第一篇：外貿管理

一、外貿業務員每天必做的事 ：

1，收發郵件：每天至少兩次收發反饋信箱，早上上班和晚上下班之前，每天必須保證收到的反饋及時回復完，由于時差，如果業務人員能夠在家處理反饋更好，可以保證回復的及時性。（有時晚上加班不可避免，但是可以與客戶同步，加快溝通的頻率，占的先機）。

2，做好客戶信息管理：建立一個excel表格，將所有收到的客戶信息及時填寫到表格中，并且做好客戶分類工作，將詢盤內容，質量比較高的客戶做為A類客戶重點跟蹤（但是也不要忽略小客戶，任何客戶都是從小做到大的，就象賣東西，要把客戶從頭回客戶做到回頭客戶---忠實客戶----傳代客戶）

3，主動到相關商務網站里尋找買家（要整理分類，針對不同地區的客戶進行不同的發盤，做到簡潔，有針對性）

4，每隔幾天到相關商務網站發布一條具有商業價值的信息。（雖然可能效果不是很好，但是也花不了多少時間，如果你更新的快的話，產品信息就會出現目錄的首頁，說不定會有所收獲，建議堅持）

5，每個季度定期更換網頁內容。將新產品信息發布上網，或者將產品的圖片替換一下。這些都會讓買家及時了解公司的最新信息，吸引新客戶。

6，定期給老客戶或者潛在的客戶發送公司的最新產品信息，堅持就會有回報（據統計，開發一個新客戶所花費的費用相當于維持十個老客戶所花費的費用，在開發新客戶的時候一定不要忽視老客戶的維持，可以在節日的時候給客人發送卡片祝福，客人都會覺得很親切，合作的愉快）

7，業務人員每周匯報反饋詢盤及跟進情況。（把這些表統一整理，留做備份，至少這些都是以后的潛在客戶，也可以作為業務員的計效考核之用）

8，每周（或者每天早上利用10或者30分鐘）召開相關人員會議，分析原因，總結經驗，完善工作制度，讓工作更簡潔高效。（臺灣企業一般每天都會抽出些時間開會，來總結前一天的工作，做會議記錄，業務員提出問題，由經理或高層領導來進行解決，同時也給大家足夠的交流時間，培養團隊精神和競爭意識。建議要結合公司的實際情況進行）

第二篇：外貿業務部管理規章制度

外貿業務部管理規章制度

為了更好地樹立公司的形象，促進公司各項業務的順利發展，以及加強對外貿業務人員的有效管理，特制定以下管理規定并經總經理簽字生效。

第一章新員工上崗制度

第一條

第二條

第三條

第四條

第五條

第六條

第二章

第一條

第二條

第三條

新業務員到公司正式報到需攜帶身份證原件，畢業證原件，個人簡歷一份，2張一寸免冠彩色照片。新業務員到崗后，由公司統一安排進行培訓，每個業務員需通過基本培訓方可正式上崗。業務員正常上班時間為周一至周六下午1：00-6：00、晚上7：00-9：30，周日休息。公司對外貿業務員實行底薪+提成+全勤獎的工資發放制度，業績突出者公司頒發年終獎金，鼓勵業務員大膽拓展業務范圍。（待定）新業務員試用期為個月，試用期工資是元/月，試用期滿底薪是元/月，由總經理決定業務員轉正時間。（待定）轉正時合同問題。（待定）日常行為規范 在公司內，應嚴格遵守公司各項規章制度，服從上級指揮。嚴格遵守工作時間，做到不遲到，不早退；下班時間到后，整理好物品下班。因私人原因需請假的須采用書面方式向外貿部長申請，部長同意并報總經理批準后到文員處備案，回公司后到文員處銷假；特殊情況來不及書面請假，不能上班的，應電話請假（分別致電外貿部長和總經理），說明事由，并事后補辦請假手續，病假時間較長的須持看病證明補假。1

