第一篇：資料檔案管理

資料檔案管理

資料檔案和標本的質量管理

（一）檔案、標本管理的人員要求

檔案專業人員

（二）藥品GLP機構的檔案歸檔范圍

與試驗相關的所有資料

（三）檔案、標本管理的基本要求

保存條件符合規定要求；保存質量以能用于檢查評價為限。

（四）GLP檔案管理方法

1、歸檔時間報告發出后1周或1月內

2、A、B位置互指A記錄B的位置，B記錄A的位置。

3、檔案室進出記錄

4、修改畫橫線杠去錯處，在旁邊注明原因，本人簽名及標明修改日期。

5、資料檔案保存原則①按要求保存原件或復印件②所有記錄文件應有頁碼、完整，不缺頁或挖補，如有缺漏，要詳細說明原因③所有歸檔資料應有保管記錄。

6、研究工作結束后，專題負責人應將實驗方案、標本、原始資料、文字記錄和總結報告的原件、與實驗有關的各種書面文件、質量保證部門的檢查報告等按標準操作規程的要求整理交資料檔案室，并按標準操作規程的要求編號歸檔。

7、研究項目被取消或中止時，專題負責人應書面說明取消或中止原因，并將上述實驗資料整理歸檔。

8、資料檔案室應有專人負責，按標準操作規程的要求進行管理。

9、實驗方案、標本、原始資料、文字記錄、總結報告以及其它資料的保存期，應在藥物上市后至少五年。

10、質量容易變化的標本，如組織器官、電鏡標本、血液涂片等的保存期，應以能夠進行質量評價為時限。

第二篇：公司檔案管理資料

四、歸檔要求

1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、不同的文件一般不得放在一起立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責

1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意

摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

第三篇：實驗室資料歸檔及檔案管理

實驗室資料歸檔及檔案管理

實驗室工作檔案是實驗技術人員、管理人員從事科學研究和實驗管理所留下來的歷史記錄和經驗總結，是進行實驗室科學管理、決策的重要依據；是科研質量評估的重要依據。為加強我院實驗室建設、完善實驗室的規范化管理、加強實驗室工作檔案的管理、提高檔案管理水平，提高科研水平，特制定本制度。

一、實驗室工作檔案管理的對象

實驗室檔案是指在我院實驗室工作中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像及其它各種形式的材料。包括有關法規文件、管理制度、重要技術資料(含實驗室發展情況與大型精密貴重設備資料)等均需分類建立實驗室工作檔案。

二、實驗室工作立卷歸檔的內容

1、實驗室及設備管理工作法規、制度文件卷(1)國家及國家部委有關實驗室工作的法規文件。(2)學院有關實驗室發展建設與改革等文件。

(3)實驗室建制審批(含實驗室建立、合并、調整、撤消等)文件。(4)實驗室管理(包括本實驗室制定)的各項規章制度。(5)實驗室建設發展規劃。

(6)實驗室工作總結及實驗室內工作人員考核表等。

2、以我院名義向上級部門定期或不定期報出的實驗室工作的各種報告、報表或數據卷。(1)實驗室基本情況類

①實驗室基本情況(各實驗分室名稱、地點、面積)。②實驗室任務及人員情況傳送數據與報表。③實驗項目傳送數據與報表。

④專職實驗室工作人員傳送數據與報表。(2)設備管理類

①我院各實驗室科研儀器設備傳送數據與報表(單價800元以上設備)。②我院各實驗室科研儀器設備增減情況傳送數據與報表。③低值耐用品、低值易耗品的資料。

④儀器設備固定資產卡片；儀器設備及低值耐庸品的總臺件數及金額、固定資產帳卡、隨機技術手冊；儀器設備的運行、維護保養、維修、報廢等原始記錄。⑤大型精密貴重儀器設備技術檔案。

單價5萬元以上大型精密儀器設備的檔案管理，應包括每臺儀器設備申購時的可行性論證報告、申購報告、領導批復；訂貨合同、開箱記錄及裝箱單、安裝調試記錄及雙方簽字移交文件、保修單、驗收報告及其履歷本、設備說明書、技術資料及全套隨機文件；使用、維修、故障、事故記錄和儀器設備的報損報廢等資料(其中使用說明書和技術資料經校檔案室建檔后可由實驗室借用保管)。大型設備管理人員名單、技術檔案和開機使用記錄。大型精密儀器設備在有效期時，完成課題數，取得的成果、功能的開發等。

⑥我院各實驗室科研精密貴重儀器設備使用情況數據傳送數據與報表(單臺／套價為20萬元及其以上之設備)。(3)實驗室任務類

①實驗室任務指標及完成情況統計資料。

②本實驗室承擔的實驗課程名稱、科研計劃、實驗報告。

③科研任務形成的文件材料(項目數、類別、經費、實驗技術開發項目、成果資料)。④在社會服務中形成的文件材料。

⑤承擔各種培訓班、短訓班的實驗教學任務或測試、加工工作的內容、培訓對象等材料。(4)實驗室管理類

①實驗室建設類：經我院批準的本實驗室建設規劃；本實驗室工作計劃、總結；反映本實驗室歷史沿革、現實規模、用房面積、環境條件等有關管理性文件；實驗室用房及環境條件的各種技術資料。

