第一篇：第一編公務文書

輔導二（1）：第一編公務文書 第一章法定公文

本章學習重點：法定公文的概念及特點，公文的體式，公文寫作的基本要求，財經寫作常用的法定公文。

一、公文的概念及特點

公文的含義：簡單地說，公文就是處理公務的文書。法定公文，主要是指國務院2000年8月24日發布、2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》列出的十三類公文，即：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。公文是應用文中最重要，也是用途最廣泛的一種文體。

公文的特點：1）法定性；2）政策性；3）實用性；4）時效性；5）規范性。

公文的基本功用：1）頒布法規，傳達指示；2）反映情況，請示工作；3）聯系工作，商洽公務；4）宣傳教育，統一思想；5）依據憑證，明確職責。

最常用的公文分類：按照行文關系和行文方向將公文分為上行文、平行文、下行文三類。

（1）上行文。上行文是指下級機關向所屬上級機關呈送的公文，主要有報告、請示等。（2）平行文。平行文是指向同級機關或不相隸屬的機關送交的公文，主要有函和通知（3）下行文。下行文是指上級機關向下級機關發送的公文，主要有命令、決定、通告、通報、通知、批復、意見等。有些公文的行文方向并不十分固定，在不同的情況下有不同的歸屬，如通知、函。

二、公文的體式

公文的體式主要是指公文的構成要素、格式及印裝規格。體式固定、規范是公文的一大特征，也是公文的作用得以實現的重要保證。

（1）公文的構成要素：

有公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文時間、公文生效標識、附注、主題詞、抄送機關和印發機關、印發時間等項目。這些要素有些是公文的必備要素，有些則是有時可以略去的要素。

（2）公文的格式（各要素在公文中的排列順序和格式如下圖所示）文件版頭→ No.000045 ╳╳╳╳╳文件

發文字號→ ╳╳[2004]022號 機密等級→ [機密] 緊急程度→ [急件]

標 題→ ╳╳╳╳╳╳╳╳ 主送機關→ ╳╳╳╳╳

正 文→ ┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅ ┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅ 附 件→ 附件（1）┅┅

（2）┅┅

發文機關→ ╳╳╳╳╳（蓋章）發文日期→ ╳╳╳╳年╳月╳日 閱讀范圍→（此件發至╳╳級）

主 題 詞→ 主題詞：╳╳ ╳╳ ╳╳

抄報單位：

印刷時期→ ╳╳╳╳年╳月╳日印發

印

數→ 共印╳╳╳╳份

三、公文寫作的基本要求

要寫出一份合格的公文，在公文的撰寫中就必須依循以下各項要求：

（1）要熟悉黨和國家的方針政策及有關法規、規定；（2）要了解實際情況；（3）要遵循各項行文規則。

第三條很重要，主要要掌握以下幾點：

1）文種的選擇要正確。文種的選擇，主要應考慮兩個因素：一是行文關系，二是發文的目的和公文內容。如果向下級機關發文，就應該考慮選用下行文范圍內的公文文種；如果向平行機關或沒有隸屬關系的機關發文，就應該考慮選用一種平行文；如果向上級機關發文，則應考慮選用屬于上行文的公文文種。上行文、平行文、下行文都不止一種，甚至有些文種的性質是很相近的，這就要求公文的擬寫者認真了解各類公文的用途，并根據發文目的和公文內容，選用一種功能特點、適用范圍同發文目的、公文內容相切合的文種。

2）行文關系的確定要妥當

行文關系究竟是根據什么來確定的呢？《國家行政機關公文處理辦法》中規定：“各級國家行政機關的行文關系，應根據各自隸屬關系和職權范圍確定”。這是確定公文行文的一個總原則。

四、財經類常用的法定公文

第一種：通知

通知的用途：通知適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項、任免人員。

通知的寫法：

（一）標題：除比較簡單的只標明“通知”這個文種外，一般較為重要、復雜的通知，都應采用規范化的標題，即包括發文機關、事由、文種三要素，發文機關如在落款處寫明時，標題中也可省略。如系發布、轉發、批轉性的通知，則應在發文機關之后加上“發布”、“轉發”、“批轉”等字樣。

（二）抬頭：即通知的主送單位。如果是通稱，就應寫得全面，不要有遺漏。

（三）正文：一般分開頭、主體、結語三部分。開頭說明制發導因，根據或目的，應寫得言簡意賅。主體是通知的核心部分，主要是說明需要執行辦理的具體事項，必須寫得清晰、具體。結語一般多用“特此通知”等慣用語或提出希望要求、發出號召作結。例文見教材P59、P60、P61、P65、P67頁。

第二種：通報

通報的用途：通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。從傳達重要情況來說，通報和通知一樣是一種傳達性和告知性的公文；從表揚和批評來說，它又是一種褒貶和告誡性的公文。通報一般多為下行文，但在通報情況時，既可以對下也可對上，平行或不相隸屬機關之間也可使用。不管哪種通報，目的都在于傳遞信息、了解情況，吸取有關的經驗教訓，以利于工作的推動和改進。

通報的寫法：

（一）標題：多為規范化的標題，即發文機關、事由、文種三要素都具備，發文機關名稱落款處署有時，標題中可省略。如果是表揚性的通報，標題中往往要加上“表彰”的字樣，如果是情況通報，就要加上“情況”兩字，如果是批評性的通報，一般只在“事由”中寫明批評的現象或事故，不加“批評”的字樣。

（二）抬頭：因為通報帶有周知性，抬頭往往用通稱，如“各市、縣人民政府”或“各車間、班、組”之類，也可以不用抬頭，直接發往有關部門、單位。

（三）正文：主要寫法有兩種。一種是先寫發布通報的緣由，然后寫明事項，最后提出要求和希望。事項較為單一的通報多采用這種寫法；另一種是將內容按問題分類，分做若干個部分來寫，事項較多，內容較復雜的通報可用這種寫法。第三種：報告

報告的用途：報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。報告是下級機關呈送上級機關的上行文種。

報告的寫法：

（一）標題：一般多用規范式，即發文機關、事由、文種三要素都具備。

（二）正文：正文包括開頭、主體和結語三部分。開頭簡要交代發文的依據、原因或目的。然后用“現報告如下”之類的慣用語提領下文。主體一般包含四個部分：（1）基本情況；（2）經驗教訓；（3）存在問題；（4）今后打算。結語如屬單純匯報工作情況，通常與“特此報告”、“以上報告請審閱”等，如需要批轉，則寫“以上報告，如無不妥，請批轉”、“以上報告，如無不當，請批轉各地參照執行”等慣用語。

第四種：請示

請示的用途：請示是向上級機關提出問題，陳述意見，請求指示、批準或答復的祈請性公文。事前請示，事后報告，已成為我國機關、團體和單位的一種制度。

請示和報告都是上行文，都是主送直接領導的上級機關的文書。但是兩者的行文目的卻不同，報告是為了向上級機關匯報工作，反映情況，除了呈轉性報告，要求上級審核批轉有關單位執行外，不向上級提出任何要求，也不需要上級批復。請示則是按照規定或為了解決特定問題而必須請求上級予以審批或指示。

請示的寫法：

（一）標題：三要素俱全的標題在請示中很常見。請示的標題一般不能省去事由一項，而且這一項往往寫得比較具體。

（二）正文：正文一樣也分開頭、主體、結語三部分。開頭寫明請示的問題或事由，以及請示的原因。以“現提出以下意見：”引出下文。主體，一般多用“條款式”分項說明請示的具體事項，不僅要做到條理清晰，還要作必要的分析，然后提出切實可行的解決問題的意見和辦法。結語，一般多為慣用的請求語，如“當否，請指示”、“以上意見是否可行，請批示”等。

（三）寫請示需注意的問題：1）請示只能一文一事，不能把若干個不同類別、性質的問題同時提出，致使上級機關不能明確及時予以批復。

2）請示只寫一個主送機關，如需同時送其它機關，只能用抄報形式，但不能同時抄送給同級機關和下級機關。

3）不能越級請示，必須越級請示時，應將請示同時抄報越過的機關。

第五種：批復

批復的用途：批復適用于答復下級機關請示事項。

批復是一種下行文，又具有指示性，與法定公文的指示有相同之處。但兩者的區別也是很明顯的，指示是主動發出的，發往的單位往往是多數或全部下級機關；批復卻是因下級有所請示需要回復而被動發出的，一般的只主送給請示的下級機關，有時也抄送給有關機關。

批復與復函，都是給對方以答復，但出不相同，批復是下行文，而復函是函的一種，是平行文，是回答同級機關或不相隸屬機關的來函時用的文書。批復具有指示性、權威性，受文者必須執行，而復函就不具有這種性質，作出的答復，提出的意見，只能由對方決定辦或不辦。

批復的寫法：

（一）標題：一般是由發文機關、事由和文種名稱三個要素組成。

（二）正文：主要也包括開頭、主體、結語三部分。開頭，寫明批復的依據，又叫批復引語，寫明收到的請示的情況。“現批復如下”是常用于批復的開頭和主體部分之間的過渡性語句。主體，主要寫批復的意見。結語，一般用“此復”或“特此批復”字樣，現多省略不用。

第六種：函

函的用途：函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

向有關主管部門請求對某一事項予以批準，也可以用函。函既可以在平行機關及不相隸屬機關之間使用，也可以在上下級機關之間使用。

函的寫法：

（一）標題：多為規范化的，也可省略發文機關，只在落款處寫明。

（二）正文：正文的開頭，商洽、詢問函，寫發函的緣由，即簡明扼要地寫出商洽詢問的主要問題與事項，或發函的目的與根據等。復函，則說明復函的根據。正文的主體，商洽、詢問函，具體、清楚地寫明商洽、詢問的事項、問題。復函，則針對來函提出的事項、問題，認真負責地一一明確作復。結語，商洽、詢問函，往往用“盼復”、“敬希賜復”、“請研究函復”等慣用語，表示希望和要求。復函，一般多用“此復”、“特此函告”等作結，也可不用。結尾、署名、日期與其他公文一樣。

