第一篇：如何做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作

如何做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作

一、會(huì)議的準(zhǔn)備工作

（一）擬定會(huì)議工作方案。一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議記錄簡(jiǎn)報(bào)工作、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作等。

（二）擬定會(huì)議議程、日程和程序。

（三）準(zhǔn)備會(huì)議文件、報(bào)告。日常工作會(huì)議的文件、報(bào)告，主要應(yīng)由各職能部門起草準(zhǔn)備。會(huì)議秘書(shū)部門應(yīng)于會(huì)前通知有關(guān)部門報(bào)送會(huì)議文件，對(duì)文件內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行初審，并向領(lǐng)導(dǎo)同志提出所報(bào)送的文件能否提交會(huì)議討論的意見(jiàn)。

（四）提出與會(huì)人員名單。

（五）編排分組。多次性的大中型會(huì)議在參加會(huì)議人員名單確定之后，要對(duì)與進(jìn)行編組，即按照一定的規(guī)律將全體與會(huì)人員劃分若干小組，以方便討論問(wèn)題。編組的基本方法有：根據(jù)地域編組；根據(jù)系統(tǒng)或行業(yè)編組；完全按人數(shù)編組。在進(jìn)行編組時(shí)，要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會(huì)議機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志分散到各個(gè)組。

（六）選定、布置會(huì)場(chǎng)。

（七）制發(fā)會(huì)議證件。會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。會(huì)議證件可分為兩類：一類是會(huì)議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽(tīng)證、來(lái)賓證、入場(chǎng)證、請(qǐng)柬等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會(huì)議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號(hào)碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。

（八）發(fā)布會(huì)議通知。各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒后，要盡早發(fā)出開(kāi)會(huì)通知，以便與會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。一般分書(shū)面通知和口頭通知兩種。書(shū)面通知態(tài)度莊重嚴(yán)肅，備忘性好，參加人數(shù)較多或比較莊重的會(huì)議，宜發(fā)書(shū)面通知。口頭通知特別是電話通知，應(yīng)擬一個(gè)電話通知稿，以便簡(jiǎn)明、扼要、完整地進(jìn)行通知。重要會(huì)議的通知發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)檢查并進(jìn)行落實(shí)。

（九）制定會(huì)議須知。會(huì)議須知的內(nèi)容主要包括會(huì)議保密紀(jì)律、請(qǐng)假制度、會(huì)客制度、安全要求、作息時(shí)間和其他注意事項(xiàng)。

（十）負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到。會(huì)議報(bào)到是指需要集中住宿的中大型會(huì)議的與會(huì)者到達(dá)開(kāi)會(huì)地點(diǎn)并通知會(huì)議秘書(shū)部門。報(bào)到是會(huì)議秘書(shū)部門準(zhǔn)確掌握與會(huì)人員到會(huì)情況并實(shí)施組織的重要一環(huán)。對(duì)于應(yīng)該報(bào)到而未及時(shí)報(bào)到的，應(yīng)注意催促。報(bào)到完畢后，應(yīng)匯總情況，向會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

（十一）會(huì)議文秘工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配。日常工作性會(huì)議、小型會(huì)議，一般由常設(shè)會(huì)議行政部門或固定的專職、兼職會(huì)議文秘工作人員負(fù)責(zé)會(huì)議工作。規(guī)模較大且又較重要的會(huì)議，組織精干有力的工作班子或成立大會(huì)秘書(shū)處，下設(shè)若干工作小組如秘書(shū)組、文件組、業(yè)務(wù)選舉組、簡(jiǎn)報(bào)組、宣傳報(bào)道組、翻譯組、總務(wù)組、警衛(wèi)組、交通組等。明確分工，各負(fù)其責(zé)，保證會(huì)議順利進(jìn)行。

二、會(huì)議前的計(jì)劃與成本預(yù)算

1、會(huì)議計(jì)劃

會(huì)議計(jì)劃首先應(yīng)明確會(huì)議的目的與任務(wù)，確定會(huì)議的名稱、出席對(duì)象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開(kāi)時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

其次會(huì)議計(jì)劃應(yīng)明確會(huì)議應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作，如需用哪些文件，會(huì)議怎樣布置，是否需食宿、車輛、是否安排參觀、文化娛樂(lè)等其他活動(dòng)。

