第一篇：安徽省工商局檔案管理工作的開展情況

安徽省工商局檔案管理工作的開展情況

安徽省工商局綜合檔案室成立于1993年，《檔案法》頒布后，在局領導的高度重視下，檔案工作經過恢復整頓，逐步走上了正規，明確了檔案管理工作的組織領導體系，成立了領導小組，并專設局檔案科，配備專職檔案干部1名。1995年4月省局升為機關檔案管理省一級先進。2000年全省各市、縣工商局檔案管理工作全部達標，其中：滁州市、來安縣、明光縣、全椒縣工商局分別于2000年、2001年被省檔案局評為“特級”單位，全系統檔案管理工作整體水平躍上了一個新臺階。目前，我局機關檔案管理工作組織健全，初步形成了一個管理網絡，除局辦公室檔案科設有專職管理人員外，機關各處、室（局）也都相應配備了兼職檔案員，負責督促、收集、整理、移交本處的歸檔文件，有計劃、有目標地開展各項工作，從而有力促進了本機關檔案工作的開展。

2002年5月我局機關搬入新樓后，檔案辦公條件較以往得到大大改善，做到了辦公、庫房、調閱三分開，新檔案庫房200平方米。為使檔案管理工作達到規范化建設的要求，我們狠抓了檔案管理工作的基礎建設工作，加大了硬件的投入，現配有全封閉檔案密集架112節28列，其中：財會檔案4列，文書檔案9列，外資企業檔案5列，企業檔案10列，同時購置了去濕機、縫紉機、打洞切紙機、復印機、碎紙機、音像專柜、1

消防器材等設備，統一了檔案盒，使之基本上適應機關檔案管理科學化、現代化和安全保護的要求。目前，我局綜合檔案室現有檔案40000卷左右，其中永久、長期文書檔案2000余卷，財會檔案2000余卷，內外資企業檔案30000余卷，專題匯編資料200冊。

加強檔案管理制度建設，建立健全了檔案工作中各項規章制度與崗位責任制，有些制度在工作實踐中幾經補充修訂完善，現定有《局分管局長責任制》、《辦公室分管主任崗位職責》、《檔案人員崗位職責》、《兼職檔案員崗位職責》、《檔案管理制度》、《檔案保密制度》等16個各項制度。從檔案的收集、整理、歸檔、保管、調閱、利用、移送到銷毀等每一項工作都有章可循，并在實際工作中認真落實。同時，對落實責任制情況列入年度崗位目標，作為各部門工作績效考核的一項重要內容，及時兌現獎懲，從而使我局檔案工作邁上了一個有章有序、有規有度的管理體系。一是我們嚴格按照《檔案法》和檔案管理制度的要求，逐條逐項抓落實，嚴把立卷歸檔關。根據上級業務部門的要求，結合工商管理工作的實際，制定了檔案歸檔范圍，分類大綱、保管期限表，建立了檔案統計臺帳，做到歸檔范圍目標明確，心中有數；二是注重收集材料的完整性，對該收的材料確保一件不少的收集上來，然后突出重點，分類篩選；三是針對檔案整理的規范性，按照檔案管理工作的要求，從歸檔內容到裝訂成卷，檔案標題到入庫保管，嚴格按照規范

化的標準進行，并實行兼職檔案員、專職檔案員，辦公室分管負責人、分管局長四級把關和定期檢查制度；四是嚴格執行各項規章，對檔案的查閱，必須持有關證明，經分管領導簽字后方可查閱，并做好查閱登記。

大力加強檔案管理隊伍素質建設。檔案管理是一項細致的工作，它要求管理人員要有高度的工作責任心和事業心，為此，我局在檔案管理中一直把提高人員素質作為一項重要工作常抓不懈。首先，在確定專兼職檔案管理人員時，注重選拔那些政治業務素質高、工作認真負責的同志管理檔案；其次，加強檔案管理人員培訓。幾年來，為提高檔案管理隊伍的業務素質，我們多次組織專、兼職檔案人員相互觀摩，交流經驗，取長補短，并有計劃安排派人赴外地有關先進單位學習、培訓，有效地提高了我局檔案管理水平。

