第一篇：會議組織規范技巧培訓

會議組織規范技巧培訓

講師：譚小芳

助理：***

官網

培訓時間：2天

培訓地點：客戶自定

培訓對象：企業中高層管理者

培訓背景：

——歡迎進入著名企管專家譚小芳老師的《會議組織規范技巧培訓》部分講程，此培訓使學員們領悟到:組織管理的方法與技巧，如……會議籌備工作規范與技巧、會場生活服務管理、會議的質量評估等。

培訓大綱：

譚小芳老師的《會議組織規范技巧培訓》部分程主要內容概括：

第一部分 會議組織管理概述

一、會議的概念

二、會議的種類

第二部分 會議籌備工作

第一講 會議籌備工作機構職責規范

一、會務工作機構的設置

二、會務人員的職務名稱

三、會務工作機構的分工

四、會議籌備方案的制訂

五、會議籌備工作的檢查

第二講 會議籌備工作

第三講 會議場所的選定和布置

第三部分 會議文書制作

第一講 會議通知制作的發放

第二講 會議開幕詞制作和使用

第三講 大會工作報告制作和使用

第四講 會議記錄制作和使用

第五講 會議簡報制作和使用

第六講 決議制作和使用

第七講 會議紀要制作和使用

第八講 會議閉幕詞制作和使用

第九講 會議總結講話制作和使用

第十講 公報制作和使用

第四部分 會中服務工作

第五部分 會議質量管理

第六部分 會議善后工作

第七部分 黨務會議組織管理

第八部分 政府會議組織管理

第九部分 人大會議組織管理

第十部分 政協會議組織管理 第十一部分 工會會議組織管理 第十二部分 企業會議組織管理 第十三部分 學校會議組織管理 第十四部分 常見會議組織管理

會議組織規范技巧培訓總結

第二篇：會議組織技巧

會議組織技巧

邁向職業化，大道理、小技巧要天天講?

理念：會議是要針對問題作出結論，會議絕不是頭腦風暴，頭腦風暴專門開頭腦風暴會。好的會議是既有效果又有效率，壞的會議浪費所有人的時間，給團隊帶來挫折感。

會議之前：

確定相關人員；（這個時候雙方開始調查對方是何許人，對議題的看法如何？發表者想清楚自己的議題的次序和時間，那些是必須得到結果的，那些是最好獲得結果的）確定議題、地點、時間；

會議的進程一般為：

1）確定主席；

主席的作用是進行會議進程控制；而且比較好的會議組織，應該類似香港立法會那種，發言人是對主席說話，不是臺灣立法會那種打架。所有人都是對主席發表意見，主席可以隨時打斷一些跑題的情況，就能夠使得會議得到比較好的控制。而且能夠防止開小會。

一般而言，主席類似議長，主要控制會議進展，而不能有自己的觀點。在IT企業可以有，但要逐步的鍛煉自己成為“沒有觀點的主席”。

2）確定紀要人（騰訊的兄弟們開會沒指定紀要人的習慣）；

好的紀要人跟差的紀要人，差別非常大。紀要人應該關注結論和遺留問題，或者主席要求記錄下的意見，而不應出流水帳。紀要人要時刻關注會議進展，在發現某一議題未有結論就開始討論別的事情時，一定要打斷會議，問一聲：“剛才這個問題的結論是什么？”

3）確定會議的Agenda：

Review議題，分配時間；

按照會議預定的時間，在各個議題之間分配時間，這里各個發表人提出異議，最終結果可能是某些議題被暫時列為有時間就討論，或者議題的順序發生變化。

把這個Agenda寫在白板上，議題：xx minutes14:00~15:00。有時5 minutes coffee break都會寫到agenda里面去。

4）開始會議議程：

每個議題討論時，發表者應該清楚自己哪些議題是必須在會上得到結果的，哪些是不必須的。合理安排自己分到的時間，來獲得自己想要的結果。

討論應針對議題發表看法。主席要隨時糾正跑題；如何保證會議中創意能夠得到鼓勵？靠“動議”（又是立法會詞匯）機制。

4.1 發表觀點：發表者發表議題觀點，提出自己的建議；

4.2 群體討論：討論者提出觀點，主席要判斷：

1、是跟議題相關，“作為對議題的一個意見，大家繼續發表看法”；

2、跟議題不太相關：

a)“作為動議，（看看表），會議結束后討論，請你準備一下自己的論

據”（馬上在白板上的agenda后面補充一條）

b)“作為動議，這次會議不討論了，作為遺留問題記下來。”

