第一篇：文控管理（范文模版）

文控管理

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于公文易文秘資源網(wǎng)－govyi.com 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類(lèi)會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門(mén)和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。

第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門(mén)的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門(mén)，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開(kāi)發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責(zé)：

1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/部門(mén)文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3．負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5．開(kāi)展文件、資料宣傳、咨詢(xún)活動(dòng)，做好文件、資料開(kāi)放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。

7．開(kāi)展文件資料編研工作和信息開(kāi)發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8．組織公司各部門(mén)文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。

9．做好防火、防盜、防蟲(chóng)等工作，確保文件資料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。

2．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

3．及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類(lèi)：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類(lèi)別。分類(lèi)除按大類(lèi)外，同時(shí)按部門(mén)、是否保密、保密程度來(lái)分。

2．1 大類(lèi)分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。

2．2 部門(mén)拼音縮寫(xiě)：物控：WK；生管：SG；倉(cāng)儲(chǔ)：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購(gòu)：CG；生產(chǎn)：SH；市場(chǎng)：SC；銷(xiāo)售：XS ；設(shè)備：SB；財(cái)務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營(yíng)銷(xiāo)中心：YX；研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財(cái)務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。

2．3 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。

2．4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無(wú)：OP

編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類(lèi)）□□（部門(mén)前兩位拼音縮寫(xiě)）□（是否保密）□□（密級(jí)程度）□□（年份）□□□□（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。

3．歸檔前將資料分類(lèi)，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。

6．對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

8．對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門(mén)。集團(tuán)各部門(mén)及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專(zhuān)員。

9．公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿(mǎn)的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。

10．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全；

2．公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；

3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過(guò)文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫(xiě)《借閱文件申請(qǐng)表》（附件1），部門(mén)經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

2．公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門(mén)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，跨部門(mén)的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4．借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5．借閱文件資料者應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻(xiàn)索引資料。

8．出文部門(mén)負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門(mén)、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專(zhuān)題技術(shù)信息等。

第四章 文件資料的鑒定和銷(xiāo)毀

1．公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫(xiě)《公司文件資料銷(xiāo)毀審批表》（附件2）交部門(mén)主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

2．銷(xiāo)毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽字。

3．對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷(xiāo)毀清單》（附件3），將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷(xiāo)毀審批表》和銷(xiāo)毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。

第五章 附 則

1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。

2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。01 文件控制程序 1.目的

對(duì)本公司文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、保管、使用、更改、標(biāo)識(shí)、回收和作廢等全過(guò)程進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用的文件均為有效版本。2.適用范圍

本公司所有文件的控制。3.職責(zé)

3.1.綜合部負(fù)責(zé)質(zhì)量環(huán)境手冊(cè)、質(zhì)量環(huán)境程序文件，以及其他公司級(jí)文件的編制、使用、更改；負(fù)責(zé)所有文件（包括外來(lái)文件）的標(biāo)識(shí)、保管、發(fā)放、回收、作廢等控制。3.2.各部門(mén)負(fù)責(zé)編制、保管、使用、更改相關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)的作業(yè)文件、記錄和其它管理文件。

3.3.總經(jīng)理、管理者代表、主管副總分別負(fù)責(zé)質(zhì)量環(huán)境手冊(cè)、質(zhì)量環(huán)境程序文件、及公司的技術(shù)文件和其它相關(guān)文件的批準(zhǔn)。4.管理程序 4.1.文件編制：

4.1.1.根據(jù)質(zhì)量環(huán)境管理體系規(guī)定和各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的需要，相關(guān)責(zé)任部門(mén)（見(jiàn)附表1）負(fù)責(zé)組織職責(zé)范圍內(nèi)文件的編寫(xiě)工作。

4.1.2.各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作的需要增編新文件，須填寫(xiě)《文件編制/更改審批表》，經(jīng)總經(jīng)理或管理者代表或主管副總批準(zhǔn)，方可以組織文件的編寫(xiě)工作。4.2.文件審核、批準(zhǔn)：

4.2.1.文件（含附件）審核，包括文件格式審核和文件內(nèi)容審核兩部分。文件格式見(jiàn)ZHHK-ZH/ZD-003《文件格式的有關(guān)規(guī)定》。

