第一篇：浙江嘉興地區工廠和SOHO外貿出口代理操作流程

浙江嘉興地區工廠/SOHO外貿出口代理操作流程詳解

（浙江森諾進出口有限公司 朱賢偉 修訂）

此文為原創，以我司為例，分步驟詳細解析了外貿出口代理的操作流程，嘉興地區尋求出口代理的朋友可以聯系我，面談，謝謝：

*委托方：工廠或SOHO；

*我司：浙江森諾進出口有限公司（浙江省嘉興市）

1.我司（浙江森諾）與委托方（工廠或SOHO）談妥代理費用（視合同金額而定，代理費在人民幣8分/美金—1毛/美金之間，退稅歸委托方）和操作流程，并簽訂進出口代理協議；

2.我司將公司的美元賬戶信息和形式發票模板提供給委托方，委托方做形式發票給國外客人，客人安排匯款到我司的外匯賬戶，最好讓客人把銀行付款水單郵件/傳真過來（這樣就可以知道客人到底付了沒有，也能知道金額和付款時間）。我司會讓財務留意收匯，通常2-4天到賬；

3.美元外匯到帳后，我司會即時通知委托方，告知收匯金額和匯率，并依照委托方的意愿給工廠付人民幣定金；

4.委托方安排生產，備貨，并告知代我司預計的發貨日期，以便我司提前10天訂艙，并做訂艙委托書給貨代；

5.報關資料：發貨前2-3天，我司會準備報關資料（商業發票、裝箱單、報關單、報關委托書），此時需要委托方提供詳細的貨物信息（品名、HS編碼、美元單價、體積和毛凈重等），我司將制作好的報關資料寄給貨代公司。

6.送貨/裝柜：委托方按照貨代要求的進倉時間及時送貨到港口倉庫，或者集裝箱到工廠裝柜，我司在和貨代確定船期之后，會告知委托方送倉/裝柜的日期；

7.提單確認：裝柜后，貨代會把提單確認件發給我司，我司會和委托方仔細核對客人名稱、地址、聯系方式，貨物名稱、數量等信息是否有誤，正確的話，提單就按照這個確認件簽發；

8.一般船開后4-6天，貨代會把提單COPY件發給我司，我司會把發給委托方，留作備份；

9.委托方將提單COPY件發給國外客人，催討余款。

10.清關資料：我司在收到國外客人的全額貨款之后，會準備客人的清關資料（發票、箱單、提單、產地證等），并在征得委托方同意之后，通過國際快遞寄給客人，或者做提單電放，我司也會把相應的資料掃描件發給委托方留底；

11.貨物出運4-5天后，我司會向貨代要預錄單，然后依照預錄單做開票資料和內銷合同，然

后發給委托方，委托方為SOHO的話，需要提供給工廠；

12.委托方將工廠開具的增值稅發票和蓋章合同一起寄還給我司；

13.我司在收到增值稅發票和正本合同后，安排財務科給工廠支付人民幣余款。

14.結算：如果是SOHO，我方會在國外收匯齊全、支付工廠貨款之后一周內，核算委托方的利潤和退稅，并將兩筆金額一次性支付給委托方（備注：1.需要扣除4個月的退稅利息，因為我司需墊資3-4個月的退稅；2.委托方需提供相關發票,如貨運發票等，用于提取利潤）。

15.一般出口一個月后，我司會向貨代催討退單，這筆業務如期結束。

備注：

1.如貨代為國外客人指定貨代，貨物出運后，委托方需提醒貨代把海運費發票和包干費發票

開給我司，我司才能安排付款。

2.不管是客人指定貨代，或者是委托方聯系的貨代，都需要讓貨代公司把營業執照和組織機

構代碼證傳真給我公司，我司會錄入公司系統，作為存檔備份和付款依據，如果日后貨代方面出現問題，我司也能查找到其檔案，并控制風險。

3.如果國外客人需要做產地證或者保險單，委托方要在發貨前5天通知我司。

另：

退稅=（工廠人民幣出廠含稅價/1.17）*退稅率

浙江森諾進出口有限公司

朱賢偉（出口三部經理）

MOB：***TEL：0573-82082261

（2013年1月修訂）

公司簡介：

浙江森諾有限公司成立于2011年，前身為嘉興艾云裝飾材料有限公司，以木材進口業務起家，注冊資金500萬，公司位于浙江省嘉興市區,中環西路500號頤高大廈18樓。

公司成立之初，為擴大進出口規模和業務范圍，招納多名有豐富外貿經驗的青年人士，共謀發展。

2012年，公司的經營目標是在穩定進口業務的同時，開拓出口代理業務。我司積累了豐富的操作經驗，恪守誠信經營原則，出口代理費用合理，服務優良，希望與浙江嘉興地區的工廠和SOHO朋友廣泛合作，大家互利互惠，共同發展。

