第一篇：大型超市采購流程

大型綜合超市采購控制及管理流程

1、每月對單品進行檢查，依據商品組織結構及商品銷售排行榜，對滯銷及質次商品進行終止，不斷優化商品組織結構。

2、對供應商合作情況進行檢查，對不能持續供貨，促銷不配合及采取不正當經營手段的供應商進行調整。

3、對促銷商品進行檢查，對促銷商品斷貨及質量問題，及時予以協商解決。

4、對已簽訂的合同條款進行檢查，不斷改善談判條件。

5、對談判與營業合作進行檢查，發現疏漏及時解決。

6、對商品價格毛利率進行檢查，獲取競爭性低價，為公司贏得最大毛利。

采購部經理工作規范

1、審核談判員所答合同是否符合要求；確認供應商及終止供應商。

2、審核新增單品是否適合當地消費者，以便進行單品確認。

3、審核單品是否調價（進/售價），并進行確認；促銷單品是否合格；日期段內商品排行、費用收取是否合理。

4、每月分析一次銷售情況，審核各部組滯銷商品的淘汰以及暢銷商品的調整和新商品的導入。

5、隨時掌握商品的毛利率和費用率的比例，進行及時調整。

6、每周根據銷售報表，分析各部組的銷售及平均加價率是否合理，以便及時進行供應商的篩選、單品調整。

7、根據商品組織結構表中的平均加價率報表，掌握各部組大分類、中分類、小分類的加價率，進行店內毛利率的調整及商品組織結構表的調整。

8、每天對各部組工作安排完成情況進行監督和檢查。

9、每周組織談判員召開一次業務分析會，進行交流和培訓。

10、加強與供應商的溝通，每季度召集一次供應商洽談會，及時解決工作中存在的問題。

11、隨時掌握店內排面調整后對銷售額的影響，并及時反饋至營業部。

12、每周參加一次與營業部門的溝通會，及時解決談判與營業存在的問題。

13、定期或不定期制定促銷計劃，并對每期促銷進行評估、總結。

采購部談判員工作規范

1、引進供應商、引進單品，保證超市的單品供應。

2、向供應商宣傳本公司的商務政策，爭取得到供應商對本公司的最大支持；嚴格按照合同要求和規范，簽訂好供貨合同。

3、每日巡店不少于一次，發現問題及時與營業部協商解決。

4、按計劃要求收到供應商的各項費用。

5、每周市調不少于二次，并做出市調報告和工作計劃。

6、對于營業部傳送的各項報告，及時予以反饋。

7、及時向談判經理反饋市場信息，以便制定營銷策略。

8、根據市場消費需求，爭取供應商促銷支持，做好店內外的促銷活動。

9、做好促銷檢查和評估，不斷改善談判條件。

10、依據市調及費用率合理制定商品價格，保證公司毛利。

11、對新增單品上架、銷售進行及時跟蹤及評估。

12、根據商品組織結構，對單品銷售進行分析，做好單品調整

13、優化商品組織結構，對單品銷售進行分析，做好單品調整

采購部與工作溝通制度

1、每周定期與營業部召開業務分析、協商會。

2、對于各部組一周內出現的無法及時解決的問題共同商討、并制定方案。

3、根據所制定的方案下發督辦單，并落實到具體部門，營業部與采購部必須在一周內給出各自的反饋信息。

4、對于超低價的促銷單品，在談判員把促銷協議錄入、談判經理確認后，建議營業部預備充足的貨源，保證商品高銷量。

5、營業部每月根據銷售排行向采購部提出終止單品建議，談判員通過市調在一周內找到同分類替代商品。

6、營業部與采購部都應愛護每一個單品，減少損耗，在退貨時減少不必要的麻煩，因為公司與供應商的利益是相互的。

7、互相學習研討，誠意溝通，提高公司經營與管理技術水平。

采購的控制

作為商品流通企業，控制好采購環節是實現經營計劃目標的重要手段，控制好采購環節就等于控制住了商品流通的起點和源頭。

一、采購控制的目標

采購控制的目標是什么？這是每一家連鎖超市公司要首先確定的。

采購計劃控制

采購計劃是達到經營目標的依據，因此在采購計劃的制定中要控制好經營目標值、市場份額值和盈利值和盈利率，一般可考慮以下集中控制的方法：

（l）采購計劃的制定要細分落實到商品的小分類，對一些特別重要的商品甚至要落實到品牌商品的計劃采購量，采購計劃要細分到小分類，其意圖就是控制好商品的結構，使之更符合目標顧客的需求。

