第一篇：檔案管理工作標準

行政部檔案主管崗位工作標準主題內容與適用范圍

1.1 本標準規定了華能北京熱電廠行政部檔案主管崗位的任職條件、工作內容與要求、責任與權限、檢查與考核。

1.2 本標準適用于華能北京分公司（電廠）行政部檔案主管崗位的工作。任職條件

2.1 具有電力類或檔案類大專以上學歷，中級專業技術資格，從事檔案管理工作七年以上。有一定的組織能力和獨立工作能力。

2.2 工作踏實、認真負責。組織、保密觀念強。

2.3 具有勝任本崗位的專業技能和獨立開展工作的能力，有較強的責任感和事業心。

2.4 掌握國家和電力部門檔案管理的法規和制度，有較強的文字表達能力。工作內容與要求

3.1 以身作則，敢于善于管理，組織好所管轄范圍的人員完成本職責內的各項工作

3.2 對檔案室的各種設備、物品等能嚴格管理。

3.3 加強檔案管理的規范化、科學化和現代化，歸檔率達100％。

3.4 在檔案管理方面，做好七防工作。

3.5 盡力完成上級交辦的有關事宜。責任與權限

4.1 責任

4.1.1 在主任領導下，負責檔案室的全面工作。

4.1.2 認真貫徹執行《檔案法》和上級有關檔案工作批示，建立、健全各項檔案管理制度，制訂檔案工作發展規劃和年度計劃、總結。

4.1.3 負責組織檔案的收集、歸檔、鑒定工作。

4.1.4 組織完成檔案管理中規定的任務。

4.2 權限

4.2.1 按照職責范圍和有關制度的規定，對本室的業務工作有處理決定權。

4.2.2 依據檔案管理有關規定，有權決定檔案資料是否向外借閱或復制。

4.2.3 有權建議訂購科技圖書雜志和檔案用品。檢查與考核

5.1 本標準的執行情況由行政部主任按月進行檢查和考核。

5.2 本標準按《華能北京分公司（電廠）綜合承包管理辦法》進行檢查與考核，并相應進行獎懲。

5.3 按本標準和行政部的具體考核細則進行檢查與考核。

本標準自發布之日起實施

本標準委托行政部負責解釋

本標準由規章制度建設領導小組提出

本標準由行政部負責起草

本標準主要擬稿人：林久揚

核 稿：王云榮

批 準：李寶柱

第二篇：檔案管理工作標準

泊頭市供電有限責任公司企業標準

辦公室檔案管理主辦崗位工作標準

1.范圍Q/BG-BGS005-2009

本標準規定了檔案管理崗位的基本信息、基本職責與工作項目、責任與權限、任職資格、專業管理工作文件、檢查與考核。

本標準適用于泊頭市供電有限責任公司辦公室檔案管理崗位。

2.基本信息

辦公室，檔案管理崗位，崗位等級9級。

3.基本職責和工作項目

3.1 工作目標

對公司的入檔資料進行收集、整理、記錄、編號、保存等全面管理工作，保證各部門入檔資料的完整、安全和保密。

3.2負責指導局機關各部門文書員(或有關人員)完成文書檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。