②實驗室環境條件的增擴與實驗室改革方案文件；實驗室工作的評估；實驗室管理方面的重要實施細則；實驗室主任工作守則與工作人員崗位責任制等。③實驗室經費及使用情況。(5)實驗室隊伍建設類

①實驗室各類工作人員情況表(姓名、性別、年齡、職稱、專業分工、獎懲、培訓等基本情況及其變更情況)。②實驗技術人員考核情況。

③本實驗室技術人員崗位職責及分工細則。④實驗技術人員工作日志、記錄材料。

⑤實驗室人員在科學研究、技術開發等方面的全部技術文件資料(包括論文、專著、鑒定、專利、獲獎等情況)、項目數及其工作量。

三、實驗室工作檔案的收集

1、實驗室工作人員每天應記錄實驗室的儀器設備運行情況，年底將記錄歸檔備查。

2、每個實驗室應有設備儀器維修記錄，實驗室應有水電及動力維修記錄，年底將各種維修記錄存檔。

3、實驗室工作人員應做工作日志，年底將工作日志歸檔。

4、實驗室安全員每月應進行一次安全檢查記錄存檔。

5、年末應對實驗人數，實驗項目和設備使用率做統計，將統計結果存檔。

6、實驗室每年應對每位工作人員進行考核，工作人員考核表應歸檔備查。

四、實驗室工作檔案的管理

1、實驗室指定專人負責實驗室工作檔案材料的收集整理、登記、分類編號、存檔等工作。同時接受我院檔案部門和實驗室主管部門的領導、監督與檢查。

2、每位實驗室工作人員都有責任認真主動作好材料的收集和整理工作，并及時提供給實驗室檔案管理人。實驗室工作人員及時將自己工作中形成的原件材料交給實驗室檔案管理人，實驗室留復印件歸檔。

3、實驗室工作檔案的保管期限分長期、短期、與設備共存三種。

4、儀器設備的有關資料應與設備共存，即保存至設備報廢之日為止。

5、除上條資料外，其它資料均應長期保存。

6、嚴格檔案的查閱與管理

(1)實驗室辦公室負責職能范圍內有關實驗室工作檔案管理。

(2)各實驗室每應按要求按時上報有關歸檔資料，個人不得長期保存作為私有；(3)單位或個人因工作需要查閱或借用有關檔案資料者，均按研究院檔案管理的有關規定辦理查閱或借用手續并按時歸還。

(4)檔案資料原則上應保留原件，特殊情況經主管領導批準后可使用復印件。

7、檔案管理員的工作要相對穩定，如工作變動應做好交接工作。如實驗室撤消或合并，應及時作好工作檔案的移交工作，以保持檔案的完整和連續性。

第四篇：信貸檔案管理文章資料

城商行信貸業務如何實現流程再造

http://www.tmdps.cn 2007年09月17日 15:05 《經濟導刊》

【字體：大 中 小】【頁面調色版

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文/胡豹 張麗梅

隨著我國在加入WTO后保護期的結束，金融服務業已經進入了完全對外開放的階段，國內商業銀行市場的競爭格局必將發生重大變化。對于我國的城市商業銀行而言，通過實行業務流程再造(Business Process Reengineering，即BPR)來改進績效，提高核心競爭力是現實而又迫切的任務，其中最重要的就是要抓住信貸業務流程再造來建立國際標準化的以客戶為中心的現代流程組織，從而實現3A服務。

城市商業銀行的信貸業務現狀

2006年，全國城市商業銀行實現利潤136億元，資本充足率達8.48%，不良貸款率降至4.8%。目前城市商業銀行基本上都實現了盈利。各項信貸指標也逐年向好的方向變化。各地區城市商業銀行的不良貸款絕對額和不良貸款率都在下降，資本充足率在不斷提高。

但城市商業銀行信貸整體資產質量依然較差，信貸資產運營現狀不容樂觀，貸款集中度高，風險過于集中；盈利能力未得到充分釋放，部分城市商業銀行分紅比例偏高；公司治理結構存在較大缺陷，部分城市商行經營活動受到地方政府的干預；風險管理制度不健全；資本充足率問題還較突出，權益性資本融資渠道狹窄等等。具體問題包括：

貸款集中度過高導致風險過于集中。各城市商業銀行的最大客戶貸款額占凈資產的比重(單一客戶率)和前10位客戶貸款額占凈資產的比重都遠遠超過風險集中度管理的要求(警戒線分別為10%和50%)。比如寧波以及南京銀行最近三年對最大十家單一客戶的貸款比例均超過50%，貸款對象主要是中小企業，運營的成本較高，且風險較大。城市商業銀行的風險管理制度都異常落后，目前只有少數規模較大的城市商業銀行設有獨立的風險管理部門，多數城市商業銀行的風險內控體系其實是在不斷“復制”監管部門所出臺的各類風險管制條例，其主要目的是為了應付監管部門的監管。