同時采購計劃的小分類細分也是對采購業務人員的業務活動給出了一個范圍和制約。

（2）如果把促銷計劃作為采購計劃的一部分．那么就要要求在與供應商簽訂年度采購合同之前．要求供應商提供下一年度的產品促銷計劃與方案，便于我們在制定促銷計劃時參考，必須認識到連鎖企業的促銷活動實際上是一種對供應商產品的促銷動員，促銷組合。還必須認識到在制定采購計劃時要求供應商提供下一

個年度新產品上市計劃和上市促銷方案，作為制定新產品開發計劃的一部分。

二、采購考核的指標體系

對采購的控制除了采購計劃的控制外，還有與供應商進行交易的制度計劃（供應商文件），采購組織機構控制和采購程序控制。但在日常具體的采購業務活動中，還必須建立考核采購人員的指標體系對采購進行細化的控制。采購考核指標體系一般可由以下指標所組成。

l、銷售額指標。銷售額指標要細分為人類商品指標、中分類商品指標、小分類商品指標及一些特別的單品項商品指標。應根據不同的業志模式中商品銷售的特點來制定分類的商品銷售額指標比例值。

2、商品結構指標。

商品結構指標是為了體現業態特征和滿足目標顧客需求度的考核指標：如根據對一些便利店連鎖公司的商品結構發現，反映便利店業態特征的便利性商品只占8％，公司自有品牌商品占互2％，其他商品則高達8O％。為了改變這種商品結構，就要從指標上提高便利性商品和自有商品的比重，并進行考核，通過指標的制定和考核可同時達到兩個效果。第一，在經營的商品上業態特征更明顯。第二，高毛利的自有品牌商品比重上升，從而增強了競爭力和盈利能力。

3、毛利率指標。根據超級市場品種訂價的特征，毛利率指標首先是確定一個綜合毛利率的指標，這個指標的要求是反映超市的業態特征控制住毛利率，然后分解綜合毛利率指標，制定比例不同的類別商品的毛利率指標并進行考核。毛利率指標對采購業務人員考核的出發點是，讓低毛利商品類采購人員通過合理控制訂單量加快商品周轉，擴大毛利率，并通過與供應商談判加大促銷力度擴人銷售量，增大供應商給予的“折扣率”，擴大毛利額率。對高毛利率商品類的采購人員，促使其優化商品品牌結構做人品牌商品銷售量，或通過促銷做大銷售量擴大毛利率，要明白一個道理，超市毛利率的增加，很重要一個途徑就是通過促銷做大銷售量，然后從供應商手中取得能提高毛利率的“折扣率”。

4、庫存商品周轉天數指標。這一指標主要是考核配送中心庫存商品和門店存貨的平均周轉天數。通過這一指標可以考核采購業務人員是否根據店鋪商品的營銷情況，合理地控制庫存，及是否合理地確定了訂貨數量。

5、門店訂貨商品到位率指標。這個指標一般不能低于98％，最好是1OO％。這個指標考核的是，門店向總部配送中心訂貨的商品與配送中心庫存商品可供配的接口比例。這個指標的考核在排除總部的其他部門的工作因素后．或特殊原因外，主要落實在商品采購人員身上。到位率低就意味著門店缺貨率高，必須嚴格考核。

6、配送商品的銷售率指標。

門店的商品結構、布局與陳列量都是由采購業務部制定的，如果配送到門店的商品銷售率沒有達到目標，可能是商品結構、商品布局和陳列量不臺理。對一些實行總部自動配送的公司來說，如果配送商品銷售率低，可能還關系到對商品最高與最低陳列量的上下限是否合理。

7、商品有效銷售發生率指標。在超市市場中有的商品周轉率很低，但為了滿足消費者一次性購足的需要和選擇性需要，這些商品又不得不備，但如果庫存準備的不臺理損失就很大。商品有效銷售發生率就是考核配送中心檔案商品（檔案目錄）在門店POS機中的銷售發生率。如低于一定的發生率，說明一些商品為無效備貨，必須從目錄中刪除出去并進行庫存清理。

