第一篇：人事檔案管理

人事檔案管理

一.人事檔案管理的基本要求公司人力資源部負責人事檔案工作的管理。人事檔案管理實行公司領導下的分級管理負責制。人事檔案管理必須嚴格確保材料保密。公司人力資源部負責公司各級干部、人力資源部負責人、稽核審計部負責人的人事檔案管理工作。

4．同級組織部門有權查閱本級人事檔案。

二.確立檔案管理制度

1.檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件備查材料

三.人事檔案分類：

第一類：履歷材料；

第二類：自傳材料；

第三類：學歷材料

第四類：政治面貌材料；

第五類：獎勵材料

第六類：處分材料

第七類：錄用、任免、聘用、工資、待遇材料及各種代表會代表登記表等材料；第八類：其他可供組織上參考的材料。

四.一般文檔管理人力資源部文件：

A 人力資源本部正式形成發出的文件、傳真、通知等，除保密薪資文件外，均應保存一份原件或復印件歸檔，年終按內容類型、依成文時間編號裝訂成冊。

B 人力資源工作中形成的臺帳、報告，以及搜集到的業務資料等，由經辦人保存。年終根據內容價值酌情歸檔。

C 薪資福利類保密文件由薪酬福利處自行建檔保存。公司文件：

A 包括公司發文、平時收文即入活頁冊保存，年終編排目錄，裝訂成冊歸檔3 外部文件：

包括國家和市政府有關部門（勞動人事部門）的發文，社會公開資訊等，應作為公開業務資料共享。

五.員工人事檔案管理人力資源部負責管理（建立、接轉、保存、整理）本機構內員工的人事檔案人力資源部一般情況在員工試用期滿，向其人事檔案關系所在單位開出“ 調函”，交員工或其委托人，在規定時間內將檔案轉入公司。檔案管理人員應在接到調入檔案時當場拆封核查，如有缺漏或疑點，應將檔案密封交員工本人退回原單位補齊或作出書面解釋。員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在“ 終止/解除勞動關系手續清單” 上簽字，確認無遺留問題；人力資源部將其檔案轉入離職員工檔案管理。人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。查閱員工人事檔案應經人力資源部負責人批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

六.員工管理檔案的管理“員工管理檔案”是公司為每個員工建立的內部管理檔案。包括該員工的有關招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。建立此檔案旨在方便內部管理員工管理檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。員工終止/解除勞動關系時，應歸進員工人事檔案的材料歸入人事檔案，員工管理檔案封存。員工管理檔案中保存應聘錄用、勞動合同、薪酬福利（休假、醫療、工傷、教育培訓等）、獎懲、考核、體檢等所有材料的原件，人力資源部指派專人負責管理。員工管理檔案中不應包含秘密內容，人力資源部員工、各部門負責人可根據工作需要查閱有關員工的管理檔案。任何人員不得私自更改管理檔案內容。員工管理檔案僅供公司內部使用。

員工異動作業管理制度

1.0、目的為了規范公司部門之間員工借調、轉崗、離職等異動管理，保障公司正常運作，特制訂本制度。、2.0、范圍

本制度適用于公司所有在職員工。

3.0、職責

3.1、公司人力資源部為本制度歸口部門，負責本制度的編制、培訓及落實執行工作。

3.2、集團公司企業管理委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。

4.0、定義

4.1、借調：因工作需要而在部門與部門之間的人員調動（不得超過一個月）。

4.2、轉崗：因適合崗位，從一個部門調至另一個部門工作。

4.3、晉級：可分為崗位晉級和加薪晉級。

4.4、降級：可分為降級不降薪和降薪不降級。

4.5、離職：可分為辭職、辭退、除名（開除）、自動離職四個類別。

5.0、借調

5.1、部門因人力資源配置不夠，需從人力資源配置富余部門借調人員時，借用部門必須先與借出部門領導或主管進行協商、確認。

5.2、借用部門填寫“員工借調/轉崗申請表”，并注明調至崗位、借調人數以及借用期限,交借出部門部長簽字（并注明借用員工的工資結構、本月工時及各種補貼等）。同時安排借用員工做好借調期間的工作臨時交接，并通知其到借用部門報到上崗，接受新崗位技能培訓。簽核完畢的“員工借調/轉崗申請表”由借出部門提交人事管理課。

5.3、人事部門接到“員工借調/轉崗申請表”后，拷貝一份給財務部以便月底工資結算，同時對借用員工進行登記、跟蹤借用期限，并對員工的變動調整做出及時更新和注銷工作。

5.4、借用期滿，人事管理課應督促借調雙方辦理續借手續。借用期未滿提前返崗的，借用部門須通知人事管理課辦理銷借手續、結算借用期間的工資費用。

5.5、借用員工調入借用部門的工資發放標準，參照借用部門相關崗位工資級別而定。6.0、轉崗

6.1、為有效管理公司內部人力資源配置，充分挖掘內部人力資源的潛力，促進內部人才合理流動，可由擬調員工提出調動申請，也可由調出部門主管根據個人意愿結合其工作表現向調入部門或人力資源部推薦，并與調入部門負責人初步達成轉崗意向，填寫“員工借調/轉崗申請表”提交人力資源部審核。

