第一篇：基于內部控制五要素的煙草商業企業物資采購內部控制研究

基于內部控制五要素的煙草商業企業物資采購內部控制研

究

【摘 要】物資采購是企業經營管理中的重要環節，是降低成本、提高效益的重要途徑，對于促進企業持續發展具有十分重要意義。煙草商業企業物資采購內部控制不完善，執行不力會導致物資資源浪費、資金使用效率降低、舞弊行為的發生，使企業遭受經濟損失。筆者圍繞內部控制五要素――內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督對煙草商業企業物資采購內部控制提出了相關建議。

【關鍵詞】內部控制；物資采購；煙草公司

物資采購是企業經營活動的開始，影響著企業的銷售，對企業的經營活動有巨大的影響。物資采購內部控制制度設置的不當，執行不力會導致企業資源浪費、資金效率降低、舞弊行為發生，從而使企業遭受經濟損失。

我國煙草行業實行專賣專營的特殊體制，煙草企業加強物資采購管理是企業自律的要求，是保持行業持續健康發展的重要舉措。煙草專賣法規定的煙草產品是壟斷經營，而煙草行業的物資采購相對來說是市場化程度較高的領域。煙草商業企業物資采購頻次、量和金額都比較大，配套材輔料關聯企業較多，采購的物資涉及到煙葉生產、煙葉復烤、物流配送、經營管理等各個環節，物資采購屬于煙草商業企業的重要業務事項和高風險領域。加強物資采購的內部控制，對于煙草商業企業的資產安全和完整，對于戰略目標的實現顯得尤為重要。

一、內部控制五要素

1.內部環境

內部環境規定企業的紀律與架構，影響經營管理目標的制定，塑造企業文化氛圍并影響員工的控制意識。

2.風險評估

風險評估是企業及時識別、系統分析經營活動中與實現內部控制目標相關的風險，合理確定風險應對策略。

3.控制活動

控制活動是企業根據風險評估結果，采用相應的控制措施，將風險控制在可承受度之內。

4.信息與溝通

信息與溝通是指企業及時準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息，確保信息在企業內部、企業與外部之間進行有效溝通。

5.內部監督

內部監督是指企業對內部控制建立與實施情況進行監督檢查，評價內部控制的有效性，對于發現的內部控制缺陷，及時加以改進。

二、加強煙草商業企業物資采購內部控制

1.搭建良好的控制環境

（1）治理結構方面。煙草公司資產為國有資產，中國煙草總公司代表國家履行出資人的職責。煙草商業企業應建立董事會領導下的公司法人治理結構，成立股東會、監事會，形成權力的分配制衡，對經理層實行監督和制約，為企業順暢、高效、有序運轉創造良好的環境。當有關部門和人員發現物資采購內部控制缺陷時，可以直接向董事會匯報，獨立性不受影響。

（2）內部審計機制。內部審計作為公司治理、風險控制和控制結構的一部分，是對包括內部控制在內的其他控制的再控制。審計部門對監督檢查中發現的內部控制重大缺陷，有權直接向董事會、股東會、監事會報告，可以在客觀、公正的立場上開展獨立的監督活動。

（3）人力資源政策。以企業文化為引領，引導員工形成責任、憂患、創新思想，改變“等靠要”和“鐵飯碗”思想。推進崗位績效管理，強化激勵約束機制，促進履職能力和工作業績的提升。對物資采購相關人員進行培訓，熟悉招投標流程，掌握采購內控制度。

2.建立風險評估機制

（1）公司層面上的風險評估

管理者要密切關注各層級的風險，并采取措施盡量將風險控制在可接受水平。在整體層面，要增強員工的風險管理意識，養成主動識別、分析風險的習慣。將風險評估納入相關部門職責，提高分析風險能力。確定重點關注和優先控制的風險，綜合運用風險規避、風險降低、風險分擔和風險承受等風險應對策略，實現對風險的有效控制。建立風險應急行動預案，提高風險應對能力。