8、新商品引進率指標。為了保證各種不同業態模式超級市場的競爭力，必須在商品經營結構上進行調整和創新．使用新商品引進率指標就是考核采購人員的創新能力，對新的供應商和新商品的開發能力，這個指標一般可根據業態的不間而分別設計。如便利店的顧客是新的消費潮流的創造者和追隨者，其新商品的引進力度就要大，一般一年可達6O——7O％。當一年的引進比例確定后，要落實到每一個月，當月完不成下一個月必須補上。如年引進新商品比率為6O％。每月則為5％，如當月完成3％，則下月必須達到7％。

9、商品淘汰率指標。由于門店的賣場面積有限，又由于必須不斷更新結構，當新商品按照考核指標不斷引進時，就必須制定商品的淘汰率指標，一般商品淘汰率指標可比新商品引進率指標低10％左右，即每月低1％左右。

10、通道利潤指標。連鎖企業向供應商收取一定的通道費用只要是合理的就是允許的，但不能超過一定的限度，以致破壞了供商關系，偏離了連鎖經營的正確方向。客觀而言，在超市之間價格競爭之下，商品毛利率越來越低，在消化了營運費用之后，利潤趨向于零也不是不可能的，由此，通道利潤就成為一些連鎖超市公司的主要利潤來源，這種狀況在一些超市競爭激烈的地區已經發生。一般通道利潤可表現為進場費，上架費，專架費，促銷費等，對采購人員考核的通道利潤指標不應在整個考核指標體系中占很大比例。否則會把方向領偏，通道利潤指標應更多體現在采購合同與交易條件之中。

采購定價六大策略

1、經營規模策略不同經營規模（賣場面積、品項多少），其毛利空間大小不同，這是其經營方式、投入資金多寡等決定的。如：超市賣場面積3000平方米以上，品項在15000以上，定價毛利率較高，在14～25%之間；而量販倉儲店，賣場面積5000～15000平方米，品項數少于超市，定價毛利率較低，在6～9%之間。

2、市場區隔策略不同地方、城市、消費水平，決定了毛利空間大小不同，不能以偏概全。要會綜合該地影響價格的種種因素：消費人群的收入、支出水平、人口密集度、消費習慣等來決定自己的價格水平。另外，市場空間的大小、市場的成熟度、競爭環境的優劣及市場的開放或封閉程度，都影響價格的制定。如農村市場由于其生產力、交通狀況等原因屬于封閉性市場，價格很少受外界干預起伏波動。

3、商品的敏感度策略消費者對商品的敏感度決定價格的變化、毛利率的高低。較不敏感品項（水產凍品、干貨）價格、毛利偏高；較敏感品項（肉、蛋、菜）價格、毛利偏低。

4、樹立公司低價形象策略不僅利用生鮮商品，還要利用食品、百貨。通過經常性的促銷，略低于競爭對手的價格水平，調低敏感商品價格等方式，在消費者頭腦中建立整體低價的印象。并周期性不斷強化，刺激購買欲，提高銷售量，同時也帶動高毛利品項銷售，賺得利潤。

5、公司毛利策略公司根據自身發展方向、策略、費用、成本、以往銷售狀況分析和對自身銷售預測等方式制定出綜合毛利率要求。并分配到各個不同采購分類，作為各采購分類的定價依據和目標任務。

