第一篇：公文的特點和分類

公文的特點和分類

種類：行政公文有十類十五種。

行文規則：上行文、平行文、下行文三種

公文格式：采用國際標準A4頁面。（詳見末頁公文格式）。

上行文（占頁面的1/2）、平行文(占頁面的1/3)、下行文（占頁面的1/4）。

1.文件名稱： 幾個機關聯合發文的文件名稱，可以用一個主要發文機關的名稱，也可以全部列上，按其與文件涉及內容的主次順序平行排列。

2.文件編號：普法文件中使用，便于統計、收發、登記和查閱。

3.發文字號：包括機關代字、年號、順序號三部分。

4.間隔橫線：紅色。

5.簽發人：發文字號的右側。向上級機關的請示，應注明簽發人。

6.緊急程度：分“特急”、“急”兩種。有時用“限時送達”來標明，寫在文件左上角或右上角。

7.標題：一般由發文機關、事由、文種三部分組成。（有的可省略機關名稱、事由）。

8.秘密等級：“絕密”、“機密”、“秘密”三種。一般寫在標題的左上角，加[ ];也有的寫在文件名稱的左上角或右上角，與文件編號相對，不加方括號。

9.主送機關：上行文的主送機關，特別是請示的主送機關，一般只寫一個，對需要同時報送的另一個或數個上級機關，可用抄報的形式。1

10.正文：正文位于主送機關的下一行，首句空兩格寫。在引用公文

時，應注明發文的時間、機關、標題和發文號；運用數字，除發文號、統計表、計劃表、序號、百分比、專用術語、和其他必須用阿拉伯數

字外，一般用漢字書寫，同一公文中的數字使用應前后一致。

11.附件：正文與發文機關或發文日期之間的左側，寫上“附件”或

“附”字樣，并加冒號，全稱、不要籠統地寫“附件如文”或“附件

X件”。

12.發文機關：最末一字以縮回三、四個字為宜，聯合發文的機關都

要寫上，主辦機關排列在前。

13.發文時間：一般以領導人簽發的日期為準，宜縮回一、二個字。

14.印章用紅色蓋在發文機關和發文時間上，未具名發文機關，則蓋

子發文時間上。

15.附注：發問時間的左下方。

16.抄報或抄送機關：發至上級機關的叫抄報，發至下級或平級機關的叫抄送。

17.印發標記：包括印發機關、印發時間和印發份數。翻印時，要注

明翻印的機關和時間，寫在印發機關和印發時間的下一行，再貫以橫

線隔開，右下角則寫明翻印數。批轉（轉發、印發）……通知，通知

正文用三號楷體字。

18.印發機關和印發時間：位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞

之下）占1行位臵，用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間

右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

編號00422（緊急程度）

通渭縣水務局文件

通水發[1999]9號（簽署）

—————————————————

[秘密]

關于XXXXX的通知

局屬各單位：

XXXXXX．．．．．．。

現通知如下

XXXXXXXX．．．．．．。

附：《XXXXXX》一份。

通渭縣水務局

一九九九年九月九日

（此件發至XXXX處、XX鄉政府）

主題詞：XX XX XX XX（標題主要成分加文種）

______________________________________________________________________________

抄送：XXXX，XXXX。

通渭縣水務局辦公室一九九九年X月X日印發

（共印XXXXX份）

第二篇：公文分類

公文從系列來講分為黨的公文、行政機關公文；行文方向來講分為上行文、下行文、平行文。下面以黨的機關公文為例，回答你的問題，希望有所幫助：黨委系統文件格式規范第三條

公文的種類。

1、決議。用于經會議通過的重要決策事項。

2、決定。用于對重要事項作出的決策和安排。

3、意見。用于對重要問題提出見解和處理辦法。

4、通知。（1）用于發布黨內法規；（2）用于任免干部；（3）用于轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；（4）用于批轉（印發）下級機關的公文；〔批轉（印發）與轉發的不同：批轉（印發）是上級機關對下級機關的辦法、做法和針對全局性的工作要求進行批示，以上級名義下發；轉發是下級機關轉發上級機關和不相隸屬機關的文件。）（5）用于發布要求下級機關辦理和有關單位共同執行或周知的重要事項，如《中共修文縣委辦公室關于召開××××會議的通知》。

5、通報。用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

6、報告。用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問。

7、請示。用于向上級機關請求指示、批準。（報告與請示的區別：（1）行文目的不同。報告是為了使上級機關了解有關情況；請示是請求上級的指示和批復，要求上級機關給予答復。（2）行文時間不同。報告可以寫于事前，也可以寫于事后；而請示必須寫于事前。（3）行文的處理要求不同。報告除涉及主要問題外，一般的可以不作答復；請示則需要上級機關回文，表明態度，使下級機關知道該怎么做。（4）行文的內容不同。報告可以是綜合性的，也可以是專題性的；而請示則要求“一事一文”。）