朱先生

浙江森諾進出口有限公司

地址：浙江省嘉興市中環西路500號頤高大廈商務樓18樓

電話：0573-82082261手機：***

郵箱：terryzhu@foxmail.com

第二篇：外貿出口業務操作流程

外貿企業在有第一次出口業務以后，拿著合同或者報關單及相關資料到主管國稅局進行退稅認定，國稅局調整企業到退稅科，委派專管員。

退稅申報前需要收集或者取得的相關資料：

1，出口發票（純英文）

2，報關單退稅聯

3，報關單核銷聯（首先到外管局核銷，現在大部分地區不用提供紙質核銷單到國稅局）

4，增值稅發票（進貨發票）

退稅前信息處理：

1，核銷以后，核銷單信息由外管局傳到國稅局（5--7天）

2，報關單回來以后企業到電子口岸交單，數據傳到國稅局（3---6天）

3，增值稅發票必須通過認證

4，出口發票（有的地方要到國稅局購買專門的出口發票填寫，大部分地區可以自制發票）

退稅申報系統正式操作之前的工作

1，下載最新的稅率庫導入

2，下載最新增值稅發票認證信息（在國稅局出口退稅平臺上面下載，有的地區沒有開通，那么就自己手動錄入增值稅發票信息）

3，進入系統的時間一定是你申報所屬期（出口月份）

出口退稅具體操作步驟：

1，基礎數據采集（包括出口明細申報錄入和進貨明細申報錄入）

關鍵問題：（1）關聯號極其重要（不是如何設置，而是關聯號是一張報關單，一張出口發票，可能是多張增值稅發票的集合）

（2）關單上有兩種以上的商品（不管是不是同一種商品），在錄入報關單號碼時候后面加上001，002，003??（3）一張發票對應兩張以上報關單情況，要開進貨分批單2，數據加工處理（1）審核認可全部數據（否則預審報無數據）

（2）進貨數量關聯檢查（出現E就證明數量有錯誤）

（3）換匯成本檢查（出現問題要寫情況說明）

（4）預審報數據一致性檢查

3，形成預審報數據（有的地方是形成電子數據到國稅局窗口，部分地區是網上預審報）

4，預審反饋信息讀入和處理

注意：（1）進貨發票非交叉稽核，出口國家是國內，這樣的數據可以忽略

（2）報關單和核銷單沒有信息，如果檢查沒錯就是數據傳輸沒有到國稅局，可以忽略

（3）換匯成本問題，要根據情況寫說明

5，形成正式申報數據

（1）打印出口明細和進貨明細（各一份）

（2）形成匯總表及打印（三份）

（3）打印回執單（二份，大連地區要求）

6，形成電子數據

7，到國稅局正式申報

注意：裝訂順序：回執單（如果有），匯總表，出口明細，進貨明細，進貨發票，報關單，出口發票另外：2張匯總表夾在里面

可能不同地區國稅局要求有所區別，但是數據錄入一定仔細并隨時對照

生產企業出口貨物采用“免、抵、退”稅辦法

“免”稅是指對生產企業出口的自產貨物，免征本企業生產銷售環節增值稅；

“抵”稅是指生產企業出口自產貨物所耗用的原材料、零部件、燃料、動力等所含應予退還的進項稅額，抵頂內銷貨物的應納稅額；“退”稅是指生產企業出口的自產貨物在當月內應抵頂的進項稅額大于應納稅額時，對未抵頂完的部分予以退稅。

