第一篇：OA系統管理辦法(征求意見稿)

OA系統管理辦法征求意見稿

OA系統管理辦法

（征求意見稿）

第一章 總則

第一條 為保證集團辦公自動化系統（本辦法簡稱OA系統）順利實施，保證其高效、安全運行，充分發揮OA系統的作用，結合集團辦公自動化工作實際情況，特制定本辦法。

第二條 OA系統，主要運用于集團總部各中心、部門、各子公司之間的公文流轉。

第三條 OA系統內容包括協同辦公、公文管理、車輛管理、工作報表、用品管理、任務管理、工作計劃、工作總結、工作日志、文檔管理、公共信息、個人設置、綜合辦公、常用工具等功能。

第四條 OA系統自動對協同工作進行跟蹤，對每位公司員工工作事項的處理周期、處理件數、延誤情況進行記錄，員工使用OA系統進行協同工作的情況將納入該單位年度考核范圍。

第五條 本辦法適用于集團總部各中心、部門、各子公司。

第二章 管理分工與職責

第六條 集團行政管理中心負責OA系統的管理、規劃、實施、培訓和檢查考核等工作，對系統實行統一部署，分級管理。其主要職責：

1．根據總裁辦的指令，辦理系統使用單位的注冊、名稱變更、撤銷等相關手續的審核工作；

2．根據公司的發展，將新的管理規定實施到OA系統中； 3．根據實際情況對OA系統各類表單和流程進行修改及修訂工作；

4．征詢各使用單位的意見和建議，協調解決各使用單位在使用過程中出現的新情況、新問題；

5．培訓各使用單位的員工； 6．做好其他相關工作。

第七條 集團行政管理中心網絡信息管理員（以下稱系統管理員）負責OA系統的維護和管理等工作。其主要職責：

1．負責管理OA系統的軟、硬件配置、升級。

2．負責日常的OA系統運行維護，網絡設備故障處理。

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3．負責OA系統的安全技術防范，定期就系統運行進行嚴格檢查。4．負責集團總部各部門辦公終端系統的安裝。

第八條 各使用單位必須設一名負責人分管OA系統的運營管理工作，指導和監督本單位員工使用OA的情況；

第九條 集團各管理中心、各子公司應指定文檔管理員一名，負責對本部門文檔進行管理（新建、歸檔、整理、授權等）。

第十條 使用單位需變更系統中的相關資料，應向行政管理中心提出申請，并辦理相關手續：

1．使用單位名稱變更的，應辦理名稱變更手續，并由該單位來函確定新的使用人員名單；

2．使用單位撤銷的，應辦理注銷手續。即在系統中刪除該單位名稱，注銷該單位使用人員，并將系統中的相關文件按撤銷單位提出的處理辦法進行處理；

3．使用單位合并的，合并后的使用單位名稱如果沿用合并前其中一個使用單位名稱的，則該名稱作為合并后的使用單位名稱在系統中保留，被合并的使用單位按本條第二項規定辦理注銷手續；合并后的使用單位如果使用新的單位名稱的，則按本辦法第八條的規定重新辦理注冊手續，合并前在系統中使用的單位名稱按本條第二項規定辦理注銷手續。

4．使用單位協同審批表單或流程需要修改，必須經過集團相關領導審批通過后，由主管部門通知系統管理員進行操作。

5．集團各部門、各子公司申請新員工系統賬號，需通過所在公司人力資源部向系統管理員提交新員工資料：姓名、部門、職位及其上級主管。系統管理員添加員工編號及相關權限后，通過消息方式通知人力資源部及其上級主管，由上級主管轉達給新員工，由行政管理中心統一安排新員工進行培訓和考核。

第三章 使用要求

第十一條 員工應自覺遵守OA系統運行的規章制度，按照工作權限，認真完成本人在系統中所承擔的工作任務。對生產一線員工及輔助后勤員工（沒有使用電腦的員工）用紙質先提起審批，然后由本部門文員或人事行政文員輸入電腦進行審批和備案。

第十二條 系統通過用戶名和密碼進行身份管理和認證。員工應自己定期更換密碼，防止他人非法使用。由于密碼泄漏造成的損失由本人負責。每位員工都要熟練掌握OA系統的使用方法，使用OA 系統進行單位內部的各項日常辦公。

第十三條 員工的密碼丟失，應向系統管理員提出申請，恢復初始密碼。第十四條 員工在OA系統的設置中心里面，對自己的個人信息進行添加，如聯

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系方式、e-mail、出生日期等，以方便同事之間聯系時查找。

第十五條 未經集團行政中心同意，非相關人員不得使用系統管理員的密鑰和密碼登錄系統。

第十六條 為保證各類電子文件的及時收發，公司領導及各中心負責人原則上應該全天在線，其他員工至少每天上、下午各登陸兩次OA系統，接收各類文件，處理待辦事項。

第十七條 員工如因請假時間較長而無法處理待辦事項的，應指定授權的代辦人進行相關操作，取得授權的代辦人在OA系統上以授權人名義所做的各類操作，均視為授權人的本人意見。如因出差，請使用手機審批功能，保證工作的延續性。

第十八條 為使公文流轉真正地落到實處，并提高員工對“企業信息化”的認識，有審批權限的OA使用人必須啟動短信提醒功能，同時必須隨時隨地、及時地打開OA系統，處理當天的文件，如遇出差、事假等沒有上網條件的情況，須啟用手機審批功能，保證事務正常審批，如遇長時間出差、事假的，須啟用事務委托功能。