（2）關鍵風險點及風險應對措施

物資采購計劃編制。參照上年使用情況、結合當年生產經營需要、以定額預算為控制編制物資采購計劃。

集中采購。正確選擇采購方式，保證采購全過程公開透明、有效監督，公示中選供應商的中標價格、數量、規格等。

采購評委庫。考察評委的工作表現和職業道德修養，結合專業水平和素質適時進行調整。

供應商。開展供應商評價且要常態制，評價內容充分，評價手段要多樣化。

3.加強控制活動

（1）不相容職務分離控制。在物資采購中，請購與審批，詢價與確定供應商，采購合同訂立與審核，采購、驗收與會計記錄，付款申請、審批與執行，采購經辦與監督，在機構、崗位設置和權責分配及業務流程等方面要相互分離、制約和監督。不得由同一部門辦理采購的全過程，關鍵崗位應實行定期輪崗換崗制度。

（2）請購控制。建立采購申請制度，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。采購納入預算控制，年度物資采購計劃應與預算一致，根據預算定額標準合理預算生產經營所需物資數量、金額。采購項目實行剛性控制，超預算和預算外的采購項目，要按程序進行調整、追加預算。

（3）授權審批控制。建立授權審批制度，明確授權方式以及審批權限、程序、責任和相關控制措施，審批人不得越權審批。嚴禁未經授權的機構和人員辦理采購業務。對于重要和技術性較強的采購業務應進行可行性論證，對于重大的物資采購事項，比如物資集中采購應當實行集體決策和審批。

（4）采購控制。根據物品的性質、供應情況等確定相應的采購方式。制定例外緊急需求的特殊采購處理程序。經過詢價、商業談判、招投標和規定的授權審批程序確定供應商。簽訂供應合同，并經相關部門審核。需要定期重復采購的物資，保持供應商的相對穩定。

5.驗收控制。建立健全實物驗收入庫制度。建立實物管理臺賬，詳細登記實物出入庫和結存數量，實行物資驗收與入庫責任追究制。建立退貨管理制度，發生采購退貨應及時收回貨款。

6.付款控制。嚴格核對采購發票、驗收單、入庫單、采購合同、請購手續等有關憑證，檢查其真實性、完整性、合法性，對符合付款條件的采購業務及時辦理付款業務。建立預付賬款和定金的授權審批制度。

4.暢通信息溝通渠道

（1）統籌各信息系統。建立ERP集成資源，消除信息孤島，做到信息共用、共享。采購管理系統、預算管理系統、資產管理系統、合同管理系統等能夠有效對接、數據融合，使采購計劃、實施過程、合同簽訂和付款、物資入庫、領用、結存等信息能夠集成。物資流和信息流同步，以減少庫存，降低成本，提高資金利用效率。

（2）暢通信息反饋渠道。全面的信息反饋能夠使決策人員全面的掌控物資采購的總體情況，更好地實施控制。在采購執行過程中，同中介機構、供應商等進行接洽協商存在著不確定性，反饋人員應當在最快的時間內將物資采購情況反饋給決策部門和公司管理層，使問題及時得到解決，提高管理效率，減少風險。

（3）建立供應商管理信息系統。在采購綜合管理信息系統中增加供應商管理節點，實時監控和考評供應商提供物資或勞務的價格、質量、交貨及時性、供貨條件及其資信、經營狀況等。依據考核結果，經集體決策審批后調整供應商，并在系統中記錄評價結果。

5.強化公司內部監督

（1）充分發揮“三項工作”管理委員會職責。“三項工作”管理委員會在發揮制定采購工作管理制度和程序、審定集中采購目錄、審議年度采購計劃、審議采購方式、確定候選招標代理機構名單、指導和監督采購管理辦公室的工作的職能外，也要發揮在物資采購決策、方向等上的統領作用，努力實現物資采購的 “規范權力運行、公開透明操作、確保監管到位、打造陽光煙草”的目標。

