第一篇：人事檔案保管制度

人事檔案保管制度①

建立健全的人事檔案保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括材料歸檔制度、檢查核對制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度和統(tǒng)計制度五個部分。

第一.部分 材料歸檔制度

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? 新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的答題程序： 對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求； 按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置； 在目標(biāo)錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容，將新材料放入檔案，第二.部分 檢查核對制度

? 檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對

人事檔案材料本身進(jìn)檢查，如果查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，?

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? 如查看庫房門窗是否完好，有無其他錯誤的存放等。檢查核對一般要定期進(jìn)行。但是在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對： 突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)之后。對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

第三.部分 轉(zhuǎn)遞制度

2009年4月30日星期四

注解：① 此制度僅對公司人員有用

第二篇：人事檔案保管制度及利用

人事檔案保管制度及利用

一、人事檔案保管制度

□目的

第一，保守檔案機(jī)密。現(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密 的一部分。對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。

第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

□人事檔案保管制度的基本內(nèi)容

建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：

——突發(fā)事之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：

——對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：

①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；

②在檔案底賬上注銷；

③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

④按發(fā)文要求包裝、密封。

在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：

①對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。

②庫房備有必要的防火、防潮器材。

③庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。

④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

⑤無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。

⑥離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：

①人事檔案的數(shù)量。

②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。

③檔案整理情況。

④檔案保管情況。

⑤利用情況。

⑥庫房設(shè)備情況。

⑦人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用制度

□目的

第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

□人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式：

設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

借出使用。借出庫房須滿足一定的條，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應(yīng)及時催還。

出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。

3人事檔案利用的手續(xù)

在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。

查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位蓋章。負(fù)責(zé)人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。

外借手續(xù)。

首先，借檔單位寫出借檔報告，內(nèi)容與查檔報告相似。

其次，借檔單位蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。

再次，人事檔案部門對其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。

然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。

出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)單位開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。

第三篇：人事檔案保管證明

人事檔案保管證明人事檔案保管證明 茲證明 身份證號

檔案號，自 年 月 日將檔案存放于xx-xxx保管至今，特此證明。XXXXXXXXXXX(蓋章)：

我們是畢業(yè)比較早地那一批;走入社會快有十年時間了;這些檔案都不知道存放在哪?現(xiàn)在這家大公司要求我們所有新入職員工都必須辦理;否則不給予轉(zhuǎn)正;請問有哪位朋友知道該怎么辦理?謝謝!看來這家公司又在用工性質(zhì)上想點子了，不接收新員工的個人檔案了。到當(dāng)?shù)厝瞬胖行幕蛉瞬攀袌鲛k理個人檔案托管手續(xù)，繳費以后就可以將個人檔案轉(zhuǎn)移到人才中心(市場)，以后每年繳納托管費，這樣人才中心(市場)就會給你開具個人檔案托管證明了 人事檔案管理單位證明(樣張)上海市人力資源和社會保障局：

茲證明XXX同志(男/女，出生于XX年XX月XX日，身份證號：)的人事檔案在我處，經(jīng)核查該同志的檔案，在XX年XX月至XX年XX月期間無工作就業(yè)紀(jì)錄。證明單位：(蓋章)XX年XX月XX日(以上樣張僅供參考)-甲方： 乙方：

經(jīng)協(xié)商，乙方同意將其檔案委托甲方保管，為明確雙方責(zé)任，就檔案保管事宜商訂如下：

一、甲方：

1、負(fù)責(zé)乙方檔案的保管以及檔案材料的收集、整理、歸檔，按來函單位的要求出具乙方檔案中有關(guān)的證明材料。

2、負(fù)責(zé)辦理乙方有了新接管單位后的檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

二、乙方：

1、在合同簽定時，按合同期(每月 元)一次性向甲方交納檔案保管費共 元(中途終止合同，保管費不再退回)。

2、應(yīng)及時把合同期內(nèi)形成的各種書面材料交給甲方整理歸檔。

三、甲方不負(fù)責(zé)乙方的原身份、各種福利保險(如：待業(yè)、醫(yī)療、養(yǎng)老等)以及本合同以為的其他管理責(zé)任。

四、合同期滿，經(jīng)雙方協(xié)商同意可續(xù)簽;不續(xù)簽時，乙方應(yīng)在期滿后一個月內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)出;逾期從第二個月起按月倍收保管費，逾期壹年甲方不負(fù)保管責(zé)任。

五、本合同期限自 年 月 日起至 年 月 日止。

六、本合同未盡事宜或履行過程中發(fā)生爭議，可通過協(xié)商解決。

七、本合同書一式兩份，雙方簽字蓋章后生效，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等效力。甲方： 乙方： 蓋章： 蓋章： 經(jīng)辦人簽名： 年 月 日。

