第一篇：淺談新時期電大學籍檔案管理

淺談新時期電大學籍檔案管理 何榮泉

韶關市廣播電視大學廣東韶關

512026 摘要：學籍檔案管理是教學管理和學校管理的重要組成部分，是一項政策性很強的管理工作。在新時期中央電大開展“人才培養模式改革和開放教育試點”項目的實踐中，必須增強檔案意識，使電大學籍檔案管理更加科學化、規范化，以保證教學活動的順利進行，提高教學與管理質量。

關鍵詞：電大學籍檔案；管理；檔案意識；科學化；規范化；制度化 隨著社會的發展、現代科學技術的進步和現代遠程開放教育的興起，電大的學生類型和專業數量逐年增加，建立完善的學員學籍檔案，是電大教育管理的重要組成部分，也是保證開放教育試點教務管理質量的重要內容，更是保證電大教育質量的重要手段之一。電大有其自身的發展規律和特點，它有別于普通高校，也不同于其他成人高校或網絡學院、自學考試，所以電大的學籍檔案管理工作必須從自身的規律和特點出發，不能搬用或套用現成的管理方式、方法。尤其1999年中央電大啟動“人才培養模式改革和開放教育試點”項目以來，各級電大在校生人數、專科和本科專業數量，辦學規模快速增長，這對電大的學籍檔案管理提出了新的要求和挑戰。為進一步做好電大學籍檔案管理工作，保證電大教育質量，維護電大良好的辦學聲譽，全面實現學籍檔案管理工作科學化、規范化、制度化、現代化，做到嚴格、嚴密、嚴肅，筆者結合自己多年的工作實踐認為，新時期應從以下幾方面做好電大學籍檔案管理工作。

一、各級電大領導和學籍檔案管理人員要提高檔案意識，增強法制觀念，充分認識學籍檔案管理的重要性

檔案意識是指人們對檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀印象，也就是人們對檔案的性質和價值的認識，對檔案工作性質、地位和作用的認識。檔案源自于各個歷史階段的人類社會活動。認真學習《檔案法》和有關的政策法規，增強檔案意識，是做好電大學籍檔案管理工作的基礎，是全面實現學籍檔案管理工作科學化、規范化、制度化、現代化的關鍵。各級電大領導要從“三個代表”重要思想的高度認識學籍檔案管理工作，充分樹立檔案意識，真正從思想上認識到學籍檔案管理工作的重要性，對學籍檔案管理工作要高度重視，把學籍檔案管理工作納入學校的議事日程和目標管理體制中，并作為年度考核和領導任內政績的一個考核指標。學校分管檔案管理工作的領導應該親自宣傳動員、建章立制、配備人員、檢查督導，每學期要召開一次包括學籍檔案管理人員在內的檔案工作會議。學校領導對學籍檔案管理中出現的困難和問題要及時解決，并在財力、物力上給予支持，為學籍檔案管理工作走向系統化、規范化、科學化、制度化、現代化提供人力、觀念、物質與良好工作環境和條件保證。

做為學籍檔案管理人員首先應該樹立責任意識，要有強烈的事業心，要有做好學籍檔案管理工作的信心和熱情，自覺地學習和掌握檔案管理專業知識和技能；其次要有群眾意識，學籍檔案質量如何，學籍檔案的作用發揮有多大，必須依靠領導和廣大教職工的支持，要不斷提高全體教職工對學籍檔案管理工作的認識和理解，增強他們的檔案意識，取得他們的支持和幫助，自己還要有不斷提高業務水平的意識。

二、科學、合理地選拔和設置學籍檔案管理人員，提高管理人員政治與業務素質

選拔學籍檔案管理人員，首先要求學籍檔案管理人員要熱愛本職工作，對工作認真負責，堅持原則，有創新精神。由于學籍檔案管理工作專業性較強，學籍檔案資料的產生、積累有一定的時間連續性，是學校一個時期辦學工作的真實寫照與客觀實據，是不可再生檔案。學籍檔案管理作為學校各項工作的考查憑證，它不但是學生在校期間全面、真實的反映，也為電大開放教育試點工作研究與教務管理提供依據和材料。因此，科學、合理地選拔和設置學籍檔案管理人員，不斷提高管理人員政治與業務素質，至關重要。具體措施有以下幾點：（1）不斷加強人員配置、知識結構合理的學籍檔案管理隊伍建設。要根據《檔案法》、《高等學校檔案實體分類法》以及中央電大對學籍檔案管理工作的要求，并結合開放教育試點辦學的開放性、社會性以及基層教學班的分散性和學員的差異性給整個教學教務管理工作提出的新要求，選拔那些熟悉計算機知識、協作精神好、吃苦能力強、有責任心、具有一定檔案專業知識和實際工作能力的同志擔此重任。要求學籍檔案管理人員必須持有《檔案工作人員崗位培訓證》和《專業技術人員繼續教育證書（計算機中級培訓）》，且學歷層次要達標，對業務骨干要相對穩定，對那些責任心不強，工作馬虎，只把自己當作一個普通的學籍管理人員，而沒認識到自己同時也是一個檔案管理人員，檔案意識薄弱的人，學校領導要對其進行批評教育，甚至調離學籍檔案管理崗位，以保證各項學籍檔案業務活動的正常進行。

