第一篇：2013年最新黨政機關公文處理工作條例解讀

2012年最新黨政機關公文處理工作條例解讀

2012年最新黨政機關公文處理工作條例解讀

（一）推薦閱讀：《條例》減少了“行文規則”一章的條目，但增加了一些具體規定，主要有：上行文“原則上主送一個上級機關”（《辦法》只對請示作此規定）；“黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權”；“下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示??

為統一中國******機關和國家行政機關公文處理工作，2012年4月6日，中辦、國辦聯合印發了《黨政機關公文處理工作條例（以下簡稱《條例》），同時廢止了1996年中辦印發的《中國******機關公文處理條例》和2000年國務院印發的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）。《條例》的發布施行，對推進黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規范化必將發揮重要作用。與《辦法》對比，《條例》主要有以下特點：

一、重新定義了公文處理相關概念

《辦法》規定，”公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。“也就是說公文處理由公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等工作組成。

《條例》規定，”公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。“其中，公文擬制包括起草、審核、簽發3個環節（在《辦法》中，這3個環節均隸屬發文辦理）。《條例》同時將整理（立卷）、歸檔劃歸公文辦理范疇。經此調整，公文處理工作由公文擬制、公文辦理、公文管理組成。

二、增加了公文種類

《辦法》規定公文種類有13種，《條例》規定文種為15種，增加了”決議“和”公報“，同時將”會議紀要“改為《紀要》。原有13個文種的適用范圍與《辦法》的規定基本相同。

三、調整了公文格式要素

《條例》規定，”公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。“

從格式要素看，增加了”份號“、”發文機關署名“、”頁碼“，減少了”主題詞“。考慮到《辦法》雖未對”份號“、”頁碼“作出規定，但實際工作中一直在使用，屬于增加的要素只有”發文機關署名“。

格式要素的應用有以下變化：一是規定涉密公文應當標注份號（《辦法》只要求對絕密、機密公文標注份號）；二是規定緊急公文應當分別標注”持急“”加急“（《辦法》要求標注”特急“”急件“）；三是規定聯合行文時發文機關標志可以單獨用主辦機關名稱；四是明確規定公文標題應標發文機關（《辦法》未作強制性要求）；五是規定有特定發文機關標志的普發性公文可以不加蓋印章。

公文的版式以及格式要素的具體應用，《黨政機關公文格式》國家標準將作詳細規定（該

國家標準尚在編制中）。

四、行文規則方面增加了一些具體規定

《條例》減少了”行文規則“一章的條目，但增加了一些具體規定，主要有：上行文”原則上主送一個上級機關“（《辦法》只對請示作此規定）；”黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權“；”下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關“；”不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文“；”屬于黨委、政府各自職權范圍內的工作，不得聯合行文“。

五、公文擬制更加強調程序規范

在”起草“環節強調，”一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行“；”深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見“；”機關負責人應當主持、指導

重要公文起草工作“。

在”審核“環節強調，”需要發文機關審議的重要公文文稿，審議前由發文機關辦公廳（室）進行初審。“

在”簽發“環節強調，”重要公文和上行文由機關主要負責人簽發“（《辦法》只對上行文作此規定）；”黨委、政府的辦公廳（室）根據黨委、政府授權制發的公文，由受權機關主要負責人簽發或者按照有關規定簽發。“

六、簡化了公文辦理的環節

在”收文辦理“中，將”審核“改為”初審“，將”分辦“、”批辦“并入”承辦“，并增加了”傳閱“、”答復“2個環節。

”發文辦理“的環節由8個減少為4個，其中，”起草“、”審核“、”簽發“3個環節列入”公文擬制“，”用印“并入”印制“。

《條例》將發文辦理的”分發“改為”核發“，規定：”公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。“

七、公文管理更加注重安全保密

《條例》在第七章”公文管理“中著重強調了有關保密規定，提出了設立保密室和閱文室的要求，對公文定密和解密、密級文件的復制和匯編、公文的銷毀和移交、新設立單位的發文立戶等作出具體規定。

2012年最新黨政機關公文處理工作條例解讀

（二）推薦閱讀：公文正文：公文正文表述公文的具體內容。通常分導語、主體和結束語。在主送機關下一行，每自然段左空2字，回行頂格，數字、年份不回行。正文以3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字??

從2012年7月1日起，執行《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔 2012〕14號），現行的1996年 5月3日中共中央辦公廳發布的《中國******機關公文處理條例》和 2000

年8月24日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》停止執行。

一、黨政機關公文的構成要素及排版形式

黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

（一）公文的構成要素

公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。

（二）公文的排版形式

排版形式指公文各組成要素在文件版面上的標印格式。

1.公文用紙幅面尺寸：

采用國際標準A4型紙，210MM*297MM

公文頁邊與版心尺寸為：公文用紙天頭37MM，公文用紙訂口28MM，版心尺寸156MM*225MM（不含頁碼）。

發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

2.公文書寫形式

從左至右橫排、橫寫。其標識第一層為”

一、“，第二層為

（一），第三層為”1.“，第四層為（1）

3.字體字號

發文機關標識使用2號小標宋體字，紅色標識；秘密等級、保密期限、緊急程度用3號黑體字；發文字號、簽發人、主送機關、附注、抄送機關、印發機關、印發時間用3號仿宋體字；簽發人姓名用3號楷體字；正文以3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字，正文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。

4.頁碼

用４號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條４號一字線，一字線距版心下邊緣７mm。單頁碼居右空１字，雙頁碼居左空１字。

5.信函式公文

發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下４mm 處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm 處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。

（三）公文各要素及排版形式

公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。

1.眉首

置于公文首頁紅色反線以上的各要素統稱公文眉首。眉首包括：公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人。

（1）份號：公文印制份數的順序號，即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。

涉密公文應當標注份號。置于版心左上角第一行，用阿拉伯數字。

（2）秘級和保密期限：密級分為絕密、機密和秘密；保密期限是對公文秘密等級時效規定的說明。置于版心右上角第一行，兩字之間空一字。

（3）緊急程度：是對公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，標注”特急“、”加急“；緊急電報分為”特提“、”特急“、”加急“、”平急“。置于版心右上角第一行，兩字之間空一字。公文同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第一行，緊急程度頂格標識在版心右上角第二行。

（4）發文機關標識：發文機關標識表明公文的作者，他是發文機關制作公文時使用的、規范板式的文件版頭，通常稱”文頭“。由發文機關全稱或規范化簡稱后加”文件“組成，居中紅色套印在文件首頁上端。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱，”文件“二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布。

（5）發文字號：發文字號是發文機關按照發文順序編排的順序號。由發文機關代字、年份和序號組成。置于發文機關標識下空兩行，居中排布。年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號”〔 〕“括入；序號不編虛位（即１不編為001），不加”第“字。聯合行文使用主辦機關的發文字號。

發文字號之下４mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。

（6）簽發人：簽發人是在上報的公文中批準簽發的領導人姓名。只用于上行文。平行排列于發文字號右側。發文字號居左空１字，簽發人姓名居右空１字；簽發人用３號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用３號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第１ 行，其他簽發人姓名從第２ 行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為４mm。

2.公文主體部分

置于公文首頁紅色反線（不含）以下至抄送機關（不含）之間的各要素統稱主體。包括：標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件。

（1）公文標題：即對公文主要內容準確、簡要的概括。由發文機關名稱、事由和文種組成。除法規名稱加書名號外，一般不用標點符號。位于紅色反線下空兩行，用２號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當。

（2）主送機關：是指要求公文予以辦理或答復的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。標識在標題下空一行，左側頂格３號仿宋體字標識，回行時仍頂格。最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

（3）公文正文：公文正文表述公文的具體內容。通常分導語、主體和結束語。在主送機關下一行，每自然段左空２字，回行頂格，數字、年份不回行。正文以3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。

（4）附件說明：公文附件的順序號和名稱。公文如有附件，在正文下空一行左空２ 字用３號仿宋體字標識”附件“，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如”附件：１。× × × × × “）；附件名稱后不加標點符號。

（5）發文機關署名（從2012年7月1日起）：署發文機關全稱或者規范化簡稱。

（6）成文時間：指公文生效的時間。署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時署最后簽發機關負責人簽發的日期。標識在正文之下，空兩行右空4字。用漢字將年、月、日標全；”零“寫為”○“。

（7）印章：公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章，聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章。

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。加蓋印章應上距正文２mm～４mm，端正、居中、下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空７字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過３mm。

當聯合行文需加蓋３個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排３ 個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空２字標識成文時間。

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識”此頁無正文“的方法解決。

（8）附注：是需要說明的其他事項，如公文的發放范圍、使用時注意的事項、聯系人及聯系方式等。公文如有附注，用３號仿宋體字，居左空２字加圓括號標識在成文時間下一行。

（9）附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第１行頂格標識”附件“，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第１行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件（或帶序號）。

3.公文版記部分

置于抄送機關以下的各要素統稱為版記。包括：抄送機關、印發機關和印發日期。

（1）抄送機關：指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。公文如有抄送，在主題詞下一行；左空１字用３號仿宋體字標識”抄送“，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。

（3）印發機關和印發時間：印發機關是印制公文主管部門，印發時間是公文的付印時間。位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占１行位置；用３號仿宋體字。印發機關左空１字，印發時間右空１字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

（4）版記中的反線。版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

（四）新舊公文區別

1.黨政機關公文處理工作條例是全新的首次統一黨政機關公文處理規范標準。

2.在”文種“方面，在《國家行政機關公文處理辦法》的13個文種基礎上，增加了黨

委的”決議“和”公報“兩個文種，共15個文種。

3.在”格式“方面，取消了主題詞；行政公文也要署發文機關名稱。

4.在公文擬制方面，要求”重要公文“由主要負責人簽發。

5.在行文規則方面，增加”不得以本機關負責人名意向上級機關報送公文“。

6.在公文管理方面，增加發文立戶的規定。

第二篇：《黨政機關公文格式》詳細解讀

《黨政機關公文格式》解讀

長期以來,黨政機關公文處理工作分別依據1996年《中國共產黨機關公文處理條例》和2000年《國家行政機關公文處理辦法》指導公文處理工作，舊《條例》和舊《辦法》規定的大都是原則性的要求，針對公文格式沒有具體的規定，在執行過程中造成理解各異、格式不規范、有關要素標識不清等問題。1999年,原國家質量技術監督局配合國務院修訂發布的《國家行政機關公文處理辦法》，修訂發布了99版國家行政機關公文格式標準。黨的機關公文格式標準在國家層面上沒有作過統一規定，但省委辦公廳依據舊《條例》曾對全省黨的機關公文格式作過規范。二者廣泛推廣應用，取得了很好的效果。其中最為關鍵的是，公文格式把在實踐中認為準確和成熟的內容全部以標準的形式固定下來，而且對公文格式各要素準確定位，同時配以不同格式的式樣，對公文格式的規范和統一起到了很好的促進作用。

2012年4月16日，中央辦公廳、國務院辦公廳聯合下發了《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》,新《條例》）。這是自20世紀80年代以來，黨的機關公文處理相關規定與國家行政機關公文處理相關規定由原來的分別設立，到走向統一要求、統一規范、統一實施的重要里程碑。配合《條例》實施，國家質監總局和國家標準化委員會于2012年6月29日正式批準發布了《黨政機關公文格式》國家標準（以下簡稱“2012版國家標準”、“新標準”），該標準于2012年7月1日起正式實施。本

— 1 — 標準按照新《條例》的有關規定，結合這些年來黨政機關公文格式的實際應用，對公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等方面作出了具體規定。特別是將黨政機關公文用紙統一為國際標準A4型，并首次統一了黨政機關公文格式各要素的編排規則，必將開創黨政機關公文格式規范統一的新時代。下面,從10個方面對《黨政機關公文格式》各條款予以解讀。

一、范圍

2012版國家標準規定了黨政機關公文通用的紙張要求，排版和印制裝訂要求、公文格式各要素的編排規則，并給出了公文的式樣。

本標準適用于各級黨政機關制發的公文。其他機關和單位的公文可以參照執行。

使用少數民族文字印制的公文，其用紙、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本標準執行，其余可以參照本標準并按照有關規定執行。

