

E、副標題所用字體也應(yīng)區(qū)別于主標題。

22、應(yīng)用文書寫作序碼的一般順序應(yīng)該（AB）

A、由漢字到阿拉伯數(shù)字B、由無圈到有圈

C、由阿拉伯數(shù)字到漢字D、由有圈到無圈

E、由阿拉伯數(shù)字到漢字再到阿拉伯數(shù)字

23、常規(guī)物業(yè)管理中，使用請示應(yīng)注意（BDE）幾點。

A、請示可以一事一請示，也可以幾事歸并一起請示

B、請示在未獲批準前，不得對下屬單位發(fā)送

C、如需向兩個上級單位同時請示，應(yīng)采取二個主送的辦法

D、嚴禁越級請示

E、請示語言既要簡明扼要，還要注重行文語氣

24、使用批復應(yīng)注意（BCDE）。

A、批復的開頭應(yīng)引述來文字號或標題

B、批復要有針對性

C、必須有正式的書面請示才能批復，口頭或電話請示不能作為批復的依據(jù)

D、批復一般只給來文請示的單位

E、如有普遍意義，批復也可以同時抄送所屬各單位

25、會議紀要的寫法一般首先簡單介紹會議概況，包括會議的（ABCDE）。

A、起止時間、地點B、主持人、參加與列席人員C、議題

D、會議進展情況E、主要成果

26、以下（ADE）是計劃的主體要素。

A、目標B、制定根據(jù)C、指導思想D、步驟E、措施

27、主體是總結(jié)的主要部分，其慣用模式內(nèi)容包括（BCDE）。

A、目的根據(jù)B、基本情況C、主要經(jīng)驗D、存在問題E、今后打算

28、倡議書由（ABCDE）構(gòu)成基本內(nèi)容和基本格式。

A、標題B、稱謂C、正文D、署名E、時間

29、感謝信和賀信的結(jié)構(gòu)包括（ABCDE）。

A、標題B、稱呼C、正文D、結(jié)語E、簽署

30、招聘啟事一般應(yīng)寫明招聘（ABCDE）。

A、招聘基本情況B、招聘對象C、應(yīng)聘條件

D、招聘待遇E、招聘方法

第三篇：檔案管理實務(wù)課后習題答案

項目五 思考與訓練

一、單選題

1.文書檔案的基本保管單位是（C）。

A.文件

B.組卷

C.案卷

D.條款 2.電子檔案保管的環(huán)境要求濕度為（A）。

A.40%~60%

B.45%~65%

C.30%~65%

D.35%~70% 3.完整的電子文件包括內(nèi)容、背景和（B）三要素。A.構(gòu)造

B.結(jié)構(gòu)

C.案卷

D.條款 4.照片檔案主要由底片、照片和（B）三部分構(gòu)成的。

A.文件

B.文字說明

C.膠片

D.照片

二、多選題

1.電子檔案信息的特點有（ABCD)A.信息的非人工識讀性

B.信息存儲的高密度性 C.信息與特定載體之間的可分離性

D.多種信息媒體的集成性 2.電子檔案的分類包括（ABCD）

A.文本文件

B.圖形文件 C.圖像文件

D.數(shù)據(jù)文件 3.音像檔案特點主要有（ABC）

A.直感性強

B.形意結(jié)合

C.易復制性

D.多種信息媒體的集成性 4.下列材料屬于全宗卷的是（ABCD）

A.檔案鑒定材料分析報告

B.全宗指南 C.檔案移交目錄

D.分類方案

三、技能題

1.宏達科技創(chuàng)業(yè)公司新建了一幢辦公大樓，其中擬安排建立一個檔案庫房，作為檔案管理 人員的你，該如何協(xié)助領(lǐng)導選好檔案（1.2.不宜設(shè)在洗手間或鍋爐房的附近

3.4.要與檔案人員的辦公室和生活區(qū)分開

5.（21.庫房區(qū)域應(yīng)盡可能集中,同一基本大類的檔案應(yīng)盡量安排在一個房間或幾個相鄰的房

2.檔案人員辦公室、閱覽室等應(yīng)靠近庫房門口及樓梯間.3.利用頻率較高的檔案應(yīng)存放在靠近辦公室的房間里。

2.天地公司利用辦公用房作為檔案庫房，庫房內(nèi)沒有配備通風及調(diào)節(jié)庫房溫濕度的必要設(shè)備。檔案人員在檔案保管中，滿足于做好檔案的移近和移出工作，認為只要把檔案存放好久可以了，沒有對檔案保存環(huán)境和保存的檔案進行檢查，沒有實施應(yīng)有的保管措施。由于庫房潮濕，保存的檔案出現(xiàn)受潮、發(fā)霉甚至被蟲蛀的情況。結(jié)合案例分析：

（1）何為檔案保管工作？工作內(nèi)容有哪些？

（2）結(jié)合案例分析檔案保存環(huán)境有何要求？

（1）檔案保管工作：

檔案館室對檔案進行系統(tǒng)存放和安全保護的工作是檔案管理中的一項重要內(nèi)容。檔案保管工作是通過檔案庫房建設(shè)，采取各種防治措施，維護檔案實體及信息的完整與安全，保持檔案良好的存放秩序。檔案保管工作是檔案整體工作的基礎(chǔ)，直接關(guān)系到檔案壽命。

1.的有序化擺放和檔案檢索、提供利用等環(huán)節(jié)密切相關(guān)的檔案移出、收進等。

2.防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。

3.（2）檔案保存環(huán)境：一般紙質(zhì)檔案適宜的保管溫度為14—202℃）。相對濕度為50—65%5%），即一晝夜允許變化范圍溫度為2度左右，濕度為5%；因為一般微生物繁殖所需溫度為20℃以上。濕度要大于60%，紙張的含水量要在7%左右。

項目七 思考和訓練

一、單選題

1.按照時間順序記載一定范圍內(nèi)發(fā)生的重大事件的參考資料是（D）。A.時事

B, 年鑒

C.專題概要

D.大事件 2.在大事記的撰寫過程中，（B）是做好此項工作的關(guān)鍵。A.客觀論述

B.大事的合理選擇 C.突出中心的工作

D.記載準確日期 3.屬于檔案參考資料的是（D）。

A.檔案史料匯編

B.現(xiàn)行機關(guān)檔案文集 C.全宗指南

D, 專題綜述 4.用文章敘述的形式簡要說明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其他社會現(xiàn)象、自然現(xiàn)象的發(fā)展、變化情況的一種參考資料是（C）

A.組織沿革

B.年鑒

C.專題概要

D.大事記

二、多選題

1.檔案參考資料包括（BD）。

A.檔案館指南

B.會議簡介

C.全宗介紹

D.組織機構(gòu)沿革 2.檔案復制本分為（BD）。

A.正本

B.副本

C.復印

D.摘錄 3.組織沿革的體例包括（BC）。

A.編年法

B.系列法

C.階段法

D.摘錄

4.基礎(chǔ)數(shù)字匯集的種類包括（AC）。

A.綜合性基礎(chǔ)數(shù)字匯集

B.專題概要 C.專題性基礎(chǔ)數(shù)字匯集

D.摘錄

三、技能題

某機械設(shè)備公司為慶祝成立50周年，擬按照工作性質(zhì)編寫成立以來的大事記。根據(jù)這一情況，回答下列問題：

1.該大事記應(yīng)屬于何種類型？

2.該大事記采用何種編寫體例為宜？ 3.該大事記的結(jié)構(gòu)如何安排？ 4.該公司的選材范圍是什么？

5.該公司收集大事記材料的主要渠道有哪些？

答： 1、2、3、4、范圍：各種重要會議活動情況，單位黨政領(lǐng)導人的重要活動情況，以單位名義制定的路中出現(xiàn)的典型事件或事故等，報刊發(fā)表的關(guān)于本單位的經(jīng)驗、事故、批評的報道和重要新聞。

