第一篇：實(shí)驗(yàn)室資料歸檔及檔案管理

實(shí)驗(yàn)室資料歸檔及檔案管理

實(shí)驗(yàn)室工作檔案是實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員、管理人員從事科學(xué)研究和實(shí)驗(yàn)管理所留下來(lái)的歷史記錄和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室科學(xué)管理、決策的重要依據(jù)；是科研質(zhì)量評(píng)估的重要依據(jù)。為加強(qiáng)我院實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、完善實(shí)驗(yàn)室的規(guī)范化管理、加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室工作檔案的管理、提高檔案管理水平，提高科研水平，特制定本制度。

一、實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理的對(duì)象

實(shí)驗(yàn)室檔案是指在我院實(shí)驗(yàn)室工作中形成的，作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖表、聲像及其它各種形式的材料。包括有關(guān)法規(guī)文件、管理制度、重要技術(shù)資料(含實(shí)驗(yàn)室發(fā)展情況與大型精密貴重設(shè)備資料)等均需分類(lèi)建立實(shí)驗(yàn)室工作檔案。

二、實(shí)驗(yàn)室工作立卷歸檔的內(nèi)容

1、實(shí)驗(yàn)室及設(shè)備管理工作法規(guī)、制度文件卷

(1)國(guó)家及國(guó)家部委有關(guān)實(shí)驗(yàn)室工作的法規(guī)文件。

(2)學(xué)院有關(guān)實(shí)驗(yàn)室發(fā)展建設(shè)與改革等文件。

(3)實(shí)驗(yàn)室建制審批(含實(shí)驗(yàn)室建立、合并、調(diào)整、撤消等)文件。

(4)實(shí)驗(yàn)室管理(包括本實(shí)驗(yàn)室制定)的各項(xiàng)規(guī)章制度。

(5)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)發(fā)展規(guī)劃。

(6)實(shí)驗(yàn)室年度工作總結(jié)及實(shí)驗(yàn)室內(nèi)工作人員考核表等。

2、以我院名義向上級(jí)部門(mén)定期或不定期報(bào)出的實(shí)驗(yàn)室工作的各種報(bào)告、報(bào)表或數(shù)據(jù)卷。

(1)實(shí)驗(yàn)室基本情況類(lèi)

①實(shí)驗(yàn)室基本情況(各實(shí)驗(yàn)分室名稱(chēng)、地點(diǎn)、面積)。

②實(shí)驗(yàn)室任務(wù)及人員情況年度傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表。

③實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目年度傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表。

④專(zhuān)職實(shí)驗(yàn)室工作人員年度傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表。

(2)設(shè)備管理類(lèi)

①我院各實(shí)驗(yàn)室科研儀器設(shè)備年度傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表(單價(jià)800元以上設(shè)備)。

②我院各實(shí)驗(yàn)室科研儀器設(shè)備增減情況傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表。

③低值耐用品、低值易耗品的資料。

④儀器設(shè)備固定資產(chǎn)卡片；儀器設(shè)備及低值耐庸品的總臺(tái)件數(shù)及金額、固定資產(chǎn)帳卡、隨機(jī)技術(shù)手冊(cè)；儀器設(shè)備的運(yùn)行、維護(hù)保養(yǎng)、維修、報(bào)廢等原始記錄。

⑤大型精密貴重儀器設(shè)備技術(shù)檔案。

單價(jià)5萬(wàn)元以上大型精密儀器設(shè)備的檔案管理，應(yīng)包括每臺(tái)儀器設(shè)備申購(gòu)時(shí)的可行性論證報(bào)告、申購(gòu)報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)；訂貨合同、開(kāi)箱記錄及裝箱單、安裝調(diào)試記錄及雙方簽字移交文件、保修單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及其履歷本、設(shè)備說(shuō)明書(shū)、技術(shù)資料及全套隨機(jī)文件；使用、維修、故障、事故記錄和儀器設(shè)備的報(bào)損報(bào)廢等資料(其中使用說(shuō)明書(shū)和技術(shù)資料經(jīng)校檔案室建檔后可由實(shí)驗(yàn)室借用保管)。大型設(shè)備管理人員名單、技術(shù)檔案和開(kāi)機(jī)使用記錄。大型精密儀

器設(shè)備在有效期時(shí)，完成課題數(shù)，取得的成果、功能的開(kāi)發(fā)等。

⑥我院各實(shí)驗(yàn)室科研精密貴重儀器設(shè)備年度使用情況數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表(單臺(tái)／套價(jià)為20萬(wàn)元及其以上之設(shè)備)。

(3)實(shí)驗(yàn)室任務(wù)類(lèi)

