第一篇：會議場地預訂注意事項

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大型專業會務必須做好的七項準備— —酒店哥哥HotelGG

會議側重于策劃，而會務更側重于服務。針對于會務方面，我們的服務主要總結為：酒店考察、會務組專人服務、來賓數據統計、接送機（站）、酒店住宿安排、用餐服務、交通服務、醫療應急處理。

一、會務組

1.提前確定會務組房間號，并通知參會來賓。

2.會務組門牌明顯標識，便于來賓尋找。

3.建立酒店與會議團隊的溝通橋梁。

4.24小時值班制，解決參會來賓各類疑難問題。

5.開通網線便于與外界聯絡。

6.安排必要辦公設備辦公軟件及辦公用品，方便來賓使用。

二、數據統計

1.確定標準服務用語，提供優質服務。

2.根據客戶提供來賓名單，準確了解來賓會務信息。

3.根據臨行更改信息，及時調整相關數據。

4.準確安排接機、接站、住宿、用餐、VIP陪同及參會工作。

三、交通服務

1.按照數據統計時間，準確接送來賓。

2.根據來賓數量，合理安排車輛。

3.車輛張貼明顯標識，便于來賓尋找。

4.途中安排礦泉水及當天報紙，提供貼心服務。

5.安排值班車輛，處理應急事件。

6.大型客車配備服務人員及各類設施，設施包括：音樂及DVD光盤、垃圾袋等。

四、住宿安排

1.重要來賓房間提前查房，設施包括：衛生、溫度、氣味、網絡、電視、冰箱、淋浴、馬桶。

2.服務包括：歡迎卡、會議資料、鮮花、水果、報紙及特殊需求。

3.協助酒店辦理來賓入住登記及退房手續。

4.每日根據日程安排，確定標準語言，通知酒店總機叫早。

五、會議安排

1.根據具體會議流程安排好會議的時間地點。

2.提前檢查好會場布置情況，會場燈光和會議設備情況。

六、餐飲安排

1.根據流程安排之路水牌方便客戶尋找用餐地點。

2.提前檢查各餐及茶歇準備狀況，確保按時開餐。

七、醫療保障

1.配備醫療人員，解決突發事件。

2.提前購買常備藥品，種類包括：感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等。

3.基本設備包括：體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。

會場選擇時需要特別關注的細節— —酒店哥哥HotelGG

我們每次安排會議選擇會場時，不應只考慮會場租金問題。在考慮會議參加人員組成、到會場的距離以及到會人數的同時，我們還要向你可能使用的會場咨詢下列幾項事宜：

會場是否合適

該會場是否符合公司的企業形象？

該會場能否幫助此次會議營造恰當的氣氛？

該會場對會議受眾有沒有感染力？

會場工作人員能否給與會人員留下良好的印象？

會場地點

與會人員能否輕松方便地到達會場？

會場附近有沒有必要的公路、鐵路、航空交通路線？

會場地點是否適合舉辦其他的活動、展覽或者短途旅行？

會場所在地是否安靜？如果需要的話，附近是否有住宿場所？安全狀況如何，等等。會場使用時間是否合適？

會場在會議期間是否可用？

諸如會議設備、住宿場所等相關設施在會議期間是否可用？

需要變更會議日期時，會場能否同意？

會場大小

會場座席數目是否合適？

會議室的大小能否給與會人員提供舒適的參會環境？

各會議室布局是否合理？能否讓參會人員都能毫不費力地看到講話人員？

會場設置能否讓與會人員輕松方便地在會場里自由移動？

會場設備

如果需要的話，會議室類型是否齊全？會場內是否有禮堂？是否有供舉辦分會使用的小型會議室？

會場內是否提供投影儀、電子書寫板、文具等等？

會場能否提供無線網絡接口？能否提供復印和傳真服務？需要的話，能否提供筆記本電腦或臺式機？

能否提供小吃、茶、咖啡、正餐？

素食主義者、嚴格素食主義者和有特別飲食需要的人的飲食需求能否得到滿足？ 會場能否提供足夠的停車位？

會議室通風是否良好?有沒有安裝空調?

身體有缺陷的參會人員的特殊需要能否被滿足？

會場能否提供餐館或酒吧，供與會人員會后交流和娛樂之用?

