第一篇：涉外秘書英語詞匯（模版）

交易磋商、合同簽訂

訂單 indent

訂貨;訂購 book;booking 電復 cable reply 實盤 firm offer 遞盤 bid;bidding 遞實盤 bid firm 還盤 counter offer 發盤(發價)offer 發實盤 offer firm 詢盤(詢價)inquiry;enquiry 指示性價格 price indication 速復 reply immediately 參考價 reference price習慣做法 usual practice 交易磋商 business negotiation 不受約束 without engagement 業務洽談 business discussion 限**復 subject to reply **

限* *復到 subject to reply reaching here ** 有效期限 time of validity 有效至**: valid till ** 購貨合同 purchase contract 銷售合同 sales contract

購貨確認書 purchase confirmation 銷售確認書 sales confirmation

一般交易條件 general terms and conditions 以未售出為準 subject to prior sale

需經賣方確認 subject to seller’s onfirmation 需經我方最后確認 subject to our final confirmation

貿易方式

INT(拍賣auction)

寄售consignment 招標invitation of tender 投標submission of tender 一般代理人agent 總代理人general agent 代理協議agency agreement 累計傭金accumulative commission 補償貿易compensation trade

(或抵償貿易)compensating/compensatory trade(又叫：往返貿易)counter trade 來料加工processing on giving materials 來料裝配assembling on provided parts 獨家經營/專營權exclusive right

獨家經營/包銷/代理協議exclusivity agreement 獨家代理 sole agency;sole agent;exclusive agency;

交貨條件

交貨delivery

輪船steamship(縮寫S.S)裝運、裝船shipment

租船charter(the chartered ship)交貨時間 time of delivery 定程租船voyage charter 裝運期限time of shipment 定期租船time charter

托運人(一般指出口商)shipper, consignor 收貨人consignee 班輪regular shipping liner 駁船lighter 艙位shipping space 油輪tanker

報關clearance of goods

陸運收據cargo receipt 提貨to take delivery of goods 空運提單airway bill 正本提單original BL 選擇港(任意港)optional port 選港費optional charges 選港費由買方負擔

optional charges to be borne by the Buyers 或 optional charges for Buyers’ account

一月份裝船 shipment during January 或 January shipment

一月底裝船 shipment not later than Jan.31st.或shipment on or before Jan.31st.一/二月份裝船 shipment during Jan./Feb.或 Jan./Feb.shipment

在......(時間)分兩批裝船 shipment during....in two lots

在......(時間)平均分兩批裝船 shipment during....in two equal lots

分三個月裝運 in three monthly shipments 分三個月，每月平均裝運 in three equal monthly shipments

立即裝運 immediate shipments 即期裝運 prompt shipments

收到信用證后30天內裝運 shipments within 30 days after receipt of L/C 允許分批裝船

partial shipment not allowed partial shipment not permitted partial shipment not unacceptable

出口方面的詞匯

出口信貸 export credit 出口津貼 export subsidy 商品傾銷 dumping

外匯傾銷 exchange dumping 優惠關稅 special preferences 保稅倉庫 bonded warehouse 貿易順差 favorable balance of trade 貿易逆差 unfavorable balance of trade 進口配額制 import quotas 自由貿易區 free trade zone 對外貿易值 value of foreign trade 國際貿易值 value of international trade

普遍優惠制 generalized system of preferences-GSP 最惠國待遇 most-favored nation treatment-MFNT

品質條件

品質 quality 原樣 original sample 規格 specifications 復樣 duplicate sample 說明 description 對等樣品 countersample 標準 standard type 參考樣品 reference sample 商品目錄 catalogue 封樣 sealed sample

秘書常用的電話英語

到國外出差之前，一般而言都以傳真和外國的當事者取得晤面的約定，很少用電話聯絡。但是在國內，或是自己在國外需要緊急晤面的時候，利用電話則較為方便。在本篇中所要介紹的是要求晤面的人：

(1)正確介紹自己的姓名，與正確獲知對方姓名。

(2)要詢問希望與誰晤面，并且把意思正確地傳達給對方。(3)要傳達或詢問約定的時間與場所。

如果能正確地溝通并掌握上述三點原則，那么你的商務英文電話就可以說是及格了。(1)經由秘書安排約定

I’d like to make an appoingtment with Mr.Hammer.(我想要和Hammer先生約個見面時間)

原則上約定見面商談時，應事先用傳真或信函同志對方較為妥當。如果在事先未能以書面告知時，最好說清楚見面時想說的內容，如 to diascuss the contract [洽談合同事宜]。

(2)經由秘書安排約定

Could I see Mr.Hammer sometime this week?(我們能不能在這個星期跟Hammer先生見個面?sometime this week 是[這個星期隨便什么時候]之意。最好配合自己的日程表說清楚有空閑的時間，如 Either on Wednesday or Thursday.(星期三或星期四都可以)。

(3)經由秘書安排約定

Would it be possible to see Mr.Hammer tomorrow?(明天能不能跟 Hammer先生見個面?)左句含有 Does Mr.Hammer have time to meet with me tomorrow?(Hammer先生明天有時間跟我見面嗎?)，或 If he does have time,may I meet him tomorrow?(如果他有空，我明天能跟他見面嗎?)之意。

(4)經由秘書安排約定

What time is convenient for him?(他什么時候有空呢?)也可以說 What time is he available?(他什么時候有空?)，但用 convenient 會給人比較客氣的感覺。如果無法照對方的要求時間見面時，就說I’m available at three o’clock.(我三點有空)來試探一下也無妨。

(5)經由秘書安排約定

I’d like to have lunch with him tomorrow.(我想明天和他吃午飯)

在歐美，商業界常舉行 a lunch meeting [商業午餐]。在這種聚餐中，不但容易相互溝通，也可以借此加深彼此交情，因而用餐的時間長達三小時的情形也屢見不鮮。

(6)直接求見本人

If you have time, I’d like to meet with you today.(如果您有時間，我想今天跟您見個面)

雖然已約好時間，可是有急事想提早見面時，就可以用這句。如果沒有空閑時間就說 I’m sorry,but I’m really tied up today.(很抱歉，我今天真的沒空)。

(7)直接求見本人

Could you spare me about half an hour?(能不能給我半個小時的時間?)

這句話是對熟人說的話。spare是[騰出(時間)，分讓(東西)之意。有時間的話說 Sure.,OK.等;如果沒空的話說 I’m afraid I can’t.(恐怕不行)就可以了。

(8)直接求見本人

Could we get together at L.A.Restaurant?(我們能不能在洛城餐廳會面?)

get together是[聚會、會面]之意的較為隨便的說法。說明聚會地點，如某某餐廳等時，最好指出大家共同認識(shared knowledge)的目標比較好。

(9)直接求見本人

I was wondering if we could arrange a meeting to discuss the new product.(我想，我們是不是可以安排一次會面來討論新產品)

這句是經由第三者介紹而尚未謀面的人在約定晤面時使用。I was wondering if...的說法含有不太拘束形式的溫和語氣。還可以用Would it be possible to meet and discuss the new product?.(10)直接求見本人

I’m calling about what we discussed the other day.(我打電話是為了前幾天我們所討論的事)這句是已見過面想再繼續時的說詞。接到電話的人可以答稱 I’ve been waiting for your call.(我一直在等您的電話里)，并接著說Let’s get together.When can we meet to talk?(我們來聚一聚。什么時候可以見面?)

