第一篇：檔案員考核細則

檔案員考核細則100分

（一）貫徹執(zhí)行國家有關的檔案和檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策,建立健全我校檔案工作各項規(guī)章制度,維護我校檔案的完整、安全。制度不健全或不執(zhí)行，及造成檔案材料損壞的每次扣1分。（20分）

（二）負責我校檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、利用等項工作,擬定學校各類檔案的歸檔范圍、要求及保管期限參考,統(tǒng)一集中管理我校的各類檔案,并按照規(guī)定將有關檔案裝訂成冊進行歸類并存檔。完成不及時每次扣1分。（20分）

（三）督促、檢查、指導我校各部門和教學人員做好各類檔案材料的形成、積累、立卷和歸檔工作,收集和保管學校所需要的各種參考資料。（20分）收集和保管不及時每次扣1分。

（四）檔案工作人員要積極主動地向主管校長、辦公室主任請示匯報檔案工作情況。征求我校各部門和教職工的意見,提出改進辦法,使我校檔案工作更好地適應學校的教育、教學改革的需要。（20分）對檔案室的資料應分類歸檔，標簽分明，若分類不清、無標簽一件扣1分。

（五）檔案工作人員要嚴格遵照和執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度,做好保密保管工作,認真做好我校的檔案工作,為學校的各項工作提供服務。檔案室文件要登記在冊，按照保管年限要求保存。對教師借用檔案要有記錄。（20分）檔案無登記或借出無記錄，一次扣2分。

（六）檔案員成績按50%計入考核成績。

第二篇：優(yōu)秀檔案員事跡材料

篇一：優(yōu)秀檔案管理員先進事跡材料

優(yōu)秀檔案管理員先進事跡材料

近三年來，我們鄂州市委辦公室堅持以鄧小平理論和黨的十五大精神為指導，認真貫徹落實江總書記及中央領導同志關于檔案工作的重要題詞和講話精神，緊緊抓住市委、市政府在全市范圍內開展“檔案系統(tǒng)創(chuàng)先”、“檔案工作優(yōu)質服務年”和“檔案科技年”活動，切實加強全市黨委辦公室系統(tǒng)機關檔案管理，大力開發(fā)檔案信息資源，積極主動地為國有企業(yè)改革、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作、機構改革、社會穩(wěn)定、抗洪救災等中心工作和市委、市政府領導的重大決策提供優(yōu)質服務，努力實踐“面向社會，緊貼中心，服務上水平，利用出效益”的檔案工作宗旨，使機關檔案工作邁上了一個新臺階。1999年、2000年連續(xù)兩年被省委辦公廳、省政府辦公廳評為檔案工作先進單位；2000年被《中國檔案報》評為好新聞一等獎；同年被市檔案局評為檔案編研優(yōu)秀成果獎；2001年12月被省人事廳、省檔案局評為全省檔案先進集體。這些榮譽的取得是與各級領導的關心和檔案局的指導分不開的。幾年來，我們按照檔案局的要求做了以下幾點工作。

一、狠抓系統(tǒng)創(chuàng)先，為優(yōu)質服務提供組織保障。

機關檔案室自成立以來，得到了歷屆領導的關心和支持。市委副書記、秘書長劉田喜同志十分重視機關檔案工作，每年至少要開一次秘書長、辦公室主任專題會議，研究布置檔案工作。辦公室領導班子把機關檔案工作抓在手上，經(jīng)常研究分析情況，幫助解決檔案工作中存在的實際問題。2000年市委辦、市政府辦《關于在全市范圍內開展“檔案工作優(yōu)質服務年活動”的通知》發(fā)出后，我們辦公室迅速成立了以市委辦公室負責同志為組長的開展優(yōu)質服務年活動領導小組，制定了工作方案，明確了具體工作人員，并將優(yōu)質服務納入工作目標。辦公室及時召開專題會議，召集各區(qū)、直管鎮(zhèn)街黨委辦公室主任，就開展“檔案工作優(yōu)質服務年活動”作出部署，要求各級黨委辦公室將檔案工作列入黨委辦公室工作議事日程，在全市開展“檔案工作優(yōu)質服務年活動”中爭創(chuàng)先進，下達了全市黨委辦公室系統(tǒng)機關檔案全部升級達標的工作目標。并從組織領導、人員、經(jīng)費和庫房設備等實際問題入手，具體安排，逐個解決，為機關檔案室配備了一臺微機。同時，辦公室負責同志帶領有關科室同志先后深入到區(qū)、直管鎮(zhèn)街進行督辦。在各級領導和具體承辦人員的共同努力下，我們機關檔案室和4個區(qū)檔案室全部達到了省二級標準。同時，有部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委機關檔案工作達到市、省級標準。我們市委辦公室連續(xù)兩年被評為全省檔案工作先進單位。市委副書記、秘書長劉田喜看到表彰通報后作出重要批示：“全市黨委系統(tǒng)檔案工作達標取得了明顯成績，但不能滿足，要向更新的目標沖刺，能否就去年黨委系統(tǒng)檔案升級迅速議出一個方案，力爭有更多的單位達到省一級。”由于領導的高度重視，全市黨委辦公室系統(tǒng)機關檔案工作得以迅速的發(fā)展。