第四條

第五條

第六條

第七條

第八條

第九條

第十條

第十一條

第十二條

第十三條

第十四條

第十五條員工試用期滿合格轉正可請婚假，婚假期要和總經理協商，婚假期滿回公司需到文員處銷假；在公司工作滿三年的女性員工享有60天的產假；其他節假日假期則按國家規定標準。（待定）如有事需調班，須提前1天跟外貿部長申請，外貿部長同意并報總經理批準后到文員處登記備案，調上班時間僅限于周日。為了方便工作，員工一個月內請假天數不得超過3天，調班天數不是超過2天。員工辭職需提前15天向總經理提出書面申請，獲總經理批準并交接完工作后方可離職；未提前申請，離職時沒能結清工資則自行負責。上班時間應認真工作，不許串崗聊天和在工作區內大聲喧嘩，不得妨礙其他人開展業務工作，不得擅自無故離開工作崗位，不可閱讀與工作業務無關的書報雜志，禁止玩游戲、看電影、下載等與工作無關的行為。工作時，不打非業務性電話，接非業務性電話時應盡量縮短時間。必須履行對公司機密、業務上的重要信息的保密義務，不得將公司業務及營銷信息泄露給他人。不得將公司資料、設備、器材用作私用，如需攜帶外出須得到批準。與工作無關的私物不得隨意帶入公司，工作場地非經許可不得進行各類娛樂活動。個人所借用的工具、物品必須妥善保管，不得隨意拆卸或改裝。若出現故障須及時向上級申報。公司員工間及對公司外的人員，必須禮貌待人，文明用語，不講粗話、臟話。同事之間要和睦相處，互相團結、幫助。員工著裝應以反映良好的精神面貌為原則，男職員著裝要清潔整

