第一篇：如何有效管理收到的名片

如何有效管理收到的名片

名片是公司及職場(chǎng)人士最重要的資產(chǎn)，尤其對(duì)于服務(wù)業(yè)及從業(yè)人員而言，做好名片管理，等于是建立自己的人際網(wǎng)絡(luò)，也使人脈能夠有條理地?cái)U(kuò)展、延伸出去。

主要用途

要管理好收到的名片，首先要全面理解名片的主要用途，其可分為常規(guī)用途和特殊用途兩大類。

1.常規(guī)用途

a.自我介紹。見面時(shí)名片是最重要的自我介紹輔助工具。在初次與交往對(duì)象見面時(shí)，除了必要的口頭自我介紹外，還可以使用名片進(jìn)行身份的介紹。這樣不僅能向?qū)Ψ矫鞔_身份，而且還可以節(jié)省時(shí)間強(qiáng)化效果。

b.結(jié)交他人。在社交中若想要結(jié)識(shí)某人，通常以名片表示結(jié)交之意。主動(dòng)遞交名片給初識(shí)之人，既意味著友好信任，又暗含“可以交個(gè)朋友嗎”之意。在這種情況下，對(duì)方一般會(huì)“禮尚往來(lái)”，從而完成雙方結(jié)交認(rèn)識(shí)的第一步。

c.保持聯(lián)系。大多名片都印有其聯(lián)絡(luò)方式。名片可以時(shí)刻提醒持有人誰(shuí)是誰(shuí)，如何與他人聯(lián)系，從而促進(jìn)認(rèn)識(shí)和交往。

d.通報(bào)變更。若變換了單位、調(diào)整了職務(wù)、改動(dòng)了電話號(hào)碼或者公司喬遷至新址后，都會(huì)重新制作自己的名片。向慣常的交往對(duì)象遞交新名片，可以把本人的最新情況通報(bào)對(duì)方，以一種更簡(jiǎn)單的方式避免聯(lián)系上的失誤，也可以顯示自己對(duì)他人的尊重。

2.特殊用途

a.簡(jiǎn)短留言。拜訪某人或需要向某人傳達(dá)信息而對(duì)方不在時(shí)，可留下自己的名片并在名片上簡(jiǎn)單寫上具體事由，然后委托他人轉(zhuǎn)變。

b.介紹他人。如欲向自己相識(shí)之人介紹某人亦可使用名片。

c.充當(dāng)禮單。以私人身份向他人饋送禮品或花卉時(shí)，可將本人的社交名片充當(dāng)禮單，置于禮物或花卉包裝之內(nèi)。

d.拜會(huì)他人。初次前往他人居所或工作單位進(jìn)行拜訪時(shí)，可將本人名片交由對(duì)方的門衛(wèi)、秘書或家人，轉(zhuǎn)交給被拜訪者，以便對(duì)方確認(rèn)“來(lái)系何人”，并決定見與不見。這種做法比較正規(guī)，可避免冒昧造訪。

名片類型

整體而言，名片可以分為紙質(zhì)名片與數(shù)字名片兩大類。

紙質(zhì)名片就是最為傳統(tǒng)的謁見、拜訪或訪問(wèn)時(shí)用的小卡片，上面印有個(gè)人的姓名、地址、職務(wù)、電話號(hào)碼、郵箱等。它們有的是橫式名片，豎式名片或折卡名片，有的是單面印刷，有的是雙面印刷，有的是單一語(yǔ)言，有的是雙語(yǔ)呈現(xiàn)，有的只包含卡片持有人的基本信息，有的則附加了其所在公司的產(chǎn)品介紹，經(jīng)營(yíng)理念或企業(yè)文化等。數(shù)字名片是運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)、數(shù)字多媒體合成技術(shù)，用文字、圖片、視頻、聲音等信息整合方式介紹政府、企業(yè)、單位及個(gè)人的“多媒體名片”，是當(dāng)今數(shù)字信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的一種新生事物。

