第一篇：學(xué)生會秘書處部門介紹

團(tuán)宣部部門介紹

團(tuán)宣部隸屬于國際交流學(xué)院分團(tuán)委，國際交流學(xué)院分團(tuán)委宣傳部是分團(tuán)委對內(nèi)交流對外宣傳的窗口，目前團(tuán)宣部有兩名部長，三名副部長和八名干事組成。團(tuán)宣部的主要職能是運用各種渠道宣傳、報道團(tuán)委的各項重大活動，配合我院開展精神文明建設(shè)和團(tuán)委的工作，樹立國際交流學(xué)院分團(tuán)委在校內(nèi)外的良好形象，積極開展學(xué)生思想教育工作，在宣傳、教育中與團(tuán)結(jié)、引導(dǎo)和服務(wù)團(tuán)員相結(jié)合。具體職能有：

1、負(fù)責(zé)一些海報等我院分團(tuán)委宣傳教育建設(shè)，利用各種宣傳載體抓好時事政策和共青團(tuán)思想教育；

2、在團(tuán)委領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)我院團(tuán)委重大事項和大型活動的宣傳策劃以及配合組織調(diào)動；

3、負(fù)責(zé)團(tuán)內(nèi)文件及相關(guān)文字材料的起草擬定和對外宣傳聯(lián)系工作；

4、負(fù)責(zé)團(tuán)委會議的上傳下達(dá)、記錄等工作；

5、緊密聯(lián)系各支部宣傳委員，及時聯(lián)系、溝通、指導(dǎo)各班團(tuán)支部展開工作；

6、關(guān)注我院團(tuán)員思想狀況，推動基層團(tuán)組織工作的開展，為我院黨團(tuán)工作的展開提供參謀；

7、配合黨委的中心工作，宣傳黨的各項方針政策；

8、完成分團(tuán)委領(lǐng)導(dǎo)老師交辦的其他工作任務(wù)；

9、組織一些有意義的部內(nèi)活動。

其實，團(tuán)宣部就是分團(tuán)委的營銷部門，團(tuán)宣部通過發(fā)動捐款捐物向社會獻(xiàn)愛心等活動提升了國際交流學(xué)院分團(tuán)委、學(xué)生會在廣大同學(xué)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及社會各界中的形象，建立良好的口碑。為此，我們舉辦了一些活動，像與新聞學(xué)社合作，為其先進(jìn)人物采訪提供協(xié)助，并共同主辦國際文化交流節(jié)英文原創(chuàng)詩歌朗誦大賽；在黃金班級系列活動中，我部也協(xié)助社團(tuán)部使各項活動順利進(jìn)行；在運動會中，我部同學(xué)積極參與協(xié)辦，編輯整理運動會稿件，聯(lián)絡(luò)大會各部門；部內(nèi)，我們舉辦了“獻(xiàn)愛心，傳溫暖”扶貧活動和以“母愛”為主題的征文活動等；除此之外，在分團(tuán)委駱鑫老師的帶領(lǐng)下，我部積極的為系報經(jīng)費到校外尋找贊助單位，協(xié)助新聞學(xué)社為系報的稿件進(jìn)行整理，為老師服務(wù)。在下一學(xué)年我部門將舉行更多富有意義且豐富多彩的活動，例如校園達(dá)人秀等等。另外，今天同學(xué)們參加的本次工作職能介紹會也是由我部承辦的，并且已經(jīng)連續(xù)多年主辦。

值得一提的是，國際交流學(xué)院分團(tuán)委宣傳部一直以來都是和諧進(jìn)步的大家庭，我們相互協(xié)作，彼此共勉，我們堅定理想，盡其所能，使團(tuán)宣部盡善盡美。

大一的學(xué)弟學(xué)妹們，在你們剛剛步入新鮮的大學(xué)生活的時候，希望學(xué)弟學(xué)妹們能對團(tuán)宣部有更深刻的了解，并成為我們的一員。預(yù)祝大家嶄新的生活一切順利！