第七種：會議紀要

會議紀要的用途：會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項。

會議紀要是一種多向性公文，既可作平行文，也可作上行文或下行文。

會議紀要的寫法：

（一）標題：標題寫法比較靈活，也可簡化為會議加文種、會議地點加文種、會議內容加文種，當然也可以用規范化的標題。

（二）正文：正文的開頭，交代會議的基本情況，包括召開的原因、根據、目的，會議的召開者，開會的時間、地點、出席人、主持人，會議的主要議程，研討的主要問題，領導講了什么話，取得了什么成果等。正文的主體，著重闡述會議的主要內容，包括會議的精神，討論的問題，議定的事項，提出的任務、要求和措施等。正文的結語，可以提出要求、希望或發出號召，也可以不寫。

第二篇：公務文書寫作

《公務文書寫作》練習

一、判斷下列發文應使用的公文文種：

1、某省政府向國家旅游管理局行文，請求將該省的某省級風景區升級為國家級風景區。應使用的文種是。

2、從5月1日起，全國實行夏時制。鐵道部相應對鐵路運行時間做了調整。現在鐵道部發文公布此事。所用的文種是。

3、某縣連續發生了幾起擾亂學校正常教學秩序的治安事件。為制止這一現象，該縣公安局制定了若干規定，現發文向社會公布，所用的文種是。

4、某縣根據中央八項規定制定了公務用車管理辦法，縣政府批準了這一辦法，現在發文向全縣公布，所用的文種是。

5、某市紀委查處了本市幾起違反中央八項規定的典型事件，并按規定對責任人做了相應的處分。現發文全市公布案情和處理結果，并表示發生一起查處一起，絕不姑息。所用的文種是。

6、某縣公安局根據省公安廳的統一部署，決定開展打黃掃毒集中行動。現在發文縣公安系統部署此事，所用的文種是。

7、某校為建造學生宿舍樓，需移除已成材的樟樹。現在向該校屬地的綠化辦行文請求批準，所用的文種是。

8、某上市企業董事會決定通過定向增發形式購買國內某游戲企業的股份。現在按規定向股市公布這一消息，用。

9、某校學生在校外參與群毆事件，被公安部門行政拘留。學校按照校規決定開除該生。現發文公布這一處理結果，所用文種是。

10、某市查處了幾起干部用公款旅游的違紀案件，為制止這一現象，特別制定了若干規定，現向全市黨員干部發文宣布，要求他們嚴格遵守，所用的文種是。

二、標題寫作練習

練習提示:公文標題由發文機關名稱、事由和文種組成。發文機關名稱要用全稱或規范化簡稱。事由要準確概括公文主要內容。標題中常見的錯誤有：

1、三要素不全；

2、發文機關名稱簡稱不規范；

3、發文主體不符合行文規則；

3、事由不準確，與內容不符合；

4、事由表述不概括、不精煉，過于冗長；

5、事由不明確；

6、文種用錯；

7、文種名稱不規范。

修改下列標題：

1、中共杭州鐵路分局紀委關于張毅播放淫穢錄像錯誤處理的通報

2、中共杭州鍋爐廠黨委關于認真學習中發2002年2號文件的通知

3、湖南省政府辦公廳關于印發李二副省長就整頓鄉鎮企業中問題的來信

4、下城區科協關于擴大《農業科技報》發行數量的請示報告

5、廣東省人民政府辦公廳轉發國務院辦公廳轉發國家經貿委等部門關于嚴厲打擊制售假冒商標卷煙活動堅決制止非法生產卷煙行為意見的通知

6、請求撥款修復老年活動中心的報告

三、判斷下列行文是否符合行文規則

1、某縣遭受嚴重洪澇災害，該縣政府緊急向省政府行文，請求救災支援，并把它抄送給了直屬上級市政府。

2、浙江省公安廳禁毒處向各市縣公安局下發通知，布置開展全省統一禁毒行動。

3、某某鄉政府就修建村際公路和建造鄉文化中心向縣政府行文請示，要求上級批準這兩個請求。

4、某縣政府與該縣民政局聯合下發通知，要求各鄉鎮做好年終擁軍優屬工作。

四、海東縣衛生局、工商行政管理局、公安局向縣政府提交了一份嚴厲打擊制售偽劣藥品活動的意見，請求批轉各鄉鎮和縣級各機關貫徹執行。縣政府同意了這一請求，請以縣政府名義制發一份公文，要求格式規范，內容正確。

海東縣人民政府文件 海發[20XX]X號

海東縣人民政府批轉縣衛生局等部門 關于嚴厲打擊制售偽劣藥品活動意見的通知

各鄉、鎮人民政府，縣級機關各部門：

縣政府同意縣衛生局、工商局、公安局《關于嚴厲打擊制售偽劣藥品活動的意見》，現轉發給你們，請認真貫徹執行。

20XX年X月X日（印）

關于嚴厲打擊制售偽劣藥品活動的意見

（內容略）

主題詞：×× ×× 通知

抄送：××、××、××。

海東縣人民政府辦公室

20XX年X月X日

五、中國人民銀行向各分行下發了《儲蓄工作座談會紀要》，浙江省分行研究后，覺得有必要向各支行傳達，要求他們組織學習，根據其精神訂出具體執行方案，并上報分行。請代浙江省分行擬寫一份轉發該紀要的公文。

中國人民銀行浙江省分行文件

X銀發［20XX］X號

中國人民銀行浙江省分行

關于轉發總行《儲蓄工作座談會紀要》的通知

各支行：

總行向各分行下發了《儲蓄工作座談會紀要》，現將總行的《儲蓄工作座談會紀要》轉發給你們，請立即組織學習，展開討論，并根據《紀要》精神，訂出具體執行方案，并上報分行。請認真貫徹執行。

中國人民銀行浙江省分行

20XX年X月XX日

六、某縣根據中央的八項規定，制訂了該縣的公務用車管理辦法，這一規定已經在縣政府常委會議上表決通過。現在縣長要辦公室將這一規定發給全縣立即執行。請你代該縣縣府辦公室名義制發這一公文，要求符合公文規范。

XX縣人民政府文件 X發[20XX]X號

XX縣人民政府辦公室

關于貫徹執行《XX縣公務用車管理辦法》的通知

各鄉鎮、街道黨委和人民政府，縣委各部委、縣級各部門：

為貫徹落實黨中央的八項規定，我縣制訂了《XX縣公務用車管理辦法》，這一規定已經在縣政府常委會議上表決通過，現印發給你們，請認真貫徹執行。

XX縣人民政府辦公室 20XX年X月X日

七、請你自己設計一項集體活動，制訂活動方案，并根據這一方案，代該活動的主辦單位擬寫一份布置性通知，要求符合公文規范。

寧波理工學院團委文件

團[20XX]XX號

寧波理工學院團委

關于舉辦校XX屆合唱比賽的通知

各班團支部：

為弘揚廣大學生愛國愛校精神，展示全校師生員工熱愛黨、熱愛祖國、團結向上、開拓進取的精神風貌，弘揚愛國、愛團的偉大情感，營造積極、健康的校園文化氛圍，激發廣大師生建設和諧校園的熱情和決心。經研究校團委，定于XX年XX月XX日，在XX舉辦我校第XX屆大學生合唱比賽。

希望學院各班認真組織、精心籌備，確保本次活動順利、高效地開展。

寧波理工學院團委

20XX年XX月XX日

八、期末考試臨近，為嚴肅考試紀律，杜絕考試舞弊現象，某校教務部門代學校草擬了一份公文，提出了一系列解決考試作弊問題的措施和規定要求全校相關部門和人員遵守。請你草擬這份公文。文頭、文尾部分項目不需列出。

XX學校教務處 教務處發[20XX]X號

XX學校教務處

關于進一步嚴肅考風考紀、杜絕考試作弊的通知

各學院：

期末考試臨近，為嚴肅考試紀律，杜絕考試舞弊現象，教務處向全校學生發出《嚴肅考紀，杜絕作弊倡議書》，以引起廣大師生的高度重視。積極倡導和樹立良好的考風，引導學生誠信考試。組織召開全體監考教師會議，認真學習《考試工作管理規定》等規章制度，強化教師和管理人員的責任心，本著對學生負責、對教學質量負責、對學校發展負責的精神，做好考試相關工作，確保期末考試順利進行。

XX學校教務處 20XX年X月X日

九、指出下列公文的錯誤之處，并予重寫：

關于召開布置開展增產節約、勞動競賽會議的通知

各分公司、分廠、各車間黨支部、公司所屬各部門：

為貫徹上級精神，總公司董事會研究決定在全公司范圍內廣泛開展增產節約、勞動競賽活動。現在把會議有關問題通知如下:1、2、3、4、會議時間：10月4日至8日。會議地點：總公司招待所。

與會人員：各分公司、分廠、總公司各直屬部門主管生產的負責同志、工會主席等。

請各單位準備好本單位開展勞動競賽活動的經驗材料，限五千字，報到時交給會務組。并請與會人員于10月4日前來報到。

＊＊省石化總公司（印）

1999年9月20日

1、標題中錯誤:不能出現標點符號；會議名稱不概括；缺少發文單位。改為“××石化總公司關于召開勞動競賽部署會議的通知”。

2、主送機關中錯誤：分廠、車間不屬一個層次，而且黨支部不分管企業生產經營。改為：“各分公司，各石油煉化廠，總公司直屬各部門：”

3、開頭部分要先敘述會議目的，再引出會議決定，最后用過渡句轉到主體部分。本通知中錯誤：會議決定不宜由董事會作出；缺少會議決定。改為：“為貫徹上級指示精神，報公司董事會批準，決定在全公司范圍內廣泛開展以增產節約為主題的勞動競賽活動。為使活動開展確有實效，總公司決定召開部署大會。現將會議有關事項通知如下：”。

4、會議時間：要寫上完整的年月日。改為：“1999年10月5日至7日。”（部署會議不宜開幾天）

5、會議地點：“招待所”后加上“會議廳”。

6、與會人員應寫得明確具體，工會主席不宜出席業務會議。改為：“各分公司經理、各石油煉化廠分管生產的負責人、總公司直屬各部門負責人。”

7、會前準備的材料不夠明確，限5000字不合理，沒說打印多少份。改為：“各單位準備好本單位去年開展勞動競賽活動的經驗材料，限5000字以內，打印20份，報到時交會務組。”