(11)詢問目的What would you like to talk to me about?(你要跟我談些什么事?)

也可以用 Can l ask you what you want to discuss?.要見面之前，事先了解討論的內容、前后關系、背景(context)等有助于預作交涉前的準備工作。

(12)表示同意Sure.(好啊!)

簡短地表達肯定的方式有 Certainly.(當然可以)，Of course.(當然)等，意思都差不多。在談話中如果常用這種簡短詞句會給人幼稚的感覺。應該用一些不同說法才能給人較佳印象。

(13)表示拒絕

I don’t think we have to meet on this subject.(關于這個問題，我不認為我們有見面的必要)對于不認識的人或推銷人員的求見電話，認為無需見面時，可以用這句話，或明確地用It’s probably not necessary to meet.(沒有必要見面)來加以謝絕。

(14)與代理人會面

I’m afraid I can’t, but Mr.Brown will meet you instead.(我不能會面，但Mr.Brown會替我跟你見面)

句首用 I’m afraid I can’t...會給人非常客氣的印象。若不小心而唐突地說出I’m too busy to meet you.,說不定會給對方帶來受輕視的感覺。

(15)想要決定的時間與場所

May I arrange the time and the place, please?(能不能讓我安排時間與場所?)

也可以 Do you mind if I set the time and location for our meeting?(我來定見面的時間和地點可以嗎?)。開會的時間和地點常常影響商談的成果，因而配合對方時間的同時，要把握主導權。

(16)詢問適當的時間

When do you have free time?(您什么時候有空?)

這是自己有時間可以配合對方來約定見面時間的問法。也可以用 When are you available? 談商務時，free time 指的是除去假日及下班后的時間。

(17)告知適當時間

I’m free at three o’clock today.(我今天下午3點有空)

此句是(3點以前不方便，但3點以后才有空)的意思。也可以用 I’m available at three o’clock.如果是[3點到4點有空]的話，就用availbale from three o ’clock until four 即可。

(18)提議約定日期與時間

Can I see you Thursday at nine?(我能不能在星期四，9點跟您見面?)

如果對方沒有時間時，就用 How about...? 的句型來調整適當的見面時間。用I’ll be free anytime from 10:00a.m.till 3:00p.m.on Wednesday.(星期三的上午10點到下午3點我都有空)的話，可以讓對方選擇方便的時間。

第二篇：涉外秘書

1.最初的秘書是指書而不是指人，一般是指宮禁中迷藏之書。以后，才逐漸由物演變成人，成為古代朝廷中的一種官職，既負責掌管典籍或起草機要文書的官員。（東漢的秘書監）

2.現代秘書按其服務對象的不同可以分為公務秘書和私人秘書兩類。

第二章涉外秘書工作的指導思想和工作原則

1.一、涉外秘書工作的指導思想，概括起來講，就是要圍繞認真貫徹黨和國家的對外方針、政策、努力做好‘三個服務’。

二、‘三個服務’是指：一是為上級涉外領導機關和領導同志的工作服務，發揮涉外秘書工作人員的上情下達、下情上報的作用。二是為本級領導服務，發揮參謀、助手和耳目的作用。三是為基層涉外單位的工作服務，發揮綜合、協調和后勤保障作用。

2.涉外秘書在工作中要實現‘四個轉變’：

一、要從偏重于簡單的辦文辦事變為即辦文辦事有出謀獻策。

二、要從簡單的收發信息轉變為即收發信息由綜合處理信息。

三、要從單憑的老經驗辦事轉變為實行科學化管理。

四、要從被動服務轉變為力爭主動服務。

這‘四個轉變’是1985年1月全國秘書長、辦公廳主任會議上提出來的在新形勢下辦公室部門工作的指導方針。

3.涉外秘書的工作職能：一是為涉外領導工作當參謀，二是為涉外領導工作辦事務。

4.涉外秘書工作的具體任務，會議組織包括會議審批、會議通知、會議材料準備、會場服務、會議紀要整理、會議文件立卷等。印信憑證管理：涉外秘書人員必須深刻了解印信憑證的作用和意義，懂得印章憑證的制作、使用和半管。

5、涉外秘書工作的作用：

一、樞紐作用

二、參謀作用

三、信息傳遞作用

四、協調作用

五、門面作用。

6、涉外秘書工作的特點：

一、政治性

二、從屬性

三、服務性

四、被動性。

7、涉外秘書工作的基本原則：準確、迅速、保密、落實。1953年周恩來提出的第三章涉外秘書工作人員的素養

1、涉外秘書人員的職業道德素養：

一、要有自我現身精神

二、要忠于職守

三、要講究工作效率

四、要謙虛謹慎

五、要嚴守秘密。

2、涉外秘書的專業知識：一是涉外專業知識。二是秘書專業知識。專業知識這是涉外秘書人員知識結構的核心部分。

3、涉外秘書人員的基本能力：所謂基本能力，主要是指涉外秘書人員的智力，包括敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、豐富的想象能力和科學的思維能力。

4、涉外秘書的專業能力，除了上節強調的語言文字應用能力外，還要掌握以下四項能力，即較強的組織能力、準確的判斷能力、敏捷的應變能力和廣泛的社交能力。

5、涉外秘書人員的特殊能力：涉外企業和單位都有一套現代化的辦公辦公設備。涉外秘書

人員應當應用這些設備，保證他們高效率地運轉，同時，還應具備一套維修、保養系列的性服務的本領。

6、涉外秘書人員要培養自己良好的意志品質，首先要樹立自覺性、客服盲目性.其次是樹立堅韌性，客服脆弱性。再次是要培養自制力，克服沖動性。

第四章國外秘書工作及其發展趨勢

1、英國政府中的普通行政人員分為四級：

一、行政級

二、執行級

三、文書或辦事級

四、打字、文書和計算機操作級。

2、當前世界各國秘書工作發展的情況的特點：

一、加強對秘書組織結構的研究，提高秘書工作效率。

二、重視對秘書的職業化、專業化的研究與秘書培訓。

三、秘書工作趨向自動化和現代化。

第五章幾個有代表性國家的秘書和秘書工作

1、列寧主張和堅持的一切從勞動人民的個根本利益出發，做到全心全意為人民服務這一基本原則，成為社會主義國家一切工作包括擴秘書工作的出發點和力量源泉，而列寧講究的實事求是、精兵簡政和工作中的高效率，亦應是所有工作包括秘書工作永遠必須遵循的指導方針。