（2）構建專業監督體系。監察機構，在監督對象上突出抓好領導干部的監督，抓住易于滋生腐敗的人、財、物等重點環節和部門；法規部門重點在物資采購活動中法律法規問題上監督和指導，對外解釋相關質疑和受理投訴；內部審計機構，監管物資采購活動的決策、執行過程是否執行各項采購制度；整頓辦，主要負責民主監督管理規章制度、組織物資采購專項檢查整頓工作，對違規違紀案件進行查處，督促問題的整改落實。通過整頓辦的綜合專項檢查，實現對監察、法規、內部審計對物資采購監督效果的檢查評價，實現專業監督體系提升改進。

（3）內部審計積極作為。內部審計部門積極進行物資采購的日常審計，監督物資采購事前計劃、事中采購過程、事后保管使用，發揮審計監管職能。制定物資采購內部控制評價的相關標準，定期對內部控制的有效性進行評價，開展內部控制制度專項審計。對于發現的物資采購內部控制缺陷，及時督促有關部門加以改進。

進一步強化物資采購過程控制，嚴格規范內部管理，才能建設更加規范、更富效率的中國煙草。從內部控制五要素出發加強煙草商業企業物資采購內部控制，確保物資采購的合法性、保證資產的安全與完整，最后才能實現企業整體的戰略目標。

參考文獻：

[1] 財政部.中國證券監督管理委員會，審計署，中國銀業監督管理委員會.中國保險監督管理委員會.企業內部基本規范，2008.[2] 李雯.薩班斯法案和我國上市公司的內部控制[D].北京： 首都經濟貿易大學，2009.[3] 史英慧.ABC煙草公司內部控制問題研究[D].吉林： 吉林大學，2012.[4] 惠會芳.煙草商業企業物資采購內部控制問題探究[J].西部財會，2011，2： 46-48.

第二篇：《內部控制五要素》

內部控制五要素

按美國的COSO委員會提出的《內部控制-整合框架》分為以下五要素：

1、控制環境

2、風險評估

3、控制活動

4、信息與溝通

5、監察

中國的《內控規范》借鑒了美國的COSO委員會提出的《內部控制-整合框架》，并結合中國國情，要求企業所建立與實施的內部控制，應當包括下列五個要素：

1、內部環境

2、風險評估

3、控制活動

4、信息與溝通

5、內部監督

詳解：

有效的內部控制至少應當包括以下五項基本要素：

1、內部環境。內部環境是影響、制約企業內部控制建立與執行的各種內部因素的總稱，是實施內部控制的基礎。內部環境主要包括治理結構、組織機構設置與權責分配、企業文化、人力資源政策、內部審計機構設置、反舞弊機制等。

2、風險評估。風險評估是及時識別、科學分析和評價影響企業內部控制目標實現的各種不確定因素并采取應對策略的過程，是實施內部控制的重要環節。風險評估主要包括目標設定、風險識別、風險分析和風險應對。

3、控制措施。控制措施是根據風險評估結果、結合風險應對策略所采取的確保企業內部控制目標得以實現的方法和手段，是實施內部控制的具體方式。控制措施結合企業具體業務和事項的特點與要求制定，主要包括職責分工控制、授權控制、審核批準控制、預算控制、財產保護控制、會計系統控制、內部報告控制、經濟活動分析控制、績效考評控制、信息技術控制等。

4、信息與溝通。信息與溝通是及時、準確、完整地收集與企業經營管理相關的各種信息，并使這些信息以適當的方式在企業有關層級之間進行及時傳遞、有效溝通和正確應用的過程，是實施內部控制的重要條件。信息與溝通主要包括信息的收集機制及在企業內部和與企業外部有關方面的溝通機制等。

5、監督檢查。監督檢查是企業對其內部控制的健全性、合理性和有效性進行監督檢查與評估，形成書面報告并作出相應處理的過程，是實施內部控制的重要保證。監督檢查主要包括對建立并執行內部控制的整體情況進行持續性監督檢查，對內部控制的某一方面或者某些方面進行專項監督檢查，以及提交相應的檢查報告、提出有針對性的改進措施等。企業內部控制自我評估是內部控制監督檢查的一項重要內容。