關聯貸款和內部人控制問題要引起特別關注。根據調查，城市商業銀行已成為中國銀行界目前發生關聯貸款問題最為嚴重的銀行。近幾年，各地城市商業銀行頻繁發生因關聯貸款而陷入困境的案例。

城市商業銀行發生關聯貸款的方式主要有兩種：(1)由地方政府指派的代理人(或內部人)制造的關聯交易，其中包括向政府提供的項目貸款和向“關系人”或“關系企業”提供的、帶有很大“尋租”色彩的關聯貸款。調查結果顯示，各地城市商業銀行大多數向當地政府和地方國有企業提供了超量的授信額度。(2)由大股東向關聯企業或關聯企業集團提供的關聯貸款。統計數據顯示，目前滬深兩市共有136家上市公司參股城市商業銀行，已披露投資金額的100家公司總投資額為22.65億元。其中92家公司披露了參股城市商業銀行的持股比例，平均每家公司持股比例為4.18%。

作為市民銀行的市場定位存在較大差距。雖然金融管理層對城市商業銀行的目標定位是“市民銀行”，即它們主要面向城市居民和中小企業提供零售金融服務。但是，根據調查結果，我國城市商業銀行充當市民銀行的角色并不是很充分。這主要表現在以下兩個方面：

⑴貸款對象過于偏重大型國有企業，偏重地方基礎設施建設項目。各地商業銀行都為地方政府預留了很大份額的授信額度，用于支持地方基礎設施建設。如果按照部門劃分，城市商業銀行的貸款領域主要集中在制造業，其比重大約占到貸款總額的27.3%(平均值)，其次分別為服務業和建筑與不動產業。如寧波銀行制造業貸款占總貸款比重高達40%，招商銀行為15%，貸款行業分布仍需調整。這種貸款結構和其他類型商業銀行的貸款結構并沒有明顯的區別。

⑵信貸收入和支出結構不合理。利息收入是城市商業銀行的主要收入來源，大約占營業收入的一半左右；而非利息支出(包括金融機構往來支出和營業費用)則構成了它們的主要經營成本，兩者大約總共占總費用的七成左右。這樣的收入和支出結構從另外一個側面也說明城市商業銀行與“現代市民銀行”的定位還有很大差距。

城市商業銀行信貸業務流程問題

從城市商業銀行信貸業務流程的視角來分析，則存在以下問題：

信貸流程周期太長。以信貸業務操作流程為例，一筆貸款從客戶提出申請到支用貸款需要經歷不下20個環節，不僅重復勞動，效率低下，而且不易明確責任。不僅如此，一筆額度較大的貸款要經過同級機構多個環節，由多個部門的經辦人員和主管審查，而且還要層層上報，層層審核。據統計，城市商業銀行一筆信貸業務的平均處理時間(從客戶提出申請到用款)長達6個月左右，根本無法滿足市場競爭的需要。

缺乏差別化和多樣化的信貸服務流程。如果缺乏差別化和多樣化的信貸服務流程，城市商業銀行現有的信貸業務難以設計出個性化的信貸組合產品和服務方案，整體風險也得不到有效控制。每一個職能性群體所從事的工作，對于一個完整的流程來說，只是其中的一個部分。完整的業務流程常常被割離開來。城市商業銀行往往熱衷于權力和資源的再分配，部門設計和部門職責劃分并沒有打破傳統的思維定式，而且一般是在機構調整之后再去設計或修補連接各部門形成的業務流程不可能方便客戶。

從信貸流程營銷來看，總體還是處在關系營銷階段。客戶經理受其業務素質的限制，往往難以設計出為客戶創造最大價值、高知識含量、個性化的信貸組合產品和服務方案。城市商業銀行的業務流程僵化單一，不能根據不同客戶、不同業務的風險高低設計個性化的業務流程，往往根據業務金額的大小劃分管理權限，越是優質客戶、大客戶的審批環節越多，業務流程越復雜。

流程之間彼此不協調。城市商業銀行服務流程往往由各業務管理部門自行制定，彼此間缺少銜接和協調，重復和沖突現象嚴重譬如。城市商業銀行設有專門的信息部門，但沒有建立統一的信息流程，各業務經營和管理部門為了自身需要，都有自己的信息渠道和信息處理流程，前臺業務部門有業務信息系統，后臺風險部門有管理信息系統，會計部門有會計信息系統，各流程之間的信息資料不能共享，重復錄入，各口徑的數據不一致將帶來管理上的混亂。目前城市商業銀行相當部分的信息依賴手工填報和匯總，給基層行的正常經營帶來了極大的工作壓力。實際上著紅相互制約的現象在城市商業銀行普遍存在，應該特別重視流程之間的相互作用和匹配。尤其是加強流程網絡的總體規劃，減少摩擦和阻力，降低系統內耗。