二、強化質量管理，為優(yōu)質服務創(chuàng)造物資條件。

文書立卷工作是文書處理的最后一個環(huán)節(jié)，也是檔案業(yè)務的初始工作。立卷質量的好壞是檢驗一個機關檔案工作水平高低的重要標志，也是優(yōu)質服務的物資基礎。為了把好檔案質量關，我們在每一個環(huán)節(jié)都實行全過程、全方位的質量管理，而且還制定了量化的目標管理辦法，為做好檔案工作打下了堅實基礎。一是把好文件質量關，案卷是具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體，文件質量的高低直接關系到案卷質量的好壞。在文書運轉過程中，我們注意文件的質量，認真執(zhí)行《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》，從自己做起，抓好案卷的質量。對起草的文件和領導簽閱的文件，凡是使用圓珠筆、鉛筆等不符合檔案要求的，堅決予以退回，要求其重新簽批和擬稿，要求印刷廠印制的文件用紙大小一致，文頭格式都嚴格執(zhí)行國家標準；對于下屬單位送來的公文，發(fā)現(xiàn)其請示報告不分的、多頭抄送的、文理不通等情況，我們馬上予以退回。在收到傳真文件后，首先將文件復印，用復印件進行傳閱，直至歸檔。二是把好文件收集關。辦公室是市委的綜合工作機構，是承上啟下、溝通左右的樞紐，文件來源廣，流轉環(huán)節(jié)多，文件收集難度大。這就要求文書和檔案部門的同志要有很強的歸檔意識，必須在日常的文書處理工作中做好，做到事事有回音、件件有著落。在工作中，我們堅持執(zhí)行歸檔制度，確定歸檔范圍，明確歸檔時期，對部分確需保留文件底稿的，一律實行明細登記，適當放寬歸檔期限。每年元月份，我們向有關人員發(fā)出通知，要求對上一的底稿文件進行清理，并移交檔案室。三是把好分類組卷關。辦公室形成的文件材料多，內容涉及面廣，如何科學分類是十分重要的。我們結合省委辦公廳下發(fā)的《關于加強全省黨委辦公廳（室）檔案工作業(yè)務建設的意見》的規(guī)定，進一步完善了檔案組卷的分類方案，遵循了文件材料的形成規(guī)律，保持了

文件之間的有機聯(lián)系，科學地規(guī)劃分類組卷環(huán)節(jié)。

三、發(fā)揮檔案作用，為黨委政府中心工作服務。

管理檔案是手段，利用檔案是目的。加強檔案工作總的目的就是開發(fā)檔案信息資源，為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展服務。我們充分認識“檔案工作優(yōu)質服務年活動”的重要意義，積極開發(fā)檔案信息資源，不斷強化服務意識，拓寬服務領域，改進服務方式，提高服務質量，努力在信息資源的開發(fā)利用方面有較大的突破，使檔案部門成為各級黨委、政府和各單位領導用得上、信得過、離不開的得力助手和參謀。我們市委辦公室歷來就十分重視開發(fā)檔案的信息資源，注重做好編研工作。如市委辦公室文件匯編自1983年開編以來，近二十年從未中斷，文件匯編已過100多冊，在匯編工作中，我們十分注重突出重點內容，突出熱點主題。如鄂州市葛店經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)1986年被省委、省政府、市委、市政府先后印發(fā)了許多有關的優(yōu)惠政策條款。機關檔案室發(fā)揮自身優(yōu)勢，將有關優(yōu)惠政策條款裝訂成一個合訂本《鄂州市招商引資優(yōu)惠政策匯編》，供外商洽談、參考。1998年長江發(fā)生了全流域性的大洪水，鄂州市也深受其害。為了將災害減少到最低限度，我市各級各部門全員行動，積極為防汛抗洪服務。作為檔案部門，我們以市委辦公室《領導參考》的名義編發(fā)了《鄂州市1954年抗洪情況簡介》、《昌大堤潰口的教訓》、《從抗洪中得到的啟示》等5期關于防汛抗洪的資料，時任市委書記現(xiàn)任省委常委、公安廳廳長陳訓秋同志看后，對此作了三次批示，各級各部門按照市委的統(tǒng)一部署，進一步加強了抗災及防疫工作，戰(zhàn)勝了一次又一次洪峰，確保了大災之年無大疫，取得了搶災奪豐收和防疫工作的好成績。在今年開展“檔案工作優(yōu)質服務年活動”中，我們緊密結合改革開放和經(jīng)濟建設的新形勢，不斷開拓創(chuàng)新，使檔案編研工作取得了新的突破。前不久，中央電視臺《焦點訪談》欄目披露了南方某部門收繳向農(nóng)民宣傳黨中央、國務院減輕農(nóng)民負擔書籍一案，在全社會引起了很大反響。我們敏銳地覺察到，這是個極嚴肅的政治問題，也是檔案部門服務的重點。我們辦公室機關檔案室和市檔案局業(yè)務科有關人員連夜召開碰會，著眼于農(nóng)民減負這一實際，商議編印一本關于中央、省、市有關減輕農(nóng)民負擔的文件匯編。大家思想統(tǒng)一、意見集中，說干就干，經(jīng)過幾天的艱苦努力，完成了《中央、省、市有關減輕農(nóng)民負擔文件匯編》。市委副書記、時任市委秘書長劉田喜看后，當即作出批示，要求將文件匯編迅速發(fā)給各區(qū)和鄉(xiāng)、鎮(zhèn)街，切實做好農(nóng)民減負工作，以便中央、國務院減輕農(nóng)民負擔的政策在農(nóng)民手中得到落實。各單位收到《匯編》后迅速組織力量，進一步檢查各項政策的落實兌現(xiàn)情況，促進了農(nóng)村的社會穩(wěn)定在元旦、春節(jié)期間，未發(fā)生一起因減負問題引發(fā)的糾紛和上訪事件。這項工作以《市委強調農(nóng)民減負，檔案部門信息快供》為題在《中國檔案報》頭版頭條并加編者按刊登后，引起很大反響，被《中國檔案報》評為好新聞一等獎，同時也促進了全市減負工作的開展，得到了市領導和各部門的好評。

