辦公室人員管理制度

辦公室人員管理制度1

1 總則

1.1 為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規范化，結合實際情況，特制訂本制度。

1.2 本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規定。

1.3 切合公司實際，根據不同的制度內容編寫相應的規范化要求，力求使辦公室各項工作按照制度進行，保證公司的辦公事務有效開展。

1.4 辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，合理高效開展工作。

2 職責范圍

2.1 辦公室管理人員直接受總經理領導，在總經理的領導下主持開展辦公室的各項工作。

2.2 負責辦公室相關的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。

2.3 負責辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。

2.4收集員工信息，上傳下達各種指令，及時做出整理。

2.5負責公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待以及來電接聽的工作，對外準確、有效地宣傳公司。

3 工作規范

3.1辦公室工作規范包括儀容儀表規范、禮儀規范、言語規范，行為

3.2 辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規范開展工作。 4 辦公室事務管理

4.1 文書管理制度

文件是各部門根據自己的職責范圍所制發的具有執行效力的并設有特定版頭的文書。檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的'延續。

4.1.1 文件管理制度

4.1.1.1文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、各類文件等。

4.1.1.2文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

4.1.1.3公司對內公開文件由辦公室人員負責起草和審核，總經理批準。

4.1.1.4凡寄至公司的文件、郵件等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

4.1.1.5機密文件由辦公室主任保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表。

4.1.1.6公司人員因工作需要可借閱一般性文件，需提出申請，對有密級程度的文件，需要總經理批準后方可借閱。

4.1.1.7根據文件屬性、類別進行編號整理，定期對文件進行歸檔整理，做好相應的文字記錄，以備查閱。保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。

4.1.1.8根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀;

4.1.1.9辦公室主任為第一責任人，若發現文件丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向總經理報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

4.1.2 檔案管理制度

4.1.2.1 辦公室人員要維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

4.1.2.2 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

4.1.2.3根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注。

4.1.2.4檔案接收、移交，必須做好嚴格記錄。

4.2 辦公用品管理制度

4.2.1辦公室人員要做好辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。

4.2.2辦公室人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。

4.2.3 辦公用品保管實行“日清日結，出入庫等量、月末查存統計”原則。

4.2.4公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由辦公室全權負責。

4.2.5根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。

4.2.6任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

4.2.7辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。

4.2.8管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。

4.3 會議管理制度

4.3.1收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。

4.3.2會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。

4.3.3行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。

4.3.4按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。

4.3.5會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱需向總經理申請。

4.3.5按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，并遵守會議紀律。

4.4 日常事務管理

4.4.1接待管理

4.4.1.1來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規范有

4.4.1.2以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規范。

4.4.1.3接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續工作。

4.4.2 后勤管理

4.4.2.1為了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調動員工的積極性和主動性，根據實際嚴格執行。

4.4.2.2辦公室后勤人員管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯總管理工作。

4.4.2.3辦公室后勤人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時提醒值日生和監督者做好相應工作。

4.5其他事務

4.5.1名片制作、收發傳真等其他事務。

4.5.2負責公司文書的打印復印工作。

4.5.3負責花草的養護工作。

5、附則

5.1 本制度由總經理辦公室制定，解釋權歸總經理辦公室。

5.2 本制度由總經理核準后實施。

辦公室人員管理制度2

1.按照規定時間上下班，(夏季)上午8：00—12：00，下午2：30—6：30;(冬季)上午8：00—12：00，下午2：00—6：00，嚴禁上下班遲到、早退，遲到早退者者按50元/次處罰。