再次決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員，必要時(shí)成立籌備組、臨時(shí)行政處或籌備委員會(huì)。

會(huì)議計(jì)劃由文秘制訂、提出，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，再由文秘或行政處組織人員，分頭按計(jì)劃執(zhí)行。

2、會(huì)議成本預(yù)算

有明顯投入的大中型會(huì)議，特別是跨地區(qū)的、會(huì)期超過(guò)一天的會(huì)議，必須計(jì)算成本，作出預(yù)算。會(huì)議成本包括兩部分：

（1）會(huì)議明顯的耗費(fèi)

如會(huì)場(chǎng)租借費(fèi)、文件材料費(fèi)，與會(huì)者的交通費(fèi)、食宿費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)以及服務(wù)人員的工資等。這些費(fèi)用是可以明顯計(jì)算出來(lái)的，又是直接消費(fèi)的。

（2）與會(huì)者因參加會(huì)議而損失的勞動(dòng)價(jià)值

這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算。它的含義是這樣的：一個(gè)生產(chǎn)者的勞動(dòng)價(jià)值至少是他工資的3倍，參加會(huì)議前必然要作些準(zhǔn)備，會(huì)后又有用于思考、回憶的時(shí)間，所以還要乘以2。會(huì)議成本的計(jì)算公式是：

會(huì)議成本＝X+2J*N*T

其中，X表示顯性成本的總和；J代表與會(huì)人員每小時(shí)平均工資的3；N表示人數(shù)；T代表時(shí)間（小時(shí)）

三、安排會(huì)議時(shí)間的技巧

會(huì)議時(shí)間盡量要短，會(huì)議時(shí)間超過(guò)一小時(shí)，由于腦力消耗過(guò)大，產(chǎn)生疲勞感，與會(huì)人員就會(huì)盼望會(huì)議早點(diǎn)結(jié)束，這勢(shì)必影響會(huì)議作出有效的決定。因此，一般的部署工作、研究日常工作的辦公會(huì)、情況碰頭會(huì)，應(yīng)盡可能在一小時(shí)左右的時(shí)間內(nèi)開(kāi)完，對(duì)于議題多或討論重大問(wèn)題的會(huì)議，確需較長(zhǎng)時(shí)間，可劃分為幾段開(kāi)，使一次會(huì)議變成若干次小會(huì)，每段各有中心，一段進(jìn)行完了，有適當(dāng)?shù)男菹r(shí)間，使與會(huì)人員精力得到恢復(fù)、緊張的思維得到調(diào)節(jié)后再進(jìn)入下一段。

四、會(huì)議場(chǎng)所的選定與布置

1.選定會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)的選擇，要結(jié)合開(kāi)會(huì)人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：第一，會(huì)場(chǎng)大小適中，以每人平均2~3平米為宜。太大顯得松散，過(guò)小則擁擠。第二，會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)適中。第三，會(huì)場(chǎng)附屬設(shè)施齊全，包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等。

2.布置會(huì)場(chǎng)。不同的會(huì)議，要求有不同的布置形式。黨的代表會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求樸素大方，人民代表大會(huì)會(huì)場(chǎng)要求莊嚴(yán)隆重，慶祝大會(huì)會(huì)場(chǎng)要求喜慶熱烈，追悼會(huì)會(huì)場(chǎng)要求莊重肅穆，座談會(huì)會(huì)場(chǎng)要求和諧融洽，紀(jì)念性會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求隆重典雅，日常工作會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求簡(jiǎn)單實(shí)用。這里主要講一下會(huì)場(chǎng)形式和排列座次問(wèn)題。

會(huì)場(chǎng)形式。日常工作會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置形式多為圓型、橢圓型、長(zhǎng)方型、正方型、一字型、T型、馬蹄型，體現(xiàn)民主與團(tuán)結(jié)的氣氛；座談會(huì)、討論會(huì)的會(huì)場(chǎng)布置成半圓型、馬蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有輕松、親切之感；中型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置成而字型、M字型、扇面型，使人有正規(guī)、嚴(yán)肅之感；大型茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)的會(huì)場(chǎng)布置成星點(diǎn)式、眾星拱月式為好。大型會(huì)議一般在禮堂召開(kāi)，形式是固定的。