第十九條 各部門在發文或部門與部門之間需協調某些事宜時必須通過OA系統，不允許出現紙質文件（緊急情況除外）。處理文件填寫意見時必須將意見寫清楚。

第二十條 有緊急重要文件需要審批，員工可通過電話或者發送手機短信提醒。第二十一條 在系統中流轉的電子公文，其文種、格式、內容等的審核把關由發文單位負責。

第二十二條 公文帶有不方便進行電子化處理的附件（如物品等）的，可按紙質公文交換的方式進行交換。公文正文仍以電子公文形式交換。

第二十三條 電子公文接收失敗的，收文單位應及時向發文單位提出申請，說明原因，請求重發或追加打印份數；因系統故障不能接收的，應及時向系統管理員反饋。

第二十四條 員工要保證通過OA系統發布、流轉的信息和文件的內容完整準確，并對所發布的內容負責。

第二十五條 因個人原因未登陸和使用OA系統，不能及時處理相關工作，造成的責任由自己負責。

第二十六條 OA系統流程模板涵蓋范圍內的辦公流程，涉及的相關單位（部門）應按照系統模板使用說明實行網上辦公，流程定制發起的單位（部門）應督促系統模板的使用。

第二十七條 員工應熟練掌握OA系統的操作方法，在使用OA 系統處理辦公業務時，應遵守以下規定：

1．通過OA 系統發布的信息、發起的協同，均視同OA使用人員知曉，因此所有員工應及時登錄系統獲取協同信息，處理相關業務。

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2．員工應保證通過OA系統發布、流轉的信息和文件的內容完整準確，并對所發布的內容負責。

3．員工應保證OA系統處理辦公業務的響應時間。網上公文及協同處理流程涉及到的員工處理時間原則上不超過１個工作日。如有出差、請假、培訓等特殊原因離開時，須通過手機審批功能審批或代理設置功能委托相關人員代為辦理。

第二十八條 OA系統公共信息管理實行實名制，不得在OA系統上發布與公司工作無關的公告或調查；不允許在OA上發布私人事務，禁止談論工資等公司機密，尊重他人權益及隱私，言論應遵守國家相關法律法規。

第四章 業務管理規則

第二十九條 文檔管理

發文管理根據《公文管理辦法》執行，會簽、審批、發放等環節均通過OA系統進行，如需向外發放紙質文件的，由行政管理中心打印發放。

1．一般文檔管理

各中心、子公司文檔管理員應對本單位需保存、共享的資料進行分類整理，歸檔到本單位“單位文檔”對應目錄中；并根據查詢權限授權其它員工查詢或借閱。重要文檔需另外備份。

2．注意事項

各個部門的相關文件必須分類上傳到部門文檔中，在每個部門文檔下可以新建文檔夾以便使用。同時每個部門的單位文檔必須對副總經理級以上領導公開，不允許上傳與工作無關的文件。

第三十條 日常辦公 1．協同辦公管理

單位人員需要傳遞文件，須用協同工作與部門內部或其他部門人員、部門領導或公司領導進行日常的文件的交流和消息溝通，請使用“即時通”替代目前大部分常使用的QQ、郵箱的工具，對外可繼續使用之前的溝通工具。

2．會議管理

會議的召開統一提前由會議發起人在OA上進行會議召開通知，其他人員收到通知后必須及時進行處理，說明是否參加會議。

3．公告管理

集團總部由行政管理中心起草公告通知等信息，交中心負責人審核后在OA系統上發布，其它部門的公告由自己部門起草，交中心負責人審核后在OA系統上發布，但要選擇清楚公告對象。子公司的公告由相關部門負責起草，由部門負責人審批后在OA系統上發布。

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第三十一條 周工作總結及周工作報告

1．集團總部所有電腦使用人員均要求每周在OA上填寫周工作總結及周工計劃，并作為員工考核的指標之一。

2．每周工作總結及周工作計劃必須在每個周末下班前完成。

4．周工作總結及周工作計劃由直接上級簽閱，副總經理及以上領導可以抽查所有員工的日志。簽閱時，可以簽署意見、指示等。

5．周工作總結除達到每周及時記錄的要求，還需要能夠準確、客觀的反映本周重要工作情況，以便為以后的工作回憶提供幫助。

6．周工作總結記錄本周重要工作的情況，由公司人力資源部根據日志與要求的吻合情況給予考核，如果記錄特別差的，公司行政中心第一次提出改正意見，提醒當事人及時的改正，不能及時改正的，給予一定經濟處罰。

第三十二條 OA系統上的月度計劃、月度總結模塊的填寫要求按照公司相關規定執行。

第三十三條 消息中心使用要求

1． 消息中心是日常工作交流工具，不許發送與工作無關的信息。

2． 除網絡及系統不能正常使用外，要求所有的員工工作方面的事項全部通過消息中心系統交流，有據可查，明確責任。

3．要求所有員工上班后，就必須登錄“即時通”，并保證在上班時間內一直在線，確保消息及時接收和審批。如需長時間離開電腦的，必須登錄手機版，及時查收信息及審批事務。

第三十四條 知識發布要求

公司鼓勵員工將工作中積累的知識經驗及處理辦法寫成書面的文檔發布到知識中心的相應版塊中。

第三十五條 公司新聞的發布要求

公司鼓勵員工將發生在身邊有意義的人與事寫出來提交到公司新聞中。第三十六條 員工建檔要求

新員工入職后的一周內要求本人填寫好個人資料詳細檔案，信息變動后要即時更新。

第三十七條 通知與待閱要求

員工必須及時查看通知與待閱欄內的文件，特別是通知文件，及時閱讀，如因未閱讀造成不良后果，由本人承擔。

第三十八條 領導對OA系統使用及信息查詢規范 1．日常檢查

部門經理以上人員，每周下班后或每周第一天上班后，必須要查看下屬員工的OA系統管理辦法征求意見稿

周工計劃及周工作總結，信息交流、客戶關系記錄，及時掌握員工工作狀況。

如果檢查中發現員工的工作有偏差，上級必須及時給予指正。如果因此造成工作延誤，上級要承擔相應責任。特別是在檢查中發現員工的工作需要其它部門協助，上級要積極幫助員工與其它部門協調工作。

