備件出庫管理規(guī)范

目的規(guī)范備件出庫管理，保證備件出庫毛利率和備件銷售賬實相符，提高備件服務(wù)水平。

適用范圍

XX汽車全資及控股4S店。

術(shù)語和定義

（無）

職責

4.1

服務(wù)經(jīng)理職責

4.1.1

備件出庫管理規(guī)范及管理制度的制定

4.1.2

定期對出庫備件的審核。

4.1.3

大客戶和服務(wù)二網(wǎng)備件銷售合同的簽訂。

4.1.4

權(quán)限范圍內(nèi)備件折扣的審批。

4.1.5

負責處理由于備件質(zhì)量問題而引發(fā)的重大投訴事宜。

4.2

備件主管職責

4.2.1

協(xié)助服務(wù)經(jīng)理制定備件出庫管理制度、崗位職責、流程及規(guī)范。

4.2.2

對出庫備件的審核，確保備件出庫利潤。

4.2.3

協(xié)調(diào)備件出庫的工作關(guān)系，明確工作流程，保證各環(huán)節(jié)工作的暢通，不斷提高備件的供應(yīng)率、準確率、完好率。

4.2.4

協(xié)調(diào)同其它業(yè)務(wù)部門的關(guān)系，確保維修業(yè)務(wù)及其它備件銷售業(yè)務(wù)的正常開展。處理由于備件質(zhì)量而引發(fā)的投訴事宜。

4.3

庫管員職責

4.3.1

在備件的發(fā)放過程中，保管員嚴格按照規(guī)范執(zhí)行。

4.3.2

出庫時，備件出庫認真核對實物，做到賬實相符。

4.3.3

保管全部與備件業(yè)務(wù)的相關(guān)單據(jù)，并按要求歸類存檔。

4.4

配送員職責

4.4.1

及時準確的將貨物發(fā)送到指定地點，確保貨物安全到達。

4.4.2

送貨時，協(xié)助收貨方驗收貨物并必須將帶有收貨單位主管人簽字的收貨憑證帶回公司。

4.4.3

向外地發(fā)送貨物時，應(yīng)要求運送方簽字證明。并及時與收貨單位進行聯(lián)系，確保貨物的安全到達。

4.4.4

及時查詢貨物是否安全到達。

4.5

財務(wù)部職責

4.5.1

定期對備件出庫價格進行審核。

4.5.2

定期對外銷單及出庫單進行檢查。

管理內(nèi)容和要求

5.1

維修出庫

5.1.1

各店根據(jù)本店情況制定備件出庫管理規(guī)范及管理制度。

5.1.2

不允許手動修改系統(tǒng)備件出庫價格，備件出庫優(yōu)惠只能是相關(guān)人員在的權(quán)限范圍內(nèi)以折扣的形式出現(xiàn)，超權(quán)限要相關(guān)人員進行簽字確認，并留存?zhèn)洳椤?/p>

5.1.3

備件出庫時，須遵照先進先出原則，將庫存時間較長備件先出。

5.1.4

備件庫工作人員在工單結(jié)算后沒有點關(guān)閉之前，嚴禁再添加備件。

5.1.5

因系統(tǒng)出庫和實際出庫不一致，造成損失的按制度進行處罰，處罰記錄登記備案。損失過大的根據(jù)《重大風險預(yù)警》要求對總部進行備案。

5.1.6

嚴禁先出貨后補手續(xù)的錯誤做法，嚴禁白條發(fā)貨。

5.1.7

為保證備件供應(yīng)率，合理安排備件采購計劃，對缺件要進行詳細登記，以便在采購時參考。

5.1.8

因質(zhì)量問題退換回的備件，備件部要另建臺賬單獨管理，及時督促計劃員進行庫存數(shù)和相關(guān)賬目調(diào)整，保正庫存?zhèn)浼臏蚀_、完好，采購員應(yīng)盡快做出異常處理。

5.1.9

財務(wù)要定期對備件的出庫毛利進行核對，其優(yōu)惠折扣比例是否符合相關(guān)權(quán)限要求，超權(quán)限是否相關(guān)人員簽字留存。損失過大根據(jù)《重大風險預(yù)警》要求對總部進行備案。

5.2

銷售出庫

5.2.1

備件外銷單必須有客戶簽字，收銀員確認，對于有掛賬權(quán)限的客戶需要財務(wù)經(jīng)理簽字確認。

5.2.2

如銷售時出現(xiàn)優(yōu)惠，按制度在價格權(quán)限內(nèi)須有相關(guān)經(jīng)理簽字，如超出權(quán)限須書面說明情況，由總經(jīng)理簽字審批。

5.2.3

財務(wù)部門要定期檢查外銷單簽字是否齊全，核對優(yōu)惠金額是否符合權(quán)限制度，重大金額優(yōu)惠按《重大風險預(yù)警》中規(guī)定，對總部進行備案。

5.2.4

所有退貨單必須有服務(wù)經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理簽字，收銀員根據(jù)簽字單據(jù)進行賬務(wù)處理，須書面說明退貨原因，留檔備查。

引用文件

《4S店審批權(quán)限、重大事項備案、預(yù)警管理規(guī)范》

記錄文件

（無）

文件歷史版次修改記錄

版本號

修改條款及內(nèi)容

修訂時間

擬制人

審批人

A/0

新增

2015-1-20

XXX

XXX

附加說明：本規(guī)范自2015年1月20日發(fā)布實施

擬制部門：XXXX汽車財務(wù)管理部

管理部門：XXXX汽車財務(wù)管理部