第一篇：文管中心管理辦法

文管中心管理制度

1.文管中心設立之目的及管理人員職責：

為加強公司各種檔案的科學管理，統一檔案管理工作制度，結合工作實際，制定本辦法，請公司各部門共同遵照執行。

1.2 ISO認證檔案、人權認證檔案、3C認證檔案、E-MARK認證檔案、公司各種作業及檢驗標準是公司從事各項活動的依據和真實記錄，是重要的原始及專業檔案，公司配備專職檔案管理人員。

1.3 文管中心管理人員的職責是：

1.3.1公司文件的制定、修訂、頒布發行與廢止、歸檔。

1.3.2收集、整理、保管和統計公司的的各種檔案和有關資料，確保檔案的完整和安全；

1.3.3開展檔案的利用工作，為開展各種認證工作提供服務；

1.3.4指導、督促、檢查相關人員和參與對所有文件的歸檔工作；

1.3.5 公司各種作業標準、檢查標準的更新、復印、借出、收回及保管歸檔

1.3.6 完成領導交辦的有關檔案工作的其他任務，并定期匯報檔案工作情況。

2.歸檔要求：

2.1 歸檔文件紙張統一為標準A4紙，可正反雙面打?。惶厥獾奈募喝绻緩S房建筑圖紙、地下水管道圖紙、電路圖紙等紙張大小不在此列。

2.2 歸檔資料要建立總目錄、分目錄及檔案歸檔統一編號；資料存放區要符合7S要求;

2.3接收各部門的檔案資料時，檔案管理人員應檢查、核對檔案交接清單,并嚴格按文件歸檔要求對歸檔文件進行認真核查。內部流轉表單、工作流程單底稿及相關文件應嚴格按公司相關制度執行，經有關部門及人員簽字確認，所有公司表單以文管中心的留底為準。

2.4對不按期進行資料歸檔或不符合歸檔要求的，應給相關人員及部門出具書面意見，并限期改正。

3.借閱、查閱及復印之權限規定

3.1查閱權限：公司管理方針政策文件、ISO界定之一至二階文件，在沒有組織更新之動作前，任何人不得進行借出文管中心。公司課長以上或經過公司經（副）理以上特批的人員也只可以在文管中心內部進行查閱。經（副）理含以下人員查閱文件也要做好相關記錄;

3.2借閱權限：ISO界定之三階文件以及公司需要更改之ISO一至二階文件，因工作需要，公司內部人員借閱時必須履行一定的審批和登記手續，并限定借閱期限。因特殊情況不能按期歸還的，應辦理延期手續。

3.3復印權限：凡經批準允許查閱的檔案，可以摘抄或復印所查閱的內容，但密級檔案不在此列。公司之作業標準等技術性文件需要復印到生產單位，需求單位要提前E-MAIL通知文管中心,提出具體需求，文管中心才可以復印。需要過塑的資料，一定要特別注明?，F場不得私自復印和過塑。

3.4 非公司總經理（副總經理）批準，所有檔案的電子檔案不得用任何形式轉移出文管中心主機。備份的U盤交由總經理（副總經理）或由其特別指定的專人管理。

3.5 凡涉及國家機密或公司及客人商業秘密的業務檔案，以及項目委托人要求保密的檔案，一般不得借閱和查閱。特殊情況必須查閱的，需報公司副總裁以上領導批準。

3.6 對借閱的檔案，要及時催還。還回時如發現文件材料被拆、短缺、涂改、增刪、污損等情況，應立即向公司領導匯報并及時追查其下落和責任。

3.7 檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，保守公司機密及委托人商業秘密和國家機密。不得違反制度向任何人提供檔案和擴大使用范圍，不得向他人泄露檔案的內容。

4.檔案的保管期限

4.1 所有管理文件及ISO檔案在沒有更新前都是長期保存。

4.2 各部門的各種認證需要的記錄，按照認證要求保管期限保管，文管中心人員定期進行清理，并在期限內提供認證需要的外部需求明細和完成時間。

5.檔案的鑒定和銷毀

5.1 對于正在更新的檔案，應會同相關部門進行鑒定。鑒定工作由總經理室、文管中心管理人員、專項管理人員組成鑒定小組共同進行，確保錯誤資料和過期資料沒有在公司內部流通。