4.2.2.文件編寫(xiě)完成后，由編寫(xiě)人將文件交綜合部，首先進(jìn)行文件格式審核；待格式審核通過(guò)后，由綜合部按照附表1的規(guī)定報(bào)相關(guān)審核人審核、或進(jìn)行會(huì)簽（會(huì)簽部門(mén)不少于三個(gè)）。4.2.3.文件審核通過(guò)后，報(bào)相應(yīng)的批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。4.3.文件發(fā)放：

4.3.1.本公司所有文件均通過(guò)綜合部發(fā)放。4.3.2.文件發(fā)放前，首先由文件批準(zhǔn)人確定文件發(fā)放范圍，綜合部負(fù)責(zé)登記《文件發(fā)放、回收記錄》。

4.3.3.文件發(fā)放時(shí)，須由領(lǐng)取人簽字。4.4.文件保管：

4.4.1.綜合部保存并填寫(xiě)《受控文件清單》。

4.4.2.各文件使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)本部門(mén)《受控文件清單》，包括管理范圍內(nèi)所有正在使用的有效文件。

4.4.3.借閱與質(zhì)量環(huán)境管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫(xiě)《文件/記錄借閱、復(fù)制清單》，由綜合部批準(zhǔn)；綜合部應(yīng)督促借閱人按時(shí)歸還借閱的文件。

4.4.4.復(fù)制文件時(shí)須填寫(xiě)《文件/記錄借閱、復(fù)制清單》，未經(jīng)原文件批準(zhǔn)人審批，不得擅自復(fù)制。

4.4.5.未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，公司任何文件不得外借；經(jīng)批準(zhǔn)外借的文件，由綜合部登記，并督促借閱人按時(shí)歸還。

4.4.6.文件應(yīng)分類(lèi)存放、妥善保管、標(biāo)識(shí)清楚、便于查找。文件歸檔見(jiàn)ZHHK-ZH/ZD-005《文件、記錄歸檔的有關(guān)規(guī)定》。4.5.文件使用：

4.5.1.文件在使用前，須由文件使用部門(mén)組織對(duì)本部門(mén)全體員工進(jìn)行宣貫，確保每位員工均能夠準(zhǔn)確了解文件的規(guī)定，必要時(shí)填寫(xiě)培訓(xùn)記錄存檔。

4.5.2.各部門(mén)在使用文件過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向綜合部提出反饋。

4.5.3.每年十二月份，綜合部組織對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量環(huán)境管理體系文件進(jìn)行檢查和評(píng)審，確保相關(guān)場(chǎng)所使用的文件均為有效版本，并對(duì)不適宜的文件進(jìn)行修改。4.6.文件更改、再次批準(zhǔn)：

4.6.1.文件需要更改時(shí)，由綜合部填寫(xiě)《文件編制/更改審批表》，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.6.2.文件更改按照原來(lái)文件的編制、審核、批準(zhǔn)程序進(jìn)行。文件更改人應(yīng)負(fù)責(zé)將文件的更改、修訂情況記錄在“修改履歷表”中。4.6.3.綜合部應(yīng)保存所有文件更改的記錄。

4.6.4.當(dāng)公司內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生重大變化（如組織機(jī)構(gòu)調(diào)整、重大質(zhì)量事故發(fā)生、環(huán)境因素變更、法律法規(guī)變化等）或者管理評(píng)審要求時(shí)，由綜合部組織集中修訂，形成新的版本。4.6.5.文件更改后須再次批準(zhǔn)，程序同原審核、批準(zhǔn)程序。4.7.文件回收與作廢：

4.7.1.文件作廢時(shí)，綜合部須及時(shí)回收，加蓋“作廢”章，并填寫(xiě)《文件發(fā)放、回收記錄》，確保各部門(mén)所使用的文件有效，并處于受控狀態(tài)。

4.7.2.發(fā)放更改后的新文件時(shí)，綜合部應(yīng)同時(shí)回收更改前的舊文件，加蓋“作廢”印章，填寫(xiě)《文件發(fā)放、回收記錄》。

4.7.3.收回的作廢文件應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀。由綜合部負(fù)責(zé)人在《文件/記錄銷(xiāo)毀清單》上簽字批準(zhǔn)，兩個(gè)人以上執(zhí)行，并在清單中簽字確認(rèn)。