第二篇：秘書處部門介紹

秘書處部門介紹

秘書處是全面負(fù)責(zé)處理團(tuán)委日常事務(wù)，協(xié)調(diào)各部開展工作的一個部門，同時負(fù)責(zé)團(tuán)委各類資料的制作、收集、整理備案及保存工作，并且還要與辦公室一起協(xié)調(diào)和管理學(xué)生會的值班室的使用。在團(tuán)委中，秘書處是負(fù)責(zé)團(tuán)委內(nèi)部事務(wù)的綜合性部門，其職能工作如下：

一、傳達(dá)上級的指示，保持與上級的聯(lián)系；

二、加強(qiáng)和協(xié)調(diào)系團(tuán)委與學(xué)生會、各部門之間以及學(xué)生會成員間的交流與關(guān)系，為學(xué)生會工作在全系范圍內(nèi)的順利開展創(chuàng)造條件；

三、制定和完善學(xué)生會內(nèi)具有全局性,基礎(chǔ)性的規(guī)章制度并監(jiān)督實行,使學(xué)生會的日常工作制度化,規(guī)范化,提高學(xué)生會工作效率；

四、負(fù)責(zé)系團(tuán)委學(xué)生會辦公室的管理工作；

五、負(fù)責(zé)編排學(xué)生委員會的值班和值日安排，負(fù)責(zé)整理值日、值班考勤情況；

六、負(fù)責(zé)系團(tuán)委學(xué)生會辦公室的管理工作；

七、負(fù)責(zé)系學(xué)生會計劃、通知等的起草,整理,收發(fā)工作,并整理成檔案加以保存；

八、負(fù)責(zé)學(xué)生會召開會議的登記，協(xié)調(diào)，記錄，考勤和存檔等會務(wù)工作事宜。

九、負(fù)責(zé)管理學(xué)生會的一切可用公物，學(xué)期初與學(xué)期末對學(xué)生會固定資產(chǎn)進(jìn)行整理并記錄存檔。

十、收集并管理團(tuán)委學(xué)生會各類檔案。

第三篇：學(xué)生會秘書處部門規(guī)章制度

國際貿(mào)易系學(xué)生會秘書處規(guī)章制度

總 則

國際貿(mào)易系學(xué)生會秘書處，是學(xué)生會的重要有機(jī)組成部分，是與其他部門聯(lián)系的橋梁，直接對國際貿(mào)易系學(xué)生會主席團(tuán)負(fù)責(zé)。為了讓大家更加了解秘書處的工作、監(jiān)督秘書處，特制定本規(guī)定。

宗旨：關(guān)注學(xué)生，服務(wù)學(xué)生；提高自我，完善自我。原則：公平、公正、公開。

中心：“團(tuán)結(jié)、協(xié)作、自信、高效、創(chuàng)新”

工作范圍：主要負(fù)責(zé)團(tuán)總支學(xué)生會各項活動相關(guān)資料的匯總等事務(wù)性日常工作；對學(xué)生會人事檔案進(jìn)行管理；及時傳達(dá)各項文件的通知；對團(tuán)總支學(xué)生會的會議進(jìn)行記錄；整理修改各項活動的通訊并及時報導(dǎo)；對團(tuán)總支學(xué)生會的財務(wù)管理等等。

第一章 秘書處各成員工作職責(zé)

一、秘書長職責(zé)：

1、是學(xué)生會的一員，參與對學(xué)生會的管理工作，對學(xué)生會負(fù)責(zé)。協(xié)助團(tuán)總支學(xué)生會對各個部門的工作做好相關(guān)協(xié)調(diào)工作；

2、負(fù)責(zé)秘書處的對外工作，協(xié)調(diào)好與學(xué)生會其它部門及學(xué)院其它系學(xué)生會的合作關(guān)系。對秘書處的工作進(jìn)行全面監(jiān)督，做好承上啟下的工作；并及時做好每次活動的登記；