（1）負責對公司各部門的檔案的收集。

（2）負責對收集的資料進行整理。

（3）負責對公司檔案進行立卷。

（4）負責對公司檔案分類歸檔。

3.3負責公司各單位檔案管理業務的監督、檢查和指導工作。

3.4負責公司檔案室的管理工作。

（1）負責檔案室按要求進行管理，保證達到“九防”要求，不得擅自提供、復制檔案。

（2）負責對檔案室的所有設施、安全裝備提出增配、更新計劃。

3.5負責對公司檔案借閱管理

（1）對公司各部門提出的借閱申請進行登記。

（2）對借出的檔案進行記錄，按要求進行索回。嚴格執行借閱制度。

3.6負責公司檔案的保密工作。

3.7負責提出檔案鑒定銷毀報告。

4.責權范圍

4.1有權向有關科室或個人索取應歸檔的文書及科技等檔案資料。

4.2對不符合歸檔要求的檔案，有權拒絕接受，并要求按標準重新整理、立卷。

4.3有權指導、督促有關部門按時間要求完成檔案的收集立卷工作。

4.4對不符合借閱規定及未辦理借閱手續者，有權拒絕借閱。

4.5對丟失、損壞檔案和違反檔案法規的人員，有權提出批評及處罰意見，并及時向領導匯報。

4.6對檔案的保密負責。

4.7對檔案的管理完整負責。

4.8對檔案室的安全管理負責。

5.任職資格

5．1遵守職業道德，確保檔案和檔案機密的安全。

5．2掌握檔案專業基本知識和檔案管理的現行規章制度及有關規定，掌握檔案管理的現代化技術。

5．3了解電力生產、建設、管理、政工等專業的基本知識和工作范圍。

5．4熟練掌握檔案的分類、編目、立卷、歸檔、保管的要求、方法和技能。

5.5具有豐富的檔案管理經驗，具有五年以上檔案管理經歷。

6.專業管理工作相關文件

《中華人民共和國檔案法》、《河北省檔案工作條例》為依據，協助領導研究制定局檔案工作有關規章制度；

7檢查與考核

7．1本標準執行情況，由辦公室主任按月檢查與考核。

7．2考核內容為本標準規定的基本職責和工作項目部分。

7．3考核結果與當月獎勵效益工資掛鉤兌現。

第三篇：檔案管理工作

管理工作（25分）管理措施

（3分）

（1）學習、宣傳、貫徹《檔案法》及《檔案法實施辦法》，對檔案工作有部署、有檢查、有切實可行的考核辦法、獎勵措施。聽匯報、實地考核，查看有關文件與原始記錄

（2）機關檔案工作已納入機關工作計劃或目標管理。

（3）機關檔案工作已列入分客領導的崗位責任制，作為考績內容。機構人員

（1）建立了與本機關檔案工作任務相適應的綜合檔案機構。

（2）配備了與本機關檔案工作任務相適應的檔案人員。

（3）所配檔案干部具有大專以上學識水平，經過市級以上檔案專業五門主要課程的培訓和業務培訓。

（4）檔案人員忠于職守、遵守紀律、熟悉業務。管理體制（3分）

（1）明確有1名機關領導分管檔案工作；明確有1名機關綜合部門負責人主管檔案工作。

（2）對檔案和檔案工作實行了綜合管理，即對本機關檔案工作實行了統一領導、統一制度、統一標準；對本機關各種門類、各種載體的檔案實體及資料實行了集中保管。

（3）建立了以機關檔案綜合管理機構為中心的檔案管理網絡。職能任務（7分）

（1）對本機關文書部門和業務部門形成的各種門類和載體的文件材料歸檔工作進行了指導和監督；并將文件材料的收集、歸檔工作列入了有關人員、部門的職責范圍。

聽匯報、實地考核，查看有關文件與原始記錄

（2）對本機關所屬單位的檔案工作開展了正常的業務指導與監督工作，并取得了顯著成績。5 管理制度（5分）

制訂了符合規范化的檔案管理制度：立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制等制度。并得到落實。業務聯系（3分）

（1）主動接受檔案行政管理機關的指導與監督，切實改進本機關的檔案工作。

（2）積極參加協作組活動，并較好地完成檔案行政管理部門交辦的任務。

二 保管設施（15分）用房（5分）

（1）有保管檔案的專門庫房。

2．5

現場考核

（2）檔案庫房安全適用，有防火、防盜、防鼠、防塵、防強光、防潮等措施。

2．52

裝具（10分）

（1）有足夠的檔案柜、箱，并統一規范。

2．5

（2）配有溫濕度計、消防器材、吸塵器、去濕機。

4．5

（3）檔案庫房和柜箱內配有防蟲、防霉等藥物。

三 業務建設（40分）立卷（16分）

（1）采取了與本機關工作相適應的立卷方法。現場考核，查看有關文件，抽查案卷（跨度較長）

（2）制訂了本機關的檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限表，并符合業務建設規范。2

（3）歸檔文件材料齊全、完整，歸檔率、完整率達95%。

（4）1986年來檔案立卷質量基本符合《機關檔案工作業務建設規范》要求：組卷合理，保管期限劃分準確；案卷標題擬寫準確；案卷封面按規定填寫清楚；卷內文件排列有序；卷內目錄清晰；備考表填寫完整；裝訂結實整齊，裝具統一規范。

