第一篇：人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立與管理功能實(shí)現(xiàn)

人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立與管理功能實(shí)現(xiàn)

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摘要：主要闡述了如何利用V-FOXPROW FOR WINDOWS環(huán)境開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)，介紹了人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的建立和系統(tǒng)的各項(xiàng)功能及各項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)方法。該系統(tǒng)由主畫面和子畫面組成，界面美觀，操作簡單，能大大提高工作效率，適用于企事業(yè)單位的人事檔案管理。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)庫；管理；人事檔案

1前言

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案的信息化管理已經(jīng)是企業(yè)必然的選擇，特別是Internet 以及企業(yè)網(wǎng)站的日益普及，各級(jí)人員希望能夠迅速、快捷地查詢檔案資料，這就要求人事檔案管理系統(tǒng)要具有網(wǎng)上查詢的功能。隨著人事變動(dòng)的增加，人事檔案數(shù)據(jù)日益龐大，人事檔案管理系統(tǒng)的復(fù)雜度也隨之提高，要求達(dá)到使用高效、安全存儲(chǔ)的目的。

為配合企業(yè)信息化進(jìn)程，采用實(shí)用型關(guān)系數(shù)據(jù)庫V-FOXPROW編寫了人事檔案管理系統(tǒng)，改系統(tǒng)具有良好的圖形用戶界面，操作方便，簡單易學(xué)，它能更好地實(shí)現(xiàn)人事檔案的微機(jī)化管理，減輕人們負(fù)擔(dān)，提高工作效率。

2檔案管理系統(tǒng)的功能設(shè)置

本系統(tǒng)開發(fā)以高內(nèi)聚、低耦合為基本設(shè)計(jì)原理，并以自頂向下逐步求精的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)流程模式進(jìn)行問題的分解，結(jié)合檔案管理系統(tǒng)中業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流、人機(jī)邊界、數(shù)據(jù)接口等將檔案系統(tǒng)進(jìn)行自然語言的流程設(shè)計(jì)。

根據(jù)檔案管理的要求和我中心的實(shí)際情況，對(duì)本系統(tǒng)的運(yùn)行平臺(tái)作出如下要求：本系統(tǒng)的客戶端程序要求運(yùn)行在Windows98或以上的Windows操作系統(tǒng)平臺(tái)上，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器也采用Windows平臺(tái)，客戶端程序與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的連接模式采用Client/Server(C/S)模式，客戶端軟件與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行直接通訊處理。因本系統(tǒng)中數(shù)據(jù)處理流程相對(duì)簡單，數(shù)據(jù)傳輸要求較高，因此本系統(tǒng)采用結(jié)構(gòu)簡單的單層數(shù)據(jù)處理方法，所有數(shù)據(jù)處理流程均在服務(wù)器端

完成，從而不涉及中間件的數(shù)據(jù)處理。客戶端軟件要求不限制同時(shí)在線的操作用戶數(shù)量。

2.1 用戶及操作人員權(quán)限設(shè)置

本系統(tǒng)的用戶分管理員和普通用戶。管理員的職責(zé)是負(fù)責(zé)對(duì)使用用戶、數(shù)據(jù)表式、數(shù)據(jù)顯示格式的設(shè)置、修改，以及數(shù)據(jù)庫備份和數(shù)據(jù)庫還原工作。普通用戶由于工作職責(zé)不同擁有不同的使用權(quán)限；檔案資料的增加及修改權(quán)、檔案庫的查詢統(tǒng)計(jì)權(quán)、檔案報(bào)表和各類證明材料的打印權(quán)，以及人事代理管理權(quán)，各種權(quán)限可以進(jìn)行組合分配。用戶在使用檔案管理系統(tǒng)時(shí)要求根據(jù)相應(yīng)的用戶名稱及該用戶的密碼進(jìn)行登錄，登錄后系統(tǒng)將根據(jù)當(dāng)前用戶所獲得的權(quán)限分配相應(yīng)的功能權(quán)限。