8、批復。用于答復下級機關的請示。

9、規定。用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范》。

10、函。用于平級機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等，如《關于×××同志工作調動的函》。

11、會議紀要。用于記載會議的主要精神和議定事項。第四條

公文格式。由版頭、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、主題詞、印發傳達范圍、抄送機關、印制版記、頁碼等部分組成。

1、版頭。由單位加“文件”二字或者加括號標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。

2、份號。公文印制份數的順序號，一般用阿拉伯數字表示，如“001”，標注于公文首頁左上角。秘密公文必須標明份號。

3、密級。分別為“絕密”、“機密”、“秘密”三個等級。標注于份號下方。按照國家保密局關于《國家秘密文件、資料和其他物品標志的規定》，應當在密級后注明保密期限，如“機密★×年”。

4、緊急程度。對公文送達和辦理時間的要求。緊急公文應當分別標明（一般在傳真電報的緊急程度處）“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

5、發文字號。由發文機關代字、發文和發文序號組成，標注于版頭下方居中或左下方。與其他機關聯合行文時，一般只標明縣委、縣委辦公室的發文字號。發文字號中的發文要用六角形括號“〔〕”括起。

6、簽發人。上報公文應當在發文字號右側標注“簽發人”，“簽發人”后標注簽發人姓名，如“簽發人：×××”。

（標注簽發人應注意：一是只標姓名，不標職務；二是聯合行文，要標明聯署單位簽發人姓名，不能只標其中一個單位的簽發人）

7、標題。由發文機關名稱、公文主題和文種組成，位于發文字號、版頭橫隔線下方，居中排印。

8、主送機關。主要受理公文的機關。主送機關名稱應當用全稱或者規范化簡稱或者同類型機關的統稱，位于正文上方，頂格排印。

9、正文。公文的主體部分，用來表述公文的內容，位于標題或者主送機關下方。

10、附件。公文附件應當置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發文機關署名之前標明附件的名稱和順序。有的也可在正文中加括號注明。附件順序應在附件首頁左上方注明。凡印發規章和批轉有關部門的報告、規章等，其中的“規章”和“報告”不屬附件，而是主件的一部分，此種“規章”和“報告”的內容也應視為正文，即不將“報告”、“意見”標為文件附件，若該“報告”、“意見”本身有附件，則在“報告”、“意見”正文后，按附件標注方法標注。

11、發文機關署名。應當使用全稱或者規范化簡稱，位于正文的右下方。（多個機關聯合行文時，應當水平排列，一般每排3個機關為宜。同級黨委、政府及其辦公室聯合行文時，機關名稱應當上下對齊。）

12、成文日期。成文日期以機關領導人簽發或會議通過日期為準；聯合行文，以最后簽發機關領導人簽署的日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，用阿拉伯數字標注在發文機關署名右下方，首字與發文機關署名第三字對齊，尾字與正文倒數第三字對齊。決議、決定、規定、意見、通報、會議紀要等不標明主送機關的公文，成文日期加括號標注于標題下方正中，同時省去文件落款。

13、印章。除會議紀要和有特定版頭的普發性公文外，公文應加蓋發文機關印章。請示、報告、向平級機關或不相隸屬的機關遞送的函、關于人事任免的公文必須加蓋印章。印章要蓋在發文日期中間偏上位置，上不壓正文，下壓日期，端正、清晰。

14、主題詞。由反映公文主要內容的規范化名詞或名詞性詞組組成，標注在公文末頁下部、抄送機關上方，用橫隔線隔開。主題詞的標引要注意以下幾點：

（1）一份文件的標引，最多不超過5個主題詞。（2）標引順序為類別詞、類屬詞、文種。如《國務院關于加強水土保持工作的通知》，先標類別詞“農業”，再標類屬詞“水土保持”，最后標上“通知”。（3）一份文件如有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引，再對第二個主題內容進行標引。（4）根據需要，可將不同類的主題詞進行組配標引。如《國務院關于“九五”期間深化科學技術體制改革的決定》，可標“科技 體制 改革 決定”。（5）當主題詞表中找不出準確反映文件內容的類屬詞時，可以在類別詞中選擇適當的詞標引。同時將能夠準確反映文件內容的詞標在類屬詞的后面，并在該詞的后面加“△”以便區別；選用地名（機構名）、時間、人名、文獻名稱等專用名詞作標引時，可不作“△”標記。（6）公文的文種作為正式主題詞標引時，應置于最末位。在轉（印）發類型的通知中，一般情況下，被轉（印）發的公文的文種不作為主題詞標引；但如果被轉（印）發的公文屬于黨內法規，其名稱為準則、條例、規則、規定、辦法、細則等，則應作為主題詞標引。