國外信貸業務流程再造

國外對于銀行再造和商業銀行業務流程再造在相關理論和實踐的探索上都有深入歷史，目前國外商業銀行信貸業務也發生了根本性的變化。如為優質客戶設計方便的授信渠道而采取了許多措施，包括：設立以授信額度為主的全套授信服務體系，在權限設置上以建立因客戶而異的客戶經理的授權審批，在明確地知道了客戶的資信情況之后，銀行將權限逐一分解到一線部門，由其在設定的權限內加重負責對客戶的授信。國際主流商業銀行的信貸風險管理體系的主要特征是保障信貸風險管理的獨立性；建立全面垂直的信貸風險管理體系；每項信貸業務都要經過信貸風險經理和信貸業務經理共同審查的平行作業；實施矩陣式信貸風險報告線路等。比如美國花旗銀行早在上個世紀80年代就已放棄了授信業務經過風險委員會的做法，改為在授信部門設立風險管理官，由其獨立對授信風險進行識別、審定。

國外銀行都建立起了基于信息集成的流程架構，實現了客戶管理信息的標準化，貸款客戶數據來源統一、信息共享，對客戶信息集成并進行數據挖掘和分析，確定客戶價值和風險度，對不同價值和風險的客戶進行等級管理，客戶服務及風險管理水平都大大提升。實施戰略業務體(Strategic Business Unit)簡稱SBU體制，按照客戶板塊，把全部業務劃分為不同的戰略業務體，在每個SBU內部實行直線管理。根據National Petroleum News Group的研究，在公司中心內部，銀行設立了集團風險管理部(GRM)，由財務總監(董事會成員)分管。與其并列的是全球風險管理委員會(GRC)，其成員來自集團風險管理部及相關SBU的人員，以大家達成共識的方式進行決策。

國內城市商業銀行BPR實踐情況

相對而言，我國城市商業銀行正處于業務流程再造初始階段，對BPR的認識明顯不足，采取行動稍顯滯后。

自2001年以來，長沙市商業銀行通過營銷體系、金融業務、服務手段和信貸體制四個環節的“刮骨療傷”，全面推行客戶經理制，以客戶為中心實行全面的業務流程再造。

淮安市商業銀行(現已合并重組為江蘇銀行)實施業務流程再造，為中小企業提供專門化、一站式、綜合性服務。整合行內的人力資源、產品資源和信息資源，以中小企業的金融需求為導向，成立各種金融業務“一手清”的中小企業服務中心，建立中小企業貸款的“綠色通道”。

鄭州市商業銀行在2004年就按照全行一本賬的理念開發上線了新核心系統，同時實現了三方面改革：支行已經從利潤中心轉型為營銷中心，由總行直接管理柜臺，下一步將實行分行轉型；建立全行統一的資金池，分支行不再有行政意義上的資金調配權；依靠內部轉移定價的利率杠桿實現對全行資金流動的市場化調節。

上海銀行通過推進組織架構和業務流程再造，形成扁平化、專業化、集約化的現代分工協作體系；制定并完善各種信貸業務流程，實現審貸徹底分離；在產品設計等方面由總行統一規劃，分支行成為營銷中心，這類似于發達國家銀行業的SBU(戰略業務單元)模式。再造組織體系和業務流程，強化了垂直管理和節約化流程，體現了資金管理、營運、信貸的授權授信，使總行確定為全行的經營管理中心、資金調度中心、領導指揮中心和業務創新中心，擁有全行的法人財產權，對全行經營的安全性、流動性、效益性負全責，分支機構在總行的統一下開展各自的營運。

這一流程的主要設計思想是以貸款客戶分類和業務分類的有效組合決定信貸業務受理、日常營銷和維護部門，以不同客戶和不同業務的風險分類決定流程執行小組；體現了“以客戶為中心”、精簡管理層次與中間環節、快速反應、系統高效同步辦理和管理業務的基本原則；貫徹了再造的理念原則和流程再造的策略。

上海銀行信貸業務流程再造的主要措施包括：

啟動統一授信管理系統。在信貸授權授信管理流程上，調整、收縮對分支機構的基準授權，啟動統一授信管理系統。上海銀行總行全面擔負產品設計、利潤考核、貸款審批等原先部分屬于分支行的職責；分支行將具體制定營銷方案并與總行的發展戰略相匹配。啟動了信貸管理信息系統流程再造，優化低風險業務、抵押物評估等業務流程。

完善了各種信貸業務流程。上海銀行制定并完善了各種信貸業務流程，)操作流程方面從制度與流程上杜絕違規、違紀行為，實施了總行統一的資產負債結構管理，實現了審貸的徹底分離，通過優化信貸結構，實施信貸退出機制；正式上線貸款質量十級分類系統；創新市場化處置不良貸款的模式；加強集團關聯客戶風險管理，開發集團客戶風險管理系統，直接實施“一戶一策一管”措施等。

加強風險管理體制建設。上海銀行在實施信貸BPR過程中也加快了風險管理體制建設，強化對公授信業務風險垂直化管理，成立放款中心和風險經理部，不斷完善“一部三中心”的管理架構。加強集團公司、擔保公司、同業客戶、政府客戶統一授信管理，規范表外授信五級分類，實現對公授信本外幣、表內外的統一歸口管理。從單一信貸風險向全面風險管理轉變，風險管理機制不斷得到完善。同時堅持內控優先原則，建立健全了內控績效監測和管理評審，進一步強化內控監督評價與糾正機制。