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END

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第三篇：COSO內部控制要素

COSO內部控制要素

COSO是指美國反對虛假財務報告委員會所屬的內部控制專門研究委員會——發起機構委員會（COSO）。它包括美國注冊會計師協會，內部審計師協會，財務經理協會，美國會計學會，管理會計協會。標準名稱：《內部控制-整體框架》 標準組織：發起組織委員會COSO 隸屬機構：美國國會的反對虛假財務報告委員會（NCFR）

標準作用：研究導致虛假財務報告的偶發因素，并為上市公司及其獨立審計師，為SEC（美國證券交易委員會）和其他監管機構以及教育機構提供建議 形成時間：形成于1985年，報告1992年發布

COSO報告：1992年COSO委員會經過多年研究，針對公司行政總裁、其他高級執行官、董事、立法部門和監管部門的內部控制進行高度概括，發布《內部控制一整體框架》報告，即通稱的COSO報告。

根據COSO內控框架，公司層面的內部控制由以下五個部分組成： 1.控制環境 2.風險評估 3.控制活動 4.信息與溝通 5.監控

為了實現內部控制的有效性，需要下列五個方面的要素支持：（五要素）–控制環境

任何企業的核心是企業中的人及其活動。人的活動在環境中進行，人的品性包括操守、價值觀和能力等，它們是構成環境的重要要素之一，又與環境相互影響、相互作用。環境要素是推動企業發展的引擎，也是其他要素的核心。–風險評估

企業必須制定目標，該目標必須和生產、營銷、財務等作業相結合。為此，企業也必須設立可辨認、分析和管理相關風險的機制，以了解自己所面臨的風險，并適時加以處理。–控制活動

企業必須制定控制政策及程序，并予以執行，以幫助管理當局保證其控制目標的實現，其用以辨認并用以處理風險所必須采取的行動業已有效落實。–信息與交流

圍繞在控制活動周圍的是信息與溝通系統。這些系統使企業內部的員工能取得他們在執行、管理和控制企業經營過程中所需的信息，并交換這些信息。– 監測 整個內部控制的過程必須施以恰當的監督，通過監督活動在必要時對其加以修正。監控是一個評價內部控制運行組織的過程。

2004年9月，COSO委員會順應風險管理與內部控制相融合的趨勢，吸收了風險管理的研究成果，結合《薩班斯——奧克斯萊法案》，正式頒布《企業風險管理整體框》。組成要素：內部環境、目標設定、事項識別、風險評估、風險反應、控制活動、信息與溝通、監控。

內部控制整體框架由控制環境、風險評估、控制活動、信息和溝通和監控五個要素組成。

企業風險管理整體框架對這五個要素進行深化和拓展，演變為內部環境、目標設定、事件識別，風險評估、風險應對、控制活動、信息與溝通和監控八個要素，并首次提出了清晰的風險管理流程：