6.2、人力資源部接到“員工借調/轉崗申請表”后，根據調入崗位的任職要求對擬調員工進行崗位能力測試，并結合其在調出崗位的工作表現和工作業績進行考評，并簽署審核意見。

6.3、人力資源部審核通過后，由調入部門安排有面試資格的責任人對擬調員工進行面試考核，考核合格后報調入部門負責人。調入部門負責人根據面試合格的考核情況和本部門人力資源的配置情況對“員工借調/轉崗申請表”進行調入審批，并建議擬調員工的試用期、崗位工資等相關待遇。然后報人力資源部審批合格后，呈送總裁或其授權人批準。審批權限參見公司《人事管理工作權責表》。

6.4、調動批準后，由人事管理課拷貝一份“員工借調/轉崗申請表”交財務部核算工資，同時告知調出、調入部門，開具“員工異動通知單”通知擬調員工辦理工作移交手續，具體參照公司《工作移交管理制度》。

6.5、擬調員工工作移交手續辦理完畢后，憑人事管理課開具的“報到單”到調入部門報到上崗，接受新崗位技能培訓。同時人事管理課對調動員工的考勤卡、檔案等相關人事資料作出相應的變更，并記錄存檔。

7.0、晉級

7.1、工作表現突出，績效考核優秀的員工，由部門提出晉級，員工本人填寫“員工晉升/降級申請表”，經部門領導同意并簽署意見，報人力資源部。由人力資源部安排有面試資格的責任人對其工作能力和工作業績進行考評，具體參見《員工入職、試工、轉正、辭退管理制度》；如涉及加薪，經部門申報提交人力資源部，由人力資源部根據其平時的工作表現和工作績效進行考評后，報總裁或其授權人批準后在辦公自動化（OA）上進行公布。

7.2、晉升批準后，由人力資源部頒布“任命通知書”，同時拷貝一份“員工晉升/降級申請表”交財務部核算工資。

7.3、若涉及到崗位變動，人事管理課應出具“員工異動通知單”通知調崗員工辦理工作移交手續，具體參照公司《工作移交管理制度》。工作移交手續辦理完畢后，調崗員工憑人事管理課開具的“報到單”到調入部門報到上崗，接受新崗位技能培訓，技術人員需外培的必須按公司有關規定執行。

7.4、因晉級涉及薪資、崗位變動等，由人事管理課對調動員工的考勤卡、檔案等相關人事資料作出相應的變更，并記錄存檔。

8.0、降級

8.1、公司員工在工作中違反公司管理制度、泄露公司機密等出現嚴重損害公司利益以及績效考核不合格者，公司給予降級或降薪處分（具體參見《員工手冊》），并進行公布。

8.2、若由于員工工作績效不佳，或員工其它有損于部門及公司整體利益的行為，部門提出給予降級或降薪的，則由部門提出申報，填寫“員工晉升/降級申請表”交人力資源部審核，報總裁或其授權人批準后在辦公自動化（OA）上進行公布。

8.3、降級批準后，人事管理課負責拷貝一份“員工晉升/降級申請表”交財務部核算工資。

8.4、若涉及到崗位變動，人事管理課應出具“員工異動通知單”通知降級員工辦理工作移交手續，具體參照公司《工作移交管理制度》。工作移交手續辦理完畢后，降級員工憑人事管理課開具的“報到單”到新崗位報到上崗，接受新崗位技能培訓。

8.5、因降級涉及薪資、崗位變動等，由人事管理課對降級員工的考勤卡、檔案等相關人事資料作出相應的變更，并記錄存檔。

9.0、離職

9.1、辭職：因員工自己原因辭去工作。

9.1.1、員工辭職，必須提前提出申請，到人事部門填寫“員工辭職申請表”按辭職審批權限呈部門及公司相關領導審批，主管領導接到“員工辭職申請表”后，3天之內給予答復（在表上簽署意見、確認辭職人離職日期）。

9.1.2、員工辭職審批權限如下表：

9.1.3、辭職員工，若平時工作成績優秀，應由用人部門主管領導或人力資源部加以疏導，認真做好其思想工作，盡量挽留；若其去意堅決，公司仍保留其半年工齡（即：該員工在半年內重返公司，其工齡延續），重要崗位可保留其一年工齡。

9.1.4、辭職員工憑已批準的“員工辭職申請表”，按表上批準的離職日期到人事管理課領取“員工異動通知單”，然后按照表單上要求辦理工作移交手續，具體參照公司《工作移交管理制度》。

9.1.5、工作移交手續辦妥后，由人事管理課負責注銷其人事檔案。

9.2、辭退：公司員工因各種原因，不能勝任其工作崗位或在正常工作時間不按公司規定執行的，以及在公司忙季時臨時雇傭人員在工作中如不能勝任或工作期滿的，雇傭部門應終止雇傭予以辭退。

