第一篇：如何高效地組織會議

如何高效地組織會議

關于開會大家應該都不陌生，而且應該有不少人被過度頻繁的會議“傷過”，甚至”談會色變“。當一個組織的人員較多，結構復雜時這個問題會更加突出。如果開發(fā)人員/測試人員參加會議過多，會導致工作打斷嚴重，直接影響到團隊工作效率。如果管理人員參加會議過多，就會導致管理人員離開所負責的管轄范圍時間較長，不能及時響應事情，從而導致團隊整體管理效率變低，典型表現(xiàn)是很多事情沒有及時處理、開始積壓。

當然會議是需要的，主要是我們要總結出一套高效的方法。下面分享一些總結，有興趣的同事可以一起探討。

第一，確認會議類型及目的。人認為在我們公司的研發(fā)體系里以會議目的劃分，會議大體可以分為以下6種：

1.團隊建設：激勵團隊，培養(yǎng)員工的團隊意識，讓每個參與人員了解共同的目標，樹

立全局觀念，無形中能夠幫助團隊減少協(xié)調成本。例如：版本項目周會

2.報告績效：向上級管理層匯告版本當前績效情況，并且根據(jù)需要可以獲得適當?shù)馁Y

源支持，例如：RDM的項目分析會

3.平級溝通：針對問題通過會議討論形成解決方法或是達成處理協(xié)議.例如：開發(fā)和

測試周會，跨部門合作會議

4.信息傳達：將信息傳達出來，讓相關人得到信息并理解信息，以方便進行下一階段的工作。例如：新流程培訓會議，經(jīng)驗分享會議

5.創(chuàng)意開發(fā)：針對某一個問題的解決方案或是某個方向的創(chuàng)新主題進行討論

6.評審會議：技術方案/需求文檔評審，疑難問題討論等

確定好會議類型及目標之后才能選定出需要討論哪些內容，匯報哪些信息，以何種方式組織。這里舉兩個示例：

示例一：一個項目組對RDM做績效匯報（項目分析會）。我們首先確定會議目標為：

a.向RDM提供版本總體計劃情況，當前進展，當前存在風險及計劃應對措施，趨勢

預測等

b.申請關鍵資源支持，因為RDM聽過完整匯報時，對版本有了比較系統(tǒng)的判斷，此

時如果確實需要資源協(xié)助，比較容易得到批準

確定目標后，我們就可以發(fā)現(xiàn)開發(fā)和測試在這里是被作為一個團隊看待的，因此在這個會議過程中開發(fā)和測試的意見應該是一致的，并且匯報的內容不能重復，但可以各有側重。因此會議前開發(fā)和測試應該進行明確的匯報分工，各自總結完后，內部討論得出一致結論。基于這樣定位而組織的項目分析會，就會非常高效，并且能夠在短時間內將版本整體情況展現(xiàn)出來，同時也促進了開發(fā)和測試內部一次完整性總結。而如果沒有這些前期工作，項目分析會過程中，開發(fā)和測試意見就可能非常不符，甚至進行爭吵，更嚴重的是發(fā)生互相責怪，推卸責任的情況。

第二，開有準備的會議。有準備的會議需具備以下三個特點:

1.有清晰的會議歷程及會議預期

例如：大多數(shù)開發(fā)和測試的例行溝通會議，是以明確問題及達成協(xié)議為主，而不是解決具體的某個問題，如果過于深入會導致時間浪費，更嚴重的是隨意決策。

2.選擇合適的人參與

會議召開前需確定好哪些人要必須要出席，哪些人得到討論結果告知即可。將會議控制在必要范圍里的好處在于，避免會議浪費其他人員時間，同時保證會議的發(fā)言質量。

3.選擇合適的時機

合適的時機是指要評估與會人員的時間繁忙程度、解決問題的條件是否成熟，這個時間開會的效果如何？例如：項目進度非常緊張的情況下，項目組每周舉行耗時很長的個人知識及讀書經(jīng)驗分享是不合事宜的。

