第一篇：《檔案管理實(shí)施辦法》

檔案管理實(shí)施細(xì)則

第一章 總 則

第一條 為了加強(qiáng)學(xué)院的檔案工作，更好地為教學(xué)、科研、管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》制定本細(xì)則。

第二條 本細(xì)則所稱的學(xué)院檔案，是指我院從事教學(xué)、科研、黨政管理及其他各項活動直接形成的對學(xué)院有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第二章 檔案室的基本任務(wù)

第三條 檔案室的基本任務(wù)如下：

一、貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律和法規(guī)，負(fù)責(zé)學(xué)院院檔案室的建設(shè)與管理；

二、制定學(xué)院檔案工作規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行；

三、負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、分類鑒定、統(tǒng)計、保管全院的各類檔案及有關(guān)材料；

四、開展檔案利用工作；

五、負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源；

六、組織全院檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)；

七、開展檔案宣傳工作和利用教育活動；

八、開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動。

第四條 學(xué)院各處室、系：必須有一名負(fù)責(zé)人分管該部門的檔案工作，并配備一名（兼）職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集，整理和移交工作。

第三章 經(jīng)費(fèi)、庫房和設(shè)備

第五條 檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)院預(yù)算，統(tǒng)籌解決，用于文件歸檔和檔案裝具等設(shè)備。

第六條 學(xué)院為檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房。第七條 學(xué)院有計劃地為檔案室配置復(fù)印、錄音、錄像等設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理。

第四章

各類檔案歸檔制度

第八條 文書檔案歸檔制度

為了完整系統(tǒng)的保存本院在工作活動中形成的各種門類和各種載體檔案，提 高歸檔文件材料的質(zhì)量，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，有效的為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和學(xué)院各項工作服務(wù)，根據(jù)學(xué)院工作實(shí)際，特制定本制度。

一、歸案范圍

1、上級機(jī)關(guān)的文件材料：

(1)上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料。

(2)上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于學(xué)院主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的文件以及非學(xué)院主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。

(3)上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本校工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有關(guān)特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

(4)代表上級機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本。(5)上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)的本校的文件（包括報紙刊物轉(zhuǎn)載）。

2、本院文件材料

（1）本院黨、政、工、團(tuán)召開的代表大會、工作會議及專業(yè)會議的全部文件材料。

（2）本院印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)的）各種正式文件及簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿。

（3）本院的請示及上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件。

（4）本院及內(nèi)部職能部門形成的工作計劃、總結(jié)、請示、報告、決議、決定。（5）本院黨委會議、院長辦公會記錄、紀(jì)要。

（6）反映本院業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料。（7）德育工作計劃、總結(jié)。

（8）本院檢查個部門工作，調(diào)查形成文件的重要材料。（9）本院的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料（包括計算機(jī)軟盤等）。（10）本院歷年教職工、黨員花名冊。

（11）內(nèi)容重要的群眾來信來訪材料、領(lǐng)導(dǎo)的指示和本院處理來信；來訪形成的記錄、摘要、調(diào)查處理報告、統(tǒng)計分析材料等。

（12）本院領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動形成的重要信件、電報、電話記錄，從外機(jī)關(guān)帶回的與本院有關(guān)的文件材料。

（13）本院成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印信、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，人員編制的文件材料。

（14）本院專業(yè)設(shè)置、學(xué)制、教學(xué)改革等形成的文件材料。（15）本院制定的工作條例規(guī)章制度等材料。

（16）本院的歷史沿革、大事記、年鑒及反映本校重要活動事件的簡報、榮譽(yù)、獎勵證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物照片等。

（17）本院關(guān)于職工調(diào)動、招工、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退休、離休等文件材料。

（18）本院評殘、撫恤、人員死亡處理等工作形成的文件材料。（19）本院關(guān)于職工獎勵、處分決定等文件材料。

（20）本院干部任免、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定聘任形成的文件材料。（21）本院紀(jì)檢、保衛(wèi)、保管、保密工作形成的文件材料。

（22）本院職工調(diào)動工作的工資、行政、黨、團(tuán)、工會組織介紹信存根。（23）本院與有關(guān)單位和人員簽定的各種合同、協(xié)議書等材料。（24）本院基本建設(shè)管理形成的文件材料。（25）本院房地產(chǎn)證件等材料。

（26）本院財產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證。

（27）本院編輯的反映主要職能活動的出版物定稿和樣本。（28）本院普查、評估工作形成的文件材料。

2、同級機(jī)關(guān)和非屬機(jī)關(guān)的文件材料。

（1）同級機(jī)關(guān)和非屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的，非本校主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件。（2）有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對本校檢查形成的重要文件。

（3）同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本校聯(lián)系協(xié)商工作的重要信件和協(xié)作會議文件材料等。

二、不歸檔的文件材料

1、上級機(jī)關(guān)的文件材料：

（1）上級機(jī)關(guān)任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件、普發(fā)供參閱不辦的文件材料。

（2）上級機(jī)關(guān)征求意見未定稿的文件。

2、本院的文件材料：（1）重份文件。

（2）無參考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。

（3）未經(jīng)討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效的文件材料。（4）從正式文件摘錄供參考的非證明材料。（5）無特殊保存價值的信件，一般性表態(tài)、詢問、一般性問題，提出一般性建議或意見的群眾來信。

（6）為參考目的從各方面收集的文件材料。

3、同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料

（1）參加非主管機(jī)關(guān)召開的會議，又不需要貫徹執(zhí)行和無參考價值的文件材料。

（2）非隸屬機(jī)關(guān)抄送的，不需要辦理的文件材料。

三、歸檔要求

1、歸檔文件齊全、完整。

2、分類標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)系統(tǒng)，在結(jié)合六個特征組卷時，照顧文件的不同價值，保持文件之間的密切聯(lián)系。

3、卷內(nèi)文件排列要有條理，按照文件的自然規(guī)律和保持文件之間的聯(lián)系的原則進(jìn)行組卷，以達(dá)到便于保存和查找的目的。

4、歸檔的文件材料，應(yīng)將每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與要求，各種文字形成的同一文件，分別列在一起，不得分開。

5、不同年度的文件一般不放在一起立卷，跨年度的立卷放在頭一年度立卷，跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷。

6、卷內(nèi)文件排列要有條理，按照文件的自然規(guī)律和保持件之間聯(lián)系的原則進(jìn)行組卷。密不可分的 文件應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后。

7、保管期限劃分清楚。根據(jù)保管期限表認(rèn)真考慮每一份文件的價值，準(zhǔn)確劃分保管期限。

8、折除金屬物，編寫張?zhí)枺韮?nèi)文件按排列順序號依次編寫頁號，圖表和聲像材料也應(yīng)在裝具上或聲橡材料背面逐件編號。

9、有關(guān)卷內(nèi)文件材料說明，逐項填寫在備考表內(nèi)。將立卷人、檢查人的姓名，立卷時間填寫清楚。

10、擬寫標(biāo)題簡明確切，案卷標(biāo)題要正確揭示出文件的作者、時間、內(nèi)容和名稱。文字簡練通順，合乎文法。政治觀點(diǎn)正確。

11、裝訂結(jié)實(shí)，整齊美觀。破損文件及時補(bǔ)修。

12、歸檔文件材料要紙張完整，字跡清楚，如有圓珠筆或書寫不清要在歸檔前復(fù)制。

13、歸檔的文件材料，一般圖紙文件1份，重要的2份。

14、索引和總目錄各一式1份。

四、歸檔時間

各處（室）系年度應(yīng)歸檔材料，收集、整理后應(yīng)于第二年四月底以前向檔案室移交。

第九條 教學(xué)檔案歸檔制度

教學(xué)檔案是學(xué)校檔案室的主體檔案，為了逐步健全教學(xué)檔案的管理，改進(jìn)教學(xué)環(huán)節(jié)，提高教學(xué)質(zhì)量，制定本制度。

一、歸檔范圍

1、教學(xué)大綱、訓(xùn)練大綱。

2、授課計劃、訓(xùn)練大綱。

3、教學(xué)進(jìn)程表。

4、教師任課表。（老師配備和課時安排）。

5、教師完成課時任務(wù)表。（工作量統(tǒng)計表）。

6、總課程表。

7、校歷。

8、教學(xué)日志。

9、為改進(jìn)教學(xué)所提出的設(shè)想建議等材料。

10、教學(xué)質(zhì)量講評等材料。

11、教學(xué)評估材料（評教、評學(xué)）。

12、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)材料。

13、學(xué)期教學(xué)工作及各教學(xué)部門的教學(xué)工作計劃總結(jié)等材料。

14、學(xué)生實(shí)習(xí)計劃、總結(jié)提綱、論文等材料。

15、題庫試卷、答案、試卷分析等。

16、有關(guān)教學(xué)的其它材料。

17、典型的教案、教學(xué)方法。

18、記分冊。

19、期末考試安排。20、調(diào)課規(guī)定和記錄。

21、教學(xué)秩序檢查記錄。

22、教材征訂單、審定表。

23、圖書館采購書目清單。

24、圖書館報損書目清單及修補(bǔ)清單。

25、圖書館資料編號、宣傳、介紹及登記清單。

26、學(xué)生模擬實(shí)習(xí)、畢業(yè)實(shí)習(xí)計劃、總結(jié)、實(shí)習(xí)成績、畢業(yè)實(shí)習(xí)報告、論文等。