9.2.1、雇傭部門辭退員工，應通知本人，并填寫“員工辭退/開除/自動離職申報表”提交人力資源部審核，報總裁或其授權人批準。

9.2.2、人事管理課憑已批準的“員工辭退/開除/自動離職申報表”，開具“員工異動通知單”通知辭退員工辦理工作移交手續，具體參照公司《工作移交管理制度》。

9.2.3、工作移交手續辦妥后，由人事管理課負責注銷其人事檔案。

9.3、除名：即開除，嚴重違反廠紀廠規或有違法犯罪行為，限期離開公司。

9.3.1、雇傭部門開除員工，應通知本人，并填寫“員工辭退/開除/自動離職申報表”提交人力資源部審核，報總裁或其授權人批準。

9.3.2、人事管理課憑已批準的“員工辭退/開除/自動離職申報表”，開具“員工異動通知單”通知被開除員工辦理工作移交手續、限期離開公司，具體參照《工作移交管理制度》。

9.3.3、公司開除的員工，由人事管理課負責注銷其人事檔案，并在公司德業快報上進行通告，以示警告其他員工。若是與外部加工單位有聯系或是銷售人員，公司必須及時通知對方單位以防以外。并通知所有門衛禁止其進入公司。

9.4、自動離職：公司員工不辦理請假手續或請假未批準就私自離開崗位三天及三天以上者均屬自動離職。

9.4.1、雇傭部門出現員工自動離職，應填寫“員工辭退/開除/自動離職申報表”提交人力資源部審核，報總裁或其授權人批準。

9.4.2、人事管理課憑已批準的“員工辭退/開除/自動離職申報表”，注銷其人事檔案，并在全公司作出通告處理，以示警告其他員工。

9.4.2、自動離職的員工涉及到原工作未正常移交或因此而給公司帶來損失，處理辦法參照公司《工作移交管理制度》執行。

10.0、記錄及表單具體通知單參見公司行文通知類表單

? 《人事管理工作權責表》

? 《工作移交管理制度》

? 《員工入職、試工、轉正、辭退管理制度》

? 《員工手冊》

? 《員工借調/轉崗申請表》

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? 《員工異動通知單》《報到單》《任命通知書》《員工辭職申請表》《員工辭退/開除/自動離職申報表》

員工工作移交管理制度

1.0、目的為了規范公司員工因崗位異動（轉崗、晉級、降級、離職）而引起的工作移交管理，保障公司各崗位正常交接，特制訂本制度。

2.0、范圍

本制度適用于公司所有在職員工。

3.0、職責

3.1、公司人力資源部為本制度歸口部門，負責本制度的編制、培訓及落實執行工作。

3.2、公司企業管理委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總經理負責責本制度的批準執行。

4.0、內容

4.1、員工因崗位異動，按照人事部門開具的“員工異動通知單”上要求，依次、逐項辦理工作移交手續。

4.2、工作移交分兩部分：即業務移交和事務移交

4.3、業務移交內容及相關交接規定：

4.3.1、業務移交內容：

4.3.1.1、正常業務處理流程、部門間工作的銜接、對外客戶及供應商的聯絡等事項交待清楚。

4.3.1.2、已辦而未辦結的事項交待清楚。

4.3.1.3、原有職務上保管及辦理中的帳冊、文件（包括公司制度、技術資料、圖樣、通訊錄、客戶資料等）、印章、辦公桌椅及鑰匙等移交。

4.3.1.4、其他應專項移交的事項。

4.3.2、接管人員：業務移交內容應由部門主管領導指定接替人接收；如未指定接收人時應臨時指定人員先行接收保管，待人選確實后再轉交；如無人可派時，暫由其主管領導自行接收。

4.3.3、業務移交辦理：

4.3.3.1、一、二類崗位業務移交，除由接管人或代管人在“員工異動通知單”上簽字證明外，另須由異動人員自制較為詳細的“業務移交清單”交業務接管人或代管人，并經第三方監交，移交人、接管人、監交人三方應分別在“業務移交清單”上簽字確認。

4.3.3.2、一、二類崗位人員業務移交，其所列“業務移交清單”，應由其部門主管詳細加以審查，不合之處，及時更正；如異動人員正式離崗后，發現財物、資料未交還或對外的公司應收款項有虧欠未清的，應由該部門主管負責追回。