8、報到事項另寫一項，“10月4日前來報到”有歧義。改為：“報到時間：1999年10月4日。報到地點：總公司招待所。”

關于加強自檢，堅決殺住企業吃喝風的通知

各廠礦、工廠：

總公司財經紀律檢查組本次年底大檢查，發現各單位年底宴請頻繁，名目繁多的請客送禮，導致很大浪費，廣大工人同志對企業干部這種腐敗現象極為不滿，廣大黨員對此極為不滿。各單位要為了加強廉政建設，維護企業利益，所以總公司辦公會議研究決定，各單位必須成立紀檢小組。通過自檢，并在一個月內，將自檢報告上報總公司。

特此通知

某某市工業總公司

二零零七年二月七號 文稿錯誤有：

①標題中有錯字，“殺住”應為“剎住”。

②根據文種“通知”的寫作要求，通知應當有具體事項。該文具體安排事項不夠明確，不便于開展工作。例如：成立自檢小組，在什么時間開展自檢，又在什么具體時間內完成？“一個月”，有些模糊。自檢查哪些具體問題？

③句子有語病： “宴請頻繁，名目繁多的請客送禮”，句子中的“宴請”和“請客”概念重復。“導致很大浪費”句中動賓不搭配，應改為“造成很大浪費”。“各單位要為了加強廉政建設，維護企業利益，所以總公司辦公會議研究決定，各單位必須成立紀檢小組”。該句子句式雜糅。應刪去“各單位要”。④主送單位“各廠礦、工廠”語義重復。刪去后面的“工廠”。⑤標點多處錯誤。⑥成文日期應用阿拉伯數字

改為

××市工業總公司文件 公司發〔2007〕×號

──────────────────────────── 關于加強自檢，堅決剎住企業吃喝風的通知

各直屬單位、分公司和廠礦：

總公司財經紀律檢查組在本次年底大檢查中，發現各單位年底以各種名目送禮，高檔宴請，給國家和集體造成極大的浪費。廣大工人同志對這種腐敗現象極為不滿，廣大黨員對此極為不滿。為了加強廉政建設，維護國家和集體的利益，經總公司辦公會議研究決定，各單位要堅決剎住吃喝風，嚴禁公款送禮。并在全系統內，開展廉政自檢工作。為此特將有關事宜通知如下。

一、各單位自20x×年×月×日起，由所在單位一把手、工會負責人和財務部門組成紀檢小組，并于20x×年×月×日將自檢小組名單上報總公司辦公室。

二、各單位自檢項目如下： …………

三、各單位自檢工作，于20x×年×月×日始至×月×日初步結束，并將自檢報告上報給公司。各單位接到通知后，必須從思想上高度重視，切實把廉政自檢工作搞好。

××市工業總公司 2007年2月7日

十、根據下列材料，請以廣州市旅游管理局的名義，寫一篇公文，發下屬各旅游公司、酒店賓館，表揚這種精神。

廣州中旅酒店餐廳服務員申彬香今年23歲，去年10月，為了掙錢供弟弟上學，從湖南農村來到酒店打工，每月400元工資。今年3月12日早上8點多，她在收拾臺面時，發現56號臺座椅上有一個黑色的皮包，經詢問，客人已付賬離店。交給經理后，通過皮包內的名片，聯系到已在機場的失主，將裝有4.5萬元的皮包交還給顧客。去年11月，阿香還在餐廳撿到過裝有3萬元現金的錢包，也通過酒店交還給顧客。當記者和阿香談起這些事情時，她靦腆地說，她雖然缺錢，但只要是別人的錢財，即使是一分一厘也不能沾。（據《廣州日報》）

十一、指出下列公文的不規范之處。

請求撥款修復老年活動中心的報告

在這次特大洪災中，我縣老年活動中心被洪水和泥石流沖毀。2000平方米的建筑物幾乎夷為平地，大部分體育、文娛器材、設施被損毀、沖失。為使廣大離退休干部、職工有一個休息、娛樂、學習的場所，做到老有所樂、老有所為，必須盡快修復老年活動中心。為此，我們決定修復我縣老年活動中心并擴大原有規模。修建三樓一底活動室2000㎡，運動場一千平方米。共需基建費200萬元，擴征土地兩畝。

可否，請批準。

附件：修復老年活動中心預算表

＊縣民政局（印）

1991年10月20日

1、沒有收文機關。

2、標題中文種錯誤，不應寫成“請示報告”，應改成“請示”。

3、正文中請示事項雖然明確，但不具體

4、正文中請示理由不充分。困難情況沒有用具體的事實、數據加以說明，說服力不強。所需資金沒有說明通過何種途徑已經解決了多少。建筑用地是否已經通過審批都沒有說明。

5、刪除籌建事宜“所以，我們準備……”，涉嫌先斬后奏。

6、辦理要求不應有命令色彩，改為“以上請示如無不妥，請批準”。

7、在“附注”處寫上聯系人和聯系方式。

十二、指出下列公文的錯誤之處，并予改寫。

關于建宿舍樓的請示報告

區長：

我處下設的基層單位多、職工多、老職工多，過去因無資金從未自建過一間職工宿舍。現在，廣大職工的住房非常非常的困難，再不解決，就會嚴重影響職工的積極性，好多職工因晚上得不到很好休息，身體健康狀況也明顯下降。但是，過去我們無條件建房，現在，我處廣大職工在黨的十一屆三中全會以來的正確路線指引下，在黨中央關于經濟體制改革的正確方針 指導下，在市、區各級領導的具體領導下，發揚主人翁的責任感精神，堅持四項基本原則，大干四化，經過改革、承包，調動了職工大干社會主義的積極性，幾年來，我們除向國家上交利稅外，還有一些盈余積累。我們準備用這部分積累資金，將菜園二店撤銷，并入附近店，用二店的地皮，自籌資金建一棟三門六層職工宿舍樓。這樣既可以解決職工的住房困難，安定職工的工作情緒，也不會影響附近居民購買副食品。總之，建房問題迫在眉睫，已經到了非解決不可的地步。如果再不解決職工的住房困難，我們將無法安定職工的工作情緒，企業的經營必將受到嚴重影響。所以，我們準備在區政府批準我們建房后，即刻并店，并組織專門班子籌備此事。

此報告妥否，區長應及早批準。

×

×區副食品管理處 一九八七年十月十二日

①、標題中文種錯誤，不應寫成“請示報告”，應改成“請示”。②、主送機關錯誤，請示不該寫給領導個人，改成“區政府”。

③、正文中請示事項雖然明確，但不具體，應在“三門六層職工宿舍樓”后添上“總建筑面積××××平方米”。

④、正文中請示理由不充分。住房困難情況沒有用具體的事實、數據加以說明，說服力不強。建房資金沒有說明共需多少，通過何種途徑已經解決了多少。建筑用地是否已經通過審批都沒有說明。

⑤、刪除威脅性語氣的句子“如果再不解決，……”。⑥、刪除空話、套話“在黨的……”

⑦、刪除籌建事宜“所以，我們準備……”，涉嫌先斬后奏。

⑧、辦理要求不應有命令色彩，改為“以上請示如無不妥，請批準”。⑨、在“附注”處寫上聯系人和聯系方式。

改正后的請示

××區副食品管理處文件

×副食[1987]5號 簽發人：×××

××區副食品管理處

關于自籌資金建造職工宿舍樓的請示

區政府：

我處擬自籌資金建造一幢三門六層職工宿舍樓，總建筑面積2100平方米，具體理由如下：

一、我處職工的住房非常困難。（用事實和數據說明困難情況，內容略）

二、建房資金已經籌措到位。（詳細說明建房需多少資金，已經通過何種途徑籌措了多少資金。籌措辦法要符合法律規定。內容略）

三、建房用地已經國土局審核批準。（說明建房用地的安排，以及合法性。內容略）

該宿舍樓建成后，我們將優先分配給人均住房面積8平方米以下的住房特困家庭。他們的騰空房分給已經登記但無房結婚的大齡青年，這將大大緩解我處職工的住房困難。

以上請示如無不妥，請批準。

1987年10月12日（印）

（聯系人：張××，電話：888888）

十三、根據下列材料，代大橋鄉政府擬寫一份請示，要求符合公文規范。

大橋鄉到陽山村的公路，全長７４里，連接大橋村、洪河村、靈水村、陽山村這四個自然村，建成后會大大方便大橋鄉，滿足５０００多名各族人民政治、經濟、文化、生活交往的迫切需要。這四個村是桐籽、杉木、李子、桃子、板栗的主要產區。目前桐籽年產量在１５０萬斤以上，其他果子４０多萬斤，杉木二千立方米，上交國家訂購糧二十多萬斤。從發展勢頭看，各類農副產品有增無減。建國以來，人民生活雖然有所好轉，但沒有擺脫貧窮落后的窮境。究其原因主要就是交通極為不便，產品無法外運，寶物變廢，眼睜睜看著木材、水果爛掉。靠肩挑、馬馱，費人費時，得不償失，發展不了應有的經濟效益。為使人民從實惠上真正體會到社會主義制度的無比優越性，早日脫貧致富，確保山區以種養為主的建設社會主義事業積極性。我們決定發動群眾，組織群眾捐資筑路，有力出力，有物出物，有錢出錢，大打一場通向陽山的致富公路的人民戰爭，使貧窮落后的山村變成社會主義的樂園。經匡算，我們可以集資五萬元，勞力可以發揚愚公移山的精神，堅持數年。但由于線路上坡度大，修筑公路工程情況極其復雜艱巨，單靠群眾的一股子熱情和高度積極性是辦不到的，特此報告請求縣人民政府及有關單位撥款六十萬元，同時加強領導，組織實施。我們相信，只要各級黨委、政府和職能部門急人民所急，全心全意為人民服務，我們的目的是一定能夠實現的。為此向縣政府行文。