2.工作時間內不準無故離崗，有事時須向部門或辦公室負責人請假說明。

3.嚴禁上班期間玩游戲、看電影、瀏覽網頁等一切與工作無關的`事情。如一經發現，處50元罰款/次。

4.禁止上班期間串崗、閑談，禁止在辦公室內大聲喧嘩、打鬧。

5.白天工作時間內不得飲酒，當天值班人員全天不得飲酒且必須保持手機24小時開機和通訊暢通，若發現飲酒者或不開手機者處50元/次。

6.保持辦公室干凈整潔，做好個人衛生，不準亂扔垃圾、故意損壞公物。

7.下班后或辦公室無人時，應鎖好門窗，避免物品被盜。

8.平時要按時按節點完成各自手頭負責的工作，不準在工作時間內做一切與工作無關的事情，閑余時間內要加強學習。

碩遠集團辦公室人員管理制度

1、上班、著裝：

1.1、辦公室人員每天早上提前十分鐘到崗，上崗后要保持良好的精神狀態，以飽滿的精神、樂觀的態度投入到工作中去，上滿勤，干滿點。

1.2、辦公室人員要求上班時間內必需配帶工作標識，衣冠整潔，穿著要合乎時宜，禁止穿著奇裝異服，男職員頭發應常修剪；鬢角長度以不蓋過耳部及衣領為宜；胡須應每天剃刮；女員工可略施淡妝，要求適當有度，不宜過濃過艷，以免損壞公司形象。

2、接、打電話禮儀：

目前，電話已成為現代社會的主要的通訊工具之一。如果缺乏使用電話的常識，不懂電話禮儀，那么電話所傳遞的信息就可能產生障礙，使用電話傳遞信息時通話雙方彼此之間不見面，直接影響通話效果的是通話者的聲音、態度表情和使用的言詞。這是“電話三要素”。它們既與通話內容相關又直接影響通話者之間的相互關系。不管是在組織里還是在家里，憑一個人在電話里講話的方式，就可以判斷其修養水準。

使用電話，應注意以下幾個方面的問題：

2.1、電話應在鈴響三次之內接聽，如果電話鈴響超過三聲才接起，應該先向對方

道歉；接聽時應認真清楚的詢問和記錄：上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，也不能只說“不在”就把電話掛了。接電話時要盡可能問清事由，避免誤事。我們首先應了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來。委婉地探求對方來電目的，不誤事而且會贏得對方的好感。隨時牢記何時、何人、何地、何事。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話、接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備。

2.2、通話交談中多用禮貌用語、敬語、雅語：拿起話筒后應親切、和善、優美的向對方報出：“您好，這里是碩遠集團，請問您找誰?請問您有什么事需要我幫助？”聲音、吐字要清晰、悅耳、清脆。第一聲招呼會給對方留下良好的印象，對方對公司也會有好印象。切忌拿起電話就問：“喂，找誰？”，要記住，接電話時，應有“我代表公司形象”的意識。你給別人打電話時，如回訪，在對方接聽電話后，應該說：您好，我是碩遠集團的，我可以和××通電話嗎？（或請問××在嗎）通話過程中要明確簡潔的說出自己的目的，掛電話時應說“報歉，打擾您了!”得體恰當的禮貌用語，彼此恭謹致意，會讓雙方都感到愉快。

2.3、電話留言：對于我們承諾對方的事情一定要在答應的時間給予答復，一般可

承諾24小時。商業投訴等，不能及時回電話最為常見。為了不損害公司形象，一般在24小時之內也要對電話留言給予回復，如果回電話時恰遇對方不在，也要留言，表明你已經回過電話了。如果自己確實無法親自回電，應托付他

人代為回復。

2.4、控制情緒，保持喜悅的心情：電話交談，應該始終心存尊重、誠懇之意。要保

持良好的心情，即使自己心情很不好，接電話時也不要讓自己的情緒影響語氣、語調，而使對方感到不舒服。打電話時雖然彼此看不見，但應該從熱情、親切的語調中讓對方受到感染，給對方留下最佳印象。不同的接電話方式會給對方留下完全不同的印象。由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對方看著我”的心態去應對。

2.5、聲音清晰明朗，語氣語調控制在最佳狀態：語氣語調最能體現細致微妙的情感。

清晰而愉快的語調接電話能顯示出說話人的職業水平和可親的性格。雖然對方無法看到你的面容，但你的喜悅或煩躁仍會通過語調流露。語調過高，語氣過重，會讓對方感到你生硬、冷淡；語氣太輕，語調太低，會讓對方感到你無精打采，有氣無力，沒有信心。所以要語氣適中，語調稍高，聲音清晰明朗，這會讓對方感到親切自然。打電話過程中要保持端正的姿勢，不要躺在椅子上，不要吸煙、喝茶、吃零食，因為這是對對方的不尊重。

