第一篇：國際會議的總結步驟流程注意事項

國際會議的總結

工作步驟

第一步:索取主管部門提供的國際會議總結格式。

第二步:搜集數據。

1.外賓注冊組負責提供外賓注冊的數據。2.中賓注冊組負責提供中賓注冊的數據。3.學術組負責提供論文的數據。

第三步:會議程序委員會提供素材。

1.特邀大會報告的情況。

國際會議的特邀大會報告人的水平體現了會議的水平，他們的報告議題也是會議的主題。大會報告是總結中的重要內容，要求列出所有大會報告人的姓名、國籍、單位和職務以及報告題目。

2.專業總結。

通過本屆會議了解到該領域國際上的發展現狀和趨勢，與國際同行相比，我國在該領域的發展狀況，舉例說明我國在哪些方面處于領先地位，哪些地方存有嚴重的不足。

3.此次會議的收獲。

會議的收獲主要指專業方面的收獲。

第四步:是否有計劃舉辦下屆會議。

如果是我國機構發起的國際會議，會議組織者就能確定是否舉辦下屆會議。如果是國際組織發起的系列性國際會議就不存在這個問題。此次會議在組織管理上的經驗和不足。

第五步:此次會議在管理方面的經驗和不足，素材要從各個職能小組中獲得。

第六步:完成會議總結。

委托秘書處工作人員執筆，將搜集到的各種素材編寫成會議總結，經過秘書長審核，蓋章后送交主管部門。

特別提示

? 總結中最主要的內容是國際會議專業方面的收獲。

? 國際會議的總結工作通常也是會議組織者最后一件重要工作。

在我國舉辦的任何國際會議都屬于外事活動，必須經過主管部門批準才能召開。會議結束后，主管部門也要求會議組織者提交會議總結。不同主管部門提供的會議總結格式可能略有不同，但是總結的內容大致相似。

1．會議概況

會議概況主要包括國際會議的舉辦時間、舉辦地點、主辦單位和主要承辦單位。

2．代表人數

要按國家順序寫出每個國家參加會議的人數，既可以按國家的英文字母順序排列，也可以按代表人數多少來排列。例如，參加第13屆國際核工程大會的代表人數在前10名的國家為中國181人、日本150人、美國69人、法國45人、韓國24人、德國22人、加拿大16人、意大利10人、俄羅斯10人、伊朗9人。另外27個國家的參加人數都沒有超過6人。從這個人數統計中可以很清楚地看出排在前10位的國家都是在核工程領域中技術領先和學術交流比較活躍的國家，這些國家是今后舉辦同類型國際會議時宣傳的重點。

3．國內和國外論文數量

論文數量的多少反映了國際會議交流活躍的程度，它和參加會議代表的數量成正比。例如，第13屆國際核工程大會國內論文176篇，參加會議的代表181人，國外論文405篇，國外的會議代表422人。再如，第10屆國際室內空氣品質大會國內論文180篇'參加會議的國內代表150人，國外論文700篇，國外的會議代表730人。

4．大會報告人和大會報告的中英文題目

國際會議邀請的大會報告人的水平能直接反映出整個國際會議的交流水平。大會報告人的報告題目通常也就是國際會議的主要議題。例如，國際原子能機構副總干事，他的報告題目是“發展世界的核能”，世界核協會總干事的報告題目是“政府、企業和科技在新的核世紀中扮演的角色”，中國核工業集團公司副總經理的報告題目是“加快中國核工業發展，積極推進核電建設”，從中不難看出本屆會議大會報告人的層次都是很高的，報告題目也是非常吸引人的，因此本屆也是歷年來該系列國際會議中參加人數最多的一屆。

5．目前本領域國際上的發展現狀和趨勢 在我國舉辦國際會議的重要目的就是要了解本領域目前國際發展現狀和最新發展趨勢會議總結要在這方面進行詳細的論述。例如，通過舉辦國際核工程大會了解到全世界在運行中的核電機組共有440臺，裝機容量366GW，而運行中的核電站大多數為第二代技術。雖然第三代反應堆技術已經開發完成，但只有日本ABWR已投入運營。在國際上第四代反應堆技術的研究工作也已經開始。

6．與國際同行相比，我國在該領域的發展狀況

在我國舉辦國際會議的重要任務就是要明確在該領域中我國的發展狀況，發揮已有的優勢，找出存在的差距，明確今后努力的方向。例如，通過舉辦第15屆國際植保大會發現，我國與國際同行相比，在植保研究領域中的許多方面都處于國際領先水平或達到了國際水平，如我國農作物病蟲草鼠綜合防治技術體系的建立先于美國8年；我國的轉基因抗蟲棉在激烈的國際競爭中不斷發展并走向產業化，目前已成為世界上擁有自主知識產權，成功獨立開發抗蟲棉的第二個國家，并且在該領域中我國還有許多方面處于國際領先或達到國際水平。與國際同行相比，我國也存在不足之處，如對外來生物入侵的研究和對生物災害的監測預警系統的研究，盡管已做了一些研究工作，但與發達國家相比我國已明顯落后，主要制約因素是我國在這些領域中的經費投入不足。