4.7.4.出于正當(dāng)理由而需要保留的任何無(wú)效文件，須由綜合部作“保留作廢”標(biāo)識(shí)，和現(xiàn)有文件分開(kāi)保存，避免誤用。4.8.文件的編號(hào)：

4.8.1.質(zhì)量環(huán)境手冊(cè)：ZHHK－ZLHJSC/△△－××××，其中： ZHHK—“中XXXXX”的漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)（下同）； ZLHJSC—質(zhì)量環(huán)境手冊(cè)的漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)； △△—版號(hào)； ××××—年度號(hào)。

4.8.2.質(zhì)量環(huán)境程序文件：ZHHK－ZLHJCX－××，其中： ZLHJCX—“質(zhì)量環(huán)境程序”的漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)； ××—文件的順序號(hào)。

4.8.3.作業(yè)文件：ZHHK（－○○）－△△/□□－××× ○○—“子公司代碼”的漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)； △△—“部門(mén)代碼”的漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)； □□—文件類(lèi)別代碼； ×××—文件的順序號(hào)。

4.8.4.記錄：ZHHK（－○○－□□）－JL/△△－××× ○○—“子公司代碼”的漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)； □□—“部門(mén)代碼”的漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)； JL—“記錄”的漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)；

△△—相應(yīng)質(zhì)量環(huán)境程序文件的序號(hào)或QT（表示“其它”）； ×××—記錄的順序號(hào)。

4.8.5.質(zhì)量計(jì)劃：ZHHK－ZLJH（－○○）－△△/□□－××× ZLJH—“質(zhì)量計(jì)劃”的漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)； ○○—“子公司代碼”的漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)； △△—“部門(mén)代碼”的漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)； □□—年度號(hào)；

×××—質(zhì)量計(jì)劃的順序號(hào)。

4.8.6.外來(lái)文件：ZHHK－WLWJ（－○○）－□□－××× WLWJ—“外來(lái)文件”的漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)； ○○—“子公司代碼”的漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)； □□—文件類(lèi)別代碼； ×××—外來(lái)文件的順序號(hào)。4.8.7.部門(mén)代碼：

JK-技術(shù)開(kāi)發(fā)部； ZH-綜合部；

XS-銷(xiāo)售公司； SC-生產(chǎn)部； CW-財(cái)務(wù)部；

FP-發(fā)泡生產(chǎn)部 GY-鈷源輻照部 JS-加速器輻照部； CK-倉(cāng)庫(kù) SG-設(shè)備管理部

4.8.8.文件類(lèi)別：GC-規(guī)程類(lèi)、ZD-制度類(lèi)、QT-其它類(lèi)。4.9.外來(lái)文件的控制：

4.9.1.各部門(mén)負(fù)責(zé)將收集并得到確認(rèn)的外來(lái)文件報(bào)綜合部統(tǒng)一編號(hào)、登記。

4.9.2.綜合部負(fù)責(zé)填寫(xiě)《外來(lái)文件清單》，作標(biāo)識(shí)，填寫(xiě)《外來(lái)文件處理專(zhuān)用表》，經(jīng)識(shí)別后再發(fā)放到相關(guān)部門(mén)使用。4.10.電子版文件的控制：

電子文件的管理按照Z(yǔ)HHK-ZH/ZD-004《電子文件的管理細(xì)則》執(zhí)行。

■ 5 S 概 念

1整理：將工作場(chǎng)所中的任何物品區(qū)分為必要的與不必要的，必要的留下來(lái)，不必要的物品徹底清除。

2整頓：必要的東西分門(mén)別類(lèi)依規(guī)定的位置放置，擺放整齊，明確數(shù)量，加一標(biāo)示。3清掃：清除工作場(chǎng)所內(nèi)的臟污，并防止臟污的發(fā)生，保持工作場(chǎng)所干凈亮麗。4清潔：將上面的3S制度化、規(guī)范化，并貫徹執(zhí)行及維持提升。5素養(yǎng)：人人養(yǎng)成好習(xí)慣，依規(guī)定行事，培養(yǎng)積極進(jìn)取的精神