動議機制的好處是，提出動議的人會在會上的時間里面思索自己的動議是否合理，在本子上寫論據；而反對這個動議的人，也會做同樣的事情，寫反對的1，2，3，4。

動議機制常常帶來這樣的美妙結果：會議最后討論動議時，提出者不好意思的說：剛才沒想清楚，現在考慮1,2,3,4，我也覺得不對。。；留下這么充足的時間給動議者，就能避免不冷靜的爭吵，節省會議上所有人的時間。

If 討論很成功：主席征詢對議題的最終意見，得出結論，紀要人確認并記錄

結論。

If 討論不成功：主席看表，時間到，咨詢議題提案人，是否一定要出結果？如果要出結果，征求大家意見是繼續/調整Agenda放后面？如果不是一定要出結果，紀要人把幾個分歧點記下來，作為此次會議的遺留問題安排另組會議解決。

轉下一個議題；

5）討論會議中提出的動議：

由動議人轉換角色作為發表者，進行討論；

結束會議：

紀要人跟所有人一起review結論；

主席安排大家針對遺留問題進行后續Action（是否要組織另一個專題討論？）的短時間的討論；

會議后馬上發紀要。。

沒有紀要的會議，就是沒有用的會議。

第三篇：會議組織基本技巧

會議是企業部門、員工之間必不可少的溝通形式。參加會議的第一個原則就是認真從頭到尾地認真，此外，對新進員工來說，還要注意下面一些容易忽視的環節。

一、會前準備

1.開會前要充分理解議題。

2.在會議前充分準備好開會所需要的資料。

3.事先思考要表達的意見。

4.準時參加會議。

二、會議進行中

1.注意傾聽別人的意見，盡量不要在別人發表觀點時打斷。

2.積極參與發言。

3.注意力發言不脫離主題，對事不對人。

三、導出結論

1.盡心盡力地協助會議主持導出結論。

2.能贊成別人較好的意見，而放棄自己的意見。

3.能堅持找出最好方案的態度，導出結論。

第四篇：會議管理技巧培訓

培訓講師：譚小芳

培訓時間：2天

培訓地點：客戶自定

培訓目標：

1、提升開會的技能、技巧；

3、了解管理以及會議理論；

4、正確理解時間管理的內涵；

5、提高工作效率的基本技巧；

6、幫助召開富有成效的會議；

7、了解會議的目的、種類和體系；

9、了解會議效率不高的原因及對策。

培訓對象：企業高中層管理人員、總監、部門經理、主管與相關人員。

培訓背景：

企業常常需要開會，在會議中討論企業的發展問題，但是如果會議管理不當，會造成大道，管理層通過會議解決問題，安排工作，制定計劃和決策，是推動項目最終達成目標的重要手段。

但我們卻可以在現實中看到，由于各種原因：或有點官僚主義，或是缺乏基本的管理溝通技巧，又或者專業氣質太重??

培訓前言：

9000你是一個中層管理者，每周可能有35%的時間用于參加和主持各種會議；如果你是一個高層管理者，則可能超過50%；從財務數字來講，大多數組織直接花在開會上的費用占人事辦公費用的7-15%......因此，會議是企業管理中的重要工作內容。