①實(shí)驗(yàn)室任務(wù)指標(biāo)及完成情況統(tǒng)計(jì)資料。

②本實(shí)驗(yàn)室承擔(dān)的實(shí)驗(yàn)課程名稱(chēng)、科研計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)報(bào)告。

③科研任務(wù)形成的文件材料(項(xiàng)目數(shù)、類(lèi)別、經(jīng)費(fèi)、實(shí)驗(yàn)技術(shù)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、成果資料)。④在社會(huì)服務(wù)中形成的文件材料。

⑤承擔(dān)各種培訓(xùn)班、短訓(xùn)班的實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)或測(cè)試、加工工作的內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象等材料。

(4)實(shí)驗(yàn)室管理類(lèi)

①實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類(lèi)：經(jīng)我院批準(zhǔn)的本實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃；本實(shí)驗(yàn)室年度工作計(jì)劃、總結(jié)；反映本實(shí)驗(yàn)室歷史沿革、現(xiàn)實(shí)規(guī)模、用房面積、環(huán)境條件等有關(guān)管理性文件；實(shí)驗(yàn)室用房及環(huán)境條件的各種技術(shù)資料。

②實(shí)驗(yàn)室環(huán)境條件的增擴(kuò)與實(shí)驗(yàn)室改革方案文件；實(shí)驗(yàn)室工作的評(píng)估；實(shí)驗(yàn)室管理方面的重要實(shí)施細(xì)則；實(shí)驗(yàn)室主任工作守則與工作人員崗位責(zé)任制等。

③實(shí)驗(yàn)室經(jīng)費(fèi)及使用情況。

(5)實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍建設(shè)類(lèi)

①實(shí)驗(yàn)室各類(lèi)工作人員情況表(姓名、性別、年齡、職稱(chēng)、專(zhuān)業(yè)分工、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等基本情況及其變更情況)。

②實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員考核情況。

③本實(shí)驗(yàn)室技術(shù)人員崗位職責(zé)及分工細(xì)則。

④實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員工作日志、記錄材料。

⑤實(shí)驗(yàn)室人員在科學(xué)研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)等方面的全部技術(shù)文件資料(包括論文、專(zhuān)著、鑒定、專(zhuān)利、獲獎(jiǎng)等情況)、項(xiàng)目數(shù)及其工作量。

三、實(shí)驗(yàn)室工作檔案的收集

1、實(shí)驗(yàn)室工作人員每天應(yīng)記錄實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備運(yùn)行情況，年底將記錄歸檔備查。

2、每個(gè)實(shí)驗(yàn)室應(yīng)有設(shè)備儀器維修記錄，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)有水電及動(dòng)力維修記錄，年底將各種維修記錄存檔。

3、實(shí)驗(yàn)室工作人員應(yīng)做工作日志，年底將工作日志歸檔。

4、實(shí)驗(yàn)室安全員每月應(yīng)進(jìn)行一次安全檢查記錄存檔。

5、年末應(yīng)對(duì)實(shí)驗(yàn)人數(shù)，實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目和設(shè)備使用率做統(tǒng)計(jì)，將統(tǒng)計(jì)結(jié)果存檔。

6、實(shí)驗(yàn)室每年應(yīng)對(duì)每位工作人員進(jìn)行年度考核，工作人員考核表應(yīng)歸檔備查。

四、實(shí)驗(yàn)室工作檔案的管理

1、實(shí)驗(yàn)室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室工作檔案材料的收集整理、登記、分類(lèi)編號(hào)、存檔等工作。同時(shí)接受我院檔案部門(mén)和實(shí)驗(yàn)室主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

2、每位實(shí)驗(yàn)室工作人員都有責(zé)任認(rèn)真主動(dòng)作好材料的收集和整理工作，并及時(shí)提供給實(shí)驗(yàn)室檔案管理人。實(shí)驗(yàn)室工作人員及時(shí)將自己工作中形成的原件材料交給實(shí)驗(yàn)室檔案管理人，實(shí)驗(yàn)室留復(fù)印件歸檔。

3、實(shí)驗(yàn)室工作檔案的保管期限分長(zhǎng)期、短期、與設(shè)備共存三種。

4、儀器設(shè)備的有關(guān)資料應(yīng)與設(shè)備共存，即保存至設(shè)備報(bào)廢之日為止。

5、除上條資料外，其它資料均應(yīng)長(zhǎng)期保存。

6、嚴(yán)格檔案的查閱與管理

(1)實(shí)驗(yàn)室辦公室負(fù)責(zé)職能范圍內(nèi)有關(guān)實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理。

(2)各實(shí)驗(yàn)室每年度應(yīng)按要求按時(shí)上報(bào)有關(guān)歸檔資料，個(gè)人不得長(zhǎng)期保存作為私有；

