第一篇：秘書辦文案例

公文與法律

1993年3月，某省人大常委會舉行第十二次會議作出決議，決定撤銷該省某市人民政府的108號文件。決議一公布，立即在省直和各地、市機(jī)關(guān)引起一陣不小的震動。原因主要是某市政府的108號文件不符合國家《土地法》。108號文的主要內(nèi)容如下：

關(guān)于金灘外商投資開發(fā)區(qū)征用土地的批復(fù)

市外經(jīng)貿(mào)委：

報來《關(guān)于要求批準(zhǔn)征用金灘外商投資開發(fā)區(qū)1500畝土地的請求》收悉。

建立金灘外商投資開發(fā)區(qū)是市四家班子集體研究決定的。這是市委、市政府貫徹省委、省政府“筑巢引鳳”戰(zhàn)略決策的重大舉措，標(biāo)志著我市對外開放進(jìn)入了一個新時期。盡快把握、金灘外商投資開發(fā)區(qū)搞起來，對我市乃至全省經(jīng)濟(jì)實現(xiàn)跨躍式發(fā)展將起重要作用。為此，特批復(fù)如下：①同意你委征用金灘區(qū)域土地1500畝，其中水田1050畝；②根據(jù)市委、市政府的“低門坎”政策，可根據(jù)水田、旱地不同，地塊區(qū)別，給予適應(yīng)優(yōu)惠地價；③請市土地、規(guī)劃，城建等部門積極配合，大力協(xié)助外經(jīng)貿(mào)委做好征地等項前期工作，此復(fù)

XX市人民政府

1992年8月18日

XX市政府的108號文下達(dá)到市直各部門后，不到兩個月，金灘外商投資開發(fā)區(qū)的藍(lán)線圖已繪制出來。緊接著是100多家房地產(chǎn)公司一股炒賣藍(lán)線圖的熱潮，地價由每畝5萬元炒到每畝50萬元，引起了金灘區(qū)農(nóng)民群眾的強(qiáng)烈不滿，集體上訪和越級上訪不斷。

[簡評]

一件公文，引起如此大的效應(yīng)，在XX市是前所未有的，這說明了機(jī)關(guān)公文是何等重要。

機(jī)關(guān)公文，是黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)過程形成的具有特定效力和規(guī)范格式的文書；是傳達(dá)、貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)和布置工作的工具。中共中央辦公廳1996年5月3日印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》第五章第十六條規(guī)定：“起草公文應(yīng)當(dāng)做到：符合黨的路線、方針、政策和國家和法律、法規(guī)及上級機(jī)關(guān)的指示，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。”因此，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)公文處理的秘書人員必須具有很高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握黨的路線、方針、政策，通曉法律、法規(guī)和經(jīng)濟(jì)、科技、文化教育等方方面面的知識。

《中國共和國土地管理法》第四章第二十五條規(guī)定，“國家建設(shè)征用耕地1000畝以上，其他土地2000畝以上的，由國務(wù)院批準(zhǔn)”。XX市人民政府的108號文件顯然嚴(yán)重違反了《土地法》，不能執(zhí)行。

1990年，某市的一個公文由于市紀(jì)委檢查委員會和監(jiān)察局提出不同意見而停止執(zhí)行。這個公文的題目是《XX市委、市政府關(guān)于加快發(fā)展個體、私營企業(yè)的決定》。《決定》中有那么一句話：“市直各部門都要進(jìn)一步解放思想，大力支持我市個體、私營企業(yè)的發(fā)展，只要錢不裝入個人口袋，怎樣干都行。”《決定》下達(dá)后，不到半年，這個市的個體、私營企業(yè)如雨后筍，發(fā)展很快。但是，出現(xiàn)了一些市直機(jī)關(guān)與個體戶合股、合資或拆墻開設(shè)門面與個體戶合作辦店辦企業(yè)現(xiàn)象。這些“合作”私營企業(yè)中，有少數(shù)打著市直機(jī)關(guān)的招牌，向國有企業(yè)要走俏商品轉(zhuǎn)手買賣，從中獲利。市紀(jì)檢監(jiān)察部門認(rèn)為這種做法不符合省紀(jì)委第Ｘ次全體會議精神，向市委、市政府提出意見，主要是指《決定》中有：“只要錢不裝入個人口袋，怎樣干都行。”這句話是市委的一位領(lǐng)導(dǎo)同志在一次企業(yè)家學(xué)習(xí)座談會上講的，沒有公開發(fā)表，不能作為《決定》。

［簡評］

公文校核是公文處理程序中的一個重要環(huán)節(jié)。負(fù)責(zé)公文處理的秘書處（科）長必須以高度的責(zé)任感，認(rèn)真做好公文校核工作。本例中１《決定》的那句話，是《決定》起草者引用市委一位負(fù)責(zé)人在一個座談會上的即席講話中的一句。其實，這個即席講話是在特定的場合，特定的前提下講的，前后還有多層意思，草擬者把它放到《決定》中是不對的，而負(fù)責(zé)公文校核的同志也未認(rèn)真進(jìn)行校核，因而出現(xiàn)差錯。由此可見，公文的校核是十分重要的。一般地說，一個公文要經(jīng)過三步校核才能送印發(fā)出：（１）公文文稿送領(lǐng)導(dǎo)人審批之前要進(jìn)行核的訂發(fā)內(nèi)容是：報批程序是否符合規(guī)定；是否確需行文；內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機(jī)關(guān)的指示精神，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提措施和辦法是否切實可行；人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述，密級、印發(fā)傳達(dá)范圍，主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，文字、符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定；涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見；等等。（2）已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審批過的文稿，在印發(fā)之前應(yīng)再作校核。校核的主要內(nèi)容同（１）所述。這一步校核也很重要。領(lǐng)導(dǎo)人由于工作繁忙，對一些文稿，未能仔細(xì)推敲，就一字不改地簽發(fā)了；有的文稿，雖作修改，但由于受時間和精力的限制而未能作全面考慮，這就要求秘書處（科）長再次校核。當(dāng)然，經(jīng)校核如需作涉及內(nèi)容的實質(zhì)性修改，則段報經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)人復(fù)審。（3）在公文正式印發(fā)前，復(fù)核，主要是對公文的審批手續(xù)（含會簽）完備不完備，文種用得恰當(dāng)不恰當(dāng)，格式符不符合要求進(jìn)行復(fù)核。最后確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)。

某地委統(tǒng)戰(zhàn)部為了及時貫徹省委和地委關(guān)于積極向各級領(lǐng)導(dǎo)班子推薦優(yōu)秀黨外人士的指示精神，向各縣（市）委下達(dá)了一個通知。通知是這樣寫的：

關(guān)于認(rèn)真負(fù)責(zé)地推薦優(yōu)秀的黨外人士進(jìn)入各級領(lǐng)導(dǎo)班子的通知

各縣（市）委：

為了進(jìn)一步加強(qiáng)統(tǒng)戰(zhàn)工作，充分調(diào)動黨外人士的積極性和創(chuàng)造性，根據(jù)省委、地委關(guān)于積極向各級領(lǐng)導(dǎo)班子推薦優(yōu)秀黨外人士的精神，特作如下通知：

（1）略。

（2）每個縣（市）都要推薦3-4名優(yōu)秀黨外人士進(jìn)入縣政府、縣人大常委會、縣協(xié)的領(lǐng)導(dǎo)班子中。

（3）每個縣（市）都要建立起一個黨外人士人才庫。

（4）（略）。

以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行。

中共XX地委統(tǒng)戰(zhàn)部

199X年X月X日

某縣委辦公室接到這個通知后，負(fù)責(zé)辦文的某副主任感到為難，征求負(fù)責(zé)督查同志的意見，也覺得不好執(zhí)行，也無法立項督查。于是就向地委辦公室反映。地委辦公室的同志與地委統(tǒng)戰(zhàn)部的領(lǐng)導(dǎo)同志協(xié)調(diào)后經(jīng)地委領(lǐng)導(dǎo)同意，采取地委辦公室轉(zhuǎn)發(fā)的形式下達(dá)各縣（市）委貫徹執(zhí)行。

[簡評]