6、定價配合促銷策略公司的毛利指標作為定價指導，并不是進價加上毛利指標等于公司售價，價格制度也要配合促銷計劃。降價不等于毛利損失，生鮮的定價核心是以量賺取利潤

第二篇：大型超市財務工作流程

[大型超市財務工作流程]大型超市財務工作流程

一、超市防損部工作職責及原則(一)：目的：

為了防止及彌補一切損害本公司利益之事發生，大型超市財務工作流程。特制定本條例(二)：適用范圍： 公司所屬賣場(三)：內容：

1、防損部應防止一切對公司利益及財產有損害之事，做到事前預防、事后補救發生緊急情況及時處理、避免事態進一步擴大、使公司損失降到最低。

2、防損部工作內容包括：

a、門前廣嘗停車廠及賣場等屬于本公司范圍內維持秩序

b、各進、出口站崗登記、防止閑雜人員進出、搗亂，及防止將公司財務、文件未經許可私自拿出。

c、檢查公司內部用電、用氣或作業時的安全隱患，提出整改意見 d、防止公司文件、機密外泄

e、防止公司財務、商品失竊、被盜、進行反扒巡邏，堵住一切內盜、外盜。f、監督部門勞動紀律，及時反映給部門主管、經理作處理

g、組建緊急應變小組及義務消防隊，在遇到地震、火災等重大災情時及時處理，疏散人群，救護傷員，看護財產，進行搶救

h、進行夜間巡邏、值班、防止并及時處理突發事件 i、視公司情況隨時支援各部門工作 超市防損部每日工作流程

6：00-----8：20開店前超市防損部工作

1、賣場工作人員進場前清場工作，配合值班經理進行賣場保安系統解除工作

2、員工通道管理，非本店工作人員嚴禁入內

3、貨架上端貨品是否安全

4、檢查倉庫的消防通道是否通暢，以及部門的貨物堆放是否超高，貨物高度是 否影響監控探頭的視線，如果有問題的在開店前整頓完畢

5、逐一檢查收銀臺的報警器是否損壞，如有通知工程部勢必在開店前修理好

6、檢查收貨通道是否暢通

7、檢查照明是否有問題

8、巡視商場，在開店前5分鐘不允許有部門手推車亂停亂放

9、在收貨區的防損員要檢查和安排來車的秩序

10、開店前5分鐘開啟進口的消防卷簾門，做好開店準備 8：30----21：30營業中超市防損部工作

1、收銀臺前的防損員就位，密切監督收銀員的工作，不許顧客從收銀臺進入賣場，并配合便衣工作，同時維持收銀秩序

2、收貨區垃圾口的防損員要對從商場內出來的紙板箱進行檢查，以及對銷毀商品進行監督

3、收貨區防損員要對收貨區收貨工作進行監督，加強側門、邊門的巡視(贈品單的監控)