補充說明：

一是關于新標準的主要內容。簡單地說，新標準解決了三個問題：1.公文印制使用什么樣的紙張，它的技術指標是什么。2.公文格式各要素在公文用紙上怎么編排，它的字體字號是什么。3.公文成文后如何印刷裝訂。

二是關于新標準的適用范圍。2012版國家標準適用于各級中國共產黨機關和國家行政機關（簡稱“黨政機關”）制發的公文。其他機關，如人大、政協、人民法院、人民檢察院、社會團體、軍隊系統和企事業單位都可以參照執行。全國人大、中國人— 2 —

民解放軍、最高人民法院、最高人民檢察院等各系統都曾經頒布過各自的公文處理辦法和公文格式方面的技術要求。這些機關在系統內制發公文時，首先應遵循本系統的規定，然后才可以參照2012版國家標準，但向黨政機關行文時應遵循2012版國家標準的規定。對于企事業單位特別是公司制企業，在參照2012版國家標準時可采取更加靈活的方式。

三是關于新標準的特定使用范圍。由于少數民族文字的字體、字型和書寫習慣與漢字不同，在字體字號、行數字數和各要素編排等方面可以參照2012版國家標準另行規定。這也體現了2012版國家標準“統一規范、普遍指導、尊重個性”的指導思想。

二、有關術語和定義 1．字 word 標示公文中橫向距離的長度單位。一字指一個漢字寬度的距離。到底是幾號字的寬度，取決于公文要素應當使用的字號。在正文中，一個字寬就是指3號仿宋體字的字寬。標題中，是指2號小標宋體字的字寬。版記中，是指4號仿宋體字的字寬。因此，在正文中的“左空二字”，就是在左邊空出兩個3號仿宋體字字寬的距離。在版記中“右空一字”，就是在右邊空出一個4號仿宋體字字寬的距離。

2．行 line 標示公文中縱向距離的長度單位。一行指一個漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。如，“附件說明”位于正文“下空一行”，是指正文和“附件說明”中間空一個3號漢字字高加上

— 3 — 3號漢字字高的7/8所占的縱向高度的距離。

補充說明：

公文各要素的編排是公文格式的核心。定義“字”和“行”主要是為了界定公文版心（上、下、左、右白邊以內的區域，也就是能編排文字、圖表等內容的區域）內的坐標，然后通過坐標對要素進行定位。“字”就是公文的橫坐標，“行”就是公文的縱坐標。

字、行尺寸見：圖1。

三、公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m—80 m的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度80% —90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5—9.5。

補充說明：

為什么要規定紙張的技術指標？

黨政機關公文的特殊性質決定了其用紙的特殊要求。首先，要體現公文政治上的權威性，公文用紙既要莊重，又要美觀。其次，要體現普遍適用性。無論是中央國家機關還是基層鄉鎮黨委政府，都要能夠方便購買和使用，普遍都可以接受。第三，要考慮印制、閱示、傳閱等公文處理工作對公文用紙的特殊要求。第四，還要特別兼顧公文作為檔案長期保存的要求。最后還要考慮公文紙張的經濟性。每年黨政機關公文處理工作要用掉大量的紙張，應考慮節約，用紙樸實不奢華，讓人感覺舒服。為了滿足上述方面的要求，有必要對公文用紙的技術指標作出相應的規定。否則，可能會遇到一系列問題：

21．用紙定量不夠，用紙質量較差，感覺很不莊重，影響公文的政治權威性；

2．用紙白度過高，反射光線強，看上去很刺眼，容易造成視覺疲勞，不利于領導閱示。白度過低，看上去紙張較黑，感覺如同報紙，很不莊重；

3．用紙橫向耐折度過低，感覺很脆，容易折損，不利于公文的傳閱和保存；

4．用紙不透明度過低，會發生兩面文字相互滲透，影響閱讀；

5．用紙pH值過低，歸檔時間不長便會開始泛黃。這些情況都會給公文處理工作造成不利影響，甚至影響公文效力的發揮。新標準公文用紙的指標，是在充分調查研究、反復測試的基礎上提出的。

四、公文用紙幅面尺寸及版面要求 1．幅面尺寸

公文用紙采用GB/T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm×297mm，允許誤差為±2mm。

補充說明：

99版國家標準發布實施后，我國行政機關公文用紙的幅面尺寸已經由16開改為國際標準A4型紙，但是黨的機關公文仍然一直沿用16開紙。為了保證我國黨政機關公文紙型的一致性，新標準中，將黨的機關和行政機關公文用紙的幅面尺寸統一規定為A4型紙。

黨政機關公文用紙統一使用A4型紙，是新《條例》的一項

— 5 — 重要規定。做出這項規定主要是基于三方面的考慮：

第一，采用A4型紙已成為國際范圍公文用紙的共識。A4型紙是國際標準的紙型，得到廣泛應用。無論是各國還是各國際組織的公文大多是采用A4型紙作為公文用紙的，任何國際會議都無一例外地采用A4型紙作為會議文件用紙。目前常用的復印機、打印機、計算機、傳真機等默認紙型也均為A4型紙。

第二，我國已具備采用國際標準A4型公文用紙的條件。隨著A4型紙張的普及，目前國內各單位已經普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時市場上的各種辦公自動化設備、印刷設備等都能滿足對A4紙的處理要求，為公文用紙全面采用國際標準A4型奠定了基礎。

第三，淘汰16開型紙的必要性。采用16開紙型印制的公文承載有效信息量小，并且16開本身無統一規格，因此導致出現有260mm×185mm的16開、264mm×187mm的16開、265mm×185mm的16開，還有B5型紙與16開型紙混用的。紙型規格的不統一，導致很多文件的前后頁大小不一樣，使公文質量受到影響，顯得很不嚴肅。

2．版面

（1）頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭（上白邊，上邊距）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊，左邊距）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。由此推斷，右白邊（右邊距）為26mm±1mm，下白邊（下邊距）為35mm±1mm（2）字體和字號

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。

（3）行數和字數

一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。在WORD2003軟件中，頁面設為A4型，上、下、左、右邊距分別設為37、35、28、26mm，字間距設為：標準，行距設為：1.4倍，即可實現每頁22行，每行28字的要求。

（4）文字的顏色

如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。補充說明：

根據新標準的頁面設置可以看出，公文版心居于A4型紙的略偏右偏下部分。之所以采用這種布局是因為：一是從垂直方向看，公文版心整體略處于紙面下部，給人以沉穩的感覺，符合公文的莊重性要求；二是天頭留下足夠的空間，用于公文處理；三是從水平方向看，訂口略大于切口，能保證裝訂后，公文正文做到正好水平居中，便于閱讀。

字體字號一般用3號仿宋體字，但也有特定情況，如密級和保密期限、緊急程度使用3號黑體，簽發人姓名使用3號楷體，標題采用2號小標宋體，版記中的要素使用4號仿宋體。通過區別字體和字號，可以起到突出相關要素的作用，使得相關要素更容易被識別和區分。

在確定了版心尺寸、字體字號以及行距后，公文每頁排多少行，每行排多少字就基本確定。2012版國家標準所定義的每面22行和每行28個字可以通過計算得出。3號仿宋體字的寬度約

— 7 — 為5.54mm，28個字的總寬度為155.12mm，取整后等于版心的寬度（156mm）。3號字字高約為5.54mm，因此一行（3號字字高+3號字字高的7/8）就約等于10.39mm。由于版心高度為225mm，兩者相除，正好能排22行。

撐滿版心的含義是公文第一行字頂格編排在版心左上角，公文最后一行字必須沉底到版心下邊緣，因此確切地講，每面公文應該是由22行3號仿宋字加21個行距組成。

A4紙型、天頭、訂口和版心尺寸見：圖2。

五、印制裝訂要求 1．制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

2．印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。黑色油墨應當達到色譜所標BL100%，紅色油墨應當達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

3．裝訂要求

公文應當左側裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

騎馬訂或平訂的公文應當：

1)訂位為兩訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；

2)無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；

3)騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為— 8 —

3mm—5mm。

包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。

六、公文格式各要素編排規則 1．公文格式各要素的劃分

2012國家標準將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

頁碼位于版心外。補充說明：

在2012版國家標準中，首次提出了紅色分隔線的概念，這是與99版國家標準不同之處。主要原因是99版國家標準中多次出現正線、反線、文武線和武文線的提法，由于對所謂正線、反線等說法并沒有明確的定義，在實踐過程中，公文制作人員對此表示困惑，不知道多粗的線算正線，多粗的線算反線。為了避免歧義，簡化操作，2012版國家標準去掉了正線、反線、文武線和武文線的概念，統一使用分隔線的概念，并對分隔線的高度（即線的粗細）給出了推薦值，統一了理解和操作。

版頭示意圖、版記示意圖見：圖3，主體示意圖見：圖4。2．版頭（1）份號

如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版

— 9 — 心左上角第一行。

補充說明：

《條例》規定，份號是指公文印制份數的順序號。并不是所有的公文都需要編制份號，但標秘密、機密、絕密的公文必須標注份號，其他不帶密級的公文根據情況可標可不標。份號一般用6位3號阿拉伯數字，實際應用時推薦采用3—6位，編虛位補齊，即第一份公文份號可以編為“001”、“0001”、“00001”、“000001”，不應編“1”或“01”。字體未作統一規定，各單位可根據自身印刷設備功能情況，自行掌握份號的位數和字體。

份號編排見：圖5。（2）密級和保密期限

如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。

補充說明：

秘密等級是標識公文保密程度的標志。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。根據《中華人民共和國保守國家秘密法》，“絕密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；“機密”是重要的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害;“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。保密期限是對公文密級的時效的規定。公文制發機關應當按照《中華人民共和國保守國家秘密法》和相關規定確定公文的密級和保密期限。

一般密級和保密期限之間可用“★”分隔，如“秘密★1年”、— 10 —

“絕密★10年”，“絕密”、“機密”、“秘密”兩字之間不空格，保密期限中阿拉伯數字和“年”字也不空格。如果只標密級不標保密期限，“絕密”、“機密”和“秘密”兩字之間空1字。

與99版國家標準相比，密級和保密期限的編排位置發生了變化，從公文版心右上角移到了左上角，主要基于以下考慮：一是為了統一。原來黨的公文和行政機關公文的密級位置不同，本次修訂將其統一移至左上角。二是為公文處理留出更多空間。密級在右上角的情況下，領導的批示容易與密級和保密期限相互遮蓋，造成不易辨識。密級移到左上角后，右邊從發文機關標志到天頭的大片區域都是空白，這樣更加方便了公文處理。

需要特別強調，密級和保密期限一定編排在版心左上角第二行，不能編排到版心左上角第一行，因為《條例》規定“涉密公文應當標注份號”，這意味著標注密級必須標注份號，份號編排在第一行，那么密級和保密期限一定編排在第二行。

密級和保密期限編排格式見：圖

5、圖6。（3）緊急程度

如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

補充說明：

緊急程度是對公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

新標準中規定緊急程度采用3號黑體字，頂格編排在版心左

— 11 — 上角。具體排在第幾行，有下面3種情況：

①如果只有份號，沒有密級和保密期限，緊急程度就編排在版心左上角第二行；

②如果有份號、密級和保密期限，緊急程度就編排在版心左上角第三行，三個要素在版心左上角的第一、二、三行依次編排；

③如果既沒有份號，又沒有密級和保密期限，緊急程度則編排在版心左上角第一行。

與99版國家標準相比，新標準中緊急程度的位置也從版心右上角移到了左上角，理由同密級移動是一樣的，主要是為了在右側留出空白區域便于公文處理。需要強調的是，如果同時標注密級和保密期限、緊急程度，表示緊急程度的兩個漢字之間不空格，即應標注為“特急”；如果只標注密級或緊急程度，不同時標注保密期限，表示緊急程度的兩個漢字之間應空1字，即應標為“特 急”。

緊急程度編排格式見：圖

5、圖6。（4）發文機關標志

由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以只使用發文機關全稱或者規范化簡稱，不加“文件”二字。

發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯合行文時，如需同時標注聯署發文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當臵于發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。

補充說明：

發文機關標志即人們通常所說的“紅頭”。在舊《條例》和舊《辦法》中，發文機關標志分別被稱為“版頭”和“發文機關標識”，此次統一稱為“發文機關標志”。發文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準。規范化簡稱應由該機關的上級機關規定，也有由本機關自定的，但一定明文通知其他單位，讓其他人能看懂，不產生歧義。