(3)單位或個(gè)人因工作需要查閱或借用有關(guān)檔案資料者，均按研究院檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理查閱或借用手續(xù)并按時(shí)歸還。

(4)檔案資料原則上應(yīng)保留原件，特殊情況經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可使用復(fù)印件。

7、檔案管理員的工作要相對(duì)穩(wěn)定，如工作變動(dòng)應(yīng)做好交接工作。如實(shí)驗(yàn)室撤消或合并，應(yīng)及時(shí)作好工作檔案的移交工作，以保持檔案的完整和連續(xù)性。

第二篇：實(shí)驗(yàn)室資料歸檔及檔案管理

實(shí)驗(yàn)室資料歸檔及檔案管理

實(shí)驗(yàn)室工作檔案是實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員、管理人員從事科學(xué)研究和實(shí)驗(yàn)管理所留下來(lái)的歷史記錄和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室科學(xué)管理、決策的重要依據(jù)；是科研質(zhì)量評(píng)估的重要依據(jù)。為加強(qiáng)我院實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、完善實(shí)驗(yàn)室的規(guī)范化管理、加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室工作檔案的管理、提高檔案管理水平，提高科研水平，特制定本制度。

一、實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理的對(duì)象

實(shí)驗(yàn)室檔案是指在我院實(shí)驗(yàn)室工作中形成的，作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖表、聲像及其它各種形式的材料。包括有關(guān)法規(guī)文件、管理制度、重要技術(shù)資料(含實(shí)驗(yàn)室發(fā)展情況與大型精密貴重設(shè)備資料)等均需分類(lèi)建立實(shí)驗(yàn)室工作檔案。

二、實(shí)驗(yàn)室工作立卷歸檔的內(nèi)容

1、實(shí)驗(yàn)室及設(shè)備管理工作法規(guī)、制度文件卷(1)國(guó)家及國(guó)家部委有關(guān)實(shí)驗(yàn)室工作的法規(guī)文件。(2)學(xué)院有關(guān)實(shí)驗(yàn)室發(fā)展建設(shè)與改革等文件。

(3)實(shí)驗(yàn)室建制審批(含實(shí)驗(yàn)室建立、合并、調(diào)整、撤消等)文件。(4)實(shí)驗(yàn)室管理(包括本實(shí)驗(yàn)室制定)的各項(xiàng)規(guī)章制度。(5)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)發(fā)展規(guī)劃。

(6)實(shí)驗(yàn)室工作總結(jié)及實(shí)驗(yàn)室內(nèi)工作人員考核表等。

2、以我院名義向上級(jí)部門(mén)定期或不定期報(bào)出的實(shí)驗(yàn)室工作的各種報(bào)告、報(bào)表或數(shù)據(jù)卷。(1)實(shí)驗(yàn)室基本情況類(lèi)

①實(shí)驗(yàn)室基本情況(各實(shí)驗(yàn)分室名稱(chēng)、地點(diǎn)、面積)。②實(shí)驗(yàn)室任務(wù)及人員情況傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表。③實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表。

④專(zhuān)職實(shí)驗(yàn)室工作人員傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表。(2)設(shè)備管理類(lèi)

①我院各實(shí)驗(yàn)室科研儀器設(shè)備傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表(單價(jià)800元以上設(shè)備)。②我院各實(shí)驗(yàn)室科研儀器設(shè)備增減情況傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表。③低值耐用品、低值易耗品的資料。

④儀器設(shè)備固定資產(chǎn)卡片；儀器設(shè)備及低值耐庸品的總臺(tái)件數(shù)及金額、固定資產(chǎn)帳卡、隨機(jī)技術(shù)手冊(cè)；儀器設(shè)備的運(yùn)行、維護(hù)保養(yǎng)、維修、報(bào)廢等原始記錄。⑤大型精密貴重儀器設(shè)備技術(shù)檔案。

單價(jià)5萬(wàn)元以上大型精密儀器設(shè)備的檔案管理，應(yīng)包括每臺(tái)儀器設(shè)備申購(gòu)時(shí)的可行性論證報(bào)告、申購(gòu)報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)；訂貨合同、開(kāi)箱記錄及裝箱單、安裝調(diào)試記錄及雙方簽字移交文件、保修單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及其履歷本、設(shè)備說(shuō)明書(shū)、技術(shù)資料及全套隨機(jī)文件；使用、維修、故障、事故記錄和儀器設(shè)備的報(bào)損報(bào)廢等資料(其中使用說(shuō)明書(shū)和技術(shù)資料經(jīng)校檔案室建檔后可由實(shí)驗(yàn)室借用保管)。大型設(shè)備管理人員名單、技術(shù)檔案和開(kāi)機(jī)使用記錄。大型精密儀器設(shè)備在有效期時(shí)，完成課題數(shù)，取得的成果、功能的開(kāi)發(fā)等。