2.2 查詢統(tǒng)計(jì)功能

查詢統(tǒng)計(jì)功能要求有多種較智能化的查詢統(tǒng)計(jì)方式，在系統(tǒng)中要求將查詢統(tǒng)計(jì)分類為單項(xiàng)查詢、綜合查詢、單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)、綜合統(tǒng)計(jì)四項(xiàng)，單項(xiàng)查詢及單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)是針對(duì)檔案項(xiàng)目中某一項(xiàng)進(jìn)行的全匹配或部分匹配的查詢統(tǒng)計(jì)；綜合查詢及綜合統(tǒng)計(jì)則是根據(jù)檔案庫中所有項(xiàng)目進(jìn)行的全方位智能化查詢統(tǒng)計(jì)，其查詢統(tǒng)計(jì)的方式有完全匹配(即等于)、大于、小于、包含(模糊方式)、范圍等，可根據(jù)不同的條件進(jìn)行組合條件查詢。

2.3 打印功能

打印功能主要是嵌入在查詢統(tǒng)計(jì)功能中，要求實(shí)現(xiàn)查詢統(tǒng)計(jì)結(jié)果的打印、檔案保管證明、工作簡歷(工齡)證明以及調(diào)檔函的打印，此外還要能實(shí)現(xiàn)常用的檔案報(bào)表和檔案清單的打印。系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)環(huán)境和總體方案設(shè)計(jì)

人事檔案管理系統(tǒng)是在IBM微機(jī)上的WINDOWSXP操作系統(tǒng)下，利用V-FOXPROW FOR WINDOWS環(huán)境開發(fā)而成的。該系統(tǒng)根據(jù)人事檔案管理要求，分為人事檔案數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)庫管理兩部分。人事檔案數(shù)據(jù)庫根據(jù)需要建立34項(xiàng)基本內(nèi)容，每一項(xiàng)有一個(gè)名稱、數(shù)據(jù)的類型和最大長度。一個(gè)人員的34項(xiàng)內(nèi)容構(gòu)成一個(gè)記錄。其中數(shù)據(jù)的類型有：字符型、數(shù)字型、日期型、備注型。數(shù)據(jù)庫管理部分按照對(duì)數(shù)據(jù)庫的操作不同，分為主畫面模塊和功能模塊。

主畫面模塊用來完成會(huì)員檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、修改和功能設(shè)置。整個(gè)程序的工作是在主畫面模塊的控制下，根據(jù)用戶的要求，選擇不同的功能模塊來完成對(duì)數(shù)據(jù)庫指定的操作。功能模塊包括∶姓名查詢模塊、電話查詢模塊、前插記錄模塊、后插記錄模塊、增加記錄模塊、刪除記錄模塊、打印記錄模塊、導(dǎo)向記錄模塊及綜合查詢模塊，用來完成檔案建立

和維護(hù)、檔案查詢、檔案輸出等系統(tǒng)功能。本系統(tǒng)程序采用模塊化設(shè)計(jì)，有利于擴(kuò)充程序的功能，以滿足用戶的各種要求。系統(tǒng)編程調(diào)試及運(yùn)行情況

根據(jù)總體方案要求，利用V-FOXPROW提供的開發(fā)系統(tǒng)，編寫出人事檔案管理系統(tǒng)軟件。由于該系統(tǒng)為模塊化設(shè)計(jì)，因此采取調(diào)試的方法是:單個(gè)模塊調(diào)試→各功能模塊與主畫面模塊相結(jié)合調(diào)試→整個(gè)系統(tǒng)調(diào)試。調(diào)試正常后，利用開發(fā)軟件提供的項(xiàng)目管理器及編譯功能完成程序的編譯，形成XX.EXE執(zhí)行文件。

該系統(tǒng)軟件經(jīng)調(diào)試后，在不同類型的微機(jī)上(帶有WINDOWS中文版操作系統(tǒng))安裝使用，運(yùn)行正常。本軟件除完成主要功能的程序設(shè)計(jì)外，還完成了一些輔助功能的設(shè)計(jì)。如:進(jìn)入系統(tǒng)需要輸入保密口令；檢查是否有重記錄功能；采取一些保護(hù)措施，即使用戶操作上有錯(cuò)誤，系統(tǒng)也能正常運(yùn)行，并給出一些提示，幫助你完成任務(wù)；系統(tǒng)程序中設(shè)計(jì)了“序號(hào)”自動(dòng)增減功能，可以大大方便用戶，免除了在增減記錄和插入記錄時(shí)修改序號(hào)帶來的麻煩，提高工作效率；設(shè)計(jì)中還考慮到畫面前后的一致性，在沒有查詢到記錄和打印輸出完記錄后，仍回到原來的記錄；綜合查詢部分能夠?qū)θ藛T的任意情況進(jìn)行查詢、排序、組合，可同時(shí)輸入26個(gè)條件進(jìn)行查詢。所有這些，給用戶的使用帶來很大方便。使用效果

