第一篇：單位行政、辦公管理制度

辦公室行政管理制度范本辦公室行政管理制度范本

一、行政辦公紀律管理規定

為使本單位管理及文化建設提升到一個新的層次，現將各項辦公紀律摘錄，以作提示。

第一條凡本單位員工上班要帶胸卡；

第二條堅守工作崗位不要串崗；

第三條上班時間不要看報紙、玩電腦游戲、打瞌睡或做與工作無關的事情；

第四條辦公桌上應保持整潔并注意辦公室的安靜；

第五條上班時不能穿超短裙與無袖上衣及休閑裝，請穿西裝和職業裝，不要在辦公室化妝；

第六條接待來訪和業務洽談應在會議室進行；

第七條不要因私事長期占用電話；

第八條不要因私事撥打單位的長途電話；

第九條不要在單位的電腦上發送私人郵件或上網聊天；

第十條不經批準不得隨意上網；

第十一條未經允許，不要使用其他部門的電腦；

第十二條所有電子郵件的發出，必須經部門領導批準，以單位名義發出的郵件須經領導批準；

第十三條未經領導批準和部門領導授意，不要索取、打印、復印其他部門的資料；

第十四條不要遲到早退，否則每分鐘扣款！元；

第十五條請假須經部門領導、分管副總或領導層其他人員的書面批準，到辦公

室備案；假條未在辦公室即時備案，以曠工論處，扣減工資；

第十六條平時加班必須經部門領導批準，事后備案單位不發加班費；

第十七條不論任何原因，不得代他人刷卡，否則將被單位開除；

第十八條因工作原因未及時打卡，須及時請示部門領導簽字后于次日報辦公室

補簽，否則會作曠工處理；

第十九條加班必須預先由部門領導批準后向辦公室申報，凡加班后申報的，辦

公室將不予認可；

第二十條在月末統計考勤時，辦公室對任何空白考勤不會補簽，如因故未打

卡，請到辦公室及時辦理；

第二十一條吸煙到衛生間，否則會被罰款；

第二十二條如請病假，如無假條一律會認同為事假；

第二十三條請假條應于事前交辦公室，否則會視為曠工處理；

第二十四條市場部因當日外勤，不能回單位打卡員工，請部門第一負責人在當

日時分以前寫出名單，由辦公室經辦人打卡；

第二十五條凡出遠勤達$天以上者，須先填報經領導批準的出差證明單；

第二十六條因故臨時外出，必須請示部門領導；各部門全體外出，必須給領導

辦公室打招呼；

第二十七條不得將單位煙缸、茶杯、文具和其他公物帶回家私用；

第二十八條在業務宴請中，勿飲酒過量；

第二十九條無工作需要不要進入領導辦公室、計算機房、客戶服務中心、檔案

室、打字室及財務部，及會議室、接待室。

摘自最新辦公室管理規章制度全集辦公室行政管理制度范本

一、行政辦公紀律管理規定

為使本單位管理及文化建設提升到一個新的層次，現將各項辦公紀律摘錄，以作提示。

第一條凡本單位員工上班要帶胸卡；

第二條堅守工作崗位不要串崗；

第三條上班時間不要看報紙、玩電腦游戲、打瞌睡或做與工作無關的事情；

第四條辦公桌上應保持整潔并注意辦公室的安靜；

第五條上班時不能穿超短裙與無袖上衣及休閑裝，請穿西裝和職業裝，不要在辦公室化

第六條接待來訪和業務洽談應在會議室進行；

第七條不要因私事長期占用電話；

第八條不要因私事撥打單位的長途電話；

第九條不要在單位的電腦上發送私人郵件或上網聊天；

第十條不經批準不得隨意上網；

第十一條未經允許，不要使用其他部門的電腦；

第十二條所有電子郵件的發出，必須經部門領導批準，以單位名義發出的郵件須經領導批準；

第二篇：行政辦公管理制度

行政辦公制度

行 政 辦 公 制 度

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行政辦公制度

公司機關行政辦公制度（規定）目錄

一、行政辦公

二、文印管理

三、管理人員培訓

四、來賓接待、會議籌劃

五、附則

附件：

1、文書管理制度

2、汽車管理辦法

3、公司門衛人員的值勤準則

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浙江偉達建設工程有限公司 公司行政辦公制度（規定）

為規范公司機關行政辦公，樹立對外良好形象，深入內部挖潛，努力壓縮非生產性費用開支，促進公司管理穩步、健康發展，現對公司行政辦公、文印管理、人員培訓、來賓接待、會議籌劃、非生產性費用控制管理特作如下統一規定。

一、行政辦公

公司各科室管理人員實行每周五天工作制，全體管理人員必須保持良好的儀表儀容，保證個人基本行為規范，樹立良好的企業形象。

1、公司管理人員日常上班言行舉止大方，服裝干凈整潔，儀容潔凈，精神飽滿。

2、遵守國家法律、法規，遵守公司的各項規章制度和管理實施細則。遵循公司利益第一的原則，自覺維護公司的利益和形象。

3、忠于職守、保障公司利益，不斷提高個人道德和文化修養，以積極負責的工作態度對待工作，不怕苦、不言累，養成良好的辦事工作作風。努力提高業務水平，提高職業技能水平，自覺接受考核。

4、愛護公司財產，愛護各種辦公用具、設備，嚴守公司各項秘密，不濫用公司名義進行虛假承諾，未經授權不得向媒體透露公司的任何動向和資料。

5、未經批準，不得在外兼職工作，不得違紀索取、收受及提

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供利益、報酬。

6、搞好服務，熱情接待來客，提倡禮貌用語。

7、辦公環境干凈整潔、室內物品、辦公用品、桌面擺設整齊有 序，不得雜亂無章，下班前妥善放置所有文件、資料，以防遺失、泄密。

8、創造和諧的工作環境，互相關心，互相幫助，共同提高，發揚團隊精神，增強公司的凝聚力。

公司行政辦公制度平時由所在部門負責檢查落實。公司辦公室負責監督、考核。

二、文印管理

公司辦公室負責公司印章的管理，文件的收發，函件、通知的送達。

1、公司的文件管理

公司辦公室是文件（內外）函件，管理和保管的職能部門，應對上級文件作好收發登記并及時遞交有關部門或人員傳閱，閱后收集，并做好機密要件的保密工作，非文件性質的上級或外單位給公司的函件，通知等要及時送達公司領導和有關部門或人員并作好備忘記錄。

以公司名義的發文、函件，公司辦公室根據總經理同意簽發的文件底稿，負責印發和作發文登記。

公司辦公室應遵照檔案管理規范程序，負責對文書、技術、經濟資料等定期進行整理歸檔，各職能部門、辦事處及有關的分

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支機構應予積極配合。

三、管理人員培訓

公司辦公室根據上級機關要求和企業實際，制訂有關培訓計劃，負責公司范圍內各類專業技術職稱晉升、建造師申報、崗位證書審領及考評前的理論培訓的組織管理工作，辦理保管有關證書的原件，記載人員臺帳，建立人才數據庫，實行動態管理。

負責辦理企業資質年檢、升級、定位等管理工作，要經常收集整理有關統計數據，協調處理資質管理中的有關問題。

四、來賓接待、會議籌劃

1、凡上級領導、來賓、業務單位考察人員，均由辦公室根據總經理及分管經理的授意負責接待前的準備工作。公司召開的會議由辦公室參與籌劃和準備，做好人員通知，會議室布置及有關事項的安排，認真做好服務工作。由職能部門負責，辦公室配合。

2、非生產性費用的控制，若干規定

（一）辦公用品設備管理規定

公司辦公用品及辦公設備的申購、發放須遵從“統一管理，合理調劑，方便工作，節省開支，適當控制”的原則。由辦公室負責管理、實施，指定專人采購、領發、保管。

本規定所指辦公用品及辦公設備是指文具、紙張等方面用品，辦公桌椅、辦公文柜等低值耗具，傳真機、電話機、電腦等辦公機具設備，電扇、空調等家用設備。

1、公司機關各部門所需的辦公用品（印刷資料）及設備由公

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司辦公室統籌計劃，納入預算計劃當中，經批準后按季、月制訂具體計劃。

2、辦公用品（印刷資料）申購由各部門負責人提出，辦公室主任匯總上報常務副總批準，貴重辦公室用品由總經理批準，辦公室統一購買、發放并建立領發臺帳，保證采購物品數量、金額與消耗平衡，進行跟蹤管理。