4、商場外圍防損員要維持好顧客的機動車、非機動車、出租車的停放與管理

5、保證出口處的秩序，入口的人流秩序、店外交通正常，手推車要及時回收

6、便衣員工的日常抓竊工作

7、安排機動員工在商場巡視，以便及時發現和處理情況，檢查員工有無違規、賣場通道是否暢通無阻

8、日常處理小偷工作

9、對員工通道的管理

10、對員工食堂的管理

11、對打卡處的管理

12、對廠方促銷的管理

13、消防中心員工關于消防的正常管理與檢查工作

14、辦公室區域來訪處防損員的正常的接待工作

15、顧客服務臺的調試單和對調單的簽字、審核工作

16、清場及對下班員工的物品進行檢查工作 21：30----23：00關店后超市防損部工作

1、在收銀員全部下機后放下卷簾門

2、在對顧客服務臺調換商品與以壞商品進場時進行清點和簽字

3、將反扒收入送交金庫

4、商場外用卷簾門(員工通道以外)全部放下

5、檢查收銀臺的報警器是否完好

6、檢查水、電、煤氣是否關閉、生鮮的專業設備是否關閉，不必要的照明是否關閉

7、是否有顧客滯留，賣場的音樂是否關閉，冷凍設備是否拉簾上蓋

8、購物車是否收回到位

9、收銀機是否關閉，金庫保險柜門是否鎖好，報警器打開是否正常工作

10、對報廢的統計表、偷竊者的統計表進行整理

11、檢查賣場內是否有空的墊板和垃圾等未處理

12、監護現金是否全部繳、鎖入金庫

13、完成全場清場工作、配合值班經理進行系統保全設置工作，工作總結《大型超市財務工作流程》。

第三篇：大型超市財務工作流程

大型超市財務工作流程

一、超市防損部工作職責及原則

(一)：目的：

為了防止及彌補一切損害本公司利益之事發生，大型超市財務工作流程。特制定本條例

(二)：適用范圍：

公司所屬賣場

(三)：內容：

1、防損部應防止一切對公司利益及財產有損害之事，做到事前預防、事后補救發生緊急情況及時處理、避免事態進一步擴大、使公司損失降到最低。

2、防損部工作內容包括：

a、門前廣嘗停車廠及賣場等屬于本公司范圍內維持秩序

b、各進、出口站崗登記、防止閑雜人員進出、搗亂，及防止將公司財務、文件未經許可私自拿出。

c、檢查公司內部用電、用氣或作業時的安全隱患，提出整改意見

d、防止公司文件、機密外泄

e、防止公司財務、商品失竊、被盜、進行反扒巡邏，堵住一切內盜、外盜。

f、監督部門勞動紀律，及時反映給部門主管、經理作處理

g、組建緊急應變小組及義務消防隊，在遇到地震、火災等重大災情時及時處理，疏散人群，救護傷員，看護財產，進行搶救

h、進行夜間巡邏、值班、防止并及時處理突發事件

i、視公司情況隨時支援各部門工作

超市防損部每日工作流程

6：00-----8：20開店前超市防損部工作

1、賣場工作人員進場前清場工作，配合值班經理進行賣場保安系統解除工作

2、員工通道管理，非本店工作人員嚴禁入內

3、貨架上端貨品是否安全

4、檢查倉庫的消防通道是否通暢，以及部門的貨物堆放是否超高，貨物高度是 否影響監控探頭的視線，如果有問題的在開店前整頓完畢

5、逐一檢查收銀臺的報警器是否損壞，如有通知工程部勢必在開店前修理好

6、檢查收貨通道是否暢通

7、檢查照明是否有問題

8、巡視商場，在開店前5分鐘不允許有部門手推車亂停亂放

9、在收貨區的防損員要檢查和安排來車的秩序

10、開店前5分鐘開啟進口的消防卷簾門，做好開店準備

8：30----21：30營業中超市防損部工作

1、收銀臺前的防損員就位，密切監督收銀員的工作，不許顧客從收銀臺進入賣場，并配合便衣工作，同時維持收銀秩序

2、收貨區垃圾口的防損員要對從商場內出來的紙板箱進行檢查，以及對銷毀商品進行監督

3、收貨區防損員要對收貨區收貨工作進行監督，加強側門、邊門的巡視(贈品單的監控)

4、商場外圍防損員要維持好顧客的機動車、非機動車、出租車的停放與管理

5、保證出口處的秩序，入口的人流秩序、店外交通正常，手推車要及時回收

6、便衣員工的日常抓竊工作

7、安排機動員工在商場巡視，以便及時發現和處理情況，檢查員工有無違規、賣場通道是否暢通無阻

8、日常處理小偷工作

9、對員工通道的管理

10、對員工食堂的管理

11、對打卡處的管理

12、對廠方促銷的管理

13、消防中心員工關于消防的正常管理與檢查工作

14、辦公室區域來訪處防損員的正常的接待工作

15、顧客服務臺的調試單和對調單的簽字、審核工作

16、清場及對下班員工的物品進行檢查工作

21：30----23：00關店后超市防損部工作

1、在收銀員全部下機后放下卷簾門

2、在對顧客服務臺調換商品與以壞商品進場時進行清點和簽字

3、將反扒收入送交金庫

4、商場外用卷簾門(員工通道以外)全部放下

5、檢查收銀臺的報警器是否完好

6、檢查水、電、煤氣是否關閉、生鮮的專業設備是否關閉，不必要的照明是否關閉

7、是否有顧客滯留，賣場的音樂是否關閉，冷凍設備是否拉簾上蓋

8、購物車是否收回到位

9、收銀機是否關閉，金庫保險柜門是否鎖好，報警器打開是否正常工作

10、對報廢的統計表、偷竊者的統計表進行整理

11、檢查賣場內是否有空的墊板和垃圾等未處理

12、監護現金是否全部繳、鎖入金庫

13、完成全場清場工作、配合值班經理進行系統保全設置工作，工作總結《大型超市財務工作流程》。

第四篇：大型超市采購與進場管理

超市行業的采購系統與進場

發布時間：2002-9-24 12:06閱讀次數：6

1關于進場費

20年前，當美國工業開始依靠計算機時，就出現了進場費。在當時，增加或減少一個產品，計算機程序員都要重新編程，進場費用于支付編程費用，大約350美元。10年前這個費用漲致了每店單品1000美元。現在已發展到：在美國西部地區100家連鎖店收每項單品1萬美元，東部某些連鎖店可能收取4萬美元或更多。進場費已從支付正常操作費用變成了利潤的一部分。另據調查，在全美范圍，包括所有產品類別，供應商每一單品每店付42美元進場費。有不少供應商反映每種新產品他們要付30萬~150萬美元，相當于1/3~1/2的促銷預算。