通過調(diào)查和用戶反映，該人事檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行正常，可靠性強(qiáng)，效果良好。

(1)采用計(jì)算機(jī)對(duì)工會(huì)會(huì)員檔案進(jìn)行管理，打破了傳統(tǒng)式的會(huì)員檔案管理模式，可以達(dá)到高水平的信息存儲(chǔ)、查詢、打印，它不僅節(jié)省人力，使人們從繁瑣枯燥的勞動(dòng)中解放出來，大大提高工作效率，而且可以減少人為的差錯(cuò)，能正確、及時(shí)地提供人員檔案資料。

(2)傳統(tǒng)卡片式管理，會(huì)員個(gè)人資料項(xiàng)目固定，且內(nèi)容較少，而工會(huì)會(huì)員檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)需要，靈活添加所需內(nèi)容，且項(xiàng)目數(shù)量增多，可以包含會(huì)員基本情況，使得會(huì)員檔案管理更具有靈活性和實(shí)用性。同時(shí)，工會(huì)會(huì)員檔案的調(diào)轉(zhuǎn)非常容易。

(3)為科學(xué)決策某項(xiàng)工作提供依據(jù)。由于各種查詢、統(tǒng)計(jì)和打印的便捷性、準(zhǔn)確性，使該系統(tǒng)成為許多工作不可缺少的助手，為工作的科學(xué)決策和順利進(jìn)行奠定了基礎(chǔ)。

(4)提高了人們使用現(xiàn)代化工具的意識(shí)，帶動(dòng)了其它工作的微機(jī)化管理，同時(shí)也為今后的人員檔案信息共享提供了有力的保證。

5結(jié)語

通過以上數(shù)據(jù)表與數(shù)據(jù)庫及應(yīng)用模塊的設(shè)計(jì)，我們完成了人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，該系統(tǒng)不僅可以提高工作效率和檔案管理的準(zhǔn)確性，而且非檔案管理人員也可以通過內(nèi)部網(wǎng)隨時(shí)了解自己的情況，為今后數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的整體建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[2]張之超編.VISUAL FOXPRO6.0開發(fā)指南[M].北京：人民郵電出版社，1999

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[4]梁妙園，朱琛.APPLEⅡ機(jī)上建立中小型企業(yè)通用人事檔案管理系統(tǒng)[J].華中師范大學(xué)學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版)，1985，(03)

第二篇：如何建立人事檔案？

如何建立人事檔案？

員工檔案并不是越多越好，合適就行越多對(duì)管理的要求就越高，越仔細(xì)，管理成本也就更高，如一般的中小企業(yè)很難做到有考核記錄或保密協(xié)議，甚至連離職訪談表都沒有，我的建議是：只要不影響企業(yè)正常經(jīng)營和運(yùn)轉(zhuǎn)，抓大放小、不拿來主義，也不面面俱到，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況有選擇性的選取以上檔案內(nèi)容，就可以了。

一、入職類的：

6、員工入職體檢表或健康證明(入職前三個(gè)月內(nèi)的為有效)

7、社保、公積金、銀行卡、居住證及員工個(gè)人的畢業(yè)證、學(xué)位證及各類等級(jí)或職稱證書等的復(fù)印件(這些員工個(gè)人基本信息的作用就不多說了)

8、員工上家單位的離職證明(規(guī)避用人及法律責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，如我們不會(huì)用那些“無法提供離職證明或被上家單位辭退的”員工，也不會(huì)用還“未與上家單位解約或兼職”的員工，尤其是與競爭手有簽訂保密協(xié)議或競業(yè)避止協(xié)議的人)

9、入職承諾書(承諾與上家單位解除勞動(dòng)關(guān)系，發(fā)生糾紛與公司無關(guān);承諾工作履歷和所提供資料真實(shí)可查;承諾已閱讀員工手冊(cè)或公司相關(guān)規(guī)章制度并愿意遵照?qǐng)?zhí)行等)