幾年來，我局的檔案工作通過狠抓基礎設施建設和隊伍建設，取得了一定成績。今年，我們將在原有基礎上進一步加大投入，力爭全面實現微機化管理，從檔案的交接、查詢、借閱、打印一次性完成，真正做到管理的科學化、現代化、提高效率，減少檔案在交接、借閱過程中的丟失和損壞。加強對基層工商檔案管理的領導、督促、指導、檢查工作，進一步抓好本系統的檔案管理工作，發揮檔案業務在實踐工作中的作用，推動全省工商系統檔案工作穩步、健康發展。

第二篇：縣工商局檔案管理工作情況匯報

**縣工商局檔案管理工作情況匯報

根據**市工商局下發的《2011年綜合檔案評比方案》的要求，我局認真對照市局《綜合檔案室規范化管理評估內容及評分細則》，扎實開展了檔案管理，并對照文件要求逐項進行了自檢自查，現將有關情況匯報如下：

一、加強領導、完善機制。為了切實加強對檔案管理工作的組織領導，我局成立了檔案管理工作領導小組，由黨組書記、局長***任組長，紀檢組長***為副組長，***、***、***等為成員，同時明確了局機關各股室兼職檔案管理員，為檔案管理工作的順利開展提供了組織保障。同時，我們認真搜集有關資料，積極與縣檔案管理部門進行工作銜接，對近年來未整理檔案進行了統一整理和歸檔，確保檔案資料的完整性和延續性。

二、整章建制、規范程序。我們按照檔案管理的工作要求，制定完善了檔案管理的各項制度，分別建立了文件歸檔制度、檔案保管、保密、統計、鑒定銷毀、查閱利用等相關制度，杜絕了因管理程序不規范造成的檔案丟失、損毀等問題的出現。同時局機關確定一名檔案員負責檔案的管理與整檔，確保檔案工作有人管、有人抓、有人干，提高了檔案管理工作的水平。

三、加大投入、配備設施。一是重建了檔案室。我們根據當前工作實際，重新設置了檔案室；二是按照檔案管理要求，集中購置了一批檔案柜、檔案盒等相關設備，配備了計算機等檔案裝備，為檔案管理工作提供了較好的條件。

雖然我局檔案管理工作按照市局的要求進行了整理，做了一些工作，但因條件所限，在檔案設備、設施等方面與市局要求還存在一定差距，檔案管理人員的業務素質還有待進一步加強。在今后的工作中，我們將進一步加強檔案管理，強化檔案工作人員的學習培訓，不斷提高檔案管理水平，確保全局的檔案管理工作邁上一個新的臺階。

第三篇：安徽省工商局流通領域

安徽省工商局流通領域 商品質量監測工作細則(試行)

發文日期：2010-11-23

第一條 為規范流通領域商品質量監測工作程序，根據國家工商總局《流通領域商品質量監測辦法》，制定本工作細則。

第二條 我省的商品質量監測，除食品、農資外由各級消費者權益保護機構統一組織。

商品質量監測應按計劃進行；遇突發事件或群體性投訴等可以進行臨時性監測。

第三條 監測的商品范圍應覆蓋流通領域所有工商行政管理機關監督的商品，重點監測可能危害人體健康和人身、財產安全的商品及消費者、投訴問題比較集中的商品。

第四條 監測的場所選定應全面反映被監測商品在流通領域的市場狀況，各種類型經營者在監測時應按一定比例進行抽樣，重點是各大中型商場（商店、商城）超市、連鎖店、專賣店、批發商、供貨商、廠家駐地銷售公司及消費者投訴較多、商品質量檢測不合格又不加以整改的經營者。

除跟蹤監測外，各市級工商機關對省工商局在本已安排在本市監測的同一生產企業生產的同一品種商品不再安排重復監測。

在開展監測工作前，組織實施監測的工商機關應做好監測的調查摸底工作。包括：商品品種、批次、監測時間、抽樣范圍、承檢單位等內容。第五條 檢驗機構由省局在具有法定資質的產品質量檢驗機構中公開招標確定；臨時性檢測由組織檢測的機構在省局公開招標確定的檢測機構中指定。

