第一篇：文控管理辦法

文控管理辦法

1、編制目的

為確XXXXX項目部文件、資料控制和管理的標準化、規范化，以及與竣工資料的有效對接，規范工程文件管理。

2、適用范圍

適用于XXXXX項目部和下屬各機組施工全過程，包括施工、驗收、試運投產各階段。體現于文件、信息資料的收集—整理—分類—分發傳遞及存檔全過程。

3、職責

3.1工程參建各機組根據工程實際情況成立相應的文件控制管理部門，負責本機組所有文件書寫、打印、印制、審核、收發及管理工作,認真執行監理、業主制定并下發的各項文控管理制度，記錄并保管所有質量、安全、施工管理、環境保護的施工資料。資料記錄必須真實、完整、齊全，填寫及時、準確、字跡清晰，符合標準要求，不得隨意涂改。3.2 項目部各專業負責人負責對接收文件及資料審核，擬定處理計劃并報項目經理審批后，交項目部文控統一處理。

4、工作內容 4.1 文件分類方法

4.1.1各機組按文件來源單位編制目錄；根據各自的實際情況編制一級目錄、二級目錄、三級目錄。

4.1.2電子版文件按文件亦應建立一、二、三級文件目錄.4.1.3紙制版文件按一級目錄分類建立文件柜，按二級目錄進行分區，按三級文件目錄建文件夾。

4.2文件控制編碼

4.2.1為了規范文件編碼，便于文件索引、查閱和分類歸檔、規范文件管理，各機組的文件編碼應遵守項目部編制的《文件控制編碼細則》。

4.2.2 所有收到和發出的文件，必須進行編碼和登記，并錄入電子表格和電子數據庫，以方便查詢。4.3 文件控制和管理 4.3.1 文件發放管理 4.3.1.1 發文登記 1）待發文件需經文控核稿并登入臺帳，登記時，應注明文件標題、密級、文件編碼、擬稿部門、分發情況、份數、發文時間。

2）文控人員應按發文所列收件人進行發文，做好發文記錄，并跟蹤文件辦理狀態。4.3.1.2 文件蓋印

文件蓋印表明文件的嚴肅性，對于涉及投資、質量、設計變更等重要事件的文件須加蓋印章后發送，否則視為無效文件。蓋印時應注意以下幾點: 1）印章使用須經項目經理同意后由資料員蓋章，任何人無權私自蓋章，根據簽發資格人和文件類型、性質選擇相應權限之印章；

2）蓋印份數與原稿標準印刷份數相同，多余份數不蓋章；

3）蓋印位置應在落款正中央，上不壓正文，下不壓日期，印章下沿要稍稍壓蓋在落款年月之上，即“騎年蓋月”；

4）印章必須端正、清晰。蓋印時要穩當，對好方位，切勿歪斜或顛倒。5）印章由文控部資料員負責保管、供用、登記，并建立印章使用臺賬。4.3.1.3 文件發送

文控人員進行文件發送必須嚴格按照文件標注的發送范圍（收、抄送單位/個人）進行本工程文件的發送，要求以下三種方式分別進行：

1）人工送達。適用于圖紙、管理文件、技術文件以及涉及撥付款、工程變更、重大質量、安全問題等事件時的文件傳送。

2）通過網絡或即時通訊軟件發送。各機組之間往來的通用公文、工程報表均可采用此方式進行。對于其它非重大事件的文件也應優先采用此方式進行。

3）傳真發送。適用于沒有網絡條件的單位之間往來文件的傳遞。4.3.1.4文件發送的回執確認

為了確保文件發送準確到位，證實文件已成功發送，對方已成功接收。應根據發送文件的方式分別進行確認，回執確認必須做到及時，并記錄簽收人、時間等信息。

1）人工送達類文件的回執確認。在進行發文的同時，應配送一張《文件傳送單》，收文單位收到文件后，立即填寫該單，反饋發件人。

2）通過網絡或即時通訊軟件發送類文件的回執確認。各機組在進行發文的同時，請保留電子記錄并保存。

3）傳真發送文件的回執確認。在進行發文的同時，應在文件上標記簽收處，由收件人收文時及時簽收回執。4.3.2 文件接收管理

4.3.2.1文控人員應對所有收到的文件的格式和完備性進行檢驗，避免收到無效文件、不合格文件。接收的文件如有缺頁、不清晰等情況，要立即通知發件方、文件提交方補發或補交，直到完整接收。4.3.2.2 收文登記