10、薪資核定表(入職時(shí)核定新員工薪資、為了保密一般是單位專人存放管理，我們公司是財(cái)務(wù)保存原件)

11、保密協(xié)議或競業(yè)避止協(xié)議(不是所有人簽，我們公司是研發(fā)人員、公司部門經(jīng)理及以上人員、人資、財(cái)務(wù)等掌握公司重要經(jīng)營信息的員工，并有選擇性的簽訂)

二、在職類的：

12、員工試用期考評(píng)記錄(試用期工作總結(jié)報(bào)告、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表、轉(zhuǎn)正評(píng)估審批表)

13、人事異動(dòng)審批表單(調(diào)崗、升遷、降職、調(diào)薪等)

14、考勤記錄(如請(qǐng)假申請(qǐng)審批表、考勤統(tǒng)計(jì)年報(bào)表、加班申請(qǐng)單等)

15、培訓(xùn)記錄(培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)總結(jié)與心得體會(huì)、培訓(xùn)考核試卷及結(jié)果分?jǐn)?shù)、培訓(xùn)服務(wù)期協(xié)議等)

16、獎(jiǎng)懲記錄(榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)懲申請(qǐng)審批表、處罰通告/處罰單等)

17、考核記錄(目標(biāo)責(zé)任狀、有員工簽名的考核方案、考核統(tǒng)計(jì)結(jié)果等)

18、核心骨干員工/關(guān)鍵人才HR臺(tái)帳(這是我們的特色哦，主要從態(tài)度、能力、業(yè)績和關(guān)鍵事件等4個(gè)維度，一個(gè)季度評(píng)估一次)

三、離職類的：

19、員工離職申請(qǐng)表/員工離職申批表(先申請(qǐng)后審批，我們是分開的兩張表)20、員工離職交接表或交接清單

21、員工離職訪談表

22、開給員工的離職證明或解除勞動(dòng)合同通知書

23、員工競業(yè)避止期限會(huì)議紀(jì)要(明確離職員工的具體競業(yè)避止期限)

第三篇：連接數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)圖書管理系統(tǒng)

項(xiàng)目構(gòu)思

使用JDBC技術(shù)連接MySQL數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書管理系統(tǒng)中圖書信息的瀏覽，增加，修改，刪除功能。項(xiàng)目設(shè)計(jì)

1,安裝并配置數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)建表及添加數(shù)據(jù) 2程序設(shè)計(jì) 文件名：index.jsp <%@ page language=“java” import=“java.sql.*” pageEncoding=“gb2312”%> <%@page errorPage=“error.jsp”%>

<%

Class.forName(“com.mysql.jdbc.Driver”);

Connection con DriverManager.getConnection(“jdbc:mysql://localhost:3307/school”,“root”,“ylx”);

Statement stmt = con.createStatement();

String s = “Select * FROM book”;

ResultSet rs = stmt.executeQuery(s);

while(rs.next())

{

int id=rs.getInt(1);

out.println(“

}

rs.close();

stmt.close();

con.close();

%>

第四篇：學(xué)生成績管理數(shù)據(jù)庫的建立

學(xué)生成績管理數(shù)據(jù)庫的建立

2、構(gòu)建一個(gè)教學(xué)管理關(guān)系數(shù)據(jù)庫如下： 學(xué)生（學(xué)號(hào)，姓名，性別，年齡，籍貫，班級(jí)代號(hào)）課程（課程號(hào)，課程名稱，學(xué)分?jǐn)?shù)，教師代號(hào)）成績（學(xué)號(hào)，課程號(hào)，成績，考試時(shí)間）教師（教師代號(hào)，姓名，性別，年齡，職稱）

為方便起見，上述關(guān)系用英文字母表示如下：

S（，NAME，SEX，AGE，JG，CLASSNO）

C（CNAME，XF，TNO）

G（GRADE，DATE）

T（NAME，SEX，AGE，ZC）

上述關(guān)系模式中，帶下劃線的屬性為各自關(guān)系的關(guān)鍵字，其中學(xué)生表輸入20條記錄；課程表輸入10條記錄；成績表輸入100條記錄；教師表入5條記錄。基于這些關(guān)系表，做如下查詢：