（5）檔案字跡材料基本符合國家有關規定的質量要求。

收集（4分）

（1）按期做好各種門類、各種載體檔案的接收工作，對檔案資料實行了集中保管。2 各類檔案實體（人事檔案除外）與目錄未實行統一管理的酌情扣分。

（2）應歸檔保存的各種門類、各種載體檔案的資料收集齊全，歸檔及時。

整理（8分）

（1）各類檔案、資料均已整理編目、上架，并符合規范編制了目錄號，無積存文件。4 現場考核

（2）已按機關檔案、資料的內容和載體，制訂了統一的、科學的分類方案。

（3）已按不同門類、載體和不同的保管期限分別排列，并做到規范、有序、方法一致。24

保管（7分）

（1）建立了全宗卷，卷內材料不少于三種；有檔案資料存放示意圖。

現場考核，查看有關原始資料

（2）測記庫房溫濕度正常，在高溫、高濕季節采取了積極措施。

（3）檔案基本無霉變、褪色、塵污、破損、蟲蛀、鼠咬等現象，并開展了定期檢查、有原始記錄。

（4）對永長破損、褪色檔案進行了修復或復制，并80%完成。

鑒定統計（3分）

（1）建立了檔案鑒定工作制度，成立了鑒定小組，定期進行鑒定、銷毀工作，手續完備。

1（2）檔案的收進移出登記及時，統計數據準確，帳物相符，各類檔案統計臺帳齊全。1

查看有關文件、臺帳，查看原始記錄。

（3）準確編制檔案工作情況統計年報，上報及時

移交（2分）

（1）按規定向檔案館及時移交檔案、案卷質量符合進館要求。

（2）檔案人員工作變動時，交接制度健全、移交手續完備。

四

利用服務（20分）

檢索工具（9分）

（1）按不同門類、不同保管期限，不同載體分別編制室藏全部檔案的案卷目錄。4

如編有其它簡便適用的檢索工具可予適當加分，計算機檢索檔案可加1分，加分不超過2分。

（2）永久、長期檔案全部編制了全引目錄或文件卡片。

（3）有文卷號索引，并有五種專題目錄（索引）或卡片（三年以上）。

利用（5分）

（1）檔案人員熟悉室藏，調卷迅速準確，四分鐘內準確查到一份永久和長期檔案。2

現場考核查看有關材料

（2）有檔案資料查借閱和利用效果登記簿，并堅持做好利用效果收集工作。

（3）編有利用事例匯編。

編研（6分）

編有：（1）全宗指南；（2）組織沿革；（3）發文匯編；（4）基礎數據匯編；（5）專題匯編；

（6）機關歷年大事記。

如編定了有衫價值，能反映本單位特色的可以適當加分；加分不超過2

中華人民共和國檔案法

第一章 總 則

第一條 為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，制定本法。

第二條 本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。

第四條 各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃。

第五條 檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用，第二章 檔案機構及其職責

第六條 國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導。

縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。

鄉、民族鄉、鎮人民政府應當指定人員負責保管本機關的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。

第七條 機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導。

第八條 中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。

第九條 檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。

在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位或者個人，由各級人民政府給予獎勵。

第三章 檔案的管理

第十條 對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為已有。

國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

第十一條 機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。

第四篇：檔案管理工作模式

檔案管理工作模式

轉載自中國科技信息網

檔案是對人類社會各項活動的忠實記錄，隨著人類社會全面進入信息時代，檔案工作的服務和管理模式也正在并將持續地發生巨大變化。傳統的檔案形式，其信息和載體是密不可分的統一體，而電子檔案的產生尤其是電子簽名技術的產生，完全改變了這各傳統模式。這種信息記錄、傳輸、發布模式的改變使得人們必須重新審視檔案管理的理論、技術和工作模式。

1檔案的收集

傳統的檔案收集工作一般發生在一項議案形成決議，一項工程已完成并驗收，或某一事項已處理完畢之后，收集到的檔案很難反映出很有意義的創意、方法和方案的形成過程。信息化時代以前，雖然人們認識到這種反映過程信息的重要性，但為缺少記錄，所以很難都把它們收集到檔案中。在信息化時代，這種反映中間過程的信息已比較完整地得到記錄，但一般都分散在相關人員的個人計算機中和企業信息系統中，如果檔案人員不進人到企業信息系統中去，則也很難收集到此類檔案。無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使企業檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。檔案管理工作者必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能，參照國家有關文件制定出本企業的《 電子文件管理辦法》，提請企業信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加人電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容[3]。企業檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理；此時企業檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的是經過檔案人員鑒定歸檔的企業檔案信息將存人“虛擬庫”。檔案的保存