第三，議而有決，決而有行，行而有果。從結果導向來看，會議都是基于某種目標而召開的，因此達成預定目標是非常重要的，會議過程中，組織者要進行有效的時間控制，出現(xiàn)跑題情況時要及時引導糾正，防止參會人員天馬星空或過于深入細節(jié)，浪費大量時間。這個過程可以簡稱為議而有決。決而有行是指，會議討論出的決策要形成任務分解，并落實責任人。行而有果是指，已經(jīng)分解的任務要進行跟蹤，產(chǎn)出效果。第三點總結起來比較簡單，但是往往是我們最難以落實的地方，所以經(jīng)常會出現(xiàn)諸如“這個問題，我們好像上次討論過”的這類情況。

其他一些小技巧羅列如下：

1.大會之前通常要有小會，從而達成高效

2.會議開始前先講解會議歷程及預期

3.會議上以明確問題、達成協(xié)議為主，不深入問題討論

4.會議上的決策直接指派落實責任人

5.會議記錄要在24小時內發(fā)出，最晚48小時之內

6.對于例行會議，可以收集參會人員的會議質量反饋，進行持續(xù)改進

第二篇：如何組織高效會議

如何組織高效會議

更新日期2011-6-24 16:37:59共有303人 瀏覽

作為企業(yè)管理者，每周可能約有35%以上的工作時間在開會。可以說，怎樣開一個高效會議，是老板們的必修課。

高效會議怎么開

開會，開會，開會！說起開會人人都煩。據(jù)統(tǒng)計，全世界每天至少有6000萬個事務性會議，而我國以每日1000萬個會議名列榜首。作為企業(yè)管理者，每周可能約有34%以上的工作時間在開會。可以說，怎樣開一個高效會議，是老板們的必修課。

會議成本亦驚人

一些人會說，開會不就是幾張嘴幾支筆再帶幾對耳朵？其實，會議成本通常是由三部分組成的，即會議工時成本，會議直接成本和效益損失成本。那么我們來算算會議的成本究竟是多少。

假設一家企業(yè)要組織一個10個人參加的項目會議，時長2小時，假設人均工時成本為30元/小時，薪資附回值系數(shù)為1.5，公司超額利潤稍頃數(shù)為薪資附加值系數(shù)＋1。

按照國際通行的會議成本計算公式，會議工時成本＝參會人員平均小進工資×薪資附加值系數(shù)×會議小時數(shù)×（參會人數(shù)＋2位會前準備員工）×公司超額利潤系數(shù)來計算，會議工時成本＝30×1.5×2×（10＋2）×（1＋1.5）＝2700元。

如果需外租會議室以及投影儀，會議室使用成本為120元/小時，投影儀使用成本為100元/小時，又會產(chǎn)生（150＋100）×2＝500元用費。

這些還不包括無形的效益損失成本，比如由于開會，會者不得不離開自己的工作崗位，影響工作效率，不及時處理突發(fā)事件乃至造成嚴重事故等。

10大因素致使會議效率不高

調查發(fā)現(xiàn)，至少有50%以上的會議是沒有效能的。綜合各種因素，會議效率不高通常由以下10大原因造成：

1.會議時間安排不當，每個人或精神困乏或饑腸轆轆，或因會議頻繁，員工不勝其煩。

2.會議地點設置不當，或環(huán)境不好，致使會議時常被干擾。

3.開會對象的選擇有誤，通知到來的是一些可有可無的參與者，而一些“必須到會”者卻因為有事務在身不能到場。

4.主持人缺乏影響力，不知如何表意，又不知如何引導，被與會者牽著鼻子跑，跑離了會議主題。

5.沒做好會議的準備工作，致使會議匆促而無成效。

6.一把手不重視會議，不抓實效，使與會者敷衍了事，致使會議大多流于形式。

7.目的和結果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義。

8.會議缺少責任績效制約，沒有良好的會議制度。

9.領導者缺少會議成本觀念，沒有考慮會議時間的無形損失。

10.開會仍停留在“口＋筆”的傳統(tǒng)模式，沒有利用好現(xiàn)代技術，致使開會成本居高不下。

如何開一個高效會議

人生活在一個時時處處充滿會議的世界，我們又不得不承認，有些會議對推動企業(yè)不斷發(fā)展的確非常關鍵。如何才能開一個高效的會議，如何能在會議中切實解決問題，以提高企業(yè)競爭力？