2．日常工作任務布置

通過“創建任務”將要求員工完成的工作在系統中布置任務給相關人員，并在任務管理中進行查看檢查。

3．日常流程審批

（1）對各類流程申請應及時進行審批，保障流程正常流轉。

（2）執行公司制度，通過系統協同審批模塊發起自己需要經過審批的相關流程。（3）如果因未及時審批、提交相關流程而造成工作延誤，根據造成損失按比例對當事人進行處罰。

第三十九條 在使用OA系統時需要上傳附件的，要求附件容量大小不得超過20M，如果附件確實較大的，可通過其它方式發送。

第四十條 使用系統時，所有涉密信息不得轉發至無關人員，公文流轉嚴格按范圍進行流轉，嚴禁擴大范圍，也不得存儲在與該系統無關的介質內。

第四十一條 禁止安裝與工作無關的網絡軟件，禁止安裝搜狗、搜狐等快捷搜索欄等網絡輔助工具。

第五章 安全保障

第四十二條 OA系統的推廣應用由集團行政管理中心進行檢查考核，對長期不使用OA系統、不按統一要求提供共享數據、或數據不準確的，按處罰規定處理。

第四十三條 嚴禁外來人員未經允許進入OA系統，若有違反而導致病毒向公司內部傳播或公司商業秘密向外部傳播而造成公司損失的，將根據公司規定給予相關責任人進行處理。

第四十四條 偵測、盜用、冒用他人賬號和密碼，刺探網絡配置、服務器配置和數據庫信息，遺失或泄漏賬號、密碼等安全認證信息，其處罰見考核制度。

第四十五條 聯入OA系統的計算機，應安裝殺毒軟件。使用外來磁盤應檢測，以防病毒入侵。

第四十六條 文檔管理員應對文件資料的保密性、正確性、完整性、發布范圍負責，不得將涉密信息、帶病毒文檔錄入OA系統。

第四十七條 使用系統時，所有涉密信息不得在該系統內發布，也不得存儲在與該系統無關的計算機中。

第四十八條 應加強計算機及網絡安全保密知識教育，遵守保密紀律與保密規

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定。

第四十九條 不得利用電子系統從事危害國家安全、泄露國家秘密的違法犯罪活動；不得復制和傳播妨礙社會治安或淫穢色情信息，一經發現將提交公安機關追究其刑事責任。

第五十條 系統出現異常，造成數據存儲不完整、軟件故障、數據丟失，影響系統完整運行的，應及時向集團行政管理中心反饋。

第五十一條 信息傳輸工作應嚴格執行各項管理制度，遵循統一的技術規范。接收的信息，應按照時限要求辦理；發送的重要信息應經本單位負責人審批。

第五十二條 員工應嚴格執行有關操作規程。對不遵守規程、影響信息傳輸工作正常運行的員工予以通報批評；造成事故的，應追究有關人員和相關領導的責任。

第五十三條 密級文件不進入系統，按照現有公文流轉方式處理；電子文件嚴格按發文范圍發送，發文范圍的審批仍按公司《公文管理辦法》有關規定執行。

第五十四條 機房作為OA系統的中樞，原則上不允許外來人員進入，確須進入的，需由系統管理員陪同，全體員工均有義務保護機房內所有設備的安全。

第六章 應急處理

第五十五條 系統出現故障，導致電子公文與信息無法在系統中進行正常交換的，應及時通知系統管理員。由系統管理員盡快組織有關單位查明原因，排除故障，并在24小時內做出響應。若24小時內仍未排除故障，造成系統不能正常運行的，由集團行政管理中心提出解決辦法，同時報告集團相關領導，并以紙質文件的方式通知使用單位，保障公文與信息交換工作的正常運行。

第五十六條 系統運行中遇到的問題，應及時向系統管理員反饋。

第七章 處罰規定

第五十七條 對處理OA系統流程或協同工作延誤而造成工作積壓的情況，按以下標準處罰：

一個月內發生3次（含）以內的每次處罰責任人100元，超過3次以上的每次處罰責任人300元（延誤是指以系統的記錄時間計超過24小時仍未處理待辦事宜）。

第五十八條 集團總部全體人員未按要求每天登錄OA系統的，按以下情況處理： 1．員工級的每少登錄一天，罰款20元； 2．部門經理以上級每少登錄一天，罰款50元；

如因出差、因公全天外出辦事的，可憑出差申請表或外出登記表免除處罰。如請假的可憑請假單免除處罰。

第五十九條 對不按時間要求提供OA共享數據或準時填寫各類報表的，對責任

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人及其直接上級每次分別罰款100元、200元。

第六十條 冒用、盜用、偵測他人賬號和密碼，刺探網絡配置、服務器配置和數據庫信息，造成公司保密文件泄密的對責任人處以記大過處分以上行政處罰并扣除全年獎金，損失重大的予以開除。

第六十一條 遺失或泄漏賬號、密碼等安全認證信息，造成公司損失的，對責任人處以嚴重警告以上行政處罰并按所造成經濟損失的10%進行經濟處罰。

第六十二條 違反上傳規定上傳與工作無關的資料的，每次罰款50元。第六十三條 分公司、項目部未按公司相關規定準時填報數據報表的，按公司相關規定給予相應處罰。

第八章 附則

第六十四條 本辦法由行政管理中心負責解釋。第六十五條 本辦法自發布之日起實施并生效。

第二篇：OA系統管理辦法(試行)

中國移動通信集團黑龍江有限公司 齊齊哈爾分公司OA系統管理辦法(試行)

第一章 總 則

第一條 為加強公司辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）管理，保證其高效、安全運行，充分發揮OA系統的作用，特制定本辦法。

第二條 OA系統內容包括協同辦公、公文管理、電子郵件、文檔管理、公共信息、個人設臵、綜合辦公、關聯系統、常用工具等功能，旨在實現公文無紙化傳輸、信息共享和交流，規范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。

第三條 本辦法適用于市公司直屬各部門、各縣(市)區分公司。

第二章 管理機構

第四條 綜合部負責辦公OA系統的管理、規劃、審批、實施、培訓和檢查考核工作;其主要職責:

（一）辦理系統使用單位的注冊、名稱變更、撤銷等相關手續的審核工作；

（二）制定電子公文與信息流轉的具體工作規范和制度；

（三）制定OA系統公文種類流程的修改及修訂工作。

（四）征詢各使用單位的意見和建議，協調解決各使用 單位在使用過程中出現的新情況、新問題；

（五）培訓各使用單位系統管理人員和使用人員；

（六）做好其他相關工作。

第五條 市公司市場經營部業務支撐中心負責OA系統的開發、維護與升級等工作。其主要職責：

(一)負責全公司管理辦公自動化系統資源（軟、硬件）的配臵、升級。

(二)負責日常的OA網絡運行維護，網絡設備故障處理。(三)負責OA系統的安全技術防范，定期就公司所有計算機設備及運行系統進行嚴格檢查。

（四）負責全區辦公終端安全策略管理系統的安裝。

第六條 使用單位必須明確一名領導分管OA系統工作，同時確定一名分級系統管理人員負責日常管理。各分級系統管理人員的職責是：

（一）負責本單位辦公自動化的日常管理；

（二）指導和監督該系統在本單位的運行；

（三）負責與綜合部的銜接工作。

第三章 公文流轉要求

第七條 為使公文流轉真正地落到實處，并能提高員工對“企業信息化“的認識，OA使用人必須啟動短信提醒功能，同時必須隨時隨地、及時地打開OA系統，處理當天的文件，如遇出差、事假請啟用外出代辦功能。第八條 各部門在發文或部門與部門之間需協調某些事宜時必須通過OA系統，不允許出現紙質文件。

第九條

各部門領導及員工在處理文件填寫意見時必須將意見寫清楚，交給誰辦理，如何辦理，此文件是如何落實的，將落實意見一并寫上返回綜合辦歸檔。

第四章 使用規范

第十條 員工身份認證。系統通過用戶名和密碼進行身份管理和認證。用戶名是每個員工的唯一標識，個人的密碼是安全的保證。OA系統提供了用戶自我更換密碼的功能，用戶應自己定期更換密碼，不得泄露給他人，防止他人非法使用。由于密碼泄漏造成的損失由本人負責。每位OA系統使用人都要熟練掌握OA系統的使用方法，使用OA 系統進行單位內部的各項日常辦公。

第十一條 OA系統使用人員的賬號密碼（口令）必須設6位以上字符（含字母、數字、符號等），并需經常修改，不得與其他使用人員名（賬號）相同。使用人員取得初始密碼后應在OA系統的個人設臵里面，須對自己的登陸密碼進行修改，避免他人使用。

第十二條 工作人員要保證通過OA系統發布、流轉的信息和文件的內容完整準確，并對所發布的內容負責。第十三條 為保證各類電子文件的及時收發，公司領導、三級經理、部門主管原則上應該全天在線，其他工作人員至 少每天上下午各登陸兩次OA系統，接收各類文件，處理待辦事項。

有重要文件需要領導審批，如果單位領導有事沒有使用OA系統，工作人員可通過飛信發消息或者發送手機短信提醒。

第十四條 工作人員要保證文件處理的響應時間，所有網上公文處理流程涉及到的工作人員處理時間應與公文流轉時間相同。如有外出、請假等特殊原因，必須委托相關人員代為辦理。

第十五條 因個人原因未登陸和使用OA系統，不能及時處理相關工作，造成的責任由自己負責。

第十六條 OA系統使用人員應自覺遵守系統運行的規章制度，按照工作權限，認真完成本人在系統中所承擔的工作任務。

第十七條 個人信息的完善

在OA系統的個人設臵里面，必須對自己的個人信息進行添加，如聯系方式等，以便同事之間聯系時查找方便。

第十八條 OA系統流程模板涵蓋范圍內的辦公流程，涉及的相關單位（部門）應按照系統模板使用說明實行網上辦公，流程定制發起的單位（部門）應督促系統模板的使用。

第五章

電子郵箱的管理

第十九條 電子郵箱是公司員工的工作、生活、學習的 信息交流平臺。對每封電子郵件的附件設為20M，電子郵箱中的郵件及時進行刪除備份，郵箱超過容量后不可收發任何郵件。

第十七條 不可在互聯網上用公司電子郵箱地址注冊用戶。

第六章 信息安全保障

第二十條各單位使用人員對各自的登錄密碼、印章密碼嚴格保管。必須在第一次登錄系統后立即修改個人密碼，不得再使用初始密碼，離開辦公室時應退出辦公系統，防止他人進行非法操作，密碼泄漏所造成的損失自負。

第二十一條 系統管理員應定期檢查、維護計算機網絡，發現問題應及時排除，無法排除的，應立即與業務支撐中心聯系，確保系統正常運行；不得亂設、私設系統的使用人員。

文檔管理員應對文件資料的保密性、正確性、完整性、發布范圍負責，不得將涉密信息、帶病毒文檔錄入系統。

第二十二條 使用系統時，所有涉密信息不得利用電子郵箱轉發至無關人員，公文流轉嚴格按范圍進行流轉，嚴禁擴大范圍，也不得存儲在與該系統相連的介質內。

第二十三條 嚴禁公司員工利用任務手段偵測、盜用他人OA賬號和密碼，刺探網絡配臵、服務器配臵和數據庫信息。

第二十四條 每臺辦公電腦必須使用安全策略管理系 統，使用人不得隨意刪除或更改。

第二十五條 禁止安裝趨勢外的其它殺毒軟件、游戲、與工作無關的網絡軟件，禁止安裝搜狗、搜狐等快捷搜索欄等網絡輔助工具。

第二十六條 嚴禁外來公司人員未經允許連接我公司辦公網絡系統，若有違反而導致病毒向公司內部傳播或公司商業秘密向外部傳播而造成公司損失的，將根據公司規定給予相關責任人進行處理。

第二十七條 在起草各類文件時嚴格按照企業商業秘密目錄執行。

第七章

辦公終端機房的管理

第二十八條 辦公終端機房的管理應遵守以下規定：

1、機房為維護重地，外來人員未經批準不得擅自入內。外來人員來機房參觀、工作，必須持有本公司領導的書面授權，同時由機房人員陪同、確認。非工作需要不得在機房內任意逗留，不得動用機房設備、終端作其他與工作無關的用處。

2、保持機房環境衛生，本部門人員要求換穿自備室內鞋或鞋套。外來人員必須換穿鞋套或室內鞋。

3、任何人員不得將食品、飲料帶入機房，同時，雜志等與工作無關資料也不得帶入機房，保持機房衛生，做到環 境整潔明亮。

4、維護用資料、工具、備板、備件等使用后及時放回相應的位臵，不得隨意擺放。

5、進入機房的鑰匙或門卡的持有人要設專職人員。

第八章 罰 則

第二十九條 OA辦公是非常嚴肅的事情，對處理延誤造成工作積壓的3次以內每次考核責任人100元，三次以上的每次考核300元（延誤是指以系統的記錄時間計超過公文處理時限仍未處理待辦事宜）。

