第一篇：如何有效管理收到的名片

如何有效管理收到的名片

名片是公司及職場人士最重要的資產，尤其對于服務業及從業人員而言，做好名片管理，等于是建立自己的人際網絡，也使人脈能夠有條理地擴展、延伸出去。

主要用途

要管理好收到的名片，首先要全面理解名片的主要用途，其可分為常規用途和特殊用途兩大類。

1.常規用途

a.自我介紹。見面時名片是最重要的自我介紹輔助工具。在初次與交往對象見面時，除了必要的口頭自我介紹外，還可以使用名片進行身份的介紹。這樣不僅能向對方明確身份，而且還可以節省時間強化效果。

b.結交他人。在社交中若想要結識某人，通常以名片表示結交之意。主動遞交名片給初識之人，既意味著友好信任，又暗含“可以交個朋友嗎”之意。在這種情況下，對方一般會“禮尚往來”，從而完成雙方結交認識的第一步。

c.保持聯系。大多名片都印有其聯絡方式。名片可以時刻提醒持有人誰是誰，如何與他人聯系，從而促進認識和交往。

d.通報變更。若變換了單位、調整了職務、改動了電話號碼或者公司喬遷至新址后，都會重新制作自己的名片。向慣常的交往對象遞交新名片，可以把本人的最新情況通報對方，以一種更簡單的方式避免聯系上的失誤，也可以顯示自己對他人的尊重。

2.特殊用途

a.簡短留言。拜訪某人或需要向某人傳達信息而對方不在時，可留下自己的名片并在名片上簡單寫上具體事由，然后委托他人轉變。

b.介紹他人。如欲向自己相識之人介紹某人亦可使用名片。

c.充當禮單。以私人身份向他人饋送禮品或花卉時，可將本人的社交名片充當禮單，置于禮物或花卉包裝之內。

d.拜會他人。初次前往他人居所或工作單位進行拜訪時，可將本人名片交由對方的門衛、秘書或家人，轉交給被拜訪者，以便對方確認“來系何人”，并決定見與不見。這種做法比較正規，可避免冒昧造訪。

名片類型

整體而言，名片可以分為紙質名片與數字名片兩大類。

紙質名片就是最為傳統的謁見、拜訪或訪問時用的小卡片，上面印有個人的姓名、地址、職務、電話號碼、郵箱等。它們有的是橫式名片，豎式名片或折卡名片，有的是單面印刷，有的是雙面印刷，有的是單一語言，有的是雙語呈現，有的只包含卡片持有人的基本信息，有的則附加了其所在公司的產品介紹，經營理念或企業文化等。數字名片是運用現代數字信息技術、數字多媒體合成技術，用文字、圖片、視頻、聲音等信息整合方式介紹政府、企業、單位及個人的“多媒體名片”，是當今數字信息時代背景下產生的一種新生事物。

1.U盤名片/光盤名片 它是運用現代化高科技手段融入視頻和聲音等

多媒體元素，把企事業單位的文字、圖片、視頻、聲音等宣傳資料整

合成一種自動播放的多媒體文件刻錄到名片大小的光盤內，U

盤名片是名片和企業宣傳畫冊的結合體。其優勢在于電子名片容量大，如果控制合理的話可以存放1000頁A4幅面的內容，應用范圍比傳統紙質名片和印刷畫冊更廣泛，更便捷，更直觀，更充分，適于政府招商引資、推介會、促銷會、企業宣傳等。

2.維條碼名片 此類名片上沒有我們常見的職業職務、手機、電話、信

箱、地址等信息，右下方有形如“馬賽克”的正方形花紋圖案--二維條形碼，具備二維條碼識別功能的手機掃描條碼，便可立即解析整張名片的文本信息，包括名片人姓名、職務、電話、地址、和郵箱等事先錄入的信息內容，這些信息便于存入手機，還能作為郵件直接發送。其優勢在于它只需用手機攝像頭掃描名片上的條碼，便能快速、準確地將名片上的姓名、電話等個人資料錄入手機中，可保存，也可發送，省去繁瑣的文字錄入過程。應用在商務交流中，更能體現企業實力、對客戶的尊重、更利于溝通實效，長遠發展更有助于實現移動商務。

3.數字身份證名片 它是數字身份證是身份認證方式的一種，指先在身份認證機構注冊申請獲取數字身份和密鑰，并用此數字身份、密鑰簽發文件，別人也可此身份機構求證你簽發文件的身份，在此身份認證系統建立的個人身份信息即數字身份證標識式名片。其運用“雙鑰”識別印證原理，即在企業、單位、個人在互相信息交往中，先用公鑰向接受者信任的身份認證機構注冊身份，獲取身份認證機構所發數字證書，用密鑰對文件簽名后，把此數字證書、簽發文件及簽名一起發給接受者，接受者向身份認證機構求證是否與你注冊的簽發密鑰相吻合，由此來確定你的身份。數字身份證--網絡通訊簿--網絡通訊錄，即將需要保存的聯系人和聯系記錄通過網絡的方式進行存儲，以備自己隨時隨地查詢的通訊錄。系統可通過存儲對方的數字身份證名片實現對聯系人信息保持，永久獲得對方最新聯系方式，并可進行群組二