我們市委辦公室檔案工作雖然取得了一定的成績，但離檔案工作科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的要求，與改革開放和經(jīng)濟建設的需求，還有一定的差距。在今后的工作中，我們要牢固樹立強烈的檔案服務意識，認真學習江澤民同志“三個代表”重要思想，進一步加強對檔案工作的領導，不斷提高管理水平和案卷質量，努力開闊和拓寬檔案利用工作的眼界和思路。篇二：全國檔案工作優(yōu)秀集體事跡材料

自治區(qū)檔案工作優(yōu)秀集體事跡材料 地方稅務局現(xiàn)有人員地稅局等10個直屬機構。內設稅政、法規(guī)、信息管理、稽查、計劃財務、人事教育、監(jiān)察、機關服務、辦公室等11個機構。先后榮獲自治區(qū)級“文明單位”，“模范職工之家”，“衛(wèi)生紅旗單位”等榮譽稱號，黨風廉政建設和糾風工作多次被自治州黨委政府評為優(yōu)秀單位，信息化工作被國家稅務總局評為“全國稅務系統(tǒng)信息化建設先進單位”；2007年5月，榮獲“開發(fā)建設新疆獎狀”榮譽稱號。

近年來，隨著改革開放和塔里木石油勘探開發(fā)，的經(jīng)濟社會的超常規(guī)、跨越式發(fā)展，為地稅事業(yè)的健康發(fā)展奠定了良好的基礎，提供了極好的機遇。1994年成立以來，全局稅收任務年年超額完成，共組織稅收收入66.7億元，稅收收入從1994年的1.4億元增長到2007年預計的12億元，增長了9倍，為自治州經(jīng)濟社會發(fā)展做出了應的貢獻。

伴隨著 地稅事業(yè)快速前行的步伐，的檔案工作也取得了驕人的業(yè)績。幾年來，在自治區(qū)地稅局與自治州檔案局的領導與支持下，高度重視檔案管理工作，認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，按照《全國稅務機關檔案管理暫行辦法》、《全國稅務機關檔案管理考評辦法（試行）》，切實加強機關檔案和系統(tǒng)檔案的基礎業(yè)務建設和管理，積極探索檔案信息資源的開發(fā)利用，努力提高利用服務質量和水平，為稅收中心工作發(fā)揮了重要的服務保障作用。

一、以規(guī)范化管理為目標，全面加強檔案基礎業(yè)務建設

和管理

一是在全州率先實現(xiàn)了檔案管理的晉級達標。高度重視檔案管理工作，早在機構成立初就成立了由局長為組長、分管領導為副組長、專兼職檔案員為成員的檔案目標管理領導小組，負責檔案管理工作。又成立了以局長為組長、辦公室主任為副組長、檔案專兼職員為成員的檔案鑒定和銷毀領導小組。檔案目標管理領導小組每年至少兩次檢查考核檔案工作，研究解決實際問題。幾年來，始終堅持將檔案管理工作列入工作目標進行考核，每年年底，都要對檔案工作一并進行檢查考核。同時，還建立健全了以檔案室為中心的機關檔案管理網(wǎng)絡，文書檔案、稽查檔案、會計檔案、科技檔案、聲像檔案、人事檔案、圖書資料全部實行了集中統(tǒng)一管理，其中人事檔案和圖書資料都實行了分庫管理。的檔案管理從起步到晉級達標，從基礎管理到檔案業(yè)務的規(guī)范化、科學化管理，始終得到了自治州檔案局的大力支持與幫助，多次派人來我局進行了實地檢查與指導。1999年對檔案管理達標晉升自治區(qū)一級工作進行了明確部署，2000年以總分98分的成績率行在州直單位中實現(xiàn)了檔案管理 “自治區(qū)檔案管理一級”的既定目標。同年，所屬基層局也全部晉升為“自治區(qū)檔案管理一級”單位。

二是注重檔案隊伍建設。經(jīng)常組織檔案人員進行學習和培訓。配備檔案專職人員1名，兼職檔案人員13名，專職人員具有大學本科學歷文憑。多次派機關和系統(tǒng)的檔案員參加州檔案局組織的各類培訓，專職人事檔案員參加過自治區(qū)保密委、檔案局組織的培訓。派檔案員參加了自治區(qū)檔案局在大連舉辦的檔案管理培訓，并學習考察了外地檔案管理的先進經(jīng)驗和做法。機關兼職檔案人員每年歸檔時間，都要集中參加辦公室組織的培訓與指導。還專門召開過兩次系統(tǒng)檔案工作暨培訓會議，并對檔案管理工作開展得較好的單位和個人進行通報表彰。檔案人員隊伍穩(wěn)定，具有較高的素質和良好的職業(yè)道德，在業(yè)務上經(jīng)常與自治州檔案局和自治區(qū)地稅局檔案室進行請示與聯(lián)系，努力加強檔案業(yè)務學習、研究與交流，常年訂閱《中國檔案報》和《檔案與社會》等雜志，檔案員多次被自治州檔案局評為檔案管理先進個人，并被委任為自治州檔案管理第四小組負責人，對小組內12個單位的檔案管理給予具體業(yè)務指導。三是完善了一整套檔案工作制度。全面細致地建立了檔案歸檔制度、檔案工作制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案管理人員職責、檔案管理崗位責任制、檔案員崗位責任制、兼職檔案員崗位責任制、干部人事檔案管理人員職責、圖書資料管理制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案利用制度等十幾項制度。四是加強了日常管理。每年組織有關人員定期檢查檔案保管和庫房管理等情況，保護檔案設施設備，健全了檔案室內各類登記冊、簿、單、表，按要求規(guī)范手續(xù)，及時登記，主動提供利用服務，積極開展檔案宣傳和系統(tǒng)檔案業(yè)務的監(jiān)督、指導與培訓工作。平時立卷，次年初進行歸檔管理，歸檔質量符合《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》，檔案整理、分類、編號、排架科學、系統(tǒng)、美觀，便于查閱。