五、附則

（一）本規定由公司辦公室制訂，報總經理批準后施行。

（二）本規定由辦公室負責人解釋與檢查、考核。

（三）本規定施行后，凡與之相抵觸的公司有關規定自行廢止。

附件資料：

1、文書管理制度

2、汽車管理制度

3、公司門衛人員的值勤準則

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文書管理制度

為使文書管理規范制度化，增進文書處理的品質和效益，特制訂本規定。

一、行文

1、公司發布的各項規章制度、管理干部的任命，對上級主管部門的請示、報告及對其他政府部門發送函件，按規定的格式，由總經理審核簽字后辦理。

2、業務單位、內部分支機構之間以公司名義發送的函件通知，由主管經理審核簽字后發送。

3、私人或個人以公司名義發送函件的，由主管經理審核簽字后發送。

4、行文的判行權限，經有主管領導（副總經理）以上簽字。口頭請示，沒有文字依據，視為個人行為，按情節大小處理。

5、發文編號按年份依流水號碼，一文一號編列。

二、收文

1、來文拆封后，登記收文編號、日期、附件及摘要，交經理室閱處。

2、依據經理室簽呈的意見和要求，文件交辦稽催督導，核實落實情況。

3、收文編號按年份依流水號碼，一文一號。

三、印章蓋用

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1、公司行政章、業務專用章、各分支機構、部門章及職銜簽字章的統一制發、換發、繳銷管理。

2、公文類的，以公司名義蓋章的由總經理審核簽字后蓋章。

3、生產經營類及個人需要加蓋企業公章的，本著誰主管，誰負責的原則，由主管經理審核簽字后蓋章。不得簡化手續和事后匯報。

4、公司各部門印章，只能內部使用，不得對外使用，必要對外使用時，要請示主管領導同意方可使用。

5、凡任何加蓋企業和職銜章的一律要登記，留底備查。

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汽車管理辦法

一、公司公務車證照、維修、調度由辦公室負責管理。

二、公司員工因公用車，經事先申請調派，由辦公室調派。

三、為保證公司開展經營活動的正常用車，嚴肅控制一般公務的用車。

四、車輛維修由辦公室指定的廠家，經事先呈報，同意。

五、由于駕駛員的失職和責任，發生車禍事故，駕駛員應承擔全部責任。

六、必須保持車內、外整潔和清潔，抽檢不合格者，實行處罰。

七、未經許可，將車子借于他人使用，扣除駕駛員當月工資或免職辭退。

八、因私用車，自負各項費用外，扣除當月工資。

九、車輛狀況和駕駛員身體狀況不佳時，嚴禁出車。

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公司門衛人員的值勤準則

一、門衛人員應各守自職（責）和遵守本公司的一切規章制度。

二、服勤中應整肅服裝儀容，嚴守崗位，不得擅離職守，或酗酒、閑聊、閱讀書報、睡覺等失職情況。

三、應熟認公司內各處水、電、開關、門鎖及消防器材，如有破損，應即建議公司辦公室處理。

四、上班時間內，除公務接洽人員外，一律謝絕會客。

五、夜間非本公司員工，一律不得進入公司大樓。

六、發生盜竊時，以收回失竊物為要，并即呈清處理。

七、日間災害急報有關主管人員，夜間災害急報派出所，消防單位。

八、忠于職守，防止各類意外事件的發生。

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第三篇：辦公行政管理制度

第一章 總 則

第一條 為使公司系統的辦公工作實現規范化、程序化、制度化，迸一步加強管理和協調，明確辦公程序，提高辦公效率，保障和促進公司戰略目標的實現及各項業務的發展，制定本制度。

第二條 總公司辦公室負責本制度的組織管理監督。

第二章 經理辦公會議

第三條 總公司經理辦公會議分為管理工作會和業務工作匯報會。

第四條 每月第一、二、四周的周一上午8：40分召開管理工作會議，由總經理（或指定其他總公司領導）主持，總公司其他領導及各管理部門正副職總經理（主任）參加，必要時指定人員列席。主要研究公司重大事項，如經營戰略、重大經營決策、重要規章制度；決定重大投資或貿易項目、重要對外關系、主要工作部署以及需要經理辦公會議討論研究的其它事項。

第五條 每月第三周周一上午8：40分召開業務工作匯報會，由總經理（或指定副總經理）主持，總公司其他領導、各部門、各專業公司負責人參加，必要時指定人員列席。業務工作匯報內容包括：組織機構建設情況、職工思想狀況和具體業績、業務發展情況等。匯報單位應于會前認真準備，屆時全面匯報。

第六條 各部門及各專業公司需要提請經理辦公會研究的事項，應在會議召開的上周五前以書面形式提出并附背景說明，送辦公室匯總篩選后，報總經理確定會議議題。議題確定后，由辦公室通知有關部門做好會前準備（包括會議材料等）。

第七條 經理辦公會議對議定的事項形成相應決議或決定，總經理有最終集中決策及決定權。

第八條 辦公室指定專人作好經理辦公會議記錄，并整理存檔。重要決議事項形成會議紀要，印發有關單位或人員。辦公室對需貫徹落實的事項進行催辦、督察并反饋情況。

第九條 總公司領導會議由總經理主持，總公司其他領導參加，不定期召開，必要時由辦公室主任負責記錄和督促會議議決事項的協調落實。

第三章 公文處理

第十條 各部門原則上不得以部門名義對公司系統外的單位制發正式文件。

第十一條 凡以總公司名義發出的公文、函件及用總公司印章的，辦公室對內容和文字有權審核，并負有把關責任。

第十二條 辦公室負責文書檔案的管理工作并負責指導全系統的文檔工作。

第十三條 辦公室負責制定總公司保密工作條例并指導全系統的保密工作。

第四章 內部呈批

第十四條 總公司各部門、各專業公司、子公司等以書面形式向總公司領導匯報工作或請求批準有關事項，須使用呈批件。

第十五條 總公司各部門的呈批件，由該部門直送分管領導，領導簽批后直接退該部門辦理。屬于分管領導權限之外的，必須交由辦公室呈報總經理閱批，批后經分管領導閱后退呈報部門或根據領導批示處理。

第十六條 專業公司、子公司的呈批件，按呈報內容自行送交相關管理部門或分管領導。需報總經理審批的，應交由辦公室負責呈送，批后按領導批示處理。

第十七條 呈批件由總公司領導簽批后，原件交辦公室歸檔存查，呈報單位必要時可留復印件。

第十八條 辦理呈批件必須打印，按規定填寫，規范用表，由承辦人及呈報單位負責人簽字；如有附件應齊全有效。一般應一事一呈。需要一事多批的，第二次呈報時應附上次批示意見。