（2）不斷加強學籍檔案管理工作人員的職業道德素養。電大學籍檔案管理是一項管理周期長、服務性、開放性很強的工作，是電大辦學的一個窗口，完善學生學籍檔案，保存好原始的、完整的第一手學籍檔案資料，是非常重要的。由于電大招生的開放性、多形式、多層次，招生人數和專業數量很多，有的電大學生類型多達10種，學籍管理內容十分繁雜，日常管理工作業務量大，涉及的原則性、政策性很強，事關學員切身利益，檔案內容保存和利用價值極大，是電大整個檔案管理工作的重要組成部分。因此，學籍檔案管理人員要有奉獻、敬業和主動熱情的服務精神，要時時告誡學籍檔案管理工作人員，學籍檔案管理工作無小事，要為學生和檔案使用者提供最好的服務，要克服學籍檔案管理人員待遇低、職稱難評、難聘、沒地位，不被人們重視的錯誤思想。（3）不斷加強學籍檔案管理人員的業務培訓。為了不斷提高學籍檔案管理人員的業務水平，學校要定期組織學籍檔案管理人員到當地檔案局進行專業知識的培訓學習，邀請檔案局的專家、學者來校講課，每半年組織一次《檔案法》的學習貫徹，不定期舉行檔案知識考試或競賽。每年還要征訂一些專業期刊，如《中國檔案》、《檔案管理》、《檔案學通訊》等供學籍檔案管理人員學習，以幫助他們提高業務和學術水平。另外，要組織他們參加系統內檔案專業的學術交流活動，并鼓勵他們多參與檔案專業的科研課題，撰寫專業論文，以提高自己的業務水平，養成嚴謹、科學、實事求是的工作作風。

（4）不斷加強學籍檔案管理人員計算機操作技能的學習和培訓。中央電大開展“人才培養模式改革和開放教育試點”項目以來，以學籍管理為主的教務管理系統不斷升級和換代，學員學籍電子檔案的不斷出現，對做好學籍檔案管理工作提出了更高的要求。為提高學籍檔案管理人員的計算機管理水平，要有計劃地對學籍檔案管理人員進行計算機專業知識的培訓學習，一方面，要求他們必須參加中央電大、省電大或學校自己組織的學籍管理軟件使用培訓；另一方面，還要參加檔案局組織的檔案管理軟件使用培訓。通過培訓，以提高檔案工作者利用計算機軟件為學籍檔案管理工作服務的能力。

三、明確學籍檔案資料的收集、整理和歸檔范圍

電大的學籍檔案資料極其豐富，內容繁雜，利用價值極大，屬長期保存檔案，明確學籍檔案資料的收集、整理和歸檔范圍，至關重要。電大的學籍檔案資料主要包括學員在讀期間日常的學籍管理檔案資料和畢業檔案資料兩方面。學員在讀期間日常的學籍管理檔案資料主要包括：（1）新生入學報名登記表；（2）招生錄取審批表和花名冊；（3）教學班基本情況登記表；（4）學生成績登記總表；（5）學生學籍異動審批表（包括轉學、轉專業、休學、退學、勒令退學、開除學籍和復學等）；（6）各類成績表（包括統設課和省管課成績表、自設課成績表、免修免考報批登記表、形成性考核成績表、實踐環節成績表、教務管理系統當前庫和總庫成績表、成績復查登記表等）；（7）開放教育試點生的學期注冊表、課程注冊表；（8）各類短期培訓教育花名冊和成績表；（9）計算機管理電子文檔數據資料；（10）其它一些有關的、重要的學籍檔案管理文件和資料（包括報告、批復等）。

學員畢業檔案資料主要包括：（1）入學報名登記表；（2）入學通知書；（3）成人高等學校畢業生登記表；（4）錄取審批表和花名冊（主要是成招和普招生）；（5）學員在校期間的獎懲材料；（6）學生個人成績登記表；（7）畢業論文或畢業設計；（8）各類畢業生花名冊；（9）各類學生結業花名冊；（10）本科學員辦理學士學位花名冊；（11）畢業生資格審查表（主要是成招生）；（12）普通高等學校畢業生登記表（普專生）；（13）操行考核登記表；（14）畢業生體檢表（普專生）；（15）就業報到證（普專生）；（16）計算機管理電子文檔數據資料（包括高等教育學歷證書圖像信息采集電子注冊光盤資料）。

學籍檔案管理工作就是在收集以上材料的基礎上，依照《檔案法》的要求，按照工作程序，依據《高等學校檔案實體分類法》，進行整理、立卷、保管，為最終的檔案利用提供服務。

四、建立健全學籍檔案管理規章制度，使學籍檔案管理工作更加規范化和制度化

古人云：沒有規矩，不成方圓。隨著現代遠程開放教育的發展，電大辦學的開放性和社會性越加明顯，在這種新的教育形勢下，為做好學籍檔案管理工作，應當根據《檔案法》、國家教育部和中央電大的有關精神和文件，結合各級電大的實際，建立和完善學籍檔案管理規章制度。學籍檔案管理工作的規范化主要包括管理程序規范化、管理方式規范化、專業名稱規范化、學籍注冊規范化、成績管理檔案規范化和畢業辦證手續規范化等。學籍檔案管理工作制度化主要包括學籍管理實施細則、學籍管理人員崗位責任制、學員日常管理制度、考試管理工作細則、成績管理制度、學籍檔案管理制度等。通過建立和完善學籍檔案管理制度和細則，使學籍檔案管理工作有章可循、有據可依、照章辦事，更加科學規范。

五、積極適應知識經濟時代，提高學籍檔案現代化管理水平

隨著知識經濟時代社會信息化的逐步實現，電大學籍檔案載體將由傳統的“白紙黑字”逐漸轉變成“電子檔案”，未來學籍檔案的收集、存儲、管理和利用等將發生本質的變化，這就需要我們用新的思維、新的觀念、新的方法去適應電大未來的學籍檔案管理工作。具體地講是：

（1）充分認識信息化建設是知識經濟時代學籍檔案管理工作的主線。依托日益成熟的教務管理系統，開發適應電大學籍檔案管理的軟件，把電大學籍檔案管理逐步發展成一種信息產業。

（2）知識產權保護是知識經濟時代學籍檔案管理工作的重點，創新產權、知識產權二者的法律保護同等重要，要盡快突破電子檔案資料的法律效力問題。

（3）創新管理機制是電大學籍檔案管理的切入點，積極吸收和利用國內外檔案管理的先進經驗，進行管理技術創新和網絡信息化管理，努力解決技術難題和網絡安全等問題，從而提高學籍檔案現代化管理水平。參考文獻：

[1]于云秀.開放教育入學指南百問.北京：中央廣播電視大學出版社，2002.2 [2]賈佳1.淺談學籍檔案管理工作[J]1，內蒙古電大學刊，2003，41 [3]董小坤.談如何發揮成人學籍檔案管理的功能作用.勝利油田師范專科學校學報，2001年9月版.(87).[4]陳東.現代遠程教育學籍檔案現代化管理的措施探討.西南民族大學學報?人文社科版.2004年9月版.

