第一篇：會計信息化檔案的安全與維護

會計信息化檔案的安全與維護

伴隨著計算機技術與網絡信息技術的發展，會計工作也由電算化逐步轉向信息化，會計信息的處理與傳輸呈現出自動化、電子化、無紙化和實時化的特點，會計檔案的產生與保管也隨之發生了根本性變化，原來手工記賬中的紙質憑證和檔案也被電子憑證和數字檔案所取代，如何保證會計信息化檔案的安全與完整，成為會計信息化工作的突出問題。

一、會計信息化的特征

(一)無紙化與多元化

會計信息化要依靠信息技術來完成，則必須將所有的會計數據通過計算機技術進行處理和輸出。在該過程中除了交易中使用的發票和合同等紙質檔案，其他信息在進入計算機處理過程以后均存儲在計算機內部的磁性存儲介質中，在整個處理過程中沒有紙質介質參與，同時這種無紙化的特點也導致了會計信息多元化，使會計信息已經不是簡單的賬務數據，還包含企業內部的各種管理參考信息、人事數據、企業運行趨勢、決策分析等。

(二)智能性與開放性

隨著計算機信息技術的發展，在會計信息化實現的同時也標志著會計工作進入智能化階段。會計信息化系統會自動根據會計數據的發展趨勢和狀態等信息進行智能分析并給出相應的參考意見。在會計數據表現出非正常趨勢時還可以發出警報信息，同時，會計信息化系統是一個開放的系統，可以實現與其他管理系統的對接及整合，從而實現信息共享與互通，使多方面數據綜合分析成為可能。隨著計算機AI技術的不斷提高，會計信息化系統的智能化將進一步加強，人工操作過程將進一步減少，同其他系統之間的聯系也將更加緊密。

(三)高速性與準確性

會計信息系統是依賴計算機系統實現的，計算機對各種數據的處理具有高速性與準確性，在將會計工作人員從繁重的工作中解除出來的同時，會計信息化系統還能對會計數據進行分析，將其從數據狀態轉化為信息狀態，使得會計信息化系統比傳統的手工系統和電算化會計系統更加高效。

二、會計信息化檔案管理中的問題

(一)安全方面

在會計信息化環境下，許多會計檔案資料已不僅僅是賬表等的有限形式，還包含計算機通過對企業財務信息的分析和計算而得出的參考信息等。因此，保證會計信息檔案的安全將是會計信息化工作中的首要問題。一是完整性問題。會計檔案是連續的紙質檔案，而會計信息化檔案不僅包括會計工作的相關檔案資料，還包含相關財務軟件的運行環境、軟件配置情況、版本信息、數據庫相關信息等諸多資料。因此會計信息化檔案的保管不僅要將數據保留，還要將其他相關的信息進行保存，這些方面的資料缺一不可。二是易篡改問題。會計檔案在保管時必須保證其沒有經過篡改，傳統的紙質檔案由于其材質的特性決定了如果被修改就會留下痕跡，因此保留下來的會計檔案數據不容易被篡改。而電子檔案的特性則使其可以被修改而不留下痕跡。三是泄密問題。會計信息化檔案作為企業財務的重要數據關系到整個企業的經營活動，需要保證會計檔案中的信息不被非法訪問。計算機信息的特性，使得對會計信息檔案的復制竊取變得更加容易且不易發現，同時，大部分會計軟件都沒有對存儲在數據庫中的數據進行加密，簡單的復制數據庫文件即可很輕易的獲得會計信息化檔案資料。四是計算機病毒?，F代計算機技術的快速發展，導致計算機病毒日益猖獗。會計信息化檔案是以文件形式存儲在計算機上的，當前的計算機病毒不僅可以破壞數據和網絡通信功能，而且可以從被感染的計算機中獲取系統控制權，直接將檔案文件通過網絡發送給病毒的支配者或監控計算機的硬件設備。不僅如此，隨著計算機硬件和網絡的發展，計算機病毒感染率正在日益提高，感染途徑也從以前的存儲介質傳播發展到現在的在網絡上傳播。同時，大量的專用病毒和間諜軟件的出現也對會計信息化檔案的安全造成極大的威脅。

