第一篇：法院案卷管理解決方案

法院案卷管理解決方案

一、關于法院案卷

法院的行業特點決定了對案卷管理的重要性，隨著基層各級法院業務量的不斷增加，案卷管理工作變得十分繁重。特別是在有法必依的現代化社會，越來越多的人采用法律的武器來維護自己的合法權益。法院的訴訟案例也隨之越來越多。如何將各類訴訟案例的文檔卷宗進行完整的永久保存，成為法院檔案工作中一大瓶頸，所以加強信息化建設、提高辦公效率成為法院工作建設的重點之一。

二、法院案卷管理現狀

1、目前大多數法院的案卷是采用傳統的檔案管理模式，即：紙質物理管理模式，法院每年不斷產生大量的案卷以及歷史檔案等，不僅占用辦公空間而且統計數據、查閱、調用都需要人員物理操作，管理十分困難，付出巨大的管理成本得到極低的工作效率。

2、信息共享十分困難，案卷歸檔后需要大量的反復查閱，傳統的方法查找少量信息需要翻閱大量卷宗、檔案等材料，如果查看已歸檔的材料還需要到檔案室辦理借閱手續，占用大量時間。也給法院之間信息的傳遞帶來諸多不便。

3、檔案管理繁瑣，辦案過程中，法院工作人員以及當事人雙方都需要調閱相關檔案，繁瑣的程序直接影響了辦案進度，并加重了工作人員的負擔。

4、檔案維護困難，案卷的保存年限至少要在20年以上，傳統的方法使相關人員接觸到大量原始資料，勢必造成一定的損壞，無法提高檔案保存的安全系數，如果遭遇故意破壞或篡改，將影響司法公正造成嚴重后果。

三、解決思路

實現檔案管理的電子化，進行安全的信息化建設，保障網絡安全及信息存儲的安全，通過網絡調閱檔案，做到只需鍵入索引號或關鍵詞（如檔案號）即可在數秒內將原始的案卷影像調閱出來，降低借閱非電子化材料的頻率，保證檔案材料的安全，簡化維護工作，提高工作效率。

四、案卷管理系統簡介

通過計算機及網絡進行收發工作，即節省了時間又保證了準確性;設定不同的查詢條件，使相關人員在權限允許范圍內，足不出戶就可得到信息并可方便地進行相互參照;大量的信息電子化，通過網絡訪問安全便捷，并極大的降低了借閱非電子化材料的頻率，最大限度的保證了重要資料的安全;通過電子郵件等手段進行請示、匯報和批復，即方便快捷又將工作人員從繁重的文案工作解放出來。

主要表現在:

1.案卷信息流轉、交換及時準確，存儲管理簡便，降低人工勞動強度。

2.使工作流程更加規范、標準，使信息更加易于交流。

3.方便而安全地實現了信息共享，加強了各級間的協作。

4.案卷的保存更加安全，保存年限更加久遠。

五、案卷數字化簡介：

融品基業案卷影像處理系統是利用圖像數字化技術設備（如攝像機、高速掃描儀）將文件信息的影像錄入計算機系統，主要包括案卷影像掃描、案卷影像管理應用兩大部分，通過專業處理（如：條碼、OCR識別）技術自動建立影像索引，使各級部門能及時調閱案卷電子影像數據，不僅在辦公效率方面得到提升還有效的降低了成本。

1、案卷的掃描

使用高速文檔掃描儀及掃描軟件對案卷文件進行電子化掃描，并優化案卷電子文檔圖像，掃描過程中設置如自動傾斜校正、自動去污、自動分文件等批處理功能。在由系統自動處理功能的同時，掃描人員也可根據原件的實際情況做相應的調整，如超大頁面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理，確保掃描圖像質量清晰方便系統檢索、存儲等應用。

2、圖像處理

融品數字化系統采用自動化處理和人工處理相結合的方式，確保圖像信息的質量。

（1）污漬、黑邊、偏斜處理

（2）全文字面的掃描密度處理

（3）多種圖像格式導出功能（如導出TIFF、PDF、JPEG、BMP等格式）

3.檢索查詢及存儲

通過圖像處理后，建立文件檢索、影像管理、影像查詢等模塊，直接輸入檢索的字段,即可檢索到該文件.方便查找。圖像導入到系統數據庫進行歷史性存儲。

第二篇：法院行業解決方案

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法院行業解決方案

1、系統概述

數字庭審系統嚴格按照最高人民法院《人民法院審判法庭信息化建設規范》等文件的技術要求和規范，對系統軟、硬件進行精心設計，完全符合法院實際審判流程，全面規范數字法庭建設工作。

該系統通過加強計算機技術、圖像數字化技術和信息技術的應用，將同步錄音錄像與庭審業務相結合，集本地庭審、網絡直播點播、法庭預監、遠程指揮、遠程庭審、信息研判及系統運維等業務功能于一體，實現法院系統對審判的標準化建設，利用現有的網絡對審判過程進行有效的監督和管理，貫徹科技法庭應用理念，提高了審判過程的真實性、有效性和公平性，加強了法院在辦案、辦公管理的信息化程度。

2、解訣方案

3、系統特點

語音激勵，視頻自動跟蹤：根據法庭現場陳述人的發言，話筒激勵視頻切換、跟蹤，同時進行手動／自動切換，能對激勵的優先級及延時進行設置。

H.264壓縮：采用H.264算法壓縮，支持雙碼流網絡傳輸，視頻分辨率支持IOSOr/72Or/Dl/C工F等多種模式，根據實際帶寬調節傳輸的碼流。

l/2/4/6/8多畫面合成顯示：具備1/2/4/6/8多畫面拼接合成錄制模式和畫面分路單獨錄制模式，可實現兩種模式的選擇。滿足不同場合的用戶需求。

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雙光盤同步刻錄：雙DVD光盤同步刻錄、事后補刻兩種方式，支持H.264/MrE份4的存儲，包括庭審全程錄音錄像以及庭審筆錄、電子示證數據等。