7．此次會議的收獲

會議收獲主要也是從專業交流方面進行總結的，如本屆會議主要圍繞的交流議題中是否有新的觀點、新的方法，這些新觀點和新方法是否對我國經濟建設和科技發展有一定的推動作用。再如會議是否舉辦附設展覽，展出的實用技術有哪些可以直接應用到我國的經濟建設 中來。

8．是否有計劃舉辦下一屆會議

如果是國際組織的系列性會議，那么在我國舉辦下一屆的前景就很難估計。如果是由我國機構發起的國際會議，通常在會議舉辦期間就決定了是否舉辦下屆會議和舉辦的時間。例如，由北大醫院泌尿外科研究所發起的北京國際泌尿外科研討會(英文的字頭縮寫為，BISU)，從1987年舉辦了第1屆之后，每隔幾年就會再舉辦一屆，BISU在國際上已經享有一定的知名度。在2004年9月舉辦第4屆大會上就向所有會議代表發布了特在2007年9月舉辦第5屆會議的消息。

9．此次會議在組織管理上的經驗和不足

會議總結還要包括會議組織管理的內容。在這個方面每個國際會議都有其成功的經驗，也有各種各樣的教訓。例如，國際核工程大會的主要經驗就是將會議的學術工作委托給中國核工程第二研究院，將會務工作委托給中國國際科技會議中心，中國核學會與這兩個單位密切合作、全力協同，保證了大會的成功召開；而主要的教訓是為了擴大會議的影響，廣泛邀請了國內外眾多的嘉賓，但這些嘉賓是否前來參會不能得到及時確認，致使許多工作陷于被動。除了向上級主管部門提交的會議總結外，會議組織者還可以對會議的其他許多方面進行總結。例如，對會議籌備期間的組織管理、宣傳推廣、論文征集、預先注冊、資金籌措、資金管理等各項工作進行總結，對會議現場注冊、代表接待、協調管理、專業交流、附設展覽、社會活動、餐飲活動等各項工作進行總結，也可以對會議結束后的會議評估工作和財務結算等工作進行總結。會議的評估工作與會議的總結有密切的關系，會議評估的結果是會議總結報告的基礎，也是會議總結報告的重要內容。

第二篇：國際會議流程管理步驟

國際會議的流程管理

一、國際會議流程管理步驟

1．工作步驟

第一步 向其他國際會議的組織者學習。

會議秘書處通過向其他國際會議組織者學習，了解國際會議的流程管理。

第二步 編制初步會議籌備計劃。

通過了解其他會議的流程管理，根據本次國際會議的具體情況，編制出本次會議初步流程管理計劃。

第三步 提交會議秘書長審核。

會議秘書長根據多年的組會經驗，對會議流程管理管理計劃提出修改意見。

第四步 提交給組織委員會。

將會議秘書長修改好的會議流程管理計劃提交給會議組織委員會，征求他們的修改意見。

第五步 形成最終的會議流程管理計劃。

將最終形成的會議流程管理計劃打印后發給所有的會議機構參照執行。

1．前期籌備階段

會議組織者在這個階段的主要工作是建立會議機構、制定詳細的工作計劃、編制會議初步預算和落實籌備經費，根據需要可將國際會議委托給專業會議機構組織。這個工作也這個階段完成。

2．會議征文階段

國際會議是否能夠舉辦成功，最重要的標志就是代表的數量，特別是國外會議代表的數量。與會代表數量較少可能有各種原因，但是會議營銷的失敗可能是很重要的原因。國際會議的營銷主要圍繞征集論文的活動進行，會議學術水平高低和會議規模大小，完全取決于會議論文征集工作是否成功。因此，營銷階段經歷的時間最長，許多會議都需要1～2年的時間。

(1)論文征集工作的開始

會議的組織機構建立后，程序委員會就應立即開始策劃有關會議的專業內容，一般應在

會議召開前的20個月左右開始啟動。

(2)論文征集通知

論文征集通知是國際會議最主要的營銷材料。當程序委員會確定了主要專業內容后，會議秘書處就要安排征文通知的編輯和印刷工作。應盡量提早向潛在的參會人員發出征集論文通知，一般不要晚于會前16個月。(3)征集論文通知的發放 征集論文通知要通過各種彤式向外發放，這就像一個企業做宣傳廣告一樣，最好要讓全世界各個國家在該領域里工作和學習的人員都能得到會議的信息，以引起他們的關注，從而是交論文。(4)論文提交的截止時間

每個國際會議要規定代表向會議提交論文的最后時間，稱為論文提交的截止日期，這是 整個國際會議籌備計劃中的第一個重要日期。通常是將這個時間設定在舉辦會議的前一年。

若會議是在上半年召開，則這個日期可設定在前一年的10月份甚至更早；若是后半年召開的國際會議，可將征集論文的截止時間設定在前一年年底。有個別的會議將截止日期設定在當年，由于離開會的時間太近，所以效果都不甚理想。(5)論文的審查和論文接受通知書的發出