5、收集的主要渠道：上級領(lǐng)導機關(guān)、業(yè)務(wù)主管機關(guān)以及本單位的檔案文件、簡報、快報、月報、要聞?wù)獔?/p>

第四篇：文書與檔案管理

信息文書試卷

單項選擇題

1、（B）地辦理文書是文書工作最基本的原則之一。A高度保密 B實事求是 C及時迅速 D精簡優(yōu)質(zhì)

2、辦公室的職能由辦公室的（A）來決定。

A性質(zhì)和任務(wù) B人員與分工 C規(guī)模和級別 D性質(zhì)和地位

3、同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間往來的公文是（D）。A上行文 B平行文 C下行文

4、經(jīng)過有關(guān)較正式的會議討論，并投票通過，以會議名義發(fā)布才能生效的文種是（A決定 B決議 C報告 D會議紀要

5、表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況用（B）。A公報 B通告 C通知 D通報

6、下列公文專用詞語屬于“引述用語”的選項是_________。C A、遵照 收悉 批轉(zhuǎn) 特此函復 B、收悉 欣悉 依照 鑒于 C、收悉 欣悉 敬悉 悉 D、遵照 依照 關(guān)于 根據(jù)

7、收文分發(fā)應(yīng)該按不同情況優(yōu)先分給（A）

A本單位的主要領(lǐng)導人、主管部門負責人或承辦人

B 承辦部門的主管負責人和主要承辦人員

C本單位分管秘書工作的主要領(lǐng)導人

D本單位的主要領(lǐng)導人、主管負責人或主管部門

8、擬辦意見又稱（D）

A擬辦方案 B 辦文預案 C 辦文意見 D 建議和意見

9、公文的校對基準是（C）

A 定稿和格式設(shè)計 B領(lǐng)導批示意見 C 經(jīng)過修改的草稿 D審核過后的文稿

10、復核是在注發(fā)過程中對公文文稿再做的（B）

A最后審核 B 技術(shù)性審核 C 重復審核 D專業(yè)審核

11、由內(nèi)收發(fā)按規(guī)定統(tǒng)一拆閱收文稱為（A）

A 拆件 B 啟封 C 核封 D查核

12、以下收文辦理環(huán)節(jié)屬于決策性活動的是（D））。C

A批辦 B注辦 C 承辦 D擬辦

18、標明由某公司收啟的文件啟封者應(yīng)是公司（B）

A 領(lǐng)導人員 B文書人員 C辦公室主任 D業(yè)務(wù)人員

13、聯(lián)合行文時各發(fā)文單位依次審核文稿稱為（D）

A會談 B會辦 C會簽 D會稿

14、分發(fā)使公文按照主次緩急盡快得到（C）

A 實質(zhì)性處理 B程序性處理 C 專門性處理 D常規(guī)性處理

15、以下是公文的開頭，請判斷它屬于哪種開頭方式。

你廳《關(guān)于擬錄用2003年大中專畢業(yè)生的函》（國安政〔2003〕18號）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)函復如下。屬于________ B A、概述式開頭 B、引述來文式開頭 C、目的式開頭 D、開門見山式開頭 16．以下屬于收文加工環(huán)節(jié)的是（A）。17．以下屬于收文的加工環(huán)節(jié)的是（B）。

A起草文稿 B匯編公文信息 C填寫催辦單 D 注明文件辦理經(jīng)過和結(jié)果 18．注辦應(yīng)該由（C）負責。

A 文書人員 B 單位領(lǐng)導 C辦公室主任 D承辦人 19.會議紀要適用于（D）。

A.記載會議情況 B.傳達會議情況 C.記載會議議定事項 D.傳達會議議定事項

20、文書的（D）是文書工作的中心環(huán)節(jié)。

A、管理B、處理C、利用

多項選擇題

1、以下屬于公文制發(fā)程序的有___________。B、C、D A、簽署 B、簽發(fā) C、審核 D、分發(fā)

2、事務(wù)文書的制發(fā)程序，一般包括___________、公布及操作等。A、B、C A、草擬 B、審核 C、定稿 D、登記

3、下列選項的排序符合公文的制發(fā)程序的有___________。C、D A、草擬 審核 復核 簽發(fā) B、簽發(fā) 登記 繕印 分發(fā) C、草擬 審核 簽發(fā) 分發(fā) D、繕印 用印 登記 分發(fā)

4、在復核時應(yīng)注意下列哪些事項___________。A、B、C A、審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備 B、附件才料是否齊全 C、格式是否統(tǒng)一、規(guī)范 D、是否做好發(fā)文登記

5、公文的緊急程度分為___________。A、B A、特急 B、急件 C、限時送達 D、緊急

6、以下屬于公文主體部分的要素有___________。A、B、D A、附件 B、主送機關(guān) C、抄送機關(guān) D、附注

7、公文標題___________。A、C A、一般應(yīng)標明發(fā)文機關(guān) B、不應(yīng)標明發(fā)文機關(guān) C、一般不用標點符號 D、特殊情況可任意用標點符號

8、公文主送機關(guān)應(yīng)使用___________。A、B、C A、全稱 B、規(guī)范化簡稱 C、統(tǒng)稱 D、一般稱謂

9、下列文種，哪些文種必須有主送機關(guān)。___________ B、C、D A、公告 B、批復 C、請示 D、報告

10、公文的特定格式有___________。A、B、C A、信函式 B、命令式 C、會議紀要式 D、簡報式

C、公文的份數(shù)序號、密級程度、緊急程度和發(fā)文字號均在武文線之下 D、信函式公文的發(fā)文機關(guān)標識依然是發(fā)文機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱

案例分析

某市一職業(yè)學校易地擴建后，住宿生急劇增加，學生宿舍床位緊張，甚至出現(xiàn)一張床位兩個學生睡的現(xiàn)象。為了解決這一困難，學校準備興建一棟學生宿舍樓，但建設(shè)資金缺口較大，學校向市教育局申請撥給學生宿舍樓基建經(jīng)費。校長辦公室秘書起草了一份申請撥給學生宿舍樓基建經(jīng)費的請示(全文如下)，交給校長辦公室審核。

關(guān)于要求解決學生宿舍擁擠問題的請示 市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急劇增加，已有的學生宿舍已無法容納，現(xiàn)在住宿生基本上是一個床位兩個人睡，嚴重影響學生的身心健康。為解決這一困難，我校決定再建一棟學生宿舍樓。另外，我校圖書館也尚未達到省“兩基”標準，望上級部門給予適當支持。

×××市第二職業(yè)學校 2014年8月25日(1)請你代校長辦公室主任審核這份請示，指出存在的問題。(2)請你代校長辦公室秘書修改并重新起草一份請示。指出下述文書處理程序中的錯漏之處，并說明正確做法。