3、根據(jù)學(xué)生會階段性的具體情況和工作重點研究安排各項相關(guān)工作，并制定相關(guān)工作計劃，并與副秘書長進(jìn)行溝通交流；

4、負(fù)責(zé)秘書處工作的審核、落實和工作總結(jié)，協(xié)調(diào)秘書處開展活動；

5、負(fù)責(zé)我系每周團(tuán)總支學(xué)生會會議記錄以及各部門重要會議記錄的整理；

6、負(fù)責(zé)國際貿(mào)易系團(tuán)總支學(xué)生會物品采購的統(tǒng)一管理。及時進(jìn)行財務(wù)登記，及時報銷，及時總結(jié)，及時報賬，賬目清晰公開。

二、副秘書長職責(zé)：

1、直接對團(tuán)總支學(xué)生會負(fù)責(zé)，接受秘書長的領(lǐng)導(dǎo)。在處理決策性問題上及時與秘書長進(jìn)行溝通與交流；

2、全面負(fù)責(zé)秘書處內(nèi)部工作，協(xié)調(diào)干事之間的關(guān)系，在工作會議時向秘書長反映干事的表現(xiàn)和工作情況。

3、負(fù)責(zé)部內(nèi)各組工作的分配、調(diào)控，協(xié)調(diào)秘書處成員與其它部門成員之間的關(guān)系，并對部員的表現(xiàn)進(jìn)行評估考核。

4、主管部內(nèi)人事，負(fù)責(zé)部內(nèi)成員的檔案和活動資料的管理。

5、注意發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)優(yōu)秀部員，關(guān)注他（她）們的進(jìn)步，為他（她）們的發(fā)展創(chuàng)造必要的條件和環(huán)境。

6、審核整理國際貿(mào)易系所有活動通訊，并做好記錄。

三、干事職責(zé)：

1、認(rèn)真及時地完成上級分配的工作，在活動策劃時發(fā)揮創(chuàng)新意識；

2、團(tuán)結(jié)協(xié)助，注重團(tuán)隊協(xié)作精神；

3、始終保持著對工作的熱情；

4、做好每次例會的會議記錄，登記會議出勤情況、匯總會議結(jié)束后的意見及討論結(jié)果；

5、負(fù)責(zé)與各部門的聯(lián)系，于每周五將本周通訊發(fā)送至副部長郵箱；

6、負(fù)責(zé)各項活動的后勤工作，如資料收集、場地布置、秩序維持等。

第二章 規(guī)章制度

一、日常：

1、秘書處成員要嚴(yán)于律己，遵守學(xué)生會的管理制度，互助共勉，樹立秘書處良好的形象和聲譽，如發(fā)現(xiàn)部內(nèi)成員有嚴(yán)重?fù)p害秘書處形象的，當(dāng)即予以辭退；

2、秘書處成員不得以權(quán)謀私，不得以秘書處或?qū)W生會的名義有越權(quán)行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)輕重，分別處以批評，警告、直至辭退；

3、秘書處成員在執(zhí)行任務(wù)中，出現(xiàn)錯誤應(yīng)追究該組負(fù)責(zé)人及當(dāng)事人的責(zé)任，如因主觀原因出現(xiàn)一次重大錯誤或者三次小錯誤，即予以除名；

4、秘書處成員如察覺自己無法勝任秘書處工作，可以向秘書長或副秘書長提出辭職，并上交辭職報告，秘書長和副秘書長根據(jù)實際情況討論后，當(dāng)工作移交完整后方可離開秘書處。

二、會議：

1、秘書處根據(jù)實際工作需要，于每周一中午12:30召開工作會議，干事應(yīng)準(zhǔn)時參加例會，例會前專設(shè)一名干事登記本次例會的出勤情況；