2、按美國《職稱詞典》解釋，秘書這一次的正確含義，試制工作水平高超、貫徹執行下列活動的人：

一、全面處理機關的或公司的行政工作，以減輕政府官員和公司負責人的叫次要的行政事務及辦公室工作。

二、能用速記記錄口述。

三、能用翻譯機將口述或將復制的記錄信息以成文字。

四、處理首長邀會及提醒其邀會。

五、接見辦公室來訪人。

六、接電話和打電話。

七、處理首長私人重要郵件，主動書寫日常函件。

八、對辦公室其他工作人員經行工作監督。

九、整理人事檔案。

3、秘書工作大體可以分為三個方面：

一、指派性的工作。

二、日常工作。

三、獨創性的工作。

4、美國秘書的特點：

一、婦女化。

二、知識化。

三、專業化。

四、高效化。

5、美國秘書的分類：

一、行政秘書。

二、法律秘書。

三、教育秘書。

四、財經秘書。

五、工藝秘書。

6、日本秘書的基本技能：

一、需要通曉本單位面貌。

二、待人接物講禮貌。

三、語言文能力強。

四、對新鮮事物敏感。

五、要有良好的人際關系。

7、日本秘書工作要決：

一、掌握正確的工作方法。

二、傳達事物要婉轉巧妙。

三、行動要機敏。

四、給客人留下好印象。

8、C.B.S考試是日本秘書協會從1979年開始實施的。

9、日本秘書士資格的審定：由日本人年全國短期大學秘書教育學會對申請者進行考試，授予秘書士稱號。

第六章涉外公文概述

1、涉外公文的作用：

一、涉外公文具有貫徹黨和國家對外政策、健全法制的作用。

二、涉

外公文是上級對下級的工作進行領導和指導的工具。

三、涉外公文是對于機關之間展開與協商工作具有聯系作用。

四、涉外公文具有宣傳教育的作用。

五、涉外公文具有平局和記載作用。

2、涉外公文的特點：

一、具有鮮明的政治性。

二、具有法定的強制性。

三、具有格式的規范性。

四、具有表述的準確性。五。具有很強的實效性。

六、具有作者的法定性。

3、按照涉外公文辦理的時間要求，可以分為特急公文、急辦公文、常規公文、分別簡稱為特急件、急件、平件。

4、按涉外公文內容的秘密等級，分為絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文，分別簡稱絕密件、機密件、秘密件和普通件。

5、發文字號：由機關代字、發文和發文順序號組成。聯合行文時，一般只編制公文主辦機關的發文字號。（如“國發（1986）21號”

6、成文日期：是涉外文件定稿簽發的時間。成文日期以文件簽發或會議通過的日期為準，標注再發文機關名稱右下方，最后一個字與正文右側頂格對齊。會議通過的文件，應在標題之下，會議的名稱和通知的日期。

7、涉外公文的制作，大體要經過交擬、擬議、起草、審核、簽發、繕校、用印和封發等多道程序。

交擬：涉外機關領導把撰擬公文的任務交給撰稿人成交擬。交擬是撰制涉外公文的起點。擬議：涉外秘書人員在動筆之前，需要收集有關資料、醞釀構思、以及草擬文件寫作提綱等，這一系列的工作成擬議。

8、涉外公文起草的基本要求：

一、要符合國家的涉外法律法規符合黨和政府的對外方針政策及有關規定，如提出新的政策規定，應加以說明。

二、情況要確實，觀點要明確，條例要清楚，層次要分明，文字要精煉，書寫要工整，標點要準確，篇幅力求簡短。

三、人名地點數字引文要準確，時間應些具體年月。

四、公文中的數字，除發文字號、統計表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者外，一般用漢字書寫。在同一公文中，數字的使用應前后一致。

五、引用公文應注明發表時間機關標題和文號。

六、用詞要準確規范。使用用簡稱時，應先用全程加以說明。不寫不規范的字。

七、合理使用文種，請示問題堅持“一文一事”制度，避免一文數事和在報告中夾雜請示事項。與此同時，起草公文要求征求有關職能部部門的意見，聯合行文，要征求各聯合機關的意見或聯合機關共同起草。

9、涉外公文的審核重點：

一、是否確需行文。

二、內容是否符合黨和國家的對外方針政策以及有關的法律法令，政策是否保持連續性，提法是否同一發布的有關文件相銜接。

三、提出的措施和方法是否符合實際切實可行。

四、內容涉及部門是否經過協調意見是否統一。

五、文字表述是否概念準確，簡明扼要條理清楚語法規范。

六、是否符合規定的審批，會簽手續。

七、文件格式是否符合要求，文種的選擇是否恰當，秘密等級、緩急時限，發布范圍等標注是否合理。

第七章各類常用涉外文書的體例

1、涉外條例：用于規定比較時起施行的調整涉外行政管路活動的法規性文件。

2、涉外規定：為解決或處理涉外行政管理方面某些問題作出的決定，作為處理解決問題的法則。他比涉外條例適用面要窄，內容更為具體和詳細。

3、涉外實施細則：對涉外行政管理方面某項工作所做的詳細而具體的規定。

4、涉外決議、用來下達經過會議討論通過要求貫徹執行的涉外事項時使用的帶有指揮性質的公文。

5、涉外會議紀要：用來通報涉外會議情況傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位其下屬機構共同遵守、執行。以指導涉外工作的帶有指揮性質的公文。

6、涉外調查報告：根據調查對象和反映內容的不同，常見的外貿調研類文件有：國別（地區）調研、市場調研、商品調研、價格調研等。

7、涉外簡報根據反映內容分為情況簡報和會議簡報兩種。

8、涉外公告：用來向國內外公司發布涉外方面事項的文書。

9、涉外通告：在一定范圍內發布某種涉外事項，要求有關部門和人員知曉辦理和遵守的文書。

第八章各類常用涉外文書（下01、涉外經濟合同：我國的法人與外國的法人或自然人之間的，為了實現一定的經濟目的，規定當事人雙方相互權利義務關系而訂立的具有關法律約束力的協議。