某縣政府外收發(fā)小趙收到１份急件，啟封后發(fā)現(xiàn)是〈某某省林業(yè)廳關(guān)于上報春季植樹造林面積的緊急通知〉，隨即送主管林業(yè)工作的李副縣長批辦。李副縣長閱 6后，用紅鉛筆批示：“請有關(guān)部門辦復，據(jù)實填報。５月９日。”后由縣林業(yè)局起草復文后直接送李副縣長簽發(fā)，然后印制成該縣政府正式文件發(fā)出。

第一，外收發(fā)不應(yīng)啟封，應(yīng)由內(nèi)收發(fā)登記，急件應(yīng)列入對內(nèi)催辦；

第二，批辦意見不應(yīng)用紅鉛筆書寫，不符合存檔要求；且應(yīng)明確承辦部門及承辦時限；應(yīng)簽批辦人姓名及批辦年、月、日；

第三，縣林業(yè)局的代擬稿應(yīng)由林業(yè)局負責人進行技術(shù)性審核，交縣政府辦進行綜合性審核，由李副縣長先核后簽；

第四，文件運轉(zhuǎn)應(yīng)有規(guī)范的文件處理單。閱讀以下案例并指出行文中存在的問題。

某單位下屬倉庫土地被地方開發(fā)區(qū)征用，談妥予以相應(yīng)土地劃撥，但久久不見落實。該單位劉局長十分著急，在辦公會上交代秘書部門立即擬寫一份公函發(fā)給對方，希望對方有一個回答。會后第二天早上上班時，王秘書將函稿直接送劉局長，由于急著到外地開會，劉局長來不及與王秘書照面，將函稿批閱后請人轉(zhuǎn)交王秘書。王秘書一看，劉局長用鉛筆在文稿內(nèi)作了幾處修改，文稿邊上空白處簽的是“閱。劉，９。２８”等字樣。

寫作題

【要求】

（1）行文簡潔，；（2）自擬一個貼切的標題；（3）針對專題培訓內(nèi)容，結(jié)合企業(yè)公文寫作實際，言之有物；（4）行文規(guī)范。

一、學生會準備組織同學踏青，并邀請老師們參加。請你以學生會的名義擬寫一則邀請函

答案： XXX老師：

又是一年春光爛漫時，又是一年桃花朵朵開，整日為我們嘔心瀝血、被高大的水泥建筑包圍的你，是否已經(jīng)嗅到春天的味道，是否期待著行走在鄉(xiāng)間的綠地、吹著軟綿綿的風，賞一片粉色花海、掬一捧清涼的泉水??。

我們誠摯的邀請恩師，請你抽空參加為盼，讓我們一起來擁抱自然，一起相約，感悟自然的風，感悟春天！

二 2006年1月17日，江蘇省文化廳向文化部遞交了一份請示，請示文號是“蘇文市（外）〔2006〕08號”。請示的主要內(nèi)容是：由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達成協(xié)議，擬邀請其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。有關(guān)演出費用等開支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司承擔。經(jīng)研究，江蘇省文化廳擬同意邀請新加坡歌手孫燕姿屆時來南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。現(xiàn)在按照規(guī)定上報文化部審批。請示的附件是：演出確認函、演員護照和有關(guān)演出資料。

請根據(jù)以上信息，按照請示的格式，擬寫這份請示。

關(guān)于擬邀請新加坡歌手孫燕姿來南京舉辦個人演唱會的請示

蘇文市（外）〔2006〕08號

文化部：

由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達成協(xié)議，擬邀請其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。有關(guān)演出費用等開支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司承擔。

經(jīng)研究，我廳擬同意邀請新加坡歌手孫燕姿屆時來南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。現(xiàn)報你部審批。

以上請示當否，請批示。

附件：演出確認函、演員護照和有關(guān)演出資料

江蘇省文化廳

二〇〇六年一月十七日

第五篇：文書與檔案管理

文書與檔案管理

1．文書的格式是-----文書的表現(xiàn)形式。2．公文紙介質(zhì)表現(xiàn)形態(tài)包括---開本、規(guī)格、印刷、裝訂。3．“關(guān)于評定業(yè)務(wù)支撐文件”的組卷方法是問題特征

4．公文主體一般由---標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注等要素組成。

5．公文的版記由---主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、時間、份數(shù)和版記反線等要素組成。

6．及時、準確、安全是文書工作的原則 7．正本可分為---定型本、試行本、暫行本、修訂本。

8．正本和副本的本質(zhì)區(qū)別是---它們的作用和目的的不同。

9．組織機構(gòu)一是對內(nèi)部組織機構(gòu)一直固定不變的立檔進行分類。

10．從行文關(guān)系上劃分，文書可以分為---上行文、平行文、下行文。11．《北京市解放初期大事記》是指國家或地區(qū)大事記

12．本機關(guān)收到外機關(guān)發(fā)來的文件稱為收來文件。

13．從文件的使用范圍來劃分，文書可分為---通用文書、專用文書、技術(shù)文書。14．發(fā)文機關(guān)留存的印刷本是指存本 15．根據(jù)決定的性質(zhì)，可將其分為---法規(guī)性決定、指揮性決定、知照性決定。

16．通報適用于---表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況。

17．簡報的特點是---簡、實、快。

18.簽發(fā)是指領(lǐng)導人對文件的發(fā)出簽具意見

19．行文制度指的是---機關(guān)與機關(guān)之間的行文必須遵守的行文準則和規(guī)定，包括行文關(guān)系、行文方式和行文規(guī)則。20．行文制度包括---行文關(guān)系、行文方式、和行文規(guī)則三個方面的內(nèi)容。

21． 鑒定檔案價值的基礎(chǔ)是分析文件的內(nèi)容

22．檔案復制本根據(jù)利用單位的不同需要，可以分為副本和摘錄

23．發(fā)文處理有—八個工作環(huán)節(jié)，收文處理有--八—個工作環(huán)節(jié)。

24．校對要以---定稿為依據(jù)。

25．擬辦的特點是—參考性、差異性、概括性。

26．上行文是指請示

27．檔案常用分類方法有三種，即---分類法、組織機構(gòu)分類法、保管期限分類法。

28擬辦：公文的擬辦就是指文秘部門承辦人對于收文準備如何處理提出初步方案和

意見，以供領(lǐng)導人批示、決斷時參考。一般由文秘部門的辦公室負責人或業(yè)務(wù)部門承辦人提出擬辦意見全宗編號的主要方法是---流水編號法。

29．承辦是同屬于發(fā)文處理和收文處理程序

30．案卷目錄由--封面、序言、目次、簡稱與全稱對照表、案卷目錄、備考表六部分組成。其中—封面和案卷目錄是主體部分。

31．檔號由四部分組成，分別是—全宗號、案卷目錄號、案卷號、頁號或件號。32．檔案檢索包括---對檔案信息分析存儲和根據(jù)需要進行查找---兩個階段。

33．檔案著錄工作主要包括---著錄項目、標識符號、著錄格式、著錄級別---和著錄項目細則等內(nèi)容。

34．文公用紙一般采用國際標準A4型 36．中華人民共和國檔案分類表以一覽表的形式共設(shè)置了—19—個基本大類。其中A代表--中國共產(chǎn)黨黨務(wù)—B代表---國家政務(wù)總類。

提高辦公的時效：文件辦理的時間量是個彈性很大的問題，因為很難事先制定個收發(fā)文計劃去精細地進行時間的量化預測。但是，這并不等于此問題根本不能談。因為就每個具體環(huán)節(jié)進行時效分析還是可以的。為此，除加強文書人員的責任心和提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還可從健全文書辦理的制度來加以保證《中國檔案主題詞表》主要由---主表---及其---詞族索引、范疇索引、首字筆畫簡字表----和附表、附錄構(gòu)成。