1.U盤名片/光盤名片 它是運(yùn)用現(xiàn)代化高科技手段融入視頻和聲音等

多媒體元素，把企事業(yè)單位的文字、圖片、視頻、聲音等宣傳資料整

合成一種自動(dòng)播放的多媒體文件刻錄到名片大小的光盤內(nèi)，U

盤名片是名片和企業(yè)宣傳畫冊(cè)的結(jié)合體。其優(yōu)勢(shì)在于電子名片容量大，如果控制合理的話可以存放1000頁(yè)A4幅面的內(nèi)容，應(yīng)用范圍比傳統(tǒng)紙質(zhì)名片和印刷畫冊(cè)更廣泛，更便捷，更直觀，更充分，適于政府招商引資、推介會(huì)、促銷會(huì)、企業(yè)宣傳等。

2.維條碼名片 此類名片上沒有我們常見的職業(yè)職務(wù)、手機(jī)、電話、信

箱、地址等信息，右下方有形如“馬賽克”的正方形花紋圖案--二維條形碼，具備二維條碼識(shí)別功能的手機(jī)掃描條碼，便可立即解析整張名片的文本信息，包括名片人姓名、職務(wù)、電話、地址、和郵箱等事先錄入的信息內(nèi)容，這些信息便于存入手機(jī)，還能作為郵件直接發(fā)送。其優(yōu)勢(shì)在于它只需用手機(jī)攝像頭掃描名片上的條碼，便能快速、準(zhǔn)確地將名片上的姓名、電話等個(gè)人資料錄入手機(jī)中，可保存，也可發(fā)送，省去繁瑣的文字錄入過(guò)程。應(yīng)用在商務(wù)交流中，更能體現(xiàn)企業(yè)實(shí)力、對(duì)客戶的尊重、更利于溝通實(shí)效，長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展更有助于實(shí)現(xiàn)移動(dòng)商務(wù)。

3.數(shù)字身份證名片 它是數(shù)字身份證是身份認(rèn)證方式的一種，指先在身份認(rèn)證機(jī)構(gòu)注冊(cè)申請(qǐng)獲取數(shù)字身份和密鑰，并用此數(shù)字身份、密鑰簽發(fā)文件，別人也可此身份機(jī)構(gòu)求證你簽發(fā)文件的身份，在此身份認(rèn)證系統(tǒng)建立的個(gè)人身份信息即數(shù)字身份證標(biāo)識(shí)式名片。其運(yùn)用“雙鑰”識(shí)別印證原理，即在企業(yè)、單位、個(gè)人在互相信息交往中，先用公鑰向接受者信任的身份認(rèn)證機(jī)構(gòu)注冊(cè)身份，獲取身份認(rèn)證機(jī)構(gòu)所發(fā)數(shù)字證書，用密鑰對(duì)文件簽名后，把此數(shù)字證書、簽發(fā)文件及簽名一起發(fā)給接受者，接受者向身份認(rèn)證機(jī)構(gòu)求證是否與你注冊(cè)的簽發(fā)密鑰相吻合，由此來(lái)確定你的身份。數(shù)字身份證--網(wǎng)絡(luò)通訊簿--網(wǎng)絡(luò)通訊錄，即將需要保存的聯(lián)系人和聯(lián)系記錄通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，以備自己隨時(shí)隨地查詢的通訊錄。系統(tǒng)可通過(guò)存儲(chǔ)對(duì)方的數(shù)字身份證名片實(shí)現(xiàn)對(duì)聯(lián)系人信息保持，永久獲得對(duì)方最新聯(lián)系方式，并可進(jìn)行群組二

級(jí)分類管理，實(shí)現(xiàn)人脈網(wǎng)絡(luò)的輕松管理。還可通過(guò)非通訊錄方式記錄在網(wǎng)上，避免因手機(jī)、名片等物品的丟失而遺失對(duì)方的聯(lián)系方式。其

優(yōu)勢(shì)在于它突破了傳統(tǒng)光盤的圓形外觀，抗磨損、攜帶方便、傳遞性

高、資訊數(shù)位化、信息量大、流通率高、高科技感。此外，它的獨(dú)一無(wú)二特性，使得盜版不易、穩(wěn)定度高、保存易、收藏簡(jiǎn)便、兼具流行性時(shí)尚個(gè)性、高附加價(jià)值。

管理方法

鑒于名片類型不同，主要表現(xiàn)在它們的信息容量，輸入、儲(chǔ)存方式上，其管理方法也會(huì)有所不同，紙質(zhì)名片可能主要采用傳統(tǒng)的名片簿，而數(shù)字名片則主要依靠數(shù)據(jù)庫(kù)或?qū)ｉT的名片管理軟件進(jìn)行管理，此外對(duì)于二維碼名片還需要配備專門的二維碼識(shí)別器等，但是無(wú)論怎幺，要有效管理這些名片，使其方便查找，首先都需要將它們進(jìn)行分類規(guī)整，以下提供幾種分類方法。