27、實(shí)習(xí)基地建設(shè)規(guī)劃。

28、專業(yè)課程改革方案。

29、教育研究及信息交流工作計劃、總結(jié)、活動記錄。

30、招生簡章、專業(yè)設(shè)置、學(xué)籍、授課計劃、教師考核等系列材料。

31、參加各類比賽的秩序冊、成績冊等。

32、運(yùn)動員備案、注冊有關(guān)手續(xù)、等級運(yùn)動員及裁判員名單。

二、歸檔時間

每學(xué)年的每一學(xué)期初（十月二十日之前）移交上學(xué)年的檔案。第十條 學(xué)籍檔案的歸檔制度

為了建立完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的學(xué)籍檔案，適應(yīng)培養(yǎng)學(xué)生能力反饋信息的研究，更好地為社會服務(wù)，特制定本制度。

一、歸檔范圍

1、學(xué)生的學(xué)籍材料。

2、各類函授、培訓(xùn)班招生表。（招生計劃、合同、協(xié)議書、招生簡章、專業(yè)介紹等）。

3、畢業(yè)生畢業(yè)鑒定表。

4、畢業(yè)生各科成績單。

5、各類畢業(yè)生花名冊。（畢業(yè)生就業(yè)方案、計劃）

6、學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)、留級及復(fù)學(xué)的申請批復(fù)等文件材料。

7、學(xué)生獎懲材料。（評三好學(xué)生、優(yōu)秀班干部和先進(jìn)集體等）

8、錄取新生通知書存根。

9、畢業(yè)證存根。

10、歷屆畢業(yè)生合影。

11、有關(guān)學(xué)生工作的其它文件材料。（團(tuán)委、學(xué)生會計劃、總結(jié)以及學(xué)生會活動所形成的各類文件，班主任年度總結(jié)及其它活動和學(xué)生思想工作等材料

12、畢業(yè)生思想政治表現(xiàn)（畢業(yè)生調(diào)查表）包括工作、業(yè)務(wù)。

13、后進(jìn)生轉(zhuǎn)化工作計劃、總結(jié)。

14、團(tuán)委、學(xué)生會工作計劃、總結(jié)、活動記錄。

15、班主任工作計劃、總結(jié)、會議記錄等材料。

16、招生就業(yè)指導(dǎo)形成的有關(guān)材料。第十一條 電教檔案歸檔制度

為了加強(qiáng)電教檔案科學(xué)管理工作，建立完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的電教設(shè)備儀器檔案，使其管理科學(xué)化，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，制定本制度。

一、歸檔范圍

（一）電教設(shè)備歸檔范圍

1、電教設(shè)備隨機(jī)帶來的技術(shù)材料（設(shè)備圖紙使用說明書，線路圖、合格證等）。

2、設(shè)備開箱驗(yàn)收證明書。

3、保修單。

4、設(shè)備安裝任務(wù)、安裝規(guī)程、安裝驗(yàn)收單。

5、設(shè)備保養(yǎng)記錄及技術(shù)調(diào)查情況。

6、設(shè)備事故及修理報告、記錄材料。

7、設(shè)備使用登記卡。

8、設(shè)備報廢申請、批示材料。

9、設(shè)備清點(diǎn)單。

10、設(shè)備改進(jìn)、改裝、申請審批文件等。

11、有關(guān)電教的其它材料。

12、設(shè)備移交書。

（二）電教材料歸檔范圍

1、電視教學(xué)的錄音帶、錄像等。

2、電視教學(xué)各項記錄。

3、電教計劃、總結(jié)。

4、學(xué)生學(xué)期成績表。

5、學(xué)分登記表。

6、有關(guān)電教其它文件。第十二條 聲像檔案歸檔制度

凡本單位工作活動中形成，并辦理完畢的具有保存價值的錄音、照片均由檔案室單獨(dú)設(shè)類，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

一、歸檔范圍

1、上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本院工作的聲像材料。

2、反映本院教學(xué)科研活動形式的聲像材料。

3、學(xué)院各類榮譽(yù)證書、獎狀、獎旗、獎杯等實(shí)物照片。

4、歷任院級領(lǐng)導(dǎo)、名人錄音及照片。

5、歷屆畢業(yè)生照片。

6、各種大型文體活動、比賽形成的聲像材料。

7、學(xué)院的重要設(shè)備照片。

8、各級各類模范人物、先進(jìn)工作者照片。

9、黨政工團(tuán)召開的重要會議、活動形成的聲像材料。

10、校容校貌及改造拆舊建新形成的聲像。

11、學(xué)院安全保衛(wèi)工作形成的聲像材料。

12、其它活動形成的有保存價值的聲像材料。第十三條 財會檔案制度

會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)重要史料和證據(jù)，是學(xué)院檔案室重要檔案之一。為了建立完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的財會檔案，充分發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)作用。根據(jù)國家檔案局、財政部《會計檔案管理辦法》特制定歸檔制度。

一、財會檔案歸案范圍

1、會計憑證。

2、會計賬簿。

3、會計報表（月、季、年報表）。

4、其它會計資料。

二、歸檔要求

1、會計憑證組卷時，要按憑證產(chǎn)生的日期和記帳憑證的順序排列，不得前后顛倒。

2、會計帳簿要按種類分別組卷。總帳、現(xiàn)金分帳、銀行存款帳、各種明細(xì)帳、登記簿、登記卡都分別組卷，不得混淆。

3、會計報表要按月、旬、季、年分別組卷。

4、其它會計資料按經(jīng)濟(jì)事項的自然形成及其它完整性分別立卷歸檔。

5、嚴(yán)格執(zhí)行會計檔案保管期限（永久、長期、短期）分別立卷歸檔。

6、檔案目錄，凡是永入、定期保存的檔案要分別逐卷填寫目錄索引，一式二份，一份留本處室使用，另一份隨檔案卷移交檔案室。

7、會計檔案必須按規(guī)定時間全部交給檔案室，不得由本部門自己保存。

三、歸檔時間

當(dāng)年會計檔案，可由財務(wù)處保管二年。期滿后，由財務(wù)部門編制清冊在每二年五月一日前移交給檔案室。

第十四條 基建檔案歸檔制度

為了建立完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、精練的基本建設(shè)檔案，更好地發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。

一、歸檔范圍

1、申請基建報告、批復(fù)。

2、有關(guān)基建項目的委托書或合同書。

3、工程概算、預(yù)算。

4、設(shè)計方案、重要協(xié)議、合同。

5、土建、水暖、電施工圖紙以及通用定型設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)圖。

6、開工報告施工執(zhí)照及批復(fù)文件材料。

7、單位工程評定記錄、工程質(zhì)量鑒定、交工驗(yàn)收證明書。

8、工程竣工決算及審批材料。

9、工程改建及加固圖。

10、購買房基地的房契、地契及各種協(xié)議書。

11、有關(guān)基本建設(shè)的其它材料。

二、歸檔要求

1、凡需歸檔的基建文件材料，經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審查后，按完整、準(zhǔn)確、精練的要求系統(tǒng)驗(yàn)收歸檔。

2、歸檔的基建材料，必須做到書寫材料規(guī)范，字跡工整，圖樣清晰，格式統(tǒng)一。

3、凡歸檔的文件材料必須簽字、蓋章，各種手續(xù)完備，以便永久保存。

4、凡歸檔的文件材料均由總務(wù)處負(fù)責(zé)整理后，移交給檔案室。

三、歸檔時間

1、全院性有關(guān)基建方面的科技文件材料每年末歸檔一次。

2、單項工程可根據(jù)實(shí)際情況，待工程完工后按歸檔范圍整理歸檔及時移交檔案室。

第十五條 教師業(yè)務(wù)檔案歸檔制度 教師業(yè)務(wù)檔案是每個教師在工作實(shí)踐中的真實(shí)記錄，也是對教師業(yè)務(wù)能力及工作水平考核的重要依據(jù)。為此特制定教師業(yè)務(wù)檔案歸檔制度。

一、歸檔范圍

1、教師業(yè)務(wù)檔案表。

2、教師授課計劃。

3、教師授課教案。

4、教師考核表。

5、自編教材、講義及輔導(dǎo)材料，被院以上部門承認(rèn)并采用了的。

6、在各級報刊、雜志上發(fā)表的論文、著作等。

7、專業(yè)基礎(chǔ)課教師實(shí)踐年限。

8、職稱評定表及有關(guān)材料。

9、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

10、有關(guān)教學(xué)工作的其他材料。

二、歸檔要求

1、歸檔的文件材料必須做到書寫規(guī)范，字跡工整。

2、凡歸檔的文字材料一律用鋼筆或毛筆書寫。

3、歸檔的業(yè)務(wù)教材必須做到齊全完整。

4、每人一盒，統(tǒng)一標(biāo)寫大流水號。

5、教師業(yè)務(wù)檔案登記簿一式二冊，一冊教務(wù)處留用，另一冊隨檔一起移交檔案室。

6、凡歸檔的教師業(yè)務(wù)檔案材料均由教務(wù)處收集、整理、裝訂歸檔。第十六條 人事檔案的歸檔制度

人事檔案是個人經(jīng)歷和社會實(shí)踐的記錄，是德、能、勤、績的具體反映。為更好地、歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部提供依據(jù)，根據(jù)中央組織部《關(guān)于干部檔案材料收集整理的暫行規(guī)定》特制定本制度。