1）對外部單位（監理、業主、質檢站、鍋檢所等）發來的所有正式文件資料均應建立臺帳，收文登記應同文件“批辦”、“轉辦”、“傳閱”等文件管理工作相結合。

2）文控人員在進行文件登記時，應注明標題、密級、文件編碼、收文號、來文單位、收文時間、件數和頁數，填寫好《收文登記表》。4.3.2.3 收文辦理

來件的辦理由文控人員提交項目經理或主管副經理進行批示，文控人員根據批示進行文件處理。辦文期間，文控人員要負責催辦、督查和上報需要的有關情況。文件屬性按文件本質意向分為：批辦、審查轉辦和傳閱三類。

1）紙質文件的處理方式

①批辦類文件：填制《文件處理單》附于文件之上，按文件處理單上領導意見進行文件處理。

②審查轉辦類文件：應填制《文件傳送單》附于文件之上，提交項目經理或主管副經理簽署處理意見，復印傳送單或封面一份，根據封面文檔主題存至可讀文件位置，并在首頁上面標明附件存放的位置。對于不能復制或不便復制的附件，應在《文件傳送單》首頁注明附件的原件在傳送人手里。當接收者已使用完文件后，應將其所接收的“拷貝”原件返給文控部保存。完成復印后，按文件傳送單上指定的地址或接收人予以送達（送達方式為當面送達和郵寄兩種）。

③傳閱類文件：應填制《文件傳閱單》附于文件之上，按傳送單上閱覽人順序逐一傳閱，直到最后一位看完后，返回文控部，所有傳閱人員簽字。

2）對于接聽的電話、口頭通知等要及時做好記錄、匯報或轉達，有條件的單位在經對方允許的條件下還可進行電話錄音保存。對于收到的具有保存價值的照片、影像資料也要妥善保管。

4.3.3 文件報批

4.3.3.1 報批文件應根據《文控編碼細則》，由文件編制部門編碼并核稿。文控部將報批文件呈報上級批準部門，一般情況，批準部門應在收到文件2個工作日內給予批復。4.3.3.2 報批文件批準前的各版應提交一份原件、2份復印件（圖紙提交3份復印件）。文件經過批準部門審查返還時，文控部應核查對方《文件傳送單》，簽收登記后，將返還文件連同對方《文件傳送單》副本一并送文件編制部門。4.3.4 文件存放

4.3.4.1 文控應針對收發文件，分別建立臨時文件存放區（夾和柜）和專門的文件夾和文件柜進行存放，且文件應加蓋日戳，做到分類有序，便于查找。

4.3.4.2 文控應在對文件進行合理分類的基礎上，建立文件夾系統（包括實物文件夾和計算機中的數據文件夾），每一文件在文件夾中都有確定的唯一位置，文件在文件夾中按照反時間順序，即后到的文件放在上邊，以方便查找最近的文件。對已處理完的文件要及時進行歸檔；尚在辦理狀態的文件，先期存放于臨時存放區（臨時文件夾、柜等），辦理完畢后才可以歸檔。4.3.5 文件借閱

文件借閱均應由各單位文控部門統一辦理。

4.3.5.1文件的借閱，應規定好借閱范圍，對于技術性資料、保密性資料等的借閱，應建立借閱審批制，嚴格辦理借閱手續。

4.3.5.2借閱人進行借閱時，要在《文件借閱登記表》上登記，并按要求填寫借閱原因，借閱時間，歸還期限，方可借閱；對于有些文件不能借閱的，只能就地查閱。4.3.5.3 文控人員要定期清查借閱登記，發現借閱到期日尚未歸還的，要及時催還。4.3.5.4遺失或損壞文件資料，責任人要即時上報，進行復制修補，必要時，還應追究當事人的責任。

4.3.5.5 文件借閱到期需要續借時，借閱人應及時到文控人員處辦理續借手續。4.3.6 文件安全與保密

工程秘密有關工程參建各方的權力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。文件保密在工程保密過程中起著至關重要的作用。各參建單位文控人員都有保守工程秘密的義務，在進行文件管理時，要根據密級采取相對應的保密措施。對所擁有的工程文件應依據工程參加者對文件的需要程度來確定其安全等級。