1.按人脈資源的性質(zhì)分。（見表一）2.按行業(yè)分。（見表二）3.按部門分。（見表三）

4.按地域分類，比如：洲—地區(qū)—國(guó)家—省份—城市

若名片管理是針對(duì)某一個(gè)部門的，比如人力資源部，那么可以做兩種分法。第一，將所受到名片中涉及HR的部分單獨(dú)歸為一類，剩下的則按以上四種方法進(jìn)行分類。第二，在以上四種方法分類的基礎(chǔ)上，把HR部門的名片放在最前面，其他的則按照部門、職位級(jí)別等排列開來(lái)。

表一

除了將名片合理歸類，要有效管理它們，還需要工作人員注意以下原則：

1.將名片信息輸入計(jì)算機(jī)，用Excel的表格管理，這樣紙質(zhì)的名片不僅有

了備份，還方便名片的查找——Excel里面只要按Ctrl+F便會(huì)跳出查找對(duì)話框，在里面輸入關(guān)健字，不管名片有上千上萬(wàn)份都能輕松找到。2.冷門名片應(yīng)保留起來(lái)，以被不時(shí)之需。為避免名片生熟不分，混淆難找，冷門名片歸類另外擱置。

3.出差、外出應(yīng)隨身攜帶名片薄或相關(guān)數(shù)據(jù)。

4.定期整理名片，設(shè)定一個(gè)名片理事周期半個(gè)月、三個(gè)月或半年，依據(jù)聯(lián)

絡(luò)的頻率篩選出較少與較常聯(lián)絡(luò)的名片，并且留意名片主人的最新動(dòng)向，例如，是否已經(jīng)升遷、跳槽等等。

第二篇：名片管理規(guī)定

名片管理規(guī)定(范本)目的及適用范圍

1.1 規(guī)范公司名片格式，強(qiáng)化對(duì)外品牌形象； 1.2 適用于公司正式入職員工的名片印刷。2 管理組織：公司行政部負(fù)責(zé)對(duì)外印制名片。3 管理內(nèi)容 3.1 名片印制程序

3.1.1 需印制名片員工，應(yīng)填寫《印刷申請(qǐng)表》，商務(wù)人員由商務(wù)經(jīng)理、商務(wù)總監(jiān)簽字，綜合服務(wù)部由行政總監(jiān)簽字確認(rèn)后，行政部根據(jù)《印刷申請(qǐng)表》內(nèi)容組織印制；

3.1.2 名片印制申請(qǐng)人應(yīng)在《印刷申請(qǐng)單》上明確標(biāo)示個(gè)人信息，包括姓名、職務(wù)、聯(lián)系電話等；

3.1.3 名片印制到位后，領(lǐng)取人對(duì)名片信息進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在《名片領(lǐng)用登記表》中簽字；

3.1.4 行政部對(duì)印制名片應(yīng)留底存檔； 3.2 名片印制要求

3.2.1 公司正式員工可方申請(qǐng)印制名片，試用期員工不予印刷名片，可印制部份空白名片填寫使用；

3.2.2 原則上，綜合服務(wù)部有外聯(lián)需要的人員方可印制名片； 3.2.3 名片印制格式執(zhí)行公司VI要求； 3.3 名片使用要求

3.3.1 員工不得私自印制貫有公司名稱的名片，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將追究當(dāng)事人法律責(zé)任； 3.3.2 公司名片只能用于與業(yè)務(wù)相關(guān)的場(chǎng)合，嚴(yán)禁濫用； 3.3.3 員工離職后須將名片交回行政部，不得再持本公司名片或以本公司名義與其他人聯(lián)系； 3.4 費(fèi)用核算

3.4.1 每月底，行政助理按部門實(shí)際印刷名片數(shù)量，按部門進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)偅⒔Y(jié)果通知相關(guān)部門。4 附件：《名片領(lǐng)用登記表》