以前黨的機關常用的在發文機關全稱或規范化簡稱后面加文種“（XX）”的形式，已經取消，主要是考慮到黨政機關公文發文機關標志的規范和統一。

2012版國家標準推薦發文機關標志使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某些書法藝術的成分，不適宜標識黨政機關。關于發文機關標志的字號，在99版國家標準中，由于“國務院文件”五個字是22mm×15mm（高×寬），所以以此為高限。新標準沒有規定具體數值，但應以不大于上級機關為原則自行酌定。發文機關標志在具體排布上，文字少的情況下要盡量拉寬字間距，文字多的情況下盡量壓縮字間距，總體上要小于版心的寬度，做到醒目、美觀、莊重。

與99版國家標準相比，發文機關標志的位置有了變化，發文機關標志的上邊緣至版心上邊緣的距離統一為35mm。上行文不再留80mm的空白區域，發文機關標志上邊緣至版心上邊緣也是35mm。也就是說，平下行文、上行文的發文機關標志的位置已經完全統一，距離版心上邊緣都是35mm。35mm就是3行多的距離，正好可以標注份號、密級和保密期限以及緊急程度。

發文機關標志位置統一后，各級黨政機關在設計和印制空白

— 13 — 的紅頭時，不需要像以前那樣設計和印制兩種不同留白格式的紅頭紙。

對于聯合行文，發文機關標志可以同時標注聯署發文機關的名稱，也可以單獨使用主辦機關的名稱。

發文機關標志編排格式見：圖

5、圖7。（5）發文字號

用3號仿宋體編排在發文機關標志下空二行位臵，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號“??”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即１不編為01），在阿拉伯數字后加“號” 字。

上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行。

補充說明：

發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成。發文字號是公文的“身份標識”，在文件登記、查詢、引用、歸檔、管理等環節都有非常重要作用。

在編寫發文機關代字時，要力求做到明確、簡潔、規范，且不產生歧義和沖突。市委機關代字有：“延市發”、“延市字”、“延市函”；市委辦公室機關代字有：“延市辦發”、“延市辦字”、“延市辦函”。市委或市委辦與市上其他機構和單位聯合行文，只標注市委或市委辦公室的發文字號。

年份要用四位年代號，不應簡化，如“98”“12”等都是錯誤的。年份用六角括號“〔〕”括起，如〔2012〕。注意六角括號不是數學公式的中括號，也不是圓括號。

發文順序號是一個發文機關一年內制發文件的統一流水號。所謂統一流水號，一般建議以不同發文形式分別進行統一編號，市委、市委辦文件是按機關代字（延市發、延市字、延市函、延市辦發、延市辦字、延市辦函）分別編流水號。

聯合行文時，應使用主辦機關的發文字號。發文字號編排格式見：圖

5、圖6。（6）簽發人

由 “簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關標志下空二行位臵。“簽發人”三字用３號仿宋體字，簽發人姓名用３號楷體字。

如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

補充說明：

新《條例》規定，上行文應當標注簽發人姓名。日常應用中，只有上行文才會出現簽發人。上行文一般都要由主要負責人簽發，所以上行文中的簽發人指發文機關的主要負責人，標注簽發人姓名，主要目的是為上級機關在處理下級機關公文時，讓上級機關了解下級機關誰對上報的事項負責。

主要負責人指各級機關的正職或主持工作的負責人。單一機關或者兩個機關聯合上行文，簽發人編排在發文字號的右側，與發文字號處在同一行，右空一字。這樣顯得對稱美觀。

三個及三個以上機關聯合上行文，簽發人標注的方法是“簽發人”三字和全角冒號與首行簽發人姓名編排在發文機關標志下

— 15 — 空二行位置（簽發人多，又提前印好紅頭的，也可編排在發文機關標志下空一行位置，或增加每行簽發人的個數），按發文機關順序編排簽發人姓名，每行一般排兩個簽發人姓名，兩個簽發人姓名中間空1字。回行時應做到：每行簽發人姓名的第一個字都要對齊。為與三個字的人名對齊，兩個字的人名中間空1字。發文字號應始終與最后一個簽發人姓名處于同一行。

簽發人編排格式見：圖6。（7）版頭中的分隔線

發文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。補充說明：

在新標準制定過程中，對紅色分隔線的高度也做了測試比較，發現大于0.35mm且小于0.5mm的紅色分隔線是比較美觀的，因此紅色分隔線的高度推薦使用0.35mm～0.5mm，具體高度可根據發文機關標志字體字號酌定。與以前黨的機關公文格式相比，去掉了線中間的“★”。

版頭中的分隔線編排格式見：圖5。3．主體（1）標題

一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

補充說明：

標題由發文機關名稱、事由和文種組成。標題是對公文主要內容的概括和揭示，其作用在于向閱讀者傳達公文的基本內容。— 16 —

發文機關名稱可用發文機關全稱或規范化簡稱。三個和三個以下機關聯合發文時，應列出所有發文機關的名稱，四個及四個以上機關聯合行文時，可以采用排列在前的發文機關名稱加“等”的方式。

公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。在實際工作中，標題中確有除書名號之外的其他的標點符號存在，如頓號、括號、引號、破折號。標題中標點符號的使用應注意以下兩點：

①法律、法規、規章名稱全稱應加書名號。

②如果在事由部分出現多個機關、人名等并列時，每個機關名稱、人名之間應用頓號分開，不使用空格。

許多公文的標題字數較多，往往需要多行排布。這就引出了標準中為什么要有“詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應使用梯形或菱形”的規定。

首先是詞意完整。標題回行情況下，不能把含義完整的詞組分割成兩行。

其次是排列對稱、長短適宜、間距恰當，標題排列應使用梯形或菱形。一般來說，標題要盡量簡短，不要占的行數太多。標題多行時一般采用上梯形、下梯形或菱形排布。每行標題字數不能過多，如果左右都頂到版心邊緣，會顯得非常難看。

標題采用3號字字高的7/8作為行間距即可，不宜采用2號字字高的7/8，行距過大會使標題顯得不美觀。

標題所占行數太多會出現把正文擠出首頁的情況，此時可以變通，即將標題上移，不必在紅色分隔線之下空二行標注，可以

— 17 — 空一行或不空行。需要指出的是，2012版國家標準不可能涵蓋公文處理工作中出現的所有問題，在特殊情況下可以在不違背標注規定原則的前提下適當變通。例如，新標準規定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反，在不違反這個原則的情況下，就可以變通，如發文機關多、簽發人多、標題長、主送機關多等，都可以采取變通的辦法。但在變通中還要遵守基本規定，如發文機關多但主辦機關排列在前是基本規定，簽發人多但最后一個簽發人要與發文字號同處最后一行是基本規定，標題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規定。這樣，在執行新標準時就不會出現機械執行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內容服務的，是為公文的辦理服務的。

標題編排格式見：圖

5、圖6。（2）主送機關

編排于標題下空一行位臵，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記，臵于抄送機關的上一行，與抄送機關之間不加分隔線。

補充說明：

主送機關指公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。對于上行文，原則上只能有一個主送機關，以便公文的辦理。

有些公文可能沒有主送機關。如選用公告文種的公文，用于向國內外宣布重要事項或法定事項，一般通過報紙、電視、廣播電臺、網絡向國內外公開發布和傳播，所以沒有特定的主送機關。

主送機關的順序一般按照重要程度排列。各有關單位之間用頓號或逗號分清層次，同類型機關內同級機關之間用頓號分隔，不同類型機關之間使用逗號分隔，最后一個主送機關之后標全角冒號。

一般普發性公文，以市委或市委辦名義發文的，主送機關為“各縣、區委，市委各部門，市級國家機關各部門黨組（黨委），各人民團體黨組”。以市委、市政府或市委辦、市政府辦名義聯合發文的，主送機關為“各縣、區委，縣、區人民政府，市委和市級國家機關各部門，各人民團體”。

主送機關編排格式見：圖

5、圖

6、圖8。（3）正文

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可用“一”、“

（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

補充說明：

正文是公文的主體，用來表述公文的內容。

新標準特別提出“公文首頁必須顯示正文”這一明確要求，主要是為了保證公文的嚴肅性、真實性，如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內容是什么，是不太嚴肅的事情，并且容易產生假冒公文，因此規定公文首頁必須顯示正文。出現首頁顯示不了正文的可能情況主要有：

①聯合行文。一般單一機關行文，不可能出現將正文擠出首頁的情況。但如果聯合行文的機關過多，就可能出現把正文擠出

— 19 — 首頁的情況。發文機關過多時，推薦只使用主辦機關標志；也可將所有聯署發文機關標志字號縮小、行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止；除了上述方法外，還可以考慮調整行距、字距等辦法解決。標題可用“XXX等26個部門關于XXX”。總之，可采取各種變通方法滿足首頁必須有正文的基本要求。

②主送機關過多。主送機關過多時，也可能出現把正文擠出首頁的情況，這種情況下，可采取將主送機關移到版記中，編排在抄送機關上一行的方式加以解決。

③簽發人過多。聯合上報公文的簽發人太多時，也可能把正文擠出首頁，可采取增加每行簽發人編排個數等辦法解決。

正文自然段之間不空行。

公文正文結構層次，一般不超過四層，需要強調的是，第一層次“一”后面跟的是頓號，第二層次“

（一）”后面不能跟標點符號，第三層次“1”后面跟一個小圓點“.”，第四層次“（1）”后面不能跟標點符號。層次序數可以越級使用，如果公文結構層次只有兩層，第一層用“

一、”，第二層既可用“

（一），”也可以選用“1.”.當正文中需要引用其他公文時，按照先引標題，后引發文字號的方式進行引用。如“根據《國務院國有資產監督管理委員會關于XXXX的通知》（國資發〔2012〕XX號）的要求”。

（4）附件說明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標附件順序號）（如“附件：1.XX XXX”）；附件名稱后不加標點符號。— 20 —

附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

補充說明：

公文附件是正文內容的重要組成部分，與正文一樣具有同等效力。因此，在正文中涉及附件內容處加括號注明“見附件”或“附后”；在公文的正文之下、公文生效標志（即發文機關署名、成文日期和印章）之上須準確標注附件的順序號和名稱，以顯示公文的附件與正文不可分割的關系。

需要注意的是在正文中寫明報送、批轉、轉發、印發等字樣的公文，在其生效標志后附的內容不是公文的附件，因此在附件說明處不必標注相關內容。

附件說明編排格式見：圖8。（5）發文機關署名、成文日期和印章 ①加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編制，印章用紅色，不得出現空白印章。

單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位臵，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

— 21 — 加蓋印章公文發文機關署名、成文日期和印章編排格式見：圖

8、圖

9、圖10。

②不加蓋印章的公文

單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。

聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依次向下編排。

不加蓋印章公文發文機關署名、成文日期編排格式見：圖11。

③加蓋簽發人簽名章的公文

單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標注簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯合行文時，應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章，其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章；簽發人職務應當標注全稱。

簽名章一般用紅色。

加蓋簽發人簽名章的公文編排格式見：圖12。④成文日期中的數字

用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

⑤特殊情況說明

當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的方法解決。

補充說明：

①發文機關署名、成文日期、印章的特點：

發文機關署名應當用發文機關全稱或規范化簡稱。公文一般以發文機關名義署名，特殊情況（如議案、命令（令）等文種）需要由簽發人署名的，應當寫明簽發人職務并加蓋簽發人簽名章。要注意發文機關署名應與發文機關標志、標題中發文機關名稱相一致。聯合行文時，若發文機關標志并用聯合發文機關名稱，則發文機關署名的順序應與發文機關標志的排列順序一致。在99版國家標準中，單一機關和兩個機關行文時，不要求署名，三個以上機關聯合行文時，要求署名。新標準統一規定，不管是單一行文，還是聯合行文一般都要標注發文機關署名。

成文日期署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。成文日期在公文中的標注位置有兩種：一是在公文標題之下，寫全年、月、日并用圓括號“（）”括起來，如會議通過的決議、決定等公文；二是成文日期在公文正文或附件說明的右下方標注，寫全年、月、日。本次修訂對成文日期的格式也作了統一規定，原行政機關使用漢字標注成文日期，黨的機關使用阿拉伯數字標注成文日期，新標準明確成文日期中的數字統一使用阿拉伯數字，如：2012年9