4.3.6.1 保密范圍

工程秘密主要包括下列事項：

1）涉及工程重大決策中的秘密事項； 2）尚未付諸實施的規劃、計劃、決策等；

3）內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、主要會議記要；

4）預決算報告及各類投資、造價報表

5）圖紙、涉及儲罐技術資料； 6）涉及高新技術、專利等資料；

一般性進度、質量報表、決定、決議、通告、通知、行政管理資料等文件不屬于保密范圍。

4.3.6.2 文件安全及保密措施

1）根據文件密級嚴格按文件應傳達人或單位控制文件的傳遞、使用范圍；受控文件的分發必須按要求保密且應分發給指定的人；

2）過程處理文件要做到及時清收，存放；

3）加強文件的保管、電子加密。如：對電子發文時進行格式轉換，紙張類文件采取加鎖保管等；

4）凡涉及工程經濟技術的、屬密級管理的電子文檔，原則上不允許拷入個人使用的計算機。確因工作需要拷進計算機的、屬密級管理的經濟技術電子文檔，必須進行加密處理；

5）為防止數據丟失，文檔電子版記錄應定期備份；

6）文件打印、復印失誤，造成文件報廢時，要做到及時銷毀報廢文件；

7）嚴格文件借閱制度，控制借閱范圍，未報項目負責人書面批準，不得向外借閱或拷貝涉及工程經濟技術類屬密級管理的電子文檔文件；

4.3.7 文控檢查與考評 4.3.7.1 檢查內容

檢查內容：

①《文件控制編碼規定》是否有效執行； ② 文件收、發、存記錄、登記是否齊全； ③ 文件的簽署是否齊全；

④ 文件的分類及歸檔是否按電子版、紙制版雙籍制進行； ⑤ 資料的收集是否及時、齊全 ⑥ 文件格式是否按統一規定執行； ⑦ 文件控制編碼編寫是否正確； ⑧ 文件的簽發、蓋章是否規范； ⑨ 文件收發登記是否齊全； ⑩ 文件的處理是否規范； 4.3.7.2 檢查程序：

①組織檢查的單位應編制文控檢查計劃； ②組織檢查的單位主管領導對檢查計劃進行審查； ③下發檢查計劃到被檢查單位；

④按計劃組織檢查（定期檢查需提前下發檢查通知；抽查事先不通知）； ⑤被檢查單位派文控人員陪同并協助檢查員進行檢查，提供受檢資料；

⑥檢查員根據檢查內容逐一進行檢查，簽發檢查不符合項清單，并由被檢查方代表簽字確認。

4.3.7.3 不符合項的處理

1）檢查方應根據檢查情況填寫《不符合項整改清單》。

2）《不符合項整改清單》要求被檢查方書面答復，并將糾正措施寫入不合格報告。3）受檢方應根據《不符合項整改清單》中規定的整改時間進行整改，嚴禁拖延。4）檢查人員應對所有不合格項的整改狀態進行跟蹤，并確認整改情況。

5、項目部圖紙管理

項目部文控接收到施工圖紙后，先進行登記，記錄圖紙名稱、數量、接收時間等，再按要求進行發放，并做好圖紙發放記錄。

圖紙發放原則為：經營辦、總工處應有全套圖紙；技術辦公用一套圖紙，各專業負責人負責領取本專業內容圖紙；各施工機組根據工作內容分發一份圖紙，不能滿足需求的自行復印；其余圖紙在文控部存檔，且文控應保證至少有2套藍圖存檔，6、本辦法解釋權歸EPC項目部

7、本規定自頒布之日生效

XXXXXX項目部 年 月 日

第二篇：部門文控管理辦法

人力資源部文件管理辦法

目前，集團文控管理采取集中管理與分散管理相結合的方式。集中管理是指凡是通過流程發布的文件，集團檔案管理室會自動歸檔。分散管理指除集團自動歸檔的文件之外，公司各部門在業務活動中形成的有價值的需要歸檔保存的文件資料。為規范人力資源部文件資料的管理，加強文件資料的收集、整理及歸檔工作，結合本部門的基本情況和特點，將有關事項明確如下：

一、收集和整理文件資料的類別

凡是通過走流程發布的文件集團可以自動歸檔，我們就不必重復工作。現將分散保存在各模塊的需要歸檔的文件資料歸類如下：

（一）具有重要保存價值的文件資料：各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規劃、工作總結、委托書、協議、合同、項目方案、公示、會議紀要、立項報告等。