⑥我院各實(shí)驗(yàn)室科研精密貴重儀器設(shè)備使用情況數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表(單臺(tái)／套價(jià)為20萬(wàn)元及其以上之設(shè)備)。(3)實(shí)驗(yàn)室任務(wù)類(lèi)

①實(shí)驗(yàn)室任務(wù)指標(biāo)及完成情況統(tǒng)計(jì)資料。

②本實(shí)驗(yàn)室承擔(dān)的實(shí)驗(yàn)課程名稱(chēng)、科研計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)報(bào)告。

③科研任務(wù)形成的文件材料(項(xiàng)目數(shù)、類(lèi)別、經(jīng)費(fèi)、實(shí)驗(yàn)技術(shù)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、成果資料)。④在社會(huì)服務(wù)中形成的文件材料。

⑤承擔(dān)各種培訓(xùn)班、短訓(xùn)班的實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)或測(cè)試、加工工作的內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象等材料。(4)實(shí)驗(yàn)室管理類(lèi)

①實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類(lèi)：經(jīng)我院批準(zhǔn)的本實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃；本實(shí)驗(yàn)室工作計(jì)劃、總結(jié)；反映本實(shí)驗(yàn)室歷史沿革、現(xiàn)實(shí)規(guī)模、用房面積、環(huán)境條件等有關(guān)管理性文件；實(shí)驗(yàn)室用房及環(huán)境條件的各種技術(shù)資料。

②實(shí)驗(yàn)室環(huán)境條件的增擴(kuò)與實(shí)驗(yàn)室改革方案文件；實(shí)驗(yàn)室工作的評(píng)估；實(shí)驗(yàn)室管理方面的重要實(shí)施細(xì)則；實(shí)驗(yàn)室主任工作守則與工作人員崗位責(zé)任制等。③實(shí)驗(yàn)室經(jīng)費(fèi)及使用情況。(5)實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍建設(shè)類(lèi)

①實(shí)驗(yàn)室各類(lèi)工作人員情況表(姓名、性別、年齡、職稱(chēng)、專(zhuān)業(yè)分工、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等基本情況及其變更情況)。②實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員考核情況。

③本實(shí)驗(yàn)室技術(shù)人員崗位職責(zé)及分工細(xì)則。④實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員工作日志、記錄材料。

⑤實(shí)驗(yàn)室人員在科學(xué)研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)等方面的全部技術(shù)文件資料(包括論文、專(zhuān)著、鑒定、專(zhuān)利、獲獎(jiǎng)等情況)、項(xiàng)目數(shù)及其工作量。

三、實(shí)驗(yàn)室工作檔案的收集

1、實(shí)驗(yàn)室工作人員每天應(yīng)記錄實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備運(yùn)行情況，年底將記錄歸檔備查。

2、每個(gè)實(shí)驗(yàn)室應(yīng)有設(shè)備儀器維修記錄，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)有水電及動(dòng)力維修記錄，年底將各種維修記錄存檔。

3、實(shí)驗(yàn)室工作人員應(yīng)做工作日志，年底將工作日志歸檔。

4、實(shí)驗(yàn)室安全員每月應(yīng)進(jìn)行一次安全檢查記錄存檔。

5、年末應(yīng)對(duì)實(shí)驗(yàn)人數(shù)，實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目和設(shè)備使用率做統(tǒng)計(jì)，將統(tǒng)計(jì)結(jié)果存檔。

6、實(shí)驗(yàn)室每年應(yīng)對(duì)每位工作人員進(jìn)行考核，工作人員考核表應(yīng)歸檔備查。

四、實(shí)驗(yàn)室工作檔案的管理

1、實(shí)驗(yàn)室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室工作檔案材料的收集整理、登記、分類(lèi)編號(hào)、存檔等工作。同時(shí)接受我院檔案部門(mén)和實(shí)驗(yàn)室主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

2、每位實(shí)驗(yàn)室工作人員都有責(zé)任認(rèn)真主動(dòng)作好材料的收集和整理工作，并及時(shí)提供給實(shí)驗(yàn)室檔案管理人。實(shí)驗(yàn)室工作人員及時(shí)將自己工作中形成的原件材料交給實(shí)驗(yàn)室檔案管理人，實(shí)驗(yàn)室留復(fù)印件歸檔。

3、實(shí)驗(yàn)室工作檔案的保管期限分長(zhǎng)期、短期、與設(shè)備共存三種。

4、儀器設(shè)備的有關(guān)資料應(yīng)與設(shè)備共存，即保存至設(shè)備報(bào)廢之日為止。

5、除上條資料外，其它資料均應(yīng)長(zhǎng)期保存。

6、嚴(yán)格檔案的查閱與管理

(1)實(shí)驗(yàn)室辦公室負(fù)責(zé)職能范圍內(nèi)有關(guān)實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理。