— 23 — 月1日。

公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。公文加蓋印章是體現公文效力的表現形式，是公文生效的標志，是鑒定公文真偽最重要的依據。上行文，一定要加蓋印章。紀要一般不加蓋印章。聯合下行文時，所有聯署機關均須署名并加蓋與發文機關署名、發文機關標志相符的印章。

簽發人簽名章也屬于印章的一種特殊形式。對于以機關負責人名義制發的公文，需要署簽發人的簽名章（如議案、命令（令）等）。

②加蓋印章的公文編排規則

成文日期右空四字是為了確保印章兩端不超出版心。印章縱向位置置于正文（或附件說明）之后若干行，至于放在多少行之后，是由印章的大小決定的，要確保成文日期處于印章中心下邊緣位置，同時保證印章頂端距正文（或附件說明）一行之內。若發文機關全稱較長，一般使用規范化簡稱，若規范化簡稱也較長，發文機關署名可考慮分兩行編排。署名之間是否空字，2012版國家標準未做規定，實際操作中，可綜合考慮署名的長短和印章的大小來決定是否空字。新標準對發文機關署名在成文日期之上幾行并沒有規定，在實際工作中發文機關署名多標注在成文日期上一行。

與99版國家標準相比，新標準關于印章的加蓋方式，不再分下套、中套的加蓋方式，統一采用下套方式；印章端正是基本要求，特別是手工加蓋印章，務必使印章清晰、不歪斜。居中下壓是指印章、發文機關署名和成文日期的縱向中心線應該重合，— 24 —

印章下邊緣與成文日期下邊緣相切，印章的上邊緣距正文（或附件說明）距離應在1行之內（即10mm之內）。從這里的規定就可以測試出成文日期到底應該在正文之下空幾行。由于機關的印章大小不會變化，所以公文制作人員在反復嘗試幾次后，就可以確定成文日期空幾行了，以后照此操作即可。之所以規定印章上邊緣距正文在1行之內，是為了防止空白過大，容易被人插入內容，偽造公文。

③特殊情況處理

當正文之后的空白容不下印章或簽發人簽名章、成文日期時，一般應當采取調整正文行距或字距的措施加以解決。具體的調整方法是：當正文之后的空白只有一兩行時，可以加寬行距，至少將一行文字移到下頁；如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能空下印章的空間。這樣，使印章與正文務必同處一頁，不留任何空白。如果出現采取調整正文行距或字距的措施仍無法解決的極特殊情況，如多個機關聯合下行文，聯合行文的機關過多，無法實現正文與所有發文機關的印章同處一頁，也可采取“此頁無正文”的方法，即將印章加蓋在下一空白頁上，并在該空白頁第一行頂格標注“（此頁無正文）”。

（6）附注

如有附注，居左空兩字加圓括號編排在成文日期下一行，回行時頂格。

補充說明：

附注是公文印發傳達范圍等需要說明的事項，對公文的發放

— 25 — 范圍、使用時需注意的事項加以說明。印發傳達范圍一般針對平行文和下行文，如“此件公開發布”、“此件發至縣團級”等，對發送范圍和閱讀對象進行限定。“請示”件應在附注處注明聯系人及聯系電話。附注不是對公文正文內容的解釋，對正文的注釋或解釋一般在公文正文中采用句內括號或句外括號的方式解決，這一點在使用附注時需注意。

附注編排格式見：圖

9、圖10。（7）附件

附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，“附件”二字及附件順序號用三號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行，附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

補充說明：

附件指公文正文的說明、補充或者參考資料。因此，附件是屬于公文正文的其他文字、圖表、圖形等材料，對公文正文起說明、解釋、補充、參考作用，是公文正文的有機組成部分，與正文具有同等效力。附件主要包括與正文內容相關的文字材料、數據、名單、圖表、圖形等，這些內容如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯系而造成閱讀上的不便。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，既可以補充完善正文，又可使正文內容簡潔連貫。

附件首頁首先要在版心左上角第一行頂格編排“附件”二字，— 26 —

如果有多個附件，后面必須緊跟附件順序號，順序號后無需加冒號。

批轉轉發印發類公文，被批轉、轉發、印發的內容不按附件處理，在公文正文中不加附件說明，直接另面編排，附件中首頁也不標注“附件”二字。其他格式方面的要求與正文一致。

附件編排格式見：圖13。4．版記

（1）版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

補充說明：

版記置于公文最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行，也就是說版記一定要放在公文的最后，即公文的最后一面（2012版國家標準規定公文雙面印刷）最下面的位置。版記一般包括抄送機關、印發機關和印發日期等要素。

確定版記的位置在實際操作中應注意以下問題：

①版記一定在偶數頁上。假設公文內容很短，即使首頁可以放下版記內容，由于公文是雙面印刷，即便第2頁除了版記沒有任何內容，版記也必須移至第2頁上。

②公文的篇幅如果在一個折頁（即有四面）以上，這時公文的頁數一般應是4的倍數（一般是用A3紙印制，騎馬裝訂），此時版記也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一

— 27 — 般不會超過3面），版記頁和空白頁都不標頁碼。

③如果附件是被轉發的文件，該文件后面也有版記，這時被轉發文件的版記不能代替轉發文件的版記，轉發文件還應標識自己的版記。

版記編排格式見：圖

8、圖9。（2）抄送機關

如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關臵于抄送機關上一行，之間不加分隔線。

補充說明：

抄送機關指除主送機關以外還需要執行或知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。抄送機關應按照一定順序排列。首先是上級機關在前，其次為同級機關，再次為下級機關。按照黨、政（地方黨委政府在前、部門和部局在后）、軍、群的順序排列。

一般情況下，抄送機關之間標點符號使用方法是：同一系統內同級機關之間用頓號分隔，不同系統機關之間用逗號分隔，最后一個抄送機關之后標句號。

抄送機關編排格式見：圖

8、圖9。（3）印發機關和印發日期

印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發”二字。

版記中如有其他要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。

補充說明：

印發機關和印發日期指公文的送印機關和送印日期。印發機關不是指公文的發文機關，發文機關已有明顯的“發文機關標志”。這里的印發機關是指公文的印制主管部門，一般應是各機關的辦公室或文秘部門。有的發文機關沒有專門的文秘部門，發文機關就是印發機關。

標注印發日期是為了準確反映公文的送印時間。一般來說，公文在負責人簽發之后，也就是成文日期之后，往往需要經過打字、校對、復核等環節，因此成文日期與印發日期通常存在時間差。通過標注印發日期，既可以使發文機關掌握制發公文的效率，也可以使收文機關掌握公文的傳遞時間，有利于公文的辦理和工作效率的提高。

翻印文件時需給出翻印機關和翻印日期，并標注在印發機關和印發日期的下方位置；翻印機關居左空一字編排，用全稱或規

— 29 — 范化簡稱；翻印日期居右空一字編排，用阿拉伯數字完整寫明年、月、日，后加“翻印”二字。

印發機關和印發日期編排格式見：圖

8、圖11。5．頁碼

一般用4號宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼，公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

補充說明：

在公文中標注頁碼，有利于對公文進行查閱、統計、檢索、印制和裝訂，甚至有助于公文的防偽。

七、公文中的橫排表格

A4紙型的表格橫排時，頁碼位臵與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

補充說明：

公文如需附A3表格，而且是作為公文的最后一頁時，為避免表格的脫落，應使表格處于封三之前位置，而不應將表格貼在封四上。此時，A3表格一般不編排頁碼。如A3表格在公文中間，頁碼編暗碼。

八、公文中計量單位、標點符號和數字的用法

公文中的計量單位的用法應當符合GB3100、GB3102（所有— 30 —

部分），標點符號的用法應當符合GB/T15834，數字用法應當符合GB/T15835。

九、公文的特定格式

相對通用格式而言，公文特定格式通常包括信函格式、命令格式、紀要格式。

信函格式在《條例》中并沒有定義。它是一種特定的公文格式，并不是一種文種，與《條例》中定義的 “函”的文種有本質區別。

2012版國家標準之所以專門定義這三種特定格式，主要原因是它們在黨政機關公文處理工作中應用相對廣泛。

《條例》中規定的其他文種，如公告、通告、公報等，與一般公文的格式也不完全一樣，但公告、通告、公報等公文主要向國內外或社會公開發布重要決定或事項，一般借助于報紙、電視、廣播、網絡等渠道發布或傳播。因此2012版國家標準并沒有對其格式的特殊之處進行規定。

（一）信函格式

發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標志。

發文機關標志下4mm處印一條紅色的雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170mm，居中排版。

— 31 — 如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格距版心左邊緣排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字的高度的7/8。

發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

標題居中編排，與其上最后一個要素相距兩行。

第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

首頁不顯示頁碼，由第2頁開始標注頁碼。

版記不加印發機關和印發日期、分隔線，位于公文最后一面版心內的最下方。

信函編排格式見：圖14。

（二）命令（令）格式

發文機關標志由發文機關全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣距版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標宋體字。

發文機關標志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。

補充說明：

（1）命令發文機關標志的字號大小由發文機關自定。聯合發布的命令（令），發文機關名稱順序分行編排，兩端對齊，“命— 32 —

令”或“令”字置于所有聯署發文機關名稱右側，上下居中編排。

（2）令號：令號是命令（令）的編號，作用等同于發文字號。一般采用“第××號”的形式，不編虛位。

（3）標題和正文：命令（令）一般無標題。令號和正文間無紅色分隔線，正文的內容一般較為簡短。

（4）簽名章：正文下空二行右空四字編排簽發人簽名章，簽名章左空二字編排簽發人職務，相對于簽名章上下居中。聯合發布的命令，簽發人職務應寫全稱。成文日期置于簽發人簽名章下空一行位置，右空四字編排。

命令編排格式見：圖12。

（三）紀要格式

紀要標志由“××××××紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。

標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。

標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

紀要格式可以根據實際制定。補充說明：

（1）紀要發文機關標志的字號大小自定。

— 33 —（2）紀要編號作用等同于發文字號，居中編排在發文機關標志下空二行位置，采用 “第××號”的形式，不編虛位。

（3）會議紀要不加蓋印章。

（4）不同單位、不同性質的會議多種多樣，一種會議紀要格式很難滿足全部需求，各級黨政機關可根據實際需要，參照2012版國家標準的要求制定滿足自身實際需求的會議紀要格式。

紀要編排格式見：圖

15、圖16。十、二維條碼的編排

機關公文二維條碼編排位臵建議如下：編排在版心下邊緣右下側位臵。二維條碼的上邊緣距版心下邊緣3mm，右邊緣距版心右邊緣5 mm。二維條碼尺寸為寬50 mm，高大于10 mm、小于25 mm。

第三篇：2012黨政機關公文格式排版解讀

2012黨政機關公文格式排版解讀（修正版）

（紅色部分是根據最新《黨政機關公文格式》修正）從

2012年7月1日起，執行《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14號），現行的1996年5月3日中共中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》和 2000年8月24日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》停止執行。

一、黨政機關公文的構成要素及排版形式

黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

（一）公文的構成要素

公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。

（二）公文的排版形式

排版形式指公文各組成要素在文件版面上的標印格式。1．公文用紙幅面尺寸：

采用國際標準A4型紙，210mm×297mm。

公文頁邊與版心尺寸為：公文用紙天頭37mm，公文用紙訂口28mm，版心尺寸156 mm×225mm（不含頁碼）。

發文機關標志上邊緣至版心上邊緣為35mm，上下行文格式一致。2．字體字號

發文機關標識使用2號小標宋體字，紅色標識；份號用6位3號阿拉伯數字，密級和保密期限、緊急程度用3號黑體字；發文字號、“簽發人”、主送機關、正文、附注用3號仿宋體字；簽發人姓名用3號楷體字；標題用2號小標宋體字，正文一般每面排22行，每行排28字，正文中有小標題，結構層次依次為“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”，第一層用3號黑體字，第二層用3號楷體字，第三層、第四層用3號仿宋體字；如有附件，附件應當另面編排，并在版記之前，“附件”二字及順序號用3號黑體字，附件內容格式同正文。3．頁碼