齊，禁止穿拖鞋、背心、短褲；女職員穿著要大方得體，不濃妝

艷抹，不穿吊帶衫、拖鞋。

第十六條 隨時注意保持周邊環境衛生清潔，不隨地吐痰、不亂扔紙屑煙蒂、不亂涂亂畫；雨具、雨鞋一律放置在規定存放處。

第十七條 除在指定場所、時間外，不允許飲食、吸煙。

第十八條 節約用水用電，安全用電，愛護燈管、插座、開關等電路設施；

不準私自拆除、搬移和亂拉線路，若有損壞，須通知相關人員進

行更換、修理。

第十九條 必須遵守用電規則（下班前關閉電腦，切斷電源）。

第二十條 所有設備、器具等必須保持可正常安全運作狀態。

第三章 工作細則

第一條 外貿部日常工作一律在外貿部長鄰導下開展，所有工作事宜由外貿

部長直接向總經理報告和負責

第二條 對于外商的郵件、傳真，原則上在24小時內答復；特殊情況需要延

期的，應及時向外商解釋。

第三條 業務人員在外商詢價，做出產品報價前，應了解客戶基本信息，包

括是否終端客戶、年采購能力、消費區域，以及產品的用途、規格及質量要求，我公司是否能夠生產等。

第四條 為了更好的發展公司外貿業務，必要時由總經理召集外貿部所有員

工進行會議，對前面的工作做出總結，并安排接下來的工作內容。

第五條 對于外商的產品報價，由總經理辦公室根據市場狀況及生產成本，定期進行核算，并對產品價格進行調整；業務人員應根據總經理辦公室出具的價格表對客戶進行報價。

第六條 與客戶交流中要充分了解客戶目前的狀況，和采購渠道，建立各級

客戶資料檔案，保持雙向溝通。

第七條 在業務操作過程中遇到困難和問題，反饋要及時、準確、全面。

第八條 在鞏固原有客戶的同時，要積極調查市場需求狀況和發展趨勢，搜

集新的信息，開拓新市場。

第九條 業務員在本公司工作期間開發的客戶為公司所有，業務員不得以公

司名義私下與客戶進行交易；一旦公司發現，業務員要為自己的行為承擔一定責任。

第十條 對于公司的客戶，業務員要遵從公司的分配。業務員有義務提供客

戶信息，以供公司備案；同時，公司也有義務為各個業務員的客戶進行保密，以免造成業務員之間的矛盾。

第三篇：外貿業務部管理規章制度

外貿業務部管理規章制度

為了更好地樹立公司的形象，促進公司各項業務的順利發展，以及加強對外貿業務人員的有效管理，特制定以下管理規定并經董事長，總經理簽字生效。

第一章 公司基本規章制度

第一條 新業務員到公司正式報到需攜帶身份證原件，畢業證原件，個人簡歷一份，2 張一寸免冠彩色照片。

第二條 新業務員到崗后，由公司統一安排進行培訓，每個業務員需通過基本培訓方可正式上崗。

第三條 業務員正常上班時間為周一至周五上午 9：00-下午 5：30，中午休息 時間為12:00-13:30.周六，周日雙休。（有特殊工作安排需要加班的，可以補假。客戶來訪期間，陪同客戶及 QC 驗廠的時間，展會期間，出國期間占有的周六，周日視為正常上班，不予補假。）

第四條 公司人員上下班需打卡。外出需負責人批準同意。

第四條 公司員工薪資由固定薪資，考核薪資，年終績效薪資三部分組成。

第五條 新業務員試用期為 3 個月，由總經理決定業務員轉正時間。

第六條 轉正簽署工作合同，享受公司各方面福利待遇：

1.醫療與養老保險

2.七天帶薪年假（每年年假剩余天數可以折合成工資發放，不疊加到下一年）3.公司旅行

（根據每年具體情況安排）第二章日常行為規范

第一條 在公司內，應嚴格遵守公司各項規章制度，服從上級指揮。

第二條

嚴格遵守工作時間，做到不遲到，不早退；下班時間到后，整理好物品下班。

第三條 因私人原因需請假的須采用書面方式向總經理助理申請，助理同意并報總經理批準后到文員處備案，回公司后到文員處銷假；特殊情況來不及書面假，不能上班的，應電話請假（分別致電總經理助理和總經理），說明事由，并事后補辦請假手續，病假時間較長的須持病假條補假。事假，病假扣除相應薪資。

第四條 員工試用期滿合格轉正可請婚假，婚假為 3 天，婚假期滿回公司需到文員處銷假；在公司工作滿三年的女性員工享有 98 天的產假;男性員工可享有7天的陪產假；其他節假日假期則按國家規定標準。

第五條 員工辭職需提前 30 天向總經理提出書面申請，獲總經理批準并交接完工作后方可離職；未提前申請，工作未交接完畢，離職時沒能結清工資則自行負責。

第六條 上班時間應認真工作，不許串崗聊天和在工作區內大聲喧嘩，不得妨礙其他人開展業務工作，不得擅自無故離開工作崗位，不可閱讀與工作業務無關的書報雜志，禁止玩游戲、看電影、下載等與工作無關的行為。

