第一篇：選擇會(huì)議場(chǎng)地的技巧

選擇會(huì)議場(chǎng)地的技巧

選擇到一個(gè)與會(huì)議匹配的會(huì)議場(chǎng)地，無疑會(huì)對(duì)會(huì)議的影響和效果增色不少?？偨Y(jié)會(huì)務(wù)通多年選擇會(huì)議場(chǎng)地的技巧經(jīng)驗(yàn)，好的會(huì)議場(chǎng)地是大小適中的會(huì)議場(chǎng)地，遠(yuǎn)近適當(dāng)?shù)臅?huì)議場(chǎng)地，環(huán)境適合的會(huì)議場(chǎng)地，以及設(shè)備齊全的適用的會(huì)議場(chǎng)地。

一、選擇大小適中的會(huì)議場(chǎng)地

會(huì)議場(chǎng)地的大小是根據(jù)會(huì)議的規(guī)模而定。一般中、小型會(huì)議可以選擇本單位的會(huì)議室、辦公室或會(huì)議廳，而中型以上的會(huì)議，則需要選擇會(huì)堂、禮堂或體育場(chǎng)館等場(chǎng)所。選擇會(huì)議場(chǎng)地時(shí)，必須首先考慮其容納人數(shù)的多少，一般來說其容量應(yīng)與參加會(huì)議的人數(shù)大體相當(dāng)，不宜過大，也不宜過小。因?yàn)檫^大的會(huì)議場(chǎng)地會(huì)使會(huì)議顯得不夠緊湊，因而影響會(huì)議的氣氛；過小的場(chǎng)所則顯得過分擁擠，給與會(huì)者造成不舒適的感覺。

二、選擇遠(yuǎn)近適當(dāng)?shù)臅?huì)議場(chǎng)地

選擇會(huì)議場(chǎng)地的場(chǎng)址，首先，要考慮與會(huì)者是否便于前往，交通是否便利。其次，要考慮會(huì)議主辦單位離會(huì)址也不宜過遠(yuǎn)，以致給會(huì)務(wù)工作造成不便。第三，如果是需要住宿的會(huì)議，還要考慮到會(huì)議場(chǎng)地與住宿地點(diǎn)的距離，一般來講兩者之間的距離越近越方便。

三、選擇環(huán)境適合的會(huì)議場(chǎng)地

為了使與會(huì)人員能夠?qū)Ｏ滦膩黹_會(huì)，保證會(huì)議的質(zhì)量，在選擇會(huì)議場(chǎng)地時(shí)，除了要考慮會(huì)議場(chǎng)地的大小、距離的遠(yuǎn)近之外，環(huán)境也應(yīng)當(dāng)是考慮的重要因素之一。一般來講，應(yīng) 當(dāng)選擇具有比較清靜、不易受干擾的周邊環(huán)境的會(huì)議場(chǎng)地。嘈雜喧囂的鬧市區(qū)肯定不是召開會(huì)議的理想環(huán)境。尤其是一些重要的會(huì)議，一方面需要安靜的環(huán)境，另一方面 也是為了避免由于離單位太近而受到不必要的人事干擾，遇到這類情況可以考慮舍近求遠(yuǎn)。

四、選擇設(shè)備齊全適用的會(huì)議場(chǎng)地

會(huì)議場(chǎng)地內(nèi)設(shè)備在這里主要包括召開會(huì)議所必須的設(shè)備，如照明設(shè)備、音響設(shè)備、通風(fēng)空調(diào)設(shè)備、桌椅用具、衛(wèi)生設(shè)施及安全設(shè)備如消防設(shè)備等。在選擇會(huì)議場(chǎng)地時(shí)，首先應(yīng) 察看這些設(shè)備是否齊備，性能是否良好；其次，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的具體要求需要添加一些特殊設(shè)備時(shí)，應(yīng)考慮到會(huì)議場(chǎng)地內(nèi)原有設(shè)備是否適用。例如，在用電量大的情況 下，是否會(huì)超出電源負(fù)荷。如果召開的是展示會(huì)，要考慮在場(chǎng)內(nèi)能否設(shè)置展臺(tái)等。