這種辦法主要適用于有進出口經營權的生產企業。

進料加工

每月5號做進料加工免稅證明

具體明明細如下：

1、進料加工進口料件明細申報明細表

2、進料加工貿易免稅證明（手寫3份）

3、進口報關單復印件

4、進口手冊及新增手冊

5、帳頁打印

每月15號出口退稅申報裝訂資料

1、出口貨物免抵退稅申報匯總表（打印2份，如果有退稅打印3份）

2、出口貨物免抵退稅申報匯總表附表（上同）

3、出口貨物免抵退稅申報明細表（當期出口明細）

4、出口貨物免抵退稅申報明細表（當期單證收齊）

5、簽字后的手寫進料加工貿易免稅證明

6、發票，核銷單，報關單3單收齊單證（只在有單證收齊時候）

7、增值稅納稅申報表

8、增值稅納稅申報表（表二）

9、出口貨物備案單證目錄（打印其他申報報表里面打印）操作步驟 有進料加工先做進料加工

1、如有新手冊，先基礎數據采集-進料加工手冊錄入

2、基礎數據采集-進口料件明細申報錄入

3、申報數據處理-模擬出具進料加工免稅證明

4、生成明細申報數據，打印如上所需表格送國稅局

做出口錄入

1、基礎數據采集-出口貨物明細申報錄入

2、如有單證收齊 基礎數據采集-收齊出口單據明細錄入 選擇點批量接單入除金額以外錯誤在接單后進行修改

3、在免抵退稅申報-生成明細申報數據

預審，審核通過接受數據，反饋信息處理-信息讀入，信息處理，信息查詢疑點，通過后

做匯總如下：

1、基礎數據采集-增值稅表項目錄入

2、基礎數據采集-免抵退申報匯總表錄入 直接點增加然后回車保存自動生成匯總表和匯總表附表

3、基礎數據采集-企業經營情況-出口貨物備案單證目錄錄入 直接點生成備案期限些月末或者申報前

4、免抵退稅申報-生成匯總申報數據

打印所需表格，按照上面所說裝訂順序裝訂，考U盤一起申報，裝訂冊1份，U盤，單獨匯總表，匯總表附表，明細表（出口貨物，單證收齊）

打印報表在免抵退稅申報-打印申報表里面，入選EXCEL可直接生成A4表格，初次打印調整格式距離。注意：報關單要FOB價格，如果價格之前錄入錯誤要在當月沖減如下操作：

基礎數據采集-生成出口貨物沖減明細，選擇點沖減出口，然后在出口明細里面做一筆正數的正確的。

如果有退運的，要去國稅申報退運已辦結稅務證明申請

1、基礎數據采集-免抵退稅單證申報錄入-退運已辦結稅務證明申請 錄入要注意如果是全部退運填到退稅計稅金額，如果是部分退運全部填寫

2、免抵退稅申報-設置單證申報標志-退運已辦結稅務證明 設置標志

3、免抵退稅申報-生成單證申報數據存U盤

4、準備報關單，發票，核銷單復印件，帶U盤帶公章到國稅審核通

出口發票是外貿公司開給國外客戶的。

國稅局沒有明確要求的情況下，公司自己打印出口發票就可以，沒有嚴格規定（但是必須是英文的）

但是，有的地方國稅局要求開局統一的出口發票（有的5聯，有的7聯），可以到國稅局購買，就好像購買普通發票一樣，有統一的開具要求。

出口企業發生代理出口業務的，須由受托方向其主管稅務機關退稅部門申請出具代理出口貨物證明，并由受托方轉給委托方，委托方憑代理出口證明等憑證向其主管稅務機關退稅部門申報辦理出口貨物退（免）稅手續。出口企業未在規定期限內申報開具《代理出口貨物證明》的出口貨物，視同內銷貨物計提銷項稅額或征收增值稅。

（一）數據及資料收集

1，委托方和受托方簽訂的代理出口協議復印件（加蓋受托方公章，注明與原件相符）

2，報關單退稅聯

3，委托方稅務登記證副本復印件

（二）操作流程

1，進入外貿企業出口退稅系統---基礎數據采集---單證申報錄入---代理出口證明申請表

2，錄入的方式和退稅相似，委托企業代碼自動形成3，打印出口代理證明申請表：退稅正式申報---打印單證申報數據---代理出口證明申請表（1份）

4，形成電子數據（U盤）

（三）裝訂順序 代理出口證明申請表--報關單退稅聯--代理出口協議--委托方稅務登記證副本（不需要封皮）

（四）注意事項：

1，申報后，一般需要10個工作日到國稅局窗口領取蓋章的的代理出口證明材料，郵寄給委托方用于退免稅2，報關單核銷由受托方完成，方法和退稅相同

3，受托方開出證明以后，收取代理費，以后工作由委托方完成（因為受托方沒有增值稅發票，不能退稅或免稅）4，代理費比例一般是貨款的1%左右（金額比較大的可能是0.5%）

5，收匯有受托方入賬，扣除代理費用以后，返還給委托方

（五）問題

1，外貿企業假自營，真代理的情況現在國稅局查的很嚴，注意國稅局每年對于這樣的貨物年終審查，不開證明，就讓你交稅

2，代理出口證明期限是報關單出口后60天（特殊情況延期30天）

第三篇：外貿出口單證操作流程詳解

外貿跟單業務流程

跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產，出貨跟蹤，制單結匯等。

一．接單

接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，Fax, Email或書面合同等方式。

2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網站，等等。

3．接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

（2）確認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。

還有協議書，意向書，訂單和委托訂單等。

4．接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發盤，還盤和接受四個環節。

（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。

（2）發盤：（OFFER）又叫發價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。

（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二．審單：即審核合同

1．審單內容：

確認產品名稱，規格，質量，數量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2．審單方法：

（1）產品名稱，規格：

審查時產品代碼是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？

有很多公司和企業產品名稱的代碼同時也代表了規格。

（2）質量：

也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。

（3）數量：

應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。

約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價，總額的審查：

1． 客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？新客戶下單，要查看我們給他的報價。

2． 通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價格條款的審查：

出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：

FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件）

C&F（Freight or Carriage Paid to?..）運費付至指定目地的交貨

CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格

常用的FOB CFRCIF幾種價格的換算及公式介紹如下：

（1）FOB價格換算為其它價：

CFR價 = FOB價 + 運費

FOB價 + 運費

CIF價 =-----------------------

1運費

CFR價 = CIF價 X（1 – 投保加成 X 保險費率）

（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。

2.支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1． 工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽，說明書）