地委統(tǒng)戰(zhàn)部根據(jù)自己的職責(zé)，主動發(fā)文貫徹地委意，為什么某縣委辦公室認(rèn)為無法執(zhí)行呢？這是因為，干部工作屬于組織部門的職責(zé)，要貫徹這個《通知》精神，就必須將文件轉(zhuǎn)縣委組織部落實，并進(jìn)行立項督查。這變成組織部去貫徹落實統(tǒng)戰(zhàn)部的指示，顯然不符合黨委各部門的職責(zé)。地委統(tǒng)戰(zhàn)部的工作作風(fēng)應(yīng)該肯定的，那怎樣才能迅速貫徹地委的意圖呢？《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》第四章行為規(guī)則中明確規(guī)定：“黨的機(jī)關(guān)行文關(guān)系，根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。”黨委各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委的相關(guān)部門行文。黨委辦公廳（室）根據(jù)黨委授權(quán)，可以向下級黨委行文；黨委的其他部門，不得對下級黨委發(fā)布指示性公文。據(jù)此，地委統(tǒng)戰(zhàn)部可以通過兩條途徑行文落實地委的指示精神。一是向地委請示以地委或地委辦公室名義向各縣（市）委發(fā)文并起草代擬稿；二是地委統(tǒng)戰(zhàn)部行文指示各縣（市）委統(tǒng)戰(zhàn)部提出貫徹落實意見報縣（市）委批準(zhǔn)。

關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)縣長七月十七日在全縣廉政會議上的講話的通知

各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府，縣直各委、辦、局：

XXX同志七月十七日在全縣廉政會議上的講話，闡述了廉政與與勤政的關(guān)系，布置了當(dāng)前的幾項工作，十分重要，今年是XX建縣14周年，又是縣、鄉(xiāng)政府換屆之年，當(dāng)前工作多，任務(wù)重，更需要廉政、勤政。為此，特將“講話”文稿轉(zhuǎn)發(fā)你們，望認(rèn)真、貫徹，務(wù)必按講話的要求，扎扎實實地搞好工作，為慶祝建縣1400周年作貢獻(xiàn)。

XX縣人民政府

一九九0年七月二十三日

[簡評]

通知是常用的一種公文，格式比較簡單，寫作起來也不復(fù)雜。

這個通知基本符合要求，格式正確，內(nèi)容也講清楚了。不足之處是文字不簡潔。

從題目看，沒有必要把“七月十七日”寫進(jìn)去，因為正文里提到了。況且，這個時間不是什么特殊的日子，對正文來說并不十分重要。別，“轉(zhuǎn)發(fā)”改為“印發(fā)”更好。轉(zhuǎn)發(fā)件，一般是下級呈送，或同級抄送，上級下發(fā)的公文。這里行文的是本級領(lǐng)導(dǎo)的一個講話，在其他地方?jīng)]有行過文，無“轉(zhuǎn)”的依據(jù)。從正文語句看，“十分重要”后應(yīng)是句號。因為這句話的意思已經(jīng)完了。“特將”“講話”文稿轉(zhuǎn)發(fā)給你們 中的“文稿”二字多余，另“轉(zhuǎn)”相應(yīng)題目改用“印”。“望認(rèn)真、貫徹，務(wù)必按講話的要求”一句在“認(rèn)真”與“貫徹”之間加進(jìn)頓號是錯誤的。這一句中的“按講話要求”如何與“認(rèn)真、貫徹”，實際上是一個意思，后者應(yīng)當(dāng)刪去，直接說“望認(rèn)真貫徹講話精神”即可。

此外，文中闡述了“廉政與勤政的關(guān)系”中的“與”，“認(rèn)真、貫徹“之中扣頓號，估計是校對錯誤。在這么短的公文中出現(xiàn)這些錯誤，是不應(yīng)該的。寫作公文是來不得半點馬虎的，也不容重復(fù)羅嗦。

機(jī)關(guān)企事業(yè)或社會團(tuán)體的印章，是這個機(jī)構(gòu)、組織作為一個法人地位、權(quán)力的標(biāo)志和憑證，具有法律效力。印章的使用有嚴(yán)格的規(guī)章制度，用印必須遵循一定的手續(xù)，不能違章用印，擅自用印。一個單位掌握印鑒的人，他的手起落之間，擔(dān)負(fù)著重大關(guān)系。

某廳辦公室印鑒管理員，一日中午將近下班時，遇到下屬公司一個常來辦事的黨支部書記兼經(jīng)理，拿著一份他女兒參加成人高考的登記表，要求其簽署主管部門意見，并加蓋廳的公章。開始監(jiān)印員要他找廳人事主管處蓋章，但這位經(jīng)理借口“已經(jīng)下班，沒時間了”，并說“單位已同意蓋章了”。礙于“熟人、面子”并以“她考上才算數(shù)”為理由，因而不堅持原則，而在登記表上簽署意見，加蓋該廳的印章。一年后，群眾揭發(fā)，經(jīng)理弄虛作假，以權(quán)謀私，用單位指標(biāo)，騙取單位和主管廳簽印，送不合條件子女入高校讀書。經(jīng)有關(guān)部門查實，除對當(dāng)事人作了紀(jì)律處分外，對不堅持原則，越權(quán)、違紀(jì)，隨意用印的某廳辦公室監(jiān)印員也給予黨紀(jì)處分，并取消當(dāng)年“優(yōu)秀黨員”稱號。對該經(jīng)理所在公司的印章管理員也進(jìn)行批評教育，責(zé)令其作出書面檢討。

[簡評]

單位印章是單位法人代表的憑證，它的使用權(quán)屬單位主要負(fù)責(zé)人，使用權(quán)除主要負(fù)責(zé)人外，還有他授權(quán)分管某方面職責(zé)的副職和該單位辦公室主任。辦公室的印章監(jiān)管員，只有代為管理的職責(zé)，只有在單位領(lǐng)導(dǎo)人簽字認(rèn)可的情況下，才能代領(lǐng)導(dǎo)者在正式文書上用印。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者授權(quán)隨意代替單位簽署意見和用印，就是越權(quán)、違紀(jì)行為。

印章管理員要有高度政治責(zé)任心，要堅持原則，秉公辦事。單位文書往來頻繁，印章使用率高，監(jiān)印員政治素質(zhì)就是首要，辦事要做到認(rèn)真細(xì)致。嚴(yán)肅謹(jǐn)慎，善于辨別事物真?zhèn)危瑧?yīng)變能力強(qiáng)。確保正確用印，杜絕印章使用的漏洞。

組織紀(jì)律性強(qiáng)，也是監(jiān)印員的必備條件。辦公室辦文、辦事中，待人接物，瑣碎繁雜，印章管理員往往要兼任其他方面的工作，業(yè)務(wù)上有不熟練之處，在所難免，多向領(lǐng)導(dǎo)請求、匯報，不要不懂裝懂，擅自做主，當(dāng)可減少或防止行文、辦事用印過程中出現(xiàn)的差錯。

第二篇：秘書辦事辦公辦文

秘書辦事我之見

摘 要

秘書人員有兩大任務(wù)，一是辦事，二是當(dāng)參謀。近幾年來，當(dāng)參謀問題引起了秘書界極大重視，大量的理論性、經(jīng)驗性文章見諸報刊。相比之下，對于辦事的學(xué)門卻議論較少。

關(guān)鍵詞：秘書辦事

一、信息工作

秘書做好“輔助管理”首先要做好信息工作。在當(dāng)今競爭日益激烈的社會中，信息已經(jīng)成為了一種特殊的政治資本、戰(zhàn)略資源和物質(zhì)財富。在這個充盈著信息的環(huán)境中，秘書的工作必然圍繞信息展開。無論政壇，還是商場，領(lǐng)導(dǎo)者的成敗得失已經(jīng)逐步表現(xiàn)為判斷速度和選擇準(zhǔn)確率的較量，而領(lǐng)導(dǎo)者決策的關(guān)鍵是要“耳聰目明”，要保持充分的準(zhǔn)確信息量。秘書要為這樣的領(lǐng)導(dǎo)輔助管理，信息工作必當(dāng)放在首要位置。無論是公文，會議都是信息的載體。文書是記載信息的，會議是發(fā)布、交流信息的。可以說沒有游離于信息之外的秘書工作。

信息的無時不在無處不有的特性決定秘書信息工作的普遍性。對于秘書來說信息手機(jī)工作中沒有職內(nèi)職外之分，一切對工作有用的最新變化信息，都是我們的手機(jī)對象。由于信息的時限性和非消耗性，秘書的信息工作是十分緊迫的。這就要求秘書一定要信息獲取量大，準(zhǔn)確率高，處理周期短。同樣的信息如果別人知道的早，利用的早，我們就是去優(yōu)勢這時這樣的信息也就沒有啦利用價值。更快更準(zhǔn)的向領(lǐng)導(dǎo)提供信息是秘書做好“輔助管理”的重要保障。信息分為兩種，一種是初級信息一種是高級信息。秘書對信息努力開發(fā)并及時向領(lǐng)導(dǎo)提供高層信息，是秘書信息工作的重要特點。

