第一篇：公證檔案管理辦法

公證檔案管理辦法 第一章總則

第一條 為加強公證檔案的科學管理，統一公證檔案管理工作制度，根據國家檔案局制定的《機關檔案工作條例》和《關于機關檔案保管期限的規定》以及公證機關的實際情況，制定本辦法。

第二條 公證檔案是公證機關證明活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分，具有重要的查考利用價值。保管、整理好公證檔案是公證機關的重要任務。

第三條 公證檔案必須由公證處集中統一管理，并由專人負責。

第二章 管理體制和人員配備

第四條 公證處應配備專職或兼職檔案管理人員，根據條件逐步設立檔案機構。

第五條 公證處的檔案工作受同級和上級司法行政機關檔案機構指導，業務上受同級地方檔案行政管理部門的指導和監督。

第六條 公證檔案管理人員應由堅持四項基本原則，認真執行黨和國家的方針、政策，忠于職守、嚴守法紀、熱愛公證檔案工作，具有高中以上文化程度和一定專業知識的人員擔任。

公證檔案管理人員應保持相對穩定。

第七條 公證檔案管理人員的任務是：

（一）收集、整理、保管和統計本處的檔案，做好檔案的接收、移交和登記，并開展檔案利用工作。

（二）指導、督促和檢查公證人員對公證文書材料立卷歸檔；

（三）進行檔案鑒定；

（四）接受司法行政機關和地方檔案行政管理部門的業務指導、監督和檢查，定期匯報檔案工作情況；

（五）收集與公證業務有關資料；

（六）完成領導交辦的有關檔案工作的其他任務。

第三章 檔案的接收和整理

第八條 接收檔案時，檔案管理人員應按照《公證文書立卷歸檔辦法》的要求，檢查案卷質量，對符合要求的予以接收，并辦理檔案移交手續。

第九條 對接收的公證檔案，按國內民事、涉外民事、國內經濟，涉外經濟的類別和年度、保管期限等編寫歸檔順序號，填寫檢索卡片、檔案目錄登記簿、檔案收進登記薄。

第十條 在編號、登記后的檔案封面一左上角應蓋上“歸檔”章，以區別未編號、登記歸檔的案卷，并按類別、年度、保管期限放進專門的檔案柜保管。

第四章 檔案的借調與查閱

第十一條 公證機關應嚴格執行保密制度，建立公證檔案借閱制度和檔案借閱登記簿。借閱檔案必須履行一定的批準和登記手續，并限定借閱期限。在期限內因特殊情況不能按期歸還的應辦理延期手續。

第十二條 本公證處的公證人員因工作需要，履行借閱登記手續后，可以借閱公證檔案。第十三條 同級或上級司法行政機關的公證管理部門因工作需要借閱公證檔案的，應履行借閱登記手續。

第十四條 人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要，要求查閱有關檔案的，應出具正式查卷函件，經公證處主任批準后辦理查閱手續。因特殊情況必須借出的，應經同級司法行政機關批準。借出時要交點清楚，辦理正式借據，并限期歸還。

借出的檔案不得轉借其他單位或人員使用。

第十五條 除人民法院、人民檢察院和有關國家機關外，其他單位和個人一般不得借調和查閱公證檔案。因特殊情況必須查閱的，須由公證處報經同級司法行政機關批準。

第十六條 律師因訴訟代理的需要，向公證機關提交律師的身份證明、律師事務所的查卷證明，及當事人同意律師查閱本人的公證檔案的證明，經公證處主任或副主任批準后，可查閱當事人提交給公證處的證明材料和公證所記錄的與當事人談話筆錄。

第十七條 凡涉及國家機密和個人隱私的公證密卷檔案，以及當事人要求保密的公證檔案，一般不得借調和查閱。特殊情況必須查閱的，須經當事人同意后，由公證處報同級司法行政機關批準。

第十八條 凡經批準允許查閱的公證檔案，可以摘抄或復印所查閱的內容。

第十九條 對查閱或借出的公證檔案，要及時催還。還回時如發現案卷被拆，文件材料短缺、涂改、增刪、污損等情況，應立即向本處領導匯報并及時追查。第二十條 檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，保守國家機密和當事人的秘密。不得超越制度向任何人提供檔案或擴大利用范圍；不得向他人泄露檔案的內容。