內包裝：普合，白合，彩合，吸塑

外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查

（1）

跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應規定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（9）交貨方式的審查：

運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

關于樣品：

要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

1． 寄目錄，樣本：

2． 準備樣品。

（1）工廠現有的款式

（2）新款

（3）客戶來樣。

要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：

（1）有完整的產品資料，主動進行宣傳。

（2）新品的成本，價格要進行核算。

（3）新品的制作要留有實樣。

（4）客戶的來樣要保存好原樣。

三．形式發票：PROFORMAINVOICE

買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交后不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。為了區別于正式發票，它必須明顯表明“形式發票”字樣。

形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同號，形式發票號，開出日期）。產品信息

（品名，數量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。

注意幾點：

1.單價條款要明確（FOB, CFR, CIF）

2.交期要明確

3.付款條件要明確（L/C, T/T）

四．出貨跟單的基本程序：

出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環節。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。

(2).催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。

只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。

催證：貨物快完成時，要催證。

審證:主要問題：受益人名稱地址電話、金額、裝運港、裝期、特別條款等。

改證：審證后發現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。首先：

出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A． 貨柜選擇（訂艙時就必須確定所需的柜型）：根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸

40’ 58 – 61立方/22.5噸

40’H 68 –71立方/27.5噸

B． 制作裝箱單：裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

C． 跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關人員并確定出貨數量的準確性。協助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。

(4)制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環節。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。

要在L/C的有效期內將單據送交銀行。

出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。

B.結匯:如按L/C的規定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。

單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔

前期準備工作：（只是站在船務的角度）：

1、確認客戶詳細資料：CONSIGNEE，DESTINATION，EXPORT PORT，FORWARDER

2、確認客戶的要求：客戶的最晚交期，是否要求驗貨，是否分批出運，客戶需要的單證，特別注意是否需要提供熏蒸證書，單證是否需要認證（產地證，發票有些國家需要大使館認證）

3、需要準備的其他文件資料：

① SALES CONFIRMATION OR PROFORMA INVOICE，合同上應注明結匯方式：L/C或D/P、D/A或T/T或其他。

L/C：通常要在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。D/P與D/A： D/P 付款交單（Documents against payment)是跟單托收方式下的一種交付單據的辦法，指出口方的交單是以進口方的付款為條件，即進口方付款后才能向代收銀行領取單據。

分為即期交單（D/P Sight）指出口方開具即期匯票，由代收行向進口方提示，進口方見票后即須付款，貨款付清時，進口方取得貨運單據。遠期交單（D/P after sight or after date),指出口方開具遠期匯票，由代收行向進口方提示，經進口方承兌后，于匯票到期日或匯票到期日以前，進口方付款贖單。

D/A 承兌交單(Documents against Acceptance)是在跟單托收方式下，出口方（或代收銀行）向進口方以承兌為條件交付單據的一種辦法。所謂“承兌”就是匯票付款人（進口方）在代收銀行提示遠期匯票時，對匯票的認可行為。承兌的手續是付款人在匯票上簽署，批注“承兌”字樣及日期，并將匯票退交持有人。不論匯票經過幾度轉讓，付款人于匯票到期日都應憑票付款。

以上除即期交單（D/P Sight）還可以做，其他的都風險較大（相對L/C 而言），但也存在客戶因市場價格等問題而不付款贖單，如果要做，只能做信譽較好、長期交往的老客戶。

T/T：要確認定金比例和到賬時間。

② 產品資料：包括產品的包裝方式，包裝尺寸，毛凈重，外包裝嘜頭，整個訂單的柜型、柜量。

4、跟進訂單的整個生產進程，貨物備好前7個工作日制作訂艙通知書，確保預訂符合生產進程及客戶要求的船期，并根據實際情況安排商檢（出境貨物換證憑單有效期21天）、安排驗貨。

5、木質或木質包裝的產品需要做商檢，需要準備出境竹木草制品廠檢記錄單（本廠提供），出入境貨物包裝性能檢驗結果單（包裝材料供應商提供）

6、要了解的一些概念：結關日期，截港日期、報關日期

結關日期：一般來說，結關這個詞出自船公司的“結關期”（又叫截關期），就是船公司截止收取放行條的時間，因為船公司沒可能等到臨開船前才截止收取文件資料，需要一定時間來整理、配載、通知下港、聯系泊位等等手續，因此要在船開（靠）以前的一定時間內截止收取文件資料。也就是說貨物必須在此日期前進港并已完成報關，報關行已將報好關的放行證明交至船公司，否則貨物無法上船。