4.3.3.3、三、四類崗位業務移交直接由接管人或代管人在“員工異動通知單”上簽字即可。

4.4、事務移交內容（按“員工異動通知單”上所列各項依次辦理）：

4.4.1、所借用的公用工具（掰手、鉗子、沖擊鉆等）；

4.4.2、所借用的計量器具（卡尺、量規、塞規等）；

4.4.3、所借用的電腦及附件、電話（卡）等；

4.4.4、所領的特殊勞動防護用品（如工作服、工作帽、防毒罩等）；

4.4.5、所借用的圖書資料及辦公用具（計算器、計算尺、訂書機等）；

4.4.6、宿舍門柜鑰匙及所借用的家具等交還原領出部門。

4.4.7、上述交還物品不必一一列入“員工異動通知單”，由接收部門經辦人在“員工異動通知單”上簽字證明即可。

4.5、移交期限：

4.5.1、轉崗、晉級、降級等異動崗位移交工作，應在5天之內完成。

4.5.2、辭職、辭退等異動崗位移交工作，應在2天之內完成。

4.5.3、除名（開除）等異動崗位移交工作，應在8小時之內完成。

4.6、辦理異動崗位工作移交時的有關責任：

4.6.1、移交事項，應親自辦理，若因重病或其他特別原因不能親自辦理時，可委托有關人員代為辦理，但對所有一切責任仍由原移交人員負責。

4.6.2、辦理移交時，若出現所交還的實物丟失或損壞，則按公司相關規定賠償。

4.6.3、接管人或監交人，在核對或盤查實物過程中，發現虧短舞弊時應立即通報上級；倘有隱匿，一經核實，除予以懲處外，應與移交人員負連帶賠償責任。

4.7、離職人員，各種工作移交手續辦妥后，才可結算工資。

4.7.1、辭職、辭退者，各種工作移交手續辦妥后，結算其正常工資。

4.7.2、違紀開除者，各種工作移交手續辦妥后，按公司規章制度處分或罰款后，結算其正常工資；若有違法犯罪情節，報送公安機關處理。

4.7.3、離職人員工作移交手續辦妥后的工資發放日期，依照公司正常發薪日發放。

4.8、崗位異動工作移交手續未辦或移交手續未辦妥者，處理辦法：

4.8.1、自動離職者、即辭即走者或各種移交手續未能辦妥者，均以工作移交不清論處，無工資結算。

4.8.2、自動離職者、即辭即走者，補辦離職手續無效。

4.8.3、凡離職員工，以工作移交不清論處者，給公司帶來損失，予以相應處罰，并責其按月工資的1-2倍進行賠償；若因移交不清對公司造成重大損失或對公司財務、銷售交接不清而自離者，除以工作移交不清論處外，還視其情節輕重，報送當地公安機關處理。

5.0、相關支持文件及記錄表單

? 員工異動通知單

? 業務移交清單

第二篇：人事檔案管理

至于辦理，畢業時學校會給你一張戶口遷移證和報到證，查看一下戶口遷移證和報告證的地址正不正確的，一般戶口遷移證的地址就是你高中時戶口所在地的派出所，報告證的地址應該是你高中時所在地的人事局，畢業后帶上你的報告證去人事局報到，人事局會給你開具報到證明，之后拿這個報到證明和戶口遷移證去派出所入戶，這樣手續就全了。

如果回原籍，也不要讓學校給你打回原籍，也要派回原籍

如果是打回原籍，不但戶口回自己上學前的街道

檔案也要回街道，人事身份就失去了，按失業處理，除非再考學等特殊渠道

否則無法恢復干部身份了

所以，一定要派回原籍，在原籍找到接收單位

讓學校和接收單位給你做正式的派遣和接收手續（如果學校現在還給你做派遣的話）

做了正式的派遣和接收手續以后，你的人事身份就是干部了

或是說保住了自己的干部身份，對于以后，無論是去事業單位還是將來退休都比較有利

有一種情況是，人才中心直接以企業的形式出面，給你做接收手續

給你干部身份，那樣的話，就不用擔心了，也省得自己去找接收單位了

另一種情況是，原籍的人才中心只管給你暫存檔案，沒有給你作正式的接收手續

這種情況對你是沒有好處的，沒有正式接收手續，拿不到干部身份

原籍的人才沒有給你做接收手續一天，你在北京上的養老保險就白上一天

將來退休的時候，都不算數，不算工齡，而且你是遲早要找一家單位來給你的檔案做接收的打回原籍等于未就業，是沒有工齡的? 找人事代理公司是計算工齡的。

但是很多大企業的職工檔案也在人事局.小公司根本不具備存檔案的條件.辦人事代理后你的檔案是在你申

請地方的人事局.存在教育局和存在人才市場待遇都差不多，如果你存在教育局如果你欠費他們會在你存檔的時候通知你繳費，好處是如果你考事業單位（比如教育口）你可能會被優先考慮，存在人才市場不一定工齡就有效，如果你在私人企業，就和工齡沒有關系了，這就是郎方面的優劣勢，如果你有把握進事業單位，還是存在人才中心，如果你考教育口，還是存在教育局