有無運動或者休閑設施？比如，游泳池或者健身房。

如果需要的話，會場是否也能提供住宿設施？

會場使用費用

會場中心的要價是否在會議預算范圍之內？

會議中心采取什么收費方式？比如，以每人每天二十四小時計價，或者以使用的房間數目為標準？

價格是否打折？

是否有降價空間？

該會場要求的包括額外服務費用在內的總費用，與其他會場的報價或其他選擇相比

是否更便宜？（例如，開會、用餐在一個地方，住宿安排到另外的地方是否會更便宜呢？）

有沒有任何隱形費用？

? 要求何時付款？

? 是否需要預交部分費用？如果需要，預交多少？提前多長時間？

? 該會議中心如何對待取消會議的情況？如取消，會得到全額退款，還是部分退款？

上述許多問題都可以在會議中心的網站上得到答案，也可以向中心索要報價單。如果你是首次使用該會議中心，你可以向其他曾經使用過該會場舉辦會議的公司詢問 他們使用時的相關情況。如果會議十分重要，你就有必要親自去會議中心考察一下，以得到關于會場布局等一手的情況，更重要的是要了解會議場所管理層和工作人 員的態度。

如果你想使會議取得圓滿成功，或者讓你選擇的會場給與會者帶來更好的而不是更壞的經歷，一定要仔細選擇。

會議中心評價的特殊考慮因素

除了“會議中心選擇注意事項”以外，你還要清楚地知道會議的性質，有時它也會對會場選擇有特殊要求。

例如，如果你想向重要客戶展示一件新產品并給他們留下深刻的視覺印象，這就需要將這次會議的性質明白無誤地告知會議中心，在選擇會議中心的時候也要注意這一點。

如果此次會議主要目的是建立團隊意識，這就需要會議中心能夠滿足運動、娛樂、社交活動以及建立團隊意識所必需的設施。

如果會議的參加者不是本公司的員工，這時就需要有一個接待區域，與會代表從而可以登記、領取名牌、傳單和會議議程。

如果與會者是外賓的話，會議中心必須要能夠滿足這些外賓的要求，比如，飲食偏好，觀光以及旅游安排。

“會議中心選擇注意事項一覽表”應該將所有的特別考慮因素包括在內，然后才能進行會場考察。

社團組織和公司會議策劃者在選擇設施或飯店時考慮的重要因素排序表 社團組織會議策劃者

1.會議室的數量、大小、質量

2.可商議的食品、飲料和房價

3.食品服務質量

4.休息室的數量、大小、質量

5.結賬程序的效率

6.入店和離店程序的效率

7.會議支持服務和設備

8.派專人負責處理會務的各個方面

9.展示空間

10.是否有此方面經驗

11.套間的數量、大小和質量

12.近處是否有購物場所、餐館及娛樂場所

13.其他交通方式是否便利

14.店內休閑設施，如高爾夫、游泳池、網球

15.機場距離

16.特殊會議服務如提前登記、特殊設備等

17.設施新

公司會議策劃者

1.食品服務質量

2.會議室的數量、大小、質量

3.可商議的食品、飲料和房價

4.睡房的數量、大小、質量

5.會議支持和服務設備

6.付款程序的效率

7.入店和離店程序的效率

8.有專人負責會議的所有層面

9.設施和人員相關經驗

10.店內休閑設施，如高爾夫、游泳池、網球

11.其他交通方式是否便利

12.機場距離

13.展示空間

14.距離購物、飯店、店外休閑娛樂場所近

15.特殊會議服務如提前登記、特殊設備等

16.套間的數量、大小和質量

17.會議設施的新舊

第二篇：會議場地預訂注意事項

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大型專業會務必須做好的七項準備— —酒店哥哥HotelGG 會議側重于策劃，而會務更側重于服務。針對于會務方面，我們的服務主要總結為：酒店考察、會務組專人服務、來賓數據統計、接送機（站）、酒店住宿安排、用餐服務、交通服務、醫療應急處理。

