第一篇：秘書怎樣進(jìn)行自我調(diào)空(四)

有時候工作一忙，秘書往往容易把老板交代的事情忘了。此時，除了規(guī)規(guī)矩矩地向上司道歉之外，別無選擇。如果因為一時提不起勇氣認(rèn)錯而置之不理，反而會使事情更加惡化。道歉也是有學(xué)問的。如果道歉時臉上掛著虛假的笑容，或者強(qiáng)詞奪理地尋找各種借口和理由，也會使對方更加惱火，不如干脆以真誠的態(tài)度，坦白這是因為自己一時不慎而犯下的過錯。但是這種情況只許一次，下不為例。如果三番兩次地重蹈覆轍，那么不管你如何賠禮道歉，都挽回不了上司對你的評價。每個人的辦事效率各有不同，有的人喜歡以平均的速度按部就班進(jìn)行，有的人卻老是拖到有了燃眉之急時才快馬加鞭地一氣呵成。當(dāng)然，就一般情形來說，只要能在期限前完成工作，便不至于造成太大的困擾。問題是有些人作風(fēng)怪異，明明早已經(jīng)把事情辦好了，卻把它們壓在抽屜里，非得等到有人催促他們才把東西交出來。其實這是非常不好的作風(fēng)。早一天把工作做好，就早一天交上，不要因為想找清閑就故意積壓，給人以不夠爽快的感覺。對于秘書，這種作風(fēng)更不可取。作為一名秘書，把上司交代的事情辦好就是本分，但隨著工作時間的增加，工作往往越來越多，責(zé)任也越來越大，可能加班也完不成當(dāng)天工作，怎樣才能使工作順利進(jìn)行呢？很簡單，從一開始就做好計劃的調(diào)配，有條不紊地安排一切，以便循序漸進(jìn)地完成工作，以下是要點：

1、掌握工作的整體情況：忽略這一點將使工作輕重不分，效率低下。

2、善于借助他人力量：這里的人，包括后輩、資深同事和上司等，一切可以幫助你的人都在內(nèi)。為了順利借助他人的力量，秘書在平時工作中一定要注意廣結(jié)好人緣，建立良好的人際關(guān)系。

3、了解自己的實力：知道自己的能力極限，才有可能有效地建立工作進(jìn)度表。

4、盡快完成他人的委托：無庸置疑，這是表現(xiàn)你責(zé)任感的最好途徑。

第二篇：秘書怎樣進(jìn)行自我調(diào)空（三）

任何工作都是從接受指示展開第一步的，如果連這個階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現(xiàn)。這就要求秘書聆聽上司指示工作的時候，有幾點必須注意：

1、表現(xiàn)士氣高昂的態(tài)度。在接受一項任務(wù)的時候抱著可有可無的態(tài)度，往往會使這個過程流于公式化。相反地，如果能表現(xiàn)出積極熱情的反應(yīng)，相信上司講解起來也會格外賣力。

2、自始至終專心聆聽。不要中途打斷或者搶先回答上司的說明，即使心中有任何疑問，也必須等他全部說完后再提出。

3、不明白的地方必須問清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結(jié)果問題往往就出現(xiàn)在那里。因此，如果發(fā)現(xiàn)任何不明白的疑點，都應(yīng)該鼓起勇氣問到清楚為止。

4、確認(rèn)內(nèi)容。囫圇地接受命令或者指示是冒險的行為，有時候甚至等到完成后提出報告時才發(fā)現(xiàn)自己徹頭徹尾完全搞錯。所以無論如何必須養(yǎng)成習(xí)慣，在上司說完后確認(rèn)其內(nèi)容與各項重點。上司交代下來的事情，無論是什么差事，都應(yīng)該欣然接受。即使你內(nèi)心認(rèn)為負(fù)荷過重，或者根本不這個任務(wù)，也不可以說出“辦不到”這樣的字眼。因為上司通常是經(jīng)過觀察你的能力之后，認(rèn)為你足以勝任，才會放心地將工作交給你，也才讓你做他的秘書。如果貿(mào)然表示自己無法辦到，那么也會使上司覺得他選錯了人。因此，無論如何，拿出勇氣，抱著決心一試的意志向工作挑戰(zhàn)，即使最后真的無法完成，但上司知道你已經(jīng)盡力了，也會對你另眼相看。但是有一點必須留意，如果限期內(nèi)不能順利達(dá)成工作目標(biāo)，應(yīng)該盡早向上司匯報，謀求補(bǔ)救的對策。