2、合同的核心部分，是經濟合同的主要條款內容。

3、涉外協議：是我國政府政黨團體及企事業單位與外國相應的組織或個人之間，就一定的問題通過談判協商取得一致意見而訂立的一種具有經濟或其他關系的契約。

4、涉外意向書：也叫涉外草簽。是指中外雙方或多方就某一問題在進入實質性談判之前進行初步接觸后所形成的帶有原則性方向性意見的文件。

5、涉外仲裁調解書：至涉外仲裁機關在處理對外經濟貿易還是糾紛案件的過程中，經過調解達成和解協議后，按雙方當事人協議制作的結案文書。

6、涉外仲裁裁決書：至我國對外經濟仲裁機關通過仲裁審理程序，進行裁決結案時所制作的文書。

7、涉外致辭：只在涉外事務活動中，出于迎來送往禮儀的需要發表的講話稿，如歡迎詞、歡送詞、告別詞、祝酒詞等。

第九章涉外信息工作

1、信息在發展外向型經濟中的重要作用：

一、信息是企業制定計劃與決策的依據。（對外經

營三要素：商品信息、商品生產、商品推銷）

二、信息是企業對日常業務活動進行有效控制的基礎。

三、信息是企業實現出口商品戰略轉移的手段。

2、世界商品市場信息包括那些？

一、出口商品信息。

二、商品價格信息。

三、國外顧客消費需求信息。

四、國外市場競爭情況。

五、國外市場經營效果情況。

3、社會文化環境方面資料包括：

一、物質文化水平。

二、風俗習慣。

三、教育水平。

四、宗教。

五、價值觀念。

4、客戶信用情況三要素（即3c品格、能力、資本）經營作風、經營銷售和經營能力、資本。

5、涉外經濟信息的搜集方法：

一、委托現有信息業或代理結構，獲取繼續的某方面信息。

二、訂閱國內外主要電訊和有關的報刊資料。

三、通過各種種業務活動，有目的的搜集第一手“活”資料。

四、在國外建立推銷網絡的同時，組建信息網絡。

五、隨同組織出國考察，進行實地調查。

六、充分利用駐外機構的渠道，廣泛了解市場經濟信息。

6、涉外信息搜集處理的基本原則：

一、突出信息的適用性。

二、確保信息的真實性。

三、注重信息的實效性。

四、保持信息的系統性。

五、注意信息的全面性。

第十章涉外會議組織工作

1、會見就其內容來說，有禮節性的，政治性的和事務性的，或兼而有之。

2、會談：是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、文化、軍事問題。以及其他共同關心的問題交換意見，也可以市值洽談公務，或就具體業務進行談判。會談，一般來說內容較為正式，政治性或專業性較強。

3、合影時，一般主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。

4、涉外經濟談判計劃應包括以下基本內容：

一、談判的主體。

二、談判的日程。

三、談判人員和地點。

5、談判結束后，應做好依稀幾個方面的工作：

一、談判結束，回到單位，馬上要準備執行合同的事宜。

二、總結談判中的經驗教訓，包括檢查我方談判目標的實現。談判目表分為高、中、低等。

三、檢查我方談判方案的實施是否按照原方案進行，方案中存在哪些不妥之處。

四、回顧與總結談判組的情況，包括談判組內職權、職責的規定，談判氣憤的維持，談判人員訓練的狀況，與后勤人員合作的情況等。

五、歸納談判對手的情況，包括談判風格、工作效率、在談判是最關心的問題和意向。

第十一章涉外事務工

1、接待準備工作包括以下幾個環節：

一、弄清來賓的基本情況。

二、擬定接待方案。

三、做好必要的資料準備。

四、預定住房車輛游船以及有關事務。

五、即時通上級有關部門保持聯絡。

2、我國的護照分為外交護照、公務護照、普通護照。

3、黃皮書即預防接種書。

4、入境手續包括：

一、邊防檢查。

二、海關檢查。

三、安全檢查。

四、檢疫。

五、乘飛機。

5、介紹里也有先后之分，應把身份低的、年紀輕的介紹給身份高的、年紀大的，把男子介

紹給女子。

6、禮賓次序的排列：

一、按身份與職位的高低。

二、按字母順序。

三、按通知代表團組成的日期先后排列。

第十二章涉外保密工作

1、涉外保密工作的重要意義：

一、涉外保密工作是國家保密工作的重要組成部分。

二、涉

外保密工作是國家安全的重要保障。

三、涉外保密工作是一個國家政局穩定的重要條件。

四、涉外保密工作是經濟發展和科技競爭的重要手段。

五、涉外保密工作仍是我們對敵斗爭的一條重要戰線。

2、我國新時期涉外密保工作的特點：

一、保密的范圍和內容趨于擴大。

二、泄密渠道日益

增多。

三、竊密手段日新月異。

四、竊密活動十分猖狂。

3、泄密渠道突出的表現在以下幾個方面：一。機密文件和資料的泄密、二、宣傳報道中的失泄密。

三、科學技術的泄密。

四、對外貿易泄密。

五、通訊聯絡的泄密。

六、出賣國家秘密。

4、“突出重點，積極防范”是涉外保密工作的一個重要方針。

5、“堅持內外有別，即便利工作，又確保秘密。”是涉外保密工作的原則。

6、“確保黨和國家的核心秘密，有領導又控制的放寬非核心的限制”是涉外保密的一項重

要政策。

7、“更好地為社會主義現代化建設服務”是涉外保密工作的出發點。

8、涉外保密工作的重點：

一、新的科學技術。

二、對外經濟貿易工作。

第十三章涉外秘書工作的辦公自動化

1、涉外秘書工作實現辦公自動化有以下幾個方面的意義：

一、提高辦公效率。

二、提高管理水平。

三、節省辦公費用。

第三篇：涉外秘書

一、基本概念

1．涉外秘書

涉外秘書是指在我國“三資”企業、外國駐華機構、我國涉外單位、部門供職及私人雇傭處理涉外事務的秘書。

涉外秘書的主體是“三資”企業秘書。

2．禮賓次序

禮賓次序：指國際交往中對出席某項活動的國家、團體、各國人士的位次按某種規則和慣例進行排列的先后次序。

3．涉外項目建議書

概念：是由中國合資者向企業主管部門呈報擬與外國合資者建立合資企業或經營項目的申請性文書。特點：建議性、論證性。

.4。“三資企業”

指中外合資經營企業、中外合作經營企業和外商獨資經營企業。

5．國際勞務合同

概念：是國際勞務提供方與被提供方就國際勞務輸出事項簽訂的在一種協議文書。.6。禮賓規格

指在禮待不同層次賓客時所必須遵循的已被先期正式規定的具體要求。特征——規范性、穩定性、禮賓性、差異性、簡約性。原則——服從外交、身份對等、一視同仁、有所區別.7。商務談判