明確會議目標

會議本身就是以目標為導向。有一個明確、對口的目標才能體現(xiàn)召開會議的意義。比如召開銷售會的目的就是要調整相關營銷策略、把市場占有率提高多少點、銷售收入增加多少點等等，讓與會者都有指標才有可能認真貫徹執(zhí)行。

合理安排會議時間

上午9-10點之間，員工開始進入工作狀態(tài)，思想活躍情緒飽滿。這個時間段最合適開重要的會議，同樣也是進行業(yè)務洽談的最佳時機。上午10-11：30點或下午2-4點之間，較為適合調動員工集思廣益，讓大家能充分展開頭腦風暴。其他時間可處理較為次要的會議。

制定會議計劃，使會議標準化

會議計劃主要包括確立適合的參會者、會議的記錄、議程、時間、會場、開會的方式等。如會議討論是分小組進行還是個人發(fā)言，決策是領導人拍板還是團隊表決。在會議之前應建立清楚會議議程，將所要解決的問題、程序、時間、地點以文字形式分發(fā)給與會者，讓他們對會議的目的、本質與架構等各種情況有一個詳細的了解，使他們有充爭的時間準備相關的資料進行有針對性地發(fā)言。

國內地產(chǎn)標桿企業(yè)萬科到日本企業(yè)對標，發(fā)現(xiàn)日本人每次開會都是標準化操作模式，包括會議的目標/議程/參與者/主持/決議/執(zhí)行等。連兩個不同的會議前后隔幾天都是標準的。這對萬科震動很大，回國后也開始對會議進行梳理、分類，進行標準化管理。

制定會議議程細分表

一個大型會議議程、事項很多，為不使會議忙而出錯，制訂會議日程表很重要。開會當中，主持人可以不時抽出一些時間來檢查議程明細表上的每一項，看看過去執(zhí)行的情況，努力在計劃規(guī)定的時間內把會議討論全部落實，并及時結束會議。利用議程明細表還可對突發(fā)事件進行調整，以保證會議順利進行。巧妙控制會議過程

為使會議自始至妖冶保持良好運行狀態(tài)，會議必須進行有效過程控制。會議開始時應由主持人說明會義的和期望，明確誰做會議記錄和誰協(xié)助控制時間，并說明會議的規(guī)范，如關閉手機、做好筆錄、網(wǎng)絡連接、鼓勵提問、不準中途離開等，以避免影響會議的正常進行。會議主持人的首要任務是要緊扣會議議題，防止跑題和偏題。同時還要設定時間，準時開始和結束，并對每個議程擬定大致的時間限制。一個議題不能討論過久，如不能得出結論可暫放一下避免影響其他議題。

善于對付“會議麻煩制造者”

一個會議最怕的就是不配合的人，使會議難以順利達到計劃目標，我們把這些人稱之為“會議麻煩制造者”，美國柯達公司把“會議麻煩制造者”歸為六大類，并制定了對付這六大類人的方法。

遲到者--對有各種借口常遲到者，采取重點盯人術。在會前特別打招呼，屢教不改者會后就作相應處罰；對偶爾遲到者，會后多加補課，分發(fā)會議記錄；對重點人物的遲到，就是會上簡要快速回顧剛才會議主要

情況，會后分發(fā)會議記錄。對一般人物遲到，仍按時開會；對重點人物遲到，就適當延時開會，但一般不超過20分鐘，盡量不要耽誤會議。

攪局者--攪局者往往對某個主題或計劃持有嚴重偏見，提不出正面建設的意見，為反對而反對。因此會議主持者往往應在征求多數(shù)人的意見的情況，采取限制時間量、設制時間段、限制主題和要求并提出正反 兩個方面意見來干預隨意“炮火亂開”的攪局者。

心不在焉者--這種人愛做小動作，容易分心，有時還會嚴重干擾會議情緒。對付此種人，主持人就用眼睛不時關注他提醒他，或者穿插提問，吸引其滿意注意，甚至可以讓這種人做會議記錄，寫會議感想提建議，讓他無法分心。

窮嘴多舌者--這種人家辯得臉紅脖子粗，講得滔滔不絕，浪費大家時間；或一有想法，就突然冒出話，搶斷話題，破壞會議秩序。對此，主持人就限制時間量、設制時間段，巧妙控制這些人隨意發(fā)言，或在會尾給這些人多留發(fā)言時間，以免偏離主題。