排列座次，是指按照一定的規(guī)律和比較科學(xué)的原則給與會(huì)人員安排座位。

排列座次的幾種規(guī)則：

1、凡要正式公布名單的，按照名單先后順序排列座次。

2、按照選舉得票多少排列座次，得票數(shù)一樣的，以姓氏筆畫為序排列先后。

3、按照姓氏漢語(yǔ)拼音字母字頭為序排列先后。

4、按照姓氏筆畫為序排列座次。

排列座次的幾種方法：

1、橫排法。即按照公布名單或以姓氏筆畫為序從左于右依次排列座次，先排出席會(huì)議的正式委員（代表），后排候補(bǔ)委員（代表）。

2、豎排法。即按照各代表團(tuán)成員的即定次序或姓氏筆畫沿一條直線從前至后依次排列座次，正式代表在前，候補(bǔ)代表在后。每個(gè)代表團(tuán)的排列次序按固有順序從左至右排列，或以會(huì)場(chǎng)中心座位為基點(diǎn)，向兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展。

3、左右排列法。即按照公布名單或以姓氏筆畫為序，以會(huì)場(chǎng)或主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座次。中國(guó)傳統(tǒng)習(xí)慣以左為上，排在第一位的居中而坐。以此為基點(diǎn)，其余的以居中者的左手方為第一順序，一左一右，依次排列。

五、準(zhǔn)備會(huì)議通知須知

會(huì)議通知按形式分，有口頭通知和書(shū)面通知；按通知的行為方式分，有面對(duì)面通知、電話通知、電腦通知、電報(bào)通知、墻報(bào)通知、報(bào)紙通知、廣播通知、電視通知等。

書(shū)面通知按傳遞方式分，有內(nèi)部傳遞通知、郵寄傳遞通知和報(bào)紙、廣播、電視通知；按作用又可分為預(yù)告通知和正式通知。會(huì)議邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬也是會(huì)議通知的書(shū)面形式。

書(shū)面通知以寄、發(fā)書(shū)面文字的形式所進(jìn)行的會(huì)議通知。會(huì)議書(shū)面通知除具有正規(guī)莊重的特點(diǎn)外，也具有備忘和作為會(huì)議入場(chǎng)或報(bào)到憑證的作用。發(fā)會(huì)議通知要盡量早些，以便使與會(huì)人員接到通知后，有充足的時(shí)間準(zhǔn)備和趕到會(huì)場(chǎng)，也便于會(huì)務(wù)人員安排回程的車、船、機(jī)票。有的會(huì)議對(duì)發(fā)通知有規(guī)定的時(shí)間，如人大常委會(huì)議的通知要在報(bào)到前1周至2周發(fā)出。當(dāng)然，一般的會(huì)議沒(méi)有必要過(guò)早發(fā)通知，以免情況發(fā)生變化而變更會(huì)期。做好發(fā)通知這項(xiàng)工作，需要在平時(shí)打好基礎(chǔ)，不能忽視一些細(xì)小、瑣碎的事情。例如領(lǐng)導(dǎo)人、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址等難免發(fā)生變化，要注意及時(shí)修正。機(jī)關(guān)單位內(nèi)部所發(fā)的書(shū)面通知，要求當(dāng)事人簽名，當(dāng)事人不在，請(qǐng)別人代轉(zhuǎn)通知，也要求代轉(zhuǎn)通知人簽名，事后通知人要追蹤落實(shí)。

電報(bào)通知寫電報(bào)時(shí)要求在明了的基礎(chǔ)上做到簡(jiǎn)潔，但不該壓縮的文字不能壓縮，容易產(chǎn)生歧義的詞句不能壓縮，各項(xiàng)內(nèi)容都要寫得明確具體，不能讓對(duì)方猜測(cè)。在不能確認(rèn)被通知單位或個(gè)人是否參會(huì)時(shí)，應(yīng)要求對(duì)方接到通知后回電。

傳真和電腦通知：務(wù)必弄清對(duì)方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。如果只是個(gè)別地方不清晰，可以通過(guò)電話方式告訴對(duì)方。如果整頁(yè)模糊不清，就要重新發(fā)送一次。如果仍然模糊不清，就要考慮采取電話方式了，讓對(duì)方做好電話通知的記錄。