是指人們為了滿足各自的需要、協調彼此之間的利益關系，而在一定的時空條件下通過協商對話達成交易的行為和過程。

二、基本理論：

1、涉外秘書與機關秘書的區別。

一、管理目標不同

二、服務對象的區別

三、工作范圍的差別

四、業務側重點不同

五、任職資格、職級待遇不同

2、公文的行文規則。

1、按職權范圍和隸屬關系行文

2、一般不越級行文

3、準確地確定和區分主送機關和抄送機關

4、確有必要，可以聯合行文

5、“請示”公文應當一文一事

3、簽字儀式的準備與服務工作的主要內容。

簽字儀式的準備：

1、布置好簽字廳

2、準備好簽字用具

3、簽署涉外商務合同時，應在簽字桌上擺放雙方國旗

4、簽字時的座次安排

◆簽雙邊性合同——右為尊；雙方人數大體相當；前高后低。

◆簽多邊性合同——按事先約定的順序；助簽人依“右高左低”的原則站立于簽字人的左側； ◆簽字儀式的正式程序：

1、簽字儀式正式開始

2、簽字人正式簽署合同文本

3、簽字人正式交換已經有關各方正式簽署的合同文本

4、共飲香檳酒互相道賀

4、涉外日常禮儀中談話禮儀的要點。

（1）避談政治、宗教等敏感問題

（2）注意不要以自我為中心

（3）避免詢問他人穿著、飾物等之價格

（4）不可詢問他人尤其是女士的年齡

（5）切勿形成小圈子

（6）不可竊竊私語

（7）有不同國籍的人應盡量說英語

（8）主人或賓客在發言時請立即安靜下來以示尊重

5、商務談判的定義與要素。

1、定義

是指人們為了滿足各自的需要、協調彼此之間的利益關系，而在一定的時空條件下通過協商對話達成交易的行為和過程。

2、要素

參與者

時間

地點

策略與技巧

6、印度人的見面禮有哪些？

貼面禮、摸腳禮、舉手禮

7、辦公室日常管理工作的主要內容。

一、進行安全檢查，改進工作環境

二、作好信息保密工作

三、安排值班工作，編制值班表

四、辦公室財務管理

五、印章和介紹信管理

六、辦公用品的發放和管理

七、辦公效率和時間管理

第四篇：涉外秘書概論

1、涉外秘書經常協調的關系有上司之間的關系，上司與下級之間的關系，智能部門之間的關系、內外關系。

2、涉外秘書對外公關對象的側重點是工商部門和政府主管部門。

3、根據秘書對領導工作起影響作用的大小、有的學者將秘書分為高級、中級、初級。

4、我國機關秘書人員職責可以歸納為處理事務和綜合服務。

5、‘三資’企業的管理風格、歸納起來，大致可以有兩種：美國式和日本式。

6、涉外秘書對上司進行精力輔助，應做好的工作是安排上司日程、為上司接駕、摘錄問題

要點、撰寫講話稿。

7、在應用經濟學方面，涉外秘書應掌握的知識是對外貿易知識、市場營銷知識、財務知識。

8、涉外秘書在處理與同事之間的關系時，應尊重同事、寬容隨和、樂于助人、一視同仁、善待同事的家屬。

9、涉外秘書職業道德的內涵包括如下內容：忠誠、勤學奮進、認真負責、廉潔奉公。

10、香港的中文公文基本上達到了簡、淺、通、切的白話文要求。

11、‘三資’企業制度嚴明，除招聘要求外，工作要求嚴格，還表現在考核制度嚴格。

12、速記具有以下優勢特點：及時迅速、經濟便捷、應用廣泛、利于保密。

13、我國秘書按服務對象分：有公務秘書和私人秘書。

14、涉外秘書的職責可歸納為處理事務綜合服務。

15、‘三資’企業的組織機構大致有以下幾種：智能型、直線型、直線職能型、事業部

型、矩陣式結構。

16、辦公室內墻的天花板，一般宣采用的基本色調是白色、乳白色和天藍色。

17、秘書學的知識，主要包括秘書學、涉外秘書實務、公文寫作和文書處理、秘書心理

學、管理學。

18、秘書向上司進言必須適事、適時、適地、適度。

19、涉外秘書的愛國主義體現在：堅定的政治立場、維護國格、人格、保守秘密、維護

國家利益、維護員工利益。

20、日本秘書的職級有見習、初級、中級、高級。

21、涉外秘書的整體功能具有樞紐作用、綜合作用、協調作用和窗口作用。

22、涉外秘書應掌握的行業知識主要包括經濟學知識、涉外法規和財會知識。

23、香港現行公文的種類有人事令、呈文和簽注。

24、涉外秘書女性化主要有以下幾個方面的內因：擅長處理人際關系、耐心、細致、條

理性強、有打字的天賦。

25、涉外秘書的辦公室常見的方位是位于外間和位于上司的辦公桌旁。

26、涉外秘書在工作中要準確無誤，避免差錯，具體可歸納為：辦文要準確，辦事要穩

當，匯報要如實，建議要慎重。

27、涉外秘書必須努力了解自己的上司，了解的內容包括上司的思路，上司的工作方法，上司的個性，上司的志趣愛好。

28、日本人以鞠躬為禮，依據恭敬的程度，鞠躬禮可分為30度、45度和90度。

29、涉外秘書的求職途徑可以由學校推薦、借助人才市場、親友介紹和直接求職。

30、涉外秘書職業具有的特性是服務性、被動性、隱匿性。

31、美國秘書工作特點是社會化、專業化和智能化。

32、我國秘書工作新觀念中的四個轉化的實質是發揮秘書的參謀作用和助手作用。

33、我國國內秘書男性化的傳統原因有封建殘余意思作祟，我國干部制度的影響，世俗

觀念的束縛。

34、開放式布局的辦公室具有以下優點：辦事效率高、有利于相互監督、節省了辦公用

房、和辦公經費。

35、秘書職業具有隱匿性，這就要求秘書甘居幕后、埋頭工作、謙虛謹慎和不求聞達。

36、‘計算機秘書’可以幫助我們做的工作是：起草文件、打印資料、辦理文件登記和

管理信件、管理信息資料、儲存數據、檔案管理和會務管理。

37、秘書部門和公共關系部門有具有耳目作用、參謀作用和協調作用。

38、涉外秘書要恪守信用的職業道德，依從以下幾點做起：準時，不輕易許諾以及言必

信。

39、為什么說公共關系與庸俗關系兩者的工作對象不同？

答：1，公共關系是一個組織與各類公眾協調好關系，因此，它是以組織為主體，以公眾為客體的工作對象。2，庸俗關系是以私人為主體，私人打交道，將個別私人作為工作對象，它能以組織的名義出面，卻是假公濟私，化公為私。

40、涉外秘書女性化有哪些內因？

答：1，女性善于處理人際關系；2，耐心細致，條理性強，3，記憶力強，有打字天賦，4，天生謹慎有利于保密，有利于協調辦公室氣氛。

41、‘三資’企業具有哪些管理特點？

答：精干高效、制度嚴明、唯才是用、博采眾長、政令通暢。

42、‘三資’企業文化有什么作用？

答：

1、增強員工的向心力和凝聚力。

2、增強員工自豪感、社會責任感。

3、有利于改善人際關系。

4、有利于樹立企業形象。

5、促進企業現代化。

43、秘書的工作有哪些？你認為應該如何做好這些工作？

答：秘書工作內容分廣義和狹義兩種。廣義的即秘書部門工作，也稱辦公室工作；狹義即秘書業務工作。有以下幾方面：文書管理、文書擬寫、文書制作、檔案管理、印章管理、會議管理、調查研究、信息工作、接待工作、日程安排、事務工作、值班工作。

做好秘書：做人、敏于事、博學不窮

44、秘書應具備什么樣的能力和職業道德？

1、高效的工作能力。

2、善于人際溝通。

3、有外交家的平衡術。

4、能擔當重任。

5、有良好的社交能力。素質：基本素質（身體素質、心理素質、思想素質）、業務素質（理論知識、時間經驗、辦事能力）、文化素質（社會科學、自然科學、外語）此外，學會一些有益的技能，如電腦、開車、琴棋書畫等、

