第一篇：單店秘書工作職責及流程

工作職責

秘書是公司和當店樹立于客戶面前的形象窗口，是一個樞紐起著承上啟下的作用，是店長的左右手。一個優秀的秘書能為主管分擔一半以上的事務及管理工作。店務秘書的主要工作職責有：店內事務管理；互動管理；與總部溝通管理；緊急事務應對管理

（一）客戶資料管理

【總客戶登記冊】用于登記當天值班接待的上門客人和經紀人當天獲取的除上門外的客人，秘書負責提醒督促經紀人將當天收集到的所有客人登記在總客戶登記冊上。及時更換收藏已登記滿的總客戶登記冊，存檔一年后作廢銷毀。

【登報客戶登記表】用于登記登報來電問詢的客戶，編號并與當天下午下班前統一分配給經紀人，督促跟進。及時收藏半年后作廢銷毀。

（二）房源資料管理

【原始資料】

(1)原始房源編號：按年份+當店的代表字母和順序如（05E0001）05代表2005年，E代表第五家店，0001代表店內的第一套房源

(2)當天新房源應存夾在新房源夾中，寫上編號。

資料詳細明確的當天下午17：00-18：00發送給總部，資料不夠詳細明確的，提醒經紀人落實清楚，第二天發送給總部.(3)當周新房源備份一份并制作一張目錄表上交總部存檔.(4)原始房源資料根據當店實際情況進行分類存管，作好標識目錄便于查詢。

(5)定期整理原始房源資料，提醒經紀人精耕房源。根據經紀人反饋的信息（已售、暫不售、價格異常等）及時更新房源信息，確保房源信準確有效

(6)已售原始房源資料作好標識存檔保管一年后作廢銷毀。

【供客戶查找的房源資料】（簡稱對外房源）

每天打印從總部發送到各店郵箱里的各店當天新房源匯總資料，裝訂成冊，供客戶查閱。一個星期整理一次，確保房源信息準確有效。

【網絡房源、新報房源當天錄入網站】及時根據經紀人反饋信息更改更新。

（三）制度執行

秘書在執行制度過程中應以《公司制度》、《行為規范》及當店管理制度為標準，發現某同事違反規定時，及時給予提醒，或匯報店長，由店長決定是否處罰，店長確定處罰，秘書開罰單，店長簽字，秘書執行罰款。

（四）考勤管理：秘書應該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細內容，嚴格監督打卡情況。

（五）值班管理：秘書于當月的最后一天制定下月的值班表，由店長確認簽字生效，于晚會告知傳閱并張貼告示當店同仁，以便于經紀人提前做計劃。

（六）衛生管理：當天衛生由值班人員打掃，秘書應監督當店衛生及辦公設備的整潔度。發現值班人員沒做衛生或馬虎對待的，告知店長，由店長處罰。每月負責組織至少一次的衛生大掃除。

（七）表格表單管理

【普通表單格】：經紀人用和秘書用的表單格分類存放于固定位置，并標識清楚，一周整理一次，及時備存，確保各類表單格齊全供經紀人使用。

【特殊表單格】：租賃合同和收據要在租賃專員提出申請時發放，發出24小時內收回租賃傭金，收據本和一份存檔合同（一式三份中的其中一份）。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當月的所有存檔合同匯總，制作租賃檔案上交財務部

（八）當店辦公用品和基金的管理

【辦公用品的領用】制作成一份辦公用品領用登記表，監督領用登記，月底統計，供數據分析用。對當店辦公設備進行維護，如出現故障先尋找原因，在能力范圍內的盡量獨立解決，在能力范圍外的及時與廠家或其他服務機構聯系。

【當店基金的管理】：根據當店具體情況于月初或月末將當店基金收支明細表張貼告示

（九）數據匯總

【每周】：周考勤匯總，客戶和房源統計，帶看量、簽單數匯總。

【每月】：月考勤匯總，客戶和房源匯總，帶看量簽單明細統計，當店話費及辦公用品費用統計。

（十）接待

【客戶接待】：在值班人員外出帶看或繁忙時接待上門客戶，將客戶信息分類登記于登記表中，盡量詳細具體，并于當天交接給值班人員。秘書所接待的房源及客人統歸當天值班人員所有。