對于貸款的信用風險，完善信貸風險管理組織體系，落實矩陣式管理；嚴格控制新增貸款風險；控制分散授信、過度授信風險；加強對房地產等重點行業、一億元以上重點貸款以及重大集團關聯客戶的風險監測和管理；完善授信風險預警、監測、報告和處置機制，嚴密關注貸款分類遷徙，建立貸款退出機制；加強風險管理技術的開發和運用。

對于貸款操作風險，制定相關的規章和制度，強化制度執行；完善業務操作流程，內控體系，優化信息傳導機制，提高內審稽核監督力度，建立問責機制。

對于利率風險，實行資金集中管理，通過內部轉移價格，將利率風險轉移到總行進行集中控制；推進貸款利率定價模型和體系建設，逐步完善存貸款利率定價機制；加強利率敏感性缺口管理，有效降低利率風險。

對于流動性風險，推進資產負債比例管理和資產負債的匹配管理，逐步形成流動性風險管理運行機制和預警機制；加強資金預測與分析，提高資金利用效率。

形成扁平化的內部組織結構。在信貸業務組織結構上，成立了審批中心、貸前貸后檢查中心、放款中心、票據中心等加強對授信各環節信用風險和操作風險的監控，有效防范信貸風險并提高生產效率；通過賬務中心、后督中心、分行集中對賬、集中開戶等，控制會計環節的操作風險。支行應該成為信貸零售業務和中小企業服務的平臺，為全行客戶提供現金和票據的出納、存匯、轉賬、支付等服務，使支行的柜臺與ATM機、POS機、電話銀行、網上銀行、客戶服務中心都成為伸向客戶的觸角。按照客戶的規模和區域分布，建立若干個信貸營銷服務中心，為貸款客戶提供專業化、規范化和個性化的服務。

根據具體客戶對象遵循市場化的定價法則。上海銀行在市場競爭中逐步形成了“立足地方、服務市民、堅持中小、挺進大型”的基本市場定位。上海銀行擁有800多萬戶個人客戶，設立了全國第一家專門為中小企業提供金融服務和社會化服務的“中小企業服務中心”，上海近40萬戶中小企業中，有一半左右在上海銀行開戶，已經形成了多個讓客戶耳熟能詳的特色金融品牌，“市民銀行”和“中小企業銀行”的品牌形象得到廣泛認同。

運用戰略聯盟理論建立新型的戰略合作關系。上海銀行提出了“本土國際化”口號。所謂國際化，并不是要在國際范圍內大規模地開展業務，而是要按國際標準來塑造上海銀行。為了解決城商行在業務發展上受制于“單一城市制”的問題，上海銀行以牽頭組織業務合作。2002年9月，牽頭組建的城市商業銀行資金清算中心正式成立，聯合中國香港的“上海商業銀行”、中國臺灣的“上海商業儲蓄銀行”建立了滬、港、臺“上海銀行”新型的戰略合作關系。目前，其已與多家外省市城商銀在銀行卡、資金運營等方面簽署了全面合作協議，有利于其在更大范圍內配置金融資源，提高資源配置效率。

(作者單位：淮陽工學院經濟管理學院)

信貸檔案管理存在的問題

信貸業務作為農村信用最重要主營業務，是農村信用社主要收入來源之一，所以信貸檔案管理也檔案管理的重中之重。為進一步規范農村信用社信貸檔案管理，確保信貸檔案資料的真實性、有效性、規范性和完整性，筆者作為稽核人員，以高度負責的態度，針對平時序時稽核檢查存在問題，對信貸檔案管理存在的薄弱

環節作一探討。

一、信貸檔案管理存在的問題

㈠信貸檔案管理人員素質有待提高。各信用社的信貸檔案專管員都是由信貸員兼任，信貸人員業務素質參差不齊，對信貸檔案管理的有關規定、制度、辦法沒有深入的學習和領會，不明確管理職責，不遵循信貸業務檔案管理的原則；信用社人員較為緊張，未執行重崗人員的輪崗制度，往往一名員工在一個崗位上工作年限長達五至十年，甚至更長時間，無疑有些素質低下的員工會給檔案管理造成一定的混亂，渾水摸魚造成檔案資料缺失、篡改重要檔案資料以減免自己在信

貸操作過程中的違規責任。

㈡信貸業務檔案歸檔范圍不明確。信貸業務分為個人信貸業務和公司類信貸業務。基層信用社對其信貸檔案的歸檔范圍不明確，沒有對農村信用社個人信貸業務檔案和公司類客戶信貸業務檔案歸檔范圍進行系統的學習，造成一些檔案資

料混亂，該歸檔的資料而沒有歸檔。

㈢檔案資料收集、整理與建檔不統一。一是檔案資料的收集不齊。每筆信貸業務未按資料形成的時間先后順序按戶收集整理成卷，未按卷內資料順序逐頁編制流水頁碼，填制信貸檔案卷內目錄。二是未按照便于保管、查找和使用的原則，分戶建立檔案。未按信貸業務發放的時間先后順序排列卷號，檔案盒未標明客戶名稱、檔案號、建檔時間、保管期限等內容。