第七條 工作時，不打非業務性電話，接非業務性電話時應盡量縮短時間。

第八條 必須履行對公司機密、業務上的重要信息的保密義務，不得將公司業務及營銷信息泄露給他人，對造成公司損失者，一經查實，給予經濟處罰。情節嚴重者給予開除處分。

第九條 不得將公司資料、設備、器材用作私用，如需攜帶外出須得到批準。

第十條 與工作無關的私物不得隨意帶入公司，工作場地非經許可不得進行各類娛樂活動。

第十一條 個人所借用的工具、物品必須妥善保管，不得隨意拆卸或改裝。若出現故障須及時向上級申報。

第十二條 公司員工間及對公司外的人員，必須禮貌待人，文明用語，不講粗話、臟話。同事之間要和睦相處，互相團結、幫助。

第十三條 員工著裝應以反映良好的精神面貌為原則，男職員著裝要清潔整齊；女職員穿著要大方得體，不濃妝艷抹。

第十四條 隨時注意保持周邊環境衛生清潔，不隨地吐痰、不亂扔紙屑煙蒂、不亂涂亂畫；雨具、雨鞋一律放置在規定存放處。

第十五條 除在指定場所、時間外，不允許飲食、吸煙。

第十六條 節約用水用電，安全用電，愛護燈管、插座、開關等電路設施；不準私自拆除、搬移和亂拉線路，若有損壞，須通知相關人員進行更換、修理。

第十七條

必須遵守用電規則（下班前關閉電腦，切斷電源）。

第十八條 所有設備、器具等必須保持可正常安全運作狀態。

第十九條 下班后，最后離開公司人員，必須做好各項檢查，大門加鎖后方可離開。

第二十條

公司日常衛生實行值日生責任制。

第三章工作細則

第一條 外貿部日常工作一律在總經理助理鄰導下開展，所有工作事宜由總經理助理直接向總經理報告和負責

第二條

對于外商的郵件、傳真，原則上在24 小時內答復；特殊情況需要延期的，應及時向外商解釋。

第三條 業務人員在外商詢價，做出產品報價前，應了解客戶基本信息，包括是否終端客戶、年采購能力、消費區域，以及產品的用途、規格及質量要求，我公司是否能夠生產等。

第四條 為了更好的發展公司外貿業務，必要時由總經理召集外貿部所有員工進行會議，對前面的工作做出總結，并安排接下來的工作內容。

第五條 對于外商的產品報價，由凱路石材工廠根據市場狀況及生產成本，定期進行核算，并對產品價格進行調整；業務人員應根據工廠出具的價格表對客戶進行報價。

第六條 與客戶交流中要充分了解客戶目前的狀況，和采購渠道，建立各級客戶資料檔案，保持雙向溝通。

第七條 在業務操作過程中遇到困難和問題，反饋要及時、準確、全面。第八條

在鞏固原有客戶的同時，要積極調查市場需求狀況和發展趨勢，搜集新的信息，開拓新市場。

第四篇：外貿業務員管理規章制度-規范

青島通天貿易有限公司

外貿部門管理

為了規范外貿部門的工作，使大家有個良好的工作環境及和諧的團隊，使外貿團隊在公司領導下高效的開拓國際市場，保障外貿業務工作有序，特制定以下制度。

工作時間：上午8:00-11:30，下午1:00-5:00 周五下午：總結，大掃除

周六：8:00-11:30，下午1:30-5:00（試行）

一．總體制度

1.不斷學習業務知識和技能，提高個人素質與涵養，遵守公司考勤等相關制度，請假需提出書面申請，緊急情況可口頭申請，事后補上請假條。

2.嚴守公司機密，謹言慎行。公章使用須有申請、領用記錄。不得泄露公司有關產品策劃、技術、客戶資源等機密性信息。

3.未經批準，不得攜帶任何無關的移動存儲設備、光盤等進出公司，不得將公司電腦內的文件發送給與公司無關的任何機構或個人。4.配合部門每周召開的部門研討會，圍繞如何做大做強并討論上周工作總結及下周工作如何調整；同事之間就外貿技能多溝通，互相學習。

5.公司根據展會效果和實際情況來決定參加國內外展會，參加前需準備好赴展的相關資料，如展品、樣本、報價資料、展位布置、展品的運輸等。

6.同事之間應相互溝通，友好相處。客戶信息在外貿同事之間，可以保密，但所開發的區域（國家）、客人的名字，在例會上可以互相溝通，以防止客人向不同的外貿業務員詢價；外貿業務員不能惡意侵占其它人的客戶信息,不得故意報低價格，防止不勞而獲的事情發生。

7.注意個人衛生，保持臺面整潔，垃圾及時處理，共同營造綠色辦公環境。

二、客戶管理制度

1.在接到新客戶詢盤的，將客戶資料進行登記，明確標記本次詢盤產生的時間、聯系方式、客戶來源、客戶需求何種規格的產品等。便于跟進和匯報管理。

2.參加展會各業務人員所收集的客戶名片及合作意向，展會完成后一周內，將所有名片資料登記在客戶檔案中，名片上交公司，由公司分類，酌情分配給專人跟進。原則上，客人在展會上與哪個業務員溝通，就分配給哪個業務員跟進。

3.及時錄入客戶資料以便跟進和內部溝通。所有客戶資料的錄入必須盡量詳細，尤其在客戶描述里，進行客戶的詳細說明，包括產品意向、實力分析、誠意度分析、成交機會分析等。4.未經公司授權，嚴禁業務員私自將公司訂單外移，若發現在公司上班期間，有上述嚴重違紀行為，公司除嚴厲處罰外，嚴重者追究法律責任。