38．檢索檔案工具的基本職能有兩點：一是---存儲檔案信息----一是---查檢檔案信息。

39．檔案檢索工具按編制方式劃分，可分為---目錄、索引和指南---。

40．維護檔案完整與安全是檔案保管工作的最基本任務(wù)

41．檔案計算機檢索的流程包括----輸入、輸出兩部分。

二、名詞解釋

1．文書-----概括地說，文書就是指行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的 具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料。2．公務(wù)文書----是指國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位的行政機關(guān)在管理過程中所形成的具體法定效力和規(guī)范體式的書面文字材料。

3．人名索引是揭示檔案中所涉及的任務(wù)并指明其出去的檢索工具

4．文書檔案----文書檔案是各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及個人，在社會活動中，為處理公務(wù)及私人事務(wù)而形成的檔案。5．專門檔案----是各機關(guān)單位在進行某種

專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案。主要有：干部檔案、會計檔案、訴訟檔案、教學檔案等。

6．平行文：是指同級機關(guān)過著不相隸屬的機關(guān)之間來往的文件沒。這些法定的機關(guān)與組織可以在自己的職權(quán)范圍制發(fā)相應(yīng)的公文。

7．文書工作-----通常也叫文書處理工作主要是指公務(wù)文書的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。一個機關(guān)的組織或辦事機構(gòu)，圍繞公文的形成、處理與保管工作，需要有一系列的工作環(huán)節(jié)，形成一個運轉(zhuǎn)流程，在這一流程中所做的一切工作，都是文書工作。

8．檔案管理----也稱檔案工作或檔案管理工作，簡單地說就是用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務(wù)。9．公文的文體----是一種兼有議論文、說明文、記敘文三種表達方式和一般特點的應(yīng)用文。

10．定稿----公文的草稿經(jīng)過修改并由領(lǐng)導人審閱、簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件，因此，定稿是機關(guān)制發(fā)文件的唯一可靠標準稿。

11．正本----是根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式文件文本。正本具有標準規(guī)范的格式和生效標志，具有法定效力，其證據(jù)價值得到法律的認可和保護。

12．存本---是指發(fā)文機關(guān)印制一份文件的正本后留在本機關(guān)的除草稿、定稿以外的印刷本。

13．副本---是指公文形成之后由于工作的需要，往往使正本文件發(fā)生許多增值或變態(tài)文本，這種根據(jù)公文正本復制、謄抄的其他文本稱為副本。

14．計劃---對即將開展的工作所做出的系統(tǒng)化條理化的安排設(shè)想的書面表達形式。15．簡報---是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位用來指導工作、向上級機關(guān)反映情況和文題、交流經(jīng)驗以及溝通信息的一種公務(wù)文書。16．總結(jié)-----是指對已經(jīng)完成或正在進行中的某項實踐活動的效果、作用及其經(jīng)驗教訓進行評價，并在此基礎(chǔ)上歸納分析而形成的文字材料。

17．調(diào)查報告-----以書面報告的形式反映調(diào)查研究所獲得的信息與結(jié)論的一種實用性文體。

18．司法文書----是指案件當事人或參與人，為要求司法機關(guān)按照法律程序、運用有關(guān)的法律條文有效的保護自身合法權(quán)益而制定的文書。

19．人事文書---是指各級機關(guān)在干部人事管理工作中形成的，反映個人自然情況、社會經(jīng)歷和思想品德、業(yè)務(wù)工作情況等各種材料的總稱。

20．會計文書---是本機關(guān)單位在經(jīng)濟活動和財務(wù)收支過程中，進行會計核算所形成的各種材料的總稱。

21．主題---又稱主題思想，通常是指文章中所反映的中心思想，即文章所表達的全部內(nèi)容中那個貫穿全篇最基本、最主要的思想。

22．結(jié)構(gòu)----在這里指的是一篇文書的內(nèi)部構(gòu)造，及文書內(nèi)容的組織和安排。23．文書語言---文書語言即實用性文體語言，它是用于社會活動、具有實用文特點、反映社會實踐活動的規(guī)范化的語言體系。24．簽發(fā)---是機關(guān)單位主管領(lǐng)導對已經(jīng)審核的文稿進行最后的審定后，在發(fā)文稿紙上簽署批準發(fā)文，并簽注自己姓名和日期的環(huán)節(jié)。

25．用印---是指在需要用印的文件上蓋上發(fā)文機關(guān)的印章的程序。用印是文件生效的標志，因此需要用印的文件只有加蓋了發(fā)文機關(guān)印章之后才能生效。

26．擬辦---是對需要辦理和答復的收文提出的初步辦理意見，以供領(lǐng)導批辦時。27．承辦---就是遵照領(lǐng)導人對文件的批辦意見，根據(jù)來文內(nèi)容和要求，由有關(guān)職能部門或個人承接辦理來文并予以貫徹落實的工作程序。

28．查辦----是指按照文件辦理時限，秘書部門對承辦工作進行檢查與催眠，防止文件處理的漏辦和延誤。

29．檔案保管期限表----就是用表冊的形式列舉檔案來源、內(nèi)容和形式 并指明保管期限的指導性、標準性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價值、確定檔案保管期限的依據(jù)。

30．檔案分類方案----就是標列各個類目名稱，標示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要。具體而言，就是在分類之前，須先確定分類的級次，以及每一級采用什麼樣的分類方法或每一級的主要內(nèi)容，然后把各個類目的名稱一一列舉出來，形成一個大綱。31．全宗----是指一個具有社會獨立性的組織或個人在其社會實踐中所形成的全部檔案。32．檔案鑒定工作指導思想是：1全面的觀點2歷史的觀點3.發(fā)展的觀點

33.檔案著錄——是對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇、和記錄的過程。賦予其分類標識的過程，稱為分類標引。賦予其主題標識的過程，稱為主題標引。表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計算機著錄一般都用表格式。

34.檔案編研工作——是以館（室）藏為主要對象，滿足社會利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫檔案參考資料，并參加編史修志一集撰寫專門著述的一項工作。

35、檔案鑒定工作——是指檔案部門或檔案人員按照一定的原則、方法、標準，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案并予以銷毀的一項檔案業(yè)務(wù)工作。

36、檔案標引——是指對文件或案卷進行主題分析，把自然語文轉(zhuǎn)換成規(guī)范話檢索語文的過程。給予文件或案卷以主題標識 的過程稱為主題標引。

37、檔案存貯縮微化——就是用照像設(shè)備或其他攝影方法，把以紙張為載體的檔案材料按照一定的比例縮小，攝錄在膠卷或者平片上，也就是將檔案膠卷化，平片化。

38、特殊載體檔案——主要是指聲像檔案和機讀檔案。聲像檔案包括影片、照片、錄像等檔案；機讀檔案指用于存儲計算機數(shù)據(jù)的磁盤、磁帶、光盤等。

39、檔案工作標準化——是指檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由檔案行政事業(yè)管理機關(guān)，或者會同標準化主管機關(guān)以及各有關(guān)部門共同協(xié)商，共同參與制訂檔案工作的管理、原則、方法、質(zhì)量、規(guī)格、概念、設(shè)施等，同意的衡量準則、技術(shù)規(guī)范，并且予以貫徹執(zhí)行和修訂的全部活動過程。