二、以信息化建設為突破口，檔案管理實現(xiàn)自動化

檔案現(xiàn)代化管理是適應信息化、網(wǎng)絡化管理需要，提高檔案管理效率的必要手段，是推進檔案利用服務工作，提高檔案利用服務水平的必要途徑。幾年來，舍得投入，努力加強檔案現(xiàn)代化管理的軟、硬件建設，取得了顯著成績。

一是配備了檔案現(xiàn)代化管理必需的硬件設備。幾年來，局領導努力克服各種困難，在局辦公經(jīng)費十分緊張的情況下，不斷加大對檔案室的資金和人力、物力的投入力度，使檔案室基礎設施建設水平走在了州直機關的前列，按照檔案設施、設備管理的要求，實行了辦公、閱覽（展覽）、庫房三室分開，配備了“八防”設備和物品，制定了相應措施。庫房管理科學、整潔，裝具充足適用。密集架、計算機、掃描儀、光盤刻錄機、打印機、復印機、放像機、加濕器、電風扇、照相機、收錄機、吸塵器、溫濕度記錄儀、攝像機、vcd機、電視機等硬件設備齊全。二是實現(xiàn)了辦公自動化和信息共享。在2000年推行檔案的微機化管理并派檔案管理人員參加了檔案人員計算機應用能力培訓和考試，取得了計算機應用能力一級證書。2000年，根據(jù)國家稅務總局和自治區(qū)國家稅務的推廣和部署，應用了國家稅務總局在全系統(tǒng)推廣的《公文處理系統(tǒng)》軟件，在全州最早實現(xiàn)了公文處理自動化，并在全系統(tǒng)推廣應用了《公文處理系統(tǒng)》，并率先實現(xiàn)了遠程收發(fā)文處理，下至稅務所、上至自治區(qū)地稅局的公文信息都可以進行即時的查詢、傳遞和處理，實現(xiàn)了信息共享和無紙化辦公。2004年，根據(jù)自治區(qū)地稅局的要求，又應用了經(jīng)國家檔案局批準的，由國家稅務總局與中軟公司聯(lián)合研制開發(fā)的與機關辦公自動化軟件相配套的檔案管理軟件系統(tǒng)，利用接口程序及時將公文處理系統(tǒng)中的文件接收到檔案管理系統(tǒng)中，并按照檔案分類法和檔案著錄規(guī)則的要求，進行分類管理，實現(xiàn)了與公文處理系統(tǒng)文件的及時歸檔管理和全文存儲檢索。

從1994年7月成立至2006年，綜合檔案室文書文件庫藏量3899卷件，其中永久161卷件、長期1939卷件、短期1801卷件，聲像檔案11冊。將從2007年8月開始開展檔案管理全文數(shù)字化管理，將自1994年機構成立以來的所有紙質文件轉成電字數(shù)據(jù)，真正實現(xiàn)全文數(shù)字化管理，并配備了檔案專用掃描儀和檔案專用數(shù)碼照相機設備，用于檔案數(shù)字化管理和照片檔案的拍攝。屆時，的檔案管理工作將邁上一個嶄新的篇三：2012年檔案工作先進個人事跡材料

檔案工作先進個人事跡材料

xxx同志在xx鎮(zhèn)主要負責檔案、保密、收發(fā)、文件交換、傳遞等工作。多年來她在平凡的工作崗位上默默奉獻，以良好的職業(yè)道德，嫻熟的業(yè)務素質、優(yōu)質熱情的服務，出色完成了領導交辦的各項工作任務。

檔案管理工作是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案管理員必須有較高的政治思想素質。自從事檔案工作以來xxx同志能積極參加政治理論學習。有較強的工作責任感和責任心，敢于吃苦，勤于服務。作為單位的兼職收發(fā)保密人員，在收文中她認真做好文件的登記、簽發(fā)、傳遞、催辦等工作。做到有文件及時準確的處理，不積壓、拖拉、誤時誤事。同時認真做好保密工作，嚴格執(zhí)行有關保密規(guī)定，嚴守國家秘密和工作秘密。從無泄密事件發(fā)生，受到鎮(zhèn)黨委、政府領導的充分肯定。多年來，她認真工作、熱愛集體、團結同志、自覺遵守單位的規(guī)章制度，熱愛本職工作，認真履行工作職責，愛崗敬業(yè)。

該同志能深入貫徹落實《檔案法》和《云南檔案條例》，進一步加強檔案法制建設，依法加強檔案工作。在工作中力爭做到人人都有存檔意識和保密意識，逐步把學法、用法、守法有機結合，較好地應用到實際工作中。按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，她較好地完成了本單位機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管表的編制，及時上報統(tǒng)計報表等有關材料。對歸檔文件材料的收集，力爭做到分類科學、系統(tǒng)整理、保管期限界定準確，文件材料排列有序，編目編號正確，歸檔章填寫準確，裝訂美觀。她深知檔案管理工作是一項重要的管理和服務工作。它要求檔案管理員有熟練的工作能力和較強的服務意識。在做檔案的移交工作中，她嚴格按照規(guī)定，按時向縣檔案館移交了xxx鎮(zhèn)文書檔案。其中1988年—2000年永久229卷、長期209卷。為了提高自己的工作能力，xxx同志能做到凡重大問題堅持向主管領導請示匯報，凡專業(yè)技術問題經(jīng)常向縣檔案局經(jīng)驗豐富的同志求教、凡具體工作堅持自己動手，凡是須查閱檔案的，她都能熱情周到的為查閱者提供優(yōu)質服務，從無怨言。她積極參加專業(yè)培訓、提高自身的業(yè)務素質，并取得了云南省檔案人員資格證書。

