第一篇：備用金管理及記賬制度

分公司備用金管理及記賬說明

一、費用類別設置：

1、辦公費：包括辦公用復印紙、墨粉、辦公用品、2、通信費：包括電話費、寬帶費

3、汽油費：包括公司用車的汽油費

4、招待費：用于招待客戶、甲方、上級主管單位、相關合作單位的餐飲費、煙酒費等

5、停車費：用于公司車輛在外辦公時發生的停車費

6、汽車維修費：包括汽車的保養費、修理費

7、設備維修費：用于設備維修時發生配件費、修理費

8、差旅費：包括出差過程中發生的汽油費、餐飲費、住宿費、出差補助

9、物業費：包括房租、水費、電費、物業費

10、財務費用：包括異地匯款的手續費、購買財務憑證的費用

11、審計費：指在工程審計過種中發生的各項費用

12、稅費：包括開具發票時發生的各項稅金

13、材料費：用于工程中發生的乙供材料費及各種耗材

14、協調費：用于工程簽訂過程中承諾的支付給甲方的商務費用

15、施工費：用于支付給施工隊的施工費用

16、固定資產：用于購買固定資產的費用

17、工資：指支付給員工的工資

18、業務提成：指支付給業務員的業務提成、獎金

19、人員保險費：包括公司員工的各項保險費

20、汽車保險費：包括公司車輛的交強險、商業保險

二、記賬項目說明

1、憑證號：是指按照報銷憑證的日期，從前到后進行排序，一張憑證一個號。

2、日期：按照報銷憑證上的日期進行填寫

3、收入金額：是指收到總公司撥付的日常費用金額，該項不需要編寫憑證號。

4、支出金額：是指支出的各項費用金額

5、余額：是指現金余額

6、費用類別：是指從公司統一設置的費用類別中找出適合的進行填寫，不得另設類別，特殊情況應向公司財務請示，統一增設類別。如果一張報銷憑證填寫有多個費用類別，應在現金日記賬中逐一登記。