15、抄送機關。指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的上級、同級、下級和不相隸屬機關，名稱標注于印制版記上方，用橫隔線隔開。抄送機關一般按照機關性質和隸屬關系排序。

16、印制版記。由公文印發（翻印）機關名稱、印發（翻印）日期和印制份數組成，位于公文末頁下端。在公文末頁尾部所印的兩條橫線中間，左側注明印發（翻印）機關名稱，右側注明印發（翻印）日期，底線下面右側注明印制份數。印制時間倒數第三字、印制份數最后一字與正文倒數第三字垂直對齊。第五條

公文版頭。視具體單位加“文件”、“會議紀要”、“（）”等。第六條 公文印制。

1、用紙。黨群部門公文用紙幅面為16開型（長260毫米、寬184毫米），左側裝訂。行政機關用紙為A4。

2、排版。一般情況下，文件每頁23行（頁碼另占一行），每行25個字，留有天頭地角（分別為25毫米、7毫米左右）和訂口翻口（分別為28毫米、25毫米左右）。頁碼標注于頁面下端居中，格式為“1”。

3、字體字號及體例。（1）密級、份號、附件：用黑體四號字。（2）發文字號、簽發人、受文單位、落款、印刷版記：用仿宋三號字。（3）正文標題：用小標題宋或華文中宋二號字。（4）行文時間：決定、意見等在正文標題下居中標注行文時間，用楷體三號字；通知、通報、請示、報告等在落款下方標注行文時間，用仿宋三號字。（5）主題詞：用黑體三號字。（6）正文內容：一般用仿宋三號字。此外，如正文分為幾個層次，可按以下體例進行排印，第一層次大標題，用黑體三號字；第二層次標題，用楷體三號字；第三層次標題，用仿宋加粗三號字，其余均用仿宋三號字即可。一般如無特殊需要，文章層次、體例不要過于復雜。

4、數字。參照中華人民共和國國家標準《出版物上數字用法的規定》執行。字體在“word”文檔操作系統下采用“Times New Roman”體。

5、標點。參照中華人民共和國國家標準《標點符號用法》執行。公文常識秘密等級和保密期限：除有特殊規定外，絕密級事項不超過三十年，機密級事項不超過二十年，秘密級事項不超過十年。保密期限在一年及一年以上的，以年計；保密期限在一年以內的，以月計。成文日期：一般標注在公文正文完了之后的右下角，依印章的位置來確定。確定成文日期一般有四種辦法：一是一般性的公文，以機關首長簽發的日期為準；二是經過會議討論通過的公文，以會議討論通過的日期為準；三是法律性公文，以批準日期為準；四是聯合公文，以最后簽發機關領導人的簽發日期為準。公文生效標志（用印和簽署）：用印和簽署是證明公文生效的標志。印章的標識一般有以下三種情況：A 由單一機關制發的公文，應將印章端正、居中壓在成文日期的上面。B 如果是聯合行文，需加蓋兩個印章，應將主辦機關排在前面，兩個印章壓在成文日期上，但兩枚印章不能重疊相壓。C 聯合行文需要加蓋三個以上的印章時，主辦機關排在前面，其他各機關依次排列，每排三個為宜。抄送機關：抄送機關不是公文的主辦單位，不負責對公文的辦理。但抄送機關需了解公文的內容，以便于工作中的溝通和協調。印發機關：印發機關不是指公文的發文機關，而是指文件的印制主管部門，通常是指機關辦公室和文秘部門。正本：正本是根據定稿印制的用作向外發出的正式文本。副本：發送給抄送機關的文件或復制出的文件刊登于報刊的，都可以視為副本。存本：存本指的是發文機關留存的印刷本。試行本：試行本主要用于法規性文件，是法規性文件的一種特殊形式。試行本在試行期間同樣具有法定效用。暫行本：暫行本也主要用于法規性文件。在制發機關認為一時還來不及制定詳細周密的規定時，先發一個暫行的文件執行。在暫行期間具有同等的法定效用。修訂本：修訂本是指已經發布生效的文件，在實行一段時間以后，進行進一步修訂后再行發布使用的文本。修訂本具有法定效用。公文的結構層次：一般來講，文中結構層次應按“