2、部內(nèi)成員應(yīng)遵守例會紀(jì)律，不得討論與會議無關(guān)的話題，保證討論的議題順利進(jìn)行；

3、干事應(yīng)認(rèn)真完成會議記錄，對于有異議的地方可以會后討論解決，或向秘書長或副秘書長提出；

4、如遇特殊情況應(yīng)事先向秘書長或副秘書長請假并說明理由，事后明確會議內(nèi)容，干事遲到、早退達(dá)五次或無故缺席三次者，予以辭退處理。

三、通訊：

1、每篇通訊要求有時效性，于活動結(jié)束的當(dāng)天上交；字?jǐn)?shù)為200—250字左右；

2、我系工作簡報要求的通訊分為黨建工作、教學(xué)科研動態(tài)、學(xué)生工作、表彰獎勵、就業(yè)信息五部分，每部門應(yīng)安排負(fù)責(zé)人及時跟蹤報導(dǎo)；

3、副秘書長將收到的所有通訊整理后，于每月10日和25日發(fā)送至院報（E-mail:yuanbao@shfc.edu.cn）；每月18日將我系舉辦的大型活動的通訊發(fā)送至系 調(diào)研部（注：每學(xué)期與我系聯(lián)系的調(diào)研部干事會有所變動，需每學(xué)期與調(diào)研部保持緊密聯(lián)系）。

四、基層培訓(xùn)：

1、每學(xué)年開始，針對我系各部門新招聘干事進(jìn)行基層干事培訓(xùn)，主要包括對各部門工作的認(rèn)識以及相關(guān)注意事項；

2、在每次團(tuán)總支學(xué)生會進(jìn)行換屆改選后，針對我系新任干部以及各班級團(tuán)支委成員進(jìn)行基層干部培訓(xùn)；

3、每次培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)成員須上交心得小結(jié)；由秘書處統(tǒng)一進(jìn)行整理保管。

五、采購制度

1、為了規(guī)范我系團(tuán)總支學(xué)生會各部門采購物品，確保物品領(lǐng)用的公開化，從而保證各位學(xué)生干部及部門成員的工作效率，特制定采購制度如下：

2、采購者須以集體利益為采購原則，嚴(yán)禁一切損害集體利益的行為；

3、各部門應(yīng)根據(jù)各自的需要合理的確定采購商品的種類和數(shù)量，不得采購私人物品；

4、各部門須采購物品時應(yīng)當(dāng)?shù)矫貢幪顚懖少彽怯洷恚ㄒ姼奖恚┎匆笤敿?xì)完整的填寫，經(jīng)團(tuán)總支同意后采購，未經(jīng)審核同意的將不予報銷；

5、采購商品過程中，采購者應(yīng)向銷售商索要發(fā)票以證明資金去向；

6、若由于采購者的疏忽而購買了錯誤的商品，則由采購者承擔(dān)責(zé)任，并盡快購買到正確商品；

7、采購金額在100元以下時，采購者在采購結(jié)束后持相關(guān)發(fā)票到負(fù)責(zé)老師處辦理采購報銷，采購金額在100元以上時，可要求先行預(yù)支部分資金，采購者在采購結(jié)束后持相關(guān)發(fā)票到負(fù)責(zé)老師處辦理余額的報銷；

第三章 獎懲條例

為了提高部門成員在工作上的責(zé)任意識，加強(qiáng)部門內(nèi)部管理建設(shè)每學(xué)期將對部門干事工作成績進(jìn)行評定，特擬條例如下（實行百分制）：

干事最終考核成績有兩部分組成，秘書長及副秘書長對其考核成績分?jǐn)?shù)占總分的60%，干事自評成績占總分的40%；每位干事的基礎(chǔ)分為70分；嚴(yán)格按照分?jǐn)?shù)高低評選出優(yōu)秀干事；每次評選優(yōu)秀干事人數(shù)不超過總?cè)藬?shù)的20%。