（1）找出男性學(xué)生的姓名

（2）找出不是“2031”班的學(xué)生

（3）查詢“李峰”老師所教課程的課程名稱和學(xué)分

（4）檢索出選修了課程代號(hào)為“c11”和“c23”課程的學(xué)生

（5）查詢至少選修了一門“李峰”老師的課程的學(xué)生姓名

（6）求選修了課程名為“數(shù)據(jù)庫原理”的所有學(xué)生的學(xué)號(hào)和姓名

（7）找出學(xué)生代號(hào)為“S101”和“S102”兩個(gè)學(xué)生都選修了的課程

（8）檢索出沒有被任何學(xué)生選修的課程

（9）求出每個(gè)學(xué)生的成績的平均分和總分

（10）求至少三門以上課程成績?cè)?0分以上的學(xué)生學(xué)號(hào)

（11）求獲得學(xué)分?jǐn)?shù)在200以上的學(xué)生

（12）求出少于10個(gè)學(xué)生選修的課程

（13）求出有四門課程考試不及格的學(xué)生的姓名

（14）求出每個(gè)老師所教課程的學(xué)分總數(shù)

（15）求出教了三門課以上的老師

（16）求出只教一門課程的老師

求出每一個(gè)班級(jí)中每一門課程獲得最高分的學(xué)生的學(xué)號(hào)

第五篇：人事檔案的建立和保存

HR的六個(gè)模塊是一個(gè)系統(tǒng)，而要很好的串聯(lián)這個(gè)六個(gè)模塊很大程度上取決于你的HR信息系統(tǒng)，而建立人力的信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)便是這些很多企業(yè)都做的不是很好的人事檔案管理。HR檔案管理—下面我們一起進(jìn)入分享時(shí)間：

1、你們公司的人事檔案，除了以下5項(xiàng)常規(guī)內(nèi)容外，還包含哪些其它內(nèi)容？ A、員工簡歷 B、面試評(píng)估表 C、入職登記表 D、勞動(dòng)合同 E、員工身份證復(fù)印件/照片

人事檔案我們主要是從流程性表單跟人事記錄這兩個(gè)方面進(jìn)行劃分并管理的。其中絕大部分表單大家的公司都是有的，我重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)表單跟記錄里的利己內(nèi)容，以方便大伙制定相應(yīng)戰(zhàn)術(shù)。流程性表單： 1）招聘

a、用人計(jì)劃；這個(gè)有的企業(yè)也叫做招聘申請(qǐng)表。這是為企業(yè)中短期招聘的時(shí)候提供的招聘依據(jù)。這里面重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)招聘的需求分析。我們都是責(zé)任下分，由部門提供招聘原因，人力去核實(shí)和數(shù)據(jù)分析。這樣的話，人力很容易打入到部門內(nèi)部，占據(jù)工作主動(dòng)性，并且對(duì)公司有的交代。

b、應(yīng)聘申請(qǐng)；這個(gè)需要注意的是信息真實(shí)性和背景調(diào)查的闡明并簽字認(rèn)同。這個(gè)是為以后的萬一留下伏筆.c、入職審批表；這個(gè)需要和注意的是不建議再弄個(gè)入職申請(qǐng)，你想想通入職申請(qǐng)會(huì)出現(xiàn)不批的情況嗎？不同意入職的話招聘的時(shí)候就已經(jīng)給否了。還有就是轉(zhuǎn)正后事項(xiàng)的事前約定信息要全。比如試用期限、擬用崗位、約定級(jí)別等，這個(gè)才是要審批的內(nèi)容。2）在職 a、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)；這里面需要注意的是將員工的工作情況進(jìn)行真實(shí)的反饋，不要只是弄個(gè)總結(jié)性的話一寫就完，盡量擺上些數(shù)據(jù)分析的東西。我們都知道啟動(dòng)轉(zhuǎn)正程序一般都是部門跟人力商討好了的，申請(qǐng)的目的是給公司領(lǐng)導(dǎo)看看員工整體的素質(zhì)如何，而領(lǐng)導(dǎo)一般也關(guān)注這個(gè)，你就弄個(gè)文字性的總結(jié)，是沒有說服力的。我們的信息就很全，工作事項(xiàng)、企業(yè)文化、綜合素質(zhì)、工作改進(jìn)等等，這樣呈報(bào)的東西他會(huì)覺得你人力對(duì)公司非常負(fù)責(zé)的。