集中控制管理：系統支持法庭現場的證據展示。具備燈光、音響等設備的集中控制。

第三篇：法院訪客管理系統-法院訪客機解決方案

訪客管理系統|訪客登記系統-智能現代化訪客系統

德生智盟訪客易事業部為您詳細解析訪客管理系統在當今社會的作用，已經為什么要使用訪客管理系統，以及如何更好地使用訪客管理系統跟現在的其他的設備系統更好地結合在一起。1.1 訪客系統使用背景概述

隨著經濟高速發展，流動人口總量急劇膨脹，犯罪率呈現出越來越高的趨勢，各單位案件頻發。人員流動性加大，犯罪率上升，給社會治安管理帶來了巨大的挑戰。傳統的外來人員登記管理方式漏洞太多，給犯罪份子太多的可乘之機，已不能滿足日益增高的安全要求。

各企事業單位、軍隊、監獄、政府、工廠、公司、學校、酒店、小區物業等單位每天都要面對眾多的因公、因私會見的外來人員，其安全保衛工作的重要性勿庸置疑。如何對訪問量眾多、身份復雜特殊的外來人員進行簡便、規范、人性化、有效的管理，更好地杜絕一切外來安全隱患呢？答案當然是防患于未然，拒隱患于門外！然而這些美好的愿望又如何能實現呢？

針對各類單位訪客登記方面的現實需求，我們通過大量的市場調研，結合國家相關部門對技防的相關要求，研發出了“訪客自動登記管理系統”，輕松解決了單位來客登記管理問題。系統充分利用現代信息技術，保證整體運作的安全性，做到人員、證件、照片三者統一。實現了“進門登記、出門注銷、人像對應、隨身物品登記、分級管理、歷史記錄查詢、報表匯總”等功能，能夠高效記錄、存儲、查詢匯總訪客的相關信息。

1.2 傳統訪客管理方式的現狀與弊端

目前，大多數單位門衛管理采取傳統的手工登記管理模式，或輔之以監控系統，這種方式存在如下弊端：

監控系統無法實現人員、信息與圖像對應，沒有照片，人證不符，查找比對工作相當繁雜； 來訪人員的證件真偽難辨，假證登記，事故頻發； 抵押證件管理成本高，缺少人性化； 來訪人員攜帶物品、車輛無實際的證據；

來訪人員在單位的逗留時間無記錄信息，下班后不能及時發現滯留人員； 來訪人員自行手寫登記，速度慢，造成人員聚集排隊；

來訪人員自行手寫登記，書寫繁雜，字跡潦草，無法準確識別，信息不全面、可信度差，效率低； 單位有多個出入口時，訪客可能從A入口進入，B出口離開，無法準確確定來訪人員是否滯留； 紙質登記簿易丟失、破損，不易保存，不便查找，流于形式，難以進行有效管理； 經常發生安保人員服務不周的矛盾沖突事件；

單位部門眾多，人員調動頻繁，門衛很難及時準確地了解部門的具體情況，即使來訪人員胡亂登記，也很難判斷來訪者到訪的真實性；

難以全面收集和管理來訪人員的相貌以及相關資料，不便于為今后管理、查找、確認等工作提供有效的幫助，即使有事發生，也不能有效快速的查找證據。1.3 改善門衛管理的意義 人防與技防相結合，利于提高單位的公共安全保衛系數，創建文明單位；

利于實現管理規范化、智能化、現代化、數字化，提升信息化辦公形象和綜合實力； 利于領導及時掌握情況、溝通信息、發布命令、提高工作效率；

利于領導對管理崗位的監督、查詢、調取資料十分簡便，滿足管理要求； 可與多種設備外接，保證了系統的擴展性；

通過門衛管理設備聯網后，可實現網絡化同步管理。2.0 系統介紹

針對眾多單位當前訪客登記管理的現狀與需求，我們以當前先進的信息技術、網絡技術，借助公安部指定專用證件驗證機具，推出智能訪客登記管理系統。系統集二代身份證驗證信息讀取與真偽識辨，一代身份證、駕駛證、軍官證、護照及港澳臺等國家有效證件掃描并做OCR錄入、訪客攝像、手寫、RFID技術及打印為一體，結合訪客登記管理軟件，高效記錄訪客的證件信息，出入圖像信息及來訪信息，可靈活查詢與管理來訪歷史資料，極大提高門衛的工作效率。僅需數秒即可實現對一個來客登記流程，將隱患人員拒之門外，同時種種真實信息對所有人的不良行為起到威懾作用。2.1 系統目標

標準化規范化專業化來訪登記，單位來訪登記服務水平能夠通過系統獲得極大提升，從而提升單位形象，強化安全防范能力；

歷史來訪的客戶、內部人員能夠實現快速進出； 來訪客人登記時間短，方便快捷，無須排長隊等候；

來訪客人感覺備受尊重，無需扣押證件，不必每次接受詢問； 系統易于學習和使用，操作簡單方便；

歷史登記資料能夠自動聯想，縮短登記時間，減輕工作壓力；

能夠有效減少安全漏洞，出現突發事件能立刻提供精準數據，滿足安全防范要求； 管理人員隨時掌控賓客進出情況，輕松實現數字化精準管理。2.2 系統結構

從組成看，整個系統可分成以下幾個部分：

（訪客管理系統結構圖）

訪客管理系統服務器。訪客管理系統服務器負責數據的統一存儲，整個系統只允許有一個服務器； 訪客管理系統客戶端。訪客管理系統客戶端實現具體的業務操作，如訪客登記，離開登記，查詢，員工管理，卡片管理等等功能。系統中允許一個或者多個客戶端，客戶端的數據都存儲在服務器上，因此所有客戶端的數據能夠互相共享；