二、秘書辦公室管理工作

在任何一個機(jī)關(guān)，秘書部門都承擔(dān)著承上啟下、聯(lián)系左右、溝通各方面的重要的協(xié)調(diào)作用，因此秘書部門應(yīng)當(dāng)是整個機(jī)關(guān)工作系統(tǒng)的良性樞紐。完善的秘書辦公室有利于輔助領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)各項政務(wù)和業(yè)務(wù)工作的展開，協(xié)調(diào)各智能部門的合作，溝通和密切與社會公眾的聯(lián)系,樹立組織機(jī)構(gòu)的良好形象。

在辦公室管理中主要包括秘書人員的人力資源管理，對辦公設(shè)施的屋子和產(chǎn)業(yè)管理，對辦公機(jī)構(gòu)的崗位責(zé)任和制度管理和對辦公環(huán)境氛圍的統(tǒng)籌管理。

（一）辦公室的人力資源管理

在人力資源管理中既包括傳統(tǒng)意義上的認(rèn)識管理，又包含新的內(nèi)容。將秘書從傳統(tǒng)的歸人事部門管的概念，轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y源管理，是將秘書作為一種人力資源，通過對秘書工作崗位分析，人力資源規(guī)劃、秘書人員的招聘選拔、秘書工作的績效考評、秘書的薪酬管理、有效的激勵機(jī)制、人才培訓(xùn)和開發(fā)等一系列手段來提高秘書辦公室的工作效率，從而達(dá)到機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)。

（二）辦公室的設(shè)備設(shè)施管理

隨著物質(zhì)的豐富和辦公條件的改善，辦公室的設(shè)備設(shè)施也日益復(fù)雜，設(shè)備設(shè)施管理成為辦公室管理中一項重要的內(nèi)容.科學(xué)合理的制備,可以提高辦公效率和水平。

1．辦公房間、桌椅、文具柜和文具的管理

辦公房間自然以朝向好、通風(fēng)、采光好為宜。當(dāng)然秘書在選擇辦公室的時候一定要考慮到便于領(lǐng)導(dǎo)隨時召喚，與領(lǐng)導(dǎo)辦公室的距離不宜太遠(yuǎn)；方便來訪者到辦公室辦事，房間最好在樓梯附近；便于了解觀察機(jī)關(guān)情況，房間可以窗臨機(jī)關(guān)大門；

2．辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備的管理

目前秘書辦公室比較普遍的辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備包括電話機(jī)、手機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、裁紙機(jī)、裝訂機(jī)、碎紙機(jī)、打號器、打孔器、計算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、打印機(jī)、等等。秘書部門對這些辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備的管理主要應(yīng)用有三個方面。第一是做好資產(chǎn)登記，第二是定時定人負(fù)責(zé)維護(hù)保養(yǎng)，第三是科學(xué)合理地使用。

（三）辦公室的環(huán)境管理

秘書的辦公室環(huán)境是指秘書在工作中所處的場所和氛圍，因此包括物質(zhì)的環(huán)境，也包括人文環(huán)境

1．辦公室環(huán)境安排

一兩名秘書在一間辦公室，稱之為封閉式辦公；若干名迷失同在一間辦公室的，稱之為開放式辦公。目前規(guī)模較大的公司均采用開放式辦公。開放式辦公室中幾十人辦公，格子默默忙碌，低聲言語。領(lǐng)導(dǎo)可以一目了然竟然有序的辦公狀態(tài)，這是體現(xiàn)辦公室管理的一個重要方面。

2．辦公室環(huán)境布置

是指辦公室桌上物品的拜訪，窗簾、燈具、墻上裝飾品等的布置。通過這些布置體現(xiàn)秘書辦公室的風(fēng)格和管理水平。秘書的辦公室是一扇一線機(jī)關(guān)整體水平的窗口，辦公室環(huán)境的布置應(yīng)當(dāng)和機(jī)關(guān)的整體風(fēng)格和格調(diào)一致，應(yīng)當(dāng)使辦公室物品烘托環(huán)境的莊重、整潔和雅致。辦公室燈具應(yīng)選擇樣式樸素、光照明亮的；秘書的辦公桌上的物件應(yīng)放在比較固定的位置，一般常用的小件文具要成放在文具盒或抽屜中，避免給人凌亂的感覺。電話應(yīng)放在比較固定的位置，一般放在秘書辦公桌左前方，要保證電話的整潔。辦公室環(huán)境是秘書人員形象和素質(zhì)的反映

三、辦公室日常事務(wù)

辦公室日常事務(wù)是秘書工作中最基礎(chǔ)的一項，也是最見秘書的管理工作水平的一項

（一）值班工作

第一，堅守值班恭維。值班人員在規(guī)定的值班時間內(nèi)，必須做到人不離崗，人不離機(jī)和24小時不關(guān)機(jī)，始終保持通訊聯(lián)絡(luò)暢通，及時接納來自四面八方的函電信息，傳送處理信息

第二，認(rèn)真處理事務(wù)。值班室工作龐雜，瑣碎，無規(guī)律性，處理起來有時比較麻煩，但值班人員不得有絲毫大意和馬虎，如果出現(xiàn)差錯或處理不當(dāng)，輕則耽誤工作，重則造成嚴(yán)重后果。因此值班人員必須要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度處理好每一件事情。

第三，做好值班記錄。一是記好值班電話記錄，二是做好接待記錄。

第四，加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作。值班人員的職責(zé)之一就是做好機(jī)關(guān)的安全保衛(wèi)工作。值班人員一定要處理好熱情接待來人和嚴(yán)格門衛(wèi)制度關(guān)系。既要熱情接待，又要嚴(yán)格執(zhí)行制度，嚴(yán)防壞人混入。

（二）接打電話的工作

辦公室日常十五致以，就是接打電話。打電話工作，看似簡單，實際上需要工作人員認(rèn)真對待。做好接打電話工作需要注意以下幾點。

1.熟悉常用電話號碼

應(yīng)當(dāng)熟悉本單位電話的分布情況、各科室電話好嘛和本單位領(lǐng)導(dǎo)們的電話號碼；熟悉主要業(yè)務(wù)聯(lián)系單位的點好好嘛和近期有業(yè)務(wù)聯(lián)系的電話號碼；工作案頭應(yīng)備電話好嘛查詢資料以咨查備用。

2.打電話時應(yīng)注意的事項

打電話之前，應(yīng)確認(rèn)對方電話好嘛、單位和具體要通話人的姓名；事先要考慮通話內(nèi)容，準(zhǔn)備好記錄紙和有關(guān)資料。

接通后，先確認(rèn)對方，然后爆出自己的單位、姓名和職務(wù)。如果找人要說：

“對不起，請***聽電話”

電話中談工作前，先確認(rèn)對方是否有時間，是否方便談此項事宜。一般要先向?qū)Ψ秸髟冋f，對不起，我想就什么問題和您商量，大概需要多長時間，您看是否方便？

替上司打電話給對方上司的，應(yīng)在對方上司接電話前就將電話遞給自己的上司。

打錯電話，要說“對不起，打擾了”。

（三）接電話時應(yīng)注意的事項

鈴響兩三聲之間，是接聽電話最佳時機(jī)。讓對方多等了，接聽電話之后要馬上道歉：“對不起，讓您久等了”

接聽電話，拿起后應(yīng)先說：“您好，這里**公司**部門”。

接聽找人的電話，要問清對方的姓名或單位：“對不起，您貴姓？”“對不起，我怎么稱呼您？”然后說：“請您稍等。”

電話中談事情，要盡快確認(rèn)對方單位、姓名和電話事由。

不清楚的，要請對方復(fù)數(shù)；重要的內(nèi)容，要主動復(fù)述給對方確認(rèn)無誤。通話結(jié)束，掛機(jī)不必過于迅速，一般對方身份高時，要等對方先掛機(jī)。

（四）電話記錄的處理

通話后應(yīng)及時整理記錄內(nèi)容（包括錄音電話記錄），并涉及的內(nèi)同和緩急程度，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱讀。領(lǐng)導(dǎo)批示和答復(fù)后，秘書人員應(yīng)立即告知有關(guān)部門活人員辦理。對于一般的例行事務(wù)秘書人員可直接答復(fù)或辦理。

四、做好接待工作

來客接待，是指秘書對一切來客、來賓、來訪者的接待工作，它包括對來客、來賓禮儀禮貌性的接待工作和對來客、來訪鎖涉及的處理工作，所以，歷來被認(rèn)為是十分重要的工作。接待禮儀包括接待環(huán)境和接待工作兩方面。