第二篇：淺析新時期中職學校檔案管理

淺析新時期中職學校檔案管理

論文關鍵詞：中職學校；檔案管理；對策

論文摘要：學校檔案管理工作是學校各項評估工作的重要內容，加快中職學校檔案管理工作發展的步伐以適應新形勢的發展相當重要。

學校檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是學校各項評估工作的重要內容。目前，中職學校正面臨著重大的變革，作為中職學校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴峻的挑戰，那么，如何適應新形勢，加快中職學校檔案工作發展的步伐呢？筆者根據《檔案法》的要求，結合自身的學習和工作體會，就如何做好中職學校的檔案管理工作探討如下。

1.中等專業學校檔案管理工作現狀分析

1.1領導不夠重視

就目前的學校檔案管理現狀來看，大部分學校的領導對檔案管理的認識較為膚淺，對加強檔案管理的重要性認識不足，沒有意識到檔案對教育事業的促進作用，認為學校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格。

1.2檔案管理人員缺乏，素質較低

專業的檔案管理人員缺乏，現有的檔案管理人員業務水平低下是中等專業學校普遍存在的問題。有的中專學校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業務知識。檔案管理人員業務水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統培訓，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規范化。

1.3檔案信息載體結構單一

目前中等專業學校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進行加工，如調整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅重復性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效地開發利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調動頻繁，而造成磨損嚴重，且檢索速度慢，查找準確率低、查全率低。

1.4收集資料不夠完整

外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學檔案的歸檔持抵觸態度，認為教案、自編講義等材料是自己在教學過程中取得的成果，屬于私有財產，若經檔案部門歸檔后就會成為公有財產，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.5硬件設施不達標

有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設備不齊全，大部分學校檔案保管箱是20世紀七八十年代購置的，個別學校仍用木頭箱，很不規范，影響保管使用效果。

2．加強中等專業學校檔案管理工作的對策

2.1提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領導，主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。

2.2加強人員配備，搞好檔案實施建設

為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統一保存和科學管理，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關保密制度，嚴格按規章辦事。其次，硬件建設是提高檔案水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲類分別設櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

2.3加強檔案信息化建設，提高現代化管理水平

檔案信息化建設是社會信息化發展不可缺少的組成部分，也是現代檔案工作的基礎，是檔案工作現代化的必由之路。首先觀念現代化，即要正確確立中等專業學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立中等專業學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現技術現代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質量。

2.4加強檔案的收集和整理

學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據不同門類、不同載體按、類別分別整理歸檔。建立健全學校檔案，實行檔案管理，有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質量，只要努力把學校檔案建好、管好、用好，就一定能把學校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

參考文獻：

[1]王莉.談高校檔案管理現代化建設[J]鎮江高專學報2003,16(4).[2]劉索珍.中職學校教學檔案管理工作初探[J]衛生職業教育2005（17）.[3]代利利.加強學校檔案管理[J]阜陽師范學院學報2005（5）.[4]周楓，辛梅菊.做好學校檔案管理工作初探[J]山東檔案2005（5）.[5]鐘曉蕓.江西科技示范學院[J]科技廣場2005（9）.學校學生學習成績及檔案管理系統 是一款學校學生檔案及學習成績管理系統.提供豐富的查詢、打印、登記、修改功能及報表導出引擎。界面美觀、時尚，完全秉承Windows應用程序原則。適合各種中、小學校和高等院校的檔案室檔案快速備份，查詢等工作，也適合班主任老師對學生的詳細情況的記錄備案、同樣也適合任課老師對學生成績的綜合分析和對班級、學生的名次編排。擁有強大而豐富的報表導出引擎，可把數據導出為Excel、Html、Lotus、FoxPro、Paradox、dBase和Text文件。并且附有兩個經典小游戲，工作之余還可輕松一下。1 完全自動生成單科成績單，自動排列名次；完全自動生成全科成績單，自動為全班、全年級乃至全校排列名次；

【摘 要】檔案是反映歷史面貌的真實記錄，檔案事業是黨和國家各項事業的重要組成部分。檔案工作是辦好學校的重要基礎工作，也是衡量學校管理工作水平高低的標志。隨著教育改革的不斷深入和發展，貫徹落實《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》與《廣東省檔案管理辦法》，建立和管理好學校檔案，并促使學校檔案工作納入規范化、制度化、科學化管理的軌道，不斷提高檔案管理的整體水平，有著極為重要的意義和作用。