一、會務組

1.提前確定會務組房間號，并通知參會來賓。2.會務組門牌明顯標識，便于來賓尋找。3.建立酒店與會議團隊的溝通橋梁。

4.24小時值班制，解決參會來賓各類疑難問題。5.開通網線便于與外界聯絡。

6.安排必要辦公設備辦公軟件及辦公用品，方便來賓使用。

二、數據統計

1.確定標準服務用語，提供優質服務。

2.根據客戶提供來賓名單，準確了解來賓會務信息。3.根據臨行更改信息，及時調整相關數據。

4.準確安排接機、接站、住宿、用餐、VIP陪同及參會工作。

三、交通服務

1.按照數據統計時間，準確接送來賓。2.根據來賓數量，合理安排車輛。3.車輛張貼明顯標識，便于來賓尋找。4.途中安排礦泉水及當天報紙，提供貼心服務。酒店哥哥HotelGG.com

5.安排值班車輛，處理應急事件。

6.大型客車配備服務人員及各類設施，設施包括：音樂及DVD光盤、垃圾袋等。

四、住宿安排

1.重要來賓房間提前查房，設施包括：衛生、溫度、氣味、網絡、電視、冰箱、淋浴、馬桶。

2.服務包括：歡迎卡、會議資料、鮮花、水果、報紙及特殊需求。3.協助酒店辦理來賓入住登記及退房手續。

4.每日根據日程安排，確定標準語言，通知酒店總機叫早。

五、會議安排

1.根據具體會議流程安排好會議的時間地點。

2.提前檢查好會場布置情況，會場燈光和會議設備情況。

六、餐飲安排

1.根據流程安排之路水牌方便客戶尋找用餐地點。2.提前檢查各餐及茶歇準備狀況，確保按時開餐。

七、醫療保障

1.配備醫療人員，解決突發事件。

2.提前購買常備藥品，種類包括：感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等。

3.基本設備包括：體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。

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會場選擇時需要特別關注的細節— —酒店哥哥HotelGG 我們每次安排會議選擇會場時，不應只考慮會場租金問題。在考慮會議參加人員組成、到會場的距離以及到會人數的同時，我們還要向你可能使用的會場咨詢下列幾項事宜： 會場是否合適

該會場是否符合公司的企業形象？ 該會場能否幫助此次會議營造恰當的氣氛？ 該會場對會議受眾有沒有感染力？

會場工作人員能否給與會人員留下良好的印象？ 會場地點

與會人員能否輕松方便地到達會場？

會場附近有沒有必要的公路、鐵路、航空交通路線？ 會場地點是否適合舉辦其他的活動、展覽或者短途旅行？

會場所在地是否安靜？如果需要的話，附近是否有住宿場所？安全狀況如何，等等。會場使用時間是否合適？ 會場在會議期間是否可用？

諸如會議設備、住宿場所等相關設施在會議期間是否可用？ 需要變更會議日期時，會場能否同意？ 會場大小

會場座席數目是否合適？

會議室的大小能否給與會人員提供舒適的參會環境？

各會議室布局是否合理？能否讓參會人員都能毫不費力地看到講話人員？ 酒店哥哥HotelGG.com

會場設置能否讓與會人員輕松方便地在會場里自由移動？ 會場設備

如果需要的話，會議室類型是否齊全？會場內是否有禮堂？是否有供舉辦分會使用的小型會議室？

會場內是否提供投影儀、電子書寫板、文具等等？

會場能否提供無線網絡接口？能否提供復印和傳真服務？需要的話，能否提供筆記本電腦或臺式機？

能否提供小吃、茶、咖啡、正餐？

素食主義者、嚴格素食主義者和有特別飲食需要的人的飲食需求能否得到滿足？ 會場能否提供足夠的停車位？ 會議室通風是否良好?有沒有安裝空調? 身體有缺陷的參會人員的特殊需要能否被滿足？