在中國，一些國際連鎖公司稱他們最初是不收進場費的，只想通過談判得到更低的價格。但是，幾乎所有的公司都報告：他們沒能得到供應商足夠的讓步，最終還是采用了收取進場費的政策。進場費收取范圍為每單品收500元到10萬元。批發俱樂部或零售商收取1萬元到1。5萬元入場費；大型超市在3000元到5000元之間。進場費的多少因網點數、銷售額、產品而有很大差異，收取方式也非常靈活。如果一個公司不付進場費，零售商可能使用其他交易條款，如寄售或首次訂貨免費。另外還有返傭，依據產品銷售額來計算，幅度是從0。5~0。3%不等。

走出采購困惑

采購是一種代顧客購買商品的活動，因此，評價一個新產品的基本標準是商品的銷售力。然而，當大型連鎖超市公司紛紛引?quot;進場費“與”通道費“等概念時，采購變成了一種十分簡單的行為，進場費付得越高就越有可能被接受，否則，即使是好的產品也很難進入銷售網絡。目前，大型連鎖超市公司的進場費有些已經超過了全年利潤的總和，甚至是利潤的幾倍。一方面是經營的虧損，另一方面則收取高額的進場費。由此導致了一系列由采購所帶來的困惑。

困惑之一：來自于中小企業的好產品難以進入銷售網絡，即使進入網絡也會因缺乏周圍資金而難以支撐。然而中小企業往往是許多新產品的發源地，是市場有活力的象征。

困惑之二：受到進場費的誘惑，超市的貨架上可有可無的商品越來越多，貨架越來越緊，商品越來越雜亂，品類無法優化，消費者無所適從。銷售不好的商品也往往無法及時淘汰。進場費在公司總部所表現的是巨額利潤，而在門店則像瘟疫一樣正在削弱連鎖店的生命力。

困惑之三：開拓全國市場需要建立屬地化的采配系統，然而屬地化的采購量無法納入采購總量之中，因而也就無法共享指采購優勢。另一方面，公司總部也無法放棄集中控制的采購權。我國市場還沒有發展到供應商跟著連鎖網絡走，變”產地銷“為”銷地產"的階段。

是否有可能降低進場費或不收進場費？事實上很難做到。進場費已作為公司利潤的一個有機組成部分，進場費是一個國際化問題。目前超市公司的采購系統普遍存在一些障礙：

1、計算機系統不完善；

2、采購員缺乏專業商品知識與市場信息；

3、獎懲系統混淆了采購員與店長的職能；

4、采購與配送缺乏有效的協調。走出采購困惑，貴在完善計算機信息管理系統，提高采購員的專業水平和實戰能力。沒有現代化的采購就不可能有現代化的連鎖超市。

采購員要學會運用兩種影響力，一種是由公司的銷售力所賦予的，只要作為一個采購員，就會有這種影響力。另一種是靠自身努力而形成的影響力，包括對產品的了解，對市場的分析，對產品銷售力的判斷，以及良好的儀表與溝通技巧。總之，如果你離開一家大公司仍然能做一個出色的采購員，你的身價才得以體現。

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第五篇：采購流程

工業設備安裝采購流程

一、配合投標采購流程

1.審核評估。當接到經營部的投標標單時，采購部要對需詢價的材料有全面的了解。包括材料的規格型號、廠牌、圖紙、材質、數量、原產國、有無特殊要求等其他參數。

2.詢價。根據產品信息對比公司現有供應商，若是成熟產品則可向公司現有合格供應商詢價，挑選2-3家；若是新產品則可利用網絡、產品手冊等各種渠道開發新供應商，注意供應商的審核。詢價時，采購員以《詢價單》的形式進行詢價，內容應包括材料參數（包括內容、型號、單位、數量、廠牌要求、材質等）、交貨時間、交貨地址、價格是否為含稅含運費價，購買時是否還有折扣，付款方式如何等。

3.信息整理。采購員要及時跟蹤供應商的報價進度，收到報價單以后則要進行審核，看是否符合要求，是否有明顯錯誤，是否有疑問不清楚的，跟供應商再次確認各項信息是否有誤。若符合要求，則將整理后的報價信息交給經營部，同時采購部自留一份存檔；若不符合要求，則要跟供應商進一步溝通，要求供應商重新報價，直至滿足要求。當采購人員無法準確描述清楚時，可要求技術人員支持，由項目經理或技術員直接跟供應商進行溝通。