(二)維護方面

會計信息化檔案的維護要求其操作人員不僅要熟悉計算機軟件的相關使用與維護知識，還應具備一定的財務管理方面的專業技能與計算機硬件知識，這使會計信息化檔案的維護工作變得更為復雜和困難。一是存儲介質。會計信息化檔案主要是電子檔案，對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質。對于存儲介質的選擇，不僅要考慮其購置價格，而且要考慮到存儲介質的維護成本、可靠性、保管環境要求等多方面因素。二是計算機財務軟件標準不統一。當前企業常用的會計軟件之間沒有統一的操作規程，從界面外觀、操作菜單分布到數據存儲方式及存儲結構都不盡相同；各會計軟件開發商之間沒有統一的開發標準。因此，在對檔案數據進行操作時很可能由于會計人員對不同版本的軟件不夠熟悉而導致人為性錯誤。同時，由于會計準則、會計制度的變化以及其它經濟法規的出臺，也會導致財務軟件版本的不斷變化。三是電子檔案數據的日常處理。計算機數據不同于紙質檔案的數據保管。通常的紙質檔案在完成后只需要進行歸檔保存，而會計軟件對會計數據多采用數據庫存儲。企業的財務人員一般只會使用相關的財務軟件，而不懂得相關數據庫的維護操作知識，這就會造成會計軟件無法充分發揮自己的優勢。四是使用會計軟件的相關設備與環境。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在一定介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。所以會計信息化檔案不僅包括了計算機中存儲的會計資料和信息，還包括這些資料與信息的使用環境、還原方法、相關的數據庫信息和會計軟件及版本信息等。由于許多商業化會計軟件在使用時會有諸多限制，因此在保存的時候需要與會計軟件一起隨同會計信息化檔案進行保存和管理。

三、會計信息化檔案管理的對策

(一)安全方面

一是確保會計信息化檔案的完整性。計算機技術的高速發展，使許多軟件和硬件設備更新換代。會計信息化檔案在保存的同時，應當對相關的計算機軟件也進行備份保存。在必要的情況下，還應對硬件設備進行封存以備日后使用。在備份數據方面，應當保證定期備份數據的持續性，除了備份數據之外，還應收集計算機系統的型號、存儲空間大小、外部設備的配套類型；計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統；財務軟件的編程語言，數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號；財務軟件的銷售公司名稱、地址、電話與聯系人以及相關軟件系統的配套說明書及使用手冊等。二是防止檔案數據被篡改及泄密。要建立健全企業內部控制制度、嚴格權限分級、加強會計信息系統檔案的安全管理。主要包括：會計信息系統的操作授權管理；加強檔案的借閱修改手續管理；建立健全會計信息系統檔案的操作日志。通過操作日志管理，檔案管理人員可以掌握借閱人員對檔案的使用情況，監督和控制非法操作；根據會計信息化檔案的載體特性，采取一定的物理保護措施并采用AB備份法進行備份；對傳輸、存檔的會計信息化檔案要進行一定的加密；有條件的單位可以考慮適當運用第三方軟件。三是計算機病毒。隨著計算機技術的普及，計算機病毒也日益呈現多樣化、免殺化、智能化、高破壞性的特點。據數據顯示：我國計算機病毒感染率正在逐年升高，傳播介質也更加突出了多樣性的特點，但殺毒軟件的查殺率卻明顯地下降，病毒呈現出“免殺性”。由此可見，作為存放和處理會計信息化數據的計算機及服務器應當有專人管理，采取物理上隔絕，財務信息只接人財務系統內部局域網與公共互聯網，并定期用最新的病毒庫查殺病毒。同時還要嚴格禁止在相關的計算機上使用移動存儲介質，嚴格病毒查殺和人工檢查，防止財務系統專用的計算機感染病毒。