會場能否提供餐館或酒吧，供與會人員會后交流和娛樂之用? 有無運動或者休閑設施？比如，游泳池或者健身房。如果需要的話，會場是否也能提供住宿設施？ 會場使用費用

會場中心的要價是否在會議預算范圍之內？

會議中心采取什么收費方式？比如，以每人每天二十四小時計價，或者以使用的房間數目為標準？ 價格是否打折？ 是否有降價空間？

該會場要求的包括額外服務費用在內的總費用，與其他會場的報價或其他選擇相比酒店哥哥HotelGG.com

是否更便宜？（例如，開會、用餐在一個地方，住宿安排到另外的地方是否會更便宜呢？）

有沒有任何隱形費用？ ? 要求何時付款？

? 是否需要預交部分費用？如果需要，預交多少？提前多長時間？

? 該會議中心如何對待取消會議的情況？如取消，會得到全額退款，還是部分退款？

上述許多問題都可以在會議中心的網站上得到答案，也可以向中心索要報價單。如果你是首次使用該會議中心，你可以向其他曾經使用過該會場舉辦會議的公司詢問 他們使用時的相關情況。如果會議十分重要，你就有必要親自去會議中心考察一下，以得到關于會場布局等一手的情況，更重要的是要了解會議場所管理層和工作人 員的態度。

如果你想使會議取得圓滿成功，或者讓你選擇的會場給與會者帶來更好的而不是更壞的經歷，一定要仔細選擇。會議中心評價的特殊考慮因素

除了“會議中心選擇注意事項”以外，你還要清楚地知道會議的性質，有時它也會對會場選擇有特殊要求。

例如，如果你想向重要客戶展示一件新產品并給他們留下深刻的視覺印象，這就需要將這次會議的性質明白無誤地告知會議中心，在選擇會議中心的時候也要注意這一點。

如果此次會議主要目的是建立團隊意識，這就需要會議中心能夠滿足運動、娛樂、社交活動以及建立團隊意識所必需的設施。酒店哥哥HotelGG.com

如果會議的參加者不是本公司的員工，這時就需要有一個接待區域，與會代表從而可以登記、領取名牌、傳單和會議議程。

如果與會者是外賓的話，會議中心必須要能夠滿足這些外賓的要求，比如，飲食偏好，觀光以及旅游安排。

“會議中心選擇注意事項一覽表”應該將所有的特別考慮因素包括在內，然后才能進行會場考察。

社團組織和公司會議策劃者在選擇設施或飯店時考慮的重要因素排序表 社團組織會議策劃者

1.會議室的數量、大小、質量 2.可商議的食品、飲料和房價 3.食品服務質量

4.休息室的數量、大小、質量 5.結賬程序的效率 6.入店和離店程序的效率 7.會議支持服務和設備

8.派專人負責處理會務的各個方面 9.展示空間 10.是否有此方面經驗 11.套間的數量、大小和質量

12.近處是否有購物場所、餐館及娛樂場所 13.其他交通方式是否便利

14.店內休閑設施，如高爾夫、游泳池、網球 酒店哥哥HotelGG.com

15.機場距離

16.特殊會議服務如提前登記、特殊設備等 17.設施新 公司會議策劃者 1.食品服務質量

2.會議室的數量、大小、質量 3.可商議的食品、飲料和房價 4.睡房的數量、大小、質量 5.會議支持和服務設備 6.付款程序的效率 7.入店和離店程序的效率 8.有專人負責會議的所有層面 9.設施和人員相關經驗

10.店內休閑設施，如高爾夫、游泳池、網球 11.其他交通方式是否便利 12.機場距離 13.展示空間

14.距離購物、飯店、店外休閑娛樂場所近15.特殊會議服務如提前登記、特殊設備等 16.套間的數量、大小和質量 17.會議設施的新舊

第三篇：會議場地租賃注意事項

針對各種大中小公司來說，內部會議可以在自己的辦公地點解決，但是涉及到一些商業會議和年會等大型會議和涉外會議來說，就需要尋找到一個最佳的會議場地。在會議場地的租賃需要注意的事項：

1、會議場地租賃的基本項

會議的時間、會議的地點、會議的規模是會議的基本項也是會議場地租賃的基本項。只有確認了基本項之后才能根據這些基本的要求框架去大概范圍的尋找可以滿足會議要求的會議場地。

2、會議場地租賃的附屬要求

在確認了大致可滿足會議要求的會場資源后，那就要開始篩選了。那么會議的附屬要求都有哪些呢?會場的尺寸、擺臺、形狀、層高、音響系統等等最終確認了您的會場需求的條件。在您可選擇的大致范圍內應該又有很多不符合條件的場地資源被PASS掉了。

