淄博祥業針棉制品有限公司
新客戶初次到訪公司接待流程及標準
客戶接待是公司對外形象窗口，是樹立企業良好形象的關鍵環節，為了不斷加強公司競爭力，提高客戶滿意度，形成標準化的接待工作程序，特制定本流程。
一、流程圖：
序號
流程
說明
責任部門
接待申請
申請接待部門需提前填寫《客戶來訪接待通知單》根據接待申請要求，在客戶到達前應作好相關的接待安排，及時與客戶聯系了解具體的到訪人數、是否需用車、訂房或其它要求，并及時落實。
責任部門
確定接待級別
安排接待人員
確定來訪接待級別，公司根據工作的需要安排接待人員，肩負接待任務的人員必須嚴格按照標準落實整個接待過程。一般情況下，來訪人員沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。
責任部門
確定行程安排
申請接待部門根據工作內容制定行程安排
責任部門
接車（接機）
接待人員在接到接待任務后，必須確認來訪人員的班機（班車）何時到達，到達地點，航班號（車次），來訪人員的姓名、特征。用車，先落實公司有無車輛之后進行。（如無法安排車輛的應通知客戶并告之坐車方式，特別是飛機的，可通知其坐機場高速專線或打出租車。）
責任部門
安排住宿，餐飲
根據班次的時間或者來訪人員的需要安排住宿、餐飲的先后次序。
責任部門
會談工作安排
申請接待部門制定會談工作
責任部門
送行，電話回訪
來訪人員離開，由接待人員陪同送車，如有公司贈送的紀念品，一定要提醒或者直接遞交到來訪人員手上。送車時，須等到來訪人員離開自己的視線范圍以后，才能離開,估計他們到達的時間，適時去電進行咨詢接待工作的情況，了解客戶對公司的產品和企業形象等等方面的意見。及時做好報告上報公司，以便改進。
責任部門
二、接待級別及標準定義：
級別
項目
C級
B級
A級
業務員、職員級別
部門經理級別
總經理、董事長級別
接待人員
對應部門1人
對應部門負責人
公司總經理、董事長
陪同人員
本部門1-2人
本部門1-2人
對應部門負責人
車輛
根據到訪人員數量
根據到訪人員數量
別克商務及以上級別
接機
司機
本部門隨行
部門經理隨行
住宿
根據情況公司是否安排住宿
根據情況公司是否安排住宿（以及住宿標準）
根據情況公司是否安排住宿（以及住宿標準）
餐飲
早
是否需要陪同
午
30元/人
50元/人
100元/人
晚
80元/人
100元/人
不設
會議用品準備
資料
設備
紙筆、公司資料
日程表、紙筆、公司資料等
日程表、投影儀、紙筆、公司資料
茶歇
用品
茶、煙、紙巾等
茶、煙、水果、糖、濕巾、紙巾等
茶、煙、水果、干果、飲料、濕巾、紙巾等
紀念禮品
是否提供
是否提供
是否提供
送行
司機
本部門隨行
部門經理隨行
客戶來訪接待申請單
部門
信息
申請部門
申請人
申請日期
到達
信息
來訪公司名稱
到達日期
航班(車次)
預計離開日期
出發地
到達地
出發時間
到達時間
訪客
信息
姓名
性別
電話
備注
接待
要求
接待
接待級別
□
A級
□
B級
□
C級
迎接地點
□
機場
□火車站
□
其它
其它要求
禮品
禮品準備
□是
□否
禮品名稱
元/件
禮品總數
送行
送到地點
送到人員
交流
內容
其它
要求
□
錄像
□
拍照
□
翻譯
□
會議紀錄
□
其它
配合部門
分管副總審批
簽字：
日期：
總經理、董事長審批
簽字：
日期：
附：
一、接待禮儀：
1、儀表：面容整潔，衣著得體。
2、舉止：穩重端莊，從容大方。
3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。
4、態度：誠懇熱情，不卑不亢。
5、迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候與公司門口火車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。
6、接受名片時：要以恭敬的態度雙手接受，默讀一下后鄭重放入口袋中。
7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側回身，配合客人腳步，轉彎處伸右手示意，并說“這邊請”。
8、進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。
9、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人后主人，先領導后同事。
10、送客時：根據身份確定規格，若送至公司門口、汽車旁、招手待客人遠去，方可離開。
二、接送：
1、客戶如需接送，根據要求安排接待所需車輛，保持車輛清潔，安全性能良好，并保證車內的必要物資準備，如：紙巾、礦泉水等。
2、確認時間，并提前到達機場。如果是新客戶，要準備好接待牌提示客人。
3、接到客人后，應熱情主動地自我介紹，幫助客人拿行李。待來賓到齊、行李件數確認后，接待人員應盡快帶客戶返回。
4、如果客戶自行駕車來到公司。接待人員要提前與客戶定好時間和下車地點，向來賓清晰介紹公司的地理位置和行車路線。當日，接待人員應提前致電來訪方的聯系人，詢問對方位置，再次確認下車地點并表明自己將在哪里等候。
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