一、歸檔范圍

1、本院職工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各類人員登記表、履歷表、任免呈報表、民主評議和組織、考核形成的綜合材料，及離退休審批表。

2、錄用和聘用干部工人中形成的審批表、合同書、政審材料等。

3、參加縣級以上各類代表會議形成的登記表、簡歷、政績材料。

4、辦理出國、出境人員審批表、登記表及在國外、境外表現(xiàn)情況鑒定表。

5、工資、各種待遇審批表及有關(guān)解決工資待遇的報批材料。

6、國民教育、成人教育和干部培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生登記表、成績表、畢業(yè)登記表，授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明及鑒定材料等。

7、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)工作中形成的專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料。

8、更改姓名、民族、年齡、國籍、入黨時間、參加工作時間等過程中形成的個人申請、組織審批報告，上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。

9、黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的材料，已批準(zhǔn)的入黨志愿書、申請書和轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料。黨員登記過程中形成的材料、團(tuán)員入團(tuán)及退團(tuán)有關(guān)材料，加入民主黨派的有關(guān)材料。

10、干部審查工作中形成的調(diào)查報告、結(jié)論、上級批復(fù)、個人對結(jié)論意見、檢查交待或說明的材料，以及作為依據(jù)的調(diào)查證明材料；甄別、復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。

11、表彰獎勵活動中形成的各級先進(jìn)人物登記表，先進(jìn)模范事跡、獎勵通報材料。

12、組織布置填寫的履歷、自傳、組織鑒定、自我鑒定材料。

13、紀(jì)律檢查、監(jiān)察和行政管理工作中形成的處分材料撤銷處分材料。

14、干部創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著有重大影響的論文。

15、體檢及公傷致殘確定等級的材料。

16、辦理干部喪事活動中形成的悼詞（生平）、訃告及非正常死亡的調(diào)查報告等。

17、其他可提供組織參考有保存價值的材料。

二、歸檔要求

1、必須是辦理完畢的正式文件材料。

2、必須完整齊全、真實(shí)、文字清楚、對象明確、寫明承辦單位及時間。

3、必須手續(xù)完備，準(zhǔn)確無誤。

4、檔案材料不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)色墨水及復(fù)寫紙書寫。

三、歸檔時間

1、產(chǎn)生的文件材料及時裝袋。

2、每年初（3—4月份）整理歸檔一次。

第五章 各類檔案保管期限

第十七條 文書檔案保管期限

一、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的文件材料

1、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本院主管的業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的重要文件材料。

永久

2、一般文件材料。

長期

二、上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查工作形成的文件材料

1、方針政策及重要的業(yè)務(wù)問題

2、一般性業(yè)務(wù)問題。

長期

三、本院黨團(tuán)、工會會議產(chǎn)生的文件材料

1、院黨委重要會議通知、議程、名單、決議、決定、永久

2、工會、團(tuán)委會議材料。

長期

四、本院召開的工作會議、業(yè)務(wù)會議及表獎會議文件材料

1、重要的會議通知、日程、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話。

2、一般會議材料、典型發(fā)言摘要。

長期

五、本院頒發(fā)的文件材料

1、方針政策法規(guī)性材料，重要業(yè)務(wù)問題的材料。永久

2、各種制度條例及一般業(yè)務(wù)問題的材料。

長期

3、事務(wù)性有參考價值的材料。

短期

六、本院請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)

1、方針政策性重要問題。

永久

2、一般事物性問題。

短期

七、本院制定有關(guān)反映主要職能活動的計劃、總結(jié)。

1、重要的、專題的年度和年度以上的材料。

永久

2、學(xué)期有關(guān)材料。

長期

3、月份的及周安排。

短期

八、本院調(diào)查研究形成的文件材料

九、本院統(tǒng)計報表資料

1、年度和年度以上。

永久

2、季節(jié)、月份。

短期

十、本院與外單位簽訂的各種合同

1、有歷史意義和長遠(yuǎn)價值。

永久

領(lǐng)導(dǎo)講話。永久

2、一般性。

短期

十一、本院內(nèi)簽訂的合同協(xié)議書

1、正式職工承包合同協(xié)議書。

長期

2、臨時合同。

短期

十二、本院成立撤銷更改校名啟用的印章等文件。永久

十三、本院干部任免文件材料

1、院級領(lǐng)導(dǎo)人。

永久

2、本院內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人。

長期

十四、本院勞模、先進(jìn)工作者、優(yōu)秀黨員等文件材料

1、省級以上。

永久

2、地縣級以下。

長期

十五、本院對有關(guān)人員的處分材料

1、影響大，問題嚴(yán)重。

永久

2、一般處分材料。

長期

十六、本院職工錄用、調(diào)資、離退體、職務(wù)聘任，死亡文件材料。

永久

十七、本院黨委行政會議記錄、紀(jì)要

1、院級記錄、紀(jì)要。

永久

2、各處室職能部門。長期

十八、本院職工轉(zhuǎn)移工資、行政黨團(tuán)介紹信及存根 長期

十九、本院的沿革、大事紀(jì)、職工黨員花名冊 永久

二十、本院財產(chǎn)、物資、檔案交接憑證 永久 二

十一、本院編輯出版物

1、樣本和重要的原稿清樣。

永久

2、一般性。

長期 二

十二、本院處理人民來信來訪的文件材料

1、有上級機(jī)關(guān)和本院領(lǐng)導(dǎo)重要指示并處理結(jié)果。長期

2、沒有處理結(jié)果。

短期 二

十三、校際之間協(xié)作會議產(chǎn)生的文件材料。

長期 二

十四、評估材料。

永久 第十八條 教學(xué)檔案保管期限

一、教學(xué)大綱。

永久

二、教學(xué)計劃總結(jié)。

1、年度及年度以上。

永久

2、學(xué)期及各處室。

短期

三、教學(xué)授課計劃。

長期

四、教師完成任務(wù)表。

永久

五、總課程表。

永久

六、課時安排。

短期

七、校歷。

永久

八、教學(xué)質(zhì)量檢查、評估材料

1、有認(rèn)定結(jié)果。

永久

2、一般材料。

長期

九、為改進(jìn)教學(xué)提出的設(shè)想，建議文件材料

1、有價值被采用材料。

長期

2、未被錄用。

短期

十、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)材料。

長期

十一、學(xué)生實(shí)習(xí)計劃。

長期

十二、題庫試題答案。

短期 第十九條 學(xué)籍檔案保管期限

一、招生登記表。

長期

二、學(xué)籍檔案。

永久

三、學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)、留級生等文件材料。永久

四、學(xué)生獎懲材料。

長期

五、畢業(yè)生鑒定。

永久

六、畢業(yè)生各處室成績單。

短期

七、各類畢業(yè)生花名冊。

永久

八、錄取通知書存根。

短期

九、畢業(yè)證存根。

永久

十、歷屆畢業(yè)生合影。

永久

十一、計劃總結(jié)。

長期

十二、開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮領(lǐng)導(dǎo)講話等材料。長期 第二十條 科技檔案保管期限

一、電教設(shè)備

1、設(shè)備儀器說明書、裝箱單、安裝圖。

長期

2、設(shè)備作用維修記錄。

長期

3、重大設(shè)備事故的調(diào)查報告、事故分析等材料。永久

4、進(jìn)出設(shè)備登記表。

永久

二、基建

1、本院編制的基建、擴(kuò)建、維修計劃報告等。

2、施工報告、批復(fù)圖紙等。

3、施工過程中簽定的各種合同、協(xié)議書。

4、施工預(yù)決算和驗(yàn)收總結(jié)報告等材料。

三、科研

1、科研遠(yuǎn)景規(guī)劃、試驗(yàn)研究大綱。

2、研究中各種實(shí)驗(yàn)記錄、照片及計算機(jī)分析資料。

3、對本院科研成果的鑒定和評價材料。

4、科研中產(chǎn)生其它材料。

第二十一條 會計檔案管理期限

一、會計憑證

1、原始憑證、記帳憑證和匯總憑證。

152、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

3二、會計帳簿

1、日記帳。

152、明細(xì)帳。

253、總帳。

154、固定資產(chǎn)卡片。

55、輔助帳簿。

三、會計報表。

1、主要財務(wù)指標(biāo)快報。

32、年度會計報表。

四、其它

1、會計移交清冊。

永久 長期 永久 永久 永久

永久 永久 長期 年 年 年 年 年 年 15年 3年 年

永久 15年

2、會計檔案保管清冊。

25年

3、會計檔案銷毀清冊。

25年 第二十二條 聲像檔案保管期限

一、上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查工作形成的聲像材料。永久

永久

二、本院黨政機(jī)構(gòu)組建、黨代會等重要會議形成的聲像材料。

三、本院召開的職代會、團(tuán)代會及各種專業(yè)會議形成的聲像材料。

長期

四、反映本單位重要職能活動的聲像材料。

永久

五、反映校容校貌的照片。

永久

六、本院各種榮譽(yù)照片、底片。

永久

七、歷屆院級領(lǐng)導(dǎo)人照片。

永久

八、優(yōu)秀黨員、先進(jìn)工作者照片、底片。長久

九、職工文體活動形成音像材料。

永久

十、學(xué)生畢業(yè)生照片、底片。

永久

十一、本院安全保衛(wèi)形成的照片、底片。長期

十二、其它活動中形成的具有保存價值的聲像材料。長期

第六章 檔案管理制度

一、安全保護(hù)制度

1、檔案必須單獨(dú)設(shè)立庫房，嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)辦公。

2、檔案庫房門窗要牢固，裝報警設(shè)備，上保險銷。

3、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，庫內(nèi)必須設(shè)有滅火裝置（滅火器）。