3、會議場地租賃的價格

價格往往在所有條件滿足會議需求之后起到了一個決定性的因素，但是在會議場地的租賃中。一定要注意價格的范疇及單位。按場計價和按天計價有本質的區別，一般一場會議為4小時規定。大致約為半天。有的酒店一天是按三場計算的。所以一定要明晰酒店的會場計價單位。而一天的計算是包含了上午，下午以及晚上。計價單位明晰之后那就是場地供應商所給予的搭建時間，一場會議的布置需要時間，而布置的時間是否免費，收費又收多少呢?所以只有在綜合比較了所有情況下的價格才是最終可以參考比對的價格哦，是不是已經招到比較中意的場地啦。

4、會議場地租賃合同

在最終確定好會議場地后是不是要簽合同了，簽合同也是一門學問哦。一定要明晰所有之前確認的項目以及價格，白紙黑字寫明。將結算帳號、結算方式和結算幣種也要寫清。包括酒店承諾給予的服務和會議場地免費配套的設施都有什么。當然大型的會議最好注明某一層面的場地方負責人是誰，以免會議進行時出現問題找不到對口的人。

第四篇：預訂機票的幾點注意事項

預訂機票的幾點注意事項：

1、根據客戶行程查詢航班日期/座位基本情況

2、詳細閱讀行程相應艙位運價政策的所有限制條件

3、按客戶類型根據公司的對外銷售政策結合報價

4、告知客人該價格在沒有訂位之前會根據航空公司系統中座位情況發生隨時的變動。需盡快預訂

5、如客人的旅行有可能發生變動，應選擇退、改、簽條件寬松的票價艙位出票，以免造成不必要的損失和麻煩。

6、預訂行程要注意轉機點是否需要過境簽證，并告知客人。

1預訂之前與客戶核對航班行程、日期、姓名、性別人數（乘國內航班旅客姓名必須與身份證一致、國際航班以護照、港澳通行證、臺胞證等有效證件一致（中文漢語拼音對照）。預訂國際機票必須使用漢語拼音