二、材料采購實施流程

1.評估及分配任務。采購部主管接收到工程部的請購需求后（通常情況下為一份《請購單》復印件），要進行采購評估，然后由主管分配給各采購員采購任務。

2.審核。采購員要了解所需采購材料的詳細信息，包括規格型號、廠牌、圖紙、材質、數量、原產國、有無特殊要求等其他參數，若是常用材料，則先核對庫存；若是新產品，則查詢投標時的詢價資料，并繼續尋找新供應商。

3.制定采購計劃。初步了解請購材料信息后，采購人員根據材料使用先后、緊急情況、供貨周期、常規特殊等制定采購計劃。

4.詢價。采購員要篩選合適的供應商進行詢價，一般不低于三家。《詢價單》需詳細說明產品參數，盡量讓供應商出圖紙或樣品確認，同時需注明交貨時間、交貨地點、是否為含稅含運費價，付款方式如何。

5.比價，即貨比三家。針對三個或三個以上的供應商的價格，采購員要進行比價，制作《比價表》，初步分析價格、供貨周期、質量、付款方式、信譽等方面。

6.議價。采購員在經過比價了解價格趨勢后，要分別同各供應商進行議價，然后進一步分析、比價，在施工進度不影響的情況下優先選擇質優價廉，付款方式最好的供應商。然后，采購員要將自己的比價結果和采購意見提供給采購主管，以便參考審核。7.下訂單或合同。采購主管根據采購員提供的比價結果，綜合考慮后給出答復。然后，采購員要與供應商簽訂《采購訂單》或《采購合同》，訂單或合同需包括采購物品名稱、規格型號、數量、單價、總金額、計劃到貨日期、交貨地點、付款方式，雙方所需承擔的責任，違約責任及處罰，質量要求等。確認無誤后，合同雙方均需簽字蓋章。訂單或合同一經生效就具有相應的法律效力，任何一方違約就必須承擔相應的法律后果。

8.預付款。合同簽訂以后，若需支付預付款，則采購員需填寫付款申請單，經采購員、出納、采購主管、項目經理、總經理簽字后提交財務部。原則上10萬以上可考慮提供預付款，具體情況具體而定。

9.催貨。采購人員要按照采購訂單上要求的供貨日期，不定期向供貨商反復催交，直至材料到達送貨地址。送貨時供應商還需提供產品的合格證、材質證明、說明書、技術資料、送貨單等相關文件。

10.驗收。采購人員需在收到當天或第二天（節假日除外）和項目經理或技術員一起驗貨，包括規格型號、數量跟訂單是否相符，質量是否有問題，相關驗收文件是否齊全。若驗收合格，則填寫《驗收單》，入庫。若驗收不合格，且是嚴重不合格，則采購員在聯系供應商之后進行退貨或換貨處理，并做好不合格記錄，填寫《不合格處理報告》；若材料經檢驗為稍有瑕疵（即外觀有缺陷，功能不影響），此時，采購員需聯系供應商說明情況，退貨或者價格打折處理。在不影響施工進度的情況下，優先考慮退貨；若施工很緊急，換貨不允許的情況下，則在項目經理或技術員認可后，優先考慮不退貨價格做打折處理，然后辦理正常入庫手續。

11.入庫。材料入庫時，采購員要填寫《入庫單》，《入庫單》需經采購員、項目經理或技術員、倉庫簽字，有特殊要求的需經業主確認。

12.資料收集。材料到貨后，采購員需檢查是否具有《產品合格證》、《質量保證書》、《材質證明》等文件，若沒有及時收到，采購員需聯系供應商將資料備齊。采購員要保管好這些資料，以便項目部工程驗收時使用。

13.發票。材料全部收到以后，采購員可通知供應商開發票。采購員收到發票之后，需仔細核對，包括公司的名稱、帳號、稅號、發票上的材料名稱、數量、金額，核對無誤后按照訂單或合同的付款方式入賬，編制月結付款計劃。所謂月結，即當月25號前收到發票，次月25號付款；25號后收到發票，次次月25號付款。入賬時采購員必須將發票、送貨單原件一起交給財務部門，采購部門留復印件。

14.付款申請單。每月月初10號前，采購員需做好當月月結《材料付款申請單》及匯總表，經采購員、出納、采購主管、項目經理、總經理簽字后交給財務。匯總表財務和總經理各一份。

15.評價。交易完成后，采購員需及時對供應商進行評價，填寫《供應商評價表》。供應商評價以一個季度為周期。

16.供應商開發。開發新供應商時，必須向供應商索取營業執照、稅務登記證、委托代理證、開票資料等文件，并加蓋公章，掃描件或復印件均可。有效期到期時，要及時更新，向供應商索取最新的資質文件。