4、非檔案人員嚴(yán)禁進(jìn)入庫內(nèi)，查找檔案一律由檔案人員進(jìn)行。

二、庫房管理制度

1、檔案庫房是存放檔案的要地，非檔案工作人員不得隨意進(jìn)入庫房，庫房及檔案櫥、柜的鑰匙要專人集中管理，不得隨意轉(zhuǎn)讓他人，每天下班前要檢查門窗。

2、檔案庫房嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放食品和易燃易爆品。

3、庫房卷櫥排列整齊，美觀以供方便查找，提取案卷。

4、定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查以保證檔案的完整與安全。

5、庫房必須清潔衛(wèi)生經(jīng)常打掃吸塵，做好八防。

6、庫房必須設(shè)有溫濕度計，溫度必須控制在14—18℃之間，相對濕度50%—65%之間，要經(jīng)常觀察填好溫度記錄。

7、及時修補(bǔ)或更換復(fù)制損壞的案卷，保證保存期限。

三、檔案借閱利用制度

檔案工作最根本目的是利用，為了便于充分利用檔案，使其更好地為社會服務(wù)，特制定檔案利用制度。

1、凡本院職工借閱利用檔案均應(yīng)到檔案室辦理借閱手續(xù)。

2、借閱檔案一般在閱覽室閱覽，如確因工作需要借出，需經(jīng)院辦主任同意方可借出，并填寫檔案借閱登記簿。

3、借閱檔案需精心愛護(hù)和妥善保管。不得擅自撕頁、拆卷、沾污劃線或作其它標(biāo)記，未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁復(fù)制或帶出校外，發(fā)現(xiàn)上述情況除負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)上的損失并追究政治上的責(zé)任。

4、凡查閱重要檔案（含會議記錄、財會檔案）必須由主管院長批準(zhǔn)；只能在檔案室查閱，不準(zhǔn)將檔案帶出。查閱財會檔案需兩人以上（一般需有財會室負(fù)責(zé)人參加）方可查閱。

5、因工作需要摘要檔案機(jī)密材料要經(jīng)主管院長批準(zhǔn)，并對所摘錄的一切材料進(jìn)行校對、審核后才能帶出。被帶出的材料，利用者負(fù)責(zé)保守機(jī)密。

6、凡是外單位來查閱檔案，必須持單位介紹信，經(jīng)院辦主任批準(zhǔn)后方可接待。機(jī)密以上的由主管院長批準(zhǔn)。

7、經(jīng)批準(zhǔn)借出的檔案最長不超過十天，不按期歸還者，下次可拒絕借閱。

8、對所借出的檔案交還時，檔案員必須進(jìn)行詳細(xì)查對清點(diǎn)驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)有污損有權(quán)拒收。

9、凡查閱檔案者，應(yīng)在利用檔案之后，將利用情況及效益反饋檔案室，填寫在檔案利用情況登記簿上。

四、檔案統(tǒng)計制度

為了更好地學(xué)習(xí)掌握檔案的利用，準(zhǔn)確地提示檔案工作基本情況，為教學(xué)研究、科研提供可靠的依據(jù)，特制定本制度。

1、統(tǒng)計內(nèi)容

（1）上級下發(fā)的各種統(tǒng)計報表（2）庫存檔案門類、數(shù)量及保管期限（3）檔案收進(jìn)移出情況（4）檔案提供利用情況（5）檔案銷毀鑒定情況

2、統(tǒng)計要求

（1）及時填報各種登記表做到帳物相符，帳表相符。

（2）按時準(zhǔn)確地統(tǒng)計上報各類檔案情況及報表，不得虛報、瞞報、拒報和仿報。

（3）各種統(tǒng)計簿要字跡工整，一律用鋼筆填寫，不得涂改。

五、檔案鑒定銷毀制度

1、檔案銷毀，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人會同鑒定委員會一起審查鑒定，報院長辦公會批準(zhǔn)，財會檔案室需經(jīng)財政部門同意才能銷毀。

2、對銷毀的檔案，要認(rèn)真做好登記審批工作，銷毀檔案手續(xù)要健全，有監(jiān)銷人參加，并在銷毀清冊上簽字，存留備查。

3、根據(jù)檔案保存期限表，結(jié)合學(xué)院實(shí)際，定期對檔案進(jìn)行鑒定。

4、銷毀財會檔案內(nèi)的工資表，單獨(dú)抽出，另行立卷做永久保存。

5、對未了結(jié)的債務(wù)的原始憑證應(yīng)單獨(dú)抽出，另外立卷。待債務(wù)子結(jié)時為止。

6、做好鑒定、銷毀檔案的原始記錄和統(tǒng)計。

六、保密制度

保守黨和國家機(jī)密是每個檔案工作人員的職責(zé)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。

1、檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守《保密法》，時刻提高警惕，同一切破壞、盜竊檔案的行為作斗爭，確保檔案的安全。

2、檔案人員要做到不該說的絕對不說，不該做的絕對不做。

3、利用機(jī)密以上的檔案，必須由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)，方可借閱并由檔案工作人員指定閱讀地點(diǎn)。查閱人員不得將檔案帶出或放置他處，不得向無關(guān)人員談?wù)摚孤﹥?nèi)容。

4、復(fù)制機(jī)密檔案，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格控制份數(shù)，對所余部分要妥善處理，不得私自存留。

5、發(fā)現(xiàn)檔案丟失，應(yīng)立即報告，及時采取措施。

6、嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。

第七章 崗位責(zé)任制

一、分管院長責(zé)任制

1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，負(fù)責(zé)對全院檔案工作的統(tǒng) 一領(lǐng)導(dǎo)。

2、負(fù)責(zé)把檔案工作納入學(xué)院管理和學(xué)院發(fā)展規(guī)劃。

3、負(fù)責(zé)本院檔案工作的檢查、總結(jié)、評比和升級的領(lǐng)導(dǎo)工作，定期召開會議，解決存在的問題。

4、負(fù)責(zé)本院檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配備工作，并對校內(nèi)庫房建設(shè)、設(shè)備購置等項開支計劃進(jìn)行審核。

5、負(fù)責(zé)在全院召開的有關(guān)布置檢查、總結(jié)工作會議上，同時布置檢查總結(jié)檔案工作。

6、負(fù)責(zé)歷年各有關(guān)處室檔案移交工作的督促檢查工作。

二、綜合檔案室主任崗位責(zé)任制（院辦主任兼）

1、在分管院長領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)制定檔案的工作計劃、主持處理檔案日常工作。

2、組織各處室、系專職兼檔案員堅持業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)《檔案法》和國家有關(guān)方針政策，不斷提高全體檔案人員的思想覺悟和業(yè)務(wù)素質(zhì)，并針對存在問題提出要求。

3、負(fù)責(zé)組織制定檔案工作管制度。在執(zhí)行過程中不斷補(bǔ)充和完善。

4、針對全院檔案工作進(jìn)行經(jīng)常性的檢查、指導(dǎo)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)信息反饋，有計劃有步驟地安排檔案人員培訓(xùn)并按崗責(zé)任制進(jìn)行考核。

5、負(fù)責(zé)檢查督促科技、文書、財務(wù)、聲像檔案等收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、清理、銷毀工作。

6、負(fù)責(zé)檔案的安全、保密工作。

三、綜合檔案員崗位責(zé)任制

1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》和各項規(guī)章制度。在院辦主任領(lǐng)導(dǎo)下會同有關(guān)業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)本院各類檔案材料收集、整理、編研、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等項工作。使各項工作均達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。

2、負(fù)責(zé)文件、檔案的質(zhì)量檢查和各處室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