（二）具有重要價值的影像資料：照片、錄像、錄音等。

（三）部門級重要課題和項目的完整資料：GM1000、E-hr、技能鑒定站等。

（四）所有有領導簽字的表單。

（五）實物類：各模塊參加大型比賽或活動所獲得的獎章、獎杯、獎狀、匾牌等實物。

二、方法與步驟 具體做法如下：

（一）時間節點要求：文件資料的收集和整理工作以每季度末為時間節點，按照人力資源部總體工作計劃，各模塊一個季度整理一次。如果本項目在季度末已完成，那么該項目的負責人要將本項目的完整資料進行整理交由部門文件管理員統一編號歸檔保存。

（二）文件資料的整理要求：凡是上述提到的需要歸檔保存的文件資料必須完整，合規。尤其是部門課題和項目的資料必須完整齊備，比如一個重大項目的完整資料至少包括立項報告、項目計劃、實施過程、總結報告等等，要結合項目的具體情況來進行。

文件資料是記錄部門業務活動的載體，也是記錄集團發展的 歷史軌跡。部門和個人應當主動承擔收集、整理和保護文件資料 的義務，共同使人力資源部文件管理工作標準正規化發展。

集團人力資源部

第三篇：文控中心管理辦法

文控中心管理辦法 第一章 總 則

一、目的：

為規范公司文件管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍 公司資料范圍確定為：

a)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料； b)公司股東會、董事會、監理會形成的文件材料； c)財務、會計及其管理方面的文件材料；

d)勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料； e)經營管理方面的文件材料； f)生產技術管理方面的文件材料；

g)產品生產、能量消耗、安全生產方面的文件材料； h)儀器、設備方面的文件材料； i)基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料； j)科研、技術引進、轉讓方面的材料； k)教育培訓方面的文件材料； l)信息、情報方面的文件材料； m)其他具有利用和保存價值的文件材料。

n)決議、決定、條例、規章制度等法規性文件，各類會議文件、重要記錄、工作

計劃、工作規劃、工作總結、勞動工資、經營情況、人事文件資料、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知、技術圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及公司主要職能活動和員工在從事研發和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：

a)照片文件資料（含新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成）； b)影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）； c)錄音文件資料（含唱片、錄音帶）； d)錄像文件資料（含政治、經濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、義務

公司內部各中心/部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。

第二章 管理體制及其機構職責

四、實行集中與分散管理相結合的體制

由文控中心負責質量管理體系的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導。文控中心配備文控專員分管公司質量管理體系文件資料工作，由管理者代表直接領導。文控專員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、職責

文控中心既是公司文件、資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構，同時又是開發利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責：

1．負責規劃、協調全公司文件、資料工作，對各部門文件、資料工作進行監督、指導和檢查。

2．制訂和組織實施公司關于文件、資料工作的規章制度。

3．負責公司質量管理體系文件的收集、整理、分類、存檔、保護、統計等工作。4．嚴格執行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料的利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。

6．開展文件資料編研工作和信息開發交流工作，發揮文件資料的信息源作用。7．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1．區分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為：質量文件：A；技術文件：B；制度/規定：C；參考資料：D；檔案：E；合同：F。

2.2 部門拼音縮寫：

采購部：CG；生產技術部：SJ；倉儲部：CC；品管部：PG；研發部：YF；LED事業部：NE；產品部：CP；項目部：XM；客戶服務部：KF；燈桿分廠：DG；表面分廠：BM；庭園燈分廠：TY；裝配分廠：ZP；銷售部：XS；營銷辦：YX；設備維修部：SB；財務：CW；綜合辦：ZH；華體安裝公司：AZ；昆明辦事處：KM；重慶辦事處：CQ；陜西辦事處：SX；廣西辦事處：GX；貴陽辦事處：GY； 2.3 保密用Y表示，非密級則用N表示。2.4 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP 2.5編碼原則：編碼共為十二位數，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如綜合辦2010年某份制度編碼為：SZHNOP100001。

3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。

4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。

6．對所有公司文件資料系統排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。

8．對文件資料的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計，并定期上報主管部門。各部門文件管理員應定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關資料至文控專員。9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據有關規定進行鑒定銷毀。10．公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全； 2．公司設立專門地點或專用文件庫保存文件資料；