用４號半角宋體阿拉伯數字，置于版心下邊緣之下，數字左右各放一條４號一字線，一字線距版心下邊緣７mm。單頁碼居右空１字，雙頁碼居左空１字。版記頁前有空白頁的，空白頁與版 記頁均不標頁碼。表格橫排時，頁碼位置與其他頁碼保持一致。4．信函式公文

發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用紅色小標宋體字；發文機關全稱下４mm 處為一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm 處為一條紅色雙線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。版記不加印發機關和印發日期。

（三）公文各要素及排版形式

公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。1．眉首

置于公文首頁紅色反線以上的各要素統稱公文眉首。眉首包括：公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人。

（1）份號：公文印制份數的順序號，即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。涉密公文應當標注份號。置于版心左上角第一行，用阿拉伯數字。

（2）密級和保密期限：密級分為 “絕密”“機密”“秘密”；保密期限是對公文秘密等級時效規定的說明。置于版心左上角第二行，保密期限用阿拉伯數字。

（3）緊急程度：是對公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，標注“特急”、“加急”；緊急電報分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。置于版心左上角。公文同時標識份號、密級和保密期限、緊急程度，則按份號、密級和保密期限、緊急程度順序自上而下排列。

（4）發文機關標識：發文機關標識表明公文的作者，他是發文機關制作公文時使用的、規范板式的文件版頭，通常稱“文頭”。由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成，居中紅色套印在文件首頁上端。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布。

（5）發文字號：發文字號是發文機關按照發文順序編排的順序號。由發文機關代字、年份和序號組成。置于發文機關標識下空兩行，居中排布。年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔 〕”括入；序號不編虛位（即１不編為001），不加“第”字。聯合行文使用主辦機關的發文字號。

發文字號之下４mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。

（6）簽發人：簽發人是在上報的公文中批準簽發的領導人姓名。只用于上行文。平行排列于發文字號右側。發文字號居左空１字，簽發人姓名居右空１字；“簽發人”三字用３號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用３號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第１ 行，其他簽發人姓名從第２ 行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為４mm。2．公文主體部分

置于公文首頁紅色反線（不含）以下至抄送機關（不含）之間的各要素統稱主體。包括：標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件。

（1）公文標題：即對公文主要內容準確、簡要的概括。由發文機關名稱、事由和文種組成。位于紅色反線下空兩行，用２號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

（2）主送機關：是指要求公文予以辦理或答復的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。標識在標題下空一行，左側頂格３號仿宋體字標識，回行時仍頂格。最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關過多導致首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記，格式與抄送一致，并將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。（3）公文正文：公文正文表述公文的具體內容。在主送機關下一行，每自然段左空２字，回行頂格，數字、年份不回行。正文以3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字。如有小標題，第一層用3號黑體，第二層用3號楷體，第三、四層用3號仿宋體字。

（4）附件說明：公文如有附件，在正文下空一行左空２字用３號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱.如有多個附件，附件順序號用阿拉伯數字（如“附件：１.×××××”）；附件名稱后不加標點符號。

（5）發文機關署名（從2012年7月1日起）：署發文機關全稱或者規范化簡稱，單一機關行文時，以成文日期為準居中排列，聯合行文時，最后一個發言機關以成文日期為準居中排列。（6）成文日期：指公文生效的時間。署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時署最后簽發機關負責人簽發的日期。標識在正文之下右空4字。用阿拉伯數字將年、月、日標全。（7）印章：公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。

單一機關行文時，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應上距正文（或附件說明）一行之內。

聯合行文時，印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章不得超過版心，首排印章頂端應上距正文（或附件說明）一行之內。

單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標注簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯合行文時，應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章，其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章；簽發人職務應當標注全稱。簽名章一般用紅色。

（8）附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第１行用3號黑體字頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第１行用3號黑體字頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件（或帶序號）。

（9）附注：如有附注，用３號仿宋體字，居左空２字加圓括號標識在成文日期下一行。3．公文版記部分

置于抄送機關以下的各要素統稱為版記。包括：抄送機關、印發機關和印發日期。

（1）抄送機關：指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。公文如有抄送，左空１字用4號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。

如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

（3）印發機關和印發時間：印發機關是印制公文主管部門，印發時間是公文的付印時間。位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占１行位置；用4號仿宋體字。印發機關左空１字，印發時間右空１字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

（4）版記中的反線。版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。精線推薦高度0.35mm, 細線推薦高度0.25mm。末條分隔線與版心下連緣重合。

二、新舊公文處理區別

1．黨政機關公文處理工作條例是全新的首次統一黨政機關公文處理規范標準。

2．在“文種”方面，在《國家行政機關公文處理辦法》的13個文種基礎上，增加了黨委的“決議”和“公報”兩個文種，共15個文種。

3．在“格式”方面，取消了主題詞；行政公文也要署發文機關名稱。4．在公文擬制方面，要求“重要公文”由主要負責人簽發。

5．在行文規則方面，增加“不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文”。上行文除發文字號標注位置和需標注簽發人外，其他格式與平行文、下行文一致。6．在公文管理方面，增加發文立戶的規定。

第四篇：最新2012黨政機關公文格式解讀講義

本講義依據2012年6月29日發布的《黨政機關公文格式》國家標準GB/T9704-2012,編寫了公文格式變化口訣,并指出由于黨、政機關以往行文習慣的不同而在部分條款執行上的一些差異。

黨政機關公文格式解讀

兵團黨委黨校辦公室秘書科

2012年7月4日

公文紙張及排版印制要求：

（1）采用國際標準A4型用紙（210mm×297mm)。（2）正文用3號仿宋體，標題用2號小標宋，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，從左至右橫寫橫排，一般每面排22行，每行排 28個字。（3）排版時版面尺寸要標準。幅面：210mm×297mm 版心：156mm×225mm 上白邊(天頭)37mm 左白邊28mm 下白邊35mm 右白邊26mm

— 1 — 《黨政機關公文格式》主要變化口訣：

☉公文格式新國標：《黨政機關公文格式》GB/9704-2012 代替《國家行政機關公文格式》

☉主題詞兒不再標：刪除主題詞格式要素

☉密級緊急左上角：密級、緊急程度從右上角改為左上角 ☉印章署名要齊全：增加發文機關署名格式要素 ☉成文日期用數字：成文日期用阿拉伯數字標注 ☉公文頁碼不可少：增加頁碼格式要素

公文要素：

國標將組成公文的各要素劃分為“版頭”(紅色反線以上)、“主體”、“版記”三部分。眉首由份號、密級和保密期限、緊急程度發文機關標志 發文字號、簽發人等要素組成。主體由公文標題、主送機關 正文、附件說明、發文機關署名成文時間、印章、附注、附件等要素組成。版記由抄送機關印發機關、印發日期等要素組成。

公文要素—版頭部分：

1.份號：公文印制份數的順序號，即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。涉密公文應當標注份號。

—— 份號頂格編排在版心左上角第一行，用阿拉伯數字。2.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。保密期限是對公文秘密等級時效規定的說明。密級頂格編排在版心左上角第二行。

3.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。緊急程度編排在版心左上角或密級的下一行。公文同時標識密級與緊急程度時，份號頂格編排在版心左上角第一行，密級頂格編排在版心左上角第二行，緊急程度頂格編排在版心左上角第三行。4.發文機關標志：由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨 用主辦機關名稱。發文機關標志居中紅色套印在文件首頁上端。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，“文件”二字編排在發文機關名稱右側，上下居中排布。黨的機關可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱作為發文機關標志，不加“文件”二字。這是因為《黨政機關公文處理工作條例》取消了各級黨的機關以往大量使用的發文機關全稱或者規范化簡稱加括號標明文種的版頭

— 3 — 形式，而改用這種形式。

5.發文字號：發文字號是發文機關按照發文順序編排的順序號。由發文機關代字、年份、發文順序號加“號”組成。年份、序號用阿拉伯數字標識；年份應標全稱，用六角括號“? ?”括入；序號不編虛位（即１不編為001），不加“第”字。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。發文字號編排在發文機關標識下空二行，居中排布。

發文字號之下４mm 處印一條與版心等寬的紅色分隔線。6.簽發人：上行文應當標注簽發人姓名。簽發人是在上報的公文中批準簽發的領導人姓名。簽發人必須是本機關正職或主持工作的領導。簽發人平行排列于發文字號右側。發文字號居左空一字，簽發人姓名居右空一字；“簽發人”用３號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用３號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，簽發人姓名按發文機關的排列順序依次均與順排，一般每行兩個姓名，下移紅色分隔線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色分隔線與之的距離為４mm。

7.標題：即對公文主要內容準確、簡要的概括。由發文機關名稱、事由和文種組成。

位于紅色分隔線下空二行，用２號小標宋體字，可分一行或—— 多行居中排布；標題排列應當使用梯形或菱形，不應使用長方形或沙漏形。回行時，要做到詞義完整。

（1）完整結構：發文機關＋事由（表明文件主要內容）＋文種；發文機關和事由有時可省略，唯一不能省略的是文種。（2）公文標題要正確選用文種。

（3）“事由”的結構：“關于…..的”，要求準確概括公文內容。（“關于”在發文機關后）。

8.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱 或者同類型機關統稱。編排在標題下空一行，左側頂格３號仿宋體字編排，回行時仍頂格。最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

注：（1）主送機關是指對公文負有處臵、答復或執行責任的機關；

（2）頂格，回行仍頂格；

（3）全稱或規范化簡稱或同類型機關的統稱。9.正文：公文的主體，用來表述公文的內容。

在主送機關下一行，每自然段左空二字，回行頂格，數字、年份不回行。正文以3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。（1）正文一般由三部分組成：原由＋事項＋結尾。

— 5 —（2）引文：先引標題，后引發文字號。

（3）日期：要求用阿拉伯數字寫明具體的年月日，不能把2005年寫“05 年”。（4）結構層次序數：

第一層：漢字“一”，第二層：漢字加括號“

（一）” 第三層：阿拉伯數字“1.”，第四層：阿拉伯數字加括號“（1）”（5）公文中標點符號、計量單位和數字的用法 標點符號的用法應符合GB/T 15834 計量單位的用法應符合GB 3100、GB3101和GB 3102.1-13 數字用法應符合GB/T 15835 10.附件說明：公文附件的順序號和名稱。公文如有附件，在正文下空一行左空二字用３號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數字（如“附件： 1.××××× ”）；附件名稱后不加標點符號。附件說明處的標題應與附件本身的標題相一致。11.發文機關署名：署發文機關全稱或者規范化簡稱。12.成文時間：署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。成文日期編排在正文之下，空二行右空四字，用阿拉伯數字標全。成文時間以領導人簽發的日期為準。聯合行文以最后簽發機關領導人簽發的日期為準，電報則以發出的日期為準。

—— 13.印章：公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。電報可以不加蓋印章。聯合上報的公文，可以由主辦機關加蓋印章，聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章。加蓋印章應上距正文（或附件說明）一行內，端正、居中、下壓成文時間，印章用紅色。聯合行文時，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文（或附件說明）之間。主辦機關印章在前，每排最多排３個印章，兩端不得超出版心，印章之間互不相交或相切；最后一個印章居中下壓成文日期。黨的機關有特定發文機關標志的普發性公文可以不加蓋印章。

14.附注：是需要說明的其他事項，如公文的發放范圍、政府信息公開 方式、聯系人和聯系電話等。公文如有附注，用３號仿宋體字，居左空二字加圓括號編排在成文時間 下一行。

“請示”件應在附注處注明聯系人和電話。15.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格編排公文 的發文字號并在其后標識附件（或帶序

— 7 — 號）。

16.抄送機關：除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。公文如有抄送，一般用4號仿宋體字，左空一字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。17.印發機關和印發時間：公文的送印機關和送印日期。設在公文末頁最后一行。一般用4號仿宋體字，印發機關左空一字，印發時間右空一字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數字標識。

18.頁碼:頁碼就是公文頁數順序號。一般用4號半角宋體阿拉伯數字編排在版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線，一字線距版心下邊緣７mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼左空一字。