第十九條 承辦部門要認真負責，收、交、轉、送要做到快速、準確、交接手續齊備，應建立收發文和交接制度，指定專人負責登記和存檔。

第二十條 各部門及各專業公司應指定一名正式職工作為聯絡員，負責聯絡工作。包括簽領文件、接聽通知并向本單位領導及人員傳達、報迭呈批件及其他相關事務。

第五章 印章使用

第二十一條 凡涉及公司重要合同、協議、對外承諾、擔保、資產轉移等事宜的法律文書及其他重要事由的文件，須經法規室審核，報總經理簽批后用印。

第二十二條 涉及總公司領導具體分管業務的一般性函件、報表、證明等，由辦公室秘書處審核，經分管領導簽批后用印。

第二十三條 除上述之外的一般性函件、介紹信或其他事由等，由辦公室主任批準后用印。

第六章 機要文書

第二十四條 機要室主要負責總公司文件和有關材料的打印。打印內容須經辦公室主任（或分管領導）審核簽字。

第二十五條 各單位需制發的業務公文、函件及其他材料等均應自行打印。

第二十六條 辦理復印、傳真等應填寫“機要室業務申請單”，經部門負責人簽字后，送機要室辦理。每季未由辦公室統計費用后轉財務本部，計入部門費用。

第二十七條 一般業務性外發傳真由部門負責人簽字；重要傳真件外發由總公司分管領導簽字。

第二十八條 收到傳真件應及時通知收件人簽字領取。

第二十九條 各部門及個人的郵件自行發送或領取，屬于總公司領導的，辦公室負責辦理。

第七章接 待

第三十條 凡客人來訪的，登記后由被訪單位派人接見并引入。

第三十一條 總公司領導的客人來訪由辦公室接待員負責接待，其他來訪客人由被訪單位自行安排接待。

第三十二條 業務談判需用會議室或談判間，應提前與辦公室聯系，由接待員負責安排。

第八章 其 他

第三十三條 處以上干部每隔周六上午8:30——11:30應到公司集體議事。臨時有事或有病的，須向總公司分管領導請假。

第三十四條 總公司各部門、各專業公司正副職以上（含）領導每日應于晚六時下班、臨時有事的，須向總公司分管領導請假。

第九章 附 則

第三十五條 本制度由總公司辦公室負責解釋。

第三十六條 各專業公司、子公司在貫徹執行本制度的同時，可根據實際情況，制定實施細則。

第四篇：行政辦公管理制度

行政辦公管理制度

第一條 規范員工辦公行為，提升員工精神面貌，樹立公司良好的對外形象，特制定本制度

第二條 本規范適用于公司及下屬分、子公司全體員工。

第二章 管理與組織

第三條 本制度由行政人事部負責檢查和監督執行。

第四條 各部門經理有對本部門員工行為是否規范進行監督和管理的職能。

第三章 行為規范

第五條 服裝要求：公司管理序列員工每周一至周四須穿著與季節氣候相適合的商務服裝，周五可著適當休閑服飾，業務序列員工周一至周五均應穿著商務服飾，具體標準為：

一．男員工上裝以整潔的襯衣、有領T恤、西裝、商務夾克為主，嚴禁穿著無領、無袖、帶花色的上衣；下裝應穿長褲，顏色、式樣莊重得體，以中性色和深色為主；嚴禁穿著短褲、中褲。

二．女員工著裝應以素雅大方，莊重得體，款式簡練服裝為主，尺寸不宜過緊、過短。

三．員工服裝必須合身，保持平整、干凈、無污漬、無異味，內衣不得外露；

四．所有員工上班期間均不得著低胸衫、背心、透視裝、短褲、超短裙等與商務辦公氛圍不符的奇裝異服。

五．鞋子以黑色或深色皮鞋為主，鞋面須光亮整潔，嚴禁穿拖鞋、布鞋等。

六．襪子無破損，襪口不外露，不穿網狀或帶花紋的絲襪，襪色須與整體著裝相搭配；

七．如公司統一訂制員工工裝，則各部門員工均應穿著工裝出勤。

第六條 發型要求：

頭發定期修剪、梳理，保持清潔、無異味，不染燙怪異發型及特別顏色的頭發，男員工不留長發，不剃光頭，發型輪廓分明；女員工保持發型自然，嚴禁佩帶鮮艷或過于華麗的頭飾。第七條 面部要求：

員工工作期間均應保持面容整潔，女員工每日可適當著淡妝上崗，保證面容簡潔、莊重、協調，不得濃妝艷抹。

第八條 口腔要求：班前及工作中就餐不飲酒，不吃辛辣刺激性食物，保持口腔清潔、口氣清新無異味。

第九條 手部要求：保持手部干凈整潔，指甲勤修剪，內無污垢；不涂抹有色指甲油。第十條 飾物佩戴：

一.員工佩戴眼鏡鏡片應擦拭清潔，不得佩戴有色、造型怪異的眼鏡從事工作；

二．男女員工所佩戴飾物均不得過于夸張。

第十一條 個人衛生：勤洗澡、勤換衣，保證身體無異味，保持皮膚潔凈。可適量噴涂淡雅香水，但不得過于濃烈。第三章 員工日常工作行為規范

第十二條 辦公大廳、各獨立辦公室應保持安靜，禁止高聲喧嘩、打鬧、打游戲、網絡聊天、下載電影、游戲及做與工作無關之事。第十三條 工作時間對待領導、同事、來訪者等應熱情、有禮貌。保持良好的工作情緒，禁止將私人情緒帶入工作當中。

第十四條 員工不得攜帶違禁品、危險品、槍支、管制刀具等進入辦公場所。

第十五條 工作時間內禁止在辦公區域內食用有氣味的食品及零食。第十六條 員工辦公桌應保持整齊、清潔，各類文件存放有序并應注意保密，不得隨意擺放，資料堆砌高度須低于辦公桌隔板立面高度。第十七條 桌面和室內辦公設備擺放整齊，保持外表干凈。第十八條 辦公室墻面除了張貼必要的文件或圖表外，應保證墻面清潔。

第十九條 辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅在桌前擺正。第二十條 保證所屬辦公區域的設備設施完好，做到人走關停所有設備電源。

第二十一條 節約用電，下班后及時關閉計算機；開啟空調時按國家相關要求調整溫度，人員長時間離開辦公室時應關閉空調。第二十二條 辦公室內不允許長期存放與工作無關的私人物品。第二十三條 未經行政人事部同意，禁止私自調換工作位置或挪動工作臺、文件柜等辦公家具、辦公設備。

第二十四條 工作中同事之間應本著以公司利益為重，團結合作、快捷高效為原則，應及時解決可能存在的矛盾和問題。

第二十五條 公司的電腦、傳真機、復印機原則上不能用于私人用途，若有特殊原因，須事先提出申請，經批準后方可使用。

第四章 辦公現場管理規范

第二十六條 工作時間內，非工作需要無關人員不得無故在前臺逗留。

第二十七條 公共衛生由公司請專人打掃，每位員工應自覺維護干凈、整潔的辦公環境。

第二十八條 員工應自覺維護辦公場所清潔衛生，禁止在公司指定吸煙區以外的區域吸煙；嚴禁堆放雜物、隨意丟棄廢棄物，嚴禁隨地吐痰、傾倒污水和茶渣，保持地面、門窗、辦公家具、辦公設備等清潔整齊。

第二十九條 在使用傳真機或復印機后，所產生的錯誤報告或廢紙等，須及時處理，重要文件應予以粉碎，非重要文件應回收再利用。傳真后的稿件，應立即拿走，禁止堆放在傳真機或復印機上。

第五章 公共財產維護

第三十條 每位員工應愛護公司的財產，如有損壞，照價維修或賠償。公司發放的辦公用品，員工須妥善保管，如有遺失，自行負責。第三十一條 復印機、打印機和傳真機的管理與清潔及一般的維護由行政人事部負責。

第三十二條 電腦的日常維護由使用人負責，如遇故障影響正常使用的情況，由行政人事部派專業人員對電腦進行維修，不得擅自處理。公司所購的書籍資料等，由行政人事部指定的專人進行登記、編號，并加蓋章。若要借閱須事先在行政文員處辦理借閱手續，借閱最長期限為兩周，超出期限須辦理續借手續。

第三十三條 發現設備、設施有問題時，及時通知行政人事部，由其向維修單位說明情況，并協調好維修時間，然后根據設備、設施的損害情況做相應處理。

第三十四條 為了維護公司正常的工作秩序，保證公司公共設備和設施正常運轉，提高維修的時效性，每位員工都有義務在第一時間內將發現的公共設備、設施受損情況及時向公司有關部門報告。

第六章 罰 則

第三十五條 行政人事部將不定期對本制度進行檢查，并對檢查結果進行公布，對檢查出的不符合規范的行為，要求違規員工予以糾正或整改。

第三十六條 對違反規定的人員，根據情節輕重分別給予當事人和部門負責人警告、公司通報批評、經濟處罰、降薪、辭退直至開除的處罰。

一．員工在公司內打架斗毆，在分清責任的基礎上對當事人予以辭退處理。

二．在公司內互相惡語謾罵吵鬧，對當事人按每次200元的標準處罰現金，情節嚴重者還將給予行政處分直至辭退的處理。

三．在禁止吸煙的地方吸煙，發現一次罰款100元。三次（含）以上對責任人予以辭退。四．工作時間內在電腦上玩游戲或做與工作無關的事情，發現一次罰款100元。

五．其他違規情況第一次違反予以口頭警告；第二次違反除警告外，填寫過失單，予以經濟處罰50元；第三次違反，予以經濟處罰100元，并在公司內通報批評。

六．罰款以現金的形式當場繳納。所有罰款將作為工會活動經費，經行政人事分管領導審批后使用。

七．根據人事規定，各種處罰項目除按上述規定處罰外，均計入當月績效考核評分項目。

第七章 附則

第三十七條 本制度由公司行政人事部制定，經管理委員會審核通過后生效執行。

第五篇：行政辦公管理制度

匯 編 行政辦公管理制度

二零零捌年

目錄

第一章

第二章

第三章

第四章

第五章

第六章 第七章

第八章

第九章

第十章

第十一章

第十二章

第十三章前言

日常辦公紀律及常規事項處理 辦公用品管理規定 計算機使用管理規定 車輛管理規定 文件管理制度

信息檔案資料管理制度

印信管理規定

證照管理制度

證明函管理制度

保密制度 財務報銷管理規定 員工獎懲管理制度

第一章 前言

紀律或有秩序的行為是在競爭的環境中為了圓滿達到公司的目標所必需的，亦是為了公司保護其員工未來利益所必需的。公司期望員工理解并以自律的行為無條件和負責地接受紀律為工作的必需條件。員工應把實現該期望作為己任，通過提倡紀律,強調“自律”以防止成員的偏差行為。