2.6、掛電話前的禮貌：結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然后彼此

客氣地道別，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。越是小事越能反映出個人的素質、企業和管理的整體形象。禮儀是講尊重為本，讓地位高者先掛，尊重上級是天職。客戶打來電話，客戶先掛。位居平等時主叫先掛，受話人后掛。我們一直在強調教養體現于細節。

2.7、電話通訊的其他禮儀：接電話最好養成左手拿話筒的習慣，因為接電話時需要

記錄的時候較多。這樣做是為了右手便于記錄。打電話前最好把要談的重要事情預先整理做成記錄(目的明確)，這樣可以提高談話效率。無論什么原因電話中斷，主動打電話的一方應負責重撥。打電話前要搞清地區時差以及各國工作時間的差異，不要在休息日打電話談生意，以免影響他人休息。即使客戶已將家中的電話號碼告訴你，也盡量不要往家中打電話。

3、文明辦公：

3.1、問候：熱情，細心的接送每一來訪者，做到來有應聲，走有送聲。

3.1、在通道、走廊時要放輕腳步, 遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行

3.2、進入房間要先輕輕敲門，聽到答應再進。進入后，回手關門，不能大力、粗暴。

交談工作要控制音量，以免影響他人辦公;

3.3、辦公區域內要保持安靜，不喧嘩、打鬧，上班時間不得私自放音樂，影響他人

工作;

3.4、公司內與同事相遇應點頭行禮表示致意;

3.5、上班時間不準在辦公區域接待親友探訪;

3.6、上班不遲到，不早退，有事按制度請假;

3.7、嚴禁在辦公室內吃零食或就餐;

3.8、不準在辦公室內、生產現場隨地吐痰、丟垃圾;

3.9、辦公桌面不得亂涂亂畫，更不得刻字、刻圖;

3.10、未經同意，不得隨意查看他人電腦或翻看他人文件、資料等;

3.11、超過兩人以上的接待或時間較長的客戶洽談，一律在接待室內進行。

3.12、借用他人或公司之東西，須征得同意，使用后及時送還或歸放原處。

3.13、公司內以職稱稱呼上司。同事之間以英文名或小姐先生等相稱。嚴禁“姐、哥、弟、妹”等稱呼。

3.14、未經同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。

稱呼：合適的對來訪者進行稱呼。一種是行政職務，特別是跟政府官員，企事業單位的領導打招呼時，如：局長、處長、老總、經理，不能隨意省去行政職務。第二種是技術職稱，像博士、醫生、教授這樣的技術職稱，要都用，知道對方有就一定要用。第三種稱呼，行業稱呼，比如還沒有來的及向你做介紹，他是什么級別，他是什么職務一般人不大清楚，比如過來一個警官，過來一個醫生，你知道他是那一級的么，所以這種情況下我們可以稱行業稱呼，醫生同志、警察同志，包括老師，都是行業稱呼，實際上這是一個泛尊稱。第四種是時尚性稱呼，在商界，稱先生、小姐，但也要分地域，比如小姐這個稱呼有些地方不受歡迎，但是不要以偏概全，國際交往中這是個普遍性稱呼，而且是時尚性稱呼，特別當我們和外商打交道時，外商對職務不感冒，他是董事長、市長也不喜歡被稱這個，特別是歐美客商，更習慣的是稱先生、小姐或女士，他要強調跟你在社交場合一種平等的身份，你一叫行政職務，他覺得有落差之感，會不習慣。不能用的稱呼就是那種容易引起誤會的地方性稱呼，不適當的簡稱也不可以，如一般稱政府官員，企業領導有時候喜歡把長字去掉，如王局長叫王局，李處長就李處，這種稱呼很普遍，這是外交場合的禁忌。