(二)維護方面

一是存儲介質的選擇。會計信息化檔案保存所使用的存儲介質，要在保證存儲數據穩定安全的前提下，盡可能降低存儲成本，并選擇使用更加方便的介質。一方面，現代計算機常用的外存儲設備為硬盤，因其存儲量大、擦寫方便等優點，被各種計算機設備作為外存儲器使用，但硬盤是磁性介質，對使用和保存環境要求較高，因此硬盤只適合作為計算機組成部分使用。同時，硬盤的單位存儲量成本較高，不適宜做長期和大批量的數據保存。另一方面，光盤作為一種光存儲介質，其存儲容量大，DVD光盤甚至可達4GB到8GB，而且造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環境要求低，因此對數據的存儲一般應以光盤存儲為主，并采用AB備份法，對檔案數據進行備份。在儲存光盤時應當通過內環進行固定和架空存放，并定期對光盤進行復制備份。二是財務軟件版本的統一。在財務軟件的選擇上，不僅要看軟件的功能，還要看軟件的開發者是否具有可靠的信譽、足夠強的資本和能力。此外，還應注意會計信息化檔案與對應的財務軟件版本的一致性。同時，會計信息化檔案不同于通常的會計電算化檔案，其還包含通過會計數據進行運算和處理而得出的參考信息以及企業運行和決策的信息等，因此在對會計信息化進行存檔的時候，應注意這些信息與會計數據的對應關系。三是電子檔案數據的日常處理。常見的財務軟件為了保證軟件的處理速度與效率，都會采用大型商業數據庫作為電子檔案存儲的數據源。該類大型商業數據庫一般都有較為強大的數據處理能力，但如果僅靠財務軟件的數據管理功能，會使數據庫不能發揮其原有的設計效率從而產生數據處理瓶頸，嚴重的情況下可能會導致已經分離存儲的檔案讀取困難和軟件運行速度變慢，甚至出現數據錯誤，對會計信息化檔案的保存造成很大的影響。因此，企業應當指定熟悉數據庫管理的人員專門負責數據庫服務器的管理和維護，定期對數據庫進行備份和優化。除了對正在使用的數據庫進行維護外，還應按期對已經備份存檔的檔案數據進行檢查和核對，以便及時解決發現的問題。在對電子檔案進行日常維護的時候，應同時將新備份的檔案數據打印輸出，進行存檔以保證數據的安全。四是會計軟件的相關設備與環境。隨著計算機軟件和硬件的不斷發展與升級，許多較配置落后的計算機將無法運行新的軟件，而版本較低的軟件也不能在新的計算機上進行安裝和運行。這就造成了許多軟件和數據雖然進行了備份，但在以后進行恢復讀取的時候卻無法還原出備份時的軟硬件環境，給恢復工作造成麻煩。因此，如果檔案需要存儲的時間較長，應在計算機軟件和硬件更換的時候做好記錄，并將淘汰替換下的軟硬件和相關說明文檔一并存檔，以便在需要調閱前期檔案的時候更加方便。部分會計軟件在使用的時候還需要使用一些外部設備如“加密狗”。因此，如果軟件中包含這類設備或者其他影響軟件使用的軟硬件信息，也需要將這些信息和設備等一并備份并做好記錄。

第二篇：會計檔案

會計檔案

一、單項選擇題

1.下列說法正確的是（）。

A.會計檔案銷毀清冊需要保管15年

B.銀行存款余額調節表需要保管5年

C.固定資產卡片賬應保管15年

D.現金日記賬需要保管15年

[答案]：B

[解析]：會計檔案銷毀清冊應該永久保存；固定資產卡片賬應該在固定資產報廢清理后繼續保存5年，現金日記賬需要保管25年。

[該題針對“會計檔案的保管期限”知識點進行考核]

2.原始憑證和記賬憑證的保管期限為（）年。

A.3年

B.5年

C.10年

D.15年

[答案]：D

[解析]：會計憑證的保管期限是15年。

[該題針對“會計檔案的保管期限”知識點進行考核

3.下列會計檔案中需要保管15年的是（）。

A.月、季度財務報告

B.明細賬

C.會計檔案保管清冊

D.銀行對賬單

[答案]：B

[解析]：月、季度財務報告應當保存3年，會計檔案保管清冊應當永久保存，銀行對賬單應當保存5年。

[該題針對“會計檔案的保管期限”知識點進行考核]