干私活者--這些人沒把會放在心上，在會上借機忙碌其他事。主持人應在會前作出禁止會上處理其他事情的聲明。尤其是對愛干私活者更要挑明，指出其行為的不正當性。應付干私活者，非重要會議也可設在上班前后開，或隔絕會場內外環(huán)境，營造嚴肅氣氛，同樣是好方法。

爭寵者--這種人往對領導提出的某個主題或計劃一味迎合、贊賞，毫無主見地支持，對會議提不出任何建設性的反對意見。主持人可婉言提醒，要求提出正反兩面意見，以防會議被一片贊美聲所淹沒。做好會議記錄

每一項會議一定要有一個準確完整地會議記錄。會議的各項決議一定要有執(zhí)行人員、所負職責及完成期限，且必須在記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成。一般而言，會議結束2-3天后，所有與會者應拿到會議記錄，所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋、執(zhí)行的職責。

建立會后追蹤責任制

看一次會議是否成功，要看會議是否產(chǎn)生了切實可行的決定，并且是切實有效的執(zhí)行。因此，會議結束時要及時總結會議的主要決定和行動方案，建立會議事后跟蹤程序，明確各項任務的責任人及完成時間，并確定由誰進行督促和檢查實施的情況。如有意外，可及時發(fā)現(xiàn)并調整。

在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，關系著公司的成本。前幾年日產(chǎn)汽車大刀闊斧推行全員的會議革命，省下了六十億日元成本，未來三年預計還可省下三百億日元。

葉茂中說：“成功的會議是需要設計的。如果就像設計公司的產(chǎn)品那樣精心設計會議，那么會議成功率就會越來越高，企業(yè)就越有競爭力。”

第三篇：如何組織高效的會議

如何組織高效的會議

第一步，有效銷售與提前預約

日常銷售老師和銷售會議是吸引新朋友參加會議的必要前期工作，因為人們往往對可有可無的事情采取回避的態(tài)度，如果能引起對此的興趣，往往可以很大程度的提高邀請成功率。

事例說明： “嗨，我和你說啊，上次我去聽了一堂陳老師講的營養(yǎng)課，真后悔沒有把錄音機帶去，真是太精彩拉。說得深入淺出，本來以為很深奧的營養(yǎng)學知識我這樣的人是聽不明白的，沒有想到他說的那么淺顯易懂，還特逗，就跟說相聲一樣。跟我一起去的朋友都說，下次有陳老師的課，一定要叫上他。” 過一段時間后真的有陳老師的課了。“嗨，還記得上次我和你說的陳老師的營養(yǎng)課嗎？這個禮拜六下午1點陳老師正好還有一堂課，上次去過的朋友都搶著要去吶，都說印象深刻，我想我們那么好的朋友，好不容易幫你留下一個名額，你可記得一定要留出時間來哦。我再和你說一次，是禮拜六的下午1點整在徐家匯專賣店門口，我等你哦，不見不散。”然后在禮拜五晚上再電話確認一次，確保萬

一。要點：口氣要興奮、熱情，說話簡明扼要，時間不宜長。

原則：

1．三不談原則。不談公司，制度和產(chǎn)品。

2.二選一原則。為了避免對方找借口沒時間，日期時間最好給對方兩個選擇。比如“老張，明天或后天哪天空閑一點？”

3.不帶家人小孩原則。小孩的哭鬧和走動會影響在場所有人的注意力。

4．邀約一次一人原則。不要貪多。

5.“四不說”原則。時機不對不說；氣氛不對不說；時機不成熟時不說；有人打擾不說。

6．提前預約和反復確認原則。一定要提前幾天預約，給對方留下充足的時間安排出參與會議的時間，反復確認是加深對方印象和申明會議重要性的方法。

7．新朋友個人資料提前上報原則。如果你要帶新朋友來，同時希望你的老師和他進行深入的交流，最好把你要介紹的新朋友的個人資料，包括：名字，學歷，年齡，個人性格，對直銷的認識，和簡單的個人背景提供給老師，這樣使老師可以更好的幫助你和新朋友進行溝通，新朋友也會有自己被重視的感覺。第二步，會場布置