三、簡答題

1．文件有何作用？——文件的作用，概括地說就是管理政務(wù)的工具和手段。具體包括以下幾方面：

1、上傳下達作用；

2、公務(wù)聯(lián)系作用；

3、憑證記載作用。

2、文書工作有何重要性？——

1、文書工作是機關(guān)行政管理工作不可缺少的重要工作；

2、文書工作是機關(guān)工作的紐帶；

3、文書工作是保守黨和國家機密的重要環(huán)節(jié)；

4、文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)。

3、編研工作的內(nèi)容——1熟悉與研究檔案內(nèi)容，編寫檔案參考資料。2匯編現(xiàn)行機關(guān)的檔案問及和編撰檔案史料。3以館藏為基礎(chǔ)，參加歷史研究和編史修志，撰寫有關(guān)的文章和著作。

4．文書工作組織形式選擇的依據(jù)是什么？——本機關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職能范圍；本機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置的層次與數(shù)量；本機關(guān)收發(fā)文件的數(shù)量；本機關(guān)各組織機構(gòu)駐地的情況；人員的配備情況等。

5.文書立卷是整理與保存文件的一種方法，即文書部門對辦理完畢的公文材料，將其中的有查考、有保存價值的，按照他們的形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷，這就是文書立卷。

6、試析報告和請示的關(guān)系。——相同點：

1、行文方向一致。

2、報送要求相同。

3、寫作特點相同。

不同點：

1、行文目的不同。報告的目的只是為了讓上級機關(guān)了解、掌握情況，溝通上下聯(lián)系；請示則是為解決某一問題而請求上級機關(guān)指示或?qū)徍伺鷾省?/p>

2、性質(zhì)要求不同。報告屬陳述性文件，一般不需要上級回復；而請示屬請求性文件，需要上級機關(guān)給以及時批復。

3、行文時限不同。請示必須在事前行文；報告則

在事前、事后、事情進行中行文均可。

4、內(nèi)容含量不同。請示必須堅持“一文一事”，即“一事一請示”的原則；而報告既可一文一事，也可一文數(shù)事。

7、文書工作的作用體現(xiàn)在：1助手作用2紐帶作用3“門戶”作用4查考作用 17.按使用范圍分，公文分1通用文件2專業(yè)文件3機關(guān)常用文件

8、簡述發(fā)文處理程序。——可分為文件的制作階段和制發(fā)階段，具體包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、封發(fā)、傳遞、詢辦、歸卷等環(huán)節(jié)。

9、案卷的含義是什么？——是文件立卷的結(jié)果。它是有關(guān)某一問題或某項工作活動的系統(tǒng)的、有密切聯(lián)系的文件組合體，是文書檔案的基本保管單位。

10、文件立卷歸檔——是指文書部門將辦理完畢的，具有查考和保存價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律，組成案卷的行為過程。

11、“立卷六特征”有哪些？——：作者特征、內(nèi)容特征、文種特征、時間特征、地點特征和通訊者特征，簡稱為“六個特征”。

12．立卷類目的含義——又叫歸卷類目、案卷類目，是在文件還沒有形成以前，根據(jù)機關(guān)工作活動和文件形成的規(guī)律，對一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件，按照立卷的要求和方法事先編制成的一個立卷計劃。

13、什麼是文書現(xiàn)實執(zhí)行性？什麼是檔案

原始記錄性？-----文書現(xiàn)實執(zhí)行性主要有兩方面含義：一是說文書有執(zhí)行性，在有關(guān)職責權(quán)限范圍內(nèi)，文件一旦制發(fā)，舊必須貫徹執(zhí)行；二是說在一定的時間內(nèi)有執(zhí)行性，也就是現(xiàn)實執(zhí)行性。檔案的原始記錄性是指檔案是歷史的記錄，歷史怎樣發(fā)展，人們怎樣活動，檔案就怎樣記錄。檔案無論從形式和內(nèi)容特征上都表現(xiàn)出原始性，也只有這種原始記錄性才能真正反映歷史原貌，從而使檔案成為最真實、最可靠，也更加寶貴的材料。原始記錄性是檔案最本質(zhì)的屬性，是區(qū)別于其他文書、信息、圖書情報等材料的根本特征。14．文書工作與檔案管理的任務(wù)和工作內(nèi)容是什麼？----文書工作的基本任務(wù)是：根據(jù)工作的需要和客觀實際，高質(zhì)量的形成機關(guān)的公文，科學的組織和準確的處理機關(guān)的公文，有秩序而安全地進行公文運轉(zhuǎn)，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關(guān)工作，為領(lǐng)導工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。文書工作主要內(nèi)容包括：（1）公文的草擬、審核、簽發(fā)、復核、登記和分送；（2）公文的繕印、用印、登記、分發(fā)等；（3）公文的簽收、登記、審核、擬辦；（4）批辦、承辦、催辦、注辦等；（會議、匯報的記錄與整理；（6）公文的平時歸卷、提供借閱與保管；（7）公文的系統(tǒng)整理與歸檔；（8）為領(lǐng)導人準備有關(guān)材料；（9）文書的機要保密；（10）完成領(lǐng)導人交辦的其他文書工作事項。檔案的基本任務(wù)是：（1）堅持集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立國家檔案工作制度；（2）科學地管理檔案，大力開發(fā)信息資源；9逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，使檔案工作更好地為黨的總?cè)蝿?wù)、總目標服務(wù)，為建設(shè)社會主義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)。檔案管理的基本內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等六項工作。

15．文書工作和檔案管理的基本原則和要求是什麼？-----文書工作的基本原則是：堅持實事求是、反映客觀實際；精簡公文，反對官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實用，高效率地做好文書工作。文書工作的具體要求是：準確、及時、安全、保密。檔案工作的基本原則就是：集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案維護檔案的完整與安全，便于黨和國家各項工作的利用。檔案管理的具體要求是完整、安全、有效。16．簡述公文格式標準化的意義------（1）公文格式標準化是公文的性質(zhì)所決定的。（2）公文格式標準化是公文處理所需要的。（3）公文格式的標準化是順應(yīng)社會發(fā)展而產(chǎn)生的。總之，行政機關(guān)的公文之所以要有規(guī)范化的格式，主要是為了保證公文的完整性、準確性和有效性，提高辦事效率，給公文處理工作提供便利。

17．什麼是主題詞？主題詞的特點是什麼？----主題詞是揭示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞和名詞性詞組。主題詞的特點第一，單一性。即一個詞或詞組只表達一個詞義，一個詞義只能用一個詞或詞組表述。第二，規(guī)范性。主題詞揭示文件主要內(nèi)容不是隨意性的，而是按照一定的規(guī)范要求，由自然語言轉(zhuǎn)化而來。

18．成文日期是怎樣確定的？-----成文日期確定有以下幾種情況：第一，在一般情況下，公文的成文日期以領(lǐng)導人簽發(fā)日期為準；第二，經(jīng)會議討論通過的公文，以通過日期為準；第三，兩個以上機關(guān)的聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準；第四，電報以發(fā)出日期為準；第五，法規(guī)性文件以批準日期為準，法規(guī)性文件的發(fā)布日期與施行日期不一致時，應(yīng)在正文中同時注明施行日期。