由于許多會議代表都需要憑國際會議的論文接受通知書，向所在機構申請參加會議的經 費，因此會議組織者就應本著越早越好的原則給論文作者發放論文接受通知書。

3．代表注冊階段

這個階段的工作主要圍繞編制會議注冊通知進行。會議注冊通知基本包含會議的所有主要內容。注冊通知的主要內容是經過會議程序委員會和組織委員會聯合會議的反復討論和研究決定的。會議組織者還需要與注冊通知中涉及的所有會議服務機構簽署協議書，如會議中心、飯店、旅行社和出租汽車公司等，才能將有關的內容公布出去。(1)注冊通知的啟動

會議的征文階段和注冊階段之間不存在一個明顯的時間和工作界限，兩部分工作經常是 相互交叉的。當會議的征文通知發出后，會議組織者就可以考慮編輯注冊通知。(2)代表注冊、飯店和旅游預訂的截止日期

注冊通知中有幾個重要的截止日期，即注冊截止日期、飯店預訂截止日期和旅游預訂截 止日期。為了方便會議代表，同時也為了簡化秘書處的工作，通常將這3個截止日期定為同一天，這個日期也是整個國際會議籌備期間的第二個重要日期。干人以上規模的會議要求截止日期設定在會前的3～ 4個月；幾百人的會議，其截止日期只要設定在會議前兩個月左右就可以了。(3)注冊通知的發放

為了能使潛在的參會人員盡早了解會議的主要內容，促使他們盡早地下決心來參加會議，注冊通知的內容只要一經確定，就可提前分期分批地在會議網站上公布。但是最終還要 根據代表提交論文的情況，將論文接受通知和注冊通知一起寄給會議代表。

4．會前籌備階段

會前籌備階段可以從接收會議代表的注冊表開始，到會議召開的前幾天為止．時間為4～5個月。這一段時間主要集中處理會議代表注冊的有關事宜，統計出各種數據，提供給 各個與會議有關的機構，為會議的現場組織實施做好充分的準備。

5．現場組織階段

會前的準備工作和會議舉辦期間的組織工作有千絲萬縷的聯系，很難用一個明確的時間將它們截然分開。一般可以從會議舉辦的前幾天開始算起。現場組織階段的主要工作內容包括對現場注冊、開幕式、專業活動、旅游參觀活動以及宴會等餐飲活動的組織和管理。會議的結束應從閉幕式或者閉幕宴會結束后算起。6．會后總結階段

會后總結階段可以從會議的閉幕式和閉幕宴會結束后開始，一直到會議的全部工作結束 為止，這個階段有時需要延續幾個月的時間。國際會議的后續工作主要包括財務結算、會議總結和評估等內容。

第三篇：國際會議的餐飲安排流程及注意事項

國際會議的餐飲活動

工作步驟

第一步：制定舉辦餐飲活動的工作方案。

第二步：在日期、時間和人數確定后，選擇餐飲活動場地。

第三步：與活動場地洽談后簽訂合同。

洽談內容主要包括菜單、酒水供應、價格和人數調整的最后時限。

第四步：預定車輛、安排交通。

第一，不在會議場地舉辦的大型餐飲活動要盡早預訂車輛。第二，必要時要和交通管理部門聯系，共同做好交通管理。

第五步：聯系演出公司，確定演出節目。

第六步：制定宴會請柬，發給相關人員。

第七步：按最后時限調整就餐人數。

第八步：管理餐飲活動現場。

第九步：結算。

特別提示

? 大型餐飲活動時間一旦確定，就需要盡快確定活動場所。

? 國際會議的代表來自各個國家，要注意為“穆斯林”和“素食者”安排特殊菜肴。

? 國際會議最后一天的餐飲活動，貫徹“寧少勿多”的原則，以免造成浪費。

中航銀會議服務中心監制 1．招待會

招待會通常都是會議第一個餐飲活動，因此也稱為歡迎招待會。

(1)招待會時間的選擇

像安排開幕式一樣，招待會是安排在會議正式開始前一天的晚上，還是安排在會議正式開始的第一天晚上，由會議組織者確定。若是安排在會議正式開始前一天的晚上，為了能使更多的代表趕上參加，招待會的開始時間可以稍晚一點，如安排在19:00，甚至是20:00。即使這樣，還可能會有1/3的會議代表不能如期參加。招待會的持續時間一般不會超過兩個小時。

(2)招待會場地的選擇

招待會應該安排在會議場地內或者附近，盡量避免動用接待車輛，特別是那些安排在會議正式開始前一天晚上的招待會要特別注意這一點，否則就會有許多會議代表無緣參加。例如，1992年在北京舉辦第19屆國際昆蟲大會時，開幕式和招待會均安排在北京人民大會堂。會前已經預先注冊的會議代表有5000名，當天下午4：30只有不到3000人乘車前往．因為此時許多代表還在前往會議的路上。由此可見，在會議注冊日當天舉辦的招待會使用的活動場地的面積可小很多。如果季節合適，如北京的五六月和九十月，也可考慮將招待會安排在室外，這樣效果也會很好。

(3)招待會的形式

招待會通常選用冷餐會自助方式。根據參加招待會人數的多少布置取菜臺和飲料臺。有的招待會還擺設數量不多的桌椅，為年齡比較大的代表進餐提供方便。有的會議還安排主桌，桌上擺放鮮花和桌簽，供出席會議的領導人使用，還要安排專門的服務員為主桌的貴賓分餐。有些招待會還安排講話和小型文娛演出。