結關是指進口貨物、出口貨物和轉運貨物進入一國海關關境或國境必須向海關申報，辦理海關規定的各項手續，履行各項法規規定的義務；

只有在履行各項義務，辦理海關申報、查驗、征稅、放行等手續后，貨物才能放行，貨主或申報人才能提貨。

同樣，載運進出口貨物的各種運輸工具進出鏡或轉運，也均需向海關申報，辦理海關手續，得到海關的許可。

貨物在結關期間，不論是進口、出口或轉運，都是處在海關監管之下，不準自由流通。

截港日期：是指截止貨柜進港的日期，貨柜必須在此日期前進港，也就是我們安排裝柜的時候，必須在截港日期的前一天。

報關日期：貨物向海關申報的日期，在結關日期之前申報。

船務主體工作：

1、租船訂倉。

一般情況下，應提前至少10個工作日向船公司下達訂艙通知書。

訂艙通知書上包括的內容有：發貨人，收貨人，出運港，目的港，貨物描述，貨物數量，貨物材積，貨物重量，嘜頭，柜型，柜量，需訂船期等。

2、確認艙位。

通常下達訂艙通知書后，即可以向客戶指定貨代詢問預計的船期信息，確定是否符合客戶的要求，是否符合工廠的生產進程。不符合客戶要求的，應及時向客戶確認。趕不上客戶工廠生產進程的，則要求工廠調整生產安排，若生產安排實在有問題，則只能請求客戶同意預定的船期。

3、商檢。

提供銷售合同、發票、裝箱單、出境竹木草制品廠檢記錄單、出入境貨物包裝性能檢驗結果單。辦理商檢需要三個工作日。商檢必須在貨物出口報關前一個工作日辦出。

4、安排拖柜。

通知生產部門具體裝柜時間。

通知生產部門裝柜要求：裝箱單填寫要求，貨柜最晚裝完時間等。（結關時間緊迫的情況下）

生產部派人監裝，確保所裝貨物型號、數量與合同一致，所裝貨物包裝完好無損。

裝柜時，避免飛蛾蠅蟲飛進集裝箱。

裝柜完畢，上封條。不能破壞封條，一方面，封條破壞不能確保貨物安全到達港口，另一方面，另買封條會產生費用。短裝或多裝情況及時了解，確保結匯單證的單貨一致。

做裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭等。

5、制作出口報關單證。

單證包括：出口報關委托書、裝箱單（PACKING LIST)、發票(INVOICE)、出口報關單、出口收匯核銷單、報關手冊（若涉及進口材料）

6、委托報關。

通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。

7、提單確認。

8、費用確認。

9、準備結匯文件。商業發票、裝箱單、FORMA原產地證書：FORM A 原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。

注意點：單證必須做到四個一致：單證一致，單單一致，單貨一致，證同（合同）一致。

10、交單。采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

11、業務登記。

每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統計等。

12、文件存檔。

所有的文L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

第四篇：貨運代理操作流程

代理公司：中國貨代（海運）

托運人：進出口/貿易公司、貨代同行

客人=進出口/貿易公司、同行=貨代公司、船東=船公司、托運單=BOOKING、訂艙單=SO、真實補料=客人提供的集裝箱資料、貨代補料=貨代提供給船公司的集裝箱資料、船東單=船公司出的正本提單、貨代單=貨代公司出的有效的正本提單、自動艙單系統=AMS、買價=成本價格，賣價=賣給客人的價格