【同事接待】：來者是客，到當店來的他店經紀人或其他部門的同事都應熱情接待，倒水讓座，提供恰當的幫助。

【注意事項】：

a：秘書是公司的形象代表，是當店的窗口和樞紐，接待禮儀要規范細致到位。

b：隨時保持飽滿的精神狀態。

工作流程

一、行政事務

實習報告：實習分行秘書入職前上報主任秘書；

工作報告：入職分行秘書于每月30日上報，內容為上月工作總結與下月工作計劃（事前計劃、事后總結）； 每月考勤卡、考勤報表的上報：

考勤卡：按公司規定打卡，簽卡要注明原因，并須直屬上司簽字確認方可；

考勤報表：認真填寫表格所需內容，切不可造成漏填少報（填報所有涉及的日期全屬當月，當月之前的則無需填寫）；

分行人員入職時間以到人力資源部辦理手續的時間為準，需攜帶相關資料及所需表格到行政人事部面談，即后辦理入職手續。并督促相關人員同時辦理擔保手續（擔保人需提供戶口本及身份證原件），擔保一年有效；

分行人員離職時間以在分行交接當日時間為準（分行經理級以上人員離職須主任秘書到現場進行財務及物品交接）；

辦公用品的申請：每月20-23日為申請時間，大件物品須先申請后購買；

名片的申請：每周星期五12：00提交名片申請，每人每次申請不可超過兩盒。

二、財務事務

【每月工作】：

收據、合同自領取日起計三個月未核銷的，應退回財務部辦理核銷及重新領取手續；

對帳：時間為每月初（具體時間財務部通知）；

所須上報表格：租傭對帳表、考勤表、買賣業績表、工資卡號統計表；

費用報銷：時間安排與財務安排對帳時間一樣（每張報銷單上必須有經理簽字確認）；

分行已成交單跟進表：每月5日前上報主任秘書處；

分行未結單明細表：每月5日前上報主任秘書處

合同收據核銷、盤點表：每月5日前上報財務部；

鋪位租金、水、電、管理費、廣告位租金、空調費等費用的申領與核銷；

清潔工工資的支付。

【每日工作】：

每天上班即對分行收據、合同進行檢查及核銷工作；

① 收據所列內容和金額與合同所載內容一致；

② 涂改（包括涂改液）、挖補的合同、收據不予核銷并及時上報；

③ 出現以上所述及不及時核銷收據、合同的及時上報；

租傭、定金、誠意金的收付；

租傭：收取→開出租傭收據（交客戶、業主）→存入指定帳戶（24小時內）→備份合同復印件、收據第三聯、銀行存款回單財務查驗；

定金、誠意金：簽訂委托書或合同（交易員）→收取定金、誠意金→開出收據客戶聯（交客戶）→存入指定帳號（24小時內）→收據第三聯同銀行回單傳真至財務部（同時MSN短信通知相關人員款項入帳）→到財務部交收據第三聯原件及銀行回單原件并由財務相關人員在收據明細確認表上簽收；