1．會場布局空間適中，保持整潔和通風

2．準備好足夠多的椅子，燈光明亮

3．產(chǎn)品陳列架上產(chǎn)品齊全整潔

4．提供水和圖冊

5．按照會議的不同進程播放不同風格節(jié)奏的音樂

6．最好有投影儀或等設備，在會議中合理穿插片段

第三步，會議原則

1.新朋友往前坐，老朋友往后坐，如果新朋友太多的話，老朋友把椅子盡量讓給新朋友，站在靠后的地方。

2．會前申明會場紀律，請大家保持安靜，不要隨便走動影響他人，把調到震動檔或者關閉。

3．上下臺的原則。上臺一方從右側上臺，交接前雙方須先禮貌性握手，交接完話筒后，下臺一方從左側下臺。

4．老朋友需要做到點頭，配合講師的，使講師盡可能的發(fā)揮，同時也帶動了新朋友的情緒。

5．絕對不在會議進行期間交頭接耳，必須說話也需小聲，走動時彎低腰，不影響他人的視線。

6．主持和講師的著裝以職業(yè)裝或西服為主，以簡潔干練為風格。

第四步，會后小結

會后會一般在會議后舉行。在場各小組分別圍成一圈，按順序談自己對今天這場會議的感受和收獲。因為每個人對會議內容理解的角度和程度不同，綜合自己個人的親身經(jīng)驗和經(jīng)歷，往往可以給其他聽眾以更有力的心理沖擊。自己談的時候，第一可以使自己有受到眾人關注的榮譽感，第二也可以使自己把會議的理解由潛意識表達出來，既可以加深自己的印象，也可以加深小組內其他人的印象。不同角度，不同人物對會議的理解，有助于牢固小組成員的信念，同時也鍛煉了小組成員的敘述表達能力，可謂是“一會多得”，所以會后會是整個會議環(huán)節(jié)中不可或缺的一環(huán)。

第五步，單獨溝通

如果新朋友有足夠的興趣和時間，在會后會結束后，可以安排老師和新朋友間一對一，或一對多的溝通，同時多一些老朋友更有幫助。地點不宜在會場，可以安排在會場附近比較安靜的茶室或者咖啡廳，氣氛保持輕松。如果新朋友是你帶來的，介紹順序是這樣的，需要先把老師先介紹給新朋友，然后再把新朋友介紹給老師，在介紹的語言中，對老師的尊重要盡量體現(xiàn)出來。

事例說明：“這位就是我和你一直談起的陳老師，陳老師真不簡單，一個禮拜前公司還請他到北京去講課呢。陳老師，這位是我的朋友。” 注意要帶新朋友來到老師面前，略帶恭謹?shù)囊娊榻B，而不要隨意招呼老師來見新朋友，否則新朋友因為你而對老師產(chǎn)生的崇敬感覺就會蕩然無存，如果這樣，接下去溝通的效果也就大大折扣了。在老師與你帶來的新朋友交談過程中，你作為這兩個原本沒有見過面的陌生人間的唯一橋梁，需要做到：1.精神飽滿 2.適當?shù)奶岢鲂屡笥巡环奖闾岬膯栴} 3.在應該認同的地方，應聲點頭 4.位置最好在老師和新朋友之間 5.切忌插嘴，應讓老師引導思路和話題

第六步，會后跟進

會議結束后，要保持與新朋友的聯(lián)系，重復老師談話的要點，引導新朋友“向成功者看齊”的思路。并請新朋友獨立思考，因為這是關于他自己人生的選擇。如有新的資料等，第一時間提供給他，使他知道你很關心他，但，你也要說明，說不說，是你的事情，做不做，是他來做主的，不能給他非做不可的壓力。根據(jù)新朋友的反應，計劃安排下一次會議的邀約名單。

第四篇：唐駿：如何組織高效會議

從微軟中國總裁，到盛大網(wǎng)絡總裁，再變身新華都總裁，唐駿成功勾畫出一個職業(yè)經(jīng)理人的進化歷程。曾經(jīng)的創(chuàng)業(yè)青年，如今已是中國最著名的企業(yè)家“輔佐者”

中西方的會議文化存在非常大的差異，西方人習慣在會議上做出決定，而在中國，很多事情通常幾個老板碰一下頭就可以下決定了。我在微軟的時候經(jīng)常到美國開會，所謂開會就是由懂行的人來決定，最后由老板來拍板。在會議上要聽到員工、一般管理層的意見，如果沒有反對意見，老板就當場拍板。