3、為了做好檔案的利用工作，要有計劃地編制專題目錄索引，文件匯集及案卷的雙套索引查找工具。

4、及時修補(bǔ)，更換損壞的案卷，保證檔案保存期限。

5、做好檔案保管的安全、衛(wèi)生及八防工作。

6、積極向借閱者提供利用檔案并及時做好信息反饋利用情況的統(tǒng)效益實(shí)例選編工作。

7、接待查檔者要熱情、周到。

8、每學(xué)期結(jié)束清點(diǎn)一次庫房檔案，做到存儲檔案清楚，帳件相符。

9、要經(jīng)常保持庫房清潔衛(wèi)生定期除塵，經(jīng)常查看溫濕度計，保持庫房正常溫濕度。

10、嚴(yán)格遵守《保密法》，嚴(yán)守檔案機(jī)密。做到不該說的絕對不說，不該做的絕對不做。確保檔案安全。11、12、13、14、平。

15、嚴(yán)格遵守學(xué)院的各項規(guī)章制度。

四、教學(xué)檔案員崗位責(zé)任制

1、明確歸檔范圍，及時收集整理本處室的文件材料，確保檔案材料齊全、完整。

2、認(rèn)真分類、編目，做到清楚、準(zhǔn)確。

3、教師業(yè)務(wù)檔案及時分類、裝袋，每年到檔案室整理移交一次。

4、定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，保證檔案的完整與安全。

5、及時修補(bǔ)或更換復(fù)制損壞案卷。

6、嚴(yán)格借閱手續(xù)，檔案一般不外借，確因工作需要，需經(jīng)教務(wù)處長批準(zhǔn)方可借出。

7、查找檔案一律由檔案工作人員，不許他人介入。

8、認(rèn)真執(zhí)行《保密法》，嚴(yán)守檔案機(jī)密，確保檔案安全。

9、嚴(yán)格遵守歸檔制度，及時向檔案室移交檔案。

10、忠于檔案事業(yè)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和管理水平。

11、在檔案工作歸檔業(yè)務(wù)上接受院專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。

五、學(xué)籍檔案員崗位責(zé)任制

1、及時收集、整理在本處室形成的具有保存價值的檔案材料，確保本處室檔案材料齊全完整。

2、對檔案材料要進(jìn)行認(rèn)真的鑒定，科學(xué)地確定檔案保管期限。主動參加學(xué)校的教學(xué)、科研活動以及基建工程竣工驗(yàn)收活動以保證注意積累各種資料以供利用。

及時接受各處室移交上來的檔案，進(jìn)行系統(tǒng)編目、排列。熱愛檔案事業(yè)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和現(xiàn)代化管理水檔案材料的齊全完整。

3、按規(guī)定認(rèn)真編寫案卷目錄、索引，使之科學(xué)化、系統(tǒng)化、條理化，以便利用查找。

4、做好“八防”工作，對殘破的檔案及時修補(bǔ)。杜絕圓珠筆跡進(jìn)入檔案。

5、認(rèn)真執(zhí)行保密制度，妥善保管好本處室的文件材料。嚴(yán)格按規(guī)定取放檔案。

6、及時向檔案室匯報檔案管理情況和存在問題，提出自己的合理化建議，改進(jìn)和提高檔案管理水平。

7、熱情接待查檔人員，做好檔案的提供利用工作。

8、按學(xué)院歸檔要求，及時向檔案室移交檔案。做到手續(xù)清楚、責(zé)任明確。

9、在檔案歸檔業(yè)務(wù)上接受專職檔案人員監(jiān)督指導(dǎo)。

六、財會檔案員崗位責(zé)任制

1、應(yīng)歸檔的會計檔案必須齊全完整。

2、認(rèn)真整理組卷。劃定保管期限準(zhǔn)確，封面書寫要工整，裝訂牢固。

3、定期檢查檔案，對破損的檔案，要及時修補(bǔ)復(fù)制。

4、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不得隨意將檔案外借，銷毀和損壞。

5、按規(guī)定及時向檔案室移交檔案并填寫好移交清單。

七、電教室、實(shí)驗(yàn)室檔案員崗位責(zé)任制

1、對本處室在工作中形成的具有保存價值的文字、技術(shù)科研材料、電教材料和聲像資料等進(jìn)行搜集、整理、核實(shí)，做到歸檔齊全完整。

2、對本處室的生產(chǎn)技術(shù)檔案及圖紙，基建、設(shè)備維修檔案材料負(fù)責(zé)填寫整理保管。

3、根據(jù)我院歸檔要求，對本處室的材料要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的分類、整理、立卷、編造清冊，并填寫移交目錄后向檔案室移交。

4、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不得隨意將檔案外借，如確因工作需要外借時需經(jīng)處室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必要時需經(jīng)主管院長批準(zhǔn)方可借出。

5、保證對本部門保管的檔案保持完整，對不完整的資料進(jìn)行搜集、補(bǔ)充，對破損資料及時修補(bǔ)粘裱。

第八章 獎勵與懲罰

一、凡為我院檔案工作做出貢獻(xiàn)并有突出業(yè)績者，將根據(jù)貢獻(xiàn)大小給予表彰和授于榮譽(yù)稱號。

二、凡丟失、失密、損壞學(xué)院檔案者，按照情節(jié)輕重，分別給予經(jīng)濟(jì)制 裁或行政處分，嚴(yán)重違法者，依法懲處。

第九章 附 則

一、本細(xì)則是我院管理的重要組成部分，也是全院檔案工作的指導(dǎo)性文件，各部門處室必須認(rèn)真執(zhí)行。

二、本細(xì)則自頒發(fā)之日起試行，本細(xì)則與上級文件有低觸的以上級文件為準(zhǔn)。

二00四年十二月二十三日

第二篇：物業(yè)公司檔案管理實(shí)施辦法

光大物業(yè)公司檔案管理實(shí)施辦法

（試 行）

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)公司各類檔案的規(guī)范管理，確保公司檔案的保管和使用安全，從而更好地為員工各項工作提供服務(wù)，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)《光大集團(tuán)檔案管理制度》的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，特制訂本實(shí)施辦法。

第二條 本制度適用于公司各部門及各管理處的檔案管理工作。第三條 根據(jù)業(yè)務(wù)檔案特點(diǎn)，管理范圍暫時不包括會計檔案、人事檔案，其管理工作暫由相關(guān)部門負(fù)責(zé)。

第二章 檔案體制及職責(zé)

第四條 組織機(jī)構(gòu)及崗位設(shè)置

1、公司行政人事部下設(shè)檔案室，并設(shè)兩名兼職檔案管理員；各部門分別設(shè)一名兼職檔案資料員；各管理處設(shè)立資料室，并設(shè)一名兼職檔案資料員。

2、檔案室負(fù)責(zé)公司檔案工作的全面領(lǐng)導(dǎo)，并設(shè)置專門檔案庫房對公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

3、財務(wù)、人事等業(yè)務(wù)性、保密性較強(qiáng)的部門，須設(shè)置一名兼職檔案員對會計檔案和人事檔案進(jìn)行專門管理。

第五條 檔案室主要職責(zé)

1、貫徹執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)和集團(tuán)檔案管理制度，制定公司文件 材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀等有關(guān)規(guī)定。

2、負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作，加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

3、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度，指導(dǎo)各部門做好文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作。

4、維護(hù)檔案的完整和安全，做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作。

5、負(fù)責(zé)公司檔案的編研工作。

6、協(xié)助推行集團(tuán)檔案管理信息化建設(shè)工作。

第三章 歸 檔

第六條 本辦法中的歸檔是指文書部門或業(yè)務(wù)部門將辦理完畢且有保存價值的文件材料，經(jīng)系統(tǒng)整理交本公司檔案室保存的過程。

第七條 歸檔范圍

1、公司文件材料的歸檔范圍、保管期限和歸檔責(zé)任部門（見附件一）

2、歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、照片及底片、實(shí)物等載體形式。

3、對于規(guī)定的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，必須按照規(guī)定，向檔案室移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕移交。

4、日常工作中，各部門兼職檔案資料員應(yīng)按照歸檔范圍要求做好本部門形成文件材料的收集工作，以免造成文件材料遺失。

第八條 歸檔時間

（一）各類文件材料歸檔時間要求：

1、管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

2、外購設(shè)備儀器的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。

3、員工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料在活動結(jié)束后及時歸檔。

4、會計文件材料在會計終了后由會計部門整理歸檔，移交公司會計檔案室保管。

5、電子文件邏輯歸檔實(shí)時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

6、光盤、照片及底片、實(shí)物等形式的文件材料在工作結(jié)束后及時歸檔。

7、下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：

（1）變更、修改、補(bǔ)充的相關(guān)文件材料；

（2）公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和員工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；

（3）其他臨時重要活動中形成的文件材料。

（二）各部門形成的文件材料具體歸檔時間（見附件一）

（三）各部門必須嚴(yán)格按照歸檔時間進(jìn)行歸檔，不得推遲和延誤。否則，將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

（四）如確因工作需要不能按時歸檔的部門，應(yīng)主動向公司檔案室報備，并安排專人妥善保存，待使用完畢后立即歸檔。

第九條 歸檔文件質(zhì)量要求

1、整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求，齊全完整。

2、歸檔的文件材料應(yīng)為原件。如確實(shí)無法保存原件的，可以保存復(fù)印 件，但必須說明原因并注明其原件存放處，必要時須加蓋印章。熱敏傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件。文件材料歸檔后不得更改。

3、非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

4、具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。

5、歸檔的文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。

6、歸檔的文件材料一般一式一份。重要的，利用頻繁的和有專門需要的可為一式二份或以上。

7、兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。

8、聲像類、實(shí)物類檔案畫面要求清晰完整，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并注明拍攝內(nèi)容、時間、地點(diǎn)等信息。