但很多會議都是低績效，甚至可以說沒有績效的，尤其在研究院所、策劃研究機構、軟

對于企業和企業人來說，都具有重要的意義。

會議管理無一定之規，但必然有章可循——歡迎進入著名企管專家譚小芳老師的《會議管理技巧培訓》課程，尋找高效會議管理的全面解決方案！

培訓大綱：

一、會議管理培訓課程導入

1、會議管理培訓作用

2、會議管理培訓程序

3、會議管理培訓內容

4、會議管理培訓方式

6、會議管理培訓要點

（會議管理培訓案例）

二、會議管理培訓面面觀

1、會議的意義、會議的目的3、會議的種類

4、會議的頻率

5、會議成本的計算

2、圍繞會議的目的展開準備

3、動員激勵

4、信息傳播

5、激發創意、問題解決和決策制定

四、會議的種類

1、按人數分類

2、按開會方式分類

3、按開會目的分類

4、會議的成本計算

五、誰參與會議？

1、會議主持人選定

2、會議參與人員選定

3、會議配合人員選定

案例解讀：企劃部周會效率為何低下？

六、會議管理工具

1、會議準備檢核檢核表

2、企業會議主持準備表

3、企業會議議程記錄表

4、企業會議議程檢核表

七、會議紀律

1、標桿效應理論

2、會議紀律與人力資源的關系

八、有效會議管理的八戒條

1、不開沒有明確議題的會；

2、不開有許多議題的會；、不開沒有準備的會；

5、不要無關的人參加；

6、不要作離題的發言；

7、不要作重復性的發言；

8、不要馬拉松式會議：議而不決

個“HOW”

1、如何做開場白？

2、如何掌握議事進度？

3、如何達成決議？

4、如何圓滿結束會議？

1、開會前的準備工作

（1）核算會議成本

（2）確定地點

（3）準備議程

（4）邀請與會者

5）研究出席者

（6）準備會議用品等

2、會議開始前的工作

十一、會議主持人的訓練

3、主持人的守則與責任

4、主持人的職責與作用

5、主持者的儀表與言辭

6、掌握會議節奏、運用正規程序、控制會議等

十二、會議記錄管理

1、會議記錄者的功能

2、誰能勝任會議記錄者

3、對會議記錄的建議

5、團隊會議的誤區

十三、會議跟進的管理

1、如何跟進？

2、自我評定

十四、會議中的溝通與反饋技巧

1、會議中的溝通技巧

2、會議中的反饋技巧

案例：會議管理的溝通案例

4、怎樣對付與會群體中的“刺兒頭？

5、五種不同的“刺兒頭”分析

十五、會議中常見問題的分析與解決方法

3、高效會議的特征

4、會議規范

5、會議前-精心準備

6、會議中-嚴密組織、會議后-抓緊落實

十六、如何對待會議中的意外情況？

1、“蟬”型發言者的癥狀及應對辦法

2、“鯊魚”型發言者的癥狀及應對辦法

3、“驢”型發言者的癥狀及應對辦法、5、“螃蟹”型發言者的癥狀及應對辦法

十七、會議管理技巧培訓總結

第五篇：會議技巧

如果你主持會議…

主持會議的 5大技巧

會議召集人是會議能否成功的關鍵角色，如果你有機會召開會議，千萬不要忘記運用以下5大技巧，用中立的角度，營造讓與會者安心發言的環境，將大家的意見有效歸納、群組與分析，以形成共識的方法導出行動與決策，讓會議成為解決問題的第一線。

會議前……

技巧 1 期望明確

告訴與會者會議何時開始以及你期待會議何時結束，考量你想從與會者身上得到什麼資訊，允許大家有充分時間做準備，這樣才能收到最好的會議效益。最好要明確告訴與會者你的期望是什麼，例如：「報告目前工作進度」、「請準備提供我們關於○○商品如何在市場上銷售的意見」。如果主題超過一個以上，就要確保已經做好會議議程大綱，並且讓每位與會者在會前就已經收到，如果沒有事前告知，恐怕會產生一個沒有結果的會議。如果你有特別的需求，想請某些人提供特定的資訊，也要在開會前先告訴他們。你可以在e-mail發出書面的會議議題與相關的資料之後，在會議召開前一天，親自向每位與會者確認他們了解你的需求。會議中……

技巧2 營造氣氛、保持中立

會議開始，試試看先培養容易開口說話的氣氛，暖身一下，等到大家心情放鬆之後再進入會議，營造良好的溝通氣氛。切記你的角色像主控全場的捕手一樣，觀察動靜，適時擲球給投手與每一位內外野手，確定沒有任何人閒著，並且因為這顆棒球（議題）的轉動，達到團隊目標。謹記自己的角色是協助與會者共同達成會議目標，而非成為意見中心，如果有些場合你必須率先發表意見帶動討論時，要讓所有的與會者感到舒適而非獨裁，例如你可以說「關於這件事情我的意見是……」。如果你想保持中立立場不發言，對於某些議題可以問與會者「關於這個意見的優缺點，你有什麼想法？」儘量讓每位與會者都有說話的機會，不可以因為畏懼於權勢，而犧牲主管以外的其他人發言的權利，但前提是要大家有進了會議室卸下職銜，大家一視同仁的共識。

