第一篇：牡丹江市十一郎圖片圖靈科技公司公司文件管理制度

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(一)第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)(二)收文的管理

第四條

1.凡來廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函

2.對上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對口”核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件

第五條

1.兩辦機(jī)要秘書對上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。

2.本廠外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行

第六條

1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后十一郎（shiyilang）

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分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即

2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單

3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)第七條

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”兩辦

3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工

4.5.兩辦機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，(三)第八條

1.全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團(tuán)體和部門一

2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠十一郎（shiyilang）

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3.對全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或

第九條

1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、編

2.(1)(2)(3)

(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作

(5)(6)3.(1)

(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)

5.凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可

6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)(四)第十條 1.十一郎（shiyilang）

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2.黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級(jí)

3.草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水

4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人

5.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；

6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))；

7.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚； 8.9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)； 10.11.12.文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落

(五)第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)

第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任

第十三條 兩辦機(jī)要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任十一郎（shiyilang）

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第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。(六)第十五條 1.(1)

(2)黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、(3)廠黨委會(huì)、廠長辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各

(4)廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召

(5)有保存價(jià)

(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；

(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上

(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制(9)(10)

2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾

第十六條

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文

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3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成 4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)(七)

第十七條 對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定

第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副

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第二篇：公司文件管理制度

公司文件管理制度15篇

公司文件管理制度1

1.目的

對管轄區(qū)域內(nèi)的危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行監(jiān)控,確保人身財(cái)產(chǎn)安全,杜絕事故發(fā)生。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.職責(zé)

3.1公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)的危險(xiǎn)作業(yè)的'審批。

3.2相關(guān)主管(主辦)具體負(fù)責(zé)危險(xiǎn)作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實(shí)。

3.3現(xiàn)場安全員進(jìn)行監(jiān)護(hù)。

4.方法和過程控制

4.1本文件所稱的危險(xiǎn)作業(yè)是指在小區(qū)范圍內(nèi)進(jìn)行的高空作業(yè)、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運(yùn)、濕滑場地作業(yè)、非水平場地作業(yè)以及重物搬運(yùn)等操作。

4.2所有在管轄區(qū)域內(nèi)公共場所進(jìn)行的危險(xiǎn)作業(yè)必須事先報(bào)公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人審批,批準(zhǔn)后指定專人負(fù)責(zé)作業(yè)指揮、監(jiān)護(hù)后方可進(jìn)行。

4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或?qū)π^(qū)有較大影響的危險(xiǎn)作業(yè)必須至少提前一天發(fā)布有關(guān)通知,以便顧客提前準(zhǔn)備。

4.4安全員在對危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行指揮、監(jiān)控時(shí)應(yīng)首先注意自身安全。

4.5在危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行前,安全員應(yīng)對施工人員交代'安全第一、預(yù)防為主'的方針。

4.6危險(xiǎn)作業(yè)的施工現(xiàn)場必須用警戒帶圈出警戒區(qū),并在明顯位置放置如'高空作業(yè),請勿靠近'等字樣的標(biāo)識(shí)。

4.7安全員必須維護(hù)好現(xiàn)場秩序,阻止無關(guān)人員進(jìn)入施工區(qū)域。

4.8對于3米以上的高空作業(yè),應(yīng)至少設(shè)一名安全監(jiān)護(hù)員進(jìn)行監(jiān)控。

4.9對車輛、人行通道上方的高空作業(yè),必須在通道兩端放置警示標(biāo)識(shí),盡可能將通道臨時(shí)封閉,指揮車輛行人繞行。

4.10在危險(xiǎn)作業(yè)現(xiàn)場附近停放有車輛或其他重要設(shè)施時(shí),應(yīng)盡可能移走,確實(shí)無法移走時(shí),應(yīng)采取保護(hù)措施,避免造成不必要損失。

4.11安全員應(yīng)監(jiān)督高空作業(yè)人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。

4.12安全員應(yīng)監(jiān)督作業(yè)人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。

4.13高空作業(yè)、吊裝以及需四人以上的搬運(yùn)重物,須設(shè)專人指揮。

4.14對過重的物品搬運(yùn)應(yīng)使用機(jī)械設(shè)備,防止對員工造成潛在的傷害。

4.15危險(xiǎn)作業(yè)完畢后,負(fù)責(zé)監(jiān)護(hù)的安全員應(yīng)督促施工人員及時(shí)對現(xiàn)場進(jìn)行清理,撤回警戒帶和標(biāo)識(shí),并向?qū)徟藚R報(bào)工作結(jié)果。

5.支持性文件

jsnhwy7.0-12《安全管理程序》

jsnhwy7.0-12-05《突發(fā)性緊急事件現(xiàn)場處理辦法》

6.質(zhì)量記錄和表格

《安全員巡查記錄表》

《緊急事件處理記錄表》

公司文件管理制度2

一、收文

1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進(jìn)行文件收文處理。

2、實(shí)行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統(tǒng)一交辦公室負(fù)責(zé)人，辦公室負(fù)責(zé)人按文件內(nèi)容及各部門分工和職責(zé)，傳達(dá)部門負(fù)責(zé)人辦理。

3、辦理文件的有關(guān)人員均應(yīng)簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復(fù)印件。

4、各部門收到的函件，應(yīng)交辦公室即時(shí)登記，交簽字后2、3條處理。

5、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機(jī)密。

二、發(fā)文

1、公司發(fā)文由有關(guān)部門起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)出。

2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。

3、各部門對公司所發(fā)的內(nèi)部文件必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

4、向上級(jí)單位呈報(bào)的文件，由辦公室派專人，按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。

5、監(jiān)理項(xiàng)目中的一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準(zhǔn)。

三、文件查詢

1、凡查詢、復(fù)印、借閱文件，均需申請、登記。

2、凡涉及公司經(jīng)營機(jī)密及項(xiàng)目當(dāng)事人有關(guān)機(jī)密的'文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后才能查詢。不允許復(fù)印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復(fù)印的文件，不得帶出公司，只能在公司復(fù)印。

公司文件管理制度3

1.目的

及時(shí)糾正在服務(wù)過程中產(chǎn)生的不合格,防止不合格服務(wù)的再發(fā)生,識(shí)別潛在的不合格原因,防止?jié)撛诓缓细穹?wù)的產(chǎn)生,實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn),為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.適用范圍

適用于公司所有糾正預(yù)防措施活動(dòng)的實(shí)施。

3.職責(zé)

3.1管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督、協(xié)調(diào)改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施。

3.2質(zhì)主管負(fù)責(zé)在公司質(zhì)量體系(活動(dòng))出現(xiàn)或存在潛在的質(zhì)量問題時(shí)發(fā)出相應(yīng)的通知,并跟進(jìn)驗(yàn)證實(shí)施效果。