19．文書正文寫作要求有哪些？----正文的內(nèi)容要符合黨的路線、方針、政策和有關(guān)規(guī)定，符合國家的法律、法規(guī)。提出新的政策要注意保持連續(xù)性，提法要以公布的文件相銜接。第二正文反映的情況、問題、數(shù)據(jù)等必須真實可靠，提出的措施和辦法必須切合工作實際，切實可行。第三，內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過協(xié)調(diào)、會商，取得一致意見。第四，在文件表達上要概念準確，觀點鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡短，實事求是，合乎語法規(guī)范，正確使用標點符號。第五，用數(shù)字表示多層結(jié)構(gòu)數(shù)字，第一層用“一”，第二層用“

（二）”，第三層用“1”第四層用“（1）”。20．簡述文書種類劃分的意義。-----

（一）適應(yīng)組織管轄范圍和職能，保證機關(guān)工作有序。

（二）適應(yīng)機關(guān)不同行文關(guān)系，在選擇文種時準確判定本機關(guān)與文件接受方的行文關(guān)系，保證文件及時迅速處理。

（三）適應(yīng)行文具體要求保證文書正確處理和公文的有效，使文件得到恰當處理，保證文書處理的科學、高效。

（四）適應(yīng)文書不同種類要求，以準確把握不同文種寫作規(guī)律，實現(xiàn)文書寫作規(guī)范化。

21．簡述公告與通告的區(qū)別。----

（一）發(fā)布機關(guān)級別不同。

（二）發(fā)布事項范圍不同。

（三）發(fā)布事項的方式不同。

（四）所公布事項的特點不同。

22．簡述請示與報告的區(qū)別。——

（一）行文的目的不同。

（二）行文時間不同。

（三）內(nèi)容含量不同。

（四）上級辦理不同。23．主題的作用、依據(jù)、要求是什麼？----第一，從主題與內(nèi)容的關(guān)系看，主題具有統(tǒng)攝作用。第二，從主題與形式諸要素關(guān)系看，主題起著支配作用。總之主題在文書形成中具有統(tǒng)攝和支配的作用。正因為如此，在文書形成中必須首先確立主題，做到“意”在筆先。文書確定的依據(jù)是四個方面：第一，行文目的要求。第二，黨和國家的路線、方針政策和上級指示精神。第三，處理事務(wù)和社會交往的客觀要求。第四，事務(wù)的共同特征和發(fā)展規(guī)律。文書主題要求包括兩方面：（1）是主題提煉過程中要達到的要求第一，要反應(yīng)事物的本質(zhì)。第二，要恰如其分。第三，主題力求新穎。（2）是表達過程中的要求。第一，主題要集中。第二，主題要清晰明確。第三，主題要前后一致。第四，主題要露而不藏。

24．文書結(jié)構(gòu)的任務(wù)、方法作用。-----文書結(jié)構(gòu)的任務(wù)有四項：第一，總文理。第二，統(tǒng)首位。第三，相銜接。第四，巧定奪。結(jié)構(gòu)的方法有三種：基本邏輯方法是綜合-——分析——綜合。第二，分層分段中的分類與歸類。第二，歸納層短主旨的方法。結(jié)構(gòu)的作用有三方面：第一，使文書表達“言之有序”。第二，使撰寫者“心中有全形。第三，使文書層次分明，富有邏輯性，方便讀者閱讀。

25．文書語言表達的要求是什麼？---第一，表達的明確性。第二，表達的簡接性潔性。第三，語言的平易性。第四，表達的文明性。第五，表達的程式性。

26．簡述文書形成的基本步驟。———有以下步驟：

（一）思想準備。

（二）擬訂提綱。

（三）草擬初稿。

（四）征求意見。

（五）反復修改。

（六）謄抄文稿。

（七）確定標

印。

27．文書修改的主要范圍。——包括：深化主題，審查內(nèi)容，調(diào)整結(jié)構(gòu)，修正語句和標點符號。

28．文書處理過程中有那些特點？——有以下特點：

（一）確定性。文書處理的各個工作環(huán)節(jié)不可缺少而且相對獨立，每個環(huán)節(jié)都有特定的功能和內(nèi)容。

（二）連續(xù)性。文書處理的每個工作環(huán)節(jié)是緊密銜接的，不允許隨意割裂、顛倒。

（三）規(guī)范性。文書處理的每個環(huán)節(jié)都必須遵循嚴格的工作規(guī)范。

29．撰寫擬辦意見時應(yīng)注意哪些方面？-----撰寫寫擬辦意見應(yīng)注意要具有參考性、差異性、概括性。參考性，即擬辦意見有時相當于一份建議或者請示，但并不是最后的決定，只供領(lǐng)導批辦時參考；差異性，即擬辦意見如有兩個以上，應(yīng)彼此有所區(qū)別和差異，以利于領(lǐng)導選擇；概括性，既擬辦意見應(yīng)簡明扼要而又合乎工作規(guī)律和情理。

30．簡述批辦文件主要內(nèi)容。——包括：一是收到上級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負責人批示后辦理。二是擬辦時有困難的事項，批辦時要交代該文如何辦理和辦理到何種程度，是直接辦理還是在提出辦理意見報領(lǐng)導審批后再行辦理。三是在指定文件承辦部門時，凡需兩個以上部門共同辦文的，還要指定一個主辦部門，以防承辦部門出現(xiàn)于己有利的文件互搶，于己無利的文件互推或各自為政造成矛盾。

31．我們在審核文件時，重點審核哪些內(nèi)容與方面？---審核的重點是：第一，是否應(yīng)由本機關(guān)辦理。第二，是否符合行文規(guī)則。第三，內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。第四，涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商會簽。第五，文種使用、公文格式是否規(guī)范。

32．簡述文書整理的含義。----文書整理歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價值的、應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系，以“件”為單位，分類整理，并進行裝盒、歸檔的過程。

33．以“件”取代卷的好處是什麼？——1.以客觀標準取代主觀標準。2.更加符合文書整理的基本原則。3.文書整理跟簡便易行和具有確定性。4.有利于整理手段現(xiàn)代化。

34．以“案盒”取代“案卷”的意義是什麼？-----1.方便文書檔案的借閱和查找。2.方便檔案的復制與保密。3.簡化了裝訂手續(xù)。4.使文書工作和檔案工作統(tǒng)一起來。35．文書整理歸檔的范圍。——具體包括：1.上級機關(guān)來文。2.本機關(guān)文件。3.下級機關(guān)來文。4.同級或 非隸屬機關(guān)的來文。5.其他文件資料。

36．文書整理歸檔的基本原則是什麼？-----1.遵循文件形成的客觀規(guī)律。2.保持文件之間的有機聯(lián)系。3.區(qū)分文書的不同價值。4.便于保管和查找利用。

37．如何確定案盒內(nèi)文書？——是指在平時歸整的基礎(chǔ)上，詳細檢查每個案盒內(nèi)積累的文件，按照文書歸類的原則和要求進行調(diào)整，并進行案盒內(nèi)文件的排列、編號，最后確定案盒內(nèi)歸檔文書。

38．歸檔的質(zhì)量要求是什麼？----1.整理歸檔的文書應(yīng)齊全完整。2.整理歸檔的文書要符合檔案保護的要求。3.整理歸檔的文書的保管期限應(yīng)界定準確。