本制度將根據實施情況與公司發展變化不斷作出修訂調整；

公司遵循以下行政管理原則平等：

全體成員不分民族、宗教、信仰、學歷、年齡、性別、傷殘、資格及職務的高低，在制度面前人人平等 互尊：

相互尊重，團結一心，為公司的發展貢獻一份力量。誠信：

誠實、守信，言行一致，是員工行為的基本準則。自律

嚴于律己，從一點一滴做起，你才會有所收獲。寬容：

寬以待人，體諒他人，虛心接受他人對自己的批評。

第二章 日常辦公紀律及常規事項處理

一、出勤、請假、曠工與加班

1、工作時間規定

杭州

8：30～～ 17：30 中午一個小時午休時間； 臺州、江蘇、天津、青島、舟山

8：00～～ 17：00 中午一個小時午休時間；

2、員工上下班需用打卡鐘打卡出入，不允許代打卡，代打一次扣款20元。

3、遲到一次按半日工資額進行扣除，一次以上將扣除全勤獎100元。

4、部門經理/主管級可自行安排上下班時間，若不能準時到公司，應提前一天將去向告知指定下屬。

5、請病假提供醫院證明的2天以內不扣工資；2天以上扣除基本工資50%，無

醫院證明的病假按事假計；請事假按基本工資的每日工資額進行全額扣除，請事假、病假者均扣除全勤獎100元。

6、員工無故曠工者罰款100元且扣除全勤獎100元.7、加班規定：

加班員工必須做好相映的考勤工作，填寫加班單。

一般員工，部門有計劃的加班安排，可選擇享受調休或加班補貼，加班補貼的標準為基本工資/當月額定工作日；選擇調休常規要求為當月結清，因特殊原因無法調休的可推遲調休，但不得超過一個季度 ；

計劃外的自行加班安排，不享受調休或加班補貼；法定節假日加班按國家規定給予補貼；假日期間的出差，不享受加班待遇。

總監/部門經理級加班，只享有調休，不享有加班補貼。

8、每個分公司的前臺必須監督員工考勤，按照規定的員工考勤表做好考勤紀錄，每月5日前必須將上月的員工考勤表傳至總公司前臺.9、員工下班后,如沒有加班或其他特殊情況不得在公司逗留,如有特殊情況須向前臺說明情況.注：請事假、病假、加班或調休的員工，必須填寫取相關單據交與個部門經理審批，審批通過后將相關單據交于前臺。如來不及填寫相關單據者,必須口頭或短信通知上級主管或主管部門,辦事完畢后及時補上相關單據,如沒有口頭或短信通知上級主管或主管部門且辦事完畢后未及時補上相關單據者,一律作為曠工處理.員工考勤格式見附件：員工考勤表/請假單/出差單/加班單/調休單

二、上班紀律

1、上班時間不得在電腦上玩游戲、看電影，網上聊天、播放音樂、私人電話聊天； 午休時間不得在電腦上玩游戲、看電影，私人電話聊天；

上述行為若發生一次，直接經理向員工提出口頭/書面警告并按50元/次進行罰款并按獎懲條例記過處理;警告三次以上仍發生上述行為者將重罰300元。如工作需要聯系的請用統一申請的MSN.2、除洗手間過道、總經理辦公室外，其他辦公場所嚴格禁止吸煙。若發生按20元/次進行罰款。

3、辦公場所保持安靜，上班時間不允許大聲喧嘩，討論問題應至會議室或放低聲音，不允許以此為由影響別人工作。

4、上班時間不允許串崗，聚眾聊天、吃東西。

5、上班時間不允許接待私人訪客。

6、上班時間自己離開辦公桌，要告訴前臺秘書或同事，或在桌上留言，講明去何處及估計何時回來。

7、辦公室內部員工不允許談戀愛,一經發現均開除

8、工作場所清潔

1）員工負責自己辦公區域的清潔。

2）公司清潔工負責公共場所的清潔，每天上午清潔一次。3）清潔工離開后各部門的清潔由部門負責，必須保持清潔狀態。

三、常規辦公事項須知

1、辦公名片/宣傳資料/各類單據管理

1）公司辦公名片/宣傳資料/各類單據由設計部負責設計、聯系制作； 2）需要辦公名片/宣傳資料/各類單據的部門主管提出申請經同意后交設計部安排制作,設計部詢價填寫詢價單后經財務主管簽字批準后聯系制作； 4)美工聯系制作是需與對方簽訂廣告印刷合同,交與行政部蓋章后生效.3）按照辦公用品管理方式領用。

詢價單/廣告印刷合同見附件:詢價單/廣告印刷合同

2、辦公文印管理

1）至辦公室蓋章必須部門主管批準并登記；

2）傳真接受和發送文件應登記；前臺收到的傳真應立即遞交相關人員，其他傳真機收到文件同樣處理。接受傳真部門或人員應要求對方注明接受人。

3、會議室的使用

1）欲使用會議室的部門，提前在前臺登記，按先登記先使用的原則處理。2）遇有同時使用情況時，雙方可通過協商辦理。3）臨時使用通過前臺協調處理。

四、公司內部論壇、周報和會議

1、公司內部論壇

1）外界人員不得進入公司內部論壇，公司員工錄用后由人事部統一申請用戶名和密碼后方可進入；如有員工請辭，人事部因及時將該員工用戶名刪除； 2）公司內部論壇由專門人員定期維護。

2、周報

1）公司員工需每周遞交周報，部門員工直接向該部門經理發送周報，報告一周工作進度；各部門經理直接將周報發至信箱：zhouhf@zjsituo.com，報告工作進度，見附件填寫。公司依據該周報直接評定對該員工的成績，漏交者視為該周無成績。

3、會議

1）部門會議由部門經理安排其部門人員做好會議紀要

2）公司會議由行政部安排專員做好會議紀要

會議紀要格式見附件：會議紀要

周報格式見附件：周報格式

五、上下班安全、用電檢查

1）每天下班后員工負責檢查自己工作場所，關閉使用的電器、收好工具。2）本部門經理負責檢查部門辦公場所的安全。

3）行政秘書負責關閉所有公共場所的電器，如有員工加班，需與加班員工做交接，由加班員工負責。4）空調使用規定：

夏天氣象預報最高達到27攝氏度以上開啟； 冬天氣象預報最低溫 2 攝氏度以下開啟；

第三章 辦公用品、設備的管理規定

一、辦公用品

1、辦公用品由公司行政部門統籌、負責采購、保管。

2、申購方式

員工因工作需要常用辦公用品至前臺申領；

常用辦公用品每月申購三次，將申購單交行政辦公室批準； 無備貨之非常用辦公用品由使用部門提出申請交行政辦公室批準；

3、采購方式

非常用的辦公用品采購前應進行詢價；

價格變動敏感的常用辦公用品每季度應詢價一次調整； 經批準的申購單由行政部門安排采購； 每季度前臺應向行政部門報告詢價調價狀況。

4、領用方式

常用辦公用品須辦理領用手續；

非常用辦公用品辦理領用手續并登記員工工具卡； 在領取新的非消耗性辦公用品時，必須以舊換新； 前臺每月報告辦公用品的消耗情況。

5、員工工具卡在冊物品在員工離職時需交還公司。

6、員工工具卡在冊物品遺失的，員工需負責原價賠償損失。

二、設備

1、設備由公司行政部門統籌/負責采購、登記，使用部門/公用設備由指定責任人負責保管。

2、申購方式

部門/員工因工作需要增添設備應向行政部門提出申請批準立項:用途說明、性能、基本價位等信

使用的職能部門/委托相關部門詢價、評息估； 確定資金預算進入核準程序：

不核準預算：1）項目成本過高需調整項目

2）預算價格不準重新進入詢價、評估；

核準預算進入資金計劃；

由行政部門根據資金狀況安排順序； 資金批準進入采購程序

3、采購方式

經批準的申購單由行政/委托其他部門采購；

4、領用保管方式

行政部門秘書負責對設備辦理登記、入庫、領用手續； 設備由使用部門的主管/指定保管責任人領用并負責保養維護； 設備更換保管責任人或存放場地要及時通知行政秘書進行變更； 行政秘書每季度報告在冊設備情況