3．做好文控中心的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控專員辦理借閱手續。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經理簽批方能調閱。

2．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料，借閱本部門的由部門負責人審批，跨部門的由管理者代表批準。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

5．借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

6．外單位借閱文件資料，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。7．公司內文件資料利用的方式有： 1)提供文件資料原件； 2)提供文件資料復印件； 3)提供文獻索引資料。

8．出文部門負責人要求或同意時，文控中心應主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務，主要方面為經營戰略信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《文件（資料）處置審批表》交部門經理、總經理批準后執行。凡屬于密級的文件資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的文件資料由部門經理批準后方可銷毀。

2．銷毀時，必須由總經理或部門經理指定專人監督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3．對已失效的、經批準銷毀的公司文件資料，文控專員須認真核對，編制《銷毀清單》，將批準的《文件（資料）處置審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則

1．文控中心積極采用電腦信息系統對文件資料進行管理，提高管理效率。2．本辦法由文控中心解釋、補充。自頒布之日起生效。

第四篇：文控中心管理辦法

文控中心管理辦法

第一章

總 則

一、為規范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司章程、股東名薄、組織規程及辦事細則、董事會及股東會紀錄、財務報表、會計憑證、政府機關核準文件、不動產所有權及其他債券憑證、工程設計圖及各種技術管理方面的文件材料、儀器設備方面的文件材料；教育培訓、信息、情報方面的文件材料；預算決算書類、事業計劃資料、期滿或解除之合約、在職及離職人員的檔案；各類會議文件、重要紀錄、工作計劃、工作規劃、工作總結、經營情況、人事文件資料、決定、委托書、協議、合同、項目方案及其他各種方案、通知、廠商資料等具有參考價值的文件資料。

三、約束范圍

公司內部各部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。

第二章

管理體制及其機構職責

四、實行集中與分散管理相結合的體制。由公司文控中心負責主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料工作進行督促和指導。公司設立文控中心，配備文控中心管理員管理公司主體文件資料工作，由直屬上級直接領導。文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

文控中心即是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構，同時又是開發利用文件資料資源的信息交流中心。

五、文控中心的主要職責：

1、負責規劃、協調全公司文件、資料工作，對各部門文件、資料工作進行監督、指導和檢查。

2、制定和組織實施公司關于文件、資料工作的規章制度。

3、負責公司文件和有關資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統計等工作。

4、嚴格執行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5、開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。

6、發揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、教育基地之一。

7、開展文件資料編研工作和信息開發交流工作，發揮文件資料的信息源作用。

8、組織公司各部門文件管理員的業務學習和培訓，負責指導他們的工作。

9、確保文件資料的安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的調閱點收原則：

1、建立健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、5年、1年等）；注明文件的版本號。

2、對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

3、及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

4、文件如經抽存者，應有管理部門的簽字。

5、任何人需調閱檔案時，填寫“調閱申請單”需由總經理審批后向檔案管理員調閱。

6、調卷人員對于所調文件，不得于正式文件上加以標記,書寫任何文字、圖形或符號以確保全公司統一性。不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，由檔案管理員負責處理。

7、凡加蓋文件控制章之文件資料，各單位不得擅自影印,如發現缺頁、破損、字跡模糊,可向文管中心申請補發，若相關方需求相關單位可以傳真的形式傳達，若需在上面寫接受人可以使用鉛筆，傳真完畢后檫除歸檔。

8、9、調卷人員調閱檔案，應于約定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應另行填寫“調閱單”由總經理審批，不得私自傳閱。

10、無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。

11、有價證券或其他貴重物品，應檢查有關說明、保修卡、配套附件是否完整，發票保留復印件，原件由財務部做賬。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

1、區分全宗，確定立檔單位。

2、分類：依據文件資料來源，時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類出按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為：制度規定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。

2.2 部門按拼音縮寫：技術：JS;海外銷售：HW；區域銷售：QY;財務：CW;生產：SH;運營：YY;人事行政：RS。

2.3 保密用Y表示，非密級則用N表示。

2.4 密級：絕密：AS；機密：CS;秘密：PS；無：OP。編碼原則：編碼共為十二個數，（文件資料大類）（部門前兩位拼音縮寫）（是否保密）（保密程度）（年份）（流水號）。如人事行政部2010年某份制度編碼為：SRSNOP100001。