來(lái)源:亞商在線論壇

1.目的

為使公司名片統(tǒng)一規(guī)范化，強(qiáng)化對(duì)外公關(guān)形象的塑造，特制定本辦法。2.適用范圍

本辦法適用于集團(tuán)各分公司名片制作和使用管理（香港總部職員名片由香港公司制作）。3.名片格式

公司名片格式、尺寸、LOGO、字體、顏色、紙張、版式請(qǐng)各公司參照集團(tuán)VI-B部分“應(yīng)用系統(tǒng)——辦公

用品系列”個(gè)人名片格式。4.名片印制程序

4.1 人力資源及行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)對(duì)外印制名片的印刷業(yè)務(wù)。4.2 因業(yè)務(wù)需要印制名片者，申請(qǐng)人填寫《名片印制申請(qǐng)單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，人力資源及行政部復(fù)

核并負(fù)責(zé)承辦。

4.3 人力資源及行政部應(yīng)檢查申請(qǐng)人職務(wù)是否與名片職務(wù)相符，因工作需要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以使用比

實(shí)際較高的職務(wù)頭銜，但不享受其待遇。4.4 名片英文使用須符合國(guó)際慣例和規(guī)范要求。

4.5 名片中文字體、公司標(biāo)志、顏色、阿拉伯?dāng)?shù)字必須VI規(guī)范要求一樣，不得擅自更改。

4.6 名片印制由人力資源及行政部指定專業(yè)名片制作商印刷，不得擅自到其他地方印刷。5.名片使用

5.1 名片使用須恰到好處，不可像撒傳單般濫用，掌握使用范圍。5.2 掌握名片遞送禮儀和交換規(guī)則。公務(wù)、客戶名片須在公司內(nèi)共同使用，不得占為己有。

5.3 員工離職時(shí)應(yīng)將剩余名片交回公司人力資耕牛及行政部處理，不得將名片帶離公司。

第三篇：名片制作管理規(guī)定

名片制定管理規(guī)定

總則

為使公司節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本及減少不必要的成本浪費(fèi)，保證名片的科學(xué)制定與合理使用，特制定此管理規(guī)定。

具體細(xì)則

1.名片申請(qǐng)資格：（1）總經(jīng)理（2）售前銷售經(jīng)理及銷售顧問(wèn)（3）售后服務(wù)站長(zhǎng)（4）售后服務(wù)經(jīng)理及售后服務(wù)顧問(wèn) 2.名片申請(qǐng)前提：已轉(zhuǎn)正員工

3.名片申請(qǐng)流程：（1）申請(qǐng)人向市場(chǎng)部策劃專員提交名片制作申請(qǐng)（符合以上資格的普通員工需部門主管簽字認(rèn)可），（2）市場(chǎng)部策劃專員登記詳細(xì)信息，待名片申請(qǐng)員工達(dá)到3個(gè)或3個(gè)以上后，再由策劃專員呈王總審批。（3）總經(jīng)理審批通過(guò)后，由市場(chǎng)部策劃向廣告公司遞交名片電子模板。并與廣告公司確定名片價(jià)格（4）策劃專員向財(cái)務(wù)辦公室借支名片款，并從廣告公司領(lǐng)回名片與支出憑證。（5）策劃專員向財(cái)務(wù)辦公室報(bào)銷支出金額。（6）市場(chǎng)部策劃向名片申請(qǐng)人發(fā)放名片。

4.名片使用管理規(guī)定：（1）若名片申請(qǐng)人在收到名片實(shí)物后的6個(gè)月內(nèi)離職，那么名片支出費(fèi)用由其本人承擔(dān)（從本人工資中扣除）；（2）若名片申請(qǐng)人在收到名片實(shí)物后的6個(gè)月后離職，那么此名片支出費(fèi)用由公司承擔(dān)。（3）員工在工作期間必須隨身攜帶一定數(shù)量的名片，并根據(jù)實(shí)際工作需要隨時(shí)呈送給來(lái)訪的客戶。

5.附則：此規(guī)定解釋權(quán)歸行政部所有。此規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。

適應(yīng)部門：公司所有部門、所有崗位 簽發(fā)人： 參與修訂：王海紅、任利敏、王春龍 張家口金橋比亞迪4S店行政部辦公室 二零一二年三月十二日 印發(fā)