“在平凡的工作崗位上，做出不平凡的業(yè)績”這樣概括她最合適不過了。她的工作沒有驚人的壯舉，有的只是平凡，但是她在平凡的工作做出了不平凡的業(yè)績。她深深的熱愛自己的本職工作，她會一如既往地以飽滿的工作熱情，不斷改進自己的不足之處，使自己能更多的釋放自己的光和熱，為全鎮(zhèn)的檔案工作做出更大貢獻。

第三篇：公司檔案員崗位職責考核標準

公司檔案員崗位職責考核標準

序號崗位職責標準分考評標準考核人

及時做好公司檔案的收集工作，指導和督促各部門檔案管理網(wǎng)絡員收集整理檔案資料并在規(guī)定時間內移交到檔案室，檔案交接時應進行檢查、清查、核對，并履行簽字手續(xù)，建立接收、移出檔案總登記臺帳。

1、因未督促各部門移交檔案造成各類檔案逾期未收集齊全，每1例扣3分。

2、接收檔案時未檢查、清點、核對扣3分。

3、未建立健全檔案接收和移出總臺帳扣3分。2

及時做好檔案的分類、組卷、編排、裝訂成冊等整理工作，做到歸檔文件分類清楚、排列有序、系統(tǒng)條理、便于查找。

1、歸檔整理不及時扣3分。

2、檔案不按有關要求分類、立卷、編排，存放混亂扣5分。

3、保管期限不準確扣5分。

4、密級劃分錯誤扣5分。3

及時將分類成冊的檔案輸入微機，進行信息化管理，便于檢索、調閱。

1、輸入不及時扣3分。

2、編排不規(guī)范系統(tǒng)扣4分。4

做好檔案保管工作

1、遵循檔案保管“八防”原則，確保檔案的安全與完整。

2、妥善保管公司重要文物檔案資料。

3、定期檢查庫存檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報并采取措施解決。

1、丟失一般性檔案每例扣3分。

2、丟失重要檔案每1例扣8分。（情節(jié)嚴重另按有關規(guī)定處理）

3、未認真執(zhí)行“八防”原則造成檔案破損、失效每1例扣5分。

4、對破損、字跡模糊或變質的檔案未及時修補或復制每1例扣2分。

5、對需修補的圖紙未經(jīng)領導批準擅自修補扣3分。

6、發(fā)現(xiàn)問題不及時向領導匯報造成不良后果扣5分。5

協(xié)助公司檔案鑒定小組定期對檔案進行鑒定，準確制定檔案的存毀。對經(jīng)鑒定須銷毀的檔案登記造冊，嚴格遵守有關程序妥善銷毀，未經(jīng)鑒定和批準不得銷毀任何檔案。

1、未定期鑒定每次扣3分。

2、鑒定判斷錯誤視情節(jié)輕重每1例扣6-6分。

3、無檔案銷毀臺帳扣5分。

4、檔案銷毀不符合程序扣5分。

5、擅自銷毀未經(jīng)鑒定和批準的檔案扣8分（情節(jié)嚴重另行處理）

第四篇：檔案員如何整理檔案

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照

片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)

范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

二、檔案的分類和大類設置辦法

（一）大類的設置 原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案（含科研、基建、設備儀器等）、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

（二）各類內檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

（1）保管期限---分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這

種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系（針對本級）的材料組合在一起；將本單位各部門及與有關個人有聯(lián)系的組合在一起；將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一內，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

（2）保管期限------問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按分類。再在下按按問題（如綜合、政工、業(yè)務）分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務主管部門有文件這樣規(guī)定的單位（如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行）。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期

限下、同一中，同一個問題內從“1”開始編制一個流水號。

（3）問題-------保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按分類，再在下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位（如自來水公司），此種分類法盒號編制方法是同一問題內，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一內，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

（4）---保管期限分類法。即先將歸檔文件按分類，每個下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務主管機關的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一內，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

2、業(yè)務檔案按種類----保管期限---分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—分類法。

4、會計類檔案分類有2種方法

（1）采用種類--保管期限—分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。

（2）---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計，再按形式分為幾類（先報表、帳薄再憑證），然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式----保管期限分類法，按載體

形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶；

6、電子檔案按照載體形式----保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤；

7、實物檔案一般采用載體形式--分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務、其他。

三、檔號（全宗號、目錄號、案卷號（件號）、頁號）的編制

（一）全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”，標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字.（二）目錄號編制。填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號應根據(jù)全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數(shù)量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數(shù)字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業(yè)務檔案（如果一個單位的業(yè)務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識）；J代表科技檔案；K代表會計檔案（報表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實物。

2、采用阿拉伯數(shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期（或30年）”、“短期（或10年）”三個不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業(yè)務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務檔案；Y2 代表長期（或30年）類的業(yè)務檔案；y3 代表短期（或10年）類的業(yè)務檔案。

（三）案卷（件）號、頁號

1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內也不允許出現(xiàn)重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號（填寫在順序號欄）和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數(shù)字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。