【關鍵詞】學校 檔案管理 依法治檔

一、當前學校檔案管理工作中存在的問題

1．某些學校領導對檔案管理不夠重視，其表現為：⑴對檔案管理的意義認識不足。多年來，由于對“教育改革”的狹隘認識，導致檔案事業建設降低到了教育改革的附屬地位，經常以一種對當前教育改革是否有用的實用主義來衡量檔案事業，而這一觀念又恰恰違背了檔案的價值屬性，因為檔案是歷史的產物，不能產生直接的教改成績或效果，檔案往往是到檢查評估利用的時候才顯出它的價值。⑵依法歸檔的意識不強。基層的領導同志不能深入實際解決檔案收集工作中存在的實際問題，檔案收集方式仍然依靠檔案管理部門主動索取，而依靠有關部門主動移交的可操作性不強，致使檔案移交工作遲遲不能落到實處，甚至材料收集不齊全，直接影響收集工作的開展。⑶對《檔案法》的宣傳不夠。《中華人民共和國檔案法》頒布20年了，除檔案管理部門認識外，大多數人不了解、不認識檔案法律責任，不重視統一管理檔案的意義，管理人員、科技人員依法自覺保護、收集、移交檔案材料的意識沒有真正樹立起來。

2．教職工對依法治檔的觀念淡薄。由于檔案違法行為所產生的后果具有間接性、隱蔽性，這導致了人們忽視或輕視檔案違法行為。因其后果不如刑事案件、行政案件、民事案件等所造成的后果那樣，直接地明顯地危及國家、人民的人身和財產安全，會給國家、人民帶來直接的、明顯的危害和損失。同時，學校對教職工的評價考核也沒有把依法治檔作為其中一個條件。把檔案資料的收集、移交看成是一種負擔，甚至不當一回事，學期或學年結束，該交的檔案資料也沒有整理移交，需檔案管理人員的多番催促。

3．上級檔案部門，對學校依法管理檔案工作監督力度不夠。一些檔案行政管理部門對于學校存在的檔案違法行為，往往只進行現場指導糾正，久而久之，執法檢查變成了上門服務，上門幫助組卷、立卷，以指導替代執法、替代執罰。而對于法定破損檔案、不及時歸檔、歸檔不全、利用不還、檔案面臨危險等檔案違法行為不作重點深入檢查和追究。

二、如何依法管理檔案工作

1．加大宣傳力度，增強社會檔案意識和檔案法制觀念，打好依法管理檔案工作的群眾和社會基層。“立足檔案，面向社會”是我國檔案宣傳工作的方針，繼續加大《檔案法》的宣傳，也是全社會的普法意識的體現。但目前檔案意識還很淡薄，檔案觀念模糊。就我們基層而言，要爭得領導的重視，把它納入學校的普法工作中去。除做好各部門工作宣傳外，還可通過宣傳周、宣傳月搞定期宣傳，也可通過學校的內部網絡宣傳、學校公示欄宣傳，通過研

討會、座談會，舉辦展覽、知識竟賽等形式，使廣大群眾真正了解檔案，自覺遵守《檔案法》。還可通過對違法案件的處理結果，以案說法，以警世后人，從而增強社會的檔案意識和法制觀念，為依法管理檔案工作奠定堅實的基礎。

2．積極爭取領導部門的理解和支持，加大對檔案管理工作的力度。建議從教育檔案工作實際出發，會同檔案局、教育局一起制定并及時修訂適合教育改革要求的學校檔案管理試行辦法和檔案工作標準，加強統籌領導，宏觀管理，實行分類指導，有效監督，形成有關業務部門與辦公室配合對學校檔案工作齊抓共管的機制，促進《檔案法》實施在學校落到實處。

3．依法健全和完善檔案收集管理制度。檔案資料的收集、移交和整理、保管，是發揮檔案工作整體功能的前提，也是做好檔案業務工作的重點。要扎扎實實地做好這項基礎工作，不僅要把學習貫徹《省檔案管理辦法》與學習貫徹《檔案法》和《檔案法實施辦法》結合起來，加大宣傳力度，努力營造濃厚的社會氛圍，還要依法健全和完善檔案收集制度。檔案收集管理制度主要包括：

(1)登記制度。為了掌握收集工作情況，避免應歸檔材料的遺失、散落，應及時做好登記工作，形成必要的制度。

(2)時限制度。及時收集是確保歸檔文件材料齊全完整的關鍵。收集材料不能等到年底收集與整理，而應區分不同情況，明確收集與歸檔時限。因為有些文件材料在辦文部門較長，遇上機構變化、人事變動、工作調整，很容易散失，造成歸檔不全或不完整。

(3)查對制度。檔案管理部門要做到對所管檔案材料心中有數，必須確定一個時間核對收集歸檔材料，對收集工作中發現的問題，如不全、短缺材料的，要及時向有關部門追要收集，對錯裝、錯收的，材料要及時查清并予以糾正。

(4)移交制度。要根據具體情況，制定出具體檔案材料的歸檔范圍、時間與質量要求，使各單位、各部門形成的檔案材料一般應及時處理完畢后，及時移交給檔案管理部門歸檔保存，避免任何組織與個人以任何理由積壓、滯留應歸檔材料的現象發生，保證檔案材料的完整齊全，特別是人事檔案更應注意及時移交。

(5)索要制度。對于未能及時移交到檔案管理部門的歸檔材料，檔案管理部門不能完全坐等有關單位或部門主動送交材料上門，對以上制度執行情況，可與工作評價結合起來，獎懲分明，如評優、評先、職務晉升等。

4．學校檔案管理人員要努力提高自身素質。依法治檔的關鍵是嚴格檔案行政執法，法律是依靠人來貫徹執行的，法律秩序必須通過良好的執法來維護。再好的法律和制度，如果得不到嚴格的執行和遵守，也將形同虛設。依法治檔更重要、更核心的是我們各級檔案管理人員在法定權限內，按照法定程序，依法履行法定職責。樹立堅定政治信念、公正清廉、業務精通、作風優良，能勝任新形勢下工作需求，是保證依法治檔真正落到實處的關鍵所在。