假設五個中國人和五個外國人一起開會，你會發(fā)現(xiàn)，只有一個中國人在說話，就是老大在說話；而外國人是五個人都在說話。這樣的溝通方式就有問題，溝通就存在不對稱。這種現(xiàn)象是中西方文化上的差異造成的。中國企業(yè)很多時候從早到晚開會，開得昏天黑地，卻形成不了任何決議。效率不高的原因就是十個人開會只有一個人說，如果是這樣，那九個人就不要來開會，只有一個人來好了。

微軟開會的時候是鼓勵你發(fā)言，不發(fā)言你來開會干什么。在微軟的時候，如果你不發(fā)言大家就很奇怪，但在中國，你發(fā)言就很奇怪，大家會想：老大都沒發(fā)言你發(fā)什么言呢。所以，企業(yè)一定要鼓勵員工在會議上來發(fā)言，誰來鼓勵呢，就是企業(yè)的領導者。領導者必須來改變這樣的企業(yè)文化，鼓勵員工參與進來。要開好會，就不能只帶著耳朵去，要帶著資料去。會議上要看到數(shù)據(jù)，每個部門都要來講自己的數(shù)據(jù)、意見是怎么樣。在微軟，會議主持人最后一頁PPT都會講下面應該怎么做，這樣效率就會高很多。

開會并不需要創(chuàng)新，會議的流程完全可以按照固定的模式來做。只要按照這個模式來做，會議就會很簡單很高效。在微軟的時候，我們開會有個規(guī)定：所有的會議時間都不能超過一個小時。

假設我們今天要就市場部的一個方案開討論會，那么提出議案的人就是會議的協(xié)調人，而不是由固定的人如秘書來做協(xié)調人，他應該負責人員通知哪些人來參與會議，比如總裁要不要來，相關部門如銷售部、技術部的人員要不要來。會議必須由他來主持，他要把這個會議的背景、要做什么事情從頭到尾敘述一遍，然后當場征詢大家意見，要求各個部門就討論的議題發(fā)表觀點。如果討論完最后大家都認可，這件事情就可以直接決定了，總裁也不需要拍板，只是參與討論。如果大家對某些環(huán)節(jié)有爭議，在不違反原則的前提下，總裁要直接拍板決定。會議主持人在最后一定會告訴大家一個結論，接下來的工作應該怎么做。如果今天需要總裁最終拍板，那么今天一定要拍板。如果總裁覺得信息不全面，那么就下次會議再來拍板，但必須保證時間節(jié)點。會議會形成執(zhí)行的時間表，某個時間段以后大家要做什么，工作的結果如何匯總，什么時間再來開會碰頭。這樣分工明確，效率也會很高。

有些會議議程上沒有的話題，在開會的過程中可能會涉及到，但是如果會議決策者覺得很重要，就可以加起來；如果不是很重要，那也可以放一放，減少會議的時間。

會議的決策者必須要有權威。最終決策者的權威是非常重要的，沒有決策者的會議都不要開，如果沒有做決定就不叫開會，只是大家在會議室里面聊聊天，做做信息溝通。

有了權威，會議過程中出現(xiàn)爭議不可怕。會議一定要有爭議，有了爭議才有意義。有的時候，對于比較有爭議的事情，為了會議的有效性，決策人應該根據(jù)爭議的焦點來迅速做出判斷，做出一個決定來。決定錯了也沒關系，有決定比沒決定好。如果主持人沒有辦法來做這個決定，那他就應該立刻告訴大家，先不要來爭議，我們下次再來重新討論這個話題，不能使會議無休止地爭議下去。很多中國公司的會議無休止地爭議下去，其實是沒有效果的。爭議是沒有對錯的，很多事情其實無非就是多做一點少做一點，付出一點時間為代價。所以決策者在會議里面扮演著非常重要的角色。（采訪整理/靳志輝）

第五篇：唐駿：如何組織高效會議

唐駿：如何組織高效會議

從微軟中國總裁，到盛大網(wǎng)絡總裁，再變身新華都總裁，唐駿成功勾畫出一個職業(yè)經(jīng)理人的進化歷程。曾經(jīng)的創(chuàng)業(yè)青年，如今已是中國最著名的企業(yè)家“輔佐者”