第五章 檔案的保管期限

第二十一條 公證檔案的保管期限規定永久、長期和短期三種。

凡屬于需要長遠查考、利用的公證檔案，列為永久保管。

凡屬于在相當長時期內需要查考、利用，作為證據保存的公證檔案，列為短期保管，保管期限為六十年。

凡屬于在較短時間內需要查考、利用，作為證據保存的公證檔案，列為短期保管，保管期為二十年。

第二十二條 公證檔案的保管期限，從公證事項辦結或終止后的下一年起算。

第二十二條 下列公證檔案，列為永久保管：

1．收養證明；

2．解除收養證明；

3．出生證明、死亡證明；

4．結婚證明、離婚證明；

5．親屬關系證明；

6．繼承權證明；

7．有關財產轉移方面的聲明書證明；

8．贈與證明；

9．房屋買賣證明； 10．析產證明、產權證明；

11．遺囑證明；

12．學歷證明；

13．提存證明

14．宅基地使用權證明；

15．商標注冊證明；

16．公司章程證明；

17．涉及到不動產的證據保全證明。

第二十三條 下列公證檔案，列為長期保管。

1．受過或未受刑事處分證明；

2．職稱證明；

3．國籍證明；

4．營業證書證明；

5．抵押、擔保證明；

6．招標投標證明；

7．聯營協議證明；

8．中外合資、外資企業證明；

9．申請專利的有關證明；

10．勞務合同證明；

11．清點遺產證明；

12．證據保全證明；

13．房屋搬遷協議證明； 14．房屋租賃證明；

15．涉及到不動產的副本、節本、譯本、影印本與原本相符證明；

16．履行期在十六年以上的農林牧副漁各業承包合同證明；

17．履行期在十六年以上的其他合同證明；

18．用于訴訟的有關證明。

第二十五條 下列公證檔案，列為短期保管：

1．生存證明、健康證明；

2．定居證明；

3．未婚證明、無配偶證明；

4．委托書、委任書證明；

5．授外人員勞動保險讓明；

6．副本、節本、譯本、影印本與原本相符證明；

7．現場監督證明；

8．商品成份證明；

9．技術標準證明；

10．企業承包、租賃證明；

11．生產經營責任制證明；

12．執行許可證明；

13．保管遺囑或其他文件證明；

14．履行期在十五年以下的農林牧副漁各業承包合同證明；

15．其他履行期在十年以下的合同證明。

第二十六條 凡終止的公證事項所形成的檔案，列為短期保管。第二十七條 公證處復查公證事項所形成文書材料，應與原公證檔案合并保管；由司法行政機關復查的，應將其復查結論存入原公證檔案內，其保管期限均與原公證檔案相同。復查后作出撤銷公證書決定的，其公證檔案與復查材料或撤銷公證書的決定和通知合并重新列為短期保管，其保管期限從原公證檔案保管期限起算時間開始計算。

第二十七條 公證處總登記簿冊列為永久保管。

第二十八條 對未規定保管期限的公證檔案，須由公證處比照上列檔案保管期限的規定提出保管期限的意見，并報上級司法行政機關批準后執行。

第六章 檔案的鑒定和銷毀

第三十條 對于超過保管期限的檔案應定期進行鑒定。鑒定工作由公證處主任、檔案管理人員和公證員組成鑒定小組共同進行。

第三十一條 經鑒定，對仍有保存價值的案卷，應采取提高保管期限檔次的辦法延長保管期限。對確無保存價值的檔案應進行登記造冊，連同銷毀報告一并報同級司法行政機關，以書面批準后予以銷毀。

第三十二條 被批準銷毀的公證檔案，應將公證書留下一份，按年度、類別整理立卷，并同銷毀報告的批件、檔案銷毀清冊一起，劃為永久保管。

第三十三條 為防止遺失和泄密，銷毀檔案應由兩人負責監銷，監銷人應在銷毀清冊上簽字。

第七章 檔案的統計和移交

第三十四條 公證處應建立公證檔案的統計制度，對檔案的收進、移交、保管、利用等情況進行統計，并按規定向有關上級機關和檔案行政管理部門報送檔案工作基本情況統計表。

第三十五條 直轄市公證處列為永久保管的公證檔案，在本處保存二十年；其他公證處列為永久、長期保管的公證檔案，在本處保存十年，保存期滿后，連同案卷目錄（一式三份）和有關檢索工具、參考材料，一并向同級地方檔案館移交。對移交的檔案，一律填寫檔案移出登記簿。

第三十六條 公證處設置變更時，應對公證檔案進行清理，并按下列辦法處理：

（一）撤銷的公證處的檔案，應向同級地方檔案館移交或由同級或上級司法行政機關代管；

（二）一個公證處劃分為幾個公證處的，其公證檔案由一個公證處代管或向同級地方檔案館移交；

（三）幾個公證處合并為一人公證處的，各個公主處的檔案應移交給合并的公證處，或分別向同級地方檔案移交；

（四）公證處撤銷或合并時，沒有辦理完畢的公證事項，可移交給新的公證處繼續辦理，并作為新的檔案加以保存；

（五）一個公證處的部分業務劃給另一個公證處的，其檔案不得移交。接受業務的公證處因工作需要，可以借閱或復制。

第八章 檔案的保管和防護 第三十七條 公證檔案室應堅實、防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防光、防污染，室內要保持清潔、整齊、通風。要購置必要的檔案柜、消防器材、去濕機、空調等設備，并逐步采用先進技術，提高檔案的管理水平。