選擇會(huì)議場(chǎng)地的技巧除了以上幾點(diǎn)外，也要考慮到會(huì)議的實(shí)際預(yù)算，盡可能的貼近預(yù)算，節(jié)約會(huì)議成本。

會(huì)務(wù)通，是上海大型的會(huì)務(wù)咨詢交流平臺(tái)，依托會(huì)務(wù)通長(zhǎng)期合作的眾多優(yōu)質(zhì)滬上會(huì)議場(chǎng)地資源，可提供商務(wù)會(huì)議場(chǎng)地、企業(yè)年會(huì)議場(chǎng)地地、團(tuán)體宴會(huì)議場(chǎng)地地、活動(dòng)展覽場(chǎng)地等預(yù)訂。多年的會(huì)議服務(wù)及選擇會(huì)議場(chǎng)地的技巧經(jīng)驗(yàn)，會(huì)務(wù)通不僅能幫企業(yè)客戶尋找到最適合開會(huì)的會(huì)議場(chǎng)地，而且能提供專業(yè)的會(huì)議組織和策劃等一站式會(huì)議服務(wù)。

第二篇：會(huì)議的場(chǎng)地選擇

會(huì)場(chǎng)的選擇要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)，規(guī)模，與會(huì)者情況，可供選擇會(huì)場(chǎng)的會(huì)議住宿、交通、接待條件等眾多方面來決定會(huì)場(chǎng)的選擇：

酒店按類型劃分主要分為商務(wù)型酒店和度假型酒店

商務(wù)型酒店：

這類酒店無論在外部設(shè)計(jì)，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會(huì)務(wù)的商用場(chǎng)地上（有特定的商務(wù)樓層），一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒店既能接待小型會(huì)議也能接待大型會(huì)議，有一個(gè)或多個(gè)多功能廳，24小時(shí)全天候辦公，有較強(qiáng)的服務(wù)能力，此外還有多個(gè)中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。度假型酒店：

這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設(shè)計(jì)、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣蓍e、娛樂于一體。同時(shí)隨著社會(huì)的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會(huì)議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動(dòng)，這些無疑大大方便了會(huì)議單位。

第三篇：選擇會(huì)議場(chǎng)地的六大基本步驟

會(huì)議的成敗，場(chǎng)地的選擇相當(dāng)重要。會(huì)議策劃者在選擇會(huì)議場(chǎng)地時(shí)，以下6個(gè)基本步驟都需考慮進(jìn)去：

（1）確定會(huì)議目的（2）確定會(huì)議形態(tài)

（3）決定實(shí)質(zhì)上的需求

（4）考慮與會(huì)者的期望

（5）選擇何種會(huì)議地點(diǎn)與設(shè)備

（6）評(píng)估選擇的正確性

第四篇：選擇會(huì)議場(chǎng)地需要考慮哪些事項(xiàng)?

會(huì)議策劃者在選擇會(huì)議場(chǎng)地時(shí)需要考慮的主要事項(xiàng)有：

地區(qū)

a、費(fèi)用(成本)與便利性

b、是否鄰近機(jī)場(chǎng)

c、轎車或出租車是否足夠

d、是否有充足的停車空間

e、如果需要，接送交通工具是否充足，費(fèi)用情況

環(huán)境

a、當(dāng)?shù)赜惺裁绰糜尉包c(diǎn)

b、購(gòu)物環(huán)境

c、休閑活動(dòng)

d、氣候狀況

e、環(huán)境是否良好

f、餐廳數(shù)量和質(zhì)量

g、當(dāng)?shù)刂伟?/p>

h、社區(qū)經(jīng)濟(jì)狀況

j、過去會(huì)議舉行情況

k、當(dāng)?shù)氐男蜗笕绾?/p>

l、當(dāng)?shù)貢?huì)議管理部門支持與服務(wù)情況

m、會(huì)議周邊供應(yīng)廠商的經(jīng)驗(yàn)、設(shè)備是否足夠（如視聽器材公司、展覽公司、事務(wù)機(jī)器公司）

n、安全保障

飯店設(shè)施和服務(wù)