(2)各實(shí)驗(yàn)室每應(yīng)按要求按時(shí)上報(bào)有關(guān)歸檔資料，個(gè)人不得長(zhǎng)期保存作為私有；(3)單位或個(gè)人因工作需要查閱或借用有關(guān)檔案資料者，均按研究院檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理查閱或借用手續(xù)并按時(shí)歸還。

(4)檔案資料原則上應(yīng)保留原件，特殊情況經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可使用復(fù)印件。

7、檔案管理員的工作要相對(duì)穩(wěn)定，如工作變動(dòng)應(yīng)做好交接工作。如實(shí)驗(yàn)室撤消或合并，應(yīng)及時(shí)作好工作檔案的移交工作，以保持檔案的完整和連續(xù)性。

第三篇：檔案管理之《歸檔要求》2016

歸檔要求

第一條 公司各部門(mén)在管理、生產(chǎn)、開(kāi)發(fā)、基建、科研、技術(shù)業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)等每項(xiàng)任務(wù)完成后，均要組織協(xié)調(diào)各方收集整理和歸檔企業(yè)管理、工程管理、施工、安裝、驗(yàn)收、調(diào)試、啟動(dòng)、試生產(chǎn)各階段的文件材料。公司各單位必須將文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入各項(xiàng)工作計(jì)劃和管理工作程序之中，納入部門(mén)和人員職責(zé)范圍，納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制進(jìn)行考核。

第二條 文件歸檔前應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)整理，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)經(jīng)理審定并簽字。各部門(mén)按歸檔范圍填寫(xiě)《文件移交資料清單》；對(duì)暫不歸檔的文件材料，應(yīng)填寫(xiě)《暫不歸檔資料清單》，交公司檔案室專(zhuān)職人員保管。

第三條 檔案整理要求：

（一）各部門(mén)應(yīng)將文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作納入各項(xiàng)工作計(jì)劃和管理程序，納入部門(mén)和人員職責(zé)范圍，納入責(zé)任制并進(jìn)行考核。

（二）公司文書(shū)對(duì)收文、發(fā)文的處理單、簽發(fā)單、發(fā)文底稿、正件、附件按檔案案卷質(zhì)量，對(duì)用紙、字跡、書(shū)寫(xiě)規(guī)范及簽發(fā)手續(xù)等的要求嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)不符合案卷質(zhì)量要求的應(yīng)及時(shí)處理糾正。

（三）文書(shū)、兼職檔案員應(yīng)認(rèn)真收集和積累公司、本部門(mén)歸檔范圍內(nèi)的文件材料，按規(guī)定要求移交檔案科，做到應(yīng)歸檔的必歸檔。

（四）歸檔的文件材料要齊全、完整、準(zhǔn)確，符合文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系。

（五）歸檔的文件材料應(yīng)為原件，非紙質(zhì)文件材料應(yīng)有文字說(shuō)明一并歸檔，外文材料應(yīng)與中文翻譯件一起歸檔。

（六）具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件與電子文件原件一同歸檔。歸檔的電子文件的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。

（七）歸檔文件材料要符合檔案保管要求，不允許有熱敏傳真紙及鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、紅墨水、純藍(lán)墨水等字跡。

（八）文件材料歸檔前，均應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成保管單位。文書(shū)、兼職檔案員和檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)檢查歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確情況，并編寫(xiě)移交清冊(cè)，隨歸檔的文件材料移交檔案科。重要項(xiàng)目的文件材料歸檔時(shí)應(yīng)編寫(xiě)歸檔說(shuō)明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。

（九）交接雙方應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行交接手續(xù)，認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，雙方責(zé)任人、負(fù)責(zé)人在移交清冊(cè)上簽字，移交清冊(cè)各留一份永久備查。

第四條 歸檔文件材料份數(shù)

（一）文件材料一般歸檔一式一份，重要的、使用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的應(yīng)適當(dāng)增加份數(shù)或副本。

（二）多個(gè)單位合作完成的項(xiàng)目，由主辦單位保存一套完整的檔案，協(xié)作單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本。

第四篇：校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室檔案管理

校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室檔案管理之淺見(jiàn)