5．上級檔案部門應加強對學校檔案執法監督檢查。首先，要強化檔案執法監督檢查的手段。在執法監督檢查中要改變過去那種只聽聽匯報，看看材料，提提建議，發個通報等做法，真正嚴格按照《檔案法》及有關規定的要求認真監督檢查，對查出的問題，按照規定的程序認真處理，決不姑息遷就。其次，建立檔案法制監督機制。各級檔案行政管理部門，要制定有關規定、制度來規范檔案執法監督檢查機關和檔案執法監督檢查人員的行為。論文關鍵詞：文化傳播學 學報檔案 管理與利用

論文摘要：高校學報檔案的傳播是為了盡快地、廣泛地實現學報檔案價值，發揮其作用，通過各種信息傳播渠道，借助各種信息傳播媒介，將內容豐富的學報檔案信息傳播給廣大受眾以滿足受眾需求的一種信息傳播活動。主要包括傳播的主體、內容、渠道、對象以及傳播反饋等五個方面。本文針對所涉及的這五個方面探討了高校學報檔案如何科學管理和有效開發利用。

一、文化傳播學視野下的學報檔案

“檔案屬于一種文化現象，因為檔案既反映了上層建筑觀念形態，又反映了經濟基礎物質成功中凝聚的精神價值”。從傳播學的角度看檔案，由于“傳播”這一觀念的引進，從而將檔案的貯存信息的屬性(即原始記錄性)與傳播信息的屬性(即傳播性)并列，即檔案不僅是一種歷史、知識、文化的原始記錄，而且是一種歷史、知識、文化的傳播媒介。《普通高等學校檔案管理辦法》明確規定，出版物類是高等學校文件材料的歸檔范圍之一，它“主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等”。可見，文化傳播學視野下的高校學報具有重要的檔案價值，是高校檔案群中一項重要的檔案資料，應該很好地管理并充分利用。

高校學報檔案的傳播是為了盡快地、廣泛地實現學報檔案價值，發揮其作用，通過各種信息傳播渠道，借助各種信息傳播媒介，將內容豐富的學報檔案信息傳播給廣大受眾以滿足受眾需求的一種信息傳播活動。主要包括傳播的主體、內容、渠道、對象以及傳播反饋等五個方面。

學報檔案傳播的主體是學報檔案的管理者，通過其專業的檔案管理知識和一定的信息技術，把有保存價值的文獻傳遞給檔案信息的受眾。這考驗到檔案管理者的素質;傳播的內容主要包括自家學報、交換學報以及受眾需要的其他學報文件檔案(如作者原稿、用稿通知、選題計劃等);傳播的渠道主要是通過開辟閱覽室、提供原件和復印件、期刊數據查詢、信息咨詢服務及檔案編研等途徑;傳播的對象主要包括用稿作者、交換學報單位、文摘單位、訂戶、校內外廣大師生等;傳播對象反饋涉及作者論文反饋、文摘刊物轉載索引、讀者來信來電等。

由以上所述的五個方面看，要使學報檔案的傳播更順暢，反饋更有價值，需要加強對學報檔案的歸檔管理和開發利用。同時，隨著信息技術的發展，互聯網等新媒介得以普遍運用。在高校檔案信息存儲數字化的前提下，網絡以其自身的快速、鏈接、互動等特點成為學報檔案傳播的主要形式，如何應對信息化、數字化時代的檔案傳播是目前檔案管理與利用的一大課題。

二、高校學報檔案的管理

第一，建立審稿專家庫，篩選優秀作者群。把期刊多年保存的《專家審稿意見書》進行歸納整理，選擇其中責任心強的專家作為穩定的審稿專家隊伍，可建立期刊審稿專家庫，并在每期審稿單歸檔時對專家庫進行補充。另一方面，學報檔案收集了每期大量的稿件，反映了廣大科研、管理工作者的實際學術水平和科研能力，據此可以篩選出優秀作者群，及時了解他們的學術動向，并向他們約請優質的稿件，也可據此向優秀作者進行專題組稿，適應學報專題化的發展趨勢。

第二，做好交換期刊的管理工作。學報和其他學術刊物的辦刊宗旨是學術交流而不是商業性的，這就為學報以交換為主的收藏帶來極大的方便。因此，學報資料室收藏高校學報較為集中的這一優勢不僅為編輯人員學習兄弟院校的辦刊經驗、獲取學科信息、滿足業務上的特定需求提供了方便，同時，也為許多校內師生和其他讀者查閱學報論文解了燃眉之急。學報在資料室建設上應排除思想上狹隘、功利的觀念，打破高校之間的界限，積極地與國內學術期刊進行長期友好的交換工作。這不僅可以使各學報的浪費減少到最低限度，更可以使其學術影響得以擴大，刊物價值得以提高。此外，在印量和資金有限的前提下，交換資料應有針對性，即根據各學報辦刊重點欄目和特色欄目，交換與之相關的刊物。

第三，學報檔案的管理要規范化、制度化。在規范化方面，要以資料室管理人員的專業文獻檢索能力，對學報檔案的分類、編目、著錄以及裝訂收藏，要按照《中國圖書館圖書分類法》和《連續出版物著錄規則》及學術檔案案卷標題的擬訂進行分編，使學報資料排列順序化、合理化，把學報資料按分類標準。科學、有序、系統地分類、編號登記;建立健全借閱學報文獻資料卡片和學報資料財產賬;實行電子文檔管理化，使學報資料檢索更為方便快捷。

在制度化方面，為保證情報資料管理工作的正常進行，必須建立一套切實可行的規章制度。如登記制度、借閱制度、流通制度等。

第四，提高資料室管理人員的素養。資料室人員應知曉圖書館學、情報學知識，熟練掌握資料管理的業務技能，做好資料的搜集、整理、加工、借閱、保管工作，掌握資料的搜集、采訪、登錄、分類和編目方面的方法，要形成熟練的基本功和業務技能。同時，資料人員需要具有愛崗敬業精神，除認真對待讀者檢索、咨詢服務外，要按時完成本學報的交流工作，及時補寄;及時處理訂戶、兄弟院校學報編輯部的來函，維護本校學報的信譽;及時向編輯部介紹交流學報中有關的信息和情況等，使學報辦出水平，辦出特色。