7、內容摘要：是指簡要描述該項費用開支的內容

8、附單據（張）：是指這張報銷憑證下所附的所有單據的張數，應注明幾張發票，幾張收據。

9、經手人：是指報銷憑證上填寫的經手人。

10、費用歸屬：是指區分總部、太原、大同各自的費用

11、打款戶名：是指費用支出時，收款人的戶名，如果收款人戶名與經手人不一致時，需要經手人提供委托收款證明，交公司存檔。

12、支付方式：是指支出費用時，是通過網銀還是現金。

三、備用金申請

備用金用于分公司日常費用的支出，額度為5000元，不足1000元時，向總公司申請報銷。報銷備用金時，應將現金日記賬發至指定郵箱，待總經理審批后，予以報銷。

四、財務憑證的整理、保管、傳遞

1、憑證的整理、粘貼

原始憑證應區分發票和收據，按照發生日期、費用類別進行排序，發票粘于單據粘貼單上，再單附一張經費報銷單。收據可直接粘貼在經費報銷單下邊。經費報銷單上不得涂改。

2、憑證的保管、傳遞

填寫好的報銷憑證應編憑證號，用鋼筆寫在經費報銷單的右上角。憑證一經制好，不得修改。注意保管防丟失。每月1號將報銷憑證統一交回總公司。

五、費用的審批、支付

1、費用類別中的1-10項，金額在500元以下的費用由分公司經理審批。500元以上的費用分公司經理審核后，報總經理審批。1-10項由分公司支付。

2、費用類別中的11-20項，經辦人需要填寫相應的請示報告，分公司經理審核后，報總經理審批。11-12項由分公司支付，13-20項由總公司支付。

本制度從2013年3月1日開始執行。

報賬郵箱：

山西詮誠通信工程有限公司2013年3月1日

第二篇：備用金管理的制度

備用金管理辦法

第一章 總 則

第一條 為維護公司資產的完整，提高資金利用水平，加強對備用金業務的管理，根據《**公司會計制度》的規定，制定本辦法。

備用金，是指公司借支給西江引水項目辦相關人員的款項，這些款項將用于支付與項目辦相關的以下事項。

1、日常零星支出，如汽車保管費、路橋費、外勤車費等日常雜項零星支出。

2、個別事項支出，如招待費、會議費、差旅費、汽車維修費、教育經費等支出。

3、采購材料支出，如輔助材料、勞保用品、備品備件等不屬于工程項目的材料支出。

第二章 一般規定

第三條 公司備用金分為個人備用金及業務款二類。

個人備用金，是指公司員工因公務需要、以個人名義向公司借支的現金款項（包括現金支票），主要是指特殊人員定額備用金、差旅費、招待費及其他一些零星支出。

業務款，是指公司員工因公務需要、以個人名義向公司借支的通過銀行轉帳、電匯等方式支付的款項。此類款項一般用于固定資產購置、器材及物資采購、日常維修、房屋租賃、員工體檢、培訓等支出。

第四條 公司會計核算設置備用金項目管理，個人備用金計入個人賬戶，業務款同時計入付款單位及個人帳戶。

第五條 備用金由財務部核算并負責監督；備用金借支個人（以下簡稱借支人）所在部門的經理應督促本部門員工按期足額還清備用金。

第三章 處理程序

第六條 公司財務部門辦理備用金借支業務的時間為周一至周五；辦理備用金核銷業務的時間同上。

第七條 借支人應根據實際需要申請備用金，不準以任何名義挪用或長期占用公司資金。

第八條 借支人應按以下規定辦理借支備用金手續：

一、借支人應如實、規范填寫備用金申請單。

借款時，借支人應按要求填寫由公司財務部門統一印制的備用金申請單，按申請單格式準確填列借款日期、借款類別、借款用途、借款金額（大小寫）、預計還款時間等。個人備用金必須專款專用，不允許一款多用或多筆備用金交叉使用。

對于未按要求填寫的備用金申請單，財務部門有權不予受理，由此產生的責任由借支人負責；對于偽造篡改的備用金申請單，財務部門應立即扣留并及時向公司領導人報告，請求查明原因，追究當事人的責任。

借支備用金必須寫明款項的用途，報帳沖銷的內容要和借款時填寫的用途一致，一筆備用金未使用完，要及時到財務部報帳沖銷，不能挪做別的用途，否則不予以報銷。備用金借支原則上要求由借支人本人親自辦理，由于特殊原因由非借支人本人的其他員工代為辦理的，須由借支人本人在備用金申請單上親自簽名，否則視同代辦人的備用金，由此產生的責任由代辦人負責。

二、業務款借支時，借支人須提供相關的合同、協議、通知書、閱批件等有效文件，并準確填列付款單位全稱、開戶銀行、帳號，否則財務部門有權不予辦理，由此產生的責任由借支人負責。

三、備用金借支審批手續應完備。

由經辦人提出后交公司本部門負責人、財務部門負責人、總經理審批。

四、現金或銀行出納應根據手續齊全的備用金申請單辦理付款。

借款付出前，主辦會計須簽名；借款付出時，現金或銀行出納須簽名；借款收到時，收款人須簽名。

第九條 借支人應按時歸還所借備用金。

個人備用金均要在一個月內結清，如有特殊情況一個月內無法結清的，必須提前到財務結算部說明，并辦理相應的順延手續。借支人辦理報銷手續時，財務部應從借支人的相應備用金賬戶中進行沖銷，備用金賬戶沖平后的差額可支取現金。對于已沖銷備用金的金額，現金出納或銀行出納應開具相應金額的收款收據，借支人應妥善保存，以備查詢。

第十條 原則上誰借支誰報銷。借支人因故不能親自報賬，而委托他人代辦的，財務部門應在報銷憑證上注明“沖（借支人）賬，金額***（大寫）”字樣。否則對因代辦人員錯誤聲明引起誤沖的，責任由借支人負責。