1、市場部收到船東/同行的價格作為買價

a)比較市場上該航線或者該目的地的價格，注意比較相同船東，以及大莊的價錢，以及價錢折扣空間

b)整理各船公司各航線的價錢

c)制定自己公司的優勢價錢

2、制定報價方案給業務

3、業務尋找客人

a)電話尋找客戶

b)預約上門或者陌生上門拜訪客戶

c)展會、外貿網站、朋友介紹等方式尋找客戶

4、業務界定目標客戶群，發送價格給客人參考

a)市場部把自己的對外公開賣價發給其他同行

b)業務參考市場價錢，根據貿易公司/工廠不同的市場信息靈敏度進行報價

5、客人/同行接受價格后聯系

a)或者業務/市場聯系目標客戶

6、對目標客戶進行分析記錄管理

a)對客戶進行分類管理，分已經走貨的、洽談中的、已經建立起聯系的、剛進行

報價的、拒絕的等。

b)對客戶公司狀況及個人情況進行客戶資料管理（分析目前客戶公司的經營規模

種類、產品特性及銷往那些國家等，個人情況重要針對客戶性情、愛好、生日等。

7、確定好價錢和公司內部的一些規定

a)對客戶一定要先把公司的匯率、付款方式及公司內部的一些規定事先跟客戶交

代好

b)客戶填寫好定艙單后蓋上公章或者業務章傳給業務

8、業務收到客人的托運單（客人填寫的為業務提供的托運單）

a)填寫業務單（有的公司通常會有3聯紙給業務員記錄，第1聯是當一票單做完

后給業務自己留底的，第2聯是文件入檔的，第3聯是財務入檔的）有業務系統的就在業務系統里面提交

b)記錄客戶/同行的下單情況，注明貨好時間、起運港、卸貨港及目的港。

9、操作收到業務/市場轉交的托運單，預錄入托運單資料

a)對業務單和資料進行登記和錄入

10、操作以貨代的名義下向船公司下托運單

11、船公司經過審核后發送SO給操作

12、操作檢查并記錄SO的資料

13、操作傳真/發郵件把SO傳給客人

14、業務員/市場填寫業務單

15、根據客人提供的單據以及資料，如客人要求，操作為客人安排拖車以及報關，或客戶自行安排拖車報關，報關需要注意是否需要退稅，買單

a)客人自拖自報的由客人自主安排

b)美線需要注意做柜時間

16、操作比較價錢后跟工廠確認裝柜時間及地點后，選定拖車公司，并填寫派車單及把SO發送給拖車公司安排拖車，包括拖柜以及做柜時間，轉關、清關需注明。若清關，請注明報關行的聯系人，電話，傳真

a)拖車在約定的時間內到碼頭提柜并提供柜號和司機等資料給操作，同時，操作把資料提供給裝貨方；裝柜時，則要注意裝柜方法。

b)一些特種柜或者客戶特殊需求更需要操作和業務員全程進行跟蹤。

17、操作比較價錢后，選定報關公司，填寫報關單給報關行安排報關

a)在與業務取得溝通后與客戶聯系，跟客戶拿報關所需的一套資料，最后取得資料后把資料給到報關行

18、操作監督并跟進拖柜以及報關情況

a)報關需要資料包括，客人的正本核銷單，裝箱單、商務發票，SO及柜號

b)如需買單，只需要客人的裝箱單、商務發票、報關委托書，貿易合同，重柜紙（還柜紙）。

19、操作確認拖車行已經把柜做了并已經按時還到堆場，也要確認報關行在截放條時間前按時將放行條交至碼頭。

a)并確認將重柜紙交給報關行

20、此時如果柜子沒能順利上船，操作要跟相關船公司聯系安排轉船，并重新報關，產生的轉船費，艙租和柜租跟相關方收取。

11、船公司經過審核后發送SO給操作

12、操作檢查并記錄SO的資料

13、操作傳真/發郵件把SO傳給客人

14、業務員/市場填寫業務單

15、根據客人提供的單據以及資料，如客人要求，操作為客人安排拖車以及報關，或客戶自行安排拖車報關，報關需要注意是否需要退稅，買單

a)客人自拖自報的由客人自主安排

b)美線需要注意做柜時間

16、操作比較價錢后跟工廠確認裝柜時間及地點后，選定拖車公司，并填寫派車單及把SO發送給拖車公司安排拖車，包括拖柜以及做柜時間，轉關、清關需注明。若清關，請注明報關行的聯系人，電話，傳真