付定：簽訂購買、租賃委托書→業主收條（加蓋指模）→留備身份證復印件（查看原件）→收取房產證原件或銀行抵押合同原件（收取訂金人民幣5000元以上的）；

如以上條件無法全部滿足，業主收定須總經理簽字；如無則分行秘書應及時填寫《違規放款反饋表》，為確保無誤請先查檔；

分行內任何一筆付出的款項，必須由經理簽字，如有特別放款的還須由總經理簽字方可；

分行成交單上報財務部與客服部所須資料：

財務：合同（居間、單邊）復印件、房產證復印件（抵押合同）、成交報告（交易員及經理簽字）、客戶（業主）身份證復印件，并由財務相關人員簽收確認。

客服：合同（居間、單邊）復印件、房產證復印件（抵押合同）、成交報告（交易員、經理簽字）、家私清單、客戶（業主）身份證復印件，并由客服相關人員簽收確認；

收取款項不開收據的按違規處理；

業主與客戶直接收付定金的，分行留備業主開給客戶的收款收條復印件以備查驗；

每日收支、罰款、活動基金流水帳的記錄；

三、分行事務

分行人員的值班休假安排；

報紙廣告的剪貼，櫥窗廣告的更換（顏色不可太多）；

考勤的統計與上報（外出登記的跟進），當天出勤情況及時上報行人事部（如遲到、早退、例休、請假、曠工等）；

每日業績的統計（與分行經理充分溝通，不可造成少報、錯報業績）；

公告欄的布置與更新；

公司公告的傳達與張貼（及時跟進及反饋信息）；

分行內固定資產的維護（辦公桌椅、墻壁、電子設備等）； 行為規范的監督（著裝、形象等）；

簡單公文的起草（分行內的業務表格、文書文件等）；

分行人員變動（入、離職、調動）的跟進與新入職人員的基本培訓； 日志的統計與檢驗，并監督執行相應的懲罰制度；

分行打印機墨盒至總務處以舊換新；

維持分行日常清潔衛生

四、監督職能

各種違反政策法令、規章制度的苗頭或行為，發現后及時上報

第二篇：店務秘書工作職責

鑫萬邦地產店務秘書工作職責

1、考勤管理（遲到、早退、請假、曠工）及換班安排。向單店負責人了解各店的考勤記錄。

2、監督衛生情況（所有桌椅、玻璃、電腦、打印機、衛生間、地板紙屑、茶盤清洗、垃圾桶、衛生死角），整理前臺抽屜里的表格、筆、紙等接待用品。

3、整理報紙，把房源信息剪下來，夾到房源夾中。并剪貼與房產有關的信息。

4、外出登記跟蹤（帶客看房回來須交看房服務書，勘察房屋須交勘察表，請假須按正常手續辦理）

5、新增、整理、落實當天新房源，有沒有發現重復房源和客戶，對已經變紅色的房源進行回訪

6、各類表單的發放與收集整理，各類信息的輸入與管理，嚴格遵守職業道德，嚴守公司秘密，不做損害公司利益的事。

7、協助經紀人發布房源信息，并打印各類資料；定期更新櫥窗的房源信息。

8、每半個小時更新廈門聯合網上本公司房源信息。

9、每周組織登報房源匯總打印與發送，并于登報后第二天把登報房源

10、每周每半個月統計經紀人工作量化情況，準備會議所需的材料

11、鑰匙登記與盤點

12、協助人才招聘工作，接待來客

13、員工入職與離職手續辦理

14、做好門店的各項后勤保障工作。

15、掌管公司業務章，并對辦公用品和各類表單進行盤點、領用、回收，收款收據的填寫。

16、每日關注新聞公告內容、情報站，執行上級部署，做到各項部署的通知。

17、每日向各大網站發布招聘信息，對已投簡歷的應聘者給予電話，預約面試時間，對來著進行微笑接待，倒水，并通知上級領導面試。

第三篇：店務秘書工作職責

粵陽地產店務秘書工作職責

1、考勤管理（遲到、早退、請假、曠工）及換班安排。月末做好本店考勤統計。

2、監督衛生情況（所有桌椅、玻璃、電腦、打印機、衛生間、地板紙屑、茶盤清洗、垃圾桶、衛生死角），整理前臺抽屜里的表格、筆、紙等接待用品。

3、組織并參與門店早夕會管理，記錄并跟蹤經紀人的工作規劃和工作總結。夕會之前10-15分鐘，檢查核對所有經紀人的房客源本。

4、整理報紙，把房源信息剪下來，夾到房源夾中。并剪貼與房產有關的信息。

5、外出登記跟蹤，跟進《外出登記表》（帶客看房回來須交看房服務書，勘察房屋須交勘察表，請假須按正常手續辦理）