b、轉(zhuǎn)正審批；這個(gè)是有必要再弄個(gè)表的，一個(gè)是因?yàn)閿?shù)據(jù)量大，另外一個(gè)是因?yàn)槠髽I(yè)為員工支付的錢多了，重點(diǎn)提示下領(lǐng)導(dǎo)們。這里需要注意的是人力需要對(duì)轉(zhuǎn)正申請(qǐng)的東西進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總跟分析了，最后形成一個(gè)結(jié)論，此員工試用考核多少多少分，讓領(lǐng)導(dǎo)們一目了然。最后，你需要來個(gè)建議延期觀察、如期、提前轉(zhuǎn)正等等，有理有據(jù)的東西領(lǐng)導(dǎo)一般都會(huì)聽的，時(shí)間長了，就會(huì)對(duì)人力產(chǎn)生依賴性信任。那時(shí)候人力的工作就好做多了。

c、調(diào)動(dòng)；這里需要注意的不管是平行調(diào)動(dòng)還是縱向調(diào)動(dòng)，雖然有些攙和了人力的意見，但此時(shí)人力需要站在幕后。因?yàn)檎{(diào)動(dòng)有時(shí)候就意味著波動(dòng)，部門意見一定要占重要比重，人力最好只寫同意，連建議都不要寫。當(dāng)然，往上漲工資的情況，人力是可以適時(shí)的顯擺一下的，以示人力對(duì)于人才的關(guān)注和梯隊(duì)培養(yǎng)做的貢獻(xiàn)。3）離職

離職申請(qǐng)；這里需要注意的是建議把辭退的表單一律消失，不管犯了什么錯(cuò)都直走離職手續(xù)，以防出現(xiàn)糾紛。那有人說犯法怎么辦呢？犯法有行政機(jī)關(guān)呢，你直管讓員工走自愿離職保證沒錯(cuò)。記錄性表單 記錄不一定要多，但是防范用工風(fēng)險(xiǎn)的一定要全。

有時(shí)候你很努力的跟各部門搞好關(guān)系，可總是有那么個(gè)別部門給你搗亂不聽話。那你就可以適當(dāng)?shù)呐┯涗泚碜ヒ幌滤陌驯Ｆ綍r(shí)我可以不搭理你，但是看你來勁了就警告一下。有時(shí)候太軟了，部門就不聽話了，軟硬兼施才好。記錄永遠(yuǎn)都是數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)，只有記錄的存在我們才可以做出相應(yīng)的人力規(guī)劃。你愁人力規(guī)劃嗎？那就做好記錄吧。

2、建立這些人事檔案的作用和意義是什么？

對(duì)企業(yè)：檔案很多時(shí)候是一個(gè)企業(yè)的歷史積淀，也是一個(gè)企業(yè)的文化底蘊(yùn)，沒有檔案積累的企業(yè)是很難做到厚積薄發(fā)的。而人事檔案作為檔案的重要組成部分，他指明了企業(yè)的用工理念跟用工方向，為企業(yè)的階段性戰(zhàn)略規(guī)劃提供了大量的數(shù)據(jù)分析。

對(duì)人力：人事檔案的妥善管理不僅可以幫助人力部門日常的工作，還可以對(duì)上為公司戰(zhàn)略做出輔助和支持，對(duì)下可以改善員工的工作環(huán)境，引導(dǎo)員工的節(jié)奏與企業(yè)一致，豐富企業(yè)文化，凝聚企業(yè)向心力。人力功績彰顯，雖然一切不都是你干的，但是一切會(huì)圍著你轉(zhuǎn)。

總結(jié)：人事檔案紛雜煩亂，梳理梳理，分析分析，那里面的好處多著。沒做好的，納入下月計(jì)劃吧，順便弄下人力信息建設(shè)。一切數(shù)據(jù)說話，以理服人。

1、你們公司的人事檔案管理包含以下哪些工作項(xiàng)目？（可多選）A、保管 B、借閱 C、電子檔案的建立和錄入 D、電子檔案閱讀授權(quán)管理 E、銷毀 F、其它（請(qǐng)補(bǔ)充說明）