（一）秘書應(yīng)盡量堅持“約見制度”

來客常被秘書按照事先是否有約定而分為“有約來客”和“無約來客”。原則上說，無論是否優(yōu)越，秘書都應(yīng)當(dāng)以禮相見，服務(wù)于人，熱情周到。但是從更好地搞好工作，更順利地接待商談事物的角度說，如果有約在先，雙方的會晤和接洽會因為準(zhǔn)備充分而十分順利。另外，從秘書每日工作應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌安排的角度考慮，事先有約，也便于秘書安排其他工作，便于秘書事先對要談的事情給領(lǐng)導(dǎo)匯報請示。所以，在接待工作中，秘書應(yīng)盡量堅持“約見制度”。及時每一位來客

和來訪者能在實現(xiàn)通過電話預(yù)約來訪時間和所談事宜，使秘書對每一項都實現(xiàn)有準(zhǔn)備，接談后的事情能夠落實，或者有實質(zhì)性進(jìn)展。

（二）秘書必須堅持“一視同仁”的原則

秘書對每一位來訪者，必須堅持“一視同仁”的原則，即無論來客是權(quán)勢顯赫的大人物，還是來尋求幫助的人。在具體事宜的處理上也許會有不同，但是在接待禮儀上，她們從秘書這兒得到的應(yīng)當(dāng)是同樣的禮貌接待。

第三篇：秘書辦事、辦文、辦會工作：請示報告工作

秘書辦事、辦文、辦會工作：請示報告工作

請示報告工作

請示報告是機(jī)關(guān)一項經(jīng)常性工作。所謂請示，是下級機(jī)關(guān)在工作中遇到問題，需要上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)給予答復(fù)和審批，而向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提出的請示；報告是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)所作的情況反映和匯報。請示須在事前或工作進(jìn)程中進(jìn)行，待上級批準(zhǔn)后執(zhí)行；報告通常在某項工作完成和結(jié)束后進(jìn)行。這就是我們常說的“事前要請示，事后要報告”。

（一）請示報告主要形式和程序

請示報告主要分書面和口頭兩種形式。書面請示有兩種：一種是請求批準(zhǔn)性請示，指的是在本級對某一事項無權(quán)解決或無權(quán)做出決策而請求領(lǐng)導(dǎo)或上級給予指示或批準(zhǔn)時提出的請示。另一種是請求解決性請示，指的是在本級對某一事項無力解決而請求領(lǐng)導(dǎo)或上級給予具體幫助時提出的請示。書面報告分三種：一是工作情況報告。一項工作完成后，所向領(lǐng)導(dǎo)或上級擬寫的專題報告；二是建議性報告。指的是提出意見和方案，供上級決策參考或報請上級批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行的報告；三是檢討性報告。指本單位發(fā)生違紀(jì)問題、責(zé)任事故、失職行為、群眾來信等，向上級做出的報告。

書面請示報告通常有呈批件和制式文書兩種，其主要程序有三點：①定題和擬稱。請示或報告的問題，要由主管首長審閱確定，以哪一級名義請示報告，就要由哪一級首長同意后再行起草。擬稱時要按首長的意圖表述清楚。請示和報告的問題應(yīng)當(dāng)區(qū)分開來，同一份公文中，不能既有請示又有報告，要么是請示要么是報告。②簽發(fā)和郵寄。需要呈報上一級的請示或報告，起草后，要由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)。以哪一級的名義請示和報告，就由哪一級主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。寄發(fā)時要有登記，可以采取特快專遞、掛號或由保密室寄發(fā)的辦法辦理，不能用平信，以防丟失和泄密。請人代捎要辦好登記手續(xù)，防止遺漏和遺誤。③登記和留存。書面請示和報告要及時到保密室登記，并一式三份，一份上報，一份本科（股）保留，一份存放保密室，以備查考。

口頭請示報告適用于不是特別重要的問題或臨時性、隨機(jī)性的事情，擬請示報告的對象是直接首長。應(yīng)把握的主要環(huán)節(jié)有四點：①事先打腹稿。對請示和報告的問題，要事先醞釀打好腹稿，力求具體詳細(xì)，條理清楚，言簡意明。②見面先聲明。見到首長后，應(yīng)先講清是請示還是報告。比如：xx首長，我請示個問題；或xx首長，我匯報一下某項工作的完成情況。③陳述分先后。請示和報告表述的先后次序不一樣。請示問題時，應(yīng)先談事

由，然后再談意見和建議；報告情況時，應(yīng)先講事情的結(jié)果，然后再陳述事情發(fā)生的經(jīng)過和處理過程。④認(rèn)真作記錄。向首長請示或報告工作時，要隨身帶著筆和本，對首長的指示，要仔細(xì)聽認(rèn)真記，以便及時準(zhǔn)確地抓好落實。

（二）請示報告常遇到的問題

請示報告工作程序性很強(qiáng)，在實際工作中最常遇到的問題有4個：

1、程序遺漏。一項工作請示后應(yīng)該進(jìn)行的階段和步驟沒有進(jìn)行。往往有“死角”、有“缺口”。比如承辦一份文電，呈報單位首長后，不注意及時把首長的指示意見及時反饋給部門領(lǐng)導(dǎo)，造成工作被動。

2、程序簡化。處理某一項工作，圖省事、怕麻煩，故意簡化工作程序；有的憑主觀經(jīng)驗和習(xí)慣辦事，邁著鍋臺上坑。本該先報告主任的，卻直接報告到單位首長。

3、程序異化。所謂異化，就是改變程序規(guī)定。辦事情搞“變通”，該文字傳閱的以口頭代替；該開會研究的以傳閱代替；該通知機(jī)關(guān)的卻通知領(lǐng)導(dǎo)。比如對下布置工作，下達(dá)通知，本該找業(yè)務(wù)口，卻直接通知下屬單位的領(lǐng)導(dǎo)，給業(yè)務(wù)部門造成被動。

4、程序繁瑣。簡單的程序繁瑣化，一般的問題復(fù)雜化。有的不論大小、份量輕重，動不動建議領(lǐng)導(dǎo)掛帥，成立小組，人為增加工作程序；有的一般性工作也要建議開會研究，要領(lǐng)導(dǎo)審批。

（三）請示報告應(yīng)注意和把握的問題

俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓。” 請示報告是一項程序性較強(qiáng)的工作。漏項、缺項、錯項、都會影響工作質(zhì)效。必須注意和把握以下幾點：

1、不能拖而緩報。對大事、要事、急事要及時請示報告，需要領(lǐng)導(dǎo)了解和掌握的一般性工作，也要及時請示報告，不能拖拖拉拉，慢慢騰騰。更不能漏事、誤事、錯事。每個科（股）都要建立一個備忘本、一塊小黑板，把需辦的事情及時記下，以免遺忘。機(jī)關(guān)工作無小事，要把小事當(dāng)成大事辦，慢事當(dāng)成急事辦，要有食不甘味、夜不能寐的精神，自覺做到事不過夜、案無積卷。

2、不能越級行事。對需要請示和報告的問題，不能越級行事。部門領(lǐng)導(dǎo)不在時，要想方設(shè)法聯(lián)系，距離太遠(yuǎn)可通過電話，把主要精神作以陳述，得到許可后，再逐級請示報告。主任簽給哪位首長就呈給哪位首長。同時簽給幾位首長時，先呈政工副職，再呈軍事行政副職。需要政工主官定奪的最后呈政工主官，需要軍事主官定奪的最后呈軍事主官。牽扯到其他部門時，要先等首長批示后，再呈其他部門領(lǐng)導(dǎo)。需要常委傳閱的呈批件一定不要漏人。不在位也要電話請示或回來后補(bǔ)閱。口頭請示報告也是這個程序。按級請示報

告工作很重要，搞不好，會造成工作的被動，所以機(jī)關(guān)干部要養(yǎng)成按程序辦、按職責(zé)辦、按規(guī)矩辦的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)。做到有規(guī)矩的按規(guī)矩辦，沒規(guī)矩的按慣例辦，沒慣例的按首長要求辦。

3、不能多變請示。所謂多變請示，就是一件事情請示一位首長不同意后，又去請示另一位首長。這樣做極易造成首長之間的誤解和矛盾。也有的當(dāng)請示首長沒有同意后，又找其它理由再行請示，這樣做很容易引起首長的反感。這些都是非常忌諱的，在機(jī)關(guān)工作，一定不要動這樣的心機(jī)。