一、”、“

（一）”、“

1、”、“（1）”的順序使用，字體采用黑體、楷體、仿宋加粗方式使用。首頁應有2行以上正文；末頁如果無正文，只有落款，為維護公文的完整性，應在末頁第2行空兩格注明“（此頁無正文）”。印制版記中的“印”與“印發”：上行文和平行文用“××××年××月××日印”，下行文用“××××年××月××日印發”。公文落款和印制版記具體位置說明：成文日期首字與發文機關署名第三字對齊，尾字與正文倒數第三字、印制時間倒數第三字以及印制份數最后一字對齊。公文制發程序領導布置——文秘人員草擬——分管主任審核（修改）——領導閱簽（修改）——編號印發。

第三篇：公文分類

一、公文的定義和分類

（一）定義

公文，是公務活動中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規、政令和信息、情況的表現者、運載者，是機關實施管理的基本手段和重要工具，發揮著上令下達、下情上報和信息溝通的重要作用。公文貫穿機關管理工作的始終。我們要向上級報告情況，需要寫成文件；我們要向鄉鎮、村安排什么工作，提工作要求，需要寫成公文印發下去，備查、備用，便于基層照章執行；我們要告知社會公眾一個什么決定，也要印制成公文。因此，公文寫作與我們每一個機關告知人員息息相關，可以說，具備較強的公文寫作能力，是每一個機關工作人員的基本素質要求。當前，各級各部門都十分缺乏優秀的文秘工作人員，有許多年輕人因為具備較好的文字功底，而被選拔進市、縣黨委、政府機關工作，從而改變了自己的生活環境和人生境遇，一些機關還因為選不到合適的文秘人員而發愁。由此可見，重視公文寫作、加強公文寫作，對于年輕人來說，具有更加積極的作用。

（二）分類

1、按照制文機關的種類劃分：黨務機關公文、行政機關公文、司法機關公文、軍事機關公文、企事業單位公文、社會團體公文。今天講的，重點是行政機關公文。

2、按照行文方向劃分：上行公文、平行公文、下行公文。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內容、措辭等。

3、按照保密程度劃分：絕密公文、機密公文、秘密公文、內部材料、普通公文5種。我們在起草或者管理公文時，必須要按照該公文的秘密等級來處理，涉及秘密問題的，不能泄密。

4、按照緊急程度劃分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。緊急公文的處理，我在后面要專門給大家講。

5、按照使用范圍劃分：通用公文和專用公文。決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等全是通用公文；司法類的公文、經濟類的公文、任免類公文、議案、提案、建議等等，屬專用公文。今天講的，主要是通用公文。

6、按照規范性和頒發程序的規范程度、行政約束力的強弱劃分：規范性公文和非規范性公文。

第四篇：公文分類

文件寫作與處理

（一）公文的分類

根據不同的標準可以對公文作有實際意義的類別劃分。

1、根據形成和作用的具體公文活動領域的不同，公用可以分為通用公文、專用公文兩類。其中通用公文是指各類國家機構和其他社會組織在工作中普遍形成和使用的公文，如命令、通知、通報、報告、請示、函等。專用公文是指在一定專用機構或在一定專項業務領域內根據特殊需要專門形成和使用的公文，如涉外公文、軍事公文等。

2、根據主要傳遞方向的不同，公文可以分為下行為、上行文、平行文三類。其中，下行文是指向所屬被領導被指導的下級機關主送的公文，如命令、指示等；上行文是指向所屬上級領導指導機關主送的公文，如報告、請示等；平行文是指不相隸屬機關之間行文，包括：向同一組織系統或專業系統中的統計機關或向非同一組織系統或專業系統中的任何級別的機關主送的公文，如函。

以上三種分類是我們平時用的較多的，還可以根據內容性質的不同、秘密等級、緩急程度等來分類。

（二）通用公文的文體與格式

通用公文屬于特殊的應用文，由法定作者在公文活動中為

行駛法定職權而制作，功能用在于有效地傳遞和存儲權威性、憑證性信息，以使受文者準確理解并貫徹執行或解決某一具體問題，從而更好地發揮現實效用。通用公文一般具體一下屬性，一是廣泛實用性，二是直接針對性，三是全面真實性，四是規范性。

通用公文的格式遵循國家質量技術監督局1999年12月正式批準發布的《國家行政機關公文格式》國家標準（GB/T9704-1999）。

該標準對公文用紙幅面尺寸的規定是：“公文用紙采用GB/T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm”。

該標準對公文中各要素的定位采用以漢字的字和行作為橫向、縱向的坐標來確定公文中各要素的具體位置。“字”是標識公文中橫向距離的長度單位；“行”是標識公文中縱向距離的長度單位。

該標準對公文中圖文顏色的規定是：除發文機關標識、眉首的反線和發文機關印章為紅色外，其余部分均為黑色。對排版的要求是：正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