公文格式常見錯情：

1.沒有發文機關標識（非紅頭文件）2.發文字號不規范

3.上行文（請示、報告、意見）沒有簽發人 4.公文標題缺要素、用詞不當

5.正文錯別字、層次不當、字體字號不規范

—— 6.附件格式不規范 7.日期格式不規范

8.抄送不規范（亂抄報、抄送領導個人、內部抄送）9.版記要素不全、多余

第五篇：黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》解讀

黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》解讀

發布時間：2013-09-10 來源：

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《黨 政機關公文處理工作條例》已經黨中央、國務院同意，自2012年7月1日起施行；新的《黨政機關公文格式》已由國家質檢總局、國家標準委發布，自2012 年7月1日起正式實施。這次實施的《國家黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》，是在《中國共產黨機關公文處理工作條例》、《國家行政機關公 文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》基礎上制定和修訂的，其最大特點是解決了原來黨的機關和行政機關存在兩部公文處理法規、兩個公文標準、兩種公文處 理方式的問題，首次統一和規范了黨、政機關的公文處理。為便于大家理解和執行，下面就新制定的《黨政機關公文處理工作條例》和新《黨政機關公文格式》重點是變化之處進行一下解讀,同時就我們公文實際擬制工作中易出現的問題進行一下剖析。

一、《黨政機關公文處理工作條例》的主要特點

這次新實施的《國家黨政機關公文處理工作條例》在一定意義上綜合了《中國共產黨機關公文處理工作條例》和《國家行政機關公文處理辦法》。其主要特點有以下幾個方面：

第一，統一了公文的定義。“黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。”

第二，統一了公文種類。原 來黨的機關公文種類有14種（決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要），原來行政機關公文種類有13種（命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、規定、函、會議紀要），兩者之間只有9個文種是相同的。新實施的《國家黨政 機關公文處理工作條例》規定的公文種類有15種（決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要），可 以理解為是在行政機關公文種類基礎上增加了黨的機關的“決議”和“公報”兩個文種。這里大家注意，除了文種種類統一以外，還有一點就是“會議紀要”改成了 “紀要”。

第三，統一了公文構成要素。這方面變化較多。一是公文格式要素進行了調整。黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急 程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成；行政機關公文一般 由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印 發機關和印發日期等部分組成。這次進行了統一，規定公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成，最大的變化是增加了發文機關署名和頁碼兩個公文格式要 素，取消了主題詞格式要素。二是公文格式要素編排有較大變化。進一步細化了特定格式公文的編排要求，新增了聯合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令（令）首頁版式等式樣。

第四，統一了行文規則。這方面，變化不是很大，基本規則沒有大的變化，主要是作了進一步的細化和明 確。一是行文要確有必要，講究實效。二是行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級行文。三是向上級行文原則上主送一個上級機關，部門向上級主管 部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委或政府同意或者授權（屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門），請示應當一文一事，不得在報告等非請 示性公文中夾帶請示事項，除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文（新增 加）。四是向下級機關行文，要主送受理機關，根據需要抄送相關機關，部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府中提出指 令性要求，涉及多個部門協商不一致的不得向下行文。五是同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。六是部門內設機構除辦公廳（室）外不得 對外正式行文。第五，統一了公文處理工作。將原來《中國共產黨機關公文處理工作條例》中的“公文起草”、“公文校核”、“公 文簽發”、“公文辦理的傳遞”、“公文管理”、“公文立卷歸檔”、“公文保密”和《國家行政機關公文處理辦法》中的“發文辦理”、“收文辦理”、“公文歸 檔”、“公文管理”統一規范為“公文擬制”、“公文辦理”、“公文管理”三大類一系列相互關聯、有序銜接的工作，從而使公文處理工作更加規范、科學。主要 變化有：在公文擬制方面，要求“重要公文和上行文由機關主要負責人簽發”；在公文管理方面，增加“發文立戶”的規定，要求新設立的機關應當向本級黨委、政 府的辦公廳（室）提出發文立戶申請。

二、《黨政機關公文格式》的主要新變化

新《黨政機關公文格式》對標準結構和裝訂要求進行了適當調整（如紙張白度由85%－90%調整為80%－90%，騎馬訂或平訂兩訂外訂眼距版面上下邊緣由1/4處調整為各70mm處），變化最大的是公文格式要素及其編排的調整。

第一，對公文格式要素的劃分進行了調整。新 標準將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分（原標準是劃分為眉首、主體、版記三部分）。明確規定，公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版 頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁碼位于 版心外。

第二，對公文格式要素進行了調整。新增加了發文機關署名格式要素，新增不加蓋印章和加蓋簽發人簽名章公文的相關規定；單一機關行文不署發文機關名稱改為在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名；同時，刪除了主題詞格式要素；沒有了“印制份數”格式要素要求。第三，對公文格式各要素編排進行了較大調整。如 將密級和保密期限、緊急程度的編排位置由右上角改為左上角，與份號自上而下排列；又如刪除“主辦單位簽發人置于第一行，其他簽發人從第2行起”規定，要求 如有多個簽發人按照發文機關的順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

第四，對成文日期中的數字格式進行了調整。由原來的漢字標全改為阿拉伯數字標全。年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編01）。

第五，對公文的特定格式進行了新規定。新增聯合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令（令）格式、紀要格式版式等式樣。

第六，新增加了頁碼格式要素。明 確規定公文頁碼作為格式要素不可少。大家注意，原《中國共產黨機關公文處理條例》有印刷分數，原《國家行政機關公文處理辦法》沒有，新的《黨政機關公文處 理工作條例》的公文要素中也沒有印刷分數，而把原《中國共產黨機關公文處理條例》和原《國家行政機關公文處理辦法》都沒有提出的“頁碼”作為公文的要素之 一。

綜上，主要變化可用六句話來幫助記憶：主題詞和份數不再標；密級緊急左上角；機關署名不可少；成文日期用數字；公文頁碼別忘了。

三、《黨政機關公文格式》各要素編排規則解讀

這里重點對公文格式要素及其編排作一簡要梳理和歸納，便于大家理解和掌握。第一，版頭部分

由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、版頭中的分隔線等要素組成，即公文首頁紅色分隔線以上的部分。

1、份號。公文負責制份數的順序號，即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。涉密公文應當標注份號。標注份號，一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。

2、密級和保密期限。涉密公文應當標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限，保密期限是對公文秘密等級時效規定的說明。標注時，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。

3、緊急程度。公 文送達和辦理的時限要求。根據公文緊急程度，分別標注“特急”、“加急”，電報應當分別標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角或密級的下一行；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而 下分行排列。

4、發文機關標志（注：原稱“標識”現稱“標志”）。由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二 字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱（一般黨的機關這樣使用，不加“文件”二字）。發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦 使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯合行文時，如需同時標注聯署發文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二 字，應當置于發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。

5、發文字號。發文字號是發文機關按照 發文順序編排的順序號，由發文機關代字、年份、發文順序號加“號”組成。編排在發文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注； 年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。聯合行文時使用主辦機關的發文 字號。上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行。

6、簽發人。上行文應當標注簽發人 姓名，簽發人必須是本機關主要負責人或主持工作的領導。由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關標志下空二行位置（即與 發文字號同處一行）。“簽發人”三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次 均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

7、版頭中的分隔線。發文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。第二，主體部分

由標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期和印章、附注、附件等要素構成，即公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分。

1、標題。是 對公文主要內容準確、簡要的概括，由發文機關名稱、事由和文種組成。一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行 時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形，不應使用長方形或沙漏形。（注：原《國家行政機關公文處理辦法》規定： “公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”，而新《黨政機關公文處理工作條例》對此沒有作專門要求,實際使用中是否加標點可根據需要或 視省政府辦公廳使用情況而定。

2、主送機關。即公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或同類型機關統稱。編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。

3、正文。公 文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“

一、” “

（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。一般每面排22行，每行28個字。

4、附件說明。公文附件的順序號和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

5、發文機關署名、成文日期和印章。有 四種不同的情況。一是加蓋印章的公文（公文中有發文機關署名的應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符）。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出 現空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成 文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印 章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出 版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內（注：聯合上報的公文可以由主辦機關加蓋印章，聯合下發的公文發文機關都要加蓋印章）。二是不加蓋 印章的公文（電報可以不加蓋印章、黨的機關有特定發文標志的普發性公文可以不加蓋印章）。單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發文 機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發 文機關署名右空字數。聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依次向下編排。三是加蓋簽發人簽名章的公文。單一機關制發的公文加蓋簽發人簽 名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標注簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空 四字編排成文日期。聯合行文時，應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章，其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對 齊；每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章；簽發人職務應當標注全稱。簽名章一般用紅色。四是特殊情況說明。當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發 人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。

6、附注。是需要說明的其他事項，如公文的發放范圍、政府信息公開方式、聯系人和聯系電話等。如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。“請示”件須在附注處標明聯系人和電話。

7、附件。公 文正文的補充、說明或參考資料。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一 行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第 一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。第三，版記部分

由版記中的分隔線、抄送機關、印發機關和印發日期等要素組成，即公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。

1、版記中的分隔線。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35 mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

2、抄送機關。除 主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關，應當使用全稱、規范化簡稱或同類型機關統稱。

如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對 齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將 主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

3、印發機關和印發日期。公文的送印機關和送印日期。印發機 關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編 虛位（即1不編為01），后加“印發”二字（注：原來我們一直隨省政府辦公廳用“印”字）。版記中如有其他要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分 隔線隔開。

第四、公文的特定格式

1、信函格式。發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標志。發文機關標志下4 mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170 mm，居中排布。如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上 而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。首頁不顯示頁碼。版記不加印發機關和印 發日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。首頁不顯示頁碼。

2、紀要格式。紀要標志由“XXXXX紀 要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標宋體字。標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿 宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同 出席人員名單。紀要格式可以根據實際制定。第五，其他情況說明

1、頁碼。一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

2、公文中的橫排表格。A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

3、公文中計量單位、標點符號和數字的用法。按國家標準執行。

四、公文擬制常見錯誤剖析

公文擬制工作中，我們經常遇到一些問題不知如何處置，甚至出現了許多“習慣性錯誤”。這里，梳理歸納了公文擬制中最常見、易忽略的一些問題并進行剖析，有些內容是對《黨政機關公文格式》各要素編排規則的重復和強調，目的是進一步引起大家注意，避免再犯此類錯誤。

（一）違反行文規則。公 文是有一套嚴格的行文規則的。我們日常遇到的問題主要五個方面：一是直接報送省體育局領導同志個人。按照規定，除局領導同志交辦事項和確需直接報送審批的 少數敏感涉密事項、重大突發事件及涉外事件外，不得將請示、報告直接報送局領導同志個人（有的單位認為直接報領導同志更快捷、更明確，報局里怕批到其他領 導那去，這樣既不符合公文處理的規定，也違反了正常的工作關系）。二是多頭報送。主送省體育局的請示、報告，不能再同時報送有關處室，也不能再同時報送局 領導同志個人。如遇有情況特別緊急確實需要分送有關局領導的，應在文件的首頁注明分送情況。邀請局領導出席有關重大活動，不能分別向局領導本人報送請柬，原則上應向省體育局寫出請示，統一協調安排（有一個市有個活動，給每位局領導都送了請柬，本意是不錯，但造成很大被動）。三是越級行文。按照規定，省體育 局不受理直屬單位內設處室和縣級政府、縣級體育部門的請示、報告。縣級政府或縣級體育部門如果有問題需請示省體育局的，可以先向其上一級部門（市政府或市 體育局）呈文，由其上一級部門再向省體育局呈文。四是請示事項一文數事。請示類公文應一文一事，即一事一請示，這是基本規矩。如果一文數事，把幾個屬于不 同方面解決的問題搞一攬子請示，既不便于批辦，又容易使問題復雜化，不利于問題的解決。如，某中心關于備戰第十二屆全運會夏訓工作動員會議及有關經費的請 示，此件中既邀請局領導參加會議，又申請有關經費，這些事項分屬不同的局領導分管，沒法報批，應一事一文分別報送。五是不經協商或協商不一致行文。這里要 強調，局機關各處室涉及經費的公文在送辦公室審簽前要送經計財處審核同意并簽署意見，涉及法律法規的公文在送辦公室審簽前要送經法規產業處審核同意并簽署 意見。