各級工商機關不得委托非經省局招標確定的檢測機構進行商品質量檢測。

第六條 監測應按以下程序進行

（一）編制監測計劃

各級工商機關消費者權益保護機構應當編制本轄區商品質量監測計劃。商品質量監測計劃主要包括以下內容：

1、檢驗的商品種類、批次、數量、檢測項目；

2、檢驗的經費預算及批次經費預算； 3.檢驗時間及地點；

4、委托的檢驗機構。

臨時性商品質量檢驗計劃主要包括檢驗的商品種類、批次、數量、檢測項目、檢驗經費等內容。

各市局商品質量監測計劃必須在1月15日前上報省局消保處，經批準后方可實施；縣（市）局商品質量監測計劃必須上報市局批準，并由市局在批準之日起5日內報省工商局備案。

（二）編制檢測方案

承檢機構根據委托機關的初步監測委托制定具體檢測方案，報委托機關審批。檢測方案主要包括以下內容：

1、檢測項目、檢測標準、檢測方式、合格界限和綜合判定原則。

2、抽樣數量、地點、方法、封樣方法和運送方式；

3、初檢完成時間和經費預算等。經費預算應包含檢驗費、樣品購買費、差旅費等，同時提交物價部門核準的收費文件。

（三）批準檢測方案

委托機關對承檢機構報送的具體檢測方案進行審定，如有異議，應及時提出修改意見，承檢機構根據修改意見重新制定檢測方案報審。

（四）下達檢測任務

委托機關根據檢測計劃和批準的檢測方案向承檢機構正式下達《商品質量監測委托書》。

（五）商品抽樣

承檢機構依據《商品質量監測委托書》和檢測方案在當地工商機關執法人員陪同下按照法定程序進行商品抽樣工作。商品抽樣應在委托機關委托后五個工作日內完成。確有困難的，經委托機關同意可以延期，但延期最長不超過十日。

被監測商品取樣后，工商執法人員應當復制與被監測商品相關的賬簿、票證、宣傳廣告品等資料，并要求當事人簽字蓋章。

執法人員應當制作抽樣現場筆錄，詳細記錄抽樣活動的整個過程和內容，并由工商執法人員和當事人簽字蓋章。

抽取的樣品應當場封樣，并由抽樣人員、工商執法人員、被監測人簽字確認。

監測所需檢驗用樣品，按被監測人進貨價格購買。檢驗不進行破壞性測試且對樣品質量不造成實質影響的，或經被監測人同意，可以由被監測人無償提供，并做好書面記錄。

監測所需備份樣品由被監測人無償提供。

無償提供的樣品，檢測合格的，退回被監測人；檢測不合格的，由組織實施監測的工商機關按照有關規定處理。

因檢驗造成破壞或者損耗且不再有利用價值的樣品，承檢單位應當向組織實施監測的工商機關提交書面說明。檢驗后的樣品還有利用價值的，由承檢單位退還組織實施監測的工商機關，并按照有關規定對樣品進行處理。

被監測人拒絕接受監測的，依據《中華人民共和國產品質量法》第五十六條的規定處理。

承檢機構抽樣時應填寫《安徽省流通領域商品質量監測抽樣單》一式五份，一份被抽檢經營者留存，一份寄標稱生產企業，一份寄被抽檢經營者所在地工商機關，一份寄組織監測的工商機關，一份承檢機構保存。

（六）質量檢驗和結果反饋

承檢機構應嚴格遵照檢測工作規范和檢測方案對抽取的樣品進行質量檢測。商品檢測應在商品抽樣結束之日起檢測方案規定的時間內完成。

承檢機構在檢測結束后，應當將檢測結果按照國家有關要求出具《檢測報告》，并匯制成商品質量監測分析報告，一并上報委托監測的工商行政管理機關；經委托監測的工商行政管理機關同意后將檢驗結果和《檢驗報告》采取直接送達、掛號郵寄或其他合法方式分送被抽檢的經營者和樣品標稱的生產企業，并告知其相關權利義務。送達回執應復印一份與《檢驗報告》等一并報送委托機關。

承檢機構未經委托監測的工商行政管理機關同意，不得向被抽檢的經營者和標稱的生產企業及任何第三人泄露檢驗結果。

（七）復檢

被監測人或者標稱的生產企業對檢測結果有異議的，應當自收到檢測結果確認書之日起15日內，向組織監測的工商機關提出書面復檢申請；逾期未提出復檢申請的，視為承認檢測結果。