大橋鄉人民政府文件 大府呈[20XX]X號

大橋鄉人民政府

關于請求解決陽山村公路建設資金的請示

縣人民政府：

大橋鄉到陽山村的公路，全長７４里，連接大橋村、洪河村、靈水村、陽山村這四個自然村，建成后會大大方便大橋鄉，滿足５０００多名各族人民政治、經濟、文化、生活交往的迫切需要。這四個村是桐籽、杉木、李子、桃子、板栗的主要產區。目前桐籽年產量在１５０萬斤以上，其他果子４０多萬斤，杉木二千立方米，上交國家訂購糧二十多萬斤。從發展勢頭看，各類農副產品有增無減。建國以來，人民生活雖然有所好轉，但沒有擺脫貧窮落后的窮境。究其原因主要就是交通極為不便，產品無法外運，寶物變廢，眼睜睜看著木材、水果爛掉。靠肩挑、馬馱，費人費時，得不償失，發展不了應有的經濟效益。為使人民從實惠上真正體會到社會主義制度的無比優越性，早日脫貧致富，確保山區以種養為主的建設社會主義事業積極性。我們決定發動群眾，組織群眾捐資筑路，有力出力，有物出物，有錢出錢，大打一場通向陽山的致富公路的人民戰爭，使貧窮落后的山村變成社會主義的樂園。

經匡算，我們可以集資五萬元，勞力可以發揚愚公移山的精神，堅持數年。但由于線路上坡度大，修筑公路工程情況極其復雜艱巨，單靠群眾的一股子熱情和高度積極性是辦不到的，特此報告請求縣人民政府及有關單位撥款六十萬元，同時加強領導，組織實施。我們相信，只要各級黨委、政府和職能部門急人民所急，全心全意為人民服務，我們的目的是一定能夠實現的。

當否！請批示

大橋鄉人民政府 20XX年X月X日

十四、閱讀下列請示，請代其主送機關寫一份批復。

××縣國稅局關于毛氈納稅問題的請示

××市國稅局：

我縣××毛氈制品廠用牲口雜毛摻一半麻刀，制成長1.5米、寬0.8米的毛氈制品出售給勝利油田。在我們向該制品征收銷售稅時，準備按15%的稅率征收，但該廠反映其它縣是按12%的稅率征收的，究竟以什么稅率征收，請指示。

××縣國稅局（印）

2010年10月23日

XX市國稅局關于毛氈納稅問題的批復

XX縣國稅局：

你局關于《××縣國稅局關于毛氈納稅問題的請示》收悉。根據你局陳訴的情況，經研究我們的意見如下：根據《中華人民共和國稅收征管法》第XX條等規定XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，所以你縣××毛氈制品廠的毛氈制品按15%的稅率征收銷售稅。

××縣國稅局（印）

2010年X月XX日

十五、閱讀下列請示，代北京市政府寫作批復，要求同意和不同意的各寫一份。

關于暫緩調高旅游專項資金在交通建設附加費中分配比例的請示

北京市人民政府：

今年4月7日，北京市委、市政府《關于加快發展旅游業的決定》（北政字［2002］8號），同意建立旅游建設發展專項金，其部分資金來源于交通建設附加費的分配，并將此分配比列從原來的5％調高到10％。對此，我委認為該措施無疑有利于籌集資金，促進旅游業發展。但當初決定征收旅業交通建設附加費的目的，主要是籌集地鐵資金，現要提高旅游專項資金往交通建設附加費中的分配比例，必然減少地資金的來源。地鐵工程建設投資高達30億元，籌資任務十分艱巨，而今年地鐵資金缺口更大，需開拓更多的資金來源。因此，任何減少籌集地鐵資金的做法都會異致工期拖長和投資增大，不利于工程建設。鑒此，我委建議在地鐵建設期內，暫緩調高旅游專項資金在交通建設附加費中的分配比例，仍執行旅游專項資金在交通建設附加費中占5％的分配比例不變。

專此請示，請批復。

北京市計委

2009年3月20日

同意

北京市人民政府文件 XX〔20XX〕X號

北京市人民政府關于暫緩調高旅游專項資金在交通建設附加費中分配比例的批復 北京市計委：

你委關于《關于暫緩調高旅游專項資金在交通建設附加費中分配比例的請示》(x字〔x x〕x號)收悉。根據你委陳訴的情況，經研究決定，同意暫緩調高旅游專項資金在交通建設附加費中分配比例。

此復。

北京市人民政府（蓋章）

2009年X月X日

不同意

北京市人民政府文件 XX〔20XX〕X號

北京市人民政府關于暫緩調高旅游專項資金在交通建設附加費中分配比例的批復 北京市計委：

你委關于《關于暫緩調高旅游專項資金在交通建設附加費中分配比例的請示》(x字〔x x〕x號)收悉。地鐵建設項目確實存在資金缺口，但暫緩調高旅游專項資金在交通建設附加費中分配比例不利于旅游業發展，各方都存在不同意見，經北京市人民政府同意，為更加有利于北京市的經濟發展，目前旅游專項資金在交通建設附加費中分配比例暫維持現狀，請你委從實際出發，研究提出更為穩妥可行的意見

北京市人民政府（蓋章）

2009年X月X日

十六、請根據以下材料，代××市塑料二廠擬寫一份公文。發文號自擬，發文日期酌定。

某市塑料二廠購買了某市海威企業有限公司組裝生產的“TK-89”型自動考勤打卡機，兩年來，使用良好。但近來發現打印出現短痕，造成“3”、“6”、“8”、“9”等字難以辨認，估計是打印頭斷針。該廠在本市尋找多家電腦維修部，均說無此配套打印頭。該廠在找不到該產品維修部又無生產廠電話號碼的情況下，只好致函海威企業有限公司，詢問在本市就近有無維修部，如何遞交修理，維修費用多少，以什么方式付款。

××市塑料二廠

×塑函[1999]20號

××市塑料二廠關于詢問打卡機維修事宜的函

××市海威企業有限公司：

我廠于1997年5月18日購買了你公司組裝生產的“TK-89”型自動考勤打卡機，兩年來一直使用良好。但最近發現打印出現斷痕，“3”、“6”、“8”、“9”等數字難以辨認。經我市多家電腦維修部檢查，都說是打印頭斷針所致，但它們都沒配套打印頭。只好致函你公司詢問在本市有沒有設立特約維修部，如何遞交修理，維修費用是多少，以什么方式付款。

盼速函復

××市塑料二廠（印）1999年3月10日

（聯系人：李四，電話：123456）

根據以下內容，擬寫一份復函給某市塑料二廠。發文字號自擬，發文日期是收文的第三天。

某市海威企業有限公司接到上題某市塑料二廠來函后，認為搞好售后服務是企業的命根子。該公司已有好幾種型號的產品打進了某市市場，而在某市尚無維修網點。為了穩定市場。開拓市場，建立信譽，應盡快在某市建立維修部。于是作出決定，派出售后服務部經理，領一名技工前往某市上門維修，然后在該市找到合適的合作者，設立“某市海威企業有限公司產品售后服務部”。

××市海威企業有限公司

×海威函[1999]5號

××市海威企業有限公司關于打卡機維修事宜的復函

××市塑料二廠：

你廠《關于詢問打卡機維修事宜的函》（×塑[1999]20號）收悉。經研究，現答復如下：

一、我公司尚未在你市設立特約維修部。售后服務是企

業保障消費者利益的重要手段，我公司已有多個型號的自動考勤打卡機打入你市市場，為更好服務消費者，我們將在近期物色合適合作者設立產品售后服務部。屆時會另函通知你廠。

二、為了讓你廠的打卡機及時得到維修，我們將在3月15日派出售后服務部經理和高級技工前往你廠上門免費維修。到達后會電話聯系你廠的李四同志。特此函告

××市海威企業有限公司（印）

1999年3月10日

主題詞：×× ×× 函

×市海威企業有限公司辦公室 1999年3月13日

第三篇：應用文=公務文書+私務文書

? 應用文=公務文書+私務文書 ? 文書﹥ 公文﹥文件 ? 2004年江蘇省C類

?

一、單選題（每題1分）

?

19、在文件，公文，文書這三個概念中，就其外延而言（C）。? A文件的外延最大，公文次之，文書最小 ? B公文的外延最大，文件次之，文書最小 ? C文書的外延最大，公文次之，文件最小 ? D公文的外延最大，文書次之，文件最小 ?

一、公文的含義 ? １、廣義公文

? 泛指按照一定格式處理各種公務的文件。是法定機關與組織在公務活動中所形成和使用的，具有一定的法定效力和一定的規范體式，并須經過一定程序處理的文字材料。

? 廣義的公文包括三部分： ?

1、通用公文 ?

2、專用公文 ?

3、技術公文 ?

2、狹義公文 ? 指通用公文。

? 通用公文又有廣義和狹義之分。? 狹義的通用公文：《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》、《中國人民解放軍機關公文處理條例》三份法規性文件中所規定的公文種類。

? 廣義的通用公文：狹義通用公文+事務文書+規章文書 ? 江蘇省公務員考試主要內容： ?

1、行政公文

? 命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等

?（黨的機關公文：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請

示、批復、條例、規定、函、會議紀要）?

2、事務文書

? 調查報告、計劃、總結、述職報告、大事記、簡報、會議記錄等 ?

3、日常文書(講話稿)

? 開幕詞、閉幕詞、歡迎詞、歡送詞等

?近幾年考過且反復考的文種：

? 請示、批復、通報、通知、決定、函、報告 ? 江蘇07年A類 ? 多選題：

? 下列公文文種，屬于行政機關，而不屬于黨的機關所用的有哪些？ ? 命令、公告、通告、議案 ? 2005年4月黑龍江省試卷 ?

一、單選題

?

31、不具備正式公文的法定權威性與行政約束力的是（C）。? A報告B請示C簡報D會議紀要 ?

二、公文的特點

?

（一）價值的直接實用性 ?

（二）材料的完全真實性 ?

（三）建構的直觀規范性 ?

（四）表述的直白簡約性 ? 2004黑龍江省試卷

?

一、單選題（每題1分）

?

