第一篇：會議活動場地舞臺

會議活動場地舞臺，燈光和音響要求一

只有在充分考慮會議活動對場地的所有要求之后，你才能選定理想的會議活動地點。比如，你在策劃一個1000人參加的會議活動，打算選用一個可容納1000人進行坐式宴會的大廳。但是，你還想安裝一個背投設備（它會使會議活動看起來正規專業），這就需要一些額外的空間，在屏幕背后至少需要留出18至26英尺的空間來安放投影器材，這大約相當于250個座位的面積。在這種情況下，你要么放棄使用投影，要么減少客人數量或者改用更大的宴會廳。你是否計劃在大廳的前部安裝視聽設備？是否需要設監聽室，翻譯間或是舞池？這些設施也都會進一步擠占座位的空間。因此，在開始檢查會議活動場地可用于否之前，你絕對有必要了解所有的要求。在考慮到所有的需求之后，曾經看似在合適不過的場地也可能無法滿足會議活動的需要。把你想要的列出一張清單，考慮清楚哪些方面可以讓步，哪些方面不可以，更不要忘記你希望達到的效果。你想要的是熱烈，活潑的會議活動氣氛，但如果客人們感覺房間太小，太擠，太熱，太不舒服的話，是不可能形成這種氣氛的。

安排空間時，不要為了省一點錢而讓所有人都肩并肩地擠在一起，讓8個人坐10人桌（讓10個人坐12人桌）并且留出休息區顯然是更好的選擇。確保桌與桌之間有足夠的距離，讓人們能夠輕松地出入其間。當然，也不能走另一個極端，在一個大廳里寥寥地擺上幾桌，這樣同樣會影響會議活動的氣氛。你想要的效果是，空間疏密適度，氣氛熱烈活潑。雖然，從某種意義上說，空間過大比過小要好，因為你總可以通過增加裝飾物把空間變小，但是又何必花這樣的冤枉錢呢？

你需要考慮的要求不僅僅是空間上的，還有時間上的。舞臺，視聽和燈光設備的搬運，安裝，音響測試，排演，拆卸的時間都要列入考慮的范圍。另外，樂手們是否需要更衣室和休息室？你是否需要劃出一定的空間來存放物品？一定要方方面面都考慮到，免得簽訂了合同之后又發現空間或者時間不夠用。

如果你計劃在一家酒店或者會議中心舉辦會議活動，那么就要調查一下，在你之前有誰已經在此預訂。

這時需要問的問題包括：

他們的設備什么時候能拆卸完畢并搬走？ 他們都要拆卸和搬走什么設備？ 設備的拆卸和搬運有沒有可能延遲？ 你什么時候可以開始使用房間？

還有誰要與你同一天進入場地并開始布置？

在世界安排方面有沒有沖突？與競爭者和同事舉行的其他會議活動直接有沒有沖突？ 有沒有安排其他會議活動與你的會議活動同時舉辦？它們何時開始，何時結束？

其他的會議活動中中間休息時會不會產生噪音，會不會打斷你的會議活動？會不會使會議活動場地變得擁擠？如果會的話，你恐怕要調整一下自己的時間安排。

第二篇：活動、會議場地租賃協議

活動、會議場地租賃協議

甲方（出租方）：

聯系地址：

乙方（承租方）： 聯系地址：

為了舉辦 活動（或會議），甲乙雙方經友好協商達成以下協議：

一、租用場地的用途、時間和地點

（1）租用場地的用途為舉辦 活動（或會議）。

（2）租用時間為：____年___月___日 時至 年 月 日 時

（3）租用場地的地點為：。

二、費用和支付方式

（1）乙方總共應支付人民幣 元整（￥），作為甲方提供本協議第二條所指服務的費用；

（2）乙方應在 年___月___日前，向甲方支付現金人民幣__________元整（￥）作為預付費用，甲方應在收到款項后提供相應的收據；

（3）乙方將在整個現場活動結束后的__ _個工作日內將剩余費用（即人民幣__________佰元整（￥_____），以現金的方式支付予甲方。甲方應在收到款項后提供相應的收據；

（4）除本協議規定之外，甲乙雙方同意按照本協議的規定各自承擔由于其各自履行本協議規定的義務和責任而發生的所有費用，包括但不限于中國法律規定的有關稅費和政府規費；

（5）乙方在按照本協議規定向甲方全數支付了有關費用后，對甲方不再負有任何支付義務。

三、甲方的責任

（1）在合同約定的時間范圍內，甲方將 場地租與乙方，作為活動（或會議）的會場。因不可抗力或特殊情況致使場地無法使用，則甲方須于_____年_____月_____日前通知乙方，并由雙方友好協商解決。逾期通知，則視為甲方違約。