行政部門主管不定期抽查在冊設備的使用保管狀況；

對不符合記錄狀況，設備使用保管不當的情形按獎懲條例辦理。

附：辦公用品分類目錄（常用、非常用、員工工具卡等類）

辦公用品/設備請購單/辦公用品領用表和價格季度報表/辦公用品庫存月報表/員工工具卡等

第四章

1.公司計算機使用責任

1）公司的計算機設備做到專人管理、專人使用，部門公用的計算機由本部門員

計算機使用管理規定

工使用，未經使用者許可其它員工不得使用。

2）專人使用的計算機管理責任人是使用人 3）部門公用計算機管理責任人是部門主管

4）公司分配給員工的電腦，包括電腦上安裝的系統和各種辦公應用軟件屬于公司財產。員工因私人使用造成電腦的軟件和硬件的損壞，員工應負責賠償。

2、未經網絡管理員許可，下述為違紀行為：

1）使用者隨意拆裝、移動計算機設備及外部設備（例如打印機、掃描儀等）； 2）使用者擅自增加或刪除計算機系統上所安裝的應用軟件和數據資料； 3）私人的光盤、軟盤在公司的計算機設備上使用； 4）下載軟件/程序；

網絡管理員定期進行硬盤清理，刪除不必要的文件

網管在檢查電腦時發現上述現象必須立即向部門主管及行政部門主管同時提出報告。

3、使用紀律

1）員工不得用公司的網絡瀏覽與工作無關的網站，以免造成公司網絡的速度下降，病毒侵襲、網絡癱瘓。

2）上班時間在網絡上搜索資料注意不能同時打開多個頁面以合理利用通路資源，避免堵塞，提高上網速度

第五章 車輛管理規定

為了加強公司行車管理，確保行車安全，提高辦事效率，節約用車成本，特制定本辦法。

一、車輛使用范圍

1、聯系、辦理業務需要。

2、接送公司客戶。

3、其他緊急和特殊用車。

4、個人用車。

二、駕駛員管理

1、堅持行車安全檢查，行車前檢查車輛，發現問題及時排除，確保車輛運行。

2、安全駕駛，正確執行駕駛操作規程，聽從交通管理人員的指揮，行車時集中

精力駕駛。

3、出車回來后，填寫行車記錄，車輛用畢后，車輛停泊在指定位置，鎖好方向盤、門窗等。

4、駕駛員因違反交通法規造成的罰款、傷害、損失責任由駕駛員負責；

5、嚴禁酒后駕車。駕駛員酒后駕車按100元/次扣當月工資，酒后駕車肇事，駕駛員承擔全部責任；

6、駕駛員必須嚴格遵守車輛使用和管理辦法；

7、做好車輛的維護、保養工作，保持車輛常年整潔和車況良好。

8、認真填寫車輛檔案資料，對車輛事故、違章、損壞等異常情況及時匯報，寫好情況匯報。對車輛運行里程和耗油情況進行統計分析，提出報告和降低成本的建議。

注：駕駛員包括專職與非專職的駕車人

第六章 文件管理制度

第一節 總則

一、為適應公司全方位規范化科學管理，做好公司文件管理工作，使之規范化和制度化，特制定本制度。

二、公司文件是傳達方針政策，發布公司行政規章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認真做好文件的管理工作，有效地為公司發展服務。

三、公司全體員工都應發揚實事求是和認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。

四、文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。公司行文文件由行政管理部統一發放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔；部門文件由部門統一發放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔，第二節 文件分類

一、規定。發布重要的行政規章制度，采取重大的強制性行政措施，用“規定”。

二、決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。經會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。

三、通知。轉發上級機關文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項，用“通知”。

四、通報。表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息，用“通報”。

五、請示、報告。向上級請求批示與批準，用“請示”。向上級匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。

六、批復。答復請示事項用“批復”。

七、函。商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等，用“函”。

八、會議紀要。傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的，用“會議紀要”。

第三節 文件格式

一、文件一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部份組成。

二、文件標題應準確簡要概括文件的主要內容。

三、發文字號包括代號、年號、順序號。

四、公司發文代號分為二種：①“思拓發”、②“思拓xxx發”。冠以上述發文代號的內發文件應對全公司具有效力，對外發文應代表公司的整體意志。

發文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告，日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡報等形式流轉。力避隨意發文。“思拓”用于公司的對內對外發文，由行政管理部統一編號；“思拓xxx發”用于各部門的對內對外發文，文件由發文部門自行編號，行政管理部統一認定。

五、文件必須蓋章或簽字。

六、密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。

七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。

八、文件內容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。

九、發文單位必須注明全稱。

十、多頁文件應標明頁碼。

十一、文字從左至右橫寫、橫排，左側留裝訂位。

十二、文件紙一般使用A4型。

十三、套紅：重大決定、重要規定、人事任免、重要獎懲用套紅公文。

第四節 收文

一、收文一律使用《思拓公司收文簿》。

二、外單位來文均由行政管理部指定專人收文，由行政管理部統一拆封、登記，根據文件屬性及時分送相關部門。

三、公司內部文件由收文部門登記，根據文件屬性及時分送相關人員辦理。

第五節 辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、公司辦文由行政管理部統一安排；部門間辦文由部門安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、協辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

四、嚴格按照時限要求完成。

五、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續，防止文件遺失。

六、文件辦理完畢后，公司文件統一交由行政管理部指定專人保管、立卷歸檔：部門文件由部門指定專人保管、立卷歸檔

第六節 發文 發文程序如下：

1)公司發文：擬稿人→部門經理核準→總經理核準→ 行政管理部統一編號→打印→蓋章（簽字）→發文→備案；

2)部門對外發文：擬稿人→部門經理核準→總經理核準→ 行政管理部統一編號→打印→蓋章（簽字）→發文→備案；

3)部門對內行文：擬稿人→部門經理核準→部門統一編號→打印→蓋章（簽字）→發文→備案；(部門內部行文使用統一發文模板)文檔模板見附件:文檔模板

第七章 信息檔案資料管理制度

檔案資料是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄，是實現今后決策科學化的重要依據。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案資料管理工作。第一節 檔案資料范圍

一、公司檔案資料資料分類

1、公司行政法律文檔資料：

1）公司設立、變更的申請、審批、以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 2）公司股東會、董事會、監理會形成的文件材料； 3）各種行政組織方面的文件材料； 4）各種合同、制度、證件

2、公司財務文檔資料

1）財務、會計管理方面的政策文件資料； 2）財務收支憑證、帳務憑證、帳冊報表； 3）內部費用管理憑證、報表； 4）財務管理制度

3、人力資源管理文檔資料

1）勞動工資/人事管理方面的政策、報表、文件； 2）員工人事管理資料、證件； 3）員工個人績效管理資料； 4）員工社保管理資料； 5）員工培訓資料； 6）人力資源管理制度。

4、生產及生產管理方面的文檔資料

1）產品生產、能量消耗、安全生產、質量管理方面的文件資料； 2）生產技術管理方面的文件資料； 3）儀器、設備方面的文件材料； 4）維修方面的文件材料；

5）物資采購、價格、儲存等信息管理資料； 6）物資流動憑證與帳冊 7）物資管理制度/生產管理制度

5、科研、技術、專利管理文檔資料 1）科研技術信息、資料； 2）產品研制信息資料； 3）專利申請、評估資料。4）技術管理制度

6、市場信息、情報方面的文檔資料資料 1）市場資訊信息資料； 2）競爭對手的信息資料；

3）市場調查信息資料； 4）市場推廣策劃方面文案資料； 5）設計類素材、參考書籍資料； 6）廣告資料；

7）其他具有利用和保存價值的信息資料。

7、銷售管理文檔資料 1）營銷前期資料；

2）營銷合同； 3）售后服務記錄。4)客戶資料

二、檔案資料形式與載體

1、決定、條例、規章制度、重要通知等法規性文件；

2、會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規劃、各種方案；

3、簽定的各類合同、設計方案、標書；

4、訂閱的報刊、雜志、圖書、光盤；

5、拍攝和錄音檔案資料資料：原版底片、文字說明、唱片、錄音帶、錄像帶；

6、管理過程中使用的各種表單、報告、記錄；

7、政府及各相關部門提供的政策文件；

8、產品研制的技術資料、圖紙、方案、說明、報告。

包括文本文件、實物、光盤刻錄文檔資料、電子文檔資料

第二節 機要檔案資料

一、機要檔案資料按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

二、劃分標準：

1、絕密檔案資料包括：

公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及重大合同、產品設計技術資料、重要物資采購信息資料。

2、機密檔案資料包括： 1）財務資料； 2）重大合同； 3）公司經營情況；

4）薪資性檔案資料、勞動合同； 5）技術資料；

3、秘密檔案資料包括： 1）重要項目資料； 2）項目合同協議； 3）公司重要會議紀要； 4）重要項目信息； 5）公司收集整理的素材； 6）人事檔案資料； 7）公司登記信息