1）目標制定——事項識別——風險評估——風險反應——控制活動。2）以企業內部環境為基礎，借助信息與溝通進行，并處于監控之下。

COSO于2013年5月14日發布《2013年內部控制--整體框架》,整體框架的17項原則：

本框架確立了十七項原則代表了與每個控制要素相關的基本概念。因為這些原則直接從控制要素中提煉，一個組織可以直接應用全部這些原則來實施內部控制。

這些原則都可以應用于運營、報告和遵循三類目標。這些每個控制要素內的原則如下：

控制環境

1、組織對正直和道德等價值觀做出承諾。

2、董事會獨立于管理層，并對內部控制的推進與成效加以監督控制。

3、管理層圍繞其目標，在治理層監督下，建立健全組織架構、匯報條線、合理的授權與責任等機制。

4、組織對吸引、開發和保留與認同組織目標的人才做出承諾。

5、組織根據其目標，使員工各自擔負起內部控制的相關責任。風險評估

6、就識別和評估與其目標相關的風險，組織做出清晰的目標設定。

7、組織對影響其目標實現的風險進行全范圍的識別和分析，并以此為基礎來決定風險應如何進行管理。

8、組織在風險評估過程中，考慮潛在的舞弊行為。

9、組織識別和評估對內部控制體系可能造成較大影響的改變。控制活動

10、組織選擇并開展控制活動，將風險對其目標實現的影響降到可接受水平。

11、對（信息）技術，組織選擇并開展一般控制以支持其目標的實現。

12、組織通過合理的政策制度和保證這些政策制度切實執行的流程程序，來實施控制活動。

信息與溝通

13、組織獲取或生成，并使用相關、有質量的信息來支持內部控制發揮作用。

14、組織在其內部溝通傳遞包括內部控制的目標和責任在內的必要信息以支持內部控制發揮作用。

15、組織與外部相關方就影響內部控制發揮作用的事宜進行溝通。監督活動

16、組織選擇、推動并實施持續且（或）獨立的評估以確認內部控制的要素是存在且正常運轉的。

17、組織在相應的時間范圍內，評價內部控制的缺陷，并視情況與那些應采取正確行動的相關方（如：高級管理層，董事會）溝通。

第四篇：內部控制制度-采購

內部控制制度

——采購 第一章 總 則

第一條 為了加強某某公司（以下簡稱“公司”）對采購業務的內部控制，規范請購與審批、采購與驗收、付款等行為，防范采購過程中的差錯和舞弊，根據國家有關法律法規和《企業內部控制基本規范》，制定本制度。

第二條 本制度所稱采購，主要是指公司外購商品并支付價款的行為。請購是指尚未發生采購行為前的申請購置行為。公司外購服務并支付價款的控制，可以參照本制度的規定執行。

第三條 公司在日常經營活動中，至少應關注涉及采購業務的下列風險：

（一）采購行為違反國家法律法規，可能遭受外部處罰、經濟損失和信譽損失。

（二）采購未經適當審批或超越授權審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導致損失。

（三）請購依據不充分、不合理，相關審批程序不規范、不正確，可能導致公司資產損失、資源浪費或發生舞弊。

（四）采購行為違反國家法律法規和公司規章制度的規定，可能受到有關部門的處罰造成資產損失。

（五）驗收程序不規范，可能造成賬實不符或資產損失。

（六）付款方式不恰當、執行有偏差，可能導致公司資金損失或信用受損。第四條 公司在建立與實施采購內部控制過程中，至少應強化對下列關鍵方面或關鍵環節的控制：

（一）職責分工、權限范圍和審批程序應明確規范，機構設置和人員配備應科學合理。

（二）請購事項應明確，請購依據應充分適當。

（三）采購行為應合法合規，采購與驗收流程及有關控制措施應明確規范。

（四）付款方式和程序、與供應商的對賬辦法應有明確規定。

第二章 職責分工與授權批準 第五條 公司應建立采購業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。公司采購業務的不相容崗位至少包括：

（一）請購與審批。

（二）供應商的選擇與審批。

（三）采購合同協議的擬訂、審核與審批。

（四）采購、驗收與相關記錄。

（五）付款的申請、審批與執行。

第六條 公司應建立采購業務的授權制度和審核批準制度，并按照規定的權限和程序辦理采購業務。各分、子公司應盡量集中采購職責權限，以提高采購效率，堵塞管理漏洞，降低成本和費用。

第七條 公司可以根據具體情況對辦理采購業務的人員定期進行崗位輪換，防范采購人員利用職權和工作便利收受商業賄賂、損害公司利益的風險。

第八條 公司應按照請購、審批、采購、驗收、付款等規定的程序辦理采購業務，并在采購與付款各環節設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續、采購訂單或采購合同協議、驗收證明、入庫憑證、采購發票等文件和憑證的相互核對工作。