獎懲細(xì)則：

1、及時傳達(dá)各項任務(wù)加2~5分/次，不能及時傳達(dá)工作任務(wù)將視其情節(jié)扣2~5分/次；

2、積極完成下達(dá)的工作任務(wù)視其效果加2~5分/次，對不能完成任務(wù)而無情況說明者將視其情節(jié)扣2~5分/次；

3、在執(zhí)行工作中，認(rèn)真負(fù)責(zé)家5~10分；玩忽職守，尋私舞弊者，扣5~10分/次。若造成嚴(yán)重后果、有損學(xué)生會或部門形象者，將給予警告或開除；

4、在活動策劃及開展中，大膽提出創(chuàng)新意見者加2~5分/次；

5、對于每次例會，應(yīng)準(zhǔn)時參加，生病或有事應(yīng)事先請假。無一次缺勤者加5分；如無故缺席扣其5分/次，遲到扣2分/次，無故缺席三次者當(dāng)自動退出；

6、秘書處干事參加秘書處舉辦活動一律不得加分。

注：該規(guī)章制度即日起生效；

國際貿(mào)易系秘書處保留此規(guī)章制度的最終解釋權(quán)。

國際貿(mào)易系秘書處 2006年3月5日

第四篇：學(xué)生會秘書處部門總結(jié)

秘書處工作總結(jié)

眨眼間，本學(xué)期的學(xué)生工作也快要結(jié)束了，回顧整學(xué)年秘書處這個小家庭的點點滴滴，感覺有太多的辛酸和美好的回憶！是啊，有時候感覺這就是我的家啊，干事們都是我的兄弟姐妹啊，我們都舍不得彼此分開，但有時卻不得不面對換屆這個現(xiàn)實，勇敢堅強(qiáng)走完自己剩下的路。好了，辛酸的話不多說了，說說本學(xué)期的總結(jié)吧。

一、工作總結(jié)；

在2012下半學(xué)期院學(xué)生會不失時機(jī)地開展了豐富多彩的澳華科技文化藝術(shù)節(jié)和運動會,滿足了廣大同學(xué)的精神文化需求,同時帶領(lǐng)同學(xué)們走在了時代的前沿,以最新的理念,大膽的創(chuàng)意營造了積極健康的校園文化氛圍,充分激發(fā)了廣大同學(xué)的創(chuàng)造能力,提高了廣大同學(xué)的綜合素質(zhì)，為12下半的學(xué)生會工作畫上了圓滿的句號。

該學(xué)期,秘書處根據(jù)學(xué)校及學(xué)院指示，完成了既定工作并組織了一定的學(xué)生活動，引導(dǎo)了院學(xué)生工作的發(fā)展，協(xié)調(diào)了學(xué)生會各部門的工作，為同學(xué)們提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。重要的工作即為完成主席團(tuán)與各部門的上傳下達(dá)工作，及時將主席團(tuán)的決策傳達(dá)給各部、分配各部工作，同時要將各部門情況及時反映給主席團(tuán)、及協(xié)調(diào)活動中各部任務(wù)，以備主席團(tuán)及時做出工作調(diào)整。秘書處的樞紐工作關(guān)系到整個學(xué)生會的運轉(zhuǎn)，極為重要，本已認(rèn)真完成此項工作，使學(xué)生會的工作順利進(jìn)行。

學(xué)生會的管理秘書處負(fù)責(zé)很大一部分。在學(xué)生會的領(lǐng)導(dǎo)班子確立后，要做部門職能細(xì)化，分工明確，并對各部門進(jìn)行干部培養(yǎng)，使

學(xué)生會成為具有戰(zhàn)斗力的整體。

物品及財務(wù)管理。學(xué)生會的活動經(jīng)費及物品多由秘書處備案管理。有部門要舉辦活動時，須向秘書處提交經(jīng)費預(yù)算，經(jīng)秘書處審批后方可領(lǐng)取經(jīng)費。學(xué)生會物品不經(jīng)秘書處批準(zhǔn)不得擅自挪用。對于管理工作，秘書處認(rèn)真負(fù)責(zé)并得到主席團(tuán)認(rèn)可。