第三節 檔案資料整理裝訂編號

一、檔案資料編號分類原則

1、文檔資料形式、載體編碼（英文字母）：文本、電子（在電腦內）、光盤、實物；

2、文擋分類編碼（英文字母）：財務、人事、技術、行政、營銷等；

3、文擋期間編碼（數字）：年份；

4、文擋順序：月份；

5、以下由部門自行依據檔案資料內容編碼；

6、檔案資料編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進 行編號。

二、文擋裝訂

1、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案資料編碼；

2、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

3、合訂文檔資料封面有目錄表；

4、電子文檔資料應做好電子目錄及重要備份；

5、光盤應做好編號標識，做好包裝存放，編制好目錄；

6、機要檔案資料須在檔案資料編號后注明：絕密、機密、秘密。

第四節 保管部門及保管責任

一、財務專項機要檔案資料由財務會計部負責按會計制度規定整理裝訂存檔保管。

二、人事專項機要檔案資料由人力資源部負責按本制度規定整理裝訂存檔保管。

三、股東會合同資料由行政管理部按本制度規定整理裝訂存檔保管。

四、其他檔案資料均由部門負責按本制度規定整理裝訂存檔，按規定時間與要求移交行政管理部保管；

五、不需移交的文檔及未到移交日的文檔由部門編制檔案清單，每季交行政管理部備檔；行政管理部定期核對文檔。

第五節 檔案資料移交

一、公司各類證照、批文在頒發之日起移交行政管理部。

二、公司章程，股東會會議紀要、決議，應自簽發之日起三日內移交行政管理部。

三、合同協議應在簽訂之日移交行政管理部。

四、財務檔案資料、人事檔案資料由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、其余檔案資料每年移交一次，時間為每年的１月。

六、檔案資料移交須填寫《檔案資料移交清單》。

七、《檔案資料移交清單》一式三份，移交雙方各一份，行政管理部留存一份。檔案移交清單見附件:檔案移交清單

第六節 保存期限

檔案資料保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外，一律按照

下列規定辦理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股東名簿；

3、股東會會議紀要；

4、公司證照；

5、各級批文；

6、印鑒；

7、公司經營計劃；

8、公司經營總結；

9、財務報表；

10、技術資料；

11、不動產所有權狀及其他債權憑證；

12、人事資料；

13、大型活動圖片、音像資料；

14、其他核定須永久保存的檔案資料。二、十五年保存：

1、會計憑證；

2、其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案資料的保存期限按國家相關規定執行)三、五年保存：

1、期滿或解除的合同協議；

2、完結后的項目方案；

3、其他經核定須保存五年的檔案資料。四、一年保存：

1、部門工作計劃及工作總結；

2、完結后的部門請求報告；

3、完結后無長期保存必要文書。

五、公司規章制度由行政管理部永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第七節 檔案資料調閱

一、因工作需要調閱檔案資料時，按以下辦理手續：

1、調閱部門內文檔：一般資料，由資料保管人決定；部門內機要資料有部門經理批準；機密級以上資料由總經理批準

2、調閱部門間文檔資料：普通文檔填寫登記表部門經理批準調閱；機要資料填寫《檔案資料調閱申請表》，并經行政管理部核準后方可調閱；絕密級以上資料經總經理核準。

3、調閱檔案室文檔資料：普通文檔填寫登記冊調閱；機要資料須填寫《檔案資料調閱申請表》，并經行政管理部核準后方可調閱；絕密級以上資料經總經理核準。

4、文檔使用分為：

調閱：閱讀、查看 復制：復印、電子文檔拷貝 外借：原件借出辦事

二、調檔人必須是《檔案資料調閱申請表》里注明的查閱人。

三、《檔案資料調閱申請表》由檔案資料管理人員留存備查。

四、檔案資料借閱時間最長不超過8個工作時。

五、如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。檔案資料調閱申請表見附件:檔案資料調閱申請表

第八節 檔案資料銷毀

一、超過保存期，且無保存價值的檔案資料應銷毀。

二、需銷毀的檔案資料由保管部門填報《檔案資料銷毀申請表》，經相應核準人核準后方可銷毀。

三、部門內部檔案資料由部門經理核準銷毀；機要檔案資料由總經理核準銷毀；其余檔案資料由行政管理部經理核準銷毀。

四、銷毀檔案資料須兩人以上人員共同完成，行政管理部指定專人監督銷毀，并填寫《檔案資料銷毀登記表》。

五、檔案資料銷毀每年進行一次，即每年的１月。

六、《檔案資料銷毀申請表》、《檔案資料銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，行政管理部一份。

檔案資料銷毀申請表及銷毀登記表見附件: 《檔案資料銷毀申請表》、《檔案資料銷毀登記表》

第九節 文檔資料分類、定級、保管、移交、調閱等諸事項的標準見文檔管理目錄及授權標準

第八章 印信管理規定

根據公司不同業務的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權益不受損害，杜絕失誤發生，特規定印信管理制度。第一節 印信的種類和使用規定

一、印信分類

1、印鑒：公司向主管機關登記的公司印章或指定業務專用的公司印章。

2、名章印鑒：刻有總經理簽名的印章，一般為特定用途。

3、部門章：刻有公司部門名稱的印章。

4、職銜簽字章：刻有經理/總經理職銜及簽名的印信（可用簽名代替）。

5、其他功能章：刻有特殊事項完成的印章

二、印信的使用規定

1、對公司經營權有重大關連、涉及政策性問題或以公司名義對政府行政、稅務、金

融等機構以公司名義的行文，蓋總經理職銜簽字章、公司印章。

2、以公司名義對外核發的證明文件，及各類規章典范的核決等由總經理署名的，蓋總經理職銜簽字章、公司印章。不署名的蓋公司印章。

3、以公司名義與各方廠商、客戶簽定的合同、協議、意向書等蓋公司印章、經辦人職銜簽字章。

4、以部門名義于授權范圍內對廠商、客戶及內部規章典范的核決行文由經理署名者，蓋部門章、經理職銜簽字章。

5、各部門于經辦業務的權責范圍內及對于公民營事業、民間機構、個人的行文以及收發文件時，蓋部門章。

6、完成特殊事項：如驗收入庫、圖書登記、公文郵件收發等蓋該項功能完成章。

7、財務事項蓋財務印鑒、名章印鑒。

第二節 印信的監印及蓋用

一、印章監印

1、總經理名章印鑒由總經理核定本公司的監印人員。

2、總經理職銜簽字章由總經理核定監印人員。

3、公司印章由行政管理部主管為監印人員。

3、經理職銜簽字章及部門章由經理指定監印人員。

4、功能章由功能執行人為監印人員

二、印信蓋用

1、需用印時，經辦人應先填寫“用印申請表”，經審核職能主管核準后，連同經審核的文件文稿等交監印人用印。

1、監印人除于文件、文稿上用印外，并應于“用印申請表上”上加蓋用印樣式。

第三節 印信制作與管理

一、印章刻制按公司業務需要由部門提出申請，公司領導批準后，由行政管理部統一辦理。印章刻好后由行政管理部辦理印章登記手續，填寫《印章管理登記表》，備案并留好印章樣圖。

二、總經理通過授權賦予一些部門對其部門（專業）印章的保管權和使用權。由被授權部門在行政管理部簽字領取印章，指定專人保管。

三、各部門在使用印章時應嚴格遵守印章授權使用范圍、期限等規定。

四、各種印信由監印人負責保管，如有遺失或誤用情事，由監印人全權負責。

五、公司印章原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經部門經理提出書面借用申請，并經總經理批準簽字后方可借走，借用時須填寫《印章管理登記表》，在登記簿上簽字。原則上借出的印章當天歸還，不得延誤。印章外借期間的使用由部門負責人全權負責。