4.各單位每年形成的會計檔案，都應由本單位（）負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

A.檔案部門

B.財務會計部門

C.人事部門

D.指定專人

[答案]：B

[解析]：

[該題針對“會計檔案的歸檔”知識點進行考核]

5.以下內容不屬于會計檔案的是（）。

A.銀行存款日記賬

B.總賬

C.購銷合同

D.購貨發票

[答案]：C

[解析]：會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料，其他會計資料

包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。購銷合同不包括在內。

[該題針對“會計檔案包括的內容”知識點進行考核]

6.按照《會計檔案管理辦法》的規定，企業記賬憑證的保管期限為（）。

A.15年

B.5年

C.3年

D.10年

[答案]：A

[解析]：本題的考點為會計檔案的保管期限。

[該題針對“會計檔案的保管期限”知識點進行考核

7.保管期限為25年的會計檔案有（）。

A.各類會計憑證和會計賬簿

B.銀行存款余額調節表和銀行對賬單

C.現金、銀行存款及稅收日記賬

D.月度和季度財務會計報告

[答案]：C

[解析]：本題的考點為會計檔案的保管期限。

[該題針對“會計檔案的保管期限”知識點進行考核]

8.需要永久保存的會計檔案是（）。

A.現金日記賬

B.原始憑證

C.會計檔案保管清冊

D.銀行對賬單

[答案]：C

[解析]：本題的考點為會計檔案的保管期限?，F金日記賬應該保管25年；原始憑證應該保管15年；銀行對賬單應該保管5年。

[該題針對“會計檔案的保管期限”知識點進行考核]

9.會計檔案和其他類是指與會計核算、會計監督密切相關，由會計部門負責辦理的有關數據資料，不包括（）。

A.銀行對賬單

B.存儲在磁性介質上的會計數據

C.財務數據統計資料

D.生產計劃書

[答案]：D

[解析]：本題的考點為會計檔案的內容。生產計劃書不是會計檔案。

[該題針對“會計檔案的內容”知識點進行考核]

10.各種會計檔案的保管期限，根據其特點分為永久、定期兩類。定期保管期限分為（）。

A.1年、3年、5年、10年、25年5種

B.3年、5年、10年、15年、20年5種

C.3年、5年、10年、15年、25年5種

D.1年、5年、10年、15年、20年5種

[答案]：C

二、多項選擇題

1.關于會計檔案的銷毀，下列說法正確的有（）。

A.應當由本單位財務會計部門提出銷毀意見

B.應當編制會計檔案銷毀清冊

C.單位負責人應在銷毀清冊上簽署意見

D.應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷

[答案]：BCD

[解析]：應當由本單位檔案管理部門提出銷毀意見。

[該題針對“會計檔案的銷毀”知識點進行考核

2.下列會計檔案中，需要永久保存的有（）。

A.匯總憑證

B.輔助賬簿

C.財務報告

D.會計檔案銷毀清冊

[答案]：CD

[解析]：匯總憑證和輔助賬簿都應該保存15年。

[該題針對“會計檔案的保管期限”知識點進行考核]

3.企業的下列會計檔案中，保管期限為15年的應有（）。

A.固定資產總賬

B.庫存商品明細賬

C.現金日記賬

D.長期股權投資總賬

[答案]：ABD

[解析]：現金日記賬的保管期限為25年。

[該題針對“會計檔案的保管期限”知識點進行考核]

4.會計檔案中的定期檔案的保管期限有（）。

A.5年

B.10年

C.15年

D.20年

[答案]：ABC

[解析]：定期檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

[該題針對“會計檔案的保管期限”知識點進行考核]