5.2 鑒定后，需要銷毀的檔案連同銷毀報告一并報公司總經理辦公室統一備案后監在監督下銷毀。監督人應在銷毀清冊上簽字。

5.3 銷毀檔案清冊和鑒定報告、審批意見由檔案管理人員永久保存；

6.檔案的統計和移交

6.1 文管中心管理人員應對檔案（含復印件）的收繳、移交、保管、利用等情況進行統計，并按規定定期向公司總經理辦公室報送檔案管理工作基本情況統計表。

6.2 檔案管理人員調動工作時，應在離職前一個月做好檔案移交工作，辦理交接手續。

6.3 過塑后的資料，一定要循環使用，如有遺失，按2元/張從接收人績效獎金中扣除，因長時間使用而損壞的，拿到文管中心更換。

7.檔案的保護和防護

7.1 存放檔案的區域，應防火、防盜、防潮、防(雨)水、防鼠、防灰塵及油污，室內要保持干凈、整潔。

7.2 檔案存放區域要專用，不得存放與檔案無關的物品。嚴禁在檔案庫房內外存放易燃、易揮發及易爆等危險物品。

7.3 隨卷歸檔的音像檔案，應單獨存放保管，防止磁化，并根據保管期限定期復制。

7.4 檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，對于破損、蟲蛀、鼠咬、變質、字跡褪色的檔案要及時采取防治措施，并進行修補和復制。發現案卷丟失的，應立即向有關領導報告，并積極查找。

8.附

則

8.1 本制度的修改權、解釋權屬于公司總經理辦公室。

8.2 本制度自頒布之日起施行。

文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、目的：

為規范公司文件管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司資料范圍確定為：

a)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；

b)公司股東會、董事會、監理會形成的文件材料；

c)財務、會計及其管理方面的文件材料；

d)勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料；

e)經營管理方面的文件材料；

f)生產技術管理方面的文件材料；

g)產品生產、能量消耗、安全生產方面的文件材料；

h)儀器、設備方面的文件材料；

i)基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料；

j)科研、技術引進、轉讓方面的材料；

k)教育培訓方面的文件材料；

l)信息、情報方面的文件材料；

m)其他具有利用和保存價值的文件材料。

n)決議、決定、條例、規章制度等法規性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規劃、工作總結、勞動工資、經營情況、人事文件資料、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知、技術圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及公司主要職能活動和員工在從事研發和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：

a)照片文件資料（含新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成）；

b)影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；

c)錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；

d)錄像文件資料（含政治、經濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、義務

公司內部各中心/部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。

第二章 管理體制及其機構職責

四、實行集中與分散管理相結合的體制

由文控中心負責質量管理體系的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導。文控中心配備文控專員分管公司質量管理體系文件資料工作，由管理者代表直接領導。文控專員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、職責

文控中心既是公司文件、資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構，同時又是開發利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責：

1．負責規劃、協調全公司文件、資料工作，對各部門文件、資料工作進行監督、指導和檢查。

2．制訂和組織實施公司關于文件、資料工作的規章制度。

3．負責公司質量管理體系文件的收集、整理、分類、存檔、保護、統計等工作。4．嚴格執行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料的利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。

6．開展文件資料編研工作和信息開發交流工作，發揮文件資料的信息源作用。7．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。

2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3． 3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

1．區分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為：質量文件：A；技術文件：B；制度/規定：C；參考資料：D；檔案：E；合同：F。

2.2 部門拼音縮寫：

采購部：CG；生產技術部：SJ；倉儲部：CC；品管部：PG；研發部：YF；LED事業部：NE；產品部：CP；項目部：XM；客戶服務部：KF；燈桿分廠：DG；表面分廠：BM；庭園燈分廠：TY；裝配分廠：ZP；銷售部：XS；營銷辦：YX；設備維修部：SB；財務：CW；綜合辦：ZH；華體安裝公司：AZ；昆明辦事處：KM；重慶辦事處：CQ；陜西辦事處：SX；廣西辦事處：GX；貴陽辦事處：GY；