會議中……

技巧3 資訊可視化

除了讓與會者不斷提出意見之外，別忘了主動站起來動手寫字，在白板上寫下交談的經過與結論，或是與會者的發言重點或關鍵字，將大家的交談內容建立可視化的圖解溝通（mapping communication），適時提高與會者的注意力，協助與會者理解會議進行到哪裡。

技巧4 歸納結論

如果你的會議並沒有安排任何與會者擔任計時員，在預定會議結束時間前的10分鐘，你要提醒大家：「各位，讓我們準備結束，我們必須在10分鐘後離開這裡。」藉此讓大家了解時間有限。然後，不論分配什麼任務，關於作業方式、負責人、截止日等等，都要再重複確認一遍，確認已經達到會議的目的、討論什麼事情、下了什麼決定，還有什麼事情懸而未決。如果有會議紀錄員，也要提醒會議紀錄者記下期限，以免會議結束，大家走出會議室之後還是一片空白，不知道下一步要做什麼。

會議後……

技巧 5 持續追蹤

可以將下列3件事情，做為會後自我評估，藉以做為下次改進之用： 1.發生什麼事情？ 2.完成什麼事情？ 3.什麼事情尚未完成？ 如果你被賦予追蹤會議決策後續發展的責任，別忘記要持續追蹤到下次開會，並在會中報告上次會議決策的執行成果。

成功會議主持人的確認清單

□ 讓與會者全員發言

□ 努力讓大家討論，不會產生壁花或壁草

□ 對所有與會者採取公平待遇

□ 巧妙處理干擾者們的狀況

□ 說話的節奏明快

□ 別忘記幽默，但要高明，以免反效果

□ 有爭論、現場混亂時能應付自如

□ 時常整理要點予以確認

□ 別忽視少數意見

如何讓與會者參與發言？

1.指名發言：指名某位與會者發言。

2.依序發言：讓每位與會者至少能發表一次意見。

3.誘導發言：針對某人一定知道的事情，請他發言。

4.職責輪流：以輪流的方式安排司儀、紀錄、計時工作，讓大家當一次會議的旁觀者，藉此讓他們了解發言對於會議不冷場的貢獻。

5.製造機會：讓全員分擔主題，在下次會議中讓大家發表，製造全員發言的機會。

狀況外……會議中常見的7種干擾者

會議中，你一定遇過以下幾種干擾會議進行的人，建議你不妨這麼做：

對私語者

如果不立即阻止竊竊私語的人，將會讓整個會議失控，不妨暫時停下討論，將眼神望向竊竊私語的人，用眼神傳達「說夠了沒？可以安靜下來了」的訊息，如果對方還是不停下來，可以問其中一位：「對於目前會議的討論，你是不是有什麼意見呢？」

對偏執狂

這種人永遠有一肚子氣，不認同每個提案，同時輕視其他的與會者。建議你用直接、平靜的方式，沒有添加任何批評的語氣，要求對方停止：「我認為這些批評，正在阻礙我們完成已經設定好的工作，如果你能停止，我會很感激你。」如果他還有話要說，建議他可以找一天單獨跟你開會。

對離題者

只要一偏離主題就問他：「因為時間關係，我想我們最好回到正在進行的議題上」或是說：「你剛剛說的話，和我們討論的主題有關連嗎？」如果他還想說下去，你可以假裝不小心忽略他們想發言的欲望，例如眼睛不正視他，這樣才能有機會讓其他與會者有發言貢獻的機會。對悶葫蘆

如果你是會議的主持人，面對不說話的悶葫蘆，如果你這麼問他：「你有沒有什麼意見？」，他肯定把嘴上的拉鍊拉得更緊。你可以找出他擅長的部分結合，換個問法：「現在我們討論的問題中，關於這一部分（他擅長的部分），你的想法如何？」 如果這位悶葫蘆開了金口，你一定要趕快把他說的寫在白板上，因為這代表的是你尊重他。