打回原籍是指打回原戶口所在地。如果你原籍是農村或縣級，檔案應該在你所在的市人事局。你手中的檔案材料需要你到所在的人事

局報道時繳納對應，如果一直沒有工作單位提取你的檔案，那么你的檔案可以一直放在人事局，但是你需要繳納相應的管理費。具體 情況請咨詢人事局人員

最好放人才市場，那樣如果考公務員什么的可以算工齡，如果時間長在自己手里可能就失效了！

檔案是不可以自己保管的，必須放在正規的人才市場和人力資源中心在可以，超過一定時間的不落戶的話，就是“黑檔”，過期國家

就不承認了，你這么多年的學也白上了。而且如果以后你上保險和繳納住房公積金的時候，也會受到很大影響。建議你還是趕緊去把

檔案落實到人才市場的好。

到你現在工作所在地的人才中心辦理檔案人事代理手續，從而把

檔案交給人才中心管理即可。只有這樣，才能連續計算你的工齡以及保留你的干部身份。同時，如果你以后跳槽到其它地方工作，也方便調檔。

檔案如果放在人才市場是和工齡掛鉤的.應該放人才或單位吧。

建議大家把檔案放在人才交流中心，每年付費180元.畢業生每年付費把檔案放在人才交流中心，可以省很多麻煩，人才交流中心可以為學生代辦任何手續。

大型國有企業都有存放和管理員工人事檔案的權利，但是很多私企都沒有人事檔案管理權

學校原則上是不幫畢業生托管檔案的，在我們畢業之前的一個月，我們學校就叫我們要么聯系好工作，把檔案放在所在單位，要么就

是自己去找人才中心放，如果都不放，那么就幫你把檔案打回原籍，不知道你們學校是不是也要求你們這樣！你先去問學校，檔案應

該還在那里，你的檔案只可能在3個地方：學校，人才中心，原籍！你去問學校就知道了！至于怎么保管，就要根據你的實際情況來分析了，找到工作了當然是放到你單位那里去，如果還沒有找到但是正在找，建議你就放在

你找工作的所在地的人才中心，畢業后檔案可以保存的幾個地方：學校、戶口原籍、就業該市的人才市場、用人單位及上級管理機構。

直接讓學校寄送檔案回原籍，這樣出生地公安局或勞動部門回把這一批的大學生檔案暫待管理。

第三篇：人事檔案管理

中組部、國家人事部關于進一步加強流動人員人事檔案管理的補充規定

中共中央組織部、人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》（人調發[1988]5號）下發以后，各地區，各部門采取了一些措施，為糾正流動人員人事檔案管理中產生的混亂現象做了不少工作。但是，現行存在有令不行，有禁不止的現象。有一些民辦公司，人才開發中心等機構還在擅自接收和管理流動人員的人事檔案不按有關規定辦事，有的甚至把無原則地出具出國政審證明材料和保管檔案當成謀利手段。為了進一步貫徹執行流動人員人事檔案管理規定，加強對流動人員的管理，促進人才合理流動，特作如下補充通知：

一、流動人員的人事檔案必須嚴格執行中共中央組織部，人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》的規定，一律由各級黨委組織部門或政府人事及其所屬的人才流動服務機構按照有關規定進行管理。對于不應管理流動人員人事檔案的機構，各級組織，人事部門要認真進行檢查，并督促他們將其管理的人事檔案按有關規定盡快移交。

二、黨和國家機關、人民團體機關、國營企事業單位錄用、聘用流動人員，必須憑管理其人事檔案的黨委組織部門或政府人事部門及其所屬的人才流動服務機構出具的人事關系介紹信，方可正式辦錄用、聘用手續，并接收其人事檔案。

三、今后，各級組織、人事部門，對脫離黨和國家機關、人民團體機關、國營企事業單位自謀職業的流動人員的人事檔案，一律憑有關黨委組織部門或政府人事部門及其所屬的人才流動服務機構出具的轉檔通知，辦理轉檔手續，不得再轉給任何民辦機構。

四、流動人員的人事檔案管理是一項重要工作，各極黨委組織部門和政府人事部門政府人事部門所屬人才流動服務機構，一定要認真屬行職責，建立健全各項管理制度，把這項工作做好。