該標準還將公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三個板塊。其中眉首要素包括：公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人。主體要素包括：

公文標題、主送機關、正文、附件、成文時間、印章、特殊情況說明、附注。版記的要素情況：主題詞、抄送、印發機關和印發時間。

第五篇：公文分類

每一類公文都可以根據實際需要，依照一定的標準再具體分為若干種。

為了使各種公文都能有穩定的性質、特定的用途，并使更多的人能對這些性質和用途有準確的了解，以便于正確有效地形成和辦理公文，客觀上需要人們對常用的每一種公文都賦予一個能概括表明其性質、用途的統一規范的稱謂，這種稱謂就是文種。

由于文種是經過統一規范的，稱謂統一，含義精確，準確揭示了發文機關的權限、發文機關與主要受文者的工作關系。

行義的目的和要求，表明了公文的具體用途，因此，正確選擇并在公文上標明文種，將會給公文的形成和辦理帶來便利，并有助于維護公文的嚴肅性和有效性。

?條例?第七條規定，黨的機關公交種類上要有：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要等14種。

?辦法?第九條規定，行政機關的公文種類主要有：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告。請示、批復、意見。函、會議紀要等13種。

（一）常用公文文種的適用范圍

1．條例。對于國家權力機關而言，可作為國家法律、地方性法規、民族自治地方有關法規文件的名稱。

全國人民代表大會或全國人民代表大會常務委員會制定的作為國家法律的條例，主要用于調整或明確長期施行的國家政治、經濟、文化等方面的關系或規則。省、直轄市人民代表大會或其常務委員會制定的作為地方性法規的條例，主要用于調整或明確其所轄區域內政治、經濟、文化等方面的關系或規則。民族自治地方的自治區、自治州、自治縣人民代表大會制定的自治條例和單行條例，分別用于：確定本地區實行民族區域自治的基本原則、機構設臵，自治機關的職權、工作制度以及其他有關重大事項；在法律規定的范圍內根據當地民族的具體情況調整或確定某些具體的關系或規則。對于國家行政機關而言，條例可作為國務院制定的行政法規的名稱，用于對某一方面的行政工作作比較全面系統的規定。

對于黨的領導機關而言，條例可作為黨內規章的名稱，用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度。

2．規定。可作為國家法律、地方性法規、行政法規和規章以及黨內規章和機關內部規章 制度的名稱。

用于對特定范圍內的工作和事務作出規定，如確立活動規則，提出處理問題的準則與規程，明確有關單位或人員的權利、義務、責任，對其他法律、法規和規章的內容予以補充等。

3．命令。適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉 獎有關單位及人員。

4．指示。適用于對下級機關布臵工作，提出開展工作的原則和要求。

5．決定。適用于對重要事項或者重大行動作出決策和安排，獎懲有關單位及人員，變更 或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

6、決議。用于經會議討論通過的重要決策事項。7．意見。用于對重要問題提出見解和處理辦法。8．批復。用于答復下級機關的請示事項。

9．通報。用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。實踐中常用于：總結 推廣先進典型的經驗；褒揚先進模范事跡；總結并要求借鑒吸取具有較普遍借鑒意義的各種 教訓；批評具有一定典型性的錯誤思想、錯誤觀念、錯誤做法、錯誤行為；告知性質重要、涉及面較寬的事物的動態、動向。

10．通知。適用于批轉有關下級機關的公文；轉發上級機關和不相隸屬機關的公文波布規范 性公文；傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者共同執行的事項；任免人員。

11．公告。用于地位較高、影響較大的機關向國內外公開宣布重要事項或法定事項。12．公報。用于公開發布重要決定或者重大事件。其具體適用范圍與公告基本相同。13．通告、用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

14．請示。用于向上級機關請求指示或批準。實踐中主要用于：請求上級明確有關方針、政 策或要求；請求上級指示處臵重大問題或因無原則規定難以處理的問題的原則與方法； 請求上級允許根據具體情況變通處理有關問題；請求上級協調與有關方面的復雜矛盾關系；

請求上級分配任務、布臵工作；請求上級核準編制、經費；請求上級審批工作計劃和其他方案；請求上級任免有關干部；請求上級審定有關項目；請求上級審查批準本礬關制定的共需由上級機關審批后方能生效的重要規范性公文；請求上級批準按規定必須履行審批程序的其他事項等。

15．報告。用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問。實踐中常具體用于：向上級反映工作的進展情況；反映工作中出現的有關情況、動向或問題；匯報