4、不能有頭無尾。請示工作要做到有頭有腰有尾。所謂有頭，就是首長的批示和答復(fù)；有腰就是工作落實的全程；有尾，就是結(jié)果和回音。一項大的任務(wù)和重點工作結(jié)束后，要將完成情況逐級報告，以便首長掌握工作落實情況。

5、不能重能輕德。機(jī)關(guān)干部不僅要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，還要有高尚的道德品質(zhì)。我們有些年輕同志不注意加強(qiáng)品德修養(yǎng)，在領(lǐng)導(dǎo)之間亂傳話，打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號亂辦事，更有甚者模仿領(lǐng)導(dǎo)筆跡亂簽字等等。要成為一名在機(jī)關(guān)呆得住、干得好、有發(fā)展的機(jī)關(guān)干部，必須堅持不斷地加強(qiáng)品德修養(yǎng)。要像古人說的那樣“知之非難，行之難也；行之非難，久之難也；久之非難，終之難也。”辦任何事情，都要本本份份、踏踏實實、規(guī)規(guī)矩矩，不能欺上瞞下、隨心所欲、先斬后奏。更不能報虛情、報假情，沒辦的事情說辦了，正在辦的事情說辦完了，一定要培養(yǎng)說實話、報實情、辦實事、重實效的思想作風(fēng)和工作作風(fēng)。來源:考試大-秘書資格

第四篇：辦文格式

辦文格式：

標(biāo)題：黑體，小二（加粗），行間距35磅 小標(biāo)題：黑體，三號（加粗），行間距35磅 正文：仿宋，小三，行間距25磅

頁邊距：上下2.6cm；左右3.0cm。照片格式j(luò)pg。落款：仿宋，四號（加粗），日期與署名同寬。左側(cè)裝訂：兩訂（平訂）A4紙

落款如下：

律委會辦公室擬辦意見：

學(xué)生自律委員會主任意見：

學(xué)生處學(xué)生管理科審核意見：

（蓋章）

第五篇：秘書實用案例

王月小姐很有能力，她在一家廣告策劃公司工作，擔(dān)任公司一把手的秘書。平時在公司里上上下下關(guān)系都不錯，而且她還很有才氣，工作之余經(jīng)常做一些策劃。有一次，她組織幾個員工策劃出來的創(chuàng)意得到了公司一把手的賞識。她的創(chuàng)意推出之后，還真的為公司帶來一番好評和后續(xù)業(yè)務(wù)。她感到十分榮耀，逢人便提自己的努力與成就，同事們當(dāng)然也向她表示祝賀。但過了個把月，她卻失去了往日的笑容。她發(fā)現(xiàn)單位同事，包括她的上司和同事，似乎都在有意無意地和她過意不去，并且回避著她。王月為什么會遇到這種結(jié)局?其實原因簡單明了，她犯了“獨享榮譽(yù)”的錯誤，也就是說，她吃了“獨食”。就事論事，她策劃的選題能夠為公司牟利，作為主創(chuàng)人員的她，貢獻(xiàn)當(dāng)然很大，但這也離不開其他人的努力，他們當(dāng)然也應(yīng)分享這份榮譽(yù)。他們不會認(rèn)為某個人才是惟一的功臣，至少也是認(rèn)為自己“沒有功勞也有苦勞”，所以這位秘書“獨享榮譽(yù)”，當(dāng)然會引起別人的不滿，尤其是她的上司，更會因此而產(chǎn)生一種不安全感，害怕她“功高

震主”。

王剛和陳會是大學(xué)同學(xué)，畢業(yè)后又同在一個部門擔(dān)任秘書工作。每當(dāng)王剛向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報工作時，總是滴水不漏，面面俱到，生怕讓領(lǐng)導(dǎo)看出問題，挑出毛病。而陳會呢?時常丟三落四，想問題不周全，因此導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)對他進(jìn)行一番具體的評判指導(dǎo)。同一項工作，王剛總是靠自己去獨立完成，而部門的其他人總是非常愿意幫助陳會，甚至領(lǐng)導(dǎo)也不時地對陳會的工作予以指點。王剛與陳會大學(xué)相處四年，對他非常了解。在王剛的印象中，陳會非常細(xì)心，而且具有很強(qiáng)的獨立完成工作的能力。同事們非常喜歡和陳會交往，領(lǐng)導(dǎo)也似乎并不因為陳會的粗心大意而不滿，而且有什么問題還特別愿意找陳會商量，而對待王剛總是不涼不熱。一來二去，陳會在辦公室的地位不知不覺地有了提升，大有成為未來主管的趨勢。而王剛呢，盡管工作依舊十分努力，卻總是無法得到領(lǐng)導(dǎo)的青睞。王剛對此頗為不解，因此陷入了深深的苦惱之中。王剛想把每一件工作做得盡善盡美，不讓領(lǐng)導(dǎo)挑出一點毛病，主觀上的動機(jī)是好的，但客觀上給領(lǐng)導(dǎo)的暗示可能是：拒絕承認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)比自己高明。要知道，領(lǐng)導(dǎo)總會有辦法證明自己比下屬高明。雖然未必會給王剛穿“小鞋”，但不可否認(rèn)的是，領(lǐng)導(dǎo)的心中是不會接納王剛的。而陳會則深知其中奧秘，在領(lǐng)導(dǎo)面前總是有意識地顯得有些“不成熟”，從而引得領(lǐng)導(dǎo)對其工作評頭論足，增加與領(lǐng)導(dǎo)接觸的機(jī)會。而領(lǐng)導(dǎo)也由此充分展示了自己的才干，顯示了比下屬的高明之處，從中找到了優(yōu)越的感覺，自然也就愿意對陳會的工作加以關(guān)照。因此，陳會受到領(lǐng)導(dǎo)重視是自然而然的事情。作為具有高情商的陳會明白這種領(lǐng)導(dǎo)是典型的“武大郎開店”，既承認(rèn)你的能力，又怕你取代他的位置。所以陳會要時時請教他并和他經(jīng)常溝通，誠懇地請求他的指點，給領(lǐng)導(dǎo)展示才能的機(jī)會。當(dāng)然，也要贊揚(yáng)領(lǐng)導(dǎo)有下屬沒有的長處，這樣才可以消除他的忌妒，滿足他的權(quán)

力欲和自以為是的虛榮心。

小丁與小孫同時進(jìn)入某機(jī)關(guān)擔(dān)任秘書，兩個人同樣有較強(qiáng)的工作能力，無論領(lǐng)導(dǎo)交給他倆什么任務(wù)，他倆都能非常圓滿地完成。為此，兩個人經(jīng)常受到領(lǐng)導(dǎo)的表揚(yáng)。但是，在同事之中，他們倆卻有不同的地方。大家都喜歡小丁，有什么事總是找他幫助。而小丁也的確為大家做了許多事，因為他謙遜又有能力，與大家非常合得來；而小孫則不同，雖然他能力也強(qiáng)，但大家都不太與他合得來，有什么事也不會找他幫忙，因為小孫這個人有些個性高傲。小孫也意識到了這種差別，但他并不想改變這種狀態(tài)，他以為這樣很好。無論同事們怎么對自己，領(lǐng)導(dǎo)總還是喜歡自己的，有領(lǐng)導(dǎo)撐腰，他不必總是顧慮再三。況且這樣也不錯，他可以按照自己的個性安排一切，不必因別人的看法而改變自己的生活。而且從心底而論，小孫有些看不起小丁。小孫認(rèn)為小丁那種謙讓態(tài)度十分虛偽，是一種做作的表現(xiàn)，很俗。當(dāng)然，小孫并沒有把自己這種感覺表露出來，他認(rèn)為無論小丁怎么做，都是人家自己的事，別人不應(yīng)該干涉他。可見，小孫也是具有一定容人之量的，但可惜他沒有表現(xiàn)出來。就在小孫按照自己的個性工作的時候，領(lǐng)導(dǎo)說要在他們之中提拔一名宣傳干事，而且這次領(lǐng)導(dǎo)有明確指示，一定要堅持群眾選舉，任何人不得從中作梗。面對這樣一個好機(jī)會，小孫從心底認(rèn)為自己應(yīng)該能上去，因為他不但喜歡這份工作，而且堅信自己一定能干好，絕對不會辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)的厚望。但是，聽說這次不是領(lǐng)導(dǎo)任命，而是由群眾直接選舉，他的心真的有些涼了。他明