我公司人事檔案管理包含A、B、C、D、E、F幾項(xiàng)，具體如下：

2、管理檔案的操作規(guī)范和具體措施是怎樣的？ A、檔案保管：我們對(duì)每個(gè)員工的檔案進(jìn)行分類，按部門、入職日期、工號(hào)、工作區(qū)域進(jìn)行分類，方便查找，我們的檔案由薪酬專員來保管，在辦理好員工入職手續(xù)后，統(tǒng)一由薪酬專員保管，存放在專門的文件柜，因?yàn)闄n涉及到薪資保密。B、借閱：我公司規(guī)定了嚴(yán)格的人事檔案借閱制度，員工本人只可借閱自己的檔案，部門最高領(lǐng)導(dǎo)可借閱、查看本部門人員檔案，人力資源部最高領(lǐng)導(dǎo)可借閱全公司人員檔案外，人力資源部其他成員只能根據(jù)工作涉及的內(nèi)容借閱員工一部分檔案，保護(hù)員工的個(gè)人隱私。

C、電子檔案的建立和錄入：新員工入職后收集齊公司規(guī)定的相關(guān)資料，由招聘專員負(fù)責(zé)錄入公司ERP系統(tǒng)，所錄入資料必須確保完整性和正確性，錄入的資料包括：員工基本資料、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、職位異動(dòng)（調(diào)崗、升職、降職、調(diào)薪）、績效考核、性格測試等。

D、電子檔案閱讀權(quán)管理：和檔案借閱類似，我們?cè)敿?xì)規(guī)定了查閱員工檔案的權(quán)利，因有ERP系統(tǒng)，這方面操作起來比較方便，對(duì)于薪資方面的權(quán)限，只有直接部門領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部領(lǐng)導(dǎo)、薪酬專員及財(cái)務(wù)相關(guān)工作人員能查閱，修改權(quán)限僅限薪酬專員屬有。

E、銷毀：員工離職后，紙存員工基本資料、勞動(dòng)合同、競業(yè)禁止協(xié)議等最少保留三年，對(duì)于一些重要的檔案會(huì)存放得更久些，電子資料我們是一直保留的，以方便資料統(tǒng)計(jì)及查詢。F、檔案保存的注意事項(xiàng)：

方便查找：檔案的存放一定要便于查找，按編號(hào)、部門、工作區(qū)域、日期等分門別類的存放；電子檔案要錄入關(guān)鍵詞和主題詞，方便快速查找。

防水防蟲防潮：現(xiàn)在大多數(shù)公司開始推行無紙化辦公，對(duì)紙質(zhì)檔案的保管就忽視了，紙質(zhì)檔案記錄是規(guī)避勞資糾紛的最大證據(jù)，一定要保管好，檔案存放地要注意保持通風(fēng)、干燥、防蟲，尤其要注意防蟲，書中自有黃金屋，書中也自有蛀蟲呀，萬一重要文件被蟲子蛀掉，那就太得不償失了。

保密：人事檔案是員工的個(gè)人隱私，人力資源部或檔案部門應(yīng)該實(shí)行嚴(yán)格的借閱手續(xù)和保密制度，防止個(gè)人資料及隱私外泄。

要合理規(guī)避人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)，我個(gè)人認(rèn)為要從檔案的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性、安全性和實(shí)際操作的完備性等五個(gè)方面去著手考慮。詳細(xì)如下：

1、真實(shí)性

員工檔案真實(shí)性是其第一要素，如果連真實(shí)性都難于掌控和把握，做再多的安全保障措施、再及時(shí)完備的管理，那都是圖勞無功的！沒有意義，反而浪費(fèi)時(shí)間和精力。因此，確保員工檔案記錄的真實(shí)性是風(fēng)險(xiǎn)防控的第一關(guān)，也是最重要的一關(guān)。

沒有員工本人簽名的資料入檔，確切來說是一個(gè)無效的檔案資料，一旦發(fā)生爭議或糾紛，不足于作為有效證據(jù)。員工檔案的許多資料都要員工本人提供、填寫或簽名，因此，建檔時(shí)核查資料、確保填寫規(guī)范和保證有員工本人簽名等就顯得尤為重要。如入職時(shí)的身份核實(shí)、學(xué)歷驗(yàn)證、背景調(diào)查等；入職登記表的填寫規(guī)范、勞動(dòng)合同由HR在場監(jiān)督指導(dǎo)員工本人簽訂等；員工對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度的培訓(xùn)記錄簽名等；有員工簽名的薪資核定表、檢討書、獎(jiǎng)懲記錄、考核目標(biāo)確認(rèn)書、績效面談表、考核統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、年薪考核方案等；確保涉及員工入職/在職/離職等各方面的文件資料都是真實(shí)并經(jīng)員工簽名確認(rèn)過的。另外，為了核查真實(shí)性把關(guān)工作是否做到位，我相信很多企業(yè)都會(huì)有HR負(fù)責(zé)人最終把關(guān)審核簽字這一關(guān)，只有經(jīng)HR負(fù)責(zé)人審核簽字確認(rèn)的資料才可入檔，作為員工檔案的組成部分。我們也不例外。（如果還沒有做這一關(guān)，那就趕緊補(bǔ)上吧，任由小文員一個(gè)人按制度流程及規(guī)范來操作，不加審核，還是會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)的啊！）