a大廳是否整潔，吸引人

b報(bào)到處是否容易找到

c是否有足夠房間供工作人員使用

d是否有能力處理客人住店和離店的高峰時(shí)段

e接待處的人力是否足夠

f是否有足夠的電梯設(shè)備。

g詢問處是否全天候有人值班。

h是否有藥店

j是否有禮品店

k是否有保險(xiǎn)箱

l對(duì)客人的服務(wù)：門童是否友好

m服務(wù)員工作效率如何

客房

a家具是否完好

b沖浴設(shè)備如何

c光線是否充足

d是否足夠的衣櫥空間與衣架

e煙霧警示器

f火災(zāi)逃生資料是否清楚

g冰箱和小酒吧

h走道是否整潔，包括清潔人員是否定時(shí)清理通道、煙灰

i是否在每層樓有冰塊和飲料

j電梯服務(wù)

k標(biāo)準(zhǔn)房與豪華房標(biāo)準(zhǔn)

l是否有特別樓層提供特殊服務(wù)

m豪華套房的數(shù)量與形式

n客廳、臥室尺寸和睡床類型

o房間類別，如高樓層或低樓層，面海景或面山景

p每一種類別的房間數(shù)

q有多少房間數(shù)可以使用，如果需要，對(duì)早來晚走的與會(huì)者如何處理

r會(huì)議房?jī)r(jià)與一般房?jī)r(jià)如何

s何時(shí)能提供確定的會(huì)議房?jī)r(jià)

t是否需要保證數(shù)量與訂金

u進(jìn)房與退房的時(shí)間

v什么時(shí)間取消已預(yù)訂的房間

w付款方式

x接受哪幾種信用卡

y萬一取消訂房，退款方式為何

z訂房的程序和方法

會(huì)議室

（1）會(huì)議室尺寸(面積)。

（2）當(dāng)會(huì)議室做不同座位安排時(shí)，其容量如何

（3）會(huì)議室隔音設(shè)備是否良好

（4）電源開關(guān)、冷暖氣控制是否單獨(dú)分開

（5）會(huì)議室的音響效果，是否有良好音響系統(tǒng)

（6）固定設(shè)備如黑板、銀幕和家具

（7）障礙物如圓柱

（8）視聽設(shè)備

（9）視聽效果

（10）是否后座的人可以看到銀幕

（11）會(huì)議室天花板高度

（12）是否有裝飾燈架

（13）裝飾的鏡子是否會(huì)反光

（14）是否有窗簾遮住窗戶光線

（15）電源控制位置

（16）火災(zāi)逃生口

（17）公共區(qū)域是否整潔

（18）相同性質(zhì)的會(huì)議室是否在同一層樓或分在不同樓層舉行

（19）房間和公用電話是否很方便

（20）洗手間數(shù)量、位置，是否干凈

（21）衣帽問數(shù)量、位置

（22）是否有足夠空間放置家具和器材

（23）良好光線

（24）很容易讓與會(huì)者找到

（25）足夠的電源插座

（26）安全性如何

（27）桌子、椅子數(shù)量和規(guī)格

（28）是否有不同高度的舞臺(tái)

（29）是否有有地毯和鋪裙邊的舞臺(tái)

（30）講臺(tái)：站立式講臺(tái)，有燈光的講臺(tái)

（31）黑板和布告欄

（32）指示架

（33）廢紙簍與垃圾桶

（34）照明燈與輔助燈設(shè)備

（35）燈光控制盤。

（36）報(bào)到臺(tái)

（37）麥克風(fēng)數(shù)量和種類

第五篇：會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)地舞臺(tái)