3.3部門相關(guān)主管負(fù)責(zé)落實(shí)糾正和預(yù)防措施的實(shí)施。

3.4產(chǎn)生不合格服務(wù)的部門主辦以上管理人員負(fù)責(zé)組織調(diào)查產(chǎn)生不合格的原因,制定糾正措施。

3.5公司所有員工都有提出和實(shí)施糾正預(yù)防措施的責(zé)任。

4.方法和過程控制

4.1糾正措施

4.1.1對公司所有活動(dòng)中存在的不合格進(jìn)行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發(fā)生。

4.1.2對以下信息采用統(tǒng)計(jì)技術(shù)或試驗(yàn)的方法進(jìn)行識(shí)別,對不合格項(xiàng)進(jìn)行確定。

a.顧客的'投訴(建議)

b.緊急事件及重大質(zhì)量事故

c.品質(zhì)主管對各部門日常工作的檢查和建議

d.對分承包服務(wù)的評估

e.顧客滿意度調(diào)查的輸出

f.內(nèi)、外審報(bào)告

g.管理評審的各項(xiàng)輸出

h.其他不符合公司質(zhì)量方針、目標(biāo)及質(zhì)量體系要求的情況

4.1.3對于情況f,審核小組按《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》的要求執(zhí)行。

4.1.4對于情況d,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》,交責(zé)任部門通知分承包方,要求分承包方對原因進(jìn)行分析,提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對其措施審核后由責(zé)任部門跟進(jìn)落實(shí)情況,相關(guān)結(jié)果在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上進(jìn)行記錄,并簽名確認(rèn),該表品質(zhì)主管和責(zé)任部門各存一份。

4.1.5對于情況g,由管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。

4.1.6對于其他不合格,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》,對不合格事實(shí)進(jìn)行描述后發(fā)往責(zé)任部門,責(zé)任部門對不合格事實(shí)進(jìn)行確認(rèn)后填寫'原因分析'項(xiàng)目,制定糾正措施并實(shí)施,品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對糾正措施進(jìn)行評估并跟蹤驗(yàn)證實(shí)施效果,表格品質(zhì)主管和責(zé)任部門各留存一份。

4.1.7對日常工作中出現(xiàn)的不合格,按《不合格服務(wù)處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進(jìn)行處理。

4.1.8因質(zhì)量體系或服務(wù)規(guī)范引起的不合格,由品質(zhì)主管組織相關(guān)人員進(jìn)行論證,提出修改意見,呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā),并保存與此有關(guān)的文件和記錄。

4.1.9因員工素質(zhì)引起的不合格,由人事行政主管會(huì)同責(zé)任部門主管采取人事調(diào)整、處罰或加強(qiáng)員工培訓(xùn)等措施,總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。

4.1.10因服務(wù)設(shè)備或設(shè)施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設(shè)備設(shè)施、重新選擇分承包方、內(nèi)部調(diào)配及進(jìn)行合理技術(shù)改造等,由總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。

4.1.11對出現(xiàn)的嚴(yán)重或具有代表性的不合格,由品質(zhì)主管根據(jù)總經(jīng)理意見組織有關(guān)部門開展專題討論,對質(zhì)量問題進(jìn)行綜合分析,指定措施并組織實(shí)施,并總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督。

4.2預(yù)防措施

4.2.1對公司所有活動(dòng)中潛在的不合格進(jìn)行識(shí)別,分析其原因并采取相應(yīng)預(yù)防措施,以防止不合格的發(fā)生。

4.2.2對以下信息進(jìn)行分析,識(shí)別潛在不合格

a.日常工作中反映出來的問題

b.品質(zhì)主管對日常工作的檢查和有關(guān)建議

c.顧客滿意度調(diào)查結(jié)果

d.以往管理評審的情況

e.以往預(yù)防和糾正措施的實(shí)施情況

f.內(nèi)、外審結(jié)果

4.2.3各部門應(yīng)根據(jù)日常工作中反映出來的問題識(shí)別潛在不合格,并根據(jù)其影響制定預(yù)防措施。

4.2.4各部門未能識(shí)別的潛在不合格,根據(jù)潛在問題的影響程度,由品質(zhì)主管召集相關(guān)部門講明原因,制定預(yù)防措施,同時(shí)指定責(zé)任部門。品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》的潛在不合格事實(shí)欄,責(zé)任部門分析原因后制定預(yù)防措施并付諸實(shí)施,品質(zhì)主管負(fù)責(zé)跟蹤并驗(yàn)證實(shí)施效果,同時(shí)對有效性進(jìn)行評審。在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上簽字確認(rèn),表格品質(zhì)主管與責(zé)任部門各留存一份。

4.2.5品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對各部門所采取的預(yù)防措施、實(shí)施過程和結(jié)果予以記錄,整理后提交管理評審。

4.3在改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施過程中,管理者代表負(fù)責(zé)配置必要的資源,協(xié)助分析原因和確定責(zé)任部門,并監(jiān)督措施實(shí)施過程。

4.4由改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施引起的對體系文件的任何更改,按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執(zhí)行。

5.質(zhì)量記錄和表格

jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》

公司文件管理制度4

文件管理內(nèi)容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內(nèi)部上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內(nèi)發(fā)統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口管理

一、收文的管理與公文的簽收

1.公司所有文件(除董事長、總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2.對政府部門發(fā)來的文件要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對口應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

二、公文的編號(hào)保管

1.文件拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號(hào)、保管。

2.本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交總經(jīng)辦進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

三、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急電應(yīng)立刻呈送主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

2.一般性質(zhì)的函、電郵、單據(jù)等可由總經(jīng)辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)部門會(huì)辦的文件應(yīng)同各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門如關(guān)系到兩個(gè)以上部門應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。

四、文件的傳閱與督辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過兩天閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”總經(jīng)辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應(yīng)交收發(fā)員切忌橫傳。

5.總經(jīng)辦對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得總經(jīng)辦同意后，予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)及時(shí)歸檔保存。

6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件?；蛴煽偨?jīng)辦通知到單位閱文。

五、發(fā)文的規(guī)定

1.公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向總經(jīng)辦、行政辦公室提出發(fā)文申請并將文件底稿分別交總經(jīng)辦、行政辦公室審核?？偨?jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規(guī)定設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以密×字、政×字發(fā)文。各分公司團(tuán)體文件由總經(jīng)辦批轉(zhuǎn)。

3.對公司影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

六、發(fā)文的范圍

1.凡是以公司名義、總經(jīng)辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。

2.總經(jīng)辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

(1)公布公司規(guī)章制度

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件

(3)公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)

(4)公布單位重大建設(shè)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定

(5)發(fā)布相關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)

(6)其他相關(guān)重大事項(xiàng)

3.總經(jīng)辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

(1)對上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請示報(bào)告、處理決定

(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常工程、技術(shù)、管理、建設(shè)工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行一般不用發(fā)文。

5.各部門如會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

七、發(fā)文程序規(guī)定

1.總經(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以公司目前方針、政策和國家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿

2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫

3.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)

4.總經(jīng)辦應(yīng)根據(jù)董事長和總經(jīng)理有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門重新擬稿

5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)

6.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚

7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送董事長、總經(jīng)理處審定批準(zhǔn)簽發(fā)