組織監測的工商行政管理機關收到復檢申請后，認為有必要復檢的，應在5個工作日內制作《商品質量監測復檢通知書》，并委托原承檢單位或其它檢驗機構進行復檢檢測。

《商品質量監測復檢通知書》一式三份，一份歸檔，一份交復檢申請人，一份交承檢單位。

承檢機構應在接到《商品質量監測復檢通知書》盡快完成復檢，但最長時間不得超過初檢時間。經復檢原檢驗結果有誤的，復檢費用由初檢機構承擔；原檢驗結果正確的，由復檢申請人支付復檢費用。

承檢機構應在復檢結束后三日內出具《復檢報告》送達委托監測的工商機關，并經委托機關同意后按照第六條

（六）規定的方式送達復檢申請人。

（八）綜合匯總分析和報告

承檢機構復檢結束后，應按規定出具全部檢驗商品的《檢驗報告》和檢驗工作報告，對不合格的商品及項目要分析原因，并寫出消費警示。

承檢單位應在《檢驗報告》完成后3日內將《檢驗報告》和工作報告報送委托監測的工商行政管理機關。

（九）公布監測結果

組織商品監測的工商行政管理機關應根據承檢機構的《檢驗報告》和工作總結，作出商品質量監督監測通報和說明，并通過有關媒體向社會公布。

未經組織商品監測的工商行政管理機關批準，任何單位和個人不得向外界透露抽查情況。

對監測中反映出具有普遍性的商品質量問題，或者商品質量問題性質嚴重的，組織實施監測的工商機關應當有針對性地加強此類商品質量的監管，并可以會同有關行業協會召開質量分析會，通報監測結果，解決質量問題。

（十）處理違法行為

對初檢不合格的商品，被監測人所在轄區工商行政管理機關應立案調查，并責令被監測人下架暫停銷售；復檢結果不合格或超過復檢期未申請復檢的，依法作出相應處罰，并 6 通知被監測人對已經銷售的商品，采取有效措施告知消費者退換商品；對不符合強制性標準的，應當及時追回。

經監測判定為不合格、由同一生產者生產的同一規格型號、同一生產日期或同一批次的商品，應在全省或全市范圍內停止銷售：

全省或全市停止銷售的商品目錄分別由由省或市工商局公布。

省局組織監測的，不合格商品經營者所在工商行政管理機關應在行政處罰決定前向省局消保處匯報案件查處情況；對重大或者社會影響惡劣的案件，由省局消保處督辦。

商品質量問題屬于生產環節造成的，移交質量技術監督部門依法查處。

第七條、商品質量監測應統一使用國家工商總局制定的流通領域商品質量監測表格文書。

第八條、各市局應在每次商品質量檢測結束后5日內上報商品質量監測情況與監測結果匯總表。

第九條、承檢機構及其工作人員違反規定，有泄密、虛報或瞞報監測結果、亂收費用等造成不良影響的，除依法追究其法律責任外，各級工商行政管理機關兩年內不得委托該機構承擔如何監測任務。兩年后，視其整改情況決定是否再行委托。

承檢機構監測質量不高、效率底下，不能按委托要求完成監測任務的，扣減經費，半年內暫停委托其承擔監測任務。第十條、本規定自發布之日起實施。

第四篇：檔案管理工作

管理工作（25分）管理措施

（3分）

（1）學習、宣傳、貫徹《檔案法》及《檔案法實施辦法》，對檔案工作有部署、有檢查、有切實可行的考核辦法、獎勵措施。聽匯報、實地考核，查看有關文件與原始記錄

（2）機關檔案工作已納入機關工作計劃或目標管理。

（3）機關檔案工作已列入分客領導的崗位責任制，作為考績內容。機構人員

（1）建立了與本機關檔案工作任務相適應的綜合檔案機構。

（2）配備了與本機關檔案工作任務相適應的檔案人員。

（3）所配檔案干部具有大專以上學識水平，經過市級以上檔案專業五門主要課程的培訓和業務培訓。

（4）檔案人員忠于職守、遵守紀律、熟悉業務。管理體制（3分）

（1）明確有1名機關領導分管檔案工作；明確有1名機關綜合部門負責人主管檔案工作。

（2）對檔案和檔案工作實行了綜合管理，即對本機關檔案工作實行了統一領導、統一制度、統一標準；對本機關各種門類、各種載體的檔案實體及資料實行了集中保管。

（3）建立了以機關檔案綜合管理機構為中心的檔案管理網絡。職能任務（7分）

（1）對本機關文書部門和業務部門形成的各種門類和載體的文件材料歸檔工作進行了指導和監督；并將文件材料的收集、歸檔工作列入了有關人員、部門的職責范圍。

聽匯報、實地考核，查看有關文件與原始記錄

（2）對本機關所屬單位的檔案工作開展了正常的業務指導與監督工作，并取得了顯著成績。5 管理制度（5分）

制訂了符合規范化的檔案管理制度：立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制等制度。并得到落實。業務聯系（3分）