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三

十一、文書檔案如何整理與編目? 答：文書檔案是指反映黨務、行政管理等活動的檔案。在企業(yè)一般也可以把經(jīng)營管理和生產(chǎn)管理工作形成的文件材料列入文書檔案的范圍。目前，文書檔案的整理有兩種方法，即按“卷”整理或按“件”整理。按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個步驟：（1）分類。分類方法有多種，常用是分類法和問題分類法。分類法就是按照文件內容針對的時間把屬于不同的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀錄的主要內容對檔案分門別類。在企業(yè)檔案工作中我們可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術管理工作等四類。我們認為文書檔案運用――問題分類法來分類是比較符合實際需要的；（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實質是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎。在確定某組文件能否組成一

卷之前，還必須對已歸檔文件進行最后的全面調整，然后進行具體的系統(tǒng)整理組合。對歸檔文件檢察調整的內容包括：應歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內的文件是否保持了文件之間的有機聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內文件的保存價值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內文件數(shù)量是否適當；（3）卷內文件材料排列（按文件形成的時間先后或重要程序排列）；（4）根據(jù)排列結果，對卷內文件材料有圖文的頁面逐頁編號；（5）編制卷內目錄（樣式附后）和備考表；（6）按卷內目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內；（7）擬寫案卷標題，填寫案卷封面。案卷標題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內文件材料的高度概括。擬寫案卷標題內容概括確切，文字上要簡練通順，標題字數(shù)一般不超過50字為宜。標題結構一般由主要發(fā)文機關、內容、文種三部分構成；（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯(lián)系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進行排列，然后按排列順序每年編一個流水號；（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

按“件”整理要以計算機管理為前提條件，主要步驟有:（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；（2）對歸檔文件以“件”為單位進行――保管期限分類（不確定期限的，只按――問題分類即可）；（3）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；（4）根據(jù)排列結果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”（樣式附后），并填寫有關欄目的內容；（5）編制歸檔文件目錄（樣式附后）；（6）將歸檔文件按連續(xù)件號順序裝盒。三

十二、科技檔案如何整理與編目？

答：科技檔案是指企業(yè)在從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動中形成的有保存價值的科技文件材料。科技檔案整理，要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持其內在的有機聯(lián)系，便于保管和利用。

（1）分類 要符合形成檔案的企業(yè)科技活動的性質與特點，不能簡單的一律采用一種分類模式，或機械的搬用別的單位和專業(yè)的分類方法。在一個企業(yè)內，應有一個綜合的分類方案，分類標準要一致，力求簡明，不宜層次太多。科技檔案的分類方法最基本的有以下幾種：①按工程項目分類，主要適用于基建檔案。它是將一個單項工程的檔案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按產(chǎn)品類型分類，主要適用于產(chǎn)品檔案。它是在企業(yè)全部產(chǎn)品范圍內，以各個獨立的產(chǎn)品檔案為基礎，按產(chǎn)品型號逐級分類，便于按照不同型號的產(chǎn)品提供成套的科技檔案。這種分類方法也適用于設備檔案的分類。③按科研課題分類，主要適合于科學技術研究檔案。它是以一個科研課題為基礎。④按專業(yè)進行分類。它是根據(jù)科技檔案的內容所反映的不同專業(yè)性質劃分，主要用于專業(yè)化、標準化或通用化較強的科技檔案。

（2）編目 科技檔案目錄（樣式與歸檔文件目錄相同），是以卷、冊為對象進行登記編制的，實際上是案卷的名冊，其作用是固定科技檔案的分類、排列順序和位置，以便于統(tǒng)計、查找、利用。主要包括科技檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。科技檔案總目錄是科技

檔案登記總帳，也稱流水帳。科技檔案的分類目錄，是嚴格按照科技檔案分類、排列次序，對案卷進行登記的目錄，是直接按照類別查找科技檔案，為利用者提供服務的工具。檔號主要包括分類號（項目代號）、案卷號。如設備檔案中有檔案為S.12-11的案卷，其檔號含義為：S代表設備檔案，12代表該設備代號，11代表該設備形成的所有檔案按順序排列后該案卷所在位置的流水號。

（3）擬寫案卷題名 案卷題名應簡明揭示卷內科技文件材料的內容。案卷題名的主要內容包括項目的名稱、代號，針對部分內容，材料名稱等。

（4）裝訂

案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。無論采用哪種形式，科技文件材料都要折疊為統(tǒng)一的A4幅面，長期保存的案卷裝訂時要取掉金屬物。案卷不裝訂時科技文件材料要按照卷內目錄的編排次序排列有序，用件號章固定。

27、會計檔案如何整理與編目？

答：會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、財務報告（會計報表等）和其他會計核算專業(yè)材料，是紀錄和反映本單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。其主要包括：（1）會計憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證；（2）會計帳簿：總帳、明細帳、日記帳（銀行日期帳、現(xiàn)金日記帳）、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會計帳（公積金、養(yǎng)老金明細帳）；（3）財務報告：月報、季報、年報（包括附表及文字說明）、其他財務報告；（4）其他：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對帳單及其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，還有會計檔案的移交清冊和銷毀清冊（此

項也可放在全宗卷內）。

會計部門將當?shù)臅嫅{證、會計帳簿、財務報告及其他會計核算專業(yè)材料收集齊全、完整，然后按照憑證、帳簿、報告等幾種主要形成進行分類。通常采用：（1）－－形式――保管期限的分類方法，首先應分開會計，再按形式分為幾類（先報表、帳簿再憑證），然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號；（2）形成――保管期限――分類方法，即把報表、帳簿、憑證分開，再按時間先后排列，歷年各編一個案卷流水號。

會計檔案經(jīng)過分類排列、裝訂和編號，使之位置固定下來，然后登記案卷目錄，這就是會計檔案的編目。編制會計檔案目錄（樣式附后）工作，一般由會計部門負責完成。當年會計檔案在會計終了后，可暫由會計部門保管一年。期滿后，應當由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。這里的移交清冊一般可以用案卷目錄代替。三