三、倉庫材料管理

1.入庫。材料到貨驗收合格后，采購員需填寫《入庫單》，詳細說明材料內容、規格型號、數量、廠牌、材料為哪個工程使用。采購員要及時將《入庫單》和材料移交給倉庫。《入庫單》一式三聯，原件采購部保留、倉庫保留一份。《入庫單》需有采購員、項目經理、倉庫三方簽字。

2.出庫。施工人員需要從倉庫領取材料時，需填寫《材料出庫單》，說明領料內容、數量、工程名稱、領料人、領料日期，并經項目經理或其授權的技術員簽字認可后交給倉庫，倉庫憑單憑簽字發放材料，無單無授權簽字的一律不予領取，否則由倉庫發放人承擔責任。

3.調撥。當A倉庫需要從B倉庫拿材料時，需填寫《材料內部調撥單》。調撥單要有A、B倉庫保管員簽字，以及項目經理、副總簽字。倉庫保管員見調撥單調貨。

4.盤點。倉庫保管員要管理好倉庫材料，每個月將材料出入庫報表交給采購部和工程部，同時要及時對倉庫材料進行盤點，一個季度盤點一次。盤點時，若發現有損壞的工具設備，則倉庫保管員要及時進行保養維修，填寫《設備保養記錄表》。若有些材料已經報廢，則要及時上報主管，由主管做出處理決定，并做好書面記錄，填寫《廢料回收記錄表》。

5.勞保用品發放。發放勞保用品時，倉庫保管員要做好發放記錄。勞保用品包括工作服、安全鞋、安全帽、安全帶、防護眼鏡、電焊手套、焊接專用工作服、焊帽、氣割專用眼鏡等。

四、倉庫工具設備管理

1.采購。項目經理根據工程需要提交《工具設備請購單》，采購員拿到請購單后，核對倉庫存量，按需購買工具設備。工具設備必須要有合格證，使用說明書，技術資料等。

2.驗收。采購人員需在收到當天或第二天（節假日除外）和項目經理或技術員一起驗貨，包括規格型號、數量跟訂單是否相符，質量是否有問題，相關驗收文件是否齊全，必要時進行現場測試。驗收合格后，采購員要填寫《驗收單》，入庫。如有損壞，采購員必須及時跟供應商調換。倉庫保管員要保存好工具的使用說明書、合格證等資料。

3.入庫。驗收合格后，采購員填寫《入庫單》，辦理入庫。《入庫單》需經采購員、項目經理或技術員、倉庫簽字。入庫后倉庫保管員要對新的工具設備進行編號，登記在冊。4.領用。工具設備按照工程領用。一個工程做完，所有工具設備必須全部歸還，有新工程時重新領用工具設備。領用時，必須要填寫《工具設備領用單》（即出庫單），說明工具設備名稱、數量、工程名稱、領料日期，并有領用人、承包商、項目主管、倉庫簽字。倉庫保管員確認工具設備完好，方可發放。

5.使用。工具設備要合理使用，特別是電動工具必須正確、合理地使用，發現問題必須立即停止使用。使用人要嚴格遵守安全操作規程，不準違章使用。

6.歸還。工具設備歸還時，必須是領用本人歸還，經倉庫檢查完好后在《工具設備領用單》上填寫歸還記錄。未及時歸還的工具設備，倉庫保管員需不斷跟蹤，直至歸還。若歸還時有損壞，則倉庫保管員需跟現場、項目經理或其授權的技術員確認是施工過程中出現的正常損壞還是人為的損壞，人為的損壞則領用人需原價賠償，且公司給與警告處分。當領用人未及時歸還且已離職，則要追究到承包商，由承包商負責。

7.保養維修。倉庫保管員要定期檢查工具設備是否完好，做好工具設備維修保養計劃與記錄，定期進行工具設備的維護、保養、報廢、回收，以一個季度為周期。

8.報廢。報廢的工具設備必須按審批程序經總經理審核批準后才可進行處理，否則一律不準自行報廢。發現工具設備損壞或質量上的其它問題（如超期、受潮、生銹、老化、變質或損壞等），倉庫保管員應及時地以用書面的形式向總經理匯報記錄在冊，由公司統一進行報廢回收工作。