(4)招待會的菜單

我國的“招待會”和國外的有很大不同，提供的食品非常豐富，包括熱菜、冷菜、湯、主食、點心、水果、紅酒、啤酒和其他軟飲料。當前，提倡會議的招待會不提供熱菜，其主要原因首先是由于招待會沒有固定的就餐環境，會議代表總是站著或在流動中進餐，熱菜容易遺灑顯得很不衛生。其次是招待會上提供的近似西餐的熱菜，味道不好吃．也體現不出中國飯菜的味道。最后是冷餐會可以降低餐飲費用。

(5)招待會的酒水

招待會的酒水主要包括葡萄酒、啤酒和其他軟飲料。酒水的結算方式也分為費用包干和實報實銷兩種。費用包干就是會議組織者和餐廳談好一個固定的中航銀會議服務中心監制 酒水價格，一般是飯菜價格的1/3。費用包干的優點是方便會議組織者對招待會的成本進行控制，方便與餐廳進行結算；缺點是如果灑水供應控制不當，招待會還沒結束，就沒有酒水可以提供了，這會導致代表們的抱怨。實報實銷的結算方式能保證酒水的供應，但在結算時，有時酒水的費用會超過食品的費用。結算方式也比較麻煩，雙方要指定專門的人員清點各種飲料的瓶子數量，用以計算飲料的費用。招待會這種自助的就餐形式，對酒水的浪費是很大的。

(6)預訂人數的修正

實際參加餐飲活動的人數與當初預訂時的人數都會發生變化，越接近活動開始時間，人數越精確。通常，餐廳會允許會議組織者在一定的時間范圍內修正預訂人數。會議組織者都希望將允許的修正時間盡量定得晚一點，修正人數的范圍大一些。而餐廳有時提前2～3天就開始做準備工作，如飯菜備料和清潔餐具等，所以餐廳希望修正時間能盡量提前，人數修正的范圍盡可能小一些。為此，雙方必須規定一個允許的修正時間范圍和合理的人數修正量。通常，餐飲活動的修正時間最遲不應該晚于餐飲活動舉辦前的4個小時，人數的修正范圍一般可為5%~10%

(7)招待會的入場

所有參加招待會的人員必須憑招待會請柬入場。由于會議代表在注冊后才能得到請柬，因此對于將招待會安排在注冊日的會議，注冊人員始終要堅守崗位，隨時等候剛剛來自機場和火車站的代表，注冊一直要持續到招待會結束，必要時還要在注冊臺為代表開辟臨時行李寄存處。對于不注冊的陪同人員，可以通過現場購置請柬來參加，但通常這部分人員很少，不會對活動的總體人員造成很大的影響。

(8)招待會的管理

招待會要按請柬上規定的時間開始，或者提前幾分鐘就允許代表進入活動場地，避免代表集中進場造成擁擠。代表入場后可以先到酒水臺領取飲料。有些會議的招待會不安排任何活動，只是提供給代表一種相互交流的機會；有的招待會安排一些簡單的程序，如會議領導人向會議代表致簡短的歡迎詞等，但時間一定不能過長，講話結束后代表就可以按順序領取食品。招待會可以播放音樂，也可以邀請小型樂隊伴宴，烘托輕松愉快的氣氛，但不適合安排正式演出，因為許多代表很長時間沒有見面，相互之間都在交談，演出效果會很不理想。不要人為地去控制招待會的持續時間，自然地持續時間或長或短，但是通常會在一個半小時左右。招待會可以由安排會議的負責人宣布結束，也可以自行結束。

(9)招待會的結算

招待會即將結束時，餐廳服務人員就會立即找到負責人簽單。如果是根據出

中航銀會議服務中心監制 席人數結算，餐廳應該清點收取的請柬數，交給負責簽字的人員核查；如果酒水是按開瓶數量計價，則雙方應共同清點瓶子數量。賬單一經簽字就是對該項餐飲活動的認同，結算將不應該再出現任何問題。有時由于飯菜的質量、上菜的順序和速度、酒水的供應等問題出現箏議，會議組織者有可能拒絕簽單，這時就需要雙方通過協商來解決。例如，第28屆國際心理大會的招待會，食品提供得過少，會議代表對此意見極大，致使會議組織者不能在招待會后立即簽字進行結算。

2．閉幕宴會

(1)日期和時間的選擇

閉幕宴會通常安排在會議結束的前一天，或者在會議結束的當天晚上。若是安排在會議結束前一天的晚上，則參加的代表人數會比較多；若安排在最后一天，提前撤離的那部分代表將無緣參加。宴會的開始時間一般為晚上6：00～7:00，持續時間一般為2～3個小時。

(2)場地的選擇

目前在我國各大城市中，真正能夠舉辦上千人大型宴會的場所并不太多，因此會議活動的安排受到很大的限制?？紤]到交通的問題，大型會議的宴會也應盡量安排在會址內或者附近。在北京，有許多會議的閉幕宴會安排在人民大會堂的國宴廳。