39、檔案工作的基本原則：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案完整與完全，便于社會各方面的利用。40、檔案收集工作的集體內(nèi)容包括以下四個方面：1政府機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對本單位需要歸檔的檔案進行接收。2政府機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對哪些未及時歸檔的檔案進行補充收集。3檔案館對現(xiàn)行機關(guān)、已撤銷機關(guān)的集體有娼妓保存價值的檔案的集中和接受。4檔案館對中華人民共和國建立以前的各個歷史時期形成的檔案的接收與征集。41．全宗內(nèi)檔案分類的方法有哪些？——常用1.分類方法，按照文件形成和處理的將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；2.組織機構(gòu)分類法，就是根據(jù)單位的內(nèi)部組織機構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；3.問題分類法，按照文件內(nèi)容所反映的問題將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；

42、檔案鑒定工作的主要內(nèi)容及任務(wù)是什么？——內(nèi)容：制訂檔案價值的統(tǒng)一標準及各種類型的檔案保管期限表；2.具體分析檔案的價值，劃分和確定不同保存價值的檔案的保管期限；3.揀出無保存價值或已失去保存價值的檔案予以銷毀，以及圍繞上述工作而進行的一系列審慎而嚴密的鑒定組織工作。

43、檔案鑒定工作任務(wù)是什么？——1.通過劃分檔案的保管期限，確定本單位檔案室或檔案館的館藏成分，優(yōu)化館（室）藏檔案的質(zhì)量；2.挑選將永久性檔案館保存的檔案，為檔案館的收集工作奠定基礎(chǔ)。

44、什麼是檔案保管期限表？起結(jié)構(gòu)和類型有哪些？——檔案保管期限表----就是用表冊的形式列舉檔案來源、內(nèi)容和形式 并指明保管期限的指導性、標準性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價值、確定檔案保管期限的依據(jù)。一般由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成。類型有五種：1.通用保管期限表。2.專門保管期限表。3.同系統(tǒng)保管期限表。4.同類型機關(guān)檔案保管期限表5.機關(guān)檔案保管期限表。

45、檔案保管期限的劃分原則是什么？——1.凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，在本單位工作和國家經(jīng)濟建設(shè)、文化建設(shè)、政治斗爭、科學研究中具

有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管；2.凡是反映本單位一般工作活動，不具有廣泛社會意義和科學歷史意義，而屬本機關(guān)在相當長時間內(nèi)進行本單位工作需要查考的文件材料應(yīng)列為長期保管；3.凡是在較短時間內(nèi)本單位需要查考的各種文件材料，均應(yīng)列為短期保存。

46．檔案主題標引的程序-----1審讀文件或案卷，確定主題。2主題分析3主題概念轉(zhuǎn)換。4主題及主題詞的校對審核。47．簡述建立檔案檢索體系的理由-----檔案檢索體系失當案管理部門為滿足不同需要而編制的各類型的在功能上相互聯(lián)系,相互補充的檔案檢索工具的集合體.建立檔案檢索體系是必要的。1.建立檔案檢索體系.是提高檢索效率的需要。2.建立檔案檢索體系是擴大檔案部門影響,宣傳報道館藏的需要。3.建立檔案檢索體系是實現(xiàn)資源共享|擴大對外交流的需要。

48.檔案庫房的日常管理包括哪些？——1.建立健全的庫房管理制度（安全制度，檔案進出庫房登記制度，庫藏檔案定期檢查制度，設(shè)備管理制度，清潔衛(wèi)生制度）；2.溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生；3.注意檔案在流動中的保護；4.定期安全檢查。

49、檔案安全檢查應(yīng)包括哪幾個方面？——1.檢查檔案有無被泄密、毀滅、遺失、盜竊，即使發(fā)現(xiàn)不安全因素，采取有效措施；2.檢查檔案有無發(fā)黃變脆、字跡褪色，潮濕發(fā)霉及鼠害等自然損毀現(xiàn)象，即使防治；機讀檔案定時倒帶和上機檢查；3.檢查有無火災(zāi)、水災(zāi)等隱患，用電設(shè)備是否完好，消防器材是否齊全，門窗是否牢固，杜絕意外事故發(fā)生；4.檢查受損害文件的數(shù)量和情況，是有檔案數(shù)量與登記簿冊中的數(shù)量是否符合；5.對于庫房管理、提供利用等各項制度的執(zhí)行情況和在系統(tǒng)、編目鑒定等工作中的缺點等。

50、檔案檢索工具作用：——檔案檢索工具是記錄、報道和查找檔案的工具。（1）橋梁作用（2）交流作用（3）管理作用

39、檔案檢索工具種類：檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標準可進行不同的分類。目前比較常見的分類方法有以下幾種。

1、按編制方式分為：目錄、索引、指南。

2、按載體形式分為：書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微檢索工具、機讀式檢索工具

3、按檢索范圍分為：全宗范圍檢索工具、檔案館范圍檢索工具、專題范圍檢索工具、館際檢索工具。

4、按功能分：館藏性檢索工具、查檢性檢索工具、介紹性檢索工具

51.常見檔案檢索工具——

1、案卷目錄：案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。

2、全引目錄：案卷文件目錄亦稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。

3、全宗目錄：全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。

4、分類目錄：分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號為排檢項，依據(jù)檔案分類表的體系組織起來的一種檢索工具。

5、主題目錄：主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。

6、專題目錄：專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關(guān)某一專門事物、某一專門內(nèi)容檔案的檢索工具。

7、文號索引：文號索引是揭示檔案的文號和檔號之間對應(yīng)關(guān)系的一種檢索工具，它提供了一條按文號檢索檔案的途徑。

8、人名索引：人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。

9、地名索引：地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。

10、檔案館指南：檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書，又稱檔案館介紹。

11、全宗指南：全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個部分。

12、專題指南：專題指南是介紹報道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書，又稱專題介紹。13.檔案館指南14.智能化管理和信息共享

52.參考資料的種類：——

一、大事記： １、大事記的種類有：Ａ、機關(guān)工作大事記

Ｂ、國家和地區(qū)大事記Ｃ、專題大事記 Ｄ、個人生平大事記 也稱為年譜

二、組織沿革：１、種類有：

A、機關(guān)組織沿革 B、地區(qū)組織沿革

C、專業(yè)系統(tǒng)組織沿革；

三、專題概要：專題概要是以文章敘述的形式簡要地說明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其它社會現(xiàn)象、自然現(xiàn)象的發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。

四、會議簡介：簡明我要地記敘會議基本情況的一種文字材料。

五、統(tǒng)計數(shù)字匯集：統(tǒng)計數(shù)字匯集又稱“基礎(chǔ)數(shù)字匯集”。

六、企業(yè)年鑒：的生產(chǎn)、經(jīng)營、基本建設(shè)、科學研究等各類大事的有關(guān)文獻、照片和統(tǒng)計數(shù)據(jù)等是一種綜合性的參考資料。

七、科技成果簡介：是科技檔案的編研成果之一，是指對獲得成果的科研設(shè)計項目的檔案資料，扼要摘錄其內(nèi)容，匯集編印成冊的一種參考資料。

53.參考資料的編寫一般方法：——

1、制定編寫計劃；

2、收集材料；

3、綜合編寫 54.編研工作的意義——

1、積極提供服務(wù)的有效方式；

2、提高工作水平的重要途徑；

3、有利于檔案原件的保管和流傳。

55、檔案工作現(xiàn)代化的標志——1.檔案工作技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化；2.管理機構(gòu)布局與館（室）藏機構(gòu)的合理化；