第四篇：人事檔案管理

人事檔案管理

范圍

本標準規定了XXXXXX的管理職責、管理內容與要求、檢查與考核。

本標準適應于XXXXXX人事檔案的管理工作。

引用標準

下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。

中共中央組織部關于印發《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》和《干部人事檔案工作目

標管理考評標準》的通知(組通字［1996］55號)。

關于轉發中共江蘇省委組織部《江蘇省1996-XX年干部人事檔案工作規劃》的通知(組廳

字［1996］36號)。

國電公司關于印發《國家電力公司干部檔案工作八項制度》的通知(人建［1998］48號)。

《干部人事檔案材料收集歸檔規定》。

管理職責

3.1 主管勞動人事工作的局長對人事檔案工作負領導 責任。

3.2 工作由局勞動人事部負責。

3.3 專職負責工作。

管理內容與要求

4.1 基本任務

4.1.1 負責接收、征集、整理、立卷、編目和統計本局形成的人事檔案。

4.1.2 負責對形成人事材料的局屬各部室的歸檔工作進行業務指導和檢查。

4.1.3 負責人事檔案材料的鑒定、保管、保密、查閱和傳遞、檢查核對等管理工作。

4.2 人事檔案材料的收集途徑和范圍

4.2.1 通過局黨委工作部、勞動人事部收集職工在吸收、聘任、調配、轉業退伍安置、任免、辦理工資待遇、政審等工作中形成的檔案材料。

4.2.2 通過局黨代會、職代會、工會、共青團等代表會議的部門，收集代表、委員登記

表和個人政績材料。

4.2.3 通過局勞動人事部收集職工受教育的學生(學員)登記表，考生登記表，學習成

績表，畢業生登記表、鑒定表，授予學位的材料，學歷證明書；培訓結業成績表，學習鑒定

等材料。

4.2.4 通過局勞動人事部收集專業技術資格評定、認定、確認審批材料和工人技師資

格審批材料。

4.2.5 通過局黨委工作部收集在組織建設中形成的批準為正式中國共產黨黨員的志愿書

、申請書、自傳、登記表等材料。

4.2.6 通過局黨委工作部收集在共青團建設中形成的入團志愿書、申請書、登記表等材

料。

4.2.7 通過局長工作部、局工會、黨委工作部等部室收集表彰活動中形成的先進工作（生產)者、勞動模范等的登記表、先進模范事跡、嘉獎通報等材料。

4.2.8 通過局紀檢監察室、勞動人事部等部室收集形成的處分決定、本人檢查、上級批

復、個人對處分決定的意見等材料。

4.2.9 通過局審計稽查部收集形成對職工經濟工作中的評價、處理意見等材料。

4.2.10 通過局安全生產部、生產科技部及本人、報刊雜志等途徑收集本局職工的發明、科研成果及有重大影響的論文、著作等的目錄．

4.2.11 通過局勞動人事部、工會收集職工更改姓名、民族、出生年月、國籍、入黨入團

時間、參加革命工作時間等有關材料：個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料、上級

批復及職工離、退休審批材料等。

4.2.12 通過局工會、安全保衛部等部門收集死亡職工的悼詞、公開報道、非正常死亡的 調查報告等材料。

4.2.13 人事檔案具體歸檔范圍按中共中央組織部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規

定》執行。

4.3 歸檔要求和時間

4.3.1 凡需要歸檔的人事材料，由各主管部室負責收齊，確認無誤后，填寫移交清冊一

式二份，經部室領導審簽后，交局人事檔案室歸檔。

4.3.2 凡需要歸檔的人事檔案任何人都不得擅自保存，更不得據為已有，必須主動向局

人事檔案室移交。

4.3.3 各部室移交人事檔案時，必須詳細填寫登記表一式二份，連同歸檔材料一齊送局

人事檔案室。

4.3.4 專職接收歸檔人事材料時，須按照歸檔登記表的 項目，逐份逐頁地

進行核對，檢查無誤后，簽字蓋章，其中，一份歸檔登記表留存檔案室備查，另一份退回，由

歸檔部門保存。

4.3.5 歸檔材料必須是辦理完畢的正式文件材料，材料齊全完整真實，文字清楚，對象

明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。

4.3.6 歸檔材料必須手續完備，經鑒別不屬歸檔范圍的材料，要分別情況予以處理。

4.3.7 對偽造的材料要追究責任，嚴肅處理；對應銷毀的材料要詳細登記，經分管局領

導審查批準；對應轉出的材料要辦理轉遞登記手續。

4.3.8 人事檔案材料的載體，應使用16開規格的辦公用紙，材料左邊應留出2-2.5厘米的 裝訂邊。

4.3.9 凡歸檔人事材料的撰寫必須符合要求，文字必須是鉛印、計算機打印、膠印、油

印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫；不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復

