備件采購入庫管理規范

目的規范備件采購及入庫流程，確保備件質量，降低成本、提高備件供應率。

適用范圍

XX汽車全資及控股4S店。

術語和定義

（無）

職責

4.1

服務經理職責

4.1.1

負責內外部關系的協調和溝通。

4.1.2

合理控制備件庫存，加快資金周轉速度，減少庫存積壓。

4.1.3

對備件采購計劃進行審核，降低呆滯件比率。

4.2

備件主管職責

4.2.1

監督工作人員做好備件的采購和入庫工作，合理調整庫存，加快資金周轉。

4.2.2

協調計劃、采購、入庫各崗位之間的工作關系，明確工作流程。

4.2.3

對備件采購計劃進行審核，降低呆滯件比率。

4.2.4

建立采購供應商的業務檔案。

4.3

計劃員職責

4.3.1

計劃員應與廠家、供貨商保持良好供求關系，了解掌握市場信息。

4.3.2

掌握備件的現有庫存，適時做出備件的采購計劃，熟悉維修業務對備件的需求，確保業務的正常開展。

4.3.3

根據供應和經營情況，適時做出庫存調整計劃，負責做好入庫驗收工作。

4.3.4

負責供貨商應付款明細，與供應商對賬。負責保管全部進貨明細單、提貨單、入庫單并歸類存。臨時管理進貨發票及運單，負責同財務、業務往來單位的賬務核對。

4.3.5

及時做好備件的入庫工作，以實收數量為準，打印入庫單并簽字確認。負責備件相關的財務核算及統計工作。

4.4

采購員職責

4.4.1

對計劃量進行建議，做好計劃的延續和補充工作，對備件供應的及時性、正確性負責。

4.4.2

確保備件品質的前提下，積極開發備件供應商，降低采購費用，提高采購效率。

4.4.3

掌握不同運輸方式的運輸天數、費用等，進行定量分析，確定最佳采購方案。

4.4.4

加強采購管理，做到適時、適量、適質、適價，并與供應商保持良好的關系。

4.4.5

采購過程中，要強化驗貨工作，對備件的品牌、規格、數量等都要做到準確無誤，認真完成備件的第一次檢驗工作。

4.4.6

負責備件質量、數量的異常處理，及時做好退換、退貨及索賠工作。

4.4.7

對急件、零星采購件，采購員要進行充分的詢價、比價、議價。

4.5

庫管員職責

4.5.1

入庫前要整理庫房，為新到備件的擺放提供空間。

4.5.2

貨物入庫驗收的工作中，庫房管理員要認真清點貨物數量，檢查質量。

4.5.3

保管員負責根據核對好的入庫單據，備件上架，認真填寫卡片賬，做到賬物相符。

4.6

財務部職責

4.6.1

協助確定備件采購供應商。

4.6.2

對備件采購的供應商及備件采購價格進行審核。

4.6.3

及時審核入庫所有單據。

4.6.3

根據備件采購明細及供應商協議進行付款。

管理內容和要求

5.1

采購

5.1.1

各店根據集團《物資采購管理規范》制訂各店《備件采購管理規范》。

5.1.2

對于非本店品牌車輛的備件及輔料等汽車備件，應充分考慮供應商的供貨能力、供貨價格、供貨渠道、服務情況、結算方式等，并與財務部門一起選擇性價比最優的供應商。

5.1.3

經備件主管同意，報服務經理與財務經理審核、總經理批準后，建立合作供應商檔案，內容包括合格供應商營業執照、生產資質證明、質量檢驗報告單和供應備件明細等復印件。

5.1.4

應與供應商簽訂正規的合作協議。備件部門把供應商詳細信息和供應備件信息報財務部門備案，財務依據備案供應商檔案進行付款。

5.1.5

對于沒有供應商需緊急采購的備件及輔料，經過服務經理審核和總經理的批準后進行采購。

5.1.6

財務對每筆入庫單進行審核，備件是否在指定供應商處采購，對于在非指定供應商或未經總經理同意的采購訂單不予付款。

5.1.7

備件部門要定期對供應商提供的產品及價格進行分析。

5.1.8

對于常用件的客戶訂單必須交納不少于備件銷售總金額50%的訂金，對于非常用備件的客戶訂單要收取不少于80%訂金后訂貨，特殊情況下由服務經理或總經理審批后訂貨。

5.1.9

各店要對備件供應率進行統計分析，備件主管在確保備件供應率的前提下提高備件周轉率。

5.1.10

根據現有庫存量情況，結合安全庫存和最佳庫存需要、各車型備件更換周期以及主機廠的備件供貨周期等方面因素制定備件采購計劃，由備件主管審核，服務經理批準后，據此向主機廠備件部進行訂貨，原件由計劃員留存。

5.1.11

如出現急需備件情況，由備件銷售計劃員制定緊急訂單，由備件主管審核，服務經理批準，據此向主機廠備件部進行訂貨，原件由計劃員留存。

5.1.12

向主機廠發出備件采購計劃后，計劃員及時對主機廠備件供應情況進行跟蹤，以了解是否均能及時供貨，不能及時提供的備件時，應及時通知服務部門并采取相應的措施，以滿足維修服務的需求。

5.1.13

對于不常用、高成本備件的車間訂單，在備件需求單上要有相關的技工和技術總監簽字確認。

5.2

備件入庫

5.2.1

在辦理入庫手續時，核對供應商是否為合作供應商及領導審批手續是否完備，否則拒絕入庫，相關人員需在入庫單簽字。

5.2.2

備件庫保管員在辦理備件入庫手續時，必須認真清點核對所購物品與到貨清單中所列物品是否相符，并錄入系統。

5.2.3

入庫驗收工作中，采購員要協同計劃員、庫管員做好備件的第二次檢驗工作。

5.2.4

對驗收不合格的備件、輔料及外包，由備件經理對不合格情況進行評審做出讓步、接收、退、換貨或報廢等相關處理，倉庫管理員負責處置，并保存相關記錄。

5.2.5

財務部門及時所有入庫單據審核，確保供應商提供的明細單、實物及系統入庫明細一致。

5.2.5

備件庫24小時內對入庫單據進行整理匯總。

引用文件

《物資采購管理規范》

記錄文件

（無）

文件歷史版次修改記錄

版本號

修改條款及內容

修訂時間

擬制人

審批人

A/0

新增

2015-1-20

XXX

XXX

附加說明：本規范自2015年1月20日發布實施

擬制部門：XXXX汽車財務管理部

管理部門：XXXX汽車財務管理部