介紹：自我介紹：先遞名片再做介紹，這樣會加深對方對你的印象，而且會顯得自己及公司訓練有素。更要注意時間簡短，不要沒話找話，不厭其煩，一般應該在一分鐘之內，或者半分鐘之內結束。內容要規范。介紹別人：介紹人不同，意味著給客人不同的待遇。專職接待人員，秘書，公關人員，來了客人負責迎來送往，她有義務替客人和主人做介紹。省市領導或者外國的貴賓，到公司參觀，來研究合作的問題，應是公司職務最高者，因為我們的最高領導者的出面表示對貴賓的一種重視和歡迎。介紹的又一重點就是先后順序，要記住“尊者居后”地位高的人應該后介紹，比如介紹上下級，要先介紹下級后介紹上級，介紹晚輩和長輩要先介紹晚輩后介紹長輩，介紹男士和女士，要先介紹男士后介紹女士，這是對女士的一種尊重。介紹客人和主人，標準的做法是先介紹主人后介紹客人。這是要讓客人優先了解情況，是客人的優先知情權，客人不認識董事長，總經理，如果認識也就沒有必要介紹，所以接待人員應非常規范的，把領導層的一一按照常規順序給客人介紹，客人好稱呼，不會弄錯。替別人做介紹，是很重要的問題，你把客人和主人介紹時的順序搞錯了，別人會說你沒修養，重者可能說你蓄意為之，有意讓別人尷尬難堪。

握手：要注意伸手的前后次序：商務交往中講究獨善其身，我們自己要講究，對方跟我們講不講究再說，當然在實際操作中誰先伸手都可以，但實際先伸手的都是地位高的人，比較特殊的情況客人到來之時應該主人先伸手，表示接納歡迎，但是客人要走的時候。應是客人先伸手，看時間差不多了，一邊告辭一邊站起來，伸手給主人，意思是您留步。主人不能太急，客人一說再見，你馬上把手伸出來了，說再見，讓人感覺你很希望人家敢快走，這樣是非常不禮貌的，要說些挽留的話如果對方拒絕，再表示再見，歡迎下次再來。握手的幾個忌諱：

1、用左手跟別人握手是萬萬不可的，因為有的民族、宗教左右兩手有分工，很多國家、民族和宗教認為左手是不干凈的，所以一般用右手，單用左手是及不禮貌的；

2、握手時不應該戴帽子、墨鏡和手套，特別是男士，如果戴著帽子的話，要把帽子先摘掉，握完了再戴上。只有女士在社交場合才戴薄紗手套握手，這種情況可以不摘，一般商務交往不是社交，所以戴著手套要摘下來。戴墨鏡是非常不禮貌的，這使別人不能了解你的心理活動和眼神的變化，眼睛需要傳遞給對方尊重和友善。即便在路上，握手時也要把墨鏡摘掉，3、要注意當你跟異性，頭一次見面時，一般不要用雙手握。

4、當然你跟外國朋友打交道的時候，外國的很多禮節，如親吻、擁抱、屈膝、鞠躬這樣的禮節，我們不大熟悉，有個最簡單的做法，就是緊跟，他怎么樣待我，我怎么樣待

他，只要不傷害到國格人格就可以了，當然不要瞎學就可以了。

行路的規范：行路的原則：中央高于兩側，內側高于外側，前排高于后排。如果道路開闊，不會影響周圍往來的人事，可以并行，并行還存在著兩人和多人的區別。兩個人一塊走，基本的原則是把墻讓給客人，原則是內側高于外側，如在樓道里有打掃衛生的，走在中間的人就要退讓，有人上下也要退讓，所以要讓客人靠墻，回避的機會就少，如果是多人行走的話，一般是中央高于兩側。單排行進時要前排高于后排，領導、貴賓、長輩先行。在上樓下樓進出房間，應該讓客人先行，先進先出，把選擇前進方向的權力讓給客人，前提是要他認得路，特殊情況，如女士穿超短裙，喇叭裙，樓梯是螺旋樓梯的話，那么男士就要走在前面，這個不是太絕對，一般的原則還是要讓客人走在前面。乘坐電梯：要看有人駕駛還是無人駕駛，然后來區分誰走在前，誰走在后，乘坐有人駕駛的電梯，陪同人員，要后進后出，就是前排為上，讓客人走在前面，讓他先進先出，但也不是太絕對，假如電梯人滿了，陪同人員最后一個進，那么只能陪同人員先出去了，是理論上讓客人先出去。而無人駕駛的電梯，一般的規則是陪同接待的人員先進去后出去，這是電梯特性決定的，要控制電梯，先進去把電梯開鈕摁住，讓客人進出方便不至于被電梯門卡到。