第三十條 對長期不使用OA系統、不按統一要求提供共享數據；網上辦公數據不準確，隨意刪除安全策略系統，對工作造成不良影響的，視狀況處以50---500元罰款。

第三十一條 偵測、盜用他人賬號和密碼，刺探網絡配臵、服務器配臵和數據庫信息，造成公司保密文件泄密的對責任人處以記大過處分以上行政處罰并扣除全年獎金，損失重大的開除公司。

第三十二條 遺失或泄漏賬號、密碼等安全認證信息，造成公司損失的，對責任人處以嚴重警告以上行政處罰并處罰款1000-3000元，損失重大的扣除全年獎金的一半，第九章 附 則

第三十三條 本辦法由綜合部負責解釋。第三十四條 本辦法自發布之日起實施并生效。

第三篇：OA系統管理辦法修訂版

第一章 總則

第一條為了加強對公司辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）的管理，提高工作效率，實現公文無紙化傳輸、信息共享和交流，降低管理成本，規范管理流程，加快辦公自動化建設，結合公司實際情況，特制定本辦法。

第二條推行OA系統目的在于保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，提高部門自身與部門之間協同工作的效率，最終推進管理工作朝著系統化、標準化和規范化的方向發展。

第三條本辦法適用于公司全體員工。

第二章 管理部門職責

第四條信息管理部負責系統的管理和維護,其主要職責：

1、管理辦法的制定與修正。

2、用戶賬號的建立與關閉：

（1）申請賬號：普通崗位員工，需轉正后由用人部門主管填寫《OA申請表》申請開通賬號；如遇特殊崗位員工在試用期間，需要開通賬號，由用人部門主管填寫緊急程度為緊急的《OA申請表》申請開通賬號。

（2）關閉賬號：信息管理部以簽批《員工離職交接表》為準，關閉其賬號。

（3）對于已關閉的賬戶有臨時調取資料的需要，經人事行政中心副總或總經理審批，并確定關閉時間。開放最長時間為30天。

（4）為確保數據準確性，帳號與使用人采取實名唯一制，禁止修改賬戶使用人。

（5）移動OA權限的開通，中心副總、部門負責人及關鍵崗位人員，可不經申請直接開通。其它因工作需要，員工可由部門申請、經本中心領導、人事行政中心領導簽批后開通。

3、核心工作流程設計與修改：

（1）各中心（部門）如需添加、修改OA表單或流程，需填寫《OA表單制作、修改申請單》申請制作，信息管理部接到審核后的表單后，三個工作日內制作完畢，資料不全不予制作。（表單制作資料：①表單；②設計流程；③相關文件。）

（2）特殊、重要的表單流程（如借款單，付款單，材料采購計劃等），關鍵節點處理事務緩慢，經使用部門向信息管理部反映現象，由信息管理部向上級領導匯報，由各中心領導三個工作日內召開專題會議，并給出處理結果。

4、征詢各使用部門的意見和建議，協調解決各使用部門在使用過程中出現的新情況、新問題。

5、公司領導、各部門員工的培訓與技術指導。

6、軟件的配置升級管理。

7、數據備份管理。

第三章 系統管理

第五條OA系統網址：內網網址：http://192.168.1.5:8080；外網網址：http://221.203.79.87:8080。

第六條 使用OA系統的各級用戶應保證各類文件處理的及時性。

1、中心副總，部門主管及關鍵崗位的工作人員原則上應該全天在線，其他工作人員至少每天上下午各登陸兩次OA系統，接收各類文件，處理待辦事項，以保證公文系統的正常流轉和信息的及時傳送。

2、中心副總，部門主管及關鍵崗位工作人員如遇出差，應每天登陸至少兩次手機端（移動OA）處理待辦事項，保證流程及時流轉。

3、流程的發起人為整個流程的負責人，如后續流程節點承辦人沒有及時辦理或意見不明確，發起人應通過電話、手機短信、QQ或微信等方式及時提醒，以確保流程意見明確與快速辦理。

第七條協同及固定表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項后，正常處理時間應不超過八個工作小時（即一個工作日內）。如有長期外出、請假、調休等特殊原因造成無法使用OA系統的，必須將所有或部分權限授權給關聯人員，以保證各類業務的正常流轉。

第八條每位OA用戶要保證在OA系統上發布、流轉的信息和文件的準確性、完整性和規范性，并對所發布和審批的內容負責。在OA系統中的意見和審批與原書面簽署具有同等效力和權威，相應人員應予以執行和遵守。

第九條OA流程關鍵承辦人在處理OA過程中，認真對OA中涉及內容負責，需要明確處理意見。

第十條OA系統中的各分類制度、公告、發文、新聞均由有權限人員予以發布和更新；各中心（部門）如需發布相關信息，需經人事行政中心副總審核后，予以發布。

第十一條公司內部各類會議通知、工作情況通報、部門之間的信息傳遞，以及其他只在系統內部需要貫徹的、部署性的、告知性的、事務性的文件等，只通過OA系統傳遞和辦理，不再發送紙質文件。如需存檔，由專門人員打印保存。

第十二條 OA系統實行實名制，不得在OA系統上發布與公司工作無關的信息；應避免在討論區發布私人事務，尊重他人權益及隱私，言論應遵守國家相關法律法規。

第十三條各級OA用戶應認真遵守本辦法的相關規定，進行規范使用和操作，違反本辦法規定進行操作或使用的，將由中心領導或OA系統管理人員視情節輕重給予警告、績效考核或罰款等處罰。

第四章 安全保密

第十四條各部門使用人員對各自的登錄密碼嚴格保管。系統使用人員的賬號密碼必須設6位以上字符（含字母、數字、符號等），并需經常修改，不得與其他使用人員賬號相同。使用人員取得帳號和初始密碼后應在OA系統的個人設置里面，須對自己的登陸密碼進行修改，避免他人使用。若密碼丟失，信息管理部信息系統管理員提出申請，恢復初始密碼。