出入驗證系統。出入驗證系統用于在兩個不同安全級別的區域間（通常是通道或者門）對進出人員進行權限檢查。通常出入驗證系統需要一名工作人員配合，系統通過與數據庫中及時更新的信息進行對比，判斷出當前人員是否合法，并通過顏色、人員詳細信息、聲音等多種方式揭示工作人員。工作人員負責對不合法的用戶采取適當措施；

訪客查詢工具。訪客查詢工具主要用于管理人員了解當前來訪情況，或查詢某個具體訪客的詳細信息。本文由德生智盟訪客易事業部（www.tmdps.cn）友情提供。2.3 系統功能

證件閱讀與識別功能：訪客攜帶國家標準證件（如第一、二代身份證）來訪，系統可自動讀取身份證信息(內置經國家公安部授權生產的IC卡身份證閱讀器)，錄入系統保存，并自動形成來訪登記格式，無需任何操作，整個登記過程僅需數秒，大大提高工作效率。對證件真偽具有一定的識別參考作用(含身份證防偽識別技術)，若假證則無法自動錄入。有助于工作人員提高警惕或采取預防措施；

證件掃描和現場抓拍：訪客沒有攜帶有效標準證件時，如只攜帶名片、介紹信、聯絡函等非國家證件資料，系統先進的掃描模塊提供了現場瞬間掃描功能，并根據需求現場抓攝訪客照片保存在系統中，最大程度確保來訪客資料的完整、準確；某單位曾發生盜竊，警方調取拍攝的實時照片，最終順利破案； 被訪者查詢：訪客登記時，可在預先設置好的內部人員名單中快速查找到被訪人員；

個性化來訪證設計：根據用戶的要求，拜訪憑條可行個性化修改，包括打印內容、憑條紙質類型、尺寸大小等；

黑、白名單提醒：為了加強對訪客的身份管理，系統可對某些身份進行黑白名單管理。某些可疑人員或不受歡迎人員，可將其設置成黑名單人員，以便來訪即時提醒，方便安保人員增強警覺性；重要客戶、領導或業務往來頻繁且熟悉的來訪者則使用VIP功能，既讓來訪者感受到了VIP尊貴身份又避免不必要的尷尬和時間浪費； 多門進出管理：用戶使用多套訪客系統多門進出時，通過網絡連接，系統可實時數據共享，即方便來訪賓客任意選擇進出口，便于實時掌握訪客來訪及離開情況；

條形碼或IC卡注銷：拜訪憑條可使用條形碼格式或IC卡，出門采用條形碼掃描或IC卡讀取方式自動進行注銷，提高了通行效率(可選)；

數據海量保存：大容量存儲設備，可將大量原始登記圖像、數據(40萬條以上)完全存入計算機系統，確保登記信息的完整性、連續性、可追溯性；

電子信息化管理：用戶可按照自身需要，設定各種查詢、統計條件，對以往的登記數據進行隨意快速查詢、統計、總結，在出現狀況時能夠及時、快速地提供有效信息；

操作簡單：人性化設計，傻瓜式操作，簡單聯線即可使用，即使不會使用電腦，通過現場培訓均可很快學會操作。

2.4 系統業務流程

（訪客管理系統業務流程）

溫馨提示：本文由德生智盟訪客易事業部（www.tmdps.cn）友情提供。2.5 訪客系統系統優勢

多種資料登記方式。二代身份證通過國家公安部認證安全模塊自動采集個人信息，識別證件真偽，杜絕假證登記；一代身份證、護照、駕駛證等證件可進行掃描識別，實現自動錄入個人信息，支持所有身份證件掃描存檔及現場拍攝照片保存；

自有的文本識別OCR算法，支持更多的證件，并可根據需要進行快速擴展定制； 無紙化登記，更加環保，訪客資料更準確、更全面，杜絕紙筆登記撩草，字跡不清； 工作量減少，崗位更加優化； 提高登記速度，數秒完成登記過程；

黑名單、VIP等特殊訪客管理，特定人員到訪時進行提示，方便對其進行有針對性的服務； 實時顯示來訪人員出入情況統計；

支持內部機構和人員的預先配置，實現被訪人員的聯想及快速定位，防止訪客捏造被訪人； 支持對訪客的留言，訪客到訪時能夠提供操作員與此訪客相關的留言信息；

高效管理、便捷的查詢統計，查找過往數據信息全面準確，無需翻閱厚厚的登記簿；

豐富完善的查詢系統。支持查詢當天滯留訪客，支持各種方式的歷史數據的查詢追溯，方便進行安全排查； 資料存儲更方便，更容易保管；

出現事故，按需調出某時間段登記人員記錄，追朔信息更便捷準確；

支持訪客單據打印及內部門禁系統的制卡發卡，系統直接控制門禁發卡授權，實現安全管理一體化； 支持訪客年齡限制，訪客年齡在預先配置的值時，系統將禁止登記，用于禁止特定年齡人訪問的場合； 短消息提醒功能，客戶登記時向被訪人、或者客戶滯留時向滯留客戶發送提示短信；學校管理系統學生出入向校園向家長發送通知短信。緊急情況向領導或者管理人員，甚至全體人員發送短消息通知； 系統提供分級的操作權限，支持登錄日志；