第四篇：名片管理規(guī)定

名片管理規(guī)定

一、目的

為了規(guī)范公司名片管理，塑造公司對(duì)外公關(guān)形象，特制定本規(guī)定。

二、名片印制對(duì)象：

員工入職兩個(gè)月內(nèi)不予印制名片，可在本公司的空白名片中填寫使用，入職兩個(gè)月后可申請(qǐng)印制正式名片。

三、名片格式

由總裁辦對(duì)名片格式和名片印制內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，公司名片格式統(tǒng)一化；

四、名片申請(qǐng)流程及規(guī)定

1、需印制名片的員工，應(yīng)填寫《名片印制申請(qǐng)表》（見附件一），申請(qǐng)人應(yīng)明確標(biāo)示個(gè)人信息，包括姓名、職務(wù)、聯(lián)系電話等，后由本部門主管簽字。

2、部門主管統(tǒng)一填寫完整的《名片印制申請(qǐng)表》后，交行政部負(fù)責(zé)人簽字。

3、行政部負(fù)責(zé)人最后交由公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

4、確認(rèn)無(wú)誤后，行政部根據(jù)《名片印制申請(qǐng)表》內(nèi)容組織印制，并對(duì)印制名片留底存檔。

5、公司行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)對(duì)外印制名片的印刷業(yè)務(wù)。

6、名片印制到位后，領(lǐng)取人對(duì)名片信息進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在《名片領(lǐng)用登記表》（見附件二）中簽字；如發(fā)現(xiàn)名片與本人提供的信息或格式不符，相關(guān)人員承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用。

7、員工因職位或手機(jī)號(hào)碼等聯(lián)系方式發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)立即通知行政部印制更換新名片，舊版名片交由行政部回收處理。

五、名片使用規(guī)定

1、公司名片只能用于與業(yè)務(wù)相關(guān)的場(chǎng)合，嚴(yán)禁濫用；

2、員工離職后須將名片交回行政部，由行政部進(jìn)行粉碎銷毀；

六、本規(guī)定自公布之日起實(shí)施。

第五篇：名片印制管理規(guī)定

名片印制管理規(guī)定

為統(tǒng)一公司對(duì)外形象以及方便公司員工對(duì)外交流，公司員工如有需求可以申請(qǐng)印制名片，為了縮短名片印制的時(shí)間以及名片信息的規(guī)范，特制定以下規(guī)定

1.由名片印制申請(qǐng)人在公司前臺(tái)或部門指定人員處領(lǐng)取“名片印制申請(qǐng)表”，按照表格要求填制并附原名片復(fù)印件一張（如有信息變更請(qǐng)?jiān)趶?fù)印件上修改，新員工由部門經(jīng)理根據(jù)本部門相同或相近級(jí)別的員工原名片復(fù)印后按照新員工的信息修改），依次要求部門經(jīng)理以及事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)在“名片印制申請(qǐng)表”上簽字確認(rèn)，部門經(jīng)理還需在名片復(fù)印件簽字確認(rèn)名片印制信息。

2.名片印制申請(qǐng)人或部門指定人員將領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)的印制申請(qǐng)表和原名片復(fù)印件交至公司前臺(tái)，公司前臺(tái)審核信息無(wú)誤后報(bào)人力及法務(wù)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后將名片復(fù)印件發(fā)傳真至名片印制廠商。

3.印制名片需要增加公司的成本支出，因此名片使用者應(yīng)當(dāng)盡量節(jié)約使用并且每次只批準(zhǔn)申請(qǐng)印制一盒，對(duì)于因參加會(huì)議和其它特殊原因需要增加印制量或短時(shí)間內(nèi)重復(fù)印制的應(yīng)當(dāng)在“名片印制申請(qǐng)表”上說(shuō)明原因。

4.名片印制廠商接到并確認(rèn)名片印制信息后一般5個(gè)工作日內(nèi)將印制好的名片送至總公司前臺(tái)，總公司前臺(tái)當(dāng)天通知印制申請(qǐng)人或申請(qǐng)人部門指定人員到前臺(tái)統(tǒng)一簽字領(lǐng)取。

5.名片印制申請(qǐng)人已經(jīng)考慮到印制名片從申請(qǐng)到取到印制好的名片需要一定的時(shí)間，因此請(qǐng)大家根據(jù)自己名片的使用情況提前申請(qǐng)印制。6.員工個(gè)人未經(jīng)批準(zhǔn)不得私自印制公司名片。