第三篇：教務處學籍檔案管理規定

九江縣育英學校

教務處學籍檔案管理規定

學校規范化、正規化管理是搞好學校的重要措施，而做好學校的學生學籍管理又是搞好學校規范化管理的重要內容。為此，對學校的學籍管理特作如下規定。

1、新生凡報名注冊后，即屬我校學生，學生分到班級后，由班主任立即如實填寫學生學籍情況登記表，建立學生學籍檔案。

2、學生學籍情況登記表填好后交由教務處管理。

3、每學期結束由教務處將表交由班主任填好本學期學生成績和操行評定。

4、學生轉學、退學必須向教務處書面述明原因，教務處同意后必須開具出相關證明，并在學籍登記表上如實填寫轉學、退學情況，并注銷該生在本校的學籍。

5、凡接受轉入的學生，必須有就讀學校開具出的轉學證、學生學籍登記表。重新填寫我校學籍登記表，并與原就讀學校開具的所有證件一并歸入該生檔案存檔。

6、凡轉學到外校就讀的學生，而又沒有辦理轉學手續的，保留其一個學期學籍，一學期后即予以注銷。如果轉到其它學校就讀學生，要求將其學籍保留在我校的，每年必須交納50元的學籍管理費。

7、凡在我校就讀，既無相關轉入證件，又未在教務處辦理轉入手續和未在教務處填寫本校學生學籍登記表的，該生不具有本校學生的學籍。

8、凡在我校初中部學習滿三年參加了中考的，高中部學業滿三年并參加各科會考、符合條件，學校才發放畢業證，不得弄虛作假。

9、凡具有本校學籍的學生，在本校學習期間，有獲獎或處分的情況，必須如實記入其檔案。

10、凡要求留級的學生，必須由個人和家長書面申請，經學校研究同意，方可變更其學籍。否則被視為自行留級，學校不予以變更學籍。

11、任何人不得以任何借口和形式涂改學生學籍檔案，變換學生學籍檔案。

12、教務處必須認真管理好學生的學籍檔案，不漏統漏登，堅持原則。

九江縣育英學校教務處

二00八年九月

第四篇：義務教育學生學籍檔案管理細則

關于印發《河南省義務教育學生學籍管理實施細則

（試行）》的通知

2014-04-24 16:56:29 【瀏覽字號：大 中 小】 來源：教育廳辦公室

教基一〔2014〕310號

河南省教育廳

關于印發《河南省義務教育學生學籍管理實施細則（試行）》的通知

各省轄市、省直管縣（市）教育局，廳直屬實驗學校：

為進一步規范義務教育學生學籍管理，提高信息化管理水平，根據教育部《中小學生學籍管理辦法》有關要求，結合我省實際，制訂了《河南省義務教育學生學籍管理實施細則（試行）》，現予以印發，請認真執行。

執行中有什么問題，請及時反映。

附件：河南省義務教育學生學籍管理實施細則（試行）

河南省教育廳

2014年4月22日

河南省義務教育學生學籍管理實施細則（試行）第一章 總則

第一條 為進一步規范義務教育學生學籍管理，提高科學管理水平，根據《中華人民共和國義務教育法》、《河南省實施＜中華人民共和國義務教育法＞辦法》及教育部《中小學生學籍管理辦法》等法律法規，結合我省實際，制訂本實施細則。第二條 本細則適用于我省所有由政府、企業事業組織、社會團體、其他社會組織及公民個人依法舉辦的小學、初中、義務教育階段特殊教育學校、工讀學校（以下簡稱學校）和在這些學校就讀的學生（以下簡稱學生）。

第三條 學生學籍管理采用信息化方式，實行省級統籌、分級負責、學校實施的管理體制。

省級教育行政部門統籌全省學生學籍管理工作，指導、監督、檢查全省各級教育行政部門和學校的學生學籍管理工作；按照國家要求建設電子學籍系統運行環境和學生數據庫，確保正常運行和數據交換；作為學籍主管部門指導直管學校的學籍管理工作并應用電子學籍系統進行相應管理。

省轄市教育行政部門負責指導、督促、檢查本行政區域內縣級教育行政部門和學校認真落實國家、省和本市關于學生學籍管理的各項規定、要求；作為學籍主管部門指導本行政區域內直管學校的學籍管理工作并應用電子學籍系統進行相應管理。

縣級教育行政部門具體負責本行政區域內直管學校學生學籍管理工作，配合省、省轄市教育行政部門指導省、市直管學校的學生學籍管理工作，應用電子學籍系統進行相應管理；督促學校做好學生學籍的日常管理工作。

學校負責本校學生的學籍信息收集、匯總、校驗、上報，應用電子學籍系統開展日常學籍管理工作，確保信息真實、準確、完整。

第二章 學籍建立

第四條 小學和初中均實行秋季招生、入學。凡當年8月31日之前（含8月31日）年滿六周歲的兒童，其父母或其他法定監護人應當送其入學接受并完成義務教育。條件不具備的地區的兒童，經縣級以上教育行政部門批準，可以推遲到七周歲。未經主管教育行政部門批準，小學不得招收不足6周歲的兒童入學。