㈣責任不明、交接不清。在基層信用社由于人員的缺乏，沒有專職的信貸管理人員，有相當一部分信貸人員沒有注意信貸檔案管理的重要性，對信貸檔案管理的意識不強。對信貸檔案任何人都可以調閱，并無調閱登記。對人員離職也無交接清單，就造成了對信貸檔案管理責任不明、交接不清，造成一定的風險。再加上信貸崗位變動頻繁,沒有對信貸檔案資料的移交進行有效的監督,易造成管理上的脫節，造成信貸檔案管理缺乏連續性。

㈤檔案室未按檔案管理相關規定要求建設，無鐵柜、防火、防潮、防蟲等方面的配置。部分信用社社的信貸檔案隨意丟放，未入柜加鎖進行保管，未進行防

火、防潮、防蟲等方面的處理。

二、信貸檔案管理的建議

針對上述問題，為加強信貸檔案管理，保證各種檔案資料的齊全完整，充分發揮信貸檔案的作用，防范信貸風險，各級營業網點應采取以下措施，不斷健全

與完善信貸檔案。

㈠人員培訓。定期或不定期的組織檔案管理人員進行培訓，主要對信貸業務操作流程、信貸檔案管理的細則進行系統的學習，要求每個信貸人員必須掌握，并組織考試對考試不合格者不能擔任信貸人員。

㈡明確責任，實行檔案管理終身責任制。以此來保證信貸檔案從歸檔到保管的各個環節都能夠得到最大限度的重視，信貸員是信貸檔案的主要責任人，要做好信貸管理工作,首先要提高信貸人員對信貸檔案工作重要性的認識。加強對信貸人員規范化操作、法律意識和法律知識的培訓，更新觀念，化被動為主動，提高信貸人員的業務素質和工作責任心。要落實崗位責任制度,按實際信貸工作分工,根據貸款類別、單位不同確定相應信貸檔案責任人,加強貸款申請、貸前調查、貸時審查，貸后跟蹤，建立獨立的信貸檔案，監測信貸風險，加大對信貸檔案資料收集的力度，確保信貸檔案的齊全完整。同時做好在貸款本息按期收回后和逾期貸款相關資料的及時立卷歸檔，提高信貸檔案管理水平。

㈢加強監管。除序時稽核對各社進行檢查以外，聯社業務部門信貸管理部應定期對信貸檔案管理人員進行輔導和監督。定期進行檢查，對形成風險的追究相關人員責任，對信貸業務檔案管理工作突出的給予獎勵。形成誠實守信、遵紀守法、重合同講信用的社會風氣，控制信用風險，維護金融穩定，擴大信貸范圍，促進消費增長，改善經濟增長結構，提高經營效益，實現銀企雙贏，促進經濟的可持續發展。

㈣尺度統一。各信用社的信貸檔案管理可謂五花八門，要有統一的管理模式。紙張尺寸，申請書、借款合同的格式要求統一。

㈤制度更新。一套信貸檔案管理制度受到各地實際情況相制約，所以要不斷更新，要結合實際情況制定相關的實施細則，以確保信貸檔案管理的更加完善。

㈥網絡化管理。建立農村信用社信貸檔案網絡化管理是農村信用社未來發展必然方向。信貸檔案作為農村信用社的信貸客戶的第一手資料，建立網絡化管理有它的必然性，也是建立個人征信系統的必然要求。所以要加快信貸資料網絡化管理，有效的遏制信貸風險，使信貸業務朝一個建康有序的方向發展。

總之，信貸檔案是信貸業務的歷史記錄，反映了各營業機構業務運行的真實狀況。信貸檔案管理工作是信貸管理的一項基礎性工作, 自始至終貫穿整個借貸過程，建立健全信貸檔案對農村信用社有效防范信貸風險起著極其重要的作用.貸款檔案管理工作的一點心得體會

時間：2007-8-16 16:35:40 來源：湖南省直單位住房公積金管理中心 作者：本站

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貸款檔案管理工作的一點心得體會

信貸部 湯麗君

公積金個人住房貸款檔案是住房公積金管理中心利用住房公積金發放個人住房抵押貸款,在辦理和管理貸款業務過程中形成的具有保存價值的專業材料.但在實際工作中,貸款檔案管理就暴露出不少問題,存在一定的風險隱患。信貸資金雖然成千上億，但它是一種“符號資產”，它的存在和歸屬無法象“實體資產”那樣明確，必須靠各種合同、文字資料、數據表格、帳戶等為載體予以證明。貸款檔案的缺失，就意味著信貸資金有可能不被法律保護。因此，如何加強貸款檔案的管理，確保資金安全，維護繳存人權益，已是當務之急。1、貸款檔案管理中存在的一些問題

貸款檔案是管理中心貸款業務活動的真實記錄，是進行貸款管理、財務分析及資產質量管理的原始憑證和參考依據。在實際工作中，有的管理中心貸款檔案意識淡薄，管理不規范，主要存在以下幾方面的問題：