寫紙書寫。

4.3.10 歸檔材料必須是原件，除電傳材料需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件

存檔。

4.3.11 本局各部室在人事材料形成后的一個月內移交局人事檔案室，移交份數一般為

一份(省公司管理的局級領導需二份)。

4.4 鑒別與轉遞

4.4.1 認真鑒別、判定人事檔案的真偽，做到不錯歸、錯銷。

4.4.2 從本局職工姓名的異同(即：同姓同名，同姓異名或異姓同名)上鑒別人事材料

是否是該職工的材料，避免張冠李戴現象發生。

4.4.3 按照人事檔案十大類(即：履歷、自傳、鑒定、學歷、政審、黨團、獎勵、處分、待遇、其他等類)的內容，鑒別其是否屬于人事檔案歸檔范圍。

4.4.4 以《干部檔案工作條例》及《企業職工檔案管理工作規定》為準繩，以審查結論

為依據，以案情緣由為線索，鑒別歸檔材料是否符合材料清理的有關政策。

4.4.5 剔出歸檔材料中的重份、內容重復、不能說明問題和沒有價值的材料，使歸檔材

料更精練。

4.4.6 通過政審材料和處分材料的構成以及每份材料 的內容，鑒別歸檔材料是否完整。

4.4.7 檢查歸檔材料的審查、批準、簽署、蓋章、落款等手續，鑒別歸檔材料手續是

否完備。

4.4.8 職工因工作調動需要轉遞人事檔案的，應在10天內辦理轉遞手續，避免因時間

拖久，產生“無頭檔案”。

4.4.9 對轉出的人事檔案要認真地檢查核對，按有關要求整理合格，裝訂成冊，不得

扣留材料或分批轉出。

4.4.10 人事檔案轉出后，須在檔案名冊注明何時轉向何處，以便備查。

4.4.11 轉出的人事檔案要仔細填寫《人事檔案轉遞通知單》，與檔案一道密封，加貼

密封條并蓋密封章，通過機要交通或派專人轉遞，不準郵寄或交本人自帶。

4.5 人事檔案的整理

4.5.1 人事檔案的整理必須規范，按照《干部檔案工作條例》、《職工檔案管理工作

規定》的方法和程序，對歸檔的干部、職工個人材料進行鑒別、分類、排列、編目、裝訂，使

之系統化、條理化，避免散失，便于保管和利用。

4.5.2 整理后的案卷，須按計算機檔案管理程序的要求，依姓氏筆畫的順序，逐卷、逐

件、逐個字段地輸入微機。

4.5.3 案卷裝訂前，應拆除卷內每份文件的裝訂金屬物，整平、裱糊褶皺和破損的材料。

4.5.4 案卷裝訂時，按“封面——目錄——卷內文件——封底”的順序分箱排架。

4.5.5 案卷裝訂后，一律使用標準檔案裝具裝袋，在填寫好裝具脊背各欄項目的內容后，按“姓氏筆畫——編號”的順序分箱排架。

4.6 人事檔案的保管、保密

4.6.1 為確保人事檔案的絕對安全，須使用門窗較堅固的專用檔案庫房，配置專用鐵

質的檔案柜。

4.6.2 人事檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14°C～24°C之

間，濕度控制在45%～65%之間。

4.6.3 庫房內每個鐵質檔案柜中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵

蝕。

4.6.4 依據檔案庫房通風去濕(降溫)原理，不定時地開 啟庫房門窗，保持庫內空氣清新

，防止有害氣體對檔案的腐蝕。

4.6.5 檔案庫房的門窗必須密封無損，庫房門窗開啟后，須隨時注意關閉，防止老鼠入

庫危害庫存檔案。

4.6.6 嚴禁在庫房內吸煙和擺放易燃物品，正確使用電器設備，保證用電安全。

4.6.7 每月定期對庫藏檔案進行清理檢查，若發現有破損或載體變質的檔案，要查明原因

并及時進行修補或復制。

4.6.8 管理人員要嚴格遵守保密制度，不準向無關人員談論檔案內容。

4.6.9 任何人不準攜帶檔案材料進入公共場所，個人不準私自保存他人的檔案材料。

4.6.10 人事檔案庫房為我局機要重地，無關人員不得入內。

4.6.11 檔案管理專職每天下班前須對庫房進行安全檢查，節假日須做好安全防范工作。

4.7 人事檔案的提供利用

4.7.1 檔案管理專職須按姓氏筆畫編制人事檔案案卷目錄檢索工具，積極為人事工作服

務。

4.7.2 凡本局需查閱人事檔案者，必須是中共黨員，查閱前應填寫查閱登記表，在查閱

室查閱，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。

4.7.3 查閱人事檔案時要注意愛護，保持案卷的整潔，嚴禁對檔案涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。

4.7.4 未經批準，不得擅自拍攝、復制檔案材料，確因工作需要從檔案中取證的，必須

經有關領導同意后，方可辦理，復制的材料不得給無關人員觀看，用畢自行銷毀。

4.7.5 本局人事檔案一般不外借，特殊情況需外借的，可由借用單位寫出借閱報告，經

本局分管領導批準后方可借用，借用檔案一般不超過三天，用后及時歸還。

4.7.6 借用的人事檔案必須妥善保管，要嚴格保密，不準交給無關人員和職工本人翻閱

，用畢及時歸還。

4.7.7 本局任何職工不得查閱本人及家屬的人事檔案。

4.7.8 檔案管理人員接待閱檔時，要先清點材料，后拿出，收回檔案時要清點，再歸檔。

4.7.9 每月檢查一次借出檔案的退回情況，逾期不還者 要及時催回；每年年底進行一次

檔案總核對工作，將不該管的檔案轉到有關單位，應管檔案及時索要。

檢查與考核

本標準的檢查與考核按《XXXXXX工作質量綜合考核辦法》執行。本標準的檢查與考核還應按XXXXXX有關規定執行。

第五篇：人事檔案管理

員工檔案管理辦法

1目的為規范公司員工人事檔案管理，變靜態的員工管理為對員工成長過程的動態跟蹤管理，特制定本規章。

2范圍

公司針對所有員工的管理工作均應遵照本辦法執行。

3解釋

人事管理檔案：指公司為加強對員工的管理，而建立起來的有關員工基本情況的資料以及歷次考核與異動等項的資料。

4權責

4．1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負責，各人力資源派駐機構或人員應在其指導下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。

4．2 員工的人事資料由員工所在部門負責收集，并填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。

4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是部門主管（含）以上的領導在其所屬員工晉升、獎懲、異動、了解基本情況時方有權調閱。