第二篇：文控管理

文 控 管 理

一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法.二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類(lèi)會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及公司主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門(mén)和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門(mén)的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦行政科設(shè)立文控組，管理公司主體文件資料工作。文控組管理員的職責(zé)是保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控組既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門(mén)，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開(kāi)發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責(zé)：

1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/部門(mén)文件、資料工作 進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3．負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、保 護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5．開(kāi)展文件、資料宣傳、咨詢(xún)活動(dòng)，做好文件、資料開(kāi)放和利用工作，主 動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控這項(xiàng)工作辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。

7．開(kāi)展文件資料編研工作和信息開(kāi)發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8．組織公司各部門(mén)文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。

9．做好防火、防盜、防蟲(chóng)等工作，確保文件資料安全。

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期 限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。

2．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

3．及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類(lèi)：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和 類(lèi)別。分類(lèi)除按大類(lèi)外，同時(shí)按部門(mén)、是否保密、保密程度來(lái)分。

2．1 大類(lèi)分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2．2 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。

2．3 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無(wú)：OP

2．4 編號(hào)分一級(jí)部門(mén)代碼和二級(jí)部門(mén),代碼編制形式采用拼音或英文簡(jiǎn)寫(xiě)表示：

一級(jí)部門(mén)代碼: 總經(jīng)辦ZJB

總務(wù)部ZWB

計(jì)劃供應(yīng)部GJB

生產(chǎn)部 SCB

品質(zhì)工程部PGB

客服部KFB

二級(jí)部門(mén)代碼: 人事科 RSK、財(cái)務(wù)科CWK、行政科XZK、保衛(wèi)科BWK

保潔科 BJK、膳食科SSK、宿管科 SGK、動(dòng)力工程SBE

基建科JJK、生產(chǎn)計(jì)劃科JHK、采購(gòu)科CGK、工程科GCK

物流關(guān)務(wù)科WLK、資材科ZCK、裝配車(chē)間NBC、評(píng)測(cè)科PCK

噴油車(chē)間PYC、制程品質(zhì)科QAS、維修科RMA、清點(diǎn)科QDK

RMA品質(zhì)科RQA、來(lái)料檢驗(yàn)科IQC A.文件編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類(lèi)）□□□（一級(jí)部門(mén)拼

音縮

寫(xiě)或英文簡(jiǎn)寫(xiě)）□（是否保密）□□（密級(jí)程度）□□（年份）□□□（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦2011年某份制度編碼為：SZJBNOP11001。

B.表單編碼原則采用字段+間隔符”-“的組成方式；所有記錄表單編號(hào)應(yīng)是唯一的； 記錄?的編號(hào)形式:

□(R)-□□□(一級(jí)部門(mén)代碼)-□□□(二級(jí)部門(mén)代碼)-□□□(流水號(hào))+□(版本)記錄表單原始發(fā)行時(shí)版本即為最初版本,修訂一次為B版,以此類(lèi)推.例如:R-ZJB-XZK-001A 表示總經(jīng)辦行政科的第一份記錄,版本為第一版.3．歸檔前將資料分類(lèi)，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯

邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)

標(biāo)題。

6．對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片）, 按一定次序排列和存放。

7．每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的 材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

8．對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào) 主管部門(mén)。集團(tuán)各部門(mén)及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分 別

于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專(zhuān)員。

9．公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管

期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿(mǎn)的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。

10．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全；

2．公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；

3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過(guò)文控中心管理員辦 理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫(xiě)《借閱文件申請(qǐng)表》（附件1），部門(mén)經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

2．公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門(mén)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，跨部門(mén)的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4．借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5．借閱文件資料者應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻(xiàn)索引資料。

8．出文部門(mén)負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門(mén)、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專(zhuān)題技術(shù)信息等。

文件資料的鑒定和銷(xiāo)毀

1．公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫(xiě)《公司文件資料銷(xiāo)毀審批表》（附件2）交部門(mén)主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

2．銷(xiāo)毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽字。

3．對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷(xiāo)毀清單》（附件3），將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷(xiāo)毀審批表》和銷(xiāo)毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。

附則

1．文控積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。

2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。

第三篇：文控管理

文控管理辦法

1、文件的接收

1）辦公室文控員負(fù)責(zé)文件的接收并負(fù)責(zé)登記，記錄應(yīng)注明文件的來(lái)源、主題、編號(hào)、版本號(hào)、接收日期等信息。

