一、目的規(guī)范對外接待行為，保證接待工作的有序有效進行，與合作伙伴及潛在合作伙伴建立良好關(guān)系。

二、適用范圍

應客戶工程部及客人要求了解公司IT建設(shè)，管理工程部需組織或參與的接待工作。

三、接待人員職責

1.接待接口人：

統(tǒng)一受理來訪需求，并協(xié)調(diào)確定接待負責人，接待結(jié)束后負責接待信息歸檔、傳遞；

2.接待助理：一般為接待負責人所在部門秘書，制定接待計劃、進行接待準備工作，協(xié)助填寫客人來訪記錄，可參與實施接待；

3.接待負責人：

對此次接待效果負責；需積極配合文件投入處的協(xié)調(diào)安排，承擔接待工作。

四、接待行為準則

1.接待人員必須使用文明、規(guī)范的語言，以友好的態(tài)度對待來訪人員。

2.接待人員須了解公司文化、熟悉公司發(fā)展狀況、公司產(chǎn)品概況等。

3.接待人員儀表整潔、著裝職業(yè)。

4.接待人員須對接待過程中出現(xiàn)的突發(fā)情況（如來訪人員要求計劃外的參觀等）及時匯報，不得私自安排接待計劃外的有關(guān)公司機密的參觀交流。

五、接待操作流程及說明

001

處理接待信息

接待接口人

一般有兩個來源：客人直接向管理工程部提出；通過客戶工程部提出。對客人直接提出的接待需求，要有相關(guān)領(lǐng)導批準，并對其要求參觀交流的內(nèi)容進行審查控制。對客戶工程部提出的需求，根據(jù)客戶背景情況、客戶要求及客戶工程部建議，對要求交流內(nèi)容進行審查控制。

002

確定接待負責人

接待接口人

根據(jù)來訪內(nèi)容協(xié)調(diào)確定接待負責人及接待助理，并向接待負責人及接待助理提供申請方的基本信息及聯(lián)系方式。

003

進行接待安排

接待助理

燀

接待接口人制定詳細接待計劃，明確以下事項：

1.確定來訪的議題及來訪時間、地點。

2.明確雙方與會人數(shù)、人員姓名、職位。

3.作好接待日程安排及議程安排。

4.請接待負責人確認此接待計劃。

煟

資料、禮品準備

1.與會議議題相關(guān)的資料、演示的資料和需要在會議室擺放的資料。

2.根據(jù)實際情況，準備相應的饋贈禮品、資料。

3.如客人提出希望了解或索取非常規(guī)交流資料，接待人需向文件投入處反饋，文件投入處提請管理工程部總裁批準后方可提供。

4.來訪客人的相關(guān)資料：公司基本情況、與我司的合作等。

煟

會議準備：

1.預訂會議室。

2.準備會議所需的相關(guān)設(shè)備，如便攜電腦、數(shù)字投影儀、白板筆以及茶水等。

3.明確所有來訪人員名單、職位。

4.來訪安排要緊湊、合理，并明確在紙面，提供給參加接待人員。

5.其它特殊需要。

煟

填寫任務令及工作聯(lián)絡(luò)單聯(lián)系相關(guān)部門準備：

1.車輛，如有必要，安排車輛，接送車輛需向公司禮賓科預訂。

2.就餐，如需安排就餐，填寫《客戶接待任務令》，領(lǐng)取簽單卡，一般安排在貴賓餐廳。

3.根據(jù)議程內(nèi)容需提前做好相應的參觀安排，如有展廳參觀要求需事先向客戶工程部提交展廳參觀電子流，客戶工程部會安排展廳講解員。

004

實施接待

接待負責人

主持接待，按接待議程陪同客人參觀，為客人講解、演示，與客人交流。

005

接待工作記錄/意見反饋

接待助理

1.填寫《管理工程部接待記錄》，記錄會談的內(nèi)容、來訪人員的信息資料等。

2.請客戶工程部相關(guān)人員對本次接待給出意見（在《管理工程部接待記錄》填寫意見），本人對此次接待的意見及建議。

006

歸檔保存接待記錄

接待接口人

1.接待接口人歸檔《管理工程部接待記錄》，建立客戶接待信息庫，對其中有價值的信息知會相關(guān)領(lǐng)導。

2.每月向干部處及相關(guān)主管提交接待人員的表現(xiàn)情況，作為工作考核參考。

007

資料維護

接待接口人

負責組織對交流資料（包括講解或贈送）的維護。每半年檢查更新一次，督促各資料編寫人更新內(nèi)容。要符合公司宣傳策略，把好信息保密關(guān)。

附件：《管理工程部接待記錄》

管理工程部客人接待記錄

日期：

一、客人基本信息

姓

名

單

位

職

務

聯(lián)系電話

背景及來訪目的介紹：

二、接待計劃

1.客戶（客戶工程部）聯(lián)系人

；電話

2.接待負責人

；接待助理

；其他接待人員

3.來訪日期

：

****年**月**日

4.參觀

m機房

m數(shù)據(jù)中心

m展廳

m生產(chǎn)線

m其它

5.座談交流

燋

座談時間

；地點

熴

座談內(nèi)容

mIT基礎(chǔ)設(shè)施/網(wǎng)絡(luò)

mERP

mOA

m管理機制

m其它

.禮品及資料

m

5.領(lǐng)導會見

燐

建議安排

m部門總裁

m部門付總裁

m總監(jiān)

m付總監(jiān)

熰

會見方式

m座談

m陪餐

m迎接

m送行

四、接待意見反饋

客戶（客戶工程部）意見：

m非常滿意

m較滿意

m一般

m較不滿意

m很不滿意

建議：