第五條 學生應在就讀學校建立學籍。

第六條 學生初次辦理入學注冊手續后，學校應為其采集錄入學籍信息，建立學籍檔案，通過電子學籍系統申請學籍號。學校應當從學生入學之日起1個月內為其建立學籍檔案。

學生學籍檔案內容包括：

（一）學籍基礎信息及信息變動情況；

（二）學籍信息證明材料（戶籍證明、轉學申請、休學申請等）；

（三）綜合素質發展報告（含學業考試信息、體育運動技能與藝術特長、參加社區服務和社會實踐情況等）；

（四）體質健康測試及健康體檢信息、預防接種信息等；

（五）在校期間的獲獎信息；

（六）享受資助信息。

學籍主管部門應通過電子學籍系統及時核準學生信息。

第七條 學籍號以學生居民身份證號為基礎生成,一人一號，終身不變。逐步推行包含學生學籍信息的免費學生卡。第八條 學校不得以虛假信息建立學生學籍，不得重復建立學籍。學籍主管部門和學校應利用電子學籍系統進行查重。

學籍管理實行“一人一籍、籍隨人走”。除普通學校接收特殊教育學校學生隨班就讀、特殊教育學校、工讀學校外，學校不接收未按規定辦理轉學手續的學生入學。殘疾程度較重，無法進入學校學習的學生，由承擔送教上門的學校建立學籍。

第九條 學籍檔案分為電子檔案和紙質檔案。電子檔案納入電子學籍系統管理，紙質檔案由學校學籍管理員負責管理。學校應保留第六條

（一）、（二）、（三）、（五）款紙質檔案。

第十條 如學生父母或其他法定監護人提出修改學生基礎信息的，憑《居民戶口簿》或其他證明文件向學校提出申請，并附《居民戶口簿》復印件或其他證明復印件，由學校核準變更學籍信息，并報學籍主管部門核準。

第三章 學籍變動 第十一條 轉學

（一）學生有下列情況之一的，應準予轉學：

學生父母或其它法定監護人戶籍跨省、市、縣（市、區）遷移或在本縣（市、區）內跨學區、鄉（鎮）遷移的； 學生父母或者其他法定監護人長期因公出國（境）工作、支援邊疆建設、現役軍人(含武警)等原因，其子女投靠親屬到非戶籍所在地居住的；

流動人口適齡子女居住地跨省、市、縣（市、區）遷移的； 進城務工人員隨遷子女到流入地就學的。

（二）需要辦理轉學手續的學生，其父母或者其他法定監護人持有效證明材料向轉入學校和所屬教育行政部門提出轉學申請，經審核同意后，再到轉出學校和所屬教育行政部門辦理轉出手續。審批過程在網上完成。

按照教育部的要求，跨省轉學的學生除了上述相關證明材料，還須提供原學籍所在學校的學籍證明。

（三）轉學一般在新學期開學后兩個月內辦理。符合轉學條件的學生，轉入、轉出學校和雙方學校學籍主管部門應分別在10個工作日內完成學生學籍轉接。不按規定時間或條件進行審核操作的，上級主管部門或系統可進行強制干預。

（四）義務教育階段學校不得責令學生轉學；學生休學期間以及受處分期間不予轉學。

第十二條 特殊教育學校學生轉入普通學校隨班就讀，或普通學校隨班就讀殘疾學生轉入特殊教育學校就讀的，其學籍可以轉入新學校，也可保留在原學校。進入工讀學校就讀的學生，其學籍是否轉入工讀學校，由原學校與學生的父母或其他法定監護人商定。

第十三條 休學、復學

（一）學生有下列情況之一者，可以休學：

1、因病經診斷，需停課治療休養時間占一學期總學時三分之一以上的；

2、學生在一學期內連續請假（包括病、事假）時間超過學期總學時三分之一仍不能到校上課的；

3、因其他特殊原因，確需休學的。

（二）因病假辦理休學手續須由學生父母或其他法定監護人持縣級以上醫院診斷證明，因事假辦理休學手續由父母或其他法定監護人持相關證明，向學校提交書面申請，學校審核后報所屬教育行政部門確認，準予休學。

（三）休學期限一般為1年。休學期滿仍不能復學的，應當由學生父母或其他法定監護人持縣級以上醫院診斷證明或其他相關證明向學校申請延長休學期限，經學校審核，報所屬教育行政部門確認后，可繼續休學。

學生休學期間保留學籍。

學生休學期滿或休學期間要求復學的，由學生父母或其他法定監護人向學校提出申請，因病休學的還應當提交縣級以上醫院認定治愈或認定可以正常學習的證明，學校審核并報所屬教育行政部門確認后，即可復學。義務教育階段學校應當及時督促學生復學，督促無效的由學生戶口所在地的街道辦事處或鄉、鎮人民政府責令其父母或其他法定監護人送學生復學。

學校對準予復學的學生，按照接續學業原則安排就讀年級。

（四）學生到境外就讀的，應當憑有效證件到現就讀學校辦理相關手續。回到境內后仍接受義務教育的，應接續原來的學籍檔案。

第十四條

退學 輟學

（一）義務教育階段學校不得責令學生停學、退學，不得開除學生；

（二）學校及教育行政主管部門應采取措施防止學生輟學。學校發現學生輟學應及時采取措施，努力使其復學。同時將學生輟學情況書面上報當地鄉鎮人民政府、街道辦事處、縣級教育行政部門，在義務教育年限內為其保留學籍，并利用電子學籍系統進行管理。

義務教育階段外來務工人員隨遷子女輟學的，就讀學校的學籍主管部門應于每學期末將學生電子學籍檔案轉交其戶籍所在地學籍主管教育行政部門。

第十五條 留級、跳級

義務教育階段學校不得責令學生留級。

義務教育一般不允許跳級。德、智、體、美等方面特別優秀、且具備超前學習能力確實需要跳級的學生，其父母或其他法定監護人可提出跳級書面申請，學校同意并簽章，上傳學校簽章后的跳級申請電子影像件，經學籍主管教育行政部門核準后，可以跳級。跳過年級視為受完相應年限的義務教育。跳級不能跨學段，且限于本校范圍內。

第十六條 學生死亡，學校應當憑相關證明在10個工作日內通過電子學籍系統報學籍主管部門注銷其學籍。失蹤或被刑事拘留等原因離校的學生，學校要及時向主管教育行政部門上報，學校和學籍主管部門不得取消其學籍。