第三十八條 檔案室要專用，不得存放與檔案無關的物品。嚴禁在檔案室周圍存放易燃物。

第三十九條 隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案，應單獨存放保管，防止磁化，并根據保管期限定期復制。

第四十條 檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，對于破損、蟲蛀、鼠咬、變質、字跡褪色的檔案要及時采取防治措施，并進行修補和復制。發現案卷丟失的，應立即向領導匯報，并積極查找。

第四十一條 檔案人員調動工作的，應在離職前做好檔案移交工作，辦理交接手續。

第九章 附則

第四十二條 各省、自治區、直轄市司法廳（局）可根據本?。▍^市）的情況，制定補充辦法。?

第二篇：公證專用紙管理辦法

公證專用紙管理辦法

發布部門: 中國公證員協會

發布文號:

第一條 為規范公證專用紙（以下簡稱專用紙）的管理，保證正確保管、使用專用紙，充分發揮其防偽作用，防止被盜、遺失等，制定本辦法。

第二條 專用紙是專供辦理涉外、涉港澳臺公證業務的公證處制作發往外國或者我國港澳臺地區的公證書的防偽紙張。公證處制作前款所述公證書的正本、副本的公證證詞頁、公證證詞譯文頁應當使用專用紙。但歸檔的公證書除外。未經司法部批準不得擴大專用紙的使用范圍或者將專用紙用于非公證書的制作。

第三條 對專用紙的管理實行統一生產、統一發放；歸口管理、分工負責；標準明確、責任到處和人的原則。

第四條 中國公證員協會負責全國專用紙的聯系生產、發放和管理工作，并接受司法部的指導、監督。省、自治區、直轄市（以下簡稱?。┕C員協會負責本省所需專用紙的訂購、接收、發放、調劑和日常管理工作，并接受省級司法行政機關的指導、監督。公證處對本處購買、驗收的專用紙承擔保管和使用上的管理責任，并接受司法行政機關、公證員協會的監督、管理。

第五條 專用紙按以省為單位訂購。公證處根據上專用紙實際使用量確定其本訂購量，并在每年第一季度內向省公證員協會提出書面訂購申請。省公證員協會對各公證處的訂購申請審核、匯總后，統一向中國公證員協會訂購本省所需專用紙，同時將有關費用通過銀行匯人中國公證員協會指定的賬戶。

第六條 中國公證員協會根據全國各公證處對專用紙的實際需要，并綜合其他因素制訂生產計劃，安排生產。

第七條 專用紙應當以安全、快捷的方式運輸。

第八條 專用紙按成本計價收費，費用由使用公證處負擔，在公證處公證業務費中列支。

第九條 省公證員協會接收、發放專用紙應當指派兩名以上人員進行，并對接收、發放情況造冊登記。對購買量較大的公證處，省公證員協會有權視情決定將其專用紙分批發放。分批發放的，未發的專用紙由省公證員協會妥善儲存、保管。

第十條 特殊情況下，經省級司法行政機關書面批準，省公證員協會可以對本省購買的專用紙統一增加防偽措施。省級司法行政機關的批準書和所增加的防偽措施方案應當報中國公證員協會、司法部備案。

第十一條 對專用紙的保管和使用應當建立完善的管理制度，保證在各環節上有據可查。儲存、使用單位應當指定專人負責驗收、儲存、保管、發放專用紙；設專室、專柜儲存專用紙；儲存專用紙的庫房、鐵柜應當符合儲存專用紙的安全性要求。具體標準由中國公證員協會制定，并報司法部備案。未達到專用紙保管標準的公證處不得開辦涉外、涉港澳臺公證業務。已經開辦的，應當在中國公證員協會規定的期限內達到。仍未達到的，停辦涉外、涉港澳臺公證業務。

第十二條 公證處應當采取措施，降低損耗，防止浪費。

專用紙自驗收時起至發放出庫止，保管責任人員及其他內部知情人員不得將儲存地點、儲存方法等泄露給外部人員。

第十三條 專用紙在運輸、儲存、制作公證書等過程中因破損等原因導致作廢的，以及被盜、遺失后追（找）回的，應當在專用簿冊上詳細登記編號后集中銷毀。銷毀辦法由省公證員協會根據本地實際制訂，報省級司法行政機關備案。