26、下面關于公文寫作基本要求中，屬于內容范疇的是（A）。? A求實B合體C清晰D嚴謹

申論復習與考試過程中，閱讀量都非常的大，如果不會提高效率，一切白搭。首先要學會快速閱讀，一般人每分鐘才看200字左右，我們要學會一眼盡量多看幾個字，甚至是以行來計算，把我們的速讀提高，然后再提高閱讀量，這是申論的基礎。學會快速閱讀，不僅在復習過程中效率倍增，在考試過程中更能夠節省大量的時間，學會快速閱讀不僅可以提高效率，而且，在我們一眼多看幾個字的時候，還

能夠高度的集中我們的思維，大大的利于歸納總結，學會后，更有利于《行測》的復習、考試。本人當年有幸學習了快速閱讀，至今閱讀速度已經超過5000字/分鐘，學習效率自然不用說了。我讀大學的成績是很差，考公務員的時候我媽說我只是碰?（3）材料要典型 ?（4）材料要充分

三、公文的結構要素（考點）——文頭、標題、稱呼、正文、落款、文尾

運氣，結果最后成績出來了居然考了崗位第二，對自己的成績非常滿意，速讀是我成功最大的功勞。找了半天，終于給大家找到了下載的地址，怕有的童鞋麻煩，這里直接給做了個超鏈接，先按住鍵盤最左下角的“ctrl”按鍵不要放開，然后鼠標點擊此行文字就可以下載了。認真練習，馬上就能夠看到效果了！此段是純粹個人經驗分享，可能在多個地方看見，大家讀過的就不用再讀了，只是希望能和更多的童鞋分享。

?

公文寫作的一般原理---公文寫作要素與要求

? 公文四大寫作要素： ? 主旨、材料、結構、語言

一、公文主旨

?

（一）什么是主旨 ? 即主題

? 基本意見或中心思想

?

（二）確立公文主旨的原則（基本要求）?（1）主旨必須正確 ?（2）主旨必須務實 ?（3）主旨必須集中 ?（4）主旨必須鮮明 ? 考點：一文一事

二、公文材料

? 公文材料的最大特點——客觀存在性 ? 選材的要求： ?（1）材料要真實 ?（2）材料要準確

?

（一）文頭

? 主要指公文標題以上的有關格式成分。? 大多數公文沒有“文頭”。?

（二）標題（考點）? 三種形式：

?

1、完全性標題：發文機關+事由+文種

?

2、省略性標題：事由+文種或發文機關+文種（省事由的：命令、公告、通

告、會議紀要）

?

3、文種性標題：文種（試卷中出現就是不規范）? 徐州市公安局關于加強交通安全的通告

?

發文機關

事由

文種

? 公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標

明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。? 可分一行或多行居中排布；回行時要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當 ? 用準文種（考點）

?

1、隸屬關系（收發文關系）

?

2、職權范圍（徐師大在非典時發命令）?

3、事項（請示or報告）? 判斷題（每小題0.5分）

?

3、公文的標題通常由作者、事由、文種三部分組成，為了使文字簡練，可

以將文種省略。× ?

（三）稱呼

? 又叫主送機關或行文對象 ? 不是所有的公文都有稱呼 ? 不能送領導者個人（考點）

? 所有的上行文都必須有主送機關；下行文的主送機關根據情況而定；平行文

一般都有主送機關

?

（四）正文：篇段合一式 ；分層表達式 ；分條列項式

? 分層表達式——通常由開頭、主體、結尾三個部分組成。

? 1.并列式。一般寫的是公務的橫向的、靜態的情況。各部分相互之間無緊密聯系，獨立性強，但共同為說明主旨服務，能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強。并列式內容之間的序碼可用數字式，也可用分段式；段中并列的內容可用數字、分號，也可用句子并列式。要求重輕有序：? 注：試卷中放在發文機關名稱之下；沒有落款的文件，日期直接寫在正文右

下方。落款與成文日期要上下對稱。?

51、確定公文成文日期的依據有（AC）。

? A領導人簽發日期B印發日期C會議通過日期D審稿日期 ? 2004年江蘇省B類 ?

一、單選題

重要的放在前邊，依次類推。

? 如述職報告中常用：德、能、勤、績、廉 ? 2.遞進式。一般寫的是公務的縱向的動態的過程或者事理。各部分層層遞進，每一部分也不可缺少，前后順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴密，能說明問題。? 例：

?

一、提高認識，加強領導 ?

二、做好宣傳，營造氛圍 ?

三、落實措施，健全制度 ?

四、抓好典型，逐步推開

? 在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。?

（五）落款（考點）

? 通常由發文單位名稱、印章、日期三部分構成。

? 成文日期（考點）即文件生效的日期，成文日期生效的原則是： ?（1）領導人簽發的，以簽發日期為準；

?（2）聯合行文，以最后簽發機關的領導人簽發日期為準； ?（3）會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準； ?（4）法規性文件以文件批準日期為準；

?（5）一般電報、信函等以實際發出日期為準。? 成文日期在文面上的位置有兩種安排方式：

? 一是安排在標題之下，年月日用括號括起來，這是經過會議集體討論通過批準無主送標示的公文；

? 二是安排在公文正文的下方。行政公文要用漢字小寫，“零”寫為“O”。

?

32、聯合行文時確定成文時間的標準是（B）。? A以第一個簽發機關負責人簽發的日期為準。? B以最后一個簽發機關負責人簽發的日期為準。? C以文件擬定的日期為準。

? D以文件實際發出的日期為準。? 公文的成文時間通常是（A）。? A負責人簽發時間 ? B完成草稿時間 ? C印發時間 ? D用印時間 ?

（六）文尾

? 指落款以下的有關結構成分。在公文和簡報中較為常見，而其他文書中一般

不用。

四、公文的語言

?

（一）公文語言的主要表達方式

? 公文語言的主要表達方式為說明、敘述和議論

? 公文語言風格——平直、樸實、凝煉、簡潔、莊重、得體 ? 二）公文語言表達要求 ?

1、準確性要求

?

2、規格性要求（考點：結束語）?

3、簡練性要求 ?

4、鮮明性要求 主體

關于××××的通知 ××××（主送機關）： ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.××××××× 2.××××××× 二〇〇三年十二月十五日（章）（附注：××××××）

第四篇：公務文書的含義

山西省事業單位文秘資料員培訓高級工

1、公務文書簡稱公文：廣義和狹義之分。廣義：指在一切公務活動中形成的文書材料。狹義：指黨政機關公文。根據2012年4月16日中共中央辦公廳、國務院辦公廳頒發的《黨政機關公文處理工作條例》的規定：“是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書。”

2、公務文書的種類（15類）：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要

3、公文分為：上行文、平行文、下行文。上行文：是下級機關向上級機關報送的公文，這類文種有請示、議案；下行文：是上級機關向下級機關發送的公文。這類文種主要有決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、通知、通報、批復、意見等；平行文：是同級機關或不相隸屬機關之間相互往來的公文，這類文種主要是函。有時通報、通知、紀要也可作為平行文。

4、根據公文的使用范圍，公文可以分為：專用公文和通用公文兩類。

5、公務文書的特點：鮮明的政策性、明確的實用性、法定的權威性、作者的特定性、體式的規范性。

6、公務文書的作用：法規作用、指揮管理作用、交流信息作用、宣傳教育作用（公務文書是國家發布法規、方針政策的主要工具）、憑證依據作用（公務文書還有明顯的憑證和依據作用）。

7、公務文書的格式：是公文的各部分內容按有關的規定置排起來的整體結構形式。

8、公文的排版形式：指公文數據項目在文件版面上的標印格式，是指公文的外觀形式。

9、公文用紙幅面尺寸及版面要求：幅面尺寸、版面（①、頁邊與版心尺寸；②、字體和字號；③、行數和字數；④、文字顏色）。

10、印刷裝訂要求：制版要求、印刷要求。

11、公文格式各要素編排規則：《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）標準將版心內的公文格式要分為版頭、主體、版記三部分。

12、版頭部分7要素：份號、密級和保密期限（絕密、機密、秘密）、緊急程度（特急、加急、平急）、發文機關標志、發文字號、簽發人、版頭中的分隔線。

13、發文字號：由發文機關代字、年份、發文順序號組成。

14、上行文的發文字號居左空一字編制，與最后一個簽發人姓名處在同一行。

15、主體部分9要素：標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件。

16、版記4要素：版記中的分隔線、抄送機關、印發機關和引發日期、頁碼。

17、決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

18、決定分類：指揮性決定、獎罰性決定、知照類決定。

19、決定的特點：領導性、約束性、穩定性。

20、決定的主題結構與寫法：決定的主題結構一般由標題、主送機關、正文、發文機關署名、成文日期和印章幾個部分組成。

21、決定具體寫法：標題、主送機關、正文（決定的正文由決定的緣由、決定事項和決定結語三部分組成）、發文機關署名、發文日期和印章。

22、決定分三種，不同各類的寫法又不盡相同，分述如下：指揮性決定、獎罰類決定、知照類決定。

23、決定的寫作要求：標題要完整規范、時間標注要準確、緣由要準確合理、事項要明確清楚。

24、報告：是適用于向上級機關匯報工作，反應情況，回復上級機關詢問的公文。

25、報告的分類：工作報告（工作報告是指向上級匯報工作的報告）、情況報告（情況報告是指用于向上級反映與本單位有關系的重要情況的報告）、答復報告（答復報告是指用于答復上級機關詢問的報告）、報送報告（報送報告是指用于向上級報送文件、物件時使用的報告）。

26、按報告的要求分類：報告可分為呈報性和呈轉性

27、報告的特點：單向性、陳述性、建議性。

28、報告的主體結構一般由標題、主送機關、正文、發文機關署名、成文日期和印章幾個部分組成。

29、具體寫法：標題：主送機關：正文：發文機關署名、成文日期和印章

30、報告的寫作要求：嚴格使用文種、材料要真實、主旨要鮮明。

31、請示是適用于向上級機關請示指示、批準的公文。

32、請示的分類：請求指示的請示（批準、幫助、批轉）、請求批準的請示、請求幫助的請示、請求批轉的33、請示的特點：針對性、呈批性、單一性、時效性。

34、請示與報告的區別：行文時間不同、行文目的和作用不同、篇幅容量不同、對上級機關的要求不同。

35、請示的主體結構一般由標題、主送機關、正文、發文機關署名、成文日期、印章幾部分構成，具體寫法：標題、主送機關、正文、發文機關署名、成文日期和印章。示答復、明確態度。