級分類管理，實現人脈網絡的輕松管理。還可通過非通訊錄方式記錄在網上，避免因手機、名片等物品的丟失而遺失對方的聯系方式。其

優勢在于它突破了傳統光盤的圓形外觀，抗磨損、攜帶方便、傳遞性

高、資訊數位化、信息量大、流通率高、高科技感。此外，它的獨一無二特性，使得盜版不易、穩定度高、保存易、收藏簡便、兼具流行性時尚個性、高附加價值。

管理方法

鑒于名片類型不同，主要表現在它們的信息容量，輸入、儲存方式上，其管理方法也會有所不同，紙質名片可能主要采用傳統的名片簿，而數字名片則主要依靠數據庫或專門的名片管理軟件進行管理，此外對于二維碼名片還需要配備專門的二維碼識別器等，但是無論怎幺，要有效管理這些名片，使其方便查找，首先都需要將它們進行分類規整，以下提供幾種分類方法。

1.按人脈資源的性質分。（見表一）2.按行業分。（見表二）3.按部門分。（見表三）

4.按地域分類，比如：洲—地區—國家—省份—城市

若名片管理是針對某一個部門的，比如人力資源部，那么可以做兩種分法。第一，將所受到名片中涉及HR的部分單獨歸為一類，剩下的則按以上四種方法進行分類。第二，在以上四種方法分類的基礎上，把HR部門的名片放在最前面，其他的則按照部門、職位級別等排列開來。

表一

除了將名片合理歸類，要有效管理它們，還需要工作人員注意以下原則：

1.將名片信息輸入計算機，用Excel的表格管理，這樣紙質的名片不僅有

了備份，還方便名片的查找——Excel里面只要按Ctrl+F便會跳出查找對話框，在里面輸入關健字，不管名片有上千上萬份都能輕松找到。2.冷門名片應保留起來，以被不時之需。為避免名片生熟不分，混淆難找，冷門名片歸類另外擱置。

3.出差、外出應隨身攜帶名片薄或相關數據。

4.定期整理名片，設定一個名片理事周期半個月、三個月或半年，依據聯

絡的頻率篩選出較少與較常聯絡的名片，并且留意名片主人的最新動向，例如，是否已經升遷、跳槽等等。

第二篇：名片管理規定

名片管理規定(范本)目的及適用范圍

1.1 規范公司名片格式，強化對外品牌形象； 1.2 適用于公司正式入職員工的名片印刷。2 管理組織：公司行政部負責對外印制名片。3 管理內容 3.1 名片印制程序

3.1.1 需印制名片員工，應填寫《印刷申請表》，商務人員由商務經理、商務總監簽字，綜合服務部由行政總監簽字確認后，行政部根據《印刷申請表》內容組織印制；

3.1.2 名片印制申請人應在《印刷申請單》上明確標示個人信息，包括姓名、職務、聯系電話等；

3.1.3 名片印制到位后，領取人對名片信息進行核對，確認無誤后在《名片領用登記表》中簽字；

3.1.4 行政部對印制名片應留底存檔； 3.2 名片印制要求

3.2.1 公司正式員工可方申請印制名片，試用期員工不予印刷名片，可印制部份空白名片填寫使用；

3.2.2 原則上，綜合服務部有外聯需要的人員方可印制名片； 3.2.3 名片印制格式執行公司VI要求； 3.3 名片使用要求

3.3.1 員工不得私自印制貫有公司名稱的名片，一經發現將追究當事人法律責任； 3.3.2 公司名片只能用于與業務相關的場合，嚴禁濫用； 3.3.3 員工離職后須將名片交回行政部，不得再持本公司名片或以本公司名義與其他人聯系； 3.4 費用核算