一是貸款檔案產生方面。有的管理中心信貸業務員責任心不強，對資料審核把關不嚴，存在記載不清，借據要素不齊全，缺章少印的問題。

二是在貸款檔案收集方面。有的管理中心沒有建立貸款檔案工作制度，沒有落實信貸員、檔案員的職責，貸款檔案的收集不系統，不配套，不齊全。

三是在貸款檔案的整理方面。貸款檔案在進行微機管理時存在數據重復錄入問題，貸款業務系統中的數據不能倒入檔案系統。

四是貸款檔案保管方面。有的管理中心貸款檔案存放分散，沒有進行集中統一保管，給工作帶來很大的不便。2、加強貸款檔案管理對策

針對目前貸款檔案管理存在的問題，就如何加強貸款檔案管理提出如下建議：（1）加強領導，建立貸款檔案工作組織體系

（2）管理中心應將貸款檔案工作納入信貸分管負責人責任制；將貸款檔案的收集管理納入信貸工作計劃，建立檔案工作網絡，配備專兼職貸款檔案人員，落實貸款檔案工作的組織保證體系。

（3）建立完善貸款檔案管理規章制度、標準、規范（4）堅持檔案工作與貸款工作同步進行

堅持同步管理就是要求貸款檔案的收集、整理、歸檔與貸款的立項、發放、回收同步進行。特別要做好貸款檔案資料收集工作，它是貸款檔案的基礎，也是一項系統工程。必須從源頭開始，嚴格按照貸款管理的有關規定，在貸款檔案收集的范圍內，做到有的放失，各相關部門應及時收集貸款項目立項資料、借款人資料和貸后管理的資料，并認真檢查有關資料的責任人簽字、蓋章手續是否完備，旅行交接手續，確保貸款檔案資料的完整性、準確性。（5）整和貸款業務系統和檔案系統

目前中心已建立信息化系統，從貸款立項、審批借款人申請、審查、放款、還款及貸后管理等工作均已實現微機管理。貸款業務系統中儲存了大量數據信息。貸款檔案管理，需要貸款項目和借款人的一些基本情況信息，由于貸款業務系統和檔案系統是分離的，在建立貸款檔案時，往往需要重新錄入一些信息，造成重復勞動。為此建議整和貸款業務系統和檔案系統，設計數據導出功能，資源共享。（6）堅持集中統一保管和使用

管理中心應設專用檔案庫對貸款檔案進行集中統一保管。配備懂業務的專職檔案保管員。特別重要的憑證和業務材料應放置在特別裝具、庫（室），以確保其完整及安全。貸款業務尚未終結的檔案和核銷后的檔案分類、分區排列和存放。發放公積金個人住房貸款是建立住房公積金制度的根本目的，也是發揮住房公積金社會效益的重要途徑，公積金貸款作為政策性住房金融的主體，對深化住房制度改革，加強城市住房建設，解決居民的住房問題，改善居住條件，拉動住房消費起到了巨大的推動作用。住房公積金是老百姓的血汗錢，是一種返還性的住房儲金，不允許出現風險損失。這就要求管理機構住房公積金管理中心應高度重視對公積金個人住房貸款的風險管理，而只有建立健全貸款檔案，才能掌握貸款發放收回的主要依據、借款人信用情況及債權存在的證明。做好貸款檔案管理工作，就意味著一旦管理中心與借款人之間出現糾紛，貸款檔案立即就成為“呈堂證供”。

第五篇：科技資料和科技檔案管理規定

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科技資料和科技檔案管理規定

一、主要內容和適用范圍

1、本規定提出了科技圖紙（以下簡稱資料）分級的界限、保管和借閱的管理辦法，圖紙資料的發放和更改的辦法及科技檔案（以下簡稱科檔）的歸檔、保管和借閱管理辦法。

適用于技術組繪制編制的資料、外來的技術資料、科技檔案和公司購進的各類書刊圖冊。

2、計算機科技資料的管理，按《設計人員計算機資料存放規則》及《技術組計算機使用人員管理補充規定》執行。

二、資料的分級

技術組的資料按其重要程度分為一般技術資料、重要資料和保密資料三個級別。

1、一般技術資料：含常規產品圖冊、設計文件、技術規范、修理改制規范、國家標準、行業、企業標準、產品樣本、科技圖書、照片、試驗鑒定資料、3C認證資料、產品材料配件表、投標書、技術管理文件、汽車產品公告資料、工藝文件等。

2、重要資料：含技術組產品底圖、國外原文的技術標準及產品樣本、出國考察調研資料（包括磁盤、光盤、錄相帶等）。

3、保密資料：含公司引進技術的圖紙、技術文件；國外合作廠家提供的圖紙、技術文件；保密協議、專利技術和專利產品圖；由客戶提供，公司承擔保密義務的圖紙資料；公司組織測繪的國外產品或結構的圖紙；3C證書、國軍標及其它認證驗收資料。