信息化不僅將檔案的記錄從紙墨刻畫形式轉變成了肉眼看不見的電子形式，也使信息的記錄和傳播變得極為方便，致人類社會能夠獲取和需要面對的信息飛速增長，因而傳統的檔案保存方式已經不再適用。

傳統的檔案館，考慮得最多的是檔案庫房和檔案柜的設置。信息化時代，檔案保存的重點考慮內容應該是電子文檔的保存。在設計檔案館時，不僅要考慮紙墨刻畫形式的檔案量及增長速度，更應該考慮電子存儲的容量及更新換代的趨勢。現代化的檔案館，應該有能力保存所有格式的電子文檔，也應該有能力把所有紙質文檔不失真地轉化成電子記錄，以提高檢索能力節，省存儲空間。

傳統檔案管理注重對檔案實體的保護，對于電子檔案來說，需定期將檔案信息從服務器中轉儲到光盤或磁帶上，以作長期備份。面對網絡的不安全性，盡管可以采取各種各樣的技術和方法來保證網絡的安全，但客觀地說，任何一個網絡都不能確保萬無一失，信息丟失或失真現象的發生是難免的，都會對息安全帶來嚴重威脅。如果建立數據的備份，即使信息出現丟失和失真的情形，也能做到有備無患，只要使用備份對原來信息進行恢復，丟失或失真的信息就會重新還回原貌。檔案管理模式

檔案從傳統形式轉變成電子形式后，其保密、借閱、分類和檢索也發生了巨大的改變。傳統檔案一般在案卷上標記保密級別，根據保密級別分別管理。保密的方式主要是對檔案實體控

制，保證檔案實體不被復印、拍攝或竊取。對于電子檔案，密級的管理不是簡單標記一個保密級別就能解決問題，而必須有相應的符合國家信息保密規范的信息系統支撐。電子檔案信息系統本身應該具備非常高的安全性，對其中保存的檔案，必須能按不同密級，不同的類別，區分不同的人群開放可及性。

傳統的檔案需要辦理借閱手和歸還手續，對于電子檔案來說，正本和復制本毫無區別，任意次的閱讀，都不會損害檔案的原始性，不會發生一個人把檔案借去了這份檔案就離館一段時間的現象。所以，電子檔案不需要檔案歸還的管理。

傳統檔案管理中，分類和檢索是密切相關的，分類立卷主要是為了能更有效地檢索檔案。電子檔案管理中，分類主要是為了更好地利用檔案信息，如果僅為了檢索，檔案可以不借助任何分類。通過計算機，只需要輸入與所查檔案相關的關鍵詞，即可迅速查出檔案文件。現有檔案立卷管理辦法，已不再適用于電子檔案的管理，我們需要研究出適合不同行業，有利于充分利用檔案數據的立卷管理辦法，否則，立卷這項工作，純粹多余。檔案利用方式

檔案對人類社會活動的作用，無非是歷史記錄、證據、參考和知識幾個方面，實體檔案是如此，電子檔案也不例外。然而，在這幾種作用的利用方式上，卻發生了本質的變化。傳統的檔案館，當要提供給人們檔案證據時，可以把檔案復印一份給索求者，但是復印件和原件畢竟不同，并且可以很容易鑒別，在法律上，還是只有原件才能作為根本的證據。電子檔案則不同，原件和復制本沒有兩樣。沒有經過數字簽字的電子文件復印件，無法確定真偽。所以電子檔案館必須有一套數字認證系統，其提供的每一份檔案，都必須經過提供方私鑰和接受方公鑰的雙重加密，使得其所提供的證據具有不可篡改性，并且只有正確的接受方才能閱讀。與傳統相比，電子檔案館提供參考資料就方便多了。傳統方式下，檔案館提供復制件給查閱者作為參考，對于有保密要求的檔案，查閱者必須在一定期限內把復印件送回檔案館銷毀。電子檔案的復制比傳統檔案簡單，銷毀卻完全不一樣。電子檔案，無法像傳統檔案那樣確認被銷毀，但卻可以更容易控制可及性。通過數字認證技術和文件期限設置，可以確保檔案復制件只被已授權人閱讀，也可以保證檔案復制件只能在一定的期內閱讀，不存在回收銷毀問題。