5.下列屬于會計檔案的內容的有（）。

A.記賬憑證

B.明細分類賬

C.會計報表

D.銀行存款余額調節表

[答案]：ABCD

[解析]：會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料。其中，會計憑證包括記賬憑證和原始憑證；會計賬簿包括日記賬、總分類賬和明細分類賬等；財務會計報告包括會計報表、報表附注和財務情況說明書；其他會計資料包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

6.下列關于會計檔案管理的說法中正確的有（）。

A.出納人員不得兼管會計檔案

B.會計檔案的保管期限，從會計檔案形成后的第一天算起

C.單位負責人應在會計檔案銷毀清冊上簽署意見

D.采用電子計算機進行會計核算的單位，應保存打印出的紙質會計檔案

[答案]：ACD

[解析]：本題的考點為會計檔案的保管。會計檔案的保管期限，從會計終了后的第一天算起。

7.按照《會計檔案管理辦法》的規定，下列說法中正確的有（）。

A.會計檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類

B.正在建設期間的建設單位，其會計檔案不論是否已滿保管期限，一律不得銷毀

C.固定資產卡片于固定資產報廢清理后保管5年

D.會計檔案為本單位提供查閱利用，不得借出，如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或復制

[答案]：BCD

[解析]：本題的考點為會計檔案的保管、查閱和銷毀。會計檔案的保管期限根據其特點分為永久和定期兩種。會計檔案的定期保管期限分為：3年、5年、10年、15年、25年5種

8.會計檔案的內容包括（）。

A.會計憑證類

B.會計賬簿類

C.財務報告類

D.其他會計核算資料

[答案]：ABCD

[解析]：本題的考點為會計檔案的內容。

三、判斷題

1.對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。（）

2.會計檔案保管清冊要保管15年。（）

3.對于保管期滿的會計檔案可以直接銷毀。（）

4.各單位保存的會計檔案原則上不得借出，但如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以借出。（）

5.本單位的會計檔案機構為方便保管會計檔案，可以根據需要對其拆封重新整理。（）

6.當年形成的會計檔案，在會計終了后，可暫由本單位會計機構保管一年。（）

7.各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。（）

8.單位負責人應在審核無誤后的會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（）

9.會計賬簿類會計檔案的保管期限均為15年。（）

10.企業員工查閱會計檔案，必須經本單位負責人批準。（）

11.企業和其他組織的銀行存款余額調節表、銀行對賬單和固定資產報廢清理后的固定資產卡片等會計檔案保管期限應當為5年。（）

三、判斷題

[答案]：Y

[解析]：[該題針對“會計檔案的銷毀”知識點進行考核]

[答案]：N

[解析]：會計檔案保管清冊要永久保管。

[該題針對“會計檔案的保管期限”知識點進行考核]

[答案]：N

[解析]：對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。

[該題針對“會計檔案的銷毀”知識點進行考核]

[答案]：N

[解析]：各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。

[該題針對“會計檔案的查閱和復制”知識點進行考核]

[答案]：N

[解析]：移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同原財務會計部門和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

[該題針對“會計檔案的歸檔”知識點進行考核]

[答案]：Y

[解析]：

[該題針對“會計檔案的歸檔”知識點進行考核]

[答案]：Y

[解析]：本題的考點為會計檔案的保管。

[該題針對“會計檔案的保管”知識點進行考核]

[答案]：Y

[解析]：

[該題針對“會計檔案的銷毀”知識點進行考核]

[答案]：N

[解析]：本題的考點為會計檔案的保管期限?，F金日記賬和銀行存款日記賬的保管期限為25年。

[該題針對“會計檔案的保管期限”知識點進行考核]

[答案]：N

[解析]：本題的考點為會計檔案的查閱?？梢越泦挝回撠熑伺鷾?，也可以由會計主管人員批準。

[該題針對“會計檔案的查閱”知識點進行考核]