第十五條未經管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA系統中的內容，更不許下載受控的內容。

第十六條應加強計算機及網絡安全保密知識教育，遵守保密紀律與保密規定。不得利用電子系統從事危害國家安全、泄露國家秘密的違法犯罪活動；不得復制和傳播妨礙社會治安或淫穢色情信息，一經發現將提交公安機關追究其刑事責任。

第五章 考核

第十七條為強化OA系統的健康運行，發揮其有效作用，提高辦事效率，對OA處理效率實施考核管理。對處理延誤造成工作積壓的（如：未及時簽辦工作流或處理周期過長的）處以：5元/條，最高100元/月的罰款進行處罰。

（注：延誤是指以系統的記錄時間累計超過1個工作日仍未處理待辦事宜）

第十八條對長期不使用OA系統，不按統一要求進行規范使用；網上辦公數據不準確，對工作造成不良影響的，視情況處以100—200元罰款。

第十九條對不遵守本辦法、影響流程傳輸正常運行的使用部門和使用人員，追究相關人員和主管領導的連帶責任，并抄送到人力資源部參與當月績效考核。

第二十條OA系統管理員會對協同工作進行跟蹤，并對部門、員工工作事項的處理周期及延誤情況進行記錄，并作為公司各類考核、評優的依據之一。

第六章 附 則

第二十一條本辦法自下發之日起執行。

第二十二條本辦法最終解釋權歸人事行政中心所有，人事行政中心負責本辦法的制定、修正和監督執行。

第四篇：OA管理辦法

OA管理辦法 目的

規范OA系統的管理和使用，保證系統穩定高效運行。2 范圍

適用于集團OA系統的管理、使用和維護。職責

3.1 集團企業管理部負責OA系統的管理和維護，指導系統使用人員規范使用OA系統。3.2 集團各部門/子公司負責按本文件要求使用OA系統。管理要求

4.1 使用OA系統處理各項辦公事務的過程和所產生的結果，與原工作流程所產生的結果具有同樣的效力。

集團OA系統承載如下辦公事項：

a）集團所有體現在系統中流程的運作和管理；

b）集團所有公告、通知、會議紀要及其他行政公文的發布； c）集團文件制度、報表等電子文檔的管理和共享； d）集團員工日常辦公中的信息傳遞與共享；

e）集團各部門、子公司及員工制定的個人工作計劃、日程； f）通過其他形式在OA中流轉的文件或流程處理。4.2 集團OA系統的登錄地址。

4.2.1 集團OA系統運行在集團公司服務器上，公司員工可使用終端的瀏覽器，通過辦公內網、Internet網絡和手機直接訪問系統。

a）辦公內網登錄地址（適用于集團辦公網絡用戶）：

b）Internet網絡登錄地址（適用于外地子公司、出差人員）：

c）手機登錄地址（適用于在外無法連接網絡并急需處理待辦事宜的）： 4.3 OA系統的用戶包括：集團所有二線員工。

4.3.1 OA系統帳號的申請：新員工入職后，由該員工所在部門/子公司的人事管理員在OA系統中提交‘OA/ERP/AM用戶申請’流程，經集團企業管理部網絡主管開通后流轉至人事管理員，再由人事管理員通知至新員工。

4.3.2 OA系統帳號的注銷：員工在辦理離職手續后，由該員工所在部門/子公司的人事管理員以內部郵件或AM信息方式傳遞至集團企業管理部網絡主管處理。4.4 OA系統的使用管理。4.4.1 OA系統中流程的管理。4.4.1.1 OA系統的流程，應本著“簡單、高效、實用”的原則制作。固化在OA系統中的流程，需滿足以下任一條件：

a）使用頻率不得低于1次/月；

b）通過該流程收集的數據形成報表能對使用人工作效益有所提升； c）流程各節點相對固化；

d）現有OA流程不能滿足要求。

4.4.1.2 新增的流程，應編制《OA流程說明書》，并通過OA系統中集團企業管理部的“OA流程說明書發布”流程，經過本部門/子公司負責人和集團企業管理部部長審核、集團企管主管領導審批后，由集團企業管理部網絡主管制作并固化在OA系統中。4.4.1.3 現有流程如有變動需要修改的，由該流程的《OA流程說明書》編制人，通過OA系統中集團企業管理部下的‘OA/ERP數據修改’流程，經過部門、子公司負責人和集團企業管理部部長審批后，集團企業管理部網絡主管在OA系統中實施更改。

4.4.1.4 每季度末月的28號，集團企業管理部網絡主管要統計OA系統中流程的使用頻率，對于季度使用頻率低于3次的（不做數據收集形成報表的流程），要征詢該流程歸口使用部門、子公司和的意見，經集團企業管理部部長確認后，對該流程做隱藏使用或刪除處理。4.4.1.5 OA系統流程標題的規范使用。對于OA系統未自動生成流程標題的流程，提交人在擬定流程標題時必須完整表達對人或事的描述，如“XX公司關于xxxxx的通知”、“對xxx違反xx制度的考核”、“關于xxxxx的請示”，以便查閱。對未按本條規定擬定流程標題的，處以10元/流程的考核。

4.4.1.6 OA系統流程的刪除。對于發布數據有問題需要刪除的流程，在流程未審批完成并發布的，由提交人通知當前審批節點操作人退回，由提交人刪除。已經通過審批并發布的流程，由提交人通過OA系統中集團企業管理部下的‘OA/ERP數據修改’流程，完整描述流程名稱、發布日期和刪除原因，經過所在部門/子公司負責人和集團企業管理部部長審批后，由集團企業管理部網絡主管執行刪除。4.4.2 OA系統中文檔和報表的管理。

OA系統中的文檔、報表等文件全部歸類存放在‘我的知識’—‘文檔中心’的相關目錄中。4.4.2.1 文檔或報表的發布。集團各部門、子公司二級部門使用和存檔的報表，統一在‘我的流程’—‘報表發布’下用相應的流程發布。