6、新增、整理、落實上一天新房源，檢查發現重復房源和客戶，對已經變紅色的房客源督促經紀人及時進行回訪。

7、各類表單的發放與收集整理，各類信息的輸入與管理，嚴格遵守職業道德，嚴守公司秘密，不做損害公司利益的事。

8、協助經紀人發布房源信息，并打印各類資料；定期更新櫥窗的房源信息。

9、定時督促安排經紀人在各個相關網站刷新本公司房源以及品牌信息。

10、每周組織登報房源匯總打印與發送，及時跟進經紀人的派單記錄

11、每周每半個月統計經紀人工作量化情況，準備會議所需的材料

12、鑰匙登記與盤點，并做好鑰匙外借的相關登記管理。

13、協助人才招聘工作，接待來客

14、員工入職與離職手續辦理，開通或注銷相關QQ以及網站賬號

15、做好門店的各項后勤保障工作。

16、掌管公司業務章（或蓋有公章的相關單據文件），并對辦公用品和各類表單進行盤點、領用、回收，收款收據的填寫。

17、每日關注新聞公告內容、情報站，執行上級部署，做到各項部署的通知。

18、每日向各大網站發布招聘信息，對已投簡歷的應聘者給予電話，預約面試時間，對來者進行微笑接待，倒水，進行初步篩選并通知上級領導面試。

第四篇：秘書工作流程

秘書工作流程

一、上班時間：09：00-12：00/14:00-18:00

二、負責處理辦公室日常事務

（一）打掃辦公室衛生

（二）辦公室后勤物品的補給工作，如：紙巾、飲水等

（三）辦理各類辦公用品等易耗品的申購、入庫保管、發放等管理工作。

1、申購程序：發現庫存物品已經超過定制的最低數量底線時，及時填寫申購單申購（如超過總經理規定的額度，需向總經理請示簽字后方可交給采購申購）；

2、入庫保管：采購購買回來后，根據申購單進行數量及物品的核對，確認后在收據背面簽字，進行入庫登記；

3、發放程序：各部門來領取辦公用品時，需以舊換新（特殊情況除外）并進行登記。

（四）公文的發文辦理及收文辦理

1、發文辦理

由秘書擬稿編號→總經理核搞簽發→秘書復印樣稿→秘書發放公文→秘書存檔

2、收文辦理

（1）收文存檔：將收到的公文進行分類存檔登記，包括上級部門的政策性、指導性、交辦性、參閱性公文；下級部門的呈請性公文；平行或其他不相隸屬公司的商洽性、詢問性公文；參加重要會議的通知、會上印發的會議公文及其他材料等；重要的、密級的刊物、資料以及具有政治、經濟、歷史、科學價值的公文、資料等；

（2）承辦：凡需要我酒吧貫徹執行、具體辦理或閱讀的公文將公文發放至相關部門處理、閱讀并簽字回傳，存檔。

（五）會務工作

1、會務通知

（1）臨時會議：按照總經理要求通知相關人員會議時間、地址；（2）固定會議：一般在第一次通知后，以后可以不用通知，特殊情況除外。

2、會議準備

（1）準備好會議相關資料；

（2）組織與會人員簽到，統計到會情況；

（3）根據制定的會議記錄對擾亂會議次序、缺席、遲到等情況會后進行處罰；

（4）做好會議記錄并歸檔。

3、會議紀要的發放：將會議紀要整理完后，將會議紀要發放至與會人員，并進行登記。

（六）信件收發工作

1、及時將收到的信件發放給相關工作人員并做好登記工作。

（七）人事管理工作

1、招聘：協助各部門主管定期進行招聘工作，及時更新招聘信息

2、培訓：由各部門組織新員工進行培訓，秘書協助主管整理培訓文件

3、入職：新員工試工三天后，由部門主管帶至總經辦秘書處辦理入職手續。

入職流程：填寫入職表→主管簽字→總經辦簽字存檔→入職 準備物品：身份證復印件及1寸照片2張

4、辭職：搬離宿舍后，后勤主管方可在辭職表上簽字；將公司配備物品，如工服洗凈、工作用品退還后，總經辦方可簽字。辭職流程：提前半個月到主管處申請辭職→到秘書處領取辭職表→主管簽字→后勤簽字→總經辦簽字→辭職

5、HR系統的整理：將入職員工的相關資料編輯進行HR系統進行存檔

6、考勤管理：每月月底進行考勤統計、審核

（1）各部門主管于月底最后一天完工后，將考勤交至秘書處；（2）秘書根據部門主管交至的考勤將考勤整理成電子表格，結合考勤機進行核對，看是否有舞弊行為；（3）將每月獎懲統計入考勤表；