(3)宴會的形式

閉幕宴會通常選用桌餐形式，十人一桌，桌上擺設制作精美的菜單。有時由于宴會的規模太大，很難做到每道菜都由服務員分餐。所有的宴會都會設置主桌，主桌分為長條形和圓形兩種。長條形主桌的好處是可將所有的貴賓安排在同一張餐桌，根據人數調整長度。圓形桌一般都要設置幾個才能安排所有的貴賓入座。餐廳要安排專門的服務人員為主桌的客人分菜。通常閉幕宴會要安排一些講話和小型文娛演出。為了使閉幕宴會更加有特點，也可以對宴會廳稍加布置，如懸掛帶有會議名稱的橫幅或帶有會徽等裝飾圖案的背景板。

(4)宴會的菜單和酒水

宴金應該有6~8個涼菜，熱菜可以從中國各個菜系中挑選一些具有代表性的菜肴，搭配而成。會議組織者可以要求餐廳提供幾種不同價格的菜單，在此基礎上略做調整。閉幕宴會的酒水種類包括紅葡萄酒、啤酒和其他軟飲料。沒有特殊原因一般不安排烈性白酒。酒水的結算方式同招待會一樣分為費用包干和實干兩種。會議組織者可根據經費和其他情況來選擇。有些國際會議

中航銀會議服務中心監制 的宴會還有特殊要求，如設立專門為部分“穆斯林”和“素食者”代表就餐用的桌子，桌上要擺放明顯的標志。

(5)宴會的人數

如果閉幕宴會的費用不包括在注冊費內，預訂人數就是賣出的宴會票的數量。如果宴會費用包括在注冊費中，因為有部分會議代表因各種原因不能參加，實際人數就會少于注冊人數。會議組織者在預訂宴會時，一定要和餐廳協商好，確定最后調整宴會人數的時間。根據對許多國際會議的統計，預訂人數可為參加會議人數的60%～70%左右，如2005年5月18日第13屆國際核工程大會舉辦閉幕宴會時，1000人規模的大會就只有540人參加宴會。

(6)宴會的程序和演出

通常閉幕宴會開始前的半小時就應該允許客人入場。如果允許入場的時間定得太晚就很容易發生擁擠。就座主桌的貴賓即可以與普通代表同時入場，也可以在全體代表都入座后再入座。如果在閉幕宴會中安排活動，就要制作一個活動程序，放在宴會廳的入場處，供會議代表使用。閉幕宴會要安排一名會議的主要組織者主持宴會，邀請幾名有代表性的人員致辭。致辭應該簡捷，需要祝酒時，事先要安排好服務人員斟酒，所有講話的時間總和不應超過半小時，否則代表就會出現煩躁情緒。講話結束后，就開始上熱菜。上千人的宴會很容易出現眾口難調的現象，為了避免會議代表對飯菜的微詞破壞宴會的氣氛，聰明的會議組織者經常會在熱菜基本上完之后安排文娛演出，豐富多彩的節目有時會重新引起代表的興趣。文娛演出的時間應控制在1個小時左右，不要太長，可選擇具有濃厚民族特色或地方特色的節目，如廣東音樂、江南絲竹、民族歌舞、京劇和雜技等節目。文娛演出結束后，會議組織者就可以宣布宴會結束。

(7)宴會的結算

宴會結算時可能發生的問題經常是飯菜的質量和數量，而不是參加宴會的人數。如果是一般問題，雙方通常都會采取協商的方法加以解決。遇有宴會結束后相當一部分參加者發生食物中毒的現象就需要另行處理了。

3．“茶歇”

“茶歇”有時也稱為“間茶”，每天可以安排兩次，上下午各一次；會議舉行到一個半小時或兩個小時的時候開始進行。安排“茶歇”的好處是會議代表在久坐之后可以四處走動，充分放松，緩解疲勞。會間休息的持續時間限制在15~30分鐘之間。至少15分鐘，就會出現部分代表沒有喝完飲輯或沒有得到充分的休息；超過30分鐘就會占用過多的會議時間，甚至影響會議的日程。舉辦大型會議時，為使所有代表都能夠盡快取到飲料，避免排隊，飲料臺可以分別設立在幾個不同的地點，每處都應保留足夠大的空間，可以

中航銀會議服務中心監制 考慮每100人設立一個飲料臺。

4．會議午餐的安排

有的會議給全體會議代表提供午餐，好處是全體代表統一就餐，有效地節省午餐時間。但是安排幾千人的午餐也并不是件非常容易的工作。會議午餐的標準不用太高，通常采用自助餐形式．不供應酒類和其他軟飲料，但要提供湯或冰水。會議午餐安排的時間可以長一些，這樣代表可以分散就餐，避免過分擁擠。

中航銀會議服務中心監制

第四篇：國際會議開幕式管理流程[推薦]