第五篇：涉外秘書禮儀

涉外秘書禮儀

“禮“是人們在社會生活中相互交往時的一種行為規范。禮是怎么產生的？有人認為：人類在狩獵時代就已經知道要有禮貌，因為在打獵時，打獵者相互間必須保持適當距離。隨著人類歷史的前進，隨著社會經濟、政治和文化的發展，人際交往日趨平繁，社會生活更加復雜和多樣化，“禮”也不斷豐富和發展。

“禮”是上層建筑的一部分，它的發展以物質生產和社會發展為基礎。自從有了階級和國家，“禮”的發展也達到了一個新階段。這時候，“禮”已不僅是個人之間的交往的“私人禮節”，而是成了國家統治的一種手段。在西方，“禮”一詞，也往往指上流社會中的行為規范或宮廷禮儀，以及官方生活中公認的準則。至于平民百姓，則只要求他們遵循統治階級的法律，供權貴們奴役驅使就可以了，達與中國古代封建社會“禮不上大夫，禮不下庶人”，其是不謀而合。國際禮儀與交際禮儀是各國在長期的國際交往中逐漸形成的，受到各國的普遍重視與廣泛使用。無論在官方的或民間的友好往來中，都具有相當重要的作用。當然，在國際上，禮賓與交際活動都有一定慣例，不少國家則保持著各自傳統的禮儀形式和禮節，有自己獨特的做法，具有民族特色，或根據特殊的需要，靈活變通。

國際禮儀和交際禮節總的發展趨勢：逐漸簡化，更加靈活，更加注重實效。(三)學習國際禮儀知識的必要性

一個國家的領導人、公職人員、涉外工作人員在涉外場合的行為舉止，不僅僅是一種私人行為，更會產生一定的對外影響。一個公司、企業、社會團體的代表在對外場合的言談行為，不僅關系到本公司、本社團的形象，影響到買賣交易的成敗，有時甚至影響到國家的榮譽。

每個公民應遵循一條基木準則：當你在自己國家時，你不過是成千上萬公民中的普通一員，而在國外，你就是“中國人”，是中國人的代表，你的言談舉止，決定他國人對我們國家的評價。

為了維護我們個人、單位、國家的對外形象，我們都應當學習禮儀知識，了解、重視并遵守國際上的通用的禮節與禮儀規范。

有人認為，我們中國是有悠久文明歷史的“禮儀之邦”，接待國際客人，只要遵從我們自己的禮儀習俗就行了，不必去學那些“洋規矩”。的確，各國都有自己的禮儀做法、傳統和特點。按本國的禮儀習俗辦事，外賓容易理解，但有時也難以接受。例如：中國有勸酒的禮儀習俗，但是如在涉外交際場合，一再勸酒，致使有些外賓勉強應付，往往酒醉誤事。所以，應當注意我們傳統做法與國際通用禮儀之間的異同情況，避免外賓所不容易接受和習慣的做法，以免使他們感到尷尬和難堪。(四)現代國際禮儀的基本準則和特點

1.現代國際禮儀的基木準則。

聯合國憲章在《序言》中闡述了“大小各國平等權利”的信念，并規定了各會員國應當遵循的7項原則。其中第一項為：“本組織系基于各會員國主權平等之原則”。

現代國際關系以公認的“主權平等”為基礎。“主權平等”包含兩方面的涵義：一方面，每個國家都享有平等權利，不受他人侵犯；另一方面，每個國家都有尊重別國主權的義務，不得借口行使自己的主權而侵犯他國的主權。國家不論大小，都應當具有獨立自主處理自己內外事物、管理自己國家的權利。國家與國家相互之間是平等的，所有國家都是國際社會的平等成員。

“主權平等”既然是現代國際關系的基本準則，作為國際交往中行為規范的現代國際禮儀，當然也必須

遵循這一準則。

“主權平等”常常體現在以下幾個方面：

(1)國家的尊嚴受到尊重：國家元首、國旗、國徽不受侮辱。

(2)國家的外交代表，按照國際公約的規定，享有外交特權和豁免。

(3)不以任何方式強制他國接受自己的意志；不以任何借口干涉別國的內部事務。

(4)在交往中，實行“對等”和大體上的“平衡”。

所謂“對等”實際是上就是“禮尚往來”，交往的雙方人員，身份要大體相當；代表團互訪時，雙方的接待規格應相差不多；“投之以桃，報之以李”，是“對等”原則的正面引用。在國際交往中，有時也從負面運用這一原則。如：你趕走我的武官，我就驅逐你的參贊；你怠慢了我，我也請你坐一坐“冷板凳”等。

所謂“平衡”，也可以理解為“一視同仁”或“不歧視”的原則。但是，所謂“平等”、“平衡”都是相對的，不是絕對的。在國際交往中，在禮儀上給予“破格接待”的，也有諸多先例。可見國際禮儀程序的運用也是

一種外交藝術。

(5)“主權平等”的原則，在國際組織中和國際會議上，表現為每一個參加國都有同等的“代表權”和“投票權”，每一個國家所投的票在法律上具有同等效力。

(6)在“禮賓序列”問題上，也應當體現各國“主權平等”的原則。在國際會認上，各國代表的位次，不是按國家大小強弱的原則來排列，一般是按會議所用文字的國名字母順序來排列。在簽定條約協定時，應遵守“輪換制”，既每個締約國在其保存的一份文本上名列首位，它的代表在這份文本上首先簽字。在國際活動中，各國代表的序列，應以代表的職務高低或就職時間的先后作為排列的依據。在文字的使用上，每個國家都有使用本國文字的權利。在簽定國際條約協定時，本國文字與別國文字具有同等效力。

國際慣例的幾個特點：

·能用性，為大多數國家和地區通用。

·穩定性，不受政策調整和經濟波動的影響。

·重復性，一般都是反復運用。

·準強制性，受到各國法律的保護，具有一定的法律約束力。

·效益性，被國際交往活動驗證是成功的。

2.現代國際禮儀的特點。

(1)必須以相互尊重、主權平等為基礎。現代的國家關系應當是完整的主權國家之間的關系。這與封建割據、閉關自守的封建國家之間的關系、宗主國同殖民地附屬國之間的關系不同。國家不論大小強弱，主

權應當一律平等。

(2)國家間，除雙邊關系發展外，多邊往來大量增加的趨勢十分明顯。從而在禮儀做法上也提出了許多

新問題，產生了新的做法。

(3)國際禮儀的內涵更加豐富，包括政治外交、經濟貿易、文化教育、軍事國防以及民間往來等各方面、多層次的國際往來，也都通過一定的禮儀形式來進行活動。特別是國際經濟貿易的發展，許多公司企業都