第十條 歸檔手續(xù)

1、各部門兼職檔案人員先檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，然后填寫檔案移交（接收）登記表（見附件二），打印一式兩份隨文件材料一起向檔案室移交。

2、檔案室接收檔案時，應(yīng)根據(jù)檔案移交登記表，與移交人共同逐頁清點(diǎn)，并要求雙方在檔案移交登記表上簽名確認(rèn)，各自保留一份以備查。對重要、機(jī)密類的案卷，需要認(rèn)真仔細(xì)核對，經(jīng)查驗(yàn)確信無誤后方可辦理簽收手續(xù)。

第四章 檔案分類

第十一條 檔案分類及其內(nèi)容

根據(jù)公司管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及形成特點(diǎn)，將公司檔案分成以下七大類：

1、文書檔案：主要包括公司文件、往來函件、上級來文、經(jīng)營管理等管理性文件材料。

2、設(shè)備儀器檔案：主要包括辦公設(shè)備、機(jī)械設(shè)備等跟設(shè)備有關(guān)的文件材料。

3、合同檔案：主要包括行政、后勤、工程、租賃等合同方面的文件材料。

4、聲像檔案：主要包括照片（附底片）、光盤等聲像方面的文件材料。

5、實(shí)物檔案：主要包括獎旗、獎牌、獎杯、贈品等。

6、會計檔案：主要包括憑證、賬簿、報表、銀行對賬單等。

7、人事檔案：主要包括在職員工的錄用、轉(zhuǎn)正、考核、獎懲等員工個人形成的文件材料。

第五章 檔案利用及保密

第十二條 檔案借閱的辦理

（一）借閱手續(xù)

1、公司員工借閱本部門或本管理處檔案，由所屬部門或管理處負(fù)責(zé)人審批后，檔案管理員可辦理借閱手續(xù)；借閱其他部門檔案，須先由所在部 門或管理處負(fù)責(zé)人審批，再提交公司行政人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。（借閱檔案審批單見附件三）

2、借閱非本部門的有密級檔案，須先經(jīng)原形成檔案的部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，再提交行政人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。

3、光大集團(tuán)范圍內(nèi)其它單位員工借閱本公司檔案，須提出借閱申請，并詳細(xì)注明借閱原由、利用范圍及內(nèi)容，經(jīng)所在公司負(fù)責(zé)人同意后，提交至檔案室，由檔案室報公司總經(jīng)理審批。

4、公司檔案主要供本公司及集團(tuán)范圍內(nèi)員工工作利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信，并注明利用者的身份、利用目的、范圍及內(nèi)容，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱。

5、借閱、查閱檔案，須填寫檔案借閱登記表，對借閱檔案相關(guān)情況進(jìn)行登記；凡已解決重大問題或取得較大效益的事項，應(yīng)及時反饋給公司檔案室，并及時填寫檔案利用效果登記表。

（二）借閱要求

1、借閱者須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記，更不得將借閱的檔案資料丟失或失竊。

2、復(fù)印檔案須在復(fù)印件上注明用途及時間，并在其上注明“再復(fù)印無效”字樣；復(fù)印完畢須將其原件當(dāng)場歸還，并由檔案管理員核實(shí)后辦理相關(guān)手續(xù)。

3、查閱檔案應(yīng)在檔案室進(jìn)行，不得私自抄錄或復(fù)制查閱的檔案。利用 完后應(yīng)及時歸還檔案室，由檔案管理員核對清點(diǎn)無誤后，方能簽收。

（三）借閱規(guī)定

1、借閱檔案最長應(yīng)在14個工作日內(nèi)歸還，如需繼續(xù)使用，須辦理續(xù)借手續(xù)，但只可續(xù)借一次，如過了續(xù)借期限還需使用，須重新辦理借閱手續(xù)；對于逾期不還且未辦理續(xù)借者，檔案室將發(fā)檔案借閱催還單或電話通知其歸還，若逾期一個月仍不歸還者，對于一般檔案將按每月100元予以罰款處理，有密級檔案按每月500元予以罰款，直至其歸還為止。

2、若集團(tuán)總部監(jiān)察部門根據(jù)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)指示對本公司及其部門開展具有查處辦案性質(zhì)的工作，檔案借閱無須上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

3、在職工作人員調(diào)動崗位或離職時，須退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離，否則，人事部門不得辦理相關(guān)手續(xù)；檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

4、借閱的檔案須妥善保管，一旦發(fā)生損壞、丟失等，應(yīng)立即向檔案室報告，檔案室將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

第十三條 檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛埽粶?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。

3、檔案室在立卷歸檔、整理保管、鑒定銷毀、提供利用等各個環(huán)節(jié)中都應(yīng)注意保密。

4、檔案分為一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級，各類檔案密級暫由檔案原形成部門確定。各部門在確定密級時，應(yīng)同時確定保密期限，一般情況下絕密事項不超過三十年，機(jī)密事項不超過二十年，秘密事項不超過十年。保密期限自標(biāo)明的制發(fā)日期起算。

5、查閱有密級的檔案，只能在檔案室內(nèi)或指定區(qū)域查閱，不得私自抄錄或復(fù)制。

6、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

7、各部門應(yīng)做好有密級檔案歸檔前的保密工作，屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的辦理必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行，采用電腦傳送的公司秘密性文件材料由相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)保密。

8、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)，查明情況嚴(yán)肅處理。

9、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，或者依法追究刑事責(zé)任。

10、檔案有下列情況之一者，不予開放利用：（1）涉及企業(yè)商業(yè)機(jī)密的；（2）涉及企業(yè)專利或技術(shù)秘密的；（3）涉及企業(yè)員工個人隱私的；（4）檔案形成部門有特別規(guī)定的。

第六章 檔案鑒定、統(tǒng)計和保管

第十四條 檔案鑒定與銷毀

（一）鑒定工作內(nèi)容

1、初始鑒定：各部門在文件歸檔時，剔除沒有保存價值的文件材料，對需要?dú)w檔的文件材料進(jìn)行初步鑒定以確定其保管期限。

2、歸檔鑒定：檔案室對各部門的鑒定情況進(jìn)行檢查，將不需要保存的檔案加以剔除，將原保管期限劃定不當(dāng)?shù)臋n案，重新進(jìn)行價值鑒定，調(diào)整保管期限。

3、定期復(fù)查鑒定：主要是鑒定庫存檔案的完整、損壞等狀態(tài)。

4、到期后鑒定：主要是對超過保管期限的檔案重新進(jìn)行價值審查，將失去保存價值的檔案剔除銷毀。

（二）檔案鑒定與銷毀工作流程

1、建立檔案鑒定工作小組。鑒定工作小組由檔案管理人員組織，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員共同組成。

2、檔案鑒定時，須逐件、逐卷審查并判定其價值，鑒定后須寫出鑒定報告，并由鑒定小組人員簽名；如果一個案卷中部分文件已失去保存價值，需抽出并在備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組人員簽名，并注明日期。

3、對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案材料，進(jìn)行登記造冊，并寫出銷毀報告，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。（不屬于歸檔范圍的文件材料的銷毀流程和已歸檔檔案的鑒定銷毀流程見附件四）。

（三）檔案銷毀規(guī)定

1、檔案立卷、歸檔后，未經(jīng)公司檔案鑒定小組鑒定且報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何部門或個人不得擅自銷毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案由檔案室組織統(tǒng)一送造紙廠銷毀，嚴(yán)禁將要銷毀 的檔案作為它用，或作廢紙出售。

3、為防止檔案的遺失和泄密，銷毀檔案必須有至少兩名監(jiān)銷人，銷毀完畢后，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

第十五條 檔案統(tǒng)計

1、檔案室應(yīng)做好平時的檔案統(tǒng)計臺帳和基礎(chǔ)原始登記工作，并在每年年中或年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。

2、統(tǒng)計工作必須做到實(shí)事求是，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合客觀實(shí)際，不得虛報、瞞報、漏報和偽造。

第十六條 檔案庫房的管理

1、檔案庫房由專人進(jìn)行管理，任何人員不許隨意進(jìn)入庫房。

2、檔案室應(yīng)按照“八防”要求對庫房進(jìn)行管理，盡可能全面妥善保管好各類檔案。

3、庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品，嚴(yán)禁煙火。

4、庫房應(yīng)進(jìn)行定期檢查，每年進(jìn)行一次全面盤查，對庫房設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。

第七章 附 則

第十七條 本制度由公司行政人事部檔案室負(fù)責(zé)解釋。第十八條 本制度自下發(fā)之日起施行。

第三篇：困難職工檔案管理實(shí)施辦法

困難職工檔案動態(tài)管理實(shí)施辦法

一、總 則

第一條，根據(jù)《中華全國總工會辦公廳建立困難職工檔案制度暫行辦法》（總工辦法[2006]36號）文件，結(jié)合本縣實(shí)際，特制訂本辦法。

第二條 建立困難職工檔案是工會組織掌握困難職工群眾狀況，開展送溫曖活動和幫扶工作，如實(shí)反映困難職工情況，推動解決相關(guān)問題的重要依據(jù)。