2）呈送項(xiàng)目經(jīng)理或其指派人批示，批示處理意見(jiàn)和文件的分發(fā)意見(jiàn)。3）根據(jù)批示建立文件分發(fā)矩陣，分發(fā)矩陣包含應(yīng)分發(fā)的部門(mén)（單位）和份數(shù)。

4）按照分發(fā)矩陣分發(fā)文件并做好記錄，記錄必須有接收人的簽字。2、文件的發(fā)送

1）項(xiàng)目部所有向外呈送的文件全部交由文控員處理。

2）文控員將文件呈送項(xiàng)目經(jīng)理或其指派人審閱并簽發(fā)，如有不妥，則將文件返回制作部門(mén)，修改再送或作廢處理。

3）對(duì)簽發(fā)的文件，及時(shí)發(fā)送到有關(guān)單位，并做好發(fā)送記錄。4）項(xiàng)目?jī)?nèi)部文件的發(fā)送可以不通過(guò)文控員，直接由各職能部門(mén)制發(fā)，基層的報(bào)告，資料也可以直接呈送各職能部門(mén)。

3、文件的存檔

1)文件存檔以書(shū)面文字形式為主，輔以電子版本或其它形式。2)經(jīng)過(guò)文控員的所有接收、發(fā)送文件全部要留一份（或拷貝件）存檔。3)各部門(mén)的文件自行建立存檔。

4、作廢文件的處理

各文件和資料發(fā)放部門(mén)，對(duì)已作廢文件，應(yīng)及時(shí)從發(fā)放單位收回，并填寫(xiě)作廢文件回收記錄。

5、文件的更改

1）內(nèi)部文件的更改由原文件的審批人更改。

2）對(duì)于外部文件，無(wú)權(quán)進(jìn)行任何更改。任何變更只能是來(lái)自原發(fā)文單位。

6、文控管理措施

1）由文控員統(tǒng)一管理收發(fā)各種文檔并分類(lèi)歸檔，建立收發(fā)制度。按要求對(duì)文件資料進(jìn)行分類(lèi)，建立信息查詢(xún)系統(tǒng)，保證文件可方便查閱。2）定期向業(yè)主報(bào)送各種報(bào)表，并接收業(yè)主下達(dá)的各種計(jì)劃、指令、文件。匯總工程進(jìn)度日、周、月報(bào)，按時(shí)報(bào)送EPC、監(jiān)理、項(xiàng)目部相關(guān)人員。

3）做好與業(yè)主、監(jiān)理、分包商等外部單位的往來(lái)信函管理。4）項(xiàng)目部向外呈送的文件、報(bào)表及信函，必須由項(xiàng)目經(jīng)理簽發(fā)才能生效。

5）做好工程文件和相關(guān)信息的保密工作，嚴(yán)格執(zhí)行文件借閱規(guī)定。6）文控管理人員明要確責(zé)任及時(shí)傳遞文件，以免延誤時(shí)間。7）負(fù)責(zé)項(xiàng)目部發(fā)文的打印、校對(duì)、送批、發(fā)送和存檔工作。

8）完成項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

第四篇：文控中心管理

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公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于wmxz.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類(lèi)會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書(shū)、更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（www.tmdps.cn）管理資源吧（www.tmdps.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門(mén)和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門(mén)的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門(mén)，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開(kāi)發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：

1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/部門(mén)文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

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2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3．負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5．開(kāi)展文件、資料宣傳、咨詢(xún)活動(dòng)，做好文件、資料開(kāi)放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。7．開(kāi)展文件資料編研工作和信息開(kāi)發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。8．組織公司各部門(mén)文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。9．做好防火、防盜、防蟲(chóng)等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。2．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類(lèi)：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類(lèi)別。分類(lèi)除按大類(lèi)外，同時(shí)按部門(mén)、是否保密、保密程度來(lái)分。

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2．1 大類(lèi)分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2． 2 部門(mén)拼音縮寫(xiě)：物控：WK；生管：SG；倉(cāng)儲(chǔ)：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購(gòu)：CG；生產(chǎn)：SH；市場(chǎng)：SC；銷(xiāo)售： XS ；設(shè)備：SB；財(cái)務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營(yíng)銷(xiāo)中心：YX；研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財(cái)務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。