5工作內容

5.1人事檔案

5.1.1人事檔案的調轉

5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內將人事檔案轉入公司。

5.1.1.2人力資源有義務協助員工辦理人事檔案調轉手續。

5.1.2 人事檔案的管理

人力資源部負責按照國家有關法規和文件的規定,定期對員工的人事檔案進行更新、整理。

5.2人事管理檔案

5.2.1人事管理檔案的建立

5.2.1.1人事管理檔案應在員工到職一周內，由所在部門負責將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經試用期考核通過，正式錄用時將其人事資料移交人力資源部。

5.2.1.2人力資源部對移交的人事資料要依據《人事管理檔案分類目錄》進行審核，發現有人事資料不完整的及時向相關單位和人員追索，以確保人事檔案的真實與完整。

5.2.1.3對公司員工應收取身份證復印件（核對原件）三份、免冠一寸照4張、學歷證書復印件（核對原件）、最近一家工作單位離職證明書（收原件）、社保卡復印件（核對原件）/社保數碼回執、居住證復印件（核對原件）/居住證數碼回執、其中銷售部、財務部員工除收取上述資料外還需收取擔保文件。

5.2.1.4收取員工相關證件時，應向對方出具收據（一式二份），一份交對方，一份存入檔案袋（盒）查驗。

5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應在檔案袋（盒）上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經辦人姓名。

5.2.1.6檔案管理員應將檔案資料分類存放、嚴格保管。

5.2.2人事管理檔案的健全、更新

5.2.2.1公司員工考核、任免、獎懲、教育培訓、薪資調整、職務異動等人事資料一經形成，員工所在部門應及時協助人力資源部整理相關資料。

5.2.2.2員工調任、晉升、降職、免職等人員異動資料歸檔時,除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時應在《人員薪資/異動變化記錄表》中登記。

5.2.2.3員工薪資變動資料歸檔時，除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時在《員工薪資/異動記錄表》中登記，如因調任、晉升、降職等人事異動涉及薪資變動時，所歸檔資料仍放第三類。

5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項人事資料審核無誤后，應參照

5.2.1.5條款規定交檔。

5.2.3人力資源部本著對員工負責的態度，按照人事檔案管理的有關規定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。

5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關規定統一保管。

5.3 人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復印管理

5.3.1 有下列情形之一時，方可查、借閱人事（管理）檔案：

a.了解所屬員工基本情況；

b.員工晉升、降職；

c.員工獎懲；

d.員工調動。

5.3.2 查、借閱及復印人事（管理）檔案的手續

5.3.2.1 查閱人事（管理）檔案的手續

a.須查閱人員（管理）檔案時，查閱人持人事專員（檔案管理）簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經人力資源部長簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。

b.查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內完成；不準將有關資料私自帶出或復印。

5.3.2.2借閱人事（管理）檔案的手續

a.須借閱人員（管理）檔案時，借閱人持人事專員（檔案管理）簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經有核準權限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續。

b.人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至一個月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準私自復印或轉借他人。

c.借閱檔案人員應按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責任進行追索。

d.歸還檔案時，檔案管理人員應依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，并檢查檔案資料的完整性，確認無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。

e.因工作需要確需調閱員工人事檔案的,由人力資源部負責與(b)聯系。

5.3.2.3的確因工作需要，要求復印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標明，必須經人力資源部長核準方可進行。

5.3.3人事（管理）檔案的借閱及復印者，應注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴大資料的閱讀范圍影響者，而對當事人造成損失或不良影響者，責任由其個人承擔。

5.4離職人員檔案的處理

5.4.1 退檔手續的辦理

離職人員持經核準的《離職(調動)交接表》到檔案室辦理。

5.4.2 人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。

5.5 證件的借用、歸還程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應提出書面申請，經所屬部門主管/經理或單位負責人批準。

5.5.2證件借出期限最長為二個月。逾期未歸還者，按每個證件20元/天計算罰金，罰金從押金中扣除。

5.5.3證件的歸還

5.5.4檔案管理員應詳細記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。

5.6 檔案的統計、清點

5.6.1檔案管理員應及時將人事信息歸檔，及時記錄，及時錄入微機，保證實存檔案信息與微機存儲信息一致。

5.6.2檔案管理員每周一統計上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進行月度匯總。

5.6.3每年一月份，對檔案進行清點。統計上歸檔數、檔案總數、退檔總數、在崗人員檔案數等數據，并與微機存儲數據校對，要求二者一致。

5.6.4人事管理檔案保存期限：

a.已辦理離職手續的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調動)交接表》中核準的日期為依據計算；

b.未辦理離職手續但實際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當事人所在部門出具的書面報告中標稱的離開公司時間為依據開始計算。

5.6.5 每年三月份，對上已超出保存期限的檔案統一進行銷毀。

5.7 本辦法自頒布之日起開始執行。

6.相關表單

6.1 《人事（管理）檔案資料移交清單》

6.2 《人事管理檔案分類目錄》

6.3 《人員薪資/異動變化記錄表》

6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》