（二）文種適用常見錯誤。主要有三個方面：一是“請示”與“報告”混用、并用。這個問題在辦公室收文中時不時見到。有 的單位把向省體育局請求批準事項的“請示”寫成“報告”；有的單位向省體育局寫的“報告”中含有請示事項；還有就是一份請示中包含多項請示事項。二 是 “請示”、“批復”、“函”混用。“請示”只能用于本單位的上級機關（領導）。“函”適用于平級單位之間或互不隸屬機關之間的詢問、答復問題、請求批 準和答復審批事項。“批復”一般是對有隸屬關系的下級機關請示事項的批文。三是上行文文種使用不當。下級單位向上級機關報文一般使用請示、報告、意見三個 文種（除單位或處室在參加國家或省會議后向省體育局提出我省（局）貫徹落實意見時可以使用“意見”文種，如××關于貫徹落實全國體育某會議精神的意見外，一般情況下使用“請示”和“報告”文種），其他文種不能用。省體育局辦公室曾經收到個別中心《關于處罰××同志的決定》、《關于呈報×× 的報告》、《關于解決××經費的申請》、《關于××情況的說明》，這都是不正確的，說明對文種使用范圍和寫作還不清楚。

（三）“簽發人”常見錯誤。按 照規定，上行文由主要負責人簽發，下行文或平行文由主要負責人或由主要負責人授權的其他負責人簽發。一是當有沒有。上行文要求標注簽發人姓名,平行排列于 發文字號右側（下行文一般不標識簽發人）。這方面，出現的問題比較多，很多報省體育局的“請示”、“報告”沒有簽發人，這是不規范的。二是簽發人不正確。“主要負責人”的含義，國辦有個解釋，是指各級行政機關的正職或主持工作的負責人。各直屬單位上報省體育局的文件，必須由主要負責人簽字，主要負責人因出 訪、健康等原因，可由主持工作的負責人（不是分管負責人）簽發。個別單位請示件簽發人是分管同志，這是不對的。三是字體使用不正確。公文格式要求，“簽發 人”三字用3號仿宋字體，簽發人姓名用3號楷體字。這一點，大家要注意。四是簽發人標注位置易出錯。特別是聯合行文有多個簽發人時，要求是簽發人姓名按照 發文機關順序從左到右、自上而下依次均勻編排，每行兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊，“簽發人”標注在第一行（上行文的發文字號與最后一個 簽發人姓名同處一行）。

（四）公文標題常見錯誤。公文標題由發文機關、公文內容、文種三部分組成，一般格式為“發文機關＋關 于××（事由）的＋文種”。常見錯誤主要有: 一是要素不全。發文機關、事由、文種，三要素缺一不可，特別要注意不能缺少發文機關。在使用“報告”文種時，遇到比較多的問題是“某某中心關于某某事項的 情況報告”，應該用“某某中心關于某某事項情況的報告”。二是表述不清楚。例如：某中心更換設備需要申請經費，給省體育局打了個請示，標題是“某某中心關 于更換某種設備的請示”，這是不對的，應該是“某某中心關于更換某種設備所需經費的請示”；再比如，某某中心就某事提出意見請省體育局批復，經局里研究同 意某中心的請示，這時有職能處室代省體育局起草批復時，標題用“省體育局關于某事（某意見）的批復”，這也是不對的，應該是“省體育局關于同意某事（某意 見）的批復”。三是編排不當。要求一般用2號小標宋體字（注意字體），編排于紅色分隔線下空二行位置（注意位置），分一行或多行居中排布；標題折行時詞組 不能拆開，以防止引起歧義；標題中的“的”字不能與文種單獨排行，如“的請示”、“的通知”不能單獨排行；標題排列應當使用梯形或菱形(原來下發文機關一 般單獨一行，新的格式沒有作明確規定)。四是標題中書名號使用錯誤。根據規定，“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”（本次新格式 未作明確要求，建議仍按原規定執行），但實際公文制作中，與該規定相違背的標題卻屢見不鮮。有的不該用的卻用了。如“關于印發《關于加強某某工作的若干意 見》的通知”、“轉發《某某局關于向某某同志學習決定》的通知”，“關于印發《某某市體育局局財務管理辦法》的通知”，等等。此處的“意見”、“決定” “辦法”都不是法規、規章，因此不可用書名號，可分別改寫為“印發關于加強某某工作的若干意見的通知”、“轉發某某局關于向某某同志學習決定的通知”、“關于印發某某市體育局局財務管理辦法的通知”。有的該用的卻不用或用錯了。如“關于印發某某工作管理暫行規定的通知”、“關于印發‘某某工作管理暫行規 定’的通知”等等，此處“規定”屬于規章類，故應用書名號標注，可改寫為“關于印發《某某工作管理暫行規定》的通知”。

（五）主送單位常見錯誤。除 命令和令、通告、公告、紀要外，公文必須標明主送機關（也就是抬頭），并使用全稱或者規范化簡稱。一是上行文只能標注一個主送機關（個別情況如抬頭“省 委、省政府”除外），給省體育局報文不能寫給處室（如果省體育局內設機構如辦公室、人事處等可以自行處置的事項，可以直接向有關內設機構行文，但應當使用 “函”）；二是排序和頓號、逗號常用錯。下行文可以有多個主送單位，排列順序遵循“先上后下、先外后內”的原則；不同系統、不同級別的主送單位之間用逗號 隔開，同一系統、同一級別的主送單位之間用頓號隔開。如省政府辦公廳發文抬頭寫成“各設區市人民政府，各縣（市、區）人民政府，省政府各部門”，省體育局 發文順序是“各市體育局，機關各處室，各直屬單位”，而如果省體育局發文抬頭寫成“各市體育局、機關各處室、各直屬單位：”就是不正確的。三是編排不正 確。要求編排于標題下空一行的位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。這方面大家要注意。

（六）結構層次及其字體、標點符號使用常見錯誤。一 是結構層次表示錯誤。一般而言，結構層次序數分“

一、”、“

（一）”、“1.”、“（1）”四個層次。比較常見的錯誤是沒有嚴格按照層次表示方法表示,有 的第一層用了第二層或第三、四層的表示方法，有的是從第一層表示就直到第三或第四層表示。通常，只有兩個層次時，可分別用“

一、”“1.”標識（數字序號 后用小圓號“.”而不能用頓號“、”，如“1.”而不是“

1、”），“

（一）”和“（1）”括號外面不帶標點符號。在一段文字內部常使用“ 一是、二是、三是??”或“首先、其次、第三??”等。二是字體使用不當。標準規定，一般第一層用是黑體、第二層用楷體、第三層和第四層用仿宋體。這方 面，大家要注意。三是標點使用不規范。標準規定，公文中第一層次標題后不加標點符號（一般單獨成行）,第二層次以下的標題后均應加標點符號（一般不單獨成 行）。經常見到要么都不加標點符號，要么全加標點符號，這都是不正確的。

（七）字符使用上容易出現的幾個錯誤。一是漢字 “○”用阿拉伯數字“0”或大小定英文字母“O”代替；二是公文發文字號用的六角括號“〔〕”用中括號“〔〕”或小括號“（）”代替；三是單書名號 “〈〉”用大于、小于號合在一起形成“＜＞”代替；四是分隔符“．”用小數點“.”代替；五是代替“某”的“×”符號用英文大寫字母“X”代替。解決以上 問題，可從文檔“插入”功能的“特殊符號”中查找。同時要注意，行文中遇數字、“%”、字符和英文人名在轉行時應作技術處理，不得分開。

（八）數值范圍表述常見錯誤。常 見的錯誤有：4-6%、0.2-6等，規范的寫法應分別為4%-6%、0.2-0.6。用分數和整數表述數字范圍時，也不能省略第一個數字后的單位，如 “5萬-10萬人”不能寫成“5-10萬人”、“18歲至20歲”不能寫成“18至20歲”。表示時間范圍時，可用“2000-2005年”、“3-4 月”，但不能用“2000-2005”、“3-4月份”。表示概數時，鄰近的兩個數字應當并列連用，中間不應使用頓號隔開，如“三四天”，不能寫成 “

三、四天”、“七八十年代”不能寫成“

七、八十年代”。

（九）引用（引文）常見錯誤。一是引用公文不規范，往往只引發文號 或不引發文號。根據規定，文中多次引用同一文件，應先引發文機關（有時可省略）、標題，后引發文字號（用括號括住）,再次出現時可直接引用發文字號，無文 號的，第一次引用時可在文件名稱后面加括號注明簡稱。二是引用“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”時不規范，出現諸如“現將《×××實施 方案》(征求意見稿)呈上，請提出修改意見”的錯誤。規范用法是,在引用標題上含有“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”等字樣的規章制 度、方案時，引用其標題時應放在書名號之內（其余放在書名號外），如上例應寫為“現將《×××實施方案(征求意見稿)》呈上，請提出修改意見”。三是使用 非規范化簡稱時不規范。一般先用全稱并加括號注明“以下簡稱×××” 首次出現時就需簡稱的，應在直接簡稱后加括號說明其全稱。四是標點符號使用錯誤。文中直接引用語一般要用引號標明，凡將引用語獨立來用，末尾的標點應放在 引號的里邊，凡將引用語作為作者自己話的一部分，末尾不用標點（是一句話的最后時，句號放在引號外）。許多公文在這方面經常用錯。

（十）阿拉伯數字與漢字混淆。規 范用法：一是定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中，作為語素的數字必須使用漢字。如，五味子、七上八下、四菜一湯、八字沒一撇、“十二五”規劃、五易其稿等。二是中國干支紀年、夏歷月日，含有日月簡稱表示事件、節日的詞組以及帶有“幾”字的數字表示約數的必須用漢字。如辛卯年正月 二十三、七七事變、十幾個人、幾千分之一等。三是統計表中的數值（正負數、小數、百分比、分數等）以及公歷世紀、年代、年、月、日和時刻，必須用阿拉伯數 字。如改革開放30年來、下午5時前報到、公元前2500年等。實際使用中，也有一些情況，具體使用漢字還是使用阿拉伯數字不是絕對的，允許靈活變通。比 如，整數一至十如果不是出現在具有統計意義的一組數字中，可以用漢字；比較孤立的普通數量結構（數字加普通量詞），如果是十以下的整數用漢字就較得體，如 一個人、三本書、看了十遍、三項議題等；用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“約”、“大概”等表示的約數一般使用漢字，但如果文中出現一組具有統計 和比較意義的數字，為保持體例上的一致性，其約數也可以使用阿拉伯數字，如“通過幾年的發展，該區已入駐企業35家，總投資近20億元，2010年完成稅 收5000多萬元。”

（十一）容易用錯的詞。一是“截止”與“截至”。從意思上講，“截止”含有“停止”的意思，而“截至”的“至”有“到”的意思。從用法上來說，“截止”后不能帶時間賓語，不能說“截止昨天”或者“截止某 月某日”。“截至”后面必須帶時間賓語，例如“截至昨天”、“截至某月某日”。如果“截止”后面加上“到”，就與“截至”的意思相同了，可以在后面帶賓語。例如“截 止到昨天”、“截止至某月某日”。二是“制定”與“制訂”。“制定”強調法規等的定型和拍板定案，強調動作已完成；“制訂”強調方案、計劃等形成過程。“制定”的對象多是路線、方針、政策、法令、規章制度等；“制訂”的對象多是方案、計劃、規劃。“制定”突出法律、規章等表示抽象和大方面者居多；“制 訂”表示具體形象者居多，公文中習慣用于具體規章制度的訂立，如“研究制定體育產業發展規劃”應該是“制訂體育產業發展規劃”。三是“其它”與“其他”。據國家語委有關規定，在法律法規和公文中統一用“其他”，不用“其它”一詞。四是“按照”與“遵照”。“按照”是中性詞，使用范圍較廣，通用于各種文體； “遵照”帶有尊重色彩，后面的名詞多為上級、長輩的指示、教導等。“按照”是介詞，“遵照”是動詞，如“按照×× 同志的指示精神??”，應寫為“遵照×× 同志的指示精神??”。五是“報道”與“報導”。公文中統一用“報道”，不能用“報導”。六是“期間”與“其間”。在使用時，“其間”前面總有一段關于時 間的敘述，“其間”承上表示“這段時間里”或“那段時間里”。如果“其間”前面再加上“這”或“那”，就重復了。“期間”的用法恰恰相反，它前面應該加修飾成分，如“這期間”“那期間”“開會期間”等等。“期間”不能單說，而“其間”可以單說，如“期間，對文件修改 了20多次。”應寫為“其間，對文件修改了20多次”。七是列舉完后“等”的用法。有兩種情況，一種是沒有列舉完的時候用“等”，如“北京、上海等城 市”，還有一種用法是列舉完之后用 “等”，例如“北京、上海、武漢、長沙等四座城市”，這里的“等”是表示列舉完了之后收尾。