2．3 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。

2．4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無(wú)：OP 編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類(lèi)）□□（部門(mén)前兩位拼音縮寫(xiě)）□（是否保密）□□（密級(jí)程度）□□（年份）□□□□（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3．歸檔前將資料分類(lèi)，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。6．對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（www.tmdps.cn）管理資源吧（www.tmdps.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

8．對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門(mén)。集團(tuán)各部門(mén)及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專(zhuān)員。

9．公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿(mǎn)的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。10．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全； 2．公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；

3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過(guò)文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫(xiě)《借閱文件申請(qǐng)表》（附件1），部門(mén)經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

2．公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門(mén)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（www.tmdps.cn）管理資源吧（www.tmdps.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

批，跨部門(mén)的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4．借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5．借閱文件資料者應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻(xiàn)索引資料。

8．出文部門(mén)負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門(mén)、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專(zhuān)題技術(shù)信息等。

第四章

文件資料的鑒定和銷(xiāo)毀

1．公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫(xiě)《公司文件資料銷(xiāo)毀審批表》（附件2）交部門(mén)主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（www.tmdps.cn）管理資源吧（www.tmdps.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

可銷(xiāo)毀。

2．銷(xiāo)毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽字。

3．對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷(xiāo)毀清單》（附件3），將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷(xiāo)毀審批表》和銷(xiāo)毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章

附

則

1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。

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第五篇：文控管理培訓(xùn)心得（定稿）

文控管理培訓(xùn)心得

8月29號(hào)，曹老師給我們系統(tǒng)的講解了文控管理的相關(guān)知識(shí)。由于地產(chǎn)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)周期長(zhǎng)，參與單位及相關(guān)人員眾多，開(kāi)發(fā)過(guò)程資料種類(lèi)、數(shù)量繁多，文控管理對(duì)于項(xiàng)目的過(guò)程控制尤為重要。文控管理在平時(shí)的工作中是最容易讓人忽略的一塊，也是最容易出紕漏的一塊，通過(guò)今天的培訓(xùn)，我們學(xué)習(xí)了龍湖的一些文控管理經(jīng)驗(yàn)，也學(xué)習(xí)了一些系統(tǒng)的文控管理知識(shí)的應(yīng)用，通過(guò)應(yīng)用在今后的工作中我們可以更高效的工作。簡(jiǎn)單的介紹一下學(xué)到的一些相關(guān)知識(shí)：

文控管理范圍包含：（1）公司的設(shè)立變更、登記、審批等方面的資料（2）部門(mén)的制度性文件（3）文件、圖紙、數(shù)據(jù)、音像等資料（4）開(kāi)發(fā)過(guò)程中形成的其他有價(jià)值的文件。對(duì)文控管理范圍，可能我們平時(shí)注重保存的是規(guī)劃審批文件、招投標(biāo)文件、合同文件、圖紙資料、結(jié)算文件及驗(yàn)收交付文件等資料，在這些資料中，重點(diǎn)保存的會(huì)是一些紙質(zhì)的資料，忽略一些音像資料，這方面在以后的管理中需要加強(qiáng)。文件可以按多種分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，主要有以下幾種分類(lèi)方法：

（1）按職能分類(lèi)（2）按時(shí)間分類(lèi)（3）按作者分類(lèi)（4）按專(zhuān)題分類(lèi)（5）按項(xiàng)目分類(lèi)（6）按型號(hào)分類(lèi)（7）按區(qū)域分類(lèi)（8）按外形分類(lèi)。在平時(shí)的資料管理中，由于多項(xiàng)目同時(shí)運(yùn)行，我們采取的是按照項(xiàng)目分類(lèi)，同一項(xiàng)目?jī)?nèi)按照專(zhuān)業(yè)分類(lèi)的分類(lèi)方法進(jìn)行資料的匯集和管理。在文件管理中，文件的銷(xiāo)毀也是很重要的一面，要建立健全的文件銷(xiāo)毀制度。過(guò)度的累贅的資料，會(huì)增大文件管理難度，減小文件管理的意義，會(huì)降低工作效率。