白憑自己的群眾關(guān)系，自己絕不是小丁的對手，況且小丁在搞宣傳的方法上也有其獨到的能力。小孫認(rèn)識

到了這種差距，但他不是一個小肚雞腸的人，即使明白自己有不足，他也要進(jìn)行一番公平競爭。

結(jié)果正如他所預(yù)料的那樣；小丁幾乎以全票得到了這個職位。其實要是小孫去了，工作照樣能做好。一個本來平等的機(jī)會，結(jié)果由于兩者個。陛和人緣的不同而導(dǎo)致了巨大的偏差。這個教訓(xùn)值得每一個人認(rèn)

真思索。

邱君是個很優(yōu)秀的企劃人才。有一年，他應(yīng)聘上某國營單位的秘書，從事企劃工作。邱君的友人們都認(rèn)為邱君將有進(jìn)一步發(fā)展，誰知不到半年便辭職了。原因是這樣的：邱君的單位里有8個人，從主管到科員，除了邱君之外，都對所謂“企劃”外行，因而邱君高效率、高品質(zhì)、高創(chuàng)意的“企劃”對他們造成巨大的沖擊。于是他們一起對外放風(fēng)聲，說邱君是個對什么叫做“企劃”都不懂的人，于是連經(jīng)理、總經(jīng)理，都知道邱君是一個“不懂企劃”的人……邱君雖然可以死皮賴臉地做下去，但畢竟他是個有原則有骨氣的人，于是毅然辭去了工作!這樣的故事并不稀奇，每個單位都會有，每個有才干的人也都會碰上，只是輕重有別，情節(jié)不同罷了。邱君是無辜的，他的才干是他的天資和努力的結(jié)果，壞只壞在他進(jìn)入了一個不看才華只看人情的單位。不過話說回來，在民營單位，有時也會碰上類似的情形。那么，為什么邱君會遭到這么嚴(yán)苛的待遇?簡單地說，因為邱君的才干威脅到了他那些同事們的生存，所以他們“團(tuán)結(jié)”起來，保衛(wèi)自己的利益，而保衛(wèi)自己利益最好的方法就是把邱君趕走。也可以這樣子來比喻：一座寧靜安詳?shù)纳郑鞣N動物各安其所，各取所需，彼此雖有小沖突，但卻也相安無事，彼此之間構(gòu)成一個穩(wěn)定的生態(tài)圈。有一天，一頭猛虎闖進(jìn)來，于是動物們不得不改變棲息地和覓食方式。由于猛虎的撲殺，某些動物逐日減少，于是生態(tài)圈受到破壞，并且進(jìn)行改變、重組……、在一個單位里，經(jīng)過長時間的互動，個人與個人之間，部門與部門之間，自然也會形成一個“生態(tài)圈”，彼此共生共存，共享合法或不合法、合理或不合理的利益。他們安于這種環(huán)境，不想改變，也無力去改變，誰想改變，誰就會成為“公敵”。邱君碰到的就是這樣的環(huán)境，而他引起的效應(yīng)也是很自然而且可以預(yù)期的。首先，邱君的才干會使他們相對顯得“無能”，這會使他們心里很不是滋味。如果邱君的才干沒有獲得賞識，那么彼此就可相安無事；若獲得賞識，那么勢必引起生態(tài)圈的震蕩，切斷了他們的“食物鏈”，使得有些人喪失既得利益，甚至暴露出他們的不法行為!邱君的才干，就有如闖入森林的猛虎那般!最好的方法，當(dāng)然就是把邱君趕走!當(dāng)然，趕不趕得走也得看當(dāng)事人的態(tài)度，以及他

有沒有犯錯。但無論如何，這種對“闖入者”施予“驅(qū)逐”手段的人性是絕對存在，而且是普遍存在的!

作為秘書，小陳的專業(yè)技術(shù)和外語都很出色。但在一年之內(nèi)，他頻繁調(diào)換工作，每次均無大的起色。問其原因，他的回答永遠(yuǎn)是：每次開會，每次同事一個不缺的時候，他提出的想法和建議總是不是被“槍斃”，就是被“冷藏”，看來他的頭兒又是和我“犯相”，沒法對付。小陳的朋友問他：“你的老板都聽你的，是不是就不?犯相?了?”小陳自有其天分和才干，只是個性上比較自我和要強(qiáng)，導(dǎo)致他總是認(rèn)不清自己的職責(zé)所在，進(jìn)而擺不正自己的位置，而又習(xí)慣于將自己的想法不合時機(jī)地強(qiáng)加于他的老板，所以才會屢屢碰壁!結(jié)果真的和老板“犯相”了。例如，小陳總是在開會的時候，也就是大庭廣眾之時，眾目睽睽之下，向他的老板提出自己完全相左的建議，即便是小陳的同事，恐怕心理上也難以接受，更何況他的老板。涵養(yǎng)好的不置可否，脾氣暴的恐怕就會認(rèn)為你是故意搗亂，一心與他過不去。其實，只要小陳稍微改變一下自己的方式，將自己的個性變得“彈性”一些，就不會惹上這樣不必要的麻煩。

華夏貿(mào)易公司經(jīng)銷部經(jīng)理近幾天一直為訂貨越來越少、銷售額下降發(fā)愁，現(xiàn)在正是銷售淡季，很難拓展銷售渠道。一天下午，經(jīng)銷部經(jīng)理突然接到法國某訪華團(tuán)公司的訂單，而且是一筆數(shù)額不小的買賣，相當(dāng)于公司大半年的銷售額。他連忙拿了訂單到總經(jīng)理辦公室。總經(jīng)理一看，就明白了，站在一旁的沈秘書更是露出了會心的微笑。這飛來的訂單究竟與沈秘書有什么關(guān)系呢?按常理，與法國客人簽訂合同、做生

意，他銷售部不可能不知道，真是百思不得其解。最后還是由總經(jīng)理解開了這個謎：一對法國夫婦來華旅游，在北京機(jī)場下了飛機(jī)后，還要轉(zhuǎn)乘火車去南方某省。這對法國夫婦對于一切都很陌生，不知如何是好，于是就在機(jī)場亂撥了一個電話，竟打到了我們貿(mào)易公司的總經(jīng)理辦公室，接電話的正好是沈秘書。沈秘書從電話里得知對方的身份和困難，對方請求幫助時，他馬上請示了我，然后用英語回答對方：“請不要著急，我們是華夏貿(mào)易公司，愿意向二位提供幫助。”立即派車到機(jī)場，把這對夫婦送去賓館安頓下來，又陪他們游玩了幾天，代購了去某省的車票，直到送上火車，熱情話別。這一切，沈秘書都做得非常真誠、得體，給兩位外國客人留下了深刻印象。我們收到訂單距他們回國正好1個月，看來這筆大買賣正是被接待的法國夫婦促成的，當(dāng)然這也要歸功于沈秘書的公關(guān)意識和接待藝術(shù)，為本公司塑造了良好的形象。r銷售部經(jīng)理恍然大悟，深有感觸地說：“看來接待工作中也有公關(guān)。搞好接待，不僅可以廣交朋友，樹立公司形象，而且可以促進(jìn)產(chǎn)品銷售，為公司贏得經(jīng)濟(jì)效益。難怪有人說?接待也是生產(chǎn)力?呢!”。

王玨工作認(rèn)真，人很聰明，但跟許多人一樣，剛開始她并不了解如何表功。她在人事部工作，做事情通常是靠經(jīng)年累月積累的良好的同事關(guān)系。她在前一個工作崗位上做了好幾年，那段時間，她的薪水優(yōu)厚，老板與同事都很喜歡她，但她并沒有因此而平步青云。王玨在新公司工作約兩個月后，一次，老板剛剛和她談完工作，離開她的辦公桌，就來了一份傳真。傳真上說，她花了兩個星期爭取的一筆業(yè)務(wù)成交了。王玨嘆了口氣，說要是傳真早5分鐘來就好了——剛才老板在她的辦公室里聊天，閑談中剛好提到這個客戶和那筆生意。別人建議她趕緊去老板辦公室報喜。起初王玨并不愿意，說寫個便條就可以了，但別人還是建議她趁熱打鐵，顯示自己的功勞，不過要假裝不經(jīng)意地提起這個巧合：“我們剛談完，我就成交了這筆生意!”最后王玨還是同意了，結(jié)果老板非常高興，建議她告訴公司的公關(guān)部門，好讓公司同仁知道這筆進(jìn)賬。其實，一旦有機(jī)會，每個人都可以用一種間接、自然的方式表彰自己的功勞。最后的結(jié)果當(dāng)然是王玨的事