完全獨立研發，擁有自主知識產權，可根據客戶需要進行功能的擴展和個性化定制； 提供單機版本和網絡版本。滿足各種規模和具體情況的應用環境；

大數據量的智能處理與應對措施，使系統可流暢運行，不受數據量的影響。

溫馨提示：本文由德生智盟訪客易事業部（www.tmdps.cn）友情提供。

第四篇：執法案卷管理

執法案卷管理

加強案卷管理，首先要規范案卷的制作；而案卷制作的主要方面，就是各類行政文書的制作。

行政文書是案件內容的書面反映，是案卷的構成基礎。如果行政文書不合法，那么這個案件辦理的合法性也必然會受到質疑，例如行政處罰告知書未載明行政相對人依法享有的陳述、申辯的權利則可能導致辦案程序不合法、違反《中華人民共和國行政處罰法》第三十條的規定；如果行政文書不規范，例如在打印完畢、已蓋章的行政處罰決定書上手寫改正錯別字（數字），那么不僅會直接影響整個案件辦理的嚴肅性、影響質量技術監督系統的形象，還可能引起案件的合法性糾紛，例如上述有瑕疵的行政處罰決定書成為行政相對人訴請撤銷行政處罰決定的證據。因此，制作行政文書時要嚴格遵守合法性和規范性要求。

從案卷和案件的對應情況來看，案卷可以從大致的使用行政文書的具體種類的多少以及自身的繁簡厚薄程度方面加以區分：一種是已經分局內部登記但不需立案也未實施任何行政處罰案件的案卷，這類案卷往往都只有寥寥的幾份證據材料證明其經查明不需立案的事實和理由，整個案卷中不只沒有案件辦理審批表、行政處罰決定書等等，就連封面和目錄也都不需制作，是使用行政文書具體種類最少的案卷，自然也幾乎是最簡最薄的；另一種是立案案件的案卷，由于立案案件基本上都是采用一般程序進行查處的案件、案情相對較為復雜，這些直接導致這類案卷中的行政文書的具體種類及數量相對最多（只有現場處罰決定書這一種文書不會被用到），案卷大都既繁且厚；還有一種是給予現場處罰的案件的案卷，由于是采用了簡易程序來辦理案件，而且案件本身的違法事實清楚、情節輕微，這類案卷使用的行政文書 的具體種類以及繁簡厚薄程度介于以上兩類案卷之間。這樣對案卷進行區分，是為了更加突出案卷制作的重點，以便在辦理不同類別案件的過程中，從宏觀上明確把握住該案卷的類別特點后，再進一步從微觀上規范案卷中各類具體的行政文書的采用組織以及書寫細節，這樣，就不會出現諸如現場處罰的案卷中會有沒收涉案物品等等這樣的記錄。

具體的說來，在質量技術監督案卷中，需要制作的行政文書有：案件登記表、現場檢查筆錄、登記保存決定書、涉案物品清單、送達回證、立案審批表、法定代表人證明書、授權委托書、調查筆錄、案件調查終結報告、案件辦理審批表、案件討論記錄、案件審理決定、行政處罰告知書、行政處罰決定書、沒收物品清單、解除登記保存決定書、解除登記保存物品清單、結案審批表、封面、卷內目錄、現場處罰決定書、責令改正（更正）通知書等等。雖然這些文書的種類龐雜，但是，它們經過在長期的執法實踐中的反復修改、完善，都已經有相對的穩定的格式、內容，在制作的時候，基本上是以“填空”的方式就能完成。因此，制作文書的要義更多的是在于工作人員細心和嚴謹的工作態度，在于執法人員的辦案水平。當然，就制作文書本身來說，還是有些地方必須注意和完善：

1、容易忽視的主體表述問題。立案審批表、行政處罰決定書等文書要求簡單介紹行政相對人的身份，現在的文書模板中基本是“法定代表人”、“個人”這樣的表述，在遇到是其他組織等非公民、非法人的主體要相應的改動。

2、長期遺留的證據表述問題。雖然案件調查終結報告中已有案卷所列證據的介紹和簡單的認定，但是還應當對案卷中所附的證據分別證明了什么情況予以說明。行政處罰告知書和行政處罰決定書中應當添加對證據認定情況的說明，尤其是行政處罰決定書：依據《中華人民共和國行政處罰法》第三十九條第一款第二項的規定，違反法律、法規或者規章的證據必須在行政處罰決定書中載明。

3、非常重要的一致性問題。行政處罰告知書、行政處罰決定書、結案審批表、封面這些文書中對行政相對人違法事實的認定、處罰依據應當是一致的，這種一致不僅表現在內容上還包括表述上。沒收物品清單或者是解除登記保存物品清單也需與涉案物品清單的記錄相對 應。特別要注意涉案物品名稱前后的一致性，如果出現有學名與俗稱之分、現場判斷的與通過鑒定的名稱不符等的情況，一定要在調查筆錄、案件調查終結報告中詳細說明，最終以符合客觀事實的學名為準。