國際會議的大型活動現場管理

工作步驟

第一步 策劃開幕式的程序并編制開幕式工作計劃。

會議組織委員會召開會議策劃程序、編制工作計劃并確定邀請貴賓名單。

第二步 邀請出席開幕式的貴賓。

1)按名單發出邀請。

2)一一落實貴賓參加開幕式的情況。

第三步 調整開幕式程序。

1)根據邀請到的貴賓調整開幕式程序和工作計劃。2)開幕式的程序要在會議日程手冊上公布。

第四步 設計背景板、橫幅、桌簽和開幕式請柬。

第五步 布置開幕式會場。

1)主席臺的布置。2)代表席的布置。

3)記者活動管理設備的安裝和測試。第六步 開幕式的現場管理。

1)貴賓活動管理。2)會議代表管理。3)記者活動管理。4)安全保衛管理。5)車輛安排和交通管理。

特別提示

? 邀請貴賓參加開幕式是一件政策性很強的工作，要安排有經驗的工作人員負責。

? 由于邀請貴賓的變化引起開幕式活動程序相應變化，新的開幕式程序要擺放在會場入口處。

? 開幕式的持續時間盡量不要超過30分鐘。

國際會議開幕式是所有國際會議活動中重要的活動，有的開幕式甚至有多位國家領導出席，需要認真策劃和仔細安排，特別需要加強現場管理。

1． 開幕式的時間

國際會議開幕式既可以安排在會議專業交流活動正式開始前一天的下午，也可以安排在會議專業交流活動正式開始的第一天上午，時間通常是由東道國會議組織者來決定。例如，國際自控聯合會在美國舉辦第1 3屆大會時，開幕式就是安排在會議正式開始前一天的晚上，而第14屆大會在我國舉辦時就是安排在會議正式開始的第一天上午。如果開幕式安排在上午，出席了會議開幕式的代表人數就會比安排在前一天時要多一些。這是因為來自世界各國的會議代表搭乘的航班有許多是在傍晚之后到達，這部分代表就沒有機會參加會議開始前一晚的開幕式。

2． 開幕式的地點

開幕式的地點取決于會議代表的人數。在舉辦大型會議時，經常會出現人數多而用于開幕式的會場小的情況。有的國家在舉辦大型國際會議時將開幕式安排到體育館或者國家音樂廳。而目前在北京舉辦大型會議最多的北京國際會議中心，容量最大的1號會議廳總共可容納2 500人，若會議規模超過這個規模，一種方式是將開幕式安排到其他場所，如在人民大會堂舉辦，這需要安排接送車輛，增加了會議的開支和管理的難度。另一種就是采用主會場和分會場并用方式，主會場舉辦開幕式，分會場采用電視技術進行現場直播。2004年北京國際會議中心舉辦第28屆國際心理大會的開幕式，將近4500名代表參加，會議組織者安排在1號會議廳舉辦開幕式，將可容納600人的2號會議廳和可容納1000人的17號會議廳作為兩個分會場進行現場直播，效果也比較理想，甚至有些代表就在走廊席地而坐，收看電視轉播。

3． 開幕式會場布置

國際會議開幕式的會場布置比較簡單，形式也基本相同，主要包括主席臺的布置和代表席的布置等內容。

(1)主席臺的布置

會場的標志物是背景板或橫幅。背景板是最近十幾年流行起來的，大型國際會議都采用這種方式。通常，能夠舉辦大型會議的會場都有固定尺寸的背景板，會議只要按照這個尺寸制作有關內容即可。背景板由3部分內容組成。意識會議的會徽和有關組織的徽章；二是會議的（中英文）名稱、縮寫和會議舉辦時間和地點；三是會議的主辦單位。背景板的設計要簡潔、色彩明快、主色調應與各輪通知書封面的色調相同。橫幅的制作相對簡單，顏色選用以紅色居多，有些會議也選用其他顏色。為了醒目，橫幅上的字一般均采用白色，內容是會議的（中英文）名稱。根據不同會議的要求，主席臺有各種各樣的布置方式。最常用的方式是在主席臺的中央正前方擺設長條桌．長度根據主席臺的就座人數而定。長條桌上擺放桌簽、鮮花、茶杯或礦泉水、會議專用的紙和筆等。會議主持人通常坐在長條桌的一側，座位處擺放臺式麥克風。長條桌后側擺放椅子，長條桌的前側擺放花草。桌簽的制作也非常簡單，將人員姓名打印在紙上，插在有機玻璃制作的標準桌簽殼中即可。人名的用法有下列幾種方式：全部用英文，中國人用中文而外國人用英文，全部用中英文目中文在上、英文在下。主席臺右側擺放1個講臺和1個臺式麥克風，講臺上擺放燈和鮮花。

(2)代表席的布置

會議代表席的布置采用如下兩種方式：工作性質的國際會議通常用課堂式；而交流性質的國際會議選用劇院式。代表席可以分成3部分，貴賓席、代表席和記者席。貴賓席一般安排在會場中區前幾排，為了表示對貴賓的尊重，有的會議還在座位前擺上長條桌，擺成課堂式，桌上擺放桌簽和飲料。桌子兩側豎立指示標牌．采用中英文兩種文字書寫“貴賓席和Reserved for VIP”。代表席通常要按劇院式擺放座位，座位的數量應比代表人數略多一些。在面積允許的情況下，排與排之間的距離應盡可能擺放得寬一些。橫向和縱向都要留出必要的通道。參加重要國際會議開幕式的記者很多，有時可達上百人，這么多的人在會場走來走去，會議將無法正常進行。會議要專門為記者設置記者席。如果會場設有二層，可以將記者席設在二樓的前幾排，既方便他們攝影和攝像，也可以達到對他們的走動加以限制的目的。