十三、照片檔案如何整理與編目？

答：照片檔案是指國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史紀錄。照片檔案的整理應遵循有利于保持檔案的有機聯(lián)系，有利于保管，便于提供利用的整理原則。照片檔案應在全宗內按――問題進行分類。分類應保持前后一致，不能隨意變動。對于反映同一事件的一組照片可以編一個號，然后每組照片分別編小流水號。底片在全宗內編流水號，格式為全宗號－底片號，并用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底片號，同時在底片袋的右上方標明底片號。一張照片應有一個說明，一

組聯(lián)系密切的照片應加總說明。符號說明的內容包括照片號、底片號和參見號，其中參見號為與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。文字說明的內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等六要素。整理完后，編制照片檔案卷內目錄（樣式附后）使位置固定下來。

近年來，隨著數(shù)碼相機技術的不斷發(fā)展，有些單位開始使用數(shù)碼相機進行照片的拍攝，形成數(shù)碼照片。對于數(shù)碼照相可以通過光盤刻錄進行保存、檢索。具體講就是，先建立一個照片類目文件夾，然后將所攝的保存價值的數(shù)碼照片按類目保存到計算機，并給每張照片附上文字說明，再刻錄成光盤。多個類目的照片可以刻錄在一張光盤上。檢索的方法可以通過打開計算機左下角的“開始－搜索－所有文件和文件夾”按鈕，輸入相關內容，就能快速檢索到此照片。三

十四、磁性載體檔案如何整理與編目？

答：磁性載體檔案系指國家機構、社會組織和個人在社會活動及科學實踐中直接形成的有保存價值的以磁性材料（如計算機磁帶、軟磁盤、錄象帶、錄音帶）為信息載體的文件。磁性載體文件應一式兩份，與相應的紙質文件一樣及時整理。在全宗內，磁性載體檔案一般按年代――問題進行分類，錄音帶、錄象帶檔案的整理以自然盒為一卷，軟盤、光盤以每張為一卷，每盒（盤、張）的外套上要貼有標簽、注明內容、主要任務，形成時間、帶長（分鐘）、編號、型號和保管期限等內容，同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號，并編制磁性載體檔案案卷目錄（樣式附后），歸檔的磁性載體文

件應由文字形成部門編制歸檔說明。

三

十五、怎樣做好電子文件的歸檔、保管和利用工作？ 答：電子文件的歸檔

電子文件的歸檔管理目前實行“雙套制”。即具有永久保存價值的文件或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本和紙質版本或縮微品。應保證電子文件的憑證作用，對只有電子鑒章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。

電子文件的歸檔范圍參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行，并應包括相應的背景信息和元數(shù)據(jù)。所謂背景信息和元數(shù)據(jù)分別指：背景信息，指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上、下文關系以及對其產(chǎn)生影像的歷史環(huán)境等信息。元數(shù)據(jù)，指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式，編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。電子文件歸檔還應注意收集以下有關文件：

（1）支持性文件，指能夠生成運行文本、數(shù)據(jù)、圖形等文件和各種命令及設備運行所需的操作系統(tǒng)。

（2）數(shù)據(jù)文件，指各種數(shù)據(jù)材料。由于數(shù)據(jù)在不斷變化、更新，應對原始數(shù)據(jù)隔一段時間定期拷貝，并將拷貝文件歸檔。

（3）與電子文件有關的各種紙質文件，主要有產(chǎn)生電子文件所使用的設備的安裝與使用說明、操作手冊等；以及電子文件形成過程中產(chǎn)生的一些紙質文件，如設計任務書、操作手冊等。

邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規(guī)定定期完成。邏輯歸檔，指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。物理歸檔，指把電子文件其中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

文件形成部門或信息管理部門應定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。

歸檔電子文件的質量關系到以后電子文件的保管與利用，因此，檔案部門要采取措施，保證電子文件歸檔的質量要求，大致有如下流程：（1）齊全完整；（2）真實有效；（3）整理、編輯、劃分保管期限，整理工作由文件形成部門具體負責，整理方案由檔案部門統(tǒng)一決定；（4）統(tǒng)一規(guī)定載體形成、質量要求――檔案部門應對電子文件的載體質量、規(guī)格、格式等作出統(tǒng)一規(guī)定，各部門按照規(guī)定將電子文件一式兩份向檔案部門移交，檔案部門檢察后歸檔保存；（5）防病毒――推薦應用光盤歸檔。但無論是光盤還是軟盤，都必須是不可引導的非系統(tǒng)盤，以防帶入病毒；（6）編制說明――文件形成部門應對光盤歸檔的電子文件編制歸檔說明，簡要說明磁帶、軟盤、光盤中存貯文件的內容，運行的軟硬環(huán)境、版本號、文件的完整性和準確性等。歸檔電子文件的保管：（1）載體的物理保護

歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：歸檔載體應作防寫處理；避免擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離；環(huán)境溫度選定范圍：17℃－20℃；相對濕度選定范圍：35℃－45℃。（2）信息的安全維護

采用備份和鏡像技術，防止文件信息的丟失。制作備份是指為電子文件制作一份或幾份拷貝，將拷貝保留在一個安全的地方，以防原件因載體損壞或設備故障等原因而丟失信息。鏡像技術是對實時要求極為嚴格的動態(tài)數(shù)據(jù)庫文件所采取的安全備份措施。它實際上是為某一動態(tài)系統(tǒng)建立完全對等的孿生系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)同進執(zhí)行完全相同的工作，若其中一個系統(tǒng)出現(xiàn)故障，另一系統(tǒng)仍可繼續(xù)工和，以防止文件信息的丟失。加密技術，如采取網(wǎng)絡設備認證、數(shù)據(jù)安全保證、操作安全保證、身份識別方闔等防范措施，滿足企業(yè)對電子文件信息系統(tǒng)的安全和保密要求。