總體上說，秘書處的事務(wù)比較細(xì)、雜，也很繁瑣，需要一定的細(xì)心和耐心，“要沉得住氣”。但較之其他部門，秘書處的工作應(yīng)該還是很輕松的。如果沒有重要活動，整理會議記錄就是主要的活了。這很簡單，但也有值得考慮的地方，比如哪些內(nèi)容應(yīng)該詳細(xì)，哪些內(nèi)容應(yīng)該摘要，哪些內(nèi)容不應(yīng)納入，等等。對執(zhí)委會有一定了解之后，要做到這一點還是不難的。會議記錄的小冊子也是協(xié)會以后工作的重要依據(jù)之一，應(yīng)妥善保存。

在重大活動期間，秘書處的工作也緊張起來。采購物品、整理資料、搞好后勤，很細(xì)碎，但也很重要。

良好的工作成效來源于團(tuán)隊的凝聚力、協(xié)作精神和有效的運行體制，因而本學(xué)期秘書處把工作的首要任務(wù)定位在建立健全完善的工作制度以及管理制度。

二、活動總結(jié)

廣納賢言“意見墻”

本學(xué)期，學(xué)生會舉辦了澳華科技文化藝術(shù)節(jié)大型活動，各部門基本上都開展了具有本部門特色的活動，在這些活動中有好有壞，針對這一現(xiàn)象，秘書處召開了“廣納賢言‘意見墻’”活動，對各部門

所辦的活動經(jīng)行了一次“批評與自我批評”。從活動的過程來看，該活動引起了同學(xué)們的巨大反響，大部分同學(xué)都能積極參與。通過總結(jié)同學(xué)們所填寫的問卷調(diào)查來看，存在許多活動都是走形式，沒有達(dá)到預(yù)期的活動效果，同學(xué)們都感覺在打醬油；同時，大部分活動同學(xué)們還是很滿意的，希望可以不斷的延續(xù)下去?？傊舜位顒訉Π娜A科技文化藝術(shù)節(jié)起到了另外一種形式的總結(jié)。

回顧整個學(xué)年的工作，全體秘書處成員在不斷的摸索中不斷的總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷的進(jìn)步，可能工作不是最出色的，但我相信我們是最努力的！希望下一屆學(xué)生會能總結(jié)今年的經(jīng)驗，越做越好！

第五篇：學(xué)生會秘書處部門規(guī)章制度

學(xué)院學(xué)生會印章管理辦法

為加強(qiáng)學(xué)院學(xué)生會的印章管理，使學(xué)院學(xué)生會的印章使用更加程序化、規(guī)范化，維護(hù)公章的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，同時確保用印無誤，避免由于印章使用違規(guī)而造成不必要的損失，特制定本辦法。

第一條學(xué)院學(xué)生會的印章由學(xué)院學(xué)生會秘書長保管。

第二條學(xué)院學(xué)生會辦公室實施用印登記管理制度，對用印事由、用印部門、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人、用印日期等進(jìn)行詳細(xì)登記備查，責(zé)任到人，以備核查。

第三條使用印章前，申請人必須向?qū)W生會秘書長提出申請，如所需蓋章的文件為普通文件，秘書長可直接批準(zhǔn)使用，如文件為重要文件，應(yīng)由秘書長上報學(xué)院團(tuán)委書記審核、同意并簽字，才能使用印章。使用完畢必須在登記表上做好登記。

第四條印章借用后，使用者不能隨意亂放，借用時不得將印章攜帶出團(tuán)委學(xué)生會辦公室使用。使用者得到同意使用印章，使用后必須馬上歸還。印章遺失或損壞，必須及時上報。