第三篇：秘書怎樣進(jìn)行自我調(diào)控(一)

秘書工作需要持續(xù)地集中注意力，因而要采取一些措施控制周圍的噪音，改善辦公室的環(huán)境以減少精神分散。要根據(jù)工作流程和文件周轉(zhuǎn)程序，對檔案柜和辦公臺子的位置進(jìn)行妥善安排。秘書的工作臺上要把最為常用的設(shè)備如電話和日用品放在手頭最近便的地方。辦公室的照明應(yīng)當(dāng)均勻地分布，避開強(qiáng)烈的陽光和陰影，但是光度要足夠照亮整個辦公臺。有95％以上的秘書都常常為臺子上堆滿東西而苦惱，這里介紹一個保持臺子干凈整齊的有效辦法。

1、除了你手頭事情以外，把臺子上所有其他文件清理掉。手頭那件事應(yīng)當(dāng)是你目前先要解決的一件事。

2、2、所有其他文件都必須放在文件夾里或者抽屜里，而且應(yīng)當(dāng)放在一個好找的地方。

3、其他文件不要放到你正在進(jìn)行的工作中去；也不要做其他很有吸引力的工作。

4、一件工作轉(zhuǎn)手后，再調(diào)查一下你的工作安排次序，然后開始做下一件最為重要的事情。

5、早晨你上班前，當(dāng)天首先要做的那件事所需要的資料都要放在工作臺上。

6、經(jīng)常查看你的工作臺，保持工作臺整潔。有個調(diào)查報告說，一位經(jīng)理每天平均要花三個小時閱看和答復(fù)信件。調(diào)查表明，大約有82％的經(jīng)理說，他們沒有時間去翻閱同他們專業(yè)有關(guān)的書報雜志，可是要跟上專業(yè)領(lǐng)域里的發(fā)展形勢，對于管理者來說，這不能算是一個次要的事情。為了盡快閱讀這些資料，采取分派閱讀任務(wù)的辦法比較有效。這種做法的好處包括：

1、保證這些資料馬上在有關(guān)人員之間傳閱。

2、使你的同事及時知道最新發(fā)展的情況。

3、看過資料的人要圈出最重要的章節(jié)和注明它們在應(yīng)用上的可能性。

4、你可以知道什么資料對你的同事最重要。

5、你可以不再為閱讀資料而苦惱，因為任務(wù)已經(jīng)分配，最重要的資料可以保證有人看過。隨便把文件攤開在桌上就離開的秘書，以及看到客人來時慌忙把文件收起來的秘書都不是謹(jǐn)慎的秘書。一個謹(jǐn)慎的秘書應(yīng)該做到：

1、離開座位之前，把放在桌子上的文件收拾好，或者放在抽屜里。

2、必須能在一方面注意周圍的動靜，一方面也能安心地辦事。如果只注意埋頭做自己的事，對周圍的動靜一點都不關(guān)心，絕對不是一個好秘書。等到客人站在自己面前開口問，才知道有人來，慌亂中收起文件的做法會讓所有人都很不自然。

第四篇：秘書怎樣進(jìn)行自我調(diào)控（二）

相信大家都聽過一句話：看一個人閱覽的報紙和書刊，便知道他是怎樣一個人。有些人不喜歡別人去他的書房，知道他都收藏、閱讀那些書籍，惟恐因此而暴露了他的內(nèi)心世界或者思想傾向。對于秘書來說，在辦公室放置什么書刊可是一門學(xué)問，它們可以成為他的“工具”，在別人心目中造成一種印象或者錯覺，所以不能掉以輕心。