第三章 請購與審批控制

第九條 公司應建立采購申請制度，依據購置商品或服務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，并明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。公司采購需求應與公司生產經營計劃相適應，具有必要性和經濟性。需求部門提出的采購需求，應明確采購類別、質量等級、規格、數量、相關要求和標準、到貨時間等。各分、子公司應設置專門的請購部門或請購負責人，對需求部門提出的采購需求進行審核，并進行歸類匯總，統籌安排公司的采購計劃。

第十條 公司應加強采購業務的預算管理。對于預算內采購項目，具有請購權的部門或人員應嚴格按照預算執行進度辦理請購手續；對于超預算和預算外采購項目，應由審批人對請購申請進行審批，設置請購部門的，應由請購部門對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理請購手續。

第十一條 公司應建立嚴格的請購審批制度。對于超預算和預算外采購項目，應明確審批權限，由審批人根據其職責、權限以及公司實際需要對請購申請進行審批。

第四章 采購與驗收控制

第十二條 公司應建立采購與驗收環節的管理制度，對采購方式確定、供應商選擇、驗收程序及計量方法等作出明確規定，確保采購過程的透明化以及所購商品在數量和質量方面符合采購要求。公司應建立供應商評價制度，由公司的采購部門、請購部門、生產部門、財會部門、倉儲部門等相關部門共同對供應商進行評價，包括對所購商品的質量、價格、交貨及時性、付款條件及供應商的資質、經營狀況、信用等級等進行綜合評價，并根據評價結果對供應商進行調整。公司應對緊急、小額零星采購的范圍、供應商的選擇作出明確規定。

第十三條 公司應根據商品或服務等的性質及其供應情況確定采購方式。非約定品牌代理商供應的大宗商品或服務等的采購應采用招投標方式并簽訂合同協議；一般商品或服務等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協議；小額零星物品或服務等的采購可以采用直接購買等方式。公司應對例外緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程序作出明確規定。

第十四條 公司應明確采購價格形成機制。大宗商品或勞務采購等應采用招投標方式確定采購價格，并明確招投標的范圍、標準、實施程序和評標規則。其他商品或勞務的采購，應根據市場行情制定最高采購限價，不得以高于采購限價的價格采購。以低于最高采購限價進行采購的可以適當方式予以獎勵。公司應根據市場行情的變化適時調整最高采購限價。委托中介機構進行招投標的，應加強對中介機構的監督。

第十五條 公司應充分了解和掌握有關供應商信譽、供貨能力等方面的信息，由采購、使用等部門共同參與比質比價，并按規定的授權批準程序確定供應商。小額零星采購也應由經授權的部門事先對采購價格等有關內容進行審核。對單價高、數量多的物資采購，公司應制定嚴格的比質比價采購制度。

第十六條 公司應根據規定的驗收制度和經批準的訂單、合同協議等采購文件，由專門的驗收部門或人員、采購部門、請購部門以及供應商等各方共同對所購物品或服務等的品種、規格、數量、質量和其他相關內容進行驗收，出具檢驗報告、計量報告或驗收證明。對驗收過程中發現的異常情況，負責驗收的部門或人員應立即向采購部門或請購部門和財會部門報告；相關部門應查明原因，及時處理。

第五章 付款控制

第十七條 財會部門應參與商定對供應商付款的條件。公司采購部門在辦理付款業務時，應對采購合同協議約定的付款條件以及采購發票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核，并提交付款申請，財務部門依據合同協議、發票、驗收證明等對付款申請進行復核后，提交公司相關負責人進行審批，辦理付款。

第十八條 公司應建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強預付賬款和定金的管理。公司應加強對大額預付賬款的監控，定期對其進行追蹤核查。對預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等進行綜合判斷；對有疑問的預付賬款及時采取措施，盡量降低預付賬款資金風險和形成損失的可能性。

第十九條 公司應加強應付賬款和應付票據的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。

第二十條 公司應建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規定，及時收回退貨貨款。

第二十一條 公司應定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項，核對工作應指定專人負責，一般在月末、季末、半末、末進行，與各供應商每年應至少做一次以上核對工作。如有不符，應上報財會部門主管并查明原因，及時處理。核對記錄應存檔備查。