三．日常工作

1.及時查看郵件詢盤郵信息，合理報價。2.和在線的客戶進行及時溝通，聊天記錄必要時進行文檔保存。重要信息要摘出存入備忘錄。3.每周做一次總結和內部溝通，包括：

（1）所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產品，當前工作計劃。青島通天貿易有限公司

（2）總結遇到的一些業務問題和技術性問題。（3）其他貿易事務相關的一些問題。

4.每月對自己的訂單進行總結，列明合同號，合同金額，合同數量，價格條款，交貨期，目前進行狀態，下一步該怎么進行，對本月簽單量，款項回收情況進行總結。

5.對客戶進行總結，對于每一個客戶的要求，對產品，單據，包裝的要求作總結，進行客戶評價分析。

6.定期對自己的整體業務進行匯總，做自我分析評價，制訂半年的工作目標和計劃。做出匯報。

四．郵件管理

統一使用企業郵箱saleX@shenghualong.net,郵件注意備份和保存，以便管理和追蹤。五．客戶開發前期工作 1.收到詢盤及報價時，要及時跟部門經理確認是否已有同事聯系，如沒有，及時跟蹤和處理。2.在與客戶商談過程中，有涉及到技術指標的問題，及時與部門經理或研發部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機構聯系，進行辦理。

3.子賬號從主賬號得到的詢盤應及時處理，超過兩天不處理的主管有權利交給他人跟進。六．報價及合同簽定

1.收到客戶詢盤及報價時，原則上按報價單報價，并與劉繼升或總公司確認方可報價。如最終報價低于報價單，應與部門經理確認相關信息后再給客戶報價。2.收到客戶確認形式發票后，做好后期的收款和催款工作。

3.將填寫完整的發票或者合同，傭金協議等遞交部門經理審核，總經理審批。并做好備案。七．文件資料管理

業務人員正在處理的合同訂單，以及已經完成的訂單（合同，發票，箱單等），保留紙質復印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應注明標識已完成訂單，待處理訂單。以便當事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。八．電腦管理

1.電腦密碼一律在部門經理處備案。2.業務人員定期要進行數據備份。九．文件管理

1.所有與客戶往來及與發貨有關文件，必須保留件。掃描文件與往來電子文件，定期保存和復制客戶郵件，2.文件存放說明：要做好分類，以便方便查閱。十．合同號登記本及單證保管

業務員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進行登記，并將合同交于部門經理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產品名稱，數量，預計發運日期，目的地。

貨物發出十日后，收齊所有單證復印件，裝訂成冊，存檔保管。

2016年10月

第五篇：外貿業務員管理規章制度_規范

關于業務員的管理工作，如果要做到完善制度，必須嚴格按以下制度執行，以確保公司的利益最大化。

（一）日常工作

1.上班第一件事打開電腦查收郵件，查看詢價信息。

2.綜合整理一天要做的事情，列出每天的六點計劃，把要處理的事情分為四類：

（1）緊急；（2）重要；（3）日常（4）臨時

3.和在線的客戶進行及時溝通，聊天記錄要進行文檔保存。重要信息要摘出來存入備忘錄。

4.每周一上午10:00點部門經理給業務員開晨會，安排本周工作計劃及做上一周的工作反饋和總結。

總結內容應包括：

（1）所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產品，本周進程，下周計劃。（2）總結一周內遇到的技術性問題。（3）總結在業務上遇到的問題

5.每月對自己的訂單進行總結，列明合同號，合同金額，合同數量，價格條款，交貨期，目前進行狀態，下一步該怎么進行，對本月簽單量，款項回收情況進行總結。對客戶進行總結，對于每一個客戶的要求，對產品，單據，包裝的要求作總結，進行客戶評價分析。