六、監印人對未經判行文件，不得擅自用印，違者受處。

七、印信遺失時除立即向上級報備外，并應依法公告作廢。

第九章 證照管理制度

一、公司證照由行政管理部指定專人統一管理。

二、證照是指由上級主管部門頒發的各類證書、批文等。

如：營業執照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務登記證、經營許可證等等。

三、證照的使用包括借用、復印等。

四、證照使用必須填寫《證照使用申請單》。

五、證照借用程序：

借用人申請→部門負責人復核→行政管理部核準→辦理借用手續→歸還借用完畢后，應在時限內歸還證照保管人。

六、證照復印程序：

借用人申請→部門負責人復核→行政管理部核準→辦理復印手續→歸還 如證照復印件未使用，應立即退還證照保管人。

七、如需使用原件，則須總經理核準。

八、證照復印件必須加蓋“再復印無效章”。

第十章 證明函管理制度

一、證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書、授權委托書、其他證明等。

二、公司證明函由行政管理部指定專人統一管理。

三、使用證明函必須經部門經理核準后方可。

四、法定代表人證明書、授權委托書須經總經理核準。

五、嚴禁開出空白證明函或外借證明函。

六、證明函開出后，使用人應妥善保管。如發生遺失或被盜，應立即向主管領導匯報，并迅速采取相應措施，避免造成損失；如證明函未使用，應立即退還行政管理部。

第十一章 保密制度

為保障公司的合法權益不受到侵犯，維護公司正常經營管理秩序，特制定本制度

1、公司密級設定：

絕密：一旦泄密會使公司利益遭受特別嚴重的損害；調閱批準級別總經理 機密:一旦泄密會使公司利益遭受嚴重的損害 調閱批準級行政管理部經理 秘密：一旦泄密會使公司利益遭受較大的損害 ；

部門內調閱批準級部門經理

部門間調閱批準級行政管理部經理

內部資料:一旦泄密會使公司利益遭受一般損害；調閱批準級部門經理； 公開資料:制作和保管人

2、密級設定及調閱權限說明

1）未享有調閱權限但因工作需要必須獲取的信息的按密級標準申請批準； 2）技術部內部資料交流必須事先通過部門經理批準；

3、信息保密等級確立：

1）行政管理部劃分確立各類文件資料及信息、檔案文件（包括電子文檔）產品或材料的密級報公司領導批準；

2）生產計劃部劃分確立各類產品或材料的密級報公司領導批準； 3）技術部劃分確立各類產品或材料的密級報公司領導批準；

4）后續新增資料有必要定級的，由文件產生部門提出定級標準，并報請公司領 導批準，確立后在文件右上角注明；凡確立為保密材料（包括物資）的電子文檔與文本文檔同級別管理。

3、密級變更及解密：

1）因工作需要或環境變化，需要變更密級的，由原產生秘密件部門或行政主管提出申請，交公司領導批準變更，或由公司領導直接變更。

2）對尚在保密期的文件事項,因工作需要或環境變化,需公開但不損害公司利益

的,由原產生部門或行政部門主管提出申請,交公司領導批準解密,或由公司領導直 接解密。

3）保密期滿，除要求繼續保密事項外，自行解密。

4、保密管理

1）各部門落實專人負責保管保密材料（包括物資），各崗位產生的或使用的保密材料（包括物資）本崗位即保密責任人。

2）部門對自己部門的保密材料（包括物資）須專人專門登記入冊，定期清查，防止丟失和錯漏。

3）按劃定的傳閱/接觸保密材料（包括物資）范圍保管和應用保密資料，不得自行擴大。利用公司內網傳輸文件應嚴格注意密級的控制。一旦泄密原密件保管人承擔全部責任

4）保密材料（包括物資）不得私自復制，復印件視同原件管理，復制過程中的廢件立即銷毀。

5)保密材料（包括物資）嚴格按指定份數打印，不得擅自多印多留。打印/試制 過程中形成的廢頁、廢件應及時銷毀或破壞，重要文件必須使用碎紙機。6)外出攜帶保密材料（包括物資），要經領導批準。

7)利用公司內網打印文件或做其他文件處理時要嚴格注意保密與善后。

5、保密紀律

1）不該說的話，不要說； 2）不該問的事，不要問； 3）不該看的文件，不要看；

4）不該記（攝、錄）的事，不要記（攝、錄）5）不得擅自攜帶密件外出； 6）不得在公共場合談論公司秘密； 7）不得在私人通信中涉及公司秘密； 8）不在不利于保密的地方放置密件； 9）不的隨便丟棄密件，銷毀密件要徹底；

10）不得利用公司電話、明碼電報、以及郵局辦理秘密事項； 11）發現泄密及時報告，采取補救措施，避免或減輕損害； 12）當客人問及公司秘密，應予以婉拒、避談。13）部門泄密部門經理為責任人。

違反保密紀律而泄密不論是否立即產生損害均按照獎懲條例記過處理

第十二章 財務報銷管理規定

一、報銷基本規定

1、報銷時間

公司規定每周四為審核、批準日，每周五為出納報銷日；逾期推遲到下周。

2、報銷流程

1）報銷人持審批過的預算批準報告、票據表單，粘貼、填寫清楚的報銷單據交直接主管審批；

2）直接主管審批確認出差事實，無誤后交財務出納審批；

3）財務出納核對出差天數、標準額度，審批無誤后交副總；審批不符合標準的退回給報銷人；

3、報銷單據要求

所有報銷原始憑據必須符合國家發票管理制度及會計管理制度原始單據填制規定填制: 1)填寫完整、字跡清楚； 2)大小寫完整清晰； 3)具臺頭落款、合法印章； 4)業務內容與發票內容一致；

5)規定復寫必須復寫，凡有涂改之原始憑證一律無效；

6）白條不允許報銷

4、所有報銷憑證,必須規范粘貼填寫: 1)左上角(對齊直角)粘貼在請款報銷憑證之后,憑證粘死部分不要太多,以免復核不便。

2)報銷憑證必須字跡清晰,各項目填寫完整。3)大小寫填寫完整,不許涂改，如不相符,從低報支。4)各授權簽署人簽署完整。

不符上述要求之報銷憑證,行政部、出納均有權不予受理。

二、簽字職責

報銷人簽字：確認費用支出明細

財務：檢查表單粘貼是否合理、合法、數據是否正確、粘貼是否規范 直接主管：檢查特殊支出情況

三、報銷標準

1、出差住宿標準

副總： 300元以內 部門經理級： 200元以內 主管 150元以內

一般人員： 100元以內 北京上海廣州的員工住宿可根據當地物價進行適當調整。特殊情況需要超過標準，由上一級主管批準 此標準的執行按以下方式進行：

1）一般出差前，由文秘進行目的地的房間預訂，出差人員按文秘預訂的酒店入住，并按文秘談妥的價格支付房費，開具住宿費，費用報銷時，文秘出具酒店預訂價格表給財務，進行申核確認。

2）特殊出差任務，無法在事先進行房間預訂的，則在指定的費用控制范圍內，自行由出差人入住，并開具實際票額（必須有單價、天數），進行報銷。

3）同性別二人出差，住宿標準則按最高職務的人員標準而定，不允許累計。4）入住賓館市話費、上網費需另外計費的，則按實際支出進行報銷，長途電話不給予報銷。

2、差旅補貼

1）辦事處和分公司之間的調配不算出差。

2）員工出差按30元/人，或按實際的餐飲支出進行報銷，但報銷總額仍不得超出30元/人/天的標準。

3、交通標準

1）一般出差，以汽車和火車為主。

火車車程在5小時內，提供普通座位票，夜間乘車（19：00以后）超出5小時，購買硬臥票，若因特殊情況不購買硬臥票，則按臥鋪票的70%價格扣除硬座價格為不買臥鋪補貼。