墻報(bào)通知墻報(bào)通知要求寫清何事、何時(shí)、何地、何人這幾個(gè)要素。如果參會(huì)對(duì)象無(wú)法預(yù)計(jì)（比如一些自由參會(huì)的演講會(huì)、報(bào)告會(huì)），要安排大一點(diǎn)的會(huì)場(chǎng)才行，以免到會(huì)人數(shù)太多，會(huì)場(chǎng)容納不下，造成不好的效果。

第二篇：秘書(shū)該如何做好會(huì)議前準(zhǔn)備工作

秘書(shū)該如何做好會(huì)議前準(zhǔn)備工作？

一般會(huì)議準(zhǔn)備工作包括如下內(nèi)容：

（1）安排會(huì)議議題；

（2）確定會(huì)議步驟（包括議程、程序和日程）；

（3）確定與會(huì)人員；

（4）確定會(huì)議時(shí)間；

（5）辦理會(huì)議報(bào)批手續(xù)；

（6）簽發(fā)會(huì)議通知；

（7）準(zhǔn)備會(huì)議文件和材料；

（8）選擇和布置會(huì)場(chǎng)；

（9）排列座次；

（10）妥善安排后勤服務(wù)事宜；

（11）做好新聞發(fā)布工作；

（12）進(jìn)行全面的會(huì)前檢查。

案例1：

西北某公司根據(jù)市里關(guān)于加快招商引資的指示，準(zhǔn)備召開(kāi)一個(gè)大型的招商引資洽談會(huì)，你做為此次會(huì)議的主要籌備人員，將如何確定此次會(huì)議的主題和會(huì)議議程。

（1）明確會(huì)議要研究解決的問(wèn)題、達(dá)到的目的；

（2）要有切實(shí)的根據(jù)并要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，有明確的目的；要以市領(lǐng)導(dǎo)的指示為依據(jù)，根據(jù)本單位資金、人才、技術(shù)的實(shí)際情況，達(dá)到資源的優(yōu)化配置；

（3）報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批；

（4）確定會(huì)議議程要根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)的情況，確定會(huì)議主持人。

（5）根據(jù)會(huì)議的主題，確定發(fā)言人；

（6）圍繞主題，確定討論題目和討論方式；

（7）根據(jù)目的，寫好總結(jié)。

案例2：

某公司將舉行一次上千人的總結(jié)表彰大會(huì)，會(huì)期半天，請(qǐng)問(wèn)該公司的秘書(shū)應(yīng)如何選擇合適的會(huì)址。

（1）選擇大小適中適中的會(huì)場(chǎng)，該次會(huì)議人數(shù)眾多，需選擇會(huì)談、禮堂或體育場(chǎng)館等場(chǎng)所；

（2）選擇遠(yuǎn)近適當(dāng)?shù)臅?huì)場(chǎng)，該次會(huì)議人數(shù)多、會(huì)期短，應(yīng)首先考慮交通是否便利；

（3）選擇環(huán)境適合的會(huì)場(chǎng)；

（4）選擇設(shè)備齊全適用的會(huì)場(chǎng)。

案例3：

你所在的公司將與國(guó)外某企業(yè)舉行商務(wù)會(huì)談，總經(jīng)理安排你負(fù)責(zé)此次會(huì)談的準(zhǔn)備工作，請(qǐng)你考慮此次會(huì)談的性質(zhì)并對(duì)會(huì)談準(zhǔn)備計(jì)劃的內(nèi)容進(jìn)行模擬設(shè)置。

（1）此會(huì)談屬事務(wù)性會(huì)談，涉及業(yè)務(wù)商談。

（2）準(zhǔn)備計(jì)劃設(shè)置如下：

①主動(dòng)通知會(huì)談的時(shí)間、地點(diǎn)；

②了解對(duì)方抵達(dá)方式，提出接送方式；

③準(zhǔn)備會(huì)談場(chǎng)所、物質(zhì)資料、信息資料；

④對(duì)客方的背景、習(xí)俗、禁忌、禮儀特征進(jìn)行了解；

⑤做好必要的文字資料工作準(zhǔn)備。

第三篇：會(huì)議準(zhǔn)備工作流程

公司會(huì)議準(zhǔn)備工作總結(jié)