8.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印

9.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名

10.文件打字后，由總經(jīng)辦派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

八、文件的借閱和清退

各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，對有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。

借閱文件應(yīng)嚴(yán)格旅行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

總經(jīng)辦收發(fā)員對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

文件的立卷與歸檔范圍

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負(fù)責(zé)歸檔

(1)上級(jí)部門來文包括上級(jí)對本部門報(bào)告、申請的批復(fù)(2)總經(jīng)辦、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、報(bào)表等

(3)高層會(huì)議、行政辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、全體職工大會(huì)以及各種例會(huì)記錄(4)總經(jīng)理辦公會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等(5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果

(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料

(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的'音、像攝制品(9)單位日志和大事記

(10)單位向上級(jí)請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

九、立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

2.立卷時(shí)要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。

3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料要及時(shí)立卷歸檔。

4.上形成的文件材料，要求在下7月份以前整理完。

十、文件的銷毀

1、對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，總經(jīng)辦應(yīng)定期清理造冊，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)。

2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在總經(jīng)辦收發(fā)員文書和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。

公司文件管理制度5

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、適用范圍

1、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。

2、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等

3、公司的請示與上級(jí)批復(fù)文件

4、公司各職能部門在工作中形成的'工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等相關(guān)文件資料

6、公司制定的章程、制度等文件材料

7、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件

二、檔案保管

1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。

2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類保存。

3、檔案保管人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

三、檔案借閱

1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負(fù)責(zé)人簽字。

2、借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改。

3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。

4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷。

5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

四、檔案銷毀

經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。

五、檔案保密

1、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。

3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。

公司文件管理制度6

一、總則

第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。

第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文、同級(jí)函、電、來文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

二、收文的管理

第三條、公文的簽收

1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時(shí)，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

2、對政府部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對口”核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

第五條、文件的傳閱與催辦

1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。

5、行政秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。

三、文件借閱和清退

第六條、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級(jí)的文件須秘書同意后方可借閱。

第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

第八條、各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

四、文件的.立卷與歸檔

第九條、文件的歸檔范圍

凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：

1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、報(bào)表等。

2、各種專業(yè)例會(huì)記錄。

3、企業(yè)召開重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等。

4、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果。

5、企業(yè)日志和大事記。

第十條、立卷要求

1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

五、文件的銷毀

第十一條、對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

六、附則

第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。

第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。

公司文件管理制度7

(一)總則

為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。

(二)文件管理

內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。

(三)收文的管理

1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對口”核定,如果其中一項(xiàng)不對口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

2、公文的編號(hào)保管辦公室文書對上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。

3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。

4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

(四)發(fā)文的管理

1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào),均屬發(fā)文范圍。

2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。

3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。

(五)文件的立卷與歸檔

1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:

①上級(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對公司報(bào)告、申請的'批復(fù);

②公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、報(bào)表等;

③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會(huì)記錄;

④公司一級(jí)組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等;

⑤有保存價(jià)值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;

⑥參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;

⑦上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;

⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;

⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級(jí)請求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

2、業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

3、立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上形成的文件材料,要求在下5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

4、文件的銷毀對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊,并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。

公司文件管理制度8

1目的

規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

2適用范圍

適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

3職責(zé)

3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。

3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。

3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。

3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

4實(shí)施程序

4.1歸檔保存的文件

4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。

4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。

4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案。

4.2文件、資料歸檔的要求。

4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)。

4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。

4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)。

4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

4.3檔案資料的保管。

4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的.面層上注明修改情況。

4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

4.3.5每年一季度,對上一的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對庫藏檔案進(jìn)行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺。

4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

4.4檔案資料借閱管理。

4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,不得丟失;

4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;

4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

4.5檔案鑒定和銷毀

4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。

4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;

4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

4.5.3確定保管期限原則

4.5.3.1對有長遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存。

4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。

4.5.6銷毀檔案的程序包括:

4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報(bào)告要保存。

4.5.6.2檔案銷毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。

4.5.7銷毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

5.1《檔案管理制度》

5.2《保密規(guī)定》

5.3《文件發(fā)放登記表》

5.4《文件借閱登記表》

公司文件管理制度9

為了使員工忠于職守，促進(jìn)旅游區(qū)的繁榮與發(fā)展，要求全體員工必須遵守各類制度，自覺維護(hù)平山旅游區(qū)的根本利益。

一、員工錄用制度：

根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，擇優(yōu)錄用人才。凡具有初中以上文化程度或同等學(xué)歷或有一定相關(guān)專業(yè)知識(shí)身體健康、五官端正、作風(fēng)正派的青年均可應(yīng)聘求職。

聘任程序：攜帶本人身份證、學(xué)歷證明等相關(guān)證件（原件、復(fù)印件）填寫《應(yīng)聘登記表》和《個(gè)人簡歷》，→面試（合格者）→崗前培訓(xùn)→試工、試崗（一個(gè)月）→合格者正式錄用，簽訂合同。

公司對所有員工都本著來去自由的雙向選擇方針，在全面期內(nèi)員工辭職，須提前十天寫出書面辭呈。經(jīng)批準(zhǔn)后，結(jié)清各部門手續(xù)，交回工作服，憑《手續(xù)結(jié)清證明》、原始收據(jù)到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取保證金及工資。

新員工試用期間必須服從安排，不適應(yīng)工作的可申請離職，試用期自動(dòng)離職者，不發(fā)試用期工資。

二、考勤管理制度：

1、正常勞動(dòng)時(shí)間視部門工作需要而定。每月從xxxxx日至下月xxxxx日為滿月考勤時(shí)間。

2、上班從換好工作服、整理好儀容以簽到時(shí)間為準(zhǔn)。

3、事假要提前一天申請，特殊原因也必須到崗請假，得到經(jīng)理批準(zhǔn)后才可離崗，違者按曠工論。

4、遲到：凡未按公司規(guī)定的時(shí)間上班者，無論任何理由均記遲到。曠工：未事先辦理請假手續(xù)而無故缺勤以及假滿未歸者均算曠工，一年累計(jì)曠工兩次的開除。病假：請病假需出具病假條及醫(yī)院證明、病歷，急診可立即打電話，非急診要提前請示。無醫(yī)院證明或病歷按曠工算。

5、上班時(shí)間若要外出須得到領(lǐng)班或經(jīng)理同意。

三、福利制度：

1、員工工資遵循按勞分配原則，實(shí)行同工同酬、多勞多得，執(zhí)行月工資。月工資根據(jù)不同部門、不同崗位、不同職務(wù)確定員工工資。

2、員工工資以現(xiàn)金形式按月支付。

3、根據(jù)需要，按不同工種向員工發(fā)放工作服等勞動(dòng)保護(hù)用品。辭職或除名的員工對配發(fā)的工作服應(yīng)上交公司，不繳回者按服裝成本費(fèi)用的全部在工資中扣除。

4、為鼓勵(lì)發(fā)揚(yáng)集體精神，不定期的搞各種文體活動(dòng)來增強(qiáng)員工團(tuán)隊(duì)凝聚力。

5、為員工提供比較充足的學(xué)習(xí)時(shí)間，并進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高員工素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。