a)拖車在約定的時間內到碼頭提柜并提供柜號和司機等資料給操作，同時，操作把資料提供給裝貨方；裝柜時，則要注意裝柜方法。

b)一些特種柜或者客戶特殊需求更需要操作和業務員全程進行跟蹤。

17、操作比較價錢后，選定報關公司，填寫報關單給報關行安排報關

a)在與業務取得溝通后與客戶聯系，跟客戶拿報關所需的一套資料，最后取得資料后把資料給到報關行

18、操作監督并跟進拖柜以及報關情況

a)報關需要資料包括，客人的正本核銷單，裝箱單、商務發票，SO及柜號

b)如需買單，只需要客人的裝箱單、商務發票、報關委托書，貿易合同，重柜紙（還柜紙）。

19、操作確認拖車行已經把柜做了并已經按時還到堆場，也要確認報關行在截放條時間前按時將放行條交至碼頭。

a)并確認將重柜紙交給報關行

20、此時如果柜子沒能順利上船，操作要跟相關船公司聯系安排轉船，并重新報關，產生的轉船費，艙租和柜租跟相關方收取。

31、客人確認費用并要求開發票（確認好發票抬頭）

32、財務把發票開好后，文件發給客人要求客人付款

33、文件制作需要發給船公司的貨代補料，請先了解該船公司是否要求一次性補料，否則會產生不必要的改單費。

34、判斷是出船東單或者出貨代單

a)出貨代單需要提交貨代補料給船公司，并且托運人以及收貨人為兩國貨運代理公司 b)出船東單，直接把真實補料發給船公司制作提單并對單

35、文件發送貨代補料給船公司

36、船公司收到提單資料后制作提單樣稿后傳回文件

37、文件收到船公司的提單樣稿后確認是否有誤

38、船公司提單樣稿有錯，修改后回傳給船公司

39、船公司重新制作提單樣稿并傳給文件

40、文件收到新的提單樣稿后確認正確給船公司

a)文件重新核查費用，如果有新增或減少的費用需要跟業務說明后進行確定

41、判斷目的地是否為加拿大以及美國

a)是：文件需要錄入AMS/ACI（自動艙單系統）

i.文件根據真實補料錄入艙單系統

ii.目的港為美國，船直接到達美國只做AMS；若船不經美國，在加拿大卸貨，拖車至美國內陸，只做ACI

iii.目的港為加拿大，若船不經美國，只做ACI；若船經美國，需同時做AMS 及ACI；

42、外勤到船公司拿發票回來（或者船公司寄發票給文件）

a)拿發票前先確認價錢，傳真確認付款幣種，提供發票抬頭傳真予船公司，并注明自取或由船公司寄發票

43、財務查客戶的帳款是否已經到

a)文件催客戶盡快付款

44、客人款項到帳后，按照客人要求出提單給客人；如客人要求出電放，需要收到客人的電放申請

45、財務收到客人帳款后根據文件申請要求付款給船公司

a)文件打印付款清單與發票一起給財務

b)財務拿到付款清單和發票后確認后安排付款

46、船公司查收到帳款已到

a)如出正本，船公司會打印正本寄給文件或由外勤自取；如出電放，需要到船公司做背書；如出SEAWAY，到帳后即可出提單。

47、船公司打印正本提單并寄給文件

48、文件收到船公司正本提單

49、判斷是否出船東單

a)出船東單文件則把船東正本提單寄給客人

b)出貨代單文件則打印貨代正本提單寄給客人

i.文件把船東單寄給國外貨運代理公司

50、船開后，出貨代單的，需要發PRE-ALERT 給代理，通知將會有此貨到達 a)需要提供船公司主要提單COPY，貨代提單COPY，帳單

b)近洋線要在補料給船公司當日發PRE-ALERT；美線或遠航線需要在船開后3-5日內發 c)如出船公司主提單正本，寄出后需要通知代理收取。通常只寄一份正本

51、文件確認對方有收到正本提單

52、查詢貨物是否已經到達目的地情況

第五篇：代理記帳流程及操作

代理記帳流程及操作:

代理記賬，應購領統一格式的賬簿憑證，啟用賬簿時送主管稅務機關審驗蓋章。賬簿和憑證要按發生的時間先后順序填寫、裝訂或粘貼，憑證和賬簿不得涂改、銷毀、挖補。對各種賬簿、憑證、表格必須保存10年以上，銷毀時須經主管稅務機關審驗和批準。

一、代制會計憑證

會計憑證是記錄經注業務，明確經濟責任的書面證明，是登記賬簿的依據。會計憑證按填制的程序和用途不同，分為原始憑證和記帳憑證兩種，代制會計憑證主要是在審核原始憑證的基礎上代制記帳憑證。

（一）審核原始憑證。原始憑證是進行會計核算的原始資料，它分為自制原始憑證和外來原始憑證兩種。例如，個體戶銷售貨物提供應稅勞務所開具的發票，材料驗收入庫時填制的收料單，產品（商品）出庫時填制的出庫單等。代理記帳但不代客戶制作原始憑證，僅是指導其正確填制或依法取得有效的原始憑證。為了保證記帳憑證的真實合法性，應注意以下幾個方面審核原始憑證。

1、原始憑證內容的真實性與完整性。原始憑證所記錄的經濟業務應與實際情況相符，各項內容應填寫齊全。例如，開具或取得的發票，其客戶名稱、業務內容、單位價格金額等欄目應真實完整地反映某項經濟業務的來龍去脈，凡屬名實不符或項目填列不全的發票，應指導 納稅單位加以改正。

2、原始憑證取得的時效性與合法性。原始憑證入帳的時間有一定的時限要求，其憑證上注明的時間應與會計核算期間相符，憑證的取得也應符合現行財務和稅收管理法規的要求。

（二）代制記帳憑證。記帳憑證是根據合法的原始憑證或原始憑證匯總表編制的，它是登記帳簿的依據。代制記帳憑證時，應根據納稅單位原始憑證的多寡和簡繁情況，按月或旬到戶代制記帳憑證。記帳憑證可以根據每一張原始憑證單獨填制，也可以按反映同類經濟業務的若干原始憑證匯總填列。