4、不得不提的印刷文書的問題。隨著無紙化辦公的普及，在

辦案過程中，大多數文書都已經是電腦打印了，但是仍有一部分文書由于需要提前為空白文書蓋章而是統一批量印刷的文書。這些文書會出現因為格式設計上的問題影響到正常使用和行政文書的嚴肅性。例如：登記保存決定書中要求填寫采取行政強制措施法律依據的地方必須要寫明依據的法律條款，但是只預留了填寫依據的法律名稱、沒有地方寫幾條幾款；登記保存決定書中要求告知行政相對人起訴期限，這個期限大多是法定的三個月，但是該空格要求填寫多少日；行政處罰告 知書預留的記載認定的違法事實的空格非常少，幾乎所有的違法事實的表述都會寫在空格之外；行政處罰告知書只預留了兩條行政處罰的內容，可是半數以上立案案件的行政處罰都是三條，第三條就沒地方寫了；部分現場處罰決定書中有一段文字是這樣表述的“給予下我處 罰”，應該是“給予下列處罰”，存在錯別字；質量技術監督行政執法中并沒有責令更正的行政處罰，只有責令改正，所以責令改正（更正）通知書可以直接改成責令改正通知書。

制作行政文書完畢后，最后再將這些文書及其他材料有序組織、裝訂成冊，案卷就完成了。對案卷材料排序的問題上，一般不容易出現失誤，因為除了將行政處罰決定書（或者是現場處罰決定書）提前到第一頁以外，其余材料都是按時間順序排列，實踐中很容易操作。唯一要注意的，就是在案卷裝訂過程中，因為檔案管理的要求，要除去案卷中所有的金屬物品，例如回形針、訂書釘等，然后對案卷進行線裝，封皮、封底則要采用堅固耐磨的牛皮紙。雖然說，還有要求要盡量避免在案卷中使用膠水、漿糊一類的粘合劑，但對于需要將證據粘貼到證據卷頁上的實際情況來說，要滿足這一要求實在有些為難。

這些案卷制作方方面面的問題，很多看似細節瑣碎、無傷大雅，但是對于具有履行質量技術監督執政執法權的各單位和每位工作人員都有舉足輕重的意義，正如前所述，案卷是檢驗案 件辦理情況的客觀反映，是檢驗執法人員辦案水平的重要依據、也是對工作人員給予獎勵表彰或者追究行政責任的重要依據，更與我質量技術監督系統的形象生息相關，所以案卷上再小的錯誤也要盡力避免。所謂“細節決定成敗”，這是每一位制作案卷的工作人員都應當警醒自己的。

但是，案卷管理遠不止案卷制作這一個方面。對案卷流通過程的管理，是案卷管理的另一大重點。只有把握住對案卷流程的管理，才能做好對個案執法情況的把關與監督，才能提高案卷管理的科學化水平。

案卷的流程并不復雜，就是從案卷登記到案卷歸檔的過程，與案件辦理的流程互相呼應。以流程最為復雜、最具有代表性的立案案件為例來看，一般是：經過單位登記的案件首先交由特定的科室承辦，承辦科室負責人再指定科內專門的執法人員負責，接著經由承辦科室上一級領導立案審批后，交由承辦科室合力進行查處，對需要作出行政處罰決定的案件由承辦科室將查明的事實以及擬定的行政處罰意見呈報單位相關各級領導逐級審批，由專門的案審委員會決定最終的處理意見后再返回到承辦科室執行處罰決定，最后由承辦科室將執行完畢的案卷整理成冊報單位各級領導逐級審批后結案，并由單位統一歸檔。

然而這并不復雜的案卷流程中，卻比單純的案卷制作更容易出現問題。例如，在已歸檔的案卷中會發現應該報領導逐級審批的文書上缺少部分領導的簽字等極個別的情況。導致問題出現的原因并不復雜，究其根本，是案卷流程中各個環節的責任主體不明確所致。

結合我分局的實際情況，從登記環節開始說起，就案件登記本身而言，目前我分局的管理模式非常有效，所有的案件登記都是電腦備案，隨時可供核實。但是，當登記案件流入辦案科室開始，極少量的案件會不能及時簽發到辦案人員手中，案卷登記表副本也就不能及時回饋到登記部門，時效性就會出現問題。其實，處理這個問題，只要詳盡的規定具體期限，采用“三次到期提醒、四次逾期上報”之類的方式即可解決。把握了這一點，不僅能保證案件及時承辦到特定科室、具體承辦到專門的執法人員，登記部門的登記工作也能全部圓滿結束。這樣，案卷的責任主體就轉移到了承辦科室。

承辦科室對檢查后認為確需立案的案件報上一級領導審批后，就開始進一步的調查取證。在這期間由于案件查處的責任主體明確，由承辦科室的專門人員負責，案卷一般不會出現流通上的問題。

然后，經過承辦科室對案件情況的查處核實，對需要作出行政處罰的案件就要進入下一個環節――審批了。實踐中，審批是案卷流程中最為混亂的環節。承辦科室把案卷交給案件審理部門開始審批。客觀的說，這個過程是非常規范的，在案卷轉接程序中會經過簽字確認。但是，隨后案件審理部門負責人會將其初審通過的案卷再交回承辦科室，由承辦科室轉交上一級領導審批。在此過程中，沒有任何轉接手續。接著，上一級領導審批后，不管是要求修改或是決定審批通過的，都會直接交給承辦科室，由承辦科室經過修改后重新送案審部門開始新一輪審批或者送案件審理委員會審理決定或者送本單位負責人閱簽。需要上一級機關審理批準的，案卷再由承辦科室直接送至本單位的案件審理部門，然后由案件審理部門送上一級機關的審理部門處理。這個過程中，由于案卷不在任何一個部門的掌控之中，不僅時間上容易出現拖延，案卷出現問題需要修改但是不同部門之間意見有所分歧又各自都確有理論依據的，還會直接影響到案件質量，更不提影響執法水平、追究行政責任了。要解決這個問題，可以參考市局機關的案卷審理辦法：案卷到了上一級機關（市局機關）審批后，無論是要回承辦科室修改還是審批通過交回承辦科室，都會向原單位案件審理部門、承辦科室逐級辦理，并經過轉接的簽字手續，而且在這一階段審理過程中，不管是由行政長官直接簽字批準的案件還是需要由案件審理委員會集體審議批準的案件，都由其案件審理部門負責保管案卷，非常規范。因此，相比較而言，我分局在進行內部管理時，交由案件審理部門開始初審的案件，由負責安排組織案件審理會議、具有案件審理職責的案件審理部門，對經其初審通過的案卷負責最為合適。在由其上一級領導審批或者案件審理會議審批時出現爭議時，案件審理部門可以及時直接提出或者匯報其審批意見，有利于統一各審批方的意見、形成最終的審批決定。另外，作為直接負責案件辦理的承辦科室要在案件審批過程中，尤其是在案件審理會議上和案件需要修改的時候向案審委員會或者提出修改要求的各級領導介紹詳細案情，避免出現在文書制作存在過失的情況下，使辦案脫離實際情況、淪為紙上談兵。