2.3 保密用Y表示，非密級則用N表示。

2.4 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP

2.5編碼原則：編碼共為十二位數，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如綜合辦2010年某份制度編碼為：SZHNOP100001。

3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。

4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。

6．對所有公司文件資料系統排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。

8．對文件資料的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計，并定期上報主管部門。各部門文件管理員應定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關資料至文控專員。

9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據有關規定進行鑒定銷毀。10．公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；

2．公司設立專門地點或專用文件庫保存文件資料；

3．做好文控中心的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控專員辦理借閱手續。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經理簽批方能調閱。

2．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料，借閱本部門的由部門負責人審批，跨部門的由管理者代表批準。

3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。

4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

5．借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

6．外單位借閱文件資料，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。

7．公司內文件資料利用的方式有：

1)提供文件資料原件；

2)提供文件資料復印件；

3)提供文獻索引資料。

8．出文部門負責人要求或同意時，文控中心應主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務，主要方面為經營戰略信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。

第四章

文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《文件（資料）處置審批表》交部門經理、總經理批準后執行。凡屬于密級的文件資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的文件資料由部門經理批準后方可銷毀。

2．銷毀時，必須由總經理或部門經理指定專人監督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3．對已失效的、經批準銷毀的公司文件資料，文控專員須認真核對，編制《銷毀清單》，將批準的《文件（資料）處置審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。

第五章

附

則

1．文控中心積極采用電腦信息系統對文件資料進行管理，提高管理效率。

2．本辦法由文控中心解釋、補充。自頒布之日起生效。

文控中心管理制度

第一章 總則

一、目的為規范公司技術文件和質量文件的資料管理，加強產品資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結合公司的實際，制定本管理制度。

二、資料范圍

文控中心的資料范圍確定為：

a)公司的質量手冊（質量管理體系）

b)公司的程序文件；

c)產品圖樣（包括內部設計的產品圖和從客戶發來的產品圖）和設計文件及產品在過程開發各階段所形成的相應的技術文件；

d)外來產品圖樣和設計文件；

e）產品工藝文件（過程流程圖、FMEA（產品或過程）、控制計劃、作業指導書、零件入口檢測單、產品更改通知單等）；

f)產品生產過程中的各類質量記錄（生產過程報告、檢驗報告等）g)公司制定和購買的各類標準；

三、義務

公司內部各部門和個人應當遵守本管理制度，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。

第二章

管理體制及其機構職責

四、實行集中與分散管理相結合的體制

由文控中心負責文件的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導。文控中心配備文控專員分管，由質量管理部部長直接領導。文控專員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、職責

文控中心既是公司產品及質量文件永久保存和保護的機構，同時又是開發利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責：

1．負責規劃、收集、整理公司的技術、質量文件，并對各部門的技術、質量文件進行監督、指導和檢查。

2．制訂和組織實施公司關于質量、技術文件和資料工作的規章制度。

3．負責公司技術、質量文件及有關資料和標準的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統計等工作。

4．嚴格執行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料查閱、下發活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。

6．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。

第三章

文件資料的管理工作

六、文件資料的收集

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存15年、10年、5年、3年、1年等）；注明文件的版本號。

2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

3．及時催促辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理

1．區分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據供應商和產品的項目代號將資料分類。分類除按大類外，同時按是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為：

質量文件：A質量手冊；B程序文件；C質量記錄 技術文件:D產品資料；E工藝資料；

標準類文件：F公司標準；G國家標準；H企業標準 2.2保密用Y表示，非密級則用N表示。

2.3密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP 3.歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。

4.資料排列：資料按技術文件和質量文件依次放在一起，有左右件區分的左件在前，右件在后。并編制資料目錄。

5.對所有公司質量文件和技術文件系統排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），并按一定次序排列和存放。