第三條 困難職工是指家庭人均收入低于當(dāng)?shù)爻擎?zhèn)居民最低生活保障線的職工；家庭人均收入略高于當(dāng)?shù)爻擎?zhèn)居民最低生活保障線，但因下崗失業(yè)、重大疾病、子女教育、意外災(zāi)難等原因造成家庭生活困難的職工；因遭受各類災(zāi)害、重大意外事故造成家庭生活困難的職工（以上職工含在當(dāng)?shù)鼐蜆I(yè)已加入工會組織的農(nóng)民工）。

第四條 困難職工檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級建立、動態(tài)管理。第五條 困難職工檔案包括三大類。

1、原始檔案：本人自然情況、家庭情況、困難程度、致困原因、技術(shù)特長、幫扶要求等；

2、綜合統(tǒng)計資料檔案；

3、工作資料檔案：具有保存價值的文字，新聞報道資料，圖表、照片、音像等。

二、檔案建立

第六條 工會按隸屬關(guān)系建立本級困難職工個人原始檔案，綜合統(tǒng)計資料檔案和工作資料檔案，并于每年6月底前向鎮(zhèn)總工會上報檔案情況以及統(tǒng)計資料。

第七條 與單位簽訂了勞動合同的困難職工，其原始檔案由單位工會負(fù)責(zé)建立；困難職工檔案應(yīng)做到一戶一檔，不重復(fù)建檔，不重復(fù)統(tǒng)計。

第八條 工會組織應(yīng)通過職工個人申報、定期或不定期調(diào)查、上門核實(shí)等程序了解、填報困難職工情況，上門核實(shí)應(yīng)由2名工作人員完成，并在檔案上簽署意見，由建檔單位以民主集中會議的形式通過后報送鎮(zhèn)總工會。

三、檔案管理

第九條 各建檔單位要對檔案進(jìn)行動態(tài)管理，做到隨時發(fā)現(xiàn)隨時錄入，隨時變化隨時調(diào)整，隨時脫困隨時撤檔。第十條 如出現(xiàn)單位撤拼或工作變動等情況，原建檔單位應(yīng)及時將檔案移交到職工去向的新單位工會或社區(qū)工會。

第十一條 建檔單位要指定專人管理，及時做好有關(guān)數(shù)據(jù)的輸入、更新和報送工作，同時負(fù)責(zé)本級工會檔案建立和對下屬工會檔案數(shù)據(jù)的存儲、統(tǒng)計、匯總和審核上報工作。

第十二條 市、鎮(zhèn)總工會應(yīng)對建檔單位進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)管和檢查，促進(jìn)建檔單位的困難職工檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

第十三條 困難職工檔案應(yīng)以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，電子檔案為補(bǔ)充進(jìn)行填報，檔案內(nèi)容應(yīng)以總工會制訂的統(tǒng)一格式為準(zhǔn)，認(rèn)定困難職工的資料（如身份證、低保證、殘廢證、醫(yī)療診斷書等）要妥善保管，不得遺失、不得外傳，嚴(yán)格保密。因工作失職丟失而造成的損失，應(yīng)追究管理人員的責(zé)任。

四、附則

第十四條 本辦法自公布之日起執(zhí)行，并由工會負(fù)責(zé)解釋。

第四篇：吉林市城市建設(shè)檔案管理實(shí)施辦法

【發(fā)布單位】80708

【發(fā)布文號】吉市政發(fā)[1985]182號 【發(fā)布日期】1985-07-20 【生效日期】1985-07-20 【失效日期】 【所屬類別】地方法規(guī) 【文件來源】中國法院網(wǎng)

吉林市城市建設(shè)檔案管理實(shí)施辦法

（1985年7月20日吉市政發(fā)〔1985〕182號）

第一條 第一條 市集中統(tǒng)一管理的城建檔案范圍：

一、城市基礎(chǔ)檔案：城市歷史沿革、城市地形地貌，城市經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、人口、文教、衛(wèi)生、科研、氣象、水文、地質(zhì)、地震、勘測、測繪等圖紙、圖表、圖片、照片、影片、統(tǒng)計資料、文字材料、錄音帶、錄象帶等。

二、城市規(guī)劃檔案：總體規(guī)劃、小區(qū)規(guī)劃、分期規(guī)劃、國土規(guī)劃、各專業(yè)規(guī)劃方面的圖紙和文字材料。

三、城市管理檔案：征用土地執(zhí)照、建筑執(zhí)照、建筑用地現(xiàn)狀、抗震加固方面的圖紙和文字材料。

四、市政工程檔案：主干道、干道、大中型橋梁、立交橋、重要的涵洞、隧道、暗渠工程、雨水管道、污水管道、雨污合流管道、污水處理工程、江堤、護(hù)岸、江河治理設(shè)施方面的竣工材料或現(xiàn)狀圖、文字材料。

五、公用設(shè)施檔案：

1、引水工程、凈化工程、水廠以及管徑七十五毫米以上的供水管線、消防設(shè)施的竣工材料或現(xiàn)狀圖、文字材料；

2、跨越市區(qū)的特高、超高、普高線路，地下電纜、市區(qū)架空線、調(diào)度樓和一、二次變電所工程的竣工材料或現(xiàn)狀圖、文字材料；

3、城市照明的地下電纜、架空線路（主要街、路）工程的竣工材料或現(xiàn)狀圖、文字材料；

4、通訊電纜、架空線路（干、支線）、機(jī)房、微波、廣播、電視工程的竣工材料或現(xiàn)狀圖、文字材料；

5、供熱管線、加壓站、集中供熱的鍋爐房及管線工程的竣工材料或現(xiàn)狀圖、文字材料；

6、供氣管道及設(shè)施方面的竣工材料或現(xiàn)狀圖、文字材料；

7、電、汽車線路及沿線工程方面的圖紙和文字材料；

8、公共廁所及垃圾場（站）的設(shè)置圖。

六、園林及古建筑檔案；古建筑、古遺址、革命遺址、革命紀(jì)念性建筑、城市雕塑、名人故居、公園、綠地、苗圃、名花古樹等方面的圖紙和文字材料。

七、交通運(yùn)輸檔案：穿越市區(qū)的鐵路、鐵路區(qū)域的總平面圖及地下管網(wǎng)、車站、貨場、橋涵、隧道和公路、公共交通、客運(yùn)站的竣工材料或現(xiàn)狀圖、文字材料。

八、工業(yè)建筑檔案：電廠（站）工程，在城市規(guī)劃區(qū)域內(nèi)的國、省營廠、礦的全廠總平面圖、地下管網(wǎng)、市屬較大的廠礦總平面圖及地下管網(wǎng)的竣工材料或現(xiàn)狀圖、文字材料。

九、民用建筑檔案：

1、住宅小區(qū)建筑，市直管六層以上住宅樓、公寓樓、企事業(yè)單位八層以上住宅樓、公寓樓的竣工材料；

2、各級機(jī)關(guān)的辦公樓、科研樓、試驗(yàn)樓、會議室、俱樂部工程的竣工材料；

3、大中專院校，普通中學(xué)、重點(diǎn)小學(xué)的辦公樓、教學(xué)樓工程竣工材料；

4、文化館、體育館、游泳池、博物館、圖書館、檔案館、影劇院等工程的竣工材料；

5、商店、商場、旅店、飯店、冷庫、服務(wù)樓、浴池、賓館、糧油庫等工程的竣工材料；

6、醫(yī)院、血庫、藥庫等工程的竣工材料。

十、人防工程檔案：地道、坑道、地下室及穿越市區(qū)的地下軍事工程的竣工材料。

十一、環(huán)境保護(hù)檔案：環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境治理工程的竣工材料，環(huán)境治理統(tǒng)計材料，環(huán)保科研成果材料。

十二、建筑設(shè)計、施工檔案：標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計，先進(jìn)性、典型性設(shè)計全套材料；施工中采用的新材料、新工藝、新技術(shù)的全套材料。

十三、城建科研方面的成果、統(tǒng)計材料和城建法規(guī)文件。

十四、各縣及郊區(qū)總體規(guī)劃全套材料。

十五、全市各單位的城建檔案目錄。

第二條 第二條 各產(chǎn)生城建檔案的單位都應(yīng)當(dāng)建立健全城建科技檔案的形成、積累、整理、歸檔制度，做到每一項工程竣工后，將城建科技有關(guān)材料收集齊全，核對準(zhǔn)確，系統(tǒng)整理出三套，組成保管單位（卷、冊、袋、盒），填寫保管期限和注明密級，由工程技術(shù)負(fù)責(zé)人審查后，由施工單位向建設(shè)單位移交兩套，然后由建設(shè)單位向市城建檔案館移交一套。

第三條 第三條 凡在吉林地區(qū)內(nèi)建設(shè)的所有地上、地下工程，均須按原國家建委《關(guān)于編制基本建設(shè)工程竣工圖的幾項暫行規(guī)定》，及時編好竣工檔案。不能編制竣工檔案的施工單位，不準(zhǔn)招標(biāo)和投標(biāo)，不準(zhǔn)進(jìn)行建筑施工；對能編制竣工檔案而不編制或不認(rèn)真編制竣工檔案的單位，城建檔案管理部門要給予罰款。