3、檔案信息服務(wù)的社會化；4.檔案工作組織管理的科學化。

56、實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的條件。——社會條件和內(nèi)部條件。社會條件包括：1.需要一個安定的、政治民主化的社會大環(huán)境；2.要有足夠的資金投入，經(jīng)濟上的大力支持；3.科學技術(shù)條件的支持。內(nèi)部條件：1.檔案業(yè)務(wù)與技術(shù)的標準化；2.檔案工作人員專業(yè)化。

57、計算機檢索系統(tǒng)的優(yōu)點——1.工作效率高；2.檢全、檢準率高；3.檢索途徑多；4.能夠產(chǎn)生多種形式的目錄與索引；5.通過通訊線路和終端設(shè)備，能就地向遠方檢索檔案材料，提高了服務(wù)效果，節(jié)省了經(jīng)費、人力和時間。

58、簡述計算機檢索系統(tǒng)需要的物質(zhì)技術(shù)條件：——1.系統(tǒng)本身需要的設(shè)備條件；2.檔案原件的準備工作；3.有適合檔案館管理系統(tǒng)的計算機軟件。

59、檔案館對歷史檔案的接收與征集 收集歷史檔案的對象與途徑。

1收集散存在國家機關(guān)、社會組織中的一些歷史檔案。

2征集收藏于和人手中的歷史檔案。3征集少數(shù)名族地區(qū)的歷史檔案。4收集黨史、地方志辦公室以及政協(xié)等文史組織及其他學術(shù)歷史研究部門所征集到歷史檔案。

5收集散失在國外的歷史檔案。

60、國家全部檔案：是指歸國家所有的、由國家統(tǒng)一管理的具有政治、經(jīng)濟、科學文化或歷史意義的一切檔案財富的總和61、軟盤中的檔案的管理和保護中要注意的問題——1.防止軟盤生霉；2.防止軟盤污染；3.注意防塵；4.遠離外磁場。62、檔案存貯縮微化的優(yōu)點：——1.縮小檔案體積，便于收藏；2.查找迅速，傳遞方便；3.價格低廉，保存時間長；4.容易復制，有利于檔案原件保護；5.便于推廣普及。

63、我國已發(fā)布的檔案工作標準：——1.針對檔案內(nèi)容所包涵的信息為適用范圍的標準；2.針對檔案的載體為適用范圍的標準；3.針對檔案的保管的裝具、庫房及外部條件為適用范圍的標準；4.針對檔案工作中的業(yè)務(wù)技術(shù)原則、方法、措施為適用范圍的標準。

64、我國檔案標準化工作還需進一步提高的地方——1.檔案工作專業(yè)名詞術(shù)語標準；2.檔案統(tǒng)計、提供利用標準；3.檔案編纂及出版格式標準；4.檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)標準。

65、檔案利用的方式和途徑——1.開設(shè)閱覽室，直接提供檔案原件或復制件借閱；2.檔案外借；3.制發(fā)檔案復制本；4.舉辦檔案展覽；5.出具檔案證明；6.提供咨詢服務(wù)；7.印發(fā)目錄。

四、論述題

1．論述文書檔案的性質(zhì)、特點與作用--------文書現(xiàn)實執(zhí)行性主要有兩方面含

義：一是說文書有執(zhí)行性，在有關(guān)職責權(quán)限范圍內(nèi)，文件一旦制發(fā)，舊必須貫徹執(zhí)行；二是說在一定的時間內(nèi)有執(zhí)行性，也就是現(xiàn)實執(zhí)行性。文書除了現(xiàn)實執(zhí)行性這一本質(zhì)屬性以外，還有政治性、機密性、知識性等屬性。檔案同樣具但有政治性、機密性、知識性等屬性檔案主要有原始記錄性、利用的價值性和科學文化性。文書的特點有三方面：法定的作者、法定的權(quán)威和效力及特定地程式性。檔案的特點有三方面：系統(tǒng)性、選擇性和保存性。文書的作用為：領(lǐng)導指導作用、行為規(guī)范作用、公務(wù)聯(lián)系和知照作用、憑據(jù)記載作用、傳遞信息與宣傳教育作用。檔案的作用主要有三個方面的作用：現(xiàn)實工作及各項社會活動的查考依據(jù)作用、歷史憑據(jù)作用、科學研究的基礎(chǔ)和條件作用。

2、試析文書工作與檔案工作的關(guān)系。聯(lián)系：

1、工作對象上的聯(lián)系。文書工作與檔案工作的物質(zhì)對象都是文件材料。

2、工作步驟上的聯(lián)系。文書工作的終結(jié)程序（文件立卷歸檔工作），就是檔案工作的起始環(huán)節(jié)（檔案收集工作），二者從不同的角度履行同一道手續(xù)。

3、整體工作的聯(lián)系。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書工作的質(zhì)量決定著檔案工作的質(zhì)量，影響著檔案工作的進展；檔案工作不斷提高質(zhì)量上的要求，也會影響和推動著文書工作向前發(fā)展。

區(qū)別：

1、工作目的不同。文書工作是著眼于現(xiàn)實，是適應(yīng)現(xiàn)實工作的需要，形成和處理文件的；檔案工作是著眼于歷史和未來，維護歷史的真實面貌，為將來工作提供參考和憑證。

2、工作任務(wù)不同。文書工作的主要任務(wù)就是制作文件、處理文件，對有保存價值的文件進行立卷歸檔；檔案工作的主要任務(wù)是對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等。

3、試比較各種登記形式的優(yōu)缺點。

目前常用的登記形式有簿冊式、卡片式、聯(lián)單式三種。簿冊式登記，即采用事先裝訂成冊的登記簿進行登記。這種登記易于保管，應(yīng)用比較普遍。但比較死板，寫錯了不易修改，若按大流水號編排順序號，不便于分類檢索；卡片式登記，即使用卡片進行登記，每張卡片登記一份文件，必要時可登記一組文件。這種登記方法，可以靈活地進行分類排列，方便文件檢索，但容易丟失；聯(lián)單式登記，即采用一次復寫多聯(lián)的方式進行登記。這種登記方法，可以減少重復登記手續(xù)，提高效率。但容易磨損，不利于長期保存，也容易丟失。如果機關(guān)條件具備，可使用計算機對文件進行登記，使登記、著錄、檢索一體化，更可簡化手續(xù)，方便利用，提高工作效率。4． 論述“美觀”是文書形成的必然要求。-——審美以及對美的追求是人們的普遍心態(tài)，文書是社會交際的工具，離不開審美的規(guī)律文書形成的目的不是給自己看，而是為了辦事目的需要，是給其他機關(guān)或

者有關(guān)人員閱讀的，這就要求文書能給人以美感，使人賞心悅目，愿意讀下去，從而達到目的，因此，“美觀”是文書形成的必然要求，也是文書形成的重要原理。文書的美，一是體現(xiàn)在形式的安排上要美觀；二是體現(xiàn)在內(nèi)容上要有美感；三是體現(xiàn)在語言以及邏輯結(jié)構(gòu)等方面要有美感。文書要講求整齊，即層次分明，無參差錯亂，眉目清楚，適宜得體；問題排列有序；語句整齊一致。

文書立卷的基本原則

1保持穩(wěn)健之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整性 2要正確反映機關(guān)工作的歷史面貌 3要便于管理、查找和利用。擬寫案卷標題的要求

案卷標題，是對卷內(nèi)全部文件內(nèi)容與成分的概括和揭示，是案卷封面中最主要的部分