1、禁忌：如果您是一個男秘書的話，即使閣下是一位風(fēng)流人物，也切不可在辦公室內(nèi)放置像《花花公子》一類的裸女雜志。一般人對色迷迷的人都不會產(chǎn)生什么好感。假若進(jìn)入辦公室的是一位女士，反感自然更大。對您的印象也會大打折扣。這些雜志只適合放在家里，而不是帶到工作的地方。如果您是一個女士，也不要在桌子上放許多花花綠綠的時裝、化妝等方面的書籍和雜志，這些東西可能會讓領(lǐng)導(dǎo)覺得您總會時不時翻一下它們，不專心工作，不注重職業(yè)素質(zhì)的提升。雖然只是可能，不如換成那些業(yè)務(wù)類的書籍、雜志來得更安全。

2、哪些雜志、報紙、書籍最為合適，也可“裝門面”：如果您英文非常好的話，大可在案頭放一些金融類的報紙或者《華爾街時報》，表示您是一個很關(guān)心經(jīng)濟(jì)、金融的行政人員。至于雜志和書籍，以此類推吧。由于格調(diào)高，水準(zhǔn)高，如果注意到這些，您的上級領(lǐng)導(dǎo)會對你另眼相看的。同時，相信主管們也不會反對把書籍作為道具用，因為這畢竟也代表著公司工作人員的層次和水平，所以，選什么書放在桌子上一定要花些心思。

第五篇：秘書自我調(diào)空（六）-克服怯懦和失意

克服怯懦不是沒有方法，試著按照下面的方法做一下：

1、徑直迎著要找的人走上去，好象他欠了你的錢；

2、訓(xùn)練自己盯住別人的鼻梁，讓人感到你在正視他的眼睛；

3、開口時候聲音洪亮，結(jié)束時也強(qiáng)有力。如果開口軟弱，那么閉嘴的時候也就軟弱；

4、學(xué)會適度、適時地保持沉默，迫使對方講話；

5、會見陌生人之前，先列出一個話題單子；

6、熟記演講的開頭和結(jié)尾，這樣有助于你自始至終口若懸河；

7、想方法接觸大人物，和比自己年紀(jì)大、比自己強(qiáng)的人交往，這樣，你不但會學(xué)到知識，同時還可以觀察強(qiáng)者的弱點和缺點，從而增強(qiáng)自信心；

8、不斷給自己出難題，不斷實踐克服怯懦的方法。做上述訓(xùn)練的前提是精通本職工作，有能力才會有信心，也才會實現(xiàn)個人的價值。有人指出，失意類型的人有三種：

1、自負(fù)型：這類人優(yōu)越感強(qiáng)，期望很高，總想出人頭地，達(dá)不到目的就會怨天尤人。這種人需要自知的是，他們的愿望是不現(xiàn)實和自私的。

2、自卑型：這些人初踏上人生旅程就遭遇到嚴(yán)重挫折，結(jié)果導(dǎo)致他們用凡事往壞處想的方式來對抗更大的挫折。比如，有些人總是想象著人世間充滿著險惡和冷酷，斷定他生活的道路上有著重重阻礙等等。假若用這種方式來治療生活創(chuàng)傷，只會陷入永遠(yuǎn)無法解脫的煩惱之中，因為他總是生活在幻滅和冷眼旁觀的人生狀態(tài)里。

3、默從型：這類人過分注重輿論，總是想處處討人喜歡，無論干什么事情都要先考慮再三‘我怎么做才能使別人說我好呢’，而事情往往適得其反，他越是注重別人對他的期望，就越是處處碰壁，因為他始終無法滿足每個人的要求。預(yù)防失意和減輕憂慮的關(guān)鍵是應(yīng)該清醒地認(rèn)識到，并非所有的愿望都能實現(xiàn)。應(yīng)該量力而為。在期待中要加入更多的估計，減少愿望的成分。而要從極度失意中恢復(fù)過來，就要承認(rèn)自己的痛苦和感傷，不要隱瞞。唯一要記住的事是：失意是選擇人生道路的機(jī)會