6.每年年末對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的資料進行修補和復制。

7.對文件資料的收進和移出、數量、利用等情況進行統計，并定期上報主管部門。技術部產品工程師及質管部檢驗員應定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關資料至文控專員；文控專員將報送的資料原件保存，并建立臺賬。

8.公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據有關規定進行鑒定銷毀。

9.公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管

1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；

2．公司設立專門地點或專用文件庫保存文件資料；

3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作

1.資料一般僅供在文控中心保存，公司工作人員如需借閱時，須登記后方能調閱。

2.公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負責人審批，跨部門的由系統負責人批準；跨系統的由總經理批準，總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批。

3.借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

4.借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；

5.注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

6.外單位借閱文件資料，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。

7.公司內文件資料利用的方式有： 1)提供文件資料原件； 2)提供文件資料復印件；

3）根據各部門需要下發資料復印件。

第四章 文件資料的發放

1.產品圖樣（包括內部設計的產品圖和從客戶發來的產品圖）和設計文件，由文控中心文控員按以下要求統一發放。

1.1產品圖樣和設計文件的發放范圍規定如下：

公司內部一套，加蓋原件受控章后放入原始文件檔案柜；供方由制造采購部發放加工零（部）件產品圖樣一份。

1.2由供方提供的產品圖樣和設計文件由制造采購部填寫復印申請單（），并在文件和資料發放清單（）上簽字后，從文控中心文控員處領取。采購部填寫資料發放清單，將該清單和資料一同發給供方，并要求供方在接到資料后，將該發放清單簽字后返回，以確認資料是否發放到位。

2.外來產品圖樣和設計文件

外單位發來或各單位待會的外來產品圖樣和設計文件（包括顧客提供的資料），應及時到文控中心文控員處歸檔，由文控員統一建立臺賬。

3.工藝文件

3.1過程流程圖、FMEA（產品或過程）、控制計劃、作業指導書、入廠檢測報告等在文控中心文控員處歸檔，供相關單位查閱。

3.2作業指導書由產品工程師發放到各車間使用，出廠和入廠檢驗報告由檢驗員統一保存后定期交給文控中心處歸檔。

3.3產品更改通知單由技術專責發放到技術部、質管部、生產采購部等單位，試制與更改的圖紙簽字蓋章后交文控中心文控員處復印，原件存檔，復印件由技術專責隨更改通知單發放到入口檢驗和制造采購部。技術專責需把更改通知單及圖紙發放到相關單位的技術員處，再由技術員發放至本單位相關人員。接收人需在設計更改發放清單（）上簽字。

4標準資料

公司制定和購買的標準及其他企業標準、國家標準由文控中心文控員建賬發放。5其他

更換或增加的技術文件隨更改通知單一起發放，不在單獨建立發放臺賬，作廢的技術文件由技術專責在發放更改通知單及新圖時收回，送交文控中心文控員，由文控員加蓋“作廢保留”印章予以標識，并建立臺賬。

第五章

文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文控專員填寫《公司文件資料銷毀審批表》交部門主管人員審核，經總經理批準后執行。凡屬于密級的文件資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的文件資料由系統管理部經理批準后方可銷毀。

2．銷毀時，必須由總經理或分管副總經理指定專人監督銷毀，并在銷毀清單上簽字。

3．對已失效的、經批準銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認真核對，編制《銷毀清單》（附件3），將批準的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。

第六章

附則

1．文控中心積極采用電腦信息系統對文件資料進行管理，提高管理效率。

2．本辦法由質管部解釋、補充。自頒布之日起生效。

第二篇：文控中心管理辦法

文控中心管理辦法 第一章 總 則

一、目的：

為規范公司文件管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍 公司資料范圍確定為：

a)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料； b)公司股東會、董事會、監理會形成的文件材料； c)財務、會計及其管理方面的文件材料；

d)勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料； e)經營管理方面的文件材料； f)生產技術管理方面的文件材料；

g)產品生產、能量消耗、安全生產方面的文件材料； h)儀器、設備方面的文件材料； i)基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料； j)科研、技術引進、轉讓方面的材料； k)教育培訓方面的文件材料； l)信息、情報方面的文件材料； m)其他具有利用和保存價值的文件材料。

n)決議、決定、條例、規章制度等法規性文件，各類會議文件、重要記錄、工作

計劃、工作規劃、工作總結、勞動工資、經營情況、人事文件資料、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知、技術圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及公司主要職能活動和員工在從事研發和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：

a)照片文件資料（含新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成）； b)影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）； c)錄音文件資料（含唱片、錄音帶）； d)錄像文件資料（含政治、經濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、義務