1、根據原始憑證簡要概括業務內容，填入“摘要”欄內，可有助于登記帳簿和日后查閱憑證。

2、根據會計科目的內容正確編制會計分錄，做到帳戶對應關系清晰。

3、將記帳憑證連續編排號碼并附列原始憑證，按月裝訂成冊。

會計憑證是重要的經濟資料和會計檔案，完成記帳憑證的編制后，應幫助納稅單位建立立卷歸檔制度，指定專人保管。

二、代為編制會計帳簿

根據記帳憑證所確定的會計分錄，分別在日記帳和分類帳的有關帳戶進行登記的工作簡稱為過帳。代理簡易帳的記帳工作是以收支方式記錄、反映生產情況并進行簡易會計核算，在編制記帳憑證后根據業務內容按時間順序記入相關帳戶即可，實際上是俗稱的流水帳。而代記復式帳的操作就應根據會計帳戶的特點來進行。

（一）現金日記帳和銀行存款日記帳，應由納稅單位的出納人員登記，審核有關憑證和登記內容，使其能逐日反映庫存現金和銀行存款收入的來源、支出與結存的情況，保證帳實相符。

（二）總分類帳一般應采用借、貸、余額三欄式的訂本帳，直接根據各種記帳憑證逐筆進行登記，也可先編制成匯總記帳憑證或科目匯總表，再據以登記。每月應將當月已完成的經濟業務全部登記入帳，并于月份終了結出總帳、各分類帳戶的本期發生額和期末余額，作為編制會計報表的主要依據。

（三）明細分類帳是總分類帳的明細科目，可分類連續地記錄和反映個體戶資產、負債、所有者權益、成本、費用、收入等明細情況，稅務代理等社會中介機構應根據個體、私營業戶所屬經營行業的特點，經營項目的主要范圍，設置明細分類帳。例如，從事飲食服務的業戶，可設置“存貨”、“固定資產”、“應收款項”、“應付款項”、“應付工資”、“應交稅金”、“營業

收入”、“營業成本”、“營業費用”、“本年應稅所得”、“留存利潤”等明細分類帳。

明細分類帳一般采用活頁式帳簿，其格式可選擇三欄式、數量金額式或多欄式明細分類帳。登記方法可根據原始憑證逐日定期匯總登記，或者逐筆登記。

稅務代理人將上述帳簿登記編制完畢，還要進行對帳工作，進行帳證核對、帳帳核對和帳實核對，在會計期末即月份、季度和終了時進行結帳，以確定本期收入、成本、費用和應稅所得，同時也為編制會計報表準備數據。

三、代為編制會計報表

會計報表是提供會計資料的重要手段。個體工商戶的會計報表比企業的要簡單許多工。設置復式帳的個體工商戶要編報資產負債表，應稅所得表和留存利潤表。設置簡易帳的僅要求編報應稅所得表，它除可以總括反映業戶的資產負債情況外，最重要的是為個人所得稅的計算提供真實可靠的依據。

（一）數字真實，內容完整。根據權責發生制的要求，會計報表應在全部經濟業務都登記入帳，進行對帳、結帳和試算平衡后，再根據帳簿資料編制，應做到內容填報齊全，數字編報真實可靠。

（二）計算準確，報送及時。會計報表要以會計帳簿各明細科目期末余額為依據，反映出表帳之間、表表之間嚴密的數字邏輯關系，既不能漏報，也不可隨意編報，并應在規定的時間內報送主管財稅機關。

四、代理納稅申報

稅務代理人代理建帳、記帳過程中，對于客戶生產經營情況應有較為全面、深入的了解，在按月結帳編制報表的同時，可代理納稅申報事宜。

有關個體工商戶的所得稅，應單獨填報《個體工商戶所得稅申報表》，它要依據應稅所得表按月填報并附送有關財務報表，在終了后三個月內匯算清繳，多退上補。如果分月、分次取得所得并已預繳稅款，可在匯算時計算應補退稅額。

五、代理納稅審查

代理納稅審查的作用是幫助個體戶正確、完整地履行納稅義務，避免因不通曉稅法或財務會計制度的規定而漏繳稅款。稅務代理人代理個體業戶記帳的工作難點，主要是因個體戶的經濟利益與國家利益的矛盾，存在著利用瞞報收入、帳外經營、代開、轉借發票等手段偷逃稅收的問題。因此，稅務機關在大力推行查帳征收的同時，仍要采取有效的稅收管理辦法加以監督，如實行進貨登記報驗、以進核銷、定額核定與查帳征收相結合，還有通過同行業、同地段、同一經營規模毛利率、純益率的測算來考核應稅所得的真實性等等。特別是通過建立個體工商戶財務制度，以正確核算應稅所得額為中心點，將會計所得與應稅所得的計算合二為一，使稅務代理人納稅審查工作的重點，就是審查應稅所得表所列各項是否符合個體工商戶財務會計制度的規定。