(3)貴賓室的布置

為接待出席開幕式的貴賓，就要安排貴賓室。舉辦高規格會議時參加開幕式的貴賓相當多，還要設立幾個不同的貴賓室．按不同規格分別接待。會議地點最好有專供貴賓使用的大門、電梯和通道，以避免圍觀。貴賓接待室應安排在離主會場比較近的房間，貴賓室和主席臺之間要有專門的通道。貴賓室的門口要有明顯的中文和英文的標牌“貴賓室（VIPRoom)"。貴賓室擺放沙發和茶幾，茶幾點要有飲料和鮮花．在門口處設簽到臺，預先放好簽到薄和筆。

4． 開幕式的程序

國際會議的開幕式是所有會議活動中最重要的，就像開幕式在奧運會中所處的地位一樣。許多大型國際會議的開幕式都會邀請國家領導人參加并致辭，這已成為當今世界各個國家舉辦大型國際會議時的一種時尚。

5． 貴賓的接待

邀請和接待貴賓參加會議是開幕式很重要的活動內容。

（1）邀請貴賓

出席會議的貴賓分為兩大類型。第一類型是會議本身的貴賓，包括有關國際組織的負責人、學科帶頭人（如諾貝爾獎獲得者）、東道國的會議機構負責人。第二類型是專門邀請前來參加會議的貴賓，主要包括3種，第一種貴賓是國家級領導人，如全國人大副委員長、政府副總理以上的領導人。第二種貴賓是本行業的領導，如正副部長、會長、理事長、院士等。第三種貴賓是贊助單位的領導，如公司的董事長和總經理等。這3種人員中尤其以第一種貴賓最為重要，邀請也最為復雜。通常應該在會議舉辦前幾個月，以書面形式逐級向上報告進行邀請。對第二、第三種貴賓以會議主辦單位或者會議組織委員會的名譽進行邀請。會議組織者要在會議舉辦前將所有邀請的貴賓一一落實，并送上出席開幕式的請柬和其他有關材料。

(2)貴賓的現場墻待

開幕式之前，要安排級別相當的會議領導在會議中心或飯店的大廳門口迎接貴賓，這位會議領導要了解每一位貴賓的姓名、工作單位、職務和將在哪一個貴賓室休息。貴賓抵達后，要安排專門的工作人員引路，將貴賓送到貴賓室，會議的主要領導要在貴賓接待室迎接。貴賓在貴賓室的活動主要是在簽到薄上題詞或簽字，佩戴胸花，接見和合影等。當會議代表基本落座后再請貴賓進入會場，先引導坐在主席臺下的貴賓入座，然后再請主席臺的貴賓入座。通常，被邀請的貴賓僅參加會議的開幕式，不參加其他活動。如果會議附設有展覽會，被邀請的貴賓也有出席展覽會的剪彩儀式，然后參觀展覽。貴賓參觀展覽，對于參展商將產生積極的影響。

6． 代表進入會場

如果沒有身份較高的貴賓參加，組織代表參加開幕式是一件比較簡單的工作。但如果遇有大型國際會議被邀請出席開幕式的貴賓級別比較高時，出于安全的考慮，要嚴格檢查，所有進入會場的人員必須佩戴胸卡或者持有開幕式的請柬。通常，請提前半小時就開始允許代表入場，特別情況時可提前一個小時。由于不是對號入座，早來的會議代表通常喜歡坐在會場的后部和兩側，會場中間的座位總是空著，很不協調。工作人員要主動引導代表從前往后，從中間向兩側就座。代表基本就座后，可安排簡單短小的文娛演出，目的是吸引代表的注意力，不再相互交談，形成一種安靜祥和的氣氛，等待開幕式開始。

7． 記者

對會議感興趣的新聞記者都會前來參加會議的開幕式，有影響力的會議經常會有上百名記者現場采訪。會議組織者應該在會場附近設立記者招待站。記者在這里可以領取記者證、新聞報道稿和其他有關的會議材料。記者的工作性質使得他們喜好四處走動并進行拍照，如有上百名記者在會場來回走動，會議將無法正常進行。在北京地區舉辦大型國際會議時除中央電視臺、新華社等少數幾家新聞單位持有特殊的證件可以在會場進行走動采訪，其他的記者只能在規定的記者席就座。開幕式結束后，所有記者就都可以自由采訪了。

8． 全保衛

安全保衛工作在開幕式中也非常重要，特別是遇有政府領導人參加開幕式時更是如此。會場布置結束后，公安人員要對會場進行認真的安全檢查，排除任何可能的隱患。安全檢查結束后，開幕式的會場就應采取封閉措施，人員不得隨意進出，會場應設有為領導人使用的專用通道，以免造成圍觀的局面。在舉辦開幕式的大會場人口處安排工作人員和安保人員，檢查進入的人員證件和請柬。對于開幕式可能出現的其他敏感問題，有關公安部門會采取預防措施，會議組織者只要積極配合就可以了。