第五條印章應(yīng)加蓋在發(fā)文日期中間偏上位置，齊年蓋月，上不壓正文，要求端正、清晰。

第六條印章相關(guān)負(fù)責(zé)人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵章守紀(jì)、秉公辦事，嚴(yán)格執(zhí)行審批手續(xù)和用印登記制度。

第七條嚴(yán)禁未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)（學(xué)院團(tuán)委書記）審批批準(zhǔn)擅自加蓋印章，嚴(yán)禁在空白介紹信、單據(jù)或空白紙上加蓋印章。嚴(yán)禁使用偽造印章。

第八條違章行為一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，學(xué)院團(tuán)委將追究當(dāng)事人和主管負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并有權(quán)責(zé)成違法者承擔(dān)由此造成的民事、經(jīng)濟(jì)法律后果。對偽造印章或使用偽造印章者，除追究當(dāng)事人和單位主管負(fù)責(zé)人的行政責(zé)任外，還將依照國家有關(guān)法規(guī)查處。

第九條本辦法由學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會負(fù)責(zé)解釋。

第十條本辦法自公布之日起實行。

學(xué)院學(xué)生會財務(wù)管理制度

為了規(guī)范學(xué)院學(xué)生會財務(wù)管理，便于經(jīng)費的管理和正常使用，特制定本制度以保證學(xué)生會內(nèi)部報銷工作有序進(jìn)行。

一、經(jīng)費報銷申請制度：

1、學(xué)生會在每次舉行活動前，各部門都根據(jù)各自費用預(yù)算提出申請，并交給學(xué)院團(tuán)委書記審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方能報銷。如遇到突發(fā)情況無法提前遞交申請，需先通知學(xué)院團(tuán)委書記得到批準(zhǔn)后，可以在事后補(bǔ)辦申請。

2、具體申請程序：由學(xué)生會各部門部長持活動計劃書和活動預(yù)算方案，向?qū)W院團(tuán)委書記拿經(jīng)費報銷申請表，經(jīng)老師審批后，向?qū)W生會秘書長確認(rèn)。

二、經(jīng)費報銷制度：

各部門必須對有關(guān)活動的開支作統(tǒng)計。統(tǒng)計結(jié)果一式兩份，一份由該部門自行保管作留底，另一份連同所有發(fā)票或收據(jù)由各部門的正部長交給秘書處進(jìn)行報銷。具體報銷程序：

1、要報銷的發(fā)票或收據(jù)背面用黑色鋼筆以下列格式填寫有關(guān)內(nèi)容：

用途：（發(fā)票用途）

經(jīng)手人：（具體經(jīng)辦這筆經(jīng)費的干部）

證明人：（經(jīng)手人是干事有部長當(dāng)證明人，經(jīng)手人是部長有主管副主席

當(dāng)證明人）

2、每張需報銷的發(fā)票或收據(jù)必須與相對應(yīng)的報銷申請表裝訂在一起上交。

3、如果該活動持續(xù)時間在一個星期內(nèi)的，上交時間為該活動結(jié)束后的該星期內(nèi)；如果該活動持續(xù)時間超過一個星期，上交時間是該活動結(jié)束后的兩天內(nèi)（節(jié)假日時間順延）。

4、各部門部長需在規(guī)定時間內(nèi)將發(fā)票或收據(jù)親手交給秘書長，并在帳簿上簽字核實。

5、經(jīng)秘書處審批，在確保發(fā)票或收據(jù)的金額、內(nèi)容與報銷申請表上所寫一致并每張發(fā)票或收據(jù)都注明經(jīng)手人和證明人后，秘書處財務(wù)管理人員根據(jù)各部門實報金額進(jìn)行記錄。

6、由學(xué)生會秘書長從學(xué)院學(xué)生會經(jīng)費中向各部門正部長支付報銷費用。各部門正部長必須核實并簽字后方能領(lǐng)取金額，再由正部長負(fù)責(zé)將金額返還給其部門成員。