第十四條 省公證員協會應當儲存部分專用紙以備調劑。

省公證員協會根據申請從其儲備中或者從與缺紙的公證處相鄰近的儲存充裕的公證處調劑。

省公證員協會在調劑不能時，應當盡快向中國公證員協會申請增購專用紙。

各省及各公證處之間不得自行調劑專用紙。

第十五條 有關專用紙的申請、情況報告、接（驗）收、發放、銷毀登記專用簿冊等資料應當妥善保管。

第十六條 各級司法行政機關、公證員協會應當對公證處專用紙保管和使用等情況進行檢查，督促公證處改進工作。

第十七條 被盜、遺失的專用紙，不論其是否追（找）回，一律作廢。

專用紙被盜、遺失的，一經發現，應當及時向公安機關報案，并應當及時通過省公證員協會報告省級司法行政機關、中國公證員協會。

中國公證員協會應當及時將被盜、遺失專用紙情況通報有關方面。

第十八條 各級司法行政機關、公證員協會、公證處發現偽造的公證書使用了專用紙的，應當查明其所用專用紙的來源，并根據結果做出處理。

對非本省公證員協會、公證處所購專用紙的，應當報告中國公證員協會。

第十九條 公證處有下列情形之一的，省級司法行政機關應當暫停其涉外、涉港澳臺公證業務：

（一）專用紙被盜、遺失，隱瞞不報的。

（二）專用紙一次被盜、遺失數量達到200張的。

（三）專用紙保管、使用混亂，可能發生嚴重后果，經司法行政機關或公證員協會檢查和督促，在指定期限內仍不能改進的。

暫停上述公證業務的公證處在查明原因、改進工作并對責任人員作出相應處理后，可以繼續辦理上述公證業務。

第二十條 公證處有下列情形之一的，省級司法行政機關應當撤銷其涉外、涉港澳臺公證業務：

（一）公證處工作人員倒賣專用紙的。

（二）專用紙一次被盜、遺失達到1000張的。

（三）專用紙被盜、遺失達到兩次的。

第二十一條 對有本辦法第二十條第（一）項規定情形的公證處工作人員，應當除名、開除或辭退。倒賣所得予以沒收，可以并處罰款。有本辦法第十九條第（一）項、第（三）項、第二十條第（三）項情形之一的公證處，本級司法行政機關應當撤銷公證處主任職務；有辦理涉外、涉港澳臺公證業務資格的，省級司法行政機關應當撤銷其涉外、涉港澳臺公證業務資格。對因過錯造成專用紙被盜、遺失的公證處工作人員，應當視性質、情節及認錯表現，予以處分。對倒賣專用紙數量較大，或者工作人員瀆職，情節惡劣，造成專用紙大量被盜的，移送司法機關依法處理。

第二十二條 本辦法所稱“工作人員”包括公證員協會和公證處的工作人員；包括正式工作人員，也包括臨時聘用人員。

本辦法第二十一條第一款、第三款中處分、處罰的決定機關為有處分權限的機關。

第二十三條 本辦法由中國公證員協會負責解釋。

中國公證員協會可以制定有關具體實施辦法并報司法部備案。

第二十四條 本辦法自2003年1月1日起施行。

第三篇：檔案管理辦法

會簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

東營市俊源石油技術開發有限公司

檔案管理制度

第一節 總 則

第一條 為規范東營市俊源石油技術開發有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發揮檔案在公司經營管理中的作用，維護公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結合公司實際情況，特制訂本制度。

第二節 管理體制和職責

第二條 公司設置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩定，調動工作時，須對檔案裝具、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監交人、移交時間等信息。具體職責為：

（1）負責公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統計、立卷歸檔等；

（2）負責檔案管理的各項規章制度和業務標準的制訂；（3）負責檔案提供使用服務；

（4）嚴格執行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。

第三節 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內容的不同劃分為圖紙類、合同類、實物類、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數據計算、統計表格檔案等；按照載體形態可分為紙質、電子、聲像、實物檔案等。

第四條 歸檔時間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機構和區域所產生的文書檔案，根據其重要程度及實際需要由其負責人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機構和區域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。

（二）項目開發建設工程類檔案由項目負責人審定后，于工程項目竣工后三個月內各項目資料員統一整理后有序歸檔。設備儀器類檔案，在開箱或安裝調試后由購置部門向公司檔案室歸檔。

（三）聲像、實物檔案，在產生后及時歸檔。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應的材料一同歸檔。

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第 0 次修改

（五）其中公司財務類及人事類檔案由財務部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確，分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯系。

（三）電子檔案實行雙軌制，紙質文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當增加歸檔份數。

第四節 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據各類檔案的特點建立相應的檔案數據庫，并進行計算機記錄工作，為利用計算機檢索創造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。

第五節 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。

第十條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。

第十一條 對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第六節 檔案保密規定

第十三條 檔案級別的劃分：

檔案等級的劃分標準根據檔案文件的性質、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。

等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件；三級為機密文件；四級為普通文件

（一）本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關圖紙及公司設備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。

（二）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級劃分為一級。

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（三）本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級劃分為二級。

（四）本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。屬公司內部重要文件，為機密文件，其等級劃分為三級。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于機密文件，其等級劃分為三級。