會(huì)前準(zhǔn)備工作

一、確定會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象、經(jīng)費(fèi)。

1、確定會(huì)議目的及內(nèi)容。

2、確認(rèn)主要領(lǐng)導(dǎo)人是否有空，確定是否和重要工作有時(shí)間上的沖突。

3、確認(rèn)會(huì)議場(chǎng)地是否能滿足會(huì)議需要，如外定酒店會(huì)議室，提前聯(lián)系酒店。

4、向財(cái)務(wù)中心申請(qǐng)會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

二、確認(rèn)會(huì)議主要負(fù)責(zé)人，確認(rèn)會(huì)議主持人，確認(rèn)邀請(qǐng)參會(huì)嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)名單，確認(rèn)參會(huì)人員名單。

三、會(huì)議負(fù)責(zé)人安排會(huì)議議程。

1、確認(rèn)會(huì)議主要流程及各發(fā)言人內(nèi)容。

2、控制會(huì)議時(shí)間，安排會(huì)中休息。

四、會(huì)議材料的撰寫

1、安排會(huì)議主旨材料撰寫。

2、通知發(fā)言人準(zhǔn)備講稿。

3、準(zhǔn)備會(huì)議需用材料，準(zhǔn)備電子文檔和紙質(zhì)文檔便于查閱。

4、撰寫領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言報(bào)告。

5、準(zhǔn)備主持詞。

五、會(huì)前會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備工作。

1、分配會(huì)議各項(xiàng)工作，提前落實(shí)到部門和個(gè)人。

2、布置會(huì)議場(chǎng)地，打掃會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生，準(zhǔn)備鮮花盆栽。

3、檢查會(huì)議使用設(shè)備（音響、話筒、投影儀等）是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

4、準(zhǔn)備會(huì)議需用道具。

5、給參會(huì)人員準(zhǔn)備紙和筆。

6、如參會(huì)人員距離會(huì)場(chǎng)過(guò)遠(yuǎn)，安排車輛接送。

7、制作會(huì)議指南，含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、流程、注意事項(xiàng)（會(huì)場(chǎng)紀(jì)律），分發(fā)或通知參會(huì)人員。

六、安排會(huì)議預(yù)演。

1、在會(huì)議召開(kāi)前1-2天，會(huì)議準(zhǔn)備人員進(jìn)行會(huì)議效果預(yù)演，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，完善會(huì)議準(zhǔn)備工作。

2、審核所有發(fā)言人講稿，審核會(huì)議所用資料是否正確。

會(huì)中現(xiàn)場(chǎng)工作

1、安排人員準(zhǔn)備會(huì)議茶水和就餐。

2、安排攝影、攝像人員。

3、分配簽到員和座位引導(dǎo)員，安排參會(huì)人員座位。

4、安排考核人員維持會(huì)場(chǎng)秩序，記錄參會(huì)人員會(huì)議中不良表現(xiàn)。

5、安排會(huì)議記錄人員。

6、主持人根據(jù)會(huì)議情況決定是否在會(huì)議中調(diào)節(jié)氣氛，提高會(huì)議人員參與度。會(huì)后善后工作

會(huì)后工作總結(jié)及后續(xù)工作安排。

1、會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生清理，道具、設(shè)備收回。

2、會(huì)后及時(shí)總結(jié)工作缺陷并進(jìn)行彌補(bǔ)。

3、完成會(huì)議精神、措施或指令的落實(shí)。

4、計(jì)算會(huì)議開(kāi)銷，審核經(jīng)費(fèi)使用情況。

第四篇：會(huì)議準(zhǔn)備工作流程

會(huì)議準(zhǔn)備工作流程

一、會(huì)前籌備工作

1、撰寫工作方案，確定會(huì)議主題、內(nèi)容、參會(huì)范圍等。

2、撰寫會(huì)議主持詞、講話稿，確定會(huì)議議程，草擬會(huì)議通知，根據(jù)會(huì)議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會(huì)場(chǎng)的布局。