有關政策法令或指示的執行情況和有關任務的完成情況；提出糾正有關偏向的具體意見和建 議；提出轉發公文的建議；答復上級的詢問；檢討工作中的錯誤；依照報告制度的規定匯報 各方面的綜合情況及工作計劃；將有關事項或公文報送上級機關備案等。

16．議案。用于各級人民政府（須以政府而非政府部門名義）按照法律程序向同級人民代表 大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

17．函。用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準 等。

18會議紀要。用于記載和傳達會議情況與議定事項。

報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問時使用的公文。

一、報告的使用范圍

報告使用范圍很廣。按照上級部署或工作計劃，每完成一項任務，一般都要向上級寫報告，反映工作中的基本情況、工作中取得的經驗教訓、存在的問題以及今后工作設想等，以取得上級領導部門的指導。

二、報告的特點

1．內容的匯報性：一切報告都是下級向上級機關或業務主管部門匯報工作，讓上級機關掌握基本情況并及時對自己的工作進行指導，所以，匯報性是“報告”的一個大特點。

2．語言的陳述性：因為報告具有匯報性，是向上級講述做了什么工作，或工作是怎樣做的，有什么情況、經驗、體會，存在什么問題，今后有什么打算，對領導有什么意見、建議，所以行文上一般都使用敘述方法，即陳述其事，而不是像請示那樣采用祈使、請求等法。

3.行文的單向性：報告時下級機關向上級機關行文,是為上級機關進行宏觀領導提供依據, 一般不需要受文機關的批復, 屬于單項行文.4.成文的事后性：多數報告都是在事情做完或發生后, 向上級機關作出匯報, 是事后或事中行文.5.雙向的溝通性：報告雖不需批復,卻是下級機關以此取得上級機關的支持 指導的橋梁;同時上級機關也能通過報告獲得信息, 了解下情, 報告成為上級機關決策 指導和協調工作的依據.三、類別及功用

1．例行報告（日報、周報、旬報、月報、季報、年報等）。例行報告不能變成“例行公事”，而

要隨著工作的進展，反映新情況，新問題，寫出新意。

2．綜合報告；全面匯報本機關工作情況，可以和總結工作、計劃安排結合起來。要有分析，有綜合，有新意，有重點。

3．專題報告：指向上級反映本機關的某項工作、某個問題，某一方面的情況，要求上級對此有所了解的報告。所寫的報告要迅速，及時，一事一報。呈報、呈轉要分清寫明。（如：薪酬調查報告）

報告的格式和寫法：

標題，包括事由和公文名稱。

上款，收文機關或主管領導人。

正文，結構與一般公文相同。從內容方面看，報情況的，應有情況、說明、結論三部分，其中情況不能省略；報意見的，應有依據、說明、設想三部分，其中以建設想不能省去。從形式上看，復雜一點的要分開頭、主體、結尾。開頭使用多的是導語式、提問式給個總概念或引起注意。主體可分部分家二級標題或分條加序碼。

結尾，可展望、預測，亦可省略，但結語不能省。

打報告要注意做到：

情況確鑿，觀點鮮明，想法明確，口吻得體，不要夾帶請示事項。

注意結語：

呈轉報告的要寫上“以上報告如無不妥，請批轉各地參照執行。”最后寫明發文機關，日期。

目前寫報告容易出錯的地方有兩處：

1.結尾處有“特此報告”一類結語，由于詞語既無實際意義，也無結構作用，應當去除。如果寫成“以上報告當否，請指示”，就更錯誤，因為如上述，報告是無須上級回復處理的文種，所以，即使協商這句話也是白搭，上級不會答復你。

2.同理，報告后面加附注標明“聯系人”和“聯系電話”也屬廢話。再次，寫報告要避免太長，一般應控制在3000字以內。報告范例】 范文

××市人民政府關于治理××河水質污染問題的報告 ××省人民政府：

省政府轉來××××××委員會提出的關于××河水質污染狀況的報告，經市政府調查研究，對報告中提出的有關問題及解決方案報告如下：

一、解決××河水質污染問題的關鍵是盡快建成污水處理廠。現在××河的污染主要是××區排放的污水所致。×區的排放量為2 5萬噸，污水比較集中，因污水處理廠未能及時建立，致使污水直接排入××河，造成了××河的污染。

為解決××河的污染，市政府已抓緊×區污水處理廠建設，爭取在19××年建成。×區污水處理廠原設計概算為831 6萬元，按現行價格估算約為1100萬元，已于19××年×月開工，建成了8項附屬設施，計完成投資200萬元。市政府今年安排的300萬元投資已全部落實，×區城環局正在組織實施。

根據××河河道以南人口密集區的地下水污染和環境問題，在污水處理廠未建成之前，利用現有污水管道，把污水引到某區污水處理廠以西，污水直接排入污水處理廠的出口，這就避開了污染區。