2、完整性

這個(gè)不用多說，該有一定要有，不能缺胳膊少腿的，否則就不行，風(fēng)險(xiǎn)隨時(shí)可能發(fā)生！做HR最苦惱的是莫過于所有其他員工都在規(guī)章制度里簽名了，但唯獨(dú)有一個(gè)員工沒簽，而他卻正好嚴(yán)重違紀(jì)了；或者說所有其他員工都買保險(xiǎn)了，唯獨(dú)有一個(gè)員工沒買，而他正好出工傷事故了……碰到這種情況，你腸子悔斷都沒用，要怪只能怪自己平時(shí)沒檢查和注意好員工檔案內(nèi)容和記錄的完整性。多留個(gè)心眼，多仔細(xì)對(duì)幾遍，多審核，不完整限時(shí)補(bǔ)齊（如我們是要求一周內(nèi)補(bǔ)齊）等終究是有益無害的。

3、及時(shí)性

及時(shí)性無非就是該更新的、該續(xù)簽的、該補(bǔ)齊的都要及時(shí)提前完成，尤其是不能超過法定期限，否則就存在法律風(fēng)險(xiǎn)。如我們公司規(guī)定，員工基本信息（身份證、住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)絡(luò)人）有變更的，應(yīng)第一時(shí)間（變更后一周內(nèi)）書面告知HR部門，不告知視是默認(rèn)沒變更，排除企業(yè)不利風(fēng)險(xiǎn)同時(shí)，檔案管理人員要及時(shí)給予更新。做好及時(shí)性最好的辦法莫過于在EHR系統(tǒng)中設(shè)置工作事項(xiàng)提醒或建立EXCEL表格對(duì)到期時(shí)間進(jìn)行標(biāo)紅提醒，并定期提前查看，以備及時(shí)行動(dòng)。

4、安全性

安全性主要是注意檔案的防潮、防蟲、防盜、防泄露，專人專室專柜（鐵柜）保管很較好地做到這一點(diǎn)。為了進(jìn)一步防范和監(jiān)控，我們還在檔案室內(nèi)容安裝了高清攝像頭，整個(gè)檔案室可以通過高清攝像后臺(tái)一覽無余，沒有死角。《檔案借閱登記表》配上監(jiān)控錄像，要做手腳很難，我們那小美女借她個(gè)膽她也不敢亂來，呵呵。另外，我們公司的員工檔案一旦建立，就不會(huì)輕易讓員工獲得或帶走，那怕是一張無關(guān)緊要的紙，只要是員工檔案里頭的，都不允許任何人帶出檔案室。電子檔案只準(zhǔn)按權(quán)限查看，不能復(fù)制、下載或打印等。

5、操作的完備性

這個(gè)說簡單點(diǎn)，就是你對(duì)員工檔案所做的每一項(xiàng)動(dòng)作是否有操作規(guī)范和流程？是否有登記表可追溯和備查？就像對(duì)待公司財(cái)務(wù)報(bào)表和公章一樣，去認(rèn)真慎重地對(duì)待檔案建立和管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，就問題不大。如《借閱登記表》等。

另外，為了震懾和懲罰檔案管理的違紀(jì)行為，在規(guī)章制度中最好寫明如“提供虛假信息和個(gè)人經(jīng)歷，操作中延誤或不及時(shí)辦理、外泄檔案信息給公司造成重大損失或負(fù)面影響者，按嚴(yán)重違紀(jì)論處，給予無償辭退”等字樣的處罰規(guī)定，以此來約束員工和檔案管理員的操作行為。