（4）將參與考核部門的分數統計入考勤表中；（5）收集整理員工銀行卡號；

（6）統計完成后將原考勤表、評分表、獎懲單、請假條等及考勤電子表格于每月3號前交予財務部，進行工資核算。

7、人員晉升

（1）領班及以下的人員晉升：到秘書處領取人員晉升表→部門主管推介填寫→交至秘書處審核→總經理簽字批準

（2）主管及主管級以上人員晉升：到秘書處領取人員晉升表→部門經理（總經辦）推介填寫→交至秘書處審核→總經理簽字批準→上報總部→總部總經理批準

8、人員開除

嚴重違反公司相關規定后，由總經辦下文開除并上報進入黑名單，以后均不得錄用。

三、差旅安排

（一）調出程序：除演藝部外，其他部門的調職，在相關店溝通完畢后，上報總經理下文后方可安排調職。

相關店溝通完畢后→調出部門主管申請→秘書→總經理同意→調出 秘書將調職表發至調入店

（二）調入程序：除演藝部外，其他部門在收到公文，調出店差旅表、調職表后，通知后勤安排住宿等相關工作。

收到調職表→入檔→安排宿舍→通知相關部門 如調職人員未來報到，在報到之前不計入考勤

四、完成領導安排的其他工作

秘書與各部門的對接工作

對各部門的對接工作

1、辦公用品的領用：各部門部相關負責人到秘書處，以以舊換新的形式領取辦公用品，秘書做好物品的領用登記，領取人簽字；

2、制服、對講機的領取：新員工辦理入職后，由部門主管到秘書處領取制服并做好登記；領班級（樓面部、吧臺吧、咨客部、保安部、包房部、收銀部）以上管理人員配備對講機，做好對講機的領取登記；

3、整理各部門的相關資料文件，如：培訓文件，相關制度等；

4、辭職員工到秘書處辦理辭職手續，將洗干凈的工服、工作用品、對講機等退還；

5、與各部門主管保持良好的溝通模式。

與財務部的對接工作

1、考勤整理后交予財務部核算工資；

2、費用報銷，交發票收據等粘貼、填寫后交予財務，每張發票收據要簽上報銷人姓名及大致報銷內容；

3、每日供貨商的相關收據在收集好后交予財務；

4、日常工作中如遇到員工詢問關于財務的事情，如：工資、費用報銷等，向財務了解情況后，轉述當事人；

5、差旅費用，如財務不清楚相關人員的差旅費用，需向財務說明部門、職務、掛賬何店、差旅費用產生原因等；

6、遇到向財務借支費用時，向財務說明原因并及時沖賬。

第五篇：秘書工作職責

秘書的工作職責及分工

秘書人員的職業定義是：從事辦公室程序性工作，協助領導處理政務以及日常事物，并為決策以及實施提高服務的人員。秘書人員具體有以下8大項工作。

一、商務溝通

（一）接待工作

1.全方面的收集類別資料，為來賓接待工資做好準備。

2.熟悉接待工作的內容以及寫作接待方案的格式和寫法，制訂最佳的代表接待方案。

3.做好迎接來賓的準備和接站、接機等迎賓工作。

4.了解來賓宴請工資的安排程序，做好宴請準備，熱情周到的款待來賓。

5.送別來賓的時候，應該為來賓預定返程票，安排好返程交通工具。

(二)溝通與協作工作

1.運用各種溝通方法和技巧，協調領導之間的關系，與領導、同事和客人有效溝通。

2.組織和引導團隊有效溝通，提高團隊的工作效率。

3.及時解決溝通的沖突，排除溝通中的障礙。

（三）商務談判

1.掌握各種信息的搜集方法和渠道，充分搜集商務談判信息，并參與制訂商務談判方案和組建商務談判小組。

2.布置商務談判現場，營造融洽的商務談判氣氛。

3.做好上午談判的輔助性工作，協助主談判人員處理談判中的問題。

二 會務管理

(一)會議籌備

1.科學準確地擬定會議的議題、名稱、規格、和標準