業(yè)順風(fēng)順?biāo)絹碓蕉帽憩F(xiàn)自己的優(yōu)勢了。

有一次，某領(lǐng)導(dǎo)安排陳秘書寫一篇稿子，陳秘書立即行動起來，廣泛查閱資料。下班時，領(lǐng)導(dǎo)對陳秘書說：“下班休息吧!明天再干吧!”陳秘書心里明白表現(xiàn)的機(jī)會來了，便回答領(lǐng)導(dǎo)說：“這篇文章需要很多數(shù)字材料，我今晚沒事，正好整理一下統(tǒng)計資料明天用。”結(jié)果第二天就把初稿交給了領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)滿意地說：“完成得很及時。”陳秘書便接著說：“加個班，總算很快拿出來了。”領(lǐng)導(dǎo)點頭：“不錯，好好休息兩天吧，放你兩天假。”陳秘書實在也是有能力，僅用了兩天就完成了任務(wù)。但他更有表現(xiàn)自己的技巧，這也是一種讓領(lǐng)導(dǎo)感受到的技巧。即使小陳自己不說，領(lǐng)導(dǎo)也會明白，效率高，肯定是加班加點犧牲了休息時間。所以，給領(lǐng)導(dǎo)一個使他吃驚的效率，能夠很巧妙地讓他感受到你在背后付出的艱辛。在我們的人生中，即使是最平常的事物，只要能灌注我們的心血、熱誠，就會變得神圣而高尚。遺憾的是，一般人對于工作總是

抱持機(jī)械式的心態(tài)，缺乏熱誠和朝氣，因而茫然彷徨，隨波逐流度過一生。

秘書G女士，她先在一家公司任秘書工作，工資雖然不高，工作卻還輕松，每天沒有多少活可干。但G女士耐不住閑，就在工作時間用公司電話給外省的親友打長途交談。她原以為公司查不出來。哪知到三月底，她的上級拿了一份長長的電話賬單來找她，問她是不是私人電話。沒有辦法，這個秘書都承認(rèn)了，但又說她不知道不能從公司掛私人電話。她的上級正言厲色地對她說：“那我現(xiàn)在告訴你，你再從公司打私人電話，一律由你自己付錢。”過了幾天，就以節(jié)約開支為名把她辭退了。G女士后來又找到一份秘書工作，公司比以前的大，待遇也更好一些，按理說應(yīng)該很滿意了。雖說有前車之鑒，但她卻照樣給外省的親友掛長途電話。后來她的女主管拿了賬單去找她時，她還有備無患、理直氣壯地說道：“我是為了給公司聯(lián)系業(yè)務(wù)才打這些電話的。”女主管說：“你要聯(lián)系那么多業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)先告訴我一下。請你講講看，對方是什么公

司?聯(lián)系人是誰?業(yè)務(wù)聯(lián)系得如何?”G女士頓時語塞，終于承認(rèn)有些電話是打給朋友的，?但仍堅持稱目的是

請他們幫助聯(lián)系業(yè)務(wù)。女主管當(dāng)時沒說什么，第二天就把G女士解雇了。

一位在一家美國公司駐香港分公司做第一秘書的女士，她在商場上有很高的聲譽(yù)。前些天我聽朋友說她因一件小事而被迫辭職，我感到非常驚訝，后來才知道怎么回事。事情是這樣的：美國總公司的幾位最高領(lǐng)導(dǎo)者決定在港舉行宴會，除了香港公司的總經(jīng)理及一些要員外，美國總部的要員當(dāng)然也少不了，再加上一向合作無間的大客戶，宴會非常盛大。作為香港分公司第一秘書的她樂于以女強(qiáng)人自居。在任何方面，她都要求自己干得非常出色，這也是她引以自豪的。不知是否是被勝利沖昏了頭腦，她在一些宴會中，展露的風(fēng)頭有時競凌駕于總經(jīng)理之上。總經(jīng)理是一位“好好先生”，在不損及自己利益的情況下，每每讓她發(fā)言。總公司與分公司聯(lián)合宴會的機(jī)會很少，她還是頭一次經(jīng)歷這樣的場面。由籌備宴會開始，她抱著很謹(jǐn)慎的態(tài)度，務(wù)求取得母公司主管的贊許。宴會當(dāng)晚，她周旋于賓客間，確實令現(xiàn)場氣氛甚為歡樂。直至分別由總公司的高層主管及分公司的總經(jīng)理致詞時，她在旁邊逐一介紹他們出場。輪到她的上司，即子公司總經(jīng)理，她不知怎么在介紹之前，竟先說了一番致謝辭，感謝在場客戶一貫的支持。雖然只是三言兩語，卻已讓總公司的主管皺眉，因為她負(fù)責(zé)的，只是介紹上司出場，而非獨立發(fā)言。在宴會中，總公司主管與她交談，發(fā)現(xiàn)她提及公司的事時，總是以個人主見發(fā)表自己的看法，全沒有提及總經(jīng)理的意見。給人的感覺是，她才是分公司的最高主管。結(jié)果，分公司總經(jīng)理被上級邀請開會，研究他是否忠于自己的職位，是否懶散到由秘書代為處理日常業(yè)務(wù)。自此之后，總經(jīng)理也對她的態(tài)度有所轉(zhuǎn)變。最后，她終于自動辭職，原因是她認(rèn)為被總經(jīng)理削權(quán)，卻不知道是自己的鋒芒太露，喧賓奪主。

分析與評述 作為秘書，你的任務(wù)主要是協(xié)

發(fā)遠(yuǎn)機(jī)械制造公司最近來了一個秘書叫李蘭，她在工作方面沒有什么問題，也非常勤快，可在形象上，就是給人不太得體的感覺。有那么一天，李蘭氣喘吁吁地從外面辦事回到公司；滿頭大汗。她忘了擦汗，就像個假小子一樣開始給客戶打電話。同事見她頭發(fā)沾在眼角邊，便說：“小李，看你出了那么多汗，去補(bǔ)個妝吧。”“沒什么的。”小李有些不在意，繼續(xù)埋頭干活。過了不久，李蘭又以一副新面孔展現(xiàn)給公司的同事，她臉上的粉擦得那么厚，整個一戲臺上的媒婆，差點嚇了同事一跳。可能是性格的緣故，李蘭對

自己的外在形象是不怎么太在意，或者即使在意也處理不當(dāng)，這也許是她的一大缺陷。

某天上班時間內(nèi)，老總走到策劃部主管高慧的身邊突然問了一個莫名其妙的問題：“小高，我問問你，?美眉?是什么意思?”高慧忍不住地笑了：“您是不是也想找個美眉?”“哪里，美眉是什么玩意兒我都不清楚，我找它干什么?”老總說，“我在家老聽我孩子說美眉什么的，我問他什么意思，他只朝我傻笑不告訴我，今天我聽見我的秘書在我辦公室也說?美眉?這個詞，所以好奇，問問你。”“是這樣的，美眉是指因特網(wǎng)上那些漂亮的女孩。因為人們在網(wǎng)上聊天的時候，如果稱這些女孩為?妹妹?，可能覺得太俗；稱美麗的姑娘吧，又可能讓人覺得太輕浮，所以?美眉?的叫法就流行起來。原先是在網(wǎng)上，現(xiàn)在有些人在日常生活中也這么叫了。?美眉?的寫法有很多種，有的寫成?美媚?，也有的寫成?美妹?，有的干脆寫成?MM?，一般都寫成?美眉?。”、“噢，原來如此!”老總點點頭然后回到了辦公室。下班的路上，高慧特意走到老總的秘書小張面前提醒道：“在上班的時候，最好不要用?美眉?這類新潮的詞匯。”，“頭兒今天是不是對我有什么意見?”小張解釋說，“上午我在辦公室?guī)退聿牧希乙粋€同學(xué)打我的手機(jī)，我無意中說漏了嘴。”“他倒是沒什么意見，只是好奇。”高慧說，“只不過今后要稍微注意一點，在領(lǐng)導(dǎo)面前少說那些一般人聽不懂的時髦詞匯或句子。”“看來我是得注意一下了。不記得是哪本書說過，像他們這種年紀(jì)大而又有地位的男人，觀念最保守，審美情趣最落后。今后說話要是不注意一點，讓他們看不慣，說不定哪天我的飯碗被他們砸了，自己還不知道怎么回