二、電熱廠的粉煤灰也是污染源之一。對于電熱廠儲灰廠的選址，必須考慮到對地下水和環境的污染。選址已責成×區電熱廠抓緊做工作，爭取盡快報市政府有關部門審批。對南儲灰廠滲漏對地下水的污染，主要采取截流集中排放的措施，以減少對地下水的污染。

××市人民政府

二×××年×月×日

一、函的概念

函是不相隸屬機關之間相互洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批準事項時所使用的公文。

函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關之間行文，而且可以在不相隸屬的機關之間行文，其中包括上級機關或者下級機關行文。在適用的內容方面，它除了主要用于不相隸屬機關相互洽工作、詢問和答復問題外，也可以向有關主管部門請求批準事項，向上級機關詢問具體事項，還可以用于上級機關答復下級機關的詢問或請求批準事項，以及上級機關催辦下級機關有關事宜，如要求下級機關函報報表、材料、統計數字等。此外，函有時還可用于上級機關對某件原發文件作較小的補充或更正。不過這種情況并不多見.二、函的特點

（一）溝通性。函對于不相隸屬機關之間相互洽工作、詢問和答復問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點。

（二）靈活性。表現在兩個方面：一是行文關系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關系的限制。二是格式靈活，除了國家高級機關的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦。可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編發文字號，甚至可以不擬標題。

（三）單一性。函的主體內容應該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。

三、函的分類。

函可以從不同角度分類：

（一）按性質分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關單位正式的公務活動往來；便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發文字號，只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。

（二）按發文目的分。函可以分為發函和復函兩種。發函即主動提出了公事事項所發出的函。復函則是為回復對方所發出的函。

（三）另外，從內容和用途上，還可以分為洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉辦函，催辦函，報送材料函等等。

四、函的結構、內容和寫法

由于函的類別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規范性公函的結構、內容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

（一）首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

2、主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規范化簡稱，其后用冒號。

（二）正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

1、開頭。主要說明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然后用“現將有關問題說明如下：”或“現將有關事項函復如下：”等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發文字號，然后再交代根據，以說明發文的緣由。

2、主體。這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。

（三）結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。

（四）結語。通常應根據函詢、函告、函或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢（）”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

（五）結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。

署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。

五、撰寫函件應注意的問題

函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。

其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。例文一 洽事宜函

中國科學院*研究所關于 建立全面協作關系的函 *大學：

近年來，我所與你校雙方在一些科學研究項目上互相支持，取得了一定的成績，建立了良好的協作基礎。為了鞏固成果，建議我們雙方今后能進一步在學術思想、科學研究、人員培訓、儀器設備等方面建立全面的交流協作關系，特提出如下意見：

一、定期舉行所、校之間學術討論與學術交流。（略）

二、根據所、校各自的科研發展方向和特點，對雙方共同感興趣的課題進行協作。（略）

三、根據所、校各自人員配備情況，校方在可能的條件下對所方研究生、科研人員的培訓予以幫助。（略）

四、雙方科研教學所需要高、精、尖儀器設備，在可能的條件下，予對方提供利用。（略）

五、加強圖書資料和情報的交流。

以上各項，如蒙同意，建議互派科研主管人員就有關內容進一步磋，達成協議，以利工作。特此函達，務希研究見復。

中國科學院*研究所（蓋章）一九九五年×月×日

“請示”是向上級機關請求指示、批復或批準時使用的頻率極高的一個上行文種、公文。請示必須具備以下四個條件：1.必須是下級機關向上級機關的行文。2.請示的問題必須是自己無權作出決定和處理的。3.必須是為己向上請決求準。

“請示”按其行文目的、作用的不同，基本上分為兩類：

一．是直請性的請示，即直接向自己的上級領導或指導機關請求指示或批準事項；

二．是批轉性的指示，即把有關某一方面工作的意見，以“請示”上報給上級機關，要求批轉給有關單位予以辦理。格式：

1、標題

2、稱謂

3、正文：請示的原因、請求的原因及作法。

4、結尾常用結束詞：“當否”、“請批復”，“妥否”、“請批示”。最后署名、日期。

通知分類：

根據適用范圍的不同，可以分為六大類：

1.發布性通知：用于發布行政規章制度及黨內規章制度。

2.批轉性通知：用于上級機關批轉下級機關的公文，給所屬人員，讓他們周知或執行。

3.轉發性通知：用于轉發上級機關和不相隸屬的機關的公文給所屬人員，讓他們周知或執行。4.指示性通知：用于上級機關指示下級機關如何開展工作。5.任免性通知：用于任免和聘用干部。6.事務性通知：用于處理日常工作中帶事務性的事情，常把有關信息或要求用通知的形式傳達給有關機構或群眾 通知的寫法：