（六）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等屬于普通文件，其等級劃分為四級。

第十四條 嚴格遵守本規定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。

第十六條 嚴格執行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據檔案證明的，要認真核對摘抄內容。

第十七條 整理檔案應在辦公區內進行。不得將檔案帶出辦公區，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批準手續。

第十九條 公司檔案由專人負責管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。

第二十條 發現檔案丟失，損壞要及時報告。

第七節 檔案查閱、借閱規定

第二十一條 借閱檔案要認真執行檔案管理辦法和保密制度的規定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案借閱申請表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經總經理簽字同意后方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內部人員查閱使用。

如外單位、個人查閱檔案，必須經總經理批準，辦理登記手續后，方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十四條 復印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》，機密檔案資料由總經理簽字同意后方可復印。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔

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案借閱申請表》，寫明用意，經借閱人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可外借。機密檔案須經總經理批準后方可外借。

第二十六條 借出檔案應在到期前歸還，如需延長借閱期，應辦理續借手續，到期未還者，檔案管理人員應及時催還，未辦理續借手續而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關責任。

第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護檔案，不準私自摘錄、翻印和任意轉借，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷，嚴禁泄密。如發生上述情況要追究借閱人的責任。

第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關領導，如系人為造成，公司將追究有關人員的責任。

第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫。如發現有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。

第八節 檔案室管理規定

第三十條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經許可不得入內。第三十八條 檔案室內的檔案柜要統一編號。做到存放有序，查找有據。第二十一條 要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發現破損時，要及時修補。

第三十二條 要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關的其它物品。

第三十四條 下班前或節假日，要認真檢查，以防事故發生。離開檔案室時，要注意關閉電源、關鎖門窗。

第三十五條 認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續。第三十六條 案卷歸還后，及時放回原處。

第三十七條 每年定期對室內檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節 檔案銷毀規定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續保存的檔案，應予以銷毀。

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會簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

第三十九條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監銷制度進行檔案銷毀，經檔案銷毀人簽字、監毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領導批準后，進行銷毀。

第四十條 嚴禁將銷毀檔案轉做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。

第四十二條 本制度自下發之日起執行，解釋權歸公司行政部。

公司檔案分類試行規則

1、圖紙

1.01設備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購類合同 2.03其他

3、實物

3.01獎牌（杯、匾等）3.02證書（資質等）3.03 印章

4、文書類 4.01政府 4.02公司

5、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗報告

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第四篇：檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強xx公司及所屬公司檔案的管理，進一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發展和經營管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》、《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關規定，結合企業實際，制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于集團本部及所屬公司。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團所屬公司應將檔案工作列入企業發展規劃和工作計劃，制定企業檔案發展規劃和計劃，并確定一名單位領導分管檔案工作。

第四條

集團本部辦公室配備專職檔案人員，負責集團本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對系統所屬公司的檔案管理工作進行業務指導、監督和檢查。

第五條

集團所屬公司要配備相應的專（兼）職檔案人員，負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數字化的組織與實施工作。

第六條

集團本部及所屬公司檔案實行統一管理，分級保存。集團本部屬于公司存檔的檔案由集團專職檔案人員統一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統一保存。不得由經辦部室或個人分散保存，任何個人不得將企業的檔案材料據為己有。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團本部及所屬公司自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括紙質檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實物檔案等。

第八條

歸檔文件材料的主要來源

（一）集團及所屬公司各職能部室形成的文件材料；

（二）集團及所屬公司和派出機構上報的文件材料；

（三）集團及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；

（四）集團及所屬公司參與的合作項目按要求提交的文件材料；

（五）集團及所屬公司外購設備所帶來的文件材料；

（六）集團及所屬公司執行、辦理的外來文件材料； 第九條

集團本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標明的保管期限由責任部門負責保管，期滿后經本部門經理和主管經理批準后自行銷毀。系統所屬公司可參照執行。

第四章

文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計劃和有關人員崗位職責。系統所屬各檔案部門或專（兼）職檔案人員負責本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對其所屬公司的檔案工作進行指導、監督與檢查。

第十一條 歸檔時間

（一）集團本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統所屬公司可參照執行。

（1）蓋章存檔文件一周內歸檔；

（2）部門形成的應歸檔文件應在該項目結束后的一個月內歸檔；

（3）上級批復、股權類、產權變動及等重要文件隨時歸檔；

（4）黨群類文件應于次年三月底前歸檔；

（5）因公外出參觀學習、考察及參加各種會議的文件材料，應按照文件歸檔范圍的要求隨時歸檔。

（二）會計檔案應由本單位財務部門按照《會計檔案管理辦法》（財會字?1998?32號）的要求立卷歸檔。

（三）基建工程項目檔案或市政檔案，應在項目竣工后三個月內歸檔，周期長的可按工程進度分階段歸檔。

（四）集團本部及所屬公司應于每年6月底前完成上全部實體檔案的歸檔與數字化工作，并于7月底前將電子數據報集團備份。集團辦公室將于每年8-9月對所屬公司上的檔案工作情況進行檢查，并通報結果。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規律，保持其有機聯系，并確保歸檔的每份文件、每個事由的文件其內容完整無缺，各項簽字手續完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應自行留存復印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經辦人簽字；