第十一條 鑒于生產保障部的業務需要，給予定額備用金，定額備用金可以長期保留余額，但超過部分仍需按以上規定處理。

第十二條 公司員工調離、辭退或辭職時，必須到財務部門辦理備用金清理手續。凡未辦理備用金清理手續的員工，公司將不予辦理有關手續。

第四章 會計處理

第十三條 公司應在“其他應收款”下設“個人備用金”“業務款”明細科目，用于核算公司備用金業務。在“個人備用金”下，按照公司員工名字設置明細管理項目核算個人借支業務。在“業務款”下，按照公司行政部門和員工名字設置明細管理項目核算個人借支業務。

第十四條 支付現金或支票給借支人時，按借款金額，借記其他應收款-備用金-××個人，貸記現金或銀行存款。

第十五條 借支人報賬沖銷備用金賬戶時，借：相關科目（報賬金額）

貸：其他應收款-備用金-××個人

現金（按報賬金額超過備用金賬戶金額部分）

第十六條 超過預計還款時間，從工資賬戶中扣還備用金時，按沖銷金額，借記應付工資，貸記其他應收款-備用金-××個人。

第十七條 超過預計還款時間，扣還借支人所應負擔利息時，按扣還的利息數，借記相關科目，貸記財務費用。

第五章

罰 則

第十八條 財務部門于每月月底檢查備用金余額情況。借款人應在借款到期之前主動到財務部辦理個人備用金結清或順延手續，若逾期不辦理，將以當事人的工資沖抵個人備用金，當月工資不足以抵扣的，則在以后數月中繼續抵扣，直到結清備用金全款為止。

第十九條 借支人超過預計還款時間尚未結清備用金賬戶，但有合理理由說明原因的，應由借支人提出書面申請，說明不能按時歸還的原因，報有關領導審批。

第二十條 備用金借款必須按規定用途使用，不得挪做他用。公款丟失，由本人承擔。

第六章 附則

第二十一條 以上規定自發出之日起執行，本規定未涉及部分按**公司有關規定執行。

第二十二條 若本規定與原有關規定不一致，按本規定執行。

第三篇：備用金制度

關于發布《外地分公司備用金管理制度》的文件

公司各部門：

為提高外地分公司日常工作效率，合理分配資源，特制定本制度。本制度適用于所有外地分公司。具體管理細則如下：

1、備用金持有人范圍：外地分公司負責人或外地分公司行政人員，每個分公司只有一人可持有備用金。

2、備用金使用范圍及要求：

2.1外地分公司需建立《備用金使用臺賬》（附件一），記錄備用金詳細使用情況； 2.2外地分公司小額采購，采購總額低于500元的，可由分公司負責人簽字審批后，使用備用金購買；

2.3外地分公司緊急采購任務，采購額度大于500元的，需將分公司負責人及VP簽字的申請單提交給營銷管理部，并注明“申請使用備用金”。營銷管理部審核采購必要性，并簽字同意后，分公司即可使用備用金進行采購；

2.4每月最后一個星期需將本月備用金使用部分進行報銷； 2.5上次備用金全部報銷沖抵完成后方可申請下次備用金；

2.6每月最后一個工作日將本月《備用金使用臺賬》交由營銷管理部備案。

3、備用金借款額度和周期：

3.1備用金借款額度：不高于5000元；

3.2備用金借款周期：原則上借款周期不得低于1個月，且需將上次備用金借款報銷沖抵完成后，才允許申請下次備用金。

4、備用金借款流程：

4.1由外地分公司負責人或行政人員在財務系統上提交“借款單”，借款人填寫的收款賬戶需為公司備用金專用銀行卡，只做備用金進出使用；

4.2由部門領導、分管高管、財務負責人在財務系統上審批通過，財務負責人重點審核該分公司上次備用金借款是否已沖抵完成；

4.3提單人將審批過的借款單電子版發送給營銷管理部； 4.4營銷管理部將單據內容備案，經分管高管手簽后遞交財務； 4.5財務根據單據信息辦理付款。

5、備用金報銷流程： 5.1借款人根據備用金實際使用情況，將當月需報銷的費用分好類別，填報一張“日常費用報銷單”沖抵相應的借款，將對應的發票、采購申請單復印件、銀行卡流水清單整理并貼好后，寄給營銷管理部；