設有專職禮儀人員或公關部門。

(4)禮儀活動更加講求實效，活動的形式更加多樣，具體安排更加靈活。例如，領導人之間的實質性會談更加受到重視：日程安排更加緊湊合理，舉行宴會講究禮儀但不事鋪張；參加宴會的人數有所壓縮；宴會上發表正式講話的次數有所減少；動員群眾參加的大規模場面很少；互訪代表團人數減少；生活接待更

加注意安全、舒適、方便等。

(5)“川禮儀簡化”成為趨勢。由于國際交往和活動急劇增多，繁文縟節勢必成為人們不堪負荷的重擔，分去人們的許多時間和精力。因此，外交禮儀簡化在國際上成了一種必然趨勢。(五)外交禮遇的三條原則

和四條標準

1.外交禮遇三原則。

對等的原則：即一方出場與來訪者在級別、職務、以及待遇、費用等方面，大體上要對等。除非有特

殊的安排，外交禮遇不宜隨便提高或降低；

破格的原則：有的來訪者身份雖然不高，但有較深背景，或一方對另一方有特殊要求，或為了達到某

種目的而給來訪者以破格的較高接待禮遇。

從簡的原則：即重精神、重友誼、重實效、不重形式，不講排場，不事鋪張。從簡不等于冷落，要注

意生活照顧，盡量做到熱情周到。

2.四條基本標準。

舉辦任何一項對外交際活動，都需要大量的具體工作。因此要求每一個禮賓工作人員既要有高度政治責任感，又要熟悉各方面的業務，并且還要有既嚴謹又靈活的工作作風。一般來講，衡量接待工作完成得好與不好，有四條基本標準：禮遇、宣傳、安全、服務。(六)我國禮賓改革及特點

禮儀與禮節在一定意義上反映了一個國家的文明程度、文化狀況和社會風尚。然而，隨著國際交往的日益發展，各國禮儀形式與交際禮節都在不同程度發生變化和改革。面對迅速發展的對外開放形勢，我國在確保做好外賓接待工作的前提下，既考慮到國際慣例的需要，又從我實際出發，對接待來訪的外賓的禮節禮儀等方面作了一系

列的規定和改革。

涉外秘書：涉外禮儀對于秘書本人

涉外通則是指中國人在接觸外國人時，應當遵守并應用的有關國際交往慣例的基本原則。它包括以下十一個主要內容：

1.維護形象。首先是個人形象，都真實的體現個教養和品味。比如：一名男子身穿深色西服套裝時上衣左袖口上的商標必須拆掉，而且不能穿白色的襪子。其次個人形象還反映個人的精神風貌與生活態度。第三，個人形象展現他對待交往對象所重視程度。第四，個人形象代表其所在單位的整體形象的有機組成部分。第五，在國際交往中個人形象往往還代表其所屬國家、所屬民族形象。所以我們在涉外交往中必須時時刻刻主意維護個人形象，特別是在正式場合留給外國友人的第一印象。在維護個人形象時，注意這樣六個要素1，儀容2，表情3，舉止4，服飾5，談吐6，待人接物。儀表禮儀 在人們交往中,僅容儀表最先引人注目。它不僅儀是個人之所好,而且體現了對他人、襯社會、對職業的態度,表現出一個人的精神狀態和文明程度,甚至可以反映出民族文化和精神風貌。儀容儀表的總要求是高稚整潔,與弄作相稱。男士服裝講究合身.領帶的顏色和圖案應與襯衣和外衣相配。如素色無紋襯衣最好配有圖案花紋的領帶;若襯衣本身有圖案花紋,配一條單色無花紋的領帶就顯得和諧。在正式場合,男士一身深色西裝給人以莊重而深沉的感覺。夏日代穿襯衣時,襯衣要掖在褲內。任何時候都要把鞋擦亮。女士的服裝要體現出職業婦女的風度,通常以樸尖、大方、實用為原則,佩戴飾物要簡單。工作場合應進免穿色彩艷麗、樣式奇特的服裝。即使在舞會上,也不要穿祖胸露肩的夜禮服以獲下擺開叉過高的衣裙,否則與職業不相稱。在夏季,即使天氣炎熱,也要穿長林。另外,化壯要自然,不要過分濃艷。

2.不卑不亢。是涉外禮儀的一項基本原則。它的主要要求是：每一個人在參與國際交往時，都必須意識到，自己在外國人的眼里，是代表自己的國家，是代表自己的民族，代表著自己的所在單位。

3.求同存異，從國際交往中大體有三種方法可行：

一、是以我為主。所謂以我為主，即在涉外交往中依舊基本上采用本國禮儀。二，是兼及他方。所謂兼及他方即在涉外交往中基本上采用本國禮儀的同時，適當地采用一些交往對象所在國現行的禮儀。

三、求同存異是指在涉外活動中為了減少麻煩，避免誤會，最為可行的做法，是既要了解對交往對象所在國的禮儀與習俗，并予以尊重，更要對與國際上所通用的禮儀慣例認真地加以遵守。

4.入鄉隨俗，是基本原則之一。它的主要含意是：要真正做到尊重交往對象，首先就必須學習尊重對方所獨有的風俗習慣。而在涉外交往中要注意兩個問題1是必須充分地了解與交往對象相關的習俗。作到“入境而問禁，入國而問俗，入門而問諱”。2是必須無條件地對交往對象所特有的習俗加以尊重。

5.信守約定，這是國際禮儀中嚴格要求自己的原則之一。要作到信守約定主要在下列三個方面：

1、在人際交往中，許諾必須謹慎。

2、對于自己已經做出的約定，務必要認真地加以遵守。

3、萬一由于難以抵抗因素，致使自己單方面失約或是有約難行需要盡早向有關各方通報，如實解釋，并且還要鄭重其事的向對方致以歉意并且主動的負擔按照規定和慣例因此而給對方所造成的某些物質方面的損失。

考試用書

6.熱情有度，作到熱情有度的關鍵在以下四個方面：

1、關心有度。

2、是批評有度。

3、距離有度。

4、舉止有度。距離有度中我們還要知道這樣的幾個要求，其一，是私人距離。其距離在小于0.5米之內，它僅適用于家人、戀人與至交。其二，是社交距離。其距離為大于0.5米，小于1.5米，它適用于一般的交際應酬。其三，禮儀距離。其距離為大于1.5米，小于3米，它適用于會議、演講、慶典、儀式以及接待，意在向交往對象表示敬意。其四，是公共距離。其距離大于3米外，使用于公共場所頭腦感陌生人相處。

7.不必過謙，在涉外場合要作到這樣幾個要求：

1、當外國友人贊美自己的相貌、衣飾、手藝時，一定要記住落落大方地道上一聲：“謝謝”。

2、當外國友人稱道自己的工作、技術或服務時，同時要大大方方的認可。

3、在涉外交往中當需要進行自我介紹或對自己的工作、學習、生活、服務、產品、技術、能力、特長進行介紹時要敢于并且善于實話實說。

4、當自己同外國友人進行交際應酬時，一旦涉及自己正在忙什么、干什么的時候，無論如何都不要脫口而出，說什么自己是“瞎忙”，“混日子”，“什么正經事都沒干”等，這樣，對方會認為你是不無正業的人。