（1）主動接受檔案行政管理機關的指導與監督，切實改進本機關的檔案工作。

（2）積極參加協作組活動，并較好地完成檔案行政管理部門交辦的任務。

二 保管設施（15分）用房（5分）

（1）有保管檔案的專門庫房。

2．5

現場考核

（2）檔案庫房安全適用，有防火、防盜、防鼠、防塵、防強光、防潮等措施。

2．52

裝具（10分）

（1）有足夠的檔案柜、箱，并統一規范。

2．5

（2）配有溫濕度計、消防器材、吸塵器、去濕機。

4．5

（3）檔案庫房和柜箱內配有防蟲、防霉等藥物。

三 業務建設（40分）立卷（16分）

（1）采取了與本機關工作相適應的立卷方法。現場考核，查看有關文件，抽查案卷（跨度較長）

（2）制訂了本機關的檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限表，并符合業務建設規范。2

（3）歸檔文件材料齊全、完整，歸檔率、完整率達95%。

（4）1986年來檔案立卷質量基本符合《機關檔案工作業務建設規范》要求：組卷合理，保管期限劃分準確；案卷標題擬寫準確；案卷封面按規定填寫清楚；卷內文件排列有序；卷內目錄清晰；備考表填寫完整；裝訂結實整齊，裝具統一規范。