2按行程報價選擇相應正確的艙位航班號建立PNR

3預訂國際航段時需注意目的地之間是否有轉機點

4預訂時注意客人選擇到達城市的機場是哪個（有的城市幾個機場）

5預訂完成后以郵件/傳真方式與客戶再次確認。

6告之客戶所訂行程及價格的最晚出票日期和時間

7對預訂完成尚未出票的記錄每日上班時必須查看

如遇航班變更/座位取消要查清原因（如航空公司原因）及時處理補救，或與客人協商是否更改預訂。

1再次與客戶確認行程航班乘機日期姓名性別人數

2提供客人乘機的所有信息

3再次仔細核對票價及所訂艙位是否正確無誤。

4客戶決定出票時要告知出票后再發生任何改動應會產生的相應費用。

5不要多加代理重復訂位，以免航空公司取消客人預訂。

6要查詢核對該票價的使用期限，注意PNR里提示的出票時間，提前一天通知客人，防止客票超時被取消。

7出票當中發生的費用以航空公司的要求辦理

8出票最好選擇在工作時間，如下班需要出票時，對有爭議的客票不能與航空公司核對票價所以不能出。應提前告知出票，提前輸入旅客信息、核對價格做好出票準備。

9機票出好后再次核對相關信息，早發現問題早解決。

改期退票：

1、改期需要付費的客票，須到航空公司售票處辦理。代理人無權辦理。

2如客人提出退票時，應立即通知我公司將成型的PNR取消。以免造成NOSHOW而發生費用。一個位子1000---2000/人民幣

3、國內機票須將電子客票行程單交回航空公司。

4、根據各航空公司的不同退票規定的執行。大概需要15個工作日。

5、非正常原因導致的改期或退票，如客人在機場應去航空公司的柜臺開具證明。

第五篇：酒店會議預訂協議書

鑫進蛟龍大酒店會議預訂協議書

甲方：鑫進蛟龍大酒店有限公司乙方：

地址：蛟河市紅葉大街 188號聯系人：

聯系電話：0432—67095112聯系電話：

本著互惠互利、平等自愿的原則，經甲、乙雙方友好協商，現就乙方在甲方預定會議的相關事宜，達成如下共識：

一、會議預訂信息

1、會議日期

乙方在甲方酒店預訂的會議日期：_________年______月______日至_________年______月______日。

2、會議地點

甲方為乙方會議預留會議場地：__________________。

3、1）會議價格 乙方支付給甲方會議場地使用費用：_________半天，_________元／半天，合計：_________元。

2）會議場地計費標準：會議費用以半天作為計費單位，4小時／半天，不足4小時按半天計算；超出時間以______元／小時收取加時費。

4、會議人數

乙方預計參會人數：_________人。

5、會議臺型

乙方會議臺型：□ 回形式、□ 課桌式、□ 劇場式、□ 魚骨式、□ 混合式 6、7、8、甲方提供服務 乙方會議要求 會議場地使用約定

1）

2）甲方無償提供給予乙方會場布置時間，具體時間視甲方營業情況而定； 乙方在會議過程中，應注意愛護甲方設施、設備、用品、用具，如對甲方設施、設備、用品、用具造成損傷、損壞或不能正常使用的，需照價賠償；

3）甲方無償向乙方提供會議當天，會議場地的普通照明燈光系統以及空調系統。

二、客房預訂信息

1、會議入住日期

乙方參加會議人員入住客房日期：_________年______月______日。

2、會議退房日期

乙方參加會議人員退客房日期：_________年______月______日______時之前。3、1）

2）

3）

4）

5）

6）

4、客房使用價格 豪華單人間：_________元／間，會議期間使用_________間； 豪華標準間：_________元／間，會議期間使用_________間； 商務套房：_________元／間，會議期間使用_________間； 日式房：_________元／間，會議期間使用_________間； 豪華套房：_________元／間，會議期間使用_________間； 預計合計費用：_________元。客房使用約定

乙方會議期間，甲方（□ 是／□ 否）撤掉乙方使用客房內的有償1）

消費品；

2）乙方會議期間，甲方（□ 是／□ 否）撤掉乙方使用客房內的外線電話；

3）乙方應愛護甲方客房內的一切設施、設備、用品、用具；如有損壞或丟失則需照價賠償。

4）乙方如在使用客房過程中，發生額外消費，將按照甲方牌價收取實際發生的相關費用

5、洗浴部約定：A_________B_________C_________

三、餐飲預訂信息

1、會議用餐時間

1）_________年______月______日（□ 午餐 ／□ 晚餐）；

2）_________年______月______日（□ 午餐 ／□ 晚餐）；

2、會議用餐地點

甲方為乙方會議預留用餐場地：__________________。

3、會議用餐人數

乙方預計用餐人數：_________人。

4、會議用餐形式

1）_________年______月______日（□ 圓桌餐 ／□ 自助餐/□ 保底人數）；

2）_________年______月______日（□ 圓桌餐 ／□ 自助餐/□ 保底人數）；

5、會議用餐標準

自助餐：中式自助餐______元／位；

圓桌餐：會議餐______元／桌，宴會餐______元／桌； 1）2）

四、會議保證金

1、為保障甲、乙雙方利益，乙方需在協議簽訂之日支付人民幣________ 元，作為會議保障金；甲方向乙方開具會議保障金收據。

2、為保障甲、乙雙方利益，乙方需在會議開始日期五日前，即：______年______月______日______時前，支付會議合計消費的60%，作為會議預付款；甲方向乙方開具會議預付款收據。

五、結算方式

1、乙方需在會議結束當日______時之前，結算全部消費費用。

2、乙方需以 □ 現金、□ 支票、□ 信用卡、□ 其他________，作為結算方式。

3、乙方在結算會議消費時，應向甲方出具會議保障金收據和會議預付款收據，如乙方未能提供會議保障金收據和會議預付款收據的，則甲方有權收取所有乙方消費費用，包括已支付費用。

六、違約賠償

甲、乙雙方如因單方面原因導致不能如期舉行的，距會議舉行日期10日以下（含10日）取消，賠償全部宴會預定消費額的80%。

七、其他

一切未盡事宜再商再議，最后衷心祝福您事業輝煌順暢！

甲方聯絡人：乙方聯絡人：

聯絡電話：聯絡電話：

本協議雙方簽字、蓋章之日起生效；本協議一式兩份，甲、乙雙方各持一份。

鑫進蛟龍大酒店有限公司