36、請示的寫作要求一文一事、不得多頭請示、一般不能越級、不得直接送交某個領導、語氣要平實懇切。

37、批復是適用于答復下級機關的請示事項時使用的功能。批復的特點：被動性，針對性，集中性，明確性，依據性。

38、批復的主體結構與寫法一般由標題，主送機關，正文，成文日期和發文機關署名、印章組成。具體寫法標題、主送機關，正文，發文機關署名日期和印章。

39、批復的寫作要求慎重及時針對請示答復明確態度。40、通知是適用于發布，傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文的一種常用的公文。

41、通知的分類：通知是常見的下行文或平行文，根據不同的標準可以分為不同的類別，一般有：發布性通知；指示性通知；批轉、轉發性通知；知照性通知；會議通知；任免通知。批轉性通知和轉發性通知兩者的區別：標題用語有所不同，被批轉和被轉發的文件來源不同，批轉性通知的批轉語中要有批轉機關“同意”或者“批準”等批示意見，而轉發性通知的轉發語中不需要如此表態。

42、通知的特點功能多樣運用廣泛執行性強時效性嚴。

43、通知的主要結構由標題、主送機關、正文、發文機關署名、成文日期和印章組成。

44、具體寫法如下：標題、主送機關、正文、發文機關署名、成文日期和印章。

45、通知的寫作要求：通知多為下行文，具有較強的執行性，通知的語言要求準確，會議通知應注意其時效性。通知的正文是通知的核心部分，一般由通知緣由、通知事項、通知要求三部分構成。通知正文的寫法：發布性通知；指示性通知；批轉、轉發性通知；知照性通知；會議通知（時間、地點、任務、人員、人數）；任免通知。通報 通報是適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況的公文

46、通報的種類：表彰性通報、批評性通報 情況通報。

47、通報的特點：教育性、典型性、時效性。

48、通報的主體結構：標題、主送機關、正文、發文機關署名、成文日期和印章等幾個部分組成

49、通報具體寫法：標題、主送機關、正文、發文機關署名、成文日期和印章。不同類型的通報其內容和寫法有所不同，通報的正文由通報的緣由、通報決定、提出希望和要求三部分構成。寫法有:表彰性通報、批評性通報、情況通報。

50、懲處性通報與懲處性決定的區別：對象不同，內容性質不同，發送范圍不同

51、通報的寫作要求：內容真實，決定恰當，語言慎重。

函是不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，或者向有關主管部門請示批準和答復審批事項時所使用的公文

52、函的分類：按文面規格分類（公函、便函），按行文方向分類（去函、復函），按行文內容分類（商洽函、詢問答復函、請批函）。

53、函的特點：使用的廣泛性、行文方向的多向性、內容的單一性。

54、函的主體結構：一般由標題、主送機關、正文、發文機關署名、成文日期和印章幾部分構成。

55、具體寫法：標題、主送機關、正文（開頭，主體，結尾），發文機關署名，成文日期和印章

56、函的寫作要求:

1、行文簡潔明確，用語把握分寸，語氣平和，不要以勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維。

2、復函的行文要有針對性，答復要明確。

3、行文要及時，特別是復函更應該迅速、及時，以保證公務等活動的正常進行。紀要：是適用于記載會議主要情況和議定事項的公文。是根據會議記錄和會議文件及其他有關材料整理而成58、紀要的分類：辦公會議紀要，專項會議紀要。

59、紀要的特點：紀實性，綜合性，指導性，稱謂的特殊性（特殊稱謂：會議認為、會議指出、會議決定、會議要求、會議號召）。

60、紀要的主體結構與寫法：紀要主體一般由標題和正文、發文機關署名、成文日期、印章幾部分構成。61、具體寫法：標題、成文日期、正文（辦公會議紀要，專項會議紀要），發文機關署名，成文日期和印章幾部分構成

62、紀要的寫作要求掌握會議的全體情況；抓住要點、突出會議主題；文字簡潔明快；層次清晰，脈絡分明。63、計劃的含義：國家機關，社會團體，企事業單位或個人，根據黨和國家的有關方針，政策以及上級的指示要求，依據本部門的個人的實際情況，對未來一段時間內要達到的目標或完成的任務提出具體要求，制定相應措施和執行步驟，并寫成系統化，條理化的書面材料就是計劃，計劃是對未來一定時期的工作或任務作出預想性安排的應用文書。計劃是廣義的概念，內容和期限不同，計劃有規劃、綱要、設想、打算、要點、方案、意見、安排等名稱，規劃：三年以上的計劃、綱要和規劃大致相同。設想是初步的、預備性的、還未成熟的非正式計劃。打算是一種時間較短，內容比較單

一、具體的粗線條的計劃。

64、計劃的種類：按性質分，有學習計劃、工作計劃、生產計劃、財務計劃、教學計劃、分配計劃、銷售計劃等。按內容分，有綜合計劃和專題計劃。按使用范圍分，有班組計劃、單位計劃、地區計劃、國家計劃等。按時間分，有周計劃、旬計劃、月計劃、季計劃、年計劃，五年計劃、十年計劃。，按表達方式分，有條文式計劃、表格式計劃、條文與表格結合的計劃。

65、計劃的特點：目標性，預見性，客觀性，規范性

66、計劃的作用：明確奮斗目標（目標是行動的動力），合理配置資源，加強行為約束

67、計劃的結構一般由標題，正文，落款三部分構成 68、計劃具體寫法：標題，正文（語言，目標和任務），步驟，措施，結語。

69、批復的特點：被動性，針對性，集中性，明確性，根據性、規范性

70、批復的主體結構一般由標題，發送機關，正文，成文日期和發文機關署名，印章組成。具體寫法標題，發送機關，正文，發文機關署名，成為日期和印章

71、批復的寫作要求是：慎重及時，針對請示答復，明確態度

72、總結的含義：總結是國家機關、社會團體、企事業單位或個人對過去某一階段的工作、學習、生活等加以回顧、分析和研究，從中找出經驗和教訓，引出規律性的認識，明確今后的努力方向，用以指導今后的工作和學習的應用文體。

73、總結的分類：按照總結的性質劃分，有工作總結、生產總結、會議總結等。按照總結的使用范圍劃分有地區總結、部門總結、單位總結、個人總結。按照總結的時間長短劃分，有總結、半年總結、季度總結、月份總結、、階段總結等。不管哪一類總結都可以按其內容所涉及的范圍分為全面總結、專題總結兩種。

74、總結的特點：實踐性、說理性、客觀性。

75、總結的作用：有利于提高認識水平；有利于信息的交流；有利于工作借鑒；有利于資料積累。

76、總結的結構一般由標題、正文、落款三部分組成。77、具體寫法:標題（直陳式標題、正副標題、文章式標題）、正文（前言、主題、落尾）。

78、總結的寫作要求：敘述、議論是總結最常用的表達文式；總結出個性；實事求是，一分為二。

79、簡報的含義：簡報是國家機關、企事業單位、社會團體在日常工作中用來匯報工作、反映情況、傳達信息、交流經驗的一種簡明扼要、帶有新聞性質和指導意義的事務性文書。

80、簡報的分類：工作簡報、會議簡報、動態簡報。81、簡報的特點：簡、真、快、準。

82、簡報的作用：便于領導機關掌握，指導工作；便于平級機關之間交流經驗、溝通；便于向下報情況，傳達上級意圖。

83、簡報的結構：一般由報頭、報核、報尾三部分構 84、寫法：報頭（簡報名稱、期號、編發單位名稱、編發日期、密級、編號）、報核（按語、標題、多行標題）、正文、供稿單位；報尾。

85、簡報的寫作要求：抓準問題，有的放矢；材料準確，內容真實；簡明扼要，一目了然；講究實效，反應迅速。

86、規章制度的含義：規章制度是國家機關、社會團體和企事業單位在一定范圍內為規范人們的行為而制定的一種具有法規性和約束力的文書。

87、規章制度的分類：包括條例、規定、辦法、細則、章程、制度、規則、規程、守則、公約等十種。88、規章制度的結構：包括標題，正文，落款。89、規章制度的特點：約束性，程序性，嚴密性。

90、規章制度的標題的寫法：發文單位名稱，事由，文種三項組成；事由，文種二項組成；發文單位名稱，文種二項組成；試用對象，事由，文種三項組成；試用對象，文種二項組成；只有文種。

91、制度正文的寫法：章條式制度，條文式制度 92公約正文的寫法：引言，主體，結尾

93、規章制度的寫作要求：依法制度，按法執行，明確權限，嚴格制定，內容明確，語言規范。

94、合同的含義：合同是平等主體的自然人，法人，其他組織之間設立，變更，終止民事權利義務關系的 95、合同的特點：合法性，平等互利性，協商一致性，規范性 96合同的類型：按時間分，有長期，中期，短期合同；按形式分，有書面合同，口頭合同和其他形式合同，寫法分，有條款式合同和表格式合同。《合同法》則將合同分為15種類型：買賣合同，建設工程合同，承包合同，運輸合同，供用電，水，氣，熱力合同，融資合同，倉儲合同，保管合同，租賃合同，借款合同，紀合同，居間合同，技術合同，贈與合同，委托合同。97、合同的結構和寫法:合同的種類各異，一般包括標準，首部，正文，結尾幾個部分

98、合同的寫作要求：合法，合理，合格，密，文字要簡練 完善，明確，做好調查研究 文書工作

99、意向書的含義：意向書，是雙方各多方就合作項目在進入實質性談判之前，根據初步接觸所形成的帶有規則性，意愿性和趨向性的文書

100、意向書的特點：目標的導向性，條款的原則性，行文的靈活性

101、意向書的結構：標題、正文、落款

102、意向書的寫作要求：關鍵問題的要求要回避，承諾要慎重，意向不越軌，重點突出，用詞準確

103、招標書的寫作：招標書的含義，招標書的類型，招標書的結構和寫法，招標書的寫作要求

104、招標書的含義：招標書又稱招標說明書

107、招標書的結構：標題，正文，結尾

108、招標書的含義：具體的向招標人提出訂立合同的建議，是提供給招標人的備選方案，是一個比實力，比技術，比價格，比能力，比策略的競爭過程中，也是一個限制與反限制的過程