8.不宜為先，它是基本要求之一，在涉外的場合中遇到一時難以應付、舉棋不定，或者是不知道到底怎樣作才好的情況下，最好的做法是盡量不要急于采取行動。另外，不宜為先具有兩層含義，一、它要求人們在難以確定如何行動才好時，應當盡可能地采取任何行動，免得出丑露怯。二它要求人們在不知道到底怎么做才好而有必須采取行動時，最好是先觀察其他人的正確作法，然后加以模仿，或是同當時的絕大多數在場者在行動上保持一致。

9.尊重隱私，在國際交往中，下列八個方面的私人問題，均被海外人士視為個人隱私問題

1、收入支出。

2、年齡大小。

3、戀愛婚姻。

4、身體健康。

5、家庭住址。

6、個人經歷。

7、信仰政見。

8、所忙何事。

10.女士優先，在一切社交場合，每一名成年男子，都有義務主動自覺地以自己的實際行動，去尊重、照顧、體諒、關心和保護婦女，以后還要想方設法、盡心竭力的去為婦女排擾解難。

11.愛護環境，在涉外交往中主意兩點：

1、光有愛護環境的意識還是遠遠不夠的；

2、與外國人打交道時，在愛護環境的具體問題上要好自為之，嚴于自律。

12.以右為尊，是國際禮儀中最基本的一項禮儀。

二、介紹引見禮儀 介紹和引見要大方自如,以使各方都感到無構無束,產生愉快之惑。自我介紹時必須充滿自信,才能顯出魅力并使人產生信禎和好惑。相反,含糊不清的介紹或吞吞吐吐的語言會使人感到你缺乏信心而被輕視,甚至會給彼此的交往制造障礙。

社外秘書禮儀使用的目的有三：

第一、提升個人的素養，比爾．蓋茨講“企業競爭，是員工素質的競爭”.進而到企業，就是企業形象的競爭，教養體現細節，細節展示素質。

第二、方便我們的個人交往應酬。我們在商業交往中會遇到不同的人，對不同的人如何進行交往這是要講究藝術的，比如夸獎人也要講究藝術，不然的話即使是夸人也會讓人感到

不舒服。

第三、有助于維護企業形象。在商務交往中個人代表整體，個人形象代表企業形象，個人的所作所為，就是本企業的典型活體廣告。一舉一動、一言一行，此時無聲勝有聲。

商務禮儀的三個基本理念

商務禮儀的基本理念：

商務禮儀與公共關系之一：尊重為本。

商務交往中，自尊很重要，尊重別人更重要。有三點主要事項，一、對交往對象要進行準確定位，就是你要知道他是何方神圣。然后才能決定怎樣對待他。國際交往中禮品包裝的價值，不得低于禮品的1/3，接受外國人的禮物時，要當面把包裝打開，而且要端詳一會，并要贊揚一下。和外國人一起就餐，有三不準，一不能當眾修飾自己；二不能為對方勸酒夾菜，不能強迫別人吃；三是進餐不能發出聲音。這是尊重別人，另外要講規矩，比如接受名片，接受名片時如何做才是尊重別人，專業要求是有來有往，來而不往非禮也。要是沒有也要比較委婉地回答，可以告訴對方，沒帶或用完了。商務交往中有時是需要一種“善意的欺

騙”。

商務交往與公共關系之二：善于表達。商務禮儀是一種形式美，交換的內容與形式是相輔相成的，形式表達一定的內容，內容借助于形式來表現。對人家好，不善于表達或表達不好都不行，表達要注意環境、氛圍、歷史文化等因素。

商務禮儀與公共關系之三：形式規范。第一、講不講規矩，是企業員工素質的體現；第二、是企業管理是否完善的標志；有了規矩不講規矩，說明企業沒有規矩，比如作為一個企業，在辦公時間不能大聲講話，不能穿帶有鐵掌的皮鞋，打電話也不能旁若無人。講形式規范就是要提高員工素質和提升企業形象。商務場合通電話時誰先掛斷電話？地位高者先掛。客戶先掛。上級機關先掛。同等的主叫者先掛。

職場著裝六不準，第一過分雜亂，制服不是制服，便裝不象便裝，非得穿出點毛病來。第二過分鮮艷（三色要求），第三不能過分暴露，女同志不能超低空，影響辦公秩序；第四過分透視，里面穿的東西別人一目了然，這不是時尚，是沒有修養；第五過分短小；第六過分緊身，女同志較多，公司在交往中尤其不允許。講不講規矩就是企業的形象問題。

以上是商務交往中的三個基本理念，這三個理念相互融合的，有禮貌不規范不行，在商務交往中怎樣才能做到禮貌，禮貌不是口號，是有實際內容的，那就是要把尊重融入其中。就是要把尊重、禮貌、熱情用恰到好處的形式，規范地表達出來。

商務禮儀的基本特征有三 ：

一、規范性。規范者標準也。是標準化要求。商務禮儀的規范是一個輿論約束，與法律

約束不同，法律約束具有強制性。

二、區分對象，因人而異。

三、技巧性。如何問客人喝飲料。要問封閉式的問題。

商務禮儀的作用。一言以蔽之，內強素質，外塑形象。

第一個作用就是提高我們商務人員的個人素質。市場競爭最終是人員素質的競爭，對商務人員來說，商務人員的素質就是商務人員個人的修養和個人的表現。教養體現于細節，細

節展示素質。

第二個作用有助于建立良好的人際溝通。交往中不懂禮貌，不懂規矩有時會把事情搞砸。（比如接電話）。拜訪要預約，預約要準時。

第三個作用維護形象。個人、企業和國家形象。商務禮儀就是要維護企業形象。減災效應，經濟學概念。少出問題，少影響人際關系。

秘書在商務交往中，見面時的禮儀是要講究的，前面講過首輪效應，第一印象非常重要，說一個日常生活中的事，一個年輕的小姐與一位先生握手，有的小姐自認為很淑女、很懂禮貌，相反表現的卻是不懂禮貌，沒有見過世面、不夠落落大方。（握手的表現）。握手要用2公斤的力。見面禮儀的幾個重要細節：

一、問候。問候者打招呼也。問候時有三個問題要注意，1、問候要有順序，一般來講專業地位低的先行，下級首先問候上級、主人先問候客人、男士先問候女士，這是一個社會公德；

2、因場合而異。在國外女士與男士握手女士可以不站起來，這是在國內，在工作場合是男女平等的。社交場合講女士優先，尊重婦女。

3、內容有別。中國人和外國人、生人和熟人、本地人和外地人不大一樣。下面講兩個要點，一是那些稱呼是最普遍的適用的，1、稱行政職務；

2、稱技術職稱；

3、行業稱呼；

4、時尚性稱呼；先生、小姐、女士等；和外商打交道時，更習慣稱呼先生、女士。慎用簡稱。