中西方的會議文化存在非常大的差異，西方人習慣在會議上做出決定，而在中國，很多事情通常幾個老板碰一下頭就可以下決定了。我在微軟的時候經(jīng)常到美國開會，所謂開會就是由懂行的人來決定，最后由老板來拍板。在會議上要聽到員工、一般管理層的意見，如果沒有反對意見，老板就當場拍板。

假設五個中國人和五個外國人一起開會，你會發(fā)現(xiàn)，只有一個中國人在說話，就是老大在說話；而外國人是五個人都在說話。這樣的溝通方式就有問題，溝通就存在不對稱。這種現(xiàn)象是中西方文化上的差異造成的。中國企業(yè)很多時候從早到晚開會，開得昏天黑地，卻形成不了任何決議。效率不高的原因就是十個人開會只有一個人說，如果是這樣，那九

個人就不要來開會，只有一個人來好了。

微軟開會的時候是鼓勵你發(fā)言，不發(fā)言你來開會干什么。在微軟的時候，如果你不發(fā)言大家就很奇怪，但在中國，你發(fā)言就很奇怪，大家會想：老大都沒發(fā)言你發(fā)什么言呢。所以，企業(yè)一定要鼓勵員工在會議上來發(fā)言，誰來鼓勵呢，就是企業(yè)的領導者。領導者必須來改變這樣的企業(yè)文化，鼓勵員工參與進來。要開好會，就不能只帶著耳朵去，要帶著資料去。會議上要看到數(shù)據(jù)，每個部門都要來講自己的數(shù)據(jù)、意見是怎么樣。在微軟，會

議主持人最后一頁PPT都會講下面應該怎么做，這樣效率就會高很多。

開會并不需要創(chuàng)新，會議的流程完全可以按照固定的模式來做。只要按照這個模式來做，會議就會很簡單很高效。在微軟的時候，我們開會有個規(guī)定：所有的會議時間都不能

超過一個小時。

假設我們今天要就市場部的一個方案開討論會，那么提出議案的人就是會議的協(xié)調人，而不是由固定的人如秘書來做協(xié)調人，他應該負責人員通知哪些人來參與會議，比如總裁要不要來，相關部門如銷售部、技術部的人員要不要來。會議必須由他來主持，他要把這個會議的背景、要做什么事情從頭到尾敘述一遍，然后當場征詢大家意見，要求各個部門就討論的議題發(fā)表觀點。如果討論完最后大家都認可，這件事情就可以直接決定了，總裁也不需要拍板，只是參與討論。如果大家對某些環(huán)節(jié)有爭議，在不違反原則的前提下，總

裁要直接拍板決定。

會議主持人在最后一定會告訴大家一個結論，接下來的工作應該怎么做。如果今天需

要總裁最終拍板，那么今天一定要拍板。如果總裁覺得信息不全面，那么就下次會議再來拍板，但必須保證時間節(jié)點。會議會形成執(zhí)行的時間表，某個時間段以后大家要做什么，工作的結果如何匯總，什么時間再來開會碰頭。這樣分工明確，效率也會很高。

有些會議議程上沒有的話題，在開會的過程中可能會涉及到，但是如果會議決策者覺

得很重要，就可以加起來；如果不是很重要，那也可以放一放，減少會議的時間。

會議的決策者必須要有權威。最終決策者的權威是非常重要的，沒有決策者的會議都不要開，如果沒有做決定就不叫開會，只是大家在會議室里面聊聊天，做做信息溝通。

有了權威，會議過程中出現(xiàn)爭議不可怕。會議一定要有爭議，有了爭議才有意義。有的時候，對于比較有爭議的事情，為了會議的有效性，決策人應該根據(jù)爭議的焦點來迅速做出判斷，做出一個決定來。決定錯了也沒關系，有決定比沒決定好。如果主持人沒有辦法來做這個決定，那他就應該立刻告訴大家，先不要來爭議，我們下次再來重新討論這個話題，不能使會議無休止地爭議下去。很多中國公司的會議無休止地爭議下去，其實是沒有效果的。爭議是沒有對錯的，很多事情其實無非就是多做一點少做一點，付出一點時間

為代價。所以決策者在會議里面扮演著非常重要的角色。