第四章 學籍檔案管理

第十七條 正常升級、轉學、升學學生的學籍檔案轉接，由電子學籍系統完成。

第十八條 學生辦理學籍轉接手續后，轉出學校應及時轉出學籍檔案，并在1個月內辦結；學生轉學或升學后，轉入學校應當以收到的學籍檔案為基礎為學生接續檔案。

第十九條 學生轉學或在義務教育階段升學時，學籍檔案應當轉至轉入學校或升入學校，轉出學校或畢業學校應保留電子檔案備份，同時保留必要的紙質檔案復印件。學生最后終止學業的學校應當歸檔永久保存學生的學籍檔案，或按相關規定辦理。

學校合并的，其學籍檔案移交并入的學校管理。

學校撤銷的，其學籍檔案移交縣級教育行政部門指定的單位管理。第二十條 學生學籍信息發生變化，學籍進行轉接或學生畢業時，學校應及時維護電子學籍系統中的有關信息，并將證明材料歸入學生學籍檔案。學籍主管部門應及時對學生學籍變動信息進行更新。

第五章 保障措施

第二十一條 省轄市、縣（市、區）教育行政部門和學校應當為學籍管理提供必要的保障條件,配備或指定學籍管理員，完善管理制度，建立工作機制。學籍管理員必須熟練掌握學籍管理有關規定、學籍管理系統的基本功能、學籍信息采集的基本要求、學籍變動操作方法、保密要求等。

第二十二條 學籍管理員應當實行先培訓后上崗和保持相對穩定。各級學籍管理員的基本信息須報送上一級教育行政部門備案。

第二十三條 省轄市、縣（市、區）教育行政部門和學校應當每學期復核學生學籍信息，確保學籍變動手續完備、學生基本信息和學籍變動信息準確。

第二十四條 各級教育行政部門和學校要建立嚴格的保密制度，嚴防學籍信息外泄和濫用。非經學籍主管教育行政部門書面批準，學籍信息一律不得向外提供。

第二十五條 教育行政部門違反本細則的規定，由上一級教育行政部門責令改正；情節嚴重的，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法處理。第二十六條 學校違反本細則的規定，有下列情形之一的，由主管部門責令改正；情節嚴重的，依法追究校長和相關人員責任。

（一）不為已接收學生建立學籍檔案的；

（二）以虛假信息建立學籍或學籍檔案的；

（三）不及時把學籍變動信息納入學籍檔案的；

（四）不及時報告義務教育階段學生輟學情況的；

（五）接收學生不為其辦理轉學手續的；

（六）不按規定為學生轉接學籍檔案的；

（七）泄露或非法使用學生學籍信息的；

（八）擅自更改或處理學生學籍信息的；

（九）違反本細則規定的其他行為。

第二十七條 教育行政部門應對學籍管理工作成績突出的單位和個人進行表彰。

第六章 附則 第二十八條 學校的外籍學生和港澳臺學生學籍管理，參照本細則執行。第二十九條 各地可根據有關法律法規和本細則的規定，制定具體操作辦法。

第三十條 本細則自2014年5月1日起施行。原有關義務教育學校學生學籍管理規定與本細則不一致的，以本細則規定為準。

第五篇：學生學籍檔案管理細則

學生學籍檔案管理細則

為進一步規范我校學生檔案管理工作，提高我校學生檔案管理水平，使我校學生檔案管理制度化、科學化，充分發揮學生檔案在學生日常教育管理、畢業、推薦就業等方面的作用，結合我校實際情況，特制定本規定。

學校應當從學生入學之日起建立學生學籍檔案，我校學生學籍檔案包括：勞動局檔案（技校）、教育局檔案（職高）和學生校內檔案（技校和職高）。

一、填寫內容

勞動局檔案內容包括：（詳見：附件1）

1．學生基本信息（包括學生家庭情況，學習經歷，黨團關系等）； 2．考生體檢表一張； 3.二寸照片3張。（白底）

勞動局下發學籍檔案兩天內，學籍管理員下發學生檔案，要求新生班主任組織學生在半個月內，如實填寫學生校內檔，半個月后由班主任檢查審核后，統一上交學工處學籍管理員處。

教育局檔案內容包括： 1．基本信息；

2．公共基礎課程和專業技能課程成績；；

3．學生操行評語； 4.學生入學登記表； 5.一寸照片2張。

教育局下發學籍檔案兩天內，學籍管理員下發學生檔案，要求新生班主任組織學生在一個星期內，如實填寫學生校內檔，一個星期后由班主任檢查審核后，統一上交學工處學籍管理員處。

校內檔案內容包括： 1．基本信息；

2．公共基礎課程和專業技能課程成績；

3．班主任評語及實習指導教師評語；

4．操行考核表；

5．畢業生信息登記表（基本信息、班級鑒定、班主任評語、自我鑒定）； 6.一寸照片1張，二寸照片1張。填寫標準：1.內容詳實準確

2.字跡工整不得有涂抹、劃痕

二、填寫時間與歸檔時間 三填寫標準

四、評價標準（要求班主任認真檢查，如出現任何問題班主任自行負責）：

1.不按時上交：-5分 2.有涂抹劃痕：-5分 3.缺項、漏填：一處-5分 4.信息不準確：-5分

新生入學一星期后，學籍管理員下發學生校內檔案，要求新生班主任組織學生在一個月內，如實填寫學生校內檔，一個月后由新生班主任檢查審核后，統一上交學工處學籍管理員處。每學年開學一個星期后，學籍管理員下發學生校內檔案，一個星期后由班主任檢查審核后交到學工處學籍管理員處。

學籍檔案由專人管理，學生離校時，由學校統一連同畢業證發放給學生。