9． 交通安排

會談開幕式若在代表下榻的賓館或附近的會議中心舉行，則主要針對參加開幕式的貴賓進行交通安排。會議組織者要制作參加會議開幕式的特殊車證，并和當地的交通管理部門制定行車路線。如果開幕式的舉行地點遠離代表下榻的賓館，交通的安排將是一件非常復雜的工作。試想組織幾千名會議代表乘坐上百輛“大巴”排成長長的車隊在交通高峰時段通過城市中心，會給城市造成多大的交通壓力。因此，除非萬不得已，否則會議組織者應該盡量避免這種現象的發生。

10． 閉幕式

與會議的開幕式相比，不管是會議組織者還是會議代表對閉幕式的重視程度均會大幅下降，這一點從參加閉幕式的會議代表的人數就可以充分體現出來。通常，參加閉幕式的人數僅僅為參加開幕式人數的一半有時甚至會更少。會議既可以在全部專業活動結束后舉辦會議的閉幕式，也可以將閉幕式安排在最后一個單元的大會報告后面。此時，并不專門布置主席位，而是沿用報告會的主席臺。閉幕式的時間一般只有半小時，程序也非常簡單，通常是由會議的一位負責人代表大會組委會和程序委員會對會議進行總結，對會議的工作人員辛勤工作表示感謝。有的會議還在會議閉幕式上宣布評獎結果，如最佳論文獎和最佳學生論文獎等；有的還對贊助單位表示答謝并贈送紀念品。如果是系列性的國際會議，閉幕式上還有一項重要的內容，就是請下一屆的主辦單位介紹下屆會議的有關情況，這就需要安排一些視聽設備。有的會議將閉幕式和閉幕宴會合在一起舉行，這樣安排就會使工作變得更加簡單。

第五篇：舉辦國際會議報批流程

在華舉辦國際會議申報程序

預報：

國際會議包括有三國以上外國代表學術會議和有兩國代表參加的雙邊會議以及合作項目中的工作會議。每年2月和10月，科研處會通知各學院預報當年7-12月和次年1-6月擬舉辦的國際會議信息。國外代表在30人以下的一般性國際會議不需預報;重大國際會議*（后附說明）必須預報并且要提前一年預報。申報：

一、舉辦一般性國際會議，舉辦單位應在對外承諾前三個月將申請舉辦會議的報告報學?？蒲刑帟炓庖?。重大國際會議則需要在對外承諾前六個月申報。

報告應包括以下內容：國際會議的中英文全稱；舉辦日期、會期、地點；主辦單位、合辦單位、協辦單位、委托承辦單位名稱（國外單位應注明中外文全稱）；與會人員范圍、會議規模、外賓人數；會議的主題、議題和主要內容；經費來源；舉辦國際會議的必要性、預期達到的目的；會議主要承辦人姓名、單位、電話號碼（辦公和移動電話）。國外代表名單(姓名、國籍、單位名稱、職稱或職務)

二、科研處會簽意見后轉交國際交流處。國際交流處對報告進行初 審并向會議負責人提出修改意見，負責人將修改后的報告電子版發 給國際交流處經辦人。三．國際交流處起草學校報告報主管校長審批。

四．國際交流處將學校報告上報教育部國際合作與交流司，在審批過程中如有疑問需要解釋或需要補充材料時，國際交流處將向學院轉達相關意見和要求。

五．教育部將批件寄達國際交流處轉學院。

注意事項：

一． 經批準同意對外申辦的國際會議，有關機構和個人在舉辦過程中不得承諾和承擔超出授權范圍的額外義務。

二． 不宜跨省、自治區、直轄市易地舉辦國際會議，如果與其他省、自治區、直轄市的單位和機構合辦會議，原則上由會議舉辦地的單位向其上級申報批準。

三． 不得隨意使用“峰會”、“國際論壇”、“世界大會”、“全球大會”、“高層會議”、“首屆”等稱謂；從嚴限制國際會議形成固定年會或例會的機制。

四． 避免在同一時間或短時間內舉辦相同主題或類似的國際會議。五． 原則上不邀請國家領導人出席會議和參加相關禮儀活動。特殊情況需要領導人與會的，事先需取得領導人原則同意后再逐案報批。

六． 與境外國際組織、機構聯合舉辦國際會議，需要提供該機構的背景資料，要求舉辦單位事先查看該機構的網站，如果里面涉及“兩個中國”或“一中一臺”問題，需要求該機構將網站內容予以整改，并將整改后的網站截圖一并上報。

關于重大國際會議的說明：

一． 聯合國下屬機構和各專門機構的大會與特別會議。

二． 聯合國系統以外的政府間和非政府間重要國際組織的大會與特別會議。

三． 事關我核心利益、涉及重大敏感問題以及重要國際問題的國際會議。

四． 外賓人數在100人以上或會議總人數在400人以上的一般性國際會議，以及外賓人數在300人以上或會議總人數在800人以上的自然科學技術專業領域的專業或學術型國際會議。五． 外國政府正部長及其以上官員或前國家元首、政府首腦出席的高級別的國際會議。

六． 邀請黨和國家領導人出席的高級別國際會議。

七． 邀請全國人大、全國政協、最高人民法院和最高人民檢察院的領導同志出席的國際會議。