公司內部各中心/部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。

第二章 管理體制及其機構職責

四、實行集中與分散管理相結合的體制

由文控中心負責質量管理體系的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導。文控中心配備文控專員分管公司質量管理體系文件資料工作，由管理者代表直接領導。文控專員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、職責

文控中心既是公司文件、資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構，同時又是開發利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責：

1．負責規劃、協調全公司文件、資料工作，對各部門文件、資料工作進行監督、指導和檢查。

2．制訂和組織實施公司關于文件、資料工作的規章制度。

3．負責公司質量管理體系文件的收集、整理、分類、存檔、保護、統計等工作。4．嚴格執行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料的利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。

6．開展文件資料編研工作和信息開發交流工作，發揮文件資料的信息源作用。7．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1．區分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為：質量文件：A；技術文件：B；制度/規定：C；參考資料：D；檔案：E；合同：F。

2.2 部門拼音縮寫：

采購部：CG；生產技術部：SJ；倉儲部：CC；品管部：PG；研發部：YF；LED事業部：NE；產品部：CP；項目部：XM；客戶服務部：KF；燈桿分廠：DG；表面分廠：BM；庭園燈分廠：TY；裝配分廠：ZP；銷售部：XS；營銷辦：YX；設備維修部：SB；財務：CW；綜合辦：ZH；華體安裝公司：AZ；昆明辦事處：KM；重慶辦事處：CQ；陜西辦事處：SX；廣西辦事處：GX；貴陽辦事處：GY； 2.3 保密用Y表示，非密級則用N表示。2.4 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP 2.5編碼原則：編碼共為十二位數，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如綜合辦2010年某份制度編碼為：SZHNOP100001。

3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。

4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。

6．對所有公司文件資料系統排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。

8．對文件資料的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計，并定期上報主管部門。各部門文件管理員應定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關資料至文控專員。9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據有關規定進行鑒定銷毀。10．公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全； 2．公司設立專門地點或專用文件庫保存文件資料；

3．做好文控中心的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控專員辦理借閱手續。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經理簽批方能調閱。

2．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料，借閱本部門的由部門負責人審批，跨部門的由管理者代表批準。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

5．借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

6．外單位借閱文件資料，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。7．公司內文件資料利用的方式有： 1)提供文件資料原件； 2)提供文件資料復印件； 3)提供文獻索引資料。

8．出文部門負責人要求或同意時，文控中心應主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務，主要方面為經營戰略信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《文件（資料）處置審批表》交部門經理、總經理批準后執行。凡屬于密級的文件資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的文件資料由部門經理批準后方可銷毀。

2．銷毀時，必須由總經理或部門經理指定專人監督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3．對已失效的、經批準銷毀的公司文件資料，文控專員須認真核對，編制《銷毀清單》，將批準的《文件（資料）處置審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則

1．文控中心積極采用電腦信息系統對文件資料進行管理，提高管理效率。2．本辦法由文控中心解釋、補充。自頒布之日起生效。

第三篇：文控中心管理辦法

文控中心管理辦法

第一章

總 則

一、為規范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司章程、股東名薄、組織規程及辦事細則、董事會及股東會紀錄、財務報表、會計憑證、政府機關核準文件、不動產所有權及其他債券憑證、工程設計圖及各種技術管理方面的文件材料、儀器設備方面的文件材料；教育培訓、信息、情報方面的文件材料；預算決算書類、事業計劃資料、期滿或解除之合約、在職及離職人員的檔案；各類會議文件、重要紀錄、工作計劃、工作規劃、工作總結、經營情況、人事文件資料、決定、委托書、協議、合同、項目方案及其他各種方案、通知、廠商資料等具有參考價值的文件資料。