第四篇：人事檔案保管合同

人事檔案保管合同

甲方（受托方）：

乙方（委托方）：身份證號碼

經(jīng)甲、乙雙方協(xié)商，就乙方委托甲方提供人事檔案保管服務(wù)，達(dá)成以下協(xié)議：

一、甲方責(zé)任：

1、甲方根據(jù)《檔案法》和人事部有關(guān)規(guī)定，為乙方保管人事關(guān)系及檔案。

2、經(jīng)乙方申請，甲方按國家有關(guān)規(guī)定，可為乙方提供下列有償服務(wù)：出具以檔案為依據(jù)的各種證明，整理檔案等事項。

二、乙方責(zé)任:

1、乙方遵守國家及省、市的法律法規(guī)，遵守甲方有關(guān)檔案及人事管理規(guī)定。

2、乙方的工作、工資福利等均自理。

三、其他

1、協(xié)議期限貳年，即自2012年12月20日至2014年12月19日止。協(xié)議期滿，若甲乙雙方無異議，本協(xié)議期限將自動逐年延續(xù)。若乙方需解除本協(xié)議，則應(yīng)持書面意見到甲方處辦理解除協(xié)議手續(xù)并將人事關(guān)系及檔案調(diào)出。

2、乙方同意于每年八月一日至十五日向甲方支付管理費，管理費每月人民幣壹拾元，逾期每天將按規(guī)定加收千分之三 1

滯納金。

3、若乙方的聯(lián)系方式等信息變動時，應(yīng)及時通知甲方，以便甲方更好地為乙提供服務(wù)。

4、本協(xié)議由甲方蓋章及乙方簽字后生效，由甲、乙雙方各執(zhí)一份。

5、本協(xié)議未盡事宜，由甲、乙雙方協(xié)商解決。

甲方：莆田市荔城區(qū)人事人才公服務(wù)中心乙方：

代表人：（蓋章）聯(lián)系電話： 日期：日期：

第五篇：人事檔案保管證明

人事檔案保管證明

人事檔案保管證明

茲證明身份證號

檔案號，自年月日將檔案存放于xx-xxx保管至今，特此證明。

XXXXXXXXXXX

(蓋章)：

我們是畢業(yè)比較早地那一批;走入社會快有十年時間了;這些檔案都不知道存放在哪?現(xiàn)在這家大公司要求我們所有新入職員工都必須辦理;否則不給予轉(zhuǎn)正;請問有哪位朋友知道該怎么辦理?謝謝!

看來這家公司又在用工性質(zhì)上想點子了，不接收新員工的個人檔案了。到當(dāng)?shù)厝瞬胖行幕蛉瞬攀袌鲛k理個人檔案托管手續(xù)，繳費以后就可以將個人檔案轉(zhuǎn)移到人才中心(市場)，以后每年繳納托管費，這樣人才中心(市場)就會給你開具個人檔案托管證明了

人事檔案管理單位證明(樣張)

上海市人力資源和社會保障局：

茲證明XXX同志(男/女，出生于XX年XX月XX日，身份證號：)的人事檔案在我處，經(jīng)核查該同志的檔案，在XX年XX月至XX年XX月期間無工作就業(yè)紀(jì)錄。

證明單位：

(蓋章)

XX年XX月XX日

(以上樣張僅供參考)

甲方：

乙方：

經(jīng)協(xié)商，乙方同意將其檔案委托甲方保管，為明確雙方責(zé)任，就檔案保管事宜商訂如下：

一、甲方：

1、負(fù)責(zé)乙方檔案的保管以及檔案材料的收集、整理、歸檔，按來函單位的要求出具乙方檔案中有關(guān)的證明材料。

2、負(fù)責(zé)辦理乙方有了新接管單位后的檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

二、乙方：

1、在合同簽定時，按合同期(每月元)一次性向甲方交納檔案保管費共元(中途終止合同，保管費不再退回)。

2、應(yīng)及時把合同期內(nèi)形成的各種書面材料交給甲方整理歸檔。

三、甲方不負(fù)責(zé)乙方的原身份、各種福利保險(如：待業(yè)、醫(yī)療、養(yǎng)老等)以及本合同以為的其他管理責(zé)任。

四、合同期滿，經(jīng)雙方協(xié)商同意可續(xù)簽;不續(xù)簽時，乙方應(yīng)在期滿后一個月內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)出;逾期從第二個月起按月倍收保管費，逾期壹年甲方不負(fù)保管責(zé)任。

五、本合同期限自年月日起至年月日止。

六、本合同未盡事宜或履行過程中發(fā)生爭議，可通過協(xié)商解決。

七、本合同書一式兩份，雙方簽字蓋章后生效，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等效力。

甲方：乙方：

蓋章：蓋章：

經(jīng)辦人簽名：

年月日。