第一篇：檔案借閱管理制度

檔案借閱管理制度

一、檔案管理人員應根據查閱人員的需要，及時提供查閱工具，協助借閱人

員查找，主動征求借閱人員的意見,不斷改進服務工作，了解利用效果，并及時登記積累。

二、本公司內部人員借閱檔案，原則上限于查閱其所在部門與本人工作有關的檔案并需經公司行政部領導同意方可借閱，并辦理借閱手續。如需查閱其它部門的檔案，須經其所在部門領導同意，并經公司分管領導批準。

三、檔案的借閱一般只限在檔案閱覽室內，特殊情況需外借，須經公司行政

部領導批準同意。通常情況下檔案不予外借。確因工作需要將檔案借出使用時，必須履行相應手續并經有關領導審核簽字后方可辦理相關手續；借檔者必須確保檔案完好無損，不得拆卷、涂改、圈注、眉批、增刪、抽頁或剪裁，不得擅自隨意翻印；使用完畢后即時原樣歸還；借檔期限一般不應超過3周，“機密”級文件的借檔期限一般不得超過5個工作日，“絕密”級文件的借檔期限一般不得超過3個工作日，如確需延期借用，則須辦理續借手續；

四、查閱“機密”級檔案須經綜合檔案室負責人和本部門負責人審核后，報

公司分管領導批準；查閱“絕密”級檔案須經公司總經理批準。會計檔案查閱一般只限于財務、審計工作人員，其它人員確因工作需要查閱，須經公司領導批準。

五、外單位人員查閱本公司檔案，必須持有介紹信和其身份證（或工作證）

并經公司主管領導批準同意方可查閱。

六、各類檔案未經有關領導同意不得翻拍，復制。

七、檔案借閱人未經檔案管理人員同意，不準擅自進入檔案庫房進行查找和

翻閱。

八、借閱檔案應先填寫《檔案利用登記簿》，辦理相關手續后方可借閱，退還

檔案時須詳細檢查，交點清楚，辦理歸還手續。

九、閱檔人員必須愛護檔案資料，在查閱時不得吸煙，不得私自拆散、涂改、轉借、復制，違者追究責任，同時向領導匯報，情況嚴重應根據《檔案法》規定追究法律責任。

十、閱檔室要保持清潔衛生，為閱檔人員提供一個優雅、肅靜的環境。檔案

管理人員做到熱情接待，主動提供。閱檔人員應愛護公物，保護檔案。

第二篇：檔案借閱管理制度

張家塘學校檔案借閱管理制度

一、查閱檔案，必須先登記。

二、凡屬開放的檔案，本校師生員工憑個人證件，即可到檔案館查閱。外單位人員憑單位介紹信，方可查閱。

三、本校人員因工作需要，查閱密級檔案，須持部門負責人簽名的介紹信，經檔案館負責人同意后，方可查閱。

四、外單位人員查閱、抄錄或復制密級檔案時，則需持有主管部門或省局級(含同級)單位的正式介紹信。介紹信上除應寫明上述內容外，還須有本部門或本單位人事保衛部門簽署的意見，并加蓋公章。

五、凡屬原稿、原始材料，一般只限于本課題組人員利用，本校人員和外單位查閱，除應持本人工作證和介紹信以外，需由課題組負責人簽名方可查閱。

六、已獲專利權的項目(課題)檔案材料，在專利權有效期內檔案館不向外借閱，專刊權失效后按規定辦理。

七、查閱校黨委會議記錄、校務會議記錄，應由本單位負責人同意，經檔案館負責人簽字，限定性的查閱相關內容。

八、檔案一般不借出，凡因工作需要，要填寫借出審批單，經室負責人同意，必要時報館長或主管校長批準。借出的檔案要按期歸還。逾期不還者，應給予處罰。

九、未經許可，任何人不得復印、摘抄檔案。摘抄的檔案，要認真核對，嚴格把關，方可蓋章出館。復印成績單、新生錄取名冊、辦理學歷學位認證等各類證明要按檔案管理規定收取查詢、復印、證明等相關費用。如需拷貝、掃描、刻盤、拍照，必須經檔案科室負責人同意。

十、借閱檔案要嚴守保密規定，注意愛護，不準涂改、圈劃、打叉、增刪、拆剪、抽頁、調換、污損。不得擅自公開檔案內容。違者按問題性質和情節，嚴肅處理，直到追究法律責任。

十一、港、澳、臺人員和外國人查閱檔案，按國家統一規定辦理。

第三篇：檔案借閱管理制度

檔案借閱管理制度

一、各單位工作人員可直接查閱本單位一般檔案資料，查閱有密級檔案，須持簽有單位負責人明確意見的條據，方可查閱；

二、各單位借閱本單位一般檔案，必須辦理借閱手續，必須注明預計歸還日期和聯系電話。借閱有密級檔案，須寫《檔案借出審批單》并經公司相關領導批準，方可借閱；

三、如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。若催還未果，檔案管理員要向單位領導反映。

四、如情況特殊，外單位人員或集團其他單位人員查閱檔案須持檔案歸屬單位的介紹信，可查閱無密級檔案。檔案主要供本集團公司利用，一般不外借。

五、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠卷等檔案一律不借出；

六、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印復制、擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證、裁剪、撕毀等。若有遺失，應及時聯系檔案管理人員。