3、制作參會(huì)人員名單，確定聯(lián)系方式，準(zhǔn)備簽到表，繪制座位圖。

二、會(huì)期準(zhǔn)備工作

（一）會(huì)前工作

4、聯(lián)系會(huì)場(chǎng)提供單位，確定會(huì)議室（會(huì)客室）。

5、印發(fā)會(huì)議通知，準(zhǔn)備會(huì)議所需材料（確定份數(shù)、分發(fā)范圍、分發(fā)方式）。

6、制作會(huì)標(biāo)、桌簽（背簽）、指示牌。

7、聯(lián)系電視臺(tái)、宣傳辦，做好會(huì)議的宣傳工作。

8、會(huì)場(chǎng)布置：懸掛會(huì)標(biāo)、擺放桌簽、準(zhǔn)備紙筆（筆記本電腦、打印機(jī)、檔案袋、膠棒、膠帶、訂書(shū)機(jī)、曲別針、小刀、剪刀、封條等）、調(diào)試設(shè)備、增減桌椅、清潔衛(wèi)生，準(zhǔn)備其他會(huì)場(chǎng)所需用品（水果、茶水、紙杯、抽紙等）。

9、保持與參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、人員的聯(lián)系（參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)姓名、職務(wù)等信息），及時(shí)了解行程（安排車輛接送），做好迎接準(zhǔn)備。

10、打印簽到表，組織簽到工作，維持會(huì)場(chǎng)內(nèi)外秩序。

（二）會(huì)中工作

11、會(huì)場(chǎng)內(nèi)后勤服務(wù)。

12、做好錄音、攝像、會(huì)議記錄等工作，及時(shí)歸檔留存。

13、測(cè)評(píng)票等資料的現(xiàn)場(chǎng)收發(fā)、整理及統(tǒng)計(jì)工作。

三、會(huì)后進(jìn)一步開(kāi)展工作

14、整理會(huì)場(chǎng)。

15、安排用餐、住宿、送行。

16、會(huì)議后需準(zhǔn)備的文件：參會(huì)人員通訊錄、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議總結(jié)、會(huì)議證明、會(huì)議紀(jì)要、新聞稿、返程票登記表。

17、在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。

18、會(huì)議的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見(jiàn)反饋及處理工作。

19、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總、總結(jié)工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。

20、代辦與會(huì)人員返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

第五篇：會(huì)議準(zhǔn)備工作

一、會(huì)議前會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備工作：

1.巡視現(xiàn)場(chǎng)，確定要執(zhí)行的任務(wù)和項(xiàng)目。

2.依據(jù)需要整改的任務(wù)和項(xiàng)目，安排人員和時(shí)間（限定時(shí)間內(nèi)），詳細(xì)安排如下：

① 場(chǎng)地衛(wèi)生：擦拭桌面及桌抽屜（主席臺(tái)、觀眾席、簽到處等）、打掃地面及地毯衛(wèi)生。

② 確定參會(huì)人員及桌椅的數(shù)量，并配套放置。

③ 打印相關(guān)人員的座位名單，剪裁并裝框，擺放在相應(yīng)的位置。④ 確定燈光開(kāi)關(guān)及其位置（要標(biāo)明清楚）。

⑤ 嚴(yán)格掌握開(kāi)關(guān)音響電源的順序。

⑥ 檢查音響功放的完好程度。調(diào)試每個(gè)開(kāi)關(guān)并熟悉其作用。

⑦ 無(wú)線話筒的試音，配備足量的后備電池。

⑧ 功放箱位置移前，主席臺(tái)麥克風(fēng)線下移、隱蔽。（待做）

⑨ 條幅字幕的確定及制作、懸掛。

二、會(huì)議前相關(guān)資料及人員安排工作：

1.確定主持人、音響、攝像、燈光人員名單。

2.準(zhǔn)備兩個(gè)熱水壺，并安排人員為主席臺(tái)人員倒水。

3.準(zhǔn)備相關(guān)文檔資料（落實(shí)到相關(guān)人員），如：

① 主持人發(fā)言稿

② 會(huì)議議程

③ 相關(guān)ppt演示稿件

④ 簽到表

⑤ 選舉表、結(jié)果統(tǒng)計(jì)表（競(jìng)選時(shí)用）