較之傳統檔案，電子檔案最大的優越性體現在對檔案的知識利用上。傳統檔案的信息是分散、無關聯的，很難對其中有用信息進行綜合分析統計，形成更有作用的知識，以進一步指導社會實踐活動。電子檔案，如果符合一定的標準格式，能分解成元數據，則可以進行任意范圍和層次的分析統計，從中挖掘出更有深層次的規律性的知識[2]。

5新的工作內容

5.1 設備故障安全防范網絡和計算機設備等硬件系統出現故障造成的危害也是非常大的。其主要可導致數據完全丟失或者系統無法保持原有數據的存貯狀態。這就要求系統在設計之初應充分考慮到系統的安全應急措施、數據的異地備份等管理策略。當發生計算機設備故障時，是以保護數據為主要目的還是兼顧數據可用性，可根據自己的工作需要和資金分配進行選擇。如果是以保護數據為主要目的，往往采用“冷備份”機制，其優點是比較節約，操作簡單，缺點是數據不同步，最新數據有丟失。如果系統在設計之初就考慮了雙機“熱備份”機制，就可以比較好地保證系統應用程序和數據相對安全。“熱備份”的優點是投資大，數據實時，系統運行不間斷，當一臺服務器出現故障時，另外一臺能夠及時替代其工作，可以保證業務人員安全地操作系統，不至于由于系統維修而耽誤業務工作的開展。

5.2信息加密信息加密的目的是用來防止通信線路上的竊聽、泄漏、篡改和破壞，保護網內的數據、文件、口令和控制信息的傳輸，確保不宜公開檔案信息的非公開性。凡是需要

在網絡上傳輸的不宜公開的數據，傳輸前必須加密。通過嚴格限定信息的共享范圍來防止檔案信息被非授權用戶或實體篡改和破壞，保證合法用戶

對信息和資源的使用不會被不正當地拒絕。在多數情況下，信息加密是保證檔案信息機密性的有效方法。信息加密過程是由多種多樣的加密算法來實施的，通常將其分為常規密碼算法和公鑰密碼算法兩大類。在實際應用中，人們常常將常規密碼和公鑰密碼結合在一起使用，檔案信息的加密技術就是將兩者結合使用的，即發方使用收方的公開密鑰發文，收方只用自己知道的解密密鑰解密。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從中破解原文的內容，從而確保傳輸中的檔案信息的安全。

5.3訪問控制訪問控制技術是網絡環境下檔案信息安全防范和保護的主要措施和手段，它的主要任務是保證包括檔案信息在內的網絡資源不被非法訪問和非法使用。具體措施包括：①入網訪問控制。它控制哪些用戶能夠登錄到服務器并獲取網絡資源，控制準許用戶的訪問時間和準許他們在哪個網站入網。有了這道關卡，即使是網絡合法用戶，如果連網站都進不去，就談不上獲取相關的文檔信息；權限控制。它控制用戶允許訪問哪些目錄、子目錄、文件和其他資源；指定用戶對這些文件、目錄、設備能夠執行哪些操作，如只讀、修改、創建、刪除、查找、存取控制等，而最基本的控制是防止檔案信息的拷貝、篡改和破壞;③防火墻控制。它允許用戶對其常用的檔案信息庫進行適當權利的訪問，限制隨意刪除、修改或拷貝檔案信息文件。用以防止網絡中的黑客訪問某個機構網絡的屏障，也可稱之為控制進、出兩個方向通訊的門檻，既可以阻止對本機構信息資源的非法訪問，又可以阻止機要信息、專利信息從該機構的網絡上非法輸出。目前的防火墻主要有“包過濾型”和“應用代理型”兩大類防火墻，分別用于不同的網絡層來執行安全控制功能。