三、約束范圍

公司內部各部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。

第二章

管理體制及其機構職責

四、實行集中與分散管理相結合的體制。由公司文控中心負責主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料工作進行督促和指導。公司設立文控中心，配備文控中心管理員管理公司主體文件資料工作，由直屬上級直接領導。文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

文控中心即是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構，同時又是開發利用文件資料資源的信息交流中心。

五、文控中心的主要職責：

1、負責規劃、協調全公司文件、資料工作，對各部門文件、資料工作進行監督、指導和檢查。

2、制定和組織實施公司關于文件、資料工作的規章制度。

3、負責公司文件和有關資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統計等工作。

4、嚴格執行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5、開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。

6、發揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、教育基地之一。

7、開展文件資料編研工作和信息開發交流工作，發揮文件資料的信息源作用。

8、組織公司各部門文件管理員的業務學習和培訓，負責指導他們的工作。

9、確保文件資料的安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的調閱點收原則：

1、建立健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、5年、1年等）；注明文件的版本號。

2、對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

3、及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

4、文件如經抽存者，應有管理部門的簽字。

5、任何人需調閱檔案時，填寫“調閱申請單”需由總經理審批后向檔案管理員調閱。

6、調卷人員對于所調文件，不得于正式文件上加以標記,書寫任何文字、圖形或符號以確保全公司統一性。不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，由檔案管理員負責處理。

7、凡加蓋文件控制章之文件資料，各單位不得擅自影印,如發現缺頁、破損、字跡模糊,可向文管中心申請補發，若相關方需求相關單位可以傳真的形式傳達，若需在上面寫接受人可以使用鉛筆，傳真完畢后檫除歸檔。

8、9、調卷人員調閱檔案，應于約定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應另行填寫“調閱單”由總經理審批，不得私自傳閱。

10、無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。

11、有價證券或其他貴重物品，應檢查有關說明、保修卡、配套附件是否完整，發票保留復印件，原件由財務部做賬。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

1、區分全宗，確定立檔單位。

2、分類：依據文件資料來源，時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類出按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為：制度規定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。

2.2 部門按拼音縮寫：技術：JS;海外銷售：HW；區域銷售：QY;財務：CW;生產：SH;運營：YY;人事行政：RS。

2.3 保密用Y表示，非密級則用N表示。

2.4 密級：絕密：AS；機密：CS;秘密：PS；無：OP。編碼原則：編碼共為十二個數，（文件資料大類）（部門前兩位拼音縮寫）（是否保密）（保密程度）（年份）（流水號）。如人事行政部2010年某份制度編碼為：SRSNOP100001。

3、歸檔前將資料分類，放置在代辦卷宗內。

4、案卷排列： 文件排列除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，立卷按永久、長期、短期分別組卷。4.1 永久保存：（1）公司章程；

（2）股東名薄；

（3）組織規程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務報表；

（6）政府機關核準文件；

（7）不動產所有權狀及其他債券憑證；

（8）工程設計圖及各種技術管理方面的文件材料；（9）其他經核定須永久保存的文書。4.2 10年保存：

（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業計劃資料；

（4）其他經核定須保存10年的文書 4.3 5年保存：

（1）期滿或解除之合約；

（2）其他經核定保存5年的文件。

4.4 1年年保存：結案后無長期保存必要者。另離職人員檔案：紙質檔案1年以上，電子版3年以上，有糾紛及開出人員10年以上。

5、整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附操件；以每一案卷端正書寫標題。

6、對所有部門文件資料系統排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

6.1文件如系新增加文件，應就“檔案分類編號表”，查明該文件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

6.2文件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。檔號以一案一號為原則，遇有一文件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。

6.3檔號應自左而右編列，右方裝訂的文件，應將檔號填寫于文件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

7、檔卷清理

7.1 管檔人員應維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規定清理一次，已屆滿保存期限者，得予銷毀；銷毀前應造冊呈總經理核準，必要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內著名銷毀日期。

7.2保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存價值者，檔案人員應將其保留，并注明保留文件的主要內容及部分文件銷毀日期。