會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)地舞臺(tái)，燈光和音響要求一

只有在充分考慮會(huì)議活動(dòng)對(duì)場(chǎng)地的所有要求之后，你才能選定理想的會(huì)議活動(dòng)地點(diǎn)。比如，你在策劃一個(gè)1000人參加的會(huì)議活動(dòng)，打算選用一個(gè)可容納1000人進(jìn)行坐式宴會(huì)的大廳。但是，你還想安裝一個(gè)背投設(shè)備（它會(huì)使會(huì)議活動(dòng)看起來正規(guī)專業(yè)），這就需要一些額外的空間，在屏幕背后至少需要留出18至26英尺的空間來安放投影器材，這大約相當(dāng)于250個(gè)座位的面積。在這種情況下，你要么放棄使用投影，要么減少客人數(shù)量或者改用更大的宴會(huì)廳。你是否計(jì)劃在大廳的前部安裝視聽設(shè)備？是否需要設(shè)監(jiān)聽室，翻譯間或是舞池？這些設(shè)施也都會(huì)進(jìn)一步擠占座位的空間。因此，在開始檢查會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)地可用于否之前，你絕對(duì)有必要了解所有的要求。在考慮到所有的需求之后，曾經(jīng)看似在合適不過的場(chǎng)地也可能無法滿足會(huì)議活動(dòng)的需要。把你想要的列出一張清單，考慮清楚哪些方面可以讓步，哪些方面不可以，更不要忘記你希望達(dá)到的效果。你想要的是熱烈，活潑的會(huì)議活動(dòng)氣氛，但如果客人們感覺房間太小，太擠，太熱，太不舒服的話，是不可能形成這種氣氛的。

安排空間時(shí)，不要為了省一點(diǎn)錢而讓所有人都肩并肩地?cái)D在一起，讓8個(gè)人坐10人桌（讓10個(gè)人坐12人桌）并且留出休息區(qū)顯然是更好的選擇。確保桌與桌之間有足夠的距離，讓人們能夠輕松地出入其間。當(dāng)然，也不能走另一個(gè)極端，在一個(gè)大廳里寥寥地?cái)[上幾桌，這樣同樣會(huì)影響會(huì)議活動(dòng)的氣氛。你想要的效果是，空間疏密適度，氣氛熱烈活潑。雖然，從某種意義上說，空間過大比過小要好，因?yàn)槟憧偪梢酝ㄟ^增加裝飾物把空間變小，但是又何必花這樣的冤枉錢呢？

你需要考慮的要求不僅僅是空間上的，還有時(shí)間上的。舞臺(tái)，視聽和燈光設(shè)備的搬運(yùn)，安裝，音響測(cè)試，排演，拆卸的時(shí)間都要列入考慮的范圍。另外，樂手們是否需要更衣室和休息室？你是否需要?jiǎng)澇鲆欢ǖ目臻g來存放物品？一定要方方面面都考慮到，免得簽訂了合同之后又發(fā)現(xiàn)空間或者時(shí)間不夠用。

如果你計(jì)劃在一家酒店或者會(huì)議中心舉辦會(huì)議活動(dòng)，那么就要調(diào)查一下，在你之前有誰已經(jīng)在此預(yù)訂。

這時(shí)需要問的問題包括：

他們的設(shè)備什么時(shí)候能拆卸完畢并搬走？ 他們都要拆卸和搬走什么設(shè)備？ 設(shè)備的拆卸和搬運(yùn)有沒有可能延遲？ 你什么時(shí)候可以開始使用房間？

還有誰要與你同一天進(jìn)入場(chǎng)地并開始布置？

在世界安排方面有沒有沖突？與競(jìng)爭(zhēng)者和同事舉行的其他會(huì)議活動(dòng)直接有沒有沖突？ 有沒有安排其他會(huì)議活動(dòng)與你的會(huì)議活動(dòng)同時(shí)舉辦？它們何時(shí)開始，何時(shí)結(jié)束？

其他的會(huì)議活動(dòng)中中間休息時(shí)會(huì)不會(huì)產(chǎn)生噪音，會(huì)不會(huì)打斷你的會(huì)議活動(dòng)？會(huì)不會(huì)使會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)地變得擁擠？如果會(huì)的話，你恐怕要調(diào)整一下自己的時(shí)間安排。