七、凡有私下抄錄、拍攝、描繪、拆散、刪刮、撕毀檔案等行為者，嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律責任。

公司行政部檔案室

檔案室證件借閱、使用管理規定

一、目的為了規范公司各類證照的使用管理，避免因管理不善給公司的風險，防止遺失、保證按時年檢，特制訂本制度。

二、范圍

各子公司及部門的移交的行政類（如營業執照、組織機構代碼證等）、財務類（如稅務登記證、信用等級證等）以及其他各類證件的原件、電子檔。

三、證照資料的使用管理

1、需要借閱、借用證照資料，須到公司行政部填寫《證照使用申請單》寫明事由及擬用證照資料名稱、件數、歸還期限等，經部門主管審批，證照負責人簽批確認后，可到檔案室證件管理人員處辦理相應手續；

2、證件管理人員僅憑有證照負責人或由證照負責人指定或委托代理人簽有批示“同意”的申請單辦理相應部門證照的借用、借閱等業務，其它任何人員提出的任何要求，均不予受理；

3、凡借閱、借用證照資料，必須在申請日期內歸還，不能按時歸還的應申請延期，手續與上述1相同，但最長不得超過30天；

4、公司證照不得丟失、損壞。如出現損壞或丟失，除立即向主管領導報告外，要立即與發證機聯系，及時辦理證照的掛失和補辦手續；

5、6、不許擅自使用公司的證照進行各種擔保； 不得將證照轉借他人。

四、證照的年審、到期、變更

1、檔案保管員只負責對證件的日常借用、借閱管理，不負責證件的年審、換證等相關工作。

2、證照的年審、變更、延期等相關手續，行政類和財務類證照由行政部安排具體負責辦理，其他證件由最初辦理證件的部門辦理年審、變更、延期等手續，證件歸屬部門負責在規定的時間內完成手續辦理和申報的具體工作。在證照完成年審、變更、延期等工作后移交到檔案管理人手中，并辦理移交手續，交接時移交人應有交接清單并注明證件期效。

五、相關責任

1、證件管理人管理的所有證件都應有清單和目錄，確保證件數量的準確性，對于借閱和歸檔都應有相應人員的簽字確認，證件管理人負有登記的及時性和完整性的責任；

2、證件借閱人負責借閱期間的文件保管，確保公司證件的完整性和整潔性，使用完畢后應及時歸檔。借閱后不得將證件轉借其他人使用。

六、注意事項：

凡違反上述規定而私自復印的使用者，將按公司制度嚴肅處理，如果導致公司損失的，還應賠償公司因此而造成的損失；構成犯罪的，由公司送交相關司法機關追究弄事責任。

本規定自2014年5月1日起執行。

公司行政部檔案室

檔案移交、歸檔制度

一、移交檔案應符合下列要求：

1、凡向檔案室移交材料，應立卷。所移交的檔案材料必須完整、真實、準確。交件人有對遞交的歸檔文件的完整性、真實性、準確性負責。檔案室不接受圓珠筆和鉛筆起草的文件。電子檔材料文件應刻盤再移交檔案室。

2、移交檔案材料均應編制移交清單，清單一式二份，分別保存。交接雙方必須根據移交目錄清點核對，并在交接文據上簽名。移交檔案清單上要有卷內目錄及檢索以便查找。移交清單要附電子檔一份。

3、文件按其內容的聯系，保持文件之間的歷史聯系區分保存價值，分類整理、立卷，便于保管和利用。

4、移交檔案應避免重復。

二、檔案室收檔案時，要對數量和質量進行嚴格的檢查。案卷總數與移交目錄要相符，卷內文件張(頁)數與案卷封面所登張（頁）要相符；質量要合乎立卷原則和要求，卷內文件不能有損壞。

三、檢查完畢，如質量等均符合要求，即可辦理具體移交手續，交接時，要有明確的案件數、移交人、接收人、交接時間等，經雙方清點后，辦理簽字手續。

四、各部門在向檔案室移交檔案時要提前通知檔案室，應說明移交數量及移交材料，以便檔案室做接收準備。

公司行政部檔案室

第四篇：檔案借閱管理制度

為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：

1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。

2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。

3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。

4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人批準，但借出時間不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。

5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。

第五篇：檔案存檔、借閱管理制度

山東益康藥業股份有限公司 檔案存檔、借閱管理制度

一、總則

1、為了規范公司檔案管理，特制定本制度。

2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。

3、本制度最終解釋權歸集團公司辦公室。

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，凡申報文件，包括重點科技項目的申報材料、設備文件、其他項目的申報等，由各部門負責人或經辦人整理完后，形成紙質文件或電子檔文件，交檔案管理人員保存，并填寫檔案收錄登記冊。

3、各部門負責人接收到的重要文件，由各部門負責人傳閱后，交檔案室，交檔案管理人員保存，并填寫檔案收錄登記冊。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知（紅頭文件）、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發文和與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

5、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質量總體要求：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

五、檔案借閱流程

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《檔案借閱登記表》，如有保密性嚴格的材料（例公司生產技術性文件、車間生產工藝流程等）需報公司總經理批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門負責人簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追究責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

七、本制度即日起開始執行。

山東益康集團藥業股份有限公司

2014-05-16