八、文件資料的保管：

1． 防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全； 2． 公司設立專門地點或專用文件庫保存文件資料；

3． 做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。

附件：本辦法由總經辦解釋、補充。自頒布之日起生效

第四篇：公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會、監理會形成的文件材料；財務、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料；經營管理方面的文件材料；生產技術管理方面的文件材料；產品生產、能量消耗、安全生產方面的文件材料；儀器、設備方面的文件材料；基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術引進、轉讓方面的材料；教育培訓方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。轉摘于wmxz.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規劃、工作總結、勞動工資、經營情況、人事文件資料、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知、技術圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及百利集團主要職能活動和員工在從事研發和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、公司內部各中心/部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。第二章 管理體制及其機構職責

四、實行集中與分散管理相結合的體制。由集團總經辦負責主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導?？偨涋k設立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統管理部直接領導。文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構，同時又是開發利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責：1．負責規劃、協調全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作進行監督、指導和檢查。2．制訂和組織實施公司關于文件、資料工作的規章制度。3．負責公司文件和有關資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統計等工作。4．嚴格執行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。6．發揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、教育基地之一。7．開展文件資料編研工作和信息開發交流工作，發揮文件資料的信息源作用。8．組織公司各部門文件管理員的業務學習與培訓，負責指導他們的工作。9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：1．區分全宗，確定立檔單位。2．分類：依據文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。2．1 大類分為：制度/規定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2．2 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉儲：CC；品管：PG；研發：YF；技術：JS；客服：KF；采購：CG；生產：SH；市場：SC；銷售：XS ；設備：SB；財務：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營銷中心：YX；研發技術中心：YJ；財務中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。2．3 保密用Y表示，非密級則用N表示。2．4 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP編碼原則：編碼共為十二位數，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如總經辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。6．對所有公司文件資料系統排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。8．對文件資料的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計，并定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或專職文控員應定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關資料至文控專員。9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據有關規定進行鑒定銷毀。10．公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；2．公司設立專門地點或專用文件庫保存文件資料；3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：1．總監級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經理簽批、總經辦系統管理部經理核審后方能調閱。2．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負責人審批，跨部門的由系統負責人批準；跨系統的由總經理批準，總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。5．借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。6．外單位借閱文件資料，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。7．公司內文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復印件；3)提供文獻索引資料。8．出文部門負責人要求或同意時，文控中心應主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務，主要方面為經營戰略信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷毀1．公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統管理部經理審核，經集團總經理批準后執行。凡屬于密級的文件資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的文件資料由系統管理部經理批準后方可銷毀。2．銷毀時，必須由總經理或分管副總經理指定專人監督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3．對已失效的、經批準銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認真核對，編制《銷毀清單》（附件3），將批準的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則1．文控中心積極采用電腦信息系統對文件資料進行管理，提高管理效率。2．本辦法由總經辦解釋、補充。自頒布之日起生效。

第五篇：*公司文控中心管理辦法

*公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會、監理會形成的文件材料；財務、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料；經營管理方面的文件材料；生產技術管理方面的文件材料；產品生產、能量消耗、安全生產方面的文件材料；儀器、設備方面的文件材料；基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術引進、轉讓方面的材料；教育培訓方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。轉摘于wmxz.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規劃、工作總結、勞動工資、經營情況、人事文件資料、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知、技術圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及百利集團主要職能活動和員工在從事研發和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、公司內部各中心/部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。

第二章 管理體制及其機構職責

四、實行集中與分散管理相結合的體制。由集團總經辦負責主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導。總經辦設立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統管理部直接領導。文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構，同時又是開發利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責：

1．負責規劃、協調全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作進行監督、指導和檢查。

2．制訂和組織實施公司關于文件、資料工作的規章制度。

3．負責公司文件和有關資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統計等工作。

4．嚴格執行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。

6．發揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、

7．開展文件資料編研工作和信息開發交流工作，發揮文件資料的信息源作用。

8．組織公司各部門文件管理員的業務學習與培訓，負責指導他們的工作。

9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。

2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；