3.4.1 每月底，行政助理按部門實際印刷名片數量，按部門進行費用分攤，并將結果通知相關部門。4 附件：《名片領用登記表》

來源:亞商在線論壇

1.目的

為使公司名片統一規范化，強化對外公關形象的塑造，特制定本辦法。2.適用范圍

本辦法適用于集團各分公司名片制作和使用管理（香港總部職員名片由香港公司制作）。3.名片格式

公司名片格式、尺寸、LOGO、字體、顏色、紙張、版式請各公司參照集團VI-B部分“應用系統——辦公

用品系列”個人名片格式。4.名片印制程序

4.1 人力資源及行政部統一負責對外印制名片的印刷業務。4.2 因業務需要印制名片者，申請人填寫《名片印制申請單》，經部門負責人審核，人力資源及行政部復

核并負責承辦。

4.3 人力資源及行政部應檢查申請人職務是否與名片職務相符，因工作需要經有關領導批準，可以使用比

實際較高的職務頭銜，但不享受其待遇。4.4 名片英文使用須符合國際慣例和規范要求。

4.5 名片中文字體、公司標志、顏色、阿拉伯數字必須VI規范要求一樣，不得擅自更改。

4.6 名片印制由人力資源及行政部指定專業名片制作商印刷，不得擅自到其他地方印刷。5.名片使用

5.1 名片使用須恰到好處，不可像撒傳單般濫用，掌握使用范圍。5.2 掌握名片遞送禮儀和交換規則。公務、客戶名片須在公司內共同使用，不得占為己有。

5.3 員工離職時應將剩余名片交回公司人力資耕牛及行政部處理，不得將名片帶離公司。

第三篇：名片制作管理規定

名片制定管理規定

總則

為使公司節約運營成本及減少不必要的成本浪費，保證名片的科學制定與合理使用，特制定此管理規定。

具體細則

1.名片申請資格：（1）總經理（2）售前銷售經理及銷售顧問（3）售后服務站長（4）售后服務經理及售后服務顧問 2.名片申請前提：已轉正員工

3.名片申請流程：（1）申請人向市場部策劃專員提交名片制作申請（符合以上資格的普通員工需部門主管簽字認可），（2）市場部策劃專員登記詳細信息，待名片申請員工達到3個或3個以上后，再由策劃專員呈王總審批。（3）總經理審批通過后，由市場部策劃向廣告公司遞交名片電子模板。并與廣告公司確定名片價格（4）策劃專員向財務辦公室借支名片款，并從廣告公司領回名片與支出憑證。（5）策劃專員向財務辦公室報銷支出金額。（6）市場部策劃向名片申請人發放名片。

4.名片使用管理規定：（1）若名片申請人在收到名片實物后的6個月內離職，那么名片支出費用由其本人承擔（從本人工資中扣除）；（2）若名片申請人在收到名片實物后的6個月后離職，那么此名片支出費用由公司承擔。（3）員工在工作期間必須隨身攜帶一定數量的名片，并根據實際工作需要隨時呈送給來訪的客戶。

5.附則：此規定解釋權歸行政部所有。此規定自下發之日起執行。

適應部門：公司所有部門、所有崗位 簽發人： 參與修訂：王海紅、任利敏、王春龍 張家口金橋比亞迪4S店行政部辦公室 二零一二年三月十二日 印發

第四篇：名片管理規定

名片管理規定

一、目的

為了規范公司名片管理，塑造公司對外公關形象，特制定本規定。

二、名片印制對象：

員工入職兩個月內不予印制名片，可在本公司的空白名片中填寫使用，入職兩個月后可申請印制正式名片。

三、名片格式

由總裁辦對名片格式和名片印制內容進行規劃設計，公司名片格式統一化；

四、名片申請流程及規定

1、需印制名片的員工，應填寫《名片印制申請表》（見附件一），申請人應明確標示個人信息，包括姓名、職務、聯系電話等，后由本部門主管簽字。

2、部門主管統一填寫完整的《名片印制申請表》后，交行政部負責人簽字。

3、行政部負責人最后交由公司負責人簽字確認。

4、確認無誤后，行政部根據《名片印制申請表》內容組織印制，并對印制名片留底存檔。

5、公司行政部統一負責對外印制名片的印刷業務。

6、名片印制到位后，領取人對名片信息進行核對，確認無誤后在《名片領用登記表》（見附件二）中簽字；如發現名片與本人提供的信息或格式不符，相關人員承擔相應費用。

7、員工因職位或手機號碼等聯系方式發生變更時，應立即通知行政部印制更換新名片，舊版名片交由行政部回收處理。

五、名片使用規定

1、公司名片只能用于與業務相關的場合，嚴禁濫用；

2、員工離職后須將名片交回行政部，由行政部進行粉碎銷毀；

六、本規定自公布之日起實施。

第五篇：名片印制管理規定

名片印制管理規定

為統一公司對外形象以及方便公司員工對外交流，公司員工如有需求可以申請印制名片，為了縮短名片印制的時間以及名片信息的規范，特制定以下規定

1.由名片印制申請人在公司前臺或部門指定人員處領取“名片印制申請表”，按照表格要求填制并附原名片復印件一張（如有信息變更請在復印件上修改，新員工由部門經理根據本部門相同或相近級別的員工原名片復印后按照新員工的信息修改），依次要求部門經理以及事業部領導在“名片印制申請表”上簽字確認，部門經理還需在名片復印件簽字確認名片印制信息。

2.名片印制申請人或部門指定人員將領導簽字確認的印制申請表和原名片復印件交至公司前臺，公司前臺審核信息無誤后報人力及法務領導簽字確認后將名片復印件發傳真至名片印制廠商。

3.印制名片需要增加公司的成本支出，因此名片使用者應當盡量節約使用并且每次只批準申請印制一盒，對于因參加會議和其它特殊原因需要增加印制量或短時間內重復印制的應當在“名片印制申請表”上說明原因。

4.名片印制廠商接到并確認名片印制信息后一般5個工作日內將印制好的名片送至總公司前臺，總公司前臺當天通知印制申請人或申請人部門指定人員到前臺統一簽字領取。

5.名片印制申請人已經考慮到印制名片從申請到取到印制好的名片需要一定的時間，因此請大家根據自己名片的使用情況提前申請印制。6.員工個人未經批準不得私自印制公司名片。