公文寫作格式規范及公文收文發文處理流程

公文寫作

一、公文基礎知識概述

（一）公文的含義：公文是公務文書的總稱，是國家機關和企事業單位實行管理、處理政務、事務和社會團體辦理公務的工具。

（二）公文的作用：1.規范與約束；

2.領導與指導；3.宣傳與教育；4.協調；5.交流；6.組織；7.憑證與記載。

（三）公文寫作的特點：1.真實性；

2.規范性；3.特定的作者與閱者；4.政策性；5.權威性；6.實用性；7.規范的體式；8.特定的處理程序。

二、公文寫作程序

（一）公文寫作前的準備：1.明確意圖；

2.確定主題；3.選擇文種；4.收集材料。

（二）擬制文稿：首先要擬寫提綱；

其次是安排結構。

三、公文要素劃分

公文一般由發文字號、標題、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、頁碼等組成。

（一）版頭

1.發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。

2.版頭中的分隔線。發文字號之下居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

（二）主體

1.標題。由發文機關名稱、事由和文種組成。一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

2.主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。編排于標題下空行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關2個或2個以上，則套用同一個文號打印文件，內容可保持不變。

3.正文。公文的主體，用來表述公文的內容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行項格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

4.附件及附件說明。公文正文的說明、補充或者參考資料。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX“）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

5.發文機關署名。署發文機關全稱或者規范化簡稱。

6.成文日期。署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。成文日期中的數字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

7.印章。公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。印章用紅色，不得出現空白印章。

8.特殊情況說明。當公文排版后所剩空白處不能容下印章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。

（三）頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的附件與正文－起裝訂時，頁碼應當連續編排。

（四）用紙、印裝格式等事項

1.公文用紙幅面規格，一般采用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）。張貼的公文，如通知、通告、公告等，其用紙大小根據實際情況而定。

2.公文的書寫、排版，文字一律從左至右橫寫、橫排。

3.如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。

4.一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。

5.如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

6.版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜。

7.雙面印刷；頁碼套正；印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

8.裝訂要求，公文應當左側裝訂，不掉頁。包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。

公文處理

一、公文發文處理

1.概念：是指以本機關名義制發公文的各項工作過程。包括擬稿、審核、簽發、復核、繕印、登記、分發等程序。程序之間環環相扣，彼此相連，以不可逆的順序來完成公文的制發工作。

2.流程：

擬稿。就是草擬公文的初稿。各部門擬稿人要按公文的基本格式擬定初稿，要求認真細致把好公文質量關。

核稿。即對公文草稿進行審核。按照“誰起草誰負責”的原則，由擬稿人員依據公文的基本要求，對草稿的體式、內容、文字等進行全面的初審，然后交由部門負責人審核，嚴把政策法律關、文字邏輯關和公文格式關，核稿人要在發文稿審批單“核稿”欄簽名。

會簽。各職能部門的公文草稿經擬稿人、部門負責人審核后，由擬稿人送分管領導審核，并在發文稿審批單“會簽”欄簽署分管領導意見；公文內容涉及到其他有關部門事宜的，要事先送有關部門分管領導審核。黨政聯合行文的需要分別由黨委和政府的分管領導審核并簽署意見。

簽發。簽發是領導對文稿的最后審批，公文草稿經分管領導審核、會簽后，由鎮長或書記簽發（黨委文件由鎮黨委書記簽發，政府文件由鎮長簽發，黨政聯合發文的由黨委書記簽發），簽發后的文稿即成為最后定稿。

校對。擬稿人負責校對工作，在印制前要以公文定稿為基準，進行認真仔細地校對，連標點符號也不能放過，把住文件制發的最后一關。

編號。擬稿部門將簽發的最終定稿及電子版遞交至黨政辦，領取文號。

繕印。擬稿人負責對經領導簽發后的文稿進行印制，在繕印過程中，必須做到：

（1）必須以經領導簽發后的定稿為依據，忠于原稿，不得隨意改動，確需改動的要報經簽發領導批準。

（2）嚴格按公文格式進行排版，做到版面清晰、美觀。

（3）注意保密，文印人員不得讓別人隨便翻閱文稿。對印制的底稿、廢頁也要管理好，防止泄密。

蓋查。

分發和歸檔。由擬稿部門分發，黨政辦保存電子版及紙質版。

二、公文收文辦理

1.概念：是收受公文并從中提取有關信息、處理各種公務的活動。是收發機關履行其法定職能使公文產生實際效用的過程。范圍指機關自收到公文直至閱辦完畢的全部過程。具體環節如簽收、登記、審核、擬辦等。

2.流程：

簽收、登記。各站所室收到公文后，登記填寫《文處理箋》，送至相關領導審簽。

傳閱。審簽后由承辦站所室分發至相關領導傳閱，并作好記載。

存檔。傳閱后的文件由承辦室交到黨政辦統一存檔。