殺毒主要用殺毒軟件，這是一項技術性的工作，應組織專業(yè)人員建立起完善有效的防治體系。

安裝補丁程序，作以彌補程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破壞。發(fā)現(xiàn)程序的安全漏洞，因發(fā)現(xiàn)后傳播極快，更應及時修正，否則后果難料。

歸檔電子文件的利用：

利用時應使用拷貝件。歸檔電子文件的封存載體不應外借。未經(jīng)批準任何單位或人員不允許擅自復制電子文件。

利用時應遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，應遵守國家或部門有關保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。

提供利用的方法包括提供物資載體拷貝，網(wǎng)絡傳輸和計算機直接提供利用等方法。

廣東漢能光伏有限公司工會文件

漢光伏工字【2011】1號

關于開展困難職工調查摸底工作的通知

為了全面準確掌握我司困難職工的基本情況，建立困難職工檔案，為做好今后困難職工幫扶慰問工作做好準備，公司工會決定開展困難職工調查摸底工作。現(xiàn)將有關事項通知如下：

一、調查范圍

符合條件的員工均可參與申報，比如生活困難、下崗退伍軍人、下崗失業(yè)職工，家庭

或子女上學導致的生活困難職工等。

二、申報程序

以部門為單位，由部門組織本部門符合條件的職工本人向工會提出申請并填寫《困

難職工檔案表》以及相應的材料，由工會提出審核意見。

三、困難職工信息應用和意義

1.建立健全困難職工檔案，做好職工動態(tài)管理； 2.為今后走訪慰問幫扶工作做好基本信息準備；

3.深入了解困難職工需求和實施員工人文關懷；

四、申報截止日期

附件：困難職工檔案表

二○一一年十二月二十一日

主題詞：

漢能光伏有限公司工會委員會

2011年12月21日印發(fā)

（共印3份）

第五篇：檔案員總結

社區(qū)工作者述職報告

（四）：

入職以來，在街道和社區(qū)領導的關心和指導下，在社區(qū)全體同事的幫忙下，以社區(qū)黨建為核心，以服務群眾為宗旨，緊緊圍繞強基礎、創(chuàng)載體、重服務的工作方針，著力創(chuàng)新工作思路和方法，確保任務的圓滿完成。現(xiàn)就20xx年在社區(qū)工作狀況述職如下：

一、工作資料

目前，我主要配合社區(qū)黨建領導做好黨建的文字材料工作。透過對黨建材料的整理，了解了黨建的工作流程及相關業(yè)務，配合各支部開展各項活動，努力做好黨務居務公開工作，及時更新各支部遠程教育學習記錄。由于剛入職，對社區(qū)黨建這塊資料還比較陌生，工作之余，我認真學習有關黨務知識，翻閱各類相關文件資料，虛心學習老同志的經(jīng)驗和做法，大膽進行工作嘗試，將所學的知識運用到工作中來。

其次，用心配合社區(qū)網(wǎng)格化的建設，此刻各個社區(qū)都大力推廣網(wǎng)格化建設，這項工作對于村改居的社區(qū)來說，困難度遠遠大于純社區(qū)。鐘宅社區(qū)的特點是房屋分布不規(guī)則，流動人員多，且相對復雜，這樣加大了我們入戶和網(wǎng)格劃分的困難度。以往我們社區(qū)是按照小組來劃分，這樣就會造成小組人員信息和網(wǎng)格人員信息不一致的問題。我們也一向就此問題與街道、電信多次探討，力求更好的把小組人員信息與網(wǎng)格信息相掛鉤。

我還透過對社區(qū)各口信息的采集，匯總，及時更新社區(qū)網(wǎng)站，讓居民能及時的明白社區(qū)的最新動態(tài)。用心配合社區(qū)做好精神禮貌建設的檔案歸集工作。

二、工作體會

透過總結經(jīng)驗和認真思考，對于社區(qū)工作，我有幾點體會：第一，我感受到了當一名社區(qū)工作者的不易，社區(qū)工作絕不是單打獨斗而是整個社區(qū)全體工作同仁一齊努力才能把工作做好。只有各口用心配合，才能把繁瑣的社區(qū)工作做得井井有條。第二，我感受到了當一名社區(qū)工作者在思想上不斷完善，在政治上不斷求強，在工作上不斷求精，從而使自身綜合素質不斷提高。第三，在未來的職業(yè)生涯中，可能有機會經(jīng)手相關業(yè)務經(jīng)費，我應具有全心全意為人民服務的基本道德規(guī)范，廉潔奉公，忠于職守，不以權謀私，公平、公正、敬業(yè)，上為社區(qū)分憂，下為百姓解愁。

三、存在不足

由于個人經(jīng)驗有所欠缺，在工作中還存在必須不足：一是，自身學習仍需要進一步加強。隨著城市管理體制的不斷發(fā)展，社區(qū)工作職能將不斷更新。對社區(qū)專職工作者的知識、潛力提出了更高的要求，為社區(qū)黨員群眾服務的潛力，水平有待進一步提高。二是身份轉變不夠迅速。由于經(jīng)驗不足，個人在為人處事方面還不夠嚴謹、細致，今后要更加努力改正，也請領導和同事給予批評指正。

四、今后的工作

綜合以上不足，我今后要更加努力地工作，用心進取、不斷創(chuàng)新，進一步加強自身建設，為搞好社區(qū)工作而作出努力。同時也請各級領導、同事在今后的工作中繼續(xù)給予批評與指正，我將認真反省并及時改正。