4.4.2.2 文檔或報表名稱的規范。文檔或報表的編制人，在提交該文檔、報表時，需完整填寫該文檔、報表的名稱和發布年月，如“XXXXXXXX-2011年1月”，以便查閱。對未按本條規定填寫文檔、報表標題的，處于10元/個的考核。4.4.3 OA系統使用的管理。

4.4.3.1 OA系統通過用戶名和密碼進行身份管理和認證，使用人員首次登錄系統應及時更換密碼，不得泄露給他人，由于密碼泄露造成的一切后果由本人負責。

4.4.3.2 OA系統的使用人員在工作時間內，不論身在何地，均有責任和義務，自覺的、有意識的登錄、使用OA系統來處理日常辦公事務，使用人員每天上班后需及時登錄OA系統并保持在線，以保證及時動態接收、及時處置和辦理流程和文檔。任何已發送到OA系統上的通知、流程、文檔、報表，均視為已通知當事人。不得以任何理由說未得到知會。4.4.3.3對于可在公司OA系統中處理的辦公事務，流程的發起者如果仍沿用原處理方式的，則其流程處理人可視情況不予受理。

4.4.3.4 OA系統的使用人員要自覺遵守系統運行中相關的規章制度，按照自己的權限，認真完成本人在系統中所承擔的工作，必須對文件資料的安全性、保密性、準確性、完整性及發布范圍負責，每位員工均要對系統中記錄的所有以其名義處理的事務和結果承擔責任。4.4.3.5操作人員如因出差等原因較長時間不在公司，或有其他特殊情況可能會影響工作時，應將處理流程和文檔的權限通過OA系統‘我的流程’—‘流程代理’代理給其他人員，返回公司上班后應及時收回權限。被委托人員應及時辦理委托事項。

4.4.3.6 OA系統的使用人員不得在本系統上發布與工作無關的文檔和資料，一切言論皆需遵守國家相關法律法規，同時尊重他人權益及隱私；不得擅自將OA系統中的文檔、數據用于與工作無關的其他用途，否則將追究相關部門、子公司及人員的責任。4.4.3.7 OA系統使用培訓。對新員工入職后，由該員工直接上級負責講解OA系統操作，也可在OA系統‘我的知識’—‘文檔中心’—‘系統使用’—‘系統使用培訓’目錄中下載資料自學。集團企業管理部每年組織一次OA系統的培訓。

4.4.3.8 當OA系統出現故障無法及時排除導致不能正常使用時，集團各部門、子公司可暫時按照原方式（有紙化辦公）進行操作，以保障正常辦公。待OA系統恢復正常后，需在OA系統中補發該流程或文檔。

4.4.3.8 集團企業管理部網絡主管要定期檢查、備份、維護OA系統和數據庫，發現問題要及時排除，無法排除的要立即與泛微公司聯系，確保系統正常運行。

第五篇：OA辦公自動化系統運行管理辦法

Q/LT

內蒙古蘭太實業股份有限公司企業標準

Q/LT 201505—201

1代替 Q/

OA辦公自動化系統

運行管理辦法

201111發布 201111實施

內蒙古蘭太實業股份有限公司發布

OA辦公自動化系統

運行管理辦法目的中鹽吉蘭泰鹽化集團及各所屬單位協同辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）是通過信息化手段實現工作實時管理，提升單位內部及單位之間協同工作效率，系統推進管理制度化、標準化和規范化的管理軟件。為保障OA系統正常、規范、穩定運行，保障各類文件和信息快捷傳遞、查閱，提高工作效率，根據實際，制定本辦法。適用范圍

本辦法適用于可登錄OA系統的中鹽吉蘭泰鹽化集團、蘭太公司各部室、分公司、子公司。工作流程及職責

3.1 用戶帳號注冊

各單位用戶帳號統一報蘭太企管中心設置。

3.2 個人表單流程設置

3.2.1 按照現行管理要求，蘭太企管中心將部分管理流程制作成表單流程。

3.2.2 員工帶薪休假須填寫帶薪休假表單流程，提交本單位負責人審批，人力資源中心審核備案。

3.2.3 目標卡、雙向溝通卡、月度目標卡、業績考核得分表等的填寫，須按時通過OA系統表單流程提交直接上級審定。

3.2.4 各單位人員提交計算機耗材、辦公用品計劃、合同審批、檔案借閱等應通過OA系統表單流程進行審批。

3.3 公文流程設置

3.3.1 發文流程

3.3.1.1 公司內部發文模板、電子印章、套紅模板和發文流程等由各單位提交蘭太企管中心制作，各單位使用。

3.3.1.2 各單位發布公文時，由擬稿人員按發文模板擬稿，按已設置的流程提交單位負責人核稿、總經理辦公室主任審稿、公司分管領導簽發（會簽）、總經理辦公室文檔管理人員套紅蓋章封發。擬稿部門的公文收發員按照主送、抄送范圍發送傳閱，分類歸檔。

3.3.2 收文流程

3.3.2.1 公司內部各單位收文，由單位公文收發人員簽收登記，調取文件傳閱單，建立傳閱流程提交單位負責人批示后，公文收發人員按批示意見轉具體承辦人傳閱、辦理后歸檔。

3.3.2.2 公司外來文件，由總經理辦公室掃描后進入OA收文登記，調取文件閱處單，建立傳閱流程提交總經理辦公室負責人擬辦、公司領導批示，收文員辦理，按領導批示意見傳相關部門承辦，然分類后歸檔。

3.3.3 歸檔公文借閱流程

3.3.3.1 歸檔公文可供全體人員借閱。借閱時需調用檔案借閱模板，按流程審批后方可借閱。

3.3.3.2 檔案借閱流程：本人填寫《檔案借閱單》，經單位負責人簽字確認后，總經理辦公室負責人批準，由總經理辦公室文檔管理人員辦理借閱。

3.4 新聞發布流程

3.4.1 新聞的發布范圍是全體OA系統用戶。

3.4.2 各單位應指定新聞發布人，報蘭太企管中心備案后進行設置。

3.4.3 新聞發布人起草新聞后，應提交本單位負責人審核后方可發布。

3.5 公告發布流程

3.5.1 對于需要在指定范圍內發布的時效性強的告知性文件和通知，可采用公告形式進行發布。

3.5.2 各單位須指定公告發布人，報蘭太企管中心備案后進行設置。

3.5.3 各單位公告發布人起草公告后，須提交本單位領導審核后方可發布。

3.6 文檔管理授權

3.6.1 OA系統的單位文檔管理員由蘭太企業管理中心指定系統管理員擔任。

3.6.2 各單位指定一名文檔管理員，由系統管理員按單位劃分文檔，分別授權給各單位的文檔管理員，由各單位的文檔管理員再劃分下一級目錄，再分別授權給相關部門的職能人員，指定相關職能人員負責發布各類信息。系統管理要求