在案卷隨著案件審理決定回到承辦科室進入執行的環節后，案卷的責任主體再次轉移到承辦科室，這時案卷的流程就不會再出現什么問題，包括最后的結案歸檔環節也一樣。只是注意在案卷歸檔時，承辦科室最好能指定專人辦理向歸檔部門辦理案卷的簽字轉接手續。當案卷進入檔案室，整個案卷流程就告一段落了。

只有這樣明確了案卷的責任主體，案卷制作的質量、案件辦理的質量才會得到保證，才可能有后來執法水平的提高。但是，案卷從登記到形成的這一流通過程并不是案卷流通的全部。要提高執法水平，更重要的是建立一套案卷評價體系，來總結辦案過程中的經驗和不足。

因此，可以定期組織不同規模的案卷評查活動，在存檔部門制定出科學的提檔制度的前提下，將案卷有計劃、有秩序的以完備的手續提檔查閱，或以案件主題分類討論如果辦理某一特定類型案件的辦理方法、或以案卷制作主題討論如何完善案卷制作等等活動。

只有在充滿嚴肅、民主的氛圍里，以法律規定為出發點，通過開展實事求是的大討論，集思廣益，才能鉆研出更加科學、高效的執法工作的方法。也只有通過這樣的活動，將案卷如活水般引為活用，來指導辦案實踐，才能發揮出案卷的最大效用。而且將這種活動形成制度延續下來，才能在不斷發展的新形勢、不斷提高的新要求中，不斷提高我們每位工作人員的業務素質、工作能力，不斷提升我們質量技術監督部門整體的執法水平。

第五篇：法院民事案件案卷的整理與歸檔

一是千萬不要把材料搞丟，哪怕一個小紙片，問明白法官再做。

二是復寫材料如發票、傳真等要有復印件，有的還要有手寫件，防止年久失真。三是千萬不要把副卷材料訂到正卷中去，比如合議庭材料，還有上訪材料有的在副卷，要訂到正卷，讓當事人看到，可能就有人下臺了啊。

民事案件案卷的整理與歸檔

檔案整理是檔案實體整理和檔案內容整理的統稱，是檔案管理的一項重要內容。檔案內容整理，主要包括對檔案文件的內容的鑒別，對檔案內容的確定。檔案實體整理，主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案，進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。

檔案整理工作的原則：

1．整理檔案必須保持文件之間有機的歷史聯系；

2．整理檔案應當充分利用原有的整理基礎；

3．整理后的檔案必須便于保管和利用。

應對案卷整理與歸檔工作高度重視，注意積累。做到對庭審形成的材料調整定卷，即在平時積累的基礎上，詳細檢查每一文件材料，進行適當的調整，并且最后確定組合案卷。

卷內文件排列和編號。卷內文件排列是指將每個案卷內的文件用一定的規律和順序進行系統化排列，保持文件之間的有機聯系和條理性，使每一份文件在案卷內都有一個固定的位置。卷內文件在系統排列以后，應給卷內文件編頁號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統計和保護文件。

擬寫案卷標題，也稱案卷題名，是對卷內全部文件內容的總概括。它是案卷封面上最重要的項目，也是以后編制檔案工作的主要依據。

編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎上，對卷內文件進行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。這些工作的完成標志著整個立卷工作的基本完成。

案卷的編目，是指在卷內文件排列編號的基礎上，填寫卷內文件目錄，備考表和案卷封皮等工作。它是進行手工檢索的基本條件，也是實現檔案計算機檢索與儲存的基礎性工作。案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和散失，便于保管和利用。

案卷裝訂的要求是：整齊、牢固，不影響閱讀。案卷排列與編號，是指案卷經過編目裝訂以后，將一個、一個組織機構的案卷進行系統化排列、編號，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯系，系統地反映機關的工作話動。

審判業務部門，將處理完畢的文件整理立卷，根據歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，并按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷定期移交給人民法院檔案室集中保存，就是歸檔。文書案卷的歸檔，既能保證本機關的檔案完整，便于查找利用，又可為黨、國家和社會積累檔案財富。至此，標志著整個案卷整理歸檔工作的完結，文書材料從現行處理階段轉入檔案管理階段。

一、人民法院案卷整理與歸檔

人民法院的訴訟文書，是國家的重要專業文書之一，它所形成的檔案，是人民法院審判活動的真實記錄，反映了人民法院貫徹執行黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令的情況和人民法院的基本職能，又是人民法院進行審判活動的依據和必要條件。各級人民法院必須嚴格按照訴訟文書立卷的要求，做好立卷歸檔工作。