3、歸檔前將資料分類，放置在代辦卷宗內。

4、案卷排列： 文件排列除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，立卷按永久、長期、短期分別組卷。4.1 永久保存：（1）公司章程；

（2）股東名薄；

（3）組織規程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務報表；

（6）政府機關核準文件；

（7）不動產所有權狀及其他債券憑證；

（8）工程設計圖及各種技術管理方面的文件材料；（9）其他經核定須永久保存的文書。4.2 10年保存：

（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業計劃資料；

（4）其他經核定須保存10年的文書 4.3 5年保存：

（1）期滿或解除之合約；

（2）其他經核定保存5年的文件。

4.4 1年年保存：結案后無長期保存必要者。另離職人員檔案：紙質檔案1年以上，電子版3年以上，有糾紛及開出人員10年以上。

5、整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附操件；以每一案卷端正書寫標題。

6、對所有部門文件資料系統排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

6.1文件如系新增加文件，應就“檔案分類編號表”，查明該文件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

6.2文件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。檔號以一案一號為原則，遇有一文件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。

6.3檔號應自左而右編列，右方裝訂的文件，應將檔號填寫于文件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

7、檔卷清理

7.1 管檔人員應維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規定清理一次，已屆滿保存期限者，得予銷毀；銷毀前應造冊呈總經理核準，必要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內著名銷毀日期。

7.2保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存價值者，檔案人員應將其保留，并注明保留文件的主要內容及部分文件銷毀日期。

八、文件資料的保管：

1． 防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全； 2． 公司設立專門地點或專用文件庫保存文件資料；

3． 做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。

附件：本辦法由總經辦解釋、補充。自頒布之日起生效

第五篇：公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會、監理會形成的文件材料；財務、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料；經營管理方面的文件材料；生產技術管理方面的文件材料；產品生產、能量消耗、安全生產方面的文件材料；儀器、設備方面的文件材料；基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術引進、轉讓方面的材料；教育培訓方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。轉摘于wmxz.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規劃、工作總結、勞動工資、經營情況、人事文件資料、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知、技術圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及百利集團主要職能活動和員工在從事研發和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、公司內部各中心/部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。第二章 管理體制及其機構職責

四、實行集中與分散管理相結合的體制。由集團總經辦負責主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導。總經辦設立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統管理部直接領導。文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構，同時又是開發利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責：1．負責規劃、協調全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作進行監督、指導和檢查。2．制訂和組織實施公司關于文件、資料工作的規章制度。3．負責公司文件和有關資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統計等工作。4．嚴格執行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。6．發揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、教育基地之一。7．開展文件資料編研工作和信息開發交流工作，發揮文件資料的信息源作用。8．組織公司各部門文件管理員的業務學習與培訓，負責指導他們的工作。9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：1．區分全宗，確定立檔單位。2．分類：依據文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。2．1 大類分為：制度/規定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2．2 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉儲：CC；品管：PG；研發：YF；技術：JS；客服：KF；采購：CG；生產：SH；市場：SC；銷售：XS ；設備：SB；財務：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營銷中心：YX；研發技術中心：YJ；財務中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。2．3 保密用Y表示，非密級則用N表示。2．4 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP編碼原則：編碼共為十二位數，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如總經辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。6．對所有公司文件資料系統排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。8．對文件資料的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計，并定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或專職文控員應定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關資料至文控專員。9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據有關規定進行鑒定銷毀。10．公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；2．公司設立專門地點或專用文件庫保存文件資料；3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：1．總監級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經理簽批、總經辦系統管理部經理核審后方能調閱。2．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負責人審批，跨部門的由系統負責人批準；跨系統的由總經理批準，總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。5．借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。6．外單位借閱文件資料，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。7．公司內文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復印件；3)提供文獻索引資料。8．出文部門負責人要求或同意時，文控中心應主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務，主要方面為經營戰略信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷毀1．公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統管理部經理審核，經集團總經理批準后執行。凡屬于密級的文件資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的文件資料由系統管理部經理批準后方可銷毀。2．銷毀時，必須由總經理或分管副總經理指定專人監督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3．對已失效的、經批準銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認真核對，編制《銷毀清單》（附件3），將批準的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則1．文控中心積極采用電腦信息系統對文件資料進行管理，提高管理效率。2．本辦法由總經辦解釋、補充。自頒布之日起生效。