（三）各類文件材料歸檔份數一般為一式一份，具有重大意義的文件應同時保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復制若干份歸檔；

（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動結束后隨時歸檔，但必須附文字說明，其內容包括：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。

（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應符合耐久性要求，易于長久保存。

（六）電子文件的歸檔實行“雙套制”，即紙質檔案與電子文件同時歸檔。

（七）電子文件還應做好網絡歸檔和脫機載體同時歸檔，即電子文件進行網絡歸檔的同時，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動硬盤）上進行脫機載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時，要認真驗收并辦理交接手續。歸檔部門或個人應填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在部門經理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團本部文書檔案依據《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2000）的要求，按照—問題—保管期限法進行分類；著錄方法按照《檔案著錄規則》（行業標準DA/T18—1999）執行。系統所屬公司可參照執行。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規程》和《市政基礎設施工程資料管理規程》。

聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應依據《照片檔案整理規范》、《磁性載體檔案的管理規范》、《電子文件和電子檔案管理規范》的要求執行。

第十五條 系統所屬公司應根據檔案數量，設置必需的檔案專用庫房和專用檔案柜架，庫房的設置應符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求，同時要符合消防及溫、濕度等規定，檔案的排架方法要科學和便于利用。

第十六條 要定期清理、核對室存檔案，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案要及時進行修復。

第六章

檔案的借閱、開發和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團本部人員可直接借閱本部門業務范圍內的檔案資料。如借閱非本部門文件時，需履行檔案借閱手續，填寫《檔案借閱申請單》。借閱股東會、董事會文件需董事長審批；借閱黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需借閱人所在部門主管經理審批同意后即可辦理借閱手續。

文件正式下發或蓋章之日起三個月內，可借閱文件原件。超過三個月時，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過檔案系統查閱電子檔案。

以上規定系統所屬公司可參照執行。

（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級單位、股東單位及其它外單位確需調閱檔案時，必須持單位介紹信，由本公司相關業務部門填寫《檔案借閱申請單》，經辦人、經辦部門經理及經辦部門主管經理簽署意見并報總經理和董事長批準后，在經辦人的陪同下方可調閱紙質復印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時，必須由本公司相關業務部門的經辦人簽字辦理借閱手續，且檔案原件借出時間不得超過一周，如到期不能歸還需繼續借閱者需辦理續借手續，并確保檔案的完整與安全。

（三）外部董事、公司監事會成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負責協助辦理相關手續。

（四）查考、借閱檔案原件，必須愛護檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發現損壞、丟失和泄密，應追究當事者責任。

（五）各職能部室對利用率高、查閱頻繁的文件需留存復印件，以備查閱，并嚴格執行公司保密制度，確保文件資料的安全。

（六）電子檔案按權限檢索、查詢，無權限查閱文件的用戶，在網上填寫借閱申請，通過審核批準后查閱。

第十八條 檔案的開發和利用

系統各公司檔案管理部門應根據本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發利用工作，對檔案進行加工整理、匯編專題資料或編制工程項目簡介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產、經營、管理和發展的需要。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規定執行。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對超過保存期限且沒有保存價值的檔案進行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負責，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經理、專業技術人員和檔案人員共同組成，對鑒定結果寫出書面報告。

（二）對需延長保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統一保管，并在案卷備考表中注明。對應銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊》一式兩份，經集團總經理批準后報區檔案局備案，得到區檔案局批準后方可到指定地點進行銷毀。

（三）對保管期滿但沒有了結債權債務的財務檔案，要適當延長保管期限，待了結后再銷毀。銷毀會計檔案須經區財政局批準并備案。

（四）銷毀檔案必須嚴格、嚴肅、慎重。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，銷毀清冊要永久保存。

第八章 檔案信息系統的維護與管理

第二十一條 集團信息技術部負責系統信息化的管理工作，所屬公司應按照集團檔案信息化的統一安排，逐步實現各門類檔案的電子化管理。

第二十二條 集團信息技術部負責檔案信息系統的數據備份、技術支持與安全運行維護。

第二十三條 集團本部專職檔案人員負責檔案信息系統具體實施的各項工作，主要包括：

（一）負責劃分集團本部人員的使用權限并進行授權;