5.2營銷管理部將發票、采購申請單、銀行流水和對應的報銷單整理好進行備案后，上交財務進行報銷。

5.3報銷發票不符合公司財務規定的，財務將不予報銷沖抵備用金。

6、備用金使用人員需嚴格遵守以上制度，違反以上任意條款達三次者，則取消該分公司的備用金。

7、本制度由公司營銷管理部負責解釋和修訂。

8、本制度自下發之日起實施。

第四篇：備用金制度

備用金管理制度 第一章 目的

為了加強公司對備用金的管理，規范借款行為，提高資金利用效率，有效控制資金占用，減少資金損失，提高工作效率，特制定本制度。

第二章備用金與借款的適用范圍

一、因公司業務需要暫支款，包括差旅費、臨時采購款、行政臨時事務借支等工作性質的一次性借支款；

二、理賠等事故性質借支；

三、押金等性質借支；

四、因生活困難而暫支款；

五、其他經批準的暫支款。

第三章備用金與借款定義和分類

一、為保證日常零星支付而單獨儲備的現金。

二、備用金分定額備用金、臨時備用金（借款）兩種。

三、定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉的現金，具有時間長、比較固定的特點；

四、臨時備用金是指因臨時性的需要而借支的現金，具有一次性、時間較短的特點。

第三章定額備用金與借款管理規定 第一條 備用金借款申請和報銷手續程序

一、工作人員需臨時借用備用金時，先到財務部索取“借款單”，財務人員根據實際需要向借款人發放“借款單”，一式兩聯，借款人按規定的格式內容填寫借款單，并按流程辦理簽字手續。財務人員審核簽字后的“借款單”各項內容是否正確和完整，經審核無誤后才能辦理付款手續。

二、借款人員完成業務后應在三日內到財務部索取“報銷單”，填寫好“報銷單”的各項規定內容，并經主管領導審批后，再將“報銷單”返回財務部，財務人員根據財務制度規定認真審核無誤后，辦理報銷手續。

三、借款人辦理報銷手續時，財務人員應查閱“備用金”臺賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應及時付現退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。

四、因業務原因長期借用備用金的人員可由財務部根據實際情況核定，撥出一筆固定數額的現金并規定使用范圍;使用部門必須設立專人經管定額備用金，備用金經管人員必須妥善保存支付備用金的收據、發票以及各種報銷憑證，并設備用金登記簿，記錄各種零星支出。經管人員必須按月定期向公司財務部申報備用金使用情況，前賬未清，不得繼續借款。對因特殊原因不能按時結算的，須提前向財務負責人說明原因，經財務負責人同意后，方可延期。

五、財務部經理對借支合理性進行復審，對借支款進行總體監督，并根據前期現金使用做出分析，按現金管理制度做出是非判斷。

第二條 備用金與借款額度

一、采購員借用的零星采購用款，單次不得超過5000元，超過5000元的材料采購，應由供貨方持合法、真實、完整的原始資料，按規定的程序經審核批準后，到公司財務部或項目部財務人員處辦理貨款支付、結算手續。單筆超過10000元的采購，必須按照工程部制度規定，走合同審批程序采購。