[答案]：Y

第三篇：會計檔案保管安全管理制度

會計檔案保管安全管理制度

一、負責會計資料和主要資產的保管及管理工作，對各種會計資料及財產進行造冊、登記、歸檔，做到收發有登記，管理規范化。

二、要經常對檔案進行打掃整理，保證文件柜和物品擺放整齊、干凈。

三、外部人員查閱會計檔案，必須經財務經營部部長及分管副總簽字同意，對會計檔案記載事項應保守秘密，不得泄露企業內部機密。

四、會計檔案保管應按有關文件保存期限規定進行管理。

五、要維護檔案整潔，以防蟲蛀腐朽、杜絕火災、鼠咬事情發生，每年更換時，依規定清理一次，已屋保存期限，預銷毀，銷毀前造冊呈財務經營部部長、分管副總核準，報經董事會備案。

第四篇：檔案信息化試題

檔案信息化

一、填空

1、電子檔案管理應遵循以下原則：完整性原則、可讀性原則、可靠性原則。

2、電子文件的歸檔從技術上分為介質歸檔和網絡歸檔兩種方式。

3、電子檔案利用的方法有：提供物質載體的拷貝、利用網絡傳輸電子檔案、通過電腦直接提供利用。

二、名詞

1、電子文件：以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。

2、電子檔案：具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數和其他相關數據。

三、簡答

1、電子文件歸檔有哪些要求？

答：①歸檔電子文件必須真實有效②歸檔電子文件必須完整、準確、系統、安全、視聽正常、無病毒、無機械損傷③歸檔電子文件必須按照統一要求轉換為標準的文本文件格式，保證日后能夠順利讀出。外來文件還要具有系統兼容性④歸檔電子文件必須經過演示和檢測及一定的整理和編輯，劃分保管期限，保證其內容與文件正本相一致和利用的方便⑤禁止重復歸檔，杜絕信息垃圾，保障系統自動管理的實現，而且對歸檔的電子文件做出備份，一分封存，一份提供利用⑥文件形成部門應對歸檔的電子文件編制歸檔說明，需簡要說明磁帶、光盤中存儲文件的內容，運行的軟硬件環境、版本號、文件的完整性和準確性等。歸檔說明可兼作移交清單，一式兩份，移交部門和檔案室雙方簽字后各自保存一份備查。

2、電子文件有哪些特性？

答：①電子文件呈數字化信息形態②電子文件對設備的依賴性③電子文件載體的非人工可讀性④電子文件信息與載體的可分離性⑤電子文件物理結構與邏輯結構的復雜性⑥電子文件信息共享性及不安全性、易修改性⑦使用技術與載體的不穩定性。

3、電子檔案利用有哪些特點？

答：①電子檔案不再受“孤本”限制，可實現共享②電子檔案具有良好的復用性，重復利用不會留下老化的痕跡③電子檔案的利用可采取交互式④可進行電子檔案的信息加工。

四、論述

如何保管電子檔案？

答：㈠電子檔案載體的物理保護：電子文件載體多為磁帶、磁盤和光盤，極易受到各種內外因破壞，使其壽命縮短或使信息破壞，因此必須首先對載持信息的載體進行科學管理與保護，以確保承載信息的安全。

1、嚴格控制溫濕度。保存電子檔案的庫房溫度為15-27℃，相對濕度為40-60%，最佳環境溫度為18℃，相對濕度為40%。

2、凈化外部環境。減少空氣灰塵含量及有害氣體，保持通風，防止強光照射，清除積塵等。

3、防磁防震。電子文件保存與使用時，一定要遠離磁場，庫房最好建有抗磁性的圍護結構，設備要放置平穩。

4、正確排放與使用，減少機械損傷。載體應直立排放，避免擠壓、折疊或彎曲。

5、定期進行檢測與拷貝。先檢測外觀有無損壞或變形，是否清潔，然后進行邏輯檢測，發現問題及時補救。定期拷貝一般每隔10年一次。

㈡電子檔案信息的安全維護：電子文件自身的特性決定了其信息安全問題的復雜性與重要性。在網絡環境中，信息安全問題更加突出。要確保電子檔案信息安全，還應采取一系列技術手段。