四、安全制度：

1、員工必須服從領(lǐng)導(dǎo)，聽從指揮，遵守勞動(dòng)紀(jì)律，不得違章作業(yè)。

2、所有員工必須注意防火、防盜、防暴、防機(jī)械事故，若發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施，防止事故發(fā)生，同時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。

3、要認(rèn)真檢查設(shè)備，消除不安全隱患，確保顧客生命安全及公司財(cái)產(chǎn)安全。

4、發(fā)現(xiàn)形跡可疑或不法行為的人或事，要及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

5、旅游區(qū)不得出現(xiàn)打架鬧事行為，若發(fā)現(xiàn)此不良狀況立即報(bào)告，并幫忙疏導(dǎo)圍觀群眾。

6、若發(fā)生緊急事故，全體員工必須服從指揮，通力合作，發(fā)揚(yáng)見義勇為、奮不顧身的精神，全力保護(hù)公司財(cái)產(chǎn)及顧客生命財(cái)產(chǎn)安全。

7、員工不得打架斗毆，不允許將社會(huì)不良青年帶進(jìn)工作場所及與之交往，要保護(hù)自身安全。

五、財(cái)產(chǎn)負(fù)責(zé)制度：

1、各部負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部機(jī)械設(shè)備、物品等安全，對后勤部負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)丟失或損壞，追究當(dāng)事的責(zé)任或賠償。

2、如有設(shè)備需維修時(shí)，由各部負(fù)責(zé)人及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，避免影響正常工作。

六、獎(jiǎng)懲制度：

為提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)行業(yè)競爭力，建立一支嚴(yán)格、負(fù)責(zé)、團(tuán)結(jié)、奉獻(xiàn)的高素質(zhì)員工隊(duì)伍，公司堅(jiān)持獎(jiǎng)懲分明，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，以思想教育為主，懲罰為輔的獎(jiǎng)懲原則。

獎(jiǎng)勵(lì)：

1、對保護(hù)公司財(cái)產(chǎn)和他人生命、財(cái)產(chǎn)安全挺身而出的，見義勇為的員工公司將給予獎(jiǎng)勵(lì)現(xiàn)金。

2、努力完成本職工作和公司交給的各項(xiàng)任務(wù)，成績顯著者，在工作崗位上做出重大貢獻(xiàn)或?qū)灸硩徫粚?shí)現(xiàn)技術(shù)改革者公司將給予獎(jiǎng)勵(lì)現(xiàn)金。

3、在服務(wù)中創(chuàng)造優(yōu)異成績，如拾金不昧等，為公司贏得重大聲譽(yù)及多次受到顧客表揚(yáng)者公司將給予獎(jiǎng)勵(lì)現(xiàn)金。

4、發(fā)現(xiàn)事故苗頭及時(shí)采取措施，防止事故發(fā)生的，公司將給予獎(jiǎng)勵(lì)現(xiàn)金。

懲罰、紀(jì)律處分：

1、上班不穿工作服者，一次罰5元；

2、遲到：半小時(shí)以內(nèi)一次罰5元，半小時(shí)以外、一小時(shí)以內(nèi)罰10元，一小時(shí)以外、兩小時(shí)以內(nèi)罰20元，以此類推；

3、工作時(shí)間干私事、影響公司形象的、儀容不整的`、發(fā)現(xiàn)一次各罰5元；

4、上班時(shí)間擅離職守、聚堆閑聊，服務(wù)差、被顧客投訴的，上班時(shí)間吸煙、酗酒、賭博的，和同事、顧客或其他人吵架、打架斗毆的，頂撞領(lǐng)導(dǎo)、不執(zhí)行命令者，不服從管理、嚴(yán)重妨礙管理秩序的，一次罰50元；

5、嚴(yán)重違反各項(xiàng)制度，造成公司利益或形象損失的將被開除并扣工資與保證金。

七、衛(wèi)生制度：

1、工作現(xiàn)場設(shè)施、設(shè)備、辦公桌椅等由本室員工打掃，擺放整齊，保持干凈衛(wèi)生。

2、及時(shí)清理環(huán)境衛(wèi)生，保持景點(diǎn)、道路清潔。

3、清潔員保持大廳、過道、樓梯、衛(wèi)生間、門外等衛(wèi)生區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生。

4、餐廳餐具要及時(shí)刷洗消毒，客房各類物品擺放有序，人員要衣冠整潔，客房要保持清潔衛(wèi)生，及時(shí)換洗床上用品。

八、交接班制度：有準(zhǔn)確的時(shí)間觀念，每班必須提前15分鐘接收工作，整理儀容，進(jìn)行接班準(zhǔn)備。

1、收銀員：整理好賬目，清點(diǎn)所有現(xiàn)金交與財(cái)務(wù)部指定的收款人員。

2、值班值宿人員清點(diǎn)本區(qū)設(shè)備、物品等，作好值班記錄。

3、清潔工交班時(shí)必須保持各衛(wèi)生區(qū)域干凈整潔，未留有死角。

4、保安下班前認(rèn)真檢查各種設(shè)施、設(shè)備，消除不安全隱患，確保安全。

公司文件管理制度10

1.目的:

為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。

2.適用范圍:

適用本公司所有文件。

3.職責(zé):

文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

工作內(nèi)容

公司文件共分絕密、機(jī)密、秘密、普通四種,文件密級(jí)由公司總經(jīng)理確定。

公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。

業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。

屬于秘密以上的文件,核稿人應(yīng)注明文件密級(jí),并確定報(bào)送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。

已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類別編號(hào)后,按文印規(guī)定處理。

文件由擬稿人校對,審核后方能復(fù)印、蓋章。

公司的文件由行政辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報(bào)送。

經(jīng)簽發(fā)的.文件原稿送辦公室存檔。

外來文件由行政辦公室行政主管負(fù)責(zé)簽收,并于接件當(dāng)日填寫閱辦單,按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

文件閱辦部門或個(gè)人,對有閱辦要求的文件,應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的,應(yīng)向行政辦公室說明原因。

公司文件管理制度11

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單的實(shí)際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

(二)收文的管理

第四條 公文的簽收

1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2.對上級(jí)部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

第五條 公文的編號(hào)保管

1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，作分類登記編號(hào)、保管。

2.本單位外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(文書)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條 文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員(文書)，切忌橫傳。

5.辦公室對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。

(三)發(fā)文的`管理

第八條 發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。

3.對單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

第九條 發(fā)文的范圍：

1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。

2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

(1)公布單位規(guī)章制度；

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件；

(3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；

(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；

(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng)；

3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

(1)對上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請示報(bào)告、處理決定；

(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

5.各科室如會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

(四)發(fā)文程序與要求

第十條 發(fā)文程序規(guī)定：

1.各科室需要發(fā)文，應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請；

2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；

3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；

5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))；

7.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚；

8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；

9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印；

11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

(五)文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

(六)文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負(fù)責(zé)歸檔：

(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對單位報(bào)告、申請的批復(fù)；

(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、報(bào)表等；

(3)黨支部會(huì)、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)以及各種例會(huì)記錄；