檔案管理工作是校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室管理中一項(xiàng)最基礎(chǔ)、最持久的專(zhuān)項(xiàng)工作，是實(shí)驗(yàn)室管理工作的重要組成部分。作為實(shí)驗(yàn)室的無(wú)形資產(chǎn)之一，實(shí)驗(yàn)室檔案累積了實(shí)驗(yàn)室多年的管理、技術(shù)、服務(wù)，特別是測(cè)量數(shù)據(jù)等多方面資料，具有十分寶貴的使用和保存價(jià)值。做好實(shí)驗(yàn)室的檔案管理工作，有助于企業(yè)更有效地保護(hù)和利用實(shí)驗(yàn)室檔案信息資料，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室之間技術(shù)經(jīng)驗(yàn)的交流和溝通，有利于技術(shù)人員相互學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。通過(guò)對(duì)實(shí)驗(yàn)室管理經(jīng)驗(yàn)的積累，加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)，完善實(shí)驗(yàn)室的規(guī)范化管理，使實(shí)驗(yàn)室為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)、完善的技術(shù)服務(wù)。按照符合《中華人民共和國(guó)計(jì)量法》和CNAS-CL01:2006（idt ISO/IEC17025:2005）《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》的相關(guān)要求，結(jié)合我單位的實(shí)際情況，對(duì)實(shí)驗(yàn)室的檔案管理積累了一定的經(jīng)驗(yàn)。

一、實(shí)驗(yàn)室檔案管理的主要內(nèi)容

（一）質(zhì)量管理檔案

1．實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量手冊(cè)、程序文件； 2．實(shí)驗(yàn)室各類(lèi)規(guī)章制度文件等；

3．管理體系內(nèi)部審核計(jì)劃、檢查表、不符合項(xiàng)報(bào)告、糾正預(yù)防措施實(shí)施驗(yàn)證記錄、管理評(píng)審會(huì)議記錄、質(zhì)量控制異常情況記錄表、恢復(fù)工作審批表等； 4．溫度、濕度及其他環(huán)境條件監(jiān)控記錄，證書(shū)和報(bào)告一次交驗(yàn)合格率統(tǒng)計(jì)記錄等；

5．與客戶簽訂的服務(wù)合同或協(xié)議，以及合同評(píng)審記錄、客戶投訴及處理主錄、客戶滿意度調(diào)查表等。

（二）技術(shù)管理檔案

1．計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器及其配套設(shè)備的檢定、校準(zhǔn)證書(shū)、說(shuō)明書(shū)、合格證、明細(xì)帳等； 2．各專(zhuān)業(yè)實(shí)驗(yàn)室作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、SOP（操作程序）、計(jì)量檢定規(guī)程、計(jì)量校準(zhǔn)規(guī)范等；

3．各專(zhuān)業(yè)實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)資料，如技術(shù)報(bào)告、履歷書(shū)、復(fù)查申請(qǐng)書(shū)等； 4．從事檢定、校準(zhǔn)工作所出具的原始記錄、證書(shū)、數(shù)據(jù)、電子版臺(tái)帳等； 5．標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)使用登記表； 6．校準(zhǔn)方法確認(rèn)、評(píng)審記錄；

7．測(cè)量設(shè)備使用和維修記錄、檢定/校準(zhǔn)計(jì)劃、期間核查計(jì)劃和記錄； 8．能力驗(yàn)證和比對(duì)計(jì)劃、報(bào)告；

9．服務(wù)和供應(yīng)品購(gòu)置審批表、評(píng)審及驗(yàn)收記錄表； 10．員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施表等。

（三）外來(lái)文件檔案

1．上級(jí)有關(guān)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和管理的文件；

2．實(shí)驗(yàn)室檢定、校準(zhǔn)、審核人員資格證書(shū)、培訓(xùn)證書(shū)等；

3．各種技術(shù)資料、書(shū)刊、雜志；實(shí)驗(yàn)室技術(shù)書(shū)籍、外購(gòu)產(chǎn)品主要供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量信息等。

（四）實(shí)驗(yàn)室建設(shè)檔案

1．實(shí)驗(yàn)室勞動(dòng)、安全、衛(wèi)生及公益活動(dòng)管理記錄等； 2．公司工作計(jì)劃、工作總結(jié)等； 3．員工的錄用、考核、工資發(fā)放記錄等；

4．人事檔案和員工學(xué)歷、經(jīng)歷和能力證明，人員信息管理，勞動(dòng)紀(jì)律、考勤等日常工作記錄；

5．固定資產(chǎn)、易耗品和辦公設(shè)施管理臺(tái)帳等。

二、實(shí)驗(yàn)室檔案的管理要求和程序

（一）實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員職責(zé)

1．每位實(shí)驗(yàn)室人員都有責(zé)任認(rèn)真主動(dòng)作好材料的收集和整理工作，并及時(shí)提供給實(shí)驗(yàn)室檔案管理員和儀器收發(fā)員保存；

2．各專(zhuān)業(yè)實(shí)驗(yàn)室的檢定、校準(zhǔn)原始記錄和證書(shū)應(yīng)于檢定工作完畢后（公司規(guī)定3個(gè)工作日），交由儀器收發(fā)員保存原始記錄并發(fā)放證書(shū)；