1、采取備份和鏡像技術，防止文件信息的丟失。

2、加密技術。

3、訪問控制。

4、防治病毒。

5、安裝補丁程序。

第五篇：檔案信息化管理制度

檔案信息化管理制度

第一章電子文件歸檔與管理制度

第一條為適應本單位信息化建設需要，規范本單位電子文件的歸檔管理，保障電子檔案的安全保管和有效利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規范》等有關法律法規，結合本單位實際，特制定本辦法。

第二條本辦法所稱電子文件是指本單位在履行行政職能、加強內部管理等工作中形成的，具有參考利用價值并以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可以在通信網絡上傳輸的文件。

第三條按照檔案工作集中統一管理的原則，各科室形成的電子文件并需歸檔保存的應由單位綜合檔案室統一保管。綜合檔案室負責對電子文件歸檔的指導、驗收以及接收后的編目、保管和提供利用，計算機管理工作人員對電子文件的歸檔提供協助和支持。

第四條各科室應建立電子文件歸檔制度，指定兼職檔案員負責本科室的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔工作納入相關人員的崗位責職。第五條為保證歸檔的電子文件完整、真實和有效利用，各科室從電子文件產生時就要嚴格按制度要求，妥善管理，確保其不散失、不損失、不失真。

第六條歸檔電子文件的類型主要包括：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件等。第七條電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照本單位有關紙質文件歸檔的規定執行。

第八條電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。邏輯歸檔。指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的電子文件向檔案室移交的過程。物理歸檔。是指把計算機及其網絡中的電子文件集中傳輸至可脫機保存的載體上，向檔案室移交的過程。推薦采用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；專用軟件產生的電子文件應轉換為通用型電子文件。

第九條電子文件歸檔時，機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子文件一同歸檔保存。

第十條通過存儲載體進行交接的歸檔電子文件，移交與接收部門均應對其載體的技術環境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第十一條各科室在每年6月之前將上一應歸檔的電子文件隨紙檔案一并向檔案室移交歸檔。電子文件視情況按月或按季度向綜合檔案室移交歸檔。重大活動、重要會議的電子文件應在活動結束后及時歸檔。移交清單應一式兩份，交接雙方各執一份。

第十二條移交檔案室的電子文件應一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。

第十三條歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應采用專門的保護設備和保護技術手段，其載體應直立存放在防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17-20℃；相對濕度控制在35-45%。

第十四條接收入庫的電子檔案，應定期進行檢驗、轉存，發現問題要及時采取恢復措施。第十五條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經批準，任何單位和個人不得擅自復制電子文件。

第十六條利用歸檔的電子文件，應使用復制件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用網絡方式提供利用時，應遵守國家有關保密規定，采取身份認證、權限控制等安全措施。

第十七條歸檔電子文件的鑒定銷毀，需經分管領導批準，編制銷毀清冊。屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷毀，如存儲在不可擦除載體上應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。非保密歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

第十八條綜合檔案室應定期對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。

第二章 安全保密制度

第十九條檔案管理人員為數字檔案室安全保密責任人，計算機管理工作人員要采取必要的計算機和網絡安全措施以協助檔案管理人員做好電子檔案安全保密工作，其他工作人員應自覺維護電子檔案的安全保密。

第二十條數字檔案室系統登錄帳號和密碼須妥善保管，不得泄露給他人，密碼應定期更改，密碼長度應在八位以上，并由數字、大小寫字母與符號等組成。

第二十一條電子檔案條目和原文按利用級別劃分為互聯網公開、政務網公開、本單位公開、不公開四個級別。檔案管理人員應根據電子檔案實際內容設置條目和原文的網上查詢利用級別，并根據查詢用戶需求設置該用戶網上查詢權限。