(4)支部黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等；

(5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；

(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；

(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；

(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；

(9)單位日志和大事記；

(10)單位向上級(jí)請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

第十六條 立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

4.上形成的文件材料，要求在下7月份以前整理完。

(七)文件的銷毀

第十七條 對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。

公司文件管理制度12

第一節(jié)文件收發(fā)

一、公司文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā);須部門起草簽發(fā)的文件由部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。

二、文件簽發(fā)后,送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復(fù)印、蓋章。

三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>

四、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明'秘密'字樣,并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。

五、文件統(tǒng)一由辦公負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。

六、外來的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

七、傳閱文件由辦公專人負(fù)責(zé)收回,對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件,辦公應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。

八、報(bào)刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。

九、財(cái)務(wù)文書由財(cái)務(wù)管理人員按照財(cái)務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理

第二節(jié)文書打印

一、服務(wù)中心的文件,有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報(bào)告或其他不需打印的'文件,一般不予打印。

二、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門負(fù)責(zé)人不在時(shí),可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。

三、私人資料,不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送,以免影響公司的正常工作。

四、文印工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時(shí)完成任務(wù),保證文字和格式不出錯(cuò)誤。對收到的文件資料,應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回,不得延誤。

五、文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人,不得截留任何文件。

六、文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè)務(wù)部門的,由各部門承擔(dān)費(fèi)用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一歸列辦公開支。

七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護(hù)好打印設(shè)施設(shè)備,保證使用效率。

第三節(jié)文件書寫

一、行文類別

(一)請示:請上級(jí)指示和批準(zhǔn),用'請示'。

(二)報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,用'報(bào)告'。

公司管理制度體系文件文件編號(hào):qms-wy-0203

文件名稱:日常辦公管理制度版本號(hào):第1版修改次數(shù):0

章節(jié)內(nèi)容:公文處理管理制度第2頁共2頁

(三)指示:對下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則,用'指示'。

(四)布告、公告、通告:對公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng),用'布告';向國內(nèi)外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用'通告'。

(五)批復(fù):答復(fù)請示事項(xiàng),用'批復(fù)'。

(六)通知:傳達(dá)上級(jí)的指示,要求下級(jí) 辦理或者需要知道的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文,用'通知'。

(七)通報(bào):表揚(yáng)好人好事,批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng),用'通報(bào)'。

(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動(dòng)作出安排,用'決定';經(jīng)過會(huì)議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用'決議'。

(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題,用'函'。

(十)會(huì)議紀(jì)要:傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用'會(huì)議紀(jì)要'。

(十一)合同:適用于各種合作關(guān)系,合作事項(xiàng)的訂立。

(十二)其他:

1、司法文書:依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?/p>

2、宣傳海報(bào)、溫馨提示、簡報(bào):主要用于小區(qū)宣傳。

3、簽呈:下級(jí)對上級(jí)有所請示或報(bào)告時(shí)使用。

4、工作記錄表格:在管理服務(wù)工作中使用。

二、書寫格式

(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。

(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm

(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。

(四)排版規(guī)格:標(biāo)題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號(hào),副標(biāo)題加粗,一般每面排38每行32個(gè)字。

(五)裝訂要求:左側(cè)裝訂,不掉頁。

(六)主要標(biāo)題順序號(hào):依次為一、,(一),1、,(1)。

(七)份數(shù)序號(hào):在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應(yīng)注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號(hào)。

(八)附件 :有附件的應(yīng)標(biāo)注清楚

(九)落款成文時(shí)間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標(biāo)全;'零'寫為'o',相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)間,如果落款頁沒有正文,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,。

(十)正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。

(十一)財(cái)務(wù)文書書寫按照財(cái)務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。

三、內(nèi)容要求:

(一)符合國家法律法規(guī)以及地方政策,按照公司各項(xiàng)管理制度。

(二)內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn),宣傳語言應(yīng)當(dāng)生動(dòng)活潑。

(三)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實(shí),準(zhǔn)確反映信息。

公司文件管理制度13

1 目的

為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。

2 適用范圍

適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

3 職責(zé)

3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。

3.2 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

3.3 各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

3.4 文件編制、審批、發(fā)布的'權(quán)責(zé)

3.4.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。

3.4.2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)管理制度文件。

3.4.3 客服部負(fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件。

3.4.4 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件。

3.4.5 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認(rèn)證文件，并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)程、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件。

3.4.6 設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)輸出文件（設(shè)計(jì)圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范測試）等文件。

3.4.7 工廠負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件（由打樣工廠負(fù)責(zé)）。

3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負(fù)責(zé)人或指定人員編制，公司副總或部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.4.9 公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號(hào)。

3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。

4.定義

4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。

4.2 受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，

4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）

5.工作程序

5.1 文件的分類

5.1.1 文件屬性分類

（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計(jì)劃及質(zhì)量體系運(yùn)行過程中形成的文件。

（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報(bào)、報(bào)告、申請、傳真等。

（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)流程等。

（4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程等。

（5） 外來文件：國家有關(guān)法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等。

5.1.2 文件階層分類

（1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計(jì)劃、質(zhì)量手冊。

（2) 二階文件：公司經(jīng)營管理活動(dòng)開展所有過程控制的程序文件。

（3) 三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、外來文件等。

（4) 四階文件：各記錄表單、報(bào)表等。

公司文件管理制度14

1.目的

防止在服務(wù)過程中因公用設(shè)施和服務(wù)過程無標(biāo)識(shí)或標(biāo)識(shí)不當(dāng)導(dǎo)致各類不合格的發(fā)生。

2.適用范圍

適用于公司各部門的日常工作。

3.職責(zé)

3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施、倉庫內(nèi)物資、重要、危險(xiǎn)部位及其他服務(wù)過程標(biāo)識(shí)的監(jiān)察。

3.2部門主管和崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)的安裝和檢查。

4.方法和過程控制

4.1公用設(shè)施的標(biāo)識(shí)

4.1.1機(jī)電設(shè)備按各設(shè)備名稱、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識(shí),標(biāo)識(shí)牌掛(貼)在設(shè)備顯眼部位。

4.1.2消防通道出入口、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識(shí)。

4.1.3配電室、水泵房、泳池機(jī)房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標(biāo)識(shí)。

4.1.4所有設(shè)備間出入門上應(yīng)有'機(jī)房重地,非請勿進(jìn)'的標(biāo)識(shí)。

4.1.5所有閥門上應(yīng)作上標(biāo)識(shí)以確認(rèn)閥門開閉狀態(tài)。

4.1.6倉庫內(nèi)的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼'嚴(yán)禁煙火'的告示牌。

4.1.7樓層的標(biāo)識(shí)貼于本樓層的顯著位置。

4.1.8在進(jìn)天臺(tái)的'通道上應(yīng)有'天臺(tái)重地,非請勿進(jìn)'的標(biāo)識(shí)。

4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛'高壓危險(xiǎn),請勿靠近'告示牌。

4.1.10游泳池必須標(biāo)明水的深度。

4.1.11天臺(tái)顯眼部位應(yīng)掛貼'高空拋物,手下留人'等字樣的警示牌。

4.2服務(wù)過程的標(biāo)識(shí)