7.對自己的整體業務進行匯總，做自我分析評價，制訂半年的工作目標和計劃。

（二）客戶開發前期工作

1.收到詢盤及報價時，要及時跟部門經理確認是否已有同事聯系，如沒有，及時跟蹤和處理。

2.在與客戶商談過程中，有涉及到技術指標的問題，即時與部門經理或研發部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機構聯系，進行辦理。

3.業務員在郵寄樣品前，必須向客戶收取樣品費用，快遞費或取得客戶到付帳號。不能取得樣品費又不能到付，須經部門經理及總經理批準才可郵寄。并將郵寄信息，快遞單據整理存檔。確認客戶收到樣品后一個星期，須跟蹤樣品測試結果。

（三）報價及合同簽定

1.收到客戶詢盤及報價時，原則上按報價單報價，如最終報價低于報價單，應與部門經理確認相關信息后在給客戶報價，做報價單或形式發票給客戶，并要求客戶簽字回傳。

2.收到客戶簽字確認形式發票后，嚴格按照公司合同范本制作銷售合同。銷售合同必須包含全部客戶所需單據，需支付的訂金。需支付傭金需與客戶簽定傭金協議。

3.將填寫完整的合同，傭金協議等遞交部門經理審核，總經理審批。

4.合同蓋章后，掃描發給客戶確認簽字。

5.如客戶對銷售合同有異議，合同修改后重新確認。

6.雙方簽字蓋章后，合同簽訂完畢，須將簽字蓋章原件備案。

（四）安排生產（備貨）

1.業務員在收到財務確認預付款已收到或信用證原件已收到通知后，通知跟單員及時制作銷售訂單，經部門經理簽字后，安排生產。

2.業務員需要和生產部計劃好生產包裝，發貨和單據制作的時間表。3.業務員應每天與跟單員溝通生產狀況和相關商檢，保險，定船定航班情況。

4.業務員需要根據合同內容提前準備發票箱單給跟單員安排發貨。5.跟單員負責統計每天的發貨記錄，并公布在部門白板統計本上。

（五）發貨

1.FOB條款下，客戶如指定貨代，及時與客戶確認貨代信息，如果是CIF條款，或FOB條款但由我公司負責確認貨代公司，須及時聯系貨代，確認合適的輪班和發貨時間。

2.貨物報關出口后，把所有單據包括商業發票，箱單，原產地證，提單等掃描存檔，并發給客戶，進行確認。

（六）文件資料管理

業務人員正在處理的合同訂單，以及已經完成的訂單（合同，發票，箱單等），必須保留紙質復印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應注明標識已完成訂單，待處理訂單。以便當事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。

（七）電腦管理

1.電腦密碼一律在部門經理，總經理處備案。

2.業務人員的電腦E盤統一設置為業務盤，部門經理，總經理有權查看。

（八）E盤文件管理

1.所有與客戶往來及與發貨有關文件，必須保留掃描件。掃描文件與往來電子文件，按固定格式統一存放在E盤，保證所有資料在E盤對應的文件夾下都能找到。

E盤：高級客戶 ：客戶----Business Report----Customer

File----Packing----Shipping document 低級客戶： 客戶-----郵件

潛在客戶： 客戶-----郵件 2.文件存放說明：Business Report 下存放業務進展，工作總結。Customer File下存放來往郵件，傳真，及報價。Packing下放置與包裝有關的文件，圖片。Shipping document下按合同號設置文件夾，分別存放各合同與出貨有關的單據。保證所有與客戶有關的往來文件，原件及復印件能在對應的文件夾都能找到。

（九）郵件管理

統一使用Foxmail管理。郵件記錄需在F盤保存。總經理，部門經理有權查看工作郵箱。

（十）產品報價程序

業務人員對外報價不得低于底價，如有特殊情況低于底價時，需要向總經理，主管，提出書面或郵件申請，審批單價后才可對外報價。

（十一）合同號登記本

業務員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進行登記，并將合同交于部門經理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產品名稱，數量，預計發運日期，目的地。

合同號登記本電腦共享，以確保所有信息公開透明。

（十二）單證保管

貨物發出十日后，收齊所有單證復印件，裝訂成冊，存檔保管。

業務員應嚴格按照以上規定執行