第二十二條電子檔案（除業務檔案外）僅限于本單位工作人員查詢。

第二十三條電子檔案原文僅供本人查閱，不得擅自外傳。涉密檔案不得在網上提供查詢。第二十四條禁止外來計算機在未經許可的情況下使用檔案管理系統。

第三章 數字檔案查詢利用制度

第二十五條數字檔案室提供各類非涉密室藏檔案查詢。第二十六條本單位工作人員經開通個人帳號，登錄進入蘭臺檔案管理系統查詢數字檔案。外單位人員查詢需經本單位分管領導同意后由檔案管理人員執行相應查詢操作。第二十七條本單位工作人員數字檔案利用權限分三級設定。普通用戶：是指一般工作人員通過檔案管理員發布的檔案信息進行查閱。中級用戶：是指各處室兼職檔案員在普通用戶使用權限基礎上，可以添加指定分類的資料。高級用戶：是指中層以上的領導可以查閱各類檔案。第二十八條外來人員利用數字檔案管理系統查詢業務檔案資料，由檔案管理人員通過后臺管理提供相應權限的內容。

第二十九條查詢限制開放的數字檔案和紙質檔案需在網上提出查閱申請，由檔案管理人員審查后提供查詢利用，借出紙質檔案還需分管領導審批同意后方可借出。第三十條網上數字檔案僅供本單位工作人員查閱，不得外傳。

第四章 檔案數據管理維護制度

第三十一條數字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負責管理和維護，確保檔案數據安全。

第三十二條各門類數字檔案經質量檢查合格后，輸入數字檔案室管理系統，由檔案室統一管理。

第三十三條修改、刪除數字檔案必須由檔案管理人員執行操作。第三十四條數字檔案應至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），備份介質分開保管，一套異地保存。

第三十五條綜合檔案室應配備專用的電子文件柜，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。

第五章 數字檔案鑒定銷毀制度

第三十六條數字檔案鑒定以檔案主管部門的指導性文件和本單位《檔案歸檔范圍及保管期限表》作為鑒定的依據和標準。

第三十七條數字檔案鑒定工作需經分管領導同意，由檔案管理人員和有關職能部門組成的鑒定小組，根據檔案的不同保管期限，定期對已到保管期限的數字檔案，重新進行審查，做出鑒定，提出存毀意見。

第三十八條經鑒定，對已失去利用價值和保存價值的數字檔案，需要銷毀的，由鑒定小組提出意見，編造銷毀清冊。

第三十九條檔案鑒定小組將數字檔案鑒定工作情況寫成報告，連同數字檔案銷毀清冊，報請主管領導審批同意，在檔案管理系統刪除相關數據。第四十條數字檔案銷毀清冊要永久保存。

第四十一條嚴禁任何人，任何部門擅自銷毀各類數字檔案。

第六章 檔案數據網絡和信息設備維護使用制度

第四十二條禁止外來計算機在未經許可情況下使用檔案管理系統。第四十三條嚴格按照計算機操作規程進行操作，如遇電腦故障本人無法排除，應及時請技術人員處理，不得隨意盲目操作。

第四十四條認真保護計算機設備，保持設備清潔、整齊，禁止在計算機旁安放帶電、帶熱、帶水的物品，避免高溫及陽光照射計算機，機房溫度控制在22℃±5℃，相對濕度＜75﹪。第四十五條存、儲介質如移動硬盤、U盤應由專人保管、專門使用，禁止帶出外面使用，外來存儲介質禁止在檔案計算機上使用。

第四十六條禁止利用檔案計算機訪問互聯網網站、玩電子游戲或者觀看娛樂節目。

第七章檔案庫房管理制度

第四十七條檔案庫房是保存檔案的專用庫房，檔案管理人員應嚴格按照《檔案法》的要求，對庫房進行經常性檢查，必須保持庫房整潔衛生。嚴禁存放與檔案無關的物品。第四十八條庫房內檔案排列應整齊、規范、有序，檔案存放前后保持一致。

第四十九條做好防光、防潮、防蟲霉、防火、防盜、防塵、防鼠、防高溫等檔案保護工作。庫房內應配備有關設施，并經常性進行檢查，保持性能完好。

第五十條定期對庫存檔案進行檢查、整理，如發現有檔案褪變、破損的情況，應及時采取補救措施。保護檔案的安全，如遇特殊情況應及時檢查，發現問題要及時解決。

第五十一條庫房內禁止吸煙、生火，不準堆放易燃易爆物品，經常檢查庫內電源線路及其它安全設施，及時排除各種隱患。