第六章 附 則

第二十二條 本制度適用于公司及所屬公司，包括公司總部、各分公司及全資子公司、控股子公司。

第二十三條 公司及所屬公司可以參照本制度制定相關實施細則或具體執行辦法，實施細則或執行辦法不得違反本制度相關規定。實施細則或執行辦法經公司總經理辦公會批準后執行，并上報公司備案。

第二十四條 本制度由公司董事會負責解釋和修訂。

第二十五條 本制度自公司董事會審議批準之日起執行，修改時亦同。

第五篇：采購內部控制制度

指企業購買物資（或接受勞務）及支付款項等相關活動。其中，物資主要包括企業的原材料、商品、工程物資、固定資產等。

·采購業務流程主要涉及的九大環節：

編制需求計劃和采購計劃、請購、選擇供應商、確定采購價格、訂立框架協議或采購合同、管理供應過程、驗收（退貨）、付款、會計控制等。

9.1編制需求計劃和采購計劃

需求部門根據生產經營需要向采購部門提出物資需求計劃，采購部門根據該需求計劃歸類匯總平衡現有庫存物資后，統籌安排采購計劃，并按規定的權限和程序審批后執行。

·該環節的主要風險：

需求或采購計劃不合理、不按實際需求安排采購或隨意超計劃采購，甚至與企業生產經營計劃不協調等。

·主要管控措施：

第一，生產、經營、項目建設等部門，應當根據實際需求準確、及時編制需求計劃。

需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應商。

對獨家代理、專有、專利等特殊產品應提供相應的獨家、專有資料，需經專業技術部門研討后審批。

第二，在制定生產經營計劃中，應當根據發展目標實際需要，結合庫存和在途情況，科學安排采購計劃，防止采購過高或過低。

第三，采購計劃應納入采購預算管理，經相關負責人審批后，作為企業剛性指令嚴格執行。

9.2請購

請購是指企業生產經營部門根據采購計劃和實際需要，提出的采購申請。

·該環節的主要風險：

缺乏采購申請制度，請購未經適當審批或超越授權審批，可能導致采購物資過量或短缺，影響企業正常生產經營。

·主要管控措施：

第一，建立采購申請制度，依據購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。

第二，具有請購權的部門對于預算內采購項目，應當嚴格按照預算執行進度辦理請購手續，并根據市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目，應先履行預算調整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續。

第三，具備相應審批權限的部門或人員審批采購申請時，應重點關注采購申請內容：

·是否準確、完整

·是否符合生產經營需要

·是否符合采購計劃

·是否在采購預算范圍內等。

9.3 選擇供應商

選擇供應商，也就是確定采購渠道。

·該環節的主要風險：

供應商選擇不當，可能導致采購物資質次價高，甚至出現舞弊行為。

·主要管控措施：

第一，建立供應商評估和準入制度，對供應商資質信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應商清單，健全統一的供應商網絡。

第二，采購部門應當按照公平、公正和競爭的原則，擇優確定供應商，與供應商簽訂質量保證協議。

第三，建立供應商管理信息系統和供應商淘汰制度。

9.4 確定采購價格

如何以最優“性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。

·該環節的主要風險：

采購定價機制不科學，采購定價方式選擇不當，缺乏對重要物資品種價格的跟蹤監控，引起采購價格不合理，可能造成企業資金損失。

·主要管控措施：

第一，健全采購定價機制，采取協議采購、招標采購、詢比價采購、動態競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。

第二，采購部門應當定期研究大宗通用重要物資的成本構成與市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執行價格或參考價格。