5.4 病毒防治網絡信息安全主要的敵人就是計算機病毒。現在計算機病毒的傳染每兩個月增加1 倍。網絡病毒的泛濫對計算機網絡系統構成嚴重的威脅，它以各種形式有選擇地破壞檔案信息的有效性和完整性。應對措施是采用國家有關主管部門批準的查毒、殺毒軟件，密切關注網絡病毒動態，適時對服務器和客戶端查毒、殺毒，并制定嚴格的防毒制度。總之，信息化給檔案管理工作帶來了巨大的變化，必須充分認識到這些變化，才有可能充分應用信息技術，提高檔案管理工作的效率和質量，使檔案為社會發揮更大的作用。

第五篇：檔案管理工作鑒定

檔案管理工作鑒定

1)編制檔案保管期限表

檔案保管期限表是用表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式，并指明檔案保管期限的一種指導性文件，檔案管理工作鑒定。它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據。

檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的“說明”等部分組成，其中，條款和保管期限是最基本的項目。

(1)順序號。

順序號是按照條款的系統排列順序統一編的序號。它起著固定條款的排列位置和順序的作用，也可作為鑒定時引用條款的代號。

(2)條款。

條款是一組類型相同的文件的名稱和標題。每一條款應代表一組有內在聯系的價值相同的文件。有時，為了使條款簡潔醒目，也可以將價值不同的而有聯系的一組文件寫成一個條款，在條款下面分別指出其不同的保管期限。條款的擬制一般不宜過多過細，應具有一定的概括性，但范圍也不能過寬。條款較多的保管期限表還須把條款加以分類。

(3)保管期限。

保管期限分為永久保存和定期保存。永久保存就是無限期地盡可能長遠地保存下去，定期保存就是只保存一定的年限，保管期滿后即可銷毀。長期保存一般是指檔案須保存16～50年;短期保存一般是指15年以下。

定期保存的時間計算方法一般是從文件產生后的第二年起計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結案后算起。所有確定為定期保存的檔案到保管期滿后還須復查，如發現有繼續需要保存的，仍應保存下去，有的延長保管期限，有的轉為永久保存。

對于機關檔案保管期限表，其中，短期和長期的期限也可視需要指出明確的年限，如

短期保管的文件保管年限又可分為3年、5年、10年等，長期保管的文件保管年限分為20年、25年、30年等，工作鑒定《檔案管理工作鑒定》。

(4)附注。

附注是在條款之下對條款及其保管期限所作的必要的注解或說明。例如，有些合同、協議書、借據的保管期限往往需要從有效期滿后算起，就可在保管期限后注明“失效后”字樣。

(5)說明。

說明是對保管期限表所作的總的說明，一般包括保管期限表的適用范圍、結構、制定的依據、保管期限的計算方法以及其他需要說明的事項。

以上只是檔案保管期限表一般的結構，可以根據各種檔案保管期限表的特點增加或減少某些項目。

2)編制“檔案銷毀清冊”

檔案銷毀清冊是準備剔除銷毀的檔案文件的登記簿，它是供領導人審查批準的表冊，同時也是日后查考檔案銷毀情況的憑據。

檔案銷毀清冊應由登記順序號、案卷或文件的題名、起止日期、數量、原保管期限、銷毀原因、備注等項目組成。每一清冊應編制一式兩份，一份留檔案館(室)備查，一份送機關領導人審查批準。如果須送上級機關或檔案行政管理機關批準，就應多備一份。同時報送兩份，其中一份經審批后退回。

3)檔案的銷毀

為了慎重起見，已經被批準準許銷毀的檔案不應立刻銷毀，而應暫時存放一段時間，待確認確實無價值時再進行銷毀，以免造成不可挽回的損失。

批準銷毀的檔案一般應該直接送造紙廠化為紙漿或者就地焚毀。為了保守機密，應銷毀的檔案一般不得留作它用，更不允許倒賣出售。檔案銷毀工作是一個非常嚴肅的工作，一般由檔案部門會同保衛、保密部門進行，并由專人銷毀、專人監銷。銷毀完畢后，銷毀人和監銷人都要在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明“已銷毀”字樣和銷毀日期。

如有個別檔案未被批準銷毀，可在“銷毀清冊”上做出適當的說明。對于已銷毀的檔案，也應在檢索工作上注明“銷毀”字樣加以說明。