（一）立卷

人民法院在收案以后，承辦書記員應即開始收集有關本案的各種訴訟文書材料，著手立卷工作。在案件辦結以后，要認真檢查全案的文書材料是否收集齊全，發現法律手續不完備的，應及時補齊或補救，去掉與本案無關的材料，再行排列整理。

人民法院工作中形成的文書材料，分訴訟文書和行政文書兩部分。訴訟文書和行政文書都是國家的重要檔案，必須定期立卷歸檔，個人不得長期保留。根據文書處理部門立卷的原則，訴訟文書由各審判庭經辦的書記員整理立卷、歸檔；行政文書由各單位指定專職或兼職人員負責立卷。訴訟文書由承辦書記員匯集，進行立卷；行政文書由承辦人在案件辦理完畢以后，及時匯交本單位的文書管理人員歸入文卷。

訴訟文書包括：起訴書、上訴狀、審訊筆錄、調查筆錄、合議庭筆錄、判決書、裁定書、調解書、審判委員會決定書、審理和宣判筆錄、案件批復，以及圍繞審理案件過程中所形成的傳票、押票、提票、送達證、執行通知書等。

行政文書包括：收文、發文底稿、電報底稿、內部文件、會議記錄、電話記錄、出版物原稿、圖表、照片、錄音帶、賬冊、報表等。

人民法院的訴訟文書，要根據刑事、民事、經濟類別，按、審級、一案一號的原則，單獨立卷。一個案件從收案、結案到歸檔保管以及所有的法律文書（判決書、裁定書、調解書、批復等）和公文、函電，都使用收案時編定的案號。審級改變的案件另行編號。由于審級不同，一個刑事或民事案件有兩個不同卷號時，再審卷并入終審卷，申訴卷并入審判卷；刑、民申訴案件分成兩個卷號的，應當并入最早的卷號。

卷內訴訟文書材料，一般只保存一份（有領導同志的指示除外），重份的文書材料一律剔除。多余的判決書、裁定書、調解書，為備日后查考，可保留三份夾在已裝訂好的卷內。

具有下列情況之一的刑、民申訴或人民來信，可以不立卷歸檔：(1)不屬法院業務范圍歸口交辦的人民來信；(2)答復來信來訪人到有關法院直訴的信件或記錄；(3)詢問一般法律手續問題的來信來訪；(4)沒有參考價值的信封；(5)內容、地址不清的申訴信件；(6)確系精神病人的來信；(7)刑、民案件申訴中內容相同的重份材料。

各級人民法院的訴訟文書，都必須用毛筆或鋼筆書寫、簽發，由審判庭經辦案件的書記員負責整理立卷歸檔，歸檔前由案件主要承辦人負責立卷質量的檢查。

人民法院的訴訟文書材料，要單獨立卷，不與公安機關預審卷、檢察機關起訴卷混訂或合訂。

（二）卷內文書排列順序

訴訟文書材料的排列順序，總的要求是，按照訴訟程序的客觀進程形成文書的時間自然順序進行排列。

民事一審訴訟文書材料的排列順序：

1．卷宗封面；

2．卷內目錄；

3．訴狀或口訴筆錄；

4．立案通知書（通知交納訴訟費或免費手續）；

5．應訴通知書回執；

6．答辯書；

7．詢問筆錄；

8．調查筆錄或調查取證材料；

9．調解材料和調解筆錄；

IO.準備庭筆錄；

11.訴訟代理人、法定代表人授權委托書、鑒定委托書，法定代表人身份證明；

12.開庭前的通知、傳票等；

13.開庭公告；

14.審判庭筆錄；

15．案情報告；

16.評議筆錄；

17.調解書、撤訴書；

18.審判委員會決議或記錄；

19.判決書或裁定書原本和正本； 20.宣判筆錄； 21.送達回證； 22.上訴書；

23.上級法院退卷函；

24.上級法院判決書、裁定書正本； 25.證物處理手續材料； 26.執行手續材料； 27.備考表； 28.卷底。

民事二審訴訟文書材料的排列順序： 1．卷宗封面； 2．卷內目錄； 3．上訴移送書；

4．原審法院判決書、裁定書； 5．上訴書； 6．答辯狀； 7．閱卷筆錄； 8．詢問筆錄；

9．調查筆錄或調查取證材料； 10.調解筆錄； 11.撤訴書；

12.準備庭筆錄；

13,開庭前的通知、傳票等； 14.審判庭筆錄； 15．案情報告； 16.評議筆錄；

17.審判委員會決議或記錄；

18,調解書、判決書、裁定書原本和正本； 19.宣判筆錄； 20,送達回證； 21.備考表； 22.卷底。

一個案件的訴訟文書材料經過系統排列后，要逐張編號。卷宗封面、卷內目錄、卷底、備考表不編頁碼。頁碼編在右上角，一律使用阿拉伯數字。字體要整齊、清楚。

要認真登記好卷內目錄。一份訴訟文書材料編一個順序號，判決書、裁定書的原本和正本編一個順序號。卷內目錄應按卷內訴訟文書材料排列順序逐件填寫，標明起止張號，字跡要工整、清晰。

卷宗封面所列的各個項目，都要用毛筆或鋼筆逐項填寫齊全，書寫要工整。其中結案日期填寫正式宣判日期。

（三）案卷的裝訂

裝訂前要做好訴訟文書材料的檢查。對破損或褪色的材料，應當進行修補和復制。裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊。紙面過小的書寫材料，要加貼襯紙。紙張大于卷面的材料，要按卷宗大小折疊整齊。對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件。外文材料應當譯成中文附在后面。需要附卷的信封要打開平放，郵票不要起掉。材料上的全部金屬物都要剔除干凈。