9.5 訂立框架協議或采購合同

·該環節的主要風險：

1.框架協議簽訂不當，可能導致物資采購不順暢；

2.未經授權對外訂立采購合同，合同對方主體資格、履約能力等未達要求、合同內容存在重大疏漏和欺詐，可能導致企業合法權益受到侵害。

·主要管控措施：

第一，對擬簽訂框架協議的供應商的主體資格、信用狀況等進行風險評估；框架協議的簽訂應引入競爭制度，確保其具備履約能力。

第二，擬訂采購合同，準確描述合同條款，明確雙方權利、義務和違約責任，按照規定權限簽署采購合同。對于影響重大、涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同，應當組織法律、技術、財會等專業人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關工作。

第三，對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應當作出統一規定。

9.6 管理供應過程

管理供應過程，主要是指企業建立嚴格的采購合同跟蹤制度，以評價供應商的供貨情況，并根據合理選擇的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜，實時掌握物資采購供應過程的情況。

·該環節的主要風險：

缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤，運輸方式選擇不合理，忽視運輸過程保險風險，可能導致采購物資損失或無法保證供應。

·主要管控措施：

第一，跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產或工程進度的異常情況，應出具書面報告并及時提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時供應。

第二，對重要物資建立并執行合同履約過程中的巡視、點檢和監造制度。

第三，根據生產建設進度和采購物資特性等因素，選擇合理的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜。

第四，實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。

9.7 驗收

驗收以確保其符合合同相關規定或產品質量要求。

·該環節的主要風險：

驗收標準不明確、驗收程序不規范、對驗收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實不符、采購物資損失。

·主要管控措施：

第一，制定明確的采購驗收標準，結合物資特性確定必檢物資目錄，規定此類物資出具質量檢驗報告后方可入庫。

第二，驗收機構或人員應當根據采購合同及質量檢驗部門出具的質量檢驗證明，重點關注采購合同、發票等原始單據與采購物資的數量、質量、規格型號等核對一致。

第三，對于驗收過程中發現的異常情況，應當立即向企業有權管理的相關機構報告，相關機構應當查明原因并及時處理。

9.8 付款

付款是指企業在對采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等內容審核無誤后，按照采購合同規定及時向供應商辦理支付款項的過程。

·該環節的主要風險：

付款審核不嚴格、付款方式不恰當、付款金額控制不嚴，可能導致企業資金損失或信用受損。

·主要管控措施：

第一，嚴格審查采購發票等票據的真實性、合法性和有效性，判斷采購款項是否確實應予支付。

第二，根據支付結算的相關規定和企業生產經營的實際，合理選擇付款方式，并嚴格遵循合同規定，防范付款方式不當帶來的法律風險，保證資金安全。除了不足轉賬起點金額的采購可以支付現金外，采購價款應通過銀行辦理轉賬。

第三，加強預付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預付款項，應當定期進行追蹤核查，綜合分析預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等情況，發現有疑問的預付款項，應當及時采取措施，盡快收回款項。

9.9 會計控制

會計控制主要指采購業務會計系統控制。

·該環節的主要風險：

缺乏有效的采購會計系統控制，未能全面真實地記錄和反映企業采購各環節的資金流和實物流情況，相關會計記錄與相關采購記錄、倉儲記錄不一致，可能導致企業采購業務未能如實反映，以及采購物資和資金受損。

·主要管控措施：

第一，企業應當加強對購買、驗收、付款業務的會計系統控制，詳細記錄供應商情況、采購申請、采購合同、采購通知、驗收證明、入庫憑證、退貨情況、商業票據、款項支付等情況，做好采購業務各環節的記錄，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。

第二，指定專人通過函證等方式，定期向供應商寄發對賬函，核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項，對供應商提出的異議應及時查明原因，報有權管理的部門或人員批準后，做出相應調整。

采購業務的后評估

定期對物資需求計劃、采購計劃、采購渠道、采購價格、采購質量、采購成本、協調或合同簽約與履行情況等物資采購供應活動進行專項評估和綜合分析，及時發現采購業務薄弱環節，優化采購流程。

將物資需求計劃管理、供應商管理、儲備管理等方面的關鍵指標納入業績考核體系，促進物資采購與生產、銷售等環節的有效銜接，不斷防范采購風險，全面提升采購效能。