三、財務(wù)管理制度：

1、設(shè)立一個銀行帳號，存入學(xué)院學(xué)生會經(jīng)費，由學(xué)生會秘書處的財務(wù)管理人員專門管理。

2、學(xué)生會秘書處設(shè)兩名人員專門負(fù)責(zé)學(xué)生會的財務(wù)管理，包括正秘書長和一名副秘書長。財務(wù)管理人員需定期進(jìn)行財務(wù)管理學(xué)習(xí)。

3、學(xué)生會辦公室設(shè)立一帳簿來記錄學(xué)院學(xué)生會的收入和支出，由財務(wù)管理人員進(jìn)行保管并認(rèn)真填寫好學(xué)院學(xué)生會的收入支出情況。

4、設(shè)立帳簿同時，學(xué)院學(xué)生會的收入支出情況也要制作電子版財務(wù)表，以便保管財務(wù)記錄情況。

5、學(xué)生會辦公室定期做好財務(wù)計算，并向?qū)W院團(tuán)委書記匯報財務(wù)收入支出的情況。

6、帳簿和電子版財務(wù)表除向?qū)W院團(tuán)委書記和學(xué)院學(xué)生處公開外，一律由辦公室保管好，不對外公開。

財務(wù)制度的建立是為了更好地配合各部門的工作，規(guī)范財務(wù)管理。本制度自公布之日起施行，希望各相關(guān)部門仔細(xì)閱讀上述財務(wù)制度，并積極配合執(zhí)行，使學(xué)生會的內(nèi)部運作更有效率，使財務(wù)管理更明確、清晰。

檔案管理制度

1、學(xué)生會檔案是學(xué)院學(xué)生會隨著成員管理、教育培訓(xùn)、活動組織等工作的開展而積累的文

字資料，是學(xué)生會工作的歷史證明，是學(xué)院學(xué)生會至關(guān)重要的公共財產(chǎn)，檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。

2、學(xué)院學(xué)生會的各項檔案由秘書處分類管理，每學(xué)期末，秘書處要對檔案進(jìn)行整理，配合學(xué)生會的各項評優(yōu)工作。

3、各部門可根據(jù)工作需要向秘書處借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件做非工作之用。

4、各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔、不得在文件上亂涂亂寫，并且及時歸還，不得遺失。

5、借閱手續(xù)：

（1）各部副部長、干事、借閱資料要征得部長同意，并由部長以書面形式告知秘書處備案。

（2）秘書處作好借閱檔案的登記手續(xù)，將責(zé)任落實到個人。

（3）借閱時間不得超過一個星期（主席團(tuán)同意可適時延長），延期歸還者，由秘書處

給予口頭警告、批評。

（4）復(fù)制文件必須征得秘書長的同意。

6、外單位借閱學(xué)院學(xué)生會工作檔案，需向秘書處提出書面申請，并經(jīng)學(xué)生會主席同意后方

可，秘書處要對外借檔案作好外借登記，外借期限為一星期。

7、外借擋案不得為檔案原件。

秘書處文件管理制度

1、秘書處需定期上學(xué)院學(xué)生會內(nèi)部郵箱：以及各系秘書處內(nèi)部郵箱：

xshmsc@126.com查看各部門和各系上交的材料，統(tǒng)一整理好轉(zhuǎn)發(fā)到指定的郵箱。對于各系、各部門沒有按時上交的情況，需如實反映給主席團(tuán)，作為評優(yōu)的標(biāo)準(zhǔn)。

2、對于每次例會，秘書處要做好會議記錄，打成電子版，每月1日壓縮后發(fā)給主席團(tuán)，并

且每月1日要把上一個月所有的會議記錄打印出來，發(fā)到行政樓108秘書處文件夾，方便查閱。

3、秘書處要把各部門，各系的活動資料整理好，存檔備份，并且放在行政樓108學(xué)生工作

電腦F盤，秘書處文件夾，方便大家查閱。

學(xué)院學(xué)生會秘書處