（2）甲方負責活動當天的場地保安工作；

（3）甲方應負責租賃期間的消防安全。

（4）甲方負責提供場地的燈光及音響系統予乙方使用，并提供活動所需的電力，同時須派出專業的控制人員協助乙方；

（5）甲方將提供一個獨立的儲物室供乙方存放活動物料；

（6）甲方將允許乙方在 年 月 日 時至 年 月 日時，進行活動彩排，并給予相應支持。

（7）甲方將容許乙方的舞臺及燈光音響等相關活動設備提早于活動前一晚（即_____年_____月_____日）進場進行安裝及調試的工作，以確?；顒拥捻樌M行；

（8）在乙方的相關物料進場并進行安裝調試時，甲方須提供場地的電力工程人員在場協助；

（9）甲方不得向任何第三者或公眾透露本協議的內容和在履行本協議過程中得到的有關乙方的任何保密性商業信息。

（10）甲方應提供乙方需要的服務人員和物品。（具體見需要人員及物品詳單）

四、乙方的責任

（1）乙方應及時提供其委托甲方就有關活動向有關部門報批手續的授權委托書以及有關活動的具體方案；

（2）乙方應按照有關國家機關批準的有關活動內容舉辦有關活動。如因為超越有關國家機關批準的有關活動范圍引起的有關活動被取消，乙方將負全部責任；

（3）乙方邀請的第三方搭建或執行公司，應積極配合甲方的協調工作；并確保搭建工作的安全，如產生不良隱患應及時排除解決；并對此工作承擔相應的責任。

（4）乙方不得向任何第三者或公眾透露本協議的內容和在履行本協議過程中得到的有關甲方的任何保密性商業信息。

五、違約責任

（1）當任何一方違反其在本協議下所承擔的責任和義務時，或任何一方在本協議所作的聲明和保證為不真實或不正確的，違反或責任一方應賠償另一方由此而蒙受的一切損失。

（2）違反本協議的一方應賠償對方的全部經濟損失，包括但不限于合理的律師費。

六、協議的生效和終止

（1）本協議自雙方蓋章或授權代表簽字之日起生效，至雙方履行完畢本協議約定的義務為止。

（2）除非本協議另有規定，如任何一方發生以下任一情況，另一方有權書面通知該方提前終止本協議，并要求對方就本協議的終止所造成的一切損失承擔相關的賠付責任：

（a）嚴重違反本協議下的任何條款；

（b）于任何法律程序中被裁定為破產；

（c）有關活動未獲中國政府有關部門批準，或雖經批準，但被有關部門中途下令停止舉辦；

七、爭議解決

如因協議而引發爭議，甲乙雙方可協商解決，如協商不成由合同簽訂地人民法院管轄。

八、本合同壹式兩份，甲乙雙方各執一份。

甲 方：

乙 方： 經辦人：

經辦人： 電 話： 電 話：

____年____月____日 ____年____月____日

第三篇：會議場地租賃注意事項

針對各種大中小公司來說，內部會議可以在自己的辦公地點解決，但是涉及到一些商業會議和年會等大型會議和涉外會議來說，就需要尋找到一個最佳的會議場地。在會議場地的租賃需要注意的事項：

1、會議場地租賃的基本項

會議的時間、會議的地點、會議的規模是會議的基本項也是會議場地租賃的基本項。只有確認了基本項之后才能根據這些基本的要求框架去大概范圍的尋找可以滿足會議要求的會議場地。

2、會議場地租賃的附屬要求

在確認了大致可滿足會議要求的會場資源后，那就要開始篩選了。那么會議的附屬要求都有哪些呢?會場的尺寸、擺臺、形狀、層高、音響系統等等最終確認了您的會場需求的條件。在您可選擇的大致范圍內應該又有很多不符合條件的場地資源被PASS掉了。

3、會議場地租賃的價格

價格往往在所有條件滿足會議需求之后起到了一個決定性的因素，但是在會議場地的租賃中。一定要注意價格的范疇及單位。按場計價和按天計價有本質的區別，一般一場會議為4小時規定。大致約為半天。有的酒店一天是按三場計算的。所以一定要明晰酒店的會場計價單位。而一天的計算是包含了上午，下午以及晚上。計價單位明晰之后那就是場地供應商所給予的搭建時間，一場會議的布置需要時間，而布置的時間是否免費，收費又收多少呢?所以只有在綜合比較了所有情況下的價格才是最終可以參考比對的價格哦，是不是已經招到比較中意的場地啦。

4、會議場地租賃合同

在最終確定好會議場地后是不是要簽合同了，簽合同也是一門學問哦。一定要明晰所有之前確認的項目以及價格，白紙黑字寫明。將結算帳號、結算方式和結算幣種也要寫清。包括酒店承諾給予的服務和會議場地免費配套的設施都有什么。當然大型的會議最好注明某一層面的場地方負責人是誰，以免會議進行時出現問題找不到對口的人。

第四篇：會議的場地選擇

會場的選擇要根據會議的性質，規模，與會者情況，可供選擇會場的會議住宿、交通、接待條件等眾多方面來決定會場的選擇：

酒店按類型劃分主要分為商務型酒店和度假型酒店

商務型酒店：

這類酒店無論在外部設計，還是在內部裝修，以及可提供的先進通訊工具、適合會務的商用場地上（有特定的商務樓層），一般都充分體現了現代商務高效、快捷的內涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強的服務能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。度假型酒店：

這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設計、園林規劃、內部裝修都充分體現了當地特色，集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發展，度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。

第五篇：如何做好會議場地預算

如何做好會議場地預算

會議場地預算與會議預算不是一個概念，通常而言，會議預算里包括會議場地預算。有些企業開會，通常只會涉及到會議場地。總結會務通多年的會議服務經驗，會務通工作人員教您如何做好會議場地預算，會議場地預算應該包括哪些。

在做會議場地預算時，應考慮到以下幾方面的費用：

一、會議場地租賃費用

會議場地租賃費用是整個會議場地費用的最大支出，一般費用的多少與場地酒店星級，會議規模，會議場地的地理位置等有關。至于要租怎樣的會議場地，要根據公司的會議性質來定。

通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內，比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

二、會議設施租賃費用

此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求，否則可能影響會議的進行。

三、會場布置費用

如果不是特殊要求，一般會場布置費用是包含在會場租賃費用中的。如果有特殊要求，需要和場地方溝通，談具體的費用。

四、其他支持費用

這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等?；谶@些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉 且服務專業的支持。

對于會議場地及會議配套設備的預算，主辦方應在考察場地時了解是否需要收費，收費的話價格又是怎樣，并盡可能細化各項要求，單獨與場地方簽訂服務協議。