（5）檔案字跡材料基本符合國家有關規定的質量要求。

收集（4分）

（1）按期做好各種門類、各種載體檔案的接收工作，對檔案資料實行了集中保管。2 各類檔案實體（人事檔案除外）與目錄未實行統一管理的酌情扣分。

（2）應歸檔保存的各種門類、各種載體檔案的資料收集齊全，歸檔及時。

整理（8分）

（1）各類檔案、資料均已整理編目、上架，并符合規范編制了目錄號，無積存文件。4 現場考核

（2）已按機關檔案、資料的內容和載體，制訂了統一的、科學的分類方案。

（3）已按不同門類、載體和不同的保管期限分別排列，并做到規范、有序、方法一致。24

保管（7分）

（1）建立了全宗卷，卷內材料不少于三種；有檔案資料存放示意圖。

現場考核，查看有關原始資料

（2）測記庫房溫濕度正常，在高溫、高濕季節采取了積極措施。

（3）檔案基本無霉變、褪色、塵污、破損、蟲蛀、鼠咬等現象，并開展了定期檢查、有原始記錄。

（4）對永長破損、褪色檔案進行了修復或復制，并80%完成。

鑒定統計（3分）

（1）建立了檔案鑒定工作制度，成立了鑒定小組，定期進行鑒定、銷毀工作，手續完備。

1（2）檔案的收進移出登記及時，統計數據準確，帳物相符，各類檔案統計臺帳齊全。1

查看有關文件、臺帳，查看原始記錄。

（3）準確編制檔案工作情況統計年報，上報及時

移交（2分）

（1）按規定向檔案館及時移交檔案、案卷質量符合進館要求。

（2）檔案人員工作變動時，交接制度健全、移交手續完備。

四

利用服務（20分）

檢索工具（9分）

（1）按不同門類、不同保管期限，不同載體分別編制室藏全部檔案的案卷目錄。4

如編有其它簡便適用的檢索工具可予適當加分，計算機檢索檔案可加1分，加分不超過2分。

（2）永久、長期檔案全部編制了全引目錄或文件卡片。

（3）有文卷號索引，并有五種專題目錄（索引）或卡片（三年以上）。

利用（5分）

（1）檔案人員熟悉室藏，調卷迅速準確，四分鐘內準確查到一份永久和長期檔案。2

現場考核查看有關材料

（2）有檔案資料查借閱和利用效果登記簿，并堅持做好利用效果收集工作。

（3）編有利用事例匯編。

編研（6分）

編有：（1）全宗指南；（2）組織沿革；（3）發文匯編；（4）基礎數據匯編；（5）專題匯編；

（6）機關歷年大事記。

如編定了有衫價值，能反映本單位特色的可以適當加分；加分不超過2

中華人民共和國檔案法

第一章 總 則

第一條 為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，制定本法。

第二條 本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。

第四條 各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃。

第五條 檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用，第二章 檔案機構及其職責

第六條 國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導。

縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。

鄉、民族鄉、鎮人民政府應當指定人員負責保管本機關的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。

第七條 機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導。

第八條 中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。

第九條 檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。

在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位或者個人，由各級人民政府給予獎勵。

第三章 檔案的管理

第十條 對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為已有。

國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

第十一條 機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。

第五篇：檔案管理工作鑒定

檔案管理工作鑒定

1)編制檔案保管期限表

檔案保管期限表是用表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式，并指明檔案保管期限的一種指導性文件，檔案管理工作鑒定。它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據。

檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的“說明”等部分組成，其中，條款和保管期限是最基本的項目。

(1)順序號。

順序號是按照條款的系統排列順序統一編的序號。它起著固定條款的排列位置和順序的作用，也可作為鑒定時引用條款的代號。

(2)條款。

條款是一組類型相同的文件的名稱和標題。每一條款應代表一組有內在聯系的價值相同的文件。有時，為了使條款簡潔醒目，也可以將價值不同的而有聯系的一組文件寫成一個條款，在條款下面分別指出其不同的保管期限。條款的擬制一般不宜過多過細，應具有一定的概括性，但范圍也不能過寬。條款較多的保管期限表還須把條款加以分類。

(3)保管期限。

保管期限分為永久保存和定期保存。永久保存就是無限期地盡可能長遠地保存下去，定期保存就是只保存一定的年限，保管期滿后即可銷毀。長期保存一般是指檔案須保存16～50年;短期保存一般是指15年以下。

定期保存的時間計算方法一般是從文件產生后的第二年起計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結案后算起。所有確定為定期保存的檔案到保管期滿后還須復查，如發現有繼續需要保存的，仍應保存下去，有的延長保管期限，有的轉為永久保存。

對于機關檔案保管期限表，其中，短期和長期的期限也可視需要指出明確的年限，如

短期保管的文件保管年限又可分為3年、5年、10年等，長期保管的文件保管年限分為20年、25年、30年等，工作鑒定《檔案管理工作鑒定》。

(4)附注。

附注是在條款之下對條款及其保管期限所作的必要的注解或說明。例如，有些合同、協議書、借據的保管期限往往需要從有效期滿后算起，就可在保管期限后注明“失效后”字樣。

(5)說明。

說明是對保管期限表所作的總的說明，一般包括保管期限表的適用范圍、結構、制定的依據、保管期限的計算方法以及其他需要說明的事項。

以上只是檔案保管期限表一般的結構，可以根據各種檔案保管期限表的特點增加或減少某些項目。

2)編制“檔案銷毀清冊”

檔案銷毀清冊是準備剔除銷毀的檔案文件的登記簿，它是供領導人審查批準的表冊，同時也是日后查考檔案銷毀情況的憑據。

檔案銷毀清冊應由登記順序號、案卷或文件的題名、起止日期、數量、原保管期限、銷毀原因、備注等項目組成。每一清冊應編制一式兩份，一份留檔案館(室)備查，一份送機關領導人審查批準。如果須送上級機關或檔案行政管理機關批準，就應多備一份。同時報送兩份，其中一份經審批后退回。

3)檔案的銷毀

為了慎重起見，已經被批準準許銷毀的檔案不應立刻銷毀，而應暫時存放一段時間，待確認確實無價值時再進行銷毀，以免造成不可挽回的損失。

批準銷毀的檔案一般應該直接送造紙廠化為紙漿或者就地焚毀。為了保守機密，應銷毀的檔案一般不得留作它用，更不允許倒賣出售。檔案銷毀工作是一個非常嚴肅的工作，一般由檔案部門會同保衛、保密部門進行，并由專人銷毀、專人監銷。銷毀完畢后，銷毀人和監銷人都要在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明“已銷毀”字樣和銷毀日期。

如有個別檔案未被批準銷毀，可在“銷毀清冊”上做出適當的說明。對于已銷毀的檔案，也應在檢索工作上注明“銷毀”字樣加以說明。