（十二）語言表述不夠規范。我 們工作中遇到的主要問題有三方面：一是請示事項表述不清楚。如某中心向局里寫了一個購買設備的請示，文中提到，因某某原因，需要購買價值為多少的設備，最 后是妥否請批示。從公文中看不明白，你是購買設備這個事是需局里批準，還是向局里申請購買設備的費用。后經了解，是申請經費。既是申請經費，請示內容就要 明確落到申請經費上。二是語言不簡潔精煉。公文應當觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲（不拐彎抹角）。我們遇到比較多的問題是總怕說不清 楚，長篇大論，過多地論述目的、意義等，公文應該簡短，把事說清楚即可。三是字詞不規范。公文有一套自己的規范常用語言（開端用語、承啟用語、表態用語、征詢用語、結尾用語等），我們要盡可能地使用公文語言。如：開端用語：據、依據、按照、根據、鑒于、由于、隨著等；期請用語：敬請、懇請、報請、望、希 望、盼等；綜合用語：為此、據此、值此、綜上所述、總之等；結尾用語：以上請示當否，請批復；妥否，請批示；上述意見如果可行，請批準；以上報告如有不 當，請指示；特此函告；特此布告等。

（十三）“附件說明”常見錯誤。附件是正文的一部分，這一點容易忽視，因此公文如有附 件，應當在正文后、成文時間前的位置上標注“附件說明”（不能標注到成文日期之后）。一是標注位置和字體易出錯。國家標準規定：公文如有附件，在正文下空 1行（常見錯誤是在正文下空兩行或多行處標注）左空2字用3號仿宋體字標識“附件：”（常見錯誤是標識為“附：”或“附表：”），后標附件名稱。二是標點 符號易出錯。附件名稱后不加標點符號（常見錯誤是名稱后加標點符號）。三是多個附件時標注易出錯。序號使用阿拉伯數碼（常見錯誤是標識附件序號時未按規定 使用阿拉伯數碼，第一個附件沒有緊隨“附件”依次排列而是另起一行）；多個附件或附件標題有折行時（常見錯誤是附件標題折行后頂格或與“附件”、“順序 號”對齊）正確標識方法是：

附件：1．XXXXXXXXXXXXXXXXXX

2．XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX

（十四）落款（發文機關署名、成文日期）和印章使用要注意。前 面已說到，這次新標準將黨委系統和政府系統做法進行了統一。這里有五個注意事項：一是發文機關署名。今后所有公文都必須加上發文機關署名，這是一個新的變 化和要求，必須引起注意。二是成文日期。今后所有公文的成文日期由漢字標注改為用阿拉伯數字標注，這也是一個新的變化和要求，必須引起注意。成文日期，注 意不能按擬稿日期標注，會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準；領導簽發的，以簽發日期為準；聯合行文，以最后簽發機關的領導簽發日期為準；法規性文 件以批準日期為準或者在正文最后專門規定具體生效和開始執行的日期；特殊情況署印發日期，如電報。三是編排位置。分兩種情況：加蓋印章的公文，標準規定，單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章 中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印 章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內（注：聯合上報的公文可以由主辦機關加蓋印章，聯合下發的公文發文機關都要加蓋印章）。不加蓋印章的公文，一般 情況下，電報可以不加蓋印章、黨的機關有特定發文標志的普發性公文可以不加蓋印章（實際中我們幾乎用不到，了解一下即可）。單一機關行文時，在正文（或附 件說明）下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成 文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依次向下編排。四是聯合行文印章。為防止出 現空白印章，一般將各發文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上，主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不 得超出版心，最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。首排印章頂端應當上距正文（或 附件說明）一行之內。五是“此頁無正文”的錯誤。機關署名、成文日期和加蓋印章與正文必須同處一面，當公文排版后所剩空白處不能容下時，應采取調整行距、字距、刪除空行或增加、減少公文內容的方法，務必使機關署名、成文日期、印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（十五）“附注”常見錯誤。附 注一般是對公文的發文范圍，聯系方式，使用時需注意的事項加以說明，如上行文的“聯系人”、“聯系電話”，下行文的“此件發至縣級”，“此件公開發表”等 等。常見錯誤，一是標注位置不正確。常見錯誤是沒有按規定在成文日期下1行居左空2字加圓括號標識。二是上行文沒有附注。按規定，請示、報告、意見、函等 上行文應附注“聯系人”、“聯系電話”，常見到有些單位給省體育局的上行文（特別是請示件）沒有附注聯系人，這是不正確的，也不便于及時溝通相關事項。三 是附注應用范圍不清楚。附注不是對公文內容作出解釋或注釋，不能把公文中需要解釋的事項用附注來表示。（十六）“附件”常見錯誤。公 文附件是正文，這一點很多同志認識不到，往往不夠重視，如果應有附件而沒有附件或使用不當，就會影響工作。常見錯誤：一是應有未有。以下五種情況應當有附 件：正件是貫徹落實局領導批示精神的，要附上領導批示簽的復印件（必要時附原件）；正件內容涉及到有關政策或需提供局領導參照的，要附上附件（會簽件要附 上會簽意見件），以便局領導做出決策；正件是邀請局領導出席會議或活動的，應當附上日程安排，需領導講話的還要附上代擬稿；正件是需要以省體育局名義給省 政府或國家體育總局行文的，要附上代擬稿；當正文內容較長、且相對完整時可作附件處理，如工作總結等。二是“附件”與正件混淆。比如，印發或轉發講話、規 章和文件時，將講話、規章和文件視為附件處理，是錯誤的（根據規定，印發（轉發）講話、規章和文件時，如已在標題中明確印發（轉發）內容的，所印發或轉發 的講話、規章和文件應作為正件；而文件標題未明確轉（印）發內容，且需對正件作補充說明的其他材料，應以附件形式處理）。三是標注位置和字體不正確。標準 規定，附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件” 字樣，有序號時標識序號,如“附件1”,“附件2”,“附件3”等。注意字體用3號黑體，后不加“：”。附件標題居中編排在版心第三行（也就是說“附件” 與“標題”之間要空一行）。特別是要注意“附件”是正文的一部分不能放在“版記”之后。

(十七)“抄送機關”常見錯誤。抄 送機關是指主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關。常見錯誤：一是沒有使用全稱或者規范化簡稱、統稱。二是標點符號用錯，沒有按照“同一性質、層級 的抄送機關用頓號隔開，不同性質、層次的抄送機關間用逗號隔開，在最后一個抄送機關后標句號”的規定使用標點符號，特別是在“最后一個抄送機關后標句號” 方面常出錯。三是字體字號用錯。一般用4號仿宋體字，左右各空一行編排。注意：不是3號仿宋體字，不是頂格也不是空兩字，這方面特別容易用錯。四是使用 “抄報”等字樣，公文處理辦法中沒有“抄報”、“報送”，無論是上級機關還是下級、平級機關應當一律使用“抄送”。

（十八）“印發機關”和“印發日期”常見問題。一 是字體問題。印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，常見錯誤是用成3號字體。二是編排位置問題。印發機關和印發日期編排在末條分隔線之上，“印發機關” 左空一字，“印發機關”右空一字。三是“（×年×月×日印）”與“（×年×月×日印發）”問題。省政府辦公廳的做法一直是使用“（×年×月×日印）”，主 要考慮上行文用“印發”不合適，為體現一致性，省體育局原來也要求使用“（×年×月×日印）”。這次新的要求是使用“（×年×月×日印發）”。四是印制份 數問題。新的格式對此未做明確規定。

（十九）制作復合體公文常見錯誤。印發、轉發公文也稱復合體公文。擬制此類公文常不些地 方不清楚，要注意：一是“印發”、“轉發”、“批轉”不要混淆。特別是一些單位經常把“轉發”與“印發”用錯。“印發”的原文制作和來文渠道是本機關； “轉發”的原文制作和來文渠道是上級機關、不相隸屬機關和下級有自主行文權的機關；“批轉”的原文制作和來文渠道是下屬職能部門。二是不要將印轉文件當附 件處置。在格式上表現為以“附件”的方式標識附件名稱，將被印轉的文件置于版記之后。制作此類公文的原則是：印發或轉發講話、規章和文件，如已在文件標題 中明確的，所印發或轉發的講話、規章和文件應作為正文，如“關于印發某某同志在全省體育工作會議上講話的通知”、“關于轉發《黨政機關公文格式》的通知”，某某同志的講話、《黨政機關公文格式》就是正文，不能以“附件”的形式出現，這時處于復合體公文前面的“通知” 作用和地位類似于“按語”或“編者按”。三是結構上不要出現雙重格式。不要出現被印轉文件和與其前面的“通知”或其他文種本身出現兩套格式，各有各的成文 日期，各有各的印章，各有各的版頭、版記等。此時要進行必要的技術處理，具體辦法是：去掉被轉發文件的版頭、版記，將其發文字號移至被轉發文件標題的右下 側；去掉被轉發文件的主送機關；將被轉發文件的發文機關移到其標題之下（或以括號標注），若其已在復合公文標題或“轉發語”里出現，則可省略；去掉被轉發 文件的印章；去掉被轉發文件的成文日期或移至其標題之下（或以括號標注）。四是轉發類公文標題冗長、成分多余問題。實際工作中，經常遇到逐級層層轉發公文 的情況，如果按照標題制作的一般原則擬題，標題構成一般是：發文機關＋“關于轉發”＋被轉發文件的發文機關＋被轉發文件名稱（或其主要內容）＋文種，但這 樣往往造成兩種情況，一個是標題冗長繁瑣，二個是成分多余，一個標題中多次出現“關于”“轉發”、“通知”，就會出現類似“某某中心（市體育局）關于轉發 《河北省體育局轉發〈國家體育總局關于某某問題的通知〉的通知》的通知” 這類的標題。擬制此類標題時一定要掌握一個原則，即無論層次多么繁雜，無論轉發多少通知，標題中只能出現1次“關于”，最多只能出現兩個“通知”。解決辦 法主要有四：①直接轉發第一個發文機關的通知（省略法）。如標題“某某市體育局轉發《省體育局轉發〈國家體育總局關于某某問題的通知〉的通知》”，可以將 其改寫為“某某市體育局轉發國家體育總局關于某某問題的通知”（注：凡是批轉、轉發、印發的公文，如果被轉發、批轉或印發的文件標題中有“關于”二字，那 么標題中的第一個“關于”，即本級機關后的“關于”應該刪掉，標題中只保留被轉發、批轉或印發文件的“關于”，同時轉發標題的文種“通知”也要省略）；② 抽取被轉發文件的核心自擬標題（概括法）。如“某某市體育局轉發河北省體育局轉發國家體育總局關于進一步做好群眾體育工作的通知”，可改寫為“某某市體育 局關于轉發進一步做好群眾體育工作的通知”。③在標題中只出現上一級機關轉發通知的文號（替代法）。如“某某省委關于貫徹落實中發〔1989〕12號文件 精神的通知”、“某某市人民政府辦公室關于貫徹省發〔2005〕23號文件精神進一步做好城鎮退役士兵安置工作的通知”（采用替代法時，最好不要只寫文 號，要盡量在標題中標明事由主旨，讓人一目了然，也便于查詢）。④直接轉發原文件（直轉法）。轉發的是法規、規章如層次太多可直接轉發，如標題“某某市體 育局轉發省體育局關于轉發《全民健身條例》的通知”，可以將其改寫為“某某市體育局關于轉發《全民健身條例》的通知”。

以上，結合工作實踐，就《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》進行了簡要梳理和解讀，就實際操作中易忽略或常見問題進行了剖析，與大家交流，以期對規范省體育局系統公文擬制工作能有所幫助。不妥、不對之處，謹請諒解并歡迎指正。

衷心感謝大家對我一直以來特別是在辦公室工作期間的大力支持，工作中不到之處也敬請包容。謝謝！