事。”“你說到哪兒去了?!”高慧笑著說，“你覺得他們就那么頑固嗎?不過，反過來你想想，如果某個人一天到晚老跟你說唐詩宋詞，你是不是也不會習(xí)慣?”“那倒也是，我從來就不喜歡這些陳得發(fā)霉的東西。”“另外，我昨天下午聽你打電話時，說?下午十五點鐘?，這種說法也不太好，容易聽成?下午五點鐘?。所以最好直接說成?下午三點鐘?。”，“那是上海分部的黃小姐。她說話一半中文，一半英文，半土半洋；我只不過是在電話里重復(fù)確認(rèn)她所說的時間。”“正因為對方是這么說的，所以你在重復(fù)確認(rèn)的時候，就更應(yīng)該糾正過來，盡量避免誤會。”

事例一：一宇不當(dāng)，險失合作良機(jī)一外地客商到某地某公司商談投資合作事宜，公司上下非常重視，早早做出了各種安排。公司經(jīng)理拿出專門的時間，在會客室專候，并準(zhǔn)備了煙茶水果，還派自己的秘書提前在公司門口等候。客商迸公司大門后，迎候在門廳的公司經(jīng)理秘書馬上上去和客商握手，可能是知道事情的重要性，反倒有些緊張，竟然對客商說：“我們經(jīng)理在那邊(指會客室)，他叫你過去。”客商一聽，當(dāng)即非常生氣：他叫我去?我又不是他的下屬，憑什么叫我?你們現(xiàn)在就是這樣對待合作者的?那以后還了得?合作應(yīng)當(dāng)是關(guān)系平等的。于是這位客商回答說：“貴公司如有合作誠意，叫你們經(jīng)理到我住的賓館去談吧。”

說完拂袖而去。

事例二：一言不當(dāng)，令其他部門不悅“喂，財會室嗎?我是總經(jīng)理辦公室。今年全年的工資統(tǒng)計表你們做出來了嗎?”這是某公司總經(jīng)理辦公室的秘書在給公司的財會室打龜話。財會室回答說：統(tǒng)計出來了。這位秘書又說：“我正在給領(lǐng)導(dǎo)寫年終總結(jié)，急等著要這個表，你給送來吧。”財會室的人聽了這話，有些不

高興了，說：“我們也正忙著，你自己來抄好了。”“叭”，電話斷了。

事例三：一語不慎，加深領(lǐng)導(dǎo)縫隙某公司兩位領(lǐng)導(dǎo)A和B本來關(guān)系就有些緊張，因為工作上的不同意見，也因為涉及自己領(lǐng)導(dǎo)前途的一些斗爭。但是這種矛盾還是很隱蔽的，表面上兩個領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系也還過得去。但是不久，正巧上級來了一個工作檢查組，在陪同問題上，A領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為兩個領(lǐng)導(dǎo)中有一人陪同就行了，不必兩人都去。于是讓秘書去傳達(dá)一下自己的看法，不料秘書在向領(lǐng)導(dǎo)B轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)A的意思時，卻把話說成：“A領(lǐng)導(dǎo)說啦，你去他就不去了。”B聽了，心里思忖：我去他就不去，這是什么意思?雖然勉強(qiáng)去了，但是心理越發(fā)不是個滋味。后來在一次會議上，這種長久潛伏下來的不快終于爆發(fā)了，弄得會議不歡而散，兩個領(lǐng)導(dǎo)的矛盾一下子成了公司人盡皆知的秘密。事情越鬧越大，還是上級領(lǐng)導(dǎo)出面才解決了。

分析與評述 說話是一門藝術(shù)。俗話說，“會說話的令人笑，不會說話的表現(xiàn)得體

從某名牌大學(xué)畢業(yè)后不久，張玲應(yīng)聘到一家外企做人事部秘書。因為公司初建，面向全國招聘，所以秘書剛上班時的主要工作就是：拆應(yīng)聘信，閱讀；閱讀，拆應(yīng)聘信。量大枯燥，索然無味，卻忙得四腳朝天，因此，很多人美好的憧憬一下子灰飛煙滅。辦公室里彌漫著沉悶、不耐煩的空氣。許多秘書中，只有張玲不急不躁，一直耐心仔細(xì)地做。很快張玲被提升為人事部主管。升遷的理由是：一個名牌大學(xué)畢業(yè)的碩士生，每天千篇一律地拆信，并在上百封信中，不厭其煩地整理出有價值的信，推薦給老板，展示了她人事管理的才能，深得欣賞。總裁認(rèn)為：連這種小事也做得如此出色的人，其他的事情一定會做得很好。她是同時進(jìn)入公司的一批當(dāng)中的第一位升遷者。想讓自己成為辦公室的佼佼者，并不一定非要做主導(dǎo)性工作并取得成績，充當(dāng)助手常常更有價值——如果你幫助別人獲得成功，尤其是幫助老板。雖然這是你的本職工作，相信對方反過來也會助你一臂之力。當(dāng)你目前還只是一名助手的時候，無須過分媚俗，也不過分

自大，不擅作主張。最好的態(tài)度是：不惹怒老板，卻又將工作做得最好。

如此協(xié)調(diào)

關(guān)廠長四十有五，在工作上嚴(yán)格要求是出了名的，誰要在工作上打馬虎眼，他粗大的嗓門會叫人受不了。然而，下級有個病痛，他忙到半夜也要親自探望小陳是廠里新來的秘書，在她之前，已經(jīng)有3個人因為關(guān)廠長的壞脾氣而離開。小陳聽說了別人對關(guān)廠長的看法，雖然大家都勸她不去為好，但她倒想去見識見識這個關(guān)廠長。上班的第一天，一切完全是規(guī)范化的。第一次見到關(guān)廠長，關(guān)廠長很禮貌地接待了小陳，交代了一些工作之后，關(guān)廠長便急著去忙事情了。關(guān)廠長留給小陳的第一印象還算不錯。幾天后，關(guān)廠長通知小陳隨他去與外商洽談技術(shù)合作項目，早上9．：30出發(fā)，同行的有總工和外請的翻譯。這個項目I小陳在技術(shù)科早就知道了，方案也是她在總工指導(dǎo)下制定的。還不到8：00的時候，她就到技術(shù)科準(zhǔn)備一些資料。沒想到，一陣急驟的電話鈴聲響起，對方的同事轉(zhuǎn)告小陳，說廠長找她，火氣很大。小陳立即趕到廠長辦公室，關(guān)廠長上來就沒有好音：“上班時間串什么門JL?我讓你在辦公室等著，9：30出發(fā)，你到處跑什么?”小陳也火了，不是還不到9：30嗎?但還是忍住，沉默著聽關(guān)廠長“發(fā)威”。聽到關(guān)廠長接下來的話，小陳才知道，原來是總工住院了，翻譯也因事不能來，如果因為推遲談判，對方可能會去找新的合作伙伴。廠長為此事很著急，知道這個情況后，小陳原諒了關(guān)廠長的發(fā)火。“您對這個項目熟不熟悉?”小陳問。“主要內(nèi)容清楚，有些細(xì)節(jié)不很熟悉。”關(guān)廠長說。“細(xì)節(jié)和全部內(nèi)容我都熟悉，我參加過這個方案的起草。”小陳自信地說。關(guān)廠長眼睛一亮，但馬上叉暗了下來：“可翻譯沒有來啊。”“外商不是美國佬嗎?”小陳問。關(guān)廠長肯定以后，小陳說道：“我認(rèn)為我能行。”小陳覺得沒有必要謙虛。關(guān)廠長頓時驚醒萬分，也意識到了自己之前的態(tài)度不好。他立刻讓相關(guān)人員做好了準(zhǔn)備工作和小陳一起出發(fā)了。談判成功了，在談判當(dāng)中，小陳又當(dāng)翻譯又和老外談技術(shù)合作的細(xì)節(jié)，關(guān)廠長把關(guān)決斷，配合得十分默契。由于小陳對對方的情況十分了解，還適當(dāng)?shù)胤Q贊了幾句對方的技術(shù)成就和經(jīng)濟(jì)實力，對方代表十分高興，伸著大拇指用簡單的華語說：“關(guān)先生，我羨慕您呀!您的秘書才華出眾，年輕有為。”回來的路上，關(guān)廠長對小陳的表現(xiàn)非常滿意，當(dāng)他在說著夸獎的話的時候，小陳卻提醒廠長要去醫(yī)院看總土，對于關(guān)廠長要特設(shè)犒勞的邀請，小陳也婉言謝絕了。大家聽說廠里新來的秘書把廠長制服了，都很佩服她。可是小陳卻認(rèn)為：領(lǐng)導(dǎo)也是人，在他為難的時候，作為秘書應(yīng)該親近一點，熱情一點，盡量幫他分憂；在他成功的時候，高興地時候應(yīng)該

離遠(yuǎn)一點、冷靜一點，盡量使他保持清醒。