4、辦公效率：

4.1、上班時間不瀏覽與本崗位無關的網站，禁止玩游戲（包括加班時間）

4.2、對所負擔的工作爭取時效，不拖延、不積壓，不擅離崗位

4.3、節約資源，非正式文件要求雙面使用，已單面打印的廢棄資料，應保存再利用;

4.4、嚴禁用公司電話打私人長途電話，一般工作通話每次不超過3分鐘;

5、辦公衛生：

5.1、辦公臺面要保持清潔、整齊；電腦、書立、臺歷、筆筒等辦公用品要擺放整齊，不得擺放其他與工作無關的物品。

5.2、保持辦公設備周圍干凈，特別是顯示器和主機上不得放置任何物品及粘貼紙張；

各崗位指定辦公設備，不得自行增添。

5.2、設備受損，及時報修并落實責任，不能修理則盡快報廢、清理更新。

5.3、將辦公設備進行標識（如文件柜、鑰匙等），并規范管理。

5.4、書面文件、電子文件要分類建檔并標識。

5.5、存檔文件夾及存檔資料在柜中或固定臺面放置保存，文件柜內物品要擺放整齊，并及時清理。

5.6、文件架擺放文件要分類，要求整齊美觀，不放置報紙、書刊、雨具等其他物品。

5.7、辦公桌抽屜物件應整齊擺列、人離開辦公桌前應隨手推回抽屜。

5.8、在辦公區域內（包括辦公室、會議室）拆修設備（如：電腦、打印機、樣機等），及時處理和收尾；工作圍墻不粘貼任何紙張。

5.9、長時間離開座位或辦公區，椅子正面靠辦公桌。

5.10、垃圾簍統一放在靠走道邊辦公桌下面或其它不顯眼位置。

5.11、辦公場所不得撐放雨傘。

5.12、所有廢棄物和其他無用的物品要妥善處理，如是重要文件作廢，應先入碎紙

機，以免公司機密外泄。

5.13、通道、走廊保持暢通，不擺放物品。

5.14、所有員工的車輛必須停放在規定的停車場內，嚴禁停放在過道上。

6、辦公清潔：

6.1、自覺保持辦公區地面衛生，不得隨意亂扔紙屑、雜物及其他廢棄物;

6.2、愛護環境，門窗不得隨便張貼，因其他需要進行臨時張貼，用后應及時清理。

6.3、會議結束，保持環境整潔，一次性水杯等物品丟到垃圾桶內，使用白板的需擦

拭干凈，凳子、椅子歸位，熄燈、關空調;

6.4、會議所需的所有資料要及時帶走;

6.5、有必要時應立即通知清潔，有效處理;

6.6、會議室、接待室的日常維護（包括衛生清潔工作）由各歸口管理員負責，對于

臨時借用的，則根據“誰使用，誰負責”的原則負責清理。使用會議室（包括所需設備或器材等）需至少提前兩小時預約，會議結束后必須恢復會議室原貌;

6.7、公共環境區域保持路面、走道、綠化區域無果皮紙屑。

6.8、每天清晨上班前清理責任人辦公點，保持整齊、清潔，辦公臺面及臺下無任何

雜物;

6.9、清理時，不用濕布擦拭電腦顯示屏及其他硬件;

6.10、注意垃圾入簍，簍滿及時傾倒。

6.11、時刻保持工作區域的干凈衛生。

6.12、根據規劃責任區對植物花草定期進行施肥、澆水。

6.13、保持植物花草盆內的清潔衛生。

7、防火：

7.1、不出現明火;

7.2、各類用電設備上的照明燈座應使用安全電壓，不亂插、亂拉亂接或超負荷使用;

7.3、電氣火災發生時，要先切斷電源開關;

7.4、辦公室和會議室要求人離電斷;

7.5、開關、插座要遠離水源和易燃物;

7.6、不堵塞消防拴或電掣開關，禁止在電掣開關上懸掛物件;

7.7、不違反事業本部消防安全管理規定。

8、防盜：

8.1、個人物品自行保管，自行負責;

8.2、辦公設備妥善保管;

8.3、工作地點不放置私人貴重物品;

8.4、部門辦公室、會議室門窗人走即關。