109、招標書的類型：按投標方人員組成情況可分為個人投標書，合伙投標書，集體投標書，全員投標書和企業投標書等；按性質和內容可分為工程建設項目投標書，大宗商品交易投標書，選聘企業經營者投標書，企業承包投標書，企業租賃投標書，勞務投標書，科研課題投標書，技術引進或轉讓投標書等

110、投標書的結構：包括標題，正文，落款。

111、投標書的寫作要求：認識要客觀，內容要明確具體，行動要果斷

112、可行性研究報告的含義：是一種為擬建設項目提供最終決策依據的文書

113、可行性研的究報告的主要特征：具有預測性，系統性，論證性

117、可行性研的究報告的寫作要求：要有明確的目的和突出的重點，評價要客觀公求正，全面深入，分析要有說服力，論證要嚴密，文字要簡練。

118、文字處理的內容：包括公務文書的制作形成，傳遞，辦理，管理，立卷歸檔或銷毀等環節

119、文書處理工作的組織領導：由中共中央辦公廳和國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統的文書工作

120、文書處理的基本原則準確，周密，確保質量；機制，迅速，注重時效；精簡，求實，注重效用，安全，可靠，確保國家機密；認真，負責，加強統一管理 121、公文的行文關系：指發文機關（或企事業單位）與受文機關（或企事業單位）之間的文件往來關系 122、公文的行文形式：逐級行文，直達行文，公開行文，越級行文，橫向行文，聯合行文，對口行文，轉發行文，授權行文

123、公文的行文規則：行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，向上級機關行文，應遵循規則；向下級機關行文，應妝循規則；同級黨政機關，黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文

124、收文辦理程序：簽收，登記，初審，承辦，傳閱，催辦，答復

125、發文辦理程序：擬稿，審核和登記，簽發，復核，善因，校對，用印或簽署，分發，封裝，發送傳遞 126、公文立卷的原則：保存文件之間的歷史聯系，區分保存價值，便于保管和利用

127、公文立卷的方法：按文件特征立卷；靈活運用立卷特征

128、文書立卷的步驟：1.將處理完畢的文件集中在一起。2.擬分類大綱或立卷項目。3.按照立卷項目（分類表）和文卷檔案將文件一一歸入到相應的類別。4.在進行第三步工作的同時，將不需要立卷的文檔放在一邊，妥善保管。5.再次分卷。6.對夾入卷夾的各個文件集合體，在小紙條上擬出一個能夠比較確切反應卷內文件內容其特點的標題，即案卷標題。7.卷內文件排列。8.編頁碼，頁碼從卷內第一個文件第一頁的右角或右下角用打號機編，直到最后一頁。9.寫卷內目錄和備考表。10.拆除文件上的金屬物。

11、確定保管期限

12、案卷排列。13編案卷號。

14、填寫案卷封面和卷脊。15.填寫（編制，登記）案卷目錄。

129、文書歸檔新規則的主要內容：

1、整理單位，以“件”取代“卷”，2.保管單位，以“案盒”取代“案卷”。3.分方式，以“、機構（問題）、保管期限”取代“六個特征”。（1）按保管期限分類。

二、按組織機構分類。

三、按問題分類。保管期分為短期、長期、永久三種。短期保管的期限為1到15年，長期保管的期限為16到50年，永久保管即需永久保存。

130、新規則下行文書歸檔的基本程序和方法：編制分類方案類目，平時規整，系統整理，移交歸檔 辦公室事務管理

131、使用電話的原則：態度要熱情周到，禮貌有好，表達規范準確，語言簡潔明了.注意保密.注意時間.132:、接聽電話的技巧：接聽電話必須及時，接聽電話首先問候并通報，做好電話記錄，準確處理電話的臨時中斷，學會處理特殊電話，學會處理轉接電話，適時結束電話

133、撥打電話的技巧：1.盡量選擇合適的時間打電話。2.做好打電話前的準備工作。3.準確撥號，耐心等待。4.及時自我通報。5.準確稱述通話內容。6.如果通話臨時中斷或受到干擾，應主動回電話。7.運用語言技巧，及時結束通話。

135、一、接收電子郵件的注意事項。

二、發送電子郵件的注意事項

1、認證填寫收信者的地址，以便準確無誤地將電子郵件發送給對方，2、主題詞信息要一目了然，能吸引收件人翻閱信息，以免讓你發送的郵件淹沒在垃圾電子郵件中。

3、注意電子郵件的保密性，重要的保密信息要謹慎使用免費電子郵箱發送，如需如此，必須做好保密措施。

4、電子郵件的行文追求自由，便捷，但是秘書在發送電子郵件時還是需要注意禮節問題，不能過于隨便。

5、回復郵件要及時。

136、印章管理：印章的種類、印章的刻制，印章的啟用，印章的保管，印章的使用，印章的停運

137、介紹信管理：

1、介紹信的種類：便函式介紹信、固定式介紹信。

2、介紹信的填寫和使用。

3、介紹信的保管。

4、介紹信的領用。

138、值班工作的主要任務：

1、安排值班人員。

2、承辦臨時事項。

3、接待臨時來訪人員，4、處理來電來函。

5、處理突發事件。

6、協調保安人員。

139、值班人員的要求:認真負責，熱情待人，遵循制度，做好記錄。

140、編制值班表1具體值班時間和值班期限，2值班人的姓名，3、值班的地點，4、負責人的姓名，5、值班工作內容和相關記錄，6、替班人的姓名和交接方法。

會議的管理

141、會議的含義：是指為了達到某種目的，有組織的召集人員商議事情、溝通信息、表達意愿的行為過程。142、會議的基本要素：會議議題，會議主持人，會議名稱，會議時間，會議地點，與會人員，會議議程，會議組織者

143、會議的種類：按會議規模分（大型會議（千人參加），中型會議（百人），小型會議（十人），按會議性質分（規定性會議，決策性會議，專業性會議，紀念性會議），按時間分（常規性定期會議，非常規不定期 會議），按會議采用的媒介分（電話會議、電視會議、計算機會議）。

144、擬定會議議程、日程：根據議程逐日做出的具體安排，以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據。

145、會議議程、日程的制定：（1）會議議程的制定程序：

1、明確目標和參加者，要清楚為什么開以及那些人到會。

2、安排各項議程事項的時間及順序，考慮會議的時間長短以及內容的順序。

3、確定每一項議程，全面，適用。應清楚了解他的目標和時間安排，與會者應該做哪些準備，誰支持這個會議，誰負責對每一項議程進行解釋，主持每項議程的討論等。

4、決定會議討論形式。

5、決定會議的決策方式。（2）會議議程的編制：會議日程多采用表格形式，明確參加會議活動人員、日期的時間、地點、有關的事宜安排。146、選擇會議場地：交通便利、會場的大小應與會議規模相符、場地要有良好的設備配置、場地應不受外界干擾、選擇會議地點應考慮有無停車場所、場地租借的成本必須合理。

147、布置會場的安排和座次：

1、會場主體布局的要求（莊重，美觀，舒適，凸顯出會議的主體和氣氛，考慮會議的性質，規格等因素。

2、會場的整體格局要根據會議的性質和形式創造出和諧的氛圍。

3、大中型會議要保證一個絕對中心，因此多采用半圓形，大小方形的形式，以突出主持人和發言人，大中型會議還要注意到進，退場的方便。

4、小型會議要注意集中方便）主席中的座次和場內座次。

148、會場的組織和服務：會議簽到、材料發放、會場服務。

149、會議記錄：

1、會議記錄的要求，2、會議記錄的準備工作，3、會議記錄的內容與結構（標題，正文，尾部）。

4、注意事項會議簡報的要求：真實準確、短小精悍，、快是簡報的質量體現。生動活潑。會議簡報的內容與結構：內容，結構。

150、會后落實；文件資料整理：會議文件資料收集，會后需收集的文件資料，收集會議文件資料的要求，會議文件立卷歸檔

151、編寫會議紀要：會議紀要與會議記錄的區別、會議紀要的編寫程序。信息工作

152、信息的含義：是事物存在的方式或運動狀態的直接或間接的反映。

153、信息的分類：按信息源的性質劃分為自然信息和社會信息，按信息的表現形式劃分為語言信息、文字信息、聲像信息、計算機語言信息和微縮信息。按信息內容所涉及的社會領域分類政治信息、經濟信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等。按信息來源方向分為橫向信息和縱向信息。按信息穩定狀態分為靜態信息和動態信息。

154、信息工作的基本要求：準確，及時，全面，適用 155、信息工作的作用：輔助領導者正常決策，協助領導者科學管理，開闊領導者與秘書的思路，提高秘書的工作效率。

156、秘書信息工作的程序：信息工作的全程是模式，即：信息的收集----信息的整理----信息的傳遞----信息的作用和反饋----信息的儲存。信息的收集范圍：上級信息、內部信息、平行信息、社會信息、國際信息。

158、信息收集的原則：針對性原則，時效性原則，系統性原則，全面性原則，真實性原則

159、信息收集的方法：閱讀法，視聽法，調研法，交換法 160、信息的整理：是將收集的大量原始信息進行鑒別，篩選，綜合，分析和編制，使之成為完整的，可的高級信息資料的過程。要經過：

1、信息的篩選、信息的加工、信息的編寫。

161、信息傳遞的途徑：信息傳遞的途徑（單通道傳遞，多通道傳遞），信息傳遞的方式（口頭傳遞，書面傳遞，電訊傳遞）信息傳遞的要求（迅速，準確，保密）

162、信息的利用與反饋：信息的利用，信息的反饋 163、信息的存儲：是用科學的管理方法，將有保存價值的信息系統保存和積累，以便查找和利用。信息存儲的方式：原件存儲；目錄、索引存儲；軟件存儲。信息存儲步驟登記：登記，編碼，排列，保管。