3．其他質(zhì)量和技術(shù)類(lèi)管理文件、記錄等，應(yīng)于記錄完成并實(shí)施后，交由檔案管理員整理歸檔，分類(lèi)保存；

4．檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真登記、分類(lèi)整理、編目造冊(cè)、歸案存檔、統(tǒng)計(jì)和保管，不得遺失或損壞；

5．能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地提供技術(shù)資料、數(shù)據(jù)，為公司管理和服務(wù)提供可靠保證； 6．如實(shí)驗(yàn)室撤消、合并，或檔案管理人員出現(xiàn)變更等情況，應(yīng)及時(shí)作好工作檔案的移交工作，以保持檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全；

（二）實(shí)驗(yàn)室檔案的控制

1．公司對(duì)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系的所有文件均進(jìn)行有效管理，全部受控，同時(shí)在文件封面左上角加蓋紅色受控章并填寫(xiě)受控編號(hào)。

[b]2．公司各種文件均有唯一性標(biāo)識(shí)，并建立管理臺(tái)帳（受控文件清單、受控記錄清單），注明文件名稱(chēng)、編碼、受控編號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)放范圍、發(fā)放日期、生效日期等必要信息，由檔案管理員動(dòng)態(tài)管理。

（三）實(shí)驗(yàn)室檔案管理辦法

1．實(shí)驗(yàn)室檔案應(yīng)按類(lèi)別歸檔保存。購(gòu)置儀器設(shè)備資料、后續(xù)送檢的測(cè)量設(shè)備的檢定/校準(zhǔn)證書(shū)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)材料以及相關(guān)技術(shù)資料等應(yīng)及時(shí)歸檔。

2．所有資料、原始數(shù)據(jù)，未經(jīng)允許不得帶出實(shí)驗(yàn)室，確認(rèn)需要使用相關(guān)資料時(shí)，應(yīng)由最高管理者批準(zhǔn)后方可借出，按規(guī)定時(shí)間歸還。

3．實(shí)驗(yàn)室檔案資料原則上應(yīng)保留原件，特殊情況經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后可使用復(fù)印件。

4．電子版的記錄由檔案管理員統(tǒng)一保存，同時(shí)每月末應(yīng)上報(bào)給公司質(zhì)量主管和技術(shù)主管備份，并設(shè)置二級(jí)密碼，以防止被任意閱讀和修改，防止因人為和計(jì)算機(jī)病毒等原因造成的丟失或損壞。

5．對(duì)于超過(guò)保存期限或被新文件替代的實(shí)驗(yàn)室檔案、資料，由檔案管理員報(bào)由最高管理者批準(zhǔn)后統(tǒng)一收回并及時(shí)銷(xiāo)毀，以保證所有相關(guān)人員均能在需要時(shí)得到文件的有效版本，由于法律或知識(shí)保存目的而需要保留的作廢文件要加蓋藍(lán)色作廢章，由檔案管理員獨(dú)立保存，不得在實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)。

6．檔案室要做好清潔、防潮、防火、防盜以及保密等相關(guān)安全工作。

（四）實(shí)驗(yàn)室檔案的借閱

1．實(shí)驗(yàn)室相關(guān)人員需借閱實(shí)驗(yàn)室檔案資料時(shí)，須辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱原因、借閱時(shí)間、借閱人、歸還時(shí)間等信息，并及時(shí)歸還。

2．上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查和有關(guān)認(rèn)證部門(mén)評(píng)審要求提供實(shí)驗(yàn)室相關(guān)資料時(shí)，須經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)，辦理借閱登記手續(xù)，并由檔案管理員及時(shí)收回。

3．其他單位和個(gè)人需借閱實(shí)驗(yàn)室檔案資料時(shí)，須提出書(shū)面申請(qǐng)，承諾不泄漏客戶和本公司機(jī)密，并經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，及時(shí)歸還，不得遺失或損壞。

3．未經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)，任何個(gè)人不得將實(shí)驗(yàn)室檔案資料擅自復(fù)印、帶出實(shí)驗(yàn)室或轉(zhuǎn)借外單位。

4．借閱時(shí)間過(guò)長(zhǎng)、逾期不還或有涂污、損壞、遺失等情況，應(yīng)視其情節(jié)輕重酌情賠償。

高效的檔案管理機(jī)制為實(shí)驗(yàn)室管理體系的運(yùn)行起到了保駕護(hù)航的作用，也充分保證了測(cè)量溯源性的有效實(shí)施，為企業(yè)的計(jì)量管理水平不斷提高作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

第五篇：實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可資料歸檔的要求（共）

資料歸檔的要求

1、文件（在資料管理員處需有一份完整的）（1）內(nèi)部文件：含質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、表單，綜合組資料管理員處應(yīng)有完整一份；