二、員工因公出差借款，按預計出差天數、往返路費、住宿費等支出核定借款額度。

三、各工程項目備用金，視各項目情況不同，備用金額度暫定為每周1萬—5萬。特殊情況，需由項目經理提前向總經理說明情況，予以審批。

四、其他借款，根據實際情況核定金額。第三條 第四條 備用金借款支付方式包括：現金、支票、其他銀行結算方式 備用金與借款管理

根據工作需要、管理需要原則進行辦理；備用金額度根據支出業務變化，對使用對象和用途范圍審定；

一、實行專人借支專人負責的辦法，不得全部或部分轉借或以臨時備用金性質借支他人；

二、以支票及銀行結算方式借款的，必須在銀行結算票據上簽收，并在《付款憑單》上注明票據號碼；

三、理賠、押金等性質借支，在取得對方單位正式收據后，可以及時辦理轉帳手續；

具體借支人為借支款項的責任人，轉借或其他情況而沒有辦理相關財務手續的，財務不予承認；

四、部門審核主管為各種臨時性備用金歸還的第一管理人，必須監督經辦人及時辦理相關報帳歸還手續；

五、以現金方式借款的，一般情況下由借款人以現金方式歸還，或以本人發生的費用報銷抵沖。

六、生活困難等原因借支的，按原核定的歸還時間進行催收；

七、出納必須于每月5號前清理臨時性個人備用金借款。不按時歸還的，財務部將向人事部提供名單和欠款金額，從其工資中扣除。

八、定額備用金必須借款時間最長不超過一年，每一年清理一次，如需繼續借用的，重新辦理申請審批手續，每年清理時間為12月31日。

九、財務部有權對各部門備用金的使用情況隨時進行抽查、發現未按規定使用、挪用、占用情況的、財務部有權收回借用的備用金

十、財務部對很少使用的備用金應及時收回，對使用資率不高的備用金應重新核定備用金金額，并且及時收回差額部分。

十一、如果根據業務的實際情況確需要增加備用金額度的，使用部門按第一次申請時的流程辦理；使用部門跨使用備用金的，年底必須重新辦理借款手續。

十二、因人員調動或離職等原因造成定額備用金責任人更換的，必須辦理變更手續，變更方式采用借還兩條線，即原責任人辦理還款，新責任人辦理借款；

十三、財務部必須于每年年末對其他應收款-備用金科目進行對帳請借款人簽字確認。

第五篇：備用金制度

備用金管理辦法

1、為了加強對公司備用金的管理，減少資金占用，根據公司財務制度的規定，特制訂本辦法。

2、公司職員借用備用金僅限于職員因公出差、出國、接待和急需的零星購置，不得任意擴大借款范圍。任何人不得以其他名義向公司借支現金。

3、職員借用備用金，必須由其本人填寫借款單，詳細注明用途和借款金額，屬借款出差的必須填寫出差地點及時間，經本部門負責人審核簽字后，報公司領導審批，方可向財務處借款。

4、財務人員接到職員經審批的借款單，先由經辦會計根據借款用途、出差地點、時間，及是否存在欠款等情況核定借款金額，報副總會計師批準后，辦理具體提款手續。

5、對經常出差的小車司機和市內零星采購人員，可根據需要核定一定數額的周轉備用金，其數額應不超過****元。

6、公司職員備用金借款期限為**月，任何職員均須于借款后一個月內（出差人員以出差返回后**天之內），報銷有關費用沖減備用金并繳清余款，逾期未報銷或未繳清余款的，由財務處直接從其本人工資中扣收，并加收利息，利率按同期銀行貸款利率的兩倍執行。

7、公司財務部應有專人負責備用金的管理，每月定期進行備用金的核對與清收，以及對備用金使用情況的檢查。

8、公司應嚴格備用金的管理，控制各單位備用金的總額，嚴禁將特定用途的備用金挪作他用或公款私存。如有上述情況，一經發現一律嚴處。

9公司職員所欠備用金，必須在當年十二月二十日前按規定報銷，全部歸還或結清當年欠款，否則按本辦法第八條規定執行。

10、本辦法由*****公司財務部負責解釋。