（二）在集團信息技術部的配合下，負責系統所屬公司用戶組的設置與使用權限的管理；

（三）負責定期收集各功能模塊的使用意見及改進需求，及時反饋并協調軟件公司進行檔案信息系統的完善與升級工作；

（四）負責督促與檢查系統所屬公司檔案數字化的實施，以及完成后電子數據的上報備份工作。

第二十四條 所屬公司應指定專門部門（或專人）負責本公司檔案信息系統的管理工作，主要包括：

（一）負責按照集團的統一安排與部署，組織實施與推進本公司檔案信息系統的上線運行工作；

（二）負責本公司各門類檔案的目錄數據庫與圖像數據的掛接、存儲以及數據備份，并于每年7月底前完成上一檔案數據的更新工作；

（三）負責對本公司電子檔案信息的及時性、準確性進行監督與檢查。

第九章 審批過程中文件的管理

第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負責。

第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時要履行借閱手續，填寫《文件資料借閱申請單》。

（一）借閱審批過程中的股東會、董事會文件需董事長審批；借閱審批過程中的黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需履行以下審批手續：

1.集團本部人員借閱時，由借閱人、借閱部門經理及借閱部門主管經理簽字同意后，經存檔部門經理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續。

2.外單位借閱時，須持單位介紹信，由本公司相關業務部門填寫《文件資料借閱申請單》，經借閱部門經理和主管經理簽署意見后報總經理批準，方可借閱。

（二）對于企業章程、股東會、董事會、黨委會、公司級各種會議紀要（記錄）、工作總結、財務分析報告以及公司各種戰略研究報告、各種投資決策、各種經濟分析報告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質文件，有文件綱要的只提供文件綱要。

第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質文件。如果需要開發利用或會議使用，只能使用文件復印件，文件全文不對外借閱或發放（會議文件可向主要領導發放，會議結束要收回；研討會只發文件綱要的紙質復印件）。

第十章 被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業

檔案的管理

第二十八條 管理職責

（一）集團本部專職檔案人員負責對被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業的檔案工作進行指導、監督和檢查。

（二）系統所屬被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業應指定專（兼）職檔案人員負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數字化的交接實施工作。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的檔案由所屬企業的上一級公司負責集中統一保管。

（二）合并企業，即一個公司并入另一個公司或幾個公司合并重組為一個新公司的，其檔案材料應移交給合并后的公司集中統一管理。第三十條 歸檔范圍

應歸檔的文件材料可參照第八條的規定執行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營業執照、組織機構代碼本、稅務登記證等憑證類文件；

（二）企業章程、股東會、董事會、經理辦公會紀要（記錄）、工作總結、財務分析報告等決策性文件；

（三）實施方案、主管部門意見、請示、報告及上級審批文件、資產評估報告、驗資報告、合同、協議等資產類文件；

（四）職工安置方案、安置協議、公證書、花名冊等材料；

（五）遺留問題的善后處理文件；

（六）法律依據文件、工商注銷文件及交接憑據等文件；

（七）其它具有保存價值的文件材料。

第三十一條 歸檔時間、內容與要求

（一）歸檔時間

清算、轉讓、撤銷程序全部完成后，應歸檔的文件要在三個月內完成向上一級公司檔案管理部門的移交歸檔工作。

合并企業文件材料的收集整理應與企業合并的實施進程同步進行，并在企業完成合并的一個月內的完成檔案的移交歸檔工作。

（二）歸檔內容

1.集團所屬二級公司被清算后，歸檔的文件材料應按第三十條規定全部上交；

2.集團所屬參股企業被清算或集團參股股權完全轉讓時，歸檔的文件材料為紙質的歷屆股東會或董事會文件；

3.集團所屬企業股權全部轉讓及企業控股權轉讓出集團的，被轉讓企業應將股東會、董事會、經理辦公會紀要、投資決策、工作總結、財務分析報告、歷史變更及重要的財務文件掃描成電子文件移交上一級公司，檔案原件移交接收企業。

（三）歸檔要求

1.被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業的檔案歸檔要求應依據本規定之第十二條的要求執行；

2.被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的上一級公司檔案部門接收檔案時，要認真驗收并辦理交接手續。歸檔部門應填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在公司經理共同簽字后，進行移交；

3.向系統外移交檔案時，所移交檔案的目錄必須經集團總經理或被授權人的批準后方可對外移交，并辦理移交手續。

第三十二條 集團及所屬公司接收的被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調閱。如特殊情況需調閱時，必須填寫《檔案借閱申請單》，經調閱人及其公司經理簽署意見后，報集團總經理同意，方可調閱。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經理辦公會審議通過，自下發之日起執行。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負責解釋和修訂。

第五篇：檔案管理辦法

檔 案 管 理 辦 法 目 的

為了規范國網*******公司負責管理建設的電力基建工程的檔案管理，本著有利于工程建設、明確職責、規范工作程序、明確服務范圍的原則特制定本辦法，從而保證建設工程項目檔案管理的產品滿足質量、環境和職業健康安全的要求。2 適用范圍

本程序規定了工程建設檔案管理的整個流程,適用于******工程建設有限公司各部門及工程建設部。編制依據

3.1《 中華人民共和國檔案法》 3.2《 中華人民共和國檔案法實施辦法》

3.3 DA/T 28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》 3.4 GB/T 11822-2000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》