4.1 用戶帳號信息管理

4.1.1 各單位用戶注冊、注銷、崗位信息變動、權限調整，須及時發送協同通知蘭太企管中心做出相應調整。

4.1.2 用戶需及時更新完善個人信息，包括辦公室電話、手機號碼、郵箱地址等信息，確保OA上的員工通訊錄保持最新狀態（完善個人信息方法：OA界面上端的菜單欄―個人設置―個人信息設置）。

4.2 協同管理

4.2.1 待辦事項管理：待辦事項增多，造成系統運行速度減慢。為保證系統高效運作，各用戶需及時處理提交待辦事項，待辦事項一周內必須提交處理。（操作步驟：雙擊待辦事項，點擊處理，點擊繼續并提交。）

4.2.2 已辦事項、已發事項管理：為節省服務器空間，所有用戶必須對已辦事項和已發事項于每月15日前進行定期刪除清理。對于需保存的事項附件應另存到本地計算機硬盤后，再將協同事項刪除；無需保存的事項應及時刪除。（刪除方法：已發事項、已辦事項中不需要保存的流程打勾，點刪除。）

4.2.3 各用戶已經歸檔到個人文檔的事項必須刪除，不得在OA個人文檔中上傳保存個人文檔資料，不得把OA當作個人網盤使用。

4.3 目標卡歸檔

各單位指定人員對本單位目標卡進行歸檔。

4.4 公文歸檔

4.4.1 各單位電子公文要求每月30日進行分類歸檔。

4.4.2 總經理辦公室要把所有公文打印一份紙質文件歸檔，電子公文每月30日整理歸檔一次，年底刻錄成光盤，存入檔案室。

4.5 新聞發布要求

4.5.1 新聞格式要求：標題為宋體三號，正文為宋體小四號，上傳圖片清晰、美觀，字節數控制在300K以內。（為便于排版，新聞正文可以提前在word里編輯好，進行復制，再用Ctrl+V快捷鍵粘貼到新聞發布欄，圖片提前用QQ截圖軟件進行裁剪壓縮，另存在桌面備用，再插入到新聞發布欄，發布前請先預覽，版面合適后再正式發布。）

4.5.2 各單位必須嚴格按照新聞格式要求發布。凡不符合新聞格式要求發布的新聞，系統管理員有權從后臺刪除。

4.5.3 所有新聞由蘭太企管中心每三個月從后臺清理刪除一次。

4.6 公告發布要求

4.6.1 公告必須指定發布范圍，禁止直接選全單位發布。

4.6.2 公告格式要求：標題為宋體三號，正文為宋體小四號。（為便于排版，公告正文可以提前在word里編輯好，進行復制，再用Ctrl+V快捷鍵粘貼到公告發布欄，發布前請先預覽，版面合適后再正式發布。）

4.6.3 各單位必須按照公告格式要求發布。凡不按格式要求發布的公告，系統管理員將從后臺刪除。

4.6.4 所有公告由蘭太企管中心每三個月從后臺清理刪除一次。

4.7 討論管理

4.7.1 討論是員工暢所欲言的空間，應保證討論話題活潑健康，體現企業員工積極向上的風采風貌。

4.7.2 禁止發布不良言論和與企業、工作無關的言論。否則系統管理員有權從后臺刪除。

4.7.3 所有討論由蘭太企管中心每三個月從后臺清理刪除一次。

4.8 系統日常維護

蘭太企業管理中心負責OA系統的日常維護，定期對OA整個系統數據進行備份，建立數據備份檔案，詳細記錄數據備份的時間、內容，在系統發生問題時恢復數據，并定期對網絡系統進行殺毒，建立防火墻，防止黑客入侵，確保系統安全。

4.9 安全及保密管理

4.9.1 OA系統通過用戶名和密碼進行身份管理和認證。用戶名是每位用戶的唯一標識，個人密碼是安全的保證。OA系統提供了用戶更改密碼的功能，用戶應自行更改密碼，不得泄露給他人，防止他人盜用。

4.9.2 任何人員不得盜用他人帳號和密碼登陸OA竊密，也不得盜用他人帳號和密碼登陸OA發表不良言論。

4.9.3 各單位指定的信息發布人員必須按要求發布信息，對所發布信息確保內容完整準確，安全無病毒，并對所發布的信息進行嚴格授權，確保信息不泄密。

4.9.4 凡涉密內容未經單位負責人許可不得在OA上發布。OA系統中的信息未經單位負責人批準不得由外部人員查看，不得下載受控信息。如發生泄密的情況，將追究相關人員責任。

4.10 登陸管理

4.10.1 OA系統同步在線人數為500人，每位用戶處理完工作后應立即下線，以保障其他用戶順利登陸。

4.10.2 為保障用戶都能順利登陸正常工作，嚴禁用戶自行安裝A6精靈，已經安裝A6精靈的用戶必須卸載。檢查考核

OA服務器存儲空間有限，為確保OA系統穩定運行，OA系統運行列入基礎管理考核內容之一。各單位要按照本辦法要求定期組織檢查考核，重點檢查用戶待辦事項、已辦事項和已發事項是否及時清理、公告和新聞發布是否規范，上傳圖片是否符合要求等。其中各部室由負責人負責，各單位由綜合管理部負責進行檢查考核，考核結果納入各單位基礎管理考核內容。蘭太企管中心定期對各單位OA系統使用情況進行監督考核。附則

6.1 本辦法由蘭太企業管理中心歸口和起草。

6.2 本辦法自發布之日起執行。

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