4.2.1高空作業(yè)時(shí),在危險(xiǎn)區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域,對區(qū)域內(nèi)的財(cái)產(chǎn)要做好防護(hù)措施,并放置有'危險(xiǎn)勿進(jìn)','高空作業(yè),注意安全'等字樣的告示牌。

4.2.2配電設(shè)備維修時(shí),必須在開關(guān)上掛'有人工作,禁止合閘'的告示牌。

4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時(shí),應(yīng)在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌。

4.2.4在公共場所刷油漆時(shí),如果油漆未干而現(xiàn)場又無工作人員時(shí),應(yīng)在顯眼位置放置'油漆未干'告示牌。

4.2.5泳池、兒童娛樂設(shè)施、會(huì)所等設(shè)施暫停開放期間,在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌,清潔時(shí)掛放'清潔中'字樣的標(biāo)識(shí)。

4.2.6維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時(shí),應(yīng)放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌。

4.2.7樓內(nèi)保潔員在進(jìn)行樓梯道、樓層保潔工作時(shí),應(yīng)在單元防盜門或明顯位置懸掛'此區(qū)域在清潔中'字樣的標(biāo)識(shí)。

4.2.8對于其他有追溯性要求的服務(wù)過程(如一些清潔、保安、設(shè)備維護(hù)服務(wù))標(biāo)識(shí),應(yīng)通過制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現(xiàn)。

4.3標(biāo)識(shí)的管理

4.3.1各部門自行制作的標(biāo)識(shí),必須嚴(yán)格參照公司ci手冊標(biāo)識(shí)所規(guī)范的樣式,所有ci手冊所規(guī)范的標(biāo)識(shí),部門必須嚴(yán)格執(zhí)行。

4.3.2各部門如需設(shè)置中英文對照標(biāo)識(shí),需將中文及譯文內(nèi)容報(bào)品質(zhì)主管審批。

4.3.3如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識(shí)已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標(biāo)識(shí)意義,應(yīng)及時(shí)更換、替補(bǔ)或撤消。

4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識(shí)的位置需要更改或撤銷標(biāo)識(shí)時(shí),必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。

5.相關(guān)文件

《ci標(biāo)識(shí)手冊》

公司文件管理制度15

*****發(fā)展有限公司

目錄

總則...........................................................3

員工招募.........................................................4

培訓(xùn)制度......................................................6

考勤管理辦法...................................................8

休假管理辦法...................................................9

福利制度........................................................11

生育保險(xiǎn)津貼制度...................................................13

困難補(bǔ)助金管理辦法.................................................15

離職管理辦法..................................................17

工作服與工作證管理規(guī)定.............................................19

用車管理制度..................................................20

衛(wèi)生管理制度..................................................21

報(bào)刊雜志的管理辦法.................................................22

工具、耗材領(lǐng)用制度.................................................23

辦公用品與日常用品管理.............................................24

總則

一、為建立組織，健全制度，使公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)范化、，特制訂本規(guī)定，凡本公司所屬員工都應(yīng)遵守本規(guī)定。

二、本公司員工任用、擔(dān)保、工作時(shí)間、請假休假、出差、培訓(xùn)、福利、考勤考核、獎(jiǎng)懲、年資、離職等事項(xiàng)除國家有規(guī)定外，皆按本規(guī)定辦理。

三、本公司員工應(yīng)團(tuán)結(jié)友愛，忠于職守，遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，服從各級(jí)主管人員的合理指揮與安排，不得陽奉陰違或敷衍塞責(zé)。

四、本公司員工應(yīng)遵紀(jì)守法，努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)，不斷提高自身修養(yǎng)。

五、本公司員工對內(nèi)應(yīng)認(rèn)真工作，愛惜公物，減少損耗，提高業(yè)務(wù)水平和工作效率，對外應(yīng)嚴(yán)守公司商業(yè)機(jī)密（公司的產(chǎn)品、圖紙、內(nèi)部文件資料、贏利情況、銷售計(jì)劃、客戶資料、工資福利等均屬公司機(jī)密）。

六、本公司員工應(yīng)尊重公司信譽(yù)，除辦理本公司指定外，不得擅用本公司名義，嚴(yán)禁用公司名義在外招搖撞騙。

七、本公司員工對外接洽事項(xiàng)時(shí)（包括電話洽談），應(yīng)態(tài)度謙和，特別注意文明用語，不得滿懷不滿情緒，有損害公司形象的行為。

八、本公司員工應(yīng)遵守國家法律，嚴(yán)禁有酗酒鬧事，吸食毒品、賭博、拉幫結(jié)派等行為。

九、本公司員工應(yīng)發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神，心胸豁達(dá)，勤奮敬業(yè)，始終保持勤儉創(chuàng)業(yè)的精神。

十、本制度經(jīng)行政會(huì)議通過后，試用實(shí)施，若試用期間有疑問，可向行政部以書面形式提出意見，再由行政部組織會(huì)議研究修訂，其他任何人員不得擅自修改。

行政部

20xx年1月1日

員工招募

為了開發(fā)人力資源，為公司注入新的血液，規(guī)范公司的員工招募如下：

一、招聘

1、準(zhǔn)備：各部門經(jīng)理根據(jù)其工作需要進(jìn)行人員編制或根據(jù)人力需求填寫人員增補(bǔ)單，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交行政部進(jìn)行招聘。

2、本公司所需人員一律公開條件向社會(huì)公開招聘，以學(xué)識(shí)、品德、能力、經(jīng)驗(yàn)、體格適合于該工作崗位為聘用原則。公司內(nèi)部人員也可以推薦，但必須按規(guī)定程序進(jìn)行。

3、初試：應(yīng)聘人員自備個(gè)人簡歷帶齊相關(guān)證件到行政部進(jìn)行面試，技術(shù)人員、銷售人員需進(jìn)行筆試。

3、復(fù)試：行政部面試后將其資料與筆試試卷一起交予部門經(jīng)理再由部門經(jīng)理和總經(jīng)理統(tǒng)一安排時(shí)間對應(yīng)聘者進(jìn)行復(fù)試，再把最后結(jié)果通知行政部。

二、錄用

1、經(jīng)復(fù)試合格的人員接到通知后，按其指定日期到行政部辦理入職手續(xù)，并繳相關(guān)證件（學(xué)歷證、身份證復(fù)印件各一份，照片兩張），由行政部統(tǒng)一安排崗前培訓(xùn)。