由于通知的功能多，種類多，寫法彼此有較大的區別，我們在分類時已經有意識地對各種不同通知的寫法作了一些介紹，這里只能概括介紹一些通知寫作的基本方法。(一)通知標題和主送機關 1．通知的標題

通知的標題一般采用公文標題的常規寫法，由發文機關＋主要內容＋文種組成。如?中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于嚴禁用公費變相出國(境)旅游的通知?。

也可以省略發文機關，由主要內容＋文種組成標題。如?關于印發?規范國有土地租賃若干意見?的通知?(國土資發?1999?222號)。

發布規章的通知，所發布的規章名稱要出現在標題的主要內容部分，并使用書名號。

批轉和轉發文件的公文，所轉發的文件內容要出現在標題中，但不一定使用書名號。如?國務院辦公廳轉發教育部等部門關于進一步加快高等學校后勤社會化改革意見的通知?。2．通知的主送機關

通知的發文對象比較廣泛，因此，主送機關較多，要注意主送機關排列的規范性。如人事部?關于解除國家公務員行政處分有關問題的通知?的主送機關：

各省、自治區、直轄市人事(人事勞動)廳(局)、監察廳(局)；國務院各部委、各直屬機構人事(干部)部門、監察局(室)： 由于級別、各稱不同，主送機關的稱法和排列非常復雜，這個序列顯然是經過深思熟慮后確定下來的。

(二)通知的正文

1．通知緣由

發布指示、安排工作的通知，這部分的寫法跟決定、指示很接近，主要用來表述有關背景、根據、目的、意義等。

曉諭性的通知，也可參照上述寫法。如?國務院關于更改新華通訊社香港分社、澳門分社名稱問題的通知?，采用了根據與目的相結合的開頭方式；?國務院辦公廳關于成立國家信息工作領導小組的通知?，采用的是以“為了”領起的“目的式”開頭方式。

批轉、轉發文件的通知，根據情況，可以在開頭表述通知緣由，但多數以直接表達轉發對象和轉發決定為開頭，無需說明緣由。

發布規章的通知，多數情況下篇段合一，無明顯的開頭部分，一般也不交代緣由。

2．通知事項

這是通知的主體部分，所發布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等，都在這一部分中有條理地組織表達。內容復雜的需要分條列款。

曉諭性通知，有時需要列出新成立的組織的成員名單，以及改變名稱或隸屬關系之后職權的變動

等。

3．執行要求

發布指示、安排工作的通知，可以在結尾處提出貫徹執行的有關要求。如無必要，可以沒有這一部分。

其它篇幅短小的通知，一般不需有專門的結尾部分。

通知的應用極為廣泛。下達指示、布臵工作、傳達有關事項、傳達領導意見、任免干部、決定具體問題，都可以用通知。上級機關對下級機關可以用通知；平行機關之間有時也可以用通知。

會議通知

按市委辦公廳通知，市委定于本月二十五日（星期六）下午二時在友誼電影院召開干部會議，傳達中央領導同志在黨的第XX次全國代表大會上的講話精神，并布臵有關文件的學習計劃。先送上會議入場券一張，請于下午一時正，在大門口集體乘車前往。

此致

X X X 黨委辦公室

一九八二年九月二十日

通知，是轉發同級或不相隸屬機關公文，印發上級或本級機關有關公文，批轉下級機關公文，傳達上級機關指示，任免和聘用干部，發布法規和規章，以及要求下級機關辦理、執行或周知事項的公文。

××市環保局關于轉發?××縣環保局關于開展環保自檢互檢工作的總結報告?的通知 各縣(區)環保局，各直屬單位：

××縣環保局是我省環保工作的先進單位，積累了豐富的工作經驗。近年來，他們通過開展環保自檢和互檢，有效地推動了環保工作的深入開展，并取得了良好效果。他們的經驗基本也適于我市。現將?××縣環保局關于開展環保自檢互檢工作的總結報告?轉發給你們，望參照執行，以推動我市環保工作的深入開展。

××市環保局

一九九九年二月十六日

[簡析](1)體式規范。文中已明確寫出“現將?××縣環保局關于開展環保自檢互檢工作的總結報告?轉發給你們”，故不必再于正文之后落款之前標出附件標題；××縣“總結報告”也不以“附件”出現，而是該“通知”的直接發出件，即為同一件。

(2)理由充分。××縣與××市無隸屬關系，但××縣的環保工作做得好，并是全省的先進單位，而且“他們的經驗基本也適于”××市。所以，予以“轉發”是正常的。