4、分級標識

一般技術資料無分級標識

重要資料的第一頁左上角有“重要”的標識（產品底圖除外）

保密資料的第一項左上角有“保密”的標識

三、資料保管

1、所有外來資料必須分類登記，并建有登記目錄。外購科技圖書其書價應在其收文記錄中標出。

2、一般技術資料中的產品圖冊、圖庫圖冊開架存放在各相關設計組，由各組組長和資料管理員共同管理；技術規范、修理改制規范、科技圖書及重要資料等集中存放，由資料（圖書）管理員負責管理。技術組發放到各相關部門圖紙資料由各部門的資料管理員負責管理。

3、保密資料的保管

保密資料設專用資料柜分類存放，并編制資料檔案存放索引。

4、圖書資料室要做好“五防”工作，即防炎、防潮、防塵、防蟲、防盜。對破損的資料要及時進行修補和復制。

四、資料的借閱

1、一般技術資料

（1）技術規范、修理改制規范、產品樣本、科技圖書、標準匯編等資料，實行借閱登記制度，由借閱人向資料管理員辦理借還手續。

（2）產品圖冊、圖庫圖冊實行分承包管理，由各組組長指定責任人，定期對所管理的圖冊進行整理、清點。本部門外組人員借閱，需與責任人或分管組長借閱，并及時歸還，注意將資料按序號大小順序擺放。資料管理員應協助各組對圖冊資料進行管理。

（3）執行更改單修改圖紙，使用資料時，可不按上述兩條辦理，但更改結束后，應將資料及時歸位。

2、重要資料的借閱

重要資料的借閱同一般資料，向資料保管人辦理登記手續。只是重要資料借閱時，資料保管員和借閱人要對借閱資料的完好性、完整性要求更高，并及時歸還。

3、保密資料的借閱

保密資料的借閱需經分管副總的批準后，資料保管人按附表1（技術組保密資料借用記錄表）辦理登記手續。

4、保密資料的借閱人應保守資料的秘密，不得隨意摘錄、引用、復印、擴散。

5、借閱范圍

產品圖冊、圖庫圖冊的借閱方法僅在本部門內實行，原則上不得借出本部門，如外部門借用需向資料保管人辦理登記手續。其余的資料，公司管理人員均可按規定借閱。

所有資料如是公司外人員借閱需經分管副總或部門負責人同意。

五、圖紙資料的發放和更改

1、產品圖紙的發放和更改

（1）產品圖紙的發放、更改按公司質量體系程序文件的有關規定執行。

（2）各部門領用的圖紙等資料妥善保管，保持圖面的清潔、完整，不得任意污損、撕毀。凡藍（白）圖因長期使用圖面不清時，可憑舊圖到資料室換取新圖。由于保管不善而撕毀或遺失，必須補圖時，應填寫曬圖申請單，經有關領導批準后，方可補曬（復）新圖。

2、保密級圖紙的發放

保密級圖紙的發放需經公司總師或主管副總批準，保密級圖紙發放時應蓋有“保密資料”及“時間”印章，并按附表2（協作單位保密級圖紙發放申請表）的規定進行登記發放。

六、科技檔案的管理

科技歸檔資料經整理、分級并履行歸檔手續后成為科技工作者檔案。

1、科技檔案歸檔內容

（1）產品設計文件（含圖樣、圖表、計算資料以及設計、制造、調試、驗收、使用所需的技術數據和文字說明的各種技術資料）

（2）有關產品照片、錄像帶以及計算機軟件、軟盤等。

（3）因工作關系獲得的資料，如：由客戶提供或相關廠家、人員提供的樣本等資料。

（4）生產、科研和各項管理工作中形成的文件、材料。

（5）因公參觀學習、考察和參加會議收集、獲得的各項材料（包括樣本、文件、技術資料、筆記、書面匯報、照片等）。

2、科檔歸檔要求：

（1）技術人員應做好科技檔案的形成、收集、積累、整理、分級和歸檔工作。

（2）檔案資料員應將歸檔的材料進行必要的加工、整理、立卷編目、做好分類科學、組卷合理，并做好歸檔統計工作。

（3）歸檔文件應完整、準確、系統、完好、清晰、簽署完整，并且裝訂牢固，以利長期保存。

（4）歸檔文件書寫、圖表應符合標準經要求。

3、科檔歸檔手續：

（1）一般資料歸檔時，檔案資料管理員應及時對歸檔的科技文件進行分類登記。

（2）重要級以上文件歸檔，文件經檔案資料驗收合格后辦理移交登記手續。

七、處罰辦法

1、資料管理人中應定期檢查、整理資料，確保資料完整無損、排放整齊有序，帳物相符。產品圖冊、技術規范等每月整理一次，產品樣本、科技圖書、標準匯編每季度整理一次，其它科技資料每年整理1-2次。

2、對于不按本規定執行者，一次違規給予口頭警告，二次違規給予書面警告，三次違規者給予30-50元的罰款處罰。

3、凡丟失科技圖書的責任者，應按所購書價的3-5倍進行賠償。

4、對于丟失圖冊、規范、或重要級以上資料的責任者，按泄露公司秘密論處。