2、凡應(yīng)聘者有以下情形之一者，不予錄用。

1）曾在本公司被開除或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自離職者。

2）經(jīng)指定醫(yī)院體檢不合格者。

3）未滿16周歲的未成年公民。

4）品性惡劣，經(jīng)其他公私營機(jī)構(gòu)開除者（需有確鑿證據(jù)）。

5）違法犯法吸食毒品者。

三、擔(dān)保

1、經(jīng)公司雇用的經(jīng)濟(jì)管理（財(cái)務(wù)人員）或認(rèn)定其職務(wù)有必要提供擔(dān)保者（倉庫保管員、安全保衛(wèi)員等）必須于到職前辦理擔(dān)保手續(xù)（經(jīng)濟(jì)擔(dān)保，本地有正當(dāng)職業(yè)、固定收入、固定資產(chǎn)的`人士擔(dān)保，合法有實(shí)力的團(tuán)體擔(dān)保）。

2、被擔(dān)保人如有下列情形之一者，連帶賠償責(zé)任。

1）營私舞弊或其他不法行為使本公司造成損失者。

2）侵占、挪用公款、公物或損壞公物者。

3）竊取機(jī)密技術(shù)資料或財(cái)物者。

五、試用

1、本公司新進(jìn)人員除特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)免予試用外，一律先經(jīng)試用。

2、新進(jìn)人員一般試用期為1－3個(gè)月，試用期表現(xiàn)特別優(yōu)秀者，經(jīng)直屬主管呈報(bào)上級(jí)核準(zhǔn)可縮短試用期限，但至少不少于原試用期的一半；若在試用期表現(xiàn)不佳者，可當(dāng)場予以辭退。

3、新進(jìn)人員試用期滿后由行政部通知部門經(jīng)理對其進(jìn)行試用期考核，考核合格者由行政部辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)；考核不合格者若有培訓(xùn)潛能可考慮延長試用期（最長2個(gè)月），否則予以辭退，且不得提出異議。

第三篇：公司文件管理制度

公司文件管理制度

總則

第一條：為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)我公司的實(shí)際情況，特制定本制度。

第二條：文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文、公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

第三條：全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。收文的管理

第四條：公文的簽收

凡來公司公啟文件（除公司長訂啟的外）均由公司收發(fā)員登記簽收（由上級(jí)或郵電局通訊員直送辦公室的機(jī)要文件除外）后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和秘書均需注意檢查封口和郵戳，對開口和郵票、撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

對上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對口”核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

第五條：公文的編號(hào)保管

辦公室秘書對上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的總經(jīng)理親啟文件，總經(jīng)理啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室秘書進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。

第六條：公文的閱批與分轉(zhuǎn)

凡正式文件均需分別由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)閱簽后，由辦公室秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司長親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）

第七條：文件的傳閱與催辦

傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密制度，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有公司長“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件要求和公司長批示辦理有關(guān)事宜。

閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。文件閱完后，應(yīng)送交辦公室秘書。

辦公室秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

發(fā)文的管理

第八條：發(fā)文的規(guī)定

全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中公司辦公室，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

各部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文，應(yīng)分別向公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，則由辦公室分別按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司（）字發(fā)文。

對全公司影響較大、涉及兩個(gè)以上子公司分管范圍的文件、須由集團(tuán)公司董事長批準(zhǔn)簽發(fā)。

第九條：發(fā)文的范圍

凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào)，均屬發(fā)文的范圍。

公司下發(fā)文件主要用于： 煤公司規(guī)章制度

轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件 公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、生活福利等工作的決 定,發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)

其他有關(guān)全公司的重大事項(xiàng) 公司上行文、外發(fā)文主要用于：

對上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。

在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排布署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)公司長批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

凡各業(yè)務(wù)部室如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部室名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部室的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用公司名義發(fā)文。

發(fā)文程序與要求 第十條：發(fā)文程序規(guī)定

各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請

辦公室同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以集團(tuán)公司指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。

草擬文稿必須從全公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。

文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)。

辦公室應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿。

經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）。

對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門重新篡寫清楚。

需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽。文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送公司長審定批準(zhǔn)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文搞交辦公室秘書統(tǒng)一編號(hào)送打印室打印。

文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿 上簽名。文件打印后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，辦公室秘書應(yīng)拒絕蓋章分發(fā)。

文件的借閱和清退

第十一條：各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需要本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級(jí)的文件須辦公室主任同意后方可借閱。

第十二條：借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條：辦公室秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

第十四條：各部門應(yīng)定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

文件的立卷與歸檔

第十五條：文件的歸檔范圍

⑴凡下列文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔上級(jí)機(jī)關(guān)來文、包括上級(jí)對公司報(bào)告、申請的批復(fù)。

⑵公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、報(bào)表等。

⑶公司長辦公會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄。

⑷參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等。

⑸參加機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告，指示記錄，以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料。

⑹反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品。

⑺公司日志和大事記

⑻公司向上級(jí)請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)立卷歸檔。

第十六條：立卷要求

文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主頁、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。上形成的文件材料，要求在下5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查。）

文件的銷毀

第十七條：對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

第十八條：經(jīng)審核同意銷毀的文件，辦公室主任和辦公室秘書監(jiān)視銷毀.

第四篇：2011公司文件管理制度

編號(hào)：Q/LD-GL-TG-0

1公司文件管理制度

擬制：

審核：

批準(zhǔn)：

新泰市蘭得染料化工有限公司2010年5月1日實(shí)施版號(hào)1

1.目的為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。

2.范圍

本制度適用于公司所有有效文件。

3.職責(zé)

3.1體系管理辦公室

3.1.1 負(fù)責(zé)建立健全公司文件管理制度，負(fù)責(zé)本制度的制定與修改。

3.1.2 負(fù)責(zé)公司文件的下發(fā)及管理。

3.1.3 負(fù)責(zé)本制度的實(shí)施。

3.2 其它各部門

3.2.1負(fù)責(zé)擬制與本部門工作職責(zé)相關(guān)的文件。

3.2.2負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定執(zhí)行

4．程序內(nèi)容

4.1公司文件的分類

4.1.1 公司文件進(jìn)行以下分類：

A層文件：手冊

B層文件：程序文件

C層文件：三級(jí)文件（包括管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、相關(guān)記錄、標(biāo)準(zhǔn)化表格、外來文件等）。

4.1.2外來文件

（1）法律法規(guī)及相關(guān)政策要求；（2）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

4.2公司文件的管理

4.2.1公司文件管理歸口于體系管理辦公室，體系管理辦公室負(fù)責(zé)所有公司文件的下發(fā)管理，負(fù)責(zé)建立健全公司文件管理制度，加強(qiáng)公司文件的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理，保證公司文件處理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

4.2.2公司各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實(shí)行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和安排公司工作的文件。明確文件的有效性并通過受控的方式管理公司文件，是防止各部門出現(xiàn)執(zhí)行無效文件的主要措施。對于公司以文本打印的形式下發(fā)的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內(nèi)，簽收人不得復(fù)印，如因復(fù)印導(dǎo)致的執(zhí)行非受控有效文件，造成的問題由執(zhí)行人負(fù)責(zé)。