2）部門經理級出差，跨省可選擇飛機出行，但事先應獲上級主管批準。3）一般人員出差，若工作確需坐飛機，由副總審批后執行；其他部門由總經理批準。

一般不允許乘坐軟臥，因出現特別情況需經總經理批準。4）出差外地市內交通

員工根據當地提供的交通工具進行報銷，報銷額度不得超出100元/天的標準（每張票據后應附乘座辦事的目的說明）。

若兩位以上員工到同一地點出差，交通補貼不允許直接按人數累計，如確實分

頭辦事的應附清單加以說明。

交通規定處理

出差事先均應獲得上級主管的批準,填寫出差申請,寫明預算費用； 批準書交財務審核費用標準后方可預先借支或辦理報銷 5）本地市內交通費

員工因特殊情況外出辦事根據需要乘坐出租車，在費用報銷時需特別說明,特殊理由如下：

① 攜帶較重或較大體積的物品；

② 交通不便，沒有公交車可以到達，或需要轉車兩次以上； ③ 時間特別緊急，乘坐公交車確定無法完成任務； ④ 身體狀況不好，又確實需要外出辦事。

⑤ 從杭州出差或外地回杭州出發和到達時間在早7：30分之前，晚9：30分之后的允許乘坐出租車（加班照此辦理）。

4、招待費

涉及公司業務招待費用，按以下標準實行：

業務招待費實行事先審批制，包括書面報批、口頭報批兩種形式；

1）員工涉及業務招待費用，需向上級報批；單次費用在50元/人均 單次200元以下的，部門經理直接審批即可；超出50元/人單次200元以上，需再向上級請示后執行；

2）一般業務往來之客戶均應在公司用工作餐；

較重要的客戶招待費用可適當放寬，但員工請客必須得到部門經理批準,部門經理請客必須得到總經理/副總的批準。

特殊的重要客戶如可能超標,應事先將原因說明清楚。3）注意事項

業務招待費用申請/報銷應寫明時間、地點、客戶名稱、人次等相關事項。應酬招待費用由參與員工中職位最高的人員提出報銷。

如遇臨時決定之應酬，均應事先口頭向上級請示, 事后報銷時寫明時間、地點、客戶名稱、人次等相關事項。

5、借款

出差借款人回公司后在當期報銷日內完成報銷，當月的借款在當月內報銷。如特殊情況當月不能報銷的，經財務批準推遲到下月。

四、個辦事處費用的申請

1)各辦事處由部門負責人填寫費用申請表教于總公司財務

2)總公司財務核實、總經理批準后資金匯出

3)各辦事處在申請下次資金時必須將前一次的賬目及相關憑證傳至/寄至總公司財務.第十三章 員工獎懲管理制度

該制度執行中有以下說明：

1)處罰的責任人是上級主管，如上級主管不加以處理，則其本身接受處理； 2）一件事情的發生由多人導致或涉及部門整體，而部門主管不能加以區分處理，提出辦法的則處罰部門主管。

3）部門主管暫時不確定的部門發生問題，則由辦公室處理。

一、員工激勵條例 遵紀守規，模范帶頭。事事以集體利益為重。

遵循本人崗位職責要求，努力作好工作成績優秀。每次培訓學習成績突出。

在培訓考核中成績突出，需要保送學習，考察或培訓。在企業管理方面有創新理念，并取得成績。在團隊建設方面有卓著成績。

二、處罰條例 1）處罰的分類 過失等級及處理方式: ①輕微行為過失：直接經理向員工提出口頭/書面警告，旨在給當事人提供一個立即改正錯誤的機會，如有經濟損失需賠償。

②行為過失：直接/上級經理向員工發出書面警告，在給予這種處分的同時或其后，還可以考慮這樣幾種措施：不予加薪/罰款/減薪/降級，直接主管經理有權作出這類處分。如有經濟損失需賠償。

③一次重大行為過失：直接/上級經理向員工發出最后書面警告，員工可能罰款/停職/降薪/解除勞動合同/以待進一步調查。如有經濟損失需賠償。

④一次嚴重觸犯法紀 ：員工應被立即罰款、解雇，其勞動合同同時解除，如有經濟損失需賠償。

在采取違紀處分前應確認事實并準許員工就有關事件進行解釋。

⑤處罰與經濟相關標準

罰款處分一次在10～500元內執行。

財產損失過失視情節輕重實際損失的10%——100%的范圍（可與其他經濟措施并行處理）；

減薪處分一律在本人工資總額的10%范圍以上實行，實行時間視具體情況而定。降級處分為：調離工作崗位、降低職位級別并降薪 停止出勤處分，最長不超過90天，停止出勤期間停薪。懲罰解除勞動合同為無預告期，即不須支付提前解雇的補償金。

二、行為過失標準

1、輕微行為過失

1）屢行職責方面的輕微過失，如: 對一些與日常工作職責、辦公室規章制度輕微疏忽；

沒按照制度規定或指示就工作所需的任何材料，信息等及時地向主管匯報； 沒按照制度規定或指示開展工作，在別人提醒下當即采取措施補救未造成任何損失并未對別人產生任何影響；

偶爾因過失造成公司財產損失金額在200元以下。2）出勤方面的輕微過失，如： 偶爾遲到早退月2次以上； 偶爾代人打卡或托人打卡；

偶爾未經主管同意便休假，但事后有恰當或可證明理由的。3）安全，衛生和辦公室管理方面的輕微過失，如： 自己的辦公區域凌亂； 上班時大聲喧嘩、爭論、聊天；

在工作區內非特別劃為吸煙區的地帶吸煙；

偶爾因私人原因，如接聽私人電話過長或頻繁地中斷工作，或利用公司電話打私人長途；

偶爾上班時間使用電腦從事非公務事項； 偶爾未經同意接見私人訪客； 工作現場臟、亂、差；

其它方面的輕微行為過失等(上述描述中未包括但可參照判斷)。

2、行為過失：

1）履行職責方面的行為過失，如：

過失造成公司財產不必要浪費或損害,金額超過人民幣200元的；

未履行工作職責而使工作延誤造成影響； 拒絕與其他員工協作； 因職責疏忽遭外部客戶投訴；

遭內部客戶投訴并證明是履行職責有過失并造成影響； 拒絕服從直接經理或管理層經理的工作指令；

在本人/同事發生輕微事故，執行工作出錯，或出現輕微損害，浪費或其他事情時沒有立即通知直接經理或其他主管經理；

未按照制度規定或指示就工作所需的任何材料，信息等及時地溝通/向主管匯報，并對工作產生影響或造成損失；

未按照制度規定或指示開展工作，當即采取措施補救但造成損失并對別人順利完成工作產生影響。

因個人能力有一定的問題并證明履行職責有過失并造成明確影響。2）出勤方面的行為過失，如: 出勤方面屢犯(兩次以上，含兩次)輕微行為過失;缺勤一天不上班且無事先通知直接經理或部門經理或辦公室事后補辦無正當理由的；

遲到30分鐘兩次以上； 在上班時間打瞌睡,睡覺；

其它方面的行為過失等(上述描述中未包括但可參照其他過失判斷)； 3、重大行為過失，如: 1）日常行為方面的重大行為過失，如: 嚴重違反有關日常行為的守則，指示或一般標準、辦公室規章等；

當主管提出任何與公司、公司經營或調查工作出勤等有關的正當問題時,作出虛假，不完整或誤導的說明，或提供不真實的材料；

試圖掩飾其他員工所犯的過失或過錯，對其他員工所犯的過失或過錯提供不真實的情況；

歪曲捏造事實，并進行惡意傳播；

偽造個人履歷或隱瞞、欺詐公司，采取不正當的手段被錄用； 未經公司的許可，同時在其他公司就職；

未經許可動用或挪用公司的金錢或資金用于個人目的； 泄露公司秘密級以上機密級以下的信息、資料、數據、實物； 越權獲知公司秘密級以上機密級以下的信息、資料、數據、實物； 惡意辱罵及威脅上級。

2）履行職責方面的重大行為過失，如: 嚴重玩忽職守造成重大浪費和損害, 金額達到人民幣2000元以上的； 在公司表格和其他文件上填寫錯誤或虛構的材料并對公司產生不利影響者； 未履行工作職責而使工作延誤造成較大影響；

因職責疏忽遭外部客戶投訴未能立即解決問題造成較大影響；； 遭內部客戶投訴并證明是履行職責有過失并造成較大影響； 拒絕服從直接經理或管理層經理的工作指令并造成較大影響；

在本人/同事發生事故，執行工作嚴重出錯，或出現較大損害，浪費或其他事情時沒有立即通知直接經理或其他主管經理；

未按照制度規定或指示就工作所需的任何材料，信息等及時地溝通/向主管匯報，并對工作產生影響或造成損失；

未按照制度規定或指示開展工作，對最終完成工作產生較大影響； 因個人能力有一定的問題并證明履行職責有嚴重過失并造成較大影響。3）出勤方面的重大行為過失，如: 在接獲警告信后仍犯出勤方面的行為過失；

嚴重疏忽有關出勤、休假、小休等守則、指示和慣例；

連續三天(含三天)以上缺勤而沒有事先通知直接經理、部門經理或行政部或事后沒有正當合法證明說明理由。

違反計算機使用紀律的行為并造成嚴重損害；

其它方面的行為過失等(上述描述中未包括但可參照其他過失判斷)； 書面警告見附件:書面警告

浙江思拓信息工程有限公司

2008年1月