對亂碼人

會議中，為了要鼓勵有些並不善於表達，但認真說出想法的與會者，即使說出來的意見像是火星文一樣，但是如果你善於解碼，他們的意見也不失為好意見。首先，你要肯定他們對於會議的發言貢獻，因此即使他們的發言需要再整理，你千萬不能說：「你能再重複一遍嗎？」而是要試圖幫他整理，你可以問：「我了解你的意思是……（自己幫他整理的重點），我說的正確嗎？」或是你可以說：「我不確定我了解，你要不要試試看，找出幾個重點告訴我們。」請他自己整理建議的重點。

對闊論者

這種人說話永遠沒有句點，因此你必須尋求適當的時刻打斷他，先認定他們的價值，然侯把焦點轉移到其他人身上，禮貌的說：「我了解你的想法，有其他人有不同的意見嗎？」 對闖入者

不曉得你的會議中，是不是常有來自外部的闖入者，推開又關上會議室的大門？

也許他真的有急事或急電要找人，也許他只是想確認要找的人有沒有在開會。不論原因如何，這類外部干擾對於與會者的集中力與議程的進行都有所影響。你一定聽過防火牆（firewall），它不僅用於維護電腦與網路安全，也能應用在會議中，你可以在會議室的門口放一塊留言版，並準備好幾張利貼與一枝筆。

在留言板上要寫清楚目前是哪一個部門在開會、與會人員有哪些、預計開到幾點，並註明嚴禁非與會者闖入會議室，如果有其他同事代接電話或有任何事情留言，請他們寫在利貼上，貼在留言板上即可。

與會者會在休息時間確認留言板上，是否有非常緊急且重要的留言，這樣可以避免其他人闖入會議室造成干擾，成為協助會議順利進行的保鑣。

如果你參加會議…

成為傑出與會者 的4項技巧

全美會議權威貝格曼（Michael Begeman）曾說，「當愈來愈多的事情是由團隊進行，開會，就成為一個完成多數重要工作的場合。」別忘了會議的精神在於全員參與，積極主動地投入會議的討論、聆聽與發言，就是展現團隊精神的時刻，如果能透過你的發言及資料彙整，使得會議突破僵局，做成具有建設性的決議，更可以讓上司、同儕刮目相看。

技巧 6 提案具體

除非是腦力激盪，要不然說出太過抽象的想法，跟沒說一樣。想清楚再發言，會讓大家容易理解你的想法。

技巧7 1分鐘演講術

在會議中的發言節奏要明快，嘗試用1分鐘說出吸引人的重點。1分鐘約可講300字的內容，訓練1分鐘演講術有助於明確掌握目的、刪除多餘廢話、針對一個重點，可避免在會議中成為「亂碼人」。

技巧8 建立體系

會議中你一言我一語，資訊龐雜紛亂，你可以試著把別人說的重點，以及自己想說的話寫下來，從中找出脈絡，加以體系化（例如可以在會議資料上用紅筆標示首要重點，藍筆標示次要重點，綠筆寫下自己的想法），這樣一來，會議資料就變成一張資訊體系圖，成為無可取代的點子來源。

技巧9 引用提案

如果你將手邊拿到的會議資料經過自己的整理體系化，也有助於你引用別人的提案（請注意

不是剽竊），例如：「30分鐘前A曾說X提案，可以結合剛剛B說的Y提案」，因為你的整理，不但A與B都因為自己的提案沒有被忽視而感到欣慰，也能協助會議儘快進入決策面。提升發言品質的自我訓練

收集實例

具體化的實例具有說服力，因此平時要多準備實例以應會議之需。數字常常更具有真實感，最好將常用的數字（例如營業額、主要顧客、明年目標營業額）背起來或放在記事本裡。改掉語癖

將自己說的話錄下來，聽聽看自己有沒有常出現「那個」、「這個」、「ㄟ」等字眼。淺顯易懂

避免專業術語，或是太多英語縮寫的說法。如果與會者和你不同行業，又非得用到術語，盡量對每一個專業術語簡單說明。

表情姿勢

如果你習慣聽話時雙手交叉在胸前，或是眼睛飄向遠方不正視對方，最好矯正過來，免得會議上還沒開口，表情姿勢已經透露不屑對方的訊息。