4.3文件編制與審批

4.3.1文件格式要求

（1）文件要有名稱、編號(hào)、版本、實(shí)施日期、擬制/審核/批準(zhǔn)人等。

（2）文件的內(nèi)容包括：目的、適用范圍、職責(zé)、程序內(nèi)容、相關(guān)記錄等。

（3）文件應(yīng)字跡清楚，標(biāo)示明確。

4.3.2文件的編制與審批

各部門適用的文件由各部門根據(jù)相關(guān)程序的要求編制，部門領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，體系管理辦發(fā)放，保存相關(guān)記錄。

4.4文件編號(hào)

公司文件按照如下規(guī)則編號(hào)： Q/LD-XX-XX-XX

文件順序號(hào)，按01、02等依次編號(hào)區(qū)分。

部門漢語拼音名稱縮寫。

代表公司管理文件類型縮寫。

代表公司內(nèi)部文件。

各部門漢語拼音名稱縮寫為：

體系管理辦公室TG，行政綜合辦公室ZH，財(cái)務(wù)部CW，安全管理辦公室AG，質(zhì)檢部ZJ，人力資源RL，市場部SC，設(shè)備部SB，電儀車間DY，甲醚分廠JM，DCB分廠DCB。

公司管理文件類型縮寫：

作業(yè)指導(dǎo)書ZD, 操作規(guī)程GC, 規(guī)范GF, 質(zhì)量計(jì)劃JH, 標(biāo)準(zhǔn)BZ，管理制度GL。

4.5文件下發(fā)與簽收

4.5.1公司所有文件的下發(fā)，均需填寫《文件發(fā)放回收記錄》。

4.5.2新文件的下發(fā)如涉及到原有文件的作廢，應(yīng)在新文件下發(fā)后立即廢止，且廢止的舊文件須按廢止的相關(guān)程序予以保管或銷毀。

4.5.3公司所有下發(fā)的文件，必須辦理簽收手續(xù)。由體系管理辦公室提供《文件發(fā)放回收記錄》，交相關(guān)收文人員簽收。

4.6文件的保存

4.6.1文件的保存形式：文件可以以書面形式或電子版形式保存，以電子版形式保存時(shí)，應(yīng)有備份。

4.6.2文件的原件由體系管理辦公室負(fù)責(zé)保存，副本由各部門負(fù)責(zé)保存。

4.6.3文件要分類保存，便于閱覽；查閱和借閱文件，需經(jīng)文件管理部門同意并作好記錄，借閱文件的時(shí)間一般不得超過10天。

4.6.4當(dāng)文件被毀壞、污染、脫色時(shí)，應(yīng)重新領(lǐng)取新文件同時(shí)交還原文件；文件丟失時(shí)，向文件發(fā)放部門重新申請領(lǐng)取新文件。

4.6.5所有失效或作廢文件由相關(guān)部門及時(shí)從使用現(xiàn)場撤出，加蓋“作廢”印章，防止作廢文件的非預(yù)期使用；對于作廢文件因保留信息等需要不能銷毀而需保存的，須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，加蓋“作廢留存”印章，并在《文件、資料廢棄記錄表》上加以注明。

4.7文件的修改

文件的修改包括換版、更改、補(bǔ)充，由體系管理辦負(fù)責(zé)。

4.7.1 文件的持有者在使用過程中發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不適用時(shí)，由持有者提供更改申請，并填寫《文件更改申請表》送交體系管理辦。

4.7.2 文件更改的審批，應(yīng)由原審批人進(jìn)行，當(dāng)原審批人不在職時(shí)，可由接替其崗位的人員審批，但其應(yīng)獲得審批所需要的有關(guān)背景資料。

4.7.3 文件經(jīng)過多次更改或需修改內(nèi)容超過原文的三分之一時(shí)，應(yīng)由公司組織專業(yè)人員修訂換版，由體系管理辦在原《文件更改申請單》上注明，報(bào)管理者代表審批。

4.7.5 有關(guān)工藝、技術(shù)、程序的重要文件，應(yīng)經(jīng)必要的驗(yàn)證后由原批準(zhǔn)者審批。

4.8文件的廢棄與銷毀

4.8.1廢棄文件時(shí)，記錄作廢原因，經(jīng)過有關(guān)部門的審核，得到有關(guān)文件最終認(rèn)可者的認(rèn)可后，通報(bào)給體系管理辦，原文件發(fā)放部門在作廢文件上加蓋“作廢”印章并收回。

4.8.2文件被作廢后，文件控制部門在《文件發(fā)放回收記錄》上作有關(guān)文件編號(hào)的刪除標(biāo)識(shí)，登記在《文件、資料廢棄記錄表》上，并整理文件目錄。

4.8.3文件被作廢后，因特殊需要留存的，應(yīng)在原文件上加蓋“作廢留存”印章，并與現(xiàn)行文件分開保存。

4.8.4文件的銷毀由各部門提出申請，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，體系管理辦實(shí)施。

4.9 文件的復(fù)制

任何部門未經(jīng)許可不準(zhǔn)私自復(fù)印、拷貝文件，需要復(fù)制文件時(shí)，應(yīng)向管理部提出申請，經(jīng)原文件批準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可復(fù)制。

5．相關(guān)記錄

《文件發(fā)放回收記錄》

《文件借閱、復(fù)制記錄》

《文件、資料廢棄記錄表》

《文件更改申請單》

《文件銷毀申請》

《文件有效性檢查表》

第五篇：公司文件管理制度

公司名稱

文件管理制度

【編號(hào)】

1、目的:

為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。、文件的發(fā)放：

2.1各部門需要發(fā)放實(shí)施的文件，必須將文件打好以電子文檔的方式交綜合部，并附部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合部，由綜合部主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

2.2任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由個(gè)人親自簽字接收。

2.3需發(fā)放到主管以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學(xué)習(xí)材料等），發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)主管人員，再由主管安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。

3、文件的更改：

3.1任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改，且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改（數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可），連同編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

3.2文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡情況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時(shí)必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章。

4、文件的換頁：

4.1任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進(jìn)行修改并以電子文檔方式傳綜合部，并由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁情況（屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可）送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。

4.2所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時(shí)間，將原頁銷毀。

5、文件的回收、作廢：

5.1因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。

5.2文件發(fā)放人在回收文件時(shí)，必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

5.3每年12月下旬，由綜合部通知各部門，對本平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無效材料清理回收一次。并由綜合部主任統(tǒng)一安排銷毀。

6、其它規(guī)定：

6.1任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發(fā)放到董事長、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)技術(shù)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、設(shè)備部經(jīng)理等公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的相互配合。

6.2無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。

6.3任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后必須領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門提出申請，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

6.4所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

6.5發(fā)放文件屬討論稿的，討論人組織討論結(jié)束后須按時(shí)交文件編制形成部門。

6.6文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時(shí)使用。保存期限為三年。

7、任何人未經(jīng)董事長（總經(jīng)理）批準(zhǔn)，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔(dān)100元罰款外，對由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。

8、本規(guī)定各條款如有違犯，對責(zé)任人每次罰款50元，由其直接領(lǐng)導(dǎo)開通用罰款單收繳。

批準(zhǔn)/日期:審核/日期:編制/日期:楊佳惠2010.04.24