第四條 第四條 城市規(guī)劃、建設(shè)、管理部門在審批用地和簽發(fā)施工執(zhí)照時，應(yīng)在批件和施工執(zhí)照中寫明編制、報送竣工檔案材料的要求；建設(shè)單位在辦理征用土地和領(lǐng)取施工執(zhí)照前，要向市城建檔案館預(yù)交竣工圖保證金，否則不得開工；工程驗(yàn)收時，建設(shè)單位要通知本單位城建檔案管理人員參加驗(yàn)收，交接竣工檔案；對國家、省、市重點(diǎn)工程，建設(shè)單位要通知市城建檔案館派人參加驗(yàn)收，審核竣工檔案。沒有竣工檔案或沒有城建檔案管理部門在驗(yàn)收書上簽字的工程，不算竣工，建設(shè)銀行不予結(jié)算撥款。

第五條 第五條 駐市各單位的城建檔案，都要向市城建檔案館報送一套。在工程竣工后三個月內(nèi)將竣工檔案報送市城建檔案館。移交時要編制案卷目錄一式二份，辦理好交接手續(xù)。原有檔案僅有一套的，要由產(chǎn)生或使用單位負(fù)責(zé)復(fù)制一套，原件交給市城建檔案館保存，復(fù)制件由本單位保存，所需費(fèi)用由復(fù)制單位承擔(dān)。對不按規(guī)定向市城建檔案館報送檔案和目錄的單位，城建檔案館有權(quán)按工程造價的百分之一以內(nèi)給予罰款。

第六條 第六條 新建、擴(kuò)建、改建地下管網(wǎng)在覆蓋前，要按城市統(tǒng)一座標(biāo)、高程進(jìn)行實(shí)測，繪制整理出準(zhǔn)確位置的竣工檔案材料，在交付使用時報送城建檔案館一套。

第七條 第七條 凡是地下管網(wǎng)沒有繪制出準(zhǔn)確的竣工圖或現(xiàn)狀圖的單位（包括以前工程及廠區(qū)內(nèi)的管線），都要按城市統(tǒng)一座標(biāo)和高程繪制出現(xiàn)狀圖，于一九八六年報送城建檔案館一套。

第八條 第八條 建筑物和各種管線發(fā)生變化時，有關(guān)單位必須及時對檔案作相應(yīng)的修改、補(bǔ)充，在半年之內(nèi)向城建檔案館補(bǔ)報有關(guān)材料。

第九條 第九條 在建筑物、構(gòu)筑物轉(zhuǎn)移使用管理關(guān)系時，其檔案亦要隨之移交，并要辦好交接手續(xù)，同時報送城建檔案館備案；凡停建、緩建、合建、轉(zhuǎn)為他用的建設(shè)項目的檔案，各有關(guān)單位要妥善保存，不得散失，重點(diǎn)工程項目要報送城建檔案館備案。

第十條 第十條 凡若干個單位協(xié)作共同完成的工程，其圖紙和文字材料由主辦單位負(fù)責(zé)整理移交。

第十一條 第十一條 城建檔案館對接收進(jìn)館的檔案，要以專業(yè)、工程項目結(jié)合地域、時間進(jìn)行分類編號，代字一律使用漢語拼音，代號一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字，做到分類科學(xué)、排列系統(tǒng)、查找方便。同時，按國家有關(guān)規(guī)定，定期做好檔案價值的鑒定和統(tǒng)計工作。

第十二條 第十二條 歸檔的城建科技檔案材料，要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，字跡工整，圖樣清晰，有利于長久保存和利用。

第十三條 第十三條 城建檔案館庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，備有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)變質(zhì)和破損的檔案，要及時修補(bǔ)和復(fù)制。要積極采用新技術(shù)、新設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化。

第十四條 第十四條 城建檔案館和產(chǎn)生城建檔案的單位，要根據(jù)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料，辦好閱覽室，為各單位查閱使用檔案提供方便。查閱和復(fù)制絕密檔案要經(jīng)市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱和復(fù)制城建檔案時，按上級有關(guān)規(guī)定收取一定的費(fèi)用（移交單位除外）對利用情況要建立登記、統(tǒng)計、分析制度。

第十五條 第十五條 吉林市城市建設(shè)檔案館是市科技事業(yè)單位，同時兼有行政部門的職能，負(fù)責(zé)管理全市的城建檔案，日常工作由市城鄉(xiāng)建委直接領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)受市檔案局指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第十六條 第十六條 凡產(chǎn)生城建檔案的單位，都要按照集中統(tǒng)一管理的原則，配備專職人員，明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，建立規(guī)章制度。切實(shí)加強(qiáng)對本單位城建檔案的管理。

第十七條 第十七條 各縣（區(qū)）城建檔案工作，由城建部門管理，并要確定專人和領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。

第十八條 第十八條 本辦法自公布之日起執(zhí)行。如與國家、省規(guī)定抵觸時，以國家和省規(guī)定為準(zhǔn)。

本內(nèi)容來源于政府官方網(wǎng)站，如需引用，請以正式文件為準(zhǔn)。

第五篇：困難職工檔案管理實(shí)施辦法(全南)

困難職工檔案管理實(shí)施辦法

一、總 則

第一條，根據(jù)《中華全國總工會辦公廳建立困難職工檔案制度暫行辦法》（總工辦法[2006]36號）文件，結(jié)合本縣實(shí)際，特制訂本辦法。

第二條 建立困難職工檔案是工會組織掌握困難職工群眾狀況，開展送溫曖活動和幫扶工作，如實(shí)反映困難職工情況，推動解決相關(guān)問題的重要依據(jù)。

第三條 困難職工是指家庭人均收入低于當(dāng)?shù)爻擎?zhèn)居民最低生活保障線的職工；家庭人均收入略高于當(dāng)?shù)爻擎?zhèn)居民最低生活保障線，但因下崗失業(yè)、重大疾病、子女教育、意外災(zāi)難等原因造成家庭生活困難的職工；因遭受各類災(zāi)害、重大意外事故造成家庭生活困難的職工（以上職工含在當(dāng)?shù)鼐蜆I(yè)已加入工會組織的農(nóng)民工）。

第四條 困難職工檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級建立、動態(tài)管理。第五條 困難職工檔案包括三大類。

1、原始檔案：本人自然情況、家庭情況、困難程度、致困原因、技術(shù)特長、幫扶要求等；

2、綜合統(tǒng)計資料檔案；

3、工作資料檔案：具有保存價值的文字，新聞報道資料，圖表、照片、音像等。

二、檔案建立

第六條 基層工會按隸屬關(guān)系建立本級困難職工個人原始檔案，綜合統(tǒng)計資料檔案和工作資料檔案，并于每年6月底前向縣總工會上報檔案情況以及統(tǒng)計資料。

第七條 與用人單位簽訂了勞動合同的困難職工，其原始檔案由用人單位工會負(fù)責(zé)建立；失業(yè)、靈活就業(yè)和退休人員中的困難職工，其原始檔案由社區(qū)工會負(fù)責(zé)建立；尚未建立工會的，由原單位的主管系統(tǒng)工會負(fù)責(zé)。困難職工檔案應(yīng)做到一戶一檔，不重復(fù)建檔，不重復(fù)統(tǒng)計。

第八條 基層工會組織應(yīng)通過職工個人申報、定期或不定期調(diào)查、上門核實(shí)等程序了解、填報困難職工情況，上門核實(shí)應(yīng)由2名工作人員完成，并在檔案上簽署意見，由建檔單位以民主集中會議的形式通過后報送縣總工會。

三、檔案管理

第九條 各建檔單位要對檔案進(jìn)行動態(tài)管理，做到隨時發(fā)現(xiàn)隨時錄入，隨時變化隨時調(diào)整，隨時脫困隨時撤檔。

第十條 如出現(xiàn)單位撤拼或工作變動等情況，原建檔單位應(yīng)及時將檔案移交到職工去向的新單位工會或社區(qū)工會。

第十一條 建檔單位要指定專人管理，及時做好有關(guān)數(shù)據(jù)的輸入、更新和報送工作，同時負(fù)責(zé)本級工會檔案建立和對下屬工會檔案數(shù)據(jù)的存儲、統(tǒng)計、匯總和審核上報工作。

第十二條 縣總工會應(yīng)對建檔單位進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)管和檢查，促進(jìn)建檔單位的困難職工檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

第十三條 困難職工檔案應(yīng)以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，電子檔案為補(bǔ)充進(jìn)行填報，檔案內(nèi)容應(yīng)以縣總工會制訂的統(tǒng)一格式為準(zhǔn)，認(rèn)定困難職工的資料（如身份證、低保證、殘廢證、醫(yī)療診斷書等）要妥善保管，不得遺失、不得外傳，嚴(yán)格保密。因工作失職丟失而造成的損失，應(yīng)追究管理人員的責(zé)任。

四、附則

第十四條 本辦法自公布之日起執(zhí)行，并由縣總工會負(fù)責(zé)解釋。