（2）外部文件：所有檢測(cè)所需的外部標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，及ISO/IEC17025：2005（CNAS-CL01：2006）及其應(yīng)用說(shuō)明，認(rèn)可委的各種規(guī)范，JJF1059-1999等應(yīng)有一份。

2、設(shè)備檔案

每臺(tái)設(shè)備由設(shè)備管理員做一個(gè)檔案盒，按設(shè)備編號(hào)對(duì)其進(jìn)行編號(hào)，并確保檔案盒中有以下內(nèi)容： 設(shè)備檔案卡、采購(gòu)申請(qǐng)、驗(yàn)收記錄、合格證、使用說(shuō)明書(shū)、歷年的檢定證書(shū)、使用記錄、定期維護(hù)記錄、維修記錄、期間核查記錄、停用報(bào)廢記錄；（每臺(tái)設(shè)備做一個(gè)檔案盒）

3、人員檔案

由資料管理員負(fù)責(zé)完善，內(nèi)容包括，人員檔案卡，學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、上崗證、職稱(chēng)證、其他資格證（如內(nèi)審員證），發(fā)表的論文，的考核等資料。每人一檔，與人員一覽表的先后順序?qū)?yīng)。（每

人做一個(gè)檔案袋）

4、原始記錄

不管以打印出來(lái)的方式保存，還是以電子檔的形式保存，都要定期存檔，并確保其包含足夠的信息；

5、報(bào)告

所有報(bào)告必須留存一份，并按一定的順序整理好存檔。（按項(xiàng)目或時(shí)間順序一個(gè)一個(gè)檔案盒放好，并做好目錄）（應(yīng)要準(zhǔn)備完整的報(bào)告若干份）

6、體系運(yùn)行資料

按要素整理成25個(gè)文件夾，具體內(nèi)容包括：（每個(gè)要素做一個(gè)檔案盒）（也可以按程序放，但要知道與各要素的對(duì)應(yīng)關(guān)系）（1）

6、保密執(zhí)行情況的檢查記錄：

7、確保實(shí)驗(yàn)室人員理解他們活動(dòng)的相互關(guān)系和重要性，以及如何為管理體系質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)做出貢獻(xiàn)

8、最高管理者應(yīng)確保在實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部建立適宜的溝通機(jī)制，并就確保與管理體系有效性的事宜進(jìn)行溝通。（2）

5、內(nèi)部文件目錄，由資料管理員負(fù)責(zé)）

6、作廢文件（由資料管理員負(fù)責(zé)）

7、文件定期審查記錄（可以會(huì)議記錄形式在管理評(píng)審前進(jìn)行，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人提供）

8、文件資料借閱申請(qǐng)表（由資料管理員負(fù)責(zé)）

9、文件銷(xiāo)毀記錄（即程序文件三中的〈資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表〉，由資料管理員負(fù)責(zé)）（4）

量認(rèn)證證書(shū)或?qū)嶒?yàn)室國(guó)家認(rèn)可證書(shū)等，資料管理員負(fù)責(zé)）。

5、合格分包方匯總表（由資料管理員負(fù)責(zé)）（6）

（10）

1、質(zhì)量審核計(jì)劃；（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供）

2、內(nèi)審組成立文件；（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供）

3、內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃；（由內(nèi)審組長(zhǎng)負(fù)責(zé)）

4、首/末次會(huì)議記錄；（由內(nèi)審組長(zhǎng)負(fù)責(zé)）

5、內(nèi)審檢查表；（由內(nèi)審組負(fù)責(zé)）

6、不符合項(xiàng)報(bào)告（由內(nèi)審組負(fù)責(zé)）

7、內(nèi)審報(bào)告；（由內(nèi)審組長(zhǎng)負(fù)責(zé)）（15）

（17）

錄。

4、非標(biāo)準(zhǔn)方法的編制說(shuō)明、驗(yàn)證、審批等記錄。

5、軟件適用性驗(yàn)證記錄

6、測(cè)量不確定度的評(píng)定記錄（20）

1、周期檢定/校準(zhǔn)計(jì)劃；（由設(shè)備管理員負(fù)責(zé)）

2、不能檢定儀器的比對(duì)試驗(yàn)報(bào)告；（由設(shè)備管理員負(fù)責(zé)）

3、儀器設(shè)備期間核查記錄；（由設(shè)備責(zé)任人負(fù)責(zé)）

4、對(duì)檢定、校準(zhǔn)證書(shū)的確認(rèn)；（由設(shè)備管理員負(fù)責(zé)）

5、量值溯源圖。（由設(shè)備管理員負(fù)責(zé)）（22）

（25）