3.5國家檔案局2001年頒發《建設項目竣工文件編制及檔案整理規范》 3.6能源辦（1991）231號《電力工業企業檔案分類規則》 職

責

4.1主管檔案工作的副總經理領導檔案工作的整個流程； 4.2公司檔案室的職責包括：

a)貫徹執行《檔案法》及國家有關法律、法規和方針政策，負責制定公司工程檔案管理的有關標準；

b)負責組織、協調和指導設計單位、施工單位、監理單位編制項目竣工文件和整理項目文件；

c)及時了解工程建設計劃與進度，做到工程檔案歸檔與工程建設同步；

d)建設項目立項后，按公司下達的工程名稱和項目代號，負責組織各部門完成各自職責范圍或合同規定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作；

e)負責建設項目前期文件、招投評標文件、試運行文件及竣工驗收文件的收集、整理、歸檔工作。對建設公司各管理職能處室檔案資料的形成、積累進行指導、監督、檢查；

f)參加公司主持的工程竣工預驗收工作，對工程竣工預驗收文件和竣工圖是否符合歸檔要求進行檢查驗收，并布置竣工資料和竣工圖的編制工作；

g)參加國家電網公司建設運行部主持的工程竣工驗收工作；

h)對工程建設部實施業務指導，負責工程檔案管理業務的培訓。負責指導工程建設部檔案室建立工程檔案全引目錄，并對工程建設全過程的檔案資料實行統一管理；

i)負責工程檔案管理的統計工作，按時填報上級要求報送的各類統計報表。4.3計劃與物資部、換流站管理部、線路管理部各部門在擬定施工合同時，應明確歸檔內容、歸檔要求、歸檔時間、歸檔數量并實行歸檔保證金制度；負責做好各自職責范圍內，按《檔案實施細則》和合同規定本部門負責管理的工程項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理、物資供應及竣工驗收全過程中形成的應該歸檔保存的技術文件預立卷工作，并填寫單項工程歸檔清單，按規定時間向檔案室移交，按工程建設階段分期分批向檔案室辦理移交手續；合同結算前審核工程檔案是否驗收合格；

4.4工程建設部負責工程檔案資料的技術審查，確保歸檔文件的齊全、完整、準確、系統。組織、協調和指導各參建單位編制項目竣工文件和整理項目文件；參加工程初驗和竣工預驗收工作；負責保管和提供利用工程施工記錄和竣工圖；對各參建單位工程檔案目錄進行合并整理，并移交公司檔案室。5 內容與要求

5.1各個工作階段應該存檔的文件如下： 5.1.1可研報批階段

前期可研結果；發改委批復文件； 5.1.2初步設計階段

初步設計結果；初步設計報批文件； 5.1.3工程準備階段

主設備供應合同；監理、施工招標流程文件；監理、施工合同；征地的相關文件； 5.1.4施工階段

施工階段安全、質量、進度、物資、信息管理會議記錄、相關文件；轉序驗收資料；圖紙現場交底、會審記錄；設計修改、設計變更記錄；質量驗評記錄；物資設備到貨及開箱記錄；網絡進度計劃報批及實施記錄；施工方案報批及實施記錄；安全文明規劃、二次策劃報批及實施記錄；施工記錄； 5.1.5調試、試運行階段

啟委會工作紀要及文件；站系統、系統調試、試運行方案、試驗記錄；工程預驗收相關文件；設備單體及分系統調試記錄；工程初步驗收相關文件；設備帶電簽證；向生產移交相關文件；廠家資料； 5.1.6竣工驗收階段

工程驗收相關文件；竣工決算相關文件；備品備件移交記錄； 5.1.7移交運行、達標投產階段

達標投產檢查相關文件；各單位工程總結、聲像資料； 5.1.8后評估階段 工程后評估相關資料 5.2存檔文件要求

a)所有需要存檔的文件按照《檔案管理細則》的要求進行編制；

b)合同、竣工簽證書、評標文件等應制作規范。實現標準化、規范化。各項內容填寫齊全、完整。

c)提高文件題名的編寫質量，文件題名應簡明準確表達文件的主要內容，不能抽象。如協議書，應明確關于什么問題的協議書。各種文件應標明編制日期，各種表格應注明制表日期。

d)進口設備資料編制中英文對照目錄。

e)凡是需要審簽的文件，原稿必須用黑色碳素筆手簽。f)打捆招標的文件要按單項工程移交。

g)單項工程資料預立卷時做到齊全、完整、準確、系統、及時；資料移交

不能缺頁、缺卷、簽字手續完備，自產文件必須原件歸檔，批復文件要有原文、附件，簽報附件要齊全；評標打分表要齊全完整；歸檔資料（包括合同）按規定在一個月內移交。