164、辦公自動化：是由美國通用汽車公司的D·S哈德于1936年提出的。興起于21世紀末。

165、辦公自動化系統功能：文字處理，文件處理，行政管理，信息交流，決策支持，圖像處理。

166、辦公自動化的作用：節省大量的工作時間；提高工作效率，減少辦公費用；提高決策的準確性和科學規范單位管理。

167、辦公自動化在時間上的發展進程：第一代辦公自動化：實現個體工作自動化。第二代辦公自動化：實現工作流程自動化。第三代辦公自動化：以知識管理為核心。

168、美國辦公自動化的發展進程：單機設備應用階段、局域網階段；一體化階段；新型階段，20世紀以后辦公自動化系統進入了一個新階段。

169、我國辦公自動化的發展：啟蒙與準備階段（1985年以前）、發展階段（1986-1990）、成熟階段（1990年以后）。

170、辦公自動化的發展趨勢：人性化，無線化，智能化，協同化，通用化，門戶化，網絡化

171、信息工作自動化：是機關單位工作中最重要的部分之一。信息工作的內容包括信息的收集，傳遞，存貯等

172、自動化的主要內容：信息處理的計算機化（信息收集的自動化，信息加工的計算機化，信息檢索的自動化），信息存貯的高密度化（微縮存貯技術，光盤存貯技術，聲像存貯技術，計算機存貯技術），信息傳遞網絡現代化。

173、文書檔案自動化管理實現的基礎

1、專職的操作人員，2專項的經費支持，3、科學的管理行為，4標準的文書檔案5詳盡的準備數據，6適應的管理制度。174、文書檔案自動化管理操作的環節：文書自動化管理系統是用計算機等自動化設備代替一部分傳統的操作環節，它能提高文書檔案管理的質量和工作效率 175、文書檔案數據的文檔組織方法：順序文檔，即文檔記錄的邏輯順序和物理順序相一致，鏈式文檔，鏈表結構組織的文檔，索引文檔

176、文字處理自動化：即用文字處理機或計算機自動編輯和打印文件，它在秘書部門有很高的應用率 177、文字處理自動化模仿人工寫作的過程分為：文字輸入，文字編輯，打印復印 178、會議復位：通常由會前，會中，會后三個階段構成

179、收發工作自動化：登記工作，分揀工作，包裝可以采用信件開封機，封口機，折疊機等代替手工操作。

第五篇：第一編第二章事務文書

第二章 事務文書

一、重難點解析

簡報

簡報即情況的簡要報道，是國家機關、社會團體及企事業單位內部用來通報情況、交流信息的一種簡短的文字材料。

編寫簡報的要求是選材要精當、事實要準確、編寫要迅速及時、內容要簡明扼要。

一、簡報的含義

簡報，從字義上說，就是情況的簡明報道。它是黨政機關、企事業單位、社會團體為及時反映情況、匯報工作、交流經驗、揭示問題而編發的一種內部文件。

簡報是一種比較古老的文體，它的起源可以追溯到漢代。漢武帝初年，就出現了名為“邸報”的手抄報，簡明扼要地反映情況、交流信息。到了唐代，已經出現了印刷的邸報。邸報發展到現代，形成了公開出版的報紙和內部傳閱的簡報兩種形式。

簡報很多種名稱，可以叫“××簡報”，也可以叫“××動態”、“××簡訊”、“情況反映”、“××交流”、“××工作”、“內部參考”等等。

二、簡報的作用

簡報的作用主要體現在以下幾個方面： 1．向上級匯報工作、反映情況

簡報可以上行，迅速及時地向上級反映本單位本系統的日常工作、業務活動、思想狀況等，便于上級及時了解情況，分析問題，作出決策，有效地指導工作。2．平級機關之間交流經驗、溝通情況

簡報也可以平行，用于平級單位、部門之間交流經驗、溝通情況，以便于相互學習借鑒，促進工作。

3．向下級通報情況，傳達上級意圖

簡報還可以下行，用來向下級通報有關情況，推廣先進經驗，傳達上級機關意圖。

三、簡報的種類

簡報的種類繁多，按照不同的分類標準，可以劃分為很多不同類型。按時間劃分，簡報可分為定期簡報和不定期簡報；按發送范圍分，有供領導閱讀的內部簡報，也有發送較多、閱讀范圍較廣的普發性簡報；按內容劃分，簡報可以分為工作簡報、生產簡報、工作簡報、會議簡報、信訪簡報、科技簡報、教學簡報等等。下面主要介紹四種類型：

1．工作簡報

這是為推動日常工作而編寫的簡報。它的任務是反映工作開展情況，介紹工作經驗，報告工作中出現的問題等。工作簡報又可分為綜合工作簡報和專題工作簡報兩種。2．會議簡報

這是會議期間為反映會議進展情況、會議發言中的意見和建議、會議議決事項等內容而編寫的簡報。一些規模較大的重要會議，會議代表并不能了解會議的整體情況，譬如分組討論時的重要發言，有價值的提案等，需要依靠簡報來了解會議的基本面貌。重要會議的簡報往往具有連續性的特點，即通過多期簡報將會議進程中的情況接連不斷地反映出來。會議簡報一般由會議秘書處或主持單位編寫。

3．科技簡報

這是為反映最新科學技術研究成果、介紹推廣新產品、新工藝、新技術、新理論、新動向而編寫的簡報。這類簡報內容新、專業性強，有的屬于經濟情報或技術情報，有一定的機密性，必要時需加密級。

4．動態簡報

這是為反映本單位、本系統的思想、政治、經濟、文化等方面情況、信息而編寫的綜合性簡報。動態簡報著重反映與本單位工作有關的正反兩方面的新情況、新動向、新問題，為領導和有關部門研究工作提供鮮活的第一手資料，向群眾報告工作、學習、生產、思想的最新動態。

四、簡報的特點

1．新聞性

簡報有些近似于新聞報道，特點主要體現在真、新、快、簡四個方面。

“真”是內容真實，這是新聞的第一性征。簡報所反映的內容、涉及的情況，必須嚴格遵循真實性原則，時間、地點、人物、事件、原因、結果，所有要素都要真實，所有的數據都要確鑿。虛構編造不行，移花接木、添枝加葉也不行。

“新”指內容的新鮮感。簡報如果只報道一些司空見慣的事情，就沒有多大價值和意義了。簡報要反映新事物、新動向、新思想、新趨勢，要成為最為敏感的時代的晴雨表。“快”是報道的迅速及時。簡報寫作要快，制作的發送也要簡易迅速，盡量讓讀者在第一時間里了解到最新的現實情況。新聞界有個說法叫“抓活魚”，時間拖久了，魚不活了，味道也不鮮美了。

“簡”是指內容集中、篇幅短小、提綱挈領、不枝不蔓。簡報名目之前冠一“簡”字，可以看出簡潔對它來說是多么重要。

2．集束性

雖然一期簡報中可以只有一篇報道，但更多情況下，一期簡報要將若干篇報道集結在一起發表，形成集束式形態。這樣做的好處是有點有面、相輔相成，加大信息量，避免單薄感。此節后所附的范文是一期完整的簡報，由四篇報道組成，體現了簡報的集束性特點。

3．規范性

從形式上看，簡報要求有規范的格式，由報頭、目錄、編者按、報道正文、報尾等部分組成。其中報頭、報道正文、報尾是必不可少的，而且報頭和報尾都有固定的格式。可參見范文。

調查報告

調查報告的特點是真實性、針對性、典型性。撰寫調查報告是應注意：要調查研究，充分占有材料；要認真分析并合理組織材料；要講究結構形式和語言特色。

二、調查報告的特點

（一）針對性。調查報告應社會的實際需要而產生。在黨和國家的各項方針、政策貫徹執行中，常常會出現新情況、新問題需要研究解決，也常常有好的經驗需要推廣，調查報告正是從這一客觀需要出發，就現實工作急需解決的各種問題，有針對性地進行調查研究之后所作的書面回答。

（二）真實性。調查報告是為解決實際問題撰寫的，因此，客觀事實是調查報告賴以存在的基礎。寫調查報告，從調查對象的確定，到開展調查活動，從對問題的分析研究，到提出解決問題的途徑，都要以大量的充分確鑿的事實作為依據。真實是調查報告的生命線。

（三）論理性。調查報告不同于一般文章，就在于它是通過對大量材料的分析與綜合，揭示出事物的客觀規律。分析與綜合的過程，揭示事物客觀規律的過程，就是論理過程。由事論理，寓理論事，最后引出結論。

（四）典型性。調查報告的典型性表現在兩個方面：一是調查對象典型；二是文章所運用的材料典型。好的調查報告不僅對調查對象總結工作、提高認識具有指導意義，更重要的是對全局性工作具有現實意義和普遍的指導意義。

（五）時效性。調查報告回答的是當前工作中迫切需要解決的問題，它的時間性很強。因此，寫調查報告，從調查研究到定稿的各個環節都要抓緊時間，否則，“時過境遷”，就失去了指導意義。

計劃

撰寫計劃時應注意：要符合政策；要從實際出發；要具體明確；要留有余地。

總結

撰寫總結時應注意：要充分占有資料；要善于分析材料；要合理地取舍內容，突出重點；要深入研究問題，以寫出特色。

二、典型例題

一）填空題

1、機關編發的簡報，大都是由報頭、正文、報尾 三個部分組成的。

2、調查報告的特點主要體現為：真實性、針對性、典型性。

二）名詞解釋

1、簡報：簡報即情況的簡要報道，是國家機關、社會團體及企事業單位內部用來通報情況、交流信息的一種簡短的文字材料。

2、調查報告：調查報告是對某一個事件或某一個問題，進行深入、細致的調查研究之后所寫出的真實地反映情況的書面情況。

3、計劃：計劃是某一個單位、部門或個人，對預計在一定時期內所要做的工作或所要完成的其他任務加以書面化、條理化和具體化的一種文書。

4、規章制度：規章制度是國家機關、業務主管部門、社會團體或其他組織機構所制定的，在一定的范圍內要求有關人員共同遵守的實用文書。

5、章程：章程是黨派獲團體等組織，用于規定自身的性質、宗旨、組織結構、活動形式和行動準則等內部事務的一種文書。

6、條例：條例是對某一方面的工作或某一重大事項的處理方式及某一組織的宗旨、任務及其成員的職責權限等作出規定的指令性文書。