卷宗必須用線繩三眼至五眼裝訂牢固，不要漏訂。長度應在18公分左右。卷宗裝訂以后，應檢查文件材料有無漏訂現象，然后在卷底裝訂線上貼上封紙，并用承辦書記員名章加蓋騎縫。

一個案件的訴訟文書材料，每卷以200張左右為宜，過多時應按形成的順序分冊訂卷。一個案件的訴訟文書材料是否分立成正卷、副卷，根據法院內部規定和案件具體情況決定。

（四）案卷的保管

各級人民法院負責集中統一管理本院的全部檔案（包括錄音帶、錄像帶、影片等音像材料），確保檔案的完整、安全，嚴守檔案機密，積極提供利用，為審判工作和國家現代化建設服務。

要在案件結案以后的一個季度內歸檔。案卷要根據《關于人民法院訴訟檔案保管期限的規定》提出保管期限意見，向檔案室移交，并辦好交接手續。凡立卷不符合規定要求的，由有關書記員負責重新整理。

檔案處、科、室要積極主動組織好訴訟檔案的歸檔工作。隨時了解案件的歸檔情況，對已辦結的案件，要督促立卷承辦人員及時立卷歸檔。接收檔案時，必須逐卷查點清楚，按照《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》提出的要求，檢查案卷質量，符合要求的，進行接收。

對已接收的案卷，要根據刑事、民事、經濟類別，按、審級、案號分別在檔案目錄簿冊上登記。登記要準確，字體要工整。接收后的案卷，要在卷皮的左上角蓋“歸檔”章，以區別于未歸檔的案卷。

歸檔的錄音帶、錄像帶、影片等音像檔案，應在每盤上注明當事人的姓名、案由、案號，承辦單位、錄制人、錄制時間、錄制內容，并按形成順序，逐盤登記造冊歸檔。

歸檔的證物，凡是能夠附卷保存的，應裝訂入卷或裝人證物袋，在證物袋上寫明名稱、數量、特征、來源。不便附卷保存的，應當另行包裝，注明所屬案件的、審級、案號、當事人姓名、案由以及證物的名稱、數量、特征等，隨同本案卷宗歸檔。易腐、易爆、易燃、有毒的證物，因不適于保存，可拍照附卷，經領導批準銷毀或處理。

歸檔后的案卷，分別根據刑事、民事、經濟類別，按、審級、案號的順序排列，放進卷柜保管。隨卷歸檔不能附卷的證物，可在拍成照片附卷后另行保管，但應標明證物的名稱、數量、規格、特征、案號，并在卷內備考表記明其保管處所，以備查調。隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶、影片等音像檔案，應單獨存放，非經院長批準不得調用。、二、律師業務案卷整理歸檔

律師業務檔案，是律師進行業務活動的真實記錄，反映律師維護國家法律正確實施，維護委托人合法權益的情況，體現律師的基本職能和社會作用。

律師接受委托并開始承辦法律事務時，即應同時注意收集保存有關材料，著手立卷的準備工作。律師應在法律事務辦理完畢后，即全面整理、檢查辦理該項法律事務的全部文書材料，要補齊遺漏的材料，去掉不必立卷歸檔的材料。

立卷歸檔工作由承辦律師或助理律師負責。律師業務檔案分訴訟、非訴訟和涉外三類。訴訟類包括刑事（含刑事辯護和刑事代理）、民事代理、經濟訴訟代理、行政訴訟代理四種；非訴訟類包括法律顧問、仲裁代理、咨詢代書、其他非訴訟業務四種；涉外類根據具體情況按前二類確定。

律師業務檔案按和一案一卷、一卷一號的原則立卷。律師承辦業務中使用的各種證明材料、往來公文、談話筆錄、調查記錄等，都必須用鋼筆或毛筆書寫、簽發，要求字體整齊、清晰。律師立卷歸檔過程中，內容相同的文字材料一般只存一份，但有領導同志批示的材料除外。

下列文書材料，不必立卷歸檔：

1．委托律師辦理法律事務前有關詢問如何辦理委托手續的信件、電文、電話記錄、談話記錄以及復函等；

2．沒有參考價值的信封；

3．其他律師事務所（法律顧問處）委托代查的有關證明材料的草稿； 4．未經簽發的文電草稿，歷次修改草稿（定稿除外）。

對已提交給人民法院、仲裁機構或有關部門的證據材料，承辦律師應將或者本或復印件入卷歸檔。對不能附卷歸檔的實物證據，承辦律師可將其照片及證物的名稱、數量、規格、特征、保管處所、質量檢查證明等記載或留存附卷后，分別保管。

律師業務檔案應按照案卷封面、卷內目錄、案卷材料、備考表、卷底的順序排列。案卷內檔案材料應按照訴訟程序的客觀進程或時間順序排列。民事訴訟代理案卷的具體排列順序為：

1．律師事務所（法律顧問處）批辦單； 2．收費憑證；

3．委托書（委托代理協議、授權委托書）； 4．起訴書、上訴書或答辯書； 5．閱卷筆錄；

6．會見當事人談話筆錄；

7．調查材料（證人證言、書證）；

8．訴訟保全申請書、證據保全申請書、先行給付申請書和法院裁定書； 9．承辦律師代理意見； 10．集體討論記錄； 11.代理詞；

12.出庭